INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

6.6.2019

Publicatieblad van de Europese Unie

C 191/2

BESLUIT VAN DE COMMISSIE

van 17 april 2019

tot vaststelling van een nieuw mandaat in verband met de methode voor pijlerbeoordeling die op grond van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad moet worden gebruikt

(2019/C 191/02)

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad van 18 juli 2018 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie, tot wijziging van Verordeningen (EU) nr. 1296/2013, (EU) nr. 1301/2013, (EU) nr. 1303/2013, (EU) nr. 1304/2013, (EU) nr. 1309/2013, (EU) nr. 1316/2013, (EU) nr. 223/2014, (EU) nr. 283/2014 en Besluit nr. 541/2014/EU en tot intrekking van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 (1), en met name artikel 154, leden 3 en 4,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

In artikel 154, lid 3, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 (“het Financieel Reglement”) is bepaald dat de Commissie een beoordeling moet verrichten van de systemen, regels en procedures van de personen of entiteiten die de middelen van de Unie in indirect beheer uitvoeren indien zij voornemens is op deze systemen, regels en procedures een beroep te doen voor de uitvoering van de actie. De beoordeling heeft tot doel een niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie te waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat wordt geboden wanneer de Commissie de begroting in direct beheer uitvoert.

(2)

Daarnaast moet de Commissie op grond van artikel 154, lid 4, van het Financieel Reglement beoordelen of de personen of entiteiten die middelen van de Unie in indirect beheer besteden, beschikken over een aantal specifieke systemen, regels en procedures met betrekking tot bijvoorbeeld interne controles, boekhouding en gegevensbeheer. De Commissie kan ook andere regels en procedures van de betrokken persoon of entiteit beoordelen, mits zij daarmee instemmen.

(3)	De uit hoofde van artikel 154, leden 3 en 4, van het Financieel Reglement te verrichten beoordelingen worden gewoonlijk verricht door externe controleurs, op basis van een door de Commissie vastgesteld mandaat.

(4)

Gezien de aanvullende vereisten die voortvloeien uit het Financieel Reglement, waaronder de regels inzake begrotingsgaranties, en gezien het recente beleid van de Unie op het gebied van belastingontwijking, witwassen van geld en terrorismefinanciering, moeten het bestaande mandaat en de bij beoordelingen te gebruiken methoden worden herzien.

(5)

Gelet op artikel 154, lid 4, van het Financieel Reglement moet het mandaat betrekking hebben op negen verschillende gebieden (of pijlers), waarvan sommige verplicht zijn voor alle personen en entiteiten (namelijk interne controle, boekhouding en externe audit) en sommige worden bepaald aan de hand van de activiteiten die de persoon of entiteit zal ondernemen (namelijk subsidies, aanbestedingen en financieringsinstrumenten en, in het kader daarvan, uitsluiting van toegang tot financiering, bekendmaking van informatie over ontvangers en bescherming van persoonsgegevens). Voor alle toepasselijke pijlers moet het mandaat waarborgen dat de Commissie bewijs verkrijgt dat het niveau van bescherming van de financiële belangen van de Unie gelijkwaardig is aan het niveau dat wordt geboden wanneer de Commissie de middelen in direct beheer uitvoert, rekening houdend met mogelijke toezichtmaatregelen die de Commissie overeenkomstig artikel 154, lid 5, van het Financieel Reglement heeft genomen. Bovendien is in artikel 154, lid 6, onder c), van het Financieel Reglement bepaald dat de Commissie kan besluiten geen beoordeling vooraf als bedoeld in de leden 3 en 4 te verlangen voor die procedures die specifiek door de Commissie worden verlangd, met inbegrip van haar eigen procedures en de procedures die nader worden bepaald in basishandelingen.

(6)

Rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel mag het mandaat geen specifieke organisatiestructuur opleggen of een bepaald aantal gespecialiseerde personeelsleden vereisen, aangezien dit voor kleine entiteiten onevenredig zou zijn. Het is echter niet passend dat bij de toepassing van de beginselen die in het mandaat zijn uiteengezet, uitzonderingen worden gemaakt voor nieuwe en/of kleine entiteiten, aangezien het belangrijk is te waarborgen dat het beheer van hoge kwaliteit is.

(7)

In artikel 279, lid 3, van het Financieel Reglement is bepaald dat de bestaande pijlerbeoordelingen uit hoofde van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (2) van toepassing blijven en indien nodig moeten worden herzien. In zoverre het bij dit besluit vastgestelde mandaat vereisten bevat die niet in het vorige mandaat waren opgenomen, moeten personen en entiteiten die op grond van het vorige mandaat zijn beoordeeld, een aanvullende beoordeling met betrekking tot die vereisten ondergaan,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Enig artikel

Het mandaat dat bij het verrichten van de in artikel 154, leden 3 en 4, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 bedoelde beoordelingen in acht moet worden genomen, is opgenomen in de bijlage bij dit besluit.

Gedaan te Brussel, 17 april 2019.

Voor de Commissie

Günther OETTINGER

Lid van de Commissie

(1) PB L 193 van 30.7.2018, blz. 1.

(2) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

BIJLAGE

MANDAAT VOOR EEN PIJLERBEOORDELING VAN EEN ENTITEIT DIE EROM VERZOEKT TE WORDEN BELAST MET UITVOERING VAN DE EU-BEGROTING IN INDIRECT BEHEER

[NAAM VAN DE ENTITEIT]

Entiteit die om de beoordeling verzoekt:	[Naam van de entiteit en volledig adres]
Land:	[Land waar de entiteit gevestigd is]
Referentie/datum van verzoek om dienstverlening:	[Referentie/datum van het verzoek om dienstverlening of een ander gelijkwaardig document dat door de entiteit is afgegeven]
Aan beoordeling onderworpen periode:	[Het jaar (periode van twaalf maanden) dat eindigt op de dag waarop het veldwerk (procedures op locatie) voor de beoordeling begint]
Begindatum van de beoordeling:	[Indicatieve begindatum. De verwachte contractuele datum van de beoordeling (datum van de bestelbon)]
Einddatum van de beoordeling:	[Indicatieve einddatum. De verwachte datum van ontvangst van het definitieve verslag]

INHOUDSOPGAVE

Inleiding

Doelstellingen

Normen en richtsnoeren

Vereisten voor de auditor

Reikwijdte

Beoordelingsprocedures

Overige kwesties

Bijlagen

INSTRUCTIES VOOR GEBRUIK VAN DIT MANDAAT

Alle grijsgekleurde tekst in <cursief> bevat richtsnoeren en moet worden weggehaald.

Tekst in [gewoon lettertype] moet door de entiteit worden ingevuld.

De voorgeschreven tekst en formulering van dit mandaat moeten te allen tijde in acht worden genomen en mogen niet worden gewijzigd.

Deze instructie moet uit het mandaat worden weggehaald.

1. INLEIDING

Achtergrond

In artikel 154 van het Financieel Reglement (1), dat van toepassing is op de algemene begroting van de Europese Unie (EU), zijn de wijzen van uitvoering van de begroting, waaronder het “indirect beheer”, uiteengezet. In indirect beheer kan de Commissie de uitvoering van middelen van de Unie of begrotingsgaranties toevertrouwen aan de in artikel 62 van het Financieel Reglement bedoelde landen, organisaties en organen (hierna “entiteiten” genoemd). Het kan gaan om de volgende entiteiten:

—	derde landen of de door hen aangewezen organen, bv. het ministerie van Binnenlandse Zaken, het Koninkrijk Cambodja;

—	internationale organisaties en hun agentschappen, bv. het Ontwikkelingsprogramma van de Verenigde Naties (UNDP);

—	publiekrechtelijke organen, bv. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

—	privaatrechtelijke organen met een openbare dienstverleningstaak, voor zover zij van voldoende financiële garanties zijn voorzien, bv. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Wanneer zulke entiteiten EU-middelen beheren, moeten zij een niveau van bescherming van de financiële belangen van de EU waarborgen dat gelijkwaardig is aan het niveau dat door het Financieel Reglement wordt vereist. Meer specifiek moeten zij voldoen aan vereisten met betrekking tot negen “pijlers”. Deze pijlers hebben betrekking op:

1.	het internecontrolesysteem;

2.	het boekhoudsysteem;

3.	onafhankelijke externe audit,

alsmede regels en procedures voor:

4.	het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies;

5.	aanbestedingen;

6.	financieringsinstrumenten (2),

en ook:

7.	uitsluiting van toegang tot financiering;

8.	bekendmaking van informatie over ontvangers;

9.	bescherming van persoonsgegevens.

Entiteiten die in indirect beheer met EU-middelen willen werken, moeten daarom een allesomvattende pijlerbeoordeling ondergaan. Op basis van de resultaten van de pijlerbeoordeling besluit de Commissie of zij: i) aan de entiteit begrotingsuitvoeringstaken kan toevertrouwen, en ii) met de entiteit specifieke overeenkomsten kan sluiten (d.w.z. bijdrageovereenkomsten voor indirect beheer). Indien de rechtsgrondslag dit vereist, kunnen deze voorwaarden echter in de overeenkomst met de Commissie worden gespecificeerd, of onder verwijzing naar richtsnoeren (bv. de gids voor nationale agentschappen in het geval van Erasmus), om een geharmoniseerde uitvoering en gelijke behandeling van begunstigden van een EU-programma in alle deelnemende landen te waarborgen.

Hieronder volgt het mandaat dat [volledige naam en adres van de aanbestedende dienst] aan de auditor geeft voor de opdracht van het uitvoeren van een pijlerbeoordeling van [naam van de entiteit] en het opstellen van een verslag daarover. Dit mandaat is gevoegd bij het [verzoek om dienstverlening of of gelijkwaardig document] van de entiteit.

In dit mandaat en in de bijlagen 1 tot en met 4 daarbij, die een integrerend onderdeel van dit mandaat vormen, wordt verstaan onder:

—

“ pijlerbeoordeling ”, “ beoordeling ” of “ opdracht ” verwijst naar deze opdracht tot verschaffing van zekerheid. In dit verband zijn de pijlers de brede gebieden waarop deze beoordeling betrekking heeft; het gaat onder meer om interne controle, boekhouding, onafhankelijke externe audit, uitsluiting van toegang tot financiering, bekendmaking van informatie over ontvangers en bescherming van persoonsgegevens. De entiteit zal altijd moeten worden beoordeeld om te controleren of zij aan de vereisten op deze gebieden kan voldoen. Naast de bovengenoemde zes verplichte pijlers zijn er drie facultatieve pijlers, waaronder procedures en regels voor subsidies, aanbestedingen en financieringsinstrumenten;

—

“auditor” verwijst naar het auditkantoor dat is aangesteld om deze opdracht uit te voeren en daarover bij de Commissie een verslag in te dienen. “Auditor” kan verwijzen naar de persoon of personen die de beoordeling uitvoer(t)(en), gewoonlijk de opdrachtpartner of andere leden van het opdrachtteam. De opdrachtpartner is de partner of andere persoon in het kantoor die i) verantwoordelijk is voor de opdracht en de uitvoering ervan, en voor het namens het kantoor opgestelde verslag, en ii) de passende bevoegdheid heeft verkregen van een beroepsvereniging of wettelijke of regulerende instantie;

—	“entiteit” verwijst naar de entiteit die aan de pijlerbeoordeling wordt onderworpen. De entiteit is doorgaans (3) de aanbestedende dienst voor deze beoordeling;

—	“Commissie” verwijst naar de Europese Commissie, die in voorkomend geval door de bevoegde dienst of eenheid van het betrokken directoraat-generaal van de Commissie of een EU-delegatie kan worden vertegenwoordigd.

2. DOELSTELLINGEN

De auditor heeft als opdracht de beoordeling van de door de entiteit opgezette systemen en de door haar voor elke pijler toegepaste controles, regels en procedures aan de hand van de door de Commissie voor elke pijler vastgestelde criteria. De doelstelling van deze pijlerbeoordeling is de auditor in staat te stellen: i) verslag uit te brengen over de vraag of de entiteit voor elke relevante pijler voldoet aan de vereisten van artikel 154, lid 4, onder a) tot en met f), van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Unie en van artikel 29, lid 1, van het Financieel Reglement van toepassing op het Europees Ontwikkelingsfonds, en ii) een conclusie te formuleren ten aanzien van de vraag of de entiteit:

—	in alle materiële opzichten een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem heeft opgezet en de werking daarvan garandeert, op basis van internationale beste praktijken en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria;

—	een boekhoudsysteem gebruikt dat in alle materiële opzichten tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt, op basis van internationale standaarden voor jaarrekeningen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria;

—

onderworpen is aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationale aanvaarde auditnormen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria moet worden uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de betrokken entiteit;

—	voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria; <weghalen indien deze pijler niet van toepassing is>;

—	voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria; <weghalen indien deze pijler niet van toepassing is>;

—

voor het verstrekken van EU-middelen/begrotingsgaranties via financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria; <weghalen indien deze pijler niet van toepassing is>;

—	passende regels en procedures toepast om derden uit te sluiten van toegang tot financiering via aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten;

—	tijdig en op passende wijze informatie over de ontvangers van middelen bekendmaakt;

—	voorziet in een bescherming van persoonsgegevens die gelijkwaardig is aan de in artikel 5 van het Financieel Reglement bedoelde bescherming.

Daarnaast kan de auditor, indien de betrokken entiteit daarmee instemt, en zonder afbreuk te doen aan de eindscore, beoordelen of de entiteit voldoet aan normen die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke EU-wetgeving en overeengekomen internationale en EU-normen met betrekking tot controles in verband met belastingontwijking en niet-coöperatieve rechtsgebieden, witwassen en terrorismefinanciering. Als de entiteit ermee instemt te worden beoordeeld op deze specifieke reeks kwesties, krijgt de auditor de opdracht hierover verslag uit te brengen in het kader van pijler 6. Om Uniemiddelen uit te voeren via financieringsinstrumenten, al dan niet gedekt door een begrotingsgarantie, zal de entiteit de desbetreffende vereisten van het Financieel Reglement die in de aanvullende punten 6B en 6C aan bod komen, via passende contractuele regelingen moeten naleven, zelfs als zij ervoor kiest om zich niet te onderwerpen aan de pijlerbeoordeling van deze punten.

3. NORMEN EN RICHTSNOEREN

De auditor die deze pijlerbeoordeling uitvoert, moet zich houden aan:

—

het International Framework for Assurance Engagements en de International Standard on Assurance Engagements (“ISAE”) 3000 for Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information van de IFAC, in zoverre deze kunnen worden toegepast in de specifieke context van deze pijlerbeoordeling;

—

de Code of Ethics for Professional Accountants van de IFAC, opgesteld door de International Ethics Standards Board for Accountants (IESBA) van de IFAC, waarin de fundamentele ethische beginselen voor auditors worden vastgelegd met betrekking tot integriteit, objectiviteit, onafhankelijkheid, vakbekwaamheid en passende zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid, professioneel gedrag en technische normen;

—	de International Standards on Quality Control (ISQC) van de IFAC, waarin normen zijn vastgesteld en richtsnoeren worden verstrekt voor het systeem van kwaliteitscontrole van de auditor.

4. VEREISTEN VOOR DE AUDITOR

4.1. Algemene beginselen

De auditor moet een onafhankelijke externe auditor zijn, die een geregistreerd lid is van een nationale accounting- of auditinstantie of -instelling, die op haar beurt lid is van de International Federation of Accountants (IFAC) en die gecertificeerd is of vergunning heeft om audits uit te voeren.

De auditor moet functioneel onafhankelijk zijn van de betrokken entiteit. Daarom komt de interne auditor van een entiteit die aan beoordeling wordt onderworpen, niet in aanmerking voor het uitvoeren van een pijlerbeoordeling.

Door met dit mandaat in te stemmen, bevestigt de auditor dat hij aan ten minste één van de volgende voorwaarden voldoet:

—	de auditor en/of het kantoor is lid van een nationale accounting- of auditinstantie of -instelling, die op haar beurt lid is van de International Federation of Accountants (IFAC);

—	de auditor en/of het kantoor is lid van een nationale accounting- of auditinstantie of -instelling. Hoewel deze organisatie geen lid is van de IFAC, verbindt de auditor zich ertoe de opdracht aan te nemen in overeenstemming met de in dit mandaat aangewezen normen en ethische beginselen van de IFAC;

—

de auditor en/of het kantoor is geregistreerd als wettelijke auditor in het openbare register van een publieke toezichthoudende instantie in een EU-lidstaat overeenkomstig de beginselen van publiek toezicht van Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad (4). Dit geldt voor auditors en auditkantoren die in een EU-lidstaat zijn gevestigd;

—

de auditor en/of het kantoor is geregistreerd als wettelijke auditor in het openbare register van een publieke toezichthoudende instantie in een derde land en dit register is onderworpen aan de beginselen van publiek toezicht die in de wetgeving van het betrokken land zijn vastgesteld (dit geldt voor auditors en auditkantoren die in een derde land zijn gevestigd).

Indien dit is toegestaan op grond van de onderliggende rechtsgrondslag (bv. Erasmus), kan de auditor het onafhankelijke auditorgaan zijn dat is aangewezen overeenkomstig artikel 155, lid 1, van het Financieel Reglement.

4.2. Kwalificaties, ervaring en samenstelling van het team (5)

Kwalificaties en ervaring

De auditor moet voldoende personeel in dienst hebben met: i) passende beroepskwalificaties en geschikte ervaring met de IFAC-normen, met name de ISAE 3000 for Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information, en ii) ervaring met het uitvoeren van institutionele of nalevingsbeoordelingen en/of systeemaudits of gelijkwaardige opdrachten van entiteiten die qua omvang en complexiteit vergelijkbaar zijn met de betrokken entiteit.

Daarnaast moet het opdrachtteam als geheel:

—

ervaring hebben met institutionele of nalevingsbeoordelingen en/of systeemaudits of gelijkwaardige opdrachten van door de EU gefinancierde programma’s en projecten die door nationale en/of internationale donoren en instellingen worden gefinancierd. Het is wenselijk dat de leider van het team dat het veldwerk verricht, d.w.z. hetzij de manager (categorie 2), hetzij de senior auditor (categorie 3), ervaring heeft met systeemaudits van door de EU gefinancierde projecten voor externe steun en/of andere door de EU gefinancierde projecten, en/of institutionele of nalevingsbeoordelingen van organisaties in de sector ontwikkelingshulp en/of de economische sector;

—	[facultatief: vloeiend zijn in [ta(a)l(en) vermelden]]

Samenstelling van het team

Het voor deze pijlerbeoordeling vereiste team van auditors bestaat uit een auditor van categorie 1 die de eindverantwoordelijkheid voor de beoordeling draagt, en een opdrachtteam dat bestaat uit een passende mix van auditors van categorieën 2-4. Het is de verantwoordelijkheid van de auditor om voor deze opdracht een opdrachtteam voor te stellen en te gebruiken dat bestaat uit een passende mix van auditors.

De Commissie onderscheidt vier categorieën van auditors.

Categorie 1 — Auditpartner

Een auditpartner is een hooggekwalificeerde deskundige met een relevante beroepskwalificatie, die senior en managementverantwoordelijkheden op het gebied van audit van overheidsfinanciën draagt of heeft gedragen.

Die persoon moet lid zijn van een nationale accounting- of auditinstantie of -instelling en ten minste twaalf jaar beroepservaring hebben als professionele auditor of accountant op het gebied van audit van overheidsfinanciën. Er wordt ook rekening gehouden met de ervaring die is opgedaan met het werken met landen die externe hulp van de EU ontvangen.

Een auditpartner, of een andere persoon in een functie die vergelijkbaar is met die van een partner, is de persoon in het auditkantoor die verantwoordelijk is voor de audit en de uitvoering daarvan, en voor het verslag dat namens het kantoor wordt opgesteld. De auditpartner heeft de passende bevoegdheid verkregen van een beroepsvereniging of wettelijke of regulerende instantie en is gemachtigd om rekeningen te certificeren volgens de wetgeving van het land waar het auditkantoor is geregistreerd.

Categorie 2 — Auditmanager

Auditmanagers moeten gekwalificeerde deskundigen zijn met een relevante universitaire of beroepskwalificatie. Zij moeten ten minste zes jaar ervaring hebben als professionele auditor of accountant op het gebied van audit van overheidsfinanciën, met inbegrip van relevante managementervaring met het leiden van auditteams.

Categorie 3 — Senior auditor

Senior auditors moeten gekwalificeerde deskundigen zijn met een relevante universitaire of beroepskwalificatie en ten minste drie jaar beroepservaring hebben op het gebied van audit van overheidsfinanciën.

Categorie 4 — Assistent-auditor

Assistent-auditors moeten een relevante universitaire kwalificatie hebben en ten minste zes maanden beroepservaring op het gebied van audit van overheidsfinanciën.

Curricula vitae (cv’s)

De auditor verstrekt de aanbestedende dienst de cv’s van de partner of andere persoon in het auditkantoor die verantwoordelijk is voor de pijlerbeoordeling en voor de ondertekening van het verslag, alsook de cv’s van de managers, senior auditors en assistent-auditors die als lid van het opdrachtteam worden voorgesteld. De cv’s bevatten passende gegevens over het soort opdrachten dat het personeel heeft uitgevoerd, met vermelding van het vermogen en de capaciteit om de beoordeling uit te voeren, alsook nadere bijzonderheden over relevante specifieke ervaring. De aanbestedende dienst onderzoekt de cv’s voordat hij een bestelbon of een ander toepasselijk contractueel document voor deze opdracht ondertekent, en behoudt zich het recht voor de betrokken personeelsleden af te wijzen als zij niet geschikt worden geacht voor de vereisten van de opdracht.

5. REIKWIJDTE

5.1. Locatie en periode waarop de beoordeling betrekking heeft

Deze pijlerbeoordeling wordt uitgevoerd te [ locatie(s) ]. <Het is van wezenlijk belang de juiste locatie(s) te vermelden waar de beoordeling moet worden uitgevoerd>. De auditor moet de locatie(s) van de beoordeling aan de aanbestedende dienst bevestigen vóór het begin van het veldwerk en ervoor zorgen dat relevante bewijsstukken en de personeelsleden op sleutelposities tijdens de beoordeling beschikbaar zijn. De auditor moet er rekening mee houden dat de entiteit gewoonlijk wenst dat er vergaderingen worden gehouden om de beoordeling voor te bereiden en het ontwerpverslag te bespreken, en dat dit extra reizen kan meebrengen (zie punt 7).

De periode waarop de beoordeling betrekking moet hebben, moet normaliter het jaar (d.w.z. een periode van twaalf maanden) zijn dat eindigt op de dag waarop het veldwerk van de beoordeling begint, d.w.z. de dag waarop de auditor daadwerkelijk op locatie (d.w.z. op de locatie waar de entiteit is gevestigd) de beoordelingsprocedures en -toetsen aanvat.

5.2. Context van de opdracht

Gebruik van bijlage 1 “Context van de opdracht — Belangrijke informatie voor een pijlerbeoordeling”

De auditor krijgt een eerste beeld van de context van de opdracht op basis van bijlage 1“Context van de opdracht — Belangrijke informatie voor een pijlerbeoordeling”. Dat beeld moet voor de auditor volstaan om bij de aanbestedende dienst een zinvolle offerte te kunnen indienen.

Gebruik van bijlage 2a “Beoordelingsvragenlijst”

De entiteit verstrekt de ingevulde bijlage 2a zo snel mogelijk aan de auditor nadat deze door de aanbestedende dienst is aangesteld, maar vóór het begin van de beoordelingsprocedures van de auditor.

In een tweede fase wordt bijlage 2a een hulpmiddel voor de auditor om de beoordelingsprocedures te ontwerpen, te plannen en uit te voeren en rekening te houden met de door de Europese Commissie essentieel of belangrijk geachte criteria waaraan de te beoordelen entiteit moet voldoen.

De ingevulde vragenlijst van bijlage 2a is een essentiële bron van beoordelingsinformatie en bewijsmateriaal voor de auditor. Zij is echter geenszins de enige bron die de auditor kan gebruiken om beoordelingsprocedures te plannen en uit te voeren en conclusies te trekken. Alle door de entiteit ingevulde en verstrekte informatie is voorlopig en wordt onderworpen aan de beoordelingsprocedures die de auditor nodig acht. De auditor mag niet op informatie vertrouwen totdat hij aan de hand van beoordelingsprocedures zeker weet dat die informatie nauwkeurig en volledig genoeg is om de beoordeling te kunnen verrichten en over belangrijke vragen tot onderbouwde conclusies te komen.

De auditor kan in de kolom met zijn bevindingen dan ook naar goeddunken informatie wijzigen, vervolledigen en toevoegen. De auditor kan ook aanvullende vragen stellen als hij dit nodig acht om over kernvragen tot een onderbouwde conclusie te komen.

De auditor moet rekening houden met de specifieke omstandigheden van de opdracht en zich tijdens het gehele beoordelingsproces laten leiden door zijn professionele oordeel. De auditor blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor het ontwerpen, plannen en uitvoeren van de beoordelingsprocedures die hij nodig acht in aanvulling op de vragen en procedures in de vragenlijst van bijlage 2a .

De auditor gebruikt de informatie in de vragenlijst van bijlage 2a en de resultaten van de beoordelingsprocedures om bijlage 2 Beoordelingsvragenlijst en -criteria (zie punt 5.4 hieronder) in te vullen en een conclusie te trekken voor elke beoordeelde pijler.

5.3. Aard, omvang en tijdschema van de procedures en toetsen voor elke pijler

Voor elke pijler moet de auditor het ontwerp van relevante systemen, controles, regels en procedures beoordelen. Hiervoor moet de auditor procedures en toetsen uitvoeren op basis waarvan hij tot een conclusie moet komen over de vraag of de systemen, controles, regels en procedures aanwezig zijn, d.w.z. bestaan.

Bovendien moet de auditor de operationele doeltreffendheid beoordelen van systemen, controles, regels en procedures voor alle relevante pijlers (zie punt 2 — Doelstellingen hierboven), met uitzondering van de pijler “onafhankelijke externe audit”, waarvoor de auditor alleen het ontwerp van de procedures voor externe audit beoordeelt.

Het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de relevante systemen, regels en procedures moeten worden getoetst aan de door de Commissie voor elke pijler vastgestelde criteria (zie punt 5.4 hieronder). De auditor moet daarvoor de door de Commissie verstrekte vragenlijsten gebruiken.

De auditor bepaalt de aard, de omvang en het tijdschema van alle procedures en toetsen die hij nodig acht om tot een conclusie te komen met betrekking tot het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van systemen, controles, regels en procedures.

5.4. Criteria en materialiteit

Voor elke pijler zijn er drie niveaus van criteria die door de Europese Commissie zijn vastgesteld via de formulering van (belangrijke) vragen in bijlage 2“Beoordelingsvragenlijst en –criteria” en in bijlage 2a“Beoordelingsvragenlijst”.

Om te bepalen wat een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming in systemen, controles, regels en procedures is, moet de auditor rekening houden met de door de Commissie vastgestelde criteria en waarderingen (d.w.z. scoredrempels), aangezien deze factoren van invloed kunnen zijn op het besluit van de Commissie om begrotingsuitvoeringstaken aan de entiteit toe te vertrouwen in indirect beheer.

Niveau 1 (Financieel Reglement)

Voor elke pijler is er één overkoepelende vraag op niveau 1 (in bijlage 2“Beoordelingsvragenlijst en –criteria”) die op basis van het Financieel Reglement is vastgesteld. Deze vraag is fundamenteel. Slechts twee soorten conclusies zijn mogelijk:

—	het antwoord op de vraag op niveau 1 is “ja”. Dit betekent dat de entiteit voldoet aan de vereisten voor de betrokken pijler. De conclusie van de auditor moet positief worden geformuleerd, wat gelijkstaat met een “goedkeurend oordeel”;

—	het antwoord op de vraag op niveau 1 is “neen”. Dit betekent dat de entiteit niet voldoet aan de vereisten voor de betrokken pijler. In dit geval moet de conclusie afkeurend worden geformuleerd, wat gelijkstaat met wat volgens internationale normen een “afkeurend oordeel” wordt genoemd.

Niveau 2 (kernonderdelen van de pijler)

Belangrijke vragen op niveau 2 hebben betrekking op criteria die de Commissie essentieel acht. Daarvoor worden belangrijke vragen en criteria vastgesteld voor de kernonderdelen van elke pijler. Onderdelen zijn in wezen “subpijlers”, die op hun beurt zijn samengesteld uit blokken van vragen in bijlage 2a“Beoordelingsvragenlijst”.

De auditor moet zich een professioneel oordeel vormen en een score toekennen van 0 tot 10 aan elk onderdeel op niveau 2 in bijlage 2“Beoordelingsvragenlijst en –criteria” op basis van de informatie en het bewijsmateriaal die aan de hand van bijlage 2a zijn verkregen.

Niveau 3 (beoordelingsvragenlijst met blokken van vragen)

Bijlage 2a“Beoordelingsvragenlijst” omvat blokken van vragen die betrekking hebben op de kernonderdelen van de pijler op niveau 2. Deze blokken van gedetailleerde vragen zijn niet-uitputtend. Dit betekent dat de auditor ten minste deze (blokken van) vragen moet gebruiken om een score te bepalen voor elk onderdeel op niveau 2.

De auditor kan aanvullende vragen stellen en aanvullende toetsen en procedures uitvoeren die hij nodig of passend acht. De auditor vormt zich ten volle een professioneel oordeel voor alle vragen in bijlage 2a om scores toe te kennen aan de kernonderdelen van de pijler op niveau 2.

5.5. Beperkingen van de reikwijdte

De auditor stelt de aanbestedende dienst in kennis van beperkingen van de reikwijdte van de werkzaamheden die vóór of tijdens de beoordeling worden vastgesteld, en bespreekt met de aanbestedende dienst welke maatregelen moeten worden genomen, en of en op welke manier de beoordeling kan worden voortgezet.

6. BEOORDELINGSPROCEDURES

De auditor moet de beoordeling uitvoeren overeenkomstig bijlage 3“Beoordelingsprocedures”, die betrekking heeft op documentatie en bewijsmateriaal, planning, veldwerk en rapportage. In bijlage 3 zijn beoordelingsprocedures beschreven die de auditor moet volgen, en procedures die facultatief zijn. De aandacht van de auditor wordt gevestigd op de specifieke aspecten die in de punten 6.1 tot en met 6.3 hieronder aan bod komen. De auditor moet de nodige professionele zorgvuldigheid betrachten en zich een professioneel oordeel vormen over de aard, het tijdschema en de omvang van de beoordelingsprocedures opdat die op de doelstellingen, reikwijdte en context van de beoordeling zijn afgestemd.

6.1. Documentatie en bewijsmateriaal

De auditor moet in overeenstemming met ISAE 3000 documentatie opstellen en voldoende passend bewijsmateriaal verkrijgen om de bevindingen van de beoordeling te onderbouwen en redelijke conclusies te trekken waarop de conclusie van de beoordeling voor elke pijler kan worden gebaseerd. De auditor vormt zich een professioneel oordeel over de vraag of bewijsmateriaal voldoende en passend is (zie bijlage 3.1).

6.2. Planning en veldwerk

Begin van de beoordeling

De officiële begindatum van de beoordeling is de datum waarop de aanbestedende dienst de bestelbon of een ander toepasselijk contractueel document voor de beoordeling ondertekent. De auditor moet vervolgens zo spoedig mogelijk met de entiteit een datum afspreken om het veldwerk te beginnen.

Voorbereidende vergadering met de entiteit

De entiteit plant een voorbereidende vergadering met de auditor (zie bijlage 3.2.1), die plaatsvindt bij [naam en adres van de entiteit]. De entiteit stelt de Commissie in kennis van deze vergadering, die kan worden bijgewoond door vertegenwoordigers van de Commissie.

Procedures voor planning van de beoordeling en veldwerk

De procedures van de auditor moeten erop gericht zijn een beeld te krijgen van de context van de opdracht dat volstaat om de verdere beoordelingsprocedures te ontwerpen en uit te voeren. Dit omvat onder meer:

—	het verkrijgen van bewijsmateriaal met betrekking tot het ontwerp van systemen, controles, regels en procedures (bijlage 3.3.1);

—	het uitvoeren van toetsen van de operationele doeltreffendheid van systemen, controles, regels en procedures (bijlage 3.3.2);

—	het samenstellen van steekproeven en zo nodig het toepassen van andere manieren om posten voor toetsing te selecteren (bijlage 3.3.3);

—	het gebruiken van het werk van interne auditors in voorkomend geval (bijlage 3.3.4).

6.3. Rapportage

Gebruik van het modelverslag voor pijlerbeoordeling in bijlage 4

Het gebruik van het modelverslag voor pijlerbeoordeling in bijlage 4 is verplicht.

Taal

Het verslag moet worden ingediend in het [taal]. [Samen met het beoordelingsverslag moet een samenvatting daarvan in het [Engels/Frans] worden verstrekt] (zie bijlage 3.3.1). <weghalen indien niet van toepassing>.

Bevindingen

Er zijn twee soorten bevindingen:

—

Voornaamste bevindingen zijn bevindingen die betrekking hebben op materiële zwakke punten of tekortkomingen in systemen, controles, regels en procedures. “Materieel” betekent dat de auditor van oordeel is dat deze factoren zo belangrijk zijn voor de Commissie dat ze van invloed kunnen zijn op haar besluit om begrotingsuitvoeringstaken aan de entiteit toe te vertrouwen in indirect beheer. Wanneer er voor een pijler materiële bevindingen worden gevonden, moet de auditor voor die pijler een afkeurende conclusie formuleren.

Voornaamste bevindingen omvatten ook de gevallen waarin verscheidene bevindingen die afzonderlijk genomen geen betrekking hebben op een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming, bij elkaar genomen een bevinding van een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming vormen. Het gecombineerde effect van dergelijke bevindingen is zo significant (d.w.z. materieel) dat het de auditor tot de conclusie moet brengen dat de entiteit niet aan de vereisten voor de betrokken pijler voldoet (d.w.z. de conclusie is “neen”).

—

Andere bevindingen zijn alle niet-materiële bevindingen, die volgens de auditor onder de aandacht van de entiteit moeten worden gebracht. Deze bevindingen hebben betrekking op zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures die, afzonderlijk of gezamenlijk, een minder onmiddellijk risico inhouden dat de doelstellingen voor de betrokken pijler niet worden verwezenlijkt.

Bevindingen moeten worden gerapporteerd in de formats (tabel) die in het modelverslag voor een pijlerbeoordeling in bijlage 4 gespecificeerd zijn. Voornaamste bevindingen en andere bevindingen door de auditor kunnen de basis vormen voor toezichtmaatregelen die door de Commissie overeenkomstig artikel 154, lid 5, van het Financieel Reglement worden genomen.

Aanbevelingen

Er zijn twee soorten aanbevelingen:

—	Cruciale aanbevelingen hebben betrekking op materiële zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures en op gevallen waarin (op regelmatige basis) voor pijlers niet wordt voldaan aan de criteria van de Commissie en/of internationaal aanvaarde normen.

—

Andere aanbevelingen hebben betrekking op alle andere bevindingen die niet materieel van aard zijn. In deze gevallen hebben de zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures geen groot en onmiddellijk effect op de doelstellingen van deze systemen, controles, regels of procedures. Niettemin is het voor de entiteit van belang om de voorgestelde maatregelen uit te voeren, aangezien dit de gelegenheid biedt om haar systemen, controles, regels of procedures te verbeteren en een grotere doeltreffendheid en/of efficiëntie te bereiken.

Aanbevelingen moeten worden gerapporteerd in de formats (tabel) die in het modelverslag voor een pijlerbeoordeling in bijlage 4 gespecificeerd zijn.

Conclusies

Het beoordelingsverslag moet voor elke pijler een conclusie bevatten. Er zijn twee soorten conclusies. Conclusies moeten ofwel positief worden geformuleerd (bv. “heeft opgezet”, “gebruikt”, “is onderworpen aan” of “past toe”) ofwel afkeurend (bv. “heeft niet opgezet”, “gebruikt niet”, “is niet onderworpen aan” of “past niet toe”).

Het gebruik van een conclusie van het gekwalificeerde type (bv. de formulering “met uitzondering van”) is niet mogelijk in een pijlerbeoordeling.

Datum van het beoordelingsverslag

De datum van het ontwerpverslag en van het voorlaatste verslag moet de datum zijn waarop deze verslagen ter raadpleging worden toegezonden. De datum van het definitieve beoordelingsverslag moet de datum zijn waarop het definitieve verslag van de onafhankelijke auditor ondertekend wordt (bijlage 3.4.2).

Procedures en tijdschema voor de indiening van het ontwerpverslag en het definitieve beoordelingsverslag

De auditor moet de procedures en het tijdschema voor de raadpleging en de indiening van het ontwerpverslag en het definitieve beoordelingsverslag, zoals vastgesteld in de bijlagen 3.4.3 en 3.4.4, in acht nemen.

De aandacht van de auditor wordt met name gevestigd op het volgende:

—	De auditor moet binnen [21; te bepalen door de aanbestedende dienst] kalenderdagen na de dag van de slotvergadering (d.w.z. het einde van het veldwerk) bij de entiteit een ontwerpverslag indienen.

—

De periode tussen de slotvergadering van de beoordeling en de indiening van het definitieve beoordelingsverslag bij de entiteit mag niet langer duren dan [105; te bepalen door de aanbestedende dienst] kalenderdagen of [15] weken. De auditor moet in de werkdocumenten eventuele vertragingen in de rapportage toelichten en deze documenteren.

7. OVERIGE KWESTIES

7.1. Informatie over de methoden voor de berekening en rapportage van kosten

Alle door een entiteit met het oog op deze beoordeling verstrekte informatie over de methode voor de berekening en rapportage van kosten wordt niet geacht door de Commissie te zijn goedgekeurd met betrekking tot de begroting van specifieke acties. Die goedkeuring is alleen mogelijk wanneer de specifieke procedures die in het besluit van de Commissie betreffende de voorafgaande beoordeling van eenheidskosten en vaste percentages (die ook als “vereenvoudigde kostenopties” bekendstaan) zijn vastgesteld, gevolgd zijn. Bij het ontbreken van een beoordeling vooraf van vereenvoudigde kostenopties wordt de subsidiabiliteit van kosten voor specifieke acties uitsluitend bepaald aan de hand van de bepalingen van de desbetreffende overeenkomst(en) met de entiteit.

