INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE

30.11.2018

Publicatieblad van de Europese Unie

C 434/1

Jaarverslag over de EU-agentschappen betreffende het begrotingsjaar 2017

(2018/C 434/01)

INHOUD

Lijst van acroniemen

HOOFDSTUK 1

De EU-agentschappen en de controle door de Rekenkamer

HOOFDSTUK 2

Overzicht van controleresultaten

HOOFDSTUK 3

Betrouwbaarheidsverklaringen en andere per agentschap specifieke controleresultaten

LIJST VAN ACRONIEMEN

De lijst acroniemen bevat ook de agentschappen en andere organen van de EU die in dit verslag aan de orde komen.

Acroniem	Volledige naam	Locatie
ACER	Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators	Ljubljana, Slovenië
Bureau van Berec	Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie	Riga, Letland
CdT	Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie	Luxemburg, Luxemburg
Cedefop	Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding	Thessaloniki, Griekenland
Cepol	Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving	Boedapest, Hongarije
Chafea	Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding	Luxemburg, Luxemburg
CPVO	Communautair Bureau voor plantenrassen	Angers, Frankrijk
EACEA	Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur	Brussel, België
EASA	Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart	Keulen, Duitsland
Easme	Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen	Brussel, België
EASO	Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken	Valletta, Malta
EBA	Europese Bankautoriteit	Londen, VK
ECDC	Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding	Stockholm, Zweden
ECHA	Europees Agentschap voor chemische stoffen	Helsinki, Finland
EEA	Europees Milieuagentschap	Kopenhagen, Denemarken
EFCA	Europees Bureau voor visserijcontrole	Vigo, Spanje
EFSA	Europese Autoriteit voor voedselveiligheid	Parma, Italië
EIGE	Europees Instituut voor gendergelijkheid	Vilnius, Litouwen
Eiopa	Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen	Frankfurt, Duitsland
EIT	Europees Instituut voor innovatie en technologie	Boedapest, Hongarije
EMA	Europees Geneesmiddelenbureau	Londen, VK
EMCDDA	Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving	Lissabon, Portugal
EMSA	Europees Agentschap voor maritieme veiligheid	Lissabon, Portugal
Enisa	Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging	Heraklion, Griekenland
ERA	Spoorwegbureau van de Europese Unie	Valenciennes, Frankrijk
ERCEA	Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad	Brussel, België
ESMA	Europese autoriteit voor effecten en markten	Parijs, Frankrijk
ETF	Europese Stichting voor Opleiding	Turijn, Italië
Euipo	Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie	Alicante, Spanje
eu-LISA	Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht	Tallinn, Estland
EU-OSHA	Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk	Bilbao, Spanje
Euratom	Voorzieningsagentschap van Euratom	Luxemburg, Luxemburg
Eurofound	Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden	Dublin, Ierland
Eurojust	Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie	Den Haag, Nederland
Europol	Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving	Den Haag, Nederland
FRA	Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten	Wenen, Oostenrijk
Frontex	Europees Grens- en kustwachtagentschap	Warschau, Polen
GSA	Agentschap voor het Europees wereldwijd satellietnavigatiesysteem	Praag, Tsjechië
INEA	Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken	Brussel, België
REA	Uitvoerend Agentschap Onderzoek	Brussel, België
GAR	Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad	Brussel, België

HOOFDSTUK 1

De Europese agentschappen en de controle door de Rekenkamer

INHOUD

			Paragraaf	Bladzijde
INLEIDING			1.1-1.3	5
DE EU-AGENTSCHAPPEN			1.4-1.21	5
	Verschillende soorten agentschappen helpen de EU bij het ontwerpen en uitvoeren van beleid		1.4-1.14	5
		Gedecentraliseerde agentschappen voorzien in specifieke beleidsbehoeften	1.8-1.9	7
		Uitvoerende agentschappen van de Commissie voeren EU-programma’s uit	1.10	8
		Andere organen hebben specifieke mandaten	1.11-1.14	8
	Agentschappen worden uit verschillende bronnen en in het kader van verschillende MFK-rubrieken gefinancierd		1.15-1.20	8
	Het netwerk van EU-agentschappen vergemakkelijkt de samenwerking tussen de agentschappen en de communicatie met belanghebbenden		1.21	13
ONZE CONTROLE			1.22-1.32	13
	We hebben een mandaat om de jaarrekeningen en verrichtingen van de agentschappen te controleren		1.22-1.24	13
	Onze controle heeft betrekking op de vastgestelde risico’s		1.25-1.32	13

INLEIDING

1.1.

De Europese Rekenkamer (ERK) werd bij het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (1) opgericht als extern controleur van de financiën van de EU. Als zodanig treden wij op als onafhankelijk hoedster van de financiële belangen van alle burgers van de Unie, met name door te helpen het financieel beheer van de EU te verbeteren. Meer informatie over ons werk is te vinden in onze activiteitenverslagen, onze jaarverslagen over de uitvoering van de EU-begroting, onze speciale verslagen, onze overzichten („landscape reviews”) en onze adviezen over nieuwe of geactualiseerde EU-wetgeving of over andere besluiten met gevolgen voor het financieel beheer (2).

1.2.

Binnen dit mandaat verrichten we een jaarlijks onderzoek van de rekeningen en de onderliggende verrichtingen voor EU-instellingen en andere organen van de Unie (3).

1.3.

Dit verslag presenteert de resultaten van onze controle van de EU-agentschappen en andere organen van de Unie (samen aangeduid als „de agentschappen”) voor het begrotingsjaar 2017. Het verslag is als volgt opgebouwd:

—	hoofdstuk 1 beschrijft de agentschappen en de aard van onze controle;

—	hoofdstuk 2 presenteert de algehele resultaten van de controle;

—	hoofdstuk 3 bevat de betrouwbaarheidsverklaring voor elk van de 41 agentschappen met onze oordelen en observaties over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten en betalingen (verrichtingen).

DE EU-AGENTSCHAPPEN

Verschillende soorten agentschappen helpen de EU bij het ontwerpen en uitvoeren van beleid

1.4.

Agentschappen zijn afzonderlijke rechtspersonen die bij afgeleid recht zijn opgericht om specifieke technische, wetenschappelijke of beheerstaken uit te voeren ter ondersteuning van de beleidsvorming en -uitvoering door de EU-instellingen. De zichtbaarheid van veel agentschappen is bijzonder groot en ze hebben een aanzienlijke invloed op gebieden die van belang zijn voor het dagelijks leven van de Europese burgers, zoals gezondheid, veiligheid, vrijheid en justitie. Een korte beschrijving van de taken die door elk agentschap worden uitgevoerd wordt samen met hun betrouwbaarheidsverklaringen weergegeven in hoofdstuk 3.

1.5.

In dit verslag verwijzen we naar specifieke agentschappen aan de hand van hun acroniemen, waarvan een lijst wordt verstrekt aan het begin van het verslag.

1.6.

Er zijn drie soorten agentschappen: gedecentraliseerde agentschappen, uitvoerende agentschappen en andere organen. De voornaamste kenmerken van elk soort agentschap worden hieronder beschreven. Het aantal agentschappen is in de loop der jaren toegenomen; in 2017 waren er 41, zoals weergegeven in kader 1.1.

Kader 1.1

Toename van het aantal agentschappen

Bron:

ERK.

1.7.

Uitvoerende agentschappen van de Commissie zijn gehuisvest in de kantoren van de Commissie in Brussel en Luxemburg. Gedecentraliseerde agentschappen en andere agentschappen zijn gevestigd in de hele EU in 23 verschillende lidstaten, zoals weergegeven in de lijst met acroniemen en in kader 1.2. Hun vestigingsplaatsen worden vastgesteld door de Raad ofwel gezamenlijk door de Raad en het Europees Parlement.

Kader 1.2

Vestigingsplaatsen van de agentschappen in de lidstaten

Bron:

ERK.

Gedecentraliseerde agentschappen zijn gericht op specifieke beleidsbehoeften

1.8.

De 32 gedecentraliseerde agentschappen (4) spelen een belangrijke rol bij de voorbereiding en uitvoering van EU-beleid, met name voor taken van technische, wetenschappelijke, operationele en/of regelgevende aard. Het is de bedoeling te voorzien in specifieke beleidsbehoeften en de Europese samenwerking te versterken door samenvoeging van technische en specialistische deskundigheid van zowel de EU-instellingen als de nationale regeringen. Ze werden opgericht voor onbepaalde tijd bij verordening van de Raad of van het Europees Parlement en de Raad.

1.9.

Gedecentraliseerde agentschappen werken onder toezicht van een raad die bestaat uit vertegenwoordigers van de lidstaten, de Commissie en bij sommige agentschappen uit andere partijen. De raad bepaalt het operationele kader dat het agentschap moet volgen, zoals het meerjarig en jaarlijks werkprogramma, ontwerpbegrotingen en personeelsformaties, die worden uitgevoerd en in het laatste geval beheerd onder de verantwoordelijkheid van hun (uitvoerend) directeurs. Elk gedecentraliseerd agentschap is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure bij de uitvoering van zijn begroting, die personeels-, administratieve en operationele uitgaven dekt; bij deze procedure zijn in de meeste gevallen het Europees Parlement en de Raad betrokken (5).

Uitvoerende agentschappen van de Commissie voeren EU-programma’s uit

1.10.

De zes uitvoerende agentschappen (6) van de Commissie zijn belast met uitvoerende en operationele taken met betrekking tot een of meer EU-programma's en zijn opgericht voor een bepaalde tijdsduur. Zij werden opgericht bij een besluit van de Commissie en werken onder het toezicht van stuurcomité’s die door de Commissie zijn ingesteld. Ze werken op basis van een meerjarig en jaarlijks werkprogramma dat wordt vastgelegd en uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de uitvoerend directeurs. Ze zijn onderworpen aan afzonderlijke kwijtingsprocedures van het Europees Parlement en de Raad voor hun eigen begrotingen. In tegenstelling tot gedecentraliseerde agentschappen dekken hun begrotingen enkel personeels- en administratieve uitgaven, terwijl al hun operationele uitgaven uit de begroting van de Commissie komen en bijgevolg vallen onder de algemene kwijting die wordt verleend de Commissie. De eigen begrotingen van de uitvoerende agentschappen vertegenwoordigen daarom slechts een zeer klein deel dat zij werkelijk uitvoeren van de begroting.

Andere organen hebben specifieke mandaten

1.11.

De drie andere organen zijn het EIT, Euratom en de GAR.

1.12.

Het EIT in Boedapest is een onafhankelijk, gedecentraliseerd EU-orgaan waarin wetenschappelijke, zakelijke en onderwijsmiddelen bijeen worden gebracht ter stimulering van de innovatiecapaciteit van de Unie door het verstrekken van subsidies. Het werd opgericht voor onbepaalde tijd door het Europees Parlement en de Raad. Het wordt geleid door een uitvoerend directeur en staat onder toezicht van een raad van bestuur, en is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van het Europees Parlement en de Raad.

1.13.

Euratom in Luxemburg werd voor onbepaalde tijd opgericht door de Raad ter ondersteuning van de doelstellingen van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie. Zij is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van het Europees Parlement en de Raad. Een adviescomité bestaande uit leden van lidstaten staat Euratom bij in de uitvoering van haar taken door adviezen te geven en analyses en informatie te verstrekken. De algemeen directeur van Euratom werkt onder toezicht van de Commissie.

1.14.

De GAR is de centrale afwikkelingsautoriteit binnen de bankenunie en is gevestigd in Brussel. Hij heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende banken, waarbij de gevolgen voor de reële economie, het financieel systeem en de overheidsfinanciën van de deelnemende lidstaten en andere landen zoveel mogelijk worden beperkt. De GAR wordt vertegenwoordigd door zijn voorzitter, die ook de rol van het tot aanstelling bevoegde gezag vervult. De voorzitter van de GAR is onderworpen aan een afzonderlijke kwijtingsprocedure van zijn raad, die bestaat uit leden van de nationale afwikkelingsraden van deelnemende lidstaten.

Agentschappen worden uit verschillende bronnen en in het kader van verschillende MFK-rubrieken gefinancierd

1.15.

De totale begroting voor 2017 van alle agentschappen (met uitzondering van de GAR) bedroeg 3,5 miljard EUR (2016: 3,4 miljard EUR), ofwel ongeveer 2,7 % van de algemene begroting 2017 van de EU (2016: 2,4 %), zoals weergegeven in kader 1.3. In 2017 waren de agentschappen met de grootste toename in hun begrotingen GSA en EIT, die in het kader van MFK-rubriek 1a (7) worden gefinancierd (Concurrentievermogen voor groei en werkgelegenheid) en Frontex, EMA en EASO, die in het kader van MFK-rubriek 3 worden gefinancierd (Veiligheid en burgerschap).

1.16.

Bovendien bedroeg de begroting van de GAR in 2017 6,6 miljard EUR (2016: 11,8 miljard EUR) (8). Deze bestaat uit bijdragen van kredietinstellingen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds.

1.17.

De begrotingen van de gedecentraliseerde agentschappen en andere organen omvatten personeels-, administratieve en operationele uitgaven, terwijl de uitvoerende agentschappen programma’s uitvoeren die worden gefinancierd uit de begroting van de Commissie, en hun eigen begrotingen (ongeveer 241 miljoen EUR in totaal) enkel personeels- en administratieve uitgaven omvatten. De operationele uitgaven van de Commissie die door de zes uitvoerende agentschappen worden verricht, bedroegen in 2017 ongeveer 6,8 miljard EUR, meer dan tweemaal de totale begroting van alle andere agentschappen samen, met uitzondering van de GAR.

Kader 1.3

Financieringsbronnen van de agentschappen voor 2017

Bron:

Algemene EU-begroting 2017 en begrotingen van de agentschappen 2017, gecompileerd door de ERK.

1.18.

De meeste agentschappen, met inbegrip van alle uitvoerende agentschappen, worden bijna volledig gefinancierd uit de algemene EU-begroting. De andere worden volledig of gedeeltelijk gefinancierd met vergoedingen en heffingen alsmede rechtstreekse bijdragen van deelnemende landen: Lidstaten, EVA-landen, enz. In totaal financierde de algemene EU-begroting ongeveer 2,5 miljard EUR, waarvan 1 miljard EUR werd gefinancierd met vergoedingen en heffingen alsmede rechtstreekse bijdragen van deelnemende landen. Kader 1.4 geeft een rangschikking weer van de agentschappen naar omvang van de ontvangen bijdragen uit de EU-begroting.

Kader 1.4

Rangschikking van agentschappen naar omvang van de door de EU-begroting geleverde bijdrage

Bron:

Agentschappen, gecompileerd door de ERK.

1.19.

De 2,5 miljard EUR aan bijdragen van de algemene EU-begroting worden gefinancierd in het kader van verschillende MFK-rubrieken, zoals geïllustreerd in kader 1.5.

Kader 1.5

Financiering van de agentschappen uit MFK-rubriek van algemene EU-begroting

Bron:

Meerjarig financieel kader van de EU die de periode 2014-2020 dekt en de begrotingen 2017 van de agentschappen, gecompileerd door de ERK.

1.20.

Wat het personeel betreft, hadden de agentschappen eind 2017 ongeveer 11 000 personeelsleden in dienst (9) (2016: 10 300), circa een zesde van het totaalaantal personeelsleden dat bij de EU-instellingen en -agentschappen in dienst is. Een uitsplitsing van het totaalaantal personeelsleden door het agentschap wordt weergegeven in kader 1.6.

Kader 1.6

Aantal personeelsleden per agentschap per eind 2017

Bron:

Agentschappen, gecompileerd door de ERK.

Het netwerk van EU-agentschappen vereenvoudigt de samenwerking tussen de agentschappen en de communicatie met belanghebbenden

1.21.

Het netwerk van EU-agentschappen (EUAN) werd opgericht door de agentschappen als een platform voor samenwerking tussen de agentschappen, zodat hun zichtbaarheid wordt vergroot, mogelijke efficiëntiewinsten worden vastgesteld en bevorderd en meerwaarde wordt gecreëerd. Het EUAN werkt op basis van prioriteiten waarover een akkoord werd bereikt door de agentschappen in hun vijfjarige strategie-agenda (2015-2020) en op basis van jaarlijkse werkprogramma’s waarin de activiteiten en prestaties worden vastgesteld. Een belangrijke rol van het EUAN is het garanderen van efficiënte communicatie tussen agentschappen en belanghebbenden, voornamelijk met de Europese instellingen. Het voorzitterschap van EUAN wordt elk jaar door een ander agentschap bij toerbeurt bekleed.

ONZE CONTROLE

We hebben een mandaat om de jaarrekeningen en verrichtingen van de agentschappen te controleren

1.22.

Zoals bepaald in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) hebben wij het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van alle agentschappen, die bestaat uit de financiële staten (10) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (11) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

1.23.

Op basis van de resultaten van onze controle verschaffen wij het Europees Parlement en de Raad, of de andere kwijtingsautoriteiten die in hoofdstuk 3 van dit verslag werden besproken, één betrouwbaarheidsverklaring per agentschap over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Indien van toepassing, vullen wij de betrouwbaarheidsverklaringen aan met belangrijke controleopmerkingen.

1.24.

De rekeningen van 32 agentschappen die bijdragen ontvangen uit de EU-begroting werden geverifieerd door onafhankelijke extern controleurs, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (12). We controleerden de betrouwbaarheid van de resultaten van de verificatie in overeenstemming met internationale controlestandaarden en hielden hiermee rekening bij het opstellen van onze eigen controleoordelen.

Onze controle speelt in op de vastgestelde risico’s

1.25.

Wij hebben onze controle zodanig ontworpen dat de belangrijkste vastgestelde risico’s worden besproken, zodat we voldoende zekerheid verkrijgen.

Over het algemeen bestaat er een laag risico voor de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen

1.26.

Wij achten het risico voor de betrouwbaarheid van de rekeningen over het geheel genomen laag voor alle agentschappen. De rekeningen van de agentschappen worden opgesteld door het toepassen van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector. Het aantal in het verleden aangetroffen materiële fouten was laag.

Over het algemeen bestaat er een middelhoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen, maar dit varieert

1.27.

Over het geheel genomen bestaat er een middelhoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen van de agentschappen, maar varieert dit van laag tot hoog voor specifieke begrotingstitels.

Titel I (Personeelsuitgaven)

1.28.

Over het algemeen bestaat er een laag risico. De salarissen worden beheerd door de PMO-dienst van de Commissie, die door de Rekenkamer wordt gecontroleerd binnen het kader van haar specifieke beoordelingen van administratieve uitgaven. Er werden de afgelopen jaren geen materiële fouten gevonden met betrekking tot de personeelsuitgaven. Indien agentschappen echter een groot aantal bijkomende personeelsleden moet aanwerven op korte termijn, bestaat er een middelhoog tot hoog risico voor de wettigheid en regelmatigheid van de aanwervingsprocedures.

Titel II (Administratieve uitgaven)

1.29.

Het risico wordt als middelhoog ingeschat. Aanbestedingen van verschillende soorten diensten, met toenemende bedragen voor IT-diensten, gaan gepaard met ingewikkelde aanbestedingsregels en -procedures, en het bestuur van de agentschappen bereikt soms geen bevredigende transparantie of de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding. Ernstige fouten met betrekking tot de aanbestedingen die van invloed zijn op de voorwaarden voor betalingen zijn vanouds een van de belangrijkste redenen voor controleoordelen met beperking en opmerkingen van de Rekenkamer. Kantoorhuur is echter vaak de belangrijkste kostencategorie die op periodiek wordt betaald, en veranderingen treden gewoonlijk enkel op wanneer agentschappen naar nieuwe ruimten verhuizen, dus over het geheel genomen bestaat er een middelhoog risico.

Titel III (Operationele uitgaven)

1.30.

Er bestaat een laag tot hoog risico. Dit varieert tussen de specifieke agentschappen en met het soort operationele uitgaven dat ze doen. Over het algemeen zijn risico’s met betrekking tot aanbestedingen vergelijkbaar met die in verband met titel II, hoewel het om hogere bedragen kan gaan. Ten aanzien van subsidies die zijn betaald in het kader van begrotingstitel III, werd bij vorige controles vastgesteld dat hoewel de controles door de agentschappen over het geheel genomen zijn verbeterd, deze niet altijd geheel doeltreffend zijn.

Er bestaat een middelhoog risico voor goed financieel beheer

1.31.

Er bestaat een middelhoog risico voor goed financieel beheer en dit wordt vooral vastgesteld op de gebieden van IT en openbare aanbesteding. Wij hebben eerder bevindingen over het diverse IT-landschap van de agentschappen en tekortkomingen in het IT-projectbeheer gerapporteerd, alsmede over aanbestedingsprocedures die niet de beste prijs-kwaliteitsverhouding waarborgden.

1.32.

Breder gezien vormt het aantal kleine agentschappen (zie de kaders 1.4 en 1.6), elk met hun eigen administratieve structuren en procedures, een risico voor de administratieve doelmatigheid.

HOOFDSTUK 2

Overzicht van de controleresultaten

INHOUD

		Paragraaf	Bladzijde
INLEIDING		2.1-2.2	16
RESULTATEN VAN DE JAARLIJKSE CONTROLES VAN DE AGENTSCHAPPEN VOOR 2017 ZIJN OVER HET GEHEEL GENOMEN POSITIEF.		2.3-2.49	16
	Goedkeurende oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van alle agentschappen	2.4	16
	Toelichtende paragrafen zijn van fundamenteel belang voor een goed begrip van de rekeningen	2.5-2.11	16
	Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen	2.12	17
	Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen, behalve voor EASO	2.13-2.14	17
	Andere toelichtende paragrafen beschrijven kwesties van specifiek belang	2.15-2.21	17
	Onze opmerkingen bestrijken een aantal kwesties	2.22-2.49	18
CONTROLERESULTATEN VAN ANDERE VERSLAGEN MET BETREKKING TOT AGENTSCHAPPEN DIE DE REKENKAMER IN 2017 HEEFT UITGEBRACHT		2.50-2.55	24
	Snelle evaluatie door de ERK van de tenuitvoerlegging van de personeelsinkrimping van 5 %	2.50	24
	Speciaal verslag van de ERK over de GAR	2.51-2.53	25
	Specifiek jaarverslag van de ERK over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR	2.54	26
	Overige speciale verslagen van de ERK die ook verwijzen naar een of meerdere agentschappen	2.55	26
ANTWOORD VAN HET NETWERK VAN EU-AGENTSCHAPPEN			28

INLEIDING

2.1.

Dit hoofdstuk biedt een overzicht van de resultaten van de jaarlijkse controles van de agentschappen door de Rekenkamer voor 2017, evenals andere controlewerkzaamheden met betrekking tot de agentschappen die door de Rekenkamer werden verricht in de loop van 2017.

2.2.

De betrouwbaarheidsverklaringen (controleoordelen) over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en de onderliggende ontvangsten en betalingen, evenals alle kwesties en opmerkingen die niets afdoen aan deze oordelen, worden verstrekt in hoofdstuk 3.

DE RESULTATEN VAN DE JAARLIJKSE CONTROLES VAN DE AGENTSCHAPPEN VOOR 2017 ZIJN OVER HET GEHEEL GENOMEN POSITIEF

2.3.

Over het geheel genomen bevestigde onze controle van de jaarrekeningen van de agentschappen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar en van de onderliggende ontvangsten en betalingen de positieve resultaten die in voorgaande jaren werden gerapporteerd.

Goedkeurende oordelen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van alle agentschappen

2.4.

Wij publiceerden (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking over de rekeningen van alle 41 agentschappen. Naar ons oordeel geven deze rekeningen op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de agentschappen per 31 december 2017 en van de resultaten van hun verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van de toepasselijke financiële reglementen en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (13).

Toelichtende paragrafen zijn van fundamenteel belang voor een goed begrip van de rekeningen

2.5.

In een toelichtende paragraaf wordt de aandacht van de lezer gevestigd op kwesties die van fundamenteel belang zijn voor het inzicht van de gebruiker in de rekeningen.

2.6.

Wat EASO betreft, hebben we gewezen op het feit dat de kritieke personeelssituatie bij het Bureau exponentieel is verslechterd. Het Bureau heeft momenteel niet de administratieve capaciteit om het grote aantal vacatures in te vullen. Al met al houdt de personeelssituatie een aanzienlijk risico in voor de voortzetting van de activiteiten van het Bureau op de huidige schaal.

2.7.

In het geval van GAR benadrukten wij dat de bijdragen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds worden berekend op basis van de informatie die door de kredietinstellingen via de nationale afwikkelingsautoriteiten aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. De verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme voorziet echter niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merken wij op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Om redenen van vertrouwelijkheid kan de raad geen gegevens van de kredietinstellingen verstrekken die werden gebruikt voor de berekening van bijdragen aan het fonds, wat de transparantie beperkt.

2.8.

Wat ECHA betreft, wil de Rekenkamer benadrukken dat het Agentschap gedeeltelijk zichzelf financiert en een vergoeding ontvangt van elk bedrijf dat een registratieaanvraag voor chemische stoffen indient, zoals bepaald in de REACH-verordening (14). Het Agentschap berekent en factureert de vergoedingen op basis van de informatie die de bedrijven bij de aanvraag verstrekken. Het Agentschap stelde bij verificaties achteraf vast dat aanzienlijke vergoedingscorrecties nodig waren en eind 2017 was het totale bedrag aan correcties nog niet bekend. Deze opmerking toont de beperkingen van een systeem dat veel te sterk op eigen verklaringen van aanvragers berust.

2.9.

Wat het GSA betreft, hebben wij de aandacht gevestigd op het feit dat het resultaat van een openbare aanbestedingsprocedure voor het hoofdcontract van het agentschap (een kaderovereenkomst ter waarde van 1,5 miljard EUR) werd betwist door een van de inschrijvers.

2.10.

Wat betreft de twee agentschappen die in Londen gevestigd zijn (EMA en EBA), hebben we de aandacht gevestigd op het feit dat zij het VK in 2019 zullen verlaten en dat hun rekeningen en de bijbehorende toelichting zijn opgesteld met gebruikmaking van de informatie die beschikbaar was op de datum van ondertekening. We hebben ook gewezen op de implicaties van de huidige leaseovereenkomsten in Londen en een mogelijke daling van de ontvangsten na het vertrek van het VK uit de EU.

2.11.

Wat Chafea betreft, rapporteerden we significante tekortkomingen in de boekhoudomgeving.

Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de rekeningen van alle agentschappen

2.12.

Wij publiceerden (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking voor alle agentschappen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de jaarrekeningen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar. Naar ons oordeel waren de ontvangsten in alle materiële opzichten wettig en regelmatig.

Goedkeurende oordelen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van de agentschappen, behalve voor EASO

2.13.

Wij publiceerden (goedkeurende) controleoordelen zonder beperking voor 40 agentschappen over de wettigheid en regelmatigheid van de ontvangsten die ten grondslag liggen aan de jaarrekeningen voor het op 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar. Naar ons oordeel waren de betalingen in alle materiële opzichten wettig en regelmatig.

2.14.

Wat betreft EASO gaven we een afkeurend oordeel vanwege materiële en systematische niet-conformiteit van betalingen met het financieel reglement van het Bureau alsmede andere toepasselijke voorschriften en bepalingen, die voornamelijk verband houden met openbare aanbestedings- en aanwervingsprocedures die ten grondslag liggen aan betalingen. Het systematische karakter van gevallen van niet-conformiteit wijst op een ontoereikend internebeheersingssysteem. De gecombineerde fout van niet-conforme betalingen beloopt ten minste 7,7 miljoen EUR, ofwel 10,3 % van de totale in 2017 verrichte betalingen van het Bureau.

Andere toelichtende paragrafen beschrijven kwesties van specifiek belang

2.15.

Overige toelichtende paragrafen vestigen de aandacht van de lezer op kwesties die niet worden vermeld of geopenbaard in de jaarrekening of die geen betrekking hebben op de wettigheid en regelmatigheid van ontvangsten en betalingen.

2.16.

Wat betreft het EIT stelden we aan de orde dat de oorspronkelijke vergoedingspercentages van subsidies voor kennisinnovatiegemeenschappen (KIG's) werden verhoogd aan het eind van de subsidiabiliteitsperiode, wat de KIG's niet aanmoedigt minder afhankelijk te worden van EIT-steun, zoals was bedoeld. Bovendien waren enkele nieuwe activiteiten met terugwerkende kracht aan de jaarlijkse ondernemingsplannen van twee KIG's toegevoegd. Voor een van de KIG's betekende dit een substantiële verandering van het oorspronkelijke gunningsbesluit. Substantiële veranderingen kunnen de gelijke behandeling van KIG's beïnvloeden en zijn niet in overeenstemming met het Financieel Reglement.

2.17.

In het geval van Frontex hebben we sinds 2014 consequent gerapporteerd dat er vaak onvoldoende bewijs was van uitgaven die door samenwerkende landen zijn gedeclareerd. Dit werd ook bevestigd door de controleresultaten van dit jaar. Als reactie op onze aanbeveling van 2016 introduceert Frontex een vereenvoudigd kostenvergoedingsmodel.

2.18.

Wat EBA, Eiopa en ESMA betreft, hebben we onder de aandacht gebracht dat hun begrotingen gedeeltelijk met middelen van de Europese Unie worden gefinancierd en gedeeltelijk door rechtstreekse bijdragen van toezichthoudende autoriteiten van de EU-lidstaten en/of entiteiten die onder toezicht staan. Het is mogelijk dat de ontvangsten van de autoriteiten in de toekomst zullen dalen als gevolg van de beslissing van het VK om de EU te verlaten.

2.19.

Wat het GSA betreft, hebben we gerapporteerd dat het Agentschap zowel het Galileo-centrum voor beveiligingscontrole (GSMC) als de Galileo-grondstations op Brits grondgebied beheert, die mogelijk moeten worden verplaatst.

2.20.

Wat het CdT betreft, wezen we op het feit dat verschillende agentschappen steeds meer gebruik maakten van interne en andere alternatieve vertaaloplossingen, wat betekent dat de capaciteit van het CdT niet ten volle werd benut. Bovendien wordt er op Europees niveau dubbel werk gedaan wat betreft de ontwikkeling van vertaalsystemen en exploitatiekosten.

2.21.

In december 2016 vroeg het Bureau van Berec om vertalingen van het CdT voor vier oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor personeelsreservelijsten, hoewel alle door de begrotingsautoriteit toegekende posten op de lijst van ambten ingevuld waren. Naar ons oordeel was er geen rechtvaardiging voor het verzoek om vertaling in december 2016. De daarmee samenhangende betaling in maart 2017 was goed voor 2,5 % van de begroting van 2017 van het Bureau van Berec.

Kader 2.1

Jaarlijkse controleoordelen over de rekeningen en verrichtingen van de agentschappen tussen 2014 en 2017

Bron:

ERK.

Onze opmerkingen betreffen een aantal kwesties

2.22.

Wij hebben in totaal 145 opmerkingen gemaakt met betrekking tot 37 agentschappen om de aandacht te vestigen op belangrijke zaken en aan te geven waar er ruimte voor verbetering is. Deze opmerkingen, die in hoofdstuk 3 terug te vinden zijn, worden hieronder samengevat. De meeste opmerkingen hebben betrekking op goed financieel beheer.

Grote risico's dieleiden tot ernstige tekortkomingen bij EASO

2.23.

In het geval van EASO hebben we gewezen op grote risico’s die zijn verbonden aan de aard van de activiteiten van het Bureau en uitdagingen als gevolg van de migratiecrisis. Die risico’s werden niet beperkt door een degelijke governancestructuur en doeltreffende internebeheersingsmaatregelen, wat leidde tot tal van gevallen van materiële niet-conformiteit.

2.24.

Sinds 2014 heeft het Bureau met een groot personeelsverloop te maken had en de wervingsprocedures waren sinds december 2017 opgeschort. Het Bureau beschikt niet over een interne auditcapaciteit of juridische dienst en verricht evenmin systematische evaluaties van juridische documenten.

2.25.

Vrijwel alle gecontroleerde diensten, die waren gebaseerd op overheidsopdrachten of wervingsprocedures, vertoonden systematisch significante gebreken in de beoordeling van de behoeften van het Bureau, de opstelling van het bestek, de keuze van het soort contract, de evaluatie- en gunningsmethoden, de wijzigingen en verlengingen van contracten, de uitvoering van contracten en de verificatie van verleende diensten, enz. Dergelijke gebreken zijn in strijd met de beginselen van mededinging, transparantie, gelijke behandeling en non-discriminatie.

Vooruitgang in de richting van een meer geharmoniseerd IT-landschap

2.26.

Agentschappen voeren een breed scala aan operationele activiteiten uit, waarvoor adequate en soms op maat gesneden IT-oplossingen nodig zijn. De belangrijkste operationele en administratieve activiteiten worden echter uitgevoerd op basis van hetzelfde wettelijke kader, wat suggereert dat daarbij sprake is van vergelijkbare processen die kunnen worden ondersteund door soortgelijke IT-oplossingen. Hoewel de agentschappen zeer goede vorderingen hebben gemaakt wat betreft het gebruik van soortgelijke systemen voor het begrotingsbeheer en de boekhouding, zoals wij in ons samenvattend verslag over de controleresultaten van agentschappen van 2016 hebben gerapporteerd, worden er op andere belangrijke gebieden nog steeds allerlei IT-oplossingen gebruikt, zoals voor het beheer van personele middelen en van aanbestedingen/contracten.

2.27.

De agentschappen denken na over een verdere harmonisering van IT-oplossingen op deze gebieden, voornamelijk om de kostenefficiëntie te verbeteren, internecontrolerisico’s te beperken en het IT-beheer te versterken. In 2017 was er ten aanzien van de IT-instrumenten goede vooruitgang gemaakt op het gebied van personeelsbeheer nadat 20 agentschappen overeenkomsten met de Commissie hadden ondertekend over het gebruik van haar SYSPER II-instrument, dat zal zorgen voor een meer uniform IT-landschap. Er wordt verwacht dat de meerderheid van de agentschappen het instrument van de Commissie zal gebruiken vanaf 1 januari 2019, terwijl sommige agentschappen het instrument reeds in het derde kwartaal van 2018 in gebruik namen.

Kader 2.2

Invoering van het gemeenschappelijke HR-instrument SYSPER II door de agentschappen

Bron:

ERK, op basis van informatie van agentschappen.

E-aanbesteding zal worden ingevoerd

2.28.

In dit gefragmenteerde scenario zou het gebruik van soortgelijke elektronische instrumenten om leveringen of diensten aan te besteden (e-aanbesteding) ook een belangrijke stap zijn naar een meer geharmoniseerd IT-kader tussen de agentschappen. Volgens de financiële reglementen, die in 2012, respectievelijk 2013 in werking traden, moeten alle EU-instellingen en -agentschappen „… in de grootst mogelijke mate oplossingen voor de indiening, opslag en verwerking van gegevens in het kader van aanbestedings- en subsidieprocedures [ontwerpen] en implementeren, en hiertoe één „elektronisch gegevensuitwisselingsterrein” aan[wijzen] voor aanvragers, kandidaten en inschrijvers” (15) (16). Aangezien er geen streefdatum voor de invoering van e-aanbesteding was vastgelegd in de financiële reglementen, bepaalt de richtlijn van de EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten (2014) (17) dat de lidstaten tegen 2018 gebruik moeten maken van elektronische middelen voor openbare aanbesteding, terwijl de richtlijn van de EU inzake e-facturering van 2014 (18) voorschrijft dat alle overheidsinstanties de ontvangst van e-facturen mogelijk maken tegen 2019.

2.29.

Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. Hoewel alle agentschappen hun aanbestedingen elektronisch publiceren via TED (Tenders Electronic Daily), het Europees publicatieblad voor openbare aanbestedingen, voerde de Commissie ook instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de EU (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 hadden de meeste agentschappen voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

Kader 2.3

Invoering van instrumenten voor e-aanbesteding door de agentschappen

Bron:

ERK, op basis van informatie van agentschappen.

Verbetering van de IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij EMA en eu-LISA

De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij EMA

2.30.

In de loop van de controle van vorig jaar verrichtten wij een analyse van het beheer van consultancydiensten door het Agentschap. Het buitensporige gebruik van consultancybedrijven leidde ertoe dat het Agentschap in kritieke mate afhankelijk werd van deze externe expertise. Wij hebben ook gemeld dat de controle over de projectontwikkeling en -uitvoering ontoereikend was en dat projecten aanzienlijk vertraagd waren en de kosten hoger waren uitgevallen.

2.31.

In de loop van 2017 voerde het Agentschap verscheidene maatregelen in om de situatie te verbeteren. Het zal echter tijd kosten om de kritieke mate waarin het Agentschap afhankelijk is van consultancybedrijven te verminderen en de impact van de genomen maatregelen zal pas in de loop der jaren zichtbaar worden.

De IT-adviesdiensten en het projectmanagement bij eu-LISA

2.32.

Vanwege de aard van de activiteiten van eu-LISA maakt het Agentschap gebruik van adviesdiensten, voornamelijk in verband met IT-projecten. In 2017 werden IT-projecten van het Agentschap uitgevoerd binnen de vastgestelde begroting en termijnen.

2.33.

Voor de ontwikkeling en uitvoering van IT-projecten past het Agentschap een uitbestedingsmodel toe waarbij 90 % van de bijbehorende werkzaamheden door drie contractanten wordt uitgevoerd. Hoewel de IT-projecten eigendom zijn en onder controle staan van het Agentschap, creëert een model waarbij de activiteiten voor verdere of nieuwe ontwikkeling van zulke gevoelige IT-systemen in die mate worden uitbesteed, een aanzienlijk risico op een overmatig gebruik en een te grote afhankelijkheid van contractanten.

2.34.

Tegelijkertijd leidt het kleine aantal personeelsleden in essentiële operationele eenheden tot aanzienlijke risico’s voor de continuïteit van de activiteiten.

Er blijven tekortkomingen bestaan in het beheer van aanbestedingen

2.35.

De onderliggende doelstelling van openbare aanbestedingen is het zorgen voor concurrentie tussen de marktdeelnemers en het doen van de economisch voordeligste aankoop op transparante, objectieve en consistente wijze en op basis van het toepasselijke rechtskader. Voor 14 agentschappen (het Bureau van Berec, Cepol, Chafea, eu-LISA, EASO, EBA, EEA, EFSA, EIGE, EUIPO, ERA, EASA, FRA en SRB) stelden we tekortkomingen vast in openbare aanbestedingen die de kostenefficiëntie in gevaar brengen, vooral met betrekking tot diensten. Veelvoorkomende tekortkomingen die werden vastgesteld zijn onder andere een gebrek aan een adequaat evenwicht tussen prijs- en kwaliteitsaspecten voor gunningscriteria, een suboptimaal ontwerp van kaderovereenkomsten, het gebruik van kaderovereenkomsten die de aankoop van diensten waarvoor de specificaties en/of de prijs niet voldoende gedetailleerd waren, mogelijk maakten en het ongerechtvaardigd gebruik van bemiddelingsdiensten.

De meeste agentschappen analyseerden de gevolgen van de BREXIT

2.36.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen hebben vijf agentschappen (ACER, het Bureau van Berec, Cepol, Enisa, EU-OSHA) geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op hun organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

Kennisgevingen van vacatures kunnen worden gepubliceerd op de website van EPSO

2.37.

De meeste agentschappen (ACER, Cedefop, Cepol, Chafea, EASA, EBA, ECHA, EEA, EIGE, Eiopa, EIT, EMA, EMCDDA, EMSA, Enisa, ESMA, eu-LISA, Eurojust, Europol, Frontex, GSA, SRB) publiceren kennisgevingen van vacatures op hun eigen website en sociale media, maar vaak niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO). Een publicatie op de website van EPSO zou voor meer transparantie en publiciteit zorgen, en burgers de gelegenheid bieden om kennis te nemen van vacatures die door alle Europese instellingen en agentschappen worden gepubliceerd. De voornaamste reden die de agentschappen hiervoor geven, is dat EPSO de publicatie van kennisgevingen van vacatures alleen aanvaardt indien dit gebeurt in alle officiële EU-talen, waaraan hoge vertaalkosten zijn verbonden.

Minder opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen

2.38.

Het aantal opmerkingen over de wettigheid en regelmatigheid van de betalingen daalde tot acht (2016: elf), wat de aanhoudende inspanningen van de agentschappen illustreert om het wettelijk kader in acht te nemen, en met name de bepalingen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement en het Statuut. Terwijl in vijf opmerkingen opnieuw tekortkomingen inzake aanbestedingsprocedures aan de orde werden gesteld (EASO, EASA, EIGE, Frontex), hadden drie opmerkingen betrekking op aanwervingsprocedures (EASO, Cedefop, Frontex).

Het begrotingsbeheer vertoont verbeteringen

2.39.

Krachtens het Financieel Reglement kunnen begrotingskredieten die voor een bepaald jaar zijn toegewezen onder bepaalde voorwaarden worden overgedragen naar het volgende jaar (19). Hoewel het Financieel Reglement geen plafonds vaststelt voor zulke overdrachten en het meerjarige karakter van de operaties deze voor een groot deel verklaart, kunnen buitensporige bedragen wijzen op vertragingen in de uitvoering van werkprogramma’s of aanbestedingsplannen en ook in strijd zijn met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

2.40.

Kader 2.4 toont het aantal agentschappen waarvoor we in 2017 en voorgaande jaren hoge overdrachten hebben gerapporteerd. De daling tot slechts twee agentschappen (Chafea, EU-OSHA) in 2017 was het gevolg van een betere en transparantere uitleg en rechtvaardiging van overdrachten door de agentschappen, maar ook van een verandering in onze rapportagemethode in 2017. Vanaf 2017 rapporteren we enkel over overdrachten die we als onvoldoende gerechtvaardigd beschouwen.

Kader 2.4

Afnemend aantal opmerkingen over buitensporige of hoge overdrachten

Bron:

ERK, op basis van informatie van agentschappen.

2.41.

Bovendien rapporteerden we voor twee agentschappen (Frontex, EUIPO) annuleringen van overgedragen begrotingskredieten van voorgaande jaren. Deze wezen op een overschatting van begrotingsbehoeften, met name bij overheden van lidstaten en andere samenwerkende landen.

Boekhoudomgevingen zouden verder verbeterd kunnen worden

2.42.

In de loop van de jaarlijkse controles die dit jaar plaatsvonden, hebben we ook de boekhoudomgevingen van de agentschappen beoordeeld, die een belangrijk element vormen voor de voorbereiding van betrouwbare rekeningen. Overeenkomstig het Financieel Reglement heeft elk agentschap zijn eigen rekenplichtige, wat heeft geleid tot een situatie waarin in totaal 37 rekenplichtigen belast zijn met 2 % van de Europese begroting. De belangrijkste taken van de rekenplichtige zijn: het uitvoeren van betalingen, het innen van ontvangsten en invordering van bedragen, het opstellen, presenteren en bijhouden van de rekeningen, het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen en het beheer van de kasmiddelen. Om de doeltreffendheid te verhogen, heeft de rekenplichtige van de Commissie de agentschappen in 2012 uitgenodigd om hun boekhoudkundige functies aan hem te delegeren op contractbasis. Het agentschap dat als eerste het voorstel aanvaardde, was Cepol, in 2014. Eind 2017 namen nog slechts drie andere agentschappen deel aan deze regeling (GSA, Berec, ACER).

2.43.

De hiërarchische positie van een rekenplichtige binnen een agentschap kan zijn onafhankelijkheid beïnvloeden. Rekenplichtigen moeten met name onafhankelijk zijn van degenen van wie ze (sub-)delegaties hebben ontvangen om vastleggingen en betalingen goed te keuren. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het agentschap (administratief) en de raad van bestuur (functioneel). Deze opmerking werd opgenomen voor 13 agentschappen (CdT, EACEA, EASA, Easme, EEA, EFSA, Eiopa, EMA, EMCDDA, ERA, EU-OSHA, Eurofound, FRA). Dit zou ook vereisen dat de benoeming en jaarlijkse beoordeling van de rekenplichtige de verantwoordelijkheid van de raad wordt.

2.44.

Het Financieel Reglement schrijft voor dat rekenplichtigen de betrouwbare werking van de boekhoudsystemen van de agentschappen bevestigt (validering). Hoewel de boekhoudsystemen van de meeste agentschappen over bijgewerkte valideringen beschikken, stelden we vast dat grote wijzigingen die zijn aangebracht in de boekhoudsystemen van zeven andere agentschappen (ACER, het Bureau van Berec, Cepol, Easme, EIT, EMA, GSA) een tijdige hervalidering vereisen.

Kader 2.5

Onafhankelijkheid van de rekenplichtigen van de agentschappen en hervalidering van het boekhoudsysteem had al moeten plaatsvinden

Bron:

ERK, op basis van informatie van agentschappen.

We stelden tekortkomingen op het gebied van interne controle vast bij bepaalde agentschappen

2.45.

Wat drie agentschappen betreft (EASO, CPVO, REA) waren de documenten met betrekking tot aanbestedingen, toekenning van subsidies en aanwervingsprocedures ontoereikend.

2.46.

Voor drie agentschappen (ACER, EIT, Frontex) werden bepaalde tekortkomingen in de uitvoering van de internecontrolenorm met betrekking tot hun bedrijfscontinuïteitsplan vastgesteld. Deze tekortkomingen kunnen een aanzienlijk risico voor de bedrijfscontinuïteit vormen in het geval van grote rampen, omdat gegevens onherstelbaar verloren kunnen gaan.

Agentschappen geven follow-up aan controlebevindingen van voorgaande jaren

2.47.

In voorkomend geval hebben wij gezorgd voor een statusverslag over de follow-upmaatregelen die de agentschappen naar aanleiding van de opmerkingen uit voorgaande jaren hebben getroffen.

Kader 2.6 toont dat voor de 170 opmerkingen die eind 2016 nog openstonden, corrigerende maatregelen in de meeste gevallen waren afgerond of nog liepen. Voor drie van de dertien openstaande opmerkingen waren er corrigerende maatregelen nodig, maar daarover had het agentschap geen controle.

Kader 2.6

Inspanningen van de agentschappen om follow-up te geven aan opmerkingen van voorgaande jaren

Bron:

ERK.

We melden gevallen van vermoedelijke fraude aan OLAF

2.48.

Fraude is bewuste misleiding om een voordeel te verkrijgen. We rapporteren alle gevallen van vermoedelijke fraude die we tijdens onze controlewerkzaamheden ontdekken aan OLAF, het bureau voor fraudebestrijding van de Europese Unie. Het is dan aan OLAF om deze zaken te onderzoeken en er follow-up aan te geven, in voorkomend geval in samenwerking met de nationale gerechtelijke autoriteiten. In 2017 hebben we drie gevallen van vermoedelijke fraude vastgesteld in de ongeveer 1 000 verrichtingen en 150 aanbestedingsprocedures die we hebben gecontroleerd voor onze betrouwbaarheidsverklaringen over de agentschappen, en hebben we deze gemeld aan OLAF. De gevallen van vermoedelijke fraude hadden betrekking op onregelmatigheden bij de aanbesteding.

We verstrekken informatie over de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie en externe evaluatieverslagen

2.49.

Wij hebben ook ter informatie verwezen naar controleverslagen die waren opgesteld door de DIA en externe evaluatieverslagen die in opdracht van de Commissie waren opgesteld. In 2017 waren er 26 DIA-verslagen en 9 gevallen waarin een externe beoordeling van een agentschap werd verricht. Wij hebben de gerelateerde controle- of evaluatieprocedures niet geverifieerd.

CONTROLERESULTATEN VAN ANDERE VERSLAGEN MET BETREKKING TOT AGENTSCHAPPEN VAN DE REKENKAMER IN 2017

Snelle evaluatie door de ERK van de tenuitvoerlegging van de personeelsinkrimping van 5 %

2.50.

In 2017 publiceerde de Rekenkamer een snelle evaluatie (20) van de tenuitvoerlegging van de toegezegde personeelsinkrimping van 5 % in hun personeelsformaties door de instellingen en agentschappen van de Europese Unie gedurende de periode 2013-2017 (voor agentschappen: 2014-2018). Voor de agentschappen concludeerden we dat de inkrimping van 5 % had plaatsgevonden, zij het met enige vertraging. Terwijl gedecentraliseerde agentschappen met traditionele taken erin slaagden hun personeel in te krimpen met 8,9 %, was er een stijging van 19,9 %, respectievelijk 42,9 % voor de nieuwe taken en verantwoordelijkheden van bepaalde gedecentraliseerde en uitvoerende agentschappen. Kader 2.7 geeft weer wat de gevolgen zijn van de procentuele verandering voor de posten in de personeelsformaties van alle instellingen, organen en agentschappen.

Kader 2.7

Analyse van de variaties in het aantal posten in de personeelsformaties tussen 2012 en 2017 (uitgedrukt als percentage)

Bron:

ERK.

Speciaal verslag van de ERK over de GAR

2.51.

De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR) is gevestigd te Brussel en werd in augustus 2014 opgericht in het kader van de beleidsreactie op de financiële crisis. Hij heeft tot taak banken die onder zijn bevoegdheid vallen af te wikkelen, indien ze falen. In januari 2017 vielen 139 banken, waaronder 130 bankgroepen, onder de bevoegdheid van de GAR (21).

2.52.

Met de speciale controle (22) werd onderzocht of de GAR is toegerust om de afwikkeling van banken doeltreffend uit te voeren en werd de kwaliteit geanalyseerd van de afwikkelingsplanning van de GAR voor afzonderlijke banken, alsmede de vraag of de GAR adequaat is opgezet om te kunnen voldoen aan zijn wettelijk kader voor afwikkelingsplanning en of de GAR beschikt over adequate personele middelen om zijn opdrachten te kunnen uitvoeren.

2.53.

We stelden tekortkomingen vast op al deze gebieden, hoewel de oprichting van de GAR als een volledig nieuwe structuur een grote uitdaging was en alle tekortkomingen in deze context moeten worden gezien. We hebben een aantal aanbevelingen gedaan met betrekking tot de opstelling van afwikkelingsplannen en de afronding van de regels en richtsnoeren en de verbetering van personeelsaantallen en HR-procedures.

Specifiek jaarverslag van de ERK over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR

2.54.

De verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme bepaalt (23) dat de Rekenkamer een verslag opstelt over eventuele gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting door de GAR, de Raad en de Commissie van hun taken uit hoofde van de verordening. Op 31 december 2016 bedroegen de gerelateerde verplichtingen van de GAR 842 miljoen EUR uit vooraf te betalen bijdragen; dit bedrag was op 30 september 2017 gestegen tot 1 420 miljoen EUR. In 2016 werden er geen bankafwikkelingen in gang gezet door de GAR en bijgevolg hoefde er geen gerelateerde verplichting openbaar te worden gemaakt in verband met afwikkelingsbesluiten voor het begrotingsjaar 2016. Toen ons verslag van 2016 over gerelateerde verplichtingen die voortvloeien uit de verrichting van taken door de GAR werd gepubliceerd, waren er echter 90 rechtszaken tegen de GAR bij het Gerecht van het Hof van Justitie van de Europese Unie (HvJ-EU) aangespannen en 46 beroepen tot het einde van oktober 2017 bij het beroepspanel van de GAR ingediend als gevolg van het afwikkelingsbesluit dat in juni 2017 werd genomen met betrekking tot Banco Popular Español S.A. De Commissie en de Raad waren in kennis gesteld van 26 rechtszaken die bij het Gerecht van het HvJ-EU waren aangespannen in verband met datzelfde afwikkelingsbesluit. De gerelateerde verplichtingen in verband daarmee zullen in onze controle en ons verslag over het begrotingsjaar 2017 worden besproken.

Overige speciale verslagen van de ERK die ook verwijzen naar een of meerdere agentschappen

2.55.

In de loop van 2017 publiceerden we, behalve controleverslagen die specifiek betrekking hadden op de agentschappen, een aantal speciale controleverslagen over de uitvoering van het EU-beleid die verwezen naar een aantal agentschappen (zie kader 2.8).

Kader 2.8

Overige speciale verslagen van de ERK die naar agentschappen verwijzen

Bron:

ERK.

ANTWOORD VAN HET NETWERK VAN EU-AGENTSCHAPPEN

De agentschappen waarderen de positieve conclusies van de Rekenkamer aangaande de betrouwbaarheid van hun rekeningen en de verrichtingen die eraan ten grondslag liggen.

2.27.

Het Netwerk uit zijn bezorgdheid over het feit dat, aangezien de Commissie aan de agentschappen slechts een basispakket van Sysper-modules ter beschikking stelt, de agentschappen verplicht zijn en verplicht zullen blijven om er afzonderlijke tools voor beoordelingen, telewerken, flexibele werktijden en personeelsrapportage op na te houden. Het IT-landschap inzake personeelsbeheer zal daardoor slechts voor een deel uniform worden, en dus in veel mindere mate dan de Commissie had kunnen beslissen.

De agentschappen bekijken ook of ze een oplossing kunnen delen ter ondersteuning van aanwervingsprocessen die momenteel niet in Sysper kunnen worden afgehandeld.

2.39.

Wat betreft aanbestedingen heeft zich de voorbije twee jaar een duidelijke verschuiving voorgedaan naar het harmoniseren van de e-tools. Hiermee werd langzaam een begin gemaakt in 2015-2016, toen het pakket voor e-aanbestedingen e-Prior werd ontwikkeld door DIGIT in samenwerking met BUDG. Sindsdien is dit pakket van elektronische modules, dat alle fasen van de aanbestedingscyclus bestrijkt, steeds meer de norm geworden waaraan de EU-agentschappen zich houden. In 2018 heeft deze trend zich verder doorgezet doordat nieuwe modules voor e-inschrijving en de ABAC LCK-module werden ingevoerd en ter beschikking werden gesteld aan de agentschappen. Ook de modules e-evaluatie en e-gunning zijn in ontwikkeling. Stap voor stap doen de agentschappen afstand van hun eigen tools, het ene agentschap sneller dan het andere, maar ongeacht de snelheid hiervan is deze tendens niet te stoppen.

