1.1.

Om eerste informatie die OLAF ontvangt te kunnen beoordelen, dient de eenheid „Operationele inlichtingendienst” (C.4), die de beide directoraten „Onderzoek en operationele taken” ondersteunt, te kunnen overgaan tot snelle, nauwkeurige en discrete identificatie van een persoon tegen wie aantijgingen worden gemaakt, in het bijzonder waar het gaat om mogelijke belangenconflicten. Daartoe dient OLAF toegang te hebben tot informatie die is opgeslagen in de personeelsdatabases van de Commissie. In het bijzonder heeft OLAF toegang nodig tot gegevens betreffende personeelsleden en hun gezinssituatie en familiebanden, de woonplaats, telefoonnummers en geboortedata van de personeelsleden en hun gezinsleden. Deze gegevens worden „stamboomgegevens” („family tree” data) genoemd.

1.2.

OLAF ziet er bij het inzien van die informatie angstvallig op toe de reputatie van onschuldige personen die bij de Commissie of andere EU-organen werkzaam zijn, niet te schaden en het onderzoek of aantijgingen gegrond zijn, te laten plaatsvinden zonder dat deze aantijgingen – die soms flinterdun zijn – naar buiten worden gebracht. Ook wanneer de aantijgingen gegrond blijken te zijn, zorgt OLAF er in dit vroege stadium voor dat zo weinig mogelijk mensen kennis hebben van de aantijgingen, zodat degene die het voorwerp van een onderzoek zou kunnen uitmaken, daar niet voortijdig weet van heeft.

1.3.

Wat OLAF daarom voorstelt, is dat een beperkt aantal personeelsleden in C.4 direct en vertrouwelijk toegang zouden hebben tot de personeelsdatabases om er strikt afgebakende stamboomgegevens in te raadplegen („pull”- en „alleen lezen”-modus) en de geldigheid van aantijgingen te controleren voordat een onderzoek wordt geopend.

2.1.

Artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt:

2.2

Op grond daarvan heeft OLAF onbeperkt toegang (mits aan de voorwaarden van artikel 4, lid 1, is voldaan (1)) tot gegevens die in het bezit van de Commissie zijn, met inbegrip van gegevens betreffende het personeel van de Commissie. De bepaling geldt voor lopende interne onderzoeken van OLAF.

2.3.

Het Secretariaat-generaal is bereid „push”-toegang tot de stamboomgegevens toe te staan aan OLAF, maar wil niet ingaan op de vraag om „pull”-toegang te verlenen. Als reden voor de weigering wordt gegevensbescherming opgegeven. Als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens voert de Commissie aan dat zij verzoeken moet filteren en slechts die persoonsgegevens dient te verstrekken waarvoor zij het OLAF-verzoek rechtmatig, noodzakelijk en proportioneel acht. Deze „filtering” lijkt alleen bij verzoeken van OLAF te worden toegepast en andere diensten binnen de Commissie hebben wel directe „pull”-toegang zonder dat de verantwoordelijke voor de verwerking optreedt.

2.4.

Het Comité van toezicht vreest dat deze beperking op de rechtstreekse, „alleen lezen” en vertrouwelijke toegang van OLAF tot stamboomgegevens, het onafhankelijk onderzoek van het Bureau kan schaden.

3.1.

Het Comité van toezicht en leden van zijn secretariaat hebben twee ontmoetingen met medewerkers van het Secretariaat-generaal gehad, namelijk op 25 november 2010 en 8 december 2010, en hebben de secretaris-generaal zelf ontmoet op 15 december 2010 om over de kwestie te spreken. Het Secretariaat-generaal erkent dat OLAF een recht op toegang heeft tot alle gegevensbestanden die het voor onderzoeksdoeleinden relevant acht, met het oog op de opening van een onderzoek en voor de duur ervan, zelfs voordat een formeel openingsbesluit is genomen, wanneer dit gekoppeld is aan een specifiek CMS-zaaknummer, maar houdt vast aan zijn standpunt dat OLAF geen „pull”-toegang kan hebben.

3.2.

Omdat op OLAF's verzoek om toegang tot gegevens artikel 7, lid 2, tweede alinea van Verordening (EG) nr. 45/2001, van toepassing is, wilden OLAF en het Comité van toezicht het standpunt kennen van de Europese Toezichthouder voor Gegevensbescherming (ETGB), de heer Hustinx, met wie op 15 december 2010 en 25 maart 2011 een ontmoeting plaatsvond.

4.1.

Artikel 7, lid 2, tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 45/2001 (2) schrijft voor dat de noodzaak van de doorgifte van de gegevens van de Commissie aan OLAF moet worden vastgesteld.

4.2.

In elk geval van toegang waarin het soort en de hoeveelheid geraadpleegde gegevens verschillen, dient telkens van tevoren een beoordeling van de noodzaak te worden gemaakt. Voor achteraf door beide partijen controleerbare categorieën van gelijksoortige, beperkte toegang voor dezelfde doeleinden kunnen verschillende verzoeken met het oog op de beoordeling van de noodzaak als één pakket worden behandeld. Dat maakt deel uit van de structuur die door de verantwoordelijke voor de verwerking van de gegevens en de ontvanger van de gegevens moet worden opgezet. Wat er uit de bus komt, moet de noodzaaksvraag afdoende beantwoorden, controleerbaar zijn en een strikte doelbinding bevatten.

4.3.

In de situatie die hiervoor is geschetst, kan OLAF van tevoren zeggen waarom de gegevensdoorgifte noodzakelijk is, want dat is altijd hetzelfde: identificatie van een persoon (personen) die vermoedelijk betrokken is (zijn) in een beoordeelde of onderzochte zaak. Zoals door eenheid C.4 is toegelicht, dient OLAF toegang te hebben tot een beperkt aantal gegevensvelden in de databases van de Commissie om personeelsleden van de Commissie tegen wie aantijgingen van betrokkenheid bij fraude of onregelmatigheden worden gemaakt, naar behoren te kunnen identificeren. De gegevensvelden die OLAF daartoe zal raadplegen, zijn:

(Andere relevante velden, zoals naam, status, nummer identiteitsdocument, onderdeel van de organisatie waar de betrokkene werkzaam is en hoe lang, kunnen door alle personeelsleden van de Commissie in Sysper2 worden geraadpleegd).

4.4.

In gevallen waarbij het gaat om aantijgingen van belangenvermenging waarbij een gezinslid of verwant is betrokken, zou OLAF ook toegang nodig hebben tot de stamboomgegevens om de identiteit te verifiëren van de betrokkene(n), bijvoorbeeld een partner of bloedverwanten in opgaande en/of dalende lijn. In die gevallen zou het gaan om de volgende gegevensvelden:

De toegang wordt voorbehouden aan een beperkt aantal (drie of vier) specifiek opgeleide inlichtingenfunctionarissen. OLAF houdt bovendien zorgvuldig een logboek bij van alle raadplegingen van de gegevensbestanden, waarin het volgende wordt vermeld:

4.5.

OLAF verwacht dat deze gegevens later dit jaar automatisch door het CMS kunnen worden gelogd. Deze toegangslogs kunnen te allen tijde door de verantwoordelijke voor de verwerking, de gegevensbeschermingsfunctionaris en de ETGB worden ingezien.

4.6.

Het Comité van toezicht is van oordeel dat in de gegeven omstandigheden — de doorgifte heeft alleen het identificeren van personen tot doel en er worden zorgvuldige logs bijgehouden — aan de vereisten van artikel 7, lid 2, is voldaan en dat niet elke keer de toestemming van de verantwoordelijke voor de verwerking moet worden gevraagd om toegang te verkrijgen.

5.1.

Artikel 7, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 lijkt een aantal verschillende scenario's mogelijk te maken. Het kan worden gelezen als een aanzet tot een gestructureerde dialoog tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en de ontvanger van de gegevens, aangezien beide partijen de noodzaak van de doorgifte moeten beoordelen.

5.2.

„Pull”-toegang lijkt niet automatisch te worden toegestaan, maar wordt in andere situaties op verzoek binnen de Commissie verleend. In de gevallen hierna gaf de „pull”-methode aanleiding tot problemen, maar in het laatste voorbeeld werd zij toegestaan:

„Push”-toegang kan eveneens onaanvaardbaar zijn wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven zonder controle van de noodzaak.

5.3.

Voor een principiële goedkeuring aan OLAF om toegang te krijgen tot de verlangde gegevens, lijkt vanuit het oogpunt van gegevensbescherming bijgevolg geen fundamenteel beletsel te bestaan.

6.1.

Volgens het Comité van toezicht is het voor het functioneren van OLAF essentieel dat het Bureau op „pull”-basis toegang heeft tot personeelsgegevens die in het bezit van de Commissie zijn om voorafgaand aan de opening van een onderzoek personen te kunnen identificeren of uit te sluiten. OLAF deze toegang weigeren, zou de onafhankelijkheid van zijn onderzoeksfunctie in gevaar kunnen brengen.

6.2.

Het Comité van toezicht beveelt aan het „Memorandum van overeenstemming inzake een gedragscode ter waarborging van de tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie” (3) te wijzigen. Dit zou de vaststelling kunnen behelzen van een protocol dat de toegang tot gegevens van de Commissie in de selectiefase regelt, naar analogie van de regeling die in artikel 4, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 is vervat voor onderzoeken die zijn begonnen.

6.3.

Om de zaken vooruit te helpen, stelt het comité daarom voor dat OLAF en de Commissie onderhandelingen aanknopen om een oplossing uit te werken. Een concrete suggestie is het aanstellen van een extern bemiddelaar die het vertrouwen van zowel OLAF als de Commissie geniet, bijvoorbeeld een voormalig ambtenaar van hoog niveau of een voormalig lid van de Commissie. Het Comité van toezicht beveelt aan dat zo spoedig mogelijk met de Commissie overeenstemming wordt bereikt over de aanstelling van een geschikt bemiddelaar om deze kwestie op te lossen.

6.4.