7.2. Follow-up

De aanbestedende dienst kan de auditor verzoeken verdere bijstand te verlenen in het kader van de follow-up van het definitieve beoordelingsverslag. De aanbestedende dienst kan de auditor ook verzoeken één of meer pijlers opnieuw te beoordelen — indien de conclusie van het definitieve beoordelingsverslag luidde dat de entiteit niet aan de vereisten voor de betrokken pijler(s) voldeed.

Dit mandaat heeft geen betrekking op verdere bijstand die de auditor verleent in het kader van de follow-up die door de aanbestedende dienst aan het definitieve beoordelingsverslag wordt gegeven; indien de aanbestedende dienst om dergelijke bijstand verzoekt, moet zij voor die opdracht bij de bestelbon of het andere toepasselijke contractuele document een addendum voegen.

7.3. Diverse kwesties

Bijlagen

Bijlage 1	Context van de opdracht — Belangrijke informatie voor een pijlerbeoordeling
Bijlage 2	Beoordelingsvragenlijst en -criteria
Bijlage 2a	Beoordelingsvragenlijst
Bijlage 3	Beoordelingsprocedures
Bijlage 4	Verslag van een pijlerbeoordeling

BELANGRIJK: De bijlagen 1 tot en met 4 vormen een integrerend onderdeel van dit mandaat.

(1) Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.

(2) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(3) In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de Commissie de aanbestedende dienst zijn.

(4) Richtlijn 2006/43/EG van het Europees Parlement en de Raad van 17 mei 2006 betreffende de wettelijke controles van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen, tot wijziging van de Richtlijnen 78/660/EEG en 83/349/EEG van de Raad en houdende intrekking van Richtlijn 84/253/EEG van de Raad (PB L 157 van 9.6.2006, blz. 87), zoals gewijzigd bij Richtlijn 2014/56/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 (PB L 158 van 27.5.2014, blz. 196).

(5) Indien het auditorgaan niet uit de particuliere sector komt, moeten gelijkwaardige niveaus van anciënniteit, kwalificaties en ervaring worden toegepast.

Bijlage 1

Context van de opdracht — Belangrijke informatie voor een pijlerbeoordeling

AAN BEOORDELING ONDERWORPEN ENTITEIT

PIJLER

AAN BEOORDELING ONDERWORPEN PIJLER (1)

1.	INTERNE CONTROLE

2.	BOEKHOUDING

3.	EXTERNE AUDIT

SUBSIDIES

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

5.	AANBESTEDINGEN

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

6.	FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (2)

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

7.	UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

8.	BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS

9.	BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

De pijlers 1, 2, 3, 7, 8 en 9 worden altijd aan beoordeling onderworpen (3).

De pijlers 4 tot en met 6 kunnen aan beoordeling worden onderworpen, afhankelijk van de aard van de opgedragen begrotingsuitvoeringstaken.

CONTACTGEGEVENS
Entiteit: [volledige naam van de aan beoordeling onderworpen entiteit]
Adres	Land
Telefoon	Fax
Website
Belangrijkste contactpersoon
Naam	Functie	<de uitvoerende functie aangeven, bv. directeur, algemeen directeur, hoofd financiën en boekhouding>
E-mail	Telefoon/Fax
Delegatie van de Europese Unie in [land] <deze tabel weghalen indien niet van toepassing>
Adres	Land
Telefoon	Fax
Belangrijkste contactpersoon
Naam	Functie
E-mail	Telefoon/Fax
Dienst van de Europese Commissie die verantwoordelijk is voor het desbetreffende EU-financieringsprogramma <weghalen indien niet van toepassing>
Belangrijkste contactpersoon
Naam	Functie/eenheid
E-mail	Telefoon/Fax

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het internecontrolesysteem, met toelichting van de volgende aspecten:

—

Controleomgeving

—	integriteit en ethische waarden

—	organisatiestructuur en toewijzing van bevoegdheden

—	structuur voor toezicht op het bestuur

—	Risicobeoordeling

—

Controleactiviteiten, waaronder:

—	scheiding van taken (met inbegrip van maatregelen ter voorkoming van belangenconflicten)

—	informatieverwerking en geautomatiseerde informatiesystemen (waaronder algemene IT-controles, applicatiecontroles, gegevensintegriteit en controlesporen)

—	preventie, opsporing en correctie van fouten, fraude en onregelmatigheden

—	bank- en kasbeheer

—	loonadministratie en tijdbeheer

—

Informatie en communicatie

—	interne rapportage

—	externe rapportage: jaarrekening; rapportage aan donoren

—

Toezicht

—	toezicht op (de onderdelen van) het internecontrolesysteem

—	interneauditfunctie

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het boekhoudsysteem:

—	Boekhoudsysteem en grondslagen voor financiële verslaggeving

—	Budgettering

—	Boekhouding en budgettering voor projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) de externeauditfunctie, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Regelgevingskader voor externe audit

—	Externe auditor van de entiteit en auditnormen

PIJLER 4 — SUBSIDIES

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het subsidiesysteem van de entiteit, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Wet- en regelgevingskader

—	Subsidiëringsbeginselen, met name de maatregelen ter voorkoming van belangenconflicten tijdens de gehele procedure voor toekenning van subsidies

—	Soorten gebruikte subsidies

—	Organisatie (taken en verantwoordelijkheden)

—	Documentering en archivering van het subsidieproces

—

Subsidieprocedures, met inbegrip van:

—	bekendmaking van oproepen tot het indienen van voorstellen

—	indiening van voorstellen

—	beveiliging en geheimhouding van voorstellen

—	ontvangst, registratie en opening van voorstellen

—	selectie- en evaluatieprocedures

—	toekenning van subsidies

—	kennisgeving en bekendmaking

—	subsidieovereenkomsten en contracten

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het aanbestedingssysteem van de entiteit, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Wet- en regelgevingskader

—

Aanbestedingsbeginselen, met name:

—	transparantiemaatregelen, zoals de openbaarmaking vooraf van oproepen tot het indienen van offertes en openbaarmaking achteraf van de contractanten

—	maatregelen ter voorkoming van belangenconflicten tijdens het volledige aanbestedingsproces

—	Soorten aanbestedingen (werken, diensten, leveringen)

—	Soorten gebruikte aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis

—	Organisatie (taken en verantwoordelijkheden)

—	Documentering en archivering van het aanbestedingsproces

—

Aanbestedingsprocedures:

—	uitnodiging tot inschrijving

—	selectie- en evaluatieprocedures en gunning van opdrachten

—	klachtensysteem

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (4)

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) de financieringsinstrumenten, met toelichting van de volgende aspecten:

—

Wet- en regelgevingskader Te behandelen aspecten:

—

beschrijvingen van de instrumenten, met inbegrip van de investeringsstrategieën of -beleid, het soort verstrekte steun, de criteria voor financiële intermediairs en eindontvangers om in aanmerking te komen, en aanvullende operationele vereisten om de beleidsdoelstellingen van het instrument te concretiseren

—	de vereisten voor de richtwaarden voor het hefboomeffect (de EU-bijdrage aan een financieringsinstrument is erop gericht een totale investering aan te trekken die groter is dan de omvang van de EU-bijdrage volgens vooraf vastgestelde indicatoren)

—	een definitie van activiteiten die niet in aanmerking komen

—	bepalingen om onderlinge afstemming van belangen te waarborgen en eventuele belangenconflicten aan te pakken

—

bepalingen voor de selectie van financiële intermediairs (financiële intermediairs moeten worden geselecteerd op basis van open, transparante, evenredige en niet-discriminerende procedures, waarbij belangenconflicten worden voorkomen) en voor het opzetten van specifieke investeringsinstrumenten, indien van toepassing

—	bepalingen inzake de aansprakelijkheid van de uitvoerende entiteit en van andere entiteiten die bij de uitvoering van de financieringsinstrumenten worden betrokken

—	bepalingen inzake de geschillenregeling

—	bepalingen inzake het bestuur van de instrumenten

—	bepalingen inzake het gebruik en het hergebruik van de EU-bijdrage indien van toepassing (artikel 209 van het Financieel Reglement)

—

bepalingen inzake het beheer van de bijdragen van de EU en het beheer van trustrekeningen, betreffende onder andere tegenpartijrisico’s, de toegestane kasverrichtingen, de verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, de maatregelen bij buitensporige saldi op trustrekeningen, registratie en rapportage

—	regels voor de boekhouding en financiële rapportage (afzonderlijke financiële rapportage voor elk financieringsinstrument)

—	bepalingen inzake de looptijd, de eventuele verlenging en de beëindiging van het instrument, met inbegrip van de voorwaarden voor een vroegtijdige beëindiging en, in voorkomend geval, exitstrategieën

—	bepalingen inzake het toezicht op de uitvoering van de steunverlening aan financiële intermediairs en eindontvangers, onder andere inzake de rapportage door de financiële intermediairs

—	Basisbeginselen: financieringsinstrumenten worden aangewend met inachtneming van de beginselen goed financieel beheer, transparantie, evenredigheid, non-discriminatie, gelijke behandeling en subsidiariteit, en met inachtneming van de doelstellingen ervan

—	Richtsnoeren en werkingsregels voor het gebruik van financieringsinstrumenten

—	Organisatie (taken en verantwoordelijkheden)

—	Systeem voor kredietrisicobeheer en systeem voor interne risicorating — indien van toepassing (alleen voor entiteiten die de EU om een begrotingsgarantie willen verzoeken)

—	Regels en procedures voor controles in verband met belastingontwijking en niet-coöperatieve rechtsgebieden

—	Regels en procedures voor controles in verband met witwassen of terrorismefinanciering

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het uitsluitingssysteem van de entiteit, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Wet- en regelgevingskader

—	Uitsluitingscriteria

—	Procedures. Met name toelichten of de bovengenoemde aspecten in de procedures aan bod komen, en hoe de procedures worden toegepast

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het systeem van de entiteit voor de bekendmaking van informatie over ontvangers, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Wet- en regelgevingskader

—

Vereisten voor bekendmaking. Met name toelichten of de volgende aspecten in de procedures aan bod komen, en hoe de procedures worden toegepast:

—	naam, plaats, aard en doel, bedrag

—	tijdschema

—	middelen van bekendmaking

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Beschrijf (maximaal vijf bladzijden) het systeem van de entiteit voor de bescherming van persoonsgegevens, met toelichting van de volgende aspecten:

—	Wet- en regelgevingskader

—	Vereisten inzake de bescherming van persoonsgegevens. Met name toelichten of deze vereisten in de procedures aan bod komen, en hoe de procedures worden toegepast

(1) De entiteit moet hier JA of NEEN invullen om aan te geven of de pijler aan beoordeling wordt onderworpen.

(2) De verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(3) In het uitzonderlijke geval dat noch de regels en procedures voor subsidies, noch die voor aanbestedingen, noch die voor financieringsinstrumenten worden beoordeeld (d.w.z. geen van de pijlers 4 tot en met 6), hoeven de regels en procedures voor uitsluiting en bekendmaking (d.w.z. de pijlers 7 en 8) niet te worden beoordeeld.

(4) “Financieringsinstrumenten” omvatten ook begrotingsgaranties.

Bijlage 2

BEOORDELINGSVRAGENLIJST EN –CRITERIA

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

Niveau 1 (Financieel Reglement). Heeft de entiteit in alle materiële opzichten een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem opgezet en de goede werking daarvan gegarandeerd, op basis van internationale beste praktijken en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (5 onderdelen voor interne controle)

SCORE

(0-10)

1.	Controleomgeving Vormt de controleomgeving van de entiteit een adequate basis voor het uitvoeren van interne controle in de hele organisatie?

../10

2.	Risicobeoordeling Identificeert de entiteit risico’s voor de verwezenlijking van haar doelstellingen in de hele entiteit, onder meer door de mogelijkheid van fraude te beoordelen, en worden de risico’s geanalyseerd om te bepalen hoe ze moeten worden beheerd?

../10

3.	Controleactiviteiten Voert de entiteit effectieve en efficiënte controleactiviteiten uit, onder meer door onregelmatigheden en fraude te voorkomen, op te sporen en te corrigeren?

../10

4.	Informatie en communicatie Heeft de entiteit controles en procedures ingevoerd die betrouwbare rapportage garanderen — zowel intern als extern (inkomend en uitgaand) — in overeenstemming met de toepasselijke vereisten en normen?

../10

5.	Toezicht Houdt de entiteit regelmatig en effectief toezicht op de interne controles?

../10

Totale score

../50

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 5 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

Niveau 1 (Financieel Reglement). Gebruikt de entiteit een boekhoudsysteem dat in alle materiële opzichten tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt, op basis van internationale standaarden voor jaarrekeningen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor boekhouding)

SCORE

(0-10)

1.	Boekhoudsysteem en grondslagen voor financiële verslaggeving Gebruikt de entiteit een adequaat boekhoudsysteem en heeft zij duidelijke en schriftelijke grondslagen voor financiële verslaggeving?

../10

2.	Budgettering Heeft de entiteit een systeem en procedures voor budgettering die resulteren in transparante en betrouwbare begrotingen voor haar verrichtingen en activiteiten?

../10

Boekhouding en budgettering voor specifieke projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten (1) , indien van toepassing

Heeft de entiteit: i) boekhoud- en budgetteringsprocedures waardoor het mogelijk is adequaat en tijdig te rapporteren aan donoren/verstrekkers van middelen (waaronder de Europese Commissie) over het gebruik van de door hen verstrekte middelen voor projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten, en ii) de capaciteit en procedures om de jaarrekening op te stellen (2)?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

Niveau 1 (Financieel Reglement). Is de entiteit onderworpen aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationaal aanvaarde auditnormen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria moet worden uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de entiteit?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor onafhankelijke externe audit)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader. Heeft de entiteit een duidelijk regelgevingskader voor externe audit?

../10

Beginselen.

Er kunnen drie mogelijke situaties worden onderscheiden, afhankelijk van het toepasselijke regelgevingskader en de auditnormen.

Belangrijke vraag (niveau 2) — Is van toepassing als de externe audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijk professioneel extern auditkantoor (particuliere sector) volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen. Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—	wordt uitgevoerd door een professioneel extern auditkantoor dat onafhankelijk is van de entiteit en dat de basisbeginselen van de beroepsethiek naleeft, waaronder: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag?

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan de internationale auditnormen (International Standards on Auditing — ISA) die zijn vastgesteld door de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

Belangrijke vraag (niveau 2) — Is van toepassing als de externe audit wordt uitgevoerd door een nationale auditinstelling (publieke sector) volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen. Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—

wordt uitgevoerd door een nationale auditinstantie of hoge auditinstantie (bijv. een nationale rekenkamer of gelijkwaardig orgaan) die onafhankelijk is van de entiteit en die de basisbeginselen van de beroepsethiek naleeft, waaronder: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag?

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan de beginselen, normen en richtsnoeren van de International Organisation of Supreme Audit Institutions (INTOSAI)?

Belangrijke vraag (niveau 2) — Is van toepassing als de externe audit wordt uitgevoerd door een extern audit- of toezichtsorgaan dat binnen een specifiek regelgevingskader of geïnstitutionaliseerd kader (bv. externe auditor van de VN) actief is en onafhankelijk is van de entiteit, volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen. Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—	wordt uitgevoerd door een extern audit- of toezichtsorgaan dat onafhankelijk is van de entiteit en dat de basisbeginselen van de beroepsethiek naleeft, waaronder: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag?

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan de International Standards on Auditing (ISA) of de INTOSAI-normen?

../10

3.	Externeauditprocedures Is de entiteit onderworpen aan passende externeauditprocedures?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 4 — SUBSIDIES

Niveau 1 (Financieel Reglement). Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor subsidies)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor het verstrekken van subsidies?

../10

Beginselen

Zijn de volgende beginselen opgenomen in de procedures, regels en criteria van het subsidietoekenningssysteem van de entiteit: transparantie, gelijke behandeling, subsidiabiliteitscriteria, voorkoming van dubbele financiering en belangenconflicten?

Deze beginselen moeten in de procedures, regels en criteria van het subsidietoekenningssysteem van de entiteit worden opgenomen overeenkomstig het overkoepelende beginsel van evenredigheid. De beginselen zijn niet absoluut en er kan een beperkt aantal uitzonderingen worden gemaakt, mits ze duidelijk omschreven, redelijk en gerechtvaardigd zijn.

../10

3.	Subsidieprocedures Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

Niveau 1 (Financieel Reglement). Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen in alle materiële opzichten passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor aanbestedingen)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor aanbestedingen?

../10

Beginselen

Zijn de volgende beginselen opgenomen in de procedures, regels en criteria van het aanbestedingssysteem van de entiteit: transparantie, gelijke behandeling, toegang van het publiek tot aanbestedingsinformatie, voorkoming van belangenconflicten en gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitverhouding?

Deze beginselen moeten in de procedures, regels en criteria van het aanbestedingssysteem van de entiteit worden opgenomen overeenkomstig het overkoepelende beginsel van evenredigheid. De beginselen zijn niet absoluut en er kan een beperkt aantal uitzonderingen worden gemaakt, mits ze duidelijk omschreven, redelijk en gerechtvaardigd zijn.

../10

3.	Aanbestedingsprocedures Past de entiteit passende regels en procedures voor aanbestedingen toe?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (3)

Niveau 1 (Financieel Reglement). Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen/begrotingsgaranties via financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties in alle materiële opzichten passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor financieringsinstrumenten)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor het gebruik en de uitvoering van financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties?

../10

Beginselen

Zijn de volgende beginselen en voorwaarden opgenomen in de procedures, regels en criteria van de financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties van de entiteit?

Basisbeginselen (artikel 209, lid 1, van het Financieel Reglement). Goed financieel beheer, transparantie, evenredigheid, non-discriminatie, gelijke behandeling en subsidiariteit.

Selectie van financiële intermediairs (artikel 216, lid 3, van het Financieel Reglement). Financiële intermediairs moeten worden geselecteerd volgens openbare, transparante, evenredige en niet-discriminerende procedures, waarbij belangenconflicten worden voorkomen.

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten en begrotingsgaranties (artikel 209, lid 2, van het Financieel Reglement). Financieringsinstrumenten en begrotingsgaranties moeten aan de volgende basisvoorwaarden voldoen: tekortkomingen van de markt of suboptimale investeringssituaties aanpakken, additionaliteit, hefboomeffecten en afstemming van belangen bewerkstelligen, alsook, indien van toepassing, niet-verstoring van de mededinging op de interne markt en consistentie met de staatssteunregels.

../10

3.	Procedures voor financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties Past de entiteit voor het gebruik van financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties passende regels en procedures toe?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — aanvullend punt 6A (aanvullende vragen voor begrotingsgaranties (4) )

Criteria/vragen op niveau 2 (4 aanvullende onderdelen voor begrotingsgaranties) Heeft de entiteit een systeem voor kredietrisicobeheer en gebruikt zij een systeem voor interne risicorating dat passend is gelet op de aard, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten?

JA/NEEN

1.	Risicobeleid/strategisch kader Heeft de entiteit een solide beleid en strategie om risico’s (met een focus op kredietrisico) vast te stellen, te beheren, te meten en te beheersen?

../10

2.	Risicobeheer Heeft de entiteit een passend organisatorisch kader dat een doeltreffend beheer, meting en beheersing van kredietrisico mogelijk maakt, met voldoende kwalitatieve en kwantitatieve personele en technische middelen om de vereiste taken uit te voeren?

../10

3.	Systeem voor vaststelling, analyse en monitoring van kredietrisico Heeft de entiteit een goed functionerend systeem voor vaststelling, analyse en monitoring van kredietrisico?

../10

4.	Systeem voor interne risicorating Gebruikt de entiteit een systeem voor interne risicorating dat passend is gelet op de aard, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten?

../10

Totale score

../40

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 2 is JA als voor alle 4 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 2 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — aanvullende punten 6B en 6C (facultatief) (5)

Niveau 1. Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van met middelen van de Unie ondersteunde financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke Uniewetgeving en overeengekomen internationale en Unienormen, waardoor zij: a) geen acties ondersteunt die bijdragen aan belastingontwijking, en b) geen verrichtingen aangaat met entiteiten die voor belastingdoeleinden in niet-coöperatieve rechtsgebieden zijn opgericht of gevestigd?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (2 onderdelen voor controles in verband met belastingontwijking en niet-coöperatieve rechtsgebieden)

SCORE

(0-10)

Controles in verband met belastingontwijking en niet-coöperatieve rechtsgebieden

Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van met middelen van de Unie ondersteunde financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke Uniewetgeving en overeengekomen internationale en Unienormen (6), waardoor zij:

1)	geen acties ondersteunt die bijdragen tot belastingontwijking, en

2)	geen verrichtingen aangaat met entiteiten die voor belastingdoeleinden in niet-coöperatieve rechtsgebieden zijn opgericht of gevestigd.

../10

Niveau 1. Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke Uniewetgeving en overeengekomen internationale en Unienormen, waardoor zij: c) geen acties ondersteunt die bijdragen tot witwassen en terrorismefinanciering, en d) geen nieuwe verrichtingen aangaat of verrichtingen verlengt met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die als derde landen met een hoog risico zijn aangemerkt?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (2 onderdelen voor controles in verband met witwassen en terrorismefinanciering)

SCORE

(0-10)

Bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering

Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke Uniewetgeving en overeengekomen internationale en Unienormen die voorzien in redelijk effectieve waarborgen, waardoor zij:

1)	geen acties ondersteunt die bijdragen tot witwassen en terrorismefinanciering, en

2)	geen nieuwe verrichtingen aangaat of verrichtingen verlengt met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die als derde landen met een hoog risico zijn aangemerkt (7).

../10

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor het desbetreffende punt een totale score van ten minste 70 % wordt behaald.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als voor het desbetreffende punt een totale score van minder dan 70 % wordt behaald.

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

Niveau 1 (Financieel Reglement). Past de entiteit passende regels en procedures toe om derden uit te sluiten van toegang tot financiering via aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten (8) ?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor uitsluiting van toegang tot financiering)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor uitsluiting van financiering?

../10

2.	Uitsluitingscriteria Zijn in de procedures en regels voor de toekenning van aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten uitsluitingscriteria opgenomen?

../10

3.	Uitsluitingsprocedures Past de entiteit de in punt 2 bedoelde regels en procedures voor uitsluiting effectief toe?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor het afzonderlijke onderdeel 1 of 3 een score van ten minste 2/10 of 20 % of voor het afzonderlijke onderdeel 2 een score van ten minste 5/10 of 50 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als voor alle 3 onderdelen een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor het afzonderlijke onderdeel 1 of 3 een score van minder dan 2/10 of 20 % of voor het afzonderlijke onderdeel 2 een score van minder dan 5/10 of 50 %.

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS EN ANDERE INFORMATIE

Niveau 1 (Financieel Reglement). Maakt de entiteit tijdig en op passende wijze informatie over de ontvangers van middelen bekend (9) ?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor bekendmaking van ontvangers)

SCORE

(0-10)

Wet- en regelgevingskader

Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor bekendmaking van ontvangers, dat voorziet in 1) de bekendmaking van passende informatie over begunstigden van middelen; 2) een verwijzing naar een gemeenschappelijke internationale norm voor de bescherming van grondrechten en van commerciële belangen, en 3) regelmatige bekendmaking van updates?

../10

2.	Vereisten Als het regelgevingskader wordt uitgevoerd door een aanvullende reeks procedures voor bekendmaking, zijn de vereisten van het regelgevingskader daarin opgenomen?

../10

3.	Bekendmakingsprocedures Past de entiteit de regels en procedures voor bekendmaking op basis van de in punt 2 vermelde vereisten effectief toe?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Niveau 1 (Financieel Reglement). Voorziet de entiteit in een bescherming van persoonsgegevens die gelijkwaardig is aan de in artikel 5 van het Financieel Reglement bedoelde bescherming (10) ?

JA/NEEN

Criteria/vragen op niveau 2 (3 onderdelen voor bescherming van persoonsgegevens)

SCORE

(0-10)

1.	Wet- en regelgevingskader Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor de bescherming van persoonsgegevens?

../10

2.	Vereisten Zijn in de procedures en regels voor de bescherming van persoonsgegevens vereisten opgenomen?

../10

Procedures

Past de entiteit de regels en procedures (bv. passende technische en organisatorische maatregelen) voor de bescherming van persoonsgegevens effectief toe (bij de verstrekking van subsidies/aanbestedingen/financieringsinstrumenten, naargelang het geval) op basis van de in punt 2 vermelde vereisten?

../10

Totale score

../30

SCORE

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is JA als voor alle 3 onderdelen een totale score van ten minste 70 % wordt behaald en voor elk afzonderlijk onderdeel een score van ten minste 2/10 of 20 %.

Het antwoord op de vraag op niveau 1 is NEEN als een totale score van minder dan 70 % wordt behaald of voor één afzonderlijk onderdeel een score van minder dan 2/10 of 20 %.

(1) De verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(2) Zie artikel 209, lid 4, van het Financieel Reglement van 2018.

(3) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” en “EU-middelen” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(4) Alleen van toepassing als de entiteit de EU om een begrotingsgarantie wil verzoeken.

(5) Om Uniemiddelen uit te voeren via financieringsinstrumenten, moet de entiteit de desbetreffende vereisten van het Financieel Reglement die in de aanvullende punten 6B en 6C aan bod komen, via passende contractuele regelingen naleven, zelfs als zij ervoor kiest om zich niet te onderwerpen aan de pijlerbeoordeling van deze punten.

(6) Het beleid en het regelgevingskader van de EU op het gebied van belastingen omvatten met name (onder voorbehoud van verdere ontwikkelingen): Gedragscode inzake de belastingregeling voor ondernemingen van 1 december 1997 (PB C 2 van 6.1.1998); Richtlijn 2011/96/EU van de Raad van 30 november 2011 betreffende de gemeenschappelijke fiscale regeling voor moedermaatschappijen en dochterondernemingen uit verschillende lidstaten (PB L 345 van 29.12.2011, blz. 8); Richtlijn 2003/49/EG van de Raad van 3 juni 2003 betreffende een gemeenschappelijke belastingregeling inzake uitkeringen van interest en royalty’s tussen verbonden ondernemingen van verschillende lidstaten (PB L 157 van 26.6.2003, blz. 49); Aanbeveling 2012/772/EU van de Commissie van 6 december 2012 over agressieve fiscale planning (PB L 338 van 12.12.2012, blz. 41); Richtlijn 2011/16/EU van de Raad van 15 februari 2011 betreffende de administratieve samenwerking op het gebied van de belastingen, en tot intrekking van Richtlijn 77/799/EEG (PB L 64 van 11.3.2011, blz. 1); pakket antiontgaansmaatregelen van de Commissie: volgende stappen naar effectieve belastingheffing en grotere fiscale transparantie in de EU (COM/2016/23), Aanbeveling (EU) 2016/136 van de Commissie van 28 januari 2016 over de implementatie van maatregelen om misbruik van belastingverdragen tegen te gaan (PB L 25 van 2.2.2016, blz. 67); Richtlijn (EU) 2016/1164 van de Raad van 12 juli 2016 tot vaststelling van regels ter bestrijding van belastingontwijkingspraktijken welke rechtstreeks van invloed zijn op de werking van de interne markt (PB L 193 van 19.7.2016, blz. 1); conclusies van de Raad Ecofin van 12 februari, 8 maart, 25 mei, 17 juni, 8 november en 5 december 2016, 5 december 2017, 23 januari en 13 maart 2018.

(7) Rekening houdend met Richtlijn (EU) 2015/849.

(8) De uitsluiting van derden moet worden beoordeeld voor subsidies, aanbestedingen en/of financieringsinstrumenten wanneer de respectieve pijler (subsidies, aanbestedingen en financieringsinstrumenten) wordt beoordeeld. Een verwijzing naar „financieringsinstrumenten” en „EU-middelen” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(9) De bekendmaking van informatie over ontvangers moet worden beoordeeld voor subsidies, aanbestedingen en/of financieringsinstrumenten zodra de respectieve pijler (subsidies, aanbestedingen en financieringsinstrumenten) wordt beoordeeld.

(10) Overeenkomstig Verordeningen (EU) 2018/1725 en (EU) 2016/679.

Bijlage 2A

BEOORDELINGSVRAGENLIJST

PIJLER

AAN BEOORDELING ONDERWORPEN PIJLER (1)

1.	INTERNE CONTROLE

2.	BOEKHOUDING

3.	EXTERNE AUDIT

SUBSIDIES

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

5.	AANBESTEDINGEN

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

6.	FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (2)

JA/NEEN <doorhalen wat niet van toepassing is>

7.	UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

8.	BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS

9.	BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

De pijlers 1, 2, 3, 7, 8 en 9 worden altijd aan beoordeling onderworpen.

De pijlers 4 tot en met 6 kunnen aan beoordeling worden onderworpen, afhankelijk van de aard van de opgedragen uitvoeringstaken.

DOEL EN GEBRUIK VAN DIT DOCUMENT

In een eerste fase zal de entiteit worden verzocht de toepasselijke vragen in bijlage 2a te beantwoorden en de ingevulde bijlage 2a in te dienen bij de aanbestedende dienst (indien verschillend van de entiteit zelf) en de auditor.

Let op: De entiteit wordt verzocht de vragen te beantwoorden waarbij “door de entiteit in te vullen” is vermeld in de kolom “Opmerkingen entiteit”. Belangrijke vragen mogen alleen worden ingevuld door de auditor op basis van zijn professionele oordeel en de uitgevoerde beoordelingsprocedures en tests.

De aanbestedende dienst verstrekt de ingevulde vragenlijst van bijlage 2a zo snel mogelijk aan de auditor nadat deze is aangesteld, maar vóór het begin van beoordelingsprocedures van de auditor.

In een tweede fase zal bijlage 2a een hulpmiddel voor de auditor worden om de beoordelingsprocedures te ontwerpen, te plannen en uit te voeren en rekening te houden met de volgens de Europese Commissie essentiële of belangrijke criteria waaraan de te beoordelen entiteit moet voldoen.

De ingevulde vragenlijst is een essentiële bron van beoordelingsinformatie en bewijsmateriaal voor de auditor. Zij is echter geenszins de enige bron die de auditor kan gebruiken om beoordelingsprocedures te plannen en uit te voeren en conclusies te trekken. Alle door de entiteit ingevulde en verstrekte informatie is onderworpen aan de beoordelingsprocedures die de auditor nodig acht. De auditor mag niet op informatie vertrouwen totdat hij zich er door middel van beoordelingsprocedures van heeft vergewist dat die informatie nauwkeurig en volledig genoeg is met het oog op de beoordeling en om over belangrijke vragen tot onderbouwde conclusies te komen.

De auditor kan in de kolom “Opmerkingen auditor” dan ook naar goeddunken informatie wijzigen, aanvullen en toevoegen. De auditor kan ook aanvullende vragen stellen als hij van mening is dat dit noodzakelijk is om over belangrijke vragen tot een onderbouwde conclusie te komen.

Gebruik van de kolom “Opmerkingen auditor” — Het wordt sterk aanbevolen dat de auditor hier opmerkingen en beschrijvingen zo veel mogelijk in beknopte vorm invult. De auditor mag de breedte en/of lengte van deze kolom aanpassen om informatie en opmerkingen op te nemen. Als alternatief hiervoor mag de auditor ook bijlagen gebruiken (bijv. van de entiteit verkregen lange beschrijvingen en/of documenten) en hiernaar verwijzen.

De auditor blijft te allen tijde volledig verantwoordelijk voor het ontwerpen, plannen en uitvoeren van de beoordelingsprocedures die hij nodig acht om voor elke door de beoordeling bestreken pijler tot een conclusie te komen. De auditor moet rekening houden met de specifieke omstandigheden van de opdracht en zich gedurende het gehele beoordelingsproces laten leiden door zijn professionele oordeel.

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE
BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)	Opmerkingen auditor
Heeft de entiteit overeenkomstig de door de Europese Commissie vastgestelde criteria een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem opgezet en gezorgd voor de goede werking daarvan in alle materiële opzichten?
Richtsnoeren Artikel 154 van het Financieel Reglement De Commissie mag erkennen dat de boekhoudsystemen en internecontrolesystemen die worden gebruikt door entiteiten en personen waaraan de uitvoering van de middelen van de Unie of begrotingsgaranties wordt toevertrouwd, gelijkwaardige niveaus van bescherming van de financiële belangen van de Unie en redelijke zekerheid over het bereiken van de beheersdoelstellingen bieden.

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

1.	CONTROLEOMGEVING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Vormt de controleomgeving van de entiteit een passende basis voor het uitvoeren van interne controle in de hele organisatie?

Opmerking: Tot de controleomgeving behoren ook de bestuurs- en beheerfuncties en de verwachtingen, de kennis en de acties van de met bestuur en beheer belaste personen met betrekking tot de interne controle van de entiteit en het belang ervan in de entiteit.

1.1.	Integriteit en ethische waarden. Zet het management zich in voor het overbrengen van integriteit en ethische waarden, en ziet het toe op de inachtneming daarvan?

1.1.1

Is er een schriftelijke gedragscode die aan alle personeelsleden wordt verstrekt of een personeelshandleiding met bepalingen ter bevordering van ethisch gedrag en ethische waarden?

door de entiteit in te vullen

1.1.2

Benadrukt het management het belang van integriteit en ethische waarden en laat het dit aan het personeel weten (“toon van de top”)?

door de entiteit in te vullen

1.1.3

Zijn er procedures (bijv. tuchtmaatregelen, financiële en persoonlijke aansprakelijkheid) voor personeelsleden die zich niet houden aan integriteitsregels en ethische waarden?

door de entiteit in te vullen

1.1.4

Zijn er procedures voor het omgaan met mogelijke belangenconflicten op het niveau van het management?

door de entiteit in te vullen

1.2.	Organisatiestructuur en toewijzing van bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Heeft de entiteit een duidelijke en adequate organisatiestructuur en zijn belangrijke verantwoordelijkheden duidelijk omschreven?

1.2.1

Heeft de entiteit een duidelijke organisatiestructuur (d.w.z. het kader waarbinnen de activiteiten van een entiteit om haar doelstellingen te verwezenlijken worden gepland, uitgevoerd, gecontroleerd en geëvalueerd) die goed beheer en bestuur ondersteunt?

door de entiteit in te vullen

1.2.2

Wat is de besluitvormingsstructuur en wie is het hoogste beslissingsgezag?

door de entiteit in te vullen

1.2.3

Zijn de rapportagelijnen en verantwoordelijkheden duidelijk omschreven? Bijvoorbeeld: zijn de verantwoordelijkheden, bevoegdheden en rapportagelijnen duidelijk vastgelegd in arbeidsovereenkomsten en/of handleidingen?

door de entiteit in te vullen

1.2.4

Zijn er taakomschrijvingen beschikbaar?

door de entiteit in te vullen

1.2.5

Hoe worden de bevoegdheid en verantwoordelijkheid voor operationele activiteiten toegewezen, en hoe worden de rapportageverhoudingen en goedkeuringshiërarchieën vastgesteld?

door de entiteit in te vullen

1.2.6

Wat is het beleid en zijn de praktijken ten aanzien van, bijvoorbeeld, aanwerving, oriëntatie, opleiding, beoordeling, begeleiding, promotie, vergoedingen en corrigerende maatregelen?

door de entiteit in te vullen

1.3.	Structuur voor toezicht op het bestuur. Heeft de entiteit een adequate structuur voor toezicht op het bestuur?

1.3.1

Is er een orgaan voor toezicht op het bestuur (bijv. toezichthoudende autoriteiten, auditcomité, toezichthouders, raad van bestuur, uitvoerend orgaan) dat onafhankelijk is van het management van de entiteit?

door de entiteit in te vullen

1.3.2

Zijn er regels voor de benoeming, de bezoldiging en het ontslag van leden van het orgaan voor toezicht op het bestuur?

door de entiteit in te vullen

1.3.3

Heeft het management van de entiteit, indien er geen orgaan is voor toezicht op het bestuur, maatregelen genomen om haar verantwoordelijkheden op het gebied van toezicht op het bestuur uit te oefenen?

door de entiteit in te vullen

1.3.4

Heeft de entiteit een interneauditfunctie? Zo ja, zie punt 5.2.

door de entiteit in te vullen

1.3.5

Zo nee, hoe (d.w.z. met welke andere middelen) houdt het management toezicht op de ontwikkeling en de prestaties van de interne controle?

door de entiteit in te vullen

1.4.	Proces voor het aantrekken, ontwikkelen en behouden van competente mensen. Zet de entiteit zich in voor het aantrekken, ontwikkelen en behouden van competente mensen in overeenstemming met de doelstellingen?

1.4.1

Heeft de entiteit formele, schriftelijk vastgelegde personeelsstrategieën en -praktijken?

door de entiteit in te vullen

1.4.2

Heeft de entiteit een aanwervings- en bezoldigingsbeleid?

door de entiteit in te vullen

1.4.3

Heeft de entiteit een systeem voor personeelsontwikkeling (voor ontwikkelings- en opleidingsbehoeften) en -beoordeling?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

2.	RISICOBEOORDELING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Identificeert de entiteit risico’s voor de verwezenlijking van haar doelstellingen in de gehele entiteit, en worden de risico’s geanalyseerd om te kunnen bepalen hoe zij moeten worden beheerd?

2.1

Heeft de entiteit haar doelstellingen duidelijk genoeg omschreven om de identificatie en beoordeling van risico’s voor die doelstellingen mogelijk te maken?

2.2

Heeft de entiteit risicobeoordelingsprocedures waarmee het management bestaande of potentiële problemen die de verwezenlijking van de doelstellingen van de entiteit in de weg kunnen staan, kan identificeren, beoordelen en aanpakken?

door de entiteit in te vullen

2.3

Worden de risico’s op projectbasis of in de gehele entiteit beoordeeld?

door de entiteit in te vullen

2.4

Worden de risicobeoordelingsprocedures gedocumenteerd?

door de entiteit in te vullen

2.5

Heeft de entiteit een risicoregister?

door de entiteit in te vullen

2.6

Heeft de entiteit risicobeoordelingsprocedures waarmee:

—	gebeurtenissen en risico’s worden geïdentificeerd die van invloed zijn op de verwezenlijking van de doelstellingen, inclusief de mogelijkheid van fraude?

—	de significantie van risico’s en de kans dat ze zich voordoen worden geanalyseerd?

—	wordt bepaald welke acties en follow-upmechanismen nodig zijn in reactie op de risico’s?