2.42.

De voorgestelde efficiëntieverbeteringen die delegatie aan de Europese Commissie met zich mee zou kunnen brengen, zijn in werkelijkheid moeilijk te realiseren. De werklast wordt immers niet alleen bepaald door de omvang van de begroting maar ook door het feit dat de rekeningen aan het begin van het jaar binnen een kort tijdsbestek moeten worden afgesloten. Uit ervaring blijkt dat voor de afsluiting van meer dan één stel rekeningen (d.w.z. met aanvullende financiering uit delegatieovereenkomsten) bijna twee keer zoveel personeel nodig is, ook al gaat het om kleinere bedragen (en minder transacties). Worden deze activiteiten aan de Commissie gedelegeerd, dan zou elk agentschap nog steeds een boekhoudkundig team moeten hebben omdat er nog steeds boekhoudkundige taken moeten worden verricht. De boekhoudkundige competenties zouden dus behouden moeten blijven, en aangezien het om een zeer gespecialiseerde materie gaat, kan het personeel dat van deze taak ontlast is om een zeer miniem voordeel te behalen, niet voor andere taken worden ingezet. Zolang dit het geval is, zouden eventuele besparingen in het personeelsbestand minder bedragen dan een voltijdsequivalent. Bovendien moet er een jaarlijkse vergoeding worden betaald. Er zijn dus weinig agentschappen die ervoor hebben gekozen om deze taak aan de Commissie te delegeren.

2.43.

Het Netwerk wenst te benadrukken dat er geen precedent of risicoanalyse bestaat op grond waarvan zou kunnen worden geconcludeerd dat de onafhankelijkheid van de rekenplichtige zou toenemen als deze rechtstreeks verslag uitbrengt aan de ordonnateur in plaats van aan een gedelegeerd ordonnateur. Sommige agentschappen hebben ervoor gekozen een „Handvest van de rekenplichtige” vast te stellen, waarin bepalingen zijn opgenomen voor de rapportage aan het besluitvormende orgaan, indien vereist.

HOOFDSTUK 3

Betrouwbaarheidsverklaringen en andere specifieke controleresultaten met betrekking tot de agentschappen

INHOUD

3.1.

Toelichting bij de betrouwbaarheidsverklaringen

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 1A — CONCURRENTIEVERMOGEN VOOR GROEI EN WERKGELEGENHEID

3.2.

Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (ACER)

3.3.

Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec)

3.4.

Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Cedefop)

3.5.

Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (EASA)

3.6.

Europese Bankautoriteit (EBA)

3.7.

Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA)

3.8.

Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (Eiopa)

3.9.

Europees Instituut voor innovatie en technologie (EIT)

3.10.

Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (EMSA)

3.11.

Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging (Enisa)

3.12.

Spoorwegbureau van de Europese Unie (ERA)

3.13.

Europese Autoriteit voor effecten en markten (ESMA)

3.14.

Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (EU-OSHA)

3.15.

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound)

3.16.

Europees GNSS-Agentschap (GSA)

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 2 — DUURZAME GROEI: NATUURLIJKE HULPBRONNEN

103

3.17.

Europees Milieuagentschap (EEA)

103

3.18.

Europees Bureau voor visserijcontrole (EFCA)

109

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 3 — VEILIGHEID EN BURGERSCHAP

112

3.19.

Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (Cepol)

112

3.20.

Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (EASO)

116

3.21.

Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (ECDC)

128

3.22.

Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (EFSA)

132

3.23.

Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE)

136

3.24.

Europees Geneesmiddelenbureau (EMA)

141

3.25.

Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (EMCDDA)

149

3.26.

Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA)

153

3.27.

De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie (Eurojust)

161

3.28.

Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol)

165

3.29.

Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (FRA)

169

3.30.

Europees Grens- en kustwachtagentschap (Frontex)

173

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 4 — EUROPA ALS WERELDSPELER

184

3.31.

Europese Stichting voor opleiding (ETF)

184

AGENTSCHAPPEN GEFINANCIERD IN HET KADER VAN MFK-RUBRIEK 5 — ADMINISTRATIE

188

3.32.

Voorzieningsagentschap van Euratom (Euratom)

188

FINANCIEEL AUTONOME AGENTSCHAPPEN

191

3.33.

Communautair Bureau voor plantenrassen (CPVO)

191

3.34.

Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (EUIPO)

195

3.35.

Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (GAR)

199

3.36.

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (CdT)

205

UITVOERENDE AGENTSCHAPPEN VAN DE COMMISSIE

209

3.37.

Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (EACEA)

209

3.38.

Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme)

213

3.39.

Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA)

217

3.40.

Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken (INEA)

221

3.41.

Uitvoerend Agentschap onderzoek (REA)

225

3.42.

Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding (Chafea)

229

3.1. TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARINGEN

Grondslag voor de oordelen

3.1.1.

Wij verrichtten onze controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden (ISA) en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties (ISSAI) van INTOSAI. Onze verantwoordelijkheden volgens die standaarden worden nader beschreven in het onderdeel van ons verslag over de verantwoordelijkheden van de controleur. We zijn onafhankelijk, zoals voorgeschreven in de Ethische gedragscode voor professionele accountants (Code of Ethics for Professional Accountants) van de International Ethics Standards Board for Accountants („IESBA Code”) en de ethische vereisten die relevant zijn voor onze controle, en we hebben ons van onze andere ethische verantwoordelijkheden gekweten in overeenstemming met deze vereisten en de IESBA Code. Wij achten de verkregen controle-informatie toereikend en geschikt als grondslag voor ons oordeel.

Verantwoordelijkheden van de leiding en de met governance belaste personen

3.1.2.

Overeenkomstig de artikelen 310-325 van het VWEU en de financiële reglementen van de agentschappen is de leiding van een agentschap verantwoordelijk voor het opstellen en weergeven van de rekeningen op basis van de internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Dit omvat het ontwerpen, invoeren en in stand houden van internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor het opmaken en weergeven van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten. De leiding dient er ook voor te zorgen dat de in de financiële staten weergegeven activiteiten, financiële verrichtingen en informatie in overeenstemming zijn met de voorschriften waar ze onder vallen. De leiding van een agentschap draagt uiteindelijk de verantwoordelijkheid voor de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen die ten grondslag liggen aan de rekeningen van het agentschap.

3.1.3.

Bij het voorbereiden van de rekeningen is de leiding verantwoordelijk voor het beoordelen van het vermogen van het agentschap om zijn activiteiten voort te zetten, voor het in voorkomend geval melden van kwesties die verband houden met de bedrijfscontinuïteit en voor het hanteren van het continuïteitsbeginsel, tenzij de leiding voornemens is om de entiteit te liquideren of om haar activiteiten stop te zetten, of als er geen realistisch alternatief bestaat.

3.1.4.

Degenen die belast zijn met governance zijn verantwoordelijk voor de supervisie van het proces van financiële verslaglegging over het agentschap.

Verantwoordelijkheden van de controleur voor de controle van de rekeningen en onderliggende verrichtingen

3.1.5.

Onze doelstellingen bestaan erin, redelijke zekerheid te verkrijgen over de vraag of de rekeningen van de agentschappen geen afwijkingen van materieel belang vertonen en of de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn, alsmede op basis van onze controle het Europees Parlement en de Raad of andere betrokken kwijtingsautoriteiten een betrouwbaarheidsverklaring te verschaffen over de betrouwbaarheid van de rekeningen van de agentschappen en de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Redelijke zekerheid is een hoge mate van zekerheid, maar geen garantie dat bij een controle een bestaande materiële afwijking of niet-conformiteit altijd zal worden opgespoord. Deze kan voortkomen uit fraude of fouten en wordt van materieel belang geacht indien hiervan, afzonderlijk of geaggregeerd, redelijkerwijs zou kunnen worden verwacht dat deze invloed heeft op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze rekeningen nemen.

3.1.6.

Voor de ontvangsten verifiëren wij de van de Commissie of samenwerkende landen ontvangen subsidies en beoordelen wij de procedures van de agentschappen voor het innen van vergoedingen en andere inkomsten, voor zover van toepassing.

3.1.7.

Ten aanzien van de uitgaven onderzoeken wij betalingsverrichtingen wanneer de uitgaven zijn gedaan, geboekt en goedgekeurd. Dit onderzoek betreft alle soorten betalingen (inclusief die voor de verwerving van activa) behalve voorschotten op het moment dat deze worden gedaan. Voorschotbetalingen worden onderzocht wanneer de ontvanger van de middelen het passende gebruik ervan aantoont en een agentschap dit bewijs accepteert door het afwikkelen van de voorschotbetaling in hetzelfde jaar of later.

3.1.8.

Als onderdeel van een controle in overeenstemming met de ISA’s en ISSAI’s passen wij professionele oordeelsvorming toe en houden wij gedurende de hele controle een professioneel-kritische instelling. Daarnaast:

—

identificeren en beoordelen we de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de wet- en regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten; ontwerpen we in het licht van die risico’s controleprocedures en voeren we deze uit, en verkrijgen we controle-informatie die toereikend is en geschikt als grondslag voor onze oordelen. Het risico dat een afwijking of niet-conformiteit van materieel belang als gevolg van fraude niet wordt ontdekt is groter dan bij fouten, aangezien er bij fraude sprake kan zijn van collusie, vervalsing, opzettelijke omissies, verkeerde voorstellingen van zaken of het terzijde stellen van de interne beheersing;

—	verkrijgen we inzicht in de internebeheersingsmaatregelen die relevant zijn voor de controle om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn, maar niet om een oordeel uit te spreken over de doeltreffendheid van de internebeheersingsmaatregelen;

—	beoordelen we de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen en de daarmee samenhangende informatieverschaffing door de leiding;

—

trekken we conclusies over de geschiktheid van de wijze waarop de leiding het continuïteitsbeginsel hanteert en, op basis van de verkregen controle-informatie, over het al dan niet bestaan van materiële onzekerheden die verband houden met gebeurtenissen of omstandigheden die mogelijk aanzienlijke twijfel doen rijzen over het vermogen van een agentschap om zijn bedrijfsactiviteiten voort te zetten. Als we tot de conclusie komen dat er een materiële onzekerheid bestaat, zijn we verplicht in ons verslag van de controleur de aandacht te vestigen op de gerelateerde informatie in de rekeningen of, indien de informatie ontoereikend is, ons oordeel aan te passen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die we hebben verkregen tot de datum van vaststelling van ons verslag van de controleur. Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen er echter toe leiden dat een entiteit haar bedrijfsactiviteiten niet langer kan voortzetten;

—	evalueren we de algemene presentatie, structuur en inhoud van de rekeningen, met inbegrip van de toelichtingen, en beoordelen we of de rekeningen de onderliggende verrichtingen en gebeurtenissen zodanig weergeven dat een getrouw beeld ontstaat;

—

verkrijgen we voldoende passende controle-informatie met betrekking tot de financiële informatie van de agentschappen om een oordeel te formuleren over de rekeningen en de onderliggende verrichtingen. Wij zijn verantwoordelijk voor de aansturing van, het toezicht op en de uitvoering van de controle. We blijven als enige verantwoordelijk voor ons controleoordeel;

—	hebben we in voorkomend geval rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de agentschappen, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (24).

3.1.9.

Wij communiceren met de leiding onder meer over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over significante controlebevindingen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing die we tijdens onze controle constateren.

3.1.10.

We bepalen welke van de punten die we met de agentschappen hebben besproken, het belangrijkst waren bij de controle van de rekeningen van de huidige periode en dus de essentiële controleaangelegenheden vormen. Wij beschrijven deze aangelegenheden in ons verslag van de controleur, tenzij openbaarmaking ervan verboden is op grond van de wet- en regelgeving of we, in zeer uitzonderlijke omstandigheden, besluiten dat een aangelegenheid niet in ons verslag moet worden opgenomen omdat redelijkerwijs te verwachten is dat de negatieve gevolgen daarvan zwaarder wegen dan de voordelen van een dergelijke mededeling in het algemeen belang.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 1a — Concurrentievermogen voor groei en werkgelegenheid

3.2. AGENTSCHAP VOOR DE SAMENWERKING TUSSEN ENERGIEREGULATORS (ACER)

INLEIDING

3.2.1.

Het Agentschap voor de samenwerking tussen energieregulators (hierna: „Agentschap” ofwel „ACER”), gevestigd te Ljubljana, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 713/2009 van het Europees Parlement en de Raad (25). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om de nationale regulerende instanties bij te staan bij het op EU-niveau uitoefenen van de door hen in de lidstaten vervulde reguleringstaken, en zo nodig hun optreden te coördineren. In het kader van de REMIT-verordening (26) heeft het Agentschap — samen met de nationale regulerende instanties — bijkomende verantwoordelijkheden gekregen ten aanzien van het toezicht op de Europese groothandelsmarkt voor energie.

3.2.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (27).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	16	13
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (28)	103	91
Bron: In het PB gepubliceerde begroting.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.2.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (29) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (30) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.2.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Agentschap over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Agentschap per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.2.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.2.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.2.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.2.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In oktober 2017 delegeerde het Agentschap zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. Ondanks deze aanzienlijke wijziging werd de laatste validering van het boekhoudsysteem in 2011 uitgevoerd.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.2.9.

In 2011 werd het Agentschap een bijkomende taak op het gebied van toezicht op de groothandelsmarkten voor energie (REMIT) toegewezen. In 2017 waren alle elementen waarin het REMIT-toezichtskader voorziet, voor het eerst operationeel. Hoewel er aanvankelijk een gegevensuitwijklocatie voor REMIT in Maribor (Slovenië) was gevestigd, werd deze in april 2017 verplaatst naar het belangrijkste gegevenscentrum van het agentschap in Ljubljana. Als gevolg daarvan worden de back-upgegevens nu op dezelfde locatie opgeslagen als de originele gegevens. Dit vormt een aanzienlijk risico voor de bedrijfscontinuïteit in het geval van grote rampen, omdat gegevens onherstelbaar verloren kunnen gaan.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.2.10.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Agentschap geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

3.2.11.

Het Agentschap publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.2.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (31) (32). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap nog niet een van deze instrumenten ingevoerd.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE DIENST INTERNE AUDIT

3.2.13.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over het beheer van personele middelen bij ACER (33). Het Agentschap stelde een actieplan op om enkele terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.2.14.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2014	Volgens de vestigingsovereenkomst tussen het Agentschap en de Sloveense regering zal er in Slovenië een Europese School worden gevestigd. Ruim vier jaar na de overeenkomst is er echter nog geen Europese School opgericht.	Loopt nog
2016	In zijn controleverslag van mei 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie op de grote noodzaak om binnen de cel voor de aanbesteding de taken en verantwoordelijkheden te verduidelijken en de werklast te analyseren teneinde te zorgen voor efficiëntere processen en procedures. Hij concludeerde ook dat de planning en monitoring van aanbestedingen aanzienlijk moet worden verbeterd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog
2016	Het Agentschap heeft 4,9 miljoen EUR, ofwel 86 % van de vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) overgedragen (2015: 1,4 miljoen EUR, ofwel 59 %). Evenals in voorgaande jaren betreffen de overdrachten voornamelijk de tenuitvoerlegging van de REMIT-verordening betreffende de integriteit en transparantie van de groothandelsmarkt voor energie, en wel voor een bedrag van 4,7 miljoen EUR in 2016 (2015: 1,1 miljoen EUR). Voor titel II (administratieve uitgaven) droeg het Agentschap 1 miljoen EUR over, ofwel 38 % van de vastgelegde kredieten (2015: 0,8 miljoen EUR, ofwel 35 %).	N.v.t.
2016	Het stijgende niveau van overdrachten is zorgwekkend en in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het houdt rechtstreeks verband met het feit dat de afronding van aanbestedingsprocedures en de ondertekening van contracten grotendeels laat in het jaar plaatsvinden, waardoor leveringen en/of betalingen in het volgende jaar plaatsvinden. In 2016 werden 98 van de 299 contracten in november en december ondertekend (5 976 122,47 EUR, ofwel 40 % van de totale waarde van de in 2016 gesloten overeenkomsten). Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.2.8.

Het Agentschap stemt in met de bevinding en wenst te verduidelijken dat het Agentschap al zijn financiële transacties vastlegt in het financiële systeem dat door de Europese Commissie wordt verstrekt en ook door de Commissie wordt bijgewerkt, bijgehouden en gevalideerd. Nu de boekhoudkundige diensten met ingang van oktober 2017 worden uitbesteed aan de Commissie, zal het Agentschap de validering van het boekhoudsysteem die in 2018 door de Commissie zal worden uitgevoerd, aanvaarden.

3.2.9.

Sinds de primaire en de gegevensuitwijklocatie voor ARIS begin april 2016 zijn gemigreerd naar het interne gegevenscentrum van ACER en in juni 2017 zijn samengevoegd tot één locatie om de prestaties te optimaliseren en te versterken, en te voorzien in de toenemende behoefte aan ruimte, kan de bedrijfscontinuïteit niet langer worden gewaarborgd. Er moet echter op worden gewezen dat het Agentschap tot de huidige situatie, waarin de bedrijfscontinuïteit niet kan worden gewaarborgd, is gedwongen door de aanzienlijke verkleining van zijn begroting in de afgelopen twee jaar. Het Agentschap heeft de Commissie en de begrotingsautoriteiten herhaaldelijk gewaarschuwd voor de ernstige gevolgen van de begrotingsbeperkingen waarmee het wordt geconfronteerd, maar dit heeft niet geresulteerd in extra middelen. Het Agentschap blijft onderzoeken of het mogelijk is weer een gegevensuitwijklocatie in te stellen voor ARIS, maar heeft op dit moment geen budget om dit in 2018 te doen. Om de gegevensuitwijklocatie opnieuw in te stellen zou het Agentschap extra financiële middelen moeten ontvangen.

3.2.10.

Aangezien de risico’s in verband met de Brexit als zeer gering en beperkt zijn beoordeeld, is de mogelijke impact van de Brexit in 2017 alleen informeel geanalyseerd. Begin 2018 heeft het Agentschap een uitgebreide analyse verricht van de impact van de Brexit op zijn bestuur, zijn activiteiten en zijn financiële gebieden, waarbij is vastgesteld wat de impact is en welke acties vereist zijn.

3.2.11.

In 2014 heeft de raad van bestuur van het Agentschap besluit AB nr. 15/2014 over het taalstelsel van het Agentschap aangenomen. Desondanks moet het Agentschap de kennisgevingen van vacatures die op de website van EPSO worden gepubliceerd, nog altijd vertalen in alle officiële talen van de EU. Als gevolg van zijn zeer beperkte financiële middelen, die herhaaldelijk onder de aandacht van de begrotingsautoriteiten zijn gebracht, kan het Agentschap zich niet de kosten veroorloven van de vertaling van elke kennisgeving van een vacature in alle officiële talen van de EU teneinde deze kennisgevingen te kunnen publiceren op de EPSO-website. Toch zijn in 2017 vier van de negen kennisgevingen van vacatures, waaronder twee openbare oproepen, op de EPSO-website gepubliceerd en dus in alle officiële EU-talen vertaald. De andere vijf kennisgevingen van vacatures voor functies bij operationele afdelingen zijn alleen op de website van het Agentschap gepubliceerd, aangezien ze vooral interessant waren voor kandidaten die al werkzaam zijn in de sector en in het algemeen de activiteiten en de website van het Agentschap volgen. Deze aanpak vormt een pragmatisch compromis tussen het bereiken van potentiële kandidaten en een efficiënt gebruik van beperkte middelen.

3.2.12.

Het Agentschap maakt nog geen gebruik van de IT-oplossing van de Commissie voor e-facturering, e-aanbesteding en e-inschrijving. Het Agentschap begint in 2018 met e-aanbesteding, en in de loop van 2019 zal het ook gebruik gaan maken van e-inschrijving en e-facturering.

3.2.13.

Naar aanleiding van het verslag van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie over het beheer van personele middelen heeft het Agentschap overeenstemming met IAS bereikt over een actieplan. Het is inmiddels bezig de aanbevolen verbeteringen door te voeren.

3.3. ORGAAN VAN EUROPESE REGELGEVENDE INSTANTIES VOOR ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE (BEREC)

INLEIDING

3.3.1.

Het Bureau van het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (hierna: „het Bureau”), gevestigd te Riga, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1211/2009 van het Europees Parlement en de Raad (34). Het Bureau heeft als belangrijkste taak, diensten voor professionele en administratieve ondersteuning te verlenen aan het Orgaan van Europese regelgevende instanties voor elektronische communicatie (Berec), en onder sturing van de raad van regelgevers informatie te verzamelen en te analyseren betreffende elektronische communicatie en onder de nationale regelgevende instanties optimale regelgevingspraktijken te verspreiden zoals gemeenschappelijke benaderingswijzen, methoden of richtsnoeren voor de uitvoering van het EU-regelgevingskader.

3.3.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (35).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (36)	4	4
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (37)	27	27
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.3.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (38) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (39) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.3.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Bureau over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Bureau per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.3.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.3.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheid

3.3.7.

In december 2016 vroeg het Bureau om vertalingen van het CdT voor vier oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling voor reservepersoneelslijsten, hoewel de door de begrotingsautoriteit toegekende posten op de lijst van ambten ingevuld waren. Naar ons oordeel was er geen rechtvaardiging voor het verzoek om vertaling in december 2016. De daarmee samenhangende betaling die in maart 2017 werd verricht, bedroeg 106 432,50 EUR (ofwel 2,5 % van de begroting van 2017).

3.3.8.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.3.9.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In 2016 delegeerde het Bureau zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. In 2017 introduceerde het Bureau een nieuw papierloos systeem. Hoewel deze gebeurtenissen ingrijpende wijzigingen in de procedures en het boekhoudsysteem van het Bureau met zich brachten, is het boekhoudsysteem sinds 2013 niet opnieuw gevalideerd.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.3.10.

In december 2017 ging het Bureau juridische verbintenissen aan en deed het begrotingsvastleggingen ter waarde van 20 000 EUR voor een opleiding die gepland was voor eind maart 2018. Het financieren van activiteiten voor 2018 met de begroting van 2017 is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.3.11.

In augustus 2015 schreef het Bureau een openbare aanbesteding uit voor een meervoudig trapsgewijze kaderovereenkomst voor diensten met een looptijd van vier jaar („cascadesysteem”) met een geraamd marktvolume van 3 miljoen EUR voor de organisatie en planning van evenementen zoals vergaderingen, workshops, conferenties enz. In de toekenningscriteria werd het prijselement onvoldoende meegewogen. Bovendien werden de mogelijke kosten van de evenementen niet gedekt door de mededingingsprocedure; enkel de beheersvergoeding van de inschrijver werd daardoor gedekt. De aanbestedingsprocedure waarborgde bijgevolg de prijsconcurrentie niet voldoende en het contract omvat mogelijk niet de economisch meest voordelige aanbieding.

3.3.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (40) (41). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-facturering en e-inschrijving.

3.3.13.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Bureau geen analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.3.14.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2014	De bijdragen van nationale regelgevende instanties van EVA (42)-landen met de status van waarnemer bij Berec waarvoor in de begroting 2014 middelen waren uitgetrokken, bleven uit omdat er geen overeenkomsten werden gesloten met de EVA-landen.	Nog af te handelen (Heeft het Bureau geen controle over)
2016	In maart 2016 schreef het Bureau een aanbestedingsprocedure uit met het oog op de ondertekening van één kaderovereenkomst met de twee in Riga bestaande internationale scholen voor de kinderen van zijn personeelsleden. Hoewel in de technische specificaties in het aanbestedingsdocument staat dat het Bureau een meervoudige trapsgewijze kaderovereenkomst met twee economische actoren zou sluiten, staat in de gunningscriteria dat de ouders de school mogen kiezen. De in juli 2016 ondertekende kaderovereenkomst ter waarde van 400 000 EUR is dus op tegenstrijdige concepten gebaseerd, waardoor rechtsonzekerheid ontstaat voor het Bureau en de scholen. Bovendien was een kaderovereenkomst in dit specifieke geval niet nodig.	N.v.t.
2016	Na een herclassificatie werd een personeelslid onmiddellijk ingeschaald in salaristrap 2 van een hogere rang in plaats van in salaristrap 1, hetgeen in strijd is met het Statuut van de EU.	N.v.t.
2016	In maart 2016 sloot het Bureau een overeenkomst ter waarde van 60 000 EUR voor de verlening van professionele ondersteuning en adviesdiensten op het gebied van personeelszaken. De aanbestedingsprocedure was uitsluitend gebaseerd op de prijs. Wanneer bij het inhuren van een consultant competenties en deskundigheid niet in aanmerking worden genomen als gunningscriteria, is niet gegarandeerd dat de best mogelijke prijs-kwaliteitsverhouding wordt verkregen.	N.v.t.
2016	In 2016 bleef personeel gemiddeld 2,58 jaar in dienst bij het Bureau en was het personeelsverloop hoog met 25 %. Deze situatie heeft een nadelige invloed op de efficiëntie van het Bureau en vormt een risico voor de uitvoering van zijn werkprogramma’s. Een mogelijke reden is de op de salarissen toegepaste correctiecoëfficiënt voor het gastland (73 % per 1 juli 2016).	Afgerond
2016	De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe evaluaties van de prestaties voor. Het Bureau zou samen met de Commissie moeten overwegen om minstens om de vijf jaar opdracht te geven tot een dergelijke evaluatie, zoals gebeurt bij de meeste andere agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd.	Nog af te handelen (Heeft het Bureau geen controle over)

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.3.7.

Gezien het grote personeelsverloop dat door het management als risicofactor wordt aangemerkt voor de uitvoering van zijn werkprogramma, heeft het comité van beheer (MC) van het Bureau van Berec verzocht reservelijsten op te stellen voor minimaal 75 % (43) van de functieprofielen bij het Bureau. Om te voldoen aan de verplichting tot publicatie van oproepen tot het indienen van blijken van belangstelling (44) op de website van EPSO (45), moest het Bureau van Berec de documenten in alle officiële talen van de EU vertalen. Door vooraf opgestelde reservelijsten te gebruiken, kan het agentschap voldoen aan de eis van het MC om het vacaturepercentage onder de 15 % te houden en een werkaanbod te versturen binnen één maand nadat de noodzaak tot aanwerving zich voordoet. Om de hoge uitgaven voor verplichte vertalingen in de toekomst te beperken, is het Bureau van Berec voornemens standaardsjablonen voor oproepen en korte specifieke onderdelen voor vertalingen te ontwikkelen.

3.3.9.

In 2016 heeft het Bureau van Berec zijn boekhoudingsdiensten uitbesteed aan de Europese Commissie (EC). De rekenplichtige van de Commissie (binnen het DG Begroting) voorziet derhalve in alle diensten die vereist zijn op grond van artikel 50 van de financiële kaderregeling die van toepassing is op de agentschappen, met inbegrip van de validering van lokale systemen. De valideringsaanpak wordt momenteel ontwikkeld en is aangekondigd door de rekenplichtige van de EC via een officiële mededeling onder ref.: Ares(2018)3149885 van 14 juni 2018. De rekenplichtige van de EC zal het proces afronden en zal in het vierde kwartaal van 2018 verslag over de resultaten uitbrengen.

3.3.10.

Het Bureau van Berec is al in november 2017 begonnen met het voorbereiden van het opleidingsevenement, nadat contact was opgenomen met de potentiële opleiders en de beschikbaarheid van de locaties was geëvalueerd. Het contract met de organisator van het evenement moest derhalve worden getekend om de beschikbaarheid van opleiders en moderatoren te waarborgen en om zeker te zijn van de beschikbaarheid van de locatie op de geplande data van de opleiding. Het contract werd in december 2017 ondertekend en bijgevolg is vóór de ondertekening van het contract een begrotingsvastlegging geïnitieerd, zoals vereist door het financieel reglement. De ervaring leert dat het zeer moeilijk is om in het eerste kwartaal van een jaar een opleidingsevenement te organiseren zonder een overdracht van het voorafgaande jaar. Voor toekomstige opleidingsevenementen zal het Bureau van Berec dan ook een andere tijd van het jaar overwegen.

3.3.11

. De keuze voor een kaderovereenkomst is in 2015 gemaakt. Destijds werd ervan uitgegaan dat een „contract tegen kosten plus vaste vergoeding” in overeenstemming was met het financieel reglement, aangezien contracten van dat type werden en nog steeds worden gebruikt door andere EU-instellingen (zoals reisbureaus of bankdiensten).

Wegens de specifieke kenmerken van de activiteiten van Berec houdt een groot deel van de uitgaven voor Berec-evenementen die onder het Bureau van Berec vallen, verband met de vergoeding van deskundigen, voornamelijk aan overheidsinstanties die in de EU-lidstaten zijn gevestigd (bijv. nationale regelgevende instanties — NRI’s). Er zij dan ook op gewezen dat de contractant geen invloed heeft op dit soort uitgaven. Naar aanleiding van de opmerkingen en de waardevolle gedachtewisseling met de Rekenkamer zal het Bureau van Berec bij de inkoop ook andere soorten kaderovereenkomsten in overweging nemen, die niet bestonden op grond van het wettelijk kader dat in 2015 van kracht was.

3.3.12.

Het Bureau van Berec neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer en deelt de Rekenkamer mede dat het voornemens is deze modules tegen het einde van 2018 te implementeren, rekening houdend met de begrotingsruimte van het Bureau.

3.3.13.

Het Bureau heeft momenteel geen onderdanen van het Verenigd Koninkrijk in dienst. Het effect op de werklast van het Bureau kan pas worden beoordeeld na de definitieve beslissing over de betrekkingen tussen de EU en het Verenigd Koninkrijk. Gezien het feit dat ten tijde van de toetreding tot de EU van Kroatië de begroting en het personeel van het Bureau van Berec niet zijn aangepast aan de extra uitgaven en werklast, en gezien de bescheiden begroting van het Bureau van Berec, kan in verband met de Brexit een vergelijkbare aanpak worden verwacht.

3.4. EUROPEES CENTRUM VOOR DE ONTWIKKELING VAN DE BEROEPSOPLEIDING (CEDEFOP)

INLEIDING

3.4.1.

Het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (hierna: „het Centrum” ofwel „Cedefop”), gevestigd te Thessaloniki, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad (46). Hoofdtaak van het Centrum is bij te dragen tot de ontwikkeling van de beroepsopleiding op het niveau van de Unie. Hiertoe moet het Centrum documentatie over de systemen voor beroepsopleiding samenstellen en verspreiden.

3.4.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (47).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (48)	18	18
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (49)	122	117
Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.4.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (50) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (51) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.4.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Centrum over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Centrum per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.4.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.4.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.4.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.4.8.

Het beheer van twee aanwervingsprocedures voor managementfuncties was ontoereikend en de procedures worden als onregelmatig beschouwd. Er was onvoldoende bewijs voor de gevraagde managementervaring en er werd niet aan de vertrouwelijkheidsvereisten voldaan, waardoor de gelijke behandeling van kandidaten in twijfel wordt getrokken.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.4.9.

Het Centrum publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.4.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (52) (53). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Centrum nog geen van deze instrumenten ingevoerd.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.4.11.

In november 2017 bracht de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie een controleverslag uit over de internetdiensten van het Centrum (54). Het Centrum stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.4.8.

Wij nemen nota van de opmerking van de Rekenkamer over de onregelmatigheden in het kader van de twee aanwervingsprocedures. Cedefop voert een grondige beoordeling van beide procedures uit en overweegt corrigerende maatregelen met betrekking tot de twee procedures in kwestie en aanwervingsprocedures in het algemeen om de door de Rekenkamer vastgestelde onvolkomenheden te verhelpen.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.4.9.

Cedefop gebruikt in sommige gevallen het EPSO-platform. Cedefop publiceert zijn vacatures op zijn eigen website en op het gezamenlijke online platform van de agentschappen, dat voor alle EU-burgers toegankelijk is. Daarnaast gebruikt Cedefop verschillende kanalen om vacatures te delen, zoals ReferNet, SkillsNet, de raad van bestuur, evenals andere middelen, zoals netwerken van economen enz. Cedefop publiceert de vacatures van directeur en adjunct-directeur op de EPSO-website en maakt voor essentiële functies gebruik van sociale media. Naar de mening van Cedefop staan de extra kosten in verband met vertaling van de vacatures in alle EU-talen voor het EPSO-portaal niet in verhouding tot het voordeel dat ermee te behalen is.

3.4.10.

Cedefop bereidt zich voor om zich in het najaar van 2018 aan te sluiten bij e-aanbesteding en e-inschrijving (modules van het e-Prior-platform). Dit is in overeenstemming met de termijn waarbinnen alle aanbestedende diensten de uitwisseling van informatie met ondernemers langs elektronische weg moeten laten verlopen, zoals bepaald in Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten (http://ec.europa.eu/growth/single-market/public-procurement/e-procurement_nl).

Hiertoe werkt Cedefop samen met DIGIT, het directoraat-generaal van de Commissie dat verantwoordelijk is voor het aansluiten van de aanbestedende diensten. De eerste openbare aanbestedingsprocedure met e-aanbesteding en e-inschrijving zal in oktober 2018 van start gaan. Vanaf dat moment zullen alle openbare procedures via de e-instrumenten verlopen.

Wanneer met e-facturering wordt begonnen hangt af van de vraag of het management van Cedefop besluit ABAC (dat e-facturering ondersteunt als module) in gebruik te nemen of door te gaan met het inhouse platform Fibus (waarvoor een link met het e-factureringsplatform zal moeten worden ontwikkeld).

3.5. EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID VAN DE LUCHTVAART (EASA)

INLEIDING

3.5.1.

Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (hierna: „Agentschap” ofwel „EASA”), gevestigd te Keulen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad (55), die is ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 216/2008 (56). Aan het Agentschap zijn specifieke regelgevende en uitvoerende taken toevertrouwd op het gebied van veiligheid van de luchtvaart.

3.5.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (57).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	193	192
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (58)	774	771
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.5.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (59) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (60) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.5.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.5.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.5.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.5.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.5.8.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.5.9.

Kaderovereenkomsten zijn overeenkomsten met leveranciers waarin de voorwaarden worden vastgelegd die tijdens de looptijd van de overeenkomst gelden voor specifieke aankopen. Voor de aanbesteding van IT-diensten met een waarde tot 22 miljoen EUR besloot het Agentschap kaderovereenkomsten te gebruiken met drie opeenvolgende contractanten („cascade”). Bij een dergelijke procedure wordt een rangorde onder de contractanten (de cascade) bepaald op basis van een mededingingsprocedure en moet deze volgorde worden aangehouden bij alle specifieke aankopen. De voorwaarden van de kaderovereenkomst waren echter niet specifiek genoeg om eerlijke mededinging mogelijk te maken en de rangorde van de contractanten voor alle toekomstige specifieke aankopen te rechtvaardigen. Volgens de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement (61) moet er onder dergelijke omstandigheden voor specifieke aankopen een mededingingsprocedure worden gevolgd waaraan de geselecteerde contractanten kunnen deelnemen.

3.5.10.

Krachtens het financieel reglement van het Agentschap (62) moeten aanbestedingen worden goedgekeurd door de raad van bestuur, ofwel in het jaarlijks werkprogramma van het Agentschap, ofwel bij een ad-hocfinancieringsbesluit. Eén IT-kaderovereenkomst voor een maximumbedrag van 15 miljoen EUR werd aanbesteed en ondertekend, hoewel het financieringsbesluit slechts een bedrag van 5 miljoen EUR dekte.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.5.11.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Agentschap, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van IT-hard- en -software en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning (IT-diensten). De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die de IT-diensten kunnen verlenen. Hoewel de meeste IT-diensten en bijbehorende prijzen waren vastgesteld in de kaderovereenkomst die het resultaat was van een concurrentiële aanbestedingsprocedure, was het op grond van de kaderovereenkomst ook toegestaan IT-diensten aan te kopen die niet specifiek genoemd waren. In het geval van één gecontroleerde betaling ter hoogte van ongeveer 300 000 EUR kocht het Agentschap, via de contractant, IT-diensten in zonder toepassing van enige mededingingsprocedure. In 2017 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 2 miljoen EUR.

3.5.12.

3.5.13.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (63) (64). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Volgens informatie van de Commissie had het Agentschap eind 2017 voor bepaalde procedures e-aanbesteding en e-inschrijving ingevoerd, maar niet e-facturering.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE DIENST INTERNE AUDIT

3.5.14.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over de voorbereiding van het Europees plan voor de veiligheid van de luchtvaart door EASA (65). Het Instituut stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.5.15.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

Hoewel de door de industrie gefinancierde activiteiten in 2016 resulteerden in een tekort van 7,6 miljoen EUR, fluctueren de begrotingsresultaten per jaar (66) en het Agentschap heeft een gecumuleerd overschot van 52 miljoen EUR afkomstig uit dit soort activiteiten. De oprichtingsverordening van het Agentschap bepaalt dat aan de sector in rekening gebrachte tarieven de kosten van de certificeringsactiviteiten van het Agentschap moeten dekken. Daarin wordt echter niet uitgegaan van een gecumuleerd overschot.

Loopt nog

2016

In de periode 2014-2016 gaf het Agentschap 9,4 miljoen EUR (4,4 miljoen EUR in 2016) van zijn gecumuleerde overschot uit om de renovatiekosten (en verhuiskosten) van 12,4 miljoen EUR voor de verhuizing van het Agentschap naar een nieuw gebouw te financieren. De Commissie droeg hiervoor eveneens 3 miljoen EUR uit de EU-begroting bij. Deze financieringsdeling tussen industrie- en de Uniebijdragen voldeed aan de standaard kostenverdelingsmethode van het Agentschap en resulteerde in de financiering, grotendeels uit industriebijdragen, van deze werkzaamheden.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.5.8.

EASA neemt kennis van de opmerkingen van de Rekenkamer. Het Agentschap heeft dit onderwerp besproken in het forum van het netwerk van agentschappen om de mogelijkheden te verkennen en tot een gemeenschappelijk standpunt te komen. Het Agentschap zal de overeengekomen gemeenschappelijke aanpak ten uitvoer leggen en zal in ieder geval de rol van accountant duidelijk onderscheiden van een operationele functie, en de raad van bestuur inschakelen in de vernieuwings- en beoordelingscyclus.

3.5.9.

Ter voorbereiding van deze procedure heeft het Agentschap een marktverkenning uitgevoerd en geconcludeerd dat de belangrijkste IT-dienstverleners alle diensten ondersteunen die in het kader van deze procedure worden gevraagd. Als gevolg daarvan veronderstelde het Agentschap dat een meervoudige kaderovereenkomst met een nieuwe oproep tot mededinging tot een grote administratieve complexiteit zou hebben geleid die niet in verhouding zou staan tot enig voordeel dat eruit zou kunnen voortvloeien. Zoals tot nu toe het geval was met aanbestedingsprocedures met een hoge waarde en naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer, zal het Agentschap meer aandacht besteden aan nieuwe oproepen tot mededinging om de mededinging te bevorderen.

3.5.10.

Deze kaderovereenkomst is bedoeld ter ondersteuning van de proof of concept en de aanvangsfase van een nieuw project (Data4Safety) waarvoor de financiering en structuur in de loop van de maanden zijn ontwikkeld met een aantal partijen. De overeenkomst betrof een bedrag van 15 miljoen EUR. De financiële verplichtingen bedroegen echter uiteindelijk maximaal 4 miljoen EUR, waardoor de mogelijkheid om betalingen hoger dan dit bedrag te doen werd weggenomen.

3.5.11.

Het Agentschap is van mening dat deze benadering in overeenstemming is met het beginsel van goed financieel beheer wanneer wordt gebruikgemaakt van de bestaande interinstitutionele kaderovereenkomst. In de vermelde zaak werd een vergoeding van 24 816,60 EUR als adequaat beschouwd gezien de omvang van de aankoop en de noodzakelijke inspanningen. Deze faciliteit was opgenomen in de kaderovereenkomst en het Agentschap heeft ervan gebruikgemaakt zoals beschreven in de overeenkomst.

3.5.12.

In 2015 heeft de raad van bestuur van het Agentschap besloten (Besluit nr. 08-2015) dat de voertaal bij EASA met betrekking tot de aanwervings- en selectieprocedures Engels is. Dit besluit is meegedeeld aan EPSO, dat het besluit niet aanvaardt als uitzondering op de regels voor de publicatie van de kennisgevingen van vacatures in alle talen, en dit besluit niet in verhouding acht tot de behoeften van het Agentschap. Het netwerk van agentschappen heeft onlangs een online platform opgezet waarop agentschappen hun vacatures op grotere schaal bekend kunnen maken. EASA publiceert kennisgevingen van externe vacatures routinematig op dit nieuwe platform.

3.5.13.

Zoals opgemerkt door de Rekenkamer, is vorig jaar het e-inschrijvinginstrument voor aanbestedingsprocedures uitgevoerd. Wat de e-facturering betreft, zijn de bedrijfsspecificaties in 2017 afgerond en wordt gestreefd naar een IT-oplossing binnen de beperkingen van de middelen en de prioriteiten van het Agentschap.

3.6. EUROPESE BANKAUTORITEIT (EBA)

INLEIDING

3.6.1.

De Europese Bankautoriteit (hierna: „Autoriteit” ofwel „EBA”), gevestigd te Londen, is opgericht bij Verordening (EU) nr. 1093/2010 van het Europees Parlement en de Raad (67). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken alsmede tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en te vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en te beoordelen en de bescherming van depositohouders en beleggers te bevorderen.

3.6.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (68).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	37	38
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (69)	161	190
Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.6.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (70) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (71) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.6.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Autoriteit over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Autoriteit per 31 december 2017, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.6.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.6.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

3.6.7.

3.6.8.

Op 20 november 2017 stemde de Raad Algemene Zaken van de Europese Unie ermee in de zetel van de Autoriteit naar Parijs (Frankrijk) te verplaatsen. De verhuizing is gepland voor begin 2019 en de rekeningen van de Autoriteit bevatten voorzieningen voor daarmee samenhangende kosten ten bedrage van 6,7 miljoen EUR en vermelden de geplande toekomstige contractuele betalingen ter hoogte van 11,2 miljoen EUR voor de kantoorruimte in Londen.

3.6.9.

Bovendien wordt de begroting van de Autoriteit voor 40 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd en voor 60 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg zal hebben.

3.6.10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.6.11.

In vier van de vijf gecontroleerde openbare aanbestedingsprocedures voldeed slechts één inschrijver aan de gunningscriteria op het gebied van kwaliteit en werden alle andere inschrijvers uitgesloten. Deze situatie geeft aan dat de Autoriteit te veel nadruk legt op kwaliteitscriteria. Dergelijke procedures maken het onmogelijk om de economisch meest voordelige oplossingen vast te stellen, die een eerlijk evenwicht tussen prijs en kwaliteit te zien zouden moeten geven.

3.6.12.

De Autoriteit publiceert kennisgevingen van vacatures op haar eigen website en op sociale media, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.6.13.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (72) (73). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had de Autoriteit voor bepaalde procedures e-facturering en e-inschrijving ingevoerd, maar niet e-aanbesteding.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST EN EXTERNE EVALUATIEVERSLAGEN

3.6.14.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit, getiteld „Supervisory Convergence — Colleges & Training” (Convergentie van het toezicht — colleges en opleiding) (74). De Autoriteit stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar zijn, aan te pakken.

3.6.15.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de drie Europese toezichthoudende autoriteiten (75) (autoriteiten) verricht (76).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.6.16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Ter dekking van het hogere schoolgeld verleent de Autoriteit aan personeelsleden met kinderen op de lagere of middelbare school een onderwijsbijdrage bovenop de in het Statuut vastgelegde onderwijstoelage. De onderwijsbijdragen over 2012 bedroegen in totaal ongeveer 76 000 EUR. Deze betalingen vallen niet onder het Statuut en zijn dus onregelmatig.

Afgerond

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

3.6.11.

Bij het uitschrijven van een aanbestedingsprocedure probeert EBA alle beschikbare tools te gebruiken om de concurrentie te bevorderen. In vier van de vijf procedures was de kwaliteit/prijsverhouding 60:40 en in de vijfde 50:50. Wij zijn van mening dat de door de Rekenkamer genoemde lage participatie in de financiële evaluatie toegeschreven kan worden aan factoren die buiten de macht van EBA liggen, zoals geringe belangstelling om een bod uit te brengen (ingegeven door het wisselkoersrisico, de omvang van het contract, hoge aanbestedingskosten en lage winstmarges) en de slechte kwaliteit van de technische voorstellen.

3.6.12.

EBA publiceert kennisgevingen van vacatures op een groot aantal plaatsen: EBA-website, Twitter en LinkedIn, EU Training, EuroBrussels en EurActiv, het ESCB-HRC-netwerk, de Financial Times en dergelijke (voor posten met een hoog functieprofiel). In februari 2018 heeft EBA tien vacatures gepubliceerd op de EPSO-website in alle EU-talen. Door gebruik te maken van voornoemde kanalen voor het publiceren van kennisgevingen van vacatures is EBA naar haar mening volledig transparant en bereikt het doelpubliek onder de EU-burgers.

3.6.13.

EBA voert e-inschrijving in 2019 in na opleiding van het personeel en tests van de updates van het systeem, die in de eerste zes maanden van dit jaar zijn geïmplementeerd.

3.7. EUROPEES AGENTSCHAP VOOR CHEMISCHE STOFFEN (ECHA)

INLEIDING

3.7.1.

Het Europees Agentschap voor chemische stoffen (hierna: „Agentschap” ofwel „ECHA”), gevestigd te Helsinki, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad (77). De voornaamste taken ervan zijn het waarborgen van een hoog niveau van bescherming van de gezondheid van de mens en het milieu, alsmede het vrije verkeer van stoffen op de interne markt, en tegelijkertijd het vergroten van het concurrentievermogen en de innovatie. Het Agentschap bevordert ook de ontwikkeling van alternatieve methoden voor de beoordeling van gevaren met betrekking tot stoffen.

3.7.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (78).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (79)	110	112
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (80)	578	563
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.7.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (81) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (82) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.7.4.

Toelichtende paragraaf

3.7.5.

Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 3.7.4 gegeven oordeel wil de Rekenkamer benadrukken dat het Agentschap gedeeltelijk zichzelf financiert en een vergoeding ontvangt van elk bedrijf dat om de registratie van chemische stoffen verzoekt, zoals voorgeschreven in de Reach-verordening (83). De toepasselijke vergoedingen hangen af van de omvang van de bedrijven (micro, klein, middelgroot, groot) en de hoeveelheden van de geregistreerde chemische stoffen (verschillende drempels).

3.7.6.

Overeenkomstig de uitvoeringsverordening (84) berekent en factureert het Agentschap de vergoedingen op basis van de informatie die de bedrijven bij de aanvraag verstrekken. Sinds de eerste registraties in 2009 beweert ongeveer 30 % van de bedrijven een micro-, kleine of middelgrote onderneming te zijn. Het Agentschap doet veel moeite om een systeem van verificatie achteraf in te voeren om de door die aanvragers verstrekte informatie over de omvang van het bedrijf te controleren. Door middel van dit systeem kon het Agentschap, op basis van de tot nu toe afgeronde verificaties, vaststellen dat ongeveer 55 % van bovengenoemde bedrijven die beweerden een micro-, kleine of middelgrote onderneming te zijn (16 % van alle bedrijven) hun omvang onjuist hadden ingedeeld, waardoor de vergoedingen lager waren. Om deze situatie te verhelpen heeft het Agentschap in de loop der jaren naar aanleiding van verificaties achteraf vergoedingscorrecties gefactureerd ter hoogte van ongeveer 16,4 miljoen EUR. Er bestaat echter een aanzienlijke achterstand bij deze verificaties en eind 2017 was het resterende bedrag aan noodzakelijke vergoedingscorrecties nog niet bekend (85). Uit deze bevinding blijkt de beperking van een systeem dat veel te sterk op eigen verklaringen van aanvragers berust.

Op grond van de Reach-verordening zijn de nationale handhavingsinstanties van de lidstaten verantwoordelijk voor de verificatie van de door de bedrijven opgegeven hoeveelheden. Het Agentschap is dus niet betrokken bij de verificatie van dit tweede element in de berekening van vergoedingen.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.7.7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.7.8.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.7.9.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.7.10.

Uit de verificaties achteraf van het Agentschap is gebleken dat meer dan de helft van de bedrijven die chemische stoffen registreerden en beweerden een micro-, kleine of middelgrote onderneming te zijn, de omvang verkeerd opgaf (zie toelichtende paragraaf 3.7.5). Dit kan deels worden toegeschreven aan de ingewikkelde regels van de Commissie voor het bepalen van de omvang van een bedrijf (86) en deels aan de financiële stimulans om deze te laag op te geven, omdat de registratievergoedingen veel hoger zijn voor grotere bedrijven. Aangezien de in rekening gebrachte registratievergoedingen in eerste instantie worden gebaseerd op de opgegeven bedrijfsomvang, kan dit een aanzienlijke negatieve invloed hebben op de ontvangsten van het Agentschap, als dit niet wordt ontdekt. Hoewel het Agentschap de opgegeven omvang voor kleinere bedrijven controleert aan de hand van verificaties achteraf, bestaat er een aanzienlijke achterstand bij de verificaties: slechts die met betrekking tot de jaren tot en met 2012 zijn afgerond (de jaren met de grootste hoeveelheden geregistreerde chemische stoffen). Het proces van verificatie achteraf voor de jaren daarna moet dringend worden versneld en afgerond.

3.7.11.

Als er fouten worden aangetroffen, factureert het Agentschap het verschil tussen de oorspronkelijk betaalde vergoeding en de uiteindelijk verschuldigde vergoeding, alsmede administratieve kosten. Op 31 december 2017 was het te innen bedrag 4,7 miljoen EUR, waarvan 3,2 miljoen EUR verband hield met nog verschuldigde administratieve kosten. Het Agentschap lijkt echter problemen te ondervinden bij het innen van de administratieve kosten. Het Agentschap nam in zijn rekeningen over 2017 een voorziening dubieuze debiteuren op ter hoogte van 2,8 miljoen EUR (dat is 600 000 EUR meer dan aan het einde van 2016).

3.7.12.

De verificatie van de door de bedrijven opgegeven hoeveelheden valt onder de verantwoordelijkheid van de nationale handhavingsinstanties van de lidstaten en het Agentschap heeft geen handhavingsbevoegdheden (zie toelichtende paragraaf 3.7.5). De door de nationale handhavingsinstanties genomen maatregelen worden gecoördineerd door het Forum voor uitwisseling van handhavingsinformatie. Op 6 december 2017 stelde het Forum nieuwe strategieën en minimumcriteria voor de handhaving van verordeningen inzake chemische stoffen vast en bood het zo een kader voor de ontwikkeling van nationale handhavingsstrategieën. Het vermogen van het Agentschap om zijn taak te vervullen, is afhankelijk van de doeltreffendheid van de praktische uitvoering van dit kader door de nationale instanties. In zijn algemene verslag over het jaar 2017 meldt het Agentschap dat ongeveer twee derde van de bedrijven de geregistreerde informatie over de hoeveelheden chemische stoffen waarmee zij omgaan, niet actualiseerde. Dit ondermijnt de doeltreffende uitvoering van de Reach-verordening en heeft ook een negatieve invloed op de juistheid van de berekening van de vergoedingen.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.7.13.

ANDERE OPMERKING

3.7.14.

Ontvangsten uit vergoedingen voor ECHA vallen samen met de in de Reach-verordening opgenomen termijnen voor de registratie van chemische stoffen in de EU (2010, 2013 en 2018). Het Agentschap brengt dus geen terugkerende vergoedingen in rekening en heeft te kampen met een discrepantie tussen relatief stabiele uitgaven en veranderlijker en minder voorspelbare ontvangsten, wat begrotingsplanning ingewikkelder maakt. Om beter om te kunnen gaan met deze situatie, krijgt het Agentschap een subsidie van de Commissie. Aangezien de derde en laatste termijn voor de registratie van chemische stoffen in het kader van de Reach-verordening in 2018 verstrijkt, zullen de inkomsten uit vergoedingen naar verwachting vanaf 2019 dalen en zal het Agentschap voor de financiering van zijn werkzaamheden afhankelijker worden van subsidies uit de EU-begroting.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.7.15.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerking van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2014	De uitgaven aan procedures die verband houden met een specifieke nieuwe activiteit van het Agentschap, de tenuitvoerlegging van de verordening over biociden, moesten in principe worden gedekt door de vergoeding voor de aanvraag van registratie van deze producten. De in 2014 geïnde vergoedingen dekten echter slechts 17 % van deze uitgaven en het resterende deel werd in feite gefinancierd uit bijdragen in de begroting van het Agentschap door de Unie (6,3 miljoen EUR) en EVA-landen (0,2 miljoen EUR).	Loopt nog (87)
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven op het gebied van Reach) bleef hoog met 10,1 miljoen EUR, ofwel 39 % (2015: 7,3 miljoen EUR, ofwel 32 %) en was voor titel IV (operationele uitgaven op het gebied van biociden) zelfs nog hoger met 1,3 miljoen EUR, ofwel 68 % (2015: 1,5 miljoen EUR, ofwel 74 %). Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Het Agentschap kan overwegen om meer gesplitste begrotingskredieten te gebruiken om het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	Loopt nog
2016	In het kader van de biocidenverordening draagt het ECHA bij tot de goede werking van de markt voor biociden. In zijn controleverslag van november 2016 heeft de dienst Interne audit (DIA) van de Commissie geconcludeerd dat het ontwerp en de praktische implementatie van het internecontrolesysteem van het ECHA met betrekking tot de processen en activiteiten van het Agentschap in het kader van de biocidenverordening doeltreffend en doelmatig is. Hoewel er geen grote tekortkomingen werden vastgesteld, heeft de DIA een aantal mogelijkheden voor verdere verbetering geïdentificeerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog
2016	Anders dan bij de meeste andere agentschappen vereist de oprichtingsverordening van het ECHA niet met zoveel woorden periodieke externe evaluaties van de activiteiten van het Agentschap, wat essentiële prestatiebeoordelingselementen zijn.	Nog af te handelen (Heeft het Agentschap geen controle over)

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.7.10.

