Wenken voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement

1.

INLEIDING

Hoe verloopt de selectieprocedure?

2.	FASEN VAN DE SELECTIEPROCEDURE

Binnenkomst van de sollicitatiedossiers

Verificatie van de algemene voorwaarden

Verificatie van de specifieke voorwaarden

Beoordeling van de kwalificaties

Examen

Lijst van geschikte kandidaten

3.	HOE MOET U SOLLICITEREN?

Algemeen

Hoe zorgt u voor een volledig dossier?

Welke bewijsstukken moet u meesturen?

Algemeen

Bewijsstukken voor de algemene voorwaarden

Bewijsstukken voor de specifieke voorwaarden en de beoordeling van de kwalificaties

4.	COMMUNICATIE

5.	ALGEMENE INFORMATIE

Gelijke kansen

Verzoeken van sollicitanten om toegang tot de hen betreffende informatie

Bescherming van persoonsgegevens

Reis- en verblijfkosten

BIJLAGE I

BIJLAGE II

1.   INLEIDING

Hoe verloopt de selectieprocedure?

Een selectieprocedure verloopt via een aantal stappen waarbij de kandidaten met elkaar worden vergeleken; iedere burger van de Europese Unie die op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties aan de gestelde voorwaarden voldoet, kan meedingen, zodat alle kandidaten evenveel kans hebben om hun capaciteiten te laten zien en de selectie op merites berust, waarbij het beginsel van gelijke behandeling wordt gehanteerd.

De succesvolle kandidaten worden op een lijst van geschikte kandidaten geplaatst, die het Europees Parlement gebruikt om de desbetreffende vacature te vervullen.

Voor iedere selectieprocedure wordt een selectiecomité ingesteld, dat bestaat uit vertegenwoordigers van de Administratie en van het Personeelscomité. De werkzaamheden van het selectiecomité zijn geheim en verlopen overeenkomstig bijlage III van het Statuut van de ambtenaren.

Het is sollicitanten ten strengste verboden om direct of indirect met het selectiecomité in contact te treden. Het tot aanstelling bevoegde gezag behoudt zich het recht voor om sollicitanten die dit verbod overtreden uit te sluiten.

Bij de toelating of afwijzing van sollicitanten gaat het selectiecomité strikt uit van de in de vacatureaankondiging vermelde toelatingsvoorwaarden. De sollicitanten kunnen zich niet beroepen op een toelating tot een eerder vergelijkend onderzoek of eerdere selectieprocedure.

Teneinde de beste kandidaten te selecteren vergelijkt het selectiecomité de prestaties van de kandidaten om hun geschiktheid voor het uitoefenen van de in de aankondiging omschreven taken te beoordelen. Het comité beoordeelt dan ook niet alleen het kennisniveau van de kandidaten, maar beoordeelt tevens hun verdiensten om vast te stellen wie het best gekwalificeerd is.

Ter informatie zij erop gewezen dat een selectieprocedure al naargelang het aantal kandidaten tussen de 6 en 9 maanden in beslag neemt.

2.   FASEN VAN DE SELECTIEPROCEDURE

De selectieprocedure wordt onderverdeeld in de volgende fasen:

—	binnenkomst van de sollicitatiedossiers,

—	verificatie algemene voorwaarden,

—	verificatie specifieke voorwaarden,

—	beoordeling kwalificaties (toelating tot het examen),

—

examen,

—	lijst van geschikte kandidaten.

Binnenkomst van de sollicitatiedossiers

Sollicitanten dienen, op straffe van uitsluiting, een volledig sollicitatiedossier in te dienen, bestaande uit het ingevulde en ondertekende sollicitatieformulier voor de desbetreffende vacature en alle vereiste bewijsstukken waaruit blijkt dat zij voldoen aan de algemene en de specifieke voorwaarden zoals vermeld in de vacatureaankondiging. Dit dossier moet voor de in de aankondiging vermelde datum aangetekend worden verzonden. (Verzending via een particuliere besteldienst staat gelijk aan verzending per aangetekende post. In dat geval geldt de verzenddatum op de afleverbon.) Zie hoofdstuk C in de aankondiging van aanwerving voor het adres en de uiterste indieningsdatum.

