Wenken voor sollicitanten bij selectieprocedures van het Europees Parlement

1.

INLEIDING

Hoe verloopt de selectieprocedure?

2.	FASEN VAN DE SELECTIEPROCEDURE

Binnenkomst van de sollicitatiedossiers

Verificatie van de algemene voorwaarden

Verificatie van de specifieke voorwaarden

Beoordeling van de kwalificaties

Examen

Lijst van geschikte kandidaten

3.	HOE MOET U SOLLICITEREN?

Algemeen

Hoe zorgt u voor een volledig dossier?

Welke bewijsstukken moet u meesturen?

Algemeen

Bewijsstukken voor de algemene voorwaarden

Bewijsstukken voor de specifieke voorwaarden en de beoordeling van de kwalificaties

4.	CORRESPONDENTIE

5.	ALGEMENE INFORMATIE

Gelijke kansen

Verzoeken van sollicitanten om toegang tot de hen betreffende informatie

Bescherming van persoonsgegevens

Reis- en verblijfkosten

BIJLAGE I

BIJLAGE II

1.   INLEIDING

Hoe verloopt de selectieprocedure?

Een selectieprocedure verloopt via een aantal stappen waarbij de kandidaten met elkaar worden vergeleken; iedere burger van de Europese Unie die op de uiterste datum voor de indiening van sollicitaties aan de gestelde voorwaarden voldoet, kan meedingen, zodat alle kandidaten evenveel kans hebben om hun capaciteiten te laten zien en de selectie op merites berust, waarbij het beginsel van gelijke behandeling wordt gehanteerd.

De succesvolle kandidaten worden op een lijst van geschikte kandidaten geplaatst, die het Europees Parlement gebruikt om de desbetreffende vacature te vervullen.

Voor iedere selectieprocedure wordt een selectiecomité samengesteld, dat bestaat uit vertegenwoordigers van de administratie en van het personeelscomité. De werkzaamheden van het selectiecomité zijn geheim en verlopen overeenkomstig bijlage III bij het Statuut van de ambtenaren.

Het is sollicitanten ten strengste verboden om direct of indirect met het selectiecomité contact op te nemen. Het tot aanstelling bevoegde gezag behoudt zich het recht voor om sollicitanten die dit verbod overtreden uit te sluiten.

Bij de toelating of afwijzing van sollicitanten gaat het selectiecomité strikt uit van de in de vacatureaankondiging vermelde toelatingsvoorwaarden. De sollicitanten kunnen zich niet beroepen op een toelating tot een eerder vergelijkend onderzoek of eerdere selectieprocedure.

Teneinde de beste kandidaten te selecteren vergelijkt het selectiecomité de prestaties van de kandidaten om hun geschiktheid voor het uitoefenen van de in de aankondiging omschreven taken te beoordelen. Het comité beoordeelt daarom niet alleen het kennisniveau van de kandidaten maar beoordeelt tevens hun verdiensten om vast te stellen wie het best gekwalificeerd is.

Ter informatie zij vermeld dat een selectieprocedure tussen de zes en negen maanden in beslag neemt, al naargelang het aantal kandidaten.

2.   FASEN VAN DE SELECTIEPROCEDURE

De selectieprocedure bestaat uit de volgende fasen:

—	binnenkomst van de sollicitatiedossiers,

—	verificatie algemene voorwaarden,

—	verificatie specifieke voorwaarden,

—	beoordeling kwalificaties (toelating tot het examen),

—

examen,

—	lijst van geschikte kandidaten.

Binnenkomst van de sollicitatiedossiers

Sollicitanten dienen, op straffe van uitsluiting, een volledig sollicitatiedossier in te dienen, bestaande uit het ingevulde en ondertekende sollicitatieformulier voor de desbetreffende vacature en alle vereiste bewijsstukken waaruit blijkt dat zij voldoen aan de algemene en de specifieke voorwaarden zoals vermeld in de vacatureaankondiging. Dit dossier moet voor de in de aankondiging vermelde datum aangetekend worden verzonden. (Verzending via een particuliere besteldienst staat gelijk aan verzending per aangetekende post. In dat geval geldt de verzenddatum op de afleverbon.) Zie hoofdstuk C in de aankondiging van aanwerving voor het adres en de uiterste indieningsdatum.