In de relevante wetgeving (Reach-vergoedingenverordening — (EG) nr. 340/2008) wordt niet gesteld dat het Agentschap een verificatie achteraf moet verrichten naar de omvang van elke micro-, kleine of middelgrote onderneming die chemische stoffen registreert. De raad van bestuur van ECHA schaarde zich achter de benadering dat mkb/kmo-registranten met de hoogste financiële impact (dat wil zeggen het grootste aantal registraties binnen de hoogste hoeveelheidsklasse) prioriteit krijgen. Het Agentschap controleert momenteel de mkb/kmo-omvang van de registranten die hun dossiers tot 2015 hebben ingediend en in 2017 heeft het ook de mkb/kmo-registranten in het Verenigd Koninkrijk benaderd om de omvang van hun onderneming te kunnen verifiëren voordat dit land zich uit de Europese Unie terugtrekt. Het Agentschap zal in de toekomst steeds meer bedrijfsomvangscontroles verrichten op basis van het rendementsbeginsel.

3.7.11.

De Reach-vergoedingenverordening (EG) nr. 340/2008 biedt het Agentschap niet de noodzakelijke tools om de inning van verschuldigde administratieve kosten af te dwingen. Het Agentschap stuurt debiteuren aanmaningen en indien dit niet tot resultaten leidt, huurt het lokale deurwaarders in om de uitstaande bedragen en extra kosten rechtstreeks in de lidstaten in te vorderen. De deurwaarders hebben tot op heden contact gehad met 74 % van de ondernemingen met verschuldigde administratieve kosten. Er vindt een kosten-batenanalyse van de resultaten plaats alvorens we kunnen besluiten over eventuele nadere stappen.

3.7.12.

De lidstaten hebben de hoofdverantwoordelijkheid voor de naleving en handhaving van de Reach/CLP-verordening en, meer in het bijzonder voor de verplichting tot registratie van chemische stoffen. Het vermogen van het Agentschap om zijn taakopdracht te vervullen en de juiste vergoedingen te kunnen innen, is afhankelijk van de doeltreffendheid van de concrete tenuitvoerlegging van handhavingsstrategieën door de nationale autoriteiten. Er wordt momenteel met de Commissie besproken hoe dit moet worden aangepakt.

3.7.13.

Het Agentschap neemt nota van deze preliminaire opmerking die een transversaal thema vormt dat voor een aantal agentschappen geldt. Het Agentschap publiceert, net zoals andere agentschappen, aankondigingen van vacatures op zijn eigen website, in sociale media en op de website van het netwerk van EU-agentschappen (EUAN) (https://euagencies.eu/). Teneinde transparantie en publiciteit te bevorderen en de burgers de gelegenheid te geven gepubliceerde vacatures te kunnen vinden, beveelt het Agentschap aan dat op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) ook de EUAN-website wordt gepromoot.

3.7.14.

Deze preliminaire opmerking is juist. Het Agentschap wordt gefinancierd uit een combinatie van ontvangsten uit vergoedingen en administratieve kosten en een aanvullende EU-subsidie. Het heeft de Commissie voorheen een aantal alternatieve financieringsvoorstellen gedaan, waaronder de invoering van terugkerende (regelmatige) vergoedingen, zoals in enkele andere EU-agentschappen gebruikelijk is. Het Agentschap stelt vast dat in het verslag over de werking van Reach (COM(2018) 116 final) van 5 maart 2018 is aangegeven dat de Commissie alle mogelijke opties zal beoordelen om een duurzame financiering voor het Agentschap zeker te stellen.

3.8. EUROPESE AUTORITEIT VOOR VERZEKERINGEN EN BEDRIJFSPENSIOENEN (EIOPA)

INLEIDING

3.8.1.

De Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen (hierna: „de Autoriteit” ofwel „Eiopa”), gevestigd te Frankfurt, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1094/2010 van het Europees Parlement en de Raad (88). De Autoriteit heeft als taak, bij te dragen tot de invoering van kwalitatief hoogstaande gemeenschappelijke regulerings- en toezichtnormen en -praktijken, bij te dragen tot de consistente toepassing van de juridisch bindende handelingen van de Unie, de delegatie van taken en verantwoordelijkheden tussen de bevoegde autoriteiten te stimuleren en vergemakkelijken, marktontwikkelingen op haar bevoegdheidsgebied te volgen en beoordelen, en de bescherming van verzekeringnemers, deelnemers aan pensioenregelingen en begunstigden te bevorderen.

3.8.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (89).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	21	24
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (90)	139	151
Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.8.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (91) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (92) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.8.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.8.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.8.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheid

3.8.7.

3.8.8.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.8.9.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten we een analyse de boekhoudkundige omgeving. Bij de Autoriteit is de meerdere van de rekenplichtige het hoofd van de afdeling Bedrijfsondersteuning. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van de Autoriteit (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.8.10.

De Autoriteit publiceert kennisgevingen van vacatures op haar eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

INFORMATIE OVER RESULTATEN VAN EXTERNE EVALUATIES

3.8.11.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de drie Europese toezichthoudende autoriteiten (93) verricht (94).

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

3.8.9.

Tot april 2018 legde de rekenplichtige verantwoording af aan het hoofd van de afdeling Bedrijfsondersteuning en aan de raad van bestuur. Deze regeling werd geacht niet in strijd te zijn met de hiërarchische en functionele onafhankelijkheid van de rekenplichtige, aangezien de jaarlijkse eindbeoordeling van zijn prestaties door de raad van bestuur werd verricht. Teneinde de positie van de rekenplichtige in de nieuwe rapportagelijnen te versterken, is deze regeling in mei 2018 als volgt gewijzigd: administratief legt hij verantwoording af aan de uitvoerend directeur, en functioneel aan de raad van bestuur.

3.8.10.

Om vacatures op de website van EPSO te mogen publiceren, moet de Autoriteit haar aankondigingen in alle 24 officiële EU-talen laten vertalen. Aangezien dit substantiële gevolgen voor haar begroting heeft, heeft EIOPA besloten meer gebruik te maken van andere media, waar de meeste EU-agentschappen hun vacatures publiceren. Eiopa maakt ook gebruik van de Inter-Agency Job Advertisement Board, een gezamenlijk platform van het netwerk van agentschappen, waarop aankondigingen van vacatures worden geplaatst die voor alle burgers toegankelijk is. Voorts leidt Eiopa een gezamenlijke aanbesteding voor het publiceren van wervingscampagnes die de zichtbaarheid van vacatures bij EIOPA zal vergroten en een breed publiek in de EU zal bereiken.

3.9. EUROPEES INSTITUUT VOOR INNOVATIE EN TECHNOLOGIE (EIT)

INLEIDING

3.9.1.

Het Europees Instituut voor innovatie en technologie (hierna: „het Instituut” ofwel „EIT”), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 294/2008 van het Europees Parlement en de Raad (95). Het Instituut heeft als doel de innovatiecapaciteit van de lidstaten en de Europese Unie te versterken om op die manier bij te dragen tot duurzame economische groei en een duurzame concurrentiepositie in Europa. Het Instituut kent subsidies toe aan een groeiend aantal „kennis- en innovatiegemeenschappen” (KIG’s) waarin het hoger onderwijs, de onderzoekssector en het bedrijfsleven samenwerken en waarmee wordt beoogd innovatie en ondernemerschap te stimuleren. De KIG’s coördineren de activiteiten van honderden partners. Uit de door het Instituut verleende subsidies worden de kosten van de partners vergoed alsmede de kosten die voortvloeien uit de coördinatieactiviteiten van de KIG’s.

3.9.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut (96).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (97)	283	303
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (98)	59	60
Bron: Door het Instituut verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.9.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (99) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (100) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.9.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van het Instituut over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van het Instituut per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.9.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.9.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheden

3.9.7.

In december 2016, kort voor het einde van de subsidiabiliteitsperiode (1 januari 2016 — 31 december 2016) ondertekende het EIT overeenkomsten tot wijziging van de specifieke subsidieovereenkomsten (SSO’s) met de KIG’s EIT Digital, EIT InnoEnergy, EIT Health en EIT Raw Materials. De gewijzigde SSO met EIT Climate-KIC werd zelfs in januari 2017 ondertekend, na afloop van de subsidiabiliteitsperiode. Vanwege de verhoging van het vaste vergoedingspercentage die werd vastgelegd in deze wijzigingen, konden de KIG’s 15 miljoen EUR extra aan subsidie ontvangen van het EIT voor hetzelfde bedrag aan goedgekeurde subsidiabele kosten (6,0 miljoen EUR extra voor EIT Climate-KIC, 5,6 miljoen EUR voor EIT Health, 2,2 miljoen EUR voor EIT InnoEnergy en 1,2 miljoen EUR voor EIT Raw Materials). Deze praktijk druist in tegen het doel om KIG’s te stimuleren om eigen financieringsbronnen te vinden en geleidelijk aan financieel onafhankelijk van het EIT te worden. Het zou ook van invloed kunnen zijn op de eerlijke mededinging tussen de KIG’s, omdat de cofinanciering van uitgaven ook een rol speelt bij de jaarlijkse toekenningsbesluiten.

3.9.8.

Door wijzigingen van de ondernemingsplannen van EIT InnoEnergy en EIT Digital werden er ook met terugwerkende kracht activiteiten toegevoegd die niet voorzien waren in de oorspronkelijke ondernemingsplannen. De totale waarde hiervan was ongeveer 3,3 miljoen EUR voor EIT InnoEnergy en 0,6 miljoen EUR voor EIT Digital. De activiteit die werd toegevoegd voor EIT InnoEnergy wordt gezien als substantiële wijziging van het oorspronkelijke ondernemingsplan, op basis waarvan het oorspronkelijke maximale subsidiebedrag werd toegekend. Aangezien de aan de verschillende KIG’s toegekende subsidiebedragen het resultaat zijn van een vergelijkend onderzoek van hun oorspronkelijk voorgestelde ondernemingsplannen, zijn latere substantiële wijzigingen van invloed op de toekenningsbesluiten en de gelijke behandeling van de KIG’s, en zijn deze niet in overeenstemming met artikel 180, lid 4, van de Uitvoeringsvoorschriften bij het Financieel Reglement.

3.9.9.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.9.10.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In 2017 voerde het Instituut een papierloos systeem voor betalingen in. Hoewel dit wijzigingen in de procedures en het boekhoudsysteem van het Instituut met zich bracht, is het boekhoudsysteem sinds 2012 niet opnieuw gevalideerd.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.9.11.

Om zijn internebeheersingssysteem met betrekking tot subsidies voor KIG’s verder te versterken voerde het EIT gecentraliseerde controles vooraf in voor die KIG-partners waarvan de kostendeclaraties hoger waren dan 325 000 EUR. De controles werden namens het EIT (101) uitgevoerd door twee accountantskantoren, die gecertificeerde financiële staten ten aanzien van KIG-partners verschaften. De resultaten van de controles achteraf, die door een ander door het EIT gecontracteerd accountantskantoor werden verricht, bevestigen de doeltreffendheid en het belang van de nieuwe benadering van gecertificeerde financiële staten, aangezien de meeste materiële fouten die werden aangetroffen, verband hielden met kostendeclaraties niet waren onderworpen aan deze controles vooraf.

3.9.12.

Het bedrijfscontinuïtsplan en het rampenherstelplan van het EIT werden in 2013 vastgesteld en zijn verouderd. Zo werkte de helft van de leden van het crisisbeheersingsteam in 2017 niet meer voor het EIT. De afgelopen twee jaar is gewerkt aan een geactualiseerde versie, maar deze is nog niet vastgesteld.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.9.13.

Evenals in voorgaande jaren besteedden de KIG’s de door het EIT toegekende subsidiebedragen niet volledig. De aanvaarde subsidiabele kosten van de KAVA-activiteiten van de vijf KIG’s die vóór 2016 operationeel werden (de KIG’s van de eerste en tweede golf gezamenlijk) bleken 15 % lager te zijn dan geraamd in de oorspronkelijke specifieke subsidieovereenkomsten die begin 2016 werden ondertekend (102). De belangrijkste oorzaken dat de middelen niet waren besteed, waren de onvolledige uitvoering van de ondernemingsplannen, die deels te wijten is aan de laattijdige goedkeuring van subsidieovereenkomsten en de meerjarige aard van KIG-activiteiten, en het feit dat sommige KIG’s de beheerskosten voor een groter deel dan gepland zelf hadden gefinancierd. Deze middelen werden gedeeltelijk gebruikt om de oorspronkelijke vergoedingspercentages voor subsidiabele KAVA-kosten te verhogen (zie paragraaf 3.9.7). Met name de KIG’s van de tweede golf (EIT Health en EIT Raw Materials) hadden te kampen met vertragingen bij de start van hun activiteiten. Onder de KIG’s uit de eerste golf presteerde, volgens beoordelingsverslagen van het EIT, vooral EIT Climate-KIC onder de maat.

3.9.14.

Naar aanleiding van zijn prestatiebeoordeling van de uitvoering van de ondernemingsplannen berekende het EIT enkele prestatiecorrecties. Deze correcties hadden echter voor geen enkele KIG financiële gevolgen. Overeenkomstig de Horizon 2020-subsidieberekeningsmethode past het EIT van de financiële correcties en de prestatiecorrecties enkel de hoogste toe. Hoewel deze methode passend lijkt voor individuele Horizon 2020-projecten, is zij minder passend voor subsidies aan de KIG’s, die een brede reeks zeer verschillende activiteiten financieren. Het is twijfelachtig of het gerechtvaardigd is om prestatiecorrecties bij bijvoorbeeld onderwijsactiviteiten te compenseren door financiële correcties bij bijvoorbeeld innovatieprojecten.

3.9.15.

In 2017 hebben alle KIG’s duurzaamheidsstrategieën overeenkomstig de richtsnoeren van het EIT vastgesteld, wat een belangrijke stap was op weg naar een duurzamere toekomst voor de KIG’s. De inkomsten die de KIG’s uit de eerste golf genereerden, bleven echter zeer laag (tussen 2 % en 6 % van de kosten van de KAVA-activiteiten) en de vooruitgang in 2017 was beperkt. De cofinanciering afkomstig van KIG-partners blijft ook laag (en lager dan gepland in de oorspronkelijke ondertekende specifieke subsidieovereenkomsten): Afhankelijk van de KIG blijven EIT-subsidies 62 % tot 90 % van de KAVA-activiteiten financieren.

3.9.16.

Het EIT publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op de website van DG HR, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.9.17.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (103). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. Zij voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronisch aanbesteden in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Instituut voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

ANDERE OPMERKINGEN

3.9.18.

De huidige interim-directeur van het EIT trad in juli 2014 in functie. Er werd in 2016 een selectieprocedure voor de benoeming van een nieuwe directeur gestart, maar deze leidde niet tot het gewenste resultaat. Sindsdien is er geen nieuwe wervingsprocedure opgestart. Het feit dat deze functie een zo lange periode ad-interim wordt ingevuld, is in strijd met het Ambtenarenstatuut, waarin de periode beperkt is tot maximaal één jaar.

3.9.19.

In afdeling 5.1 van het statuut van het EIT is bepaald dat „het personeel van het EIT (…) op basis van contracten voor bepaalde tijd rechtstreeks in dienst bij het EIT” is en dat zij vallen onder de regeling die op de andere personeelsleden van de Europese Unie van toepassing is. Daarom kan het EIT zijn tijdelijke functionarissen enkel contracten voor bepaalde duur aanbieden met een maximale duur van vijf jaar, die één keer met vijf jaar kan worden verlengd. De personeelsleden die bij het EIT gingen werken kort na de oprichting daarvan in 2009, zullen in 2020 de maximale duur van tien jaar in dienst zijn, wat de komende jaren mogelijk een belemmering kan vormen voor de continuïteit van de werkzaamheden en van de administratie.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST EN VAN EXTERNE EVALUATIES

3.9.20.

In 2017 verrichtte de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie een controle van de monitoring van subsidieovereenkomsten door het Instituut (104). Het Instituut stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

3.9.21.

In 2016-2017 werd namens de Commissie een tussentijdse evaluatie van het EIT gedurende de periode 2011-2015 verricht (105).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.9.22.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2012	Subsidieovereenkomsten bevatten geen afzonderlijke drempelwaarden voor specifieke kostencategorieën (personeelskosten, onderaanbesteding, juridische diensten enz.).	Afgerond (106)
2014	Het Instituut had zijn begrotingsbehoeften voor 2014 overschat met 13,1 miljoen EUR, ofwel 5,6 % (2013: 3,4 miljoen EUR, ofwel 2,5 %) en slechts 220 miljoen EUR van de beschikbare 233,1 miljoen EUR werd vastgelegd. De lage uitvoeringsgraad houdt voornamelijk verband met de niet-gebruikte kredieten voor subsidies (11,4 miljoen EUR) ter financiering van KIG-activiteiten. De ondernemingsplannen van de KIG’s, op basis waarvan de subsidieovereenkomsten werden ondertekend, vereisten niet dat alle voor het Instituut beschikbare kredieten voor 2014 werden benut. De niet-gebruikte kredieten zullen opnieuw worden opgenomen in de begrotingen van het Instituut voor de jaren 2015-2017, zoals bepaald in het financieel reglement van het Instituut.	Loopt nog (107)
2014	Terwijl KIG’s strategieën voor financiële duurzaamheid moeten ontwikkelen, zijn zij tot op heden, en in het vijfde jaar van hun bestaan, nog steeds volledig afhankelijk van financiering door het Instituut en de KIG-partners.	Loopt nog (108)
2014	Sinds de oprichting van het Instituut in 2009 heeft het geleden onder een sterk personeelsverloop en instabiliteit op managementniveau. Sinds 2013 zijn twee van de drie posten voor eenheidshoofden onbezet. Eén daarvan wordt sinds 2013 ingevuld door een waarnemer, hetgeen in strijd is met het Statuut, dat een periode van maximaal één jaar bepaalt. De andere post wordt op dit moment ingevuld door de directeur-generaal administratie, die ook optreedt als waarnemend directeur en dus drie functies tegelijkertijd vervult.	Afgerond
2015	In haar Speciaal verslag nr. 4/2016 concludeerde de Rekenkamer dat de financieringsvoorwaarde dat de EIT-bijdrage aan de KIG’s niet hoger mag zijn dan 25 %, weinig of geen toegevoegde waarde heeft, en dat het schrappen ervan de lasten van de KIG-partners inzake operationele en financiële rapportage aanzienlijk zou verlichten (109).	Loopt nog
2015	Het certificaat betreffende de financiële staten („CFS”) dat wordt gevraagd van KIG-partners die meer dan 325 000 EUR aan uitgaven declareren, moet bijdragen tot de verificaties vooraf door het Instituut van kostendeclaraties. De kwaliteit van deze certificaten varieert echter aanzienlijk, waardoor de zekerheid die hieruit kan worden verkregen, beperkt is en het Instituut aanvullende controles moet uitvoeren.	Afgerond
2015	De oprichtingsverordening van het EIT bepaalt dat het EIT financiële middelen uit de publieke en de particuliere sector zal trekken en deze in overeenstemming met deze verordening zal aanwenden. Het zal met name trachten een aanzienlijk, stijgend aandeel van zijn begroting uit particuliere bronnen en uit door de eigen activiteiten gegenereerd inkomen te betrekken. Ondanks deze bepaling, die duidelijk verwijst naar de EIT-begroting, maakte de bijdrage van de financiële toewijzing in het kader van Horizon 2020 99 % van zijn begroting voor 2015 uit.	Nog af te handelen (110)
2015	Hoewel het Instituut niet-gebruikte kredieten (niet tijdens het jaar vastgelegde, of aan het einde van het jaar vrijgemaakte kredieten) opnieuw mag opnemen in de begrotingen voor de volgende drie jaren, had het zijn proces niet op tijd aangepast om 26,6 miljoen EUR, beschikbaar uit de subsidieovereenkomsten van 2014, in de begrotingen voor 2015-2017 op te nemen. Deze vastleggingen zijn het gevolg van de lager dan verwachte gebruikmaking van middelen door KIG’s.	Afgerond
2015	De Commissie had oorspronkelijk 2010 vastgesteld als streefjaar voor financiële zelfstandigheid van het Instituut. Het verkreeg echter in juni 2011 slechts gedeeltelijk financiële zelfstandigheid onder voorwaarde van goedkeuring vooraf door zijn (toezichthoudende) directoraat-generaal Onderwijs en Cultuur van verrichtingen met betrekking tot subsidies en aanbestedingen van meer dan 60 000 EUR.	Afgerond
2015	Het Instituut financiert het masterprogramma van EIT-Digital waaraan 16 Europese universiteiten deelnemen. Het model voor de vergoeding van de kosten van de universiteiten combineert een maximaal forfaitair bedrag van 8 000 EUR per student (krachtens de voorzieningen van het Erasmus Mundus-programma) plus de feitelijke kosten inclusief op een forfaitair percentage gebaseerde indirecte kosten. Op basis hiervan werd in 2015 gemiddeld 15 000 EUR per student aan de universiteiten betaald (met inbegrip van het forfaitaire bedrag). Het model is echter nooit formeel beschreven en er kan geen onderscheid worden gemaakt tussen activiteiten die enerzijds door het forfaitaire bedrag, en anderzijds door de werkelijke kosten worden gedekt. Het Instituut zou moeten streven naar een duidelijk en formeel beschreven model dat is gebaseerd op één enkele methode voor kostendeclaratie zoals één onderbouwd forfaitair bedrag.	Loopt nog (111)
2015	Op het beginsel van goed financieel beheer werd inbreuk gemaakt toen een KIG-partner pr-diensten inkocht voor dagelijkse tarieven die varieerden van 800 tot 3 250 EUR per persoon, die ook volledig werden vergoed door het Instituut (112).	N.v.t.
2015	Het Instituut gebruikte een kadercontract van de Commissie („FWC”) voor de organisatie van innovatieconferenties in 2015 en 2016. In het kader van dit FWC werden er diensten uitbesteed waarvoor de prijzen niet in het FWC waren vastgelegd. De overeengekomen prijzen voor deze diensten liepen uiteen van 800 EUR per dag voor een junior adviseur tot 2 250 EUR per dag voor een senior adviseur (bijna vier keer zo hoog als de prijs die in het FWC voor een senior manager is overeengekomen). De kosten voor diensten die tegen deze prijzen waren aanbesteed, bedroegen meer dan 100 000 EUR per conferentie.	N.v.t.
2016	De Rekenkamer constateerde tekortkomingen met betrekking tot verificaties achteraf van door KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures. Voor minstens één KIG-JE was de selectie van te verifiëren aanbestedingsprocedures niet representatief voor de populatie. Daarnaast trok de Rekenkamer een andere conclusie inzake de wettigheid en regelmatigheid van twee aanbestedingsprocedures. In deze gevallen aanvaardde het Instituut de rechtstreekse gunning of de buitensporige verlenging van contracten.	Afgerond
2016	De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie trok in zijn controleverslag „Grant management: Transition to Horizon H2020” van december 2016 de conclusie dat het Instituut erin is geslaagd zijn processen aan te passen aan de regels van Horizon 2020, met name de regels voor deelname, en dat de beheersingsmaatregelen van het Instituut met betrekking tot het opstartproces in het algemeen doeltreffend zijn geweest in het ondersteunen van nieuwe KIG’s. De DIA concludeerde dat er dringend maatregelen moeten worden getroffen om een strikte toepassing van het wettelijke kader voor H2020 te waarborgen en om het opstartproces van nieuwe KIG’s verder te verbeteren. Het Instituut en de DIA kwamen een actieplan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog
2016	Het niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel II, namelijk 0,4 miljoen EUR, ofwel 40 % (2015: 0,4 miljoen EUR, ofwel 44 %). Deze overdrachten hebben vooral betrekking op contracten voor IT-diensten die na het einde van het jaar doorlopen en voor de kosten van vergaderingen waarvoor nog geen facturen waren ontvangen.	N.v.t.
2016	De subsidies voor de periode 2015 werden pas in april 2015 toegekend en de subsidieovereenkomsten werden in juni en juli 2015 ondertekend. Voor de periode 2016 werden er in april 2016 subsidies toegekend en subsidieovereenkomsten ondertekend. Ondanks een verbetering in 2016 leiden deze vertragingen bij het nemen van besluiten over de toekenning van subsidies en het ondertekenen ervan tot onzekerheid en ondermijnen ze de bereidheid van de partners om middelen vast te leggen en om aan het begin van het jaar met activiteiten te starten.	Loopt nog
2016	Voor de meest recente oproepen voor nieuwe KIG’s waarvoor de thematische gebieden in de strategische innovatieagenda van het EIT voor de jaren 2014-2020 waren vastgelegd, bleken er weinig gegadigden te zijn. Op de oproep van 2014 voor twee nieuwe KIG’s (gezondheid en grondstoffen) volgden slechts zeven voorstellen. Op de oproep van 2016 voor twee extra KIG’s (voedsel en productie met meerwaarde) volgden drie voorstellen, waarbij het enige voorstel voor een KIG voor productie met meerwaarde om kwaliteitsredenen niet werd geselecteerd.	N.v.t.
2016	Vanaf de oprichting van het Instituut in 2008 tot juli 2014 is er viermaal een nieuwe directeur benoemd. De post van directeur en een andere leidinggevende post worden sinds augustus 2014, respectievelijk februari 2013 op een ad-interimbasis ingevuld. Dit is niet alleen in strijd met de maximale periode van één jaar die in het Statuut is vastgelegd voor interim-benoemingen, maar ook leiden de veelvuldige veranderingen en langdurige interim-oplossingen tot onzekerheid bij de belanghebbenden en ten aanzien van de strategische continuïteit.	Loopt nog (113)
2016	Het Instituut speelt een belangrijke rol in het Horizon 2020-programma: voor de periode 2014-2020 is er een begroting van 2,4 miljard EUR aan toegewezen. De Commissie heeft een gemeenschappelijk ondersteuningscentrum voor Horizon 2020 opgericht om te zorgen voor samenhang tussen de organen die het programma uitvoeren en die zich bezighouden met aspecten als juridische diensten, IT-instrumenten, subsidiebeheer, de verspreiding en toepassing van onderzoeksresultaten, enz. In tegenstelling tot andere organen zoals de uitvoerende agentschappen van de Commissie en de publiek-private partnerschappen heeft het Instituut geen rechtstreekse toegang tot het ondersteuningscentrum, maar heeft het per geval de toestemming nodig van het toezichthoudende DG van de Commissie. Deze beperking is van invloed op de doelmatigheid van de activiteiten van het Instituut.	Afgerond
2016	De KIG-JE’s, die vrijwel volledig door het Instituut worden gefinancierd, zijn belast met de coördinatie en vertegenwoordiging van de KIG’s. In haar controle besteedde de Rekenkamer bijzondere aandacht aan de door deze entiteiten uitgevoerde aanbestedingsprocedures, die zij als een gebied met hoog risico beschouwt. In het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015 moeten de KIG-JE’s en/of partners van KIG’s waarborgen dat met iedere aanbesteding de best mogelijke kosten-batenverhouding wordt gerealiseerd of dat deze, waar passend, tegen de laagst mogelijke prijs wordt uitgevoerd. Voor alle contracten van meer dan 60 000 EUR bepalen de subsidieovereenkomsten dat de KIG-JE’s en/of KIG-partners ten minste drie economische actoren moeten uitnodigen om een offerte in te dienen en de aanbestedingsprocedure moeten documenteren zodat de transparantie ervan kan worden aangetoond. De Rekenkamer heeft een steekproef gecontroleerd van door de KIG-JE’s uitgevoerde aanbestedingsprocedures met een waarde van ongeveer 7 miljoen EUR die volledig door het EIT werden gefinancierd. Uit de controle bleken aanzienlijke tekortkomingen, zoals de rechtstreekse gunning van contracten, het ontbreken van essentiële elementen in offertes, aanzienlijke uitbreidingen van oorspronkelijke contracten in tijd en/of volume, qua tijd en/of volume onbeperkte contracten, of prijs-kwaliteitswegingen waarbij prijsconcurrentie teniet werd gedaan. In 2016 bedroegen de betalingen voor deze onregelmatige aanbestedingsprocedures 2,2 miljoen EUR. Het Instituut had bij één KIG-JE ook tekortkomingen in de aanbesteding vastgesteld en een actieplan ingevoerd om alle toekomstige aanbestedingsprocedures van de KIG-JE’s te verbeteren.	Loopt nog
2016	Ondanks de grote stijging van de begroting van 309 miljoen EUR (2008-2013) tot 2,4 miljard EUR (2014-2020) en de toename van het aantal KIG’s van drie naar zes aan het eind van 2016, veranderde het goedgekeurde aantal posten van het Instituut niet significant (zie tabel 2). De Rekenkamer wees in Speciaal verslag nr. 4/2016 (114) op het risico dat het Instituut niet voldoende capaciteit heeft om de toegenomen werklast aan te kunnen. De interim-directeur van het Instituut noemde dit risico in het jaarlijks activiteitenverslag van het Instituut voor het jaar 2015.	Nog af te handelen (Heeft het Instituut geen controle over)

ANTWOORD VAN HET INSTITUUT

3.9.7.

Het EIT wenst duidelijk te maken dat er in de lijn van zijn KIG-kaderpartnerschapsovereenkomsten (KPO’s) te allen tijde tijdens de subsidiabiliteitsperiode verzoeken tot wijziging van de SSO (specifieke subsidieovereenkomst) kunnen worden ingediend. De wijzigingsverzoeken van de KIG’s werden technisch en financieel door het EIT beoordeeld en vooraf door de Europese Commissie goedgekeurd. Daarop werden de wijzigingen in december 2016 ondertekend. In het geval van EIT Climate werd de goedkeuring van het wijzigingsverzoek op 21 december 2016 formeel aan deze KIG meegedeeld, dat wil zeggen nog binnen de subsidiabiliteitsperiode. Wat de verhoging van het vergoedingspercentage betreft, wijst het EIT erop dat aan de KIG’s geen aanvullende subsidie werd betaald als gevolg van de wijzigingen van de SSO’s in 2016. Het uiteindelijk betaalde totaalbedrag (241,8 miljoen EUR) was aanzienlijk lager dan het oorspronkelijk toegekende bedrag (274,9 miljoen EUR). Wij verwijzen naar ons antwoord op punt 3.9.15 over het aanmoedigen van KIG’s om eigen financieringsmiddelen te vinden en naar financiële duurzaamheid te streven. Als onderdeel van de beoordeling van de wijzigingsverzoeken had het EIT in overleg met de Europese Commissie zich ervan vergewist dat de aanpassing van de vergoedingspercentages strookt met de toepasselijke rechtsgrondslag en geen afbreuk doet aan de gelijke behandeling van de KIG’s. Alle KIG’s hadden de mogelijkheid onder gelijke voorwaarden het vergoedingspercentage te laten aanpassen.

3.9.8.

Ten aanzien van de tweede opmerking stelt het EIT zich op het standpunt dat de wijzigingen in overeenstemming waren met artikel 180, lid 4, van de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement, aangezien de beslissingen over de subsidietoekenningen niet ter discussie werden gesteld en er niet in strijd met gelijke behandeling van de aanvragers werd gehandeld. Hier zij erop gewezen dat er geen bepaling is over een drempelwaarde die voorschrijft welke wijziging van een maatregel als „substantieel” wordt beschouwd bij de beoordeling of deze de subsidietoekenning zou beïnvloeden. Voor ieder geval afzonderlijk moet worden beoordeeld of de opname van nieuwe activiteiten in lijn is met genoemde bepaling, en wel op basis van de relevantie en de impact ervan voor het hele KIG-ondernemingsplan. Het EIT heeft zo’n beoordeling verricht voordat het de wijzigingsverzoeken goedkeurde en het heeft vastgesteld dat de wijzigingen niets zouden afdoen aan de subsidietoewijzingsbesluiten. Aangezien iedere KIG de mogelijkheid had onder gelijke voorwaarden nieuwe subsidiabele activiteiten in hun gewijzigde ondernemingsplannen op te nemen, was een gelijke behandeling van de KIG’s ook gewaarborgd. Ten slotte wijst het EIT erop dat de enige activiteit in EIT InnoEnergy waarop gedoeld wordt, slechts 3,9 % van de gewijzigde geraamde begroting van het KIG-ondernemingsplan uitmaakte. In het geval van EIT Digital was dit percentage 0,6 %.

3.9.10.

Het EIT is momenteel bezig zijn boekhoudfunctie uit te besteden aan de rekenplichtige van de Europese Commissie. Mocht DG Begroting dit noodzakelijk achten, dan zal in dit proces ook een hervalidering van de boekhoudsystemen van het Instituut worden opgenomen.

3.9.12.

Het EIT zal de updates van zowel zijn bedrijfscontinuïteitsplan als zijn rampenherstelplan in 2018 vaststellen.

3.9.13.

Later dan gepland werden er specifieke subsidieovereenkomsten voor 2016 getekend met EIT Health en EIT RawMaterials, aangezien eerst nog de kaderpartnerschapsovereenkomsten moesten worden ondertekend. De specifieke subsidieovereenkomsten in 2017 en 2018 werden systematisch in februari ondertekend, zodat de KIG’s vroeg in het jaar met hun activiteiten konden aanvangen. Innoverende acties zijn dynamisch van aard en er moet snel worden gereageerd. Zij kunnen niet lineair worden gepland. Het kan voorkomen dat bepaalde innoverende projecten of plannen minder potentieel blijken te hebben dan verwacht en tijdens de tenuitvoerlegging van de subsidieovereenkomsten moeten worden geannuleerd. Bovendien bestrijken verscheidene operationele activiteiten van de KIG’s, zoals masters- en doctoraatsprogramma’s of langlopende onderzoeks- en innovatieprojecten, uiteraard meerdere jaren. Het EIT wil dit probleem oplossen door in de periode na 2020 meerjarige subsidieovereenkomsten met de KIG’s te ondertekenen, op voorwaarde dat dan ook de vastleggingskredieten voor zijn begroting in meerjarige tranches worden toegewezen.

3.9.14.

Het Instituut heeft de methode voor de subsidieberekening volgens de rechtsgrondslag van Horizon 2020 immers volledig gevolgd en zal ook in de toekomst de toepasselijke wetgeving naleven.

3.9.15.

Financiële duurzaamheid is een unieke ambitie van het KIG-model van het EIT en vormt een van de moeilijkste aspecten van zijn taakopdracht. Hoewel deze doelstelling voor de KIG’s in het verleden minder op de voorgrond stond, zorgen enkele innovatiegemeenschappen inmiddels al voor aanzienlijke cofinancieringen van hun activiteiten en genereren zij substantiële inkomsten vergeleken bij hun begroting. EIT Digital bijvoorbeeld verschafte 26 % cofinancieringsmiddelen (22 miljoen EUR) ter financiering van haar KIG-meerwaardeactiviteiten in 2016, boven ruim 200 miljoen EUR aan aanvullende KIG-activiteiten die door haar partnerorganisaties werden verricht en gefinancierd. Een ander voorbeeld is EIT Health dat in het eerste jaar van haar activiteiten ruim 6 miljoen EUR aan inkomsten bijeenbracht, een aanzienlijk bedrag in vergelijking met het totaalbedrag aan EIT-financiering (ongeveer 19 miljoen EUR).

3.9.16.

Het EIT bestudeert momenteel de optie vacatures op de website van EPSO te publiceren, waarbij het ook de kosten in overweging neemt voor het vertalen van de aankondigingen in alle officiële talen van de EU, wat een voorwaarde is voor publicatie op de EPSO-website. Niettemin is het gemiddelde aantal kandidaten die solliciteren naar vacatures bij het EIT in de afgelopen jaren aanzienlijk toegenomen, voornamelijk dankzij het feit dat het EIT daarbij actief gebruikmaakt van sociale media.

3.9.17.

Het EIT beoogt de tools e-aanbesteding en e-indiening te gaan gebruiken na ondertekening van de noodzakelijke overeenkomsten met de Europese Commissie, waarvoor de voorbereidingen in gang zijn gezet.

3.9.18.

De Europese Commissie heeft de vacature voor de functie van directeur van het EIT op 1 juni 2018 gepubliceerd (115).

3.9.19.

De eerste medewerkers kwamen in 2010 bij het EIT in dienst en zullen dus in 2020 het maximumaantal dienstjaren hebben bereikt. Het EIT is zich niettemin van het risico bewust. Hierop is ook al in zijn jaarverslag van 2017 gewezen. Het EIT heeft bij schrijven van 14 mei 2018 de Europese Commissie formeel om juridisch advies verzocht.

3.10. EUROPEES AGENTSCHAP VOOR MARITIEME VEILIGHEID (EMSA)

INLEIDING

3.10.1.

Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (hierna: „het Agentschap” ofwel „EMSA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (116). De taken van het Agentschap omvatten het waarborgen van een hoog niveau van veiligheid op zee en het voorkomen van verontreiniging door schepen, de verlening van technische bijstand aan de Commissie en de lidstaten, alsmede de controle op de uitvoering van de wetgeving van de Unie en de beoordeling van de doeltreffendheid hiervan.

3.10.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (117).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (118)	71	79
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (119)	246	250
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.10.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (120) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (121) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.10.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.10.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.10.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.10.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.10.8.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Agentschap, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Agentschap. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2017 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 1,7 miljoen EUR. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die met de offertes van de leveranciers in rekening werden gebracht, en aan de kadercontractant gerichte rekeningen niet systematisch.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.10.9.

3.10.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (122) (123). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. Zij voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering en e-inschrijving ingevoerd, maar niet e-aanbesteding.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST EN EXTERNE EVALUATIEVERSLAGEN

3.10.11.

In 2017 publiceerde de dienst Interne audit (DIA) van de Commissie controleverslagen over projectmatig gefinancierde acties en personeelsbeheer (124). Het Agentschap stelde actieplannen op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

3.10.12.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de prestaties van EMSA gedurende de periode 2011-2016 verricht (125). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.10.13.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 3,5 miljoen EUR voor de aankoop van IT-goederen en -diensten gedurende een periode van zes jaar. Het Agentschap onderschatte zijn behoeften en de waarde die de overeenkomst waarschijnlijk zou vertegenwoordigen, waardoor 80 % van het in de overeenkomst vastgelegde bedrag aan het eind van 2016 was verbruikt. Een nieuwe aanbestedingsprocedure moest vier jaar eerder dan verwacht worden gestart, wat tot extra administratieve kosten heeft geleid.

N.v.t.

2016

In 2016 sloot het Agentschap zeven kaderovereenkomsten voor de aankoop van systemen voor de bestrijding van olieverontreiniging. Elke kaderovereenkomst (die een perceel in de aanbestedingsprocedure vertegenwoordigt) had betrekking op een specifieke soort apparatuur. De aanbestedingsprocedure werd gestart met de aanname dat de zeven kaderovereenkomsten een totale waarde van 7 miljoen EUR zouden hebben. In deze aanname werden de behoeften van het Agentschap echter onderschat en er werden zeven raamovereenkomsten ondertekend die elk een waarde van 7 miljoen EUR hadden, waardoor de totale waarde van de contracten uitkwam op 49 miljoen EUR.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.10.8.

Het Agentschap zal de projectmedewerkers er nogmaals op wijzen altijd de door de leverancier in rekening gebrachte prijzen en/of de juiste prijsverhogingen te controleren. EMSA zal ook de leidende aanbestedende dienst verantwoordelijk voor deze kaderovereenkomst vragen om als algemene regel te verlangen dat de contractant, wanneer hij ingaat op verzoeken om prijsopgaven, altijd bewijs moet leveren van de actuele marktprijzen c.q. prijsverhogingen.

3.10.9.

Na een rechterlijke beslissing heeft EPSO besloten dat alleen de kennisgevingen van vacatures die in alle officiële talen van de Europese Unie of in de specifieke talen gedefinieerd door de rechtshandeling tot oprichting van het agentschap op zijn EU-website kunnen worden gepubliceerd. Als gevolg van de hoge vertaalkosten in verband met dit nieuwe beleid (ongeveer 19 000 EUR per vacature) maakt EMSA — evenals veel andere agentschappen — niet langer gebruik van de diensten van EPSO voor het aankondigen van zijn vacatures. Een aantal agentschappen hebben dit punt in december 2015 met EPSO besproken. EMSA zou graag een oplossing zien die voldoende transparantie waarborgt en tevens in overeenstemming is met het beginsel van gezond financieel beheer. EMSA tracht brede publiciteit te geven aan zijn vacatures door deze te plaatsen op verschillende sociale-mediaplatforms die een groot publiek bereiken. Vergeet niet dat de meeste vacatures van EMSA bestemd zijn voor technische deskundigen die zijn website als een referentie beschouwen.

3.10.10.

In 2017 heeft EMSA zich grondig voorbereid teneinde alle relevante interne procedures af te stemmen op de invoering van elektronische aanbestedingen. Het kan nu bevestigen dat het begin 2018 de elektronische aanbestedingsmodules heeft ingevoerd. De uiterste termijn voor EU-instellingen en -organen voor de invoering van elektronische aanbestedingen is oktober 2018.

3.11. AGENTSCHAP VAN DE EUROPESE UNIE VOOR NETWERK- EN INFORMATIEBEVEILIGING (ENISA)

INLEIDING

3.11.1.

Het Agentschap van de Europese Unie voor netwerk- en informatiebeveiliging (hierna: „Agentschap” ofwel „Enisa”), gevestigd te Athene en Heraklion (126), werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 460/2004 van het Europees Parlement en de Raad (127), die na diverse wijzigingen werd vervangen door Verordening (EU) nr. 526/2013 (128). Het Agentschap heeft voornamelijk tot taak om, voortbouwend op nationale en Unie-inspanningen, de Unie in staat te stellen om netwerk- en informatiebeveiligingsproblemen beter te voorkomen en het hoofd te bieden.

3.11.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (129).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	11	11
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (130)	69	70
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.11.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (131) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (132) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.11.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.11.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.11.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.11.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.11.8.

De nieuwe rekenplichtige van het Agentschap trad in functie op 1 december 2017. De overdrachtsprocedure werd niet naar behoren uitgevoerd en voldeed niet aan de vereisten van artikel 55 van de uitvoeringsvoorschriften. Met name werd er geen overdrachtsrapport verstrekt aan de nieuwe boekhouder.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.11.9.

3.11.10.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Agentschap geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

INFORMATIE OVER HET VERSLAG VAN EXTERNE EVALUATIES

3.11.11.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de prestaties van het Agentschap gedurende de periode 2013-2016 verricht (133).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.11.12.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2015	Het Agentschap is van plan om in 2016 enkele administratieve medewerkers van Heraklion naar Athene over te plaatsen terwijl de basisverordening bepaalt dat personeel dat zich hoofdzakelijk bezighoudt met de administratie van het Agentschap in Heraklion gevestigd zou moeten zijn.	Loopt nog
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) is hoog, namelijk 0,3 miljoen EUR, ofwel 25 % (2015: 0,15 miljoen EUR, ofwel 22 %) van de vastgelegde kredieten. Dit hoge niveau wordt vooral veroorzaakt door overschrijvingen van titel I (personeelsuitgaven) en titel III (operationele uitgaven) en betreft hoofdzakelijk investeringen in IT en een dienstauto aan het eind van het jaar.	N.v.t.
2016	Zoals voorgeschreven door het financieel reglement van het Agentschap werden er voor 2014 en 2015 externe evaluaties verricht van de prestaties van Enisa, en de eindverslagen werden respectievelijk in oktober 2015 en mei 2016 verstrekt. In de evaluatie van 2014 werd geconcludeerd dat de operationele kernactiviteiten die in het kader van het werkprogramma 2014 werden uitgevoerd, duidelijk verband houden met het juridische mandaat van Enisa en werd de doeltreffendheid van het Agentschap als goed beoordeeld. Er werd echter geconstateerd dat er ruimte was voor verbetering met betrekking tot de opdeling van het Agentschap tussen Heraklion en Athene, wat omslachtige werkprocessen en een gebrek aan communicatie en samenwerking in de hand werkt. In de evaluatie van 2015 werd geconcludeerd dat de werkzaamheden en output van Enisa voorzien in een behoefte aan netwerk- en informatiebeveiliging binnen de EU en de lidstaten en dat het Agentschap op doeltreffende wijze voldoet aan de verwachtingen van de belanghebbenden. In het verslag wordt echter benadrukt dat de communicatie tussen Enisa en de belanghebbenden, die het mandaat en de reikwijdte van Enisa te beperkt vinden, moet worden verbeterd. In antwoord daarop is het Agentschap bezig een actieplan uit te voeren dat met de raad van bestuur is overeengekomen.	N.v.t.
2016	In 2016 plaatste het Agentschap acht personeelsleden over naar Athene, waarmee het aantal personeelsleden in Heraklion terugliep tot 14 (134). Zoals benadrukt in het verslag van de Rekenkamer over 2013 is een verdere kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien al het personeel op één locatie zou worden ondergebracht.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.11.8.

Hoewel de overdracht aan de nieuwe rekenplichtige nooit is geformaliseerd, hebben er wel informele bijeenkomsten met de vorige waarnemend rekenplichtige plaatsgevonden om kennis door te geven. De nieuwe rekenplichtige heeft ook een geactualiseerde opleiding in SAP gekregen om het boekhoudsysteem goed te begrijpen. Niettemin zal Enisa correctieve maatregelen treffen om een gepaste overdracht tussen nieuwe en uittredende personeelsleden te garanderen.

3.11.9.

Alle vacatures die door EPSO worden gepubliceerd, moeten naar alle officiële talen van de EU worden vertaald. Gezien zijn beperkte begroting kan Enisa zich deze kosten helaas niet veroorloven. Het Agentschap maakt evenwel gebruik van traditionele en sociale media, en heeft toegezegd om mee te werken aan de ontwikkeling van een gemeenschappelijk portaal van de agentschappen dat de risico’s in verband met de publicatie van vacatures moet verminderen. Vele gedecentraliseerde agentschappen kampen immers met hetzelfde probleem.

3.11.10.

Enisa heeft geen formele operationele en financiële analyse van de impact van de Brexit gemaakt omdat de Brexit geen belangrijke rechtstreekse gevolgen zou hebben voor Enisa’s begroting, activiteiten en administratie. Niettemin werden de relevante interne procedures (namelijk voor aanbestedingen en werving) in het kader van de Brexit herzien.

3.12. SPOORWEGBUREAU VAN DE EUROPESE UNIE (ERA)

INLEIDING

3.12.1.

Het Spoorwegbureau van de Europese Unie (hierna: „Bureau” ofwel „ERA”), gevestigd te Lille en Valenciennes, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad, die is vervangen door Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad (135). Het Bureau heeft als taak het interoperabiliteitsniveau van de spoorwegsystemen te vergroten en een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid te ontwikkelen, teneinde bij te dragen aan de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte met een verbeterd concurrentievermogen en een hoog niveau van veiligheid.

3.12.2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (136).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	28	31
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (137)	155	164
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.12.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (138) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (139) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.12.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.12.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.12.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.12.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.12.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, maakten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen. In december 2016 werd de rekenplichtige van het Bureau naast deze functie bovendien benoemd in de functie van waarnemend hoofd van de afdeling Financiën en Aanbestedingen. In deze bijkomende functie is hij verantwoordelijk voor het beheer van personeelsleden die belast zijn met de inleiding en verificatie van vastleggingen en betalingen. Deze financiële actoren vallen volgens het financieel reglement van het Bureau onder de verantwoordelijkheid van de ordonnateur. Het beginsel van scheiding van functies tussen de ordonnateur en de rekenplichtige impliceert echter dat beide functies onverenigbaar zijn.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.12.9.

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van IT-hard- en -software en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning (IT-diensten). De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die de IT-diensten kunnen verlenen. Hoewel de meeste IT-diensten en bijbehorende prijzen waren vastgesteld in de kaderovereenkomst die het resultaat was van een concurrentiële aanbestedingsprocedure, was het op grond van de kaderovereenkomst ook toegestaan IT-diensten aan te kopen die niet specifiek genoemd waren. In het geval van één gecontroleerde betaling ter hoogte van ongeveer 47 000 EUR kocht het Bureau, via de contractant, IT-diensten in zonder toepassing van enige mededingingsprocedure of enig voorafgaand marktonderzoek. In 2017 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 1,1 miljoen EUR.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.12.10.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over het personeels- en competentiebeheer van het Bureau (140). Het Bureau stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.12.11.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2013

Het Bureau is gevestigd in Lille en Valenciennes. Zoals de Rekenkamer in haar specifieke jaarverslag voor het begrotingsjaar 2006 vermeldde, is een kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien alle werkzaamheden op één locatie zouden worden gecentraliseerd. Dit kan ook een alomvattende vestigingsovereenkomst met het gastland gemakkelijker maken, met een verduidelijking van de voorwaarden waaronder het Bureau en zijn personeel actief zijn.

Loopt nog

(Heeft het Bureau geen controle over)

ANTWOORD VAN HET BUREAU

3.12.8.

Het Bureau werkt aan een grote reorganisatie teneinde zijn nieuwe taken te kunnen uitvoeren. Als onderdeel van de reorganisatie en in lijn met het actieplan dat met de dienst Interne Audit is overeengekomen, worden de taken van de rekenplichtige strikt gescheiden.

3.12.9.

Zoals de Rekenkamer ook heeft erkend, werd het contract getekend in overeenstemming met de contractuele bepalingen zoals vastgelegd in de DIGIT-kaderovereenkomst DI07360. Alle overwegingen met betrekking tot een gezond financieel beheer worden meegedeeld aan de beheerder van de kaderovereenkomst, te weten DG DIGIT.

3.13. EUROPESE AUTORITEIT VOOR EFFECTEN EN MARKTEN (ESMA)

INLEIDING

3.13.1.

De Europese Autoriteit voor effecten en markten (hierna: „de Autoriteit” ofwel „ESMA”), gevestigd te Parijs, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1095/2010 van het Europees Parlement en de Raad (141).

3.13.2.

De Autoriteit heeft als taak, de werking van de interne financiële markt van de EU te verbeteren door een hoog, effectief en consistent niveau van regulering en toezicht te verzekeren, de integriteit en de stabiliteit van de financiële stelsels te bevorderen en de internationale coördinatie van het toezicht te versterken teneinde de stabiliteit en doeltreffendheid van het financiële stelsel te garanderen.

3.13.3.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (142).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (143)	39	42
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (144)	204	226
Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.13.4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (145) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (146) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.13.5.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.13.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.13.7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheid

3.13.8.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er zal worden onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. De begroting van de Autoriteit wordt voor 27 % met middelen van de Europese Unie gefinancierd, voor 42 % door middel van rechtstreekse bijdragen van de EU-lidstaten, voor 29 % met vergoedingen van onder toezicht staande entiteiten (ratingbureaus en transactieregisters) en voor 2 % uit andere bronnen. Het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de EU kan van invloed zijn op de activiteiten van de Autoriteit aangezien de belangrijkste onder toezicht staande entiteiten momenteel daar zijn gevestigd. Het is mogelijk dat het besluit van het VK om de EU te verlaten een toekomstige daling van de ontvangsten van de Autoriteit tot gevolg heeft.

3.13.9.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.13.10.

De Autoriteit publiceert kennisgevingen van vacatures op haar eigen website en op sociale media, maar niet altijd op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST EN EXTERNE EVALUATIEVERSLAGEN

3.13.11.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over collegiale toetsingen van nationale bevoegde autoriteiten bij ESMA (147). De Autoriteit stelde een actieplan op.

3.13.12.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de drie Europese toezichthoudende autoriteiten (148) (autoriteiten) verricht (149).

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

3.13.7.

ESMA erkent het probleem en blijft toezien op de voortgang van de Brexit-onderhandelingen.

3.13.9.

EPSO heeft besloten aankondigingen van vacatures van ESMA alleen op zijn website te plaatsen als deze in 24 talen beschikbaar zouden zijn. In 2017 bedroegen de vertaalkosten (5 van de 16 aankondigingen van vacatures) ten laste van ESMA 32 431 EUR. Zij acht de kosten voor vertaling van elke aankondiging van vacature in 23 talen in termen van gezond financieel beheer niet gerechtvaardigd en heeft besloten gebruik te maken van andere media waarop de meeste EU-agentschappen hun vacatures publiceren.

3.14. EUROPEES AGENTSCHAP VOOR DE VEILIGHEID EN DE GEZONDHEID OP HET WERK (EU-OSHA)

INLEIDING

3.14.1.

Het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (hierna: „Agentschap” ofwel „EU-OSHA”), gevestigd te Bilbao, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2062/94 van de Raad (150). Het Agentschap heeft tot taak het verzamelen en verspreiden van informatie over de nationale prioriteiten en prioriteiten van de Unie op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk, evenals het ondersteunen van de nationale en EU-autoriteiten bij de opstelling en uitvoering van beleid, en het geven van voorlichting over preventieve maatregelen.