—	controles worden uitgevoerd en gewijzigd om te reageren op veranderingen in geïdentificeerde risico’s?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

3.	CONTROLEACTIVITEITEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Voert de entiteit effectieve en efficiënte controleactiviteiten uit?

3.1.	Algemeen Heeft de entiteit formele, schriftelijk vastgelegde strategieën en procedures voor controleactiviteiten?

3.1.1

Voert de entiteit controleactiviteiten uit

—	door middel van formele, schriftelijk vastgelegde strategieën en procedures?

—	die ertoe bijdragen dat de risico’s voor de verwezenlijking van de doelstellingen tot een aanvaardbaar niveau worden beperkt?

—	die relevant zijn, d.w.z. gebaseerd zijn op een beoordeling van de risico’s en de controles die nodig zijn om deze risico’s te beheersen?

door de entiteit in te vullen

3.1.2

Komen de volgende belangrijke aspecten aan de orde bij de door de entiteit uitgevoerde controleactiviteiten?

—	betrouwbaarheid van de boekhouding en rapportage (zie punt 4 — Informatie en communicatie);

—	bescherming van activa en informatie;

—	naleving van de regels bij aanbestedingen en andere uitgavenprocedures;

—	preventie, opsporing en correctie van fouten, fraude en onregelmatigheden.

door de entiteit in te vullen

3.2.

Scheiding van functies — algemeen

Is er sprake van een doeltreffende scheiding van taken voor de volgende belangrijke functies:

—	ordonnateur (de bevoegdheid transacties voor operationele en/of financiële kwesties goed te keuren) en rekenplichtige (de bevoegdheid betalingen te verrichten);

—	goedkeuring, verwerking, registratie en herziening van transacties;

—	operationeel en financieel toezicht?

3.2.1

Is de scheiding van functies formeel vastgelegd, bijvoorbeeld in een procedurehandleiding?

door de entiteit in te vullen

3.3.	Bescherming van informatie — documentatie, archivering en bewaring van gegevens Heeft de entiteit adequate en effectieve procedures voor het documenteren, archiveren en bewaren van gegevens en controles op de volledigheid en juistheid van informatie?

3.3.1

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van de archiveringssystemen van de entiteit (elektronisch, papier, handleiding, gebruik van databanken en elektronische archiveringssystemen)?

door de entiteit in te vullen

3.3.2

Identificeer en documenteer de belangrijkste kenmerken van het archiveringssysteem/de archiveringsprocedures.

door de entiteit in te vullen

3.3.3

Heeft de entiteit een specifiek beleid of procedures voor documentatie en archivering met betrekking tot de procedures voor subsidies, aanbestedingen en financieringsinstrumenten?

Opmerking: Er kunnen specifieke voorschriften gelden, bijvoorbeeld inzake transparantie en vertrouwelijkheid.

door de entiteit in te vullen

3.4.	Informatieverwerking en geautomatiseerde informatiesystemen. Heeft de entiteit doeltreffende procedures en controles voor de IT-systemen die de integriteit van de informatie en de beveiliging van de door deze systemen verwerkte gegevens waarborgen?

3.4.1

Heeft de entiteit formele, schriftelijk vastgelegde procedures en controles met betrekking tot haar IT-systemen?

door de entiteit in te vullen

3.4.2

Heeft de entiteit adequate en effectieve procedures voor de initiatie, goedkeuring, registratie, verwerking en rapportage van transacties?

3.4.3

Past de entiteit een passende mix van handmatige en geautomatiseerde elementen toe bij de interne controle, rekening houdend met de aard en de complexiteit van het gebruik van IT en geautomatiseerde informatiesystemen door de entiteit?

3.4.4

Omvatten de controles van de IT-systemen van de entiteit doeltreffende algemene IT-controles en applicatiecontroles?

Richtsnoeren met betrekking tot geautomatiseerde informatiesystemen

De bedrijfs-/activiteitenprocessen van de entiteit resulteren in transacties die worden geïnitieerd, geregistreerd, verwerkt en gerapporteerd door het informatiesysteem, dat handmatig of computergestuurd, dan wel een mix van handmatige en computergestuurde procedures is.

Is er een passende scheiding van taken voor essentiële boekhoudfuncties, d.w.z. de initiatie, goedkeuring, registratie, verwerking (d.w.z. opneming in het grootboek) en rapportage in de financiële staten?

Het gebruik van IT is van invloed op de manier waarop controleactiviteiten worden uitgevoerd. Controles van IT-systemen zijn doeltreffend wanneer zij de integriteit van de informatie en de beveiliging van de door dergelijke systemen verwerkte gegevens waarborgen en doeltreffende algemene IT-controles en applicatiecontroles omvatten.

Algemene IT-controles zijn strategieën en procedures die betrekking hebben op vele applicaties en de doeltreffende werking van applicatiecontroles ondersteunen. Zij hebben betrekking op mainframe-, miniframe- en eindgebruikersomgevingen. Algemene IT-controles die de integriteit van de informatie en de beveiliging van de gegevens waarborgen, omvatten doorgaans controles met betrekking tot:

—	gegevenscentrum en netwerkverrichtingen;

—	aankoop, verandering en onderhoud van systeemsoftware;

—	programmaverandering;

—	toegangsbeveiliging;

—	aankoop, ontwikkeling en onderhoud van applicatiesystemen.

Applicatiecontroles zijn handmatige of geautomatiseerde procedures die doorgaans op bedrijfsprocesniveau werken en betrekking hebben op de verwerking van transacties door individuele applicaties. Applicatiecontroles kunnen van preventieve of detectieve aard zijn en bedoeld zijn om de integriteit van de boekhoudbescheiden te waarborgen. Applicatiecontroles hebben dus betrekking op de procedures voor het initiëren, registreren, verwerken en rapporteren van transacties of andere financiële gegevens. Deze controles gaan na of transacties hebben plaatsgevonden, zijn goedgekeurd en volledig en nauwkeurig zijn geregistreerd en verwerkt. Voorbeelden zijn edit checks van inputgegevens en nummervolgordecontroles met handmatige follow-up van uitzonderingenrapporten of correcties op het punt van gegevensinvoer.

Het gebruik van manuele of geautomatiseerde elementen bij interne controle heeft ook gevolgen voor de manier waarop transacties worden geïnitieerd, geregistreerd, verwerkt en gerapporteerd:

—

Controles in een handmatig systeem kunnen procedures omvatten als goedkeuring en herziening van transacties, reconciliaties en follow-up van reconciliatieposten. Als alternatief kan een entiteit gebruikmaken van geautomatiseerde procedures om transacties te initiëren, registreren, verwerken en rapporteren, in welk geval in plaats van papieren documenten bescheiden in elektronisch formaat worden gebruikt.

—

Controles in IT-systemen bestaan uit een combinatie van geautomatiseerde controles (bijvoorbeeld in computerprogramma’s ingebouwde controles) en handmatige controles. Handmatige controles kunnen onafhankelijk zijn van IT, door IT geproduceerde informatie gebruiken of worden beperkt tot het toezicht op de doeltreffende werking van IT en geautomatiseerde controles en tot de behandeling van uitzonderingen. Wanneer IT wordt gebruikt voor het initiëren, registreren, verwerken of rapporteren van transacties of andere financiële gegevens voor opname in de financiële staten, kunnen de systemen en programma’s controles omvatten met betrekking tot de overeenkomstige verklaringen voor materiële rekeningen of van cruciaal belang zijn voor de doeltreffende werking van de handmatige controles die van IT afhankelijk zijn.

De mix van handmatige en geautomatiseerde elementen bij de interne controle van de entiteit varieert naargelang van de aard en de complexiteit van het gebruik van IT door de entiteit.

3.5.	Preventie, opsporing en correctie van fouten, fraude en onregelmatigheden Heeft de entiteit adequate en effectieve procedures voor de preventie, opsporing en correctie van fouten, fraude en onregelmatigheden?

3.5.1

Houdt de entiteit rekening met de mogelijkheid van fouten, fraude en onregelmatigheden bij de beoordeling van de risico’s voor de verwezenlijking van de doelstellingen?

door de entiteit in te vullen

3.5.2

Identificeert de entiteit (gevoelige) posten met het risico van collusie (bijv. bank- en kasbeheer, aanbestedingen en aankoopfuncties) en zijn er toezichtmaatregelen (bijv. rouleren van functies, aanvullende controles)?

door de entiteit in te vullen

3.5.3

Zijn er procedures voor de rapportage en follow-up van fouten, fraude en onregelmatigheden?

door de entiteit in te vullen

3.6.

Bescherming van vaste activa

Heeft de entiteit een adequaat en effectief systeem voor het beheer van vaste en immateriële activa dat zorgt voor de bescherming van vaste en immateriële activa en dat vaste activa volgt ten behoeve van de financiële boekhouding, preventief onderhoud en het tegengaan van diefstal?

3.6.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar systeem voor het beheer van activa?

door de entiteit in te vullen

3.6.2

Verschaf u voldoende inzicht in het systeem voor het beheer van activa van de entiteit, d.w.z. praktijken en procedures voor de verwerving en het beheer van grond en gebouwen, machines, voertuigen, uitrusting en immateriële activa (bijv. intellectuele-eigendomsrechten, licenties).

Opmerking: Er moet speciale aandacht worden besteed aan de aanbestedingsregels die van toepassing zijn op de verwerving van vaste en immateriële activa (zie pijler 5 — aanbesteding).

Richtsnoeren

Documenteer de hierboven beschreven procedure met beschrijvingen en verwijzingen naar relevant bronmateriaal (bijv. systemen, stroomschema’s, handleidingen enz.) en identificeer eventuele tekortkomingen in het systeem van de entiteit voor het beheer van activa.

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden (scheiding van functies) voor het beheer van de procedures voor verwerving en aankoop van activa, registratie van activa (gebruik van activaregisters, voertuiglogboeken), toegangscontroles en -procedures, controle- en toezichtprocedures, beschermings- en toegangsprocedures, vervreemding van activa en overdracht van activa.

3.7.

Bescherming van inventarissen en schuldvorderingen en schulden

Heeft de entiteit een adequaat en effectief systeem voor het beheer van inventarissen dat zorgt voor de bescherming van inventarissen en dat inventarissen volgt ten behoeve van de financiële boekhouding, preventief onderhoud en het tegengaan van diefstal?

Heeft de entiteit een adequaat en effectief beheersysteem dat zorgt voor de reconciliatie van betalingen met schuldvorderingen en schulden?

3.7.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar inventarisbeheersysteem?

door de entiteit in te vullen

3.7.2

Verschaf u voldoende inzicht in het inventarisbeheersysteem van de entiteit (praktijken en procedures voor de verwerving, de aankoop en het beheer van benodigdheden zoals materialen, instrumenten, reserveonderdelen en kantoorbenodigdheden).

Opmerking: Er moet speciale aandacht worden besteed aan de aanbestedingsregels die van toepassing zijn op de verwerving van benodigdheden, goederen en materialen (zie pijler 5 — aanbesteding).

Richtsnoeren

Relevante kwesties zijn onder meer: i) taken en verantwoordelijkheden voor inventarisbeheer, verwervings- en aankoopprocedures en inventarislijsten; ii) beveiliging, toegang en gebruik; iii) controle- en toezichtprocedures, inventarisatie en reconciliatie, en iv) gebruik en vervreemding van voorraden

3.8.	Bankbeheer en beveiliging van geld bij de bank Heeft de entiteit een adequaat en effectief bankbeheersysteem dat zorgt voor de beveiliging van bankrekeningen en dat een goede boekhouding van ontvangen en uitgegeven geld mogelijk maakt?

3.8.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar bankbeheersysteem?

door de entiteit in te vullen

3.8.2

Verricht de entiteit regelmatig (ten minste maandelijks) reconciliaties van de in de rekeningen van de entiteit (grootboek, kasboek) opgenomen boekhoudgegevens met bankrekeninggegevens, op een zodanige wijze dat er geen materiële verschillen onverklaard blijven?

3.8.3

Verschaf u voldoende inzicht in het bankbeheersysteem van de entiteit (praktijken en procedures voor het beheer van bankrekeningen).

Richtsnoeren

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden (scheiding van functies, toegangsrechten, gebruik van een afzonderlijke kasfunctie) voor het beheer van bankrekeningen, soort rekeningen (bijv. rentedragend, gebruikte valuta’s), gebruik van tweehandtekeningenprocedures, regelmatige bankreconciliaties, toezicht en controle, gebruik van specifieke bankrekeningen voor projecten; beleid inzake kasmiddelen.

3.9.	Kasbeheer en beveiliging van kasgeld Heeft de entiteit een adequaat en effectief kasbeheersysteem dat zorgt voor de beveiliging van kasmiddelen en dat een goede boekhouding van ontvangen en uitgegeven geld mogelijk maakt?

3.9.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar kasbeheersysteem?

door de entiteit in te vullen

3.9.2

Verricht de entiteit regelmatig (ten minste maandelijks) reconciliaties van de in haar rekeningen (grootboek, kasboek) opgenomen boekhoudgegevens met bankrekeninggegevens, op een zodanige wijze dat er geen materiële verschillen onverklaard blijven?

3.9.3

Zijn er passende procedures voor het aanhouden van kasmiddelen en kascontroles?

3.9.5

Vereffent en reconcilieert de entiteit tussenrekeningen en voorschotten, d.w.z. gedane contante betalingen waaruit nog geen uitgaven zijn geregistreerd, ten minste maandelijks binnen 30 dagen na het einde van elke maand? Bij dergelijke voorschotten kan het onder meer gaan om reisvoorschotten en operationele voorschotrekeningen (3). Voorts kan het hierbij gaan om overschrijvingen naar andere entiteiten die als uitgaven worden aangemerkt wanneer zij plaatsvinden, zelfs wanneer de rapportage over een gereserveerd deel van de overschrijvingen periodiek wordt verwacht.

3.9.6

Verschaf u voldoende inzicht in het kasbeheersysteem van de entiteit (praktijken en procedures voor het kasbeheer).

Richtsnoeren

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden (scheiding van functies, toegangsrechten, gebruik van een afzonderlijke kasfunctie) voor kasbeheer; procedures voor geldverwerking en limieten voor aan te houden kasmiddelen; regelmatige controles en reconciliaties van de kleine kas; beheer van kasvoorschotten (gebruik, goedkeuring, limieten, monitoring en vereffening).

3.10.

Aanwerving

Heeft de entiteit over adequate en effectieve procedures voor de aanwerving van personeel (zowel permanent als tijdelijk)?

3.10.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar aanwervingssysteem?

door de entiteit in te vullen

3.10.2

Verschaf u voldoende inzicht in het aanwervingssysteem van de entiteit (praktijken en procedures voor het beheer van buitenlands, plaatselijk en ander personeel).

3.10.3

Licht het aanwervingsproces door vanaf de goedkeuring van de selectieprocedure tot de ondertekening van de arbeidsovereenkomst.

Richtsnoeren

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden voor het personeelsbeheer; selectie- en goedkeuringsprocedures; vaststelling en goedkeuring van salarissen, toelagen en andere arbeidsvoorwaarden; gebruik van arbeidsovereenkomsten; taakomschrijvingen.

3.11.

Loonadministratie en tijdbeheer

Heeft de entiteit over een adequaat en effectief systeem voor loonadministratie en tijdbeheer?

3.11.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar systeem voor loonadministratie en tijdbeheer?

door de entiteit in te vullen

3.11.2

Verschaf u voldoende inzicht in het systeem van de entiteit voor loonadministratie en tijdbeheer, d.w.z. praktijken en procedures voor loonadministratie en tijdbeheer).

3.11.3

Zijn de personeelsdatabank (4) en de loonadministratie rechtstreeks gekoppeld om de consistentie van de gegevens te waarborgen? Worden regelmatig (in principe maandelijks) reconciliaties verricht?

3.11.4

Zijn de systemen voor loonadministratie en tijdbeheer gekoppeld om, in voorkomend geval, een correcte berekening van salarissen en lonen te garanderen?

3.11.5

Is de bevoegdheid om gegevens en loonlijst te veranderen beperkt en zijn er auditsporen beschikbaar?

3.11.6

Zijn er passende (goedkeurings-) procedures voor wijzigingen in de personeelsgegevens?

3.11.7

Zijn er procedures om controlegebreken en/of spookwerknemers op te sporen? Bijvoorbeeld: worden (jaarlijkse) audits van de loonadministratie uitgevoerd door een interneauditfunctie?

3.11.8

Heeft de entiteit een systeem voor de toewijzing van personeel, salarissen en gerelateerde kosten aan projecten?

3.11.9

Welke beginselen (d.w.z. aannemelijkheid van uitgangspunten en verdeelsleutels) gebruikt de entiteit om salarissen en salarisgerelateerde kosten aan projecten toe te wijzen? Hoe wordt de door het personeel aan specifieke projecten bestede tijd goedgekeurd en geregistreerd?

Richtsnoeren

Documenteer de hierboven beschreven procedure met beschrijvingen en verwijzingen naar relevant bronmateriaal (bijv. systemen, stroomschema’s, handleidingen enz.) en identificeer eventuele tekortkomingen in de systemen van de entiteit voor loonadministratie en tijdbeheer.

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden voor loonadministratie en tijdbeheer; registratie, berekening en goedkeuring van salarissen en salariscomponenten (vast/variabel; overuren; sociale zekerheid). Speciale aandacht moet worden besteed aan het tijdbeheersysteem van de entiteit: tijdregistratieprocedures en -gegevens (gebruik van tijdstaten), toezicht-, contole- en goedkeuringsprocedures.

3.12.

Controles voor andere salarisgerelateerde uitgaven en toelagen.

Heeft de entiteit adequate en effectieve controles voor andere salarisgerelateerde uitgaven en toelagen?

Belangrijke vraag (niveau 3):

3.12.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar controles van andere salarisgerelateerde uitgaven en toelagen?

door de entiteit in te vullen

3.12.2

Welke procedures en controles zijn er voor het vaststellen en betalen van reis- en verblijftoelagen (d.w.z. dagvergoedingen)?

3.12.3

Welke procedures en controles zijn er voor het vaststellen en betalen van uitgaven voor opleiding en personeelsontwikkeling?

3.13.

Verwerving van diensten en kosten van diensten.

Heeft de entiteit adequate en effectieve controles voor de verwerving van diensten en voor de boekhouding van de kosten van diensten.

3.13.1

Welke procedures heeft de entiteit voor het sluiten van dienstenovereenkomsten met externe dienstverleners (bijv. studies en onderzoek; reclame, promotie, publicatie en zichtbaarheidsacties; evaluaties; audit, boekhouding en juridische diensten; technische bijstand; vertaling en vertolking; organisatie van conferenties en seminars; zichtbaarheidsacties)?

Opmerking: Er moet speciale aandacht worden besteed aan de aanbestedingsregels die van toepassing zijn op de verwerving van diensten (zie pijler 5 — aanbesteding).

door de entiteit in te vullen

3.14.

Uitgavencontroles voor andere (niet-salarisgerelateerde) uitgaven.

Heeft de entiteit adequate en effectieve controles voor andere (niet-salarisgerelateerde) uitgaven?

Opmerking: Dit zijn alle andere kosten dan salarissen, salarisgerelateerde uitgaven en toelagen en kosten van diensten. Enkele voorbeelden: kantoorkosten zoals huur, consumptiegoederen en kantoorbenodigdheden, kosten van nutsvoorzieningen (elektriciteit, water, gas, brandstof), belastingen en heffingen (bijv. riool- en afvalheffingen), schoonmaak en onderhoud; communicatie (telefoon, fax, internet); verzekering, administratie en boekhouding, drukwerk.

3.14.1

Heeft de entiteit een beschrijving van de procedures of een procedurehandleiding voor haar controles van andere (niet-salarisgerelateerde) uitgaven?

door de entiteit in te vullen

3.14.2

Verschaf u voldoende inzicht in het systeem van de entiteit voor uitgavencontrole (praktijken en procedures voor uitgavencontrole).

Richtsnoeren

Documenteer de hierboven beschreven procedures met beschrijvingen en verwijzingen naar relevant bronmateriaal (bijv. systemen, stroomschema’s, handleidingen enz.) en identificeer eventuele tekortkomingen in de procedures van de entiteit voor uitgavencontrole.

Relevante kwesties zijn onder meer: taken en verantwoordelijkheden voor uitgavencontrole; beheerprocedures die ervoor zorgen dat de uitgavencontrole in overeenstemming is met de procedures van de entiteit; machtiging en goedkeuring van uitgaven; regelmatige vergelijkingen tussen begrote en daadwerkelijke uitgaven.

3.15.

Monitoring van de operationele prestaties.

Heeft de entiteit adequate en effectieve controles voor de operationele prestaties?

3.15.1

Heeft de entiteit een beschrijving van of handleiding voor haar procedures voor monitoring van de operationele prestaties?

door de entiteit in te vullen

3.15.2

Welke maatregelen heeft de entiteit genomen om de operationele prestaties te beoordelen, d.w.z. de vooruitgang die is geboekt bij de uitvoering van activiteiten en projecten?

door de entiteit in te vullen

3.15.3

Heeft de entiteit kwaliteitsnormen ingevoerd (bijv. ISO)?

door de entiteit in te vullen

3.15.4

Indien geen externe normen worden gehanteerd, zijn er wel interne normen?

door de entiteit in te vullen

3.15.5

Heeft de entiteit procedures voor de evaluatie van de operationele prestaties (vóór, tijdens en na de uitvoering)

door de entiteit in te vullen

3.15.6

Door wie (intern of extern) worden deze evaluaties uitgevoerd en hoe worden de resultaten gerapporteerd en met welke follow-up?

door de entiteit in te vullen

3.16.

Naleving van voorschriften en regels voor het gebruik van middelen.

Heeft de entiteit adequate en effectieve controles op de naleving van de EU-voorschriften en regels voor de financiering van de activiteiten en projecten van de entiteit?

3.16.1

Heeft de entiteit een beschrijving van of handleiding voor haar procedures voor het toezicht op de naleving van de voorschriften en regels voor het gebruik van middelen?

door de entiteit in te vullen

3.16.2

Heeft de entiteit procedures die ervoor zorgen dat de daadwerkelijke uitgaven en ontvangsten voor activiteiten en projecten in overeenstemming zijn met de toepasselijke regels, d.w.z. de in contracten en overeenkomsten opgenomen voorwaarden?

3.16.3

Heeft de entiteit procedures die ervoor zorgen dat specifieke regels en voorwaarden bekend zijn en worden nageleefd? Dergelijke regels en voorwaarden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op: de subsidiabiliteit van uitgaven, aanbestedingsregels (zie pijler 5), regels voor de zichtbaarheid van door de EU gefinancierde acties en regels voor de overdracht van activa aan het einde van een project.

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

4.	INFORMATIE EN COMMUNICATIE — vragen/criteria

Richtsnoeren

Informatie is voor de entiteit noodzakelijk om interne controletaken te kunnen verrichten ter ondersteuning van de verwezenlijking van haar doelstellingen. Het management van de entiteit verkrijgt of genereert en gebruikt relevante en hoogwaardige informatie uit interne en externe bronnen om de werking van andere onderdelen van interne controle te ondersteunen.

Interne rapportage (interne informatie en communicatie)

Hierbij gaat het om financiële rapportage en rapportage aan het management van de entiteit over de kwalitatieve aspecten van de uitvoering van activiteiten en projecten binnen de entiteit.

Externe rapportage (externe informatie en communicatie)

Er kunnen twee stromen van externe informatie en communicatie worden onderscheiden:

—

Externe rapportage uitwaarts: financiële rapportage en rapportage over de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de uitvoering van activiteiten en projecten door de entiteit aan externe belanghebbenden.

Hierbij gaat het hoofdzakelijk om de jaarrekeningen van de entiteit en haar verantwoordingsplicht jegens haar (externe) belanghebbenden.

—	Externe rapportage inwaarts: financiële rapportage en rapportage over de kwalitatieve en kwantitatieve aspecten van de uitvoering van activiteiten en projecten door subsidieontvangers aan de entiteit.

Hierbij gaat het om de rapportagestromen van subsidieontvangers aan de entiteit en hun verantwoordingsplicht jegens de entiteit. De rapportage is gebaseerd op specifieke regels en voorwaarden die door de entiteit worden vastgesteld om te voldoen aan de vereisten (inclusief de rapportagevereisten) voor financiering die door de EU en andere donoren wordt verstrekt. Deze rapportagestromen vormen een essentieel onderdeel van de interne controle.

De twee bovengenoemde soorten externe rapportage worden behandeld in pijler 2 — boekhouding.

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

4.	INFORMATIE EN COMMUNICATIE (vervolg) — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit controles en procedures die zorgen voor betrouwbare rapportage — zowel intern als extern (inwaarts en uitwaarts) — in overeenstemming met de toepasselijke vereisten en normen?

4.1.	Interne rapportage Heeft de entiteit adequate en effectieve controles om ervoor te zorgen dat de interne rapportage relevante en hoogwaardige informatie aan het management verstrekt?

4.1.1

Verkrijgt of genereert en gebruikt de entiteit relevante, hoogwaardige informatie (interne en/of externe bronnen) om beheersverslagen op te stellen?

door de entiteit in te vullen

4.1.2

Ontvangt het management van de entiteit regelmatig (maandelijks, per kwartaal) verslagen over de geboekte vooruitgang inzake doelstellingen, activiteiten, projecten?

door de entiteit in te vullen

4.1.3

Heeft de informatie betrekking op kwalitatieve aspecten van de uitvoering, zoals het gebruik van prestatie-indicatoren, uitvoeringsstatus en vertragingen, belangrijke problemen en vraagstukken?

door de entiteit in te vullen

4.1.4

Heeft de informatie betrekking op financiële aspecten, zoals vergelijkingen tussen begrote en daadwerkelijke uitgaven en analyses van uitgaven per activiteit/project?

door de entiteit in te vullen

4.1.5

Verspreidt de entiteit intern informatie — ook over doelstellingen en verantwoordelijkheden voor interne controle — die nodig is om de werking van de interne controle te ondersteunen?

door de entiteit in te vullen

4.2.	Externe rapportage (uitwaarts) — jaarrekeningen Presenteert de entiteit jaarrekeningen die betrouwbaar en in overeenstemming met de toepasselijke internationale standaarden zijn?

4.2.1

Presenteert de entiteit jaarrekeningen die betrouwbaar zijn?

“Betrouwbaar” betekent dat de jaarrekening:

—	een getrouw beeld geeft van de financiële positie, de financiële prestaties en de kasstromen van de entiteit;

—	de economische realiteit van transacties en andere gebeurtenissen en omstandigheden weerspiegelt en niet alleen de juridische vorm;

—	objectief is, dat wil zeggen vrij van vooringenomenheid;

—	met inachtneming van voorzichtigheid is opgesteld, en

—	in alle materiële opzichten volledig is.

Richtsnoeren

Jaarrekeningen zijn een cruciale voorwaarde voor transparantie. Het vermogen om tijdig jaarrekeningen op te stellen is een belangrijke indicator van de werking van het boekhoudsysteem en de kwaliteit van de bijgehouden gegevens.

Om nuttig te zijn en bij te dragen tot transparantie, moeten jaarrekeningen voor de lezer begrijpelijk zijn en op transparante en consistente wijze transacties, activa en passiva behandelen. Dit is het doel van de standaarden voor internationale rapportage. Sommige landen hebben hun eigen standaarden voor financiële rapportage in de publieke sector die door de overheid of een ander bevoegd orgaan zijn vastgesteld. Om algemeen te worden aanvaard, worden dergelijke nationale standaarden doorgaans afgestemd op internationale standaarden zoals de internationale standaarden voor overheidsboekhouding (International Public Sector Accounting Standards — IPSAS), waarvan sommige relevant zijn voor landen met een boekhouding op transactiebasis, terwijl andere relevant zijn voor systemen op kasbasis.

4.2.2

Heeft de in de jaarrekening gepresenteerde financiële informatie de volgende eigenschappen, zodat zij nuttig is voor de gebruikers?

—	Relevantie: financiële informatie moet relevant zijn voor de besluitvorming van de gebruikers.

—	Materialiteit: de focus moet liggen op financiële informatie die de beslissingen van de gebruikers naar verwachting beïnvloedt.

—	Getrouwe weergave: financiële informatie moet waarheidsgetrouw zijn en mag geen onjuist beeld geven.

—	Vergelijkbaarheid: financiële informatie moet tussen perioden en organisaties vergelijkbaar zijn.

—	Verifieerbaarheid: informatie moet de onderliggende economische aspecten van de activiteiten van de entiteit meedelen.

—	Tijdigheid: de openbaarmaking van financiële informatie mag geen buitensporige vertraging oplopen.

—	Begrijpelijkheid: de financiële informatie moet begrijpelijk zijn voor gebruikers met een redelijke kennis van de activiteiten van de entiteit.

4.2.3

Presenteert de entiteit jaarrekeningen die in overeenstemming zijn met de toepasselijke internationale standaarden? Wat is het toepasselijke kader voor financiële rapportage? Aan welke basisvoorschriften en -regels moet de entiteit voldoen wanneer zij haar jaarrekening opstelt en presenteert?

door de entiteit in te vullen

4.2.4

Andere goede praktijken inzake openbaarmakingen

Vermeldt de jaarrekening van de entiteit:

—	het adres en de rechtsvorm van de entiteit en het rechtsgebied waarin het actief is?

—	de aard van de verrichtingen van de entiteit en haar voornaamste activiteiten?

—	een verwijzing naar het wet- en regelgevingskader dat op de verrichtingen van de entiteit van toepassing is?

—	de naam en de identiteit van de controlerende entiteit (in voorkomend geval)?

—	vergelijkingen tussen begrote en daadwerkelijke kredieten/vastleggingen en betalingen?

—	details van financieringsbronnen (ontvangen/te ontvangen bedragen en identiteit van de verstrekkers van middelen)?

—	overzichten van de financiële positie en de financiële resultaten per soort activiteit, programma, project, (trust)fonds en financieel instrument voor de door de jaarrekening bestreken periode?

4.2.5

Voldoet de entiteit aan de nationale boekhoudnormen (inclusief financiële rapportage) die van toepassing zijn in het land waar zij is gevestigd? Bijvoorbeeld: de Wereldbank, d.w.z. de Internationale Bank voor Herstel en Ontwikkeling (International Bank for Reconstruction and Development — IBRD) en de Internationale Ontwikkelingsassociatie (International Development Association — IDA), voldoet aan de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen van de VS (US Generally Accepted Accounting Principles — US GAAP).

4.2.6

Voldoet de entiteit aan de internationale boekhoudnormen (inclusief financiële rapportage) of aan grondslagen en regels voor financiële verslaggeving en die voortvloeien uit specifieke voorschriften of overeenkomsten?

—	internationale standaarden voor overheidsboekhouding (IPSAS)

—	internationale standaarden voor financiële rapportage (International Financial Reporting Standards — IFRS)

—	andere specifieke overeenkomsten en regels, zoals de United Nations System Accounting Standards (UNSAS)

door de entiteit in te vullen

4.2.7

De boekhoudmethode waarmee de jaarrekening van de entiteit wordt opgesteld en gepresenteerd, is op:

—	transactiebasis

—

kasbasis

—	gemodificeerde kasbasis of gemodificeerde transactiebasis (d.w.z. gemengd)

Voetnoot: “Transactiebasis” is een boekhoudmethode waarbij transacties en andere gebeurtenissen worden geboekt wanneer zij zich voordoen (en niet alleen wanneer contanten of het equivalent daarvan worden ontvangen of betaald). De transacties en gebeurtenissen worden dus in de boekhouding geregistreerd en opgenomen in de financiële overzichten van de periode waarop zij betrekking hebben. De onderdelen van de transactieboekhouding zijn de activa en passiva, de netto-activa of het eigen vermogen, en de ontvangsten en uitgaven.

door de entiteit in te vullen

4.2.8

Welke periode gebruikt de entiteit als boekjaar?

door de entiteit in te vullen

4.2.9

Bevat de jaarrekening van de entiteit de volgende onderdelen?

—	een mutatieoverzicht van de nettoactiva/vermogensoverzicht (ook wel “balans” of “staat van activa en passiva” genoemd);

—	een overzicht van de financiële resultaten (ook wel “staat van ontvangsten en uitgaven”, “resultatenrekening” of “winst- en verliesrekening” genoemd);

—	een mutatieoverzicht van de nettoactiva/het vermogen;

—	een kasstroomoverzicht, en

—	grondslagen voor financiële verslaggeving en toelichting bij de jaarrekening.

door de entiteit in te vullen

4.2.10

Wordt de jaarrekening van de entiteit binnen zes maanden na het einde van het boekjaar aan een externe audit onderworpen?

door de entiteit in te vullen

4.3.

Externe rapportage (uitwaarts) — specifieke rapportage aan donoren/verstrekkers van middelen

Heeft de entiteit rapportageprocedures die adequate en tijdige rapportage aan de donoren/verstrekkers van middelen (inclusief de Europese Commissie) over het gebruik van de door hen verstrekte middelen voor projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten mogelijk maken?

4.3.1

Heeft de entiteit specifieke rapportageprocedures voor door de EU of andere donoren gefinancierde activiteiten, projecten of (trust)fondsen en financieringsinstrumenten?

door de entiteit in te vullen

4.4.

Externe rapportage (inwaarts) — rapportage door subdelegatieverkrijgers en subsidieontvangers

Neemt de entiteit passende maatregelen die er in redelijke mate voor zorgen dat subsidieontvangers betrouwbare en tijdige verslagen indienen over het gebruik van de hun door de entiteit verstrekte middelen?

4.4.1

Heeft de entiteit specifieke rapportageprocedures voor door de EU of andere donoren gefinancierde activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten?

door de entiteit in te vullen

4.4.2

Verstrekt de entiteit voorwaarden voor de rapportage door subsidieontvangers over de financiële en kwalitatieve aspecten van de uitvoering van activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten?

door de entiteit in te vullen

4.4.3

Worden de voorwaarden voor rapportage duidelijk en correct meegedeeld (bijv. gebruik van een mandaat, gebruik van (webgebaseerde) richtsnoeren, instructies, brochures)?

—	Wat zijn de belangrijkste rapportagevoorwaarden?

—	Zijn deze voorwaarden bindend? Bijvoorbeeld: zijn de voorwaarden opgenomen in (bijlagen bij) overeenkomsten of contracten die de entiteit met subsidieontvangers sluit?

—	Worden de gevolgen van de niet-naleving van de voorwaarden (bijv. de regels inzake de subsidiabiliteit van uitgaven) uitgelegd?

door de entiteit in te vullen

4.4.4

Monitort/verifieert de entiteit of de rapportagevoorwaarden worden nageleefd?

door de entiteit in te vullen

4.4.5

Ontvangt en evalueert de entiteit regelmatig door subsidieontvangers opgestelde voortgangsverslagen?

door de entiteit in te vullen

4.4.6

Reageert de entiteit doeltreffend en tijdig op kwesties die voortvloeien uit de evaluatie van deze verslagen? Dergelijke kwesties zijn bijvoorbeeld: significante verschillen tussen begrote en daadwerkelijk gedane uitgaven, ongewone uitgavenposten, (mogelijke) niet-subsidiabele uitgaven, vertragingen bij de projectuitvoering, projectactiviteiten die niet volgens plan zijn uitgevoerd.

door de entiteit in te vullen

PIJLER 1 — INTERNE CONTROLE

5.	MONITORING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Monitort de entiteit (de onderdelen van) haar internecontrolesysteem regelmatig en effectief?

5.1.	Monitoring van (de onderdelen van) het internecontrolesysteem (indien de entiteit geen interneauditfunctie heeft) Indien de entiteit geen interneauditfunctie heeft, heeft zij dan adequate en effectieve maatregelen om de interne controle te monitoren?

5.1.1

Wat zijn de belangrijkste activiteiten van de entiteit om (de onderdelen van) haar internecontrolesysteem te monitoren?

door de entiteit in te vullen

5.1.2

Hoe neemt de entiteit maatregelen om tekortkomingen in (de onderdelen van) haar internecontrolesysteem te corrigeren?

door de entiteit in te vullen

5.2.	Interneauditfunctie Heeft de entiteit een effectieve interneauditfunctie?

5.2.1

Normen en interneaudithandvest

Voldoet de interneauditfunctie aan de internationale beroepsnormen en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors (www.theiia.org)?

door de entiteit in te vullen

Richtsnoeren

Regelmatige en adequate feedback aan het management over de prestaties van de internecontrolesystemen is vereist, door middel van een interneauditfunctie of een gelijkwaardige systeemmonitoringfunctie. In sommige landen zijn interneauditfuncties alleen betrokken bij de preaudit van transacties, die dan als onderdeel van de internecontroleacitviteiten wordt beschouwd.

5.2.2

Normen en interneaudithandvest (vervolg)

Heeft de interneauditfunctie een interneaudithandvest goedgekeurd dat strookt met de definitie van interne audit, de gedragscode en de normen van het Institute of Internal Auditors?

Voetnoot: Een interneaudithandvest is een formeel document waarin het doel, de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid van de interneauditactiviteiten zijn beschreven. Het interneaudithandvest: i) stelt de positie van de interneauditactiviteit binnen de organisatie vast, inclusief de aard van de rapportagerelatie van de directeur audit met de raad van bestuur; ii) regelt de toegang tot gegevens, personeel en fysieke eigendommen in verband met de uitvoering van opdrachten, en iii) stelt de reikwijdte van de interneauditactiviteiten vast. De definitieve goedkeuring van het interneaudithandvest berust bij de directie van de entiteit of, in voorkomend geval, een toezichtsorgaan (auditcomité).

door de entiteit in te vullen

5.2.3

Onafhankelijkheid

Hoe past de interneauditfunctie in de organisatiestructuur van de entiteit?

door de entiteit in te vullen

5.2.4

Onafhankelijkheid

Is de interneauditfunctie onafhankelijk, d.w.z. is zij vrij van omstandigheden die afbreuk doen aan haar vermogen om op onpartijdige wijze interneaudittaken uit te voeren?

door de entiteit in te vullen

5.2.5

Onafhankelijkheid (vervolg)

Heeft de directeur audit/het hoofd van de interneauditfunctie directe en onbeperkte toegang tot het hogere management en, in voorkomend geval, het toezichtsorgaan?

door de entiteit in te vullen

5.2.6

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden

Wat is de aard van de verantwoordelijkheden van de interneauditfunctie?

door de entiteit in te vullen

5.2.7

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden (vervolg)

Welke activiteiten worden door de interneauditfunctie verricht?

door de entiteit in te vullen

5.2.8

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden

Definieert het interneaudithandvest de aard van de (zekerheid verschaffende) diensten aan de entiteit?