Verificatie van de algemene voorwaarden

De afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures gaat na of de sollicitatie ontvankelijk is, dat wil zeggen of zij aan de formele eisen voldoet en tijdig is ingediend en of aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals vermeld in de aankondiging is voldaan.

Een sollicitatie wordt dan ook op formele gronden terzijde gelegd als:

—	het sollicitatiedossier na de uiterste termijn voor indiening is ingezonden (datum poststempel of afleverbon),

—	het sollicitatiedossier niet per aangetekende post of particuliere besteldienst is verzonden,

—	het verplichte sollicitatieformulier niet is gebruikt of niet volledig is ingevuld,

—	het sollicitatieformulier niet is ondertekend,

—	de sollicitant niet aan de algemene toelatingsvoorwaarden voldoet.

Afgewezen sollicitanten worden individueel verwittigd na de uiterste datum van indiening van sollicitaties .

Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt de lijst vast van de sollicitanten die aan de in de aankondiging vermelde algemene voorwaarden voldoen; deze lijst wordt tezamen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité voorgelegd.

Verificatie van de specifieke voorwaarden

Het selectiecomité onderzoekt de sollicitatiedossiers en stelt vast welke sollicitanten voldoen aan de bijzondere voorwaarden zoals vermeld in de aankondiging. Het baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd .

De studie, opleidingen, talenkennis en, indien van toepassing, de beroepservaring moeten nauwkeurig en gedetailleerd in het sollicitatieformulier worden vermeld, en wel als volgt:

—	voor de studie: begin- en einddata, aard van het diploma of de diploma's, en de studievakken;

—	voor de eventuele beroepservaring: begin- en einddata en een nauwkeurige omschrijving van de taken.

Gepubliceerde rapporten, artikelen of andere publicaties die met de taken verband houden moeten in het sollicitatieformulier worden vermeld.

Kandidaten die niet voldoen aan de in de aankondiging vermelde specifieke toelatingsvoorwaarden, vallen af.

Elke kandidaat wordt schriftelijk in kennis gesteld van het besluit van het selectiecomité over diens al dan niet toelating tot de procedure.

Beoordeling van de kwalificaties

Om vast te stellen welke kandidaten voor het examen worden opgeroepen gaat het selectiecomité over tot een beoordeling van de kwalificaties van de toegelaten kandidaten (zie hierboven). Het baseert zich daarbij uitsluitend op de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens die door bewijsstukken worden gestaafd .(zie punt 3). Het selectiecomité gaat uit van van tevoren vastgestelde criteria en neemt daarbij met name de in punt B.2 in de aankondiging vermelde kwalificaties in aanmerking.

Elke kandidaat wordt schriftelijk in kennis gesteld van het besluit van het selectiecomité over diens al dan niet toelating tot het examen.

Examen

Alle toetsen zijn verplicht. Een negatief resultaat leidt tot eliminatie. Het maximumaantal kandidaten dat tot het examen wordt toegelaten staat vermeld in punt B.2 van de aankondiging.

Om organisatorische redenen kunnen de kandidaten voor alle schriftelijke en mondelinge toetsen worden opgeroepen. De puntentoekenning voor de toetsen vindt plaats in de in de aankondiging vermelde volgorde. Wanneer een kandidaat voor een van de eliminatietoetsen niet de vereiste minimumscore heeft behaald, worden voor de navolgende toetsen geen punten meer toegekend.

Wanneer een kandidaat zich terugtrekt, worden geen punten toegekend.

Lijst van geschikte kandidaten

De lijst van geschikte kandidaten bevat hooguit het in punt B.4. vermelde maximumaantal kandidaten.

Vermelding van de naam van een kandidaat op de lijst van geschikte kandidaten houdt in dat hij door een van de diensten van de instelling kan worden opgeroepen voor een onderhoud, doch betekent geenszins een recht of zekerheid voor wat betreft aanwerving door die instelling.

