BIJLAGE 1

OVERZICHT BIJEENKOMSTEN VAN HET COMITÉ VAN TOEZICHT

2008

Maand	Datum bijeenkomst
JUNI	Dinsdag 24 - woensdag 25
JULI	Dinsdag 8 – woensdag 9
SEPTEMBER	Donderdag 18
OKTOBER	Maandag 6 - dinsdag 7
NOVEMBER	Dinsdag 11 – woensdag 12
DECEMBER	Dinsdag 16 – woensdag 17

2009

Maand	Datum bijeenkomst
JANUARI	Dinsdag 20 – woensdag 21
FEBRUARI	Dinsdag 17 – woensdag 18
MAART	Dinsdag 24 – woensdag 25
APRIL	Dinsdag 21 - woensdag 22

BIJLAGE 2

LIJST VAN ADVIEZEN DIE TUSSEN 1 JUNI 2008 EN 31 MEI 2009 DOOR HET COMITÉ VAN TOEZICHT ZIJN AANGENOMEN

2008

Advies nr. 5/2008 Het de minimis-beleid van OLAF

2009

Advies nr. 1/2009 Jaarlijks beheersplan van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor 2009

Advies nr. 2/2009 OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Advies nr. 3/2009 Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

BIJLAGE 3

ADVIES Nr. 5/2008

Het de minimis-beleid van OLAF

2 december 2008

INLEIDING

OLAF heeft beperkte onderzoeksmiddelen in verhouding tot het aantal onderzoeken dat het verzocht wordt te verrichten. Om ernstige gevallen van fraude en onregelmatigheden die schadelijk zijn voor de financiële belangen van de EU zo snel en efficiënt mogelijk te kunnen onderzoeken, moeten de middelen die OLAF ter beschikking staan doeltreffend worden ingezet. Het Comité van toezicht (Cvt) heeft er herhaaldelijk zijn zorg (1) over uitgesproken dat OLAF nog niet voor meer duidelijkheid en samenhang in zijn onderzoeksbeleid en –strategie heeft gezorgd.

In de communautaire verordeningen en het besluit van de Commissie tot oprichting van OLAF (2) wordt niet uitdrukkelijk gesproken over prioritering van ontvangen informatie of klachten betreffende kleine bedragen („de minimis”-zaken). Hieruit volgt dat de door OLAF ontvangen informatie en verrichte gesproken over inbegrip van de minimis-zaken, in beginsel gelijk worden behandeld. OLAF's onderzoeksprioriteiten zijn vastgelegd in het handboek (3) en in het huidige jaarlijkse beheersplan. In zijn notitie aan het Cvt van juni 2007 (4) heeft OLAF zijn werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel voor interne onderzoeken uitgelegd.

Het Cvt heeft besloten te onderzoeken hoe OLAF de minimis-zaken behandelt, ter beoordeling van de werkwijze en de doeltreffendheid van OLAF's huidige de minimis-beleid.

1.   DE SELECTIE VAN ZAKEN

Voor de periode december 2005-novemer 2008 (36 maanden) had OLAF circa 2 000 afgesloten zaken in de gegevensbank. Uit deze lijst selecteerde het Cvt 45 zaken (zie voor meer gegevens bijlage I (5)) met een geschatte financiële impact van minder dan 50 000 EUR. De drempel van 50 000 EUR werd gekozen op basis van een kostenefficiëntieberekening van de minimale kosten van een gemiddeld onderzoek, rekening houdend met de duur van een gemiddeld OLAF-onderzoek (28 maanden) en de daarmee gemoeide middelen (twee onderzoekers met gemiddeld 15 zaken per persoon). De geselecteerde zaken werden als volgt uitgesplitst naar financiële impact:

Financiële impact (in EUR)	Aantal zaken in de steekproef
0- 500	6
501 – 25 000	20
25 001 – 50 000	19
Totaal	45

De steekproef bestrijkt alle soorten OLAF-zaken, van interne en externe onderzoeken tot bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken. Het Cvt heeft de betrokken beoordelings-, tussentijdse, eind- en follow-upverslagen geëvalueerd om vast te stellen:

—	of elke zaak was ingeleid volgens de toepasselijke regels van het OLAF-handboek;

—	of OLAF de enige of meest aangewezen instantie was om de zaak te onderzoeken (met name voor interne zaken);

—	hoe lang het onderzoek duurde (in maanden) en om wat voor zaak het ging;

—	wat de impact van het onderzoek was en welke follow-upmaatregelen de nationale autoriteiten/EU-instellingen en -organen troffen nadat de zaak was afgesloten;

—	hoeveel middelen er bij benadering werden ingezet (aantal betrokkenen bij het onderzoek);

—	of ontvangen informatie of afgesloten zaken aan de toepasselijke diensten van de Commissie waren voorgelegd.

2.   ANALYSE EN CONCLUSIES

2.1.   Algemene opmerkingen

OLAF deed gemiddeld vijf maanden over de beoordeling van de ontvangen informatie en 15 maanden over het onderzoek van de geselecteerde gevallen. Het overgrote deel van de zaken vergde twee onderzoekers en werd door de eerste beoordelaar aangemerkt als weinig prioritair. In zes gevallen werd er aan het eind van de onderzoeken geen follow-up aanbevolen.

Het Cvt onderzocht de reden voor het openen van een onderzoek in het licht van de in het handboek vastgestelde criteria; de conclusie was dat voor de meeste onderzoekszaken de rechtvaardiging slecht was omschreven en dat een duidelijke motivatie op de formulieren eerste beoordeling ontbrak. Het formulier eerste beoordeling bevat een beschrijving van de beweringen, de rechtsgrondslag van OLAF en de betrouwbaarheid van de bron, maar vermeldt niet op grond van welke in het handboek vervatte criteria de zaak wordt geopend. De „voldoende ernstige verdenking” (6) die als criterium voor het openen van zaken wordt gehanteerd, wordt nergens in het handboek omschreven. De interpretatie en toepassing van dit criterium lijken dan ook geheel afhankelijk te zijn van de beoordelaar. Tal van zaken werden geopend na een aanbeveling van de beoordelaar en goedkeuring door het afdelingshoofd, de directeur en het bestuur, hoewel het formulier eerste beoordeling hiervoor geen duidelijk criterium/reden vermeldde en de dossiers evenmin een rechtvaardiging bevatten.

In het momenteel door onderzoekers en beoordelaars gebruikte OLAF-handboek ontbreken duidelijke richtsnoeren op grond waarvan aan de ontvangen informatie een aanbeveling kan worden verbonden inzake het al dan niet openen van een onderzoek. Een betere omschrijving van de criteria voor het openen van een onderzoek zou de doorzichtigheid ten goede komen en het mogelijk maken ontvangen informatie op een consistentere en adequatere wijze te behandelen.

De huidige praktijk houdt in dat de persoon die de eerste beoordeling van de ontvangen informatie verricht, ook het onderzoek uitvoert. Deze werkwijze, die ook buiten OLAF wel wordt gevolgd, kan een neutrale en objectieve beoordeling van de informatie in de weg staan, tenzij er tegenwicht wordt geboden door duidelijke en doorzichtige criteria voor het openen van zaken en door een degelijke beheerscontrole.

Hoewel de prioriteit van een onderzoek wordt aangeduid als hoog, matig of gering, kon het Cvt geen verschil ontdekken in wijze waarop zaken met geringe, respectievelijk matige prioriteit werden behandeld. De behandeling van zaken met geringe prioriteit moet worden verduidelijkt voor het geval er aan andere zaken toegewezen middelen vrijkomen. Het lijkt erop dat de onderzoeken uit de steekproef op dezelfde wijze werden behandeld als alle andere onderzoeken, ook als de prioriteit ervan aanvankelijk als gering of matig was aangemerkt.

Blijkbaar is er over het algemeen bijzonder weinig informatie beschikbaar over de stappen die na het openingsbesluit worden genomen om een onderzoek te plannen. Een duidelijk en beknopt onderzoeksplan (met specifieke doelstellingen, beoogde resultaten, risicoanalyse, tijdschema's, ijkpunten en middelentoewijzing) is bij elk onderzoek van cruciaal belang voor het aansturen en structureren van het werk (dit plan dient zo nodig te worden bijgewerkt).

Aanbevelingen1.   Het deel „Operationele prioriteiten” van het handboek dient te worden uitgebreid met duidelijke de minimis-richtsnoeren en -beleidslijnen. Er moeten indicatieve de minimis-drempels voor verschillende soorten onderzoeken worden vastgesteld, alsmede criteria voor het al dan niet openen van een de minimis-zaak.2.   Er moet meer duidelijkheid worden geboden over de praktische implicaties van een geringe, matige of hoge onderzoeksprioriteit.3.   Voordat een onderzoek wordt geopend, dient een onderzoeksplan te worden opgesteld met een beschrijving van het oogmerk van het onderzoek.4.   OLAF dient te waarborgen dat de functies van beoordelaar en onderzoeker zo mogelijk (als de vereiste talenkennis beschikbaar is) gescheiden zijn.

2.2.   Interne onderzoeken

OLAF volgt in dezen het nultolerantiebeleid (7) van de Commissie en hecht, als communautair orgaan dat de financiële belangen van de Gemeenschap moet beschermen en waarborgen, aan alle interne zaken evenveel belang. OLAF moet niet alleen rekening houden met de potentiële financiële impact op de communautaire begroting, maar ook met andere factoren, zoals het politieke belang van de informatie, de reputatie van de Gemeenschap en/of de ernst van de zaak, met name wat betreft de beroepsmoraliteit van het personeel van de Gemeenschap (8). OLAF heeft dan ook verklaard (9) weinig keuze te hebben bij het besluit over het al dan niet openen van een onderzoek; het Bureau moet namelijk alle zaken onderzoeken die onder zijn bevoegdheid vallen, uitgezonderd zogenoemde kleine fouten, die kunnen worden voorgelegd aan andere diensten van de Commissie, zoals het Veiligheidsbureau van de Commissie of het Bureau voor onderzoek en discipline van de Commissie (IDOC).

Het is de belangrijkste taak van OLAF de financiële belangen van de Gemeenschap te beschermen. Informatie over het verlies of mogelijk verlies van betrekkelijk geringe bedragen van de Gemeenschap door onterechte of vervalste vergoedingsaanvragen, belangenconflicten, niet in aanmerking komende uitgaven of niet-aangemelde externe activiteiten, had volgens het Cvt direct aan het IDOC kunnen worden doorgezonden. Een uitzondering moet worden gemaakt wanneer het gaat om topambtenaren of beweringen betreffende ernstige en structurele onregelmatigheden of fraude, wanneer de zaak samenhangt met een ander OLAF-onderzoek en wanneer het een communautair agentschap betreft dat niet onder de bevoegdheden van het IDOC valt. Het Cvt is van mening dat duidelijker moet worden gemaakt bij welk soort informatie het om een „kleine fout” gaat en wanneer informatie aan andere diensten kan worden toegezonden.

Wat betreft de samenwerking met het IDOC, benadrukt het Cvt dat het belangrijk is dat OLAF informatie over kleine fouten en/of zaken met geringe financiële impact in een vroeg stadium aan het IDOC overdraagt, zodat er onverwijld een tuchtprocedure kan worden ingeleid. Zo zouden inbreuken doeltreffend en prompt kunnen worden bestraft. In 99 % van de zaken uit de onderzochte steekproef werd het onderzoek van OLAF gevolgd door administratief onderzoek door het IDOC en afgerond met tuchtmaatregelen.

Het Cvt is van mening dat tuchtmaatregelen in de regel onverwijld moeten worden genomen, conform de rechtspraak van het Europees Hof van Justitie (10). Hiertoe dient OLAF de betrokken informatie onmiddellijk aan het IDOC of een andere aangewezen dienst van de Commissie over te dragen; dubbel onderzoek dient te worden vermeden. Dit is met name van belang wanneer de betrokken personen geen ambtenaar zijn of het gevaar bestaat dat zij weldra uit dienst treden, hetgeen in een aantal van de onderzoeken uit de steekproef het geval was. Het Cvt is van mening dat de informatie in dergelijke gevallen onmiddellijk zou kunnen worden doorgezonden aan het IDOC, zonder eerst een OLAF-onderzoek te openen.

Het Cvt waardeert de pogingen van OLAF om de samenwerking met het IDOC en andere diensten van de Commissie te verbeteren en roept het Bureau op hier nog meer werk van te maken. Nauwere samenwerking zal ertoe leiden dat ontvangen informatie vaker rechtstreeks aan de aangewezen diensten wordt doorgezonden, zonder dat OLAF in actie hoeft te komen. OLAF dient met name te streven naar betere informatie-uitwisseling en samenwerking met deze diensten. De samenwerkingsovereenkomsten mogen echter geen afbreuk doen aan de belangrijkste bevoegdheden of de operationele onafhankelijkheid van OLAF. Het Cvt is van mening dat OLAF door betere samenwerking meer middelen zou kunnen vrijmaken voor ernstige fraude en onregelmatigheden, waarvoor het Bureau het enige communautair orgaan met onderzoeksbevoegdheid is. Aangezien OLAF ernaar streeft de Gemeenschap waar voor haar geld te bieden, is het Cvt van mening dat het zowel OLAF als de andere diensten tot voordeel zou strekken om deskundigheid en kennis op het gebied van interne zaken te delen door regelmatig gegevens uit te wisselen en lopende zaken te bespreken, zonder daarvoor al te strikte en precieze regels vast te stellen.