Opmerking: “Zekerheid verschaffende diensten” omvatten de objectieve beoordeling van bewijsmateriaal door de interne auditor om een onafhankelijk oordeel of conclusies te geven met betrekking tot een entiteit, operatie, functie, proces, systeem of ander onderwerp. De aard en de reikwijdte van de zekerheid verschaffende opdracht worden bepaald door de internationale normen voor professionele interne audit (International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing).

door de entiteit in te vullen

5.2.9

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden

Stelt de interneauditfunctie een risicobeoordeling op van de activiteiten en/of organisatorische functies (bijv. afdelingen, eenheden)?

Opmerking: Een effectieve interneauditfunctie (of systeemmonitoringfunctie) moet ook gericht zijn op gebieden met een hoog risico.

door de entiteit in te vullen

5.2.10

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden

Stelt de interneauditfunctie een meerjarig auditplan (doorgaans voor drie jaar) en jaarlijkse operationele plannen op? Hoe en door wie worden de auditonderwerpen geselecteerd en goedgekeurd?

door de entiteit in te vullen

5.2.11

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden (vervolg)

Omvatten deze plannen een passend scala aan auditsoorten, zoals nalevingsaudits, financiële audits, loonlijstaudits, systeemaudits met inbegrip van informatietechnologie, forensische audits en doelmatigheidsaudits?

door de entiteit in te vullen

5.2.12

Doelstellingen en reikwijdte van de werkzaamheden

Is de interne audit operationeel voor alle door de entiteit beheerde activiteiten?

door de entiteit in te vullen

5.2.13

Rapportage

Worden interneauditverslagen volgens een vast tijdschema opgesteld en uitgebracht, en worden zij verspreid onder het hoger management en, in voorkomend geval, een toezichtsorgaan of auditcomité?

door de entiteit in te vullen

5.2.14

Rapportage (vervolg)

Dient de interneauditfunctie regelmatig (d.w.z. maandelijks, driemaandelijks) voortgangsverslagen in bij het management van de entiteit en, in voorkomend geval, een toezichtsorgaan/auditcomité?

door de entiteit in te vullen

5.2.15

Follow-up van de bevindingen en aanbevelingen van de interne audit

Worden naar aanleiding van de interne audit bevindingen en aanbevelingen gericht tot het hogere management van de entiteit en, in voorkomend geval, een toezichtsorgaan/auditcomité, en worden oplossingen gevonden?

door de entiteit in te vullen

5.2.16

Follow-up van de bevindingen en aanbevelingen van de interne audit

Reageert het management van de entiteit onmiddellijk op de bevindingen van de interne audit?

door de entiteit in te vullen

5.2.17

Follow-up van de bevindingen en aanbevelingen van de interne audit

Worden de naar aanleiding van de interne audit gedane aanbevelingen volledig en tijdig uitgevoerd?

Opmerking: Een effectieve interneauditfunctie (of systeemmonitoringfunctie) betekent ook dat het management naar aanleiding van de bevindingen van de interne audit actie moet ondernemen. Dit is van cruciaal belang omdat het uitblijven van actie naar aanleiding van de bevindingen de bestaansreden van de interneauditfunctie volledig ondermijnt.

door de entiteit in te vullen

5.3.	Verklaring van het management over de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem Geeft het management van de entiteit een verklaring af over de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem?

5.3.1

Neemt het management een verslag over de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem (d.w.z. een internecontroleverslag) op in de jaarrekening/het jaarverslag van de entiteit?

Zo ja, beoordeel de internecontroleverslagen van de entiteit van de afgelopen drie jaar en het verslag van de onafhankelijke auditor over de verklaring van het management met betrekking tot de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem.

Zo ja, welk oordeel (zonder beperking, met beperking) hebben de externe auditors geveld over de verklaring van het management met betrekking tot de doeltreffendheid van het internecontrolesysteem?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)

Opmerkingen auditor

Gebruikt de entiteit een boekhoudsysteem dat in alle materiële opzichten nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt op basis van nationale en/of internationale boekhoudnormen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

Richtsnoeren

De grondslagen voor financiële verslaggeving zijn de specifieke principes, grondslagen, conventies, regels en praktijken die door de entiteit worden toegepast bij de opstelling en presentatie van de jaarrekening. Een betrouwbare basis betekent dat de entiteit grondslagen voor financiële verslaggeving toepast die relevant zijn voor de besluitvorming van de gebruikers, en die betrouwbaar zijn in die zin dat de jaarrekening:

—	een getrouw beeld geeft van de financiële positie, de financiële prestaties en de kasstromen;

—	de economische realiteit van transacties en andere gebeurtenissen en omstandigheden weerspiegelt en niet alleen de juridische vorm;

—	objectief is, dat wil zeggen vrij van vooringenomenheid;

—	met inachtneming van voorzichtigheid is opgesteld, en

—	in alle materiële opzichten volledig is.

Artikel 154 van het Financieel Reglement

De Commissie mag erkennen dat de boekhoudsystemen en internecontrolesystemen die worden gebruikt door entiteiten en personen waaraan namens de Commissie begrotingsuitvoeringstaken worden toevertrouwd, gelijkwaardige niveaus van bescherming van de financiële belangen van de Unie en redelijke zekerheid over het bereiken van de beheersdoelstellingen bieden.

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

1.	BOEKHOUDSYSTEEM EN GRONDSLAGEN VOOR FINANCIËLE VERSLAGGEVING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

1.	Boekhoudsysteem en grondslagen voor financiële verslaggeving

Belangrijke vraag (niveau 2): Gebruikt de entiteit een adequaat boekhoudsysteem en beschikt zij over duidelijke en schriftelijke grondslagen voor financiële verslaggeving?

1.1

Past de entiteit grondslagen voor financiële verslaggeving toe die:

—	relevant zijn voor de besluitvormingsbehoeften van gebruikers en die een betrouwbare basis bieden voor het opstellen van de jaarrekening van de entiteit?

—	voldoen aan de toepasselijke nationale en/of internationale boekhoudnormen of grondslagen en regels voor financiële verslaggeving die voortvloeien uit specifieke voorschriften of overeenkomsten?

1.2

Heeft de entiteit een handleiding van de grondslagen en procedures voor financiële verslaggeving, inclusief gedetailleerde beschrijvingen van de boekhoudkundige procedures voor de verschillende soorten financiële en boekhoudkundige transacties?

door de entiteit in te vullen

1.3

Gebruikt de entiteit een dubbel boekhoudsysteem?

Opmerking: Een dubbel boekhoudsysteem is een geheel van regels voor de registratie van financiële informatie in een financieel boekhoudsysteem waarin elke transactie of gebeurtenis ten minste twee verschillende nominale kasboekrekeningen verandert.

door de entiteit in te vullen

1.4

Heeft de entiteit een rekeningstelsel dat haar verrichtingen en activiteiten naar behoren weerspiegelt?

door de entiteit in te vullen

1.5

Voert de entiteit regelmatige bankreconciliaties en kasboekreconciliaties uit (indien van toepassing)?

door de entiteit in te vullen

1.6

Reconcilieert en vereffent de entiteit tussenrekeningen en voorschotten regelmatig? Worden afzonderlijke (grootboek-)rekeningen bijgehouden voor het boeken van voorschotten en eindbetalingen voor verschillende projecten?

Opmerking: Betrouwbare rapportage van financiële informatie vereist constante controle en verificatie van de registratiepraktijken. Dit is een belangrijk onderdeel van de interne controle en een basis voor informatie van goede kwaliteit voor het beheer en voor externe verslagen. Tijdige en frequente reconciliatie van gegevens uit verschillende bronnen is van fundamenteel belang voor de betrouwbaarheid van de gegevens.

door de entiteit in te vullen

1.7

Staat het boekhoudsysteem de verwerking en rapportage van boekhoudkundige en financiële informatie over specifieke projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten toe, ongeacht of deze worden gefinancierd door de entiteit zelf en/of door externe bronnen (zoals de Europese Commissie)?

door de entiteit in te vullen

1.8

Kan de entiteit een boekhoudspoor garanderen voor transacties (inkomsten en uitgaven) met betrekking tot specifieke projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten toe, ongeacht of deze worden gefinancierd door de entiteit zelf en/of door externe bronnen (zoals de Europese Commissie)?

door de entiteit in te vullen

1.9

Hoe worden door externe organisaties (bijv. de Europese Commissie) aan de entiteit verstrekte voorschotten voor de financiering van specifieke projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten in de boekhouding van de entiteit geregistreerd?

door de entiteit in te vullen

1.10

Heeft de entiteit procedures voor de vereffening van voorschotten die door haar aan subsidieontvangers worden betaald (worden voorschotten bijvoorbeeld vereffend op basis van door subsidieontvangers ingediende auditverslagen over het gebruik van middelen)?

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

2.	BUDGETTERING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

2.	Budgettering

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een begrotingssysteem en begrotingsprocedures die resulteren in transparante en betrouwbare begrotingen voor haar verrichtingen en activiteiten?

2.1

Zijn de begrotingsprocedures geformaliseerd (bijv. in de vorm van een begrotingshandleiding of circulaires)?

door de entiteit in te vullen

2.2

Om de hoeveel tijd worden begrotingen opgesteld (jaarlijks, halfjaarlijks, driemaandelijks)?

door de entiteit in te vullen

2.3

Wat zijn de belangrijkste actoren die bij het begrotingsproces betrokken zijn?

door de entiteit in te vullen

2.4

Welke boekhoudkundige en andere gegevensbronnen worden gebruikt?

door de entiteit in te vullen

2.5

Heeft de entiteit een passend indelingssysteem voor de begroting (de indelingscriteria kunnen bijvoorbeeld zijn: operationele en kapitaaluitgaven, activiteitsgestuurde begroting of functionele, analytische indeling, indeling per project/deelproject)?

door de entiteit in te vullen

2.6

Geven de begrotingen een samenhangend en duidelijk beeld van de geraamde kosten dat strookt met de activiteiten, verrichtingen en projecten van de entiteit?

door de entiteit in te vullen

2.7

Zijn de begrotingen transparant en alomvattend, en weerspiegelen ze naar behoren de verrichtingen van de entiteit?

2.8

Zijn de voor de opstelling van de begroting en de berekening van de geraamde uitgaven gebruikte aannamen geloofwaardig? Zijn de kostenverdeelsleutels die worden gebruikt om de begrotingskosten te berekenen, gebaseerd op logische, consistente en plausibele aannamen en beginselen?

2.9

Zijn de begrotingsgegevens relevant en betrouwbaar, zodat zij daadwerkelijk kunnen worden gebruikt door het management en/of andere gebruikers?

door de entiteit in te vullen

2.10

Hoe en door wie worden begrotingen goedgekeurd?

door de entiteit in te vullen

2.11

Kan het boekhoudsysteem uitgebreide verslagen produceren voor daadwerkelijk gedane uitgaven in vergelijking met de oorspronkelijke begroting?

door de entiteit in te vullen

2.12

Worden regelmatig (driemaandelijks, halfjaarlijks) verslagen opgesteld waarin de werkelijke totale uitgaven worden afgezet tegen de oorspronkelijk begrote totale uitgaven, en verschijnen zij binnen een redelijke termijn (één maand) na het einde van de periode?

door de entiteit in te vullen

2.13

Worden verschillen tussen de werkelijke uitgaven en de oorspronkelijk begrote uitgaven onderzocht en naar behoren verklaard?

door de entiteit in te vullen

2.14

Wanneer de samenstelling van de uitgaven aanzienlijk verschilt van de oorspronkelijke begroting, worden dergelijke verschillen dan naar behoren goedgekeurd?

door de entiteit in te vullen

2.15

Wordt in verslagen over de uitvoering van de begroting ook rekening gehouden met uitgaven die zijn gedaan uit overschrijvingen naar onderdelen van de entiteit (bijv. kantoren op andere locaties) die op autonome/onafhankelijke wijze van het hoofdkantoor van de entiteit opereren?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 2 — BOEKHOUDING

3.	BOEKHOUDING EN BUDGETTERING VOOR SPECIFIEKE PROJECTEN, ACTIVITEITEN, (TRUST)FONDSEN, FINANCIERINGSINSTRUMENTEN EN BEGROTINGSGGARANTIES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Het doel van de vragen in dit punt is om na te gaan of het boekhoudsysteem van de entiteit betrouwbare en tijdige verslagen kan produceren over het gebruik door de entiteit — en/of door subsidieontvangers — van middelen voor specifieke activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten (5). De gebruikers van deze verslagen zijn het management van de entiteit en/of externe partijen die financiering hebben verstrekt (zoals de Europese Commissie).

3.	Boekhouding en budgettering voor projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit boekhoudings- en begrotingsprocedures die adequate en tijdige rapportage aan de donoren/verstrekkers van middelen (inclusief de Europese Commissie) over het gebruik van de door hen verstrekte middelen voor projecten, activiteiten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten mogelijk maken, alsook de capaciteit en procedures om jaarrekeningen te produceren (6)?

3.1

Heeft de entiteit een boekhoudsysteem en boekhoudprocedures waarmee relevante en betrouwbare informatie voor het opstellen van verslagen (met financiële en kwalitatieve informatie) en jaarrekeningen voor door de EU of andere donoren gefinancierde activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten kan worden gegenereerd?

door de entiteit in te vullen

3.2

Staat het boekhoudsysteem van de entiteit toe dat financiële verslagen worden gegenereerd voor specifieke activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten of dat geaggregeerde boekhoudgegevens worden gegenereerd die rechtstreeks kunnen worden gebruikt voor de opstelling van financiële verslagen en jaarrekeningen?

door de entiteit in te vullen

Richtsnoeren

Een informatiesysteem van een entiteit omvat doorgaans het gebruik van normale journaalboekingen die telkens nodig zijn om transacties te registreren. Een voorbeeld zijn journaalboekingen om salariskosten in het grootboek te registreren.

Het financiëlerapportageproces van een entiteit omvat ook ongebruikelijke journaalboekingen om niet-terugkerende, ongebruikelijke transacties of aanpassingen te registreren. Die kunnen nodig zijn om rekening te houden met kostenposten (inclusief toewijzing van kosten) in verband met een specifiek project die niet onder de normale boekhoudingsprocedures en journaalboekingen vallen. In handmatige grootboeksystemen kunnen ongebruikelijke journaalboekingen worden geïdentificeerd door middel van inspectie van de boeken, journaals en bewijsstukken.

3.3

In welke mate moet de entiteit extra journaalposten opnemen, posten aanpassen en/of andere handmatige verwerking van financiële en kostengegevens uitvoeren om volledige en betrouwbare verslagen op te stellen?

door de entiteit in te vullen

3.4

In welke mate gebruikt de entiteit tussentijdse en/of (kosten)toewijzingstabellen om de financiële informatie te traceren die wordt gepresenteerd in projectspecifieke informatie ten behoeve van de grootboekrekeningen van de entiteit en/of de kostencalculatierekeningen?

door de entiteit in te vullen

3.5

In welke mate gebruikt de entiteit naast haar reguliere boekhoudsoftware aanvullende software (bijv. spreadsheettoepassingen zoals MS Excel) om financiële verslagen op te stellen?

door de entiteit in te vullen

3.6

Verschaf u voldoende inzicht in de wijze waarop de financiële informatie (d.w.z. uitgaven) voor projecten in het boekhoudsysteem van de entiteit wordt opgenomen (d.w.z. belangrijkste aannamen, toewijzingsbeginselen) en de wijze waarop deze informatie is verkregen en in de financiële verslagen is opgenomen (automatisch/handmatige aanpassingen).

door de entiteit in te vullen

3.7

Heeft de entiteit een begrotingssysteem en begrotingsprocedures waarmee relevante en betrouwbare informatie voor het opstellen van begrotingen voor activiteiten, projecten, (trust)fondsen en financieringsinstrumenten kan worden gegenereerd?

Opmerking: In principe zijn dezelfde vragen van toepassing als voor de algemene begrotingsprocedure van de entiteit.

door de entiteit in te vullen

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT
BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)	Opmerkingen auditor
Is de entiteit onderworpen aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationaal aanvaarde auditnormen en volgens de door de Europese Commissie vastgestelde criteria wordt uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de entiteit?
Richtsnoeren Een hoogwaardige externe audit is een essentiële vereiste voor het creëren van transparantie inzake het gebruik van de middelen door de entiteit, inclusief door donoren verstrekte middelen. Belangrijke elementen van de kwaliteit van de externe audit zijn: de doelstellingen en reikwijdte van de audit, en de naleving van passende auditnormen, waaronder de onafhankelijkheid van de externe auditor of de auditinstantie.

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

1.	REGELGEVINGSKADER — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk regelgevingskader voor externe audit?

1.1

Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die door een onafhankelijke, professionele externe auditonderneming (particuliere sector) wordt uitgevoerd volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen?

Zo ja, vul dan de vragen onder 2.1 (beginselen) en 3 (externeauditprocedures) in.

door de entiteit in te vullen

1.2

Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die door een nationale auditinstantie (publieke sector) wordt uitgevoerd volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen? Zo ja, vul dan de vragen in punt 3 hieronder in.

Zo ja, vul dan de vragen onder 2.2 (beginselen) en 3 (externeauditprocedures) in.

door de entiteit in te vullen

1.3

Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die wordt uitgevoerd door een extern audit- of toezichtsorgaan dat binnen een specifiek regelgevingskader of geïnstitutionaliseerd kader (bijv. externe auditor van de VN) actief is, volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen? Zo ja, vul dan de vragen in punt 4 hieronder in.

Zo ja, vul dan de vragen onder 2.3 (beginselen) en 3 (externeauditprocedures) in.

door de entiteit in te vullen

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

2.	BEGINSELEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

2.1.

De externe audit wordt uitgevoerd door een onafhankelijke, professionele externe auditonderneming (particuliere sector) volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen.

Belangrijke vraag (niveau 2): Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—	wordt uitgevoerd door een professionele externe auditonderneming die onafhankelijk is van de entiteit en die de basisbeginselen van de beroepsethiek naleeft, waaronder: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag?

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan de internationale auditnormen (International Standards on Auditing — ISA’s) die zijn vastgesteld door de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.1

Wordt de audit uitgevoerd door een professionele externe auditonderneming die lid is van een gevestigde nationale boekhoud- of auditinstantie?

Is de nationale boekhoud- of auditinstantie lid van van de IFAC?

2.1.2

Wordt de audit uitgevoerd volgens de toepasselijke nationale auditnormen, en voldoen die normen aan de internationale auditnormen (ISA’s) van de International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB)?

2.1.3

Is de auditor die de audit uitvoert, gebonden aan een gedragscode waarin de ethische grondbeginselen voor auditors inzake integriteit, objectiviteit, onafhankelijkheid, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid, professioneel gedrag en technische normen zijn vastgesteld?

Voldoet deze gedragscode aan de IFAC Code of Ethics for Professional Accountants die is opgesteld door de International Ethics Standards Board for Accountants van de IFAC (IESBA)?

2.1.4

Wordt het grondbeginsel van onafhankelijkheid ten volle geëerbiedigd?

2.2.

De externe audit wordt uitgevoerd door een nationale auditinstelling (publieke sector) volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen.

Belangrijke vraag (niveau 2): Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan de beginselen, normen en richtsnoeren van de International Organisation of Supreme Audit Institutions (INTOSAI)?

2.2.1

Wordt de audit uitgevoerd door een nationale auditinstantie die lid is van INTOSAI?

2.2.2

Wordt de audit uitgevoerd volgens de toepasselijke nationale auditnormen, en voldoen die normen aan de INTOSAI-normen?

2.2.3

Voldoet die gedragscode aan de gedragscode van INTOSAI (ISSAI 30) of een gelijkwaardige gedragscode?

2.2.4

Wordt het grondbeginsel van onafhankelijkheid ten volle geëerbiedigd?

2.3.

De externe audit wordt uitgevoerd door een extern audit- of toezichtsorgaan dat binnen een specifiek regelgevingskader of geïnstitutionaliseerd kader (bijv. externe auditor van de VN) actief is en onafhankelijk is van de entiteit, volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen.

Belangrijke vraag (niveau 2): Is de entiteit onderworpen aan een externe audit die:

—	wordt uitgevoerd door een extern audit- of toezichtsorgaan dat onafhankelijk is van de entiteit en dat de basisbeginselen van de beroepsethiek naleeft, waaronder: integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en professioneel gedrag?

—	wordt uitgevoerd volgens auditnormen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen (ISA’s) of INTOSAI-normen?

2.3.1

Wordt de audit uitgevoerd door een extern audit- of toezichtorgaan dat binnen een specifiek regelgevingskader of geïnstitutionaliseerd kader actief is? Verschaf u een korte beschrijving van dat kader.

2.3.2

Wordt de audit uitgevoerd volgens normen die gelijkwaardig zijn aan internationale auditnormen (ISA’s) of INTOSAI-normen?

2.3.3

Voldoet deze gedragscode aan de IFAC Code of Ethics for Professional Accountants die is opgesteld door de International Ethics Standards Board for Accountants van de IFAC (IESBA), de gedragscode van de INTOSAI (ISSAI 30) of een gelijkwaardige gedragscode?

2.3.4

Wordt het grondbeginsel van onafhankelijkheid ten volle geëerbiedigd?

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

3.	EXTERNEAUDITPROCEDURES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Is de entiteit onderworpen aan passende externeauditprocedures?

2.1

Welke soort(en) externe audit is/zijn van toepassing op de entiteit (bijv. jaarlijkse audits van de jaarrekeningen van de entiteit, nalevingsaudits en andere audits)?

Wat zijn de doelstellingen en reikwijdte van deze audits? Hebben de audits ook betrekking op aspecten van de wettigheid en regelmatigheid in verband met financiering door de Europese Commissie en/of andere verstrekkers van middelen?

Hoe vaak worden de audits uitgevoerd?

Bij wie dient de auditor zijn verslag in?

door de entiteit in te vullen

2.2

Door welke auditor(s) worden deze audits uitgevoerd (zie 1 — Regelgevingskader)?

door de entiteit in te vullen

2.3

Binnen hoeveel maanden na het einde van het boekjaar van de entiteit wordt een auditverslag over haar jaarrekening afgegeven?

Welke soort auditverklaring werd de laatste drie jaar over de jaarrekening afgegeven?

door de entiteit in te vullen

2.4

Worden naar aanleiding van de externe audit bevindingen en aanbevelingen gericht tot het hogere management van de entiteit en, in voorkomend geval, een toezichtsorgaan/auditcomité, en worden oplossingen gevonden?

door de entiteit in te vullen

2.5

Reageert het management van de entiteit onmiddellijk op de bevindingen van de externe audit?

door de entiteit in te vullen

2.6

Worden de naar aanleiding van de externe audit gedane aanbevelingen volledig en tijdig uitgevoerd?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 4 — SUBSIDIES

BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)

Opmerkingen auditor

Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

Richtsnoeren

De entiteit mag subsidieovereenkomsten rechtstreeks met subsidieontvangers (7) afsluiten. Een subsidie is een financiële bijdrage in de vorm van een schenking aan een specifieke begunstigde om door de begunstigde uitgevoerde activiteiten of de bedrijfsactiviteit (d.w.z. de operationele kosten) van de begunstigde te financieren.

De entiteit moet procedures hebben om er in de mate van het redelijke voor te zorgen dat subsidieontvangers voldoen aan de vereisten inzake interne controle, boekhouding en externe audit. De beginselen van een subsidiestelsel moeten worden vastgelegd in een goed afgebakend en transparant wet- en regelgevingskader waarin de desbetreffende beleidslijnen, procedures, verantwoordingsplicht en controles duidelijk worden beschreven. Hoewel het subsidiestelsel binnen zijn eigen kader functioneert, profiteert het van de algemene controleomgeving, inclusief openbare toegang tot informatie, door de entiteit verrichte interne controles, het boekhoudsysteem van de entiteit en externe audit.

De Commissie kan de regels en procedures inzake subsidies als passend beschouwen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

a)	de eerbiediging van de beginselen van evenredigheid, goed financieel beheer, gelijke behandeling en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;

b)	de transparantie wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking via oproepen tot het indienen van voorstellen, toekenning zonder selectieprocedure wordt beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd;

c)	gedurende de gehele subsidieprocedure worden belangenconflicten vermeden.

PIJLER 4 — SUBSIDIES

1.	WET- EN REGELGEVINGSKADER — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor subsidieverlening?

1.1

Welke soorten subsidies verstrekt de entiteit? Worden de term “subsidies” en de vormen van subsidies (bijv. maximumbedrag, percentage van de totale (subsidiabele) kosten van de actie, gebruik van financiering door vaste bedragen enz.) in het wet- en regelgevingskader naar behoren gedefinieerd?

door de entiteit in te vullen

1.2

Zijn er richtsnoeren voor de aanvragers van subsidies die worden toegekend na een oproep tot het indienen van voorstellen, en worden in die richtsnoeren de procedures en regels vanaf de aanvraag tot en met de toekenning van subsidies duidelijk beschreven?

—	Worden die richtsnoeren gepubliceerd en zijn ze gemakkelijk toegankelijk?

—	Worden in de richtsnoeren belangrijke beginselen (zie hieronder) en vraagstukken zoals subsidiabiliteitsregels en vereiste bewijsstukken duidelijk beschreven, en wordt ook een beschrijving gegeven van de activiteiten/acties?

—	Omvatten de richtsnoeren documenten zoals subsidieaanvraagformulieren en modellen voor de begroting van de actie?

—	Zijn er beroepsmogelijkheden die gemakkelijk toegankelijk, transparant, niet-discriminerend, efficiënt en effectief zijn? Worden begunstigden/aanvragers gedurende het hele proces over hun rechten geïnformeerd?

door de entiteit in te vullen

1.3

Gebruikt de entiteit standaardmodellen voor subsidieovereenkomsten?

Kunnen de acties/activiteiten in de modelovereenkomsten duidelijk worden omschreven?

Worden in de overeenkomsten alle begunstigden genoemd?

Specificeren de overeenkomsten ten minste het voorwerp, de begunstigde(n), de duur, het maximumbedrag van de financiering, een begroting voor de actie of het werkprogramma en de verantwoordelijkheden van de begunstigde(n)?

door de entiteit in te vullen

1.4

Omschrijven de overeenkomsten duidelijk de voorwaarden, regels en criteria waaraan moet worden voldaan?

Indien een subsidie aan meerdere entiteiten wordt toegekend, omschrijven de subsidieovereenkomsten dan duidelijk de verplichtingen en verantwoordelijkheden van de coördinator, indien voorhanden, en van de andere begunstigden, alsook de voorwaarden voor het toevoegen of verwijderen van een begunstigde?

Bij wijzigingen van subsidieovereenkomsten mag het niet gaan om wijzigingen die van invloed zouden zijn op het besluit tot toekenning van de subsidie of, in voorkomend geval, de gelijke behandeling van aanvragers Wordt aan deze criteria voldaan?

Zijn er basisregels voor subsidiabele kosten (bijv. daadwerkelijke door de subsidieontvanger gemaakte kosten)?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 4 — SUBSIDIES

2.	BEGINSELEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Zijn de volgende beginselen opgenomen in de procedures, regels en criteria van het subsidietoekenningssysteem van de entiteit: transparantie, gelijke behandeling, subsidiabiliteitscriteria en vermijden van belangenconflicten?

Deze beginselen moeten in de procedures, regels en criteria van het subsidietoekenningssysteem van de entiteit worden opgenomen overeenkomstig het overkoepelende beginsel van evenredigheid. De beginselen zijn niet absoluut en een beperkt aantal uitzonderingen is mogelijk, mits die uitzonderingen duidelijk omschreven, redelijk en gerechtvaardigd zijn.

2.1

Transparantie: Worden oproepen tot het indienen van voorstellen op ruime schaal en op gemakkelijk toegankelijke wijze bekendgemaakt? Hebben aanvragers genoeg tijd om voorstellen in te dienen?

2.2

Gelijke behandeling: Worden de oproepen tot het indienen van voorstellen geëvalueerd door een evaluatiecomité dat onpartijdig is en duidelijke en gepubliceerde criteria hanteert? Geschieden selectie en toekenning uitsluitend op basis van de aanvraag? Is in die fasen communicatie met de subsidieaanvragers toegestaan?

2.3.1

Subsidiabiliteitscriteria: Omvat het subsidietoekenningssysteem subsidiabiliteitscriteria die transparant en niet-discriminerend zijn? Worden de subsidiabiliteitscriteria gepubliceerd en zijn ze gemakkelijk toegankelijk?

2.3.2

Subsidiabiliteitscriteria: Zijn er criteria waaraan subsidieaanvragers moeten voldoen om in aanmerking te komen (bijv. juridische en administratieve status en regels inzake nationaliteit)?

2.3.3

Subsidiabiliteitscriteria: Zijn er subsidiabiliteitscriteria voor de door de subsidies te financieren acties (bijv. soorten activiteiten, sectoren of thema’s en geografische gebieden die voor de subsidie in aanmerking komen)?

2.5

Voorkoming van dubbele financiering: Omvat het subsidietoekenningssysteem basisregels die duidelijk maken dat dezelfde kosten niet tweemaal kunnen worden gefinancierd voor dezelfde actie?

2.6

Voorkoming van belangenconflicten: Omvat het subsidietoekenningssysteem procedures en regels om gedurende de hele subsidieprocedure belangenconflicten te voorkomen?

PIJLER 4 — SUBSIDIES

3.	SUBSIDIEPROCEDURES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit passende regels en procedures voor het verstrekken van subsidies toe?

3.1.	Publicatie van oproepen tot het indienen van voorstellen — Past de entiteit passende regels en procedures voor de publicatie van oproepen tot het indienen van voorstellen toe?

3.1.1

Worden de oproepen tot het indienen van voorstellen gepubliceerd in de nationale/internationale media (bijv. pers, internet)?

door de entiteit in te vullen

3.1.2

Zijn de relevante documenten beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk (bijv. op websites) voor subsidieaanvragers? Relevante documenten zijn bijvoorbeeld: richtsnoeren voor aanvragers, inclusief belangrijke criteria zoals subsidiabiliteitsregels voor aanvragers, acties en uitgaven, subsidieaanvraagformulieren, subsidieovereenkomst of modelcontracten en bijlagen.

door de entiteit in te vullen

3.1.3

Biedt het subsidietoekenningssysteem de mogelijkheid om subsidies toe te kennen zonder oproep tot het indienen van voorstellen (d.w.z. rechtstreekse toekenning)? Zijn de voorwaarden voor rechtstreekse toekenning strikt omschreven en beperkt tot uitzonderlijke en naar behoren gemotiveerde situaties, bijvoorbeeld subsidies aan begunstigde landen, crisissituaties, monopoliesituaties of soortgelijke gevallen?

door de entiteit in te vullen

3.1.4

Biedt het subsidietoekenningssysteem een ondersteunings- en informatiefunctie (bijv. worden er informatiebijeenkomsten met potentiële aanvragers georganiseerd, is er een contactpunt/helpdesk, is er een FAQ-mechanisme, zijn er handleidingen)?

—	Kunnen subsidieaanvragers na de publicatie van de oproep tot het indienen van voorstellen en vóór de uiterste datum voor het indienen van voorstellen vragen stellen?

—	Worden de antwoorden op vragen van een aanvrager ook aan andere aanvragers meegedeeld?

door de entiteit in te vullen

3.2.	Indiening van voorstellen — Past de entiteit passende regels en procedures voor de indiening van voorstellen toe?

3.2.1

Heeft de entiteit procedures voor de ontvangst, registratie en bewaring van voorstellen van subsidieaanvragers?

Gebruikt de entiteit elektronische/IT-systemen voor de registratie en verwerking van subsidieaanvragen? Zijn er maatregelen en controles om de integriteit, de beschikbaarheid en, in voorkomend geval, de betrouwbaarheid van documenten en de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen?

door de entiteit in te vullen

3.2.2

Worden de uiterste data voor de indiening van voorstellen aan subsidieaanvragers meegedeeld?

door de entiteit in te vullen

3.3.	Beveiliging en vertrouwelijkheid van voorstellen — Past de entiteit regels en procedures toe die de beveiliging en vertrouwelijkheid van de voorstellen waarborgen?

3.3.1

Omvat het subsidietoekenningssysteem regels die de beveiliging en vertrouwelijkheid van de ingediende voorstellen waarborgen, met name door:

—	te zorgen voor maatregelen voor de beveiliging en de opslag van voorstellen (bijv. het bijhouden van een documentenregister, het nummeren van alle documenten of het hebben van een centrale opslagplaats voor alle documenten), alsmede voor het beperken van de toegang tot documenten, en

—

rekening te houden met elektronische beveiligingskwesties en gebruik te maken van gedocumenteerde processen voor elektronische opslag en communicatie (bijv. elektronisch ingediende voorstellen worden beschermd tegen toegang vóór de uiterste termijn; het systeem kan te laat ingediende voorstellen automatisch afwijzen)

door de entiteit in te vullen

3.4.	Ontvangst, registratie en opening van de voorstellen — Past de entiteit passende regels en procedures toe voor de ontvangst, de registratie en de opening van de voorstellen?

3.4.1

Omvat het subsidietoekenningssysteem procedures voor de opening van de voorstellen, met name:

—	worden de voorstellen zo snel mogelijk na de aangewezen termijn door een evaluatiecomité geopend en geauthenticeerd?

—	zijn er criteria voor de benoeming van de leden van het comité?

—	wordt bij de opening van de voorstellen basisinformatie over de voorstellen bekendgemaakt die in de notulen wordt opgenomen?

—	worden duidelijke omstandigheden gespecificeerd waaronder voorstellen ongeldig zouden zijn (bijv. na de uiterste termijn ontvangen voorstellen zijn ongeldig tenzij dit te wijten was aan een fout van de subsidieverlenende entiteit? criteria voor inschrijvers om in aanmerking te komen)?

—	wordt ervoor gezorgd dat de eventuele verduidelijking van ingediende voorstellen niet leidt tot substantiële wijzigingen na de uiterste indieningstermijn? en

—	wordt ervoor gezorgd dat een duidelijk en formeel verslag over alle ontvangen voorstellen wordt opgesteld voordat zij aan de voor de evaluatie ervan verantwoordelijke functionarissen worden voorgelegd?

door de entiteit in te vullen

3.5.	Selectie- en evaluatieprocedures — Past de entiteit passende regels en procedures voor de selectie en evaluatie van subsidievoorstellen toe?

3.5.1

Evaluatiefunctionarissen/-comité (voor richtsnoeren inzake evaluatiecomités zie aanbestedingen)

—	Worden de selectie- en evaluatieprocedures uitgevoerd door meer dan één beoordelende functionaris, of bij voorkeur door een comité?

—	Zijn er criteria gespecificeerd voor de benoeming van het evaluatiecomité? Afhankelijk van de waarde van de voorstellen en het risiconiveau, kan het comité niet alleen bestaan uit functionarissen van verschillende afdelingen zonder hiërarchische banden, maar mogelijk ook externe deskundigen.

—	Zijn de rol, de functie, de samenstelling en de werkwijze van de evaluatiecomités beschreven? Zijn de verantwoordelijkheden van de voorzitter zonder stemrecht en de stemgerechtigde leden van het comité duidelijk beschreven?

—	Zijn er procedures voor het bewaren van en de toegang tot (vertrouwelijke) documenten van de voorstellen?

—

Verkeren de met de evaluatie belaste functionarissen niet in een belangenconflictsituatie (bijv. door verplichte openbaarmaking) en zijn zij gebonden aan vertrouwelijkheidsvoorschriften? In het geval van een evaluatiecomité moet bij de selectie van de leden rekening worden gehouden met integriteit en professionele overwegingen.

—	Zijn alle relevante aspecten van de evaluatie opgenomen in een door de evaluatiefunctionarissen/het evaluatiecomité ondertekend schriftelijk verslag?

door de entiteit in te vullen

3.5.2

Administratieve en formele controles

Worden de voorstellen onderworpen aan administratieve en formele controles door het evaluatiecomité of door andere personeelsleden, in welk geval de resultaten van hun werk door het comité moeten worden getoetst?

Zijn deze controles gericht op de volledige en correcte invulling van het subsidieaanvraagformulier en de indiening van alle vereiste bewijsstukken?

Kunnen deze controles ertoe leiden dat de aanvraag wordt afgewezen, zodat het voorstel niet in aanmerking wordt genomen voor verdere evaluatie?

Hebben aanvragers de mogelijkheid om binnen een bepaalde termijn ontbrekende informatie of bewijsstukken te verstrekken of een toelichting te geven?

door de entiteit in te vullen

3.5.3

Subsidiabiliteit

Worden de voorstellen onderworpen aan subsidiabiliteitscontroles door het evaluatiecomité of door andere personeelsleden, in welk geval de resultaten van hun werk door het comité moeten worden getoetst?

Worden deze controles uitgevoerd op basis van een checklist met subsidiabiliteitscriteria?

Opmerking: Deze criteria kunnen subsidiabiliteitscriteria omvatten voor subsidieaanvragers (bijv. juridische en en administratieve status, regels inzake nationaliteit en uitsluitingsgronden) en subsidiabiliteitscriteria voor de door de subsidies te financieren acties (bijv. soorten activiteiten, sectoren of thema’s en geografische gebieden die voor de subsidie in aanmerking komen).

Hebben deze controles ook betrekking op de vereiste bewijsstukken?

Kunnen deze controles ertoe leiden dat de aanvraag wordt afgewezen, zodat het voorstel niet in aanmerking wordt genomen voor verdere evaluatie?

door de entiteit in te vullen

3.5.4

Financiële draagkracht en operationele capaciteit

Worden de voorstellen onderworpen aan controles van de financiële draagkracht en operationele capaciteit door het evaluatiecomité of door andere personeelsleden, in welk geval de resultaten van hun werk door het comité moeten worden getoetst?

Worden deze controles uitgevoerd op basis van een checklist met criteria?

Voorziet het subsidietoekenningssysteem in duidelijke, objectieve en niet-discriminerende criteria voor de beoordeling of de aanvragers voldoende financiële draagkracht en operationele capaciteit hebben?

Zijn deze criteria in de oproep tot het indienen van voorstellen gespecificeerd en vermeld?