3.   HOE MOET U SOLLICITEREN?

Algemeen

Alvorens te solliciteren wordt u verzocht zorgvuldig na te gaan of u aan alle (algemene en specifieke) toelatingsvoorwaarden voldoet; gelieve dan ook de aankondiging van aanwerving en de wenken voor sollicitanten vooraf door te nemen en de voorwaarden ervan te aanvaarden.

In vacatureaankondigingen wordt geen leeftijdsgrens vermeld. Wel wordt u verzocht rekening te houden met de pensioenleeftijd zoals vastgesteld in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie

(http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf)

Kandidaten moeten het voor deze vacature bestemde sollicitatieformulier invullen, zoals dat is afgedrukt in dit Publicatieblad, dat wordt uitgegeven door het Publicatiebureau van de Europese Unie.

Bescheiden die na de uiterste indieningstermijn worden ingezonden, worden terzijde gelegd.

Eventuele handicaps of bijzondere omstandigheden (zoals zwangerschap, borstvoeding, gezondheidsproblemen, medische behandelingen, e.d.) die het verloop van het examen kunnen bemoeilijken, dienen in het sollicitatieformulier te worden vermeld, vergezeld van alle relevante informatie, zodat de administratie zo mogelijk de nodige voorzieningen kan treffen. In dat geval dient de sollicitant bij zijn sollicitatieformulier een afzonderlijk blad te voegen waarop hij aangeeft welke voorzieningen hij nodig acht om zijn deelname aan het examen te vergemakkelijken.

Hoe zorgt u voor een volledig dossier?

1.	Vul het sollicitatieformulier voor de desbetreffende vacature in en onderteken het.

2.	Voeg een genummerde lijst bij van alle bewijsstukken in het dossier.

3.	Voeg alle bewijsstukken bij, voorzien van een nummer.

4.	Stuur het dossier in, en houd u daarbij aan de voorschriften en de termijn die in de aankondiging vermeld staan.

Welke bewijsstukken moet u meesturen?

Algemeen

Stuur geen originelen in. Gewone fotokopieën van de vereiste documenten volstaan. Verwijzingen naar websites gelden niet als document. Afdrukken van webpagina's gelden niet als bewijsstuk, maar kunnen wel als aanvullend informatiemateriaal worden meegestuurd.

De op de lijst van geschikte kandidaten geplaatste sollicitanten aan wie een post wordt aangeboden, moeten de originelen van alle vereiste documenten overleggen alvorens te kunnen worden aangesteld.

Een curriculum vitae wordt niet als een bewijsstuk beschouwd.

Sollicitanten kunnen niet verwijzen naar documenten, sollicitatieformulieren of andere bescheiden die bij een eerdere sollicitatie zijn ingezonden (1).

Geen enkel stuk uit het sollicitatiedossier wordt aan de sollicitant teruggezonden.

Bewijsstukken voor de algemene voorwaarden

In dit stadium hoeft de sollicitant niet aan te tonen dat:

—	hij onderdaan is van een van de lidstaten van de Europese Unie,

—	hij in het genot is van zijn burgerrechten,

—	hij voldaan heeft aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht,

—	hij in zedelijk opzicht de waarborgen biedt welke voor het vervullen van de beoogde taken vereist zijn.

De sollicitanten moeten het sollicitatieformulier ondertekenen. De ondertekening houdt in dat zij op erewoord verklaren dat zij aan deze eisen voldoen en dat de gegevens in het sollicitatieformulier juist en volledig zijn.

Bewijsstukken voor de specifieke voorwaarden en de beoordeling van de kwalificaties

De sollicitanten dienen het selectiecomité alle inlichtingen en bescheiden te verstrekken waarmee het kan nagaan of de gegevens in het sollicitatieformulier juist zijn.

Diploma's en/of getuigschriften van met succes afgesloten studies

De sollicitanten moeten fotokopieën verstrekken van de diploma's of getuigschriften van studies op het in de aankondiging vermelde vereiste niveau.

Het selectiecomité houdt daarbij rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels van de lidstaten van de Europese Unie.

Voor hogeronderwijsdiploma's moet zo uitvoerig mogelijke informatie worden bijgevoegd, met name wat betreft studieduur en studievakken, zodat het selectiecomité kan nagaan of de diploma's relevant zijn voor de te verrichten taken.

Sollicitanten die een technische of beroepsopleiding of bijscholings- of specialisatiecursussen hebben gevolgd, moeten aangeven of het om een voltijd- of deeltijdopleiding of een avondopleiding gaat. Zij dienen ook de bestudeerde vakken en de officiële opleidingsduur te vermelden.

Beroepservaring

Wordt in de aankondiging beroepservaring verlangd, dan wordt alleen de door de sollicitant opgedane beroepservaring na het behalen van het vereiste diploma of getuigschrift in aanmerking genomen. Op de bewijsstukken dienen de duur en het niveau van de beroepservaring te worden vermeld en de aard van de werkzaamheden zo uitvoerig mogelijk te worden uiteengezet, zodat het selectiecomité kan nagaan of de ervaring relevant is voor de te verrichten taken.

Voor alle werkperioden moeten bewijsstukken worden verstrekt, bijvoorbeeld:

—	verklaringen van voormalige werkgevers en de huidige werkgever waaruit blijkt dat de sollicitant over de voor de selectieprocedure vereiste beroepservaring beschikt;

—	indien het om redenen van vertrouwelijkheid niet mogelijk is de nodige werkgeversverklaringen bij te voegen, is de sollicitant verplicht in plaats daarvan fotokopieën van het arbeidscontract of van de aanstellingsbrief en/of van het eerste en het laatste salarisstrookje toe te zenden;

—	voor niet in loondienst verrichte beroepswerkzaamheden (zelfstandigen, vrije beroepen, e.d.) kunnen facturen of bestelbonnen waarop de verleende diensten gespecificeerd staan, of andere relevante officiële bescheiden als bewijsstuk gelden.

Talenkennis

Kennis van een taal wordt aangetoond met een diploma of getuigschrift of een verklaring op erewoord op een afzonderlijk blad, waarin wordt uiteengezet hoe de kennis is verkregen.

Indien in enig stadium van de procedure wordt vastgesteld dat de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens onjuist zijn, niet worden gestaafd door de bij te voegen bewijsstukken of niet aan alle voorwaarden in de aankondiging van aanwerving voldoen, wordt de toelating van de sollicitant nietig verklaard.

4.   COMMUNICATIE

Sollicitanten dienen alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat het sollicitatieformulier (origineel of kopie) volledig ingevuld en ondertekend tezamen met alle bewijsstukken tijdig per aangetekende post (2) wordt verzonden, waarbij het poststempel als bewijs geldt.

De sollicitant dient de afdeling Vergelijkende Onderzoeken per brief, fax of e-mail (3) te waarschuwen, wanneer hij op de in de laatste alinea van de aankondiging vermelde datum geen e-mailbericht over zijn sollicitatie heeft ontvangen.

In alle correspondentie van een sollicitant over een sollicitatie moet dezelfde naam als op het sollicitatieformulier alsook het nummer van de selectieprocedure worden vermeld.

Alle correspondentie van het Europees Parlement over de selectieprocedure, met inbegrip van de oproepen voor deelname aan het examen, wordt per e-mail naar het door de sollicitant in het sollicitatieformulier opgegeven adres gezonden. De sollicitant is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig verifiëren (minstens tweemaal per week) van zijn e-mailaccount (met inbegrip van spam) en voor het doorgeven van eventuele wijzigingen van zijn persoonsgegevens aan de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures.

Gelieve voor alle correspondentie over de selectieprocedure een e-mail te sturen naar de volgende functionele mailbox: PE-164-S@ep.europa.eu

Indien u uw mailaccount niet kunt verifiëren, moet u dit onmiddellijk melden bij de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures en uw nieuwe e-mailadres doorgeven.

Omwille van de duidelijkheid en begrijpelijkheid van de teksten van algemene aard en van de mededelingen aan of van de kandidaten worden de oproepen voor de examens en alle andere correspondentie tussen de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures en de sollicitanten uitsluitend in het Frans, het Duits of het Engels gesteld. Er wordt niet gecorrespondeerd in de hoofdtaal (taal 1) van de sollicitant.

Omwille van de onafhankelijkheid van het selectiecomité is het de sollicitanten strikt verboden het selectiecomité direct of indirect te benaderen. Overtreding van dit verbod kan uitsluiting tot gevolg hebben.

Correspondentie ter attentie van het selectiecomité en eventuele verzoeken om inlichtingen of vragen omtrent het verloop van de procedure dienen uitsluitend aan de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures (3) te worden gericht, die tot aan het einde van de selectieprocedure met de correspondentie met de sollicitanten is belast.

5.   ALGEMENE INFORMATIE

Gelijke kansen

Het Europees Parlement zorgt ervoor dat elke vorm van discriminatie bij de selectieprocedure wordt vermeden.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere opvattingen, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, huwelijkse staat of gezinssituatie.

Verzoeken van sollicitanten om toegang tot de hen betreffende informatie

Bij de selectieprocedures krijgen de kandidaten onder de navolgende voorwaarden recht op toegang tot bepaalde informatie die hen rechtstreeks en individueel betreft. Op grond daarvan kan het Europees Parlement een kandidaat op diens verzoek de volgende aanvullende informatie verschaffen:

a)

kandidaten die niet voor de schriftelijke toetsen zijn geslaagd en/of niet voor de mondelinge toets zijn opgeroepen, kunnen op verzoek een kopie van de toetsen en een kopie van het individuele beoordelingsblad met het oordeel van het selectiecomité krijgen. Dit verzoek moet worden ingediend binnen een maand na de verzending van het schrijven waarin wordt medegedeeld dat de deelname van de kandidaat aan de selectieprocedure is beëindigd;

b)

sollicitanten die voor het mondelinge examen zijn opgeroepen en niet op de lijst van geschikte kandidaten zijn geplaatst, worden pas na de opstelling van de lijst van geschikte kandidaten op de hoogte gesteld van hun score bij de verschillende toetsen. Zij kunnen eveneens een kopie van hun schriftelijke toetsen krijgen onder de onder a) genoemde voorwaarden;

c)	De kandidaten die op de lijst van geschikte kandidaten zijn geplaatst, worden alleen in kennis gesteld van het feit dat zij de selectieprocedure met succes hebben afgerond.

De verzoeken worden behandeld met inachtneming van het geheime karakter van de werkzaamheden van het selectiecomité zoals voorgeschreven door het Statuut (bijlage III, artikel 6) en van de regels betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Bescherming van persoonsgegevens

Het Europees Parlement, dat verantwoordelijk is voor de organisatie van de selectieprocedures, ziet erop toe dat de verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaten plaatsvindt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (4), met name wat betreft vertrouwelijkheid en beveiliging van die gegevens.

Reis- en verblijfkosten

De kandidaten die voor het examen worden opgeroepen, ontvangen een bijdrage in de reis- en verblijfkosten. De ter zake geldende regeling wordt de sollicitanten bij de oproep voor het examen medegedeeld.

Het adres dat de kandidaat in het sollicitatieformulier heeft opgegeven wordt geacht de plaats te zijn van waaruit hij zich naar de plaats van het examen begeeft. Een adreswijziging die door de kandidaat wordt medegedeeld na verzending van de oproep voor het examen door het Europees Parlement, kan niet in aanmerking worden genomen, tenzij het Parlement oordeelt dat de door de kandidaat geschetste situatie neerkomt op een geval van overmacht of toeval.

---

(1)  Dit geldt voor alle sollicitanten, met inbegrip van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Unie.

(2)  Verzending via een particuliere besteldienst staat gelijk aan verzending per aangetekende post. In dat geval geldt de datum op de afleveringsbon als bewijs.

(3)  Adres: Europees Parlement, Unité concours (afdeling Vergelijkende Onderzoeken) — MON 04 S 010, Selectieprocedure PE/164/S, Wiertzstraat 60, 1047 Brussel, BELGIË.

Fax: +32 2 2831717. E-mailadres: PE-164-S@ep.europa.eu

(4)  PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.