Het Comité van toezicht hoopt en verwacht dat een akkoord kan worden bereikt. Volgens het comité is de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 een uitgelezen moment om artikel 4 zo te wijzigen dat OLAF voorafgaand aan de opening van een zaak en daarna in elk stadium van een onderzoek toegang krijgt tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen.

1.

Op 20 maart 2011 verscheen in de krant „The Sunday Times” een artikel onder de kop „An MEP claims to earn more than 450 000 EUR a year moonlighting for clients. He is one of three ready to take cash to help change EU laws”. Hierin wordt uit de doeken gedaan hoe de reporters, die zich uitgaven voor lobbyisten, geld (in twee gevallen tot 100 000 EUR per jaar) in ruil voor wetswijzigingen aanboden aan drie leden van het Europees Parlement, die op het voorstel ingingen en daarna amendementen indienden. De journalisten maakten gewag van ontmoetingen in en buiten de EP-gebouwen, telefoongesprekken, e-mails, briefwisseling en facturen die zij aan sommige van de parlementsleden toestuurden. Na de onthullingen naar aanleiding van deze undercoverreportage door The Sunday Times namen twee van de betrokkenen de volgende dag ontslag uit het Europees Parlement; de derde werd uit zijn fractie gezet (1).

2.

Op 22 maart opende het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) een intern onderzoek op grond van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 in samenhang met het Besluit van het Europees Parlement betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen (Bijlage XII bij het Reglement van het Europees Parlement).

3.

Op 15 april 2011 verzocht de directeur-generaal van OLAF het Comité van toezicht (Cvt) om een advies over de bevoegdheden van OLAF om interne onderzoeken te openen en te voeren binnen de instellingen en betreffende de beperkingen voortvloeiende uit de voorrechten en immuniteiten van hun leden, in het bijzonder — ten aanzien van leden van het Europees Parlement — wat betreft het recht van onmiddellijke toegang zonder voorafgaande waarschuwing tot informatie die in het bezit is van de instellingen en tot hun gebouwen.

4.

Artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de directeur-generaal van OLAF instructies vraagt noch aanvaardt van welke instelling dan ook voor de vervulling van zijn taken met betrekking tot het openen en uitvoeren van de interne onderzoeken.

5.

OLAF is bevoegd om binnen de instellingen administratieve onderzoeken in te leiden en uit te voeren ter bestrijding van fraude, corruptie en andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie.

Daartoe kan het Bureau ernstige feiten onderzoeken in verband met de uitoefening van werkzaamheden in dienstverband die onverenigbaar kunnen zijn met de plichten van de ambtenaren en aanleiding kunnen geven tot disciplinaire en, in voorkomend geval, strafrechtelijke sancties, dan wel onverenigbaar kunnen zijn met de analoge verplichtingen van de leden van instellingen (2).

6.

Het Cvt merkt op dat de bevoegdheid van OLAF inzake interne onderzoeken binnen de instellingen zich uitstrekt tot alle werkzaamheden ter bescherming van de belangen van de Gemeenschap tegen onregelmatige handelingen die tot administratieve of strafrechtelijke vervolgingen aanleiding kunnen geven.

7.

Deze werkzaamheden zijn uitvoerig opgesomd in het Besluit van het Europees Parlement (EP) betreffende de voorwaarden voor en de wijze van uitvoering van interne onderzoeken op het gebied van de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit die schadelijk is voor de belangen van de Gemeenschappen, gebaseerd op de vijfde overweging en artikel 4, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

Belangenvermenging, de verplichting kiesheid te betrachten bij het aanvaarden van bepaalde voordelen en zich te onthouden van iedere handeling en van iedere manier van optreden die afbreuk zouden kunnen doen aan de waardigheid van het ambt en ernstige fouten, zijn zaken die binnen de bevoegdheidssfeer van OLAF inzake onderzoeken vallen (3).

8.

Het Cvt van toezicht is van oordeel dat al deze zaken deel uitmaken van de naar verluidt gepleegde feiten en dat OLAF dus bevoegd is ze te onderzoeken, overeenkomstig artikel 10 van het Reglement van het EP, dat betrekking heeft op interne onderzoeken verricht door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF).

9.

Het Cvt is van oordeel dat onder fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten die „de financiële belangen van de Europese Unie” schaden, activiteiten zijn begrepen die „ook al houden zij niet rechtstreeks verband met de begroting van de Gemeenschap, de financiële belangen van de Gemeenschap in ruime zin kunnen schaden, door het communautaire patrimonium aan te tasten” (4).

10.

Het Cvt is het met de conclusie van de advocaat-generaal in bovenvermelde zaak eens dat „de herkomst van het betrokken patrimonium […] niet beslissend [is]; het juiste gebruik van alle middelen die door de instellingen, organen en instanties van de Gemeenschap worden beheerd, moet […] worden beschouwd als deel van de financiële belangen van de Gemeenschap, en kan dus onderworpen zijn aan maatregelen op basis van artikel 280, lid 4, EG” (5).

11.

Het Cvt verwijst naar de arresten van het Hof van Justitie in dit verband, stellende dat „de term „financiële belangen van de Gemeenschap” ruimer lijkt dan „ontvangsten en uitgaven van de Gemeenschap”: ”…het feit dat een orgaan of instantie zijn bestaan aan het EG-Verdrag ontleent, [wijst] er reeds op dat het is opgericht om bij te dragen aan de verwezenlijking van de doelstellingen van de Europese Gemeenschap en dat het past binnen het communautaire kader, zodat de middelen waarover het uit hoofde van [het] Verdrag beschikt, uiteraard een eigen en rechtstreeks financieel belang van de Gemeenschap vormen” (6).

12.

Het Cvt beklemtoont dat het juiste gebruik van de middelen waarover het EP beschikt om de uitoefening van het parlementair mandaat te bekostigen, namelijk het salaris van de leden, de kostenvergoedingen (reiskosten, telefoonkosten…) en toeslagen enz., berust op de naleving van het Financieel Reglement en op het beginsel dat die middelen uitsluitend bedoeld zijn om werkzaamheden te bekostigen die verband houden met de uitoefening van het mandaat van een parlementslid  (7), en niet om werkzaamheden te verrichten voor doeleinden waar een betaling met privé-middelen tegenover staat.

13.

Artikel 7, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 bepaalt dat de instellingen, organen en instanties het Bureau onverwijld alle informatie over eventuele fraude- of corruptiegevallen of over elke andere onwettige activiteit doen toekomen.

14.

Het Cvt benadrukt de op alle instellingen en hun leden rustende fundamentele plicht om OLAF volledige medewerking te verlenen, inlichtingen te verstrekken en bij te staan bij de feitelijke uitvoering van onderzoeken. Alleen als dit ondubbelzinning gebeurt kan OLAF onderzoeken bij alle instellingen, organen en instanties van de Gemeenschappen onder gelijkwaardige voorwaarden uitvoeren (8). Een gebrekkige medewerking ondermijnt de geloofwaardigheid van de instrumenten die de instellingen hebben aangenomen om alle vormen van fraude, corruptie, onwettige activiteiten of onregelmatige gedragingen te bestrijden.

15.

Het Cvt vindt dat de bepalingen van het Reglement van het EP houdende maatregelen ter bevordering van een goed verloop van de onderzoeken van OLAF rigoureus moeten worden toegepast (9).

16.

Het Cvt vindt het voorbarig om in de eerste fase aan OLAF resoluut de bevoegdheid te ontzeggen om de aantijgingen te onderzoeken, in het bijzonder waar het gaat om een complexe zaak van corruptie en onregelmatigheden waarbij de juistheid van alle onwettige activiteiten niet aan het begin van het onderzoek kan worden nagetrokken.

17.

Het Cvt merkt op dat de interne onderzoeken alleen kunnen worden uitgevoerd indien OLAF de toegang wordt gegarandeerd tot alle gebouwen van de instellingen, organen en instanties en tot alle gegevens en documenten die deze in hun bezit hebben. Deze essentiële bevoegdheid moet door de directeur-generaal van OLAF in alle onafhankelijkheid kunnen worden uitgeoefend en de veiligheidsdiensten van de instellingen dienen OLAF bij de feitelijke uitvoering bij te staan (10).

18.

OLAF verricht de administratieve onderzoeken binnen de instellingen met eerbiediging van de Verdragen, en met name het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten. OLAF heeft onmiddellijk en zonder voorafgaande waarschuwing toegang tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, alsmede tot hun gebouwen. Het Bureau is bevoegd om de boekhouding van de instellingen, organen en instanties te controleren. Het Bureau kan alle documenten en de inhoud van alle geautomatiseerde bestanden die deze instellingen, organen en instanties in hun bezit hebben, kopiëren of daarvan uittreksels verkrijgen en kan, zo nodig, deze documenten of gegevens veiligstellen teneinde elk risico van verdwijning uit te schakelen (11).

19.

Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Unie bevat verschillende bepalingen betreffende de voorrechten en immuniteiten van de leden van het Europees Parlement (artikelen 7, 8 en 9), met name dat tegen hen geen onderzoek kan worden ingesteld en dat zij niet kunnen worden aangehouden of vervolgd op grond van de mening of de stem, die zij in de uitoefening van hun ambt hebben uitgebracht. Een lid kan zich evenwel niet op immuniteit beroepen wanneer hij/zij op het plegen van een strafbaar feit wordt betrapt.

20.

Het Cvt merkt in dezen op dat het Gerecht van eerste aanleg heeft gesteld dat het „Protocol […] voor de leden van het Parlement echter [geldt] enkel in algemene zin en […] geen enkele bepaling [bevat] die uitdrukkelijk de interne onderzoeken in het Parlement regelt. Zoals de president van het Gerecht heeft opgemerkt in punt 107 van de beschikking in de zaak Rothley e.a. tegen het Parlement, kan a priori het risico niet worden uitgesloten dat OLAF in het kader van een onderzoek een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt. Gesteld dat een dergelijke omstandigheid zich voordoet, beschikt elk lid van het Parlement tegenover een handeling van die aard waardoor hij zich bezwaard acht, evenwel over de rechtsbescherming en de beroepsmogelijkheden die bij het Verdrag zijn verleend.” (12).