Opmerking: “Financiële draagkracht” verwijst naar de beschikbaarheid van stabiele en toereikende financieringsbronnen om de operationele activiteiten gedurende de hele duur van de actie te te kunnen uitvoeren. “Operationele capaciteit” verwijst naar de beschikbare vakbekwaamheid, vaardigheden, kwalificaties en ervaring om de voorgestelde actie te voltooien. Beoordelingen kunnen worden verricht op basis van de bewijsstukken bij het voorstel, zoals jaarrekeningen en auditverslagen, en bewijzen van door de aanvrager uitgevoerde acties.

Kunnen deze controles ertoe leiden dat de aanvraag wordt afgewezen, zodat het voorstel niet in aanmerking wordt genomen voor verdere evaluatie?

door de entiteit in te vullen

3.5.5

Ontwerp en inhoud van de actie

Voorziet het subsidietoekenningssysteem in duidelijke procedures, regels en criteria voor de toetsing van voorstellen aan de doelstellingen? Belangrijke kwesties zijn bijvoorbeeld: ontwerp van de actie, prioriteiten, soort activiteiten, kwaliteitsaspecten, verwachte impact, duurzaamheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, zichtbaarheid.

Wordt er gebruikgemaakt van een evaluatieschema waarin alle relevante beoordelingscriteria zijn opgenomen? Wordt in de evaluatieschema’s een score gegeven voor de belangrijkste aspecten van de evaluatie?

door de entiteit in te vullen

3.5.6

Conclusies van het evaluatiecomité

Wordt door het evaluatiecomité een evaluatieverslag opgesteld en ondertekend van alle voorstellen gerangschikt op score? Worden de ingevulde evaluatieschema’s bij dit verslag gevoegd?

Worden in deze verslagen duidelijke conclusies getrokken over succesvolle en niet-succesvolle aanvragers?

door de entiteit in te vullen

3.6.	Toekenning van subsidies — Past de entiteit passende regels en procedures voor de toekenning van subsidies toe?

3.6.1

Wordt het besluit om een subsidie toe te kennen op een passend niveau genomen (bijv. het formele besluit wordt genomen door het hogere management van de entiteit op voorstel van het evaluatiecomité)?

door de entiteit in te vullen

3.6.2

Hebben subsidiebesluiten een passende vorm (zijn er modelbesluiten beschikbaar)?

Specificeren de subsidiebesluiten: het totale bedrag van de financiering; de details van de subsidieontvanger; de titel/beschrijving van de actie/activiteit; in voorkomend geval de redenen voor de toekenning, met name wanneer deze niet stroken met het advies van het evaluatiecomité; de namen van de afgewezen aanvragers en de redenen voor de afwijzing.

door de entiteit in te vullen

3.6.3

Worden specifieke besluiten genomen met betrekking tot niet-succesvolle aanvragen?

door de entiteit in te vullen

3.7.	Kennisgeving en publicatie na de toekenning — Past de entiteit passende regels en procedures voor de kennisgeving en publicatie van de subsidietoekenningen toe?

3.7.1

Kennisgeving van de subsidietoekenning aan de aanvragers

Worden succesvolle aanvragers schriftelijk in kennis gesteld van de toekenning van de subsidie en de relevante details (bijv. ten minste het bedrag van de financiering) kort nadat het toekenningsbesluit is genomen?

Worden niet-succesvolle aanvragers schriftelijk in kennis gesteld van de toekenning van de subsidie kort nadat het toekenningsbesluit is genomen, en worden de redenen gegeven waarom hun aanvraag is afgewezen?

door de entiteit in te vullen

3.8.	Subsidieovereenkomsten — Past de entiteit passende regels en procedures voor het sluiten van subsidieovereenkomsten toe?

3.8.1

Sluit de entiteit kort nadat het toekenningsbesluit is genomen, subsidieovereenkomsten met de aanvragers/begunstigden?

door de entiteit in te vullen

3.8.2

Omvatten de subsidieovereenkomsten voorwaarden en regels voor de betaling van subsidies zoals bewijsstukken, opschorting/beëindiging/vermindering van subsidies bij slechte/gedeeltelijke/te late uitvoering? Hebben de begunstigden de mogelijkheid om hierover opmerkingen te maken?

door de entiteit in te vullen

3.8.3

Heeft de entiteit procedures om te verifiëren of de door de begunstigden in hun betalingsverzoeken gedeclareerde kosten (bijv. een declaratie in de vorm van een financieel verslag) reëel, accuraat, naar behoren geregistreerd en subsidiabel zijn overeenkomstig de voorwaarden van de subsidieovereenkomst?

door de entiteit in te vullen

3.8.4

Heeft de entiteit:

—	procedures om de uitvoering van een subsidie of subsidiebetalingen op te schorten/te beëindigen wanneer sprake is van onregelmatigheden, fraude of niet-naleving van contractuele voorwaarden?

—	passende regels en procedures om ten onrechte betaalde bedragen terug te vorderen, in voorkomend geval ook door een gerechtelijke procedure in te stellen en ernaar te streven vorderingen op haar subsidieontvangers over te dragen aan de aanbestedende dienst of de Europese Commissie?

door de entiteit in te vullen

3.8.5

Bevatten de subsidieovereenkomsten vereisten voor interne controle, boekhouding (inclusief financiële rapportage) en externe audit?

door de entiteit in te vullen

3.8.6

Heeft de entiteit procedures om er in de mate van het redelijke voor te zorgen dat subsidieontvangers voldoen aan de (contractuele) vereisten inzake interne controle, boekhouding en externe audit?

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)

Opmerkingen auditor

Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen in alle materiële opzichten passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

Richtsnoeren

De beginselen van een aanbestedingssysteem moeten worden vastgelegd in een goed afgebakend en transparant wet- en regelgevingskader waarin de desbetreffende beleidslijnen, procedures, verantwoordingsplicht en controles duidelijk worden beschreven. Een van de belangrijkste beginselen van dit rechtskader is het gebruik van transparantie en concurrentie als middel om te komen tot billijke en redelijke prijzen en algemene kosteneffectiviteit. Hoewel het aanbestedingssysteem binnen zijn eigen kader functioneert, profiteert het van de algemene controleomgeving, inclusief openbare toegang tot informatie, door de entiteit verrichte interne controles, het boekhoudsysteem van de entiteit en externe audit.

Beginselen in artikel 154 van het Financieel Reglement

De Commissie kan de regels en procedures inzake aanbestedingen als passend beschouwen indien aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

a)	zij huldigen het beginsel van zo breed mogelijke mededinging om de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding te verkrijgen en onderhandelingsprocedures worden beperkt tot redelijke bedragen of naar behoren gemotiveerd;

b)	de transparantie wordt gewaarborgd door middel van openbaarmaking vooraf, in het bijzonder via een oproep tot het indienen van offertes, en openbaarmaking achteraf van de gekozen contractanten;

c)	de eerbiediging van de beginselen van gelijke behandeling, evenredigheid en niet-discriminatie wordt gewaarborgd;

d)	gedurende de gehele aanbestedingsprocedure worden belangenconflicten vermeden;

e)	er worden passende evaluatieprocedures, regels voor de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen en regels voor de uitsluiting van de toegang tot financiering toegepast (uitsluitingsgronden moeten worden beoordeeld in het kader van de uitsluitingspijler).

Maatregelen van de lidstaten of derde landen waarbij Richtlijn 2014/24/EU (tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG) is omgezet in nationaal recht, moeten als gelijkwaardig worden beschouwd met de regels die door de instellingen uit hoofde van het Financieel Reglement worden toegepast.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

1.	WET- EN REGELGEVINGSKADER — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor aanbestedingen?

1.1

Is het wet- en regelgevingskader hiërarchisch georganiseerd en is de rangorde duidelijk vastgesteld?

door de entiteit in te vullen

1.2

Is het langs passende kanalen vrij en gemakkelijk toegankelijk voor het publiek?

door de entiteit in te vullen

1.3

Is het van toepassing op alle aanbestedingen?

door de entiteit in te vullen

1.4

Welke soorten aanbestedingen (bijv. werken, diensten en leveringen) worden in dit kader geregeld?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

2.	BEGINSELEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Zijn de volgende beginselen opgenomen in de procedures, regels en criteria van het aanbestedingssysteem van de entiteit: transparantie, gelijke behandeling, toegang van het publiek tot aanbestedingsinformatie, voorkoming van belangenconflicten en gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitverhouding?

Deze beginselen moeten in de procedures, regels en criteria van het aanbestedingssysteem van de entiteit worden opgenomen overeenkomstig het overkoepelende beginsel van evenredigheid. De beginselen zijn niet absoluut en er kan een beperkt aantal uitzonderingen worden gemaakt, mits zij duidelijk omschreven, redelijk en gerechtvaardigd zijn.

2.1

Transparantie: Biedt het aanbestedingssysteem een passende mate van transparantie in de gehele aanbestedingscyclus (d.w.z. uitnodiging tot inschrijving, evaluatie, gunning en geschillenbeslechting) om een eerlijke en billijke behandeling van inschrijvers, d.w.z. potentiële leveranciers en contractanten, te bevorderen?

2.2.1

Gelijke behandeling: Voorziet het aanbestedingssysteem in procedures die ervoor zorgen dat alle in aanmerking komende inschrijvers gelijke kansen hebben om te concurreren en die non-discriminatie waarborgen?

door de entiteit in te vullen

2.2.2

Gelijke behandeling: Omvat het aanbestedingssysteem bepalingen inzake gelijke toegang voor alle potentiële gegadigden? Voorbeelden hiervan zijn: geen beperking tot bepaalde gegadigden, publicatie- en reclamemaatregelen die zorgen voor de grootst mogelijke deelname, bepalingen die ervoor zorgen dat de bestekken geen ongerechtvaardigde toegangsbelemmeringen voor gegadigden bevatten (technisch, administratief (bijv. selectie-, uitsluitings- en gunningscriteria) en met betrekking tot tijdschema en termijnen).

door de entiteit in te vullen

2.2.3

Gelijke behandeling: Voorziet het aanbestedingssysteem in onnodige beperkingen inzake de omvang, samenstelling of aard van de inschrijvers?

door de entiteit in te vullen

2.2.4

Gelijke behandeling: Bevat het regels om de inschrijvingskosten laag te houden (bijvoorbeeld door: de inschrijvingsformulieren niet onnodig te veranderen, geen informatie te vragen die van weinig nut is, genoeg tijd te geven voor de voorbereiding van offertes en zo mogelijk elektronische inschrijvingssystemen te gebruiken)?

door de entiteit in te vullen

2.2.5

Gelijke behandeling: Zijn er maatregelen om inschrijvingen op zodanige wijze gestalte te geven dat offertevervalsing wordt voorkomen? Bijvoorbeeld: geheimhouding van de identiteit van inschrijvers door in plaats van namen nummers te gebruiken om ze te identificeren, en aanmoediging van deelname door vele inschrijvers.

Richtsnoeren: Offertevervalsing vindt plaats wanneer de inschrijvers onderling afspraken maken om de concurrentie in de aanbestedingsprocedure uit te schakelen, waardoor het publiek een eerlijke prijs wordt ontzegd.

door de entiteit in te vullen

2.3

Publicatie van informatie over aanbestedingen: Voorziet het aanbestedingssysteem in toegang van het publiek tot alle relevante informatie, bijv. aanbestedingsplannen, inschrijvingsmogelijkheden, gunning van opdrachten en informatie over de beslechting van aanbestedingsgeschillen?

Richtsnoeren

De openbare verspreiding van informatie langs passende kanalen (bijv. websites van overheden of agentschappen, aanbestedingstijdschriften, nationale of regionale kranten of op verzoek van aanbestedingsinstanties) over aanbestedingsprocedures en de resultaten daarvan is een essentieel onderdeel van transparantie. Om tijdige en betrouwbare gegevens te genereren, moet een goed informatiesysteem gegevens verzamelen over aanbestedingstransacties en beveiligd zijn.

door de entiteit in te vullen

2.4

Belangenconflicten vermijden: Omvat het aanbestedingssysteem procedures en regels om belangenconflicten tijdens de gehele aanbestedingsprocedure te voorkomen?

2.5.1

Gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitsverhouding. Voorziet het aanbestedingssysteem in aanbestedingprocedures op concurrentiebasis waarmee de gewenste kwaliteit van diensten, leveringen of werken tegen de best mogelijke prijs kan worden verkregen?

door de entiteit in te vullen

2.5.2

Gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitsverhouding: Is in het aanbestedingssysteem duidelijk vastgelegd welke aanbestedingsprocedures kunnen worden gebruikt en hoe dit moet worden gemotiveerd? Elementen waarmee rekening moet worden gehouden:

—	aard van de aanbesteding: diensten (bijv. technische bijstand en studies), leveringen (bijv. uitrusting en materiaal) en werken (bijv. infrastructuur- en andere bouwwerkzaamheden);

—	soort aanbestedingsprocedure: openbaar en niet-openbaar, alleen niet-openbaar, mededingingsprocedure met onderhandeling enz.;

—	de waarde van de opdracht en drempels voor verschillende contracten, bijv. voor diensten, leveringen en werken.

2.5.3

Gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitsverhouding: Welke van de volgende soorten aanbestedingsprocedures kunnen volgens het aanbestedingssysteem worden gebruikt: openbaar (internationaal of lokaal), niet-openbare procedure, raamovereenkomsten, dynamisch aankoopsysteem, concurrentiegerichte dialoog, onderhandelingsprocedure (het gebruik van de onderhandelingsprocedure moet beperkt zijn tot redelijke bedragen of naar behoren worden gemotiveerd) en procedure met één inschrijving enz.?

door de entiteit in te vullen

2.5.4

Gebruik van aanbestedingsprocedures op concurrentiebasis en beste prijs-kwaliteitsverhouding: Zijn deze procedures zo opgezet dat eerlijke en transparante concurrentie mogelijk is?

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

Richtsnoeren voor de soorten aanbestedingsprocedures

Openbare procedure

Bij openbare aanbestedingen (internationaal of lokaal) mogen alle bedrijven en andere marktdeelnemers een inschrijving indienen. Aan de opdracht wordt maximale bekendheid gegeven door een bericht te publiceren in nationale of internationale kranten en in andere passende media. Elke natuurlijke of rechtspersoon die een inschrijving wil indienen, kan op verzoek het aanbestedingsdossier verkrijgen (eventueel tegen betaling) volgens de in het aanbestedingsbericht vermelde procedures. De inschrijvingen worden onderzocht. Om tot een selectie te komen, wordt onderzocht of de inschrijvers in aanmerking komen en voldoende financiële, economische, technische en professionele capaciteit hebben. De inschrijvingen worden met elkaar vergeleken en de opdracht wordt gegund. Onderhandeling is niet toegestaan.

Niet-openbare procedure

Bij niet-openbare aanbestedingen kunnen alle bedrijven en andere marktdeelnemers verzoeken een inschrijving te mogen indienen, maar alleen degenen die aan de selectiecriteria voldoen, mogen hiertoe worden uitgenodigd. De selectiecriteria en de te verrichten taken worden in de aankondiging van de opdracht beschreven. Een longlist van alle gegadigden die op de aankondiging hebben gereageerd, wordt op basis van hun antwoorden ingekort tot een shortlist van de beste gegadigden. Aan de opdracht wordt maximale bekendheid gegeven door een aankondiging te publiceren in nationale of internationale kranten en in andere passende media. De aanbestedingsdossiers worden toegezonden aan de gegadigden op de shortlist. Zodra de inschrijvingen zijn geanalyseerd, worden ze vergeleken en wordt de succesvolle inschrijver geselecteerd. Onderhandeling is niet toegestaan.

Raamovereenkomsten

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer marktdeelnemers. Het doel ervan is de voorwaarden vast te leggen van de specifieke overeenkomsten die gedurende een bepaalde periode kunnen worden gegund, met name de duur, het voorwerp, de prijs, de maximumwaarde, de uitvoeringsregels en de beoogde hoeveelheden. Raamovereenkomsten met meerdere ondernemers worden “meervoudige raamovereenkomsten” genoemd. Deze kunnen de vorm aannemen van afzonderlijke overeenkomsten, maar zij worden in identieke bewoordingen gesloten. In de bestekken moeten het minimumaantal en het maximumaantal ondernemers worden vermeld waarmee de aanbestedende dienst voornemens is overeenkomsten te sluiten. De duur van dergelijke overeenkomsten mag niet langer zijn dan een bepaald aantal jaren (bijv. vier), behalve in uitzonderingsgevallen die met name op grond van het voorwerp van de raamovereenkomst gerechtvaardigd zijn. De aanbestedende diensten mogen de raamovereenkomsten niet misbruiken of zodanig gebruiken dat de mededinging wordt verhinderd, beperkt of vervalst. Specifieke overeenkomsten op basis van raamovereenkomsten worden gegund overeenkomstig de bepalingen van de raamovereenkomst en moeten voldoen aan de beginselen van transparantie, evenredigheid, gelijke behandeling, niet-discriminatie en eerlijke concurrentie.

Dynamisch aankoopsysteem

Een dynamisch aankoopsysteem is een geheel elektronisch proces voor courante aankopen voor een beperkte periode. Het staat open voor elk bedrijf of elke andere marktdeelnemer die aan de selectiecriteria voldoet en die een technisch aanvaardbare indicatieve inschrijving heeft ingediend. Er is geen specifieke drempel van toepassing. Voor elke afzonderlijke overeenkomst publiceert de aanbestedende dienst een aankondiging en nodigt hij alle tot het systeem toegelaten contractanten uit een offerte in te dienen. De opdracht wordt gegund aan de economisch voordeligste inschrijving (d.w.z. de prijs-kwaliteitverhouding is het enige gunningscriterium).

Concurrentiegerichte dialoog

Voor bijzonder complexe opdrachten kan de aanbestedende dienst, wanneer hij van oordeel is dat rechtstreekse toepassing van de openbare procedure of van de voorwaarden voor niet-openbare procedures niet zal leiden tot de beste prijs-kwaliteitverhouding, gebruikmaken van de concurrentiegerichte dialoog. Een opdracht kan als “bijzonder complex” worden aangemerkt wanneer de aanbestedende dienst objectief gezien niet in staat is de technische middelen te bepalen waarmee aan zijn behoeften of doel kan worden tegemoetgekomen, of niet in staat is de juridische of financiële voorwaarden van het project te specificeren. Er is geen specifieke drempel van toepassing. De aanbestedende diensten moeten een aanbestedingsbericht publiceren dat hun behoeften en eisen uiteenzet of bijvoegt. Zij moeten in dialoog treden met de gegadigden die aan de selectiecriteria in het aanbestedingsbericht voldoen. De dialoog kan betrekking hebben op alle aspecten van de inschrijving. De dialoog wordt echter met elke gegadigde apart gevoerd op basis van de door hem voorgestelde oplossingen en ideeën. De aanbestedende dienst moet zorgen voor gelijke behandeling van de inschrijvers en de inschrijvingen vertrouwelijk behandelen. Het is dus niet toegestaan de beste oplossingen van verschillende inschrijvers te kiezen. Het minimumaantal gegadigden dat tot inschrijving wordt uitgenodigd is drie. Indien minder dan drie gegadigden aan de selectiecriteria voldoen, mag de aanbestedende dienst de procedure voortzetten met de ene of de twee die aan de criteria voldoen. De aanbestedende dienst mag de resterende gegadigde of gegadigden niet aanvullen met andere marktdeelnemers die niet hebben deelgenomen aan de procedure of gegadigden die niet aan de selectiecriteria voldoen. Tijdens de dialoog moeten de aanbestedende diensten alle inschrijvers gelijk behandelen en ervoor zorgen dat de voorgestelde oplossingen of andere ontvangen inlichtingen vertrouwelijk worden behandeld, tenzij de gegadigde met openbaarmaking instemt. De aanbestedende dienst moet een verslag opstellen waarin de wijze waarop de dialoog is gevoerd, wordt gemotiveerd.

De aanbestedende diensten moeten de deelnemers, na hun de beëindiging van de dialoog te hebben meegedeeld, verzoeken hun definitieve inschrijvingen in te dienen op basis van de tijdens de dialoog voorgestelde en gespecificeerde oplossingen. De inschrijvingen moeten alle vereiste en noodzakelijke informatie voor de uitvoering van het project bevatten. Op verzoek van de aanbestedende dienst kunnen deze inschrijvingen worden toegelicht, gepreciseerd en vervolmaakt, mits de basiselementen van de inschrijving of aanbesteding niet wezenlijk worden gewijzigd, aangezien zulks de mededinging kan vervalsen of een discriminerend effect kan hebben. Op verzoek van de aanbestedende dienst kan de economisch voordeligste inschrijver worden verzocht bepaalde aspecten van zijn inschrijving te verduidelijken of de in de inschrijving vervatte verbintenissen te bevestigen, op voorwaarde dat dit de inhoudelijke aspecten van de inschrijving of van de oproep tot mededinging ongewijzigd laat en niet leidt tot vervalsing van de mededinging of tot discriminatie.

De aanbestedende diensten kunnen voorzien in prijzen of betalingen aan de deelnemers aan de dialoog. De opdracht wordt gegund aan de technisch aanvaardbare inschrijving die economisch het voordeligst is (d.w.z. de prijs-kwaliteitverhouding is het enige criterium). De standaardmodellen moeten zo nodig worden aangepast.

Onderhandelingsprocedure/procedure met één inschrijving

Een overeenkomst kan onder bepaalde omstandigheden (bijv. wanneer de te sluiten overeenkomst een bepaalde waarde niet overschrijdt of wanneer uitzonderlijke omstandigheden een onderhandse gunning rechtvaardigen) onderhands worden gegund (via de “procedure met één inschrijving” of de “onderhandelingsprocedure”). In het geval van een onderhandelingsprocedure moet een evaluatiecomité worden aangesteld om de onderhandelingen te voeren. In alle gevallen moet de aanbestedende dienst een verslag opstellen waarin wordt uitgelegd hoe de deelnemer(s) aan de onderhandelingen is (zijn) geselecteerd en de prijs is vastgesteld, en wat de redenen voor het gunningsbesluit zijn. De aanbestedende dienst moet ervoor zorgen dat de basisbeginselen inzake aanbestedingsprocedures, zoals de controle of de inschrijving in aanmerking komt (nationaliteitsregels), de selectie- en uitsluitingscriteria naar behoren worden toegepast.

Opmerking: Overeenkomstig bijlage I, afdeling 2, punten 11 en 12, bij het Financieel Reglement moet het gebruik van de onderhandelingsprocedure beperkt zijn tot redelijke bedragen of naar behoren worden gemotiveerd.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

3.	AANBESTEDINGSPROCEDURES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit passende regels en procedures voor aanbestedingen toe?

3.1.	Uitnodiging tot inschrijving: Zijn er passende regels en procedures voor de uitnodiging tot inschrijving en voor elke soort aanbesteding (bijv. openbare, niet-openbare en onderhandelingsprocedures)?

3.1.1

Zorgt het aanbestedingssysteem voor voldoende transparantie over de aanbestedingsmogelijkheden?

—	voor openbare aanbestedingen: wordt de informatie over de aanbesteding openbaar gemaakt, inclusief de desbetreffende evaluatiecriteria? en

—

voor niet-openbare/selectieve aanbestedingen en onderhandelingsprocedures/beperkte methoden: wordt informatie gepubliceerd over hoe men in aanmerking kan komen in een gemakkelijk beschikbaar medium binnen een tijdsbestek en op een wijze die geschikte leveranciers redelijkerwijs in staat zou moeten stellen om een inschrijving in te dienen?

3.1.2

Omvat het aanbestedingssysteem regels voor de publicatie van een aankondiging van een opdracht ten aanzien van de volgende elementen:

—	informatie over de aard van het product of de dienst, het bestek, de hoeveelheid, de leveringstermijn, realistische sluitingsdata en -tijdstippen, waar documentatie kan worden verkregen en waar inschrijvingen moeten worden ingediend;

—	een duidelijke en volledige beschrijving van de selectie- en gunningscriteria die niet-discriminerend is en die achteraf niet kan worden gewijzigd;

—	gegevens over het beheer van de overeenkomst en het plan en de wijze van betaling, en zo nodig de garanties, en

—	gegevens over het contactpunt voor vragen?

door de entiteit in te vullen

3.1.3

Voorziet het aanbestedingssysteem in regels om binnen dezelfde termijn en op dezelfde wijze met potentiële leveranciers te communiceren, met name door:

—	informatie-uitwisseling op formele basis te stimuleren (bijv. contactpunten voor vragen, informatiebijeenkomsten, onlinemodule voor toelichtingsvergaderingen, online plaatsen van vragen en antwoorden);

—	ervoor te zorgen dat vragen om verduidelijking onmiddellijk worden beantwoord en dat deze informatie aan alle belanghebbenden wordt doorgegeven;

—	wijzigingen onmiddellijk door te geven, bij voorkeur via hetzelfde kanaal dat oorspronkelijk werd gebruikt, en

—	informatie te publiceren, bij voorkeur online, om externe monitoring en publieke toetsing mogelijk te maken?

door de entiteit in te vullen

3.2.

Selectie- en evaluatieprocedures en gunning van opdrachten.

Past de entiteit passende regels en procedures voor evaluatie en gunning toe?

Zijn er regels die waarborgen dat het beoordelingsproces naar behoren en op vertrouwelijke en niet-bevooroordeelde wijze wordt uitgevoerd?

Past de entiteit passende evaluatiecriteria toe?

Zijn er duidelijke criteria voor de selectie van de economisch voordeligste inschrijving, bijv. de laagste prijs, de beste prijs-kwaliteitverhouding en dergelijke?

3.2.1.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van informatie

3.2.1.1

Omvat het aanbestedingssysteem regels die de beveiliging en vertrouwelijkheid van de ingediende informatie waarborgen, met name door:

—	te zorgen voor maatregelen voor de beveiliging en de opslag van inschrijvingsdocumenten (bijv. het bijhouden van een documentenregister, het nummeren van alle documenten of het hebben van een centrale opslagplaats voor alle documenten), alsmede voor het beperken van de toegang tot documenten, en

—

rekening te houden met elektronische beveiligingskwesties en gebruik te maken van gedocumenteerde processen voor elektronische opslag en communicatie (bijv. elektronisch ingediende inschrijvingen worden beschermd tegen toegang vóór de uiterste termijn en het systeem kan te laat ingediende inschrijvingen automatisch afwijzen)?

door de entiteit in te vullen

3.2.2.

Procedures voor de opening van de inschrijving

3.2.2.1

Omvat het aanbestedingssysteem een duidelijke procedure voor de opening van de inschrijving, met name:

—	worden de verzegelde inschrijvingen zo snel mogelijk na de aangewezen termijn door een team (of evaluatiecomité) geopend, geauthenticeerd en gekopieerd, zo mogelijk onmiddellijk gevolgd door een openbare opening;

—	zijn er criteria voor de benoeming van de leden van dit team;

—	wordt bij de opening van de inschrijvingen, bij voorkeur voor een publiek, basisinformatie over de voorstellen bekendgemaakt die in de notulen wordt opgenomen;

—	worden omstandigheden gespecificeerd waaronder inschrijvingen ongeldig zouden zijn (bijv. na de uiterste termijn ontvangen inschrijvingen zijn ongeldig tenzij dit te wijten is aan een fout van de aanbestedende dienst), alsmede criteria waaraan inschrijvers moeten voldoen om in aanmerking te komen;

—	wordt ervoor gezorgd dat de eventuele verduidelijking van ingediende inschrijvingen niet leidt tot substantiële wijzigingen na de uiterste indieningstermijn, en

—	wordt ervoor gezorgd dat een duidelijk en formeel verslag over alle ontvangen inschrijvingen wordt opgesteld (inclusief datum en tijdstip van ontvangst en de van inschrijvers ontvangen opmerkingen) voordat zij aan de voor de evaluatie ervan verantwoordelijke functionarissen worden voorgelegd?

door de entiteit in te vullen

3.2.3.

Criteria voor selectie en plaatsing op de shortlist

3.2.3.1

Voorziet het aanbestedingssysteem in duidelijke, objectieve en niet-discriminerende criteria voor:

—	de beoordeling of de inschrijvers financieel, economisch, technisch en beroepsmatig voldoende geschikt zijn, en

—	de selectie en plaatsing op de shortlist van gegadigden en inschrijvers die aan deze criteria voldoen?

door de entiteit in te vullen

3.2.3.2

Zijn deze selectiecriteria in de aankondiging gespecificeerd en vermeld?

door de entiteit in te vullen

3.2.3.3

Voorziet het aanbestedingssysteem in duidelijke en objectieve criteria voor de beoordeling van de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers?

Voorbeelden van criteria: balansgegevens van de afgelopen drie jaar, gegevens over omzet/inkomsten/bedrijfsopbrengsten van de afgelopen drie jaar, personeelsbestand van de afgelopen drie jaar.

door de entiteit in te vullen

3.2.3.4

Voorziet het aanbestedingssysteem in duidelijke en objectieve criteria voor de beoordeling van de technische en beroepsmatige geschiktheid van de inschrijvers?

Voorbeelden van criteria: verleende diensten, geleverde goederen en verrichte werkzaamheden in de afgelopen drie jaar, monsters, beschrijvingen, foto’s, specificaties van geleverde producten en/of uitrusting.

door de entiteit in te vullen

3.2.4.

Evaluatie- en gunningscriteria

3.2.4.1

Voorziet het aanbestedingssysteem in duidelijke, objectieve en niet-discriminerende criteria voor een gedetailleerde evaluatie van de technische en financiële aspecten van de inschrijvingen?

door de entiteit in te vullen

3.2.4.2

Zijn er duidelijke en objectieve criteria en regels voor het bepalen van de resultaten van de evaluatie (bijv. vermelding van de belangrijkste criteria voor elke gegadigde of inschrijver)?

door de entiteit in te vullen

3.2.4.3

Worden opdrachten gegund op basis van duidelijke en bekendgemaakte gunningscriteria? Worden opdrachten gegund aan de inschrijver met de laagste prijs of de beste prijs-kwaliteitsverhouding (d.w.z. de economisch voordeligste inschrijving)?

door de entiteit in te vullen

3.2.5.

Evaluatiefunctionarissen/-comité

3.2.5.1

Worden de evaluaties uitgevoerd door meer dan één evaluatiefunctionaris, of bij voorkeur door een comité?

door de entiteit in te vullen

3.2.5.2

Zijn er criteria gespecificeerd voor de benoeming van het evaluatiecomité? Afhankelijk van de waarde van de aanbesteding en het risiconiveau, kan het comité niet alleen bestaan uit functionarissen van verschillende afdelingen, maar mogelijk ook externe deskundigen.

door de entiteit in te vullen

3.2.5.3

Zijn de rol, de functie, de samenstelling en de werkwijze van de evaluatiecomités beschreven? Zijn de verantwoordelijkheden van de voorzitter zonder stemrecht en de stemgerechtigde leden van het comité duidelijk beschreven? Heeft het comité een secretaris die verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle administratieve taken in verband met de evaluatieprocedure?

door de entiteit in te vullen

3.2.5.4

Zijn er passende procedures voor het bewaren van en de toegang tot (vertrouwelijke) documenten van de inschrijvingen en voorstellen?

door de entiteit in te vullen

3.2.5.5

door de entiteit in te vullen

3.2.5.6

Zijn alle relevante aspecten van de evaluatie opgenomen in een door de evaluatiefunctionarissen/het evaluatiecomité ondertekend schriftelijk verslag?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

Richtsnoeren met betrekking tot evaluatiecomités

Aanstelling en samenstelling

De inschrijvingen moeten worden geopend en geëvalueerd door evaluatiefunctionarissen of een evaluatiecomité dat formeel wordt aangesteld door de aanbestedende dienst en bestaat uit een voorzitter zonder stemrecht, een secretaris zonder stemrecht en een oneven aantal stemgerechtigde leden. De evaluatoren moeten gedetailleerde informatie krijgen over het geplande tijdschema en de werklast voor een evaluator. De evaluatoren moeten tijdens de geplande evaluatieperiode beschikbaar zijn. In gevallen van niet-beschikbaarheid moeten voor elke procedure vervangende evaluatoren worden aangesteld om vertragingen te voorkomen. Stemgerechtigde leden moeten een redelijke beheersing hebben van de taal waarin de inschrijvingen worden ingediend. Stemgerechtigde leden moeten over de technische en administratieve deskundigheid beschikken die nodig is om de offertes met kennis van zaken te beoordelen. De identiteit van de beoordelaars moet vertrouwelijk blijven.

Onpartijdigheid en vertrouwelijkheid

De leden van het evaluatiecomité moeten een onpartijdigheids- en vertrouwelijkheidsverklaring ondertekenen. Een lid dat een belangenconflict met een inschrijver of aanvrager heeft of kan hebben, moet dit melden en zich onmiddellijk uit het evaluatiecomité terugtrekken.

Gedurende de aanbestedingsprocedure mogen de contacten tussen de aanbestedende dienst en de gegadigden, aanvragers of inschrijvers slechts plaatshebben onder voorwaarden die transparantie en een gelijke behandeling garanderen. Vóór de goedkeuring van het evaluatieverslag door de aanbestedende dienst mag geen informatie worden bekendgemaakt over het onderzoek, de verduidelijking of de evaluatie van inschrijvingen, of voorstellen, of besluiten over de gunning van een opdracht. Elke poging van een inschrijver, gegadigde of aanvrager om het proces op enigerlei wijze te beïnvloeden (door contact op te nemen met de leden van het evaluatiecomité of anderszins), kan tot onmiddellijke uitsluiting van zijn inschrijving of voorstel leiden.

Behalve de bijeenkomst waarop de inschrijvingen worden geopend, zijn de procedures van het evaluatiecomité vertrouwelijk. Om de procedure vertrouwelijk te houden is het bijwonen van de vergaderingen van het evaluatiecomité strikt beperkt tot de leden van het comité.

Behalve de aan de evaluatoren verstrekte kopieën mogen de inschrijvingen of voorstellen het vertrek/gebouw waarin de vergaderingen van het comité plaatsvinden niet verlaten voordat de werkzaamheden van het evaluatiecomité zijn afgerond. Zij moeten op een veilige plaats worden bewaard wanneer zij niet worden gebruikt.

Verantwoordelijkheden van de leden van evaluatiecomités

De voorzitter is verantwoordelijk voor de coördinatie van het evaluatieproces en de waarborging van de onpartijdigheid en transparantie ervan. De stemgerechtigde leden van het evaluatiecomité zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de door het comité genomen besluiten.

De secretaris van het comité is verantwoordelijk voor de uitvoering van alle administratieve taken in verband met de evaluatieprocedure. Hiertoe behoren onder meer het bijhouden van de notulen van de vergaderingen van het comité, het bewaren van relevante gegevens en documenten en het opstellen van evaluatieverslagen. Een verzoek om verduidelijking dat communicatie met de inschrijvers of aanvragers tijdens het evaluatieproces vereist, moet schriftelijk gebeuren.

Tijdschema

Het evaluatiecomité moet tijdig worden ingesteld, zodat de leden beschikbaar zijn om het evaluatieproces voor te bereiden en uit te voeren. De inschrijvingen moeten tijdig worden geëvalueerd zodat de procedure binnen de geldigheidsduur van de inschrijvingen kan worden afgerond. Het is van groot belang dat alle inschrijvers, ongeacht of zij succesvol zijn of niet, informatie onverwijld ontvangen.

Zodra de evaluatie is afgerond, moet de aanbestedende dienst onmiddellijk het gunningsbesluit nemen door de evaluatieverslagen goed te keuren.

Geldigheidsduur

De inschrijvers dienen hun offerte gestand te doen gedurende de in de uitnodiging tot inschrijving vermelde periode. Deze periode moet lang genoeg zijn om de aanbestedende dienst in staat te stellen de inschrijvingen te onderzoeken, het voorstel tot gunning van de overeenkomst goed te keuren, de succesvolle en niet-succesvolle inschrijvers in kennis te stellen en de overeenkomst te sluiten. De geldigheidsduur van de offertes moet worden vastgesteld op een passend aantal kalenderdagen (bijv. 90 dagen) vanaf de uiterste datum voor de indiening van de offertes.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

3.	AANBESTEDINGSPROCEDURES (vervolg) — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

3.2.6.

Gunning van opdrachten

3.2.6.1

Voorziet het aanbestedingssysteem in regels om de inschrijvers en het grote publiek te informeren over de uitkomst van de aanbestedingsprocedure door:

—	succesvolle en niet-succesvolle inschrijvers in kennis te stellen van het resultaat van hun inschrijving, alsook van het tijdstip waarop en de plaats waar de informatie over de gunning van de overeenkomst wordt gepubliceerd;

—

de mogelijkheid te bieden de gunningsgronden te publiceren, inclusief de mate waarin rekening is gehouden met kwalitatieve elementen van de inschrijving. Maak geen commercieel gevoelige informatie over de winnende inschrijving of andere inschrijvingen openbaar, aangezien zulks collusie bij toekomstige aanbestedingen in de hand zou kunnen werken, en

—	de verplichte wachttermijn, indien daarvan sprake is, toe te staan vóór het begin van de overeenkomst?

door de entiteit in te vullen

3.2.6.2

Voorziet het aanbestedingssysteem in regels die de mogelijkheid bieden de leveranciers op verzoek te debriefen door:

—	vertrouwelijke informatie achter te houden (bijv. bedrijfsgeheimen of prijsstelling);

—	de sterke en zwakke punten van de niet-succesvolle inschrijving te benadrukken;

—	er bij schriftelijke nabesprekingen voor te zorgen dat het schriftelijke verslag van tevoren door een hoge aanbestedingsfunctionaris wordt goedgekeurd, en

—	mondelinge nabesprekingen te organiseren, mits de gesprekken op een gestructureerde wijze plaatsvinden zodat zij geen vertrouwelijke informatie onthullen, en mits zij naar behoren worden opgenomen?

door de entiteit in te vullen

3.3.

Klachtensysteem

Voorziet het aanbestedingssysteem in een onafhankelijke, transparante, niet-discriminerende, efficiënte en effectieve administratieve procedure voor de behandeling van klachten van deelnemers, niet alleen vóór, maar ook na de gunning en vóór de ondertekening van de overeenkomst?

Een snelle afhandeling van klachten is noodzakelijk zodat de gunning van een opdracht zo nodig ongedaan kan worden gemaakt en de corrigerende maatregelen na de ondertekening van de overeenkomst in verband met winstderving en bij de voorbereiding van offertes of voorstellen gemaakte kosten beperkt blijven. Een goede procedure voorziet ook in de mogelijkheid om tegen de afwikkeling van klachten in hoger beroep te gaan bij een onafhankelijke hogere instantie.