Een laatste opmerking betreft de gerechtelijke follow-up van de interne onderzoeken. In de meeste zaken uit de steekproef werd om diverse redenen, zoals verjaring of het ontbreken van voldoende bewijs voor strafrechtelijk onderzoek, geen gerechtelijke follow-up aanbevolen of ondernomen. Het Cvt leidt hieruit af dat in veel van de gevallen uit de steekproef de nationale gerechtelijke autoriteiten de minimis-zaken niet konden behandelen vanwege hun werkdruk en vanwege andere prioriteiten. Volgens het Cvt moet zorgvuldiger worden nagegaan hoeveel kans van slagen gerechtelijke follow-up van de minimis-zaken heeft, voordat zaken worden geopend of aan de gerechtelijke autoriteiten worden doorgezonden. Ook is constructieve communicatie met de nationale gerechtelijke autoriteiten van groot belang voor de doeltreffende follow-up van afgesloten zaken.

Aanbevelingen1.   OLAF dient zijn nultolerantiebeleid inzake interne onderzoeken beter te omschrijven en bovenal te beslissen hoe moet worden omgegaan met informatie betreffende geringe financiële impact. Dit dient duidelijk in het handboek te worden vermeld.2.   OLAF dient ontvangen informatie over kleine fouten en/of zaken met geringe financiële impact aan andere diensten van de Commissie toe te zenden als er alternatieve onderzoeksmiddelen voor handen zijn, in plaats van een OLAF-onderzoek te openen. Er dient te worden toegelicht wanneer informatie aan het IDOC en andere diensten van de Commissie moet worden toegezonden en het begrip „kleine fout” behoeft nadere omschrijving.3.   OLAF dient de uitwisseling van informatie over interne de minimis-zaken tussen de betrokken diensten van de Commissie te verbeteren.4.   OLAF moet algehele operationele prioriteit schenken aan complexe en ernstige zaken, teneinde zijn beperkte middelen beter te besteden en de Gemeenschap waar voor haar geld te bieden.

2.3.   Externe onderzoeken

Bij externe onderzoeken is de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen een verantwoordelijkheid die wordt gedeeld met de bevoegde autoriteiten van de lidstaten (11). Op dit gebied geniet OLAF bij zijn beslissing over het openen van een onderzoek over het algemeen meer vrijheid en flexibiliteit. Volgens het handboek (12) dient er bij het openen van een onderzoek rekening te worden gehouden met bepaalde criteria, zoals het subsidiariteits- en evenredigheidsbeginsel. Anderzijds is OLAF de enige organisatie met onderzoeksbevoegdheden, als er in een lidstaat geen enkele autoriteit bevoegd is een onderzoek te starten.

De zaken uit de steekproef hadden betrekking op kleine onregelmatigheden bij de tenuitvoerlegging van communautaire programma's; in de regel berustten zij op een verdenking van belangenconflicten, onterechte betalingen of wanbeheer van projectmiddelen. Bij de bestudering van deze zaken keek het Cvt met name naar de ernst van de zaken, de openingscriteria, de maatregelen van de nationale autoriteiten en de follow-up.

Het Cvt stelde vast dat over het openen van deze zaken evenmin op grond van duidelijke criteria werd besloten als bij interne de minimis-zaken. Het Cvt vindt de huidige strategie en prioritering van externe onderzoeken dan ook niet duidelijk. De criteria voor het openen van een extern onderzoek moeten worden uitgebreid (met onder meer indicatieve drempels), om opening van de minimis-zaken te voorkomen. Een strategie met duidelijke prioriteiten zou leiden tot betere besteding van de beperkte middelen van de Gemeenschap; zo zouden eventueel beschikbare middelen kunnen worden ingezet voor onderzoek van ernstiger zaken. Het Cvt is er niet van overtuigd dat OLAF zijn middelen optimaal gebruikt door regelmatig onderzoek in te stellen naar zaken waarvan de onderzoekskosten hoger zijn dan de zeer geringe financiële impact.

Het Cvt stelt vast dat bij veel zaken in de steekproef de betrokken dienst of het communautaire orgaan van de Commissie voor of tijdens het onderzoek van OLAF was overgegaan tot financiële follow-up of terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen en/of eventuele tuchtmaatregelen had getroffen (zoals registratie van een onderneming in het systeem voor vroegtijdige waarschuwing). Het Cvt kon niet uit de verslagen afleiden in welk opzicht het OLAF-onderzoek van deze kleine onregelmatigheden iets aan dit proces had toegevoegd (meerwaarde), met name wat betreft de financiële follow-up. De met de uitvoering van het programma belaste dienst had namelijk al een terugvorderingsopdracht afgegeven en had hiertoe kunnen overgaan zodra informatie over mogelijke fraude of onregelmatigheden bekend werd. Ook stelde het Cvt vast dat een eenmaal door het bestuur geopend OLAF-onderzoek ook dan geheel werd afgerond – zonder maatregelen om de zaak voortijdig af te sluiten – wanneer er gedurende het onderzoek anticiperende follow-upmaatregelen waren uitgevoerd.

Wat betreft de gerechtelijke follow-up, stelde het Cvt vast dat het – door oorzaken waaraan het Bureau niets kan veranderen – dikwijls lastig is voor OLAF om informatie over de stand van zaken te verkrijgen uit niet-lidstaten. Daarom wordt deze informatie hoofdzakelijk behandeld door de delegaties van de Commissie in de betrokken landen en is de input van OLAF beperkt.

Aanbeveling1.   Voor externe onderzoeken moeten een de minimis-strategie en drempelwaarden worden vastgesteld.

2.4.   Bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken

In de steekproef ter controle van de de minimis-zaken is een aantal bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken opgenomen. De algemene rechtsgrondslag voor deze activiteiten bestaat uit het EG-Verdrag en de toepasselijke verordeningen (13); uit hoofde hiervan moet OLAF de lidstaten bijstaan door samenwerking te organiseren en hun activiteiten ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschappen te coördineren.

Het Cvt concludeerde dat het – net als voor externe en interne de minimis-zaken – buitengewoon nuttig zou zijn om in het handboek richtsnoeren op te nemen voor de behandeling van ontvangen informatie over dit soort zaken, en met name voor prioritering en selectie (criteria voor het openen een zaak). Op grond van de steekproef concludeerde het Cvt dat de verantwoordelijkheid voor deze zaken (wat betreft onderzoek en follow-up) altijd werd genomen door de nationale autoriteiten en dat OLAF's rol bijgevolg zeer beperkt was in vergelijking met de externe en interne zaken, waarbij het Bureau eigenlijke onderzoeksactiviteiten als inspecties, controles en verificatie van informatie verrichte. Het werd het Cvt dan ook niet duidelijk welke meerwaarde OLAF op dit gebied leverde. OLAF doet er waarschijnlijk goed aan zich te bezinnen op de mate waarin het zijn middelen aan deze activiteiten besteedt, terwijl het voor externe en interne onderzoeken middelen tekort komt.

Aanbeveling1.   OLAF moet in zijn handboek prioriterings- en selectiecriteria voor bijstands-, toezicht- en coördinatiezaken opnemen.

---

(1)  Zie bijvoorbeeld de conclusies en aanbevelingen in de jaarlijkse activiteitenverslagen van het Cvt van december 2005-mei 2007 en juni 2007-mei 2008.

(2)  Verordeningen (EG) nr. 1073/1999 en (EG) nr. 1074/1999, Besluit van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(3)  OLAF-handboek van 25 februari 2005, punt 3.2. Operationele prioriteiten: op het gebied van interne onderzoeken wordt rekening gehouden met de volgende criteria: de ernst van de strafrechtelijke of tuchtrechtelijke inbreuk, het feit of er sprake is van een samenzwering of van een enkele actor, de betrokkenheid van topambtenaren, machtsmisbruik, negatieve impact voor de reputatie/geloofwaardigheid van de EU, en het feit of om een onderzoek is gevraagd door een dienst/instelling. Op het gebied van externe onderzoeken zijn er vijftien criteria, waaronder de financiële impact, het openbaar belang, enz.

(4)  Interne notitie van 18 juni 2007 over OLAF's werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel op het gebied van interne onderzoeken. De notitie schetst de algemene beginselen van het nultolerantiebeleid van de Commissie en de de minimisregel op het gebied van interne onderzoeken, zoals van toepassing bij het openen van onderzoeken en het doorzenden van eindverslagen aan de nationale autoriteiten. De conclusie van de notitie is dat OLAF bij het openen van een onderzoek binnen de grenzen van zijn bevoegdheden moet blijven, en dat kleine fouten die niet aan de financiële belangen van de Gemeenschappen raken door andere diensten dan OLAF moeten worden behandeld.

(5)  Bijlage 1: analyse (12 blz.) van informatie over specifieke zaken; wordt niet gepubliceerd.

(6)  Europees Hof van Justitie, zaak 11/00, Commissie/ECB - 10 juli 2003, punt 141, en zaak C-15/00 Commissie/EIB - 10 juli 2003, punt 164.

(7)  Interne notitie van 18 juni 2007 over OLAF's werkwijze inzake nultolerantie en de de minimis-regel op het gebied van interne onderzoeken.

(8)  Artikel 2, lid 1, van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999 (PB L 136 van 31.5.1999, blz. 20).

(9)  Handboek, punt 3.2.1.1 over operationele prioriteiten bij interne onderzoeken.

(10)  Hof van Justitie in zaak C-270/99 van 27 november 2001, Gerecht van eerste aanleg in zaak T-307/01 van 10 juni 2004, conclusie van de advocaat-generaal in zaak C-270/99 van 22 maart 2001.

(11)  Artikel 280, lid 2, van het EG-Verdrag.

(12)  Punt 3.2.1.2. Externe onderzoeken – opportuniteitsbeginsel, blz. 63.

(13)  Artikel 280 van het EG-Verdrag, artikel 1, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1073/99 en artikel 9, lid 1, van Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95.

BIJLAGE 4

ADVIES Nr. 1/2009

Jaarlijks beheersplan van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) voor 2009

Brussel, 19 maart 2008

Het Comité van Toezicht heeft zowel het openbare onderdeel als de interne bijlagen van het jaarlijkse beheersplan van OLAF voor 2009 onderzocht en daarbij bijzondere aandacht gehad voor de doelstellingen, indicatoren en verwachte onderzoeksresultaten en het verband onderling en met de andere activiteiten van het Bureau. In het algemeen feliciteert het Comité van Toezicht OLAF met zijn duidelijke, goed gestructureerde en precieze jaarlijkse beheersplan alsook met de toevoeging van een verwijzing naar de eigen aanbevelingen van het Comité. Het Comité van Toezicht wenst een aantal bedenkingen en opmerkingen bij het jaarlijkse beheersplan voor 2009 te formuleren.

1.   Openbaar onderdeel

Het Comité van Toezicht stelt vast dat in vergelijking met 2008 de indicator en het oogmerk van de algemene doelstelling werden veranderd van het minimaliseren van fraude om het belang van de feedback van klanten te benadrukken. Het Comité van Toezicht is het eens met deze aanpak en stelt vast dat deze overeenstemt met de aanbeveling van advies nr. 3 van 2006, waarin het Comité had gewezen op de noodzaak om de belanghebbenden van OLAF te betrekken bij het vaststellen van zowel kwalitatieve als kwantitatieve normen en ijkpunten voor de activiteiten van OLAF. In dit verband wenst het Comité van Toezicht te herhalen dat OLAF een systeem voor regelmatige feedback met zijn belangrijkste belanghebbenden moet instellen.

Met betrekking tot de indicator van de algemene doelstelling betreffende het doeltreffende gebruik van de resultaten van enquêtes onder belanghebbenden, heeft het Comité van Toezicht de resultaten en analysen (als verstrekt door het Bureau) van de Eurobarometer- en Commissie-enquêtes van 2007 en 2008 onderzocht. Daaruit is geconcludeerd dat de enquêtes geen informatie over de operationele doelmatigheid en doeltreffendheid van de diensten van OLAF behandelen of verstrekken. Om die reden twijfelt het Comité van Toezicht eraan of OLAF van deze resultaten gebruik kan maken om te beoordelen in hoeverre de activiteiten hebben bijgedragen tot de verwezenlijking van de doelstellingen van het jaarlijkse beheersplan. Bovendien heeft het Comité van Toezicht bedenkingen bij deze enquêtes aangezien zij over het algemeen geen betrekking hebben op personen die rechtstreeks samenwerken met OLAF. Het Comité van Toezicht stelt derhalve voor dat OLAF een meer gerichte en pasklare enquête uitvoert teneinde de standpunten vast te stellen van de vertegenwoordigers, de autoriteiten van de lidstaten en de instellingen en agentschappen van de EU die dagelijks met OLAF samenwerken. Deze informatie zou van groter nut zijn voor het jaarlijkse beheersplan voor 2009.

De enquêtes hebben verder uitgewezen dat de algemene bekendheid met OLAF niet zeer groot was, een punt waarmee OLAF bij het ontwikkelen van zijn toekomstige activiteiten rekening zou moeten houden. De belangrijkste bevindingen van de Eurobarometer-enquête van 2008 (op basis van 25 000 willekeurig geselecteerde EU-burgers) waren bijvoorbeeld dat 59 % van de ondervraagden nooit van OLAF had gehoord en dat nog eens 20 % van hen die wel van OLAF hadden gehoord, niet kon of wilde zeggen dat zij vertrouwen hadden in OLAF. De resultaten waren gelijklopend in de Commissie-enquête indien het personeel geen ervaring had met OLAF en zich bijgevolg geen mening kon vormen over de activiteiten van het Bureau. Op basis van deze resultaten spoort het Comité van Toezicht OLAF aan hiermee in het jaarlijkse beheersplan voor 2010 rekening te houden.

Het Comité van Toezicht is zeer verheugd over specifieke doelstelling nr. 1 waarmee wordt beoogd de doelmatigheid en doeltreffendheid van de activiteiten van OLAF te meten. Voor 2009 is het de bedoeling ernstiger fraudezaken aan te pakken, hetgeen overeenstemt met de opmerkingen van het Comité van Toezicht over het jaarlijkse beheersplan voor 2008 en met advies nr. 3 over de zogenaamde „de minimis”-zaken. Het Comité van Toezicht is ingenomen met de verbeterde strategie met betrekking tot de „de minimis”-regel van de interne onderzoeken, zoals uitgelegd in de recente brief inzake het „de minimis”-beleid.

Het Comité van Toezicht wenst aanvullende informatie, meer bepaald betreffende de selectiecriteria voor de „ernstige” externe onderzoeken, en roept OLAF op tot het hanteren van duidelijkere en meer samenhangende strategieën en richtsnoeren wat betreft de soorten zaken die OLAF in 2009 van plan is aan een onderzoek te onderwerpen. Het Comité van Toezicht wijst er ook op dat het ontwerphandboek met operationele procedures (punt 2.3) een verklaring moet omvatten van de manier waarop operationele prioriteiten worden vastgesteld.

Het Comité van Toezicht is het eens met de opvatting van OLAF dat de doeltreffendheid van de activiteiten van OLAF een belangrijke factor is voor het bereiken van de algemene doelstelling en het wenst duidelijkheid te krijgen over de manier waarop indicator 1.1 (naleving van de richtsnoeren inzake drempels en criteria voor de instelling van nieuwe follow-upfasen) zal bijdragen tot de verwezenlijking daarvan in 2009.

Naast het afhandelingspercentage en de criteria voor de duur kan de doeltreffendheid van de onderzoeken volgens het Comité van Toezicht worden getoetst met behulp van een regelmatig controlemechanisme (inclusief kwaliteitscontrole) van de onderzoeken, teneinde vertragingen te verminderen en de problemen meteen na het opduiken ervan aan te pakken. Het Comité van Toezicht wenst meer informatie te ontvangen over het 18 maanden-waarschuwingssysteem dat in het jaarlijkse beheersplan wordt genoemd onder specifieke doelstelling nr. 1. Als aangegeven in het jaarlijkse beheersplan wordt ongeveer 25 % van de onderzoeken nog steeds niet afgehandeld binnen de nagestreefde termijn van 24 maanden. Aangezien deze tendens sinds een aantal jaren aanhoudt, vraagt het Comité van Toezicht zich af of de doeltreffendheidsindicatoren volstaan om deze vertragingen aan te pakken en te reduceren.

Als in het jaarlijkse beheersplan voor 2008 heeft het Comité van Toezicht vragen bij het feit dat het afhandelingspercentage (resultaatsindicator 2.2) bijna 1 bedraagt, indien het wordt berekend op basis van de nieuwe zaken die in de loop van een kalenderjaar worden geopend. Het bestuur van OLAF moet aanvullende maatregelen treffen om de bestaande achterstand (rond 440 zaken in december 2008) aan te pakken, aangezien het bereiken van dit oogmerk niet tot een vermindering van de achterstand zal bijdragen. Dit wordt ook bevestigd in de notulen van de directeursvergadering van oktober 2008 waarin wordt verklaard dat in de eerste helft van 2008 het afhandelingspercentage lager uitviel en een nieuwe achterstand is ontstaan.

Voorts noteert het Comité van Toezicht dat de doelmatigheid en doeltreffendheid van de activiteiten uitsluitend worden afgemeten aan de onderzoeken, terwijl andere operationele activiteiten en ondersteunende diensten er niet bij worden betrokken. Het Comité van Toezicht is echter van mening dat de ondersteunende diensten van OLAF (andere operationele activiteiten en administratieve diensten) ook in deze strategie moeten worden opgenomen, zodat OLAF een administratief onderzoeksorgaan van wereldklasse wordt. Het zou de moeite lonen om in de toekomst na te denken over de manier waarop andere activiteiten (buiten onderzoeken) kunnen bijdragen tot de onderzoeksactiviteiten van OLAF en hoe dit in het jaarlijkse beheersplan kan worden gemeten.

Het Comité van Toezicht noteert dat de doeltreffende communicatiestrategie van specifieke doelstelling nr. 2 (bevordering van een samenwerkingscultuur ter bestrijding van fraude en corruptie) geen duidelijk intern communicatiebeleid omvat. Uit de controle van het Comité van Toezicht op de zaken van OLAF blijkt dat de algemene coördinatie van de activiteiten tussen de eenheden en de afdelingen voor verbetering vatbaar is. Het Comité van Toezicht beveelt daarom aan een interne communicatiestrategie op te nemen in het jaarlijkse beheersplan teneinde de uitwisseling van kennis te verbeteren en het OLAF-personeel inzake zijn eigen activiteiten in het algemeen bewuster te maken.

2.   Interne bijlagen

Het Comité van Toezicht is ingenomen met de specifieke financiële impact-indicator voor onderzoeken op het gebied van handel en douane en de grotere aandacht voor zaken met een financiële impact die op meer dan 1 miljoen euro wordt geraamd.

Wat de doeltreffendheid betreft van de onderzoeken en activiteiten van directoraat A en directoraat B, wenst het Comité van Toezicht in het bijzonder te vernemen hoe de duur van de onderzoeken en de mogelijke vertragingen ervan momenteel worden gecontroleerd; het Comité is ingenomen met de systematische herziening van de zaken om de achttien maanden en nodigt OLAF tevens uit te overwegen of dit systeem volstaat om vertragingen tegen te gaan. Het Comité van Toezicht wenst een verduidelijking van het begrip „nieuw lopend stadium”. Over het algemeen wijst het Comité van Toezicht op de noodzaak van een strikt controlestelsel om de vertragingen terug te dringen en de kwaliteit van het beheer van de zaken te handhaven.

Als in het jaarlijkse beheersplan voor 2008, heeft het Comité van Toezicht bedenkingen bij de waarde en bruikbaarheid van de indicator betreffende het percentage zaken dat wordt afgesloten met een financiële/gerechtelijke/administratieve vervolgcontrole, in verhouding tot het totale aantal zaken; de afloop van de onderzoeken kan immers moeilijk bij aanvang worden voorspeld.

Het Comité van Toezicht herhaalt dat ook in 2008 de resultaatsindicator van 24 maanden voor de duur van de zaken niet werd gehaald, net zomin als in de afgelopen vier jaren. Volgens de notulen van de directeursvergadering van oktober 2008 werd in de eerste helft van 2008 slechts 49 % van de zaken gesloten in minder dan 24 maanden. De gemiddelde duur van een actieve zaak bedroeg in de eerste helft van 2008 27 maanden. Het Comité van Toezicht vraagt zich of het doel in 2009 haalbaar zal zijn, meer bepaald indien OLAF meer complexe zaken wil gaan aanpakken, terwijl er geen extra middelen beschikbaar worden gesteld.

Volgens het jaarlijkse beheersplan (punt 1.2 inzake doeltreffendheid) vertegenwoordigen de evaluaties of controles ongeveer 50 % van de werklast van de onderzoekers (48 % in directoraat A, 54 % in directoraat B). Het Comité van Toezicht merkt op dat er geen oogmerken of doelstellingen werden geformuleerd voor de niet-actieve stadia van de onderzoeken en dat in het jaarlijkse beheersplan geen informatie wordt verstrekt over de gemiddelde duur van de evaluaties. Het Comité van Toezicht stelt voor na te denken over de vraag hoe de niet-actieve fase van een onderzoek kan worden opgenomen in het jaarlijkse beheersplan, aangezien hiervoor slechts beperkte middelen nodig zijn en het een belangrijke factor is voor de vaststelling van onder meer verjaringstermijnen voor bewijsmateriaal en de follow-up van de eindrapporten van OLAF.

Ten slotte merkt het Comité van Toezicht op dat sommige resultaatsindicatoren van de ondersteunende activiteiten (bv. het aantal georganiseerde vergaderingen, vlotte samenwerking, ontvangen feedback) te algemeen en moeilijk meetbaar zijn, en dat het niet altijd duidelijk is hoe zij moeten worden afgemeten om als vergelijkingspunt te kunnen worden gebruikt met de gestelde doelstellingen. Het Comité vraagt zich af of deze indicatoren wel een goede en efficiënte methode zijn voor het evalueren van de prestaties.

BIJLAGE 5

ADVIES Nr. 2/2009

OLAF-verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen

Brussel, 28 mei 2009

DEEL I

INLEIDING

De directeur-generaal van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) bezorgt het Comité van toezicht maandelijks een verslag met samenvattingen van alle onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, wordt voor elke zaak aangegeven waarom het onderzoek nog niet kon worden afgesloten en hoeveel tijd wellicht nog nodig is om het te voltooien.

De duur van de onderzoeken moet een aangelegenheid van gemeenschappelijk belang zijn van alle instellingen en OLAF zelf (1). Vertragingen kunnen immers negatieve gevolgen hebben voor de partijen die bij het onderzoek betrokken zijn alsook voor de administratieve, gerechtelijke en financiële follow-up die aan de door OLAF gevoerde onderzoeken moet worden gegeven.

De grote achterstand ingevolge het grote aantal zaken dat vertraging heeft opgelopen, is voorts nadelig voor de dagelijkse werkzaamheden van OLAF, omdat het loutere beheer van oude zaken heel wat middelen wegneemt van de primaire taken van het bureau.

OLAF beschikt over tien jaar buitengewone en aanzienlijke ervaring in Europese en internationale onderzoeken. Het bureau wint voortdurend aan belang en zijn reputatie groeit. Daarom is het van cruciaal belang dat de tijd die nodig is om een zaak te onderzoeken en te voltooien, zo kort mogelijk is.

De taak van het Comité van toezicht

In dit verslag controleert het Comité van toezicht de duur van de onderzoeken en de redenen voor mogelijke niet-gemotiveerde vertragingen, teneinde te garanderen dat onderzoeken zonder onderbreking worden verricht gedurende een periode die in redelijke verhouding staat tot de omstandigheden en de complexiteit van de zaak (2).

Deze regelmatige controle van het Comité van toezicht wil in de eerste plaats de onafhankelijkheid van OLAF versterken. Er wordt nagegaan of de onderzoeken in alle onafhankelijkheid zonder bemoeienissen van buitenaf worden verricht alsook of de vertragingen geen belemmering vormen voor het gewenste resultaat van een onderzoek, bijvoorbeeld doordat termijnen verstrijken.

Dit is het tweede advies van het Comité van toezicht in verband met de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen.

In april 2007 heeft het Comité van toezicht advies nr. 1/2007 uitgebracht, nadat het alle 150 verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen voor de periode januari-december 2006 had onderzocht. In dat advies werden twee verschillende aspecten beoordeeld: bevatten de verslagen passende informatie op basis waarvan het Comité van toezicht zijn controletaak kan uitvoeren en kunnen de verslagen door OLAF worden gebruikt als een beheersinstrument om het onderzoek binnen een redelijke termijn met succes te voltooien. De conclusies en aanbevelingen van dat advies werden door OLAF aanvaard en gevolgd (3).

In dat advies verklaarde het Comité van toezicht dat zijn toekomstige actie erin zou bestaan de redenen voor het feit dat onderzoeken niet binnen de door OLAF opgegeven termijn konden worden voltooid, verder te onderzoeken.

De verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen van OLAF

Dit advies is gebaseerd op de analyse van 275 verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (terwijl er 424 actieve zaken zijn) voor de periode januari 2007 tot december 2008 en van 115 „beoordelingen van eerste informatie” van alle verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen die in de periode van maart-december 2008 door OLAF aan het Comité van toezicht werden toegezonden (4). Deze „beoordelingen”, die ook een „eerste voorstel voor een werkplan” bevatten, worden opgesteld door onderzoekers van OLAF alvorens het besluit om een onderzoek te openen wordt genomen. Ook werd het case management systeem (CMS) gecontroleerd om de status van de zaken te bepalen.

Per sector werden de volgende verslagen ontvangen (5):

—	47 interne onderzoeken: Europese instellingen: hierin speelt OLAF een leidende rol en heeft het duidelijke procedurele bevoegdheden (6);

—	11 interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie: hierin speelt OLAF een leidende rol (7);

—	51 directe uitgaven en externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (8);

—	46 externe steun: hierin speelt OLAF een leidende rol en zijn de regels voor het verrichten van onderzoeken ook gebaseerd op „samenwerkingsovereenkomsten in derde landen” (9);

—	43 landbouw: hierin beschikt OLAF over solide en goed omschreven rechtsbevoegdheden. Deze sector omvat echter ook douanezaken waarbij landbouwproducten zijn betrokken en waarin OLAF voornamelijk voor coördinatie en bijstand zorgt (10);

—	51 douane I en II: hierin zorgt OLAF voor coördinatie en bijstand en hangt de duur van de zaken in hoge mate af van het optreden van de betrokken lidstaten of derde landen (11);

—	26 structuurmaatregelen: hierin beschikt OLAF over een solide rechtsgrondslag voor het verrichten van onderzoeken (12).

OLAF heeft een modelformulier opgesteld voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen. In dat modelformulier zijn een aantal redenen opgenomen waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten en die redenen hebben de onderzoekers als volgt aangekruist (13):

—	„toewijzing van aanzienlijke middelen doch de omvang van de onderzoekswerkzaamheden vereist meer tijd” in 133 verslagen (50 %);

—	„tactische onderbreking van het onderzoek” in 16 verslagen (6 %);

—	„gebrek aan middelen” in 30 verslagen (11 %);

—	„lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” in 12 verslagen (5 %);

—	„gebrek aan medewerking: van de lidstaat; van de diensten van de Commissie; van een andere instelling;”van een persoon of een onderneming" in 43 verslagen (15 %) en

—	„overige: zie zaak” in 77 verslagen (27 %).

De inhoud van deze verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, die door de onderzoekers van OLAF worden opgesteld, wordt formeel medeondertekend door het hoofd van de eenheid van de betrokken sector en door de directeur van elk van de respectieve directoraten onderzoeken en operaties („verlening van visum”).

Na de wijziging van het modelformulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (14), werden met ingang van januari 2008 de redenen „tactische onderbreking van het onderzoek” en „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” uit de lijst geschrapt.

Het doel en de methodiek van dit verslag

Het is van fundamenteel belang dat een onderzoeksbureau duidelijk de redenen kan opgeven waarom een onderzoek vertraging heeft opgelopen en waardoor het wordt belemmerd. Alleen dan kunnen onderzoeken accuraat worden gepland en volgens een duidelijke strategie verlopen, kunnen de nodige personeelsleden worden toegewezen, kan de externe samenwerking worden geëvalueerd, kunnen bepaalde zaken prioriteit krijgen en kan het onderzoeksbeleid worden bepaald.

Het Comité van toezicht kan enkel toezien op de duur van de onderzoeken van OLAF om bemoeienissen van buitenaf of partijdige beslissingen te voorkomen, indien er voor de vertraging objectieve en controleerbare redenen worden opgegeven.

In december 2008 was 78 % van de onderzoeken van OLAF langer dan negen maanden aan de gang en 40 % langer dan twee jaar. Het Comité van toezicht verrichtte niet alleen een globale analyse van de informatie in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, maar ging ook na of de door de onderzoekers van OLAF aangekruiste redenen waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten, overeenstemden met de redenen die in het eigenlijke verslag in detail werden uitgelegd.

Het Comité van toezicht ging ook na in welke mate de aangekruiste redenen voor vertraging bijdroegen tot inzicht in de werkelijke redenen of belangrijkste factoren die in lopende onderzoeken vertragingen veroorzaken. Hiervoor onderzocht het Comité van toezicht ook de „beoordelingen van eerste informatie”, en in het bijzonder de eerste voorstellen voor een werkplan.

Met deze analyse wou het Comité van toezicht ook nagaan of er objectieve en onontkoombare oorzaken zijn voor het feit dat een hoog percentage onderzoeken langer dan negen maanden loopt.

Voorts werd bijzondere aandacht besteed aan de tijd die wellicht nog nodig is om het onderzoek te voltooien en die door OLAF aan het Comité van toezicht moet worden medegedeeld in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen (15).

Methode

Omdat elke sector specifiek van aard is en er in elke sector verschillende bevoegdheden en procedurele regels van toepassing zijn, werd de analyse per sector verricht (16). Met het oog op het hoofddoel van dit advies zijn de OLAF-verslagen ook gegroepeerd per reden die op het modelformulier is aangekruist voor het feit dat een zaak niet binnen de vooropgestelde termijn is afgesloten.

Per sector zijn er specifieke conclusies en aanbevelingen. Er worden echter ook globale conclusies en aanbevelingen gegeven.

DEEL 2

ANALYSE VAN DE DOOR OLAF OPGEGEVEN REDENEN WAAROM ONDERZOEKEN NIET BINNEN DE NEGEN MAANDEN KONDEN WORDEN VOLTOOID

1.   „TOEWIJZING VAN AANZIENLIJKE MIDDELEN DOCH DE OMVANG VAN DE ONDERZOEKSWERKZAAMHEDEN VEREIST MEER TIJD”

Ongeveer 50 % van de onderzoeken waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden, had volgens OLAF op grond van deze reden vertraging opgelopen (17).

Interne onderzoeken: Europese instellingen

15 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (31 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Sommige zaken waren goed toegelicht en in de context van het verslag was „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” eenvoudig te begrijpen (18). Niettemin liepen de onderliggende redenen voor de vertraging in veel van de onderzoeken uiteen: lange perioden van inactiviteit (tot zeven maanden) alvorens met het onderzoek werd gestart, vooruitgang in de zaak hing af van mogelijke informatie van bronnen van buitenaf terwijl OLAF in feite geen onderzoeksmaatregelen trof, en niet-toegelichte redenen voor vertraging (19). Ook gebrek aan samenwerking van personen, uitstel van afspraken voor interviews naar een latere datum en het wachten op antwoord van personen of instellingen werden vastgesteld (20).

Een belangrijke factor die kon worden vastgesteld was het feit dat onderzoekers aan andere zaken werken en aan zaken met hogere prioriteit (21).

Ten slotte werd in sommige zaken een groot aantal onderzoekers aan de zaak toegewezen, terwijl anderzijds „aanzienlijke middelen” en „gebrek aan middelen” als redenen voor de vertraging werden opgegeven (22). Misschien kan die contradictie worden verklaard door het feit dat er in de verschillende fasen van een onderzoek een verschillend aantal personeelsleden aan de zaak wordt toegewezen, doch bij lezing van het verslag doet dit alleen maar verwarring ontstaan.

Interne/externe onderzoeken: organen van de EU

Acht zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (72 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In een aantal zaken waren „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” en de reden voor vertraging goed toegelicht en in de context van het verslag eenvoudig te begrijpen (23).

In andere zaken stelde het Comité van toezicht vast dat er zich lange perioden van inactiviteit voordeden tussen de datum van inleiding van de zaak en de aanwijzing van onderzoekers of de datum waarop het onderzoek van start ging (soms zelfs zes maanden). In sommige zaken was de onverklaarde en klaarblijkelijke verandering van leider van het onderzoek de onderliggende reden voor vertraging (24). In één zaak met een beperkte economische impact was de reden vertraagde samenwerking van personen (25). In twee verschillende verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, waren de beschrijvingen en resultaten van de zaak identiek, ook al werden er andere operationele handelingen verricht (26).

Directe uitgaven en externe steun

21 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (41 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Hoewel in bijna alle onderzoeken de opgegeven reden goed is toegelicht en met de werklast van de zaak overeenstemt (27), kon ook worden vastgesteld dat een derde van de zaken in feite strafrechtelijke bijstandszaken waren en dat OLAF geen operationele maatregelen had getroffen (28) of dat er nog op antwoord van andere organen werd gewacht (29).

Externe steun

20 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (43 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken is de planning goed, is het doel van het onderzoek duidelijk en gedetailleerd, wordt het onderzoek goed gevoerd en is er een duidelijke en gemotiveerde uitleg voor opgelopen vertraging (30).

In andere zaken slaat de reden „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” niet op werkzaamheden die door OLAF worden verricht, maar op audits die door externe bedrijven of deskundigen worden verricht, en waaraan OLAF niet actief deelneemt of die OLAF niet op de voet volgt (31). Reeds in het eerste advies van het Comité van toezicht over deze aangelegenheid werd vastgesteld dat de meerwaarde van de werkzaamheden van OLAF op dit gebied niet werd aangetoond. Voorts werd het onderzoek na controlebezoeken in derde landen niet duidelijk gepland. Soms werd die planning pas maanden na het nemen van onderzoeksmaatregelen opgesteld (32).

Het Comité van toezicht stelde vast dat sommige controlebezoeken in derde landen onvoldoende waren gepland (33). Voor het verzamelen van stukken wordt geen gemeenschappelijke aanpak gevolgd: soms wordt bewijsmateriaal tijdens controlebezoeken verzameld en soms zorgt de delegatie van de EG (34) rechtstreeks voor de overlegging van stukken zonder voorafgaande contacten met het betrokken DG, waardoor de onderzoeken vertraging oplopen (35). Voorts zijn de evaluaties niet voldoende kosteneffectief.

Soms kunnen vertragingen worden verklaard op grond van het feit dat de nationale gerechtelijke autoriteiten te weinig aanvragen indienen (36). Ook bestond er soms contradictie tussen de redenen die werden aangevoerd om vertragingen te motiveren, bijvoorbeeld wanneer op het modelformulier zowel de reden „aanzienlijke middelen” als de reden „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen” werd aangekruist (37).

Conclusies en aanbevelingen: In meer dan de helft van de geanalyseerde onderzoeken is de reden „toewijzing van aanzienlijke middelen doch de omvang van de onderzoekswerkzaamheden vereist meer tijd” niet de werkelijke reden voor vertraging. Het Comité van toezicht is bezorgd over het feit dat de onderzoekers deze reden op het modelformulier aankruisen, terwijl er in feite een andere reden is. Het Comité van toezicht heeft vastgesteld dat deze reden in uiteenlopende gevallen wordt aangevoerd (zonder onderscheid) en zelfs door onderzoekers die in dezelfde eenheid werken op een verschillende manier wordt geïnterpreteerd. Dat verslagen met tegenstrijdige redenen voor het niet-afsluiten van de zaak formeel worden ondertekend (verlening van visum) door het management (eenheidshoofd en directeur), wijst erop dat er onvoldoende aandacht wordt besteed aan de interne controle van onderzoeken. Dat OLAF deze reden voor vertragingen niet op een betrouwbare manier aanvoert, kan leiden tot misleidende conclusies in verband met personeelsbehoeften, verzoeken om middelen en de maatregelen die moeten worden genomen om vertragingen in onderzoeken te beperken. Deze verslagen moeten worden gebruikt als instrument om onderzoeken te beheren. Het Comité van toezicht beveelt aan dat OLAF de onderzoeken waarvoor deze reden op het modelformulier is aangekruist, opnieuw bekijkt en rekening houdend met de werkelijke reden voor het niet-afsluiten van de zaak de onderzoeksstrategie opnieuw evalueert.

Landbouw

28 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (65 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat alle zaken goed zijn uitgelegd en dat de onderzoekers van OLAF voortdurend actief waren (38). In de meeste coördinatiezaken waarmee deze sector te maken heeft, is de voornaamste reden voor vertragingen echter niet de omvang van de onderzoekswerkzaamheden van de onderzoekers van OLAF, maar veeleer het gebrek aan snelle (of enige) reactie van de nationale autoriteiten van de lidstaten. In die zaken wacht OLAF op antwoord van deze autoriteiten (39).

In sommige zaken waarin een extern onderzoek wordt gevoerd, deed zich hetzelfde probleem voor (40) en soms was een deel van de verstrekte informatie over de verschillende stappen in de onderzoeken duidelijk noch chronologisch, zodat het moeilijk was om de precieze reden voor de vertraging in te schatten (41).

Daarnaast werd vastgesteld dat soms lange perioden van inactiviteit in de „beoordeling van eerste informatie” resulteerden in weinig operationele werkzaamheden binnen de termijn van negen maanden (42).

Ook werd vastgesteld dat sommige van deze zaken strafrechtelijke bijstandszaken waren waarvoor in de betrokken lidstaat een gerechtelijk onderzoek werd gevoerd. In die zaken blijven de onderzoeken van OLAF opgeschort, omdat OLAF en de gerechtelijke autoriteiten van de lidstaten niet rechtstreeks informatie uitwisselen (43).

Douane I en II

28 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (55 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

De meeste van deze zaken hangen af van samenwerking met de autoriteiten van de lidstaten en, voor het grootste deel, ondersteunt OLAF de autoriteiten van de lidstaten bij het voeren van hun onderzoek. In andere zaken wacht OLAF op informatie die door de lidstaat of een derde land moet worden verstrekt (44).

Het Comité van toezicht aanvaardt de uitleg van OLAF in verband met de externe onderzoeken van antidumpingzaken, namelijk dat het door de aard en de omvang van die onderzoeken, het feit dat er via wederzijdse bijstand verschillende lidstaten betrokken zijn en dat er in derde landen controlebezoeken moeten worden afgelegd, niet mogelijk bleek om het onderzoek binnen een termijn van negen maanden te voltooien (45). Ook hogere werkprioriteiten werden als reden opgegeven en er kon worden vastgesteld dat sommige oude zaken waarin op antwoord van de lidstaten wordt gewacht, nog steeds aan de gang zijn (46).

Ook kon worden vastgesteld dat in coördinatiezaken de redenen voor het overschrijden van de termijn van negen maanden goed uitgelegd en gemotiveerd waren. Voorts werden er van bij aanvang gedetailleerde werkplannen voor het onderzoek opgesteld (47).

Sommige zaken waren strafrechtelijke bijstandszaken en daarin hing vooruitgang af van de werkzaamheden van de nationale gerechten of de reactie op verzoeken (48).

Het Comité van toezicht stelde met genoegen vast dat de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, uitdrukkelijk gebruikt worden als beheersinstrument om een zaak te herevalueren na een gedetailleerde analyse van de onontkoombare redenen voor vertragingen (49).

Structuurmaatregelen

13 zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (50 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken slaat de reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” op veranderingen van leider van het onderzoek (50). In andere zaken is de werkdruk van de leider van het onderzoek de onderliggende reden voor de vertraging (51). De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” lijkt niet bijzonder goed te worden gemotiveerd door de lijst van de genomen operationele maatregelen (52).

Het Comité van toezicht stelde vast dat zowel de perioden van „beoordeling van eerste informatie” (soms langer dan een jaar) als de tijd die aan operationele werkzaamheden (soms tot tien maanden per zaak) wordt besteed, overdreven lang zijn zonder duidelijke motivering in het verslag (53).

Conclusies en aanbevelingen: De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” is niet voldoende gedefinieerd en wordt niet precies gebruikt. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de omvang van de werkzaamheden die door OLAF worden verricht en die van de werkzaamheden waarvoor in de meeste bijstands- en coördinatiezaken de nationale autoriteiten verantwoordelijk zijn. Door dit gebrek aan precisie kunnen de bijstand van en de samenwerking met externe nationale autoriteiten niet duidelijk worden geschetst of gemeten, waardoor OLAF zijn prestaties moeilijk kan verbeteren. Bij de externe onderzoeken, met uitzondering van de onderzoeken in de douanesector, waren de werkelijke redenen voor vertraging andere en uiteenlopende redenen. De reden „omvang van de onderzoekswerkzaamheden” moet opnieuw worden gedefinieerd, zodat in alle zaken duidelijker kan worden vastgesteld wie verantwoordelijk is voor de te nemen maatregelen.

2.   „TACTISCHE ONDERBREKING VAN HET ONDERZOEK”

Het Comité van toezicht heeft in zijn vorige advies dienaangaande verklaard dat het aanvoeren van de reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet worden beperkt of weggelaten. Deze reden waarom een zaak nog niet kon worden afgesloten, mag slechts met terughoudendheid en in precieze omstandigheden worden aangevoerd.

Het Comité van toezicht stelt met genoegen vast dat het in 2008 geen enkel verslag heeft ontvangen waarin die reden voor vertragingen formeel wordt aangevoerd, hoewel kon worden vastgeteld dat de reden werd gebruikt in verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen waarvoor de reden „overige” was opgegeven (54). Voorts is er nog een aantal actieve zaken waarvoor deze reden is opgegeven (55).

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Vier zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (8 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Er kon worden vastgesteld dat deze reden niet duidelijk werd uitgelegd of gemotiveerd. In sommige zaken werd de reden aangevoerd om twee samenhangende zaken stand-by (56) te plaatsen, zonder dat rekening werd gehouden met de procedurele rechten van de betrokken personen. Ook werd vastgesteld dat sommige onderzoeken geen economische impact hadden en op vage beweringen gebaseerd leken te zijn.

Uit sommige verslagen bleek dat er in derde landen controlebezoeken waren afgelegd, zonder dat er een duidelijke onderzoeksstrategie was bepaald. In sommige zaken werd de reden „tactische onderbreking” met andere redenen gecombineerd: „werklast van de leider van het onderzoek” en „gebrek aan samenwerking van andere personen” (57), terwijl de werkelijke reden waarom de zaak nog niet kon worden afgesloten, ligt in het feit dat OLAF niet bevoegd is om derden in een niet-lidstaat te ondervragen.

Directe uitgaven en externe steun

Zeven zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (13 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In sommige zaken is het gebruik van de reden „tactische onderbreking” goed uitgelegd (58). Er kon echter worden vastgesteld dat er soms geen verder onderzoek door OLAF werd gevoerd, dat informatie aan de gerechtelijke autoriteiten van een lidstaat werd overgemaakt en dat OLAF de zaken niet afsloot voor het geval die autoriteiten de bijstand van OLAF nodig zouden hebben (59).

Soms is de werkelijke reden voor vertraging de samenwerking met andere diensten van de Commissie (60).

Externe steun

Vijf zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (11 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In al deze zaken hield de reden „tactische onderbreking van het onderzoek” in dat OLAF wacht op de afronding van de audits die door externe bedrijven worden verricht of dat OLAF geen verdere onderzoekswerkzaamheden verricht (61).

Conclusies en aanbevelingen: De reden „tactische onderbreking” moet met terughoudendheid worden aangevoerd om een onderzoek aan de gang te houden en moet in detail worden toegelicht zodat de onderzoeksstrategie duidelijk is. De lopende onderzoeken waarvoor deze reden is opgegeven, moeten opnieuw worden bekeken en er moet bijzondere aandacht worden besteed aan de zaken die reeds aan bod kwamen in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen van 2007.

3.   „GEBREK AAN MIDDELEN”

Interne onderzoeken

Negen zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (19 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat de redenen voor vertragingen uiteenlopen en in verschillende zaken dezelfde zijn: er wordt prioriteit gegeven aan andere zaken die al eerder waren ingeleid, lange perioden van inactiviteit (van vier of vijf tot elf maanden) nadat tijdens controlebezoeken in derde landen bewijsmateriaal is verzameld, of het kopiëren van gegevens zonder verder onderzoek in zaken met slechts beperkte of niet-geraamde economische impact (62).

In al deze zaken stemde het aantal toegewezen onderzoekers overeen met of was het hoger dan de personeelstoewijzing die door de beoordelaar in de „beoordeling van eerste informatie” was voorgesteld.

In sommige zaken slaat de reden „gebrek aan middelen” op een gebrek aan personeel ingevolge de tijdelijke afwezigheid van de leider van het onderzoek (63).

Directe uitgaven en externe steun

Vier zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (7 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In die zaken is de reden „gebrek aan middelen” in detail toegelicht en slaat zij op de werklast van de leiders van het onderzoek in combinatie met de gemiddelde prioriteit van de betrokken zaak (64) of het gebrek aan onderzoekers bij OLAF met de vereiste talenkennis (65).

Soms kon worden vastgesteld dat het gebrek aan middelen niet werd toegelicht in zaken met hoge prioriteit waaraan in beginsel voldoende personeelsleden waren toegewezen (66).

Externe steun

Negen zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (19 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Het Comité van toezicht stelt met bezorgdheid vast dat er gedurende lange perioden na de datum van inleiding van de zaak (van negen tot 13 maanden) geen onderzoeksmaatregelen werden getroffen en dat er geen werkplan werd opgesteld, hoewel er zoveel onderzoekers werden toegewezen als in de „beoordeling van eerste informatie” werd voorgesteld (67).

In sommige zaken bestond er contradictie tussen de redenen die werden opgegeven in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen: „aanzienlijke middelen”, „complexiteit van de zaak” en „gebrek aan middelen” (68). Voorts stelde het Comité van toezicht vast dat OLAF in sommige zaken na het besluit tot inleiding ettelijke maanden op de afronding van externe audits wachtte zonder onderzoeksmaatregelen te treffen of, in andere zaken, naar andere prioritaire zaken verwees (69).

In andere zaken is de werkelijke reden de reden die uit andere vakken van het modelformulier blijkt, namelijk „de complexiteit van de zaak en de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” (70) of „gebrek aan tijd”, zonder verdere toelichting (71).

Conclusies en aanbevelingen: In de meeste geanalyseerde zaken wordt „gebrek aan middelen” niet terecht als reden opgegeven waarom het onderzoek niet binnen een termijn van negen maanden werd voltooid. Het Comité van toezicht is hierover uiterst bezorgd, aangezien het verzoek van OLAF om verhoging van het aantal personeelsleden in de jaarlijkse begrotingsronde in beginsel gebaseerd moet zijn op een analyse van het „gebrek aan middelen” op het gebied onderzoeken en operaties. Deze kwestie moet derhalve nauwkeurig worden onderzocht. Omdat het Comité van toezicht geraadpleegd wordt over de jaarlijkse ontwerpbegroting voor OLAF, is dit van het grootste belang. Wanneer deze reden niet nauwkeurig wordt opgegeven, kan dit leiden tot misleidende conclusies met betrekking tot de OLAF-begroting. In de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, moet deze reden nauwkeurig worden opgegeven. Voorts kunnen in elk verslag waarin deze reden wordt opgegeven, praktische oplossingen om de situatie te verhelpen, worden voorgesteld en toegelicht.

Douane I en II

Twee zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (3 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

In een van de zaken werden hogere operationele prioriteiten aangevoerd (72) en de redenen waarom niet voltijds aan een zaak wordt gewerkt, worden duidelijk toegelicht, samen met voorstellen om het gebrek aan middelen op te lossen (73).

Structuurmaatregelen

Zes zaken waarvoor deze reden werd opgegeven, werden geanalyseerd (23 % van de zaken in deze sector waarvoor aan het Comité van toezicht een verslag werd toegezonden).

Voor alle zaken worden dezelfde redenen opgegeven waarom zij nog niet zijn afgesloten, namelijk „gebrek aan middelen” en „de omvang van de onderzoeksmaatregelen” (74). Met uitzondering van één zaak (75) wordt echter geen van beide redenen toegelicht.

Conclusies en aanbevelingen: Met uitzondering van de douanesector waarin de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, correct worden gebruikt als beheersinstrument om de onderzoeksbehoeften te herbekijken, moeten de redenen die voor het niet-afsluiten van zaken worden opgegeven, beter worden toegelicht.

4.   „LAGE PRIORITEIT IN COMBINATIE MET EEN BEPERKTE TOEWIJZING VAN MIDDELEN”

In zijn eerder advies over deze aangelegenheid heeft het Comité van toezicht reeds opgemerkt dat op het vlak van onderzoeksbeleid geen toelichting wordt verwacht voor het feit dat een zaak niet afgesloten is, maar eerder waarom ze na negen maanden nog als niet-afgehandeld wordt beschouwd, wanneer een dergelijke zaak een „lage prioriteit” heeft die gepaard gaat met een „beperkte toewijzing van middelen”.

Met tevredenheid stelt het Comité van toezicht vast dat in 2008 deze motivatie waarom een zaak nog niet is afgesloten uit het formulier voor de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, is geschrapt. Er zijn evenwel nog een aantal lopende zaken waarbij gebruik werd gemaakt van deze motivatie en die dringend moeten worden herzien.

Interne onderzoeken: EU-instellingen

Vijf verslagen werden onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat sommige zaken gedurende langere periodes (zelfs na 10 maanden van „beoordeling van de eerste gegevens”) bleven lopen en dat er geen onderzoekswerkzaamheden werden ingeleid. Als relevante reden werd opgegeven dat de onderzoeker wachtte op de resultaten van een intern onderzoek (76).

In sommige zaken gingen deze redenen gepaard met „de omvang van de onderzoekswerkzaamheden” of „gebrek aan medewerking vanwege een individu” (77). Soms wordt er geen melding gemaakt van economische gevolgen en worden er geen concrete resultaten bereikt. Er wordt alleen verwezen naar potentiële onregelmatigheden (78).

In al deze gevallen is het aantal met de dossiers belaste onderzoekers toereikend (hun aantal varieert van twee tot vier) en sommige onderzoeken lopen nog steeds, terwijl andere onderzoeken meer dan twee jaar duurden vooraleer ze konden worden afgesloten.

Externe steun

Vier zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (8 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde met bezorgdheid vast dat onderzoeken die in het verslag worden aangemerkt als onderzoeken „die geen financieel nadeel opleveren voor de middelen van de Europese Commissie” werden ingeleid en dat er dienstreizen naar derde landen zijn georganiseerd voor zaken met geringe economische gevolgen (79).

Voorts werd ook opgemerkt dat de in het formulier opgegeven redenen waarom sommige onderzoeken nog niet zijn afgerond tegenstrijdig zijn: bv. „toewijzing van aanzienlijke middelen” en „lage prioriteit in combinatie met een beperkte toewijzing van middelen”, waarbij in het laatste geval bezoeken ter plaatse in derde landen plaatsvonden (80).

In alle bovenvermelde zaken lijkt het aantal onderzoekers dat met de dossiers is belast, toereikend te zijn en staat het niet ter discussie.

Conclusies en aanbevelingen: „Beperkte toewijzing van middelen” is in geen enkel van de onderzochte onderzoeken die langer dan negen maanden lopen gerechtvaardigd. Wat de personele middelen betreft, lijkt het aantal onderzoekers toereikend te zijn met betrekking tot de omvang van de onderzoekswerkzaamheden en de in het werkprogramma opgenomen voorstellen. Het werd in geen enkele zaak ter discussie gesteld. Sommige van deze zaken hebben een zeer geringe of zelfs geen financiële gevolgen voor de middelen van de Europese Gemeenschap. Uit het feit dat deze verslagen formeel worden geparafeerd en medeondertekend – getekend voor gezien – door het management (eenheidshoofd en directeur) blijkt een ontoereikende mate van aandacht voor de interne controle van de onderzoeken. Wanneer wordt verwezen naar een „beperkte toewijzing van middelen”, dient hierbij een duidelijke toelichting te worden gegeven om foutieve conclusies met betrekking tot toewijzing van personeel en financiële middelen te voorkomen. In de evaluatie die bij de raad van bestuur wordt ingediend, moet een kosten/baten-analyse en een overzicht van de personele middelen van de eenheid zijn opgenomen. De toewijzing van deze onderzoekers voor andere zaken en het aantal nog lopende, als „zeer prioritair” aangemerkte zaken dat de toewijzing van de desbetreffende onderzoekers voor andere zaken zou kunnen vereisen, dienen ook te worden vermeld.

Douane I en II

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (5 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Deze zaken zijn welomschreven en goed toegelicht en de termijn voor het voltooien van de zaken is nageleefd. OLAF is accuraat opgetreden (81). Voor beide gevallen van „lage prioriteit en beperkte toewijzing van middelen” wordt binnen de inhoud van de verslagen een goede rechtvaardiging verstrekt.

Structurele maatregelen

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (3 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Er werden geen onderzoeken ingeleid, aangezien zij niet als kostenefficiënt werden beschouwd. Alleen „basisverificatietechnieken werden toegepast en lijken te wijzen op een risico op onregelmatigheden bij de toekenning van de projectfinanciering”. Indien aan de zaak een „lage prioriteit” is toegekend, is het misschien onnodig om een extern onderzoek in te leiden (82).

Conclusies: De reden waarom de zaak nog niet is afgesloten, was goed gemotiveerd en toegelicht en er is een kosten/baten-analyse uitgevoerd.

5.   „GEBREK AAN MEDEWERKING”

Gebrek aan medewerking door de lidstaat

In 2007 werden er zeven verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 zes.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Er werd opgemerkt dat dit een extern onderzoek is waarbij twee eenheden zijn betrokken. Naar verluidt zou er zich gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie hebben voorgedaan. Met betrekking tot dit gebrek aan medewerking lijken er geen acties te zijn gepland (83).

Interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (9 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat de reden waarom deze zaak niet is afgehandeld, niet te wijten is aan het gebrek aan medewerking van een lidstaat, maar van een derde land waar een strafrechtelijk onderzoek is ingeleid. OLAF heeft geen onderzoekswerkzaamheden verricht in de loop van de periode van negen maanden en wacht op een verslag van een extern orgaan om „passende maatregelen” te nemen (84).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (9 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde enige verwarring vast met betrekking tot de data van de beoordelingsperiode (tot maximaal een jaar en een maand door vier evaluatoren) en de datum voor het opstellen van de „beoordeling van de eerste gegevens” (slechts drie dagen vóór de datum van de inleiding van het onderzoek). Tijdens de periode van negen maanden werden geen onderzoekswerkzaamheden ten uitvoer gelegd omdat OLAF geen verzoek om bijstand van de nationale gerechtelijke autoriteiten van de lidstaat heeft ontvangen (85).

Het Comité van toezicht stelde ook vast dat OLAF de in het onderzoeksplan vermelde maatregelen niet ten uitvoer heeft gelegd in een zaak waar sprake is van een gebrek aan medewerking van de lidstaat met betrekking tot Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad (35).

Conclusies en aanbevelingen: Het gebrek aan medewerking van de lidstaat is onjuist gebruikt in de onderzochte zaken. Soms verwijst dit naar het gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie, of de nationale autoriteiten van derde landen. In andere gevallen kan het verwijzen naar het feit dat de nationale autoriteiten van de lidstaat geen verzoek om bijstand tot OLAF hebben gericht. Voorts worden er geen oplossingen overwogen om het probleem inzake het gebrek aan medewerking op te lossen. Het Comité van toezicht beveelt aan dat de onderzoekers ernstig nadenken vooraleer wordt besloten gebruik te maken van deze reden als motivering voor een vertraging en pleit ervoor dat managers deze kwestie zorgvuldig opvolgen.

Landbouw

Zeven zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (16 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De onderzochte zaken zijn externe onderzoeken en coördinatiezaken in landbouwaangelegenheden waar OLAF wacht op antwoorden van de autoriteiten van de lidstaten. Sommige van deze autoriteiten hebben blijk gegeven van een gebrekkige samenwerking met OLAF (86). Volgens de gegevens uit de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, lijkt OLAF geen bijzonder proactieve rol te spelen bij het verkrijgen van informatie waarom reeds werd verzocht (87).

Douane I en II

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Bij de onderzochte zaken gaat het om „coördinatie” en „strafrechtelijke bijstand”, waarbij de nationale autoriteiten om de bijstand van OLAF hebben verzocht (88).

Structurele maatregelen

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het Comité van toezicht stelde vast dat langere periodes verstreken (acht maanden en vier maanden) zonder dat de nationale autoriteiten in het kader van de externe onderzoeken een antwoord verstrekten (89).

Conclusies en aanbevelingen: Het gebrek aan medewerking van de lidstaat is terecht aangehaald in alle onderzochte zaken; er is nood aan een meer doeltreffende samenwerking met en van de lidstaten. OLAF moet proactiever optreden.

Gebrek aan medewerking door de diensten van de Commissie

In 2007 werden er twee verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 drie.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (16 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Het „gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie” is niet de enige reden die wordt vermeld als verklaring voor de vertragingen in deze drie zaken. Naast deze reden worden andere verklaringen gegeven, bv. tactische onderbreking, hogere prioriteiten van onderzoekers in andere zaken, samenwerking met nationale gerechtelijke autoriteiten (90).

Vastgesteld werd dat OLAF naar aanleiding van het in de verslagen vermelde „gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie” niet proactief is opgetreden om de situatie te verhelpen.

Directe uitgaven en externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht.

Vastgesteld werd dat het gebrek aan samenwerking van de diensten van de Commissie een element was dat geen gevolgen had op het eigenlijke onderzoek van OLAF en enigszins verwarrend was (91).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In deze zaken is het „gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie” niet duidelijk. In een van de zaken wordt dit „gebrek aan medewerking” niet verder toegelicht, in de andere zaak lijken de diensten van de Commissie de vertraging te hebben gemotiveerd door redenen van buitenaf (92).

Conclusies en aanbevelingen: In de onderzochte zaken waarbij sprake was van een gebrek aan medewerking van de diensten van de Commissie, lijkt OLAF geen concrete maatregelen te hebben genomen om de situatie te verhelpen. Op dit vlak dient OLAF te streven naar snellere communicatiekanalen.

Gebrek aan medewerking van andere instellingen

In 2007 werden er drie verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 zes.

Directe uitgaven en externe steun

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De reden wordt goed gemotiveerd en hangt samen met verscheidene andere redenen waarom het onderzoek niet kon worden afgerond (93).

Externe steun

Twee zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (4 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In beide gevallen houdt de onderliggende reden verband met nationale gerechtelijke autoriteiten en niet met andere instellingen: het ontbreken van een verzoek om bijstand van OLAF door de nationale gerechtelijke autoriteiten (85) en het ontbreken van een antwoord van deze gerechtelijke nationale autoriteiten (94).

Conclusies en aanbevelingen: Onjuist gebruik van deze reden in sommige van de vermelde gevallen. Het Comité van toezicht beveelt aan om het gebruik van deze reden opnieuw te onderzoeken om elke verwarring te voorkomen.

Landbouw

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

De zaak wordt behoorlijk toegelicht en dankzij de actieve rol die OLAF heeft gespeeld, kon vooruitgang worden geboekt in de zaak en werd een positief antwoord verkregen van de nationale autoriteiten van een derde land in een extern onderzoek (95).

Douane I en II

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Al deze zaken zijn zeer goed voorgesteld en grondig toegelicht. De met de zaak belaste onderzoekers geven evenwel in het formulier systematisch „gebrek aan medewerking van andere instellingen” als reden op, maar vermelden tussen haakjes dat het een gebrek aan medewerking van nationale autoriteiten van derde landen is; het feit dat al deze coördinatiezaken niet konden worden afgehandeld, is inderdaad hieraan te wijten (96).

Conclusies en aanbevelingen: Deze zaken worden duidelijk uitgelegd. De reden waarom de zaken niet konden worden afgesloten is evenwel een „gebrek aan medewerking van nationale autoriteiten van derde landen”, hetgeen niet hetzelfde is als een „gebrek aan medewerking van andere instellingen”. In deze sectoren zijn geen „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” waarbij sprake is van een gebrek aan medewerking van andere instellingen bij het Comité van toezicht ingediend. Duidelijkheidshalve moet voor de reden „gebrek aan medewerking van derde landen” een afzonderlijk vakje in het formulier worden opgenomen.

Gebrek aan medewerking van een persoon/onderneming

In 2007 werden er dertien verslagen bij het Comité van toezicht ingediend en in 2008 drie.

Interne onderzoeken: Europese instellingen

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (6 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Voor twee van deze zaken wordt de reden duidelijk uitgelegd en gerechtvaardigd (97). In de derde zaak had OLAF evenwel niet de bevoegdheid om de desbetreffende persoon te ondervragen (57).

Directe uitgaven en externe steun

Een zaak waarvoor deze reden werd vermeld, is onderzocht (2 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In de desbetreffende zaak is de reden behoorlijk uitgelegd (98).

Externe steun

Vijf zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (10 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

In al deze zaken gaat deze reden altijd gepaard met andere redenen die in feite de voornaamste oorzaken zijn waarom zaken niet zijn afgehandeld. Deze redenen zijn uiteenlopend en doen zich in verscheidene zaken voor: de verslagen van externe controleurs laten op zich wachten, complexiteit van zaken en verband met andere onderzoeken van OLAF, lage prioriteit en immateriële financiële schade (99).

Conclusies en aanbevelingen: De onderliggende redenen voor vertragingen in sommige van deze onderzochte zaken stemmen niet overeen met een „gebrek aan medewerking van een persoon/onderneming”. Er moet zorgvuldig aandacht worden besteed aan het correcte gebruik van deze reden.

Landbouw

Drie zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector werden aan het Comité van toezicht toegezonden).

Deze zaken zijn duidelijk uitgelegd en als reden voor de vertraging wordt terecht vermeld: gebrek aan medewerking van een derde land.

Douane I en II

Vier zaken waarvoor deze reden werd vermeld, zijn onderzocht (7 % van de zaken in deze sector die aan het Comité van toezicht werden toegezonden).

De zaken zijn behoorlijk en grondig toegelicht; de echte reden voor de vertragingen is evenwel het gebrek aan medewerking van een derde land (100).

De drie andere zaken zijn in feite zaken waarin om strafrechtelijke bijstand wordt verzocht zonder de deelname van een magistraat van de eenheid Gerechtelijk en juridisch advies (101).

Conclusies en aanbevelingen: De reden waarom deze zaken langer dan negen maanden lopen is het gebrek aan medewerking van een derde land en niet van een persoon/onderneming. Er moet worden voorzien in een nieuwe categorie om uiting te geven aan deze andere en daadwerkelijke reden voor de vertraging, namelijk het „gebrek aan medewerking van een derde land”.

6.   „ANDERE REDEN: ZIE ZAAK”

73 zaken waar „andere reden” werd vermeld als oorzaak voor vertragingen, werden onderzocht (27 %) (102).

Deze reden is vermeld in een aanzienlijk aantal verslagen: 16 en 2007 en 57 in 2008, waardoor het de op één na meest vermelde reden voor vertragingen in de onderzochte periode was.

Het aantal zaken waarvoor deze reden is vermeld, is ook significant gestegen in de tweede helft van 2008. Uit een algemene beoordeling blijkt bij de lectuur van het verslag dat in een aanzienlijk aantal (bijna de helft) van de zaken de reden „andere reden” geschikt blijkt (103).

In veel gevallen is de reden voor de vertraging dus: complexiteit van het onderzoek, verandering van onderzoeker, andere prioritaire zaken, zaak van strafrechtelijke bijstand (ontbreken van een verzoek van de nationale gerechtelijke autoriteiten), tactische onderbreking van het onderzoek, enz (104)..

Voorts was er ook sprake van „in afwachting van verificaties in de lidstaten”, „medewerking van een derde land” of onderzoeken „op lange termijn” (105).

In vele zaken stemt dit niet overeen met de echte reden voor de vertraging, terwijl de vooraf bepaalde lijst van redenen die in het formulier is opgenomen, toch nog steeds wordt benut (106).

In andere zaken stelde het Comité van toezicht vast dat de opgegeven reden waarom de zaak niet was afgehandeld, moeilijk te begrijpen was en in sommige gevallen nietszeggend of zelfs onaanvaardbaar was. Als voorbeelden van onaanvaardbare redenen wordt verwezen naar twee zaken waar als reden voor de vertraging wordt vermeld dat „het onderzoek nog lopende is” (107).

Het Comité van toezicht vindt het bijzonder zorgwekkend dat de „andere reden” voor vertraging wordt omschreven als het overleg in afwachting van het eindverslag wanneer het onderzoek is afgehandeld (lange periodes van vijf maanden tot meer dan een jaar) (108).

Conclusies en aanbevelingen: De keuze van de reden „andere reden” in een dergelijk aanzienlijk percentage onderzoeken wijst op de noodzaak om de lijst redenen waarom zaken niet zijn afgehandeld verder uit te breiden en te verfijnen. De onjuiste vermelding van de reden „andere reden” wanneer een reeds vooraf bepaalde reden moet worden gebruikt en het niet-verantwoorde gebruik ervan, wijzen op de noodzaak om de keuze van deze reden grondig te herzien en de desbetreffende zaken opnieuw te onderzoeken.

GEEN VERWACHTE TERMIJN WAARBINNEN HET ONDERZOEK KAN WORDEN AFGEROND: EEN KWALITEITSPROBLEEM

Het formulier voor de aanmelding bij het Comité van toezicht van zaken die langer dan negen maanden lopen voorziet in een onderdeel waar OLAF toelichting kan verstrekken bij de geschatte termijn voor de afronding van de zaak.

Het Comité van toezicht stelde vast dat in 64 gevallen van de 275 onderzochte gevallen een dergelijke inschatting helemaal niet werd vermeld. Er werd dus geen termijn voor afhandeling vastgesteld. Twintig zaken werden afgerond binnen de verwachte afhandelingstermijn; 105 zaken werden meer dan een maand later dan de verwachte afhandelingstermijn afgerond. In de grote meerderheid van deze gevallen was de termijn aanzienlijk langer dan een maand, in sommige gevallen overschreed de termijn een periode van 18 maanden en 72 gevallen zullen een of verscheidene maanden later dan gepland worden afgehandeld.

Conclusies en aanbevelingen: Op grond van deze louter statistische en beknopte beoordeling is het moeilijk om niet te concluderen dat zich in dit deel van de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” een ernstig kwaliteitsprobleem voordoet. Om de verslagleggingsprocedure over de zaken die langer dan negen maanden lopen nuttig te maken voor OLAF en als beheersinstrument moeten de ramingen van de verwachte termijn voor de afhandeling van zaken veel preciezer en accurater worden.

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

Het Comité van toezicht hecht bijzonder grote waarde aan de gegevens die de onderzoekers van OLAF in de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen” hebben verstrekt. Het Comité van toezicht is ook verheugd te kunnen vaststellen dat met het nieuwe formulier dat na het advies nr. 1/2007 van het Comité van toezicht is goedgekeurd, duidelijkere gegevens worden verstrekt die het Comité van toezicht in staat stellen zijn opdracht te vervullen.

Uit de huidige beoordeling blijkt evenwel dat er drie types problemen zijn die negatieve gevolgen hebben op de adequate tenuitvoerlegging van de controleopdracht van het Comité van toezicht die tot doel heeft de onafhankelijkheid van OLAF te versterken:

I	Een gebrek aan een samenhangende en zinvolle benadering in talrijke zaken waar twijfel bestaat over de rechtvaardiging van de opgegeven redenen voor de vertragingen.

Aangezien de redenen die worden opgegeven in het formulier van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen voor de niet-afhandeling van de zaken binnen deze termijn, niet overeenstemmen met de echte redenen in de meeste van deze gevallen, is het Comité van toezicht niet in staat om te verklaren dat het hoge percentage van OLAF-onderzoeken met een langere looptijd dan de opgegeven periode gerechtvaardigd is.

Uit het onderzoek van de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen is het duidelijk dat er belangrijke tekortkomingen zijn met betrekking tot de regels die het management van OLAF momenteel heeft vastgesteld voor het beheer en de controle van het onderzoeksproces.

Het management van OLAF en de onderzoekers moeten de „verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen”, gebruiken als een beheersinstrument om de strategie en de planning van de lopende onderzoeken te herzien.

II   Gebrek aan onderzoeksmethode en nauwkeurigheid en nood aan verbetering op het vlak van het interne beheer en controle van onderzoeken.

Voor succesvolle en gerichte onderzoeken is een goede onderzoeksplanning noodzakelijk.

Bij de aanvang van elk onderzoek moet het onderzoeksteam een gedetailleerd onderzoeksplan opstellen, dat grondig genoeg moet zijn om een raming te kunnen maken van een datum voor het eindbesluit. De vermelding van de „verwachte termijn voor afhandeling” is niet alleen een wettelijke verplichting van OLAF ten opzichte van het Comité van toezicht, maar ook een essentieel instrument voor het beheer van onderzoeken en het voorkomen van de negatieve gevolgen van een buitensporig lange termijn.

In dit plan moet elke beoogde stap in het onderzoek worden vermeld. Voor elke stap moet een voorafgaand tijdschema worden opgegeven. Deze planning moet schriftelijk zijn en systematisch worden opgenomen in het dossier, waardoor de herziening en raadpleging vlotter kunnen verlopen wanneer de onderzoekers geconfronteerd worden met verzoeken tot uitstel en andere vertragingen.

Het management op eenheidsniveau moet de onderzoeksplannen op gezette termijn raadplegen bij de opvolging en in voorkomend geval bij de sturing van het verloop van de zaken.

Het Comité van toezicht stelt voor om later op het jaar een aanvullend en uitgebreider advies over onderzoeksplanning op te stellen.

III   Een gebrek aan specifieke objectieve en controleerbare redenen voor vertragingen

Om het Comité van toezicht in staat te stellen zijn controleopdracht zo goed mogelijk te vervullen, moet OLAF nauwkeurigere en meer accurate redenen kunnen opgeven waarom de onderzoeken niet zonder onnodige vertragingen kunnen worden afgehandeld.

Naar aanleiding van een grondig onderzoek van het beoordelingsproces van de redenen die worden opgegeven waarom zaken niet binnen een periode van negen maanden zijn afgehandeld, beveelt het Comité van toezicht aan dat dit proces volledig wordt herzien.

Deze herziening moet ook OLAF helpen om de echte redenen voor de vertragingen vast te stellen en de passende maatregelen te nemen om de looptijd van onderzoeken te beperken.

Het Comité van toezicht doet de volgende aanbevelingen aan OLAF om de redenen te verfijnen waarom de onderzoeken niet binnen een periode van negen maanden kunnen worden afgehandeld.

1.    Volume van de operationele/onderzoekswerkzaamheden door OLAF/andere actoren of partners

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen het werkvolume dat door OLAF wordt afgehandeld en het werkvolume dat door externe medewerkers of partners wordt uitgevoerd. Het Comité van toezicht beveelt aan dat „het volume operationele/onderzoekswerkzaamheden” in deze twee categorieën wordt opgesplitst. Gebaseerd op het onderzoeksplan moet een gedetailleerde toelichting worden verstrekt bij de oorzaken van de vertragingen of in voorkomend geval een toelichting waarom extra stappen waren vereist die oorspronkelijk niet waren gepland.

Elke grote zaak dient bij voltooiing door het team te worden beoordeeld om lessen te trekken uit de wijze waarop deze specifieke zaak is afgehandeld.

2.    Werklast van de onderzoekers

De algemene werklast moet worden toegelicht door gegevens te verstrekken over de andere lopende onderzoeken en de mate waarin deze onderzoeken een negatieve impact zullen hebben op het voorliggende onderzoek.

3.    Verandering van de onderzoeker die met de zaak is belast

Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat een verandering van de onderzoeker die met de zaak is belast soms tot gevolg kan hebben dat het onderzoek verscheidene maanden vertraging oploopt. Daarom moet op een dergelijke verandering altijd de aandacht worden gevestigd, in het bijzonder bij belangenconflicten.

4.    Andere zaken met hogere prioriteit

Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat de prioriteit die aan een zaak is toegekend, tijdens de looptijd van de zaak kan wijzigen. Er dient toelichting te worden verstrekt waarom aan andere onderzoeken een grotere prioriteit werd toegekend dan het voorliggende onderzoek en welke onderzoeksmaatregelen zijn genomen. Het onderzoeksbeleid moet continu worden herzien: het is essentieel dat op gezette tijden over de lopende onderzoeken gemeenschappelijk overleg plaatsvindt tussen beide directoraten operaties/onderzoeken.

5.    Inactiviteit gedurende meer dan drie maanden: de lijst van zaken met een inactiviteit van meer dan drie maanden

Elke onderzoeker moet tegen de eerste dag van elke maand van zijn haar/haar zaken een maandelijkse beoordeling hebben opgesteld; indien in een zaak gedurende drie maanden niets is ondernomen, moet de onderzoeker de zaak aanmelden bij het eenheidshoofd. In het verslag moet vervolgens worden uiteengezet welke de redenen zijn voor een dergelijke lange periode van inactiviteit en moet een gedetailleerd actieplan zijn opgenomen om de zaak opnieuw te hervatten. Er moeten precieze data worden vermeld voor elke voorgenomen maatregel en de actieplannen die voortvloeien uit deze lijst van zaken met een inactiviteit van meer dan drie maanden moeten zeer nauwkeurig worden opgevolgd.

6.    Gebrek aan middelen

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen het gebrek aan middelen binnen de eenheid of binnen het specifieke onderzoeksteam. Indien zich in een specifiek onderzoeksteam een gebrek aan middelen voordoet, moet worden uiteengezet met welke maatregelen kan gezorgd worden voor extra personeel voor het desbetreffende onderzoek. Het Comité van toezicht is zich ervan bewust dat zaken complexer kunnen worden dan in eerste instantie werd ingeschat en dat er te weinig middelen kunnen zijn en dat er zich een overbelasting kan voordoen.

7.    Dienstreizen naar derde landen en inzameling van documenten: welke problemen doen zich voor?

Het internationale karakter van talrijke onderzoeken van OLAF heeft tot gevolg dat een grondig voorbereid actieplan voor een dienstreis schriftelijk moet worden ingediend vooraleer een dienstreis kan plaatsvinden.

8.    Gebrek aan medewerking: van de diensten van de Commissi; van de EU-instellingen; van de autoriteiten van de lidstaten; van de nationale autoriteiten van derde landen; van een persoon of een onderneming.

De aard van het gebrek aan medewerking moet uitdrukkelijk worden vermeld (bv. onvoldoende snelle reactie van de lidstaat) en in elke zaak moet een praktische oplossing om het specifiek probleem te verhelpen, worden toegelicht.

Het Comité van toezicht heeft verscheidene malen vastgesteld dat er een zeker gebrek aan proactiviteit is in zaken waar OLAF geconfronteerd wordt met een gebrek aan medewerking van de autoriteiten van de lidstaten, instellingen, diensten van de Commissie, derde landen of personen. Het Comité van toezicht beveelt OLAF aan zaken te herzien waar deze specifieke redenen worden vermeld om strategieën te ontwikkelen voor een meer proactief optreden ten opzichte van diegenen die blijk hebben gegeven niet bereid zijn tot samenwerking.

9.    Ontbreken van een verzoek voor bijstand van OLAF van de nationale autoriteiten van de lidstaten

Er moet een duidelijk onderscheid worden gemaakt tussen de zaken van bijstand op het verzoek van de nationale autoriteiten van de lidstaten, aangezien dit een verschillend onderdeel is van de bevoegdheden van OLAF.

10.    Externe audits: welke problemen doen zich voor?

Een verwijzing naar de follow-up en inbreng van OLAF bij audits die door externe ondernemingen worden uitgevoerd, moet in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen worden opgenomen.

TOEKOMSTIGE ACTIE

Het Comité van toezicht zal de door de directeur-generaal van OLAF voor het jaar 2009 toegezonden verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, blijven analyseren en zal aandacht besteden aan de „beoordelingen van de eerste gegevens” die samenhangen met de verslagen.

Rekening houdend met het ernstige kwaliteitsprobleem dat in de verslagen van onderzoeken die langer dan negen maanden lopen, werd vastgesteld als gevolg van het vaak voorkomende ontbreken van een verwachte termijn voor de afhandeling van onderzoeken, zal de wettelijke verplichting van OLAF op dit vlak in de toekomst nauwgezet worden opgevolgd.

---

(1)  Zie het jaarlijkse activiteitenverslag van OLAF van 2007.

(2)  Artikel 6, lid 5, van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(3)  Zie het jaarlijkse activiteitenverslag van het Comité van toezicht, blz. 28 (PB C 123 van 20.5.2008, blz. 22-23) en/of bijlage 1.

(4)  Zie in bijlage 2 modelformulier nr. 40.

(5)  Zie in bijlage 3 modelformulier nr. 20.

(6)  Eenheid A1 (88 actieve zaken). Artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(7)  Eenheid A2 (27 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999.

(8)  Eenheid A3 (79 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en „overeenkomsten met derde landen”.

(9)  Eenheid A4 (54 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 en „overeenkomsten met derde landen”.

(10)  Eenheid B1 (68 actieve zaken). Onder meer artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999, Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95, Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 en Verordening (EG) nr. 515/97.

(11)  Eenheid B2 Douane I (38 actieve zaken). Eenheid B3 Douane II (27 actieve zaken).

(12)  Eenheid B4 (43 actieve zaken). Artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1073/1999, Verordening (EG, Euratom) nr. 2988/95, Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96.

(13)  Voor sommige zaken worden verschillende redenen voor de vertraging opgegeven, bijvoorbeeld gebrek aan middelen en gebrek aan medewerking.

(14)  Zie in bijlage 2B de vorige versie van modelformulier nr. 40.

(15)  Artikel 11, lid 4, van Verordening (EG) nr. 1073/1999

(16)  Directoraat A, onderzoeken en operaties, bestrijkt vier sectoren: eenheid A1, interne onderzoeken: Europese instellingen, eenheid A2, interne/externe onderzoeken: organen van de Europese Unie, eenheid A3, directe uitgaven en externe steun, en eenheid A4, externe steun. Directoraat B, onderzoeken en operaties, bestrijkt ook vier sectoren: eenheid B1, landbouw, eenheid B2, douane I, eenheid B3, douane II, en eenheid B4, structuurmaatregelen.

(17)  48,36 %.

(18)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 31 en 44.

(19)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 17, 14, 19 en 5.

(20)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 3 en 19.

(21)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 22, 14, en 1.

(22)  Zie bijlage 4, zaak nr. 26.

(23)  Zie bijlage, zaak nr. 50.

(24)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 47, 40 en 48.

(25)  Zie bijlage 4, zaak nr. 49.

(26)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 53 en 54.

(27)  Zie bijlage 4, onder meer zaken nrs. 77 en 68.

(28)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 59, 61, 60, 62, 75 en 70.

(29)  Zie bijlage 4, zaak nr. 64.

(30)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 117, 15 en 135.

(31)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 112 en 115.

(32)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 120 en 123.

(33)  Zie bijlage 4, zaak nr. 128.

(34)  Zie bijlage 4, zaak nr. 130.

(35)  Zie bijlage 4, zaak nr. 147.

(36)  Zie bijlage 4, zaak nr. 145.

(37)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 126, 122, 121 en 150.

(38)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 181, 169, 178, 179, 176 en 194.

(39)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 159, 161, 162, 167, 165, 166, 175, 191 en 193.

(40)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 171 en 177.

(41)  Zie bijlage 4, zaak nr. 179.

(42)  Zie bijlage 4, zaak nr. 189.

(43)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 186 en 183.

(44)  Zie bijlage 4, onder meer zaken nrs. 201, 207 en 215.

(45)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 202, 208, 211, 212, 234, 214, 229 en 237.

(46)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 198 en 205.

(47)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 240, 241, 242, 245 en 246.

(48)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 244, 231 en 238.

(49)  Zie bijlage 4, zaak nr. 241.

(50)  Zie bijlage 4, zaak nr. 254.

(51)  Zie bijlage 4, zaak nr. 168.

(52)  Zie bijlage 4, zaak nr. 260.

(53)  Zie bijlage 4, zaak nr. 264.

(54)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 79, 38, en 76.

(55)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 18, 79, 76, 38 en 36.

(56)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 6 en 21.

(57)  Zie bijlage 4, zaak nr. 21.

(58)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 69 en 78.

(59)  Zie bijlage 4, zaak nr. 63.

(60)  Zie bijlage 4, zaak nr. 66.

(61)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 110, 111, 114, 115 en 125.

(62)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 7, 36, 9 en 8.

(63)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 45 en 41.

(64)  Zie bijlage 4, zaak nr. 72.

(65)  Zie bijlage 4, zaak nr. 94.

(66)  Zie bijlage 4, zaak nr. 104.

(67)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 140, 144, en 131.

(68)  Zie bijlage 4, zaak nr. 150.

(69)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 154 en 119.

(70)  Zie bijlage 4, zaak nr. 126.

(71)  Zie bijlage 4, zaak nr. 129.

(72)  Zie bijlage 4, zaak nr. 204.

(73)  Zie bijlage 4, zaak nr. 230.

(74)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 252, 253, 256, 257, 258 en 259.

(75)  Zie bijlage 4, zaak nr. 253.

(76)  Zie bijlage 4, zaak nr. 12.

(77)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 13 en 15.

(78)  Zie bijlage 4, zaak nrs. 16 en 18.

(79)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 116 en 118.

(80)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 121 en 122.

(81)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 206, 209 en 210.

(82)  Zie bijlage 4, zaak nr. 250.

(83)  Zie bijlage 4, zaak nr. 24.

(84)  Zie bijlage 4, zaak nr. 55.

(85)  Zie bijlage 4, zaak nr. 133.

(86)  Zie bijlage 4, zaak nr. 188.

(87)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 157, 163 en 180.

(88)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 224 en 225.

(89)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 262 en 255.

(90)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 2, 24 en 43.

(91)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 96 en 100.

(92)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 53 en 148.

(93)  Zie bijlage 4, zaak nr. 100.

(94)  Zie bijlage 4, zaak nr. 134.

(95)  Zie bijlage 4, zaak nr. 195.

(96)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 233, 235, 201, 203 en 207.

(97)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 1 en 15.

(98)  Zie bijlage 4, zaak nr. 98.

(99)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 116, 124 en 150.

(100)  Zie bijlage 4, zaak nr. 218.

(101)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 200, 199 en 217.

(102)  In 17 van deze verslagen ging deze „andere reden” gepaard met nog een andere reden.

(103)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 153, 106, 89, 86, 94, 139, 151, 42 en 39.

(104)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 147, 152, 102, 100, 109, 80 en 93.

(105)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 173, 174, 232, 243.

(106)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 95, 100, 94, 137, 138, 140, 144, 148 en 43.

(107)  Zie bijlage 4, o.a. zaken nrs. 97, 82, 105, 25, 29 en 30.

(108)  Zie bijlage 4, zaken nrs. 142, 146, 34 en 28.

BIJLAGE 6

ADVIES Nr. 3/2009

Voorontwerp van OLAF-begroting voor 2010

Brussel, 28 mei 2009

Volgens artikel 11 van Verordening (EG) nr. 1073/1999 dient het Comité van toezicht van OLAF (Cvt) de onafhankelijkheid van OLAF bij de uitoefening van zijn onderzoekstaken te versterken. Om het Comité hiertoe in staat te stellen en te waarborgen dat OLAF doelmatig en doeltreffend kan functioneren, is binnen de begroting van de Commissie voor OLAF een specifiek begrotingsartikel gecreëerd. In dit kader, en gelet op de bevoegdheden die de Commissie aan het Cvt heeft verleend (1), heeft het Cvt het voorontwerp van begroting (VOB) van OLAF onderzocht en brengt het daarover het volgende advies uit.

I.   Toewijzing van middelen aan prioritaire activiteiten

Het Cvt stelt vast dat het aantal vacante posten (algemene bezettingsgraad van 94,5 % per 31 december 2008) sinds vorig jaar verder is afgenomen. Het Cvt is ingenomen met deze ontwikkeling, die ertoe zal bijdragen dat OLAF zijn activiteiten doelmatiger kan uitvoeren. Bovendien stemt het het Cvt tevreden dat een aantal van de tot op heden door „waarnemend” kaderpersoneel bezette posten is bekendgemaakt. Het Cvt gaat ervan uit dat OLAF de aanwerving van personeel voor deze posten zo spoedig mogelijk zal afronden en de personeelsselectie van de reservelijsten van de externe vergelijkende onderzoeken zal voltooien om de vacante permanente posten te bezetten.

Het VOB 2010 voorziet niet in een toename van het aantal posten, en de algehele begroting wordt in 2010 dan ook kleiner (–1,22 %). Uit de door OLAF aan het Cvt voorgelegde statistieken blijkt dat het personeel ultimo 2008 aldus was verdeeld over de diverse taken:

Directoraat A (onderzoek en operationele taken):	84	(17 %)
Directoraat B (onderzoek en operationele taken):	84	(17 %)
Directoraat C (operationele ondersteuning):	125	(25 %)
Directoraat D (administratie en algemene zaken):	181	(36 %)
Directeur-generaal en Cvt:	25	(5 %)
Totaal personeelsbestand	499	(100 %)

Uit deze gegevens blijkt dat slechts een klein deel van de totale personele middelen (34 %) thans voor onderzoek wordt ingezet; voor elke onderzoeker zijn er twee ondersteunende en/of administratieve krachten. OLAF heeft uitgelegd dat het deel van het personeel dat onderzoeken verricht weliswaar klein is, maar dat ervan moet worden uitgegaan dat bijna al het personeel werkzaam is in de sector „operationele taken” van OLAF; dit kan ook zonder rechtstreeks verbonden te zijn aan een onderzoekseenheid.

Het door OLAF gemaakte onderscheid tussen onderzoek en operationele taken roept vragen op die aan de orde moeten komen in het kader van de toewijzing van middelen. Het is het Cvt niet duidelijk waarom bepaalde activiteiten tot de „operationele taken” worden gerekend, en of dit gebeurt op grond van de aard van de verrichte werkzaamheden of op grond van de toegevoegde waarde van OLAF's bijdrage op deze gebieden. Aangezien de activiteiten van OLAF steeds diverser en complexer worden (hetzij op initiatief van OLAF, hetzij op verzoek van de Commissie), is het de hoogste tijd om het belang van de tot dusver verrichte activiteiten vast te stellen en te wegen. Volgens het Cvt zou OLAF zijn activiteiten aan een algemene beoordeling moeten onderwerpen om de toewijzing en prioritering van zijn middelen te verbeteren, waarna activiteiten geleidelijk kunnen worden gestaakt of opgevoerd.

In de toelichting die OLAF het Cvt heeft verstrekt bij het VOB bevat evenmin als bij voorgaande begrotingen het geval was, uitleg over prioriteiten, middelenplanning of beleid. Er kan dan ook niet uit worden afgeleid wat de toekomstige koers van OLAF is en of OLAF zijn begroting met de verrichte activiteiten zo efficiënt mogelijk heeft gebruikt.

Het Cvt beveelt OLAF aan om met zijn toekomstige activiteiten voort te bouwen op zijn huidige troeven, kernkwaliteiten en expertise; succes is dan verzekerd. Het Cvt betwijfelt of OLAF zijn administratieve capaciteit moet versterken; deze werkzaamheden vereisen geen specialistische kennis of bekwaamheid op het gebied van fraudebestrijding, terwijl OLAF's bestaan op de lange termijn afhankelijk is van de expertise en efficiëntie van zijn onderzoeksteams.

Het Cvt benadrukt eens te meer dat het personeelsbeleid moet worden afgestemd op de vastgestelde en concrete behoeften en prioriteiten van de organisatie, zodat de bestaande middelen gericht en optimaal kunnen worden ingezet. Het Cvt vraagt zich af of de directoraten A en B het hoofd kunnen bieden aan de werkdruk, die de komende jaren waarschijnlijk zal oplopen (hierop wijzen ook de activiteitenverslagen van OLAF), nu duidelijk is dat de middelen niet zullen meegroeien. Het Cvt heeft deze punten aan de orde gesteld in zijn adviezen van 3/2008 en 2/2007 en in een aantal discussies met de directie van OLAF.

Voorts pleit het Cvt ervoor een praktische oplossing te vinden om de samenwerking tussen OLAF en DG ADMIN te verbeteren en te zorgen voor permanente opleiding van de onderzoekers. Ten tweede zou OLAF met het oog op de deskundigheidsontwikkeling van zijn personeel eens moeten nagaan hoe het zijn voordeel kan doen met interne mobiliteit en rotatie. Het is van belang te investeren in deskundigheidsontwikkeling, aangezien een deel van de onderzoekers langere tijd voor OLAF werkzaam blijft – dit geldt in het bijzonder voor tijdelijk personeel.

Verder acht het Cvt het zorgwekkend dat de invoering van een systeem voor de bevordering (of herindeling) van tijdelijk personeel zo moeilijk blijkt. Het is teleurstellend dat dit probleem vooralsnog niet is opgelost, ondanks een aantal discussies tussen het Cvt en OLAF.

Aanbevelingen:

—	OLAF dient de huidige verdeling van zijn personeel over onderzoeks- en andere operationele werkzaamheden te rechtvaardigen en te omschrijven wat er concreet onder „operationele” activiteiten wordt verstaan.

—	OLAF dient zijn personeelsstrategie te baseren op een behoeftenevaluatie of een beoordeling van zijn huidige activiteiten, en meer aandacht besteden aan samenwerking met DG ADMIN, opleiding en mobiliteit van onderzoekers.

—	Er dient zo spoedig mogelijk te worden overgegaan tot de bevordering van tijdelijk personeel.

II.   Afzonderlijke uitgavenposten

De Cvt constateert dat OLAF's begroting 2010 over het geheel genomen 1,22 % lager uitvalt, door de geringere administratieve uitgaven in verband met diverse soorten personeelskosten. Het Cvt stelt tevens vast dat ondanks de algehele daling van het VOB bepaalde posten voor beheersuitgaven naar verwachting zullen groeien, met name op het gebied van „onderzoek en ontwikkeling van IT-systemen” (een toename van 35 % in twee jaar). Gelet op de bovenstaande opmerkingen over de nodige verbetering van de opleiding van onderzoekers, acht het Cvt het bovendien zorgelijk dat er voor „voortgezette beroepsopleiding, bijscholing en voorlichting van het personeel” 12 % minder lijkt te worden uitgetrokken.

Ten derde is het Cvt van mening dat het aandeel van de totale begroting dat wordt uitgetrokken voor algemene uitgaven voor dienstreizen, lokaal vervoer en andere bijkomende kosten (2,5 miljoen EUR), ondanks de afname van 2 % in 2010, nog altijd een aanzienlijk is, omdat het onderzoekspersoneel maar een klein deel uitmaakt van het totale personeelbestand. Bij toezichtactiviteiten zijn er aanwijzingen gevonden dat de beheerscontrole inzake de uitgaven voor dienstreizen voor verbetering vatbaar is.

Aanbevelingen: OLAF dient uitleg te verschaffen over:

—	de toegenomen uitgaven op het gebied van „onderzoek en ontwikkeling van IT-systemen”;

—	de afgenomen uitgaven voor „voortgezette beroepsopleiding, bijscholing en voorlichting van het personeel”;

—	de „algemene uitgaven voor dienstreizen, lokaal vervoer en andere bijkomende kosten”.

III.   Het secretariaat van het Cvt

Het Cvt blijft van mening dat de minimale vereiste van acht secretariaatsmedewerkers overeenkomt met de huidige behoeften van het Comité van toezicht, en benadrukt dat het aantal personeelsleden in OLAF's personeelsformatie voor het Cvt moet worden gereserveerd door middel van de „voetnoot” of op andere passende wijze, om deze posten specifiek voor het secretariaat te bestemmen.

Het Cvt heeft gevraagd de post van hoofd van het secretariaat en één AD-post bekend te maken. Het Cvt heeft bovendien kenbaar gemaakt graag nauw te worden betrokken bij beide selectieprocedures.

Door het arrest van het Gerecht van eerste aanleg (2) wordt de toezichthoudende taak van het Comité van toezicht ruimer, hetgeen de nodige gevolgen heeft voor de bezetting van het secretariaat in 2010. Aangezien het nieuwe mechanisme nog niet is ingevoerd, kan het Cvt de specifieke aanvullende personeelsbehoefte nog niet inschatten, maar het zal hier begin 2010 toe overgaan.

Het Cvt erkent dat het Statuut van de Europese Commissie en het daarin vervatte beoordelings- en bevorderingsstelsel momenteel niet voorzien in beoordeling van het secretariaatspersoneel door de leden van het Cvt. Het Cvt acht het echter onbevredigend dat het jaarlijkse prestatieniveau van het secretariaatspersoneel uiteindelijk wordt vastgesteld door de directeur-generaal van OLAF, zonder dat het Cvt hierbij wordt betrokken, terwijl het secretariaat onder zijn rechtstreeks gezag staat.

Aanbevelingen/opmerkingen:

—	OLAF dient acht personeelsleden voor het secretariaat te bestemmen;

—	om te waarborgen dat het Cvt zijn taken in volledige onafhankelijkheid verricht, dient het personeel van zijn secretariaat uitsluitend te worden aangesteld met toestemming van het Cvt;

—	het huidige beoordelings- en bevorderingsstelsel voor het personeel van het Cvt-secretariaat is niet adequaat.

IV.   Conclusie

Het Cvt steunt OLAF's begrotingsvoorstel voor 2010, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de hierboven gedane aanbevelingen.

Overeenkomstig artikel 6, lid 2, van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999 dient dit advies door OLAF te worden voorgelegd aan de begrotingsautoriteit. Ook zou het Cvt graag regelmatig op de hoogte worden gehouden van de maatregelen die OLAF heeft getroffen ter uitvoering van de in dit advies opgenomen aanbevelingen.

---

(1)  Artikel 6 van het Besluit van de Commissie van 28 april 1999.

(2)  T-48/05 Francet en Byk/Europese Commissie.