21.

Volgens het Cvt is het aanbevelenswaardig om er met betrekking tot dit naar zijn mening delicate terrein het standpunt van de advocaat-generaal in zaak C-167/02 op na te lezen: „Met betrekking tot de verschillende door OLAF in het kader van een intern onderzoek getroffen maatregelen — al is het moeilijk om in abstracto uitspraken te doen over de ontvankelijkheid van toekomstige procedures — lijkt het mij waarschijnlijk, zoals het Gerecht heeft beslist en de overige partijen hebben bepleit, dat de leden van het Parlement die van mening zijn dat een inbreuk op hun rechten heeft plaatsgevonden, over verschillende mogelijkheden beschikken om daartegen in rechte op te komen. De Commissie noemt een aantal handelingen die op deze wijze zouden kunnen worden aangevochten: het door artikel 5, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 voorgeschreven besluit van de directeur van OLAF tot het openen van een intern onderzoek; verschillende door OLAF in de loop van het onderzoek getroffen maatregelen, zoals het besluit om zich toegang te verschaffen tot een kantoor, om documenten in beslag te nemen of om mondelinge informatie te verzoeken, alsmede het uitdrukkelijk of stilzwijgend verlenen van toestemming daartoe door de instantie in kwestie.

Mij lijkt echter toe, dat de noodzaak om discrete en snelle actie te kunnen ondernemen in het kader van de opsporing van fraude, dit risico tot op zeker hoogte onvermijdelijk maakt. Bovendien dient te worden aangetekend, dat de bestreden handeling bepalingen bevat die dit risico tot een minimum beogen te beperken. Zo schrijft artikel 5 voor, dat leden spoedig worden ingelicht wanneer zij bij een onderzoek betrokken zijn, voorzover dat geen nadeel levert voor het onderzoek. Dat artikel verbiedt tevens dat door OLAF in zijn conclusies leden met name worden genoemd zonder eerst te zijn gehoord, met uitzondering van gevallen waarin nationale opsporingsmiddelen absolute geheimhouding vereisen” (13).

22.

Volgens het Cvt dient OLAF deze regels scrupuleus toe te passen, nadat per geval het gelopen risico en de proportionaliteit van de te nemen maatregel grondig zijn bestudeerd.

23.

Het Cvt verwijst naar de vaststelling van het Hof van Justitie dat in zaak T-17/00 de bepalingen „met betrekking tot de samenwerking met of de verstrekking van inlichtingen aan het OLAF, ongeacht de precieze strekking daarvan, tot doel hebben verplichtingen op te leggen aan de leden van het Parlement, zodat het in de eerste plaats aan hen staat om in elk bijzonder geval hetzij aan deze verplichtingen te voldoen, hetzij zich daaraan niet te onderwerpen wanneer zij ervan overtuigd zijn dat zij daardoor het gemeenschapsrecht niet schenden. Indien in een concreet geval een van de leden van het Parlement dit laatste doet, zijn eventuele latere handelingen van het Parlement jegens dat lid die voor dat lid bezwarend zijn, in beginsel vatbaar voor rechterlijke toetsing” (14).

Met betrekking tot de verschillende maatregelen die OLAF zou kunnen treffen in de uitoefening van zijn onderzoeksbevoegdheden, hield het Hof rekening met het risico dat OLAF een handeling verricht waarmee inbreuk wordt gemaakt op de immuniteit die elk lid van het Parlement toekomt en wees het erop dat de wettigheidstoetsing van de handelingen van de instellingen aan de gemeenschapsrechter is opgedragen (15).

24.

Het Cvt is van oordeel dat de instellingen, organen en instanties (die niet „de betrokkene” van een OLAF-onderzoek zijn) OLAF volledige medewerking dienen te verlenen en zich dienen te onthouden van maatregelen die de uitoefening van OLAF's onderzoeksbevoegdheden belemmeren.

OLAF verhinderen om deze fundamentele onderzoekswerkzaamheden te verrichten op grond van een interpretatie van het mandaat van OLAF door een instelling, orgaan of instantie, is een inperking van OLAF's onafhankelijkheid om onderzoeken uit te voeren.

25.

Het Cvt beveelt aan dat OLAF zich scrupuleus houdt aan het reglement en aan de bestaande jurisprudentie op dit gebied.

—

75 000 (2,8 %) Extern personeel

—

159 000 (4,8 %) Overige beheersuitgaven (met name uitgaven voor dienstreizen)

—

587 000 (4,9 %) Gebouwen en daarmee samenhangende kosten

—

36 000 (2,25 %) Financiering van fraudebestrijdingsmaatregelen

—

stopzetting van minstens vijf overeenkomsten met arbeidscontractanten,

—

beëindiging van twee overeenkomsten met uitzendkrachten,

—

uitstel van de selectieprocedure voor de vervanging van de directeuren van directoraten B en C,

—

bijkomende vertraging van de procedure voor de herclassificatie van tijdelijke functionarissen, waarbij het overwegend gaat om onderzoekers in de operationele eenheden, voornamelijk in de hoogste rangen.

—

het Cvt steunt het voorstel van OLAF voor zijn ontwerpbegroting voor 2012, dat geen verhoging van de administratieve uitgaven bevat,

—

het Cvt is fel gekant tegen de extra bezuinigingen op de personeelsuitgaven, die door de Commissie zouden moeten worden heroverwogen om nadelige gevolgen voor de behandeling van dossiers door OLAF te voorkomen,

—

als de extra bezuinigingen toch doorgaan, moet de directeur-generaal van OLAF volgens het Cvt vrijuit de begrotingsonderdelen kunnen kiezen die worden gekort.

—

OLAF stippelt een personeelsstrategie uit op basis van een duidelijk, door het management overeengekomen beleid,

—

alle tijdelijke functionarissen van OLAF krijgen een passende herclassificatie.

—

in de ontwerpbegroting 2012 acht ambten reserveren voor het Cvt-secretariaat.

1.

2.

2.1.

2.2.

2.2.1.

2.2.2.

2.3.

2.3.1.

2.3.2.

2.3.3.

2.4.

2.4.1.

2.4.2.

2.4.3.

2.5.

3.

3.1.

3.2.

3.2.1.

3.2.2.

3.3.

4.

4.1.

4.1.1.

4.1.2.

4.2.

4.2.1.

4.2.2.

4.3.

1.

Het Comité van toezicht (Cvt) is ingenomen met het gewijzigd voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1073/1999 betreffende onderzoeken door het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) en tot intrekking van Verordening (Euratom) nr. 1074/1999. Het Comité spreekt zijn waardering uit voor de inspanningen van de Europese Commissie om de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 op de rails te zetten en haar voornemens om de efficiëntie, de slagkracht en de verantwoordelijkheid van OLAF te vergroten zonder aan zijn onafhankelijkheid op het gebied van onderzoeken te raken. Sommige aspecten van de hervorming zijn volgens het Cvt echter gebaat bij nadere verduidelijking en enige aanpassing.

2.

Het Cvt heeft beide herzieningsvoorstellen — de tekst die door de Europese Commissie is opgesteld (1) en door de Raad is geamendeerd (2) — samen met de resolutie van het Europees Parlement (3) geanalyseerd. Voorts heeft het Cvt rekening gehouden met zijn eigen eerdere adviezen over de hervorming van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (4) en met de adviezen van de Europese Rekenkamer (5) en van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (6). Dit advies is opgesteld in de volgorde van de doelstellingen die door de Commissie in haar gewijzigd voorstel van 17 maart 2011 zijn bepaald.

3.

Het Cvt merkt op dat in de huidige verordening (7) wat de „administratieve onderzoeken” betreft een onderscheid wordt gemaakt tussen interne onderzoeken binnen de instellingen en externe onderzoeken betreffende marktdeelnemers. In de praktijk is die tweedeling vaak artificieel en een bron van verwarring gebleken. Een oneerlijk voordeel dat een marktdeelnemer heeft genoten, kan inderdaad het gevolg zijn van handelingen van een persoon die aan het Statuut is onderworpen. Daarom is het noodzakelijk in artikel 1 van de nieuwe verordening expliciet te bepalen dat OLAF tot taak heeft administratieve onderzoeken uit te voeren die naargelang van het geval intern, extern of een combinatie van beide zijn. Daarbij zij erop gewezen dat de taak van OLAF ook het coördineren van acties tussen de bevoegde autoriteiten van de lidstaten omvat.

4.

Het Cvt juicht toe dat ernaar is gestreefd in artikel 2 bepaalde begrippen zoals „administratief onderzoek”, „betrokken persoon” en „Statuut” te omschrijven. Deze lovenswaardige onderneming is evenwel te beperkt, in die zin dat de vele andere begrippen in verband met fraudebestrijding die in Verordening (EG) nr. 1073/1999 zijn vervat, zoals „financiële belangen van de EU” of „corruptie”, ook hadden moeten worden omschreven. Slechts een consolidatie van alle EU-wetteksten op het gebied van fraudebestrijding zal dit compleet maken.

5.

Het Cvt vindt het jammer dat er geen duidelijke afbakening is van de onderzoeksbevoegdheid van OLAF, in het bijzonder wat betreft onderzoeken binnen de instellingen, organen en instanties van de Unie. Volgens artikel 1 van het gewijzigd voorstel is OLAF niet bevoegd voor zaken die geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU (8). Het Cvt stelt echter vast dat OLAF op grond van andere, nog rechtsgeldige wettelijke instrumenten gemachtigd is interne onderzoeken te verrichten betreffende aangelegenheden die verder gaan dan de bescherming van de financiële belangen van de EU (9). De recente ervaring leert daarenboven dat duidelijke regels nodig zijn voor onderzoeken binnen de instellingen naar aantijgingen van grove schuld van personen die niet onder het Statuut vallen en wier handelingen misschien geen gevolgen hebben voor de financiële belangen van de EU, maar aanleiding kunnen zijn voor een tucht- of strafrechtelijke procedure. Consolidatie van de fraudebestrijdingswetgeving had onduidelijkheden kunnen voorkomen of leemten in de geldende bepalingen kunnen opvullen. Het Cvt betreurt dat die consolidatie er niet is en vindt dat de bevoegdheden van OLAF in het gewijzigd voorstel daarom nader moeten worden afgebakend.

6.

Het Cvt is dan ook van mening dat de directeur-generaal (DG) van OLAF de bevoegdheid moet krijgen om een vordering bij het Hof van Justitie in te stellen als hij vindt dat een handeling van eender welke instelling (en niet alleen van de Commissie zoals in het voorstel staat) zijn onafhankelijkheid of de onafhankelijkheid van het onderzoek aantast. Insgelijks dient hij, of een door hem gemachtigd medewerker van OLAF, de bevoegdheid te krijgen om op te treden in zaken in verband met onderzoeken door OLAF die voor de nationale rechter worden gebracht, zoals wordt voorgesteld in artikel 12 bis van de EP-resolutie.

7.

Het Cvt heeft er altijd sterk op aangedrongen dat OLAF de onderzoeken binnen de kortst mogelijke termijn afrondt. Het Cvt wijst erop dat de middelen van OLAF beperkt zijn en dat daar in tijden van budgettaire krapte geen verandering in zal komen. De instellingen moeten desalniettemin tonen dat zelfs in zulke tijden de strijd tegen fraude een prioriteit blijft. OLAF moet realistische prioriteiten voor zijn onderzoekbeleid stellen, zich concentreren op onderzoekwerkzaamheden en fraudebestrijding en de lidstaten bijstand verlenen bij de gerechtelijke follow-up. Verkorting van de duur van onderzoeken kan enkel worden bewerkstelligd door het management nauwer te betrekken bij de controle op de onderzoeken, die ook een zorgvuldige planning ervan omvat (10). Ook de termijn om onderzoeken te openen moet strikt worden gelimiteerd, ongeacht de informatiebron (11).

8.

Het Cvt is van mening dat in het gewijzigd voorstel onvoldoende rekening wordt gehouden met gevallen waarin in de lidstaat een parallel onderzoek naast dat van OLAF wordt uitgevoerd. Wanneer het nakomen van de verplichting voor OLAF om een betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zijn/haar opmerkingen kenbaar te maken, wordt vertraagd om een nationaal onderzoek niet te hinderen, kan OLAF zijn onderzoek niet afsluiten zolang het onderzoek in de lidstaat loopt. In het gewijzigd voorstel dient hiermee rekening te worden gehouden, zodat OLAF zijn onderzoeken kan uitvoeren „zonder onderbreking”, zoals artikel 6 voorschrijft.

9.

De redenen waarom OLAF een onderzoek niet binnen 12 maanden kan afronden, dienen aan het Cvt te worden meegedeeld. Een dergelijke kennisgeving moet vervolgens elke zes maanden plaatsvinden (12). Het Cvt kan pas effectief toezicht houden op de duur van onderzoeken als in het gewijzigd voorstel zou worden bepaald dat het Cvt ook regelmatig op de hoogte wordt gebracht van de maatregelen die worden overwogen om het onderzoek te bespoedigen (13) en van de tijd die naar schatting nodig is om het af te ronden (14).

10.

Het Cvt merkt op dat het de persoon is die met de toetsingsprocedure is belast, die op verzoek van een betrokkene een advies uitbrengt over de duur van een onderzoek (15). Dit advies dient ook aan het Cvt te worden verstrekt om het in staat te stellen toe te zien op de ontwikkelingen betreffende de duur van onderzoeken, aan de hand van de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (16). De tekst van het gewijzigd voorstel dient volgens het Cvt op dit punt te worden herzien (17).

11.

De huidige verordening bepaalt dat indien uit de nasporingen de mogelijkheid van persoonlijke betrokkenheid van een lid, hoofd, ambtenaar of personeelslid blijkt, de instelling, instantie of het orgaan van de EU in kwestie daarvan in kennis wordt gesteld (18). Deze kennisgeving kan worden uitgesteld wanneer het onderzoek absolute geheimhouding vereist of tot de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie behoort. Het Cvt vindt het belangrijk dat deze uitzonderingen in de nieuwe verordening worden gehandhaafd. Bij aanvang van een onderzoek is het voor OLAF immers niet altijd mogelijk alle betrokken personen aan te wijzen, en een ongecontroleerde bekendmaking kan de doeltreffendheid van het onderzoek en de reputatie van de betrokken instelling schaden. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 4, lid 6, tweede alinea, daarom scherp af (19). Deze bepaling is niet alleen vaag, maar ontneemt OLAF bovendien de mogelijkheid om zelf een inschatting te maken en het onderzoek — minstens gedurende enige tijd — confidentieel te houden. Een dergelijke absolute verplichting kan afbreuk doen aan de onafhankelijkheid van OLAF. Volgens het Cvt zou over het uitstellen van kennisgeving elke drie maanden uitsluitsel kunnen worden gegeven, via een gemotiveerd schriftelijk besluit dat bij het dossier wordt gevoegd. Het Cvt en de met de toetsingsprocedure belaste persoon zouden daarvan in kennis moeten worden gesteld. Deze laatste kan dan eventueel zelf een initiatief nemen als er een ernstig probleem zou kunnen rijzen, bijvoorbeeld een schending van de procedurerechten wanneer de betrokken persoon niet op de hoogte is gesteld van het lopende onderzoek.

12.

In het gewijzigd voorstel is bepaald dat OLAF de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie zo spoedig mogelijk in kennis stelt van het lopende onderzoek wanneer blijkt dat het wenselijk zou kunnen zijn administratieve voorzorgsmaatregelen te nemen om de financiële belangen van de EU te beschermen (20). Het Cvt is het met een dergelijke verplichting eens op voorwaarde dat de mogelijkheid bestaat, zowel bij interne als bij externe onderzoeken, om de kennisgeving uit te stellen. Het Cvt geeft daarom de voorkeur aan de tekst die door het Europees Parlement is aangenomen.

13.

De instellingen, organen en instanties stellen OLAF in kennis van het gevolg dat is gegeven aan de aanbevelingen van het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (21). De DG stelt het Cvt in kennis van gevallen waarin zij geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van het OLAF-verslag (22). Het Cvt betreurt dat OLAF in het verleden niet systematisch van deze mogelijkheid heeft gebruikgemaakt. Deze bepaling zal in de toekomst van belang zijn voor de gedachtewisseling met de instellingen om problemen te verhelpen.

14.

Het baart het Cvt nog steeds zorgen dat OLAF niet onbeperkt toegang heeft tot de personeelsbestanden van de instellingen. Niettegenstaande dat artikel 4, lid 2, eerste alinea, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 (ongewijzigd overgenomen in het gewijzigd voorstel) OLAF uitdrukkelijk het recht verleent om zich te allen tijde onaangekondigd toegang te verschaffen tot alle gegevens die in het bezit zijn van de instellingen, organen en instanties, zijn de instellingen in de praktijk terughoudend om OLAF snel en discreet inzage te geven in sommige categorieën persoonsgegevens, op grond van een zeer restrictieve interpretatie van Verordening (EG) nr. 45/2001 (23). Die houding wijst volgens het Cvt op wantrouwen ten aanzien van OLAF en kan de onafhankelijkheid van het onderzoek door OLAF ondermijnen.

15.

Het Cvt is de mening toegedaan dat OLAF toestaan om sommige feiten snel en discreet te controleren zonder de aantijgingen openbaar te maken, geen risico's inhoudt. Bepalingen in de nieuwe verordening moeten daarom zorgen voor een juist evenwicht tussen, enerzijds, de behoefte voor OLAF om voorafgaand aan het openen van een zaak en in elke fase van het onderzoek toegang te hebben tot gegevens die in het bezit zijn van de instellingen en, anderzijds, de geldende voorschriften inzake gegevensbescherming.

16.

Om de operaties van OLAF doeltreffender te maken, is een betere samenwerking met de lidstaten vereist. Bij het toezicht op de uitvoering van de onderzoekstaak van OLAF heeft het Cvt vastgesteld dat het voor OLAF vaak moeilijk was de bevoegde nationale autoriteiten te vinden die de nodige bijstand konden verlenen, bijvoorbeeld om controles ter plaatse te verrichten in de gebouwen van economische subjecten. In zaken waar directe uitgaven mee gemoeid zijn, en de EU-middelen niet door de lidstaten, maar door de instellingen of agentschappen worden beheerd, is dat zelfs nog moeilijker. De gewijzigd voorstellen omvatten de oprichting van een coördinatiedienst fraudebestrijding, die een passende coördinatie van alle bevoegde instanties op nationaal niveau moet bevorderen en een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet waarborgen (24), of bij wijze van alternatief een effectieve samenwerking en informatie-uitwisseling met OLAF moet vergemakkelijken (25). De nieuwe verordening moet de lidstaten ertoe verplichten snel de naam mee te delen van de bevoegde nationale autoriteit die OLAF kan bijstaan bij onderzoeken, in het bijzonder die welke verband houden met directe uitgaven.

17.

Overeenkomstig het arrest van het Gerecht van eerste aanleg van de Europese Unie (in zaak T-48/05 Franchet en Byk) heeft het Cvt steeds de kwaliteit van de door OLAF aan de gerechtelijke autoriteiten in de lidstaten doorgegeven inlichtingen gecontroleerd. Zonder zich daarbij te mengen in lopende onderzoeken, heeft het Cvt een gestage verbetering van die kwaliteit vastgesteld. Het Cvt heeft voorts zijn bezorgdheid uitgesproken omtrent de bijstand die OLAF verleent aan de nationale gerechtelijke autoriteiten bij strafrechtelijke procedures betreffende de bescherming van de financiële belangen van de EU die voordien op eigen initiatief van die autoriteiten zijn ingeleid en de betrekkelijk teleurstellende resultaten daarvan. Het Cvt vindt dat het toezicht door het Cvt op de gerechtelijke follow-up een prioriteit moet blijven. Het is van belang dat de huidige praktijk waarbij het Cvt een afschrift ontvangt van de informatie die aan de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten wordt doorgegeven, wordt gehandhaafd.