3.3.1

Verstrekt het aanbestedingssysteem informatie over de wijze waarop een klacht over het aanbestedingsproces kan worden ingediend? Worden klachten beoordeeld door een functie of instantie die:

—	bestaat uit ervaren professionals die vertrouwd zijn met het wettelijk kader voor aanbestedingen, waaronder leden uit de particuliere sector, het maatschappelijk middenveld en de overheid;

—	in geen enkele hoedanigheid betrokken is bij aanbestedingstransacties of het proces dat tot gunningsbesluiten leidt;

—	geen kosten in rekening brengt die de toegang van de betrokken partijen verhinderen;

—	voor de indiening en afhandeling van klachten procedures volgt die duidelijk omschreven en openbaar toegankelijk zijn;

—	het gezag uitoefent om de aanbestedingsprocedure op te schorten;

—	beslissingen neemt binnen de in de regels/voorschriften genoemde termijn, en

—	beslissingen neemt die voor alle partijen bindend zijn (zonder latere toegang tot een externe hogere instantie uit te sluiten)?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (8)

BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Past de entiteit in alle materiële opzichten passende regels en procedures toe om financiering te verstrekken uit EU-middelen/begrotingsgaranties door middel van financieringsinstrumenten en in overeenstemming met de door de Europese Unie vastgestelde criteria?

Richtsnoeren

Een financieringsinstrument kan de vorm aannemen van investeringen in eigen vermogen of quasi-eigen vermogen, leningen, garanties of andere risicodelingsinstrumenten en mag worden gecombineerd met andere vormen van financiële steun.

Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Unie

De Commissie mag financieringsinstrumenten in indirect beheer uitvoeren door taken aan entiteiten en hun financiële intermediairs toe te vertrouwen. Titel X van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Unie legt de volgende beginselen en voorwaarden voor de uitvoering van financieringsinstrumenten vast:

—	financieringsinstrumenten in direct en indirect beheer (artikel 208 van het Financieel Reglement);

—	selectie van de entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten in indirect beheer wordt toevertrouwd (artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement);

—	op financieringsinstrumenten en begrotingsgaranties toepasselijke beginselen en voorwaarden (artikel 209 van het Financieel Reglement);

—	inhoud van de bijdrageovereenkomst met entiteiten waaraan de uitvoering van financieringsinstrumenten in indirect beheer wordt toevertrouwd (artikel 155, lid 6, van het Financieel Reglement; artikel 208 van het Financieel Reglement);

—	monitoring van financieringsinstrumenten (artikelen 155 en 209 van het Financieel Reglement), en

—	regels en uitvoering (artikel 215 van het Financiel Reglement).

Internationale standaarden voor jaarrekeningen voor entiteiten uit de particuliere sector

Volgens IAS (International Accounting Standard) 32 en 39 is een financieringsinstrument elk contract waarbij voor de ene entiteit een financieel actief ontstaat en voor de andere entiteit een financiële verplichting of eigenvermogensinstrument.

IAS 32 (Financieringsinstrumenten) beschrijft de boekhoudkundige vereisten voor de presentatie van financieringsinstrumenten, met name wat betreft de classificatie van dergelijke instrumenten als financiële activa, financiële verplichtingen en eigenvermogensinstrumenten. De standaard biedt ook een richtsnoer voor de classificatie van daarmee verband houdende rente, dividenden en winsten/verliezen en geeft aan wanneer financiële activa en financiële verplichtingen kunnen worden verrekend. IAS 39 werd in december 2003 opnieuw uitgevaardigd, is van toepassing op jaarperioden die op of na 1 januari 2005 beginnen en is vervangen door IFRS 9 Financieringsinstrumenten voor jaarperioden die op of na 1 januari 2015 beginnen. IFRS 9 Financieringsinstrumenten beschrijft de opname- en waarderingsvereisten voor financieringsinstrumenten en sommige contracten tot aankoop of verkoop van niet-financiële goederen. De International Accounting Standards Board (IASB) breidt de standaard uit naarmate hij de verschillende fasen van zijn uitgebreide project inzake financieringsinstrumenten voltooit, zodat deze uiteindelijk IAS 39 Financieringsinstrumenten: opname en waardering in zijn geheel zal vervangen.

Internationale standaarden voor jaarrekeningen voor entiteiten uit de publieke sector

Voor entiteiten uit de publieke sector gelden de internationale standaarden voor overheidsboekhouding (IPSAS — International Public Sector Accounting Standards) 28-30. De definities van een financieel instrument en financiële activa, financiële passiva en eigenvermogensinstrumenten zijn in essentie dezelfde als in IAS 32. IFRS 9 heeft geen equivalent in de IPSAS en is in deze sector dus niet van toepassing. Financieringsinstrumenten kunnen op basis van hun waarderingsmethode worden gecategoriseerd:

—	tegen de actuele waarde (doorgaans marktprijs) gewaardeerde financieringsinstrumenten: kasinstrumenten, effecten, derivaten, obligaties, eigenvermogensinstrumenten die op actieve markten worden verhandeld;

—	tegen geamortiseerde kostprijs gewaardeerde financieringsinstrumenten: verstrekte leningen, vorderingen, opgenomen leningen, eigenvermogensinstrumenten zonder actieve markt.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

1.	WET- EN REGELGEVINGSKADER — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor het gebruik en de uitvoering van financieringsinstrumenten?

De beginselen voor het gebruik van financieringsinstrumenten moeten worden vastgelegd in een goed afgebakend en transparant wet- en regelgevingskader waarin de desbetreffende beleidslijnen, procedures, verantwoordingsplicht en controles duidelijk worden beschreven. Hoewel financieringsinstrumenten binnen hun eigen kader functioneren, profiteren zij van de algemene controleomgeving, door de entiteit verrichte interne controles, het boekhoudsysteem van de entiteit en externe audit.

1.1

Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor financieringsinstrumenten met:

—

beschrijvingen van de financieringsinstrumenten, met inbegrip van de investeringsstrategieën of -beleid, het soort verstrekte steun, de criteria voor financiële intermediairs en eindontvangers om in aanmerking te komen, en aanvullende operationele vereisten om de beleidsdoelstellingen van het financieringsinstrument te concretiseren;

—

systemen, regels en procedures om de richtwaarden voor het hefboom- en het vermenigvuldigingseffect te bereiken en te meten (de EU-bijdrage aan een financieringsinstrument is erop gericht een totale investering aan te trekken die groter is dan de omvang van de EU-bijdrage volgens vooraf vastgestelde indicatoren);

—

bepalingen inzake het beheer van de bijdragen van derden, inclusief de mogelijkheid trustrekeningen te openen namens een derde, tegenpartijrisico’s, toegestane kasverrichtingen, verantwoordelijkheden van de betrokken partijen, maatregelen bij buitensporige saldi op trustrekeningen, boekhouding en rapportage (9) die gelijkwaardig is aan EU-vereisten;

—	regels voor de boekhouding, de financiële rapportage (afzonderlijke financiële rapportage voor elk financieringsinstrument) en de externe audit;

—

systemen, regels en procedures ter regulering van de looptijd, de eventuele verlenging en de beëindiging van het financieringsinstrument, inclusief de voorwaarden voor vroegtijdige beëindiging en, in voorkomend geval, exitstrategieën, alsook reeds verrichte/nog te verrichten terugbetalingen aan een derde of aan trustrekeningen;

—	systemen, regels en procedures inzake het toezicht op de uitvoering van de steunverlening aan financiële intermediairs en eindontvangers, onder andere inzake de rapportage door de financiële intermediairs?

door de entiteit in te vullen

1.2

Welke soorten financieringsinstrumenten gebruikt de entiteit of is de entiteit voornemens te gebruiken? Verschaf u een gedetailleerde beschrijving van:

—

de soorten gebruikte financieringsinstrumenten, inclusief een toelichting op (technische) termen en afkortingen. Financieringsinstrumenten kunnen leningen omvatten met een commerciële rentevoet (tegen marktprijs), leningen met een gunstige rentevoet en terugbetalingsvoorwaarden, leningen met prestatieafhankelijke terugbetalingsvoorwaarden, microleningen, niet terug te betalen subsidies, garanties, kaders voor samenwerking met derden, zoals investeringsfaciliteiten en blendingfaciliteiten enz.;

—

de aan elk financieringsinstrument verbonden risico’s, de wijze waarop deze risico’s worden beheerd en welke corrigerende maatregelen zijn getroffen. Typische risico’s zijn onder meer wisselkoersrisico’s (in lokale valuta verstrekte en terugbetaalbare leningen die via internationaal omwisselbare valuta’s worden gefinancierd) en kredietrisico’s (kredietwaardigheid van kredietnemers).

door de entiteit in te vullen

1.3

Hoe worden financieringsinstrumenten verstrekt aan begunstigden (kredietnemers)? Hoe worden zij gedekt en met welke soort verplichtingen en/of garanties?

Gelieve te beantwoorden voor:

—	steun via financiële intermediairs (indirecte financiering)

—	rechtstreekse steun aan eindontvangers (rechtstreekse financiering)

door de entiteit in te vullen

1.4

Heeft de entiteit richtsnoeren of operationele regels en handleidingen voor de gebruikte financieringsinstrumenten?

door de entiteit in te vullen

1.5

Gebruikt de entiteit standaardmodellen voor de verstrekking van financieringsinstrumenten, zoals modelcontracten?

Gelieve te beantwoorden voor:

—	financiële intermediairs

—	eindontvangers (bij rechtstreekse financiering)

door de entiteit in te vullen

1.6

Omschrijven deze contracten duidelijk de relevante voorwaarden?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

2.	BEGINSELEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): zijn de volgende beginselen en voorwaarden geïntegreerd in de procedures, regels en criteria van de financieringsinstrumenten van de entiteit?

Basisbeginselen (artikel 209, lid 1, van het Financieel Reglement)

Financieringsinstrumenten worden aangewend met inachtneming van de beginselen van goed financieel beheer, transparantie, evenredigheid, non-discriminatie, gelijke behandeling en subsidiariteit, en met inachtneming van de doelstellingen ervan en, indien van toepassing, voor de duur die in de op die financieringsinstrumenten toepasselijke basishandeling is vastgesteld.

Selectie van financiële intermediairs (artikel 208 van het Financieel Reglement)

Financiële intermediairs worden geselecteerd volgens openbare, transparante, evenredige en niet-discriminerende procedures, waarbij belangenconflicten worden vermeden. De financiële intermediairs of de eindontvangers van financieringsinstrumenten worden geselecteerd op basis van de aard van het uit te voeren financieringsinstrument, de ervaring en de operationele en financiële capaciteit van de betrokken entiteiten en/of de economische levensvatbaarheid van de projecten van de eindontvangers. De selectie geschiedt op een transparante, objectief onderbouwde manier en zonder dat een belangenconflict kan rijzen.

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten en begrotingsgaranties (artikel 209 van het Financieel Reglement)

Financieringsinstrumenten en begrotingsgaranties moeten aan de volgende basisvoorwaarden voldoen: tekortkomingen van de markt of suboptimale investeringssituaties aanpakken, additionaliteit bewerkstelligen, de mededinging op de interne markt niet verstoren en stroken met de staatssteunregels, hefboomeffecten en afstemming van belangen bewerkstelligen, en voorzien in een vergoeding die is afgestemd op het delen van het risico.

Richtsnoeren

De bovengenoemde beginselen moeten in de procedures, regels en criteria van de financieringsinstrumenten van de entiteit worden opgenomen overeenkomstig het overkoepelende beginsel van evenredigheid. De beginselen zijn niet absoluut en een beperkt aantal uitzonderingen is mogelijk, mits die uitzonderingen duidelijk omschreven, redelijk en gerechtvaardigd zijn.

2.1.1

Basisbeginselen. Zijn de volgende basisbeginselen geïntegreerd in de procedures, regels en criteria voor het gebruik en de uitvoering van de financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties van de entiteit?

—	goed financieel beheer;

—	transparantie;

—	evenredigheid;

—	non-discriminatie, en

—	gelijke behandeling?

door de entiteit in te vullen

2.2.1

Selectie van financiële intermediairs. Welke procedure gebruikt de entiteit voor de selectie van financiële intermediairs (10)?

door de entiteit in te vullen

2.2.2

Selectie van financiële intermediairs. Worden financiële intermediairs geselecteerd volgens openbare, transparante, evenredige en niet-discriminerende procedures, waarbij belangenconflicten worden vermeden?

2.2.3

Selectie van financiële intermediairs. Worden de financiële intermediairs of de eindontvangers van financieringsinstrumenten geselecteerd op basis van de aard van het uit te voeren financieringsinstrument, de ervaring en de operationele en financiële capaciteit van de betrokken entiteiten en/of de economische levensvatbaarheid van de projecten van de eindontvangers?

Geschiedt de selectie op een transparante, objectief onderbouwde manier en zonder dat een belangenconflict kan rijzen?

2.3.1

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten. Maken de systemen, regels en procedures van de entiteit het mogelijk dat de entiteit financieringsinstrumenten uitvoert die tekortkomingen van de markt of suboptimale investeringssituaties aanpakken en volgens internationaal aanvaarde normen economisch levensvatbaar worden geacht, maar onvoldoende door de markt worden gefinancierd?

door de entiteit in te vullen

2.3.2

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten. Maken de systemen, regels en procedures van de entiteit het mogelijk financieringsinstrumenten uit te voeren die voldoen aan het additionaliteitsbeginsel (financieringsinstrumenten dienen niet om die van een lidstaat, particuliere financiering of andere financiële steun van de EU te vervangen)?

door de entiteit in te vullen

2.3.3

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten. Maken de systemen, regels en procedures binnen de entiteit het mogelijk te voldoen aan de voorwaarde van afstemming van de belangen door middel van bepalingen zoals mede-investeringen, risicodeling of financiële prikkels, en tegelijkertijd belangenconflicten met andere activiteiten van de uitvoerende entiteit te voorkomen?

door de entiteit in te vullen

2.3.4

Voorwaarden voor financieringsinstrumenten. Maken de systemen, regels en procedures van de entiteit het mogelijk een hefboom- en een vermenigvuldigingseffect te bewerkstelligen inclusief, in voorkomend geval, de maximalisering van particuliere investeringen?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN

3.	PROCEDURES VOOR FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit de regels en procedures voor het gebruik en de uitvoering van haar financieringsinstrumenten doeltreffend toe?

3.1.	Toezicht. Past de entiteit op doeltreffende wijze passende regels en procedures toe voor het toezicht op financieringsinstrumenten?

3.1.1

Heeft de entiteit procedures voor het toezicht op het gebruik van financieringsinstrumenten die voortbouwen op de door financiële intermediairs verstrekte verslagen en rekeningen en op de beschikbare audits en controles die door de financiële intermediair zijn verricht?

door de entiteit in te vullen

3.1.2

Heeft de entiteit voor gevallen waarin er geen financiële intermediair is, procedures om rechtstreeks toezicht te houden op het gebruik van financieringsinstrumenten op basis van de door de eindontvangers verstrekte verslagen en rekeningen?

door de entiteit in te vullen

Richtsnoeren: Monitoring van financieringsinstrumenten

Met het oog op een geharmoniseerd toezicht op financieringsinstrumenten overeenkomstig artikel 215, lid 3, van het Financieel Reglement, moet de bevoegde ordonnateur een toezichtsysteem instellen dat helpt redelijke zekerheid te verschaffen dat de middelen van de EU conform artikel 36, lid 2, van het Financieel Reglement worden gebruikt.

Het toezichtsysteem moet worden gebruikt om: i) te beoordelen welke vooruitgang bij de uitvoering van financieringsinstrumenten is geboekt ten aanzien van de verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen, zoals weergegeven in de relevante output- en resultaatindicatoren die bij de evaluatie vooraf zijn vastgesteld; ii) te analyseren in welke mate de uitvoering voldoet aan de vastgestelde eisen overeenkomstig artikel 209, lid 2, van het Financieel Reglement, en iii) de basis te vormen voor de rapportage van de Commissie overeenkomstig artikel 41, lid 4, en artikel 140, lid 8, van het Financieel Reglement.

3.2.	Leningen. Past de entiteit passende regels en procedures toe voor het sluiten van leningsovereenkomsten?

3.2.1

Wat zijn de registratie- en rapportageprocedures voor leningen?

door de entiteit in te vullen

3.2.2

Zijn deze systemen en procedures adequaat?

3.2.3

Worden leningsovereenkomsten goedgekeurd volgens adequate en transparante criteria?

3.2.4

Wordt de grootboekrekening van de overeenkomst regelmatig (ten minste maandelijks) gereconcilieerd met het contractregistratiesysteem?

door de entiteit in te vullen

3.3.	Garanties. Past de entiteit passende regels en procedures voor de afgifte van garanties toe?

3.3.1

Wat zijn de registratie- en rapportageprocedures voor garanties?

door de entiteit in te vullen

3.3.2

Zijn deze systemen en procedures adequaat?

3.3.3

Worden garanties goedgekeurd volgens adequate en transparante criteria?

3.3.4

Wordt de grootboekrekening van de overeenkomst regelmatig (ten minste maandelijks) gereconcilieerd met het contractregistratiesysteem?

door de entiteit in te vullen

3.3.5

Is de entiteit in staat adequaat te rapporteren over de uitvoering van begrotingsgaranties, onder meer — wanneer met de bijdrage uitgaven worden vergoed — over rekeningen betreffende de gedane uitgaven en een beheersverklaring die bevestigt dat: i) de informatie op juiste, volledige en accurate wijze is gepresenteerd; ii) de bijdrage is gebruikt voor het beoogde doel; iii) de ingevoerde controlesystemen de nodige garanties bieden voor de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en iv) een samenvatting is opgesteld van de definitieve auditverslagen en van de verrichte controles, met een analyse van de aard en de omvang van de vastgestelde fouten en tekortkomingen in de systemen en een overzicht van de reeds genomen of geplande corrigerende maatregelen?

3.4.	Rentesubsidies. Heeft de entiteit een goed registratie- en rapportagesysteem voor het verstrekken van rentesubsidies?

3.4.1

Wat zijn de registratie- en rapportageprocedures voor rentesubsidies?

door de entiteit in te vullen

3.4.2

Zijn deze systemen en procedures adequaat?

3.4.3

Worden rentesubsidies volgens adequate en transparante criteria?

3.5.	Eigen vermogen. Past de entiteit passende regels en procedures voor eigenvermogensverrichtingen toe?

3.5.1

Heeft de entiteit een eigenvermogenstrategie of richtsnoeren voor investeringen in eigen vermogen en een zorgvuldigheidsproces die zijn goedgekeurd door de raad van bestuur of een ander bestuursorgaan?

door de entiteit in te vullen

3.5.2

Past de entiteit systematisch een waardering van haar eigenvermogensverrichtingen toe, bij de goedkeuring ervan en periodiek gedurende de looptijd van de belegging? Beschrijf de voor de waardering gebruikte informatie en methode(n).

3.5.3

Heeft de entiteit een procedure vastgesteld om de beëindiging van haar eigenvermogensbeleggingen te beheren? Omvat de eigenvermogenstrategie vereisten voor een plan inzake tijdige beëindiging?

3.5.4

Beheert de entiteit haar aandelenportefeuille actief? Heeft zij bestuursleden afgevaardigd in de vennootschappen waarin zij heeft geïnvesteerd (voor directe aandelenbeleggingen), of soortgelijke manieren om de prestaties van deze vennootschappen nauwlettend te volgen? Heeft de entiteit, bij beleggingen in fondsen, leden die zijn benoemd in de organen die de beleggers in de fondsen vertegenwoordigen?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — AANVULLENDE VRAGEN VOOR BEGROTINGSGGARANTIES (optioneel) (11)

6.a.	BEGROTINGSMGARANTIES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een systeem voor kredietrisicobeheer en gebruikt zij een systeem voor interne risicorating dat passend is gelet op de aard, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten?

Richtsnoeren

De meeste entiteiten die begrotingsgaranties uitvoeren zijn kredietinstellingen of beleggingsondernemingen die onderworpen zijn aan regelgeving en toezicht, onder meer met betrekking tot kredietrisico, risicorating en de IT-systemen en -procedures om deze risico’s te beheren.

Dit punt heeft als doel de betrouwbaarheid van de risicobeheerfunctie van de entiteit te beoordelen, inclusief haar governance en systeem voor interne risicorating, die belangrijk is voor een toekomstige beoordeling van de risicodelingsregelingen tussen de EU en de entiteit, alsmede voor de vergoeding die voortvloeit uit het door de EU genomen risico (artikel 209, lid 2, onder f), van het Financieel Reglement).

De blootstelling van de EU aan tegenpartijen in het kader van begrotingsgaranties omvat een voorwaardelijke verplichting, die de financiële verplichting van de EU vertegenwoordigt die niet volledig wordt gedekt door voorzieningen (artikel 211 van het Financieel Reglement). Om het risico te beoordelen van tegenpartijen die aanspraak maken op EU-betalingen ter dekking van beroepen op garanties boven de beschikbare voorzieningen, moet de Commissie ten minste eenmaal per jaar de blootstelling van de EU als gevolg van elke begrotingsgarantie toetsen. Daartoe verstrekken de tegenpartijen de Commissie jaarlijks informatie over de uitstaande financiële verplichtingen voor de EU als gevolg van de begrotingsgaranties, waaronder een risicobeoordeling en -rating betreffende de verrichtingen die door de begrotingsgarantie worden gedekt, alsmede de verwachte wanbetalingen (artikel 219, lid 6, van het Financieel Reglement). De Commissie baseert zich op deze informatie bij de beoordeling van de houdbaarheid van de voorwaardelijke verplichtingen (artikel 210, lid 3, van het Financieel Reglement) en bij de regelmatige herziening van het voorzieningspercentage van elke begrotingsgarantie (artikel 211, lid 1, van het Financieel Reglement).

De normen inzake regelgeving, toezicht en risicobeheer in de banksector zijn opgenomen in:

—	op internationaal niveau: “Bazel III”, een internationaal overeengekomen pakket door het Bazels Comité voor bankentoezicht ontwikkelde maatregelen, waaronder “Basisbeginselen voor effectief toezicht”, met name de beginselen 15 (risicobeheerproces) en 17 (kredietrisico);

—

op EU-niveau: Richtlijn 2013/36/EU betreffende toegang tot het bedrijf van kredietinstellingen en het prudentieel toezicht op kredietinstellingen en beleggingsondernemingen; Verordening (EU) nr. 575/2013 betreffende prudentiële vereisten voor kredietinstellingen en beleggingsondernemingen; Richtlijn 2014/65/EU betreffende markten voor financiële instrumenten.

6a.1

Risicobeleid/strategisch kader. Heeft de entiteit een solide beleid en strategie om risico’s (met een focus op kredietrisico) vast te stellen, te beheren, te meten en te beheersen?

6a.1.1

Heeft de entiteit een risicobeleid dat:

—	de verantwoordelijkheden binnen de organisatie duidelijk omschrijft en toewijst;

—	rekening houdt met deugdelijkheid, redelijkheid en haalbaarheid, en

—	in de hele organisatie beschikbaar is en wordt begrepen?

door de entiteit in te vullen

6a.1.2

Heeft de entiteit een door het hogere management goedgekeurde risicostrategie of -richtsnoeren die regelmatig:

—	de grenzen en bedrijfsmatige overwegingen vaststelt waarbinnen de entiteit geacht wordt te handelen bij de uitvoering van haar bedrijfsstrategie;

—	de afzonderlijke en totale risico’s en de verschillende soorten risico’s (risicocapaciteit, inclusief limieten) vaststelt die de entiteit bereid en in staat is te aanvaarden bij de uitoefening van haar bedrijfsactiviteiten;

—	de risicobereidheid van de raad van bestuur doeltreffend in de gehele entiteit bekendmaakt, daarbij verband legt naar de dagelijkse operationele besluitvorming en zorgt voor de middelen om het risicobewustzijn in de gehele entiteit te vergroten;

—	zorgt voor continuïteit door rekening te houden met de cyclische aspecten van de economie waarin de entiteit actief is en de daaruit voortvloeiende verschuivingen in de samenstelling en kwaliteit van de totale portefeuille, en

—	zowel kwantitatieve als kwalitatieve overwegingen omvat?

door de entiteit in te vullen

6a.2

Risicobeheer. Heeft de entiteit een passend organisatorisch kader dat een doeltreffend beheer, meting en beheersing van kredietrisico mogelijk maakt, met voldoende kwalitatieve en kwantitatieve personele en technische middelen om de vereiste taken uit te voeren?

6a.2.1

Is de toewijzing van verantwoordelijkheden binnen de entiteit duidelijk vastgelegd, zodat:

—

de raad van bestuur of een ander bestuursorgaan het beleid inzake het beheer en de beheersing van risico’s goedkeurt en regelmatig herziet en een actieve rol speelt bij het bepalen van de risicobereidheid en het controleren of deze strookt met de strategische, kapitaal- en financiële plannen en beloningspraktijken van de entiteit;

—	het hogere management verantwoordelijk is voor het opstellen en uitvoeren van de regels en procedures voor het beheren, meten en beheersen van risico’s;

—	er duidelijke verantwoordelijkheidslijnen zijn voor het nemen, meten, monitoren, beheren en rapporteren van risico’s;

—

het hogere management ervoor zorgt dat het bij alle fasen van het risicobeheerproces betrokken personeel gekwalificeerd en bekwaam is en de nodige opleiding, bereidheid en ervaring heeft om een prudent oordeel te vellen bij het beoordelen, beheren en/of beheersen van risico’s, alsmede een goed begrip van de strategische koers, het beleid, de procedures, de risicotolerantie en -limieten van de entiteit;

—	de risicobeheerfunctie betrokken is bij inkomstengenererende activiteiten, en

—	de risicodirecteur (chief risk officer) rapporteert aan en rechtstreeks en ongehinderd toegang heeft tot de raad van bestuur of het risicocomité?

door de entiteit in te vullen

6a.2.2

Is gezorgd voor de scheiding van functies, zodat:

—

de kredietrisicobeheerfunctie volledig onafhankelijk is van de zakelijke functie en drie duidelijk herkenbare verdedigingslinies omvat, en wel als volgt:

1.	het zakelijke bedrijfsonderdeel (eerste verdedigingslinie) is “eigenaar” van het risico, dat wil zeggen dat dit bedrijfsonderdeel het risico dat het bij de uitvoering van zijn activiteiten loopt, erkent en beheert;

2.	de risicobeheerfunctie (tweede verdedigingslinie) is verantwoordelijk voor het verder identificeren, meten, monitoren en rapporteren van risico’s in de gehele entiteit, als onderdeel van de tweede verdedigingslinie, maar onafhankelijk van de eerste verdedigingslinie (12);

3.	er is een interneaudit-/compliancefunctie (derde verdedigingslinie) die de risico’s, en met name kredietrisicoaspecten, periodiek evalueert?

door de entiteit in te vullen

6a.2.3

Is de reikwijdte van de activiteiten van de risicobeheerfunctie breed genoeg, zodat zo veel mogelijk van de volgende aspecten eronder vallen:

—	het identificeren van materiële, afzonderlijke, totale en opkomende risico’s;

—	het beoordelen van deze risico’s en meten van de blootstelling van de entiteit aan deze risico’s?

door de entiteit in te vullen

6a.2.4

Zijn in de beleidslijnen van de entiteit duidelijk de niveaus van delegatie van goedkeuringen aan het management (13) omschreven en wordt de goedkeuring door het passende managementsniveau verleend in overeenstemming met de schriftelijke beleidslijnen en richtsnoeren?

door de entiteit in te vullen

6a.3

Heeft de entiteit een goed functionerend systeem voor vaststelling, analyse en monitoring van het kredietrisico?

6a.3.1

Omvat het risico-identificatiesysteem van de entiteit het volgende:

—	alle materiële risico’s voor de entiteit, binnen en buiten de balanstelling en op het niveau van de groep, de portefeuille, het bedrijfsonderdeel en de transactie, en

—	een permanente analyse van de bestaande risico’s alsook identificatie van nieuwe of opkomende risico’s?

door de entiteit in te vullen

6a.3.2

Verricht de risicobeheerfunctie een onpartijdige beoordeling van de kwaliteit van individuele kredieten/beleggingen en de totale portefeuille, inclusief de juistheid van de kredietrisicorating en de raming van verliezen? Wordt deze tweede mening gegeven tijdens de goedkeuringsfase en vervolgens regelmatig geëvalueerd tijdens de looptijd van de verrichtingen?

door de entiteit in te vullen

6a.3.3

Wordt bij de meting van het kredietrisico zo veel mogelijk rekening met de volgende aspecten:

—	de specifieke aard van het krediet/de belegging en de contractuele en financiële voorwaarden;

—	het blootstellingsprofiel tot de vervaldag in verband met potentiële marktbewegingen en de economische cyclus;

—	het bestaan van een zekerheid of garanties;

—	het wanbetalingsrisico op basis van de interne risicorating;

—	kwantitatieve beoordeling (bijv. het opstellen van financiële modellen) en kwalitatieve beoordeling, en

—	systematisch zorgvuldig onderzoek en risicoanalyse van alle transacties, waarbij de bevindingen van dit onderzoek gevolgen hebben voor de goedkeuring door het management en/of de structurering van de verrichting?

door de entiteit in te vullen

6a.3.4

Heeft het (kredietrisico-) beheersinformatiesysteem van de entiteit de volgende kenmerken:

—	het verstrekt adequate informatie (kwaliteit, details, tijdigheid) over de samenstelling van de krediet-/beleggingsportefeuille;

—	het is betrouwbaar en uitgebreid genoeg, zodat de entiteit kan beschikken over nauwkeurige, robuuste en betrouwbare interne en externe gegevens voor het identificeren, beoordelen en beperken van risico’s, en

—	het omvat periodiek herziene stresstests en scenario-analyses die door de entiteit moeten worden gebruikt om potentiële risicoblootstellingen in een groot aantal ongunstige omstandigheden beter te begrijpen?

door de entiteit in te vullen

6a.4

Gebruikt de entiteit een systeem voor interne risicorating dat passend is gelet op de aard, de omvang en de complexiteit van haar activiteiten?

6a.4.1

Kan de entiteit haar keuze van de ratingcriteria documenteren en gegevens en analyses verstrekken die aantonen dat de ratingcriteria en -procedures waarschijnlijk leiden tot ratings die een zinvolle differentiatie van het risico inhouden?

door de entiteit in te vullen

6a.4.2

Omvat het risicoratingsysteem van de entiteit zo veel mogelijk de volgende kenmerken:

—	alle kredietblootstellingen hebben een risicorating;

—	het omvat een adequaat aantal ratings, die redelijk, tijdig en dynamisch zijn;

—	er is een proces om het systeem voor interne risicorating te toetsen aan de in de regelgeving en/of door ratingbureaus gehanteerde schalen;

—	de ratingcriteria weerspiegelen een passende combinatie van kwalitatieve en kwalitatieve en kwantitatieve factoren en de criteria de criteria voor de toekenning van elke rating zijn duidelijk omschreven;

—	er is een tijdshorizon voor de risicorating;

—	de ratings weerspiegelen zowel de verwachte prestaties van de kredietnemer als de structuur van de transactie;

—	wanneer de entiteit een externe databank gebruikt om haar gegevens aan te vullen en/of een extern ratingmodel, toont zij aan dat de externe gegevens adequaat zijn en dat zij de ratingfilosofie begrijpt die aan het model ten grondslag ligt, en

—	de aan een verrichting toegekende rating is goed onderbouwd en gedocumenteerd?

door de entiteit in te vullen

6a.4.3

Bewaart de entiteit gegevens over de gerealiseerde wanbetalingsgraden die met ratingklassen en ratingmigraties samenhangen?

door de entiteit in te vullen

6a.4.4

Heeft de entiteit uitvoerige beleidslijnen en procedures voor een doeltreffende validatie van het ratingsysteem (14) en een regelmatige onafhankelijke beoordeling van de toereikendheid van het systeem voor interne risicorating?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — AANVULLENDE VRAGEN (optioneel) (15)

6.b.	BELASTINGONTWIJKING EN NIET-COÖPERATIEVE RECHTSGEBIEDEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van met middelen van de EU ondersteunde financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke EU-wetgeving en overeengekomen internationale en EU-normen, waardoor zij: a) geen acties ondersteunt die bijdragen aan belastingontwijking, en b) geen verrichtingen aangaat met entiteiten die in niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden zijn opgericht of gevestigd?

Richtsnoeren

Normen inzake belastingontwijking hebben in grote lijnen tot doel ervoor te zorgen dat er doeltreffende belastingregels zijn die niet worden omzeild:

—	op OESO-niveau omvatten zij met name de beginselen van transparantie en uitwisseling van informatie, en de werkzaamheden op het gebied van grondslaguitholling en winstverschuiving;

—

op EU-niveau omvatten zij meer in het bijzonder het fiscaal beleid en het regelgevingskader van de EU op het gebied van belastingontwijking (16), zoals: de beleidstoezeggingen ter bestrijding van belastingontwijking (inclusief het EU-beleid inzake niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden), de gedragscode inzake de belastingregeling voor ondernemingen (schadelijke belastingconcurrentie), de in diverse richtlijnen opgenomen antimisbruikmaatregelen, het brede pakket anti-ontgaansmaatregelen dat in 2016 is goedgekeurd en waarbij de regels inzake grondslaguitholling en winstverschuiving in het rechtskader van de EU zijn opgenomen, de in de desbetreffende richtlijnen opgenomen EU-regels inzake administratieve samenwerking en transparantie.

Voortbouwend op deze belastingontwijkingsnormen dienen door de EU gefinancierde projecten niet betrokken te zijn bij agressieve fiscale planning, deugdelijke (niet-fiscale) bedrijfsmatige redenen voor een bepaalde structuur te hebben, niet te profiteren van de technische details van een belastingstelsel of van incongruenties tussen twee of meer belastingstelsels met als doel de verschuldigde belastingen te verminderen. De lijst van “wezenskenmerken” in Richtlijn (EU) 2018/822 van 25 mei 2018 vergemakkelijkt de identificatie van transacties die kenmerken van belastingontwijking of -misbruik hebben en kan door de beoordelaars als referentie worden gebruikt.

Bij de beoordeling of de voorafgaande zorgvuldigheidsprocedures en -regels van de entiteit uitgebreid genoeg zijn om aan de vereisten van deze pijler te voldoen, moet ook rekening worden gehouden met de volgende elementen:

of de reikwijdte van het fiscale zorgvuldigheidsonderzoek de relevante entiteiten in de projectstructuur omvat. Naast de uiteindelijke begunstigden vallen hieronder bijvoorbeeld ook entiteiten waarmee de entiteit in verband met een bepaald project een contract of een indirecte relatie op basis van dit contract heeft (17);

b)	de relevante financiële stromen van de projectstructuur (en hun respectieve fiscale behandeling), inclusief bijvoorbeeld de vraag of relevante financiële stromen effectief worden belast (18) en of het project niet op kunstmatige wijze is gestructureerd (19);

de beoordeling en beperking van de belastingontwijkingsrisico’s bij specifieke verrichtingen die voortvloeien uit het bestaan van belastinggerelateerde tekortkomingen in verband met i) de transparantiecriteria; ii) eerlijke belastingcriteria, en iii) criteria inzake gronslaguitholling en winstverschuiving voor rechtsgebieden die zich inzetten om dergelijke door de EU vastgestelde tekortkomingen te verhelpen (20);

de procedures van de entiteit voor het aangaan van nieuwe verrichtingen of verlengen van verrichtingen met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die in het kader van het desbetreffende EU-beleid op de lijst van niet-coöperatieve rechtsgebieden voorkomen, inclusief bijvoorbeeld de vraag of dergelijke verbodsbepalingen worden toegepast; op welke projectgerelateerde entiteiten zij betrekking hebben; hoe de entiteit nieuwe of verlengde verrichtingen definieert, of dergelijke verbodsbepalingen van toepassing zijn op contracten voor nieuwe of verlengde verrichtingen vanaf het moment waarop het rechtsgebied aan de EU-lijst wordt toegevoegd, en welke uitzonderingen op deze verbodsbepalingen zijn toegestaan (21).

Bij hun beoordeling moeten de beoordelaars rekening houden met de desbetreffende door de Commissie gepubliceerde richtsnoeren, zoals de mededeling van de Commissie over nieuwe voorschriften tegen belastingontwijking in EU-wetgeving met betrekking tot met name financierings- en investeringsverrichtingen (C(2018) 1756 final) en latere wijzigingen daarvan.

6b.1

Bevatten de regels van de organisatie via welke met EU-middelen gesteunde financiële instrumenten worden geselecteerd/uitgevoerd, een expliciete verwijzing naar de beoordeling van belastingontwijkingsrisico’s en naar verbodsbepalingen met betrekking tot niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden, waarin de volgende normen zijn vervat:

a)	OESO-beginselen van transparantie en uitwisseling van informatie en werkzaamheden op het gebied van grondslaguitholling en winstverschuiving, en

b)	het fiscaal beleid en het regelgevingskader van de EU inzake belastingontwijking (zoals uiteengezet in de bovenstaande richtsnoeren), of gelijkwaardige normen?

door de entiteit in te vullen

6b.2

Welke regels met betrekking tot controles in verband met belastingontwijking heeft de entiteit om ervoor te zorgen dat met EU-middelen gesteunde financieringsinstrumenten geen acties steunen die bijdragen tot belastingontwijking?

door de entiteit in te vullen

6b.2.1

Zijn de voorafgaande zorgvuldigheidsprocedures en -regels van de entiteit uitgebreid genoeg om de bij de financiële stromen van het project betrokken entiteiten te omvatten?

6b.2.2

Maakt het voorafgaande fiscale zorgvuldigheidsonderzoek van de entiteit het mogelijk om zo nodig tot aan de uiteindelijke begunstigde na te gaan of:

a)	de desbetreffende financiële stromen effectief worden belast, en

b)	het project niet op kunstmatige wijze is gestructureerd om belasting te ontwijken?

6b.2.3

Wordt bij het voorafgaande fiscale zorgvuldigheidsonderzoek van de entiteit rekening gehouden met de aanwezigheid van rechtsgebieden die hebben toegezegd tekortkomingen te verhelpen die door de EU bij de betrokken entiteiten (22) zijn geconstateerd als mogelijk belastingsontwijkingsrisico, bijvoorbeeld met betrekking tot i) transparantie; ii) eerlijke belastingheffing, en iii) grondslaguitholling en winstverschuiving, rekening houdend met de conclusies van de Raad tot vaststelling van de criteria voor de EU-lijst van niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden?