3.14.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (151).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	17	15
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (152)	65	64
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.14.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (153) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (154) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.14.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.14.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.14.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.14.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.14.8.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.14.9.

Overdrachten voor titel II (administratieve uitgaven) en titel III (operationele uitgaven) waren hoog, namelijk in totaal 3,5 miljoen EUR ofwel 40 % voor iedere titel, wat in strijd is met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. Er is geen bewijs dat deze overdrachten verband houden met uitgaven die tijdens het begrotingsproces werden gepland. Zo bestelde het Agentschap in december 2017 IT-apparatuur en kantoormeubilair voor een bedrag van 220 000 EUR, waarvan vlak voor de bestelling 80 000 EUR werd overgedragen van titel III naar titel II.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.14.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (155) (156). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap nog geen van deze instrumenten ingevoerd.

3.14.11.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). In tegenstelling tot de meeste andere agentschappen heeft dit Agentschap geen uitgebreide analyse gemaakt van de impact die de Brexit waarschijnlijk op zijn organisatie, activiteiten en boekhouding zal hebben.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.14.12.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	Het niveau van naar 2017 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 417 279 EUR, ofwel 30 % (2015: 364 740 EUR, ofwel 26 %). Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten die aan einde van het jaar nog niet volledig waren geleverd of gefactureerd. De overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III bedroegen 3 370 616 EUR, ofwel 43 % (2015: 3 383 052 EUR, ofwel 41 %). Deze overdrachten betreffen voornamelijk onderzoeksprojecten en studies die langer dan een jaar duren. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	Loopt nog
2016	In 2014 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 1,1 miljoen EUR voor de levering van IT-adviesdiensten voor de periode 2014-2017. Hoewel de door het project te leveren prestaties duidelijk worden gedefinieerd in de voor de uitvoering van deze kaderovereenkomst in 2016 ondertekende specifieke contracten, werkten de adviseurs op een „tijd en middelen-basis”, waarbij de prijs niet was vastgesteld en ook niet rechtstreeks was gekoppeld aan de levering, maar voortvloeide uit het aantal gewerkte dagen. In 2016 werd ongeveer 50 % van de IT-adviesdiensten bovendien buiten de gebouwen van het Agentschap uitgevoerd, waardoor het minder in staat was om de doelmatige uitvoering van de contracten te monitoren. Voor deze kaderovereenkomst werden in 2016 betalingen gedaan voor een bedrag van ongeveer 0,4 miljoen EUR.	Nog af te handelen
2016	De oprichtingsverordening van het Agentschap vereist niet in zoveel woorden externe evaluaties van zijn activiteiten. In het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt.	Loopt nog (Heeft het Agentschap geen controle over)

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.14.8.

Om organisatorische redenen wordt de rekenplichtige binnen het organisatieschema ingedeeld bij het Kennis- en Dienstverleningscentrum (RSC) en zit deze persoon fysiek bij de financiële medewerkers. De rekenplichtige rapporteert echter rechtstreeks aan de directeur (niet aan het hoofd van het RSC), om zijn of haar onafhankelijkheid te waarborgen.

3.14.9.

Overdrachten voor titel III hebben hoofdzakelijk betrekking op grootschalige onderzoeksprojecten met een looptijd van meer dan een jaar en houden verband met het werkprogramma voor 2017. Overdrachten voor titel II hebben hoofdzakelijk betrekking op diensten die worden uitbesteed voor een periode van twee kalenderjaren.

Wat betreft de 0,2 miljoen EUR wordt erop gewezen dat sinds 2014 en de verhuizing van het Agentschap naar het nieuwe gebouw, die een besparing van 0,6 miljoen EUR heeft opgeleverd, de begroting voor titel II is vastgesteld op een lager bedrag van 1,4 miljoen EUR. In 2017 heeft een in juni vastgestelde gewijzigde begroting de kredieten van titel II met nog eens 60 000 EUR verlaagd omdat de bijdrage van de lokale instanties in de infrastructuurbegroting van EU-OSHA is afgenomen.

In de loop van het jaar heeft het Agentschap beslist om de interne kantoorruimte te reorganiseren en bijbehorende inrichtingswerkzaamheden uit te voeren die niet waren voorzien op het tijdstip van het begrotingsproces. De meeste IT-aankopen in kwestie waren gepland voor 2018 (en als zodanig opgenomen in de OB 2017 en verdere begrotingsfasen) maar zijn uiteindelijk vastgelegd in 2017 (100 000 EUR) aangezien er middelen beschikbaar waren.

Vanaf B2019 zal een lijst van mogelijke bijkomende IT-aankopen — indien de nodige kredieten voorhanden zijn ten gevolge van, bijvoorbeeld, de heronderhandeling van een gunstigere prijs — als bijlage bij het programmeringsdocument worden gevoegd.

De overdracht tussen titels (in overeenstemming met de bepalingen van het financieel reglement) is meegedeeld aan de raad van bestuur, het Parlement en de Raad.

3.14.10.

Sinds eind 2016 biedt het Agentschap via zijn website elektronische toegang tot alle ingeleide procedures (vooraankondigingen van contracten met geringe en middelhoge waarde en van de bekendmaking van opdrachten), waarbij het ook specifieke e-mailadressen voor aanbestedingen verstrekt.

In 2018, met oktober als streefdatum, zal het Agentschap elektronische aanbestedingen invoeren voor de fase van bekendmaking en beheer van verzoeken om informatie tot de datum van indiening van de inschrijvingen.

3.14.11.

Het Agentschap heeft inmiddels een analyse uitgevoerd van de te verwachten gevolgen van de Brexit op de organisatie, de werking en de rekeningen.

3.15. EUROPESE STICHTING TOT VERBETERING VAN DE LEVENS- EN ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (EUROFOUND)

INLEIDING

3.15.1.

De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna: „de Stichting” ofwel „Eurofound”), gevestigd te Dublin, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (157). Zij heeft ten doel bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden in de Unie door de ontwikkeling en verspreiding van relevante kennis op dit gebied.

3.15.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (158).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	21	20
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (159)	104	100
Bron: Door de Stichting verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.15.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (160) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (161) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.15.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Stichting over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Stichting per 31 december 2017, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.15.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.15.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.15.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.15.8.

In de loop van de controle van de EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, maakten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen. Bij de Stichting is de meerdere van de rekenplichtige het hoofd Administratie en Financiën. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van de Stichting (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.15.9.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (162) (163). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Volgens informatie van de Commissie had de Stichting eind 2017 voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.15.10.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerking van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	In haar verslag over de jaarrekeningen voor 2014, constateerde de Rekenkamer te lage betalingen voor personeel voor de periode 2005-2014 in verband met de overgang naar het nieuwe EU-statuut in 2005. Hoewel de redenen voor de te lage betalingen (2014: niet-naleving van de minimale gegarandeerde salarissen; 2015: verkeerde vermenigvuldigingsfactor op salarissen) verschillen, heeft de Rekenkamer opnieuw te lage betalingen vastgesteld (43 350 EUR) en een aantal te hoge betalingen (168 930 EUR), die betrekking hebben op 30 huidige en voormalige personeelsleden. Eurofound heeft alle te lage betalingen gecorrigeerd, maar zal de te hoge betalingen niet terugvorderen (overeenkomstig artikel 85 van het huidige Statuut). De Stichting moet eventuele fouten in verband met de overgang naar het Statuut van 2005 opnieuw analyseren en een volledige evaluatie maken van haar loonadministratie.	Loopt nog
2016	In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het nodig was het projectbeheer door de Stichting te verbeteren, met name in verband met governanceregelingen, monitoring en verslaglegging. De Stichting en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog
2016	Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten nam voor titel III (operationele uitgaven) toe van 2,1 miljoen EUR, ofwel 31 % in 2015 tot 2,8 miljoen EUR, ofwel 43 %, voornamelijk in verband met projecten (studies en proefregelingen) zich tot het volgende jaar uitstrekken. De hoge bedragen aan overdrachten zijn in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit. De Stichting zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	Loopt nog
2016	In de oprichtingsverordening van de Stichting worden externe evaluaties van de activiteiten niet expliciet voorgeschreven. Volgens het voorstel van de Commissie voor een nieuwe oprichtingsverordening moet elke vijf jaar een evaluatie worden gemaakt.	Loopt nog

ANTWOORD VAN DE STICHTING

3.15.8.

De raad van bestuur is tevreden met het huidige niveau van onafhankelijkheid van de rekenplichtige, in het bijzonder omdat hij al gerechtigd is rechtstreeks verantwoording af te leggen aan de voorzitter in overeenstemming met artikel 6, lid 1, van het handvest van de rekenplichtige, en omdat de raad van bestuur betrokken is bij het benoemingsproces. In een nieuwe oprichtingsverordening waarover de instellingen momenteel besprekingen voeren, zal echter de rol van het tot aanstelling bevoegde gezag waarschijnlijk worden toebedeeld aan de raad van bestuur, en niet aan de directeur. Dit zal Eurofound in staat stellen het punt van grotere onafhankelijkheid van de rekenplichtige opnieuw te beoordelen.

3.15.9.

Zowel e-inschrijving als e-prior maken deel uit van de elektronische aanbestedingsmodules die door DG Digit worden ontwikkeld. Twee agentschappen die het systeem uittesten, hebben echter grote problemen met de software. Voorts is de software voor e-aanbesteding momenteel enkel beschikbaar voor open aanbestedingsprocedures (niet voor procedures van gunning via onderhandelingen), waarvan Eurofound maar zelden gebruikmaakt. Wij blijven de ontwikkelingen dan ook volgen en zijn bereid in e-aanbesteding te investeren zodra de stabiliteit en functionaliteit van de software naar onze tevredenheid zijn.

3.16. EUROPEES GNSS-AGENTSCHAP (GSA)

INLEIDING

3.16.1.

Het Europees Agentschap voor het wereldwijde satellietnavigatiesysteem (Global Navigation Satellite System — GNSS) (hierna: „Agentschap” ofwel „GSA”), dat op 1 september 2012 werd verplaatst van Brussel naar Praag (164), werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 912/2010 van het Europees Parlement en de Raad (165) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad (166) inzake de beheersstructuren van de Europese programma’s voor radionavigatie per satelliet en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 683/2008 van het Europees Parlement en de Raad (167). De GNSS-Autoriteit, die bij Verordening (EG) nr. 1321/2004 van de Raad werd opgericht, nam op 1 januari 2007 officieel alle taken over waarmee voorheen de gemeenschappelijke onderneming Galileo was belast, en die door het Agentschap als Europees GNSS-Agentschap worden voortgezet binnen de werkingssfeer van Verordening (EU) nr. 912/2010, zoals gewijzigd. Daarnaast belastte de Commissie het Agentschap met de exploitatie van de European Geostationary Navigation Overlay Service (Egnos) aan de hand van een delegatieovereenkomst.

3.16.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (168).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (169)	626	704 (170)
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (171)	160	166
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.16.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (172) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (173) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.16.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.16.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.16.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

3.16.7.

Op 15 december 2016 ondertekende het Agentschap een kaderovereenkomst voor de exploitatie van het Galileo-satellietsysteem voor de periode 2017-2027, ter waarde van 1,5 miljard EUR. De opdracht werd gegund na een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de betrokken inschrijvers heeft bij het Europees Hof van Justitie een proces tegen het Agentschap aangespannen en vecht de uitkomst van de aanbestedingsprocedure aan. Het Europees Hof van Justitie zal in een arrest uitspraak doen over de wettigheid en regelmatigheid van de aanbestedingsprocedure voor de kaderovereenkomst en alle bijbehorende specifieke contracten en toekomstige betalingen. Het Agentschap heeft deze kwestie gemeld en toegelicht in de financiële staten van 2017, samen met de mededeling dat in 2017 49 miljoen EUR (7 % van de begroting voor 2017, met inbegrip van bedragen die in het kader van delegatieovereenkomsten werden ontvangen) werd betaald uit hoofde van de kaderovereenkomst.

Andere aangelegenheid

3.16.8.

Zonder iets af te doen aan haar oordeel vestigt de Rekenkamer de aandacht op het feit dat het Verenigd Koninkrijk (VK) de Europese Raad op 29 maart 2017 in kennis heeft gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie. Er wordt momenteel onderhandeld over een akkoord over de voorwaarden voor zijn terugtrekking. Het Agentschap beheert zowel het Galileo-centrum voor de beveiligingscontrole (GSMC) als de Galileo-grondstations die op Brits grondgebied gestationeerd zijn. In de financiële staten van het Agentschap wordt in het hoofdstuk Gebeurtenissen na de verslagdatum melding gemaakt van het op 24 januari 2018 vastgestelde besluit van de Commissie om de back-uplocatie van het GSMC van het VK naar Spanje te verplaatsen.

3.16.9.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.16.10.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In 2013 werd het Agentschap verplaatst en zijn missie opnieuw vastgesteld. In 2014 werd zijn financieel reglement herzien en in 2015 delegeerde het Agentschap zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. Hoewel deze gebeurtenissen ingrijpende wijzigingen in de procedures van het Agentschap met zich brachten, is het boekhoudsysteem sinds 2012 niet opnieuw gevalideerd (174).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.16.11.

3.16.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (175) (176). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronisch aanbesteden in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 gebruikte het Agentschap nog geen van deze instrumenten.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN EXTERNE EVALUATIES

3.16.13.

In 2017 werd namens de Commissie een tussentijdse evaluatie van het Galileo- (177) en het Egnos-programma verricht, alsmede van de prestaties van het Agentschap gedurende de periode 2014-2016 (178).

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.16.14.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2014	De materiële vaste activa (nettoboekwaarde 1 miljoen EUR) zijn niet gedekt door een verzekering.	Loopt nog
2015	De laatste validering van de boekhoudsystemen werd uitgevoerd in 2012. De beloofde validering heeft nog niet plaatsgevonden vanwege de verwachte ingrijpende veranderingen van de processen en informatiestroom naar aanleiding van de verplaatsing van het Agentschap. De nieuwe accountant is van plan, de volgende validering in 2020 uit te voeren.	Loopt nog
2015	Het Agentschap heeft bedrijfscontinuïteitsplannen ingevoerd voor de veiligheidslocaties in Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk en Nederland. Er is echter geen bedrijfscontinuïteitsplan voor het hoofdkantoor in Praag en voor het Agentschap als geheel.	Loopt nog
2015	Het jaarlijks werkprogramma 2015 (JWP) van het Agentschap werd pas vastgesteld in maart 2015 en het meerjarig werkprogramma 2014-2020 moet nog worden goedgekeurd. De late goedkeuring van de belangrijkste planningsdocumenten brengt de verwezenlijking van de doelstellingen van het Agentschap in gevaar.	Loopt nog (179)
2015	Het Agentschap had in 2015 een hoog personeelsverloop: 14 personeelsleden vertrokken en 26 traden in dienst.	N.v.t.
2016	In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er in 2016 geen jaarlijkse risicobeoordeling voor het hele Agentschap was uitgevoerd en dat de aanzienlijke risico’s voor het agentschap niet zijn opgenomen in zijn planningsdocumenten of activiteitenverslagen. Bovendien constateerde de DIA dat de terminologie die voor de verschillende elementen van het prestatiemetingssysteem wordt gebruikt, niet consistent is, waardoor de prestatiemonitoring wordt belemmerd. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.	Loopt nog
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,8 miljoen EUR, ofwel 46 % (2015: 2,5 miljoen EUR, ofwel 42 %). Deze overdrachten houden vooral verband met IT-diensten die in 2016 waren geleverd, maar nog niet gefactureerd.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.16.10.

Het Agentschap is het eens met de opmerking van de Rekenkamer. In 2015 heeft het Agentschap zijn boekhoudkundige diensten uitbesteed aan de Europese Commissie, waardoor de rekenplichtige (binnen DG Begroting) alle diensten verleent die vereist zijn op grond van artikel 50 van de financiële kaderregeling die van toepassing is op agentschappen, met inbegrip van de validering van lokale systemen. De validatiebenadering wordt momenteel binnen de diensten van DG Begroting besproken en gepland.

3.16.11.

Vacatures die op het EPSO-platform worden gepubliceerd, moeten in alle officiële talen van de EU worden vertaald, terwijl het Engels de enige werktaal binnen het Agentschap is en de publicatie van vacatures in het Engels wordt gezien als een nuttige voorselectie om ervoor te zorgen dat, om te beginnen, onze werktaal wordt begrepen. Als vacatures bovendien in alle EU-talen moeten worden vertaald, dan zou dit een bijkomende financiële last en tijdsdruk voor het Agentschap met zich meebrengen, zodat de voordelen ervan niet duidelijk zijn. In plaats daarvan is het Agentschap van plan om alle vacatures te plaatsen op het gedeelde portaal van de agentschappen, dat vanuit het oogpunt van de agentschappen gelijkwaardig is aan EPSO en de EU-burgers voldoende transparantie biedt. Daarnaast publiceert het Agentschap zijn vacatures ook op gespecialiseerde websites voor de ruimtevaartsector.

3.16.12.

Het Agentschap maakt, indien dit op grond van artikel 264 van de uitvoeringsvoorschriften passend is, gebruik van TED e-Notices (elektronische aankondigingen die uitgaan van het Publicatiebureau) voor de bekendmaking van opdrachten, aankondigingen van gegunde opdrachten, rectificaties, wijzigingen en dergelijke. Het Agentschap is ook voornemens gebruik te maken van het TED e-Tenderingsysteem voor het creëren en aankondigen van oproepen tot het indienen van inschrijvingen. Het Agentschap pleegt in dit verband overleg met het Publicatiebureau om een systeemaccount aan te maken en te registreren.

Wat betreft inschrijvingen met een hoge waarde (boven de drempelwaarden van artikel 188, lid 1, van het Financieel Reglement) neemt het Agentschap de nodige administratieve stappen om te kunnen werken met de „e-indiening”-module van het informatiesysteem „e-Prior” dat door de Europese Commissie is ontwikkeld, om ervoor te zorgen dat het elektronische systeem voor de indiening van inschrijvingen dat tot stand zal komen, voldoet aan alle vereisten die zijn vastgesteld in het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften. Er wordt op gewezen dat de „e-indiening”-module momenteel enkel open procedures ondersteunt en dat het Agentschap de module enkel voor dit soort procedures zal gebruiken. Het Agentschap heeft al een eerste coördinerende vergadering met DG DIGIT gehad, en het werkt momenteel aan de opstelling en ondertekening van een memorandum van overeenstemming met DG DIGIT om het kader van de e-indiening vast te stellen en te starten met de tenuitvoerlegging ervan.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 2 — Duurzame groei: natuurlijke hulpbronnen

3.17. EUROPEES MILIEUAGENTSCHAP (EEA)

INLEIDING

3.17.1.

Het Europees Milieuagentschap (hierna: „Agentschap” ofwel „EEA”), gevestigd te Kopenhagen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1210/90 van de Raad (180). Het Agentschap heeft tot taak, een observatienetwerk op te zetten om de Commissie, het Parlement, de lidstaten en het publiek in het algemeen betrouwbare informatie over de toestand van het milieu te verschaffen. Deze informatie moet de Europese Unie en de lidstaten met name in staat stellen, maatregelen ter bescherming van het milieu te nemen en de doeltreffendheid hiervan te beoordelen.

3.17.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (181).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	50,5	70
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (182)	208	212
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens; omvat zowel de kernbegroting als niet-kernbegroting.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.17.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (183) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (184) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.17.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.17.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.17.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.17.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.17.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, analyseert de Rekenkamer de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen. De meerdere van de rekenplichtige van het Agentschap is het hoofd Administratieve Diensten. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het Agentschap (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.17.9.

Het EEA werd geconfronteerd met aanzienlijke vertragingen in de uitvoering van het actieplan 2016 van een van de Europese Thematische Centra (ETC ICM voor binnenwateren kustwateren en maritieme wateren). Als gevolg hiervan weigerde het EEA enkele producten alsook een deel van de kosten die werden gedeclareerd door de ETC. De correctie van het bedrag van de saldobetaling toont ook de verdere verbeteringen van de financiële- en prestatiecontroles voor aan de ETC’s toegekende subsidies aan.

3.17.10.

Er werden in verschillende openbare aanbestedingsprocedures gebreken vastgesteld. In het bestek dat door het Agentschap voor verschillende aanbestedingen werd gebruikt, werden geen minimumvereisten gespecificeerd voor de selectiecriteria met betrekking tot economische en financiële draagkracht. Bijgevolg kunnen deze criteria niet worden gebruikt voor het beoogde doel, namelijk om te bepalen of een inschrijver over de nodige draagkracht beschikt om de overeenkomst uit te voeren.

3.17.11.

De prijsconcurrentie voor verschillende aanbestedingen met een hoge waarde was enkel gebaseerd op de dagtarieven voor bepaalde profielen en niet op de geschatte tijd die nodig was om de taken uit te voeren. Er werden kaderovereenkomsten ondertekend met slechts één inschrijver, terwijl het opnieuw tot mededinging oproepen van verschillende inschrijvers tot betere resultaten voor de specifieke contracten zou leiden.

3.17.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (185) (186). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

3.17.13.

Er werden verschillende gebreken vastgesteld in de aanwervingsprocedures van het Agentschap. De notulen van het selectiecomité boden met name geen voldoende gedetailleerde onderbouwing voor de gemaakte keuzes. De criteria die worden gehanteerd voor elke fase van de selectieprocedure en de rol van elk lid van het selectiecomité moeten beter gedefinieerd worden, teneinde de transparantie en de gelijke behandeling van de kandidaten te versterken.

3.17.14.

Het Agentschap publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen. De voornaamste reden die het Agentschap hiervoor geeft, zijn de hoge vertaalkosten voor EPSO-publicaties, omdat hiervoor vertaling in alle officiële talen van de EU vereist is.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.17.15.

Om de Copernicus-delegatieovereenkomst met de Commissie te kunnen uitvoeren, ging het Agentschap verschillende juridische verbintenissen met betrekking tot Copernicus aan voordat het een voorschot van de Commissie had ontvangen. Hoewel deze vastleggingen onder een uitzonderingsverslag vielen dat was ondertekend door de directeur van het Agentschap, is een dergelijke procedure in strijd met de uitvoeringsvoorschriften voor het Financieel Reglement. Tijdige voorfinancieringsbetalingen van de Commissie zijn essentieel om de uitvoering van delegatieovereenkomsten mogelijk te maken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.17.16.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	Het Agentschap heeft zijn veiligheidsbeleid in 2016 bijgewerkt, maar veel interne procedures zijn verouderd. Het hogere management nam een actieplan aan waarin een herziening en actualisering van het bedrijfscontinuïteitsplan zijn opgenomen. Het Agentschap wil eveneens zijn documentbeheerbeleid, dat in 2009 werd vastgesteld, herzien in het licht van het nieuwe veiligheidsbeleid. Bovendien wil het Agentschap zijn internecontrolenormen waar nodig herzien en bijwerken.	Afgerond
2016	De dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie voerde een doelmatigheidscontrole uit van het voorbereidingsproces van het verslag van 2015 over de stand van het milieu (SOER). In zijn controleverslag van juli 2016 concludeerde de DIA dat de processen rondom het SOER in het algemeen geschikt waren voor het beoogde doel. Het Agentschap en de DIA zijn desondanks overeengekomen om een plan uit te voeren om deze verder te verbeteren.	N.v.t.
2016	In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Agentschap, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Agentschap en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Agentschap. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In de kaderovereenkomst staat expliciet vermeld dat de contractant geen exclusieve rechten kan ontlenen aan de overeenkomst. In 2016 gebruikte het Agentschap deze kaderovereenkomst om softwarelicenties aan te schaffen voor een totaalbedrag van 442 754 EUR. De meeste van deze aankopen betroffen producten van een bepaalde categorie die enkel in uitzonderingsgevallen zou moeten worden gebruikt en de prijzen voor deze producten werden niet in de aanbestedingsprocedure opgegeven, noch in de kaderovereenkomst. Met deze werkwijze kunnen voldoende concurrentie en de voordeligste oplossing niet worden gegarandeerd. Bovendien werden de verhogingen door de kadercontractant niet behoorlijk gecontroleerd. De grootste order betrof de verlenging van softwarelicenties die geleverd werden door een exclusieve Scandinavische wederverkoper (112 248 EUR). In dit geval was er geen rechtvaardiging voor het gebruik van de kaderovereenkomst, waardoor de prijs onnodig werd verhoogd.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.17.8.

Het Agentschap heeft de opmerking van de Rekenkamer met zijn rekenplichtige besproken en heeft er vertrouwen in dat het feit dat de rekenplichtige een ambtenaar met een hoge rang is (AD 12) en met directe toegang tot de raad van bestuur, functionele onafhankelijkheid garandeert.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.17.9.

Het Agentschap waardeert de erkenning dat zijn beheer van de Europese Thematische Centra (ETC’s) verder is verbeterd, zowel wat de financiële als de operationele verificatie betreft. Om een herhaling van het probleem in 2017 in het geval van ETC/ICM te voorkomen, is de taak in kwestie uit het jaarlijkse actieplan gelicht en bij het Agentschap geïnternaliseerd. Het Agentschap streeft ernaar de controles van ETC-subsidies op het huidige niveau te houden en te verbeteren.

3.17.10.

Het Agentschap bevestigt dat het de vereisten met betrekking tot de verificatie van de financiële geschiktheid van inschrijvingen in de loop van 2017 heeft gewijzigd; de verificatie bestaat nu uit het verzoek aan inschrijvers om informatie te verstrekken over financiële ratio’s (liquiditeit, solvabiliteit en winstgevendheid) en het vaststellen van een vereiste minimumomzet van ten minste tweemaal de geraamde jaarlijkse waarde van de opdracht, overeenkomstig de bepalingen van artikel 147, lid 1, onder a), van de uitvoeringsvoorschriften.

3.17.11.

Het Agentschap herhaalt dat het een bewuste keuze is kaderovereenkomsten aan individuele contractanten te gunnen met inachtneming van de beperkte mededinging op de relevante markten en de aard en complexiteit van de aan te besteden diensten. Bij het gunnen van specifieke contracten in het kader van de kaderovereenkomsten houdt het Agentschap niet alleen rekening met de contractueel overeengekomen dagtarieven, maar ook met het geraamde aantal dagen dat nodig is om de taken uit te voeren teneinde de geraamde begroting voor een specifieke opdracht te berekenen. Pas dan worden de onderhandelingen met de contractant gestart over de bijzonderheden van zijn aanbieding, steeds met als doel de beste prijs-kwaliteitsverhouding te verkrijgen. Door opnieuw tot mededinging op te roepen is het Agentschap niet in de positie om verder te onderhandelen met de contractanten over de aanbiedingen.

3.17.12.

Overeenkomstig het besluit van de raad van bestuur van 9 november 2015 om een oplossing voor elektronische aanbesteding te implementeren binnen het EEA, heeft het Agentschap in de loop van 2014 elektronische facturering ingevoerd voor bepaalde procedures en is thans bezig deze uit te breiden tot alle procedures. Sinds 1 januari 2015 is voor alle openbare aanbestedingen de elektronische aanbesteding ingevoerd. De integratie van e-inschrijving is gestart in december 2017 en de eerste aanbesteding volgens die module is op 18 juni 2018 gestart (EEA/COM/18/002 — Publicatiediensten voor het EEA).

3.17.13.

Het Agentschap neemt kennis van de opmerking van de Rekenkamer en bevestigt dat het bezig is zijn selectie-/aanwervingsprocedures aan te passen op de volgende punten:

a)	a) een „tijdstempel” (niet slechts een datum) toevoegen in de betreffende stukken voor elke actie in de verschillende stadia (eerste screening, screening, interview en schriftelijke test);

b)	stelselmatig verwachte antwoorden formuleren op de vooraf bepaalde vragen voor het interview en de schriftelijke test in de eerste screeningfase;

c)	een elektronische (papierloze) procedure uitvoeren om de verslaglegging te verbeteren.

3.17.14.

Het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) heeft publicatie door het Agentschap geweigerd omdat het niet voldeed aan de vereiste voorwaarde om elke kennisgeving van vacature in alle officiële talen te vertalen. Het Agentschap heeft echter niet de begroting noch de middelen om aan het verzoek van het EPSO te voldoen. Bovendien moeten, naast het vertalen van alle kennisgevingen van vacatures, ook sollicitaties in alle talen worden behandeld, wat tot onoverkomelijk hoge extra kosten leidt. Net zoals de meeste andere EU-agentschappen is het Agentschap daarom op zoek gegaan naar een alternatief voor de EPSO-website. Sinds mei 2018 wordt voor de publicaties een gelijkwaardige website gebruikt die ontwikkeld en beheerd wordt door het netwerk van EU-agentschappen, te weten de „Agencies Job Advertising Board” (vacaturebank). Daarnaast gebruikt het Agentschap ook LinkedIn en zijn eigen website en Facebook-pagina’s om maximale zichtbaarheid te verzekeren.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.17.15.

Vóór het sluiten van de Copernicus-delegatieovereenkomst met DG GROW benadrukte het Agentschap dat de voorwaarden voor voorfinanciering in strijd waren met het Financieel Reglement (artikel 7, uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van 2014). Aanvankelijk reageerde DG GROW welwillend, maar een wijziging van de delegatieovereenkomst werd voorkomen door het directoraat-generaal Begroting (BUDG), dat verantwoordelijk is voor het standaardmodel voor delegatieovereenkomsten. Na het ingaan van de delegatieovereenkomst bleef het Agentschap melding maken van de problemen en van de noodzaak om regelmatig uitzonderingen aan te geven om de operationele activiteiten te kunnen voortzetten. Dit bracht DG GROW er uiteindelijk toe om in augustus 2017 de voorwaarden voor voorfinanciering van de delegatieovereenkomst te wijzigen en in november 2017 extra voorfinanciering te verschaffen.

3.18. EUROPEES BUREAU VOOR VISSERIJCONTROLE (EFCA)

INLEIDING

3.18.1.

Het Europees Bureau voor visserijcontrole (hierna: „Bureau” ofwel „EFCA”), gevestigd te Vigo, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 768/2005 van de Raad (187). De belangrijkste taak van het Bureau is het organiseren van de operationele coördinatie van de visserijcontroles en -inspecties van de lidstaten, om ervoor te zorgen dat de regels van het gemeenschappelijk visserijbeleid effectief en uniform worden toegepast.

3.18.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (188).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (189)	10	17
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (190)	64	72
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.18.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (191) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (192) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.18.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.18.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.18.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.18.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

Informatie over verslagen van de interne auditdienst en externe evaluatieverslagen

3.18.8.

In november 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over de IT-governance en het IT-projectbeheer van het Bureau (193). Het Bureau en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

3.18.9.

In 2017 werd er in opdracht van de raad van bestuur een externe evaluatie van het Bureau verricht (194). Het Bureau stelde een plan op ter uitvoering van de aanbevelingen daarvan.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 3 — Veiligheid en burgerschap

3.19. AGENTSCHAP VAN DE EUROPESE UNIE VOOR OPLEIDING OP HET GEBIED VAN RECHTSHANDHAVING (CEPOL)

INLEIDING

3.19.1.

Het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (hierna: „het Agentschap” ofwel Cepol), gevestigd te Boedapest, werd opgericht bij Verordening (EU) 2015/2219 van het Europees Parlement en de Raad (195) tot vervanging en intrekking van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad (196). De taak van het Agentschap bestaat erin, te functioneren als een netwerk en de nationale politieopleidingsinstituten in de lidstaten samen te brengen om op gemeenschappelijke normen gebaseerde opleidingen ten behoeve van hogere politiefunctionarissen te verzorgen.

3.19.2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (197).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	10	9
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (198)	51	53
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.19.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (199) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (200) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.19.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.19.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.19.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.19.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.19.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, verrichtten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. In 2014 delegeerde het Agentschap zijn boekhoudkundige functie aan de rekenplichtige van de Commissie. In het Agentschap werd in 2014 ook verplaatst en in 2016 werd het mandaat ervan opnieuw gedefinieerd. Hoewel deze gebeurtenissen wijzigingen in de procedures van het Agentschap met zich brachten, is het boekhoudsysteem sinds 2013 niet opnieuw gevalideerd.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.19.9.

In december 2016 ondertekende het Agentschap met één marktdeelnemer een kaderovereenkomst voor vier jaar ter waarde van 1,6 miljoen EUR voor de terbeschikkingstelling van tijdelijk personeel. Het enige mededingingscriterium voor de aanbestedingsprocedure was de prijs. Een kaderovereenkomst met meerdere leveranciers, geselecteerd op basis van prijs- en kwaliteitscriteria, zou de voorkeur hebben verdiend met het oog op de tijdige verlening van hoogwaardige diensten.

3.19.10.

Op 29 maart 2017 heeft het Verenigd Koninkrijk de Europese Raad in kennis gesteld van zijn besluit om zich terug te trekken uit de Europese Unie (Brexit). Het Agentschap heeft geen analyse verricht van de impact die de Brexit waarschijnlijk zal hebben op zijn organisatie, activiteiten en rekeningen, zoals de meeste andere agentschappen wel hebben gedaan.

3.19.11.

3.19.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (201) (202). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar geen e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE DIENST INTERNE AUDIT

3.19.13.

In 2017 publiceerde de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag over behoeftenanalyse, planning en budgettering met betrekking tot opleidingsactiviteiten bij Cepol (203). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.19.14.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 140 055 EUR, ofwel 30 %, hoog (2015: 212 456 EUR, ofwel 49 %). Zij betreffen voornamelijk IT-advisering en laat in het jaar bestelde IT-gerelateerde goederen en diensten.

N.v.t.

2016

Er is een hoog personeelsverloop, hetgeen invloed kan hebben op de bedrijfscontinuïteit en het vermogen van het Agentschap om de in zijn werkprogramma geplande activiteiten uit te voeren. In 2016 vertrokken 11 personeelsleden bij het Agentschap terwijl er 21 werden aangeworven. Het lage aantal sollicitaties, met name uit andere lidstaten dan het gastland, vormt een risico voor het vermogen van het Agentschap om geschikte kandidaten aan te werven. Tussen 2013 en 2016 nam het aantal personeelsleden uit het gastland toe van één tot zestien, ofwel 31 % van het totale personeelsbestand in 2016. Mogelijke redenen voor het beperkte aantal sollicitaties uit andere lidstaten zijn de op de salarissen toepasselijke correctiecoëfficiënt voor het gastland (69 %) en concurrentie van een ander in Boedapest gevestigd EU-orgaan.

Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.19.8.

Cepol is het eens met de opmerking van de Rekenkamer. In 2014 heeft het Agentschap zijn boekhoudkundige diensten uitbesteed aan de Europese Commissie. Daarom verleent de rekenplichtige van de Commissie (binnen DG Begroting) alle diensten die verlangd worden op grond van artikel 50 van de financiële kaderregeling die van toepassing is op agentschappen, met inbegrip van de validering van lokale systemen. De valideringsmethode wordt momenteel binnen de diensten van DG Begroting besproken en gepland.

3.19.9.

Het Agentschap heeft nota genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer, maar deelt niet haar mening. De kwaliteitscriteria waren opgenomen in de technische specificaties. Inschrijvers die niet konden bevestigen dat zij hieraan voldeden, moesten dan ook van de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten. De keuze om één enkele kaderovereenkomst te sluiten is gebaseerd op eerdere ervaringen en op de bijzonderheden van de nationale arbeidsmarkt. Niettemin zal Cepol de aanbevelingen van de Rekenkamer bij toekomstige aanbestedingsprocedures, voor zover van toepassing, terdege in overweging nemen.

3.19.10.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. De Brexit is tijdens managementvergaderingen besproken. De besprekingen binnen het netwerk van inkoopfunctionarissen (NAPO) en het juridisch netwerk van de agentschappen (IALN) alsook de mededelingen van de Commissie werden nauwgezet gevolgd. De risico’s voor Cepol werden als beperkt ingeschat, hoewel dit niet formeel is vastgelegd.

3.19.11.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer. De geraamde kosten voor de vertaling van kennisgevingen van vacatures naar alle EU-talen, zoals Epso voor publicatie op zijn website verlangt, worden te hoog beschouwd in verhouding tot de verwachte baten. Vanaf 2018 publiceert Cepol al zijn vacatures ook op het banenportaal dat door het netwerk van EU-agentschappen is ontwikkeld.

3.19.12.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer en bevestigt dat in samenwerking met DG DIGIT voortgang is geboekt met de invoering van e-indiening.

3.19.13.

Het Agentschap bevestigt dat er vorderingen zijn gemaakt met de tenuitvoerlegging van het actieplan: twee van de vier aanbevelingen werden door de dienst Interne Controle als geïmplementeerd beoordeeld.

3.20. EUROPEES ONDERSTEUNINGSBUREAU VOOR ASIELZAKEN (EASO)

INLEIDING

3.20.1.

Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (hierna: „Bureau” ofwel „EASO”), dat is gevestigd in Valletta, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 439/2010 van het Europees Parlement en de Raad (204) met als doel de praktische samenwerking in asielzaken te verbeteren en lidstaten te helpen om te voldoen aan hun Europese en internationale verplichtingen om mensen in nood te beschermen. Sinds 2015 biedt het Bureau hulp aan Griekenland en Italië in het kader van de migratiecrisis.

3.20.2.

Tabel 1 bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (205).

Tabel 1

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (206)	53	79
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (207)	125	200
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.20.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (208) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (209) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.20.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.20.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Grondslag voor een afkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.20.6.

In de paragrafen 3.20.9-3.20.31 worden gevallen omschreven van materiële en systematische niet-conformiteit van betalingen met het financieel reglement van het Bureau alsmede andere toepasselijke voorschriften en bepalingen, die voornamelijk verband houden met openbare aanbestedings- en aanwervingsprocedures die ten grondslag liggen aan betalingen. Het systematische karakter van gevallen van niet-conformiteit wijst op een ontoereikend internebeheersingssysteem. De gecombineerde fout van niet-conforme betalingen bedraagt ten minste 7,7 miljoen EUR ofwel 10,3 % van de totale in 2017 verrichte betalingen van het Bureau.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.20.7.

Naar ons oordeel vertonen de onderliggende betalingen bij de rekeningen voor het per 31 december 2017 afgesloten jaar materiële fouten vanwege de significantie van de aangelegenheden, omschreven in de paragraaf met de grondslag voor een afkeurend oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen.

Toelichtende paragraaf

3.20.8.

Eind 2017 is de personeelssituatie bij het Bureau exponentieel verslechterd. Voor de leiding van het Bureau waren vier van de tien posten voor eenheidshoofden vacant, evenals 18 van de 27 posten voor sectorhoofden. Bij de afdeling Administratie waren drie van de vier posten voor eenheidshoofden vacant, evenals vijf van de tien posten voor sectorhoofden. Dit leidt tot aanzienlijke uitdagingen voor de leiding van het Bureau. Bovendien waren eind mei 2018 129 tijdelijke posten bezet, terwijl er 78 nog vacant waren. Wat betreft de arbeidscontractanten waren 71 posten bezet en waren er nog 13 vacant. Het Bureau heeft momenteel niet de administratieve capaciteit om een zo groot aantal vacatures in te vullen (zie tabel 2). Al met al houdt deze situatie een aanzienlijk risico in voor de voortzetting van de activiteiten van het Bureau op de huidige schaal.

Tabel 2

Het organigram van het bureau begin juni 2018

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN BETALINGEN EN DE DAARMEE VERBAND HOUDENDE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

Er zijn grote risico’s verbonden aan de aard van de activiteiten van het Bureau

3.20.9.

Sinds 2016 heeft het Bureau te maken met een ongekende uitbreiding van taken en activiteiten om de lidstaten operationele en technische bijstand te verlenen in het kader van de migratiecrisis. Dit komt tot uitdrukking in een toename van de begroting van aanvankelijk 19 miljoen EUR in 2016 tot 79 miljoen EUR na de tweede wijziging van de begroting 2017. Het aantal aanbestedingsprocedures steeg van 87 in 2015 tot 140 in 2017. Het aantal betalingen steeg met 225 % van 2 578 in 2015 tot 8 381 in 2017.

3.20.10.

Het Bureau is een van de weinige agentschappen van de EU met vestigingen op meerdere locaties. Naast het hoofdkantoor in Malta, waar 179 vaste personeelsleden werkzaam zijn, beheert het Bureau twee belangrijke ondersteuningsoperaties in Griekenland en Italië waarbij in 2017 747 experts uit de lidstaten en geassocieerde landen betrokken waren, alsmede 202 interculturele bemiddelaars (tolken), 178 tijdelijke medewerkers en 21 van de eigen vaste personeelsleden van het Bureau.

3.20.11.

Zoals wij reeds aan de orde stelden in ons Speciaal verslag nr. 6/2017 getiteld „De EU-reactie op de vluchtelingencrisis: de „hotspotbenadering”, is het Bureau sterk afhankelijk van de lidstaten, die toereikende middelen beschikbaar moeten stellen. Met name de zeer korte periode van inzet (zes tot acht weken) van experts van de lidstaten is voor de doelmatigheid van de werkzaamheden een obstakel.

De uitzonderlijke operationele uitdaging als gevolg van de migratiecrisis nam niet af door een degelijke beheersstructuur en doeltreffende internebeheersingsmaatregelen

3.20.12.

Toen het Bureau in 2015 begon met zijn werkzaamheden ter ondersteuning van Griekenland en Italië, had het te maken met een situatie waarin de door de lidstaten verstrekte middelen voor inzetactiviteiten ontoereikend waren. Nog eerder had het Bureau moeite om de posten in zijn lijst van het aantal ambten in te vullen. Sinds 2014 werd herhaaldelijk opgemerkt dat het Bureau met een groot personeelsverloop te maken had. Wij hebben in onze eerdere jaarverslagen consequent benadrukt dat dergelijke situaties een aanzienlijk risico inhouden voor de verwezenlijking van de doelstellingen die zijn vermeld in het jaarlijkse en het meerjarige werkprogramma. Ondanks de herhaaldelijke pogingen van het Bureau (36 aanwervingsprocedures en 100 nieuwe contracten in 2017) slaagde het er niet in om genoeg personeel aan te werven en te behouden (zie ook de toelichtende paragraaf, paragraaf 3.20.8).

3.20.13.

De uitzonderlijke operationele problemen als gevolg van de migratiecrisis werden niet verzacht door een degelijke beheersstructuur. De raad van bestuur heeft geen interne auditcapaciteit ingesteld bij het Bureau en de activiteiten in Griekenland en Italië vielen niet onder enige vorm van interne audit. Tot eind 2017 was het toezicht van de raad van bestuur op het financieel beheer beperkt.

3.20.14.

Het Bureau beschikt niet over een interne juridische dienst en verricht evenmin systematisch een interne evaluatie van juridische documenten. Het Bureau besteedt de meeste juridische kwesties (voornamelijk met betrekking tot personeel en aanbesteding) uit zonder duidelijke interne besluiten of richtsnoeren die bepalen wie bevoegd is om welk soort zaken uit te besteden, aan welk advocatenkantoor en op welke voorwaarden. Hoewel het Bureau met ten minste acht verschillende advocatenkantoren werkt, is er geen alomvattend register van alle desbetreffende contracten, zaken en adviezen.

3.20.15.

Het ontbreekt bij het Bureau aan een adequate verificatie van juridische dienstverlening om te waarborgen dat deze uitsluitend wordt gebruikt om het Bureau te verdedigen, en niet de belangen van individuele personen. De betreffende procedures ter bescherming tegen belangenconflicten zijn niet altijd doeltreffend. In het algemeen beperkt gebruikmaking van de diensten van externe advocaten de mogelijkheid om geschillen nog in de precontentieuze fase te stoppen.

3.20.16.

De in de paragrafen 3.20.13 en 3.20.14 genoemde kwesties stellen het Bureau bloot aan risico’s op financiële verliezen of reputatieschade. Het Bureau verricht momenteel intern onderzoek naar deze kwesties.

Een gebrek aan interne controles leidde tot tal van gevallen van materiële niet-conformiteit

Betalingen voor diensten van uitzendbureaus

3.20.17.

In 2017 bedroegen de uitgaven voor diensten van uitzendbureaus 7,7 miljoen EUR. Aangezien er geen competitieve openbare aanbestedingsprocedure was gevolgd, werd het contract voor diensten van uitzendbureaus in Griekenland door de Rekenkamer in haar controle van 2016 als onregelmatig beschouwd. Toch betaalde het Bureau in 2017 nog 4,8 miljoen EUR in het kader van dit onregelmatige contract.

3.20.18.

De aanbestedingsprocedures die in 2017 liepen voor uitzendkrachten in Malta (in 2017 bedroegen de betalingen 1,0 miljoen EUR) werden slecht beheerd (bijv. krappe uiterste termijnen voor indiening van inschrijvingen, gebrek aan transparantie bij het verlengen van termijnen), wat ten koste ging van de mededinging, een van de belangrijkste beginselen bij openbare aanbestedingen. Bijgevolg moesten de aanbestedingen meermaals opnieuw worden uitgeschreven omdat er geen inschrijvingen waren.

3.20.19.

Het Bureau maakte geen adequate analyse van de behoeften en alternatieve oplossingen voordat het contracten voor miljoenen euro’s aanging. De monitoring van contracten met het oog op de conformiteit met nationale voorschriften inzake tijdelijk werk liet te wensen over, waardoor het Bureau significante risico’s op financiële en reputatieschade liep. Bovendien vertoonde de verificatie van timesheets van uitzendkrachten alsmede van vastgestelde onregelmatigheden significante gebreken. Het Bureau verricht momenteel intern onderzoek naar deze kwestie.

Betalingen voor personeelsuitgaven

3.20.20.

In 2017 bedroegen de betalingen voor personeel 13,5 miljoen EUR. Wij troffen ernstige tekortkomingen aan bij vier van de veertien gecontroleerde aanwervingsprocedures.

3.20.21.

Zo deed het Bureau geen kennisgeving van vacature om een post voor een hoofdadviseur te in te vullen, maar recruteerde het in plaats daarvan rechtstreeks van een reservelijst die was opgesteld voor de post van afdelingshoofd, wat onregelmatig is. Het Bureau verlengde ook stelselmatig de uiterste termijnen voor sollicitaties zonder dit formeel goed te keuren, of de redenen daarvoor te documenteren. Het aantal op de oorspronkelijke uiterste termijnen ontvangen sollicitaties rechtvaardigde niet altijd de verlengingen.

3.20.22.

Sommige aanwervingsprocedures voor administratief medewerkers waren niet geschikt voor de gepubliceerde rang. In de aanwervingsprocedure voor de functie van manager bij de afdeling Administratie werden in de kennisgeving van vacature strengere eisen gesteld dan in die voor dezelfde posten bij andere afdelingen. In een andere procedure documenteerde het Bureau de controles of kandidaten in aanmerking kwamen, niet voldoende.

Betalingen voor huur en daaraan gerelateerde werkzaamheden

3.20.23.

De totale huur die voor alle bureaus op de diverse vestigingen werd betaald, bedroeg 2 miljoen EUR in 2017. Wij constateerden dat het Bureau de huurovereenkomsten voor de uitbreiding van het hoofdkantoor in Malta en verschillende nieuwe kantoren in Athene, Lesbos en Chios had gesloten zonder een behoorlijke analyse van de lokale markt te verrichten.

3.20.24.

In juni 2017 sloot het Bureau een huurovereenkomst voor kantoorruimte op Lesbos. Het Bureau accepteerde ook — zonder enige mededinging — een contract met de verhuurder voor de werkzaamheden voor de aanpassing van het gehuurde gebouw aan de behoeften van het Bureau. De waarde van de contracten voor de werken (0,7 miljoen EUR tijdens de eerste maanden van de huur) bedroeg een veelvoud van de jaarlijkse waarde van het huurcontract. Aan het investeren van een aanzienlijk geldbedrag in dienstruimten die worden gehuurd, zijn aanzienlijke financiële en operationele risico’s verbonden.

3.20.25.

In 2018 besloot het Bureau om een huurovereenkomst voor kantoorruimte in Chios en daaraan gerelateerde contracten voor werkzaamheden te beëindigen. Het Bureau streeft er momenteel naar, de financiële blootstelling als gevolg van de beëindiging te beperken.

Betalingen voor reiskosten

3.20.26.

Een contract ter hoogte van 4 miljoen EUR voor reisdiensten werd door de Rekenkamer in haar controle van 2016 als onregelmatig beschouwd. Het contract werd aan een inschrijver gegund die niet aan alle selectiecriteria voldeed. Toch betaalde het Bureau 1,5 miljoen EUR in 2017 op basis van dit onregelmatige contract.

3.20.27.

In 2017 merkte het Bureau significante gebreken op bij de aanvaarding van reisdiensten, en met name een gebrek aan bewijsstukken die aantonen dat dergelijke reisdiensten inderdaad waren aangevraagd of geleverd. Het Bureau verricht momenteel intern onderzoek naar deze kwestie.

Overige betalingen

3.20.28.

Bovendien vertoonde andere dienstverlening zoals schoonmaakdiensten, beveiligingsdiensten, tolken en adviseurs op basis van openbare aanbestedingsprocedures stelselmatig soortgelijke gebreken. Wij troffen significante gebreken aan in de beoordeling van de behoeften van het Bureau; de opstelling van het bestek; de keuze van het soort contract, de gevolgde aanbestedingsprocedures; de termijnen die werden gesteld voor indiening van de inschrijvingen; de evaluatie- en gunningsmethoden (d.w.z. de weging van prijscriteria enerzijds, en kwaliteitscriteria anderzijds); de wijzigingen en verlengingen van contracten; de uitvoering van contracten en de verificatie van verleende diensten. Dergelijke gebreken zijn van invloed op de beginselen van mededinging, transparantie, gelijke behandeling en non-discriminatie van inschrijvers. Deze kunnen er uiteindelijk voor zorgen dat het Bureau bij zijn aanbestedingen niet de best mogelijke prijs-kwaliteitverhouding bereikt. In de volgende paragrafen worden enkele voorbeelden van bovengenoemde gebreken gegeven.

3.20.29.

In 2017 gunde het Bureau rechtstreeks een dienstencontract voor adviesdiensten ter uitvoering van het actieplan op Griekse eilanden. Na de openbare aanbestedingsprocedure werd het contract gegund aan één enkele vooraf geselecteerde marktdeelnemer zonder dat daarbij een van de in het Financieel Reglement vastgestelde aanbestedingsprocedures werd gevolgd. Daarom waren de openbare aanbestedingsprocedure en alle daaraan gerelateerde betalingen (992 000 EUR) onregelmatig.

3.20.30.

Sinds 2016 heeft het Bureau diverse wijzigingen aangebracht in het oorspronkelijke contract dat in 2016 met één advocatenkantoor werd gesloten voor een aanvankelijk bedrag van 5 000 EUR, dat in 2018 werd opgetrokken tot 259 000 EUR. De totale betalingen voor het contract bedroegen 98 332 EUR in 2017, en betroffen gedeeltelijk adviesdiensten waarvoor een competitieve openbare aanbestedingsprocedure vereist was. De wijzigingen en betalingen in verband met het advies waren dan ook onregelmatig.

3.20.31.

De tenuitvoerlegging van het contract dat in 2013 werd ondertekend voor een bedrag van 120 000 EUR (in 2017 gewijzigd in 132 000 EUR) voor de organisatie van vier tot zes grote evenementen in een internationaal hotel verspreid over vier jaar strookte niet met het aanvankelijke oogmerk van het contract. Het Bureau gebruikte het contract in plaats daarvan voor ongeveer 50 kleinere evenementen. De tenuitvoerlegging van het contract was dan ook onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.20.32.

Overeenkomstig de regelingen tussen de Europese Unie en het Koninkrijk Noorwegen, de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein (ook wel aangeduid als de geassocieerde landen) inzake hun deelname aan het Bureau nemen de geassocieerde landen volledig deel aan de werkzaamheden van het Bureau en hebben zij recht op ondersteunende maatregelen van het Bureau. In 2016 ontving het Bureau een subsidie van de Commissie ter waarborging van adequate capaciteitsopbouw in Griekenland, ter ondersteuning van de tenuitvoerlegging van de verklaring Europese Unie-Turkije en om de uitvoering van de herplaatsing aanzienlijk te versnellen teneinde de zware last die momenteel op Griekenland drukt te verlichten. Al deze werkzaamheden vormen de hoofdactiviteiten van het Bureau en dienen ter ondersteuning van maatregelen in het algemeen belang. Het Bureau gebruikte de subsidie om betalingen te verrichten in het kader van vastleggingen voor deze activiteiten voor een bedrag van 6,4 miljoen EUR in 2016 en 1,7 miljoen EUR in 2017. Het Bureau nam deze bedragen echter niet op in de berekening van bijdragen van geassocieerde landen. Waren deze er wel in opgenomen, dan hadden de geassocieerde landen 0,5 miljoen EUR meer moeten betalen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.20.33.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2013	446 (18 %) van het totale aantal betalingen werden gedaan na het verstrijken van de daarvoor in het Financieel Reglement gestelde termijnen. De vertraging bij te laat uitgevoerde betalingen bedroeg gemiddeld 21 dagen.	Loopt nog (210)
2013	Zes van de 16 internecontrolenormen zijn niet volledig ten uitvoer gelegd.	N.v.t. (211)
2014	Het Bureau verrichtte 1 062 betalingen (28,6 %) na de uiterste datum volgens het Financieel Reglement. Die betalingen waren gemiddeld 24 dagen te laat.	Loopt nog
2014	Het Bureau kent een sterk personeelsverloop: 14 personeelsleden verlieten het Bureau in 2014, waaronder vier leidinggevenden. Dit sterke personeelsverloop houdt een aanzienlijk risico in voor de verwezenlijking van de doelstellingen die zijn vermeld in het jaarlijkse en het meerjarige werkprogramma.	Nog af te handelen
2014	Overeenkomstig een besluit van de uitvoerend directeur worden deelnemers aan de door het EASO georganiseerde vergaderingen voor de vergoeding van kosten ingedeeld in drie categorieën (A, B of C). De totale vergoedingen voor deelnemers aan vergaderingen over 2014 bedroegen in totaal 997 506 EUR. Deelnemers in categorie A worden geacht een specifieke taak te vervullen bij de vergaderingen en ontvangen een forfaitaire vergoeding voor reis- en verblijfkosten, terwijl deelnemers in categorie B alleen een forfaitaire vergoeding voor reiskosten ontvangen. Deelnemers in categorie C komen niet in aanmerking voor een vergoeding. Het aantal deelnemers dat een vergoeding als begunstigde in categorie A ontving, steeg van 61 % in 2013 tot 69 % in 2014. Er zijn geen bewijsstukken ter onderbouwing van de indeling van de deelnemers in de drie categorieën.	Loopt nog
2016	Twee van de drie inschrijvers die deelnamen aan een gecontroleerde aanbestedingsprocedure voor reisdiensten in een dienstenkadercontract van 4 miljoen EUR voor de periode van 2016-2020, werden gevraagd om meer informatie te verschaffen in het kader van dezelfde selectiecriteria. Hoewel geen van hen de gevraagde informatie verstrekte (cv’s van de personen die de taken bij EASO ter plaatse uitvoeren), werd slechts een van hen om deze reden uitgesloten van de procedure. De andere persoon werd het contract gegund op basis van de afspraak dat het betreffende cv zou worden verstrekt nadat het contract was gegund. De aanbestedingsprocedure voldeed daarom niet aan het beginsel van gelijke behandeling en het contract werd gegund aan een inschrijver die niet voldeed aan alle selectiecriteria. Het kadercontract en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 920 561 miljoen EUR bedroegen, zijn daarom onregelmatig.	Nog af te handelen in 2017 (212)
2016	In februari 2016 werd door het Bureau onderhands een kadercontract gegund voor de levering van tijdelijke diensten ter ondersteuning van zijn antwoord op de migratiecrisis, voor een periode van twaalf maanden en ter waarde van 3,6 miljoen EUR. Het kadercontract werd gegund aan één enkele vooraf geselecteerde marktdeelnemer zonder dat daarbij een van de in het Financieel Reglement vastgestelde aanbestedingsprocedures werd gevolgd. De gunning voldeed daarom niet aan de relevante EU-regels en de bijbehorende betalingen in 2016 van 592 273 EUR zijn onregelmatig.	Nog af te handelen in 2017 (213)
2016	In augustus 2016 startte het Bureau een openbare procedure (vijf percelen) voor een kadercontract voor zijn behoefte aan interculturele bemiddelaars/vertalers in verschillende landen. Het totaalbedrag van het kadercontract voor de vier percelen waarvoor was getekend en die waren gecontroleerd (percelen 2-5), was 60 miljoen EUR voor vier jaar. Deze vier percelen werden gegund aan dezelfde inschrijver als de eerste cascadecontractant. Deze contractant voldeed aan de financiële vereisten van de selectiecriteria (jaaromzet van 1 miljoen EUR), behalve voor een van de drie voorafgaande jaren, waarvoor een contract inzake terbeschikkingstelling („availment contract”) werd gesloten met een non-profitorganisatie die zich ertoe had verbonden haar „omzet” ter beschikking te stellen aan de contractant. Overeenkomstig het Financieel Reglement mag worden gesteund op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten. In dit geval is het echter niet duidelijk op welke wijze de „omzet” van deze entiteit beschikbaar kan worden gesteld, en — gezien de aard van haar activiteiten — ook niet of ze de levering van de te verlenen diensten kan ondersteunen. Het Bureau had het aanbod moeten afwijzen, omdat niet is aangetoond dat dit voldoet aan de eisen met betrekking tot de economische en financiële draagkracht van de inschrijvers. Als gevolg daarvan zijn het kadercontract en alle bijbehorende betalingen onregelmatig (geen betalingen in 2016).	N.v.t.
2016	Tijdens de buitengewone bijeenkomst van de Europese Raad van 23 april 2015 en in het 10-puntenplan inzake migratie dat op 20 april 2015 werd aangenomen door de ministers van Buitenlandse Zaken en Binnenlandse Zaken werden de lidstaten opgeroepen om ervoor te zorgen dat van alle migranten vingerafdrukken worden genomen. Om aan deze eis te voldoen, was het dringend noodzakelijk om de capaciteit van de Griekse autoriteiten om vingerafdrukken te nemen uit te breiden. De Commissie heeft het Bureau met deze taak belast. Dit vereiste de aanschaf en de daaropvolgende donatie aan de Griekse staat van 90 vingerafdrukscanners en 90 compatibele computers (apparatuur) voor een bedrag van 1,1 miljoen EUR in het kader van een subsidieovereenkomst tussen de Commissie en het Bureau. In de subsidieovereenkomst is het verzoek opgenomen om levering van de apparatuur aan de IT-afdeling van de politie in Athene en om distributie van daaruit naar de hotspots op de Griekse eilanden. Volgens de beschrijving van deze actie moest er personeel van het Bureau ter plaatse zijn om te waarborgen dat de levering, installatie en eigendomsoverdracht aan de Griekse politie in goede orde zou verlopen. Het personeel van het Bureau was echter niet ter plaatse om aan deze eis te voldoen en pas in juli 2017 werd de bevestiging ontvangen van de betrokken Griekse autoriteiten dat de apparatuur in februari en begin maart 2016 aan de hotspots was geleverd, en ook voor het beoogde doel werd gebruikt.	Afgerond
2016	De aanbestedende diensten zullen schriftelijk om details vragen van de bestanddelen van de prijs of de kosten als deze abnormaal laag lijken, en zij zullen de inschrijver in de gelegenheid stellen zijn opmerkingen te maken (214). Voor twee van de percelen (de percelen 3 en 5), voor de aanbesteding van diensten van interculturele bemiddelaars/ tolken in de verschillende landen (zie ook paragraaf 21), ontving het Bureau financiële offertes die respectievelijk 50 % en 31 % lager waren dan de volgende laagste offertes. Hoewel dit erop duidt dat de inschrijvingen abnormaal laag waren, heeft het Bureau niet overwogen om de inschrijver in dit verband om verdere toelichting te vragen.	N.v.t.
2016	In zijn controleverslag van oktober 2016 benadrukte de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat er geen geschikte planning voor aanbestedingsprocedures voor administratieve uitgaven is en dat de monitoring van procedures en specifieke contracten die zijn gesloten binnen kadercontracten tekortschiet. Het Bureau en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.	Loopt nog (215)
2016	In 2016 stond het Bureau voor een aantal uitdagingen in zijn operationele omgeving, waaronder niet alleen een aanzienlijke toename van zijn budget en een takenuitbreiding, maar ook een grote toename in het aantal verrichtingen, een wisseling van rekenplichtige (accountant) met verschillende interne oplossingen en de invoering van een papierloos workflowsysteem. Deze situatie van vele veranderingen en instabiliteit werd niet ondervangen door een hervalidering van het boekhoudsysteem, noch door het invoeren van een systeem van periodieke verificaties achteraf van verrichtingen.	Afgerond (216)
2016	In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van softwarelicenties en de verstrekking van onderhoud en ondersteuning. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoeften van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 534 900 EUR. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die in rekening werden gebracht, niet systematisch aan de hand van de offertes van de leveranciers en aan de kadercontractant gerichte rekeningen.	Loopt nog (217)
2016	In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Bureau in de periode van 2011-2014 opgesteld en in december 2015 werd het eindverslag afgeleverd. Daarin werd het belang van de missie en de taken van het Bureau bevestigd, evenals een algehele doeltreffende uitvoering van zijn kerntaken, en werd bevestigd dat de meerderheid van de verwachte resultaten waren behaald. In de evaluatie werd ook de behoefte benoemd om de doeltreffendheid van de operaties te verbeteren en verdere samenwerking en coherentie van activiteiten met andere Europese en internationale instellingen en organen die zich bezighouden met migratiekwesties te blijven waarborgen. Het Bureau voert een actieplan uit dat het is overeengekomen met de raad van bestuur in het kader van zijn verlengde mandaat; het eindverslag over de uitvoering staat gepland voor juni 2017.	N.v.t.
2016	Het Bureau kocht en installeerde 65 containers die gebruikt konden worden als mobiele kantoren op de Griekse en Italiaanse hotspots voor een totaalbedrag van 852 136 EUR. Sommige van deze containers werden op een locatie geplaatst waar soortgelijke containers stonden die niet van het Bureau waren en later werden verwoest tijdens rellen. Het Bureau heeft de containers niet tegen dit risico verzekerd met een verzekeringscontract.	N.v.t. (218)
2016	Het Bureau heeft niet tijdig al zijn vorderingen verhaald. Btw-vergoeding voor 2014 (180 919 EUR) en 2015 (245 960 EUR) waren aan het einde van 2016 nog steeds niet teruggevorderd.	Loopt nog (219)
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven), namelijk 2,5 miljoen EUR, ofwel 43,9 % (2015: 1 076 583 EUR, ofwel 36,9 %). De overdrachten houden voornamelijk verband met IT-infrastructuur, vertalingen en publicaties, bedrijfsadvies en kosten voor vergadering van de raad van bestuur waarvoor de contracten tegen het eind van 2016 werden ondertekend en/of de rekeningen pas in 2017 werden gestuurd.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het EASO dankt de Rekenkamer voor het zeer nuttige verslag. In dit verslag wordt een aantal gebreken genoemd. Het EASO neemt deze uiterst serieus en is begonnen met het treffen van corrigerende maatregelen.

Het EASO is verheugd dat de Rekenkamer zich rekenschap heeft gegeven van de uiterst moeilijke situatie waarin het Agentschap zich tijdens de referentieperiode bevond, en wel in verband met de ongekende uitbreiding van de taken die het EASO moest verrichten om de lidstaten te ondersteunen en bij te dragen aan de uitvoering van initiatieven op EU-niveau, waaronder overname van statushouders en de verklaring EU-Turkije, de budgetverhoging, de exponentiële stijging van de uitgaven en de toename van de aanbestedingsprocedures (zowel in aantal als in complexiteit). Daarnaast moet het EASO vestigingen op meerdere locaties beheren waar veel leidinggevende posities (afdelings-, eenheids- en sectorhoofden) niet zijn ingevuld.

In dit antwoord zal het EASO ingaan op enkele van de opmerkingen van de Rekenkamer. In zijn algemeenheid echter worden het verslag en de bevindingen ervan door het agentschap aanvaard.

3.20.6. en 3.20.13.

Wat betreft de systematische aard van de niet-naleving door het EASO heeft het Agentschap — onder nieuwe leiding — de nodige stappen ondernomen om ervoor te zorgen dat naleving voorop staat in de cultuur en de uitvoering van al zijn activiteiten. Dit omvat een objectieve en eerlijke interne controle van het type „zelfbeoordeling”.

3.20.13.

Het EASO erkent dat in het verleden structuren op het gebied van bestuur en interne controle, die onder zijn verantwoordelijkheid vallen, niet de aandacht hebben gekregen die nodig is om voldoende zekerheid te verschaffen omtrent wettigheid en regelmatigheid. Onder nieuw leiderschap geldt ook het opzetten van de structuren en systemen om zorg te dragen voor systematische en gegarandeerde wettigheid en regelmatigheid (evenals nauwkeurige en volledige verslaglegging) als topprioriteit.

3.20.6., 3.20.8. en 3.20.12.

De Rekenkamer vestigt terecht de aandacht op de verslechtering en de ontoereikendheid van de personeelssituatie binnen het EASO, die ook een belemmering vormt voor de goede werking van het internecontrolesysteem. De huidige personeelssituatie vormt een van de grootste uitdagingen waarvoor het Agentschap zich geplaatst ziet om de in de opmerkingen van de Rekenkamer genoemde gebreken te verhelpen, aangezien deze grotendeels symptomatisch kunnen worden geacht voor het gebrek aan middelen om op gestructureerde en regelmatige wijze te functioneren. Het EASO gaat deze uitdaging aan en is aan de hand van een degelijk aanwervingsplan op basis van een behoefteanalyse bezig om leidinggevende posities en andere belangrijke (operationele en administratieve) posities met spoed in te vullen.

Tevens investeert het Agentschap in de tevredenheid van het personeel om het probleem van het personeelsverloop aan te pakken. Hoewel de coëfficiënt hierin ongetwijfeld een belangrijke rol speelt omdat deze laag is in vergelijking met de vrij hoge kosten van levensonderhoud in Malta, erkent het EASO dat er meer moet worden gedaan om de tevredenheid van het personeel te verbeteren. Sommige maatregelen worden reeds ten uitvoer gelegd, zoals flexibele werkmethoden, betere interne communicatie en de organisatie van evenementen voor het personeel.

3.20.9. en 3.20.19.

De Rekenkamer geeft een juist beeld van de uitdagingen en de snelle groei waar het EASO mee te maken heeft wat betreft het absolute aantal financiële transacties en aanbestedingsprocedures. Deze cijfers schetsen op zich al een somber beeld, maar vormen een onvoldoende afspiegeling van de druk op de financiën en de aanbestedingen. Bij deze cijfers is geen rekening gehouden met andere samenhangende feiten en activiteiten die extra druk op de aanbesteding veroorzaken. Hiervan volgen twee voorbeelden:

—

het gebruik van bezoldigde externe deskundigen (artikel 204 en 287 van het Financieel Reglement), dat een aanzienlijke hoeveelheid werk in de aanbestedingssector vertegenwoordigt. Het ziet ernaar uit dat dit de komende jaren zal toenemen, aangezien het Agentschap de hulp zal moeten inroepen van (medisch) deskundigen ter ondersteuning van medische informatietaken betreffende landen van herkomst;

—

marktspecifieke problemen en beperkingen in verband met onze geografische activiteitengebieden. Plattelandsgebieden in Italië en Griekenland zijn niet dynamisch in de zin van een competitieve markt voor de levering van producten en diensten aan het EASO. Het EASO is zelfs een atypische klant, wat omvang betreft, voor marktdeelnemers in Malta, die in merendeel over onvoldoende capaciteit beschikken om aan de eisen van de grotere contracten van het EASO te voldoen.

3.20.10. tot en met 3.20.12. en 3.20.19.

Veelzeggend genoeg wordt in het verslag van de Rekenkamer erkend dat het EASO een van de weinige agentschappen met vestigingen op meerdere locaties is. Dit kenmerk is van fundamenteel belang om begrip te krijgen voor de betrekkelijk hoge administratieve lasten en de zeer complexe omgeving voor de uitvoering van functionerende internecontrolestructuren. Voorts zij opgemerkt dat het EASO buitengewoon afhankelijk is van contractanten als gevolg van zijn operationele activiteiten, geografische spreiding en (zoals terecht vermeld door de Rekenkamer) de beperkingen op de inzet van deskundigen van de lidstaten. Dit is een vermenigvuldigingsfactor voor de taken in verband met aanbesteding en financiën (waaronder gedecentraliseerde financiële actoren), aangezien de operationele bases in Griekenland, Italië en Cyprus en de hotspots in Griekenland en Italië een eigen dwarsdoorsnede van contracten (huurovereenkomsten, schoonmaak, beveiliging, water, alsmede kritieke contracten zoals diensten van uitzendbureaus en tolkendiensten) vereisen. Ook in dit geval draait alles om personeel. Het EASO is (in verband met de vermenigvuldigingsfactor van de meerdere locaties) via advisering bezig met een beoordeling van de mogelijkheid om de middelen toe te wijzen die nodig zijn teneinde adequate diensten van goede kwaliteit te leveren en de wettigheid en regelmatigheid te borgen gedurende de volledige cycli van aanbesteding en financiële verslaglegging. Ook wordt een beoordeling van decentralisatie gemaakt.

3.20.14., 3.20.15. en 3.20.16.

Het EASO erkent en aanvaardt de noodzaak van interne capaciteit op juridisch gebied. De vacature voor een hoge juridische functionaris wordt binnenkort gepubliceerd. Bovendien wordt zonder voorbehoud aanvaard dat juridische ondersteuning altijd strikt in het belang van het Agentschap moet zijn en niet van individuele personen (hoewel dit elkaar niet uitsluit). Het EASO erkent dat de aanwerving van externe juridische diensten niet op adequate wijze is gecontroleerd. Zoals in het verslag van de Rekenkamer is aangegeven, is een intern onderzoek naar deze kwestie gaande. De resultaten zullen ter kennis van de Rekenkamer worden gebracht.

3.20.17. en 3.20.26.

Het EASO aanvaardt de opmerkingen. De onregelmatige contracten voor diensten van uitzendbureaus en reisdiensten waarnaar wordt verwezen, zijn in 2017 door het EASO vervangen. Er is onmiddellijk begonnen met het rechtzetten van deze situatie nadat de Rekenkamer in haar audit van 2016 de onregelmatigheid ervan heeft vastgesteld (verslag van de Rekenkamer ontvangen in september 2017). In verband met de termijnen en het feit dat het EASO de contracten zo snel mogelijk verving nadat zij onregelmatig bleken te zijn, hebben in 2017 helaas alsnog betalingen in het kader van het contract plaatsgevonden.

3.20.18. en 3.20.19.

Het EASO aanvaardt de opmerkingen en wijst er nogmaals op dat dergelijke problemen kunnen worden beschouwd als symptomatisch voor het gebrek aan middelen en internecontrole- en governancefactoren, die alle door de Rekenkamer in het verslag zijn vastgesteld.

3.20.23. tot en met 3.20.25.

Het EASO aanvaardt de opmerkingen.

3.20.27.

Zoals vermeld in het verslag van de Rekenkamer, is een intern onderzoek naar de kwestie gaande.

3.20.29. tot en met 3.20.31.

Het EASO aanvaardt de opmerkingen.

3.20.32.

Wat betreft het laatste punt van het verslag (43) heeft het agentschap twijfels op grond van het feit dat het EASO in 2016 in overeenstemming met DG Begroting werkt. Het agentschap is met betrekking tot deze kwestie naar DG Begroting teruggegaan om nogmaals duidelijkheid over de zaak te krijgen en zal onmiddellijk reageren ingeval DG Begroting zijn eerder meegedeelde standpunt wijzigt.

3.21. EUROPEES CENTRUM VOOR ZIEKTEPREVENTIE EN -BESTRIJDING (ECDC)

INLEIDING

3.21.1.

Het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (hierna: „Centrum” of „ECDC”), gevestigd te Stockholm, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 851/2004 van het Europees Parlement en de Raad (220). Hoofdtaak van het Centrum is informatie te verzamelen en te verspreiden betreffende de preventie en bestrijding van ziekten bij de mens en daarover wetenschappelijke adviezen te verstrekken. Het Centrum moet ook het Europese netwerk van op dit gebied werkzame organen coördineren.

3.21.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (221).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	58	58
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (222)	260	279
Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.21.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (223) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (224) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.21.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.21.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.21.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.21.7.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2015	De Rekenkamer constateerde verschillende tekortkomingen die de transparantie van de gecontroleerde aanbestedingsprocedures beïnvloeden, zoals het ontbreken van een duidelijk verband met het jaarlijkse werkprogramma van het Centrum, onvoldoende onderbouwing van de geraamde waarde van de overeenkomst en het ontbreken van een financiële benchmark (drempel) voor de beoordeling van de financiële draagkracht van de inschrijver.	Afgerond
2016	In mei 2015 werd de waarnemend directeur van het Centrum benoemd bij besluit van de raad van bestuur. Op 31 december 2016 bekleedde hij de functie al acht maanden langer dan de maximumperiode van één jaar die is vastgelegd in het Statuut. Dit had ook tot gevolg dat er nog eens 15 ad-interimregelingen waren getroffen voor andere personeelsleden.	Afgerond (225)
2016	In zijn controleverslag van oktober 2016 erkende de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat het Centrum zich inspande om zijn internebeheersingsmaatregelen op het gebied van de plaatsing van overheidsopdrachten te versterken, maar wees hij er toch op dat het aanbestedingsproces nog aanzienlijke tekortkomingen vertoonde. De DIA concludeerde dat de aanbestedingsplanning en -monitoring te wensen overlieten en dat aankopen niet altijd berustten op het jaarlijks werkprogramma of een financieringsbesluit. Er wordt ook verwezen naar het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Centrum betreffende het begrotingsjaar 2015 en de daar vermelde tekortkomingen met gevolgen voor de transparantie van aanbestedingsprocedures. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Afgerond (226)
2016	Evenals in voorgaande jaren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (beleidsuitgaven) hoog met 7,9 miljoen EUR, ofwel 41 % (2015: 7,5 miljoen EUR, ofwel 42 %). De overdrachten betreffen voornamelijk meerjarige projecten op de gebieden wetenschappelijk advies (2,4 miljoen EUR), toezicht (1,3 miljoen EUR), opleidingen en IT op het gebied van volksgezondheid (respectievelijk 1,4 miljoen EUR en 2,1 miljoen EUR). Het Centrum zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

Het Centrum heeft kennis genomen van het verslag van de Rekenkamer.

3.22. EUROPESE AUTORITEIT VOOR VOEDSELVEILIGHEID (EFSA)

INLEIDING

3.22.1.

De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna: „Autoriteit” ofwel „EFSA”), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (227). De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van wetgeving inzake voedsel en voedselveiligheid voor de Unie en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico’s en onafhankelijke informatievoorziening daarover.

3.22.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit (228).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Autoriteit

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (229)	79	81
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (230)	443	443
Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.22.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (231) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (232) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.22.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.22.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.22.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.22.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.22.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, analyseert de Rekenkamer de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen. De meerdere van de rekenplichtige van de Autoriteit is het hoofd Administratie/Centrale diensten. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van de Autoriteit (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.22.9.

In mei 2017 gunde de Autoriteit namens negen agentschappen die deelnamen aan de openbare aanbesteding drie opeenvolgende kaderovereenkomsten („cascadesysteem”) met betrekking tot een uitgebreide reeks controlediensten. Hoewel aanbestedingen die meerdere agentschappen gezamenlijk uitschrijven een goede gelegenheid bieden om de administratieve efficiëntie te verbeteren, kan met kaderovereenkomsten met hernieuwde oproep tot mededinging voor elke specifieke overeenkomst beter een goede kostenefficiëntie worden ondersteund van aanbestedingen waarbij de concrete te leveren diensten niet bekend zijn wanneer de oproep wordt gedaan dan met kaderovereenkomsten volgens het „cascadesysteem”.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.22.10.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over het proces ter evaluatie van gereguleerde producten en de beoordelingsfase bij de toelating van bestrijdingsmiddelen („The process for Evaluation of Regulated Products: Assessment Phase in Pesticides Authorisation”) (233). De Autoriteit stelt momenteel een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar zijn, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.22.11.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

De Autoriteit beschikt nog niet over een duidelijke en alomvattende strategie voor financiële controle achteraf die alle operationele gebieden bestrijkt en waarin de frequentie en reikwijdte van dergelijke maatregelen worden gespecificeerd.

Afgerond

2016

In zijn controleverslag van november 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat de bestaande controles voor IT-projectbeheer toereikend zijn, maar wees hij op aanzienlijke tekortkomingen op het gebied van IT-governance. De dienst beval aan om het beleid inzake IT-governance van de EFSA te actualiseren, een organisatiebreed IT-risicobeheerskader en -risicoregister in te voeren en de informatiebeveiligingsfunctie los te koppelen van de IT-eenheid. De EFSA en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.

Afgerond

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

3.22.4.

EFSA verwelkomt het oordeel onder voorbehoud van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen en de wettigheid en regelmatigheid van de transacties. Daaruit blijkt dat haar controlesysteem op adequate wijze algemene naleving waarborgt.

3.22.8.

De formele eis van waarborging van de onafhankelijkheid van de rekenplichtige, zoals vastgesteld in het financiële reglement van EFSA, wordt als volgt in de praktijk gebracht: de raad van bestuur van EFSA heeft de huidige rekenplichtige in 2008 benoemd. De rekenplichtige legt verantwoording af aan het hoofd Administratie/Centrale Diensten. Teneinde zijn functionele onafhankelijkheid in de beoordelingsprocedure te waarborgen, is het hoofd van deze afdeling de rapporterende functionaris en het hoofd van het Auditcomité de beoordelingsautoriteit (tweede beoordelaar). De raad van bestuur kan de rekenplichtige te allen tijde tijdelijk of definitief van zijn taken ontheffen.

3.22.9.

Wat het punt van hernieuwde oproep tot mededinging dan wel cascadesystemen bij kaderovereenkomsten betreft, bestaat er geen verplichting tot gebruik van het model van hernieuwde oproep. Beide modellen kunnen geschikt zijn naargelang van het specifieke scenario. Naar de mening van EFSA is een hernieuwde oproep tot mededinging beter geëigend voor standaarddiensten. EFSA maakt hiervan gebruik voor statistische diensten, systematisch literatuuronderzoek en publiek onderzoek. Zij maakt echter gebruik van het cascademodel indien langlopende contractuele betrekkingen belangrijk zijn. In het specifieke geval van de kaderovereenkomst inzake externe auditdiensten ging het hoofdzakelijk om het waarborgen van i) een adequaat inzicht in de activiteiten van EFSA, ii) een consistente auditmethodologie, en iii) geloofwaardigheid op alle bestuursniveaus. EFSA oefent controle uit op de begroting voor voorstellen van de contractant in het cascademodel. Wanneer zij een aanbieding krijgt in overeenstemming met de vereiste specificatie, heeft zij het recht hierover te onderhandelen en deze te herijken, en dus na toewijzing en vaststelling van het tijdschema controle uit te oefenen op de begroting. EFSA zou het cascadesysteem in werking kunnen stellen, indien de contractant niet in staat is aan haar behoeften te voldoen qua team, begroting en tijdschema.

3.22.10.

EFSA zal het overeengekomen actieplan naar aanleiding van het verslag van de dienst Interne Audit over de evaluatie van gereguleerde producten volledig ten uitvoer leggen: beoordelingsfase bij de toelating van bestrijdingsmiddelen.

3.23. EUROPEES INSTITUUT VOOR GENDERGELIJKHEID (EIGE)

INLEIDING

3.23.1.

Het Europees Instituut voor gendergelijkheid (hierna: „Instituut” ofwel „EIGE”), gevestigd te Vilnius, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad (234). Het Instituut heeft tot taak het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie betreffende gendergelijkheid en het ontwikkelen, analyseren, evalueren en verspreiden van methodologische hulpmiddelen om de integratie van gendergelijkheid in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid te ondersteunen.

3.23.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut (235).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Instituut

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	8	8
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (236)	45	45
Bron: Door het Instituut verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.23.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (237) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (238) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.23.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.23.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.23.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.23.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.23.8.

Aan het einde van begrotingsjaar 2017 was het Instituut verwerende partij in vier zaken met betrekking tot drie aanbestedingsprocedures die voor het Gerecht waren gebracht door afgewezen inschrijvers. In elk van deze zaken vroeg de aanvrager om nietigverklaring van het gunningsbesluit en om de toekenning van een schadevergoeding. Het totale bedrag van de gevorderde schadevergoedingen in deze vier zaken bedraagt 700 000 EUR oftewel 9 % van de jaarlijkse begroting van het Instituut. Overeenkomstig de beoordeling door de externe jurist van het Instituut is een voorziening van 75 000 EUR, ofwel 1 % van de jaarbegroting van het Instituut, opgenomen met het oog op de waarschijnlijke verliezen. Het Gerecht zal in elk van deze zaken een uitspraak doen over de wettigheid en regelmatigheid van de aanbestedingsprocedures voor deze contracten en de toekomstige betalingen.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.23.9.

In 2016 organiseerde het Instituut een aanbesteding voor reisdiensten. Het bestek en het evaluatieproces boden onvoldoende zekerheid met betrekking tot de beste kosten-batenverhouding. De gunningsformule en het prijsmechanisme waren niet geschikt, omdat daarmee de door de inschrijvers ingediende offertes niet konden worden beoordeeld. De kaderovereenkomst werd voor een maximumperiode van vier jaar en een maximumbedrag van 700 000 EUR ondertekend. De in 2017 gedane betalingen bedroegen 137 000 EUR.

3.23.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (239), (240). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Volgens informatie van de Commissie had het Instituut eind 2017 voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

3.23.11.

Het Instituut publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.23.12.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over het beheer van de relaties met belanghebbenden en externe communicatie door het EIGE (241). Het Instituut stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.23.13.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten bleef hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,7 miljoen EUR ofwel 51 % (2015: 2,2 miljoen EUR, ofwel 60 %), voornamelijk in verband met studies die doorlopen tot in het volgende jaar. Het Instituut kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.	Afgerond
2016	In 2016 schreef het Instituut een openbare aanbesteding uit voor een kaderovereenkomst betreffende het onderhoud en de actualisering van zijn instrumenten en hulpmiddelen op het gebied van genderstatistieken voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen EUR. De aanbesteding werd gesplitst in twee percelen zonder dat de bedragen per perceel werden gespecificeerd. Naar aanleiding van een vraag van één inschrijver verduidelijkte het Instituut op zijn website dat het maximumbedrag per perceel op 800 000 EUR werd geschat. Er werden echter twee afzonderlijke kaderovereenkomsten ondertekend met dezelfde inschrijver voor een maximumbedrag van 1,6 miljoen EUR per perceel en de optie om de bedragen met maximaal 50 % per perceel te verhogen, waardoor het Instituut specifieke overeenkomsten kon ondertekenen waarvan de looptijd langer was dan de maximale looptijd van de kaderovereenkomsten (vier jaar), voor maximaal 4,8 miljoen EUR, ofwel driemaal het bedrag dat in de aankondiging van de opdracht was aangekondigd. Verder was de prijsconcurrentie in de aanbesteding slechts gebaseerd op dagtarieven en niet tevens op de tijd die nodig was om de taken uit te voeren, zodat het niet mogelijk was de economisch voordeligste aanbiedingen te kiezen en de beste prijs-kwaliteitverhouding te garanderen. Deze tekortkomingen kunnen de concurrentiewerking hebben verstoord. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 87 920 EUR. Naar aanleiding van de controle ondertekende het Instituut wijzigingen van beide kaderovereenkomsten, waardoor de maximumbedragen werden verlaagd tot 800 000 EUR per overeenkomst (met een mogelijke stijging van maximaal 50 %).	Afgerond
2016	In de uitnodiging tot inschrijving voor het verrichten van onderhoud en het leveren van ondersteuning voor IT-instrumenten en databases waarop een onderhandelingsprocedure met één inschrijver van toepassing was, werd het maximumbedrag voor alle drie de vastgestelde outputs op 81 000 EUR (exclusief btw) vastgesteld, waarbij werd aangegeven dat elke aanbieding die dit bedrag zou overschrijden niet in aanmerking zou worden genomen. Na ontvangst van een offerte voor twee van de drie gevraagde outputs ondertekende het Instituut een dienstverleningscontract ter waarde van 97 410 EUR. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 73 057 EUR.	N.v.t.
2016	In januari 2016 publiceerde het Instituut zijn externe evaluatie. Daarin werd geconcludeerd dat de activiteiten van het Instituut in overeenstemming waren met zijn mandaat en dat het beheer betrekkelijk hoog scoort wat betreft governance en doelmatigheid. De evaluatie omvatte echter verschillende aanbevelingen om de bedrijfsvoering van het Instituut te verbeteren, door bijvoorbeeld duidelijker prioriteiten te stellen, gerichtere outputs te leveren, synergieën te ontwikkelen met relevante externe actoren en tevens door de rol van de raad van bestuur te versterken alsmede de rol van het forum van deskundigen te verduidelijken. Het Instituut is begonnen met de uitvoering van een actieplan voor de tenuitvoerlegging van de aanbevelingen.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET INSTITUUT

3.23.8.

Het EIGE neemt nota van de opmerking. Het EIGE heeft de zwakke plekken onderzocht en zal, ongeacht de uitspraken van het Gerecht, de aanbestedingsprocedures aanpassen om het risico op toekomstige rechtszaken en mogelijke ontevredenheid onder afgewezen inschrijvers te minimaliseren.

3.23.9.

Het EIGE neemt nota van de opmerking en benadrukt dat er interne controlemaatregelen van kracht zijn om de prijsstelling van het door de contractant ingediende aanbod van vluchten en hotels te controleren. Het EIGE zal deze kwestie onder de aandacht brengen van het netwerk van EU-agentschappen met het oog op uitwisseling van goede praktijken. Daarnaast is het EIGE geïnteresseerd in deelname aan een gemeenschappelijke aanbestedingsprocedure die door de diensten van de Commissie (PMO) wordt georganiseerd. Na de gunning van dit contract is het EIGE voornemens om de bestaande kaderovereenkomst voor de verlening van reis-, accommodatie- en aanverwante diensten niet te verlengen.

3.23.10.

Het EIGE neemt nota van de opmerking. Het EIGE is bezig met de uitrol van de betreffende modules voor elektronische aanbesteding, te weten e-inschrijving (met inbegrip van elektronische TED-kennisgevingen en platforms voor e-aanbesteding) en e-facturering, een en ander in overeenstemming met de deadlines die hiervoor door de Europese Commissie zijn gesteld. Naar verwachting zullen de modules voor e-inschrijving en e-facturering in het derde en vierde kwartaal van 2018 volledig door het EIGE zijn geïmplementeerd. Daarnaast heeft het EIGE onderzocht of het mogelijk is om de modules voor e-inschrijving en e-facturering vóór de door de Europese Commissie gestelde deadlines in te voeren. Gezien het beperkte aantal procedures en de hoge kosten van de diensten heeft het EIGE echter besloten om in overeenstemming met de kostenefficiëntie- en evenredigheidsbeginselen van deze optie af te zien.

3.23.11.

Het EIGE neemt nota van de opmerking. Gezien de financiële last die het publiceren van vacatures in alle 24 officiële EU-talen meebrengt, en gezien het feit dat het specifieke karakter van een aantal vacatures beter tot zijn recht komt via andere communicatiekanalen, is het EIGE van mening dat de wervingskanalen die op dit moment worden gebruikt voor het publiceren van zijn vacatures een adequate transparantie en publiciteit waarborgen.

3.23.12.

In overeenstemming met de aanbevelingen in het controleverslag heeft het EIGE een actieplan opgesteld dat periodiek gecontroleerd en bijgewerkt wordt. De afgesproken deadline voor de tenuitvoerlegging van alle acties is 31 december 2018. De tenuitvoerlegging verloopt voorspoedig.

3.24. EUROPEES GENEESMIDDELENBUREAU (EMA)

INLEIDING

3.24.1.

Het Europees Geneesmiddelenbureau (hierna: „Bureau” ofwel „EMA”), gevestigd te Londen, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 2309/93 van de Raad, die is vervangen door Verordening (EG) nr. 726/2004 van het Europees Parlement en de Raad (242). Het Bureau maakt deel uit van een pan-Europees netwerk en coördineert de wetenschappelijke middelen die het van de nationale autoriteiten ter beschikking krijgt om te zorgen voor de beoordeling van en het toezicht op geneesmiddelen voor menselijk of diergeneeskundig gebruik.

3.24.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (243).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	305	331 (244)
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (245)	768	766
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.24.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (246) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (247) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.24.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.24.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.24.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

3.24.7.

3.24.8.

Op 20 november 2017 stemde de Raad Algemene Zaken van de Europese Unie ermee in de zetel van het Bureau naar Amsterdam (Nederland) te verplaatsen. De verhuizing naar de tijdelijke kantoorruimte staat gepland voor begin 2019 en in de rekeningen van het Bureau zijn voorzieningen opgenomen voor de daarmee gepaard gaande kosten ter hoogte van 18,6 miljoen EUR.

3.24.9.

Bovendien loopt de huurovereenkomst voor de huidige kantoorruimte in Londen tot 2039 en bevat deze geen opzeggingsclausule. In de toelichting bij de rekeningen staat een bedrag van 489 miljoen EUR aan resterende huur tot 2039 genoemd, waarvan een maximumbedrag van 465 miljoen EUR met betrekking tot de huurperiode na de geplande verhuizing van het Bureau naar Amsterdam als voorwaardelijke verplichting is vermeld.

3.24.10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.24.11.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvond, maakten wij een analyse van hun boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van hun rekenplichtigen. Bij het Bureau is de meerdere van de rekenplichtige het hoofd van de afdeling Financiën. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het Bureau (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

3.24.12.

Bovendien is het Bureau sinds 2014 twee keer grondig gereorganiseerd en kreeg het Bureau daarbovenop nieuwe belangrijke taken toegewezen (zie de paragrafen 3.24.15-3.24.17). Hoewel deze gebeurtenissen wijzigingen in de procedures en het boekhoudsysteem van het Bureau met zich brachten, is het boekhoudsysteem sinds 2013 niet opnieuw gevalideerd.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.24.13.

Het Bureau publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.24.14.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (248) (249). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-facturering en e-inschrijving.

Het beheer van consultancydiensten

3.24.15.

In de loop van de controle van vorig jaar maakten wij een analyse van het beheer van consultancydiensten door het Bureau. De werkzaamheden omvatten de doorlichting van twee geselecteerde projecten met betrekking tot de uitvoering van de verordeningen inzake geneesmiddelenbewaking (Verordening (EU) nr. 1027/2012 van het Europees Parlement en de Raad (250)) en klinische proeven (Verordening (EU) nr. 536/2014 van het Europees Parlement en de Raad (251)), die de opzet vereiste van complexe pan-Europese netwerksystemen waarvoor uitgebreide technische IT-ontwikkeling nodig was. Aangezien er geen toename was in de personeelsformatie van het Bureau, waarmee het de nodige interne expertise zou kunnen opbouwen, maakte het Bureau gebruik van consultancybedrijven om de taken aan te pakken. Het buitensporige gebruik van consultancybedrijven leidde er echter toe dat het Bureau zeer sterk afhankelijk werd van deze externe expertise. Wij hebben ook gemeld dat het toezicht op de projectontwikkeling en -uitvoering ontoereikend was en dat projecten aanzienlijk vertraagd waren en de kosten hoger waren uitgevallen.

3.24.16.

In de loop van 2017 voerde het Bureau verscheidene maatregelen in om de situatie te verbeteren. Er werd een alomvattend beleid opgezet met betrekking tot het inschakelen van consultancybedrijven. Er werd vastgesteld welke functies intern moeten blijven en waarbij geen uitbesteding mag plaatsvinden om te zorgen dat het Bureau weer de controle krijgt over projecten. Bovendien gebruikt het Bureau nu consultingcontracten op basis van vaste prijzen in plaats van op tijd en middelen, wat zorgt voor een beter kostenbeheer. Verder werd er een geschiktere procedure voor de goedkeuring van projectveranderingen opgezet.

3.24.17.

Het zal echter tijd kosten om de zeer sterke afhankelijkheid van het Bureau van consultancybedrijven te verminderen en de impact van de genomen maatregelen zal pas in de loop der jaren zichtbaar worden. Een van de twee grote projecten die in 2016 werden gecontroleerd, namelijk het geneesmiddelenbewakingsproject (Eudravigilance-database voor bijwerkingen van geneesmiddelen), werd in 2017 afgerond met bijkomende kosten van ongeveer 0,5 miljoen EUR. Het klinische proeven-project loopt nog en is er nog geen datum van ingebruikneming vastgelegd. Bovendien werd de begroting in 2017 opnieuw verhoogd met 4,9 miljoen EUR (252).

Oorspronkelijke datum van ingebruikneming

Geplande datum van ingebruikneming 31 december 2016

Feitelijke/ geplande datum van ingebruikneming 31 december 2017

Oorspronkelijke begroting

(EUR)

Begroting per 31 december 2016

(EUR)

Begroting per 31 december 2017

(EUR)

Eudravigilance-database voor bijwerkingen van geneesmiddelen

3e kwartaal 2015

4e kwartaal 2017

3,7 miljoen

14,3 miljoen

14,8 miljoen

Klinische proeven en EU-database

1e kwartaal 2017

3e kwartaal 2018

Niet vastgesteld

6,1 miljoen

24,3 miljoen

29,2 miljoen

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.24.18.

In 2017 verrichtte de dienst Interne Audit van de Commissie een controle van de uitvoering van de verordening over vergoedingen voor geneesmiddelenbewaking door het Bureau (253) (254). Het Bureau stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.24.19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2014

In de vergoedingsregeling van het Bureau zijn vervaldata vastgesteld voor de inning van vergoedingen van aanvragers, alsmede de daarmee verband houdende betalingen door het Bureau aan de nationale bevoegde autoriteiten (255). Deze vervaldata werden voor het merendeel van de door de Rekenkamer gecontroleerde verrichtingen niet in acht genomen.

Loopt nog (innen van vergoedingen)

Afgerond (betalingen aan NBA’s)

2014

In 2014 voerde het Bureau een administratieve procedure tegen zijn manager van Informatie, Communicatie en Technologie (ICT). Er werden ernstige gebreken in de beheerscontrole gemeld, die aanzienlijke operationele en financiële risico’s voor het Bureau inhielden. Er werd een actieplan voor de aanpak van de kwestie opgesteld en uitgevoerd. De doeltreffendheid van de getroffen maatregelen moet echter nog door het Bureau worden geëvalueerd.

Afgerond

2014

Een van de taken van het Bureau is de verspreiding van passende informatie op het gebied van geneesmiddelenbewaking onder de lidstaten en het publiek. Deze informatie wordt verkregen van individuele nationale autoriteiten en geverifieerd bij de desbetreffende farmaceutische bedrijven. Het Bureau is echter grotendeels afhankelijk van de door de autoriteiten van de lidstaten uitgevoerde controles en inspecties. Deze zijn bepalend voor de volledigheid en nauwkeurigheid van de onder het publiek verspreide informatie.

N.v.t.

(Heeft het Agentschap geen controle over)

2016

Sinds de invoering van een nieuw IT-boekhoudsysteem in 2011 is de rapportage over de workflow en het gebruik van vastleggingen niet voldoende transparant. Hoewel dit herhaaldelijk is aangekaart bij het Bureau, zijn er geen corrigerende maatregelen getroffen.

Loopt nog

2016

Het Bureau sloot met 25 hotels in Londen overeenkomsten af inzake speciale tarieven voor de accommodatie van deskundigen zonder gebruik te maken van een concurrerende aanbestedingsprocedure. Bij zes hotels overschreden de betalingen in 2016 de het in het financieel reglement vastgestelde maximumbedrag; in deze gevallen was een concurrerende niet-openbare of openbare aanbestedingsprocedure vereist geweest. De zes overeenkomsten inzake speciale tarieven en de bijbehorende betalingen in 2016, die ongeveer 2,1 miljoen EUR bedroegen, zijn daarom onregelmatig.

Loopt nog

2016

In 2014 ondertekende de Commissie namens meer dan vijftig EU-instellingen en -organen, waaronder het Bureau, een kaderovereenkomst met één contractant voor de aanschaf van software, licenties en verstrekking van het bijbehorende IT-onderhoud en -advies. De kadercontractant handelt als tussenpersoon tussen het Bureau en de leveranciers die kunnen voorzien in de behoefte van het Bureau. In het kader van deze bemiddelingsdiensten mag de kadercontractant de prijzen van de leveranciers verhogen met twee tot negen procent. In 2016 bedroegen de betalingen aan de kadercontractant in totaal 8,9 miljoen EUR. Het Bureau controleerde prijzen en prijsverhogingen die met de offertes van de leveranciers in rekening werden gebracht, en aan de kadercontractant gerichte rekeningen niet systematisch.

Afgerond

2016

Sinds 2014 is het Bureau twee keer grondig gereorganiseerd, met inbegrip van een interne herschikking van de functies van het hoger en middenkader. De herschikking van belangrijk personeel op het gebied van IT en administratie was niet succesvol, waardoor er een materieel risico op instabiliteit van het Bureau en zijn activiteiten ontstond. Bovendien bestaat er geen systeem waarmee de beschikbaarheid van vaardigheden kan worden geanalyseerd, lacunes kunnen worden vastgesteld en geschikt personeel kan worden aangeworven en toegewezen.

Afgerond

2016

Advies

Naast de jaarlijkse controlewerkzaamheden die voor alle agentschappen worden verricht, analyseerde de Rekenkamer het gebruik van adviesdiensten door het Bureau in verband met twee grote projecten.

Het Bureau heeft van het Parlement en de Raad opdracht gekregen om de verordeningen inzake geneesmiddelenbewaking (Verordening (EU) nr. 1027/2012) en klinische proeven (Verordening (EU) nr. 536/2014) uit te voeren, waarvoor de complexe pan-Europese netwerksystemen opgezet moeten worden. Dit vereist uitgebreide technische IT-ontwikkeling en -deelname, evenals de input van een groot aantal belanghebbenden, in het bijzonder van de lidstaten.

Het Bureau kreeg deze opdracht toen het werd geacht het personeelsbestand in te krimpen in overeenstemming met het Interinstitutioneel Akkoord betreffende de begrotingsdiscipline van 2 december 2013. Er was geen toename in de personeelsformatie van het Bureau, waarmee het de nodige expertise zou kunnen opbouwen op het gebied van IT- en bedrijfsontwikkeling.

Uitgebreid gebruik van externe adviseurs

Gezien het feit dat de afdeling die met de levering van informatiediensten belast was, slechts uit 13 personen bestond, schakelde het Bureau adviesbureaus in die gespecialiseerd waren in bedrijfsanalyses, informatietechnologie, projectmanagement en kwaliteitsborging. In het tweede kwartaal van 2016 beschikte het Bureau over 131 adviseurs ter plaatse en 60 elders gevestigde adviseurs.

Het Bureau is daardoor vanaf het moment dat met de projecten werd gestart in zeer sterke mate afhankelijk van externe deskundigheid, maar er is geen beleid om het gebruik van adviseurs te regelen. Zo zijn de profielen van de functies die door het eigen personeel van het Bureau moeten worden ingevuld niet beschreven(projectbeheer, bedrijfsanalyse, bedrijfsarchitecten, oplossingsarchitecten, gegevensarchitecten, enz.). Dergelijke functieprofielen zijn in sommige gevallen toegewezen aan externe adviseurs.

Ontoereikend toezicht op projectontwikkeling en -uitvoering

Toen het Bureau in 2012 en 2014 werd belast met de nieuwe taken, had het nog geen geschikte methodologie om dergelijke grootschalige projecten te beheren. In 2014 werd een nieuwe methodologie ingevoerd die in september 2016 aanzienlijk verfijnd moest worden.

Een aantal keren werden de geplande activiteiten of aanpak gewijzigd voordat deze waren goedgekeurd via een formeel wijzigingsverzoek. Een dergelijke werkwijze belemmert niet alleen het vermogen van de leiding om de ontwikkeling en uitvoering van projecten te monitoren en er toezicht op te houden, maar kan ook de samenhang van projecten ondermijnen.

Tot midden 2016 waren alle externe adviseurs ingehuurd met contracten op tijd- en middelenbasis, hoewel de te leveren projectprestaties duidelijk waren vastgesteld. Daarnaast werd een aanzienlijk deel van de adviesdiensten vanuit een andere lidstaat geleverd, omdat alle in Londen gevestigde externe adviseurs al waren ingezet. Hierdoor werd het Bureau beperkt in zijn vermogen om de uitvoering van de projecten tijdig te monitoren. Problemen met de kwaliteit die werden vastgesteld bij ontvangst van de te leveren prestaties moesten worden opgelost; de bijkomende kosten hiervan werden aan het Bureau in rekening gebracht.

Vertraging en oplopende kosten

Het Bureau heeft vertraging opgelopen en de kosten voor het ontwikkelen van de systemen zijn hoger uitgevallen. Frequente veranderingen in de reikwijdte van het project, de begroting en de termijnen waren voornamelijk het gevolg van nieuwe systeemvereisten waarbij rekening werd gehouden met de veranderende behoeften van de lidstaten (256). Er is nog geen zekerheid betreffende de uiteindelijke kosten en de data waarop de systemen in gebruik worden genomen. Zie de voorbeelden in de tabel hieronder voor twee grote projecten.

Oorspronkelijke datum van ingebruikneming

Huidige geplande datum van ingebruikneming

Oorspronkelijke begroting

(EUR)

Begroting per 31 oktober 2016

(EUR)

Eudravigilance-database voor bijwerkingen van geneesmiddelen

3e kwartaal 2015

4e kwartaal 2017

3,7 miljoen

14,3 miljoen

Klinische proeven en EU-database

1e kwartaal 2017

3e kwartaal 2018

6,1 miljoen

24,3 miljoen

Loopt nog

(zie de paragrafen [3.24.15-3.24.17.]).

2016

De oprichtingsverordening bepaalt dat de Commissie om de tien jaar een externe evaluatie van het Bureau en zijn activiteiten moet verrichten. Het laatste evaluatieverslag verscheen in 2010. Met een zodanig lange periode kan niet worden gegarandeerd dat belanghebbenden tijdig feedback krijgen over de prestaties.

Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.24.8.

Het Bureau neemt nota van de opmerking.

3.24.9.

Het Bureau neemt nota van de opmerking.

3.24.11.

Het Bureau neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer en onderzoekt welke wijzigingen zouden kunnen worden aangebracht. Het Bureau volgt de vereisten van het Financieel Reglement van het EMA: het is nu al zo dat de rekenplichtige wordt benoemd door de raad van beheer overeenkomstig artikel 50, lid 1, van het Financieel Reglement van het EMA; de raad van beheer heeft ook een gedetailleerde omschrijving van taken en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige vastgesteld. Onafhankelijkheidsrisico’s worden door deze opzet ingeperkt. De onafhankelijkheid wordt nog verder versterkt door het feit dat de begeleidende brief („representation letter”) door de rekenplichtige en de uitvoerend directeur wordt ondertekend.

3.24.12.

De validering van de boekhoudsystemen van het Bureau is in maart 2018 van start gegaan.

3.24.13.

Het EMA voorziet in de noodzakelijke mate van transparantie en publiciteit door gespecialiseerde publicaties (afhankelijk van de profielen) via de website van het EMA, LinkedIn, de vacaturebank voor de instanties onderling bekend te maken of toegang hiertoe te bieden. Bijgevolg geniet het EMA veel belangstelling van kandidaten uit heel de Unie. Bij sommige selectieprocedures waren er meer dan 1 000 kandidaten.

Verder voorzien de algemene uitvoeringsbepalingen betreffende de procedure voor het aanwerven en het inzetten van tijdelijk personeel erin dat aankondigingen van selectieprocedures voor tijdelijke functionarissen die onder artikel 2, onder f), van de RAP vallen, alleen in de werktalen van de agentschappen hoeven te worden gepubliceerd; de agentschappen die geen werktaal hebben aangeduid, moeten de aankondigingen van selectieprocedures in alle officiële talen van de EU publiceren. Sinds juni 2015 geldt het Engels als officiële werktaal van het EMA bij besluit van de uitvoerend directeur, met steun van de raad van beheer. Het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) heeft het EMA echter meegedeeld dat het, voor de publicatie via de EPSO-website, nog steeds verlangt dat het EMA de kennisgevingen van vacatures in alle officiële talen van de EU laat vertalen en deze taalversies beschikbaar stelt op de website van het EMA.

Het moet worden opgemerkt dat de publicatie van vacatures in alle talen van de EU belangrijke gevolgen heeft voor de termijnen van selectieprocedures en hogere kosten met zich brengt.

3.24.14.

Aan het eind van 2017 had het Bureau e-aanbesteding voor alle procedures boven de drempelwaarde van de richtlijn en aanbestedingen per e-mail voor procedures onder de drempelwaarde van de richtlijn ingevoerd. Het Bureau heeft e-facturering en e-inschrijving niet ingevoerd, maar heeft in september 2017 een memorandum van overeenstemming gesloten met de Europese Commissie inzake de toegang tot en het gebruik van e-inschrijving en wacht nu op een datum hiervoor van de Europese Commissie.

3.24.16.

Het Bureau verheugt zich over de erkenning door de Rekenkamer dat het Bureau enkele belangrijke maatregelen heeft ingevoerd om tegemoet te komen aan de opmerkingen die zij in het kader van de controle 2016 heeft gemaakt over het beheer van consultancydiensten.

3.24.17.

Wat de twee gecontroleerde projecten betreft, wordt erkend dat er een aanvullend budget nodig was voor het project Klinische proeven vanwege de complexiteit van het „ecosysteem” van belanghebbenden en van de gevraagde structuur die moet worden opzet. Dit verzoek tot wijziging werd ingediend en goedgekeurd via de voor de portefeuille geldende bestuursstructuur en de stand van het project is uitvoerig besproken met de raad van beheer van het EMA.

3.24.18.

Het Bureau neemt nota van de opmerking.

3.25. EUROPEES WAARNEMINGSCENTRUM VOOR DRUGS EN DRUGSVERSLAVING (EMCDDA)

INLEIDING

3.25.1.

Het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving (hierna: „Centrum” ofwel „EMCDDA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 302/93 van de Raad (257). De voornaamste taak van het Centrum is het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie over het verschijnsel drugs en drugsverslaving met het oog op het uitwerken en publiceren van objectieve, betrouwbare en op Europees niveau vergelijkbare gegevens. De informatie moet geschikt zijn om de vraag naar drugs, de wijze waarop die kan worden beperkt, alsmede met drugshandel verband houdende verschijnselen in het algemeen te analyseren.

3.25.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (258).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (259)	15	16
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (260)	101	111
Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.25.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (261) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (262) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.25.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.25.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.25.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.25.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.25.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvond, maakten wij een analyse van hun boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van hun rekenplichtigen. Bij het Centrum is de meerdere van de rekenplichtige het hoofd Administratie/Centrale diensten. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het Centrum (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.25.9.

Het Centrum publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.25.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (263) (264). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 gebruikte het Centrum nog geen van deze instrumenten.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.25.11.

In 2017 publiceerde de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag over het beheer van gegevensverzameling, validering en kwaliteitsborging door het Centrum (265). Het Centrum stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.25.12.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2015	In 2012 tekende het Centrum een kaderovereenkomst waarin een maximumbedrag van 250 000 EUR voor het ondertekenen van specifieke contracten was vastgelegd, dat in de aankondiging van de opdracht werd gespecificeerd. Het Centrum hield zich echter niet aan dit maximumbedrag. Eind 2015 bedroegen de totale in het kader van deze overeenkomst gedane betalingen 382 181 EUR, dat wil zeggen dat ze het maximumbedrag met 50 % overschreden. De betalingen boven het maximumbedrag wijzen erop dat de procedure van het Centrum voor de monitoring van kaderovereenkomsten verbeterd dient te worden.	N.v.t. (266)
2016	Voor twee kaderovereenkomsten met maximumwaarden van 135 000 EUR en 650 000 EUR trad een medewerker van het Centrum op als gedelegeerd ordonnateur toen hij de beoordelingscommissie aanstelde, de gunningsbesluiten nam en de overeenkomsten ondertekende. De door de ordonnateur verleende delegatie was echter beperkt tot 130 000 EUR en verwees niet expliciet naar kaderovereenkomsten. De in 2016 gedane betalingen bedroegen 35 310 EUR.	N.v.t.
2016	In zijn controleverslag van januari 2016 wees de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie erop dat het dringend noodzakelijk was het beheer van IT-projecten door het Centrum te verbeteren. De DIA kwam met name tot de conclusie dat er geen overkoepelende strategische visie voor de lange termijn is met betrekking tot IT-systemen ter ondersteuning van de operationele kernprocessen van het Centrum, dat zijn methodologie voor IT-projectbeheer slechts gedeeltelijk was afgestemd op zijn behoeften en dat de procedure voor het beheer van systeemvereisten ongeschikt is. Het Centrum en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.25.8.

Het EMCDDA is van mening dat de huidige organisatiestructuur geen afbreuk heeft gedaan aan de onafhankelijkheid van de rekenplichtigen van het EMCDDA. Deze onafhankelijkheid is consequent gewaarborgd in overeenstemming met de desbetreffende regels, met name door de benoeming van de rekenplichtigen door de raad van bestuur van het EMCDDA, de functionele verslaglegging en de verantwoordingsplicht van deze functionarissen bij de raad van bestuur, en de zorgvuldige toepassing van de regels betreffende de scheiding van de taken van de verschillende financiële actoren van het EMCDDA. In dit verband is het EMCDDA bereid gevolg te geven aan de aanbeveling van de Rekenkamer, waarbij erop wordt toegezien dat deze follow-up in verhouding staat tot de omvang van de organisatie en de doeltreffendheid en efficiëntie van haar functioneren in stand houdt.

3.25.9.

Als standaardprocedure publiceert het EMCDDA zijn vacatures ook bij de leden van zijn bestuursorganen, de nationale focal points van het Reitox-netwerk en de andere EU-agentschappen. Voorts zullen de volgende selectieprocedures van het EMCDDA ook worden gepubliceerd op het overkoepelende personeelsadvertentieportaal van de agentschappen, dat door het netwerk van EU-agentschappen is ontwikkeld om de publieke zichtbaarheid van de aanwervingsprocedures van de agentschappen te vergroten. In deze context zal het EMCDDA een kosten-batenanalyse maken van verdere publicatie via het EPSO-portaal.

3.25.10.

Het EMCDDA voldoet aan de eisen inzake „e-aanbesteding” in overeenstemming met het toepasselijke rechtskader van de EU en het tijdschema dat in deze context is vastgesteld voor de invoering van „e-aanbesteding” in de EU. Sinds augustus 2015 heeft het EMCDDA, in samenwerking met de betrokken diensten van de Commissie, de vereiste technische configuratie en het ICT-instrument voor „e-facturering” (zoals beschikbaar gesteld door EC/DG DIGIT voor de uitvoering van de raamcontracten van DIGIT) opgezet. Voorts heeft het EMCDDA sinds 2017 de voorbereidende werkzaamheden gepland die nodig zijn om vanaf oktober 2018 gebruik te kunnen maken van „e-aanbesteding” en „e-inschrijving”, zoals vereist op grond van het bovengenoemde rechtskader. De uitvoering van dit plan is nog gaande en het EMCDDA verwacht deze termijn zonder grote problemen te zullen halen.

3.26. EUROPEES AGENTSCHAP VOOR HET OPERATIONEEL BEHEER VAN GROOTSCHALIGE IT-SYSTEMEN OP HET GEBIED VAN VRIJHEID, VEILIGHEID EN RECHT (EU-LISA)

INLEIDING

3.26.1.

Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (hierna: „het Agentschap” ofwel eu-LISA), gevestigd te Tallinn, Straatsburg en St. Johann im Pongau, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad (267). De kerntaak van dit Agentschap is het operationeel beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en het Europees systeem voor de vergelijking van vingerafdrukken (Eurodac).

3.26.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (268).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (269)	82	79
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (270)	144	152
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.26.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (271) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (272) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.26.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.26.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.26.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.26.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.26.8.

In 2017 had het Agentschap moeite met het aantrekken van voldoende concurrentie bij verschillende aanbestedingsprocedures voor opdrachten met een gemiddelde waarde. Voor elke gecontroleerde procedure ontving het Agentschap niet meer dan één offerte.

3.26.9.

Eu-LISA beheert momenteel drie afzonderlijke, niet-geïntegreerde grootschalige IT-systemen (SIS II, VIS en Eurodac) die alle drie gegevens verwerken op het EU-beleidsterrein vrijheid, veiligheid en recht. Een dergelijke aanpak kan het Agentschap beletten om schaalvoordelen en synergieën tussen de verschillende systemen te realiseren. Nu wordt overwogen om het mandaat van het Agentschap de komende jaren uit te breiden met een aantal bijkomende IT-systemen, is deze kwestie nog urgenter. Het Agentschap moet in overleg met de Commissie en de lidstaten een gedetailleerde kosten-batenanalyse opstellen met het oog op een discussie over de toekomstige ontwikkelingsstrategie voor de systemen.

3.26.10.

Het project voor de bouw van een nieuw pand op de locatie in Straatsburg liep aanzienlijke vertraging op. Hoewel het Agentschap de volledige kosten van de bouwwerkzaamheden al in 2016 had betaald, waren deze eind 2017 nog steeds niet afgerond en was slechts bij ongeveer 70 % van de werkzaamheden sprake van aanvaarde voortgangsverslagen over de werkzaamheden. Toch is een deel van het personeel van het Agentschap al verhuisd naar het nieuwe pand in aanbouw terwijl de werkzaamheden nog gaande waren. Het Agentschap en de contractant geven elkaar de schuld van de vertraging; de contractant heeft in december 2017 een financiële vordering bij het Agentschap ingediend en een proces aangespannen. Het Agentschap overweegt een eigen rechtsvordering in te stellen tegen de contractant (273).

3.26.11.

3.26.12.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (274) (275). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

Advisering

3.26.13.

Vanwege de aard van haar activiteiten maakt het Agentschap gebruik van adviesdiensten, voornamelijk in verband met IT-projecten. Volgens de documentatie van het Agentschap werden IT-projecten in 2017 uitgevoerd binnen de vastgestelde begroting en termijnen. Voor de weinige evolutieve onderhoudsprojecten die enigszins achterliepen op schema, werden uitzonderingsverslagen opgesteld.

3.26.14.

Voor de ontwikkeling en uitvoering van IT-projecten past het Agentschap een uitbestedingsmodel toe waarbij 90 % van de bijbehorende werkzaamheden door contractanten wordt uitgevoerd. Er bestaan drie belangrijke IT-kaderovereenkomsten met drie consortia, één voor elk systeem. De in 2017 verrichte betalingen in het kader van deze kaderovereenkomsten bedroegen 3 miljoen EUR voor Eurodac, 16 miljoen EUR voor SIS II en 13 miljoen EUR voor VIS. Hoewel alle fasen van de IT-projecten, vanaf de beschrijving van de vereisten en mijlpalen tot aan de ingebruikneming van de nieuwe systeemonderdelen, eigendom zijn en onder controle staan van het Agentschap, creëert een model in het kader waarvan de activiteiten voor verdere of nieuwe ontwikkeling van zulke gevoelige IT-systemen in die mate worden uitbesteed, een aanzienlijk risico op een te groot vertrouwen in en een te grote onafhankelijkheid van contractanten. Dit is des te meer het geval doordat het aantal potentiële contractanten dat werkt met systemen van die omvang en met die vereisten, om operationele en veiligheidsredenen beperkt is.

3.26.15.

Tegelijkertijd leidt het kleine aantal personeelsleden in essentiële operationele eenheden, met name in de eenheid „Applicatiebeheer en -onderhoud” (AMM), tot aanzienlijke risico’s voor de continuïteit van de activiteiten. In de tweede helft van 2017 vervulde het hoofd van de AMM-eenheid ad interim ook de functies van hoofd van de operationele afdeling en hoofd van de operationele en infrastructuureenheid, zodat hij de drie hoogste managementposten op de operationele afdeling combineerde, wat verdere risico’s voor de continuïteit creëert.

3.26.16.

De kaderovereenkomsten (FWC’s) die met de respectieve consortia voor de exploitatie van de belangrijkste IT-systemen zijn gesloten, bestrijken niet alleen het normale onderhoud, maar ook het evolutieve onderhoud, waarvoor de prijs niet kan worden berekend op basis van de bij de FWC gevoegde prijsoffertes, hetgeen een risico van te hoge betaling creëert. Voor de berekening van prijzen voor de specifieke contracten past het Agentschap een combinatie toe van vaste prijzen en een benadering die gebaseerd is op vermelde prijzen en middelen, met als doel de kosten goed te beheersen. Voor het VIS-contract paste het Agentschap ook IFPUG (276) toe, een standaardmethodologie waarbij functiepunten worden gebruikt voor de bepaling van de prijs van ontwikkelingsactiviteiten. Het Agentschap kan overwegen het gebruik van IFPUG ook voor de andere systemen te gebruiken.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.26.17.

Het Agentschap deed globale vastleggingen voor een totaalbedrag van 69,9 miljoen EUR, om toekomstige uitgaven te dekken in verband met nieuwe taken en IT-systemen die oorspronkelijk naar verwachting in 2017 aan het Agentschap zouden worden toevertrouwd, maar waarvoor de wettelijke grondslag aan het eind van het jaar nog niet was vastgesteld (Eurodac-herschikking en Dublin-toewijzingssysteem) of pas kort daarvoor werd vastgesteld (de verordening betreffende het inreis-/uitreissysteem werd op 30 november 2017 vastgesteld). De bijbehorende betalingskredieten werden door middel van twee gewijzigde begrotingen met 85,6 miljoen EUR verminderd, van 153,3 miljoen EUR in de oorspronkelijke goedgekeurde begroting tot 67,7 miljoen EUR in de definitieve vastgestelde begroting.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.26.18.

In december 2017 bracht de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie een verslag uit, getiteld „Audit on the controls over the procurement process in eu-LISA” (Audit van de controles op het aanbestedingsproces bij eu-LISA) (277). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.26.19.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2013	Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap moeten de landen die betrokken zijn bij de uitvoering, toepassing en ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen een bijdrage leveren aan de begroting van het Agentschap. Hoewel met Schengen geassocieerde landen de door het Agentschap beheerde systemen in 2013 gebruikten, waren de onderhandelingen bij de Commissie nog steeds gaande.	Loopt nog (Heeft het Agentschap geen controle over)
2015	Het Agentschap ondertekende een kaderovereenkomst ter waarde van 2 miljoen EUR voor de aanbestedingsdiensten van een contractant (aanbestedingsdiensten) en voor opleidings-, coaching- en onderwijsdiensten van derden (opleidingsdiensten). De contractant stelt per specifiek verzoek geschikte opleidingsdiensten vast, en verstrekt een opgave van de prijs van de opleidingsdiensten vermeerderd met een vergoeding voor zijn eigen aanbestedingsdiensten (verhoging). In de kaderovereenkomst wordt echter niet vermeld dat de aanbestedingsdiensten in overeenstemming moeten zijn met de aanbestedingsregels in de financiële regeling van het Agentschap. Daarom garandeert het huidige proces van het overleggen van prijsopgaven voor goedkeuring door het Agentschap niet dat de diensten worden ingekocht in overeenstemming met alle vereisten van de financiële regeling.	Nog af te handelen
2015	Overeenkomsten met de met Schengen geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) die de nadere bepalingen inzake deelname aan het werk van het Agentschap, inclusief bepalingen inzake stemrechten en hun bijdrage aan de begroting van het Agentschap specificeren, zijn nog steeds niet afgesloten. Bij gebreke daarvan dragen de met Schengen geassocieerde landen bij tot titel III (operationele uitgaven) van de begroting van het Agentschap op grond van een bepaling in de met de EU ondertekende associatieovereenkomsten. Zij dragen echter nog niet bij tot de activiteiten onder titel I en II (salarissen en andere administratieve uitgaven) van de begroting van het Agentschap.	Loopt nog (Heeft het Agentschap geen controle over)
2015	Uit de gecontroleerde aanbestedingsprocedures bleek dat het Agentschap contracten of onderhandelingen aanging met één enkele contractant zonder de gevraagde diensten duidelijk te omschrijven. Dit beperkt de mededinging en vergroot de afhankelijkheid van de contractant. Het Agentschap moet, indien mogelijk, overeenkomsten met meerdere leveranciers sluiten of de vereiste diensten nauwkeuriger omschrijven.	Nog af te handelen
2016	In 2016 ontving en aanvaardde het Agentschap materiaal ter waarde van 2,8 miljoen EUR zonder dat er budgettaire en juridische verbintenissen (contracten) bestonden. Deze werden met terugwerkende kracht aangegaan om de aankopen te regulariseren.	N.v.t.
2016	In haar controleverslag van juli 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) dat de algehele opzet en de praktische uitvoering van processen waarborgen dat eu-LISA zodanig werkt met de IT-systemen SIS II, VIS en Eurodac dat de nationale autoriteiten die ze gebruiken doorlopend en ononderbroken gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. Hoewel de DIA op geen enkele zeer belangrijke kwestie de aandacht vestigde, was hij van oordeel dat er ruimte is voor de verbetering van de doelmatigheid van de processen op het gebied van configuratie- en wijzigingsbeheer, release- en testbeheer en probleembeheer, evenals diensten- en incidentenbeheer. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te nemen.	Loopt nog
2016	De overgedragen kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) zijn hoog, namelijk 5 miljoen EUR, ofwel 63 % van de vastgelegde kredieten (2015: 9 miljoen EUR, ofwel 50 %). Ze hebben voornamelijk betrekking op het onderhoud van gebouwen en adviesdiensten die in 2017 moeten worden geleverd. Een dergelijk hoog bedrag aan overdrachten ter dekking van activiteiten van het volgende jaar is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.	N.v.t.
2016	In juni 2015 ondertekende het Agentschap een bouwcontract voor zijn kantoor in Straatsburg voor een bedrag van 21,5 miljoen EUR. Er werd overeengekomen te werken met termijnbetalingen als belangrijkste betalingsmethode. Om de begrotingsbesteding te verhogen, wijzigde het Agentschap echter in juli 2015 het contract om van vooruitbetalingen de voorkeursmethode te maken. In november 2016 had het agentschap het volledige bedrag van het contract betaald, hoewel minder dan de helft van de werkzaamheden was afgerond.	Loopt nog
2016	In een van de in 2016 gehouden vergaderingen stelde de vertegenwoordiger van de Commissie in de raad van bestuur van het Agentschap de stijging van de onderhoudskosten aan de orde. Hoewel deze met verschillende argumenten onderbouwd kon worden, zoals de verdere ontwikkeling en toegenomen functionaliteiten van de systemen, stelde de Rekenkamer vast dat het Agentschap bij bepaalde aanbestedingen niet was nagegaan wat de voordeligste oplossing was. Zo kocht het Agentschap een nieuwe softwarelicentie voor een bedrag van 4,6 miljoen EUR op grond van een kaderovereenkomst zonder dat het controleerde of de kadercontractant, die optrad als tussenpersoon tussen het Agentschap en de potentiële softwareleveranciers, de beste prijs had gevonden.	N.v.t.
2016	In mei 2016 ondertekende het Agentschap een kaderovereenkomst voor 194 miljoen EUR met een consortium voor de verdere ontwikkeling en het onderhoud van het Visuminformatiesysteem (VIS) en het biometrische matchingsysteem (BMS) voor een periode van maximaal zes jaar. De opdracht werd gegund door middel van een openbare aanbestedingsprocedure. Een van de belangrijkste vereisten voor inschrijvers om te mogen meedingen was dat ze commerciële toegang moesten hebben tot BMS-technologie. Omdat het bedrijf dat de BMS-technologie ontwikkelde niet contractueel verplicht was om iedere geïnteresseerde inschrijver commerciële toegang te verlenen, bestond er een potentieel risico voor het concurrentiële karakter van de procedure.	N.v.t.
2016	Van maart tot december 2015 werd er namens de Commissie een externe evaluatie van het Agentschap verricht en de resultaten daarvan werden in maart 2016 in het definitieve evaluatieverslag gepresenteerd. Uit de evaluatie kwam naar voren dat het Agentschap een bijdrage levert aan het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht en zijn taken doeltreffend uitvoert. Om het operationeel beheer verder te verbeteren, deden de beoordelaars 64 aanbevelingen, waarvan er 7 van kritiek belang en 11 zeer belangrijk worden geacht. Het Agentschap heeft een plan voor de opvolging van de aanbevelingen opgesteld dat momenteel wordt uitgevoerd.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.26.8.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Voor opdrachten met een gemiddelde waarde publiceert het Agentschap op zijn website stelselmatig vooraankondigingen in overeenstemming met artikel 103, lid 2, van het Financieel Reglement.

3.26.9.

December 2017 heeft de Commissie twee voorstellen voor een verordening ingediend tot vaststelling van een kader voor interoperabiliteit tussen EU-informatiesystemen (op de gebieden grenzen en visa, politiële en justitiële samenwerking, asiel en migratie). Bovendien wordt door de herziening van het mandaat van het Agentschap (in de laatste fases voor goedkeuring) de verantwoordelijkheid vastgesteld voor de ontwikkeling van interoperabiliteitsmaatregelen afhankelijk van de goedkeuring van de ter zake dienende wetsvoorstellen. Het Agentschap heeft tot dusver de besprekingen binnen de Deskundigengroep op hoog niveau inzake informatiesystemen en interoperabiliteit met technische expertise en knowhow ondersteund. Tegelijkertijd werd een studie opgezet (en is nog gaande) teneinde een duidelijk beeld te krijgen van de toekomstige architectuur van interoperabele IT-systemen. De studie omvat een effectbeoordeling en een migratie- en integratieplan voor interoperabiliteitscomponenten van bestaande en toekomstige systemen.

3.26.10.

Het Agentschap bevestigt de vertraging bij de uitvoering van het bouwproject in Straatsburg. Hier zij opgemerkt dat de vooruitbetalingen aan de contractant door toereikende bankgaranties werden gedekt en worden vrijgegeven naarmate werken worden opgeleverd.

Verhuizing van personeel naar het nieuwe kantoorgebouw vond plaats na voorlopige oplevering. De bouw wordt in het andere gebouw voortgezet en houdt verband met het gegevenscentrum.

Het Agentschap heeft een contract met een extern advocatenkantoor ondertekend voor juridische ondersteuning bij deze bouwovereenkomst. Zij hebben de vordering van de contractant geanalyseerd en namens eu-LISA een verweerschrift bij de administratieve rechtbank in Straatsburg ingediend. De rechtbank heeft nog geen uitspraak gedaan.

3.26.11.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Het wil erop wijzen dat het zijn aankondigingen van vacatures ook publiceert op de websites van het netwerk van EU-agentschappen en van EU-Opleiding. Er zijn echter aanvullende financiële middelen nodig om te voldoen aan de taalregeling van EPSO, die verlangt dat aankondigingen van vacatures in alle officiële EU-talen worden vertaald (de kostenraming voor de vertaling van één aankondiging van vacature in alle EU-talen beloopt 12 000 EUR).

3.26.12.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Technische problemen op het platform dat door DG-DIGIT van de Europese Commissie wordt beheerd, maakten het gebruik van de tool e-inschrijving onmogelijk; net als andere agentschappen was het Agentschap dan ook niet in staat om het platform in 2017 op betrouwbare wijze in te zetten. Zodra het platform stabiel is, is het Agentschap echter van plan bij het plaatsen van opdrachten hiervan gebruik te maken.

3.26.13.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Het streeft ernaar het aantal projecten die op het schema achterlopen terug te dringen en heeft daarom maatregelen getroffen om het planningsproces te verbeteren (zie ook opmerking 3.26.16). Uit zijn kader van kernprestatie-indicatoren (nummer 22) dat in het geconsolideerde jaarverslag 2017 werd gepresenteerd, blijkt dat het percentage „voltooide projecten op basis van de vastgelegde kwaliteits-/kosten-/tijdparameters”8,79 % bedraagt, dat binnen het vastgelegde doel van 10 % ligt. Voorts is de projectmanagementmethodologie van eu-LISA in 2017 aangepast en bijgewerkt. Zij is nu beter afgestemd op de strategie van het Agentschap en voldoet aan de PRINCE2-methodologie. Onlangs is een bedrijfsprojectbeheertool ingevoerd ten behoeve van een nauwkeurigere rapportage en betere middelentoewijzingen in het hele Agentschap.

3.26.14.

Het Agentschap bevestigt de hoge mate van betrokkenheid van externe contractanten bij IT-projecten (operationeel en organisatorisch).

Dit hoge percentage uitbestedingen houdt rechtstreeks verband met Mededeling COM(2013) 519 van de Commissie betreffende de programmering 2014-2020 van de personeels- en financiële middelen voor de gedecentraliseerde agentschappen. Bij de oprichting van het Agentschap in 2012 waren in de goedgekeurde lijst van ambten onvoldoende posten opgenomen voor de omvangrijke taken die het kreeg toebedeeld. Bovendien zijn de taken onder verantwoordelijkheid van het Agentschap sinds 2013 aanzienlijk toegenomen maar werden zijn verzoeken om extra personeelsleden afgewezen en moest het ook nog zijn personeelsbestand inkrimpen zoals werd verlangd in de mededeling van de Commissie (in totaal zeven posten).

Teneinde een correcte scheiding van taken te waarborgen mogen contractanten die betrokken zijn bij kwaliteitsborging, geen externe ondersteuning bieden aan het operationele beheer van operationele grootschalige IT-systemen.

3.26.15.

Het Agentschap erkent de uitzonderlijke situatie dat één medewerker tijdelijk aanvullende taken heeft moeten overnemen. Deze benoeming was noodzakelijk wegens de langdurige afwezigheid van het hoofd van de operationele afdeling en de aanwervingsprocedure die nog gaande was voor de vervanging van de andere vacante leidinggevende positie.

Als verzachtende maatregel heeft het Agentschap een andere functionaris, het hoofd van de eenheid Beveiliging, aangesteld als tijdelijk hoofd van de operationele en infrastructuureenheid totdat de nieuw aangeworven manager per 1 juli 2018 in dienst treedt.

3.26.16.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Evolutief systeemonderhoud kan slechts summier worden beschreven bij de start van de aanbestedingsprocedure voor de kaderovereenkomst. Er moet dan ook onderhandeld worden over specifieke ontwikkelingen zodra de vereisten bekend zijn (bijvoorbeeld wanneer de rechtsgrondslag van de systeemwijzigingen verandert). In het kader van de herziening van zijn uitbestedingsbeleid zal het Agentschap diverse opties moeten bezien, onder meer vaststelling van IFPUG-gesponsorde methodologie, teneinde de afhankelijkheid van één enkele contractant voor evolutief systeemonderhoud terug te dringen. Het actieplan bij de controle in 2017 van de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie over de controles op het aanbestedingsproces bevat elementen die voor deze opmerking relevant zijn.

3.26.17.

Het Agentschap neemt nota van de opmerking. Het scenario met de bijbehorende risico’s werd al in 2016 vastgesteld en kwam tot uitdrukking in de ramingen van inkomsten en uitgaven van het Agentschap. De raad van bestuur werd het hele jaar door regelmatig op de hoogte gehouden van de risico’s en beperkingen bij het aangaan van grote globale vastleggingen wegens de vertragingen bij het vaststellen van de rechtsgrondslag voor de nieuwe taken.

3.26.18.

Het Agentschap bevestigt de informatie.

3.27. DE EENHEID VOOR JUSTITIËLE SAMENWERKING VAN DE EUROPESE UNIE (EUROJUST)

INLEIDING

3.27.1.

De Eenheid voor justitiële samenwerking van de Europese Unie (hierna: „Eurojust”), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Besluit 2002/187/JBZ van de Raad (278) om de strijd tegen ernstige vormen van georganiseerde misdaad te versterken. Zij heeft tot doel de coördinatie te verbeteren van grensoverschrijdende onderzoeken en vervolgingen tussen de lidstaten van de Europese Unie, alsook tussen lidstaten en derde landen.

3.27.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust (279).

TabeL

De belangrijkste cijfers met betrekking tot Eurojust

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	44	48
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (280)	245	242
Bron: Door Eurojust verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.27.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van Eurojust, die bestaat uit de financiële staten (281) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (282) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.27.4.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van Eurojust over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van Eurojust per 31 december 2017, van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.27.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.27.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.27.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.27.8.

Eurojust publiceert kennisgevingen van vacatures op haar eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.27.9.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

In het verslag over het begrotingsjaar 2010 verklaarde de Rekenkamer dat er ruimte was om de omschrijving van de respectieve rol en verantwoordelijkheden van de directeur en het college van Eurojust te heroverwegen teneinde de huidige overlapping van verantwoordelijkheden die voortvloeit uit de oprichtingsverordening te vermijden. Er werden in 2011 geen corrigerende maatregelen genomen (283).

Loopt nog

(Heeft het Agentschap geen controle over)

2016

De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II (uitgaven voor ondersteunende activiteiten) waren met 6 446 530 EUR, ofwel 40 %, hoog (2015: 1,6 miljoen EUR, ofwel 22 %). Zij betreffen voornamelijk werken die tot het volgende jaar doorlopen en bestellingen die zijn geplaatst met het oog op de verhuizing van Eurojust naar een nieuw kantoorgebouw in 2017 (4 867 482 EUR).

N.v.t.

ANTWOORD VAN EUROJUST

3.27.8.

Het klopt dat Eurojust tijdens diens aanwervingsprocedures geen gebruik maakt van EPSO. Er is voor deze werkwijze gekozen vanwege de hoge kosten die verbonden zijn aan de eis van EPSO om vacatures in alle 24 officiële talen van de EU te laten vertalen.

3.28. AGENTSCHAP VAN DE EUROPESE UNIE VOOR SAMENWERKING OP HET GEBIED VAN RECHTSHANDHAVING (EUROPOL)

INLEIDING

3.28.1.

Het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (hierna: „het Agentschap” ofwel Europol), gevestigd te Den Haag, werd opgericht bij Verordening (EU) 2016/794 van het Europees Parlement en de Raad (284) tot vervanging en intrekking van Besluit 2009/371/JBZ van de Raad (285). Het Agentschap heeft ten doel het ondersteunen en versterken van het optreden van de politie-instanties en andere wetshandhavingsdiensten van de lidstaten, alsmede van hun wederzijdse samenwerking bij de voorkoming en bestrijding van zware criminaliteit waardoor twee of meer lidstaten worden getroffen, van terrorisme en van vormen van criminaliteit die een schending inhouden van een gemeenschappelijk belang dat tot het beleid van de Unie behoort.

3.28.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (286).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	104	118
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (287)	737	804
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.28.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (288) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (289) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.28.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.28.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.28.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.28.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.28.8.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.28.9.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over aanbesteding bij de Europese Politiedienst (290). Het Bureau stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.28.10.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

Evenals in voorgaande jaren was het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel II (administratieve uitgaven) hoog met 3,5 miljoen EUR, ofwel 39 % (2015: 4,2 miljoen EUR, ofwel 41 %). Het betreft vooral de uitgaven in 2016 voor het hoofdkantoor van de Dienst, die pas in 2017 door het gastland worden gefactureerd (2 miljoen EUR).

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.28.8.

Bij Europol werken ruim 220 verbindingsfunctionarissen uit de lidstaten van de Europese Unie, alsook uit derde landen en organisaties. De gemeenschappelijke werktaal van Europol is het Engels. Volgens de interne taalregeling van Europol, vastgesteld door de raad van bestuur, moeten aanwervingsprocedures dan ook in het Engels plaatsvinden, tenzij specifiek anders is bepaald. Tegen deze achtergrond worden zijn aankondigingen van vacatures in het Engels gepubliceerd. Europol voert een doeltreffend en transparant wervingsproces: eind 2017 stonden geen vacatures open en in de 89 wervingsprocedures dat jaar waren er gemiddeld 58 sollicitanten per selectie. Voor publicatie op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (Epso) moeten de aankondigingen van vacatures naast het Engels ook in alle officiële EU-talen worden vertaald. Gezien het grote aantal publicaties van vacatures elk jaar zou vertaling in alle officiële EU-talen hoge kosten en vertragingen met zich brengen. Europol geeft bij zijn begrotingsuitgaven voorrang aan operationele behoeften. Een vertaling van aankondigingen van vacatures in alle officiële EU-talen met publicatie via Epso vindt daarom enkel in specifieke gevallen plaats, bijvoorbeeld voor de aanwerving van (een) (adjunct-)directeur(en).

3.29. BUREAU VAN DE EUROPESE UNIE VOOR DE GRONDRECHTEN (FRA)

INLEIDING

3.29.1.

Het Bureau van de Europese Unie voor de grondrechten (hierna: „Bureau” ofwel „FRA”), gevestigd te Wenen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 168/2007 van de Raad (291). Het Bureau heeft ten doel de betrokken instanties van de Unie en haar lidstaten bij de toepassing van het recht van de Unie betreffende de grondrechten bijstand en expertise te verlenen.

3.29.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (292).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	21	23
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (293)	105	108
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.29.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (294) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (295) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.29.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.29.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.29.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.29.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.29.8.

In de loop van de controle van alle EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, maakten wij een analyse van de boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen. Bij het Bureau is de meerdere van de rekenplichtige het hoofd Centrale diensten. Wij achten het noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het Bureau (administratief) en de raad van bestuur (functioneel).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.29.9.

In 2017 ondervond het Bureau enkele problemen met opdrachten voor studies als gevolg van een onrealistische inschatting van de markt. Minstens drie openbare aanbestedingen waren niet succesvol, omdat het Bureau enkel aanbiedingen van de vereiste kwaliteit ontving die de vastgelegde maximale contractwaarde aanzienlijk overschreden. Het Bureau kende deze contracten uiteindelijk toe via een andere procedure nadat het het bestek had herzien. Dit leidde tot extra administratieve kosten voor het Bureau en beïnvloedde de timing van activiteiten.

3.29.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (296) (297). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST EN EXTERNE EVALUATIEVERSLAGEN

3.29.11.

In 2017 voerde de dienst Interne Audit van de Commissie een controle uit van „Governance en ethiek” binnen het Bureau (298). Het Bureau stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

3.29.12.

In 2017 werd namens de Commissie een externe evaluatie van de prestaties van FRA gedurende de periode 2013-2017 verricht (299). Het Bureau stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.29.13.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

De formele (sub-)delegaties van (gedelegeerd) ordonnateurs kwamen niet altijd overeen met de ordonnateursrechten voor verrichtingen in het ABAC-workflowsysteem.

Afgerond

2016

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (operationele uitgaven) was hoog met 5,2 miljoen EUR, ofwel 68 % (2015: 5,7 miljoen EUR, ofwel 70 %). Dit houdt voornamelijk verband met de aard van de activiteiten waarvoor studies worden gefinancierd die zich over vele maanden, vaak tot het volgende jaar, uitstrekken. Het Bureau kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.29.8.

Na de reorganisatie van het Bureau, die eind 2018 zal zijn afgerond, zal de rekenplichtige onder de administratieve verantwoordelijkheid van de directeur worden geplaatst en rechtstreeks aan de raad van bestuur rapporteren (wat reeds het geval was). Om de bestaande synergieën te handhaven zal de rekenplichtige nauw blijven samenwerken met de afdeling Centrale diensten.

3.29.9.

Alle studies in kwestie waren openbaar aanbesteed en stonden dus voor alle marktdeelnemers open. De grootschalige studies van het FRA zijn vrij uniek in de EU, zowel door de behandelde onderwerpen als door het feit dat deze studies in alle EU-lidstaten moeten worden uitgevoerd. Bovendien beschikt het Bureau slechts over beperkte middelen voor deze acties. Niettemin zal het Bureau bij toekomstige dergelijke aanbestedingen overwegen om marktonderzoek te doen, zo nodig de technische voorschriften herzien en, indien mogelijk, de prioriteit van de te verrichten studies opnieuw bekijken. Dit neemt niet weg dat dit probleem sterk zou afnemen als er meer middelen voor operationele uitgaven beschikbaar zouden worden.

3.29.10.

E-aanbesteding en e-inschrijving zijn verplicht vanaf 1 januari 2019. Het Bureau is in 2018 begonnen met de invoering van dergelijke systemen. Deze zullen binnen de opgelegde termijn beschikbaar zijn.

3.30. EUROPEES GRENS- EN KUSTWACHTAGENTSCHAP (FRONTEX)

INLEIDING

3.30.1.

Het Europees Grens- en kustwachtagentschap (hierna: „Agentschap” ofwel „Frontex”) werd opgericht bij Verordening (EU) 2016/1624 van het Europees Parlement en de Raad (300) („nieuwe oprichtingsverordening”) tot intrekking van Verordening (EG) nr. 2007/2004 van de Raad (301). Het is voortgekomen uit het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie en het heeft de korte naam „Frontex” aangehouden, alsmede Warschau als vestigingsplaats van zijn hoofdkantoor. Bij de nieuwe oprichtingsverordening wordt het mandaat van het Agentschap uitgebreid en wordt het belast met het waarborgen van een Europees geïntegreerd beheer van de buitengrenzen met het oog op een efficiënt beheer van het overschrijden van de buitengrenzen. Dit omvat de aanpak van uitdagingen op het gebied van migratie en mogelijke toekomstige dreigingen aan die grenzen, om op die manier bij te dragen aan de bestrijding van zware criminaliteit met een grensoverschrijdende dimensie en te zorgen voor een hoog niveau van interne veiligheid in de Unie waarbij de grondrechten volledig worden geëerbiedigd en tegelijkertijd het vrije verkeer van personen daarbinnen wordt gewaarborgd.

3.30.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (302).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	251	281
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (303)	365	526
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.30.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (304) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (305) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.30.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.30.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.30.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheid

3.30.7.

De subsidie-uitgaven van het Agentschap namen aanzienlijk toe van 123 miljoen EUR (2016) tot 167 miljoen EUR (2017). In tegenstelling tot vorige jaren verrichtte het Agentschap in 2017 geen verificaties achteraf van vergoedingen van subsidie-uitgaven. Het Agentschap is van mening dat zijn verificaties voorafgaand aan de vergoeding verbeterd waren en dat, zodra de dekking vooraf een bepaald niveau heeft bereikt, deze nu de nodige zekerheid kunnen bieden. De Rekenkamer meldt echter sinds 2014 consistent dat er vaak onvoldoende bewijs is van de door de samenwerkende landen gedeclareerde uitgaven, wat ook werd bevestigd door de controleresultaten van dit jaar (zie de paragrafen 3.30.12 en 3.30.13).

3.30.8.

In 2016 raadde de Rekenkamer het Agentschap aan een grondige analyse uit te voeren om het meest geschikte financieringsmechanisme te vinden (306). In dit verband merkt de Rekenkamer op dat de raad van bestuur eind 2017 besloot om het gebruik van eenheidskosten voor operationele activiteiten uit te breiden in plaats van de vergoeding van werkelijke kosten. Tegelijkertijd werd in 2018 een proefproject opgestart met betrekking tot de bepaling van eenheidskosten voor middelen die worden ingezet door samenwerkende landen. Bovendien keurde de raad van bestuur in juni 2017 een nieuwe organisatorische structuur van het Agentschap goed die ingaat vanaf 2018; deze omvat de oprichting van een nieuwe Inspectie- en Controledienst die rechtstreeks rapporteert aan de uitvoerend directeur en raad van bestuur teneinde de bestaande organisatie aan te passen aan het nieuwe mandaat (zie paragraaf 3.30.9).

3.30.9.

Het mandaat van het Agentschap werd in 2016 aanzienlijk uitgebreid in reactie op de migratiecrisis waarmee de Unie werd geconfronteerd. De begroting van het Agentschap was in 2016 met 75 % toegenomen en de begroting voor 2017 was opnieuw 21 % hoger dan die van het voorgaande jaar. In 2016 was er een toename van 18 % van het personeelsbestand en in vergelijking met het voorgaande jaar was er een toename van 43 %. Systemen en procedures worden nog aangepast aan de nieuwe taken en situatie. De volgende opmerkingen, die niets afdoen aan het oordeel van de Rekenkamer, dienen te worden gelezen in het licht van de uitdagingen waarmee het Agentschap werd geconfronteerd.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.30.10.

Na een openbare aanbesteding ontving het Agentschap vier offertes met betrekking tot ferrydiensten voor het vervoer van migranten in Griekenland. Drie offertes voldeden aan de selectiecriteria, terwijl één offerte werd uitgesloten. De prijs was het enige criterium voor de gunning van het contract. In april 2017 sloot het Agentschap een kaderovereenkomst ter waarde van 2 miljoen EUR voor een periode van drie jaar met het ferrybedrijf dat de laagste prijs bood. De vervoerscapaciteit van de contractant was echter seizoensgebonden en hij had moeite met het uitvoeren van het contract, wat ertoe leidde dat het Agentschap het contract eind 2017 annuleerde. Om een continuïteit van de dienstverlening te waarborgen, sloot het Agentschap een nieuwe kaderovereenkomst voor de resterende periode ter waarde van 1,8 miljoen EUR met de inschrijver die in november 2017 de op één na laagste prijs had geboden. Het Agentschap voerde geen onderhandelingen over de voorwaarden van deze vervangingsovereenkomst met de inschrijvers die op de tweede en derde plaats op de lijst stonden en sloot in plaats daarvan een nieuwe overeenkomst op basis van het oorspronkelijke aanbod dat werd ingediend door de inschrijver die op de tweede plaats stond. De rechtstreekse gunning van de vervangingsovereenkomst was onregelmatig, aangezien de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure was afgesloten en er geen onderhandelingsprocedure had plaatsgevonden voor de contractvoorwaarden die van toepassing zouden zijn tot een nieuwe openbare procedure was afgerond. In 2017 waren er geen betalingen in het kader van deze vervangingsovereenkomst.

3.30.11.

Het Statuut bepaalt dat bij externe selectieprocedures tijdelijk personeel alleen kan worden aangeworven voor de rangen SC 1 en SC 2, AST 1 tot AST 4 of AD 5 tot AD 8 (307). In 2017 wierf het Agentschap twee personeelsleden aan in hogere AST-rangen (14 in 2016). De aanwervingen in deze rangen zijn onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.30.12.

In 2017 kreeg de IJslandse kustwacht financiële steun van het Agentschap voor het inzetten van een vliegtuig in Griekenland. Het Agentschap vroeg om facturen als bewijs voor een categorie gedeclareerde uitgaven voordat het overging tot de vergoeding van de door IJsland gedeclareerde uitgaven. Hoewel deze facturen nooit werden verstrekt, vergoedde het Agentschap ongeveer 440 000 EUR. In dit geval was de verificatie vooraf dus ondoeltreffend.

3.30.13.

Het Agentschap co-financierde ook de inzet van een vliegtuig dat werd gebruikt door de Spaanse Guardia Civil. Aangezien er geen bewijsstukken waren met betrekking tot de gedeclareerde kosten voor inspecties en onderhoud, heeft het Agentschap 430 000 EUR vergoed op basis van de gemiddelde kosten per vlieguur. Deze gemiddelde kosten werden berekend in overeenstemming met plafonds voor kosten die gebruikt werden in contracten tussen Spaanse autoriteiten en particuliere contractanten voor inspectie- en onderhoudswerkzaamheden. Er bestaat een risico dat de werkelijke kosten lager liggen dan het vergoede bedrag.

3.30.14.

Hoewel het Agentschap reeds in 2014 verhuisd is naar zijn huidige kantoorruimte bestaat er nog steeds geen uitgebreid bedrijfscontinuïteitsplan dat werd goedgekeurd door de raad van bestuur.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.30.15.

Het Agentschap annuleerde opnieuw een groot aantal vastgelegde kredieten die uit het voorgaande jaar waren overgedragen voor vergoeding van uitgaven aan landen die samenwerkten aan gezamenlijke operaties ter waarde van 7,7 miljoen EUR, d.w.z. 16,5 % (2016: 5,6 miljoen EUR, ofwel 17,6 %). Dit toont aan dat samenwerkende landen opnieuw de uitgaven die door het Agentschap zouden moeten worden vergoed aanzienlijk te hoog hadden ingeschat. Ondanks het feit dat overdrachten voor gezamenlijke operaties twee jaar op rij moesten worden geannuleerd, schreef het Agentschap in 2017 9,6 miljoen EUR uit andere begrotingslijnen over naar gezamenlijke operaties, wat bijdroeg aan een nieuwe overdracht van 40,5 miljoen EUR. De gezamenlijke operaties vertegenwoordigen 69 % van het totaalaantal geannuleerde kredieten in 2017 (11,1 miljoen EUR) en 46 % van de totale overgedragen vastleggingen naar 2018 (87,6 miljoen EUR).

3.30.16.

In 2017 was er 66,5 miljoen EUR aan kredieten beschikbaar voor terugkeeroperaties. De operaties hielden echter geen gelijke tred met de beschikbare kredieten. Het Agentschap gaf 13,5 miljoen EUR, ofwel 20,3 % (2016: 23 miljoen EUR, ofwel 37,5 %) terug aan de Commissie. Daarbovenop gaf het Agentschap 4 miljoen EUR terug uit begrotingstitel I (personeelsuitgaven), aangezien het geplande aantal nieuwe werknemers niet kon worden aangeworven in 2017.

3.30.17.

De oorspronkelijke begroting van het Agentschap voor 2017 omvatte een wettelijk voorgeschreven financiële operationele reserve ter waarde van 8,8 miljoen EUR voor de financiering van de inzet van snelle grensinterventies en terugkeerinterventies (308). In september en ook oktober 2017 schreef het Agentschap echter 1,9 miljoen EUR (in totaal 3,8 miljoen EUR) uit de reserve over naar zijn operationele begroting om andere activiteiten te financieren. Beide overschrijvingen zijn niet in overeenstemming met het financieel reglement van het Agentschap.

3.30.18.

De begroting van het Agentschap omvatte in 2017 een niet wettelijk voorgeschreven reserve van 11,9 miljoen EUR voor onvoorspelbare operationele behoeften. Na overschrijvingen uit andere begrotingslijnen en een wijziging van de begroting werd er 24,7 miljoen EUR gebruikt in het kader van de reserve, ofwel 8,1 % van de oorspronkelijke begroting. Het Agentschap gebruikte de reserve echter voornamelijk om standaardactiviteiten (8,4 miljoen EUR) en een project met betrekking tot van op afstand uitgevoerde inspecties vanuit de lucht (drones, 7 miljoen EUR) te financieren, waarvoor er slechts 1,1 miljoen EUR was voorzien. Het opnemen in de begroting en gebruiken van niet wettelijk voorgeschreven reserves is in strijd met het specialiteitsbeginsel en belemmert de transparantie van de begroting.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.30.19.

Het Agentschap publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en via andere kanalen, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

3.30.20.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (309) (310). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Volgens de Commissie had het Agentschap eind 2017 voor bepaalde procedures e-facturering en e-aanbesteding ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.30.21.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2013	Het was erg moeilijk de leveranciersverklaringen aan het einde van het jaar aan te sluiten. De leverancierssaldi moeten regelmatiger worden gevolgd en verschillen moeten tijdiger worden geanalyseerd.	Loopt nog
2013	Frontex werd in 2005 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van een briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel tussen het Agentschap en die lidstaat geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie verder bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren.	Afgerond
2014	Er werden aanmerkelijke verbeteringen geconstateerd in de verificaties vooraf én achteraf van uitgaven die door de samenwerkende landen in het kader van de subsidieovereenkomsten zijn gedeclareerd. De door de samenwerkende landen aangeleverde documentatie ter onderbouwing van de gedeclareerde uitgaven is echter niet in alle gevallen toereikend. Bovendien werd er niet om auditcertificaten gevraagd, hoewel dit voor subsidies boven een bepaalde drempelwaarde wel wordt aanbevolen in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement van de EU voor subsidies (311). Dergelijke auditcertificaten zouden ervoor zorgen dat de wettigheid en regelmatigheid van subsidieverrichtingen nog beter gewaarborgd zijn.	Loopt nog voor verificaties vooraf of achteraf Afgerond voor auditcertificaten
2014	Het grote en voortdurend groeiende aantal subsidieovereenkomsten en de orde van grootte van de daarmee samenhangende uitgaven die door Frontex moeten worden geverifieerd en vergoed, werpt de vraag op of een doeltreffender en kosteneffectiever alternatief financieringsmechanisme kan worden gebruikt.	Loopt nog (312)
2014	De behoefte bestaat om de berekening van de bijdragen van met de Schengenruimte geassocieerde landen (Zwitserland, Liechtenstein, IJsland en Noorwegen) te verfijnen om de wettelijke regelingen ter zake beter tot uitdrukking te laten komen (313). De berekening zou bijvoorbeeld niet op de begrote, maar op de definitieve jaarlijkse, van de Commissie ontvangen subsidie moeten worden gebaseerd.	Afgerond
2015	Uit de controle achteraf met betrekking tot IJsland die in oktober 2015 door het Agentschap werd uitgevoerd, bleek dat er voor in totaal 1,4 miljoen EUR aan onregelmatige betalingen waren verricht in verband met de afschrijving van een schip dat tussen 2011 en 2015 deelnam aan zeven gezamenlijke operaties. De IJslandse kustwacht had om terugbetaling van de afschrijving voor dat schip verzocht, hoewel het de in de richtsnoeren van het Agentschap bepaalde nuttige levensduur had overschreden. Hoewel het Agentschap het recht heeft om over te gaan tot invordering van onregelmatige betalingen die tot vijf jaar teruggaan, heeft het aangekondigd dat het enkel de betalingen zal terugvorderen die sinds januari 2015 zijn gedaan, wat neerkomt op een bedrag van 0,6 miljoen EUR.	Loopt nog
2015	Het Fonds voor interne veiligheid (ISF) is opgericht voor de periode 2014-2020. Het is samengesteld uit twee instrumenten: ISF — Grenzen en visa, en ISF Politie, in het kader waarvan respectievelijk 2,8 miljard EUR en 1 miljard EUR beschikbaar is gesteld voor financieringsmaatregelen. De Commissie vergoedt in het kader van ISF — Grenzen en visa de aankoop door de lidstaten van middelen zoals voertuigen of schepen, alsmede exploitatiekosten zoals brandstofverbruik of onderhoud. Het Agentschap vergoedt dergelijke kosten ook aan deelnemers van gezamenlijke operaties. Daardoor bestaat er een risico op dubbele financiering, dat nog niet is aangepakt (314).	Loopt nog
2015	Landen die deelnemen aan grensoperaties declareren de gemaakte kosten op basis van de kostendeclaratieformulieren die „vaste uitgaven” (afschrijving en onderhoud), „variabele uitgaven” (vooral brandstof) en „uitgaven voor dienstreizen” (vooral toelagen en andere personeelskosten) omvatten. De gedeclareerde kosten zijn gebaseerd op reële waarden en berusten op nationale standaarden, hetgeen leidt tot de hantering van uiteenlopende benaderingen door de deelnemende landen en tot een voor alle betrokken partijen bijzonder belastend systeem. In haar Speciaal verslag nr. 12/2016 beval de Rekenkamer de agentschappen aan om zo mogelijk vereenvoudigde kostenopties te gebruiken om dergelijke ondoelmatigheden te vermijden (315).	Loopt nog
2016	De vorige oprichtingsverordening, die tot 5 oktober 2016 van kracht was, voorzag in de financiering van gezamenlijke terugkeeroperaties die met deelnemende landen werden uitgevoerd. Nationale terugkeeroperaties kwamen pas krachtens de nieuwe oprichtingsverordening in aanmerking voor financiering. In de periode januari tot oktober 2016 financierde het Agentschap echter nationale terugkeeroperaties voor een bedrag van 3,6 miljoen EUR. Deze betalingen zijn onregelmatig.	N.v.t.
2016	Het Statuut bepaalt dat bij externe selectieprocedures tijdelijk personeel alleen kan worden aangeworven voor de rangen SC 1 en SC 2, AST 1 tot AST 4 of AD 5 tot AD 8 (316). In 2016 wierf het Agentschap 14 personeelsleden aan in hogere AST-rangen. De aanwervingen in deze rangen zijn onregelmatig.	Nog af te handelen
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten steeg voor titel II (administratieve uitgaven) tot 6,4 miljoen EUR, ofwel 43 % (2015: 3,2 miljoen EUR, ofwel 38 %) en voor titel III (operationele uitgaven) tot 67,3 miljoen EUR, ofwel 37 % (2015: 40,2 miljoen EUR, ofwel 35 %). De belangrijkste reden is dat sommige contracten en operaties na het einde van het jaar doorlopen. Het Agentschap kan overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren om het onvermijdelijke tijdsverloop tussen juridische verbintenissen, de uitvoering van een overeenkomst en operaties enerzijds en de daarmee verband houdende betalingen anderzijds beter weer te geven.	Loopt nog
2016	Het niveau van de geannuleerde overdrachten uit 2015 was hoog voor titel III (operationele uitgaven), namelijk 6,4 miljoen EUR, ofwel 16 %, door een overschatting van de kosten van 2015 die in 2016 nog aan deelnemende landen moesten worden vergoed. Samenwerkende landen dienen nauwkeuriger kostenramingen te verstrekken en kosten tijdiger te rapporteren.	Loopt nog
2016	In het kader van het uitgebreide mandaat van het Agentschap wordt grote waarde gehecht aan terugkeeroperaties en in de begroting van 2016 was hiervoor 63 miljoen EUR bestemd. 23 miljoen EUR, ofwel 37,5 %, werd echter teruggestort in de EU-begroting omdat er minder terugkeeroperaties werden uitgevoerd dan verwacht. De aanzienlijke vertraging in de aanbestedingsprocedure voor een kaderovereenkomst ter waarde van 50 miljoen EUR voor het charteren van vliegtuigen en aanverwante diensten voor Frontex-terugkeeroperaties droeg bij aan deze situatie en is nog steeds van invloed op het aantal door het Agentschap geregelde terugkeeroperaties. Hoewel deze aanbestedingsprocedure volgens de planning in maart 2016 van start had moeten gaan, was dit aan het eind van het jaar nog niet gebeurd.	N.v.t.
2016	Op 22 december 2015 ondertekenden de Commissie en het Agentschap, de medebegunstigde en coördinator van drie andere medebegunstigden (EASO, IOM en UNHCR) (317),een subsidieovereenkomst ter waarde van 5,5 miljoen EUR inzake regionale ondersteuning van beschermingsgevoelig migratiebeheer in de Westelijke Balkan en Turkije voor een periode van drie jaar met ingang van 1 januari 2016. De samenwerkingsovereenkomsten met de drie partners (juridische verbintenissen) ter waarde van 3,4 miljoen EUR werden echter pas tussen augustus en november 2016 ondertekend. Voor twee van de overeenkomsten werden de begrotingskredieten, waarvoor de middelen al vóór het aangaan van de juridische verbintenissen vrijgemaakt hadden moeten zijn, pas in oktober en in december 2016 ondertekend. Verder bedroegen de begrotingskredieten 1,2 miljoen EUR, waarmee slechts de voorfinanciering werd gedekt. Een dergelijke procedure is in strijd met de regels van het Financieel Reglement inzake begrotingsbeheer en de late ondertekening van de overeenkomsten zorgde voor onzekerheid in de operationele samenwerking tussen de partners.	N.v.t.
2016	In de lijst van het aantal ambten van het Agentschap voor 2016 zijn 275 posten voor ambtenaren en tijdelijke functionarissen voorzien (318). Eind 2016 waren slechts 197 van deze posten, ofwel 71 %, bezet, voornamelijk vanwege het feit dat 50 nieuwe posten pas in oktober 2016 werden vastgesteld en dat de aanwerving nog steeds niet is afgerond. Het Agentschap heeft vanouds moeite met het vinden van personeel met het vereiste profiel, ten dele vanwege de salariscorrectiecoëfficiënt (66,7 %).	Loopt nog
2016	Na de uitbreiding van zijn mandaat zal het personeel van het Agentschap meer dan verdubbelen van 365 personeelsleden in 2016 tot 1 000 in 2020 (319). Deze toename is niet gebaseerd op een nauwkeurige schatting van behoeften.	N.v.t.
2016	Voor de geplande personeelstoename zal bijkomende kantoorruimte nodig zijn. Het Agentschap is samen met de Commissie en het gastland de mogelijkheden aan het analyseren om in deze behoeften te voorzien.	Afgerond

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

3.30.10.

Na het besluit van Frontex om het contract op te zeggen, moest de continuïteit van de diensten gewaarborgd worden totdat er een nieuwe contractant was geselecteerd.

Gezien de beperkingen op de markt voor de verlangde diensten in de regio (bijzonder weinig marktdeelnemers) was de meest adequate optie het sluiten van een „overbruggingsovereenkomst” met het bedrijf dat het op één na beste bod had gedaan in de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure voor de selectie van ferrybedrijven. Er was derhalve geen sprake van voortzetting van een reeds afgeronde aanbestedingsprocedure. Daarbij heeft Frontex in aanmerking genomen dat het betreffende bedrijf al eerder ferrydiensten voor Frontex had verzorgd die zeer positief zijn ontvangen. Dit ferrybedrijf voldeed bovendien aan alle technische minimumvereisten. De contractant was daarnaast bereid om de diensten te verlenen onder dezelfde voorwaarden als vastgelegd en aangeboden in de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure.

In november 2017 is een uitzondering ondertekend waarin de argumenten voor dit besluit worden toegelicht. De overbruggingsovereenkomst is in december 2017 door beide partijen ondertekend en in januari 2018 in werking getreden.

Het gebruik van het prijscriterium als enige criterium voor de gunning is zorgvuldig overwogen en gebaseerd op eerdere ervaringen van Frontex in de afgelopen twee jaar met betrekking tot het inschakelen van ferrydiensten voor overnameoperaties tussen de Griekse eilanden en Turkije. Vanwege de beperkingen op de markt in deze geografische zone (slechts een zeer beperkt aantal beschikbare bedrijven met een gering aanbod aan veerboten) was het niet mogelijk om kwalitatieve gunningscriteria te hanteren. Frontex had behoefte aan korte verbindingen tussen de Griekse eilanden en Turkije om op basis van de overnameovereenkomst tussen de EU en Turkije terugkeerders te vervoeren. Daarbij moest gewaarborgd worden dat die diensten onder veilige omstandigheden en met volledige eerbiediging van de grondrechten werden uitgevoerd.

3.30.11.

In overeenstemming met de laatste alinea van artikel 31, lid 2, van het Statuut („Om in specifieke behoeften van de instellingen te voorzien, kan bij de aanwerving van ambtenaren ook rekening worden gehouden met de heersende arbeidsmarktomstandigheden in de Unie”) heeft Frontex die arbeidsmarktomstandigheden (d.w.z. een lage correctiecoëfficiënt versus de vereiste professionele ervaring) daadwerkelijk in aanmerking genomen. Om die reden heeft het Agentschap hogere rangen in AST-functiegroepen toegekend. Dit sluit ook volledig aan bij de personeelsformatie (die een integraal onderdeel vormt van de begroting), waarbij door de begrotingsautoriteiten nooit vraagtekens zijn geplaatst.

Frontex stelt sinds maart 2017 echter geen externe kandidaten meer aan in rangen die hoger zijn dan AST 4.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.30.12.

De kosten van inspecties/onderhoud worden gedefinieerd als „Kosten verband houdende met alle inspecties/onderhoud (…) tijdens de gehele levensduur van het middel (…). Het tarief wordt gebaseerd op gegevens die door de producent worden verstrekt dan wel op gegevens van de onderhoudseenheid van de autoriteit die het middel inzet”.

Het uurtarief kan dan ook enerzijds de vorm aannemen van een kostendeclaratie van begunstigden op basis van ramingen van de producenten. Dat tarief kan echter ook gebaseerd zijn op de reële kosten zoals die in voorgaande jaren zijn gemaakt. Indien het om nieuwe activa gaat waarvoor geen gegevens beschikbaar zijn, kan voor de kostenraming gebruik worden gemaakt van referentiegegevens voor soortgelijke middelen. Het indienen van facturen (of, vanwege de hoeveelheid gegevens, soortgelijke boekhoudkundige bescheiden) is uitsluitend mogelijk indien het uurtarief is vastgesteld aan de hand van de reële kosten zoals die in het referentiejaar zijn gemaakt. Indien er geen concrete facturen beschikbaar zijn, heeft de begunstigde echter ook de mogelijkheid om een uurtarief vast te stellen op basis van gemiddelde referentieprijzen.

Dat was het geval bij de betreffende betaling, omdat de IJslandse kustwacht bij Frontex een raming van de onderhoudskosten per uur heeft ingediend. De documenten die door de IJslandse kustwacht ter beschikking zijn gesteld, komen overeen met de bevindingen van controles die achteraf in 2015 in IJsland zijn uitgevoerd. Het ex-postcontroleteam van Frontex heeft toentertijd het onderhoudscentrum bezocht en de door de IJslandse kustwacht verstrekte documenten geverifieerd die de basis hebben gevormd voor hun calculatiemethoden.

Frontex stelt zich dan ook op het standpunt dat de door IJsland beschikbaar gestelde documenten een afdoende onderbouwing vormen voor de goedkeuring van de betaling.

3.30.13.

Het totaalbedrag van de kosten per uur voor alle inspecties/onderhoud van vliegtuigen met vaste vleugels berust op drie contracten met elk hun specifieke regelingen:

—

Onderhoud van de motoren — voor het ondertekende contract geldt een maximumbedrag van 9 010 475,50 EUR; de basis voor de betalingen wordt echter gevormd door de uurprijs voor het onderhoud van één motor. De Guardia Civil brengt Frontex de uurprijs voor het motoronderhoud in rekening zoals die in het contract is gespecificeerd. Indien er minder uren aan het onderhoud van de motoren wordt besteed, wordt het plafond niet bereikt. In dit geval is dus het uurtarief en niet de totale waarde van het contract relevant.

—

Algemeen onderhoud — volgens de bepalingen van het betreffende contract is er sprake van een zogeheten totaalprijscontract (geen kaderovereenkomst) met maandelijkse facturen die betrekking hebben op de specifieke activiteiten die door de contractant zijn uitgevoerd. Het Agentschap gaat ervan uit dat de Guardia Civil aan het einde van de looptijd van het contract het totaalbedrag zal betalen zoals dat in het contract is gespecificeerd. De uurprijs wordt berekend door de totale kosten te delen door het aantal vlieguren.

—

Levering van reserveonderdelen — net als bij het voorgaande contract is hier sprake van een zogeheten totaalprijscontract (geen kaderovereenkomst) met maandelijkse facturen die betrekking hebben op de specifieke activiteiten die door de contractant zijn uitgevoerd. Het Agentschap gaat ervan uit dat de Guardia Civil aan het einde van de looptijd van het contract het totaalbedrag zal betalen zoals dat in het contract is gespecificeerd.

Om bovenstaande redenen kan het Agentschap zich niet vinden in de risicobeoordeling van de Rekenkamer. De bedragen die aan de Guardia Civil worden vergoed op basis van een totaalprijscontract zijn uiteindelijk namelijk gelijk aan de bedragen die uitgekeerd zouden worden op basis van reële facturen.

3.30.14.

Het huidige beheer van en de strategie voor de bedrijfscontinuïteit zijn, evenals de daaruit voortvloeiende bedrijfscontinuïteitsplannen, ontwikkeld en worden (jaarlijks) bijgewerkt op basis van het rechtskader en de rechtsstructuur zoals die tot eind 2016 van kracht waren.

Gezien de uitbreiding van het mandaat en de bijbehorende nieuwe structuur, zullen met name de bedrijfscontinuïteitsplannen door de hiervoor verantwoordelijke managers worden herzien. Door de organisatorische veranderingen is namelijk ook een complete revisie van de onderliggende bedrijfsprocessen noodzakelijk.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.30.15.

De belangrijkste uitdaging houdt verband met de beschikbaarheid van de vastgelegde kredieten in de loop van een bepaald jaar.

Teneinde het risico op een groot aantal annuleringen te minimaliseren, heeft Frontex begunstigden in het vierde kwartaal van 2016 daarom speciaal verzocht hun verzoeken om definitieve betaling voor in de tweede helft van 2016 afgeronde operaties in te dienen. Daarnaast hebben zij het verzoek gekregen om Frontex met betrekking tot de operationele activiteiten in 2016 te voorzien van nauwkeurige ramingen voor de te maken kosten van nog lopende (december 2016) of geplande (januari 2017) operaties. Het belangrijkste doel van deze verzoeken was te hoge ramingen op te sporen, de respectieve specifieke toewijzingen te reduceren en de betreffende financiële middelen nog in 2016 te hergebruiken. Deze actie heeft weliswaar een aantal positieve resultaten opgeleverd, maar het niveau van de overdrachtskredieten is nog steeds betrekkelijk hoog.

Ondanks de adequate raming van de reële financiële behoeften moest Frontex derhalve aanvullende middelen vrijmaken voor de financiële dekking van operaties in het najaar van 2016. In die fase waren er namelijk nog geen geannuleerde vastleggingen van de afgeronde en nog lopende operaties beschikbaar.

Met ingang van de operationele cyclus 2018 ontwikkelt en hanteert het Agentschap een vereenvoudigde subsidieregeling waarbij aanzienlijk meer gebruik wordt gemaakt van eenheidskosten bij subsidies met een looptijd tot één jaar; het Agentschap streeft ernaar, mede dankzij een beter toezicht op het gebruik van de subsidies, de annulering van overdrachten terug te dringen.

3.30.16

Terugkeer:

Hoewel het Agentschap kredieten heeft teruggegeven aan de Commissie, is de belangrijkste doelstelling op terugkeergebied gerealiseerd, te weten het verschaffen van technische en operationele bijstand aan de lidstaten om terugkeeroperaties uit te voeren enerzijds en de tenuitvoerlegging van specifieke activiteiten voorafgaand aan die terugkeer anderzijds (verbeteren van de identificatie van terugkeerders, verzorgen van trainingen, uitwisselen van kennis tussen lidstaten e.d.).

In 2017 is het aantal terugkeeroperaties dat door Frontex is gecoördineerd, aanzienlijk toegenomen: er was sprake van een stijging van 47 % vergeleken met 2016, met een stijging van het aantal teruggekeerde onrechtmatige migranten van 10 700 in 2016 tot 14 200 in 2017. Dit komt overeen met bijna 10 % van het totaal aantal migranten dat uit de EU daadwerkelijk naar een derde land is teruggekeerd (in 2014 was dat percentage 2 %).

Werving:

De teruggave in verband met personeelsuitgaven was voornamelijk een gevolg van problemen in het wervingsproces en de daaraan gekoppelde vertragingen: lange procedures, lange opzeggingstermijnen, onvoldoende kandidaten en ontbreken van een geografisch evenwicht als gevolg van een lage correctiecoëfficiënt. Niettemin beschouwt het Agentschap het aannemen en onderbrengen van 250 nieuwe personeelsleden in één jaar tijd als een buitengewone prestatie.

3.30.17.

In 2017 werd begonnen met de tenuitvoerlegging van de nieuwe verordening betreffende de Europese Grens- en kustwacht voor het Agentschap. Op grond van artikel 75, lid 13, van die verordening is het Agentschap verplicht een financiële operationele reserve in zijn begroting aan te houden voor de financiering van snelle grensinterventies (Rapid Border Interventions — Rabits) en terugkeerinterventies. Die reserve mag niet lager zijn dan 4 % van de toewijzing voor de operationele activiteiten. Op 1 oktober van elk jaar moet ten minste een vierde van de reserve nog beschikbaar zijn om de behoeften te dekken die tot het einde van dat jaar ontstaan.

De gedachte achter die verplichte operationele reserve is dat het Agentschap op elk moment gedurende een jaar over een bepaalde reserve beschikt om snelle grensinterventies uit te voeren, zodat de initiële kosten van een plotselinge operatie dan in ieder geval gedekt zijn. Het Europees Parlement heeft de oorspronkelijke tekst van de verordening Europese Grens- en kustwacht zoals die door de Commissie was voorgesteld, gewijzigd; het heeft toegevoegd dat op 1 oktober slechts een vierde van die reserve aangehouden hoeft te worden voor de resterende drie maanden van het jaar. In deze verordening is niet vastgelegd wat er na 1 oktober met de resterende driekwart van de reserve moet gebeuren; daar bestaat nog onduidelijkheid over.

De eerste overschrijving van eind september was bedoeld voor de financiering van toegenomen operationele activiteiten in de lucht en op zee en om eigen faciliteiten voor luchtruimbewaking aan te schaffen; de tweede overschrijving vond na 1 oktober plaats. De raad van bestuur is in de maandelijkse rapportages over die overschrijvingen geïnformeerd.

Het verdient volgens het Agentschap aanbeveling dat de wetgever op dit punt meer duidelijkheid verschaft.

3.30.18.

De niet wettelijk voorgeschreven reserve was al voorzien tijdens de voorbereidingen van het enkelvoudig programmeringsdocument (EPD) 2017-2019. In overeenstemming met artikel 75, lid 3 et seq., van de verordening Europese Grens- en kustwacht is in jaar N-2 begonnen met het opstellen van het EPD en met de raming van de ontvangsten en uitgaven. Dit proces is aan het einde van najaar N-1 afgerond. De verordening Europese Grens- en kustwacht is in oktober 2016 in werking getreden.

In 2016 moest het Agentschap het gedetailleerde werkprogramma voor het jaar 2017 (onderdeel van het EPD 2017-2019) opstellen. De definitieve uitkomst van de onderhandelingen over de verordening Europese Grens- en kustwacht waren op dat moment nog niet bekend en dus was er geen duidelijk omschreven rechtsgrondslag beschikbaar.

Eind 2016 was het EPD 2017-2019 afgerond en lag het ter goedkeuring bij de raad van bestuur. Die gaf zijn volledige steun aan het instellen van een niet-wettelijke reserve in de overgangsperiode naar de Europese Grens- en kustwacht.

In haar advies over het EPD 2017-2019 ((C2016)8722) merkt de Commissie in punt 63 hierover het volgende op: „De Commissie is verheugd over het feit dat de noodplannen zijn uitgegroeid tot een van de richtsnoeren voor het opstellen van het jaarlijkse werkprogramma en dat het Agentschap voornemens is om bijna 10 % van zijn operationele begroting toe te wijzen aan de zogeheten „operationele flexibiliteit” (…) Tegen die achtergrond roept de Commissie het Agentschap op binnen deze begroting twee afzonderlijke reserves te creëren: een eerste reserve die volledig in overeenstemming is met artikel 75, lid 13, van de verordening Europese Grens- en kustwacht en een tweede reserve die het Agentschap de mogelijkheid moet bieden om de operationele flexibiliteit in stand te houden teneinde naast de snelle grensinterventies ook andere noodsituaties het hoofd te kunnen bieden.”

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.30.19.

Frontex publiceert zijn vacatures in het Engels, terwijl EPSO vertalingen in alle officiële EU-talen verlangt. Gezien de talloze kennisgevingen van vacatures zou dit aanzienlijke kosten met zich brengen en ook tot vertragingen in het wervingsproces kunnen leiden. Frontex verspreidt informatie over zijn vacatures via andere kanalen, zoals het netwerk van EU-agentschappen, de raad van bestuur, permanente vertegenwoordigingen, EuroBrussels en social media.

3.30.20.

Frontex is bezig met het opzetten van de tools voor e-inschrijving. Na ondertekening van het Memorandum van overeenstemming met de Commissie (DG DIGIT) zal met de tenuitvoerlegging daarvan worden begonnen. De officiële deadline hiervoor is in artikel 90, lid 2, van de richtlijn inzake overheidsopdrachten bepaald op eind oktober 2018. Die richtlijn wordt door de Commissie naar analogie toegepast op de agentschappen. Frontex zal de gestelde deadline halen.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 4 — Europa als Wereldspeler

3.31. EUROPESE STICHTING VOOR OPLEIDING (ETF)

INLEIDING

3.31.1.

De Europese Stichting voor opleiding (hierna: „Stichting” ofwel „ETF”), gevestigd te Turijn, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1360/90 van de Raad (320) (herschikking Verordening (EG) nr. 1339/2008 (321)). Zij heeft ten doel de hervorming van de beroepsopleiding in de partnerlanden van de Europese Unie te ondersteunen. In dit kader helpt zij de Commissie bij de tenuitvoerlegging van diverse programma’s voor beroepsonderwijs.

3.31.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting (322).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Stichting

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	21	20
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (323)	130	125
Bron: Door de Stichting verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.31.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (324) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (325) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.31.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.31.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.31.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.31.7.

De hiernavolgende informatie doet niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.31.8.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag uit over de monitoring binnen ETF van de vooruitgang in beroepsonderwijs en -opleiding door middel van het Proces van Turijn (326). De Stichting stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.31.9.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

In 2016 werd er in opdracht van de Commissie een externe evaluatie van de Stichting verricht. Dit was de eerste stap in een horizontale evaluatie van de vier agentschappen die actief zijn op het gebied van werkgelegenheid, sociale zaken en inclusie (327). De conclusie van de evaluatie was dat de omvangrijke reorganisatie van de ETF sinds 2011 geen significante negatieve gevolgen heeft gehad en dat deze door zowel interne als externe belanghebbenden voornamelijk positief is gewaardeerd, met name wat betreft strategie en doeltreffendheid. Het bestuur van de ETF werd als doelmatig en doeltreffend gezien. In de evaluatie wordt ook benadrukt dat de ETF sinds 2011 haar monitoringscapaciteit is blijven versterken, maar dat zij haar activiteiten en resultaten nog steeds duidelijker kan presenteren. De situatie zou kunnen worden verbeterd door indicatoren te vereenvoudigen en samen te bundelen rond één enkele interventielogica en door in de gehele organisatie gebruik te maken van een gemeenschappelijke terminologie. De Stichting stelde een plan op ter uitvoering van de aanbevelingen van de beoordelaars.

N.v.t.

2016

In haar verslag over de jaarrekening van de Stichting betreffende het jaar 2011 wees de Rekenkamer er al op dat de situatie omtrent het kantoorgebouw van de Stichting onbevredigend is en het gevaar bestaat dat de activiteiten worden verstoord. De situatie verkeert in een impasse, aangezien het consortium dat een deel van het complex beheerde en in gebruik had, in 2011 failliet ging en een deel van het complex leeg liet staan. Het gastland moet dringend een oplossing vinden voor deze kwestie. Volgens de gastheerschapsovereenkomst worden tot 2027 passende faciliteiten gegarandeerd.

Afgerond

ANTWOORD VAN DE STICHTING

De Stichting neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

Agentschappen gefinancierd in het kader van MFK-rubriek 5 — Administratie

3.32. VOORZIENINGSAGENTSCHAP VAN EURATOM (EURATOM)

INLEIDING

3.32.1.

Het Voorzieningsagentschap van Euratom (hierna: „het Agentschap”), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht in 1958 (328). Besluit 2008/114/EG, Euratom van de Raad (329) verving de eerdere statuten van het Agentschap. Het Agentschap heeft als voornaamste taak, gebruikers in de EU een regelmatige voorziening te verzekeren van nucleair materiaal en met name kernbrandstof door middel van een gemeenschappelijk voorzieningsbeleid volgens het beginsel van gelijke toegang tot hulpbronnen.

3.32.2.

Van 2008 tot en met 2011 ontving het Agentschap geen eigen begroting ter dekking van zijn werkzaamheden. De Commissie nam alle kosten van het Agentschap voor de uitvoering van zijn werkzaamheden voor haar rekening. Vanaf 2012 kreeg het Agentschap van de Commissie een eigen begroting; deze dekt echter slechts een klein deel van zijn uitgaven.

3.32.3.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (330).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	0,1	0,1
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (331)	17	17
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.32.4.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (332) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (333) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.32.5.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.32.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.32.7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

Het Agentschap neemt akte van het verslag van de Rekenkamer.

Financieel autonome agentschappen

3.33. COMMUNAUTAIR BUREAU VOOR PLANTENRASSEN (CPVO)

INLEIDING

3.33.1.

Het Communautair Bureau voor plantenrassen (hierna: „Bureau” ofwel „CPVO”), gevestigd te Angers, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2100/94 van de Raad (334). De belangrijkste taken van het Bureau zijn het registreren en onderzoeken van de aanvragen tot verlening van kwekersrechten in de Unie, alsmede het door de bevoegde bureaus in de lidstaten laten uitvoeren van de nodige technische onderzoeken.

3.33.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (335).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	16	16
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (336)	44	51
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.33.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (337) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (338) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.33.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.33.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.33.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.33.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.33.8.

In 2017 was de documentatie van aanbestedings- en subsidietoekenningsprocedures ontoereikend. Bij de aanbesteding van contracten met een geringe en middelhoge waarde met betrekking tot diensten was er sprake van tegenstrijdigheden in de gepubliceerde aanbestedingsdocumenten, was de preselectie van kandidaten voor aanbestedingen met een geringe waarde nergens toegelicht en stelde het Bureau bij de aanbesteding in verband met uitzendkrachten geen evaluatieverslagen op. Bovendien werden de gunningscriteria niet duidelijk bekendgemaakt. Met betrekking tot de toekenning van subsidies waren de risicobeoordelingen ontoereikend en werden de adviezen van de deskundigen niet ondertekend.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.33.9.

Overeenkomstig zijn financieel reglement (339) moet het Bureau één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau nog geen van deze instrumenten ingevoerd.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.33.10.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2014	Het Bureau maakt voor de meeste van zijn betalingen gebruik van elektronisch bankieren. De rekenplichtige en haar twee vervangers kunnen betalingen elektronisch ondertekenen. Er is geen handtekening van een tweede persoon nodig, hetgeen een financieel risico inhoudt voor het Bureau.	Loopt nog
2014	Hoewel het Bureau sinds 1995 operationeel is, is er nog steeds geen zetelovereenkomst gesloten met de gastlidstaat die de voorwaarden zou verduidelijken waaronder het Bureau kan opereren alsook de voorwaarden die het Bureau zijn personeel kan bieden.	Loopt nog (Heeft het Bureau geen controle over)
2015	Op 31 december 2015 bedroegen de rechten die langer dan 90 dagen onbetaald waren gebleven (vooral jaarlijkse rechten) 240 766 EUR (340). Het Bureau maakte geen gebruik van alle opties die in zijn financieel reglement worden geboden om onbetaalde rechten te innen, zoals gedwongen invordering (341).	Loopt nog
2016	Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 788 540 EUR, ofwel 40 % (2015: 395 882 EUR, ofwel 28 %). Dit kan voornamelijk worden toegeschreven aan lopende renovaties van gebouwen (284 423 EUR), IT-projecten (253 483 EUR) en kosten met betrekking tot controles en evaluaties (137 098 EUR) waarvoor de diensten pas gedeeltelijk in 2017 worden geleverd of waarvan de facturen pas in 2017 worden ontvangen.	N.v.t.
2016	Het percentage geannuleerde betalingskredieten die van 2015 naar 2016 waren overgedragen, was ook hoog voor titel II met 17 % (2015: 20 %), hetgeen duidt op de noodzaak om de begrotingsplanning van het Bureau te verbeteren.	N.v.t.
2016	De oprichtingsverordening van het Bureau schrijft geen periodieke externe prestatie-evaluaties voor. Hoewel het Bureau of de Commissie op ad-hocbasis evaluaties van specifieke onderwerpen uitvoerde, zou het Bureau samen met de Commissie moeten overwegen om eens in de vijf jaar uitgebreide externe prestatie-evaluaties uit te laten voeren, zoals het geval is voor de meeste agentschappen. Bij een toekomstige wijziging van de oprichtingsverordening zou een dergelijk vereiste moeten worden ingevoerd.	Nog af te handelen (Heeft het Bureau geen controle over)

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.33.8.

Het Bureau neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer, stemt in met het verbeteren van de documentatie en informeert dat de noodzakelijke beoordelingen, evaluaties en adviezen deel uitmaakten van de procedures.

3.33.9.

Het Bureau is een contractuele overeenkomst aangegaan met de Europese Commissie voor het aanbieden van e-inschrijving vóór het einde van het jaar; de eigen e-factureringsoplossing van het CPVO is al beschikbaar. Er waren geen aanbestedingen op dat moment die voldeden aan de eis voor gebruik van de tool; bovendien was het gebruik van de tool op dat moment nog niet verplicht.

3.34. BUREAU VOOR INTELLECTUELE EIGENDOM VAN DE EUROPESE UNIE (EUIPO)

INLEIDING

3.34.1.

Het Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie (hierna: „Bureau”, ofwel „EUIPO”), tot 23 maart 2016 bekend als Harmonisatiebureau voor de interne markt („BHIM”), werd in 1993 opgericht. Zijn oorspronkelijke oprichtingsverordening werd voor de laatste maal herzien bij Verordening (EU) 2017/1001 van het Europees Parlement en de Raad (342). De kernactiviteit van het Bureau, dat gevestigd is in Alicante, is het registreren van EU-handelsmerken en geregistreerde communautaire tekeningen of modellen die geldig zijn in de gehele EU.

3.34.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau (343).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Bureau

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (344)	421	401
Totaalaantal personeelsleden per 31 december	910	995
Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.34.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (345) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (346) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.34.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.34.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.34.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.34.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.34.8.

In 2017 annuleerde het Bureau 3,2 miljoen EUR; ofwel 15,9 % van de overgedragen vastgelegde kredieten uit 2016, hetgeen wijst op een gebrekkige oorspronkelijke planning van begrotingsbehoeften, vooral op het gebied van samenwerking met nationale diensten voor intellectuele eigendomsrechten.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.34.9.

Het Bureau bleef voornamelijk de methode met vaste prijzen (347) gebruiken voor de aanbesteding van diensten. Prijzen voor specifieke dienstverleningscontracten komen voort uit eenheidsprijzen die vastgelegd werden in kaderovereenkomsten (prijs per mandag, enz.) en het geschatte benodigde aantal eenheden voor de specifieke dienst. Wanneer het Bureau offertes van contractanten verifieert, controleert het het correcte gebruik van de eenheidsprijzen.

3.34.10.

In de aanbestedingsprocedure voor een kaderovereenkomst voor algemeen advies, controles, studies en projectbeheerdiensten ter waarde van 80 miljoen EUR was de lijst met de te verlenen diensten binnen de kaderovereenkomst echter niet volledig. Om de offertes te kunnen evalueren, bevatte het bestek twee businesscases met betrekking tot het beheer van één project en één programma dat verscheidene projecten omvatte. Deze kaderovereenkomst is een meervoudige, gemengde kaderovereenkomst waarin deels gebruik wordt gemaakt van het cascademechanisme (algemene advisering en projectbeheer) en deels van het mechanisme van hernieuwde oproep tot mededinging (controle en studies). De hoeveelheid geraamde eenheden was echter al van tevoren vastgesteld door het Bureau, maar de inschrijvers was gevraagd om de verdeling tussen de verschillende profielen te bepalen. Mededinging voor de aanbesteding van deze kaderovereenkomst en bijgevolg ook sommige van de bijbehorende specifieke contracten was dan ook gebaseerd op eenheidsprijzen, soorten profielen en kwaliteit, maar niet op het aantal eenheden dat waarschijnlijk benodigd was, wat een ander cruciaal element is voor de berekening van een contract met vaste prijzen.

3.34.11.

We controleerden een specifiek contract, gesloten binnen deze kaderovereenkomst, met een vaste prijs van 145 447,50 EUR waarvan het voornaamste doel is ondersteuning te bieden bij het beheer van één project op het gebied van documentenbeheer. De vereiste mandagen voor deze diensten kunnen noch gekoppeld worden aan de businesscases die opgenomen zijn in het bestek, noch aan de beschrijving van de dienst in het specifieke contract. Een vaste prijs, zoals gespecificeerd in dit specifieke contract, brengt bijgevolg het risico mee dat de diensten niet op de zuinigste manier geleverd worden.

3.34.12.

Wanneer het niet mogelijk is om alle voorwaarden met betrekking tot de verrichting van de diensten te bepalen tijdens de aanbesteding van de kaderovereenkomst, is de hernieuwde oproep tot mededinging aan verscheidene kadercontractanten voor de specifieke contracten meer aangewezen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.34.13.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	De begrotingsuitvoeringsgraad van het Bureau was laag, namelijk 89 %, wat wijst op een onnauwkeurige inschatting van zijn uitgaven in de begroting van 2016. De nauwkeurigheid van de begroting van het Bureau, waar nodig bij amendement, is belangrijker geworden na de recente wijzigingen in de oprichtingsverordening en het financieel reglement van het Bureau, waarin onder meer mechanismen als de toewijzing van overschotten aan een reservefonds (348) en het bijbehorend vergoedingsmechanisme (349) die verband houden met de begrote bedragen, worden gespecificeerd.	Afgerond (350)
2016	In 2014 schreef het Bureau een openbare aanbesteding uit voor een kaderovereenkomst met een looptijd van vier jaar met een geraamd marktvolume van 30 miljoen EUR om adviesdiensten in te kopen die uiteenlopende activiteiten inhouden zoals dienstverlening op het gebied van audit, projectmanagement, algemeen advies en studies. De aanbestedingsprocedure en het daaropvolgende gebruik van de kaderovereenkomst werden echter voor een gedeelte niet goed beheerd. De doelstellingen en uit te voeren activiteiten waren niet voldoende specifiek om het volume van het kadercontract precies in te schatten. Bijgevolg was het in slechts twee jaar en zes maanden volledig verbruikt. Bovendien was er geen gebruik gemaakt van percelen, ondanks de grote diversiteit aan uit te besteden diensten en de sterk uiteenlopende uitgaven per activiteit. Het gebruik ervan had een stimulans kunnen zijn voor kleinere bedrijven om deel te nemen waar het ging om activiteiten met een geringe waarde. Doordat er was gevraagd om offertes tegen een vaste prijs van één enkele contractant die de kaderovereenkomst gebruikte, werd de prijsconcurrentie tenietgedaan en de afhankelijkheid van de contractant vergroot. Het Bureau moet overwegen overeenkomsten met meerdere leveranciers te sluiten en waar nodig een hernieuwde oproep tot mededinging doen.	Loopt nog (351)
2016	Het mandaat van het Bureau om merken, tekeningen en modellen te registreren voor de Europese eengemaakte markt zorgt voor veel vertaalwerk. De oprichtingsverordening van het Bureau bepaalt dat de voor de werking van het Bureau vereiste vertalingen door het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie („CdT”) worden verricht, met als gevolg dat het Bureau de grootste klant is van het CdT. Het Bureau maakt meer gebruik van interne oplossingen zoals (ver)taalgeheugens en de bijbehorende software. Deze tools zijn bedoeld om de kosteneffectiviteit en de doelmatigheid van het Bureau zelf te verbeteren. Vanuit het oogpunt van de Europese Unie kan de huidige situatie echter leiden tot dubbele inspanningen en bijbehorende kosten.	Loopt nog

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.34.8.

Hoewel het annuleringspercentage iets meer dan 15 % bedraagt, is het bedrag van 3,2 miljoen EUR aan geannuleerde vastgelegde overdrachten het laagste in de afgelopen tien jaar (sinds 2008). Het Bureau blijft samen met de nationale bureaus werken aan de terugdringing van de geannuleerde overdrachten via tussentijdse uitvoeringsverslagen en halfjaarlijkse evaluaties, waarbij toegenomen controlemaatregelen een integraal onderdeel vormen van elke nieuwe samenwerkingsovereenkomst. Bovendien zijn intern verdere maatregelen versterkt, zoals bewustmaking via begeleiding, training, informatieve nota’s en bijeenkomsten met de financiële actoren. Daarnaast heeft het Bureau voor het einde van 2017 voorzien dat het niveau van geannuleerde overdrachten meer dan 15 % zou bedragen en proactief extra maatregelen genomen om de overdrachten voor het volgende jaar te reduceren.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN GOEDE FINANCIËLE PRESTATIES

3.34.9.

Het Bureau neemt nota van de opmerkingen van de Rekenkamer.

Als opmerking vooraf wijzen wij erop dat de vastgelegde scenario’s in de aanbestedingsdocumenten waren bedoeld als de meest illustratieve en representatieve scenario’s voor manieren waarop het contract in de toekomst zal worden gebruikt; het was niet de bedoeling dat ze in detail zouden worden gekoppeld aan elk afzonderlijk specifiek contract.

Wat betreft de vraag of het passend is het concurrentiemechanisme weer in te voeren, en zoals is aangegeven in de reactie van het Bureau op de audit van 2016, is dit concept al ingevoerd in de beoordeelde raamovereenkomst voor audits en studies. Het Bureau heeft de toegevoegde waarde van dit mechanisme in vergelijking met de administratieve kosten ervan geëvalueerd. Gezien het intensieve gebruik dat het Bureau maakt van advies- en projectmanagementdiensten, beschouwt het dit niet als de meest efficiënte manier om dit type contracten te beheren. Bovendien zou, gezien het feit dat de huidige raamovereenkomst geldig is tot 2020, uitbreiding van dit mechanisme naar de advies- en projectmanagementdiensten op dit moment betekenen dat er een nieuwe aanbesteding moet komen. Het Bureau acht dit een onevenredig zware maatregel.

Binnen het bestaande „cascade”-mechanisme voor de advies- en projectmanagementdiensten bevestigt EUIPO opnieuw wat het in de audit van 2016 heeft geantwoord over het gebruik van het vaste-prijssysteem. De belangrijkste reden om deze optie te kiezen is dat het Bureau met rechtszaken voor de Spaanse nationale arbeidshoven betreffende „illegale overdracht van werknemers” wordt geconfronteerd die onder meer hun oorsprong vinden in het gebruik van het tijd- en middelensysteem in het verleden.

Het Bureau heeft ervaring in het beoordelen van de offertes binnen dit vaste-prijssysteem (onder het „cascade”-mechanisme). EUIPO beschikt over een speciaal team dat op basis van praktijken in het verleden en deskundigheid, beschikt over de vereiste kennis om in te schatten welke middelen nodig zijn om de taken achter de vaste-prijsdiensten te vervullen.

Wij menen echter dat de bezorgdheid van de Rekenkamer mogelijk kan worden weggenomen door het hanteren van andere contractvormen dan „vaste prijs”, zoals „opgegeven tijd en middelen”, die in de toekomst per geval door het Bureau kunnen worden overwogen. Bovendien streeft het Bureau ernaar nadere details te verstrekken en zijn eigen schattingen te documenteren van de middelen die nodig zijn om de taken achter de vaste-prijsdiensten te vervullen, voordat het de offerteaanvraag verstuurt, teneinde direct bewijs te leveren van de bovengenoemde deskundigheid van het Bureau.

3.35. GEMEENSCHAPPELIJKE AFWIKKELINGSRAAD (GAR)

INLEIDING

3.35.1.

De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad (hierna: „de Afwikkelingsraad” ofwel „GAR”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 806/2014 inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme („GAM-verordening”) (352). De Afwikkelingsraad heeft tot taak te zorgen voor een ordelijke afwikkeling van falende kredietinstellingen en bepaalde beleggingsondernemingen (hierna: „kredietinstellingen”), waarbij de gevolgen voor de reële economie en de overheidsfinanciën van de deelnemende lidstaten van de bankenunie zo veel mogelijk worden beperkt.

3.35.2.

De Afwikkelingsraad is belast met het beheer van het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds (hierna: „het fonds”), dat bij de GAM-verordening werd opgericht en dat het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme ondersteunt. Het fonds zal in de periode 2016-2023 geleidelijk worden opgebouwd en uiterlijk 31 december 2023 het streefdoel bereiken van ten minste 1 % van het bedrag van gedekte deposito’s van alle kredietinstellingen binnen de Europese bankenunie.

3.35.3.

De Afwikkelingsraad heeft een autonome begroting die geen deel uitmaakt van de EU-begroting. Bijdragen worden geïnd van kredietinstellingen gevestigd in lidstaten die deelnemen aan de bankenunie.

3.35.4.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad (353).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot de Afwikkelingsraad

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)
Deel I (administratieve begroting van de Afwikkelingsraad)	65	113
Deel II (begroting van het fonds)	11 800	6 462
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (354)	182	276
Bron: Door de Afwikkelingsraad verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.35.5.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van de Afwikkelingsraad, die bestaat uit de financiële staten (355) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (356) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.35.6.

Naar ons oordeel geven de rekeningen van de Afwikkelingsraad over het op 31 december 2017 afgesloten jaar op alle materiële punten een getrouw beeld van de financiële situatie van de Afwikkelingsraad per 31 december 2017, van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen en van de veranderingen van de nettoactiva in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.35.7.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.35.8.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

3.35.9.

Zonder iets af te doen aan het in de paragrafen 3.35.6-3.35.8 gegeven oordeel wil de Rekenkamer benadrukken dat de bijdragen aan het fonds worden berekend op basis van de informatie die door kredietinstellingen (en sommige beleggingsondernemingen) aan de Afwikkelingsraad wordt verstrekt. Onze controle van de ontvangsten van de Afwikkelingsraad was gebaseerd op deze informatie, maar de betrouwbaarheid ervan is niet geverifieerd. De GAM-verordening voorziet niet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie. Verder merkt de Rekenkamer op dat de methodologie om de in het rechtskader vastgelegde bijdragen te berekenen uiterst complex is, wat een risico voor de nauwkeurigheid inhoudt. Bovendien kan de Afwikkelingsraad geen gedetailleerde informatie verstrekken over de berekeningen van de bijdragen per kredietinstelling waarvoor een risicobeoordeling is verricht omdat deze onderling verbonden zijn en vertrouwelijke informatie over andere kredietinstellingen bevatten. Dit is van invloed op de transparantie van deze berekeningen.

3.35.10.

Administratiefberoeps- of gerechtelijke procedures inzake de bijdragen aan het fonds tussen enkele kredietinstellingen, nationale afwikkelingsautoriteiten en de Afwikkelingsraad, alsmede beroepen die bij het Hof van Justitie van de Europese Unie zijn ingesteld door voormalige aandeelhouders en crediteuren van de Banco Popular Español, S.A na vaststelling van de afwikkelingsregeling vielen niet onder onze controle teneinde de positie van de partijen op geen enkele wijze te beïnvloeden. Gedetailleerde informatie wordt in paragraaf 8 van de jaarrekening van de Afwikkelingsraad gegeven.

3.35.11.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.35.12.

De Afwikkelingsraad zorgde er niet voor dat betalingen tijdig werden verricht. Ongeveer 28 % van de betalingen (9,5 % van de totale betaalde bedragen) aan contractanten en kostenvergoedingen aan deskundigen en personeelsleden werd te laat verricht.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.35.13.

Artikel 92, lid 4, van de GAM-verordening schrijft voor dat de Rekenkamer met name verslag uitbrengt over de gerelateerde verplichtingen van de Afwikkelingsraad, de Raad en de Commissie die voortvloeien uit de verrichting van hun taken uit hoofde van de GAM-verordening. De Rekenkamer zal een afzonderlijk verslag over deze aangelegenheid publiceren.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.35.14.

In het indicatieve aanbestedingsplan (IPP) dat als bijlage bij het jaarlijkse werkprogramma (AWP) 2017 is gevoegd, werd ervan uitgegaan dat 16 verschillende diensten zouden worden aanbesteed, maar in werkelijkheid werden alleen juridische diensten aanbesteed. Verder bedroeg de geschatte contractwaarde voor juridische diensten in het IPP 3 miljoen EUR, terwijl het aanbestede bedrag 29 miljoen EUR was. In 2017 vonden er geen aanbestedingen plaats voor de overige 15 diensten die in het IPP werden genoemd. Dit wijst op een gebrekkige planning van aanbestedingen.

3.35.15.

Van de 29 miljoen EUR die voor juridische diensten werd aanbesteed, werd 20 miljoen EUR aanbesteed via elf procedures van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande publicatie. Daarnaast werden twee contracten ter waarde van 3 miljoen EUR voor diensten op het gebied van economische en financiële waardering (zoals gepland in het AWP van 2016) ook aanbesteed met behulp van dezelfde procedure. Buitensporig gebruik van dergelijke procedures beperkt de mededinging.

3.35.16.

Overeenkomstig het financieel reglement van de Afwikkelingsraad moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (357). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). De Afwikkelingsraad had eind 2017 nog geen van deze instrumenten ingevoerd.

3.35.17.

De Afwikkelingsraad publiceert kennisgevingen van vacatures op zijn eigen website en op sociale media, maar gewoonlijk niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel in overeenstemming zou zijn met het transparantiebeginsel, voor meer publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.35.18.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2015	In 2015 werd de Afwikkelingsraad operationeel en heeft hij geleidelijk zijn internebeheersingsomgeving opgezet. Een aantal essentiële procedures en beheersingsmaatregelen moet echter nog worden opgesteld, vastgesteld of uitgevoerd, waaronder de risicobeheersings- en controlestrategie, de internecontrolenormen, de periodieke beoordeling van het deugdelijk functioneren van het internebeheersingssysteem en de fraudebestrijdingsstrategie.	Loopt nog
2016	Het boekhoudsysteem van de Afwikkelingsraad was nog niet door de rekenplichtige gevalideerd.	Loopt nog
2016	De uitvoeringsgraad was laag, namelijk 62 % (2015: 67 %), ofwel 35 miljoen EUR (2015: 15 miljoen EUR) (358) van de beschikbare kredieten. Dit komt voornamelijk door de aard van de activiteiten van de Afwikkelingsraad en het bestaande rechtskader voor de begroting. Hoewel de begroting voorziet in kredieten voor de dagelijkse activiteiten van de Afwikkelingsraad en het beheer van afwikkelingszaken, vond er in 2016 geen afwikkeling plaats. De ongebruikte kredieten zullen leiden tot een verlaging van de toekomstige bijdragen van kredietinstellingen.	Loopt nog
2016	De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel II (administratieve uitgaven) bedragen 3,1 miljoen EUR, ofwel 35 % (2015: 3,3 miljoen EUR, ofwel 70 %) van het totaal aan vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk in 2016 ondertekende IT-contracten (1,9 miljoen EUR) en in 2016 geleverde beveiligingsdiensten die nog niet waren gefactureerd en betaald (0,6 miljoen EUR).	N.v.t.
2016	De overgedragen vastgelegde kredieten onder begrotingstitel III (operationele uitgaven) bedragen 5,3 miljoen EUR, ofwel 66 % (2015: 1,6 miljoen EUR, ofwel 40 %) van de vastgelegde kredieten. Deze betreffen voornamelijk door de Europese Centrale Bank geleverde diensten (1,9 miljoen EUR), juridische diensten (1,5 miljoen EUR) en IT-contracten (1,3 miljoen EUR) die in 2017 moeten worden betaald. Een dermate hoog niveau aan overdrachten is in strijd met het beginsel van jaarperiodiciteit.	N.v.t.
2016	In de periode juli tot en met oktober 2016 legde de Afwikkelingsraad 2 miljoen EUR vast voor de inkoop van juridische diensten waaraan geen financieringsbesluit was voorafgegaan en die ook niet voorzien waren in het jaarlijkse werkprogramma en de begroting.	Loopt nog
2016	Omdat de Europese Centrale Bank in 2016 een negatieve depositorentevoet toepaste, werd uit het fonds negatieve rente ter hoogte van 24 miljoen EUR (359) aan nationale centrale banken betaald. Hierdoor verminderde het bedrag van gecumuleerde bijdragen dat beschikbaar was voor toekomstige afwikkelingen.	Loopt nog (niet onder controle van de GAR)
2016	De Afwikkelingsraad moet haar aanwervingsprocedures versnellen, duidelijke minimumvereisten voor kandidaten vastleggen en de functie en verantwoordelijkheden van leden van het selectiecomité beter beschrijven.	Afgerond

ANTWOORD VAN DE AFWIKKELINGSRAAD

3.35.9.

De jaarlijkse vooraf te betalen bijdragen aan het Fonds worden berekend op basis van informatie die kredietinstellingen en sommige beleggingsondernemingen aan de Raad verstrekken. Hoewel de GAM-verordening niet voorziet in een alomvattend en consistent controlekader ter waarborging van de betrouwbaarheid van de informatie, doet het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds zoveel mogelijk om dit euvel te verhelpen. De verstrekte gegevens worden vergeleken met de gegevens die de instellingen het voorafgaande jaar hebben ingediend, alsook met de gegevens in de databank van de ECB. Indien afwijkingen worden vastgesteld, worden deze aan de nationale afwikkelingsautoriteiten gesignaleerd met een vraag om toelichting. Op die manier hebben we de kwaliteit van de gegevens in de voorbije periodes kunnen verbeteren. Bovendien kan de Afwikkelingsraad geen gedetailleerde informatie over het risicogerelateerde deel van de berekeningen van de vooraf te betalen bijdragen per kredietinstelling verstrekken omdat deze onderling verbonden zijn en dus vertrouwelijke informatie over andere kredietinstellingen zouden onthullen. Het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds heeft evenwel de berekeningsmethode en details over de ijking gepresenteerd en heeft zo blijk gegeven van transparantie en samenwerking.

3.35.12.

Door de combinatie van een onverwacht hoge werklast, het betreurenswaardige personeelsverloop in het financiële team en het algemene probleem om ervaren personeel te vinden, had het financiële team in 2017 onvoldoende slagkracht om alle financiële dossiers (waaronder facturen) efficiënt te kunnen verwerken. Daardoor moest voor 1,1 % van de facturen rente wegens achterstallige betaling worden betaald.

Sinds het vierde kwartaal van 2017 heeft het team versterking gekregen en zijn er maatregelen genomen om een tijdige verwerking van de facturen te garanderen. Tot dusver is in 2018 ongeveer 98 % van de facturen binnen de gestelde termijn betaald. Elke laattijdige betaling wordt nu nauwkeurig onderzocht om verdere verbeteringen te kunnen aanbrengen.

3.35.14.

Het indicatieve aanbestedingsplan 2017 van de GAR was vastgesteld in 2016, dat pas het tweede volledige werkjaar van de GAR was. Er waren toen nog geen afwikkelingszaken geweest en de Afwikkelingsraad beschikte over weinig ervaring waarop hij zijn aanbestedingsplan kon baseren. Als nieuw agentschap heeft de GAR zich bij verscheidene interinstitutionele raamovereenkomsten onder beheer van de Europese Commissie kunnen aansluiten. Dit heeft ertoe geleid dat meerdere aanbestedingsprocedures die de GAR in 2017 had moeten uitschrijven, uiteindelijk niet zijn doorgegaan. In 2018 wordt de uitvoering van het aanbestedingsplan van nabij gevolgd en er worden extra inspanningen geleverd om de planning van aanbestedingsprocedures te verbeteren.

3.35.15.

De GAR heeft in 2017 in totaal 20 miljoen EUR vastgelegd voor juridische diensten. Bijna alle procedures van gunning via onderhandelingen zonder voorafgaande publicatie van een aankondiging van de opdracht hadden betrekking op rechtsgedingen (8 van de 10 contracten, met een totale waarde van 10,9 miljoen EUR), welke niet onder het toepassingsgebied van Richtlijn 2014/24/EU vallen. Hiertoe behoort ook het grote aantal rechtszaken dat bij het Hof van Justitie van de Europese Unie werd aangespannen na de eerste afwikkelingszaak van de GAR. Bijgevolg beschouwt de GAR het gebruik van dergelijke procedures niet als buitensporig. Wat de contracten voor economische en financiële waardering betreft, leverde in 2017 in twee van de twaalf gevallen een hernieuwde oproep tot mededinging niets op, waardoor de GAR zijn toevlucht moest nemen tot een onderhandelingsprocedure. Gezien de aard van het onderwerp van het contract en de behoefte aan strikte vertrouwelijkheid werd in overeenstemming met de geldende voorschriften geen aankondiging van opdracht gepubliceerd.

3.35.16.

Sinds de oprichting van de GAR hebben marktdeelnemers via zijn website online toegang tot aanbestedingsdocumenten. Deze toegang is sinds eind 2017 volledig geïntegreerd in het e-aanbestedingsplatform. In juni 2017 heeft de GAR tevens gevraagd om zich bij e-inschrijving te mogen aansluiten, maar de Commissie heeft nog geen toegang verleend.

3.35.17.

De GAR heeft vastgesteld dat dergelijke publicaties op de EPSO-website het aantal sollicitaties en de kwaliteit ervan niet verhogen, terwijl ze wel veel geld kosten wegens de verplichte vertaling van de kennisgeving van vacature. Daarom geeft de GAR er de voorkeur aan zijn vacatures te publiceren op zijn eigen website en via EU_CV online en LinkedIn, en de vacatures mee te delen aan zijn partners (centrale banken, ministeries van Financiën, nationale autoriteiten, andere EU-agentschappen en permanente vertegenwoordigingen).

3.36. VERTAALBUREAU VOOR DE ORGANEN VAN DE EUROPESE UNIE (CdT)

INLEIDING

3.36.1.

Het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna: „Bureau” ofwel „CdT”), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (360). Het Bureau heeft tot taak, voor de instellingen en organen van de Europese Unie desgewenst de vertalingen te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten.

3.36.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum (361).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Centrum

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	51	49
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (362)	225	215
Bron: Door het Centrum verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.36.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Centrum, die bestaat uit de financiële staten (363) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (364) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.36.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.36.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.36.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Andere aangelegenheid

3.36.7.

Het Bureau heeft tot taak om voor de agentschappen en organen van de EU, en desgewenst voor de EU-instellingen, vertaaldiensten te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten. De meeste agentschappen en organen zijn volgens hun oprichtingsverordeningen verplicht om gebruik te maken van de vertaaldiensten van het Bureau. Een aantal hiervan (die goed zijn voor meer dan de helft van de ontvangsten van het Bureau) maakt steeds vaker gebruik van interne vertalers en andere alternatieve oplossingen. Dit betekent echter dat de capaciteit van het Bureau niet optimaal wordt benut, dat er op Europees niveau sprake is van parallelle systeemontwikkeling en een verdubbeling van exploitatiekosten en dat het bedrijfsmodel en de bedrijfscontinuïteit van het Bureau in gevaar kunnen komen. In 2017 werd een externe evaluatie over de geschiktheid van het bedrijfsmodel van het Bureau verricht. Ten tijde van onze controle was het definitieve evaluatieverslag nog niet vastgesteld (365).

3.36.8.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.36.9.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.36.10.

Overeenkomstig hun financiële kaderregeling moeten de agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (366) (367). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen geldt, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.36.11.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het Bureau heeft nog geen bedrijfscontinuïteitsplan ingevoerd. Het voldoet dus niet aan internecontrolenorm 10 (368).

Afgerond

2016

Eind 2016 bedroegen de door het Bureau aangehouden kasmiddelen en kortetermijndeposito’s 34,2 miljoen EUR (eind 2015: 38,3 miljoen EUR) en de reserves bedroegen 31,1 miljoen EUR (eind 2015: 34 miljoen EUR). Deze afname is het resultaat van een budgettaire aanpak die tot doel heeft het gecumuleerde overschot van voorgaande jaren te beperken (369).

Loopt nog

ANTWOORD VAN HET CENTRUM

3.36.9.

De rekenplichtige is onafhankelijk in de uitvoering van zijn boekhoudkundige taken. Deze onafhankelijkheid wordt gewaarborgd door het feit dat de persoon benoemd wordt door de raad van bestuur en een vaste post bezet. Teneinde de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken, rapporteert deze functionaris met ingang van 2018 zijn boekhoudkundige taken rechtstreeks aan de directeur van het Vertaalbureau. De jaarlijkse evaluatie van de rekenplichtige wordt ook uitgevoerd door de directeur.

3.36.10.

De tenuitvoerlegging van e-Tendering en e-Submission zijn voorzien in het werkprogramma voor 2018 van het Vertaalbureau. Beide tools, ontwikkeld door de Commissie, worden door het Vertaalbureau in gebruik genomen met ingang van oktober 2018.

Uitvoerende agentschappen van de Commissie

3.37. UITVOEREND AGENTSCHAP ONDERWIJS, AUDIOVISUELE MEDIA EN CULTUUR (EACEA)

INLEIDING

3.37.1.

Het Uitvoerend Agentschap onderwijs, audiovisuele media en cultuur (hierna: „het Agentschap” ofwel „EACEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Uitvoeringsbesluit nr. 2013/776/EU van de Commissie (370) tot intrekking van Besluit nr. 2009/336/EG (371). Het Agentschap heeft tot taak de door de Commissie vastgestelde programma’s op het gebied van onderwijs, audiovisuele media en cultuur te beheren, met inbegrip van de gedetailleerde uitvoering van projecten met een technisch karakter.

3.37.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (372).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	49	50
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (373)	442	436
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.37.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (374) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (375) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.37.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.37.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.37.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.37.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.37.8.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.37.9.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (376). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.37.10.

In 2017 publiceerde de dienst Interne Audit van de Commissie controleverslagen over het beheer van invorderingsopdrachten voor mededingingsboetes (waaronder garanties voor mededingingsboetes) en voor invorderingsopdrachten in het kader van het corrigerend vermogen van de Commissie alsmede over subsidiebeheer in fase 1 met betrekking tot Erasmus+ en Creatief Europa (377). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.37.11.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

Bij zijn jaarlijkse inventaris van activa in 2016 was het Agentschap niet in staat de plaats de bepalen van 46 IT-apparaten met een totale aanvankelijke aankoopwaarde van ongeveer 22 000 EUR, hetgeen duidt op tekortkomingen in de bescherming van activa.

Afgerond

2016

Het niveau aan overdrachten van vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap): 2,3 miljoen EUR, ofwel 47 % (2015: 2,8 miljoen EUR, ofwel 50 %). Deze hebben voornamelijk betrekking op lopende controles van projecten (0,8 miljoen EUR) en IT-diensten (0,9 miljoen EUR) die in 2016 waren besteld maar aan het einde van het jaar nog niet waren gefactureerd of pas in 2017 zullen worden geleverd.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.37.8.

Het Agentschap is van mening dat zijn rekenplichtige een hoge mate van onafhankelijkheid geniet. Zijn benoeming door de Stuurgroep en de functionele verantwoording jegens deze groep terzijde gelaten, is het belangrijk erop te wijzen dat de rekenplichtige van het EACEA een gedetacheerde hoge ambtenaar van de Commissie is. Zijn status geeft hem als zodanig al een veel hogere mate van onafhankelijkheid dan lokaal aangeworven rekenplichtigen. Dit houdt in dat de gedetacheerde rekenplichtige deel uitmaakt van de organisatiestructuur van het verantwoordelijke DG — in ons geval DG EAC.

Het Agentschap zal de opmerking van de Rekenkamer analyseren en daarbij potentiële maatregelen die andere EU-agentschappen hebben genomen en/of interne richtsnoeren van de Commissie in overweging nemen. Aangezien zich momenteel wijzigingen in het topmanagement van het Agentschap voordoen, zal dit punt de nieuwe directeur ter overweging worden voorgelegd.

3.37.9.

Het Agentschap volgt het project van elektronische aanbestedingen van de Commissie op de voet. Het is van plan in juli 2018 met e-aanbesteding aan te vangen, en daarna e-indiening te implementeren.

3.37.10.

Beide actieplannen zijn inmiddels gezonden naar de dienst Interne Audit, die ze heeft aanvaard. Hier zij erop gewezen dat vrijwel alle geplande acties intussen zijn uitgevoerd.

3.38. UITVOEREND AGENTSCHAP VOOR KLEINE EN MIDDELGROTE ONDERNEMINGEN (EASME)

INLEIDING

3.38.1.

Het Uitvoerend Agentschap voor kleine en middelgrote ondernemingen (Easme) (hierna: „Agentschap” ofwel „Easme”), gevestigd te Brussel, werd opgericht voor de periode 1 januari 2014 tot en met 31 december 2024 bij Uitvoeringsbesluit 2013/771/EU van de Commissie (378). Zijn de belangrijkste taken zijn het beheren, in nauwe samenwerking met zeven directoraten-generaal van de Commissie, van EU-acties op het terrein van onderzoek en innovatie, concurrentievermogen van kmo’s, milieu en klimaatmaatregelen, maritieme zaken en visserij.

3.38.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (379).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	36	43
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (380)	417	434
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.38.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (381) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (382) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.38.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.38.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.38.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.38.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

3.38.8.

In de loop van de controle van de EU-agentschappen die dit jaar plaatsvindt, maakten wij een analyse van hun boekhoudkundige omgeving, met inbegrip van de hiërarchische positie en de onafhankelijkheid van rekenplichtigen, alsmede het aspect van de tijdige (her)validatie van boekhoudkundige systemen. De meerdere van de rekenplichtige van het Agentschap is het hoofd van de afdeling Financiën. Wij achten het dus noodzakelijk om de onafhankelijkheid van de rekenplichtige te versterken door hem rechtstreeks verantwoording te laten afleggen aan de directeur van het Agentschap (administratief) en het directiecomité (functioneel).

3.38.9.

Daarnaast werd het mandaat van het Agentschap aanzienlijk uitgebreid in 2014 en beheert het nu EU-maatregelen op verschillende gebieden in samenwerking met zeven directoraten-generaal van de Commissie. Hoewel de procedures van het Agentschap aanzienlijk zijn veranderd en de begroting en het personeelsbestand aanzienlijk zijn toegenomen, werden de boekhoudkundige systemen voor het laatst gehervalideerd in 2012.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.38.10.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (383). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-aanbesteding en e-inschrijving ingevoerd, maar niet e-facturering.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.38.11.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie controleverslagen uit over het beheer door het Agentschap van het Cosme-programma (het programma voor concurrentievermogen van ondernemingen en voor kmo’s) en het proces voor personeelsbeheer van het Agentschap (384). Het Agentschap stelde actieplannen op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.38.12.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 1 250 000 EUR, ofwel 33 % (2015: 998 324 EUR, ofwel 14 %) en voor titel III (ondersteuning van de werking van het Agentschap) met 2 550 000 EUR, ofwel 62 % (2015: 4 miljoen EUR, ofwel 65 %). Voor titel II houden deze vooral verband met huur (0,6 miljoen EUR) en de aanschaf van hardware die aan het eind van het jaar nog niet was geleverd (0,5 miljoen EUR). Overdrachten voor titel III houden verband met evaluaties van externe deskundigen en het monitoren van het Life-programma (1,5 miljoen EUR), lopende verificaties achteraf (0,5 miljoen EUR) en IT-diensten (0,5 miljoen EUR) die in 2016 werden besteld maar aan het eind van het jaar slechts gedeeltelijk waren geleverd en nog niet gefactureerd. Het Agentschap zou kunnen overwegen om gesplitste begrotingskredieten in te voeren teneinde het meerjarige karakter van de activiteiten en het onvermijdelijke tijdsverloop tussen de ondertekening van een contract, de levering en de betaling beter weer te geven.

Loopt nog

2016

Het niveau van geannuleerde overdrachten uit het voorgaande jaar was hoog voor titel I (personeelsuitgaven) met 32 000 EUR, ofwel 8,3 %, waaruit een overschatting van begrotingsbehoeften blijkt.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.38.8.

Volgens het Agentschap biedt het internecontrolesysteem redelijke zekerheid dat taken doeltreffend worden gescheiden en dat de onafhankelijkheid van de rekenplichtige niet in het gedrang komt.

De rekenplichtige is benoemd door de stuurgroep. De stuurgroep stelt de voorlopige en definitieve rekeningen, de administratieve begroting en eventuele andere wijzigingen vast. De belangrijkste deliverables van de rekenplichtige worden door de directeur van het Agentschap goedgekeurd.

Wijziging van de huidige rapportage- en organisatiestructuur zou naar de mening van het Agentschap geen grote invloed hebben op de risico’s en controles van de boekhoudkundige transacties. Het Agentschap zal de situatie echter nauwlettend volgen en zo nodig de organisatie en de rapportagelijnen aanpassen.

3.38.9

Het boekhoudteam is in december 2017 met de validering van de boekhoudsystemen begonnen en zal deze in de loop van 2018 afronden.

3.38.10.

Op inkoopgebied heeft het Agentschap sinds 2013 e-facturering voor een zeker aantal IT-dienstverleners geïmplementeerd, waaronder volledige elektronische verwerking en een automatische interface met de ABAC-workflow. Vanaf 2018 zal de elektronische facturering verder worden bevorderd en geleidelijk ook aan andere leveranciers worden opgelegd, afhankelijk van hun infrastructuur en mate van voorbereiding op het vlak van e-facturering.

3.39. Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (ERCEA)

INLEIDING

3.39.1.

Het Uitvoerend Agentschap Europese Onderzoeksraad (hierna: „Agentschap” ofwel „ERCEA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/37/EG van de Commissie (385). Het Agentschap werd opgericht voor een periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017 voor het beheer van het specifieke programma „Ideeën” in het kader van het zevende kaderprogramma voor onderzoek. Krachtens Besluit 2013/743/EU (386) van de Raad werd het Agentschap de specifieke uitvoeringsstructuur die verantwoordelijk is voor de administratieve tenuitvoerlegging en voor de uitvoering van het onderzoeksprogramma Horizon 2020, en voert zij de maatregelen uit in het kader van deel I van het programma „Excellente wetenschap”, die betrekking hebben op de specifieke doelstelling om grensverleggend onderzoek te stimuleren door middel van de activiteiten van de Europese Onderzoeksraad (ERC) (387).

3.39.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (388).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	43	47
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (389)	461	477
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.39.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (390) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (391) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.39.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.39.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.39.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.39.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.39.8.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (392). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-aanbesteding en e-facturering ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.39.9.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een controleverslag over de processen ter afsluiting van KP7-projecten (393) uit (394). Het Agentschap stelde een actieplan op om alle terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.39.10.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerkingen van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	Openings- en evaluatieverslagen van de comités inzake openbare aanbesteding en werving van het Agentschap bevatten geen volledige en accurate weergave van de daadwerkelijk gevolgde procedures. Door de onvolledige verslagen wordt de transparantie van deze procedures in gevaar gebracht.	Afgerond
2016	In het controleverslag van september 2016 concludeerde de dienst Interne Audit (DIA) van de Commissie dat het Agentschap een aantal strategische en operationele maatregelen getroffen heeft om de processen rondom werving, behoud en toewijzing van zijn personeel te verbeteren. In deze context concludeerde de DIA dat het Agentschap een geschikt proces voor personeelsbeheer heeft ontworpen en toegepast om competent en betrokken personeel in te zetten om zijn doelen te bereiken. Hoewel er geen kritieke of zeer belangrijke kwesties werden geïdentificeerd, zijn het Agentschap en de DIA een actieplan overeengekomen om dit proces op bepaalde vlakken verder te verbeteren.	Loopt nog
2016	Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten was nog steeds hoog voor titel III (operationele uitgaven): 1,3 miljoen EUR, ofwel 40 % (2015: 1,5 miljoen EUR, ofwel 43 %), voornamelijk in verband met externe controles en communicatieactiviteiten die tot in het volgende jaar doorlopen. Het hoge niveau aan overdrachten is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.39.8.

Momenteel is e-inschrijving alleen mogelijk bij openbare procedures (de drempel hiervoor is vastgesteld bij Richtlijn 2014/24/EU betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en bedroeg 135 000 EUR in 2017). Aangezien het Agentschap in 2017 geen procedure van die aard heeft ingesteld, en zulks in 2018 evenmin zal doen, verkeerde het in 2017 niet in een positie om van e-inschrijving gebruik te maken. Volgens de routekaart van de Commissie wordt het gebruik van e-inschrijving vanaf eind 2018 verplicht voor alle instellingen en agentschappen van de EU. Met de integratie is daarom in 2018 een aanvang gemaakt zodat het Agentschap aan het einde van het jaar gereed is voor het gebruik van e-inschrijving. Wat de onderhandelingsprocedure betreft, zal het Agentschap gebruik gaan maken van e-inschrijving zodra de Commissie die optie in deze module heeft opgenomen.

3.39.9.

In navolging van het door ERCEA opgestelde en de dienst Interne Audit (DIA) goedgekeurde actieplan in verband met de controle van de „afsluiting van KP7-projecten” heeft het Agentschap alle maatregelen tijdig uitgevoerd en op 9 april 2018 bij de DIA ingediend voor follow-up.

3.40. UITVOEREND AGENTSCHAP INNOVATIE EN NETWERKEN (INEA)

INLEIDING

3.40.1.

Het Uitvoerend Agentschap innovatie en netwerken (INEA, hierna: „Agentschap”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2013/801/EU van de Commissie (395) als vervanger en opvolger van het Uitvoerend Agentschap voor het trans-Europees vervoersnetwerk. Het Agentschap werd voor een periode die begon op 1 januari 2014 en eindigt op 31 december 2024 opgericht voor het beheer van de acties van de EU op het gebied van de financieringsfaciliteit voor Europese verbindingen, het programma Horizon 2020 voor de financiering van onderzoek en innovatie, het trans-Europees vervoersnetwerk en het Marco Polo-programma.

3.40.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (396).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	22	24
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (397)	225	249
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.40.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (398) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (399) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.40.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.40.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.40.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.40.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.40.8.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (400). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Bureau voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.40.9.

In 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie een verslag uit over Fase 2 subsidiebeheer: projectbeheer en betalingen voor de financieringsfaciliteit voor Europese verbindingen binnen INEA (401). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.40.10.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerkingen van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2016

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III met 0,5 miljoen EUR, ofwel 48 % (2015: 0,5 miljoen EUR, ofwel 51 %). Dit was vooral te wijten aan IT- en auditcontracten die ook na het einde van het jaar nog werden uitgevoerd.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.40.8.

Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd. Het heeft dit niet gedaan voor de modules e-aanbesteding en e-indiening aangezien het hiermee niet te maken krijgt. In feite vinden inkoopactiviteiten uitsluitend plaats met behulp van contracten met een lage waarde of door bestaande kaderovereenkomsten onder het beheer van de diensten van de Europese Commissie.

3.41. UITVOEREND AGENTSCHAP ONDERZOEK (REA)

INLEIDING

3.41.1.

Het Uitvoerend Agentschap onderzoek (hierna: „Agentschap” ofwel „REA”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/46/EG van de Commissie (402). Het werd ingesteld voor een beperkte periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017, met het oog op het beheer van specifieke acties van de Unie op het gebied van onderzoek. Op 15 juni 2009 verleende de Europese Commissie het Agentschap officieel zijn administratieve en operationele autonomie. Op 13 december 2013 verlengde de Commissie bij Uitvoeringsbesluit 2013/778/EU (403) de looptijd van REA tot 2024 en delegeerde zij tevens delen van Horizon 2020, het nieuwe kaderprogramma voor onderzoek en innovatie, aan het Agentschap.

3.41.2.

De tabel hieronder bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (404).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR) (405)	63	67
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (406)	628	693
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.41.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (407) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (408) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.41.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.41.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.41.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

3.41.7.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.41.8.

Het beheer van het selectieproces voor arbeidscontractanten vertoonde tekortkomingen. De aanwervingsdossiers en de notulen van de vergaderingen van de selectiecommissie omvatten niet altijd de criteria die werden gehanteerd bij de selectie van kandidaten uit de aanwervingsdatabase (409).

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.41.9.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (410). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-facturering ingevoerd, maar niet e-aanbesteding en e-inschrijving.

INFORMATIE OVER VERSLAGEN VAN DE INTERNE AUDITDIENST

3.41.10.

In mei 2017 bracht de dienst Interne Audit van de Commissie (DIA) een controleverslag uit over de afsluiting van KP7-projecten bij REA (411). Het Agentschap stelde een actieplan op om terreinen die voor verbetering vatbaar waren, aan te pakken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.41.11.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar	Opmerking van de Rekenkamer	Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)
2016	In zijn controleverslag van december 2016 heeft de dienst Interne Audit (DIA) geconcludeerd dat het Agentschap over het algemeen een adequaat beheersproces voor personeelszaken heeft toegepast. Het Agentschap en de DIA kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor de enige gerapporteerde bevinding.	Loopt nog
2016	In een ander controleverslag van mei 2016 concludeerde DIA dat het Agentschap samen met de Commissie een efficiënt internebeheersingssysteem heeft opgezet voor het beheer van de subsidies in het kader van het programma Horizon 2020. Het Agentschap en de DIA kwamen samen met de Commissie een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen voor één bevinding die erg belangrijk werd geacht.	Loopt nog (412)
2016	In opdracht van de Commissie werd een externe evaluatie over de prestaties van het Agentschap in de periode van 2012-2015 opgesteld en in mei 2016 werd het eindverslag aangeboden. Daarin werd geconcludeerd dat het Agentschap doeltreffend, doelmatig en kosteneffectief presteerde in het uitvoeren van zijn taken gedurende de genoemde periode, dat zijn mandaat zeer relevant blijft voor de Commissie en de begunstigden van het Agentschap en dat de delegatie van operationele taken door de Commissie succesvol is geweest. De beoordelaars stelden echter vast dat er ruimte is om de doeltreffendheid en doelmatigheid van de activiteiten te vergroten en het Agentschap en de Commissie werden uitgenodigd om hun interne dialoog en samenwerking te verbeteren, evenals de externe communicatie en specifieke kwesties op het gebied van IT en personeelszaken. Het Agentschap en de Commissie kwamen een plan overeen om corrigerende maatregelen te treffen.	N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

3.41.9.

De gecontroleerde aanwervingsprocedure waarbij tekortkomingen werden vastgesteld, werd gepubliceerd in 2016 en leidde tot een reservelijst in 2016, die in 2017 werd gebruikt voor het aanbieden van een arbeidscontract. De selectieprocedure voor arbeidscontractanten, werd met inachtneming van de aanbeveling in 2016 van de dienst Interne Audit herzien en in 2017 ten uitvoer gelegd. In de herziene selectieprocedure voor arbeidscontractanten wordt rekening gehouden met de vereisten van duidelijk gedocumenteerde zoekcriteria voor cv’s en toelatingscontroles, alsook van toelatings- en selectiecriteria. De zoekcriteria die de selectiecommissie hanteert bij het doorlichten van cv’s worden in haar notulen vastgelegd. In de herziene procedure zijn dus al de door de Rekenkamer gemelde tekortkomingen verholpen.

3.41.10.

Wat inkoop betreft, maakt het Agentschap gebruik van overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau met de Commissie of van kaderovereenkomsten van de Commissie. Enkel in geval van een specifieke behoefte die niet door dergelijke overeenkomsten wordt gedekt, zal het Agentschap een eigen procedure starten. In 2017 heeft het dit slechts éénmaal gedaan voor een contract van geringe waarde. De huidige versie van e-aanbesteding en e-indiening geldt uitsluitend voor openbare aanbestedingsprocedures van meer dan 144 000 EUR. Aangezien het Agentschap tot op heden geen enkele procedure boven dit drempelbedrag heeft gepubliceerd, kon het in 2017 geen gebruikmaken van e-aanbesteding noch e-indiening. Voorts wijzen wij erop dat het gebruik van beide elektronische procedures volgens de plannen van de Commissie pas eind 2018 voor alle EU-instellingen en agentschappen verplicht wordt gesteld en dat het invoeringsproces eerst in 2018 van start is gegaan. Het Agentschap maakt al gebruik van e-facturering en zal bij toekomstige aanbestedingsprocedures ook gebruik gaan maken van de modules e-aanbesteding en e-indiening, zodra deze ook de contracten van gemiddelde en geringe waarde bestrijken.

3.42. UITVOEREND AGENTSCHAP VOOR CONSUMENTEN, GEZONDHEID, LANDBOUW EN VOEDING (CHAFEA)

INLEIDING

3.42.1.

Het Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding (hierna: „het Agentschap”) werd op 1 januari 2005 opgericht (en heette van 2005 tot 2008 Uitvoerend Agentschap voor de volksgezondheid — PHEA, van 2008 tot 2013 Uitvoerend Agentschap voor gezondheid en consumenten — EAHC — en vanaf 1 januari 2014 Uitvoerend Agentschap voor consumenten, gezondheid, landbouw en voeding — Chafea) (413). Het Agentschap is gevestigd in Luxemburg en zijn mandaat is verlengd tot 31 december 2024. Het voert het EU-programma op het gebied van gezondheid uit, alsmede het consumentenprogramma en het initiatief „Betere opleiding voor veiliger voedsel”.

3.42.2.

De tabel bevat de belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap (414).

Tabel

De belangrijkste cijfers met betrekking tot het Agentschap

	2016	2017
Begroting (miljoen EUR)	9	10
Totaalaantal personeelsleden per 31 december (415)	58	61
Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

DE AAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VOORGELEGDE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING VAN DE REKENKAMER — VERSLAG VAN DE ONAFHANKELIJKE CONTROLEUR

OORDEEL

3.42.3.

Wij hebben het volgende gecontroleerd:

a)	de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (416) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (417) betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar, en

b)	de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening,

zoals voorgeschreven door artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU).

Betrouwbaarheid van de rekeningen

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

3.42.4.

Wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

Ontvangsten

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen

3.42.5.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende ontvangsten bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Betalingen

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende betalingen bij de rekeningen

3.42.6.

Naar ons oordeel zijn de onderliggende betalingen bij de rekeningen betreffende het per 31 december 2017 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf

3.42.7.

De rekenplichtige van het agentschap is sinds eind november 2017 afwezig. Op 13 december 2017 heeft het directiecomité van het Agentschap formeel een administrateur als tijdelijke rekenplichtige benoemd; deze administrateur is evenwel de plaatsvervanger van de gedelegeerd ordonnateur. Dit is in strijd met artikel 28 van het financieel reglement van het Agentschap waarin staat dat de functies van ordonnateur en rekenplichtige gescheiden en onderling onverenigbaar zijn.

3.42.8.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

3.42.9.

In 2017 had het Agentschap zijn aanwervingsprocedures ontoereikend gedocumenteerd. Bovendien werd in de procedures de anonimiteit niet gewaarborgd en werden de vastgestelde termijnen niet in acht genomen. Dit is in strijd met het transparantiebeginsel en ondermijnt het beginsel van gelijke behandeling van kandidaten.

OPMERKINGEN OVER GOED FINANCIEEL BEHEER EN PRESTATIES

3.42.10.

In 2017 had het Agentschap moeite met het aantrekken van voldoende concurrentie bij aanbestedingsprocedures voor opdrachten met een lage en gemiddelde waarde. Voor elke gecontroleerde procedure ontving het Agentschap niet meer dan één offerte.

3.42.11.

Overeenkomstig het Financieel Reglement moeten uitvoerende agentschappen één enkele oplossing invoeren voor de elektronische gegevensuitwisseling met derden en opslag van informatie van derden die deelnemen aan openbare aanbestedingsprocedures (elektronische aanbesteding) (418). Aangezien hetzelfde vereiste voor alle EU-instellingen en agentschappen bestaat, ontwikkelt de Commissie momenteel een complete IT-oplossing die alle fasen van openbare aanbestedingsprocedures omvat. De Commissie voerde instrumenten in voor elektronische facturering (e-facturering) (2010), voor elektronische publicatie van documenten met betrekking tot aankondigingen van opdrachten in de elektronische versie van het Publicatieblad van de Europese Unie (e-aanbesteding) (2011), en voor het elektronisch indienen van inschrijvingen (e-inschrijving) (2015). Eind 2017 had het Agentschap voor bepaalde procedures e-aanbesteding en e-facturering ingevoerd, maar niet e-inschrijving.

3.42.12.

Het Agentschap publiceert kennisgevingen van vacatures voor tijdelijke functionarissen op zijn eigen website en op sociale media, maar niet op de website van het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO), wat wel voor meer transparantie en publiciteit zou zorgen, en burgers de gelegenheid zou bieden om kennis te nemen van vacatures die gezamenlijk worden gepubliceerd door de diverse Europese instellingen en agentschappen.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

3.42.13.

De begrotingsplanning van het Agentschap schiet tekort. Terwijl het niveau van de van 2017 naar 2018 overgedragen vastgelegde kredieten hoog was voor titel III, namelijk 1,6 miljoen EUR, ofwel 63 % (2016: 1,2 miljoen EUR, ofwel 48 %), was het percentage geannuleerde begrotingskredieten die van 2016 naar 2017 waren overgedragen, eveneens hoog, namelijk 354 260 EUR, ofwel 23 %.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

3.42.14.

De bijlage bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

BIJLAGE

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2015

Het Agentschap heeft 0,2 miljoen EUR, ofwel 18 % van zijn overdrachten naar 2015 geannuleerd (2014: 0,1 miljoen EUR, ofwel 14 %), hetgeen op tekortkomingen in zijn planning wijst.

Loopt nog

2016

Het Agentschap heeft 1,1 miljoen EUR, ofwel 48 % (2015: 0,9 miljoen EUR, ofwel 52 %) van zijn vastgelegde kredieten voor titel III (uitgaven in verband met de werking van het Agentschap) overgedragen. Deze overdrachten houden voornamelijk verband met IT-diensten en andere studies die waren gecontracteerd, maar nog niet waren uitgevoerd of beëindigd aan het eind van het jaar. Van de overdrachten van 2015 naar 2016 heeft het Agentschap 0,2 miljoen EUR, ofwel 17 % geannuleerd, hetgeen wijst op een gebrekkige behoefteplanning.

N.v.t.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

TOELICHTENDE PARAGRAAF

3.42.7.

De definitieve rekeningen zijn opgemaakt en ondertekend door de aangestelde accountant na diens terugkeer. In de toekomst zal de scheiding van functies strikt worden toegepast.

3.42.9.

Het Agentschap aanvaardt de opmerking van de Rekenkamer met betrekking tot het feit dat het door de Rekenkamer geanalyseerde aanwervingsbestand niet toereikend was gedocumenteerd. Chafea heeft er echter zorg voor gedragen dat geen enkele kandidaat werd bevoordeeld bij dit selectieproces, aangezien alle kandidaten gelijk werden behandeld.

3.42.10.

Chafea heeft alle in het Financieel Reglement aangeraden stappen uitgevoerd met betrekking tot deze twee aanbestedingen van geringe en middelgrote waarde: publiciteit vooraf heeft plaatsgevonden zoals vereist en de wettelijk vereiste aantallen kandidaten zijn uitgenodigd om een offerte in te dienen. Al deze kandidaten hadden veel ervaring met aanbestedingsprocedures en met de gevraagde diensten. Chafea heeft het Vademecum voor aanbestedingen van het DG Begroting gerespecteerd met betrekking tot de tijd die inschrijvers kregen om hun offerte in te dienen.

3.42.11.

Verschillende modules voor elektronische aanbesteding, waaronder e-inschrijving, worden momenteel door Chafea getest. De eerste inschrijving met behulp van e-inschrijving zal in het derde kwartaal van 2018 worden getest. Chafea zal volledig voldoen aan de aanbeveling van de Commissie om e-inschrijving in te voeren voor het einde van 2018.

3.42.12.

Chafea is het eens met de vaststelling dat publicatie van kennisgevingen van vacatures voor tijdelijke functionarissen op de website van het EPSO de zichtbaarheid van die kennisgevingen kan vergroten.

3.42.13.

Het Agentschap aanvaardt de opmerkingen van de Rekenkamer. Het Agentschap blijft zich inspannen om het niveau van de overdrachten en het annuleringspercentage verder te verlagen.

Dit verslag, met inbegrip van de 41 betrouwbaarheidsverklaringen voor alle agentschappen/organen, werd door kamer IV onder leiding van de heer Neven MATES, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 18 september 2018.

Voor de Rekenkamer

Klaus-Heiner LEHNE

President

(1) Artikelen 285-287 (PB C 326 van 26.10.2012, blz. 169-171).

(2) Beschikbaar op onze website: www.eca.europa.eu

(3) Drie aan defensie gerelateerde agentschappen (het Europees Defensieagentschap, het Instituut voor veiligheidsstudies van de Europese Unie en het Satellietcentrum van de Europese Unie) die met bijdragen van lidstaten worden gefinancierd, worden niet door de ERK maar door onafhankelijke externe controleurs gecontroleerd.

(4) Cedefop, Eurofound, EEA, ETF, EMA, EMCDDA, CdT, CPVO, EUIPO, EU-OSHA, FRA, EASA, EFSA, EMSA, Eurojust, ECDC, Enisa, ERA, Frontex, GSA, Cepol, EFCA, ECHA, EIGE, ACER, het Bureau van Berec, Europol, EASO, EBA, Eiopa, ESMA, eu-LISA.

(5) Twee financieel autonome agentschappen (CPVO en Euipo) zijn onderworpen aan kwijtingsprocedures van hun raden van bestuur.

(6) INEA, REA, EACEA, Ercea, Chafea, Easme.

(7) Meerjarig financieel kader van de EU voor de periode 2014-2020.

(8) De begrotingsontvangsten 2016 bestonden niet enkel uit bijdragen van kredietinstellingen aan het gemeenschappelijk afwikkelingsfonds voor 2016, maar ook uit bijdragen van 2015 die waren geïnd door de nationale afwikkelingsautoriteiten (NAA’s) in 2015, doch pas naar het fonds werden overgeschreven in januari 2016. Dit verklaart waarom de totale begroting voor 2017 veel lager is dan de begroting voor 2016 (6,6 tegenover 11,8 miljard EUR).

(9) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, alsmede gedetacheerde nationale deskundigen.

(10) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(11) De verslagen over de uitvoering van de begroting zijn verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(12) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

(13) Deze zijn gebaseerd op internationaal aanvaarde boekhoudnormen voor de overheidssector.

(14) Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2006 inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (Reach) (PB L 396 van 30.12.2006, blz. 1).

(15) Artikel 95, lid 2, van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, over e-bestuur.

(16) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie van 30 september 2013 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 208 van Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad, artikel 79, over e-bestuur (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(17) Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad van 26 februari 2014 betreffende het plaatsen van overheidsopdrachten en tot intrekking van Richtlijn 2004/18/EG (PB L 94 van 28.3.2014, blz. 65).

(18) Richtlijn 2014/55/EU van het Europees Parlement en de Raad van 16 april 2014 inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten (PB L 133 van 6.5.2014, blz. 1).

(19) Voorwaarden voor overdrachten worden toegelicht in artikel 13 van het Financieel Reglement.

(20) Snelle evaluatie van de tenuitvoerlegging van de personeelsinkrimping van 5 %; gepubliceerd op 21 december 2017.

(21) Op 1 januari 2018 was dit aantal gedaald tot 127 banken en 119 bankgroepen.

(22) Speciaal verslag nr. 23/2017: „De Gemeenschappelijke Afwikkelingsraad: De werkzaamheden aan een uitdagende opdracht voor de bankenunie zijn gestart, maar er is nog een lange weg te gaan”; gepubliceerd op 19 december 2017.

(23) Artikel 92, lid 4, van de verordening inzake het gemeenschappelijk afwikkelingsmechanisme.

(24) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012.

(25) PB L 211 van 14.8.2009, blz. 1.

(26) Verordening (EU) nr. 1227/2011 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 326 van 8.12.2011, blz. 1), die het Agentschap een belangrijke rol toebedeelt in het toezicht op de groothandelsmarkt voor energie in heel Europa.

(27) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.acer.europa.eu.

(28) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(29) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(30) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(31) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(32) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(33) We hebben het werk dat door de dienst Interne Audit van de Commissie is uitgevoerd, niet gecontroleerd.

(34) PB L 337 van 18.12.2009, blz. 1.

(35) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.berec.europa.eu.

(36) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(37) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(38) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(39) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(40) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(41) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(42) Europese Vrijhandelsassociatie.

(43) Zie blz. 9 van MC (16) 136, Annual and Multiannual Programming of the BEREC Office Activities (Jaarprogrammering en meerjarenprogrammering van de activiteiten van het Bureau van Berec) 2017-2019, 9.12.2016; https://berec.europa.eu/eng/document_register/subject_matter/berec_office/office_annual_work_programmes/6594-annual-and-multiannual-programming-of-the-berec-office-activities-2017-2019

(44) In het oordeel aangeduid als „vacatures”.

(45) Artikel 11 van Besluit MC/2015/3: Decision of the BEREC Office MC on laying down general implementing provisions on the procedure governing the engagement and use of temporary staff under Article 2(f) of the Conditions of Employment of Other Servants of the European Union (Besluit van het MC van het Bureau van Berec tot vaststelling van algemene uitvoeringsbepalingen inzake de procedure voor het aanwerven en inzetten van tijdelijke functionarissen in de zin van artikel 2, onder f), van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie).

(46) PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

(47) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.cedefop.europa.eu.

(48) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(49) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(50) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(51) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(52) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(53) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(54) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(55) PB L 240 van 7.9.2002, blz. 1.

(56) PB L 79 van 19.3.2008, blz. 1.

(57) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.easa.europa.eu.

(58) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(59) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(60) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(61) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1), artikel 122.

(62) Artikel 68, leden 2 en 3, van het financieel reglement van EASA.

(63) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(64) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(65) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(66) In 2014 en 2015 waren er overschotten van respectievelijk 15,3 miljoen en 16,9 miljoen EUR.

(67) PB L 331 van 15.12.2010, blz. 12.

(68) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.eba.europa.eu.

(69) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(70) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(71) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(72) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(73) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(74) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(75) EBA, Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen en de Europese Autoriteit voor effecten en markten.

(76) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(77) PB L 396 van 30.12.2006, blz. 1.

(78) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.echa.europa.eu.

(79) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(80) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(81) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(82) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(83) Verordening (EG) nr. 1907/2006.

(84) Verordening (EG) nr. 340/2008 van de Commissie betreffende de aan het Europees Agentschap voor chemische stoffen te betalen vergoedingen krachtens Verordening (EG) nr. 1907/2006 van het Europees Parlement en de Raad inzake de registratie en beoordeling van en de autorisatie en beperkingen ten aanzien van chemische stoffen (Reach) (PB L 107 van 17.4.2008, blz. 6), artikel 13.

(85) Eind 2017 waren de verificaties achteraf voor registraties tot 2012 afgerond maar liepen deze nog voor de daaropvolgende jaren.

(86) Aanbeveling van de Commissie van 6 mei 2003 betreffende de definitie van kleine, middelgrote en micro-ondernemingen (PB L 124 van 20.5.2003, blz. 36).

(87) In 2017 inde het Agentschap 8,1 miljoen EUR aan ontvangsten uit vergoedingen in verband met biociden (tegenover 7,6 miljoen EUR in 2016), waarmee 65 % van de uitgaven voor biociden werd gedekt (tegenover 62 % in 2015 en 88 % in 2016). Het resterende deel werd gefinancierd uit bijdragen in de begroting van het Agentschap door de Unie (6,3 miljoen EUR) en EVA-landen (0,2 miljoen EUR).

(88) PB L 331 van 15.12.2010, blz. 48.

(89) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.eiopa.europa.eu.

(90) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(91) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(92) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(93) Eiopa, de Europese Bankautoriteit en de Europese Autoriteit voor effecten en markten.

(94) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(95) PB L 97 van 9.4.2008, blz. 1.

(96) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut is te vinden op zijn website: https://eit.europa.eu/.

(97) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(98) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(99) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(100) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(101) Vorig jaar werd de certificering verricht door een groot aantal particuliere accountantskantoren die ieder afzonderlijk werden gecontracteerd door elke KIG-partner die een kostendeclaratie indiende voor een bedrag van meer dan 325 000 EUR (vergoeding van werkelijke kosten en eenheidskosten). Het accountantskantoor dat de verificaties achteraf verrichtte, is niet een van de twee accountantskantoren die de gecertificeerde financiële staten verschaften.

(102) En ook nog 6 % lager dan geschat in de gewijzigde SSO’s die in december 2016 en januari 2017 werden ondertekend.

(103) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(104) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(105) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(106) Met name worden er sinds de subsidieovereenkomsten van 2016 plafonds voor beheerskosten vastgesteld.

(107) De begrotingsbehoeften voor 2016 waren met 13,1 miljoen EUR overschat, ofwel 5,0 % (2015: 25 miljoen EUR, ofwel 9,4 %) en slechts 249,9 miljoen EUR van de beschikbare 263 miljoen EUR werd vastgelegd. De niet-gebruikte kredieten zullen opnieuw worden opgenomen in de begrotingen voor 2017-2019.

(108) Het EIT financierde gemiddeld 90 % van de subsidiabele kosten die door de KIG’s werden gedeclareerd in het kader van de subsidieovereenkomsten van 2015. De door de KIG’s uit verschillende bronnen geïnde bedragen waren goed voor 2,5 %van de gevraagde EIT-financiering.

(109) Speciaal verslag nr. 4/2016: Het Europees Instituut voor innovatie en technologie moet zijn uitvoeringsmechanismen en de elementen van zijn opzet veranderen om de verwachte impact te verwezenlijken.

(110) Het EIT legt de EIT-verordening nog steeds anders uit, zoals beschreven in zijn antwoord van 2015.

(111) Gemiddeld werd er in 2016 in totaal 17 000 EUR per voltijdstudent voor één studiejaar betaald aan universiteiten op basis van het beschreven model, waarin feitelijke kosten en forfaitaire bedragen worden gecombineerd. Het model is eind 2016 formeel vastgesteld en is vanaf 2017 van toepassing.

(112) In 2016 (subsidieverrichtingen van 2015) vergoedde het EIT een bedrag van 410 000 EUR in verband met die overeenkomst.

(113) De post voor leidinggevende werd in februari 2018 ingevuld. In juni 2018 startte de Commissie een wervingsprocedure voor de directeurspost.

(114) Speciaal verslag nr. 4/2016: Het Europees Instituut voor innovatie en technologie moet zijn uitvoeringsmechanismen en de elementen van zijn opzet veranderen om de verwachte impact te verwezenlijken.

(115) PB C 187 A van 1.6.2018, blz. 6.

(116) PB L 208 van 5.8.2002, blz. 1.

(117) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.emsa.europa.eu.

(118) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(119) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(120) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(121) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(122) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(123) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(124) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(125) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(126) Het operationele personeel van het Agentschap werd in maart 2013 naar Athene overgeplaatst.

(127) PB L 77 van 13.3.2004, blz. 1.

(128) PB L 165 van 18.6.2013, blz. 41.

(129) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.enisa.europa.eu.

(130) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(131) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(132) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(133) Wij hebben het werk niet geverifieerd.

(134) Volgens Enisa is dit aantal eind 2017 verder teruggelopen tot elf personeelsleden.

(135) PB L 220 van 21.6.2004, blz. 3, en PB L 138 van 26.5.2016, blz. 1. Bij laatstgenoemde verordening is de oorspronkelijke naam van het Bureau, Europees Spoorwegbureau, vervangen door Spoorwegbureau van de Europese Unie.

(136) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.era.europa.eu.

(137) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(138) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(139) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(140) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(141) PB L 331 van 15.12.2010, blz. 84.

(142) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.esma.europa.eu.

(143) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(144) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(145) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(146) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(147) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(148) ESMA, Europese Bankautoriteit en Europese Autoriteit voor verzekeringen en bedrijfspensioenen.

(149) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(150) PB L 216 van 20.8.1994, blz. 1. De verordening werd laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1112/2005 (PB L 184 van 15.7.2005, blz. 5).

(151) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.osha.europa.eu.

(152) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(153) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(154) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(155) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(156) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(157) PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(158) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Stichting is te vinden op haar website: www.eurofound.europa.eu.

(159) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(160) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(161) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(162) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(163) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(164) Besluit 2010/803/EU, in onderlinge overeenstemming genomen door de vertegenwoordigers van de regeringen der lidstaten (PB L 342 van 28.12.2010, blz. 15).

(165) PB L 276 van 20.10.2010, blz. 11.

(166) PB L 246 van 20.7.2004, blz. 1.

(167) PB L 196 van 24.7.2008, blz. 1.

(168) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.www.gsa.europa.eu.

(169) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(170) Waarvan 676 miljoen EUR werd ontvangen in het kader van delegatieovereenkomsten met de Commissie.

(171) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(172) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(173) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(174) Zie ook de follow-uptabel voor de hiermee samenhangende opmerking die in 2015 werd gemaakt.

(175) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(176) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(177) Galileo is het wereldwijde satellietnavigatiesysteem van de Europese Unie (GNSS).

(178) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(179) Het besluit tot vaststelling van het programmeringsdocument 2018-2020 van het Europees GNSS-Agentschap werd genomen op 21 maart 2018.

(180) PB L 120 van 11.5.1990, blz. 1.

(181) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eea.europa.eu.

(182) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(183) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(184) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(185) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(186) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(187) PB L 128 van 21.5.2005, blz. 1.

(188) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.efca.europa.eu.

(189) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(190) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(191) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(192) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(193) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(194) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(195) Verordening (EU) 2015/2219 van het Europees Parlement en de Raad van 25 november 2015 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor opleiding op het gebied van rechtshandhaving (Cepol) en tot vervanging en intrekking van Besluit 2005/681/JBZ van de Raad (PB L 319 van 4.12.2015, blz. 1).

(196) PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.

(197) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.cepol.europa.eu.

(198) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(199) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(200) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(201) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(202) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(203) We hebben het werk dat door de dienst Interne Audit van de Commissie is uitgevoerd, niet gecontroleerd.

(204) PB L 132 van 29.5.2010, blz. 11.

(205) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.easo.europa.eu.

(206) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(207) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(208) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(209) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(210) Het aandeel te late betalingen nam af van 65 % in januari 2017 tot 10 % in december 2017, terwijl het totaalaantal verrichtingen in 2017 toenam met 72 % in vergelijking met 2016.

(211) De internecontrolenormen werden door de Commissie veranderd in het internecontrolekader.

(212) Het nieuwe contract voor verlening van reisbureaudiensten werd in maart 2018 ondertekend.

(213) Het nieuwe contract voor de verlening van diensten van uitzendbureaus voor EASO in Griekenland werd in maart 2018 ondertekend.

(214) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie houdende uitvoeringsvoorschriften voor Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1), artikel 151.

(215) De uitvoering van de aanbevelingen is in september 2017 door het Bureau aan de DIA gerapporteerd als „gereed voor evaluatie”.

(216) Het boekhoudsysteem werd in mei 2018 gevalideerd. Verificaties achteraf van verrichtingen worden uitbesteed aan particuliere accountantskantoren.

(217) Het Bureau is van plan om systematische toetsingen in te voeren voor elke prijsopgave boven de 135 000 EUR die na 1 januari 2018 wordt gedaan. Tot dusver lag geen van de desbetreffende verrichtingen boven deze drempel.

(218) De door het Bureau gevraagde prijsopgaven werden niet verstrekt door de verzekeringsmaatschappijen.

(219) Het Bureau heeft voor alle perioden tot 31 december 2017 btw-schuldvorderingen bij de Maltese belastingautoriteiten ingediend. In 2017 werd een totaalbedrag van 203 277 EUR aan btw (2014 en derde kwartaal van 2016) geïnd.

(220) PB L 142 van 30.4.2004, blz. 1.

(221) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.ecdc.europa.eu.

(222) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(223) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(224) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(225) Na een selectieprocedure werd de waarnemend directeur in 2017 tot directeur benoemd.

(226) Het Centrum heeft nieuwe IT-hulpmiddelen geïmplementeerd om de planning en de monitoring van het aanbestedingsproces te verbeteren.

(227) PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1.

(228) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit is te vinden op haar website: www.efsa.europa.eu.

(229) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(230) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(231) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(232) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(233) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(234) PB L 403 van 30.12.2006, blz. 9.

(235) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut is te vinden op zijn website: www.eige.europa.eu.

(236) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(237) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(238) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(239) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(240) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(241) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(242) PB L 214 van 24.8.1993, blz. 1, en PB L 136 van 30.4.2004, blz. 1. Krachtens laatstgenoemde verordening is de oorspronkelijke naam van het Bureau, Europees Agentschap voor de geneesmiddelenbeoordeling, vervangen door Europees Geneesmiddelenbureau.

(243) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.ema.europa.eu.

(244) Vastgestelde begroting. De definitieve begroting hangt af van de inkomsten die in 2017 werden gegenereerd door middel van vergoedingen en heffingen.

(245) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(246) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(247) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(248) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(249) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(250) PB L 316 van 14.11.2012, blz. 38.

(251) PB L 158 van 27.5.2014, blz. 1.

(252) In 2018 werd het klinische proeven-project samengevoegd met een nieuw project (SUSAR — CTIS — informatiesystemen voor klinische proeven) met een geschatte totale begroting van 34,3 miljoen EUR.

(253) Verordening (EU) nr. 658/2014 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 189 van 27.6.2014, blz. 112).

(254) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(255) Vergoedingsregeling van het Bureau, de artikelen 10, lid 1, en 11, lid 1.

(256) Bestuursorganen op het gebied van telematica waarin de lidstaten zijn vertegenwoordigd om de vereisten van toekomstige IT-systemen uit te werken en goed te keuren.

(257) PB L 36 van 12.2.1993, blz. 1. Deze verordening en de wijzigingen daarop werden ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 1920/2006 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 376 van 27.12.2006, blz. 1).

(258) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.emcdda.europa.eu.

(259) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(260) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(261) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(262) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(263) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(264) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(265) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(266) De overeenkomst werd beëindigd en er waren geen betalingen in 2017.

(267) PB L 286 van 1.11.2011, blz. 1.

(268) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eulisa.europa.eu.

(269) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(270) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(271) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(272) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(273) Zie ook de jaarrekening 2017 van het Agentschap, sectie 2.1.5 „Post balance sheets events”.

(274) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(275) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(276) Internationale gebruikersgroep van functiepunten (International Function Point Users Group).

(277) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(278) PB L 63 van 6.3.2002, blz. 1.

(279) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van Eurojust is te vinden op haar website: www.eurojust.europa.eu.

(280) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(281) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(282) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(283) De nieuwe Eurojust-verordening is nog in behandeling bij de wetgever.

(284) PB L 135 van 24.5.2016, blz. 53.

(285) PB L 121 van 15.5.2009, blz. 37.

(286) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.europol.europa.eu.

(287) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(288) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(289) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(290) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(291) PB L 53 van 22.2.2007, blz. 1.

(292) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.fra.europa.eu.

(293) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(294) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(295) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(296) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(297) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(298) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(299) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(300) PB L 251 van 16.9.2016, blz. 1.

(301) PB L 349 van 25.11.2004, blz. 1.

(302) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.frontex.europa.eu.

(303) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen en arbeidscontractanten, en gedetacheerde nationale deskundigen. Het aantal posten dat werd goedgekeurd in het kader van de definitieve lijst van het aantal ambten van 2017 was hoger, namelijk 352 posten voor ambtenaren en tijdelijke functionarissen en 303 posten voor arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(304) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(305) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(306) Speciaal verslag nr. 12 van 2016 „De gebruikmaking van subsidies door agentschappen: niet altijd adequaat of aantoonbaar doeltreffend”.

(307) Artikel 53, lid 2, van het Statuut.

(308) Overeenkomstig artikel 75, lid 13, van de oprichtingsverordening.

(309) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(310) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(311) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1268/2012 van de Commissie (PB L 362 van 31.12.2012, blz. 1).

(312) Artikel 3, lid 4, van Verordening (EG) nr. 2007/2004 beperkt de cofinanciering van gezamenlijke operaties door het Agentschap tot subsidies.

(313) Regeling tussen enerzijds de Europese Gemeenschap en anderzijds de Zwitserse Bondsstaat en het Vorstendom Liechtenstein inzake de wijze waarop deze staten worden betrokken bij het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (PB L 243 van 16.9.2010, blz. 4); Regeling tussen de Europese Gemeenschap enerzijds en de Republiek IJsland en het Koninkrijk Noorwegen anderzijds inzake de wijze waarop deze twee staten worden betrokken bij het Europees Agentschap voor het beheer van de operationele samenwerking aan de buitengrenzen van de lidstaten van de Europese Unie (PB L 188 van 20.7.2007, blz. 19).

(314) De Rekenkamer had gewezen op dit risico in paragraaf 39 en aanbeveling 4 van haar Speciaal verslag nr. 15/2014 „Het Buitengrenzenfonds heeft de financiële solidariteit bevorderd, maar de resultaten ervan moeten beter worden gemeten en het Fonds zou een grotere Europese meerwaarde moeten leveren”.

(315) Aanbeveling 1 in Speciaal verslag nr. 12/2016 van de Rekenkamer „De gebruikmaking van subsidies door agentschappen: niet altijd adequaat of aantoonbaar doeltreffend”.

(316) Artikel 53, lid 2, van het Statuut.

(317) Het Europees Ondersteuningsbureau voor asielzaken (Malta), de Internationale Organisatie voor Migratie (Belgrado) en de Hoge Commissaris van de Verenigde Naties voor vluchtelingen (Genève).

(318) 192 extra posten werden goedgekeurd voor arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(319) Voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende de Europese grens- en kustwacht en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 2007/2004, Verordening (EG) nr. 863/2007 en Besluit 2005/267/EG van de Raad COM(2015) 0671 final — 2015/0310 (COD).

(320) PB L 131 van 23.5.1990, blz. 1.

(321) PB L 354 van 31.12.2008, blz. 82

(322) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Stichting is te vinden op haar website: www.etf.europa.eu.

(323) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(324) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(325) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(326) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(327) De andere agentschappen die zullen worden geëvalueerd zijn de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin), het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (Bilbao) en het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding (Thessaloniki).

(328) PB 27 van 6.12.1958, blz. 534/58.

(329) PB L 41 van 15.2.2008, blz. 15.

(330) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: http://ec.europa.eu/euratom/index.html.

(331) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(332) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(333) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(334) PB L 227 van 1.9.1994, blz. 1.

(335) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: www.cvpo.europa.eu.

(336) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(337) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(338) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(339) Artikel 74, „e-bestuur”.

(340) De onbetaalde rechten bedroegen op 31 december 2017 156 600 EUR.

(341) Artikel 53 van het financieel reglement van het Bureau.

(342) PB L 154 van 16.6.2017, blz. 1.

(343) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau is te vinden op zijn website: https://euipo.europa.eu.

(344) Begroting inclusief de reserve voor onvoorziene gebeurtenissen.

(345) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(346) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(347) Zie ook paragraaf 21 van het controleverslag van vorig jaar.

(348) Artikel 89, lid 1, van het financieel reglement van het Bureau bepaalt dat het Bureau een reservefonds opzet met voldoende middelen om de bedrijfscontinuïteit en de uitvoering van zijn taken voor een jaar te garanderen, ofwel het equivalent van de geraamde kredieten in de titels 1, 2 en 3 van de begroting van het Bureau.

(349) Artikel 139, de leden 4 en 6, van de oprichtingsverordening van het Bureau bepaalt dat ieder jaar de kosten worden vergoed die door de diensten voor de industriële eigendom van de lidstaten, het Benelux-Bureau voor de Intellectuele Eigendom en andere betrokken en door de lidstaten aan te wijzen autoriteiten zijn gemaakt in het kader van de specifieke opdrachten die zij als schakel in het Uniemerkenstelsel uitvoeren in verband met diverse diensten en procedures, waarbij deze verplichting van toepassing is voor zover er in het betreffende jaar geen begrotingstekort ontstaat.

(350) In 2017 bedroeg de begrotingsuitvoeringsgraad van het Bureau 97 %.

(351) Zie paragraaf 3.34.8.

(352) PB L 225 van 30.7.2014, blz. 1.

(353) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van de Afwikkelingsraad is te vinden op zijn website: www.srb.europa.eu.

(354) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(355) De financiële staten omvatten het overzicht van de financiële situatie, de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(356) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(357) Artikel 75 van het financieel reglement van de GAR van 25 maart 2015.

(358) In 2017 was de uitvoeringsgraad 71 %, wat neerkwam op een bedrag van 71 miljoen EUR.

(359) 50 miljoen EUR in 2017.

(360) PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(361) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum is te vinden op zijn website: www.cdt.europa.eu.

(362) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(363) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(364) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(365) Wij hebben de evaluatiewerkzaamheden niet geverifieerd.

(366) Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013, artikel 79, over e-bestuur.

(367) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(368) De internecontrolenormen van het Bureau zijn gebaseerd op de overeenkomstige normen die zijn vastgesteld door de Commissie.

(369) Deze trend zette zich voort in 2017.

(370) PB L 343 van 19.12.2013, blz. 46.

(371) PB L 101 van 21.4.2009, blz. 26.

(372) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.eacea.ec.europa.eu.

(373) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(374) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(375) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(376) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, over e-bestuur.

(377) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(378) PB L 341 van 18.12.2013, blz. 73.

(379) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.ec.europa.eu/easme/.

(380) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(381) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(382) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(383) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, over e-bestuur.

(384) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(385) PB L 9 van 12.1.2008, blz. 15.

(386) PB L 347 van 20.12.2013, blz. 965.

(387) Uitvoeringsperiode 2014-2020.

(388) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.erc.europa.eu.

(389) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(390) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(391) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(392) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(393) Zevende EU-kaderprogramma op het gebied van onderzoek en technologische ontwikkeling.

(394) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(395) PB L 352 van 24.12.2013, blz. 65.

(396) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.ec.europa.eu/inea/.

(397) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(398) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(399) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(400) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(401) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(402) PB L 11 van 15.1.2008, blz. 9.

(403) PB L 346 van 20.12.2013, blz. 54.

(404) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: www.ec.europa.eu/rea.

(405) De begrotingscijfers zijn gebaseerd op de betalingskredieten.

(406) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(407) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(408) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(409) Wij verwijzen ook naar een verslag van de dienst Interne Audit van de Commissie uit 2016 over het beheer van personele middelen bij het Agentschap.

(410) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, lid 2, over e-bestuur.

(411) Wij hebben het controlewerk niet geverifieerd.

(412) In 2017 verrichtte de DIA een follow-upcontrole en concludeerde hij dat de twee genoemde aanbevelingen adequaat en doeltreffend zijn uitgevoerd. Aan het eind van het jaar waren drie aanbevelingen nog niet uitgevoerd.

(413) Besluit 2013/770/EU van de Commissie (PB L 341 van 18.12.2013, blz. 69).

(414) Meer informatie over de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap is te vinden op zijn website: http://ec.europa.eu/chafea/.

(415) Het personeelsbestand bestaat uit ambtenaren, tijdelijke functionarissen, arbeidscontractanten en gedetacheerde nationale deskundigen.

(416) De financiële staten omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, het kasstroomoverzicht en het mutatieoverzicht van de nettoactiva, alsook een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(417) De verslagen over de uitvoering van de begroting omvatten de verslagen die een samenvatting zijn van alle begrotingsverrichtingen en de bijbehorende toelichtingen.

(418) Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012, artikel 95, over e-bestuur.

		ISSN 1977-0995
Publicatieblad van de Europese Unie		C 434

Uitgave in de Nederlandse taal	Mededelingen en bekendmakingen	61e jaargang 30 november 2018

Inhoud		Bladzijde
	IV Informatie
	INFORMATIE AFKOMSTIG VAN DE INSTELLINGEN, ORGANEN EN INSTANTIES VAN DE EUROPESE UNIE
	Rekenkamer
2018/C 434/01	Jaarverslag over de EU-agentschappen betreffende het begrotingsjaar 2017	1