18.

OLAF kan in het kader van externe onderzoeken verkregen inlichtingen te allen tijde aan de bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten meedelen (26) of dient in het kader van interne onderzoeken de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat de inlichtingen mee te delen die het heeft verkregen over feiten waarvoor onderzoeksprocedures moeten worden ingesteld die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke autoriteit vallen (27). In het laatste geval moet OLAF eerst de betrokken instelling op de hoogte brengen. Voordat de inlichtingen worden doorgegeven, dient de betrokken persoon overeenkomstig artikel 7bis, lid 4, in de gelegenheid te zijn gesteld om zijn/haar opmerkingen te maken over de hem ten laste gelegde feiten. Deze verplichting kan met het akkoord van de betrokken instelling evenwel worden opgeschort. Als de instelling niet binnen één maand reageert, wordt aangenomen dat zij akkoord gaat. Het Cvt is van mening dat deze bepaling uiterst ingewikkeld is en de betrokken persoon weinig bescherming biedt. Zij zou waarschijnlijk ook een nadelig effect hebben op eventuele nationale strafonderzoeken. Het Cvt stelt voor dit proces over te laten aan de met de toetsingsprocedure belaste persoon, die als enige volledige toegang heeft tot het dossier en de belangen van alle betrokkenen kan afwegen. Tevens voorziet het voorstel niet in het geval waarin een instelling niet akkoord gaat met de opschorting van het recht van de betrokken persoon om zijn/haar opmerkingen te maken.

19.

Wanneer uit het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag (28) blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, moet OLAF deze informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat doorgeven tenzij er, gezien met name de aard van de feiten en de omvang van de financiële gevolgen, interne maatregelen zijn waarmee daaraan een passender gevolg kan worden gegeven. Het Cvt wijst erop dat OLAF, niettegenstaande het over zijn eigen deskundigen inzake strafrecht beschikt, niet bevoegd is op dit gebied actie te ondernemen. De kerntaak van OLAF is „administratieve onderzoeken” uit te voeren die de bevoegdheid van de lidstaten inzake strafvervolging onverlet laten (29). Het Cvt merkt op dat de Commissie beoogde het de minimis-beleid te verduidelijken en OLAF toe te staan een zaak over te dragen aan het Bureau voor onderzoek en disciplinaire maatregelen van de Commissie (IDOC) of aan de betrokken instellingen, organen en instanties, in plaats van deze door te spelen aan de bevoegde nationale gerechtelijke autoriteiten. Het is echter ook mogelijk dat het IDOC of de betrokken instellingen, organen en instanties besluiten de van OLAF ontvangen inlichtingen niet aan die autoriteiten door te spelen. In dat geval wordt de lidstaat de mogelijkheid ontnomen om strafvervolging in te stellen. Het Cvt is daarom sterk gekant tegen elke uitzondering in de verordening die ertoe zou kunnen leiden dat nationaal strafrechtelijk vervolgbare feiten door OLAF niet ter kennis van de lidstaat worden gebracht.

20

.Het Cvt vindt het ook jammer dat de verplichting om de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat in te lichten wanneer uit het verslag blijkt dat er sprake is van strafrechtelijk vervolgbare feiten, niet geldt bij externe onderzoeken. Het is onduidelijk of artikel 9, lid 3, voorziet in deze mogelijkheid. Nadere verduidelijking van de tekst is daarom noodzakelijk.

21.

De bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten stellen OLAF op zijn verzoek in kennis van de maatregelen die zij hebben genomen in aansluiting op zijn onderzoeksverslagen (30). Het Cvt vindt het belangrijk voor OLAF dat er op geregelde tijdstippen informatie wordt uitgewisseld over dossiers die aan de lidstaten zijn doorgegeven, in de eerste plaats omdat OLAF ertoe gehouden is zaken waarin de bevoegde autoriteiten van de lidstaten geen gevolg hebben gegeven aan de aanbevelingen van OLAF, aan het Cvt te rapporteren (31), maar daarnaast ook omdat de bij artikel 11bis ingestelde gedachtewisseling kan slaan op de betrekkingen van OLAF met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten. Het Cvt treedt daarom het voorstel van het EP bij om de lidstaten te verplichten op geregelde tijdstippen verslag uit te brengen. Een dergelijke verplichting zou de samenwerking tussen OLAF en de lidstaten ten goede komen, zonder dat er omslachtige en formele procedures aan te pas moeten komen.

22.

Bij artikel 10bis van het gewijzigd voorstel (32) wordt OLAF gemachtigd om met Eurojust, Europol, derde landen en internationale organisaties administratieve regelingen te treffen ter vergemakkelijking van de onderlinge samenwerking. Het is volgens het Cvt belangrijk voor OLAF dergelijke regelingen te kunnen treffen om de financiële belangen van de EU beter te kunnen beschermen. Deze regelingen maken het mogelijk intensiever samen te werken in het belang van alle betrokken partijen.

23.

Het Cvt dringt aan op een juist evenwicht in het gewijzigd voorstel tussen bescherming van de rechten van personen en onafhankelijkheid van het onderzoek. Het Cvt heeft reeds eerder zijn bezorgdheid erover geuit dat OLAF de instemming moet vragen van de secretaris-generaal of de voorzitter van de instelling waartoe de betrokkene behoort voordat een besluit wordt genomen tot opschorting van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken (33). Volgens het Cvt kan de operationele onafhankelijkheid van OLAF hierdoor worden beknot bij een weigering of vertraging, wat in het verleden meer dan eens is gebeurd, ook al lijkt dit een garantie te vormen voor de rechten van de verdediging. De nieuwe verordening moet volgens het Cvt bepalingen bevatten om dergelijke situaties voortaan te voorkomen (zie punt 29 van dit advies). Dat in het gewijzigd voorstel is bepaald „Wanneer de instelling, het orgaan of de instantie in kwestie niet binnen een maand reageert, geldt dat als toestemming.” (34), geeft aan dat er van vooruitgang op dit punt geen sprake is. Omdat er geen alternatief is in geval van weigering, kan hiermee geen genoegen worden genomen. Het Cvt herhaalt zijn wens om stelselmatig op de hoogte te worden gebracht van alle zaken waarin instellingen, organen of instanties geen toestemming hebben gegeven voor het opschorten van de verplichting om de betrokken persoon uit te nodigen zijn/haar opmerkingen te maken.

24.

Het Cvt merkt op dat in de plaats van de in 2006 door de Commissie voorgestelde functie van adviseur-revisor een toetsingsprocedure is gekomen, die door de DG binnen OLAF moet worden ingesteld. Het Cvt is er niet van overtuigd dat deze nieuwe procedure volledig tegemoetkomt aan het beoogde doel van het gewijzigd voorstel om de procedurerechten van in onderzoeken van OLAF betrokken personen nog beter te beschermen. De toetsingsprocedure houdt immers geen stelselmatige controle in op de wettigheid van onderzoeken, noch biedt zij voldoende waarborgen wat betreft de onafhankelijkheid van de persoon (personen) die daarmee belast wordt (worden). Volgens het Cvt moet de nieuwe verordening voorzien in zowel een stelselmatige interne controle op de wettigheid van onderzoeken in welbepaalde stadia van het onderzoek, als een klachtenmechanisme of een toetsingsprocedure door een onafhankelijk persoon die aan het Cvt rapporteert.

25.

Het Cvt herhaalt (35) dat het verzekeren van de naleving van de grondrechten en van de procedurele waarborgen van onderzochte personen in de eerste plaats een verantwoordelijkheid is van de directeur-generaal van OLAF en het managementteam. Bijgevolg behoort het tot de taak van de DG om adequate internecontrole- en toezichtmechanismen in te stellen.

26.

Het Cvt vindt dat het gewijzigd voorstel om twee redenen niet in een dergelijke stelselmatige controle voorziet. Ten eerste zou de toetsingsprocedure uitsluitend op verzoek van een in een onderzoek betrokken persoon worden ingeleid. De gevallen waarin het noodzakelijk is het onderzoek confidentieel te houden (en de betrokkene zelfs geen weet zou hebben van het onderzoek), zouden systematisch aan deze vorm van controle ontsnappen. Ten tweede is het door de Commissie voorgestelde (maar niet door de Raad aanvaarde) mechanisme van een intern orgaan dat in verschillende stadia van het onderzoek (bij de opening, vόόr de afsluiting en telkens als hij dat nodig acht) door de DG zou moeten worden geraadpleegd (36), niet het geschikte middel om een mogelijke schending van de rechten van de betrokken persoon ongedaan te maken, omdat de samenstelling, het mandaat en de rol ervan niet duidelijk omschreven zijn.

27.

Het Cvt is daarom voorstander van het idee om de wettigheid van OLAF-onderzoeken stelselmatig door deskundigen binnen OLAF op het gebied van gerechtelijke onderzoeken die bevoegd zijn om in de lidstaten een rechterlijk ambt te bekleden te laten toetsen voordat het onderzoek worden geopend en voordat het wordt afgesloten, en voordat inlichtingen worden doorgegeven aan de gerechtelijke autoriteiten van de betrokken lidstaat (37).

28.

Het Cvt is zich ervan bewust dat het instellen van een onafhankelijk mechanisme van toezicht op de wettigheid van onderzoekshandelingen van OLAF geen gemakkelijke zaak is. Het Cvt neemt nota van en is het eens met de adviezen van de Rekenkamer dat er onvoldoende waarborgen zijn wat betreft de onafhankelijkheid van de adviseur-revisor die de Commissie in 2006 voorstelde (38) en van de persoon (personen) die met de in 2011 voorgestelde toetsingsprocedure wordt (worden) belast (39). Het Cvt herhaalt zijn standpunt dat het Cvt binnen de algemene beheersstructuur van OLAF het enige orgaan is dat aan dit vereiste kan voldoen. Noch de huidige regelgeving, noch het gewijzigd voorstel verlenen aan het Cvt evenwel de bevoegdheid om individuele klachten te onderzoeken. De rol van het Cvt bestaat er veeleer in systeemanalyses te verrichten. Volgens het Cvt is het daarom absoluut noodzakelijk deze taak aan een onafhankelijk persoon toe te vertrouwen.

29.

Het Cvt heeft in het verleden twijfels geuit omtrent de instelling van de functie van adviseur-revisor zoals de Europese Commissie in 2006 voorstelde. Het Cvt zou zich evenwel kunnen vinden in het instellen van een toetsingsprocedure of een klachtenmechanisme onder gezag van een onafhankelijk persoon mits i) het mandaat en de rol van deze persoon duidelijker worden omschreven om overlapping met de bevoegdheden en taken van het Cvt te voorkomen, en ii) de waarborgen inzake zijn/haar onafhankelijkheid toereikend worden geacht. In het bijzonder vindt het Cvt dat deze persoon niet alleen klachten tegen OLAF zou moeten kunnen onderzoeken, maar ook zelf initiatieven moet kunnen nemen om zich stelselmatig ervan te vergewissen dat de procedurerechten zijn geëerbiedigd vόόr informatie wordt verstrekt aan de betrokken persoon in gevallen waarin de verplichting om de betrokken persoon in de gelegenheid te stellen zich uit te spreken, is opgeschort of in zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgespeeld wanneer de betrokken persoon niet van het onderzoek in kennis is gesteld. Tevens is het Cvt van mening dat de persoon die met de toetsingsprocedure is belast, van alle besluiten om de informatieverstrekking aan de betrokken persoon en/of aan de instelling waartoe die persoon behoort uit te stellen, in kennis moet worden gesteld om op eigen initiatief te kunnen handelen. Uitgerekend in dergelijke omstandigheden kan een interventie immers van belang zijn. Hierdoor zou een actie van de secretaris-generaal of van de voorzitter van de betrokken instelling overbodig worden.

30.

De persoon die deze functie zou vervullen, dient zonder voorafgaande waarschuwing en te allen tijde toegang tot OLAF-dossiers te hebben. In de verordening zouden nieuwe bepalingen kunnen worden opgenomen die de eerbiediging van het vertrouwelijk karakter van onderzoeken en de naleving van de gegevensbeschermingsregels door deze persoon waarborgen. Zijn/haar adviezen worden aan de DG toegezonden. Deze adviezen zijn niet bindend, maar besluiten om geen gevolg te geven aan de erin vervatte aanbevelingen moeten door de DG worden gemotiveerd. Het Cvt moet stelselmatig een afschrift krijgen van de klachten en van de adviezen van de persoon die deze onderzoekt. Om zijn/haar volledige onafhankelijkheid te garanderen, mag deze persoon niet door of onder gezag van de DG worden aangesteld. Wanneer deze persoon voor zijn/haar beoordeling en bevordering afhangt van de DG, zou hij/zij immers maar op papier onafhankelijk zijn.

31.

Het Cvt is geheel voorstander van het vaststellen van duidelijke procedureregels die de transparantie en de rechtszekerheid vergroten. Het Cvt geeft de voorkeur aan de opneming van die regels in een procedurehandboek, eerder dan in een reglement (40). Een reglement vereist immers een ingewikkelde en tijdrovende procedure, zowel voor de vaststelling als voor latere wijzigingen, en de betrokkenheid van alle drie de instellingen.

32.

De rol van het Cvt bestaat er in de eerste plaats in de onafhankelijkheid van OLAF te versterken door de uitoefening van de onderzoekstaak aan geregelde controles te onderwerpen. Dit omvat (maar is niet beperkt tot (41)) het uitoefenen van toezicht, enerzijds, op de wijze de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt en, anderzijds, op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het omvat ook het uitoefenen van toezicht op de efficiëntie waarmee OLAF werkt en op de resultaten van onderzoeken.

33.

Het Cvt is ingenomen met de nieuwe taak toezicht uit te oefenen op de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de instellingen, organen en instanties verloopt en is voorstander van het voorstel van de Commissie om deze taak uit te breiden tot de wijze waarop de informatie-uitwisseling tussen OLAF en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten verloopt (42).

34.

Het Cvt heeft ook tot taak toezicht uit te oefenen op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken. Het Cvt keurt de nieuwe formulering van artikel 11, lid 7, onder b) (43), daarom scherp af. Deze wijziging gaat voorbij aan de bij het arrest Franchet en Byk gevestigde regel dat voor het Cvt een rol is weggelegd inzake het beschermen van de rechten van personen die in een onderzoek van OLAF zijn betrokken. De rol van het Cvt zou op dit punt immers worden beknot doordat de DG niet langer ertoe gehouden zou zijn om het Cvt systematisch in te lichten voordat informatie wordt doorgestuurd aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat, maar het comité slechts „periodiek” zou moeten inlichten over gevallen waarin deze informatieverstrekking reeds heeft plaatsgevonden (44).

35.

Het Cvt zal voorts, zoals zij op grond van de huidige verordening doet, toezicht uitoefenen op de resultaten van onderzoeken aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie betreffende zaken waarin de instelling, het orgaan of de instantie geen gevolg heeft gegeven aan de aanbevelingen van OLAF. Het Cvt betreurt dat in het voorstel van de Raad deze informatieverstrekking niet geldt voor zaken waarin geen gevolg aan aanbevelingen is gegeven door de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (45). Het Cvt vindt het belangrijk de redenen daarvoor (bv. verjaringstermijnen) te analyseren en eventuele inmenging in het onafhankelijk onderzoek van OLAF te kunnen vaststellen en passende aanbevelingen te doen. Volgens het Cvt is er een duidelijke behoefte aan toezicht op de resultaten van OLAF-onderzoeken en is het zelf het meest geschikt om deze taak op zich te nemen. Het Cvt stelt zich er ernstig vragen bij dat de voorgestelde gedachtewisseling met de instellingen het enige forum voor overleg over de doeltreffendheid van de onderzoeksactiviteiten van OLAF zou zijn (46).

36.

Het Cvt merkt op dat zijn bevoegdheden zijn uitgebreid en zijn rol nader is omschreven, maar betreurt dat dit niet gepaard is gegaan met de passende ondersteuning van het comité zelf en zijn secretariaat. Het Cvt herhaalt de twijfels en opmerkingen die het in zijn eerdere Advies nr. 3/2010 heeft geformuleerd met betrekking tot de middelen van het Cvt (door OLAF meegedeelde informatie, toegang van het Cvt tot gegevens, secretariaat van het Cvt), die passend en toereikend moeten zijn om het comité in staat te stellen zijn rol te spelen en zijn taken in volledige onafhankelijkheid te vervullen.

37.

Het Cvt vervult zijn rol als toezichthouder aan de hand van de door de directeur-generaal verstrekte informatie en documenten en de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld (47).

38.

Het Cvt merkt op dat artikel 7ter, lid 5, en artikel 11, lid 1, onder b), niet met elkaar sporen: artikel 11, lid 1, onder b), bepaalt dat het Cvt „met name [toeziet] op de ontwikkelingen betreffende de toepassing van de procedurele waarborgen en de duur van onderzoeken, aan de hand van […] de adviezen en regelmatige analytische verslagen die door de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen zijn opgesteld, terwijl er in artikel 7ter, lid 5, sprake van is dat deze persoon of personen het Cvt „regelmatig statistische en analytische verslagen” verstrekken, en niet de adviezen die worden uitgebracht op verzoek van een betrokken persoon  (48). De verplichting voor deze persoon of personen om regelmatig verslagen te verstrekken, is niet hetzelfde als de verplichting om alle adviezen aan het Cvt toe te zenden, wat het geval zou moeten zijn.

39.

Bovendien is het Cvt het niet eens met het voorstel dat het niet langer regelmatig basis zou worden geïnformeerd over zaken die aan de nationale gerechtelijke autoriteiten zijn doorgegeven, om de hogervermelde redenen.

40.

Het Cvt beklemtoont dat zijn werkzaamheden als onafhankelijk orgaan niet uitsluitend kunnen en mogen steunen op van OLAF ontvangen informatie. Het Cvt maakt zijn eigen analyses met gebruikmaking van niet alleen documenten en informatie die het van OLAF ontvangt, maar ook van alle stukken die het Cvt daartoe noodzakelijk acht. Artikel 11, lid 1, laatste zin, van het gewijzigd voorstel komt slechts gedeeltelijk tegemoet aan het vereiste voor het Cvt om toegang te hebben tot gegevens en inlichtingen die in het bezit zijn van OLAF, zoals het Cvt in zijn Advies nr. 3/2010 had gevraagd (49). Volgens het Cvt is deze bepaling ontoereikend om een adequaat toezicht door het Cvt en het opsporen van eventuele belemmeringen van de onafhankelijkheid van OLAF mogelijk te maken, aangezien het onder de discretionaire bevoegdheid van de DG zou vallen of het Cvt al dan niet toegang tot informatie krijgt (50). Het Cvt moet daarom te allen tijde en onaangekondigd toegang hebben tot alle afgehandelde OLAF-dossiers. Om inmenging in lopende onderzoeken uit te sluiten, dient voor de toegang tot open dossiers schriftelijke toelating door het Cvt te worden gevraagd.

41.

De leden van het Cvt worden voor de vervulling van hun taken bijgestaan door een secretariaat. Het secretariaat wordt door OLAF verzorgd, maar dient zijn werkzaamheden volledig onafhankelijk te verrichten onder leiding van het Cvt en zijn leden. Volgens het Cvt dienen nadere waarborgen voor het onafhankelijk functioneren van zijn secretariaat (51) uitdrukkelijk te worden opgenomen in de tekst van de verordening: het secretariaat dient over voldoende personeel te beschikken; in de verordening moet worden bepaald dat de leden van het secretariaat door een andere gezag dan de DG van OLAF en op voordracht van het Cvt worden aangesteld; zij dienen periodiek en uitsluitend door het Cvt te worden beoordeeld (52); zij handelen loyaal en uitsluitend overeenkomstig de instructies van het Cvt. Zoals in het geval van de met de toetsingsprocedure belaste persoon of personen, is het Cvt van oordeel dat de onafhankelijkheid van zijn secretariaat — en bijgevolg van het Cvt — slechts schijn is als het personeel ervan wordt benoemd, beheerd en beoordeeld en bevorderd door de dienst waarop het Cvt wordt geacht toezicht te houden.

42.

Het Cvt is wat de vorm betreft tevreden over de selectieprocedure die voor dit ambt is gevolgd na het overlijden van de vorige directeur-generaal, maar merkt op dat het hele proces te veel tijd in beslag heeft genomen en beveelt aan dat in de verordening een redelijke termijn wordt vastgesteld voor toekomstige benoemingen.

43.

Volgens het Cvt is de bevoegdheid van de DG om sommige van zijn taken aan individuele personeelsleden van OLAF te delegeren, niet geheel zonder risico voor het onafhankelijk verloop van onderzoeken. Het Cvt merkt op dat sommige van de taken die kunnen worden gedelegeerd, rechtstreeks verband houden met het verrichten van onderzoeken (53). De persoon (of personen) aan wie die taken worden toevertrouwd, dient (dienen) daarom zoals de DG volledig onafhankelijk te kunnen handelen.

44.

Om de continuïteit en de onafhankelijkheid van onderzoeken door OLAF te verzekeren, is het bijgevolg zaak de functie van plaatsvervangend directeur-generaal in te stellen voor het geval deze laatste ontslag neemt of met pensioen gaat, of wegens ziekte of andere redenen zijn taken niet kan vervullen. De plaatsvervanger wordt bij consensus van alle drie de instellingen gekozen uit de directeuren.

45.

Het Cvt is voorstander van de bij artikel 12, lid 6, van het gewijzigd voorstel ingevoerde verplichting voor de DG om een intern orgaan te raadplegen bij de opening van een onderzoek, vóór de afsluiting van een onderzoek en telkens als hij dat nodig acht, mits in de tekst passende garanties worden opgenomen ter voorkoming van vertragingen in spoedeisende gevallen.

46.

Het Cvt is gewonnen voor het concept van een gedachtewisseling op politiek niveau (54) om het onderzoeksbeleid van OLAF te bespreken, op voorwaarde dat ondersteuning van het optreden van OLAF het doel is en de operationele onafhankelijkheid hierdoor niet wordt belemmerd. Het Cvt vindt dat de verplichting voor OLAF om passende maatregelen te nemen rekening houdend met de tijdens de gedachtewisseling naar voren gebrachte standpunten, de onafhankelijkheid van de DG zou kunnen beknotten. De DG zou aldus onder druk kunnen worden gezet door de instellingen, in het bijzonder wat betreft de bepaling van de strategische prioriteiten voor het onderzoeksbeleid van OLAF (55). Het Cvt spreekt bovendien zijn krachtige afkeuring uit over het amendement van de Raad, dat naar zijn mening de onafhankelijkheid van OLAF ernstig in gevaar zou kunnen brengen doordat de betekenis van artikel 11bis, lid 1, wezenlijk wordt veranderd: de deelname van het Cvt aan deze gedachtewisseling zou immers niet in alle gevallen verplicht zijn (56).

A —

B —

a)

b)

C —

a)

b)

1.

Het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) verricht interne administratieve onderzoeken om vast te stellen of er sprake is van fraude, corruptie of andere illegale activiteiten ten nadele van de financiële belangen van de Europese Unie. Verder onderzoekt OLAF beschuldigingen van plichtsverzuim door ambtenaren en andere personeelsleden van de EU die aanleiding kunnen geven tot disciplinaire of strafrechtelijke sancties (1). Als uit bewijs blijkt dat er van dergelijke zaken sprake is, geeft OLAF de resultaten van zijn onderzoeken door aan de bevoegde instanties voor disciplinaire, administratieve, financiële of eventueel gerechtelijke follow-up. Het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten worden aan de betrokken instellingen, organen of instanties toegezonden (2).

2.

Tot voor kort zond OLAF uitsluitend verslagen toe van interne onderzoeken die met follow-up waren afgesloten. Wanneer interne onderzoeken zonder enig gevolg werden afgesloten, stelde OLAF de instelling, het orgaan of de instantie daarvan schriftelijk in kennis (3)  (4).

3.

Het Comité van toezicht (Cvt) nam er kennis van dat OLAF besloot rekening te houden met een verzoek van de Europese Commissie om ook alle eindverslagen te ontvangen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken. Bovendien besloot OLAF de andere instellingen ervan in kennis te stellen dat een soortgelijk beleid op hen van toepassing zal zijn, behoudens andersluidend verzoek (5).

4.

Het Cvt maakt hieruit op dat deze toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken voortaan automatisch, na beëindiging van elk onderzoek en systematisch zal plaatsvinden. Het Cvt heeft dan ook besloten om deze praktijk te beoordelen met het uitdrukkelijke doel vast te stellen of zij de onafhankelijkheid van OLAF bij onderzoek in gevaar zou kunnen brengen. Het Cvt onderzocht 17 zonder follow-up afgesloten interne zaken waarvan de eindverslagen aan de betrokken instellingen of organen waren toegezonden, beoordeelde de rechtsgrondslag voor deze toezendingen en ging na of deze praktijk in overeenstemming is met de EU-wetgeving.

5.

Bij het onderzoek van de dossiers vond het Cvt twee nota's die door het secretariaat-generaal van de Europese Commissie aan OLAF zijn gezonden. De eerste nota luidt als volgt: „Comme vous le savez et comme discuté lors de la dernière réunion du Clearing House, la Commission ne peut accepter que, depuis mai 2010, l'OLAF ne communique plus les rapports finaux d'enquêtes internes clôturées sans suite concernant ses services (6)”. Het secretariaat-generaal wijst er in deze nota op dat deze overdracht is voorzien in artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999. In de tweede nota (7) wordt verwezen naar de eerste nota „par laquelle je [de secretaris-generaal van de Europese Commissie] rappelais l'obligation faite à l'OLAF par le Règlement (CE) 1073/1999 de transmettre tous les rapports finaux des enquêtes internes, y compris celles clôturées sans suite” (8).

6.

Na analyse van bovengenoemde zaken heeft het Cvt het volgende vastgesteld:

7.

Bij enkele van de onderzochte zaken heeft OLAF als rechtsgrondslag voor de overdracht artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 aangehaald. Verder merkt het Cvt op dat er een ongetekend ontwerpmemorandum van overeenstemming inzake een gedragscode bestaat, die een tijdige uitwisseling van informatie tussen OLAF en de Commissie moet waarborgen ten behoeve van de interne onderzoeken van OLAF binnen de Commissie (11). Het Cvt betwijfelt of artikel 9, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dan wel artikel 7 van het memorandum van overeenstemming een toereikende rechtsgrondslag voor de overdracht is, en wel om onderstaande redenen.

8.

OLAF heeft wel de wettelijke verplichting het na afloop van een intern onderzoek opgestelde verslag en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden (12). Het Cvt leest de eerste zin van artikel 9, lid 4, echter in samenhang met de tweede, waarin is bepaald dat „instellingen, organen en instanties aan de interne onderzoeken het gevolg [geven] dat de resultaten ervan vragen, inzonderheid op disciplinair en gerechtelijk vlak”, en vat deze bepaling op als enkel betrekking hebbende op follow-up afgesloten onderzoeken. Het Cvt is namelijk van mening dat de strekking van dit lid is, dat aan de onderzoeken van OLAF een passend vervolg moet worden gegeven.

9.

Deze conclusie wordt versterkt door artikel 1, lid 3, van bijlage IX van het Statuut, waarin wordt bepaald dat wanneer een onderzoek zonder verder gevolg wordt afgesloten, de directeur-generaal van OLAF de ambtenaar en de instelling waartoe hij behoort daarvan schriftelijk op de hoogte moet stellen  (13). Tevens wordt in artikel 5 van het Besluit van de Commissie van 2 juni 1999 (14) bepaald dat indien een onderzoek zonder gevolg is afgerond, de directeur-generaal de betrokkene schriftelijk in kennis moet stellen. Volgens het Cvt gaat het hier duidelijk om de onderzoeksresultaten en niet om de toezending van het verslag.

10.

Het Cvt merkt op dat het memorandum van overeenstemming weliswaar door zowel OLAF als de Europese Commissie in acht wordt genomen, maar nog een ontwerp is en voor zover het Cvt bekend nog niet is ondertekend.

11.

Het Cvt wijst erop dat bij artikel 7, lid 1, van het ontwerpmemorandum wordt bepaald dat DG OLAF de Commissie onverwijld alle eindverslagen betreffende de interne onderzoeken en alle dienstige daarmee verband houdende documenten zal overdragen, maar dat er ook in een andere behandeling voor zonder follow-up afgesloten zaken wordt voorzien. In artikel 7, lid 2, staat duidelijk dat telkens wanneer een onderzoek zonder gevolg wordt afgesloten, OLAF de Commissie ervan in kennis moet stellen. Ook deze bepaling houdt volgens het Cvt in dat OLAF de Europese Commissie de onderzoeksresultaten moet meedelen en niet dat OLAF haar de eindverslagen moet toezenden.

12.

Het Cvt is van oordeel dat het besluit van OLAF om na beëindiging van elk onderzoek de betrokken instellingen, organen of instanties systematisch alle verslagen van een zonder follow-up afgesloten onderzoek te zenden, een inbreuk kan vormen op zowel het vereiste van geheimhouding van de onderzoeken als de regels inzake gegevensbescherming. Aangezien de bescherming daarvan de gedeelde verantwoordelijkheid is van DG OLAF en het Cvt (15), is het Cvt erover ontsteld dat DG OLAF dit besluit heeft genomen zonder het Cvt vooraf te raadplegen om zich van de juistheid van zijn standpunt te verzekeren. Bovendien is het Cvt erover verbaasd dat noch de functionaris voor gegevensbescherming, noch de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming over dit besluit werd ingelicht.

13.