Zo ja, worden bij het fiscale zorgvuldigheidsonderzoek van de entiteit dan mogelijke toezichtmaatregelen genoemd om dergelijke tekortkomingen aan te pakken?

6b.3

Zorgen de regels en procedures van de entiteit er met betrekking tot niet-coöperatieve rechtsgebieden voor dat de entiteit bij de uitvoering van met EU-middelen gesteunde financieringsinstrumenten:

a)	bij het project en de bij het project betrokken entiteiten de aanwezigheid vaststelt van rechtsgebieden die op de lijst in bijlage I bij de conclusies van de Raad van de EU voorkomen;

b)	verscherpt cliëntenonderzoek toepast ten aanzien van verrichtingen waarbij entiteiten betrokken zijn die geregistreerd of gevestigd zijn in niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden;

c)	geen nieuwe verrichtingen aangaat of verrichtingen verlengt met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die op de lijst in bijlage I bij de conclusies van de Raad van de EU voorkomen, en

d)	alleen van c) afwijkt indien de actie fysiek in hetzelfde rechtsgebied wordt uitgevoerd en er geen enkele aanwijzing bestaat dat de betrokken verrichting bijdraagt tot witwassen, terrorismefinanciering, belastingontwijking, belastingfraude of belastingontduiking?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN — AANVULLENDE VRAGEN (optioneel) (23)

6.c.	BESTRIJDING VAN WITWASSEN en TERRORISMEFINANCIERING — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit bij de selectie/uitvoering van financieringsinstrumenten/begrotingsgaranties normen toe die gelijkwaardig zijn aan de toepasselijke EU-wetgeving en overeengekomen internationale en EU-normen? Wordt er aldus voor gezorgd dat zij: a) geen acties ondersteunt die bijdragen tot witwassen en terrorismefinanciering, en b) geen nieuwe verrichtingen aangaat of verrichtingen verlengt met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die door de EU als derde landen met een hoog risico zijn aangemerkt?

Richtsnoeren inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering

Normen inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering hebben in grote lijnen tot doel misbruik van het financiële stelsel voor witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen door middel van preventieve maatregelen.

—	Op internationaal niveau gaat het onder meer om de werkzaamheden van de Financial Action Task Force (FATF).

—	Op EU-niveau gaat het met name om Richtlijn (EU) 2015/849.

Een onderzoek naar de regels en procedures van de entiteit moet nagaan of:

de regels en procedures van de entiteit voorzien in een risicobeoordeling inzake witwassen en terrorismefinanciering en in verbodsbepalingen met betrekking tot derde landen met een hoog risico, en zo ja, in hoeverre de risicobeoordeling kan leiden tot het nemen van toezichtsmaatregelen om de risico’s aan te pakken;

de entiteit passende beleidslijnen, controles en procedures heeft, inclusief internecontrolemaatregelen, een auditbeleid, opleidingsmaatregelen en regels om personeelsleden die verdachte transacties of inbreuken op de verplichtingen inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering melden, te beschermen tegen represailles;

c)	de entiteit een voorafgaande zorgvuldigheidsprocedure heeft om te controleren dat bij geldovermakingen passende informatie over de betaler en de begunstigde wordt gevoegd, en wat de reikwijdte van deze procedure is (24);

de regels en procedures van de entiteit cliëntenonderzoeksvoorschriften, registratie en monitoring van transacties omvatten, en zo ja, in hoeverre sprake is van redelijke maatregelen om de identiteit van de uiteindelijk begunstigde(n) van cliënten (d.w.z. rechtspersonen en juridische constructies) te verifiëren en inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de cliënt en de maatregelen die van toepassing zijn als de entiteit een verdachte transactie opspoort;

e)	de entiteit, rekening houdend met Richtlijn (EU) 2015/849, verscherpt cliëntenonderzoek toepast ten aanzien van derde landen met een hoog risico, en

f)	de entiteit bepaalde verbodsbepalingen toepast op projecten waarbij rechtsgebieden betrokken zijn die als landen met een hoog risico zijn aangemerkt (25).

6c.1

Heeft de entiteit passende beleidslijnen, controles en procedures inzake de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering om ervoor te zorgen dat door de EU gefinancierde acties niet bijdragen tot witwassen of terrorismefinanciering?

6c.1.1

Heeft de entiteit passende beleidslijnen, controles en procedures om hun witwasrisico en risico van terrorismefinanciering te identificeren en te beoordelen, rekening houdend met risicofactoren zoals die welke verband houden met hun cliënten, landen of geografische gebieden, producten, diensten, transacties en leveringskanalen.

6c.1.2

Past de entiteit, wanneer zij EU-middelen aan derden verstrekt, cliëntenonderzoeksmaatregelen toe die de volgende onderdelen omvatten:

a)	de identificatie van de derde en de verificatie van zijn identiteit op basis van documenten, gegevens of informatie uit een betrouwbare en onafhankelijke bron;

de identificatie van de uiteindelijk begunstigde en het nemen van redelijke maatregelen om de identiteit van die persoon te verifiëren, zodat de entiteit ervan overtuigd is dat zij weet wie de uiteindelijk begunstigde is, en, wanneer het rechtspersonen, trusts, vennootschappen, stichtingen en soortgelijke juridische constructies betreft, het nemen van redelijke maatregelen om inzicht te verwerven in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur van de derde;

c)	het beoordelen en, in voorkomend geval, inwinnen van informatie over het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie;

het doorlopend monitoren van de zakelijke relatie, met inbegrip van een nauwlettende controle van de tijdens de gehele duur van deze relatie verrichte transacties, om ervoor te zorgen dat deze stroken met de verplichte kennis die de entiteit heeft van de cliënt en van het zakelijk en risicoprofiel, indien noodzakelijk met inbegrip van de oorsprong van de geldmiddelen, en het actueel houden van de in haar bezit zijnde documenten, gegevens of informatie (26)?

Past de entiteit bij dat cliëntenonderzoek verscherpte cliëntenonderzoeksvoorschriften toe, met name ten aanzien van:

—	landen met een hoog risico in de zin van Richtlijn (EU) 2015/849;

—	een grensoverschrijdende bancaire relatie met een respondentinstelling in een derde land, of

—	transacties of een zakelijke relatie met politiek prominente personen en andere door de entiteit geïdentificeerde gevallen met een hoger risico?

6c.2

Wat betreft rechtsgebieden die zijn aangemerkt als derde landen met een hoog risico in de zin van Richtlijn (EU) 2015/849, zorgt de entiteit er bij de uitvoering van een door de EU gefinancierd project voor dat zij:

a)	bij het project en de bij het project betrokken entiteiten de aanwezigheid vaststelt van rechtsgebieden die als derde landen met een hoog risico zijn aangemerkt;

b)	verscherpt cliëntenonderzoek toepast ten aanzien van verrichtingen waarbij derde landen met een hoog risico betrokken zijn;

c)	geen nieuwe verrichtingen aangaat of verrichtingen verlengt met entiteiten die zijn opgericht of gevestigd in rechtsgebieden die zijn aangemerkt als derde landen met een hoog risico in de zin van Richtlijn (EU) 2015/849;

d)	alleen van c) afwijkt indien de actie fysiek in hetzelfde rechtsgebied wordt uitgevoerd en er geen enkele aanwijzing bestaat dat de betrokken verrichting bijdraagt tot witwassen, terrorismefinanciering, belastingontwijking, belastingfraude of belastingontduiking?

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING
BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)	Opmerkingen auditor
Past de entiteit passende regels en procedures toe om derden uit te sluiten van toegang tot financiering door middel van aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten (27)?

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

1.	WET- EN REGELGEVINGSKADER

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor uitsluiting van financiering?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

2.	UITSLUITINGSCRITERIA

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Zijn de volgende uitsluitingscriteria opgenomen in de procedures en regels voor aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten (28)?

door de entiteit in te vullen

2.1

Worden derden uitgesloten van financiering indien tegen hen of een persoon die bij hen vertegenwoordigings-, beslissings- of controlebevoegdheid heeft of lid is van hun bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan, een definitieve rechterlijke beslissing of een definitief administratief besluit is genomen om een van de volgende redenen (29):

a)	faillissements-, insolventie- of liquidatieprocedures;

b)	niet-nakoming van verplichtingen tot betaling van belastingen of socialezekerheidsbijdragen;

c)	ernstige beroepsfouten, inclusief valse verklaringen;

fraude;

e)	corruptie;

f)	gedragingen die verband houden met een criminele organisatie;

g)	witwassen of terrorismefinanciering;

h)	terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten;

i)	kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;

j)	onregelmatigheden (30);

k)	de oprichting van een lege vennootschap;

l)	het zijn van een lege vennootschap.

Zijn er uitzonderingen op het bovenstaande om gerechtvaardigde redenen, zoals:

—	dwingende redenen van algemeen belang, zoals volksgezondheid of milieubescherming?

2.2

Wordt bij de beslissing over de uitsluiting van financiering rekening gehouden met evenredigheid?

2.3

Wordt bij de beslissing over de uitsluiting van financiering rekening gehouden met het recht op verweer?

2.4

Wordt bij de beslissing over de uitsluiting van financiering rekening gehouden met de beoordeling van de corrigerende maatregelen die de entiteit heeft genomen om haar betrouwbaarheid aan te tonen?

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

3.	PROCEDURES

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit de regels en procedures voor uitsluiting doeltreffend toe (bij de verstrekking van subsidies/aanbestedingen/financieringsinstrumenten, naargelang het geval) op basis van de onder 2 vermelde vereisten?

door de entiteit in te vullen

3.1

Past de entiteit de regels en procedures voor uitsluiting doeltreffend toe bij de verlening van subsidies?

3.2

Past de entiteit de regels en procedures voor uitsluiting doeltreffend toe bij het aanbestedingsproces?

3.3

Past de entiteit de regels en procedures voor uitsluiting doeltreffend toe bij financieringsinstrumenten?

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS VAN MIDDELEN EN ANDERE INFORMATIE
BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)	Opmerkingen auditor
Maakt de entiteit de informatie over ontvangers van middelen tijdig en op passende wijze bekend?

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS VAN MIDDELEN EN ANDERE INFORMATIE

1.	WET- EN REGELGEVINGSKADER — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor de bekendmaking van ontvangers met betrekking tot: i) adequate bekendmakingsgegevens van de begunstigden; ii) een verwijzing naar een gemeenschappelijke internationale norm voor de bescherming van grondrechten en van commerciële belangen, en iii) regelmatige bekendmaking van updates?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS VAN MIDDELEN EN ANDERE INFORMATIE

2.	VEREISTEN — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2) Zijn de volgende vereisten opgenomen in de procedures en regels voor bekendmaking?

door de entiteit in te vullen

2.1

Publiceert de entiteit als algemene regel informatie over de ontvangers van middelen die ten minste de volgende elementen bevat: naam, plaats, aard en doel, bedrag?

Zijn er, onverminderd de in het kader van de gegevensbeschermingspijler behandelde regels en procedures inzake gegevensbescherming, uitzonderingen om gerechtvaardigde redenen, zoals:

—	de entiteit mag om redenen van vertrouwelijkheid en beveiliging afzien van publicatie, bijvoorbeeld wanneer publicatie een bedreiging zou vormen voor de rechten en vrijheid van natuurlijke personen of het commerciële belang van de ontvanger zou schaden, of

—	de entiteit mag afzien van publicatie wanneer de contracten betrekking hebben op kleine bedragen?

2.2

Publiceert de entiteit de informatie regelmatig (bijvoorbeeld: ten minste een keer per jaar)?

2.3

Publiceert de entiteit de informatie op passende wijze op basis van gemeenschappelijke internationale normen? Welke (bijvoorbeeld: IATI, OESO)?

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS VAN MIDDELEN EN ANDERE INFORMATIE

3.	BEKENDMAKINGSPROCEDURES — vragen/criteria

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit de regels en procedures voor bekendmaking doeltreffend toe (bij de verstrekking van subsidies/aanbestedingen/financieringsinstrumenten, naargelang het geval) op basis van de onder 2 vermelde vereisten?

door de entiteit in te vullen

3.1

Past de entiteit de regels en procedures voor bekendmaking doeltreffend toe bij de verlening van subsidies?

3.2

Past de entiteit de regels en procedures voor bekendmaking doeltreffend toe bij het aanbestedingsproces?

3.3

Past de entiteit de regels en procedures voor bekendmaking doeltreffend toe bij financieringsinstrumenten?

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
BELANGRIJKE VRAAG (niveau 1)	Opmerkingen auditor
Garandeert de entiteit een bescherming van persoonsgegevens die gelijkwaardig is aan de in artikel 5 van het Financieel Reglement bedoelde bescherming (31)?

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

1.	WET- EN REGELGEVINGKADER

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Heeft de entiteit een duidelijk wet- en regelgevingskader voor de bescherming van persoonsgegevens?

door de entiteit in te vullen

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

VEREISTEN

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Zijn in de procedures en regels voor de bescherming van persoonsgegevens de volgende vereisten geïntegreerd?

2.1

Worden/zijn persoonsgegevens, als algemene regel:

—	op rechtmatige, eerlijke en transparante wijze voor de betrokkene verwerkt;

—	voor specifieke, expliciete en gerechtvaardigde doeleinden verzameld en niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden;

—	adequaat, relevant en beperkt tot het noodzakelijke in verhouding tot de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

—	juist, en zo nodig geactualiseerd;

—	bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is;

—	zodanig verwerkt dat de persoonsgegevens voldoende beveiligd zijn?

2.2

Omvatten de procedures en regels de volgende beginselen:

—	recht op informatie;

—	recht op toegang tot en rectificatie of wissing van persoonsgegevens;

—	recht op overdraagbaarheid van gegevens;

—	recht op vertrouwelijkheid van elektronische communicatie?

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

3.	PROCEDURES

Opmerkingen entiteit

Opmerkingen auditor

Belangrijke vraag (niveau 2): Past de entiteit de regels en procedures doeltreffend toe (bv. passende technische en organisatorische maatregelen) voor de bescherming van persoonsgegevens (bij de verstrekking van subsidies/aanbestedingen/financieringsinstrumenten, naargelang het geval) op basis van de onder 2 vermelde vereisten?

3.1

Past de entiteit de regels en procedures voor de bescherming van persoonsgegevens doeltreffend toe bij de verlening van subsidies?

door de entiteit in te vullen

3.2

Past de entiteit de regels en procedures voor de bescherming van persoonsgegevens doeltreffend toe bij het aanbestedingsproces?

door de entiteit in te vullen

3.3

Past de entiteit de regels en procedures voor de bescherming van persoonsgegevens doeltreffend toe bij financieringsinstrumenten?

door de entiteit in te vullen

(1) De entiteit/auditor moet hier JA of NEEN invullen om aan te geven of de pijler aan beoordeling wordt onderworpen.

(2) De verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(3) Het voorschotsysteem is een vorm van financieel boekhoudsysteem. Het meest gebruikelijke voorschotsysteem is het systeem van de kleine kas. Het basiskenmerk van een voorschotsysteem is dat er een vast bedrag wordt uitgetrokken dat na een bepaalde periode wordt aangevuld, of wanneer dat nodig is omdat het geld is uitgegeven. De aanvulling is afkomstig uit een andere bron, zo kan de kleine kas bijvoorbeeld worden aangevuld door een cheque van een bankrekening te innen.

(4) Een effectieve loonadministratie wordt ondersteund door een personeelsdatabank (soms “namenlijst” genoemd, hoeft niet gecomputeriseerd te zijn) die een lijst omvat van alle personeelsleden die elke maand moeten worden betaald en die kan worden geverifieerd aan de hand van een goedgekeurde personeelslijst en de individuele personeelsgegevens (of personeelsdossiers). De koppeling tussen de personeelsdatabank en de loonlijst is een essentieel onderdeel van de controle. Alle nodige wijzigingen in de personeelsdatabank moeten tijdig worden verwerkt door middel van een wijzigingsrapport en moeten resulteren in een auditspoor. Er moeten regelmatig audits van de loonadministratie worden uitgevoerd om spookwerknemers op te sporen, ontbrekende gegevens aan te vullen en controlegebreken te identificeren.

(5) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(6) Overeenkomstig artikel 209, lid 4, van het Financieel Reglement.

(7) Het begrip “subsidieontvangers” moet ruim worden opgevat, d.w.z. er kunnen ook partnerlanden/begunstigde landen en de uitvoerende partners van de entiteit onder worden verstaan.

(8) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” en “EU-middelen” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(9) Voor organisaties die de IPSAS nog niet toepassen, is overeengekomen dat de financiële rapportage overeenkomstig de IFRS kan geschieden.

(10) Soms werken IFI’s ook via organen uit het partnerland (nationale fondsen), die met financiële intermediairs worden gelijkgesteld.

(11) Alleen van toepassing als de entiteit bij de Europese Unie een begrotingsgarantie wil aanvragen.

(12) De compliancefunctie wordt ook tot de tweede verdedigingslinie gerekend.

(13) d.w.z. wanneer moet worden gebruikgemaakt van afzonderlijke tekeningsbevoegdheid, dubbele of gezamenlijke tekeningsbevoegdheid of een krediet-/beleggingscomité, afhankelijk van de omvang en de aard van de transactie.

(14) Bijv. beoordeling van het bewijsmateriaal ter ondersteuning van het modelontwerp, back-testing, benchmarking, beoordeling van het onderscheidende vermogen van de ratings.

(15) De entiteit kan toch aan deze pijler voldoen, ook al ligt de score voor dit onderdeel onder de drempelwaarde, afhankelijk van de toezichtmaatregelen die, in voorkomend geval, op contractueel niveau zullen worden toegepast.

(16) Het fiscaal beleid en het regelgevingskader van de EU omvatten met name (onder voorbehoud van verdere ontwikkelingen): Gedragscode inzake de belastingregeling voor ondernemingen van 1 december 1997 (PB C 2 van 6.1.1998, blz. 2); Richtlijn 2011/96/EU van de Raad van 30 november 2011 betreffende de gemeenschappelijke fiscale regeling voor moedermaatschappijen en dochterondernemingen uit verschillende lidstaten (PB L 345 van 29.12.2011, blz. 8); Richtlijn 2003/49/EG van de Raad van 3 juni 2003 betreffende een gemeenschappelijke belastingregeling inzake uitkeringen van interest en royalty’s tussen verbonden ondernemingen van verschillende lidstaten (PB L 157 van 26.6.2003, blz. 49); Aanbeveling 2012/772/EU van de Commissie van 6 december 2012 over agressieve fiscale planning (PB L 338 van 12.12.2012, blz. 41); Richtlijn 2011/16/EU van de Raad van 15 februari 2011 betreffende de administratieve samenwerking op het gebied van de belastingen en tot intrekking van Richtlijn 77/799/EEG (PB L 64 van 11.3.2011, blz. 1); pakket anti-ontgaansmaatregelen van de Commissie: volgende stappen naar effectieve belastingheffing en grotere fiscale transparantie in de EU (COM/2016/23); Aanbeveling (EU) 2016/136 van de Commissie van 28 januari 2016 over de implementatie van maatregelen om misbruik van belastingverdragen tegen te gaan (PB L 25 van 2.2.2016, blz. 67); Richtlijn (EU) 2016/1164 van de Raad van 12 juli 2016 tot vaststelling van regels ter bestrijding van belastingontwijkingspraktijken welke rechtstreeks van invloed zijn op de werking van de interne markt (PB L 193 van 19.7.2016, blz. 1); conclusies van de Raad Ecofin van 12 februari, 8 maart, 25 mei, 17 juni, 8 november en 5 december 2016, 5 december 2017, 23 januari en 13 maart 2018.

Deze informatie kan worden geraadpleegd op: EU-beleid inzake niet-coöperatieve rechtsgebieden voor belastingdoeleinden (https://ec.europa.eu/taxation_customs/tax-common-eu-list_en); het pakket anti-ontgaansmaatreglen (website van de Commissie: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/anti-tax-avoidance-package_en; website van de Raad: https://www.consilium.europa.eu/nl/policies/anti-tax-avoidance-package/); het EU-beleid tegen schadelijke belastingconcurrentie (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/harmful-tax-competition_en) inclusief de werkzaamheden van de Groep gedragscode inzake de belastingregeling voor ondernemingen (website van de Raad: http://www.consilium.europa.eu/nl/council-eu/preparatory-bodies/code-conduct-group/); de werkzaamheden van de EU op het gebied van de administratieve samenwerking inzake rechtstreekse belastingen (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/tax-cooperation-control/administrative-cooperation/enhanced-administrative-cooperation-field-direct-taxation_en); inzake transparantie voor intermediairs (https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/company-tax/transparency-intermediaries_en), en het regelgevingskader van de EU inzake belastingen (http://eur-lex.europa.eu/browse/directories/consleg.html?root_default=CC_1_CODED%3D09&displayProfile=lastConsDocProfile&classification=in-force#arrow_09).

(17) Zie met name Section IV (1) 1.2 van de mededeling van de Commissie C(2018) 1756 van 21.3.2018.

(18) Dit betekent dat bijvoorbeeld moet worden nagegaan of de gerealiseerde winsten volgens de toepasselijke standaardregels worden belast (zo nee, ga naar het volgende entiteitsniveau), en of de doorgesluisde winsten volgens de toepasselijke standaardregels worden belast (zo nee, ga naar het volgende entiteitsniveau, zo nodig tot aan de uiteindelijke begunstigden). Zodra voor een bepaalde financiële stroom een effectieve belastingheffing is vastgesteld, is voor deze stroom geen verder bewijs inzake belastingheffing nodig.

(19) Hierbij kan bijvoorbeeld worden gekeken naar bewijs voor de economische beweegredenen van een structuur, het wezen van de verschillende entiteiten (zie bijvoorbeeld blz. 125 e.v. http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-10421-2018-INIT/en/pdf, en http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-5814-2018-REV-3/en/pdf) en de fiscale impact van de structurering.

(20) De aanwezigheid van in bijlage II bij de conclusies van de Raad van de EU opgenomen rechtsgebieden in de structuur van een verrichting moet leiden tot een onderzoek per geval, en hierbij moet er specifiek op worden gelet dat de bezwaren die deze rechtsgebieden hebben beloofd aan te pakken om aan de criteria inzake goed fiscaal bestuur te voldoen, niet worden misbruikt bij projecten die met EU-middelen worden gefinancierd. Deze bezwaren kunnen verband houden met elk van de in de conclusies van de Raad van 5 december 2017 genoemde criteria, en wel: i) transparantie en uitwisseling van informatie; ii) eerlijke belastingheffing (inclusief criterium 2.2), en iii) normen inzake grondslaguitholling en winstverschuiving. Financiële stromen van met EU-middelen gefinancierde projecten mogen bijvoorbeeld niet profiteren van schadelijke belastingregelingen die een rechtsgebied heeft toegezegd te zullen afschaffen. Evenzo moet, wanneer een rechtsgebied nog niet voldoet aan de transparantiecriteria wegens onvoldoende mechanismen voor informatie-uitwisseling met EU-lidstaten, worden nagegaan of de niet-meldingsplichtige belastinginformatie in de financiële stromen van het project ertoe kan leiden dat deze financiële stroom niet wordt belast.

(21) De enige uitzondering die krachtens het Financieel Reglement is toegestaan, is de uitzondering voor fysieke uitvoering ter plaatse. Wanneer zij deze uitzondering toepast, moet de entiteit de fysieke locatie van het project beoordelen (bijv. via een passende test van de economische substantie) en nagaan of er aanwijzingen zijn dat het desbetreffende project bijdraagt aan belastingontwijking.

(22) d.w.z. in bijlage II bij de conclusies van de Raad opgenomen rechtsgebieden.

(23) De entiteit kan toch aan deze pijler voldoen, ook al ligt de score voor dit onderdeel onder de drempelwaarde, afhankelijk van de toezichtmaatregelen die, in voorkomend geval, op contractueel niveau zullen worden toegepast.

(24) Overeenkomstig Verordening (EU) 2015/847 en Richtlijn (EU) 2015/849.

(25) Rekening houdend met Richtlijn (EU) 2015/849.

(26) Rekening houdend met Richtlijn (EU) 2015/849.

(27) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” en “EU-middelen” wordt geacht begrotingsgaranties te omvatten.

(28) Indien de entiteit Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG (artikel 57) of nationale wetgeving tot omzetting van deze richtlijn toepast, wordt de bescherming van de financiële belangen van de EU geacht te stroken met de regels, beleidslijnen en procedures van de Unie.

(29) Richtlijn 2014/24/EU (tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG) wordt als gelijkwaardig aan het Financieel Reglement van de EU beschouwd. Dit punt mag derhalve worden getoetst aan systemen, regels en procedures die de bovengenoemde richtlijn of nationale wetgeving tot omzetting van deze richtlijn toepassen.

(30) Niet van toepassing op financieringsinstrumenten.

(31) Onverminderd Verordeningen (EU) 2018/1725 en (EU) 2016/679.

Bijlage 3

BEOORDELINGSPROCEDURES

3.1. Documentatie van de beoordeling en bewijsmateriaal

1) Documentatie van de beoordeling (werkdocumenten)

De auditor moet in overeenstemming met ISAE 3000 documentatie opstellen, die:

—	een toereikende en passende registratie vormt van de basis voor zijn verslag, en

—	bewijst dat de beoordeling is gepland en uitgevoerd in overeenstemming met ISAE 3000 en de toepasselijke wettelijke en bestuursrechtelijke voorschriften.

“Documentatie” of “werkdocumenten” zijn registraties van de uitgevoerde beoordelingsprocedures, het relevante verkregen bewijsmateriaal en de conclusies die de auditor heeft getrokken. “Beoordelingsdossier” verwijst naar een of meer mappen of andere opslagmedia, in fysieke of elektronische vorm, met de registraties die de documentatie van de beoordeling of werkdocumenten voor een specifieke opdracht vormen.

2) Bewijsmateriaal

De auditor moet in overeenstemming met ISAE 3000 garanderen dat bewijsmateriaal wordt verzameld om zijn conclusie te onderbouwen, alsook bewijsmateriaal dat de beoordeling is uitgevoerd in overeenstemming met het International Framework for Assurance Engagements en de International Standard on Assurance Engagements (“ISAE”) 3000 for Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information van de IFAC.

De auditor moet voldoende passend bewijsmateriaal verkrijgen om de bevindingen van de beoordeling te onderbouwen en redelijke conclusies te trekken waarop de conclusies van de beoordeling worden gebaseerd. De auditor gebruikt zijn professionele oordeel om te bepalen of bewijsmateriaal toereikend en passend is.

3) Bewaring van de documentatie van de beoordeling (werkdocumenten) <De aanbestedende dienst kan dit deel naar goeddunken weghalen of aanpassen>

De auditor moet de documentatie van de opdracht (inclusief bewijsmateriaal in verband met honoraria en kosten, zoals facturen voor hotelaccommodatie, instapkaarten, ticketstrookjes, timesheets enz.) bewaren voor inspectie door de aanbestedende dienst gedurende een periode van 5 jaar vanaf de datum waarop de aanbestedende dienst de eindfactuur van de auditor voor deze opdracht heeft betaald. De aanbestedende dienst moet in deze periode van 5 jaar, op verzoek en in overeenstemming met de wetgeving van het land waar het voor de beoordeling verantwoordelijke kantoor is gevestigd, toegang hebben tot de documentatie van de beoordeling.

4) Toegang tot de registers en documenten van de entiteit

De auditor moet te allen tijde volledige en onbeperkte toegang hebben tot alle registers en documenten (met inbegrip van de boekhouding, contracten, notulen van vergaderingen, bankafschriften, facturen enz.) en tot de werknemers en de vestigingen van de entiteit, in zoverre dit mogelijk is en relevant is voor de beoordeling. De auditor kan de entiteit verzoeken om toegang tot haar banken (bv. om een bevestiging van de bank te vragen), consultants en anderen, of tot ondernemingen die de entiteit heeft ingeschakeld.

3.2. Planning

1) Voorbereidende vergadering met de entiteit

De entiteit plant gewoonlijk een voorbereidende vergadering met de auditor. Deze vergadering vindt plaats in het hoofdkantoor van de entiteit of op een andere locatie, afhankelijk van wat voor beide partijen het beste uitkomt. Het doel van deze vergadering is het bespreken van de planning van de beoordeling, het veldwerk en de rapportage en het verduidelijken van openstaande kwesties. De entiteit en de auditor kunnen alternatieve methoden overeenkomen om de beoordeling voor te bereiden (bv. videovergaderingen). Tijdens de voorbereidende vergadering kan de auditor verzoeken om aanvullende informatie en documenten die hij nodig of nuttig acht voor de planning van de beoordeling en het veldwerk.

De entiteit moet de Commissie in kennis stellen van deze vergadering, die kan worden bijgewoond door vertegenwoordigers van de Commissie.

2) Planningsactiviteiten, beoordelingsplan en beoordelingswerkprogramma’s

De auditor moet de beoordeling zodanig plannen dat deze effectief en efficiënt wordt uitgevoerd. Adequate planning houdt in dat de nodige aandacht wordt besteed aan belangrijke beoordelingsgebieden, dat potentiële problemen snel worden vastgesteld en opgelost en dat de beoordeling goed wordt georganiseerd en beheerd, zodat zij effectief en efficiënt is.

De auditor moet een beoordelingsplan (of een soortgelijk planningsdocument, zoals een beoordelingswerkplan of een planningsmemorandum) hebben, waarin de aanpak van de beoordeling en de belangrijke beginselen van de planning, het veldwerk en de rapportage worden uiteengezet. De auditor moet beoordelingswerkprogramma’s hebben, waarin de beoordelingstoetsen en -procedures worden toegelicht en gedocumenteerd.

3.3. Veldwerk

1) Verkrijgen van bewijsmateriaal in verband met het ontwerp van systemen, controles, procedures en regels

De werkzaamheden moeten een beoordeling omvatten van het ontwerp van de systemen, controles, procedures en regels die relevant zijn voor de betrokken pijler.

Procedures om bewijsmateriaal te verkrijgen in verband met het ontwerp van systemen, controles, procedures en regels, kunnen bestaan uit:

—	gesprekken met personeelsleden van de entiteit die over relevante informatie beschikken;

—	evaluaties waarin wordt nagegaan of beschrijvingen, indien ze voorhanden zijn, een correcte weergave zijn van de systemen, controles, procedures en regels die door de entiteit zijn ontworpen en worden uitgevoerd;

—	inspecties van wet- en regelgevingsdocumenten (bv. wetten, regelgeving, contracten en overeenkomsten), interne instructies en richtsnoeren (bv. werkingsregels, handleidingen voor interne controle enz.) en alle andere documenten die de auditor relevant acht;

—

waarnemingen van verrichtingen en inspecties van documenten, verslagen, gedrukte en elektronische registraties van transactieverwerking, boekhoudprocedures (bv. reconciliatie tussen banken) en andere belangrijke procedures voor goedkeuring en interne controle (bv. periodieke uitgavenverslagen, vergelijkingen van begroting en werkelijkheid, controle en goedkeuring van timesheets enz.), documenten die bijvoorbeeld betrekking hebben op: i) het regelgevingskader van de entiteit voor externe audit; ii) subsidie- en aanbestedingsprocedures, en iii) financieringsinstrumenten en transacties met financieringsinstrumenten, en

—	herhaling van controles en procedures.

De auditor mag stroomschema’s of vragenlijsten gebruiken als hulpmiddel voor de beoordeling van het ontwerp van controles, procedures en regels.

2) Toetsen van systemen, controles en procedures

De werkzaamheden moeten een beoordeling omvatten van de vraag of de relevante systemen, controles, procedures en regels effectief werken.

Een systeem, controle, procedure of regel werkt effectief indien daarmee, afzonderlijk of in combinatie met andere systemen, controles, procedures of regels, redelijke zekerheid wordt verschaft dat:

—	de doelstellingen van de entiteit (bv. doelstellingen van het interne controlesysteem of van een subsidie- of aanbestedingsprocedure) worden verwezenlijkt en met name dat de risico’s voor de verwezenlijking van de doelstellingen naar behoren worden beheerd en beheerst;

—	de risico’s op fouten, onregelmatigheden en fraude worden voorkomen, worden opgespoord en naar behoren en snel worden gecorrigeerd.

Bij het ontwerpen en uitvoeren van toetsen van de controles moet de auditor:

—

andere procedures uitvoeren naast onderzoeken om bewijsmateriaal te verkrijgen over:

—	hoe een systeem heeft gewerkt of hoe een controle, procedure of regel werd toegepast;

—	de consistentie waarmee het systeem heeft gewerkt of een controle, procedure of regel werd toegepast, en

—	de persoon die controles, procedures of regels heeft toegepast of de manieren waarop dat is gebeurd;

—	manieren bepalen om met het oog op toetsing posten te selecteren die effectief zijn in de verwezenlijking van de doelstellingen van de procedure.

Bij het bepalen van de omvang van toetsen van de controles, procedures of regels moet de auditor rekening houden met factoren zoals de kenmerken van de te toetsen populatie, de aard van de controles, procedures en regels, de frequentie van de toepassing ervan (bijvoorbeeld maandelijks, dagelijks, een aantal keren per dag) en de verwachte mate van afwijking.

Toetsen van controles, procedures en regels kunnen onder meer bestaan uit inspecties (van registers, documenten en activa), waarneming, bevraging van het management en anderen binnen de entiteit, bevestiging, herberekening en herhaling van bepaalde procedures.

3) Steekproeven en andere manieren om posten voor toetsing te selecteren

Bij het ontwerpen en uitvoeren van toetsen van systemen, controles, procedures en regels kan de auditor gebruikmaken van steekproeven of andere manieren om posten voor toetsing te selecteren. Bij steekproeven worden de procedures toegepast op minder dan 100 % van de voor de beoordeling relevante posten (bv. een selectie van transacties of rekeningsaldi), op zodanige wijze dat alle steekproefeenheden kans maken om te worden geselecteerd. Dit biedt de auditor een redelijke basis om conclusies te trekken over de gehele populatie.

Bij steekproeven kan een statistische of niet-statistische benadering worden gevolgd. De auditor kan een weloverwogen selectie van specifieke posten uit een populatie maken (bv. posten met een hoge waarde of belangrijke posten, alle posten boven een bepaald bedrag, posten om informatie te verkrijgen of posten om controleactiviteiten, procedures of regels te toetsen). Selectief onderzoek is geen steekproef.

Selectief onderzoek van specifieke posten is weliswaar vaak een efficiënte manier om bewijsmateriaal te verkrijgen, maar vormt geen steekproef. De resultaten van procedures die zijn toegepast op posten die op die wijze zijn geselecteerd, kunnen niet worden geprojecteerd of geëxtrapoleerd naar de gehele populatie. Selectief onderzoek van specifieke posten levert dan ook geen bewijs op over de rest van de populatie. Bij het samenstellen van steekproeven is het doel conclusies te kunnen trekken over een gehele populatie op basis van toetsen van een daaruit getrokken steekproef.

4) Gebruik van het werk van interne auditors

Wanneer de auditor vaststelt dat een interneauditfunctie wellicht relevant is voor de beoordeling, bepaalt hij: a) of en in hoeverre specifiek werk van de interne auditors kan worden gebruikt, en b) indien het specifieke werk van de interne auditors wordt gebruikt, of dat werk geschikt is voor de doeleinden van de audit. De auditor moet ISA 610 Using the Work of Internal Auditors in acht nemen, in zoverre die ISA relevant is voor de beoordeling.

5) Schriftelijke bevestigingen (letter of representation)

In andere opdrachten tot verschaffing van zekerheid dan audits of controles van historische financiële informatie (ISAE 3000) moet de auditor bevestigingen van het management verkrijgen. Een schriftelijke bevestiging is een verklaring van het management aan de auditor om bepaalde aangelegenheden te bevestigen of ander beoordelingsbewijs te onderbouwen.

De auditor kan een letter of representation verlangen die ondertekend is door het lid/de leden van het management van de entiteit dat/die de hoofdverantwoordelijkheid voor de systemen, controles, procedures en regels van de entiteit draagt/dragen.

6) Debriefingnota (aide mémoire)

De auditor stelt een debriefingnota op ter bespreking tijdens de slotvergadering. In de nota moet een overzicht worden gegeven van de belangrijkste bevindingen van de beoordeling die het resultaat zijn van het veldwerk, en van de aanbevelingen. Een kopie van de nota moet worden toegezonden aan de taakbeheerder van de audit bij de aanbestedende dienst.

7) Slotvergadering

De auditor moet een slotvergadering met de entiteit organiseren. De entiteit moet de Commissie in kennis stellen van deze vergadering, die kan worden bijgewoond door vertegenwoordigers van de Commissie.

Het doel van deze vergadering is het bespreken van de debriefingnota en het verkrijgen van de bevestiging van de entiteit en haar eerste opmerkingen over de bevindingen en aanbevelingen van de auditor. De auditor en de entiteit kunnen overeenkomen welke informatie nog door de entiteit moet worden verstrekt en, in voorkomend geval, een uiterste termijn voor indiening daarvan. De auditor kan de entiteit informeren over de rapportageprocedures. De auditor moet alle (schriftelijke en mondelinge) opmerkingen die door de entiteit en de vertegenwoordigers van de Commissie worden gemaakt, documenteren en daarmee rekening houden voor het beoordelingsverslag.

3.4. Rapportage

1) Basisvereisten voor rapportage en taal

De auditor moet de resultaten van de beoordeling rapporteren in overeenstemming met het International Framework for Assurance Engagements en ISAE 3000 van de IFAC, de praktijken van zijn auditkantoor en de vereisten van dit mandaat.

Het verslag moet objectief, duidelijk, beknopt, tijdig en constructief zijn.

Het verslag moet worden ingediend in de taal die in punt 6.4 van het mandaat is vermeld. Indien het verslag in een andere taal dan het Engels of het Frans wordt opgesteld, moet de auditor ook een samenvatting van het verslag in het Engels of het Frans verstrekken.

2) Datum van het beoordelingsverslag

De datum van het ontwerpverslag en het voorlaatste verslag moet de datum zijn waarop deze verslagen ter raadpleging worden toegezonden. De datum op de omslag van het definitieve beoordelingsverslag moet de datum zijn waarop het definitieve beoordelingsverslag wordt ondertekend.