Verificatie van de algemene voorwaarden

De afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures gaat na of de sollicitatie ontvankelijk is, dat wil zeggen of zij aan de formele eisen voldoet en tijdig is ingediend en of voldaan is aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals vermeld in de aankondiging.

Dat betekent dat een sollicitatie op formele gronden terzijde wordt gelegd als:

—	het sollicitatiedossier na de uiterste termijn voor indiening ingezonden is (datum poststempel of afleverbon),

—	het sollicitatiedossier niet per aangetekende post of particuliere besteldienst is verzonden,

—	het verplichte sollicitatieformulier niet gebruikt is of niet volledig is ingevuld,

—	het sollicitatieformulier niet is ondertekend,

—	de sollicitant niet aan de algemene toelatingsvoorwaarden voldoet.

Afgewezen sollicitanten worden individueel verwittigd na de uiterste datum van indiening van sollicitaties .

Het tot aanstelling bevoegde gezag stelt de lijst vast van de sollicitanten die aan de in de aankondiging vermelde algemene voorwaarden voldoen; deze lijst wordt tezamen met de sollicitatiedossiers aan het selectiecomité voorgelegd.

Verificatie van de specifieke voorwaarden

Het selectiecomité onderzoekt de sollicitatiedossiers en stelt vast welke sollicitanten voldoen aan de bijzondere voorwaarden zoals vermeld in de aankondiging. Daarbij gaat het selectiecomité louter te werk aan de hand van de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens waarvoor bewijsstukken zijn bijgeleverd .

De studie, opleidingen, talenkennis en, indien van toepassing, de beroepservaring moeten nauwkeurig en gedetailleerd in het sollicitatieformulier worden vermeld, en wel als volgt:

—	voor de studie: begin- en einddata, aard van het diploma of de diploma's, en de studievakken,

—	voor de eventuele beroepservaring: begin- en einddata en een nauwkeurige omschrijving van de taken.

Gepubliceerde rapporten, artikelen of andere publicaties die met de taken verband houden moeten in het sollicitatieformulier vermeld worden.

Kandidaten die niet voldoen aan de specifieke toelatingsvoorwaarden zoals vermeld in de aankondiging, vallen af.

Elke kandidaat wordt er door het selectiecomité schriftelijk van op de hoogte gesteld of hij al dan niet is toegelaten.

Beoordeling van de kwalificaties

Om vast te stellen welke kandidaten voor het examen worden opgeroepen gaat het selectiecomité over tot een beoordeling van de kwalificaties van de toegelaten kandidaten (zie boven). Daarbij gaat het selectiecomité louter te werk aan de hand van de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens waarvoor bewijsstukken zijn bijgeleverd (zie punt 3). Het selectiecomité gaat te werk aan de hand van van tevoren vastgestelde criteria en neemt daarbij met name de in punt B.2 in de aankondiging vermelde kwalificaties in aanmerking.

Elke kandidaat wordt er door het selectiecomité schriftelijk van op de hoogte gesteld of hij al dan niet voor het examen wordt opgeroepen.

Examen

Alle toetsen zijn verplicht. Het maximale aantal kandidaten dat voor het examen wordt opgeroepen staat vermeld in punt B.2 van de aankondiging.

Om organisatorische redenen kunnen de kandidaten voor alle schriftelijke en mondelinge toetsen worden opgeroepen. De puntentoekenning voor de toetsen vindt plaats in de volgorde waarin ze in de aankondiging vermeld staan. Wanneer een kandidaat voor een van de eliminatietoetsen niet de vereiste minimumscore heeft behaald, vervalt de puntentoekenning voor de navolgende toetsen.

Wanneer een kandidaat zich terugtrekt, worden er geen punten toegekend.

Lijst van geschikte kandidaten

De lijst van geschikte kandidaten bevat niet meer dan het in punt B.4, van de aankondiging vermelde maximale aantal kandidaten.

Plaatsing van de naam van een kandidaat op de lijst van geschikte kandidaten houdt in dat hij door een van de diensten van de instelling kan worden opgeroepen voor een onderhoud, doch houdt noch een recht noch een zekerheid in betreffende aanwerving door de instelling.

3.   HOE MOET U SOLLICITEREN?

Algemeen

Alvorens te solliciteren wordt u verzocht zorgvuldig na te gaan of u aan alle toelatingsvoorwaarden (algemene en specifieke) voldoet, hetgeen vereist dat u de aankondiging van aanwerving en de wenken voor sollicitanten vooraf doorneemt en de voorwaarden ervan aanvaardt.

In vacatureaankondigingen wordt geen leeftijdsgrens vermeld. Wel wordt u verzocht rekening te houden met de pensioenleeftijd zoals vastgesteld in het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_en.pdf of http://ec.europa.eu/civil_service/docs/toc100_fr.pdf)

Kandidaten moeten het voor deze vacature bestemde sollicitatieformulier invullen, zoals dat afgedrukt is in dit Publicatieblad, dat wordt uitgegeven door het Bureau voor publicaties van de Europese Unie.

Bescheiden die na de uiterste indieningstermijn worden toegezonden, worden terzijde gelegd.

Eventuele handicaps of bijzondere omstandigheden (zwangerschap, borstvoeding, gezondheidsproblemen, medische behandelingen e.d.) die het verloop van het examen kunnen bemoeilijken, dienen in het sollicitatieformulier te worden vermeld, vergezeld van alle relevante informatie, zodat het Parlement zo mogelijk de nodige voorzieningen kan treffen. In dit geval dient de sollicitant bij zijn sollicitatieformulier een afzonderlijk blad te voegen waarop hij aangeeft welke voorzieningen hij nodig acht om zijn deelname aan het examen te vergemakkelijken.

Hoe zorgt u voor een volledig dossier?

1.	Vul het sollicitatieformulier voor de desbetreffende vacature in en onderteken het.

2.	Voeg een genummerde lijst bij van alle bewijsstukken in het dossier.

3.	Voeg alle bewijsstukken bij, voorzien van een nummer.

4.	Stuur het dossier in, en houd u daarbij aan de voorschriften en de termijn die in de aankondiging vermeld staan.

Welke bewijsstukken moet u meesturen?

Algemeen

Stuur geen originelen in. Gewone fotokopieën van de vereiste documenten volstaan. Verwijzingen naar websites gelden niet als document. Afdrukken van webpagina's gelden niet als bewijsstuk maar kunnen wel als aanvullend informatiemateriaal worden meegestuurd.

De op de lijst van geschikte kandidaten geplaatste sollicitanten aan wie een post wordt aangeboden, moeten de originelen van alle vereiste documenten overleggen alvorens zij kunnen worden aangesteld.

Een curriculum vitae wordt niet als bewijsstuk beschouwd.

Sollicitanten kunnen niet verwijzen naar documenten, sollicitatieformulieren of andere bescheiden die bij een eerdere sollicitatie zijn ingezonden (1).

Geen enkel stuk uit het sollicitatiedossier wordt aan de sollicitant teruggezonden.

Bewijsstukken voor de algemene voorwaarden

In dit stadium hoeft de sollicitant niet aan te tonen dat:

—	hij onderdaan is van een van de lidstaten van de Europese Unie,

—	hij in het genot is van zijn burgerrechten,

—	hij voldaan heeft aan de wettelijke verplichtingen inzake de militaire dienstplicht,

—	hij in zedelijk opzicht de waarborgen biedt welke voor het vervullen van de beoogde taken vereist zijn.

De sollicitanten moeten het sollicitatieformulier ondertekenen. De ondertekening houdt in dat zij op erewoord verklaren dat zij aan deze eisen voldoen en dat de gegevens in het sollicitatieformulier juist en volledig zijn.

Bewijsstukken voor de specifieke voorwaarden en de beoordeling van de kwalificaties

De sollicitanten dienen het selectiecomité alle inlichtingen en bescheiden te verstrekken waarmee het kan nagaan of de gegevens in het sollicitatieformulier juist zijn.

Diploma's en/of getuigschriften voor met succes afgesloten studies

De sollicitanten moeten fotokopieën verstrekken van de diploma's of getuigschriften behaald na een studie op het vereiste niveau zoals vermeld in de aankondiging.

Het selectiecomité houdt daarbij rekening met de verschillen tussen de onderwijsstelsels van de lidstaten van de Europese Unie.

Voor hogeronderwijsdiploma's moet zo uitvoerig mogelijke informatie worden bijgevoegd, met name wat betreft studieduur en studievakken, zodat het selectiecomité kan nagaan of de diploma's relevant zijn voor de te verrichten taken.

Sollicitanten die een technische of beroepsopleiding of bijscholings- of specialisatiecursussen hebben gevolgd, moeten aangeven of het om een voltijd- of deeltijdopleiding of een avondopleiding gaat. Zij dienen ook de bestudeerde vakken en de officiële opleidingsduur te vermelden.

Beroepservaring

Indien in de vacatureaankondiging beroepservaring wordt geëist, wordt alleen de beroepservaring die de sollicitant heeft opgedaan nadat het vereiste diploma of getuigschrift werd behaald, in aanmerking genomen. Het is noodzakelijk dat op de bewijsstukken de duur en het niveau van de beroepservaring vermeld staan en dat de aard van de werkzaamheden zo uitvoerig mogelijk uiteen wordt gezet, zodat het selectiecomité kan nagaan of de diploma's relevant zijn voor de te verrichten taken.

Voor alle werkperioden moeten bewijsstukken worden verstrekt, bijvoorbeeld:

—	verklaringen van voormalige werkgevers en de huidige werkgever waaruit blijkt dat de sollicitant over de voor de selectieprocedure vereiste beroepservaring beschikt,

—	indien het om redenen van vertrouwelijkheid niet mogelijk is de nodige werkgeversverklaringen bij te voegen, is de sollicitant verplicht in plaats daarvan fotokopieën van het arbeidscontract of van de aanstellingsbrief en/of van het eerste en het laatste salarisstrookje toe te zenden,

—	voor niet in loondienst verrichte beroepswerkzaamheden (zelfstandigen, vrije beroepen e.d.) kunnen facturen of bestelbonnen waarop de verleende diensten gespecificeerd staan, of andere relevante officiële bescheiden als bewijsstuk gelden.

Talenkennis

Kennis van een taal wordt aangetoond met een diploma of getuigschrift of een verklaring op erewoord op een afzonderlijk blad, waarin uiteen wordt gezet hoe de kennis verkregen is.

Indien in enig stadium van de procedure wordt vastgesteld dat de in het sollicitatieformulier vermelde gegevens onjuist zijn, niet worden gestaafd door de bij te voegen bewijsstukken of niet voldoen aan alle voorwaarden in de aankondiging van aanwerving, wordt de toelating van de sollicitant nietig verklaard.

4.   CORRESPONDENTIE

Sollicitanten dienen alles in het werk te stellen om ervoor te zorgen dat het sollicitatieformulier (origineel of kopie) volledig ingevuld en ondertekend tezamen met alle bewijsstukken tijdig per aangetekende post (2) wordt verzonden, waarbij het poststempel als bewijs geldt.

Daar de verzending per post enige tijd vergt, dient de sollicitant de afdeling Vergelijkende Onderzoeken per brief, fax of e-mail (3) te waarschuwen als hij geen schrijven met een oproep of een bericht van niet-toelating heeft ontvangen voor de datum die in de laatste paragraaf van de aankondiging vermeld staat.

Op ieder bericht van een sollicitant in verband met een sollicitatie moet dezelfde naam worden vermeld als op het sollicitatieformulier, alsmede het nummer van de selectieprocedure.

Alle correspondentie van het Parlement betreffende de selectieprocedure, waaronder oproepen voor deelname aan het examen, wordt per e-mail verzonden naar het adres dat de sollicitant in het sollicitatieformulier heeft opgegeven. De kandidaat is zelf verantwoordelijk voor het regelmatig verifiëren (ten minste tweemaal per week) van zijn e-mailaccount (met inbegrip van spam) en voor het doorgeven van eventuele wijzigingen van zijn persoonsgegevens aan de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures.

Voor alle correspondentie over de selectieprocedure, gelieve een e-mail te sturen naar de functionele mailbox: PE-168-S@ep.europa.eu

Indien u uw mailaccount niet meer kunt verifiëren, moet u dit onmiddellijk melden bij de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures en uw nieuwe e-mailadres doorgeven.

Omwille van de duidelijkheid en begrijpelijkheid van de teksten van algemene aard en van de mededelingen aan of van de kandidaten worden de oproepen voor examens en alle andere correspondentie tussen de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures en de sollicitanten uitsluitend in het Frans, het Duits of het Engels gesteld. Er wordt niet gecorrespondeerd in de hoofdtaal (taal 1) van de sollicitant.

Omwille van de onafhankelijkheid van het selectiecomité is het de sollicitanten strikt verboden het selectiecomité direct of indirect te benaderen. Overtreding van dit verbod kan uitsluiting tot gevolg hebben.

Correspondentie voor het selectiecomité en eventuele verzoeken om inlichtingen of vragen omtrent het verloop van de procedure dienen uitsluitend te worden gericht aan de afdeling Vergelijkende Onderzoeken en Selectieprocedures (3), die belast is met de correspondentie met de sollicitanten tot aan het eind van de selectieprocedure.

5.   ALGEMENE INFORMATIE

Gelijke kansen

Het Europees Parlement zorgt ervoor dat alle discriminatie bij de selectieprocedure wordt vermeden.

Het Europees Parlement voert een beleid van gelijke kansen en maakt bij de acceptatie van sollicitaties geen onderscheid op grond van geslacht, ras, huidskleur, etnische of sociale herkomst, genetische kenmerken, taal, godsdienst of overtuiging, politieke of andere opvattingen, het behoren tot een nationale minderheid, financiële situatie, geboorte, handicaps, leeftijd, seksuele gerichtheid, huwelijkse staat of gezinssituatie.

Verzoeken van sollicitanten om toegang tot de hen betreffende informatie

Bij selectieprocedures hebben de kandidaten onder de onderstaande voorwaarden toegang tot bepaalde informatie die hen rechtstreeks en individueel betreft. Op grond daarvan kan het Europees Parlement een kandidaat op diens verzoek de volgende aanvullende informatie verschaffen:

a)

kandidaten die niet voor de schriftelijke toetsen geslaagd zijn en/of niet voor de mondelinge toets opgeroepen zijn, kunnen op hun verzoek een kopie van de toetsen en een kopie van het individuele beoordelingsblad met het oordeel van het selectiecomité krijgen. Het verzoek daartoe moet worden ingediend binnen een maand na de verzending van het schrijven waarin wordt medegedeeld dat de deelname van de kandidaat aan de selectieprocedure beëindigd is;

b)

voor het mondeling examen opgeroepen kandidaten die niet op de lijst van geschikte kandidaten geplaatst zijn, worden pas na de opstelling van de lijst van geschikte kandidaten op de hoogte gesteld van hun score bij de verschillende toetsen. Deze kandidaten kunnen eveneens een kopie van hun schriftelijke toetsen krijgen onder de bij a) vermelde voorwaarden;

c)	de kandidaten die op de lijst van geschikte kandidaten geplaatst zijn, worden alleen van dit feit op de hoogte gesteld.

De verzoeken worden behandeld met inachtneming van het geheime karakter van de werkzaamheden van het selectiecomité zoals voorgeschreven door het Statuut (bijlage III, artikel 6) en van de regels betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.

Bescherming van persoonsgegevens

Het Europees Parlement, dat verantwoordelijk is voor de organisatie van de selectieprocedures, ziet erop toe dat de verwerking van de persoonsgegevens van de kandidaten plaatsvindt overeenkomstig Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (4), met name wat betreft vertrouwelijkheid en beveiliging van de gegevens.

Reis- en verblijfkosten

Aan de kandidaten die voor het examen worden opgeroepen wordt een bijdrage in de reis- en verblijfkosten verstrekt. De ter zake geldende regeling wordt de sollicitanten bij de oproep voor het examen medegedeeld.

Het adres dat de kandidaat in het sollicitatieformulier heeft opgegeven wordt geacht de plaats te zijn van waaruit hij zich naar de plaats van het examen begeeft. Een adreswijziging die door de kandidaat wordt medegedeeld na de verzending door het Europees Parlement van de oproep voor het examen, kan niet meer in aanmerking worden genomen, tenzij het Parlement oordeelt dat de door de kandidaat geschetste situatie neerkomt op een geval van overmacht of toeval.

---

(1)  Dit geldt voor alle sollicitanten, met inbegrip van ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Unie.

(2)  Verzending via een particuliere besteldienst staat gelijk aan verzending per aangetekende post. In dat geval geldt de datum op de afleveringsbon als bewijs.

(3)  Adres: Parlement Européen, Unité concours et procédures de sélection — MON 04 S 010, Procédure de sélection PE/168/S, Rue Wiertz 60, 1047 Bruxelles/Brussel, Belgique/België.

Fax: +32 22831717. E-mail: PE-168-S@ep.europa.eu

(4)  PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.