Krachtens artikel 8 van de Verordening (EG) nr. 1073/1999 is OLAF gehouden aan het beroepsgeheim wanneer het in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens doorgeeft. De doorgifte van gegevens uit onderzoeken moet aan twee cumulatieve voorwaarden voldoen: i) het „need-to-know”-beginsel voor degene voor wie de informatie bestemd is en ii) het beginsel van doelbinding van de doorgifte (het doel kan bijvoorbeeld zijn de follow-up van het onderzoek te waarborgen) (16).

14.

Het Cvt legt deze bepaling op twee manieren uit (17): enerzijds is OLAF als verzender van de in het kader van interne onderzoeken meegedeelde of verkregen gegevens verplicht te beoordelen of de ontvanger zijn verslagen nodig heeft. Volgens het Cvt mogen de eindverslagen dan ook niet automatisch en systematisch na beëindiging van elk zonder follow-up afgesloten onderzoek worden toegezonden. Een dergelijke overdracht moet per geval plaatsvinden, na een met redenen omkleed verzoek van de Europese Commissie of een andere instelling of orgaan. In elk geval kan OLAF de ontvanger geen informatie onthullen die het van plan is in andere lopende interne en externe onderzoeken te gebruiken, zonder de resultaten ervan in gevaar te brengen, zoals is gebeurd. Anderzijds mag de Europese Commissie (of een andere instelling of orgaan) als ontvanger van de informatie, deze niet voor enig ander doel gebruiken dan de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit. Aangezien er geen duidelijk doel is dat verband houdt met de bestrijding van fraude, corruptie en elke andere onwettige activiteit, zoals bij eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken, lijkt de toezending van al deze verslagen niet noodzakelijk.

15.

OLAF moet het recht op de bescherming van persoonsgegevens eerbiedigen. Dit recht is vervat in artikel 8 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie en houdt nauw verband met het in artikel 7 van het Handvest neergelegde recht op eerbiediging van het privé-leven. Bovendien is DG OLAF op grond van artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 verplicht om erop toe te zien dat er aan de EU-bepalingen betreffende de bescherming van persoonsgegevens wordt voldaan (18). Wanneer OLAF de na afloop van interne onderzoeken opgestelde verslagen en alle dienstige daarmee verband houdende documenten aan de betrokken instellingen, organen of instanties toezendt (19), deelt het persoonsgegevens mee van de betrokken personen, de klokkenluiders, de informanten, de getuigen en het OLAF-personeel. Bijgevolg is OLAF wettelijk gebonden door zowel het Handvest als Verordening (EG) nr. 45/2001. Krachtens de verordening mag OLAF in zijn hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens deze verslagen en/of de daarmee verband houdende documenten die persoonsgegevens bevatten, slechts doorgeven indien deze gegevens noodzakelijk zijn voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken (20). In dat geval moet OLAF controleren of i) de ontvanger de juiste bevoegdheid heeft en ii) de doorgifte noodzakelijk is (21).

16.

Het Cvt is van oordeel dat de automatische en systematische toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten onderzoeken niet aan deze vereisten voldoet. Het Cvt wijst erop dat de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS) heeft verklaard dat: „zelfs als de toezending van gegevens in de desbetreffende wetgeving is voorzien, een dergelijke toezending alleen wettig is indien ze aan deze twee aanvullende vereisten voldoet. Of een bepaalde toezending daaraan voldoet, zal per geval moeten worden beoordeeld. Bijgevolg dienen de follow-upagenten van OLAF deze regel op elke afzonderlijke gegevenstoezending toe te passen. Dat zal onnodige gegevenstoezendingen voorkomen, evenals gegevenstoezendingen aan partijen die niet de juiste bevoegdheden hebben. Om te garanderen dat aan deze regel wordt voldaan, stelt de EDPS voor dat OLAF een procedure instelt waardoor een notitie bij het dossier wordt opgesteld. Daarin wordt de noodzaak vastgesteld van de gegevenstoezendingen die hebben plaatsgevonden of die in het kader van een bepaald onderzoek zullen plaatsvinden” (22).

17.

Het Cvt is van mening dat deze verklaring ook van toepassing is op zonder follow-up afgesloten zaken. Daarom moet OLAF per geval beoordelen of een bepaalde overdracht aan EU-instellingen en -organen van persoonsgegevens in zonder follow-up afgesloten onderzoeken aan dergelijke vereisten voldoet. De noodzaak van een overdracht kan ook voor een bepaald soort dossiers worden beoordeeld. Zo ligt het voor de hand dat de Europese Commissie (of andere instelling of orgaan) in bepaalde gevallen zou moeten weten wat OLAF heeft gedaan nadat de eerste informatie werd verstrekt door een van zijn diensten. Het Cvt merkt echter op dat OLAF in de praktijk de eindverslagen, ongeacht de informatiebron, niet alleen naar de Europese Commissie zond, maar ook naar de andere instellingen, zonder dat zij hiertoe een bepaald verzoek hadden ingediend en dus zonder te beoordelen of het nodig was dat zij van de gegevens kennis namen.

18.

Zelfs indien aan de bovengenoemde vereisten zou worden voldaan, kunnen de eindverslagen persoonsgegevens bevatten die voor de rechtmatige uitoefening van de onder de bevoegdheid van de ontvanger begrepen taken niet noodzakelijk zijn. Dit geldt vooral voor de persoonsgegevens van klokkenluiders en informanten. In dit verband vestigt het Cvt de aandacht op de verklaring van de EDPS dat de Europese Commissie de persoonsgegevens van de klokkenluiders niet hoeft te kennen om de maatregelen te nemen die nodig zijn om de financiële belangen van de EU te beschermen (23). OLAF mag deze verslagen dus niet overdragen zonder de klokkenluiders te beschermen door de verslagen anoniem te maken.

19.

Het Cvt merkt ook op dat volgens artikel 27, lid 1, van Verordening (EG) nr. 45/2001 de verwerkingen die gezien hun aard, reikwijdte of doeleinden bijzondere risico's kunnen inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen vooraf door de EDPS dienen te worden gecontroleerd. De lijst van verwerkingen die dergelijke risico's kunnen inhouden omvat „verwerking van gegevens inzake … verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen”, alsmede „verwerkingen die ten doel hebben de persoonlijke eigenschappen van de betrokkenen, zoals bekwaamheid, rendement of gedrag, te beoordelen” (24). Het Cvt wijst erop dat de EDPS van oordeel is dat het gedrag van EU-ambtenaren door OLAF bij zijn interne onderzoeken wordt geanalyseerd. Bovendien zou de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne administratieve onderzoeken door OLAF kunnen worden gezien als een verwerking met betrekking tot „… verdenkingen, strafbare feiten, strafrechtelijke veroordelingen of veiligheidsmaatregelen” (25). Bij de controle vooraf van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van interne onderzoeken of van eventuele „follow-up” heeft de EDPS de bijzondere kwestie van de toezending van eindverslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken niet onderzocht. Het Cvt is van oordeel dat OLAF de EDPS van de controle vooraf in kennis had moeten stellen en zijn advies had moeten vragen.

20.

Het Cvt vreest dat deze toezending de rechten van de personen op wie de onderzoeken betrekking hebben, zou kunnen aantasten en hen er toe kan brengen bij het Europese Hof van Justitie een schadevordering in te stellen. Zoals de rechterlijke macht van de EU heeft verklaard, worden met de bepalingen van Verordening (EG) nr. 45/2001 en artikel 8, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 alsmede met OLAF's geheimhoudingsplicht krachtens artikel 8, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/1999 rechten verleend aan de personen tegen wie een OLAF-onderzoek loopt (26). Daar waar inbreuk op deze regels is gemaakt, zou de Europese Commissie niet-contractueel aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de onrechtmatige gedragingen van OLAF. Dat is al verscheidene malen gebeurd. Een dergelijke afloop zou schadelijk zijn voor de Europese Commissie als geheel, maar vooral voor OLAF, waarvan de geloofwaardigheid en de reputatie ter discussie zouden worden gesteld.

21.

Bovendien maakt het Cvt zich zorgen over het feit dat deze praktijk de goede afloop van de onderzoeken in gevaar zou kunnen brengen. Als onderzoeksorgaan voor interne zaken is het van groot belang dat OLAF respect en vertrouwen geniet, wil het getuigen en klokkenluiders kunnen aanmoedigen zich te melden en te wijzen op vermeend frauduleus of corrupt gedrag. Deze rapportagepraktijk vormt een directe bedreiging voor het noodzakelijke vertrouwen van mogelijke getuigen en klokkenluiders en kan hen ervan weerhouden om zich aan te melden en OLAF te helpen. Anderzijds is het belangrijk op te merken dat een onderzoek zonder follow-up kan zijn afgesloten op grond van factoren die in de toekomst nog kunnen veranderen. Indien het eindverslag in een dergelijk geval buiten OLAF wordt verspreid, zou een eventueel nieuw onderzoek naar dezelfde zaak onnodig kunnen worden bemoeilijkt.

22.

Bij de toezending van de verslagen van zonder follow-up afgesloten interne onderzoeken kan een aantal zuiver juridische vragen worden gesteld met betrekking tot zowel het beroepsgeheim als de gegevensbeschermingsaspecten, zoals hierboven is geschetst. Bovendien zal deze praktijk onvermijdelijk de uitvoering van de onderzoekstaken van OLAF aantasten en kan zij op zijn minst andere instellingen middelen aanreiken waarmee de onderzoeksactiviteit van OLAF op ongepaste wijze zou kunnen worden beïnvloed. Dit zou schadelijk zijn voor het vertrouwen van het publiek in de onafhankelijkheid van OLAF.

23.

Het Cvt beveelt OLAF ten stelligste aan terug te komen op zijn besluit om de in dit advies genoemde eindverslagen aan de betrokken instellingen, organen of instanties toe te zenden, zonder alle nodige maatregelen te nemen om te waarborgen dat deze praktijk aan de EU-wetgeving voldoet en dat de doeltreffendheid en onafhankelijkheid van zijn onderzoeken niet in gevaar worden gebracht.