Feiten en gebeurtenissen die vóór de ondertekening van het definitieve beoordelingsverslag onder de aandacht van de auditor zijn gekomen en die van invloed zijn op de bevindingen in dat verslag, moeten in aanmerking worden genomen. De auditor is echter niet verplicht om na de slotvergadering en vóór de ondertekening van het definitieve verslag het management van de entiteit daarover te ondervragen en/of verdere procedures uit te voeren.

3) Procedure voor de raadpleging en indiening van het ontwerpverslag <De aanbestedende dienst mag dit deel naar goeddunken aanpassen omdat de voorgestelde tekst gebaseerd is op de procedures van de Commissie. Let op: delen waar de Commissie geraadpleegd/geïnformeerd wordt, moeten worden gehandhaafd>

De auditor moet bij de aanbestedende dienst een ontwerpverslag indienen binnen <21> kalenderdagen na de dag van de slotvergadering (d.w.z. het einde van het veldwerk). Het ontwerpverslag moet de opmerkingen van de entiteit bevatten in zoverre die reeds zijn verkregen tijdens het veldwerk voor de beoordeling en de slotvergadering.

Er moeten een papieren en een elektronische versie van het ontwerpverslag en een begeleidende brief worden ingediend. Het woord “ontwerp” moet duidelijk op alle versies worden vermeld.

De entiteit mag een kopie van het ontwerp-pijlerbeoordelingsverslag aan de Europese Commissie toezenden om haar standpunt te kennen over specifieke elementen van het ontwerpverslag (1).

De aanbestedende dienst moet de auditor opmerkingen doen toekomen binnen 21 kalenderdagen na ontvangst van het ontwerpverslag.

De auditor moet bij de aanbestedende dienst een herzien ontwerpverslag indienen, waarin rekening wordt gehouden met alle opmerkingen die binnen <7> kalenderdagen na ontvangst van de opmerkingen zijn ontvangen.

De aanbestedende dienst moet bij de auditor opmerkingen indienen binnen <21> kalenderdagen na ontvangst van het ontwerpverslag.

4) Procedure voor de raadpleging en indiening van het definitieve verslag <De aanbestedende dienst mag dit deel naar goeddunken aanpassen omdat de voorgestelde tekst gebaseerd is op de procedures van de Commissie. Let op: delen waar de Commissie geraadpleegd/geïnformeerd wordt, moeten worden gehandhaafd>

Indien geen aanvullend veldwerk nodig is, moet de auditor bij de aanbestedende dienst een voorlaatste verslag indienen binnen <7> kalenderdagen na ontvangst van de opmerkingen over het ontwerpverslag. Het woord “voorlaatste” moet op de omslag van het voorlaatste verslag worden vermeld. De aanbestedende dienst moet de auditor binnen <14> kalenderdagen na ontvangst van het voorlaatste verslag schriftelijk meedelen of hij het voorlaatste verslag aanvaardt.

De auditor moet binnen <7> kalenderdagen na ontvangst van de opmerkingen over het voorlaatste verslag een definitief verslag indienen.

De auditor moet vervolgens een originele papieren versie en één elektronische versie van het definitieve verslag indienen, samen met een begeleidende nota aan de entiteit.

De verslagen moeten worden ingediend met het briefhoofd van de auditor. Het woord “definitief” moet duidelijk op alle versies worden vermeld. De auditor moet aan de entiteit ook een elektronische versie van het definitieve verslag (d.w.z. een gescande kopie (in PDF-formaat) van het ondertekende en gedateerde definitieve verslag met het briefhoofd van de auditor) toezenden.

De periode tussen de slotvergadering en de indiening bij de aanbestedende dienst van het definitieve verslag mag niet langer duren dan <105> kalenderdagen of <15> weken.

De auditor moet aan de Europese Commissie een elektronische en een papieren versie van het definitieve pijlerbeoordelingsverslag toezenden:

Europese Commissie

Directoraat-generaal […]

Eenheid Audit en Controle

1040 Brussel

BELGIË

(1) Onverminderd de toezichtmaatregelen die de Commissie neemt overeenkomstig artikel 154, lid 5, van het Financieel Reglement.

Bijlage 4

PIJLERBEOORDELINGSVERSLAG

[ONTWERP, VOORLAATSTE OF DEFINITIEF] VERSLAG

[datum]

PIJLERBEOORDELING

VAN [NAAM VAN DE ENTITEIT]

Entiteit die aan beoordeling is onderworpen:	[Naam entiteit]
Land:	[Land waar de entiteit is gevestigd]
Auditor:	[Auditkantoor en afdeling die verantwoordelijk is voor de beoordeling]
Periode die aan beoordeling is onderworpen:	[datum] tot [datum] [dit is normaliter het jaar (periode van twaalf maanden) dat eindigt op de dag van het begin van het veldwerk (procedures op locatie) van de beoordeling]
Data van het veldwerk van de beoordeling:	[datum] tot [datum]

INHOUDSOPGAVE

Onafhankelijk verslag tot verschaffing van zekerheid

112

Samenvatting

117

Context van de opdracht

126

Internecontrolesysteem

127

Boekhoudsysteem

129

Onafhankelijke externe audit

129

Subsidies

129

Aanbestedingen

130

Financieringsinstrumenten

130

Uitsluiting van toegang tot financiering

131

10.

Bekendmaking van informatie over ontvangers

131

11.

Bescherming van persoonsgegevens

131

Bijlagen

133

INSTRUCTIES VOOR HET GEBRUIK VAN DIT MODELVERSLAG

Dit modelverslag voor een pijlerbeoordeling voorziet in een rapportageformat en -structuur voor de auditor en bevat richtsnoeren voor de inhoud van de delen van het verslag.

—	Alle grijsgekleurde tekst in <cursief> bevat richtsnoeren, die moeten worden weggehaald.

—	Alle niet grijsgekleurde tekst kan door de auditor worden gebruikt voor het opstellen van het verslag. De auditor kan de tekst naar goeddunken wijzigen met uitzondering van de voorgeschreven tekst van het verslag van de onafhankelijke auditor.

De voorgeschreven tekst en de formulering van het verslag tot verschaffing van zekerheid van de onafhankelijke auditor moeten te allen tijde worden geëerbiedigd en mogen niet worden gewijzigd.

Deze bladzijde met instructies moet uit het verslag worden weggehaald.

ONAFHANKELIJK VERSLAG TOT VERSCHAFFING VAN ZEKERHEID

Pijlerbeoordeling

[volledige naam en adres van de entiteit]

Wij hebben een pijlerbeoordeling (“beoordeling”) uitgevoerd van [naam]; de “entiteit”. De beoordeling heeft tot doel de Europese Commissie redelijke zekerheid te verschaffen over de vraag of de entiteit voldoet aan de vereisten van artikel 154, lid 4, onder a) tot en met f), van het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Unie en artikel 29, lid 1, van het Financieel Reglement van toepassing op het Europees Ontwikkelingsfonds met betrekking tot de volgende pijlers:

1.	Internecontrolesysteem

2.	Boekhoudsysteem

3.	Onafhankelijke externe audit

4.	Subsidies <weghalen indien niet van toepassing>

5.	Aanbestedingen <weghalen indien niet van toepassing>

6.	Financieringsinstrumenten (1)<weghalen indien niet van toepassing>

7.	Uitsluiting van toegang tot financiering

8.	Bekendmaking van informatie over ontvangers

9.	Bescherming van persoonsgegevens

Hieronder worden de reikwijdte van onze werkzaamheden en onze conclusies voor elk van de respectieve pijlers uiteengezet.

Respectieve verantwoordelijkheden van het management van de entiteit en de auditor

Het management van de entiteit is verantwoordelijk voor het waarborgen dat de systemen, controles, regels en procedures in verband met de pijlers in overeenstemming zijn met internationaal aanvaarde normen en met de criteria die de Europese Commissie voor elke pijler heeft vastgesteld. Het management van de entiteit is ook verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie, documenten en toegang tot systemen en personeel van de entiteit aan de auditor, in zoverre dit nodig en relevant is met het oog op deze beoordeling.

Onze verantwoordelijkheid bestaat erin de systemen die de entiteit voor elke pijler heeft ingevoerd en de door haar voor elke pijler toegepaste controles, regels en procedures te toetsen aan de criteria voor elke pijler, en onze bevindingen te rapporteren in overeenstemming met het mandaat voor deze beoordeling.

In dit mandaat is gespecificeerd dat wij onze werkzaamheden moeten uitvoeren in overeenstemming met de International Standard on Assurance Engagements (“ISAE”) 3000 for Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information (opgesteld door de International Federation of Accountants), in zoverre deze norm kan worden toegepast in de specifieke context van deze pijlerbeoordeling. Deze norm vereist dat wij bij de uitvoering van onze werkzaamheden toepasselijke ethische normen in acht nemen.

Reikwijdte van de werkzaamheden voor alle pijlers

Onze opdracht omvat een beoordeling van elke pijler en van de door de entiteit ingevoerde systemen en toegepaste controles, regels en procedures.

Afhankelijk van de vereisten voor de betrokken pijler heeft onze beoordeling betrekking gehad op het ontwerp of het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de relevante systemen, controles, procedures en regels.

Bij onze beoordeling werden feitelijke informatie en gegevens met betrekking tot systemen, controles, regels en procedures vergeleken met de criteria van de Commissie. Deze criteria en de waarderingen (materialiteit) zijn uiteengezet in hoofdstuk 2.3 van ons gedetailleerde verslag.

Om te bepalen wat een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming in systemen, controles, regels en procedures is, hebben wij rekening gehouden met de door de Commissie vastgestelde criteria en waarderingen, aangezien deze factoren van invloed kunnen zijn op het besluit van de Commissie om begrotingsuitvoeringstaken aan de entiteit toe te vertrouwen in indirect beheer.

Deze beoordeling heeft in de eerste plaats betrekking op de systemen, controles, regels en procedures die zijn ingevoerd voor de gewone verrichtingen van de entiteit. De conclusies van deze beoordeling hebben geen betrekking op specifieke acties, projecten, contracten of overeenkomsten, noch huidige, noch toekomstige.

Vanwege inherente beperkingen kunnen interne controle en andere systemen, regels en procedures niet noodzakelijk fouten voorkomen of opsporen. Ook zijn projecties van deze historische beoordeling van het ontwerp en de doeltreffendheid van systemen, controles, regels en procedures naar toekomstige perioden onderhevig aan het risico dat deze systemen, controles, regels en procedures inadequaat worden ten gevolge van veranderingen in omstandigheden, of dat de mate waarin de regels en procedures worden nageleefd, verslechtert.

Wij hebben rekening gehouden met alle beschikbare bewijsmateriaal dat ons is voorgelegd tijdens ons veldwerk dat wij op [datum van de slotvergadering] hebben afgerond, met inbegrip van de latere opmerkingen en informatie van de entiteit en van de Europese Commissie tot aan de datum van dit verslag.

Wij achten het door ons verkregen bewijsmateriaal toereikend en passend als basis voor onze conclusies.

PIJLER 1 — INTERNECONTROLESYSTEEM

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem heeft opgezet en de werking daarvan heeft gegarandeerd. Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van het internecontrolesysteem.

Onze werkzaamheden waren gericht op de onderdelen van interne controle en controles die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria in alle materiële opzichten een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem heeft opgezet en de goede werking daarvan heeft gegarandeerd.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het internecontrolesysteem worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit niet in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria in alle materiële opzichten een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem heeft opgezet en de goede werking daarvan heeft gegarandeerd.

PIJLER 2 — BOEKHOUDSYSTEEM

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit een boekhoudsysteem gebruikt dat tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt. De door ons uitgevoerde procedures hadden betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van het boekhoudsysteem.

Onze werkzaamheden waren gericht op die aspecten en onderdelen van het boekhoudsysteem die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit een boekhoudsysteem gebruikt dat in alle materiële opzichten tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het boekhoudsysteem worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit geen boekhoudsysteem gebruikt dat in alle materiële opzichten tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit onderworpen is aan een onafhankelijke externe audit, uitgevoerd volgens internationaal aanvaarde auditnormen door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de betrokken entiteit. Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp van het kader van externe audit waaraan de entiteit onderworpen is.

Onze werkzaamheden waren gericht op die aspecten en onderdelen van het kader voor onafhankelijke externe audit die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit onderworpen is aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationaal aanvaarde auditnormen en in overeenstemming de door de Europese Commissie vastgestelde criteria moet worden uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de entiteit.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het kader voor onafhankelijke externe audit worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit niet onderworpen is aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationaal aanvaarde auditnormen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria moet worden uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de entiteit.

PIJLER 4 — SUBSIDIES

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies passende regels en procedures toepast. Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van het subsidiesysteem.

Onze werkzaamheden waren gericht op die aspecten en onderdelen van het subsidiesysteem die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het subsidiesysteem worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit niet voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen passende regels en procedures toepast. Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van het aanbestedingssysteem.

Onze werkzaamheden waren gericht op die aspecten en onderdelen van het aanbestedingssysteem die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het aanbestedingssysteem worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit niet voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via aanbestedingen in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (2)

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via financieringsinstrumenten passende regels en procedures toepast. Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de door de entiteit gebruikte financieringsinstrumenten.

Onze werkzaamheden waren gericht op die aspecten en onderdelen van de door de entiteit gebruikte financieringsinstrumenten die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via financieringsinstrumenten in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in de door de entiteit gebruikte financieringsinstrumenten worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit niet voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via financieringsinstrumenten in alle materiële opzichten passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit voor de uitsluiting van derden van toegang tot financiering passende regels en procedures toepast.

Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de maatregelen die de entiteit met het oog daarop heeft genomen.

Onze werkzaamheden waren gericht op die uitsluitingsgronden en door de entiteit genomen maatregelen die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor de uitsluiting van derden van toegang tot financiering passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het uitsluitingssysteem van de entiteit worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor de uitsluiting van derden van toegang tot financiering geen passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit tijdig en op passende wijze informatie over de ontvangers van middelen bekendmaakt.

Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de maatregelen die de entiteit met het oog daarop heeft genomen.

Onze werkzaamheden waren gericht op die vereisten die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit passende regels en procedures toepast om tijdig en op passende wijze informatie over de ontvangers van middelen bekend te maken in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Wij verwijzen naar onze bevindingen in punt 1.3 (Samenvatting van de bevindingen) van ons gedetailleerd verslag, waarin de materiële zwakke punten en tekortkomingen in het systeem van de entiteit voor de bekendmaking van informatie over ontvangers worden uiteengezet.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit geen passende regels en procedures toepast om tijdig en op passende wijze informatie over ontvangers van middelen bekend te maken in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Onze opdracht omvat een beoordeling van de vraag of de entiteit voorziet in een bescherming van persoonsgegevens die gelijkwaardig is aan de in artikel 5 van het Financieel Reglement bedoelde bescherming

Bijgevolg hadden de door ons uitgevoerde procedures betrekking op het ontwerp en de operationele doeltreffendheid van de maatregelen die de entiteit met het oog daarop heeft genomen.

Onze werkzaamheden waren gericht op die vereisten en door de entiteit genomen maatregelen die de Commissie belangrijk acht en die in de beoordelingsvragenlijsten zijn uiteengezet.

Conclusie

Over het geheel genomen zijn wij, op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor de bescherming van persoonsgegevens passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Over het geheel genomen zijn wij, vanwege de materiële aard van de kwesties waarnaar in de vorige alinea wordt verwezen en op basis van de door ons verrichte werkzaamheden, van oordeel dat de entiteit voor de bescherming van persoonsgegevens geen passende regels en procedures toepast in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria.

Distributie en gebruik

De entiteit heeft om dit verslag verzocht en het is uitsluitend bedoeld voor informatie van en gebruik door de entiteit en de Europese Commissie.

Handtekening van de auditors <persoon of kantoor of beide, naargelang het geval>.

Naam van de auditor die ondertekent <persoon of kantoor of beide, naargelang het geval>.

Adres van de auditor <kantoor dat verantwoordelijk is voor de audit>.

Datum van ondertekening <niet gebruiken voor ontwerpverslagen. De datum waarop het definitieve verslag is ondertekend.>

1. SAMENVATTING

1.1. Conclusies

Hieronder volgt een samenvatting van onze conclusies voor elke pijler.

PIJLER

CONCLUSIE

1.	Internecontrolesysteem

JA/NEEN

Heeft de entiteit in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria in alle materiële opzichten een effectief, efficiënt en zuinig internecontrolesysteem opgezet en de goede werking daarvan gegarandeerd?

2.	Boekhoudsysteem

JA/NEEN

Gebruikt de entiteit een boekhoudsysteem dat in alle materiële opzichten tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

3.	Onafhankelijke externe audit

JA/NEEN

Is de entiteit onderworpen aan een onafhankelijke externe audit, die in alle materiële opzichten volgens internationaal aanvaarde auditnormen en in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria moet worden uitgevoerd door een auditinstantie die functioneel onafhankelijk is van de entiteit?

Subsidies

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

5.	Aanbestedingen

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

6.	Financieringsinstrumenten

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Past de entiteit voor het verstrekken van financiering uit EU-middelen via financieringsinstrumenten in alle materiële opzichten passende regels en procedures toe in overeenstemming met de door de Europese Commissie vastgestelde criteria?

Past de entiteit passende regels en procedures toe voor met name:

Het systeem voor kredietrisicobeheer en het gebruik van een systeem voor interne risicorating?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Belastingontwijking en niet-coöperatieve rechtsgebieden?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

7.	Uitsluiting van toegang tot financiering

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Past de entiteit voor de uitsluiting van derden van toegang tot financiering via aanbestedingen, subsidies en/of financieringsinstrumenten passende regels en procedures toe?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

8.	Bekendmaking van informatie over ontvangers

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Maakt de entiteit binnen een redelijke termijn en op passende wijze informatie over de ontvangers van middelen bekend?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

9.	Bescherming van persoonsgegevens

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

Voorziet de entiteit in een bescherming van persoonsgegevens die gelijkwaardig is aan de in artikel 5 van het Financieel Reglement bedoelde bescherming (3)?

JA/NEEN/NIET VAN TOEPASSING

1.2. Stappenplan

Wij hebben geconcludeerd dat de entiteit niet volledig voldoet aan de vereisten van de pijler(s) [pijler(s) specificeren].

Wij hebben significante tekortkomingen en zwakke punten vastgesteld in … <kort de voornaamste zwakke punten en tekortkomingen beschrijven voor de betrokken pijler(s) in overeenstemming met de bevindingen in punt 1.3>.

Wij hebben een aantal cruciale aanbevelingen gedaan om deze belangrijke zwakke punten aan te pakken <kort de cruciale aanbevelingen beschrijven voor de betrokken pijler(s) in overeenstemming met de aanbevelingen in punt 1.3>.

Wij stellen voor dat de entiteit deze aanbevelingen uitvoert zodat zij ervoor in aanmerking komt om door de Europese Commissie met begrotingsuitvoeringstaken te worden belast in indirect beheer.

Daartoe stellen wij een actieplan voor, d.w.z. een stappenplan met een tijdschema om de tekortkomingen en zwakke punten aan te pakken en te verhelpen. Dit stappenplan en bijbehorend tijdschema voor de uitvoering van de door ons voorgestelde maatregelen is besproken en overeengekomen met de entiteit <Het stappenplan moet in de mate van het mogelijke met de entiteit zijn overeengekomen voordat het definitieve verslag van de auditor wordt opgesteld. Als dit niet mogelijk is, moeten de redenen daarvoor duidelijk worden uitgelegd>.

Stappenplan

<Hier het stappenplan beschrijven door de volgende belangrijke aspecten voor elke betrokken pijler te bespreken:

—	een korte beschrijving van de voornaamste bevindingen, d.w.z. de materiële zwakke punten of tekortkomingen in systemen, controles, procedures en regels;

—

een korte beschrijving van het voorgestelde actieplan om deze zwakke punten of tekortkomingen te verhelpen.

In het actieplan moet duidelijk worden uiteengezet welke voorgestelde maatregelen (d.w.z. cruciale aanbevelingen) zullen worden uitgevoerd en hoe deze zullen worden uitgevoerd, en een duidelijk en realistisch tijdschema worden vastgesteld.>

1.3. Samenvatting van de bevindingen en aanbevelingen

Zie hieronder een samenvatting van onze bevindingen en aanbevelingen voor elke pijler.

Bevindingen

De voornaamste bevindingen zijn bevindingen die betrekking hebben op materiële zwakke punten of tekortkomingen in systemen, controles, regels en procedures. “Materieel” betekent dat wij van oordeel zijn dat deze factoren zo belangrijk zijn voor de Commissie dat ze van invloed kunnen zijn op haar besluit om begrotingsuitvoeringstaken aan de entiteit toe te vertrouwen in indirect beheer. Indien wij voor een pijler materiële bevindingen hebben gedaan, leidt dat ertoe dat wij daarvoor een negatieve conclusie formuleren.

De voornaamste bevindingen omvatten ook gevallen waarin verscheidene bevindingen afzonderlijk bekeken geen betrekking hebben op een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming, maar bij elkaar genomen een bevinding van een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming vormen. Het gecombineerde effect van dergelijke bevindingen wordt zo belangrijk geacht (d.w.z. materieel) dat dit ertoe leidt dat wij concluderen dat de entiteit niet aan de vereisten voor de betrokken pijler voldoet (d.w.z. de conclusie is “neen”).

De andere bevindingen zijn alle niet-materiële bevindingen, die volgens ons onder de aandacht van de entiteit moeten worden gebracht. Deze bevindingen hebben betrekking op zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures die, afzonderlijk of gezamenlijk, een minder onmiddellijk risico inhouden dat de doelstellingen voor de betrokken pijler niet worden verwezenlijkt.

Aanbevelingen

De cruciale aanbevelingen hebben betrekking op materiële zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures en op gevallen waarin (op regelmatige basis) niet wordt voldaan aan de criteria van de Europese Commissie en/of internationaal aanvaarde normen voor pijlers.

Onze andere aanbevelingen hebben betrekking op alle andere bevindingen die niet materieel van aard zijn. In deze gevallen hebben de zwakke punten en tekortkomingen in systemen, controles, regels of procedures geen groot en onmiddellijk effect op de doelstellingen van deze systemen, controles, regels of procedures. Niettemin zijn wij van mening dat het voor de entiteit van belang is om de voorgestelde maatregelen uit te voeren, aangezien dit haar de gelegenheid biedt om haar systemen, controles, regels of procedures te verbeteren en een grotere doeltreffendheid en/of efficiëntie te bereiken.

Elk van onze aanbevelingen is uiteengezet in de hoofdstukken 3 tot en met 8.

Wij stellen voor dat de entiteit onze cruciale aanbevelingen, die in het stappenplan in punt 1.2 van dit verslag zijn uiteengezet, uitvoert.

PIJLER 1 — INTERNECONTROLESYSTEEM
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 3.3.1 respectievelijk punt 3.3.2.

PIJLER 2 — BOEKHOUDSYSTEEM
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 4.3.1 respectievelijk punt 4.3.2.

PIJLER 3 — ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 5.3.1 respectievelijk punt 5.3.2.

PIJLER 4 — SUBSIDIES
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 6.3.1 respectievelijk punt 6.4.2.

PIJLER 5 — AANBESTEDINGEN
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 7.3.1 respectievelijk punt 7.3.2.

PIJLER 6 — FINANCIERINGSINSTRUMENTEN
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 8.3.1 respectievelijk punt 8.3.2.

PIJLER 7 — UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 9.3.1 respectievelijk punt 9.3.2.

PIJLER 8 — BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 10.3.1 respectievelijk punt 10.3.2.

PIJLER 9 — BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
Voornaamste bevindingen/cruciale aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Andere bevindingen/andere aanbevelingen
Nummer	Beschrijving van de bevinding/aanbeveling
1	Bevinding: <korte beschrijving van de bevinding, maximaal 2 lijnen>
	Aanbeveling: <korte beschrijving van de aanbeveling, maximaal 2 lijnen>
2

3

Enz.

Opmerking: Het nummer en de beschrijving van de bevinding/aanbeveling moeten overeenstemmen met de gedetailleerde bevinding/aanbeveling in punt 11.3.1 respectievelijk punt 11.3.2.

2. CONTEXT VAN DE OPDRACHT

2.1. Context

In artikel 154 van het Financieel Reglement (4), dat van toepassing is op de algemene begroting van de Europese Unie (EU), zijn de wijzen van uitvoering van de begroting, waaronder het “indirect beheer”, uiteengezet. In indirect beheer kan de Commissie begrotingsuitvoeringstaken toevertrouwen aan de in artikel 62 van het Financieel Reglement bedoelde landen, organisaties en organen (hierna “entiteiten” genoemd). Het kan gaan om de volgende entiteiten:

—	derde landen of de door hen aangewezen organen, bv. het ministerie van Binnenlandse Zaken, het Koninkrijk Cambodja;

—	internationale organisaties en hun agentschappen, bv. het Ontwikkelingsprogramma van de Verenigde Naties (UNDP);

—	publiekrechtelijke organen, bv. Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW);

—	privaatrechtelijke organen met een openbare dienstverleningstaak, voor zover zij van voldoende financiële garanties zijn voorzien, bv. Cassa Depositi e Prestiti (CDP).

Wanneer zulke entiteiten EU-middelen beheren, moeten zij voorzien in een niveau van bescherming van de financiële belangen van de EU dat gelijkwaardig is aan het niveau dat door het Financieel Reglement wordt vereist. Meer specifiek moeten zij voldoen aan vereisten met betrekking tot negen “pijlers”. Deze pijlers hebben betrekking op:

1)	het internecontrolesysteem;

2)	het boekhoudsysteem;

3)	onafhankelijke externe audit;

alsmede regels en procedures voor:

4)	het verstrekken van financiering uit EU-middelen via subsidies;

5)	aanbestedingen;

6)	financieringsinstrumenten (5);

en ook:

7)	uitsluiting van toegang tot financiering;

8)	bekendmaking van informatie over ontvangers;

9)	bescherming van persoonsgegevens.

2.2. Beschrijving van de aan beoordeling onderworpen entiteit

<Een beschrijving geven van de entiteit. Voorgesteld maximum: 2 bladzijden.

Belangrijkste kenmerken van de entiteit, organisatiestructuur, aard van de activiteiten en verrichtingen enz.>

2.3. Voor de beoordeling gebruikte criteria en materialiteit

Voor elke pijler zijn er drie niveaus van criteria die door de Europese Commissie zijn vastgesteld via de formulering van (belangrijke) vragen in de bijlagen 2 en 2a bij het mandaat (Beoordelingsvragenlijst en -criteria en Beoordelingsvragenlijst). Om te bepalen wat een materieel zwak punt of een materiële tekortkoming in systemen, controles, regels en procedures is, hebben wij rekening gehouden met de door de Commissie vastgestelde criteria en waarderingen (d.w.z. scoredrempels), aangezien deze factoren van invloed kunnen zijn op het besluit van de Commissie om begrotingsuitvoeringstaken aan de entiteit toe te vertrouwen in indirect beheer.

Niveau 1 (Financieel Reglement)

Voor elke pijler is er één overkoepelende vraag op niveau 1 (in bijlage 2 Beoordelingsvragenlijst en -criteria) die op basis van het Financieel Reglement is vastgesteld. Er zijn slechts twee antwoorden mogelijk:

—	Het antwoord op de vraag op niveau 1 is “ja”. Dit betekent dat de entiteit voldoet aan de vereisten voor de betrokken pijler. Onze conclusie is positief, wat gelijkstaat met een “goedkeurend oordeel”.

—	Het antwoord op de vraag op niveau 1 is “neen”. Dit betekent dat de entiteit niet voldoet aan de vereisten voor de betrokken pijler. In dit geval is onze conclusie negatief, wat volgens internationale normen gelijkstaat met een “afkeurend oordeel”.

Niveau 2 (kernonderdelen van de pijler)

Belangrijke vragen op niveau 2 hebben betrekking op criteria die de Commissie essentieel acht. Daartoe worden belangrijke vragen en criteria vastgesteld voor de kernonderdelen van elke pijler. Onderdelen zijn in wezen “subpijlers”, die op hun beurt zijn samengesteld uit blokken van vragen in bijlage 2a Beoordelingsvragenlijst.

Wij hebben ons een professioneel oordeel gevormd om een score toe te kennen van 0 tot 10 aan elk onderdeel op niveau 2 in bijlage 2 Beoordelingsvragenlijst en -criteria op basis van de informatie en het bewijsmateriaal die wij aan de hand van bijlage 2a hebben verkregen.

Niveau 3 (beoordelingsvragenlijst met blokken van vragen)

Bijlage 2a Beoordelingsvragenlijst omvat blokken van vragen die betrekking hebben op de kernonderdelen van de pijlers op niveau 2. Deze blokken van gedetailleerde vragen hebben ons geleid en zijn in wezen niet-exhaustieve voorbeelden. Dit betekent dat wij (al) deze (blokken van) vragen kunnen gebruiken — zonder dat wij dat hoeven te doen — om een score te bepalen voor elk onderdeel op niveau 2.

Wij hebben aanvullende vragen gesteld en aanvullende toetsen en procedures uitgevoerd die wij nodig of passend achtten. Wij hebben ons ten volle een professioneel oordeel gevormd voor alle vragen in bijlage 2a om scores toe te kennen aan de kernonderdelen van de pijlers op niveau 2.

3. INTERNECONTROLESYSTEEM

3.1. Beschrijving van het internecontrolesysteem

3.2. Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

3.3. Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

3.3.1. Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen

Bevinding/aanbeveling nr.: [nummer]

Titel: [korte beschrijving van de bevinding en aanbeveling]

Beschrijving van de bevinding:

[de bevinding in detail beschrijven, met vermelding van feiten, criteria, oorzaak en effect]

Beschrijving van de aanbeveling:

[de aanbeveling in detail beschrijven]

Opmerkingen van de entiteit:

[vermelden of de entiteit het eens/niet eens is met de bevinding/aanbeveling en de opmerkingen van de entiteit beschrijven]

Opmerkingen van de Commissie:

[de opmerkingen van de Commissie beschrijven]

Verdere opmerkingen van de auditor:

[alleen invullen als de entiteit het niet eens is met de bevinding/aanbeveling van de auditor hoewel de auditor nog altijd van mening is dat de bevinding/aanbeveling geldig is. In dat geval moet de auditor de opmerkingen van de entiteit hier weerleggen en motiveren waarom de bevinding wordt gehandhaafd]

3.3.2. Andere bevindingen en aanbevelingen

Bevinding/aanbeveling nr.: [nummer]

Titel: [korte beschrijving van de bevinding en aanbeveling]

Beschrijving van de bevinding:

[de bevinding in detail beschrijven, met vermelding van feiten, criteria, oorzaak en effect]

Beschrijving van de aanbeveling:

[de aanbeveling in detail beschrijven]

Opmerkingen van de entiteit:

[vermelden of de entiteit het eens/niet eens is met de bevinding/aanbeveling en de opmerkingen van de entiteit beschrijven]

Opmerkingen van de Commissie:

[de opmerkingen van de Commissie beschrijven]

Verdere opmerkingen van de auditor:

4. BOEKHOUDSYSTEEM

4.1. Beschrijving van het boekhoudsysteem

[…]

4.2. Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

4.3. Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

5. ONAFHANKELIJKE EXTERNE AUDIT

a)	Beschrijving van het kader voor onafhankelijke externe audit […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

6. SUBSIDIES

a)	Beschrijving van het subsidiesysteem […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

7. AANBESTEDINGEN

a)	Beschrijving van het aanbestedingssysteem […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

8. FINANCIERINGSINSTRUMENTEN (6)

a)	Beschrijving van de financieringsinstrumenten […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

9. UITSLUITING VAN TOEGANG TOT FINANCIERING

a)	Beschrijving van het systeem dat wordt gebruikt om ontvangers van toegang tot financiering uit te sluiten […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

10. BEKENDMAKING VAN INFORMATIE OVER ONTVANGERS

a)	Beschrijving van het systeem dat wordt gebruikt om informatie over ontvangers bekend te maken […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

11. BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

a)	Beschrijving van het systeem dat wordt gebruikt om te voorzien in bescherming van persoonsgegevens […]

Samenvatting van de voor de beoordeling uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte criteria

Bevindingen en aanbevelingen

Onze gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen zijn hieronder uiteengezet.

i.	Voornaamste bevindingen en cruciale aanbevelingen […]

ii.	Andere bevindingen en aanbevelingen […]

(1) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(2) Dit omvat de vereisten voor begrotingsgaranties, belastingen en bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Geef conclusies voor elke onderafdeling (6a, 6b, 6c), naast algemene conclusies voor de globale pijler.

(3) Onverminderd Verordeningen (EU) 2018/1725 en (EU) 2016/679.

(4) Verordening (EU, Euratom) 2018/1046.

(5) Een verwijzing naar “financieringsinstrumenten” wordt geacht ook begrotingsgaranties te omvatten.

(6) Met inbegrip van begrotingsgaranties.

Bijlage 1

Personen waarmee voor de beoordeling contact is opgenomen of die erbij betrokken waren

De auditor — [naam van het auditkantoor]
[Naam 1]	[de functie/titel vermelden van de persoon in het auditkantoor die de eindverantwoordelijkheid draagt voor de opdracht en de uitvoering daarvan, en voor het verslag dat namens het kantoor wordt opgesteld, bv. vennoot, directeur of gelijkwaardig]
[Naam 2; facultatief]	[facultatief (indien dit niet in strijd is met de praktijken en het personeelsbeleid van het auditkantoor). De functie/titel vermelden van de persoon in het auditkantoor die de audit heeft beheerd, bv. senior manager]

De aan de beoordeling onderworpen entiteit — [naam van de entiteit]
[Naam 1]	[de functie/titel in de entiteit vermelden, bv. directeur, financieel manager, accountant, programmabeheerder]
[Naam 2]	[zoals 1]
[Naam 3 enz.]	[zoals 1]

Directoraat-generaal voor Internationale Samenwerking en Ontwikkeling/Ander directoraat-generaal
[Naam 1]	[de functie/titel en eenheid in de Commissie vermelden, bv. hoofd van financiën, contracten en audit]
[Naam 2]	[zoals 1]
[Naam 3 enz.]	[zoals 1]

Delegatie van de Europese Unie in [land]
[Naam 1]	[de functie in de delegatie van de Europese Unie vermelden, bv. hoofd van financiën en contracten, programmabeheerder, contractenbeheerder, beheerder van financiën enz.]
[Naam 2]	[zoals 1]
[Naam 3 enz.]	[zoals 1]

[De naam vermelden van andere externe organisaties of personen waarmee voor de beoordeling contact is opgenomen of die erbij betrokken waren, zoals de wettelijke auditors of technische assistenten. Deze tabel weghalen indien niet van toepassing]

[Naam 1]	[de functie/titel in de organisatie vermelden]
[Naam 2 enz.]	[zoals 1]

Bijlage 2

Beoordelingsvragenlijst en -criteria

<Deze bijlage moet een kopie bevatten van bijlage 2 bij het mandaat, d.w.z. de beoordelingsvragenlijst en -criteria ingevuld door de auditor>.

Bijlage 3

Beoordelingsvragenlijst

<Deze bijlage moet een volledige kopie bevatten van bijlage 2a bij het mandaat, d.w.z. de beoordelingsvragenlijst ingevuld door de auditor>. De auditor mag dit document verstrekken als een afzonderlijk bijvoegsel bij dit verslag.>

		ISSN 1977-0995
Publicatieblad van de Europese Unie		C 191

Uitgave in de Nederlandse taal	Mededelingen en bekendmakingen	62e jaargang 6 juni 2019

Inhoud		Bladzijde
	IV Informatie
	INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE
	Europese Commissie
2019/C 191/01	Wisselkoersen van de euro	1
2019/C 191/02	Besluit van de commissie van 17 april 2019 tot vaststelling van een nieuw mandaat in verband met de methode voor pijlerbeoordeling die op grond van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad moet worden gebruikt	2
	INFORMATIE OVER DE EUROPESE ECONOMISCHE RUIMTE
	Toezichthoudende Autoriteit van de EVA
2019/C 191/03	Geen staatssteun in de zin van artikel 61, lid 1, van de EER-overeenkomst	137

	V Bekendmakingen
	BESTUURLIJKE PROCEDURES
	Europese Commissie
2019/C 191/04	Oproep tot het indienen van voorstellen — EACEA/12/2019 — Erasmus+-programma, Kernactie 3 — Steun voor beleidshervorming — Europese jongeren samen	138
	Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO)
2019/C 191/05	Aankondiging van een algemeen vergelijkend onderzoek	143

	Munteenheid	Koers
USD	US-dollar	1,1257
JPY	Japanse yen	121,96
DKK	Deense kroon	7,4682
GBP	Pond sterling	0,88631
SEK	Zweedse kroon	10,6255
CHF	Zwitserse frank	1,1163
ISK	IJslandse kroon	139,50
NOK	Noorse kroon	9,7738
BGN	Bulgaarse lev	1,9558
CZK	Tsjechische koruna	25,657
HUF	Hongaarse forint	321,51
PLN	Poolse zloty	4,2778
RON	Roemeense leu	4,7243
TRY	Turkse lira	6,4344
AUD	Australische dollar	1,6114
CAD	Canadese dollar	1,5070
HKD	Hongkongse dollar	8,8257
NZD	Nieuw-Zeelandse dollar	1,6943
SGD	Singaporese dollar	1,5364
KRW	Zuid-Koreaanse won	1 324,33
ZAR	Zuid-Afrikaanse rand	16,5890
CNY	Chinese yuan renminbi	7,7754
HRK	Kroatische kuna	7,4155
IDR	Indonesische roepia	15 990,01
MYR	Maleisische ringgit	4,6711
PHP	Filipijnse peso	58,280
RUB	Russische roebel	73,3295
THB	Thaise baht	35,302
BRL	Braziliaanse real	4,3427
MXN	Mexicaanse peso	22,0886
INR	Indiase roepie	78,0475

Datum waarop het besluit is genomen	:	20 maart 2019
Zaaknummer	:	81036
Nummer van het besluit	:	018/19/COL
EVA-staat	:	Noorwegen
Benaming (en/of naam van de begunstigde)	:	Terugbetaling in contanten van de fiscale waarde van de kosten voor de exploratie van aardolie
Rechtsgrondslag	:	Wet op de aardoliebelasting
Type steunmaatregel	:
Doelstelling	:
Aard van de steun	:	Geen steun
Begrotingsmiddelen	:
Intensiteit	:
Looptijd	:
Economische sectoren	:	Winning van ruwe aardolie en aardgas
Naam en adres van de steunverlenende autoriteit	:
Andere informatie	: