Het beheer van stukken en archieven van de Europese Commissie
SAMENVATTING VAN:
Besluit (EU) 2021/2121 over het beheer van stukken en archieven
WAT IS HET DOEL VAN HET BESLUIT?
Het besluit bevat regels voor het bewaren van documenten die voor de werking en bij het dagelijks werk van de Europese Commissie worden gebruikt, ongeacht de vorm, het gebruikte medium, de ouderdom of de locatie, en met name regels over:
Door de regels worden het uitwisselen van informatie, het leveren van bewijsmateriaal voor ondernomen actie, het voldoen aan wettelijke verplichtingen en het veiligstellen van de nalatenschap van de Commissie makkelijker gemaakt.
KERNPUNTEN
Stukken
Een “stuk” is informatie die in de vorm van een document of een verzameling gegevens of in een andere vorm op een digitale of analoge drager wordt ontvangen en aangemaakt en die in een officieel depot wordt opgenomen en als een bewijsmiddel en als een actief wordt beheerd en bewaard. In de regels wordt bepaald dat het stuk:
- moet worden geanalyseerd om te bepalen welk elektronisch beheersysteem moet worden gebruikt en in welk officieel depotsysteem het moet worden bewaard;
- moet worden aangemaakt volgens de eisen die voor het betrokken soort stuk zijn vastgesteld;
- systematisch in elektronische vorm moet worden aangemaakt, waarbij enkele uitzonderingen gelden, of moet worden gedigitaliseerd als het oorspronkelijk een analoge vorm heeft; en
- moet worden bewaard in officiële elektronische depots.
Opname en registratie
De diensten van de Commissie moeten de soorten aangemaakte of ontvangen informatie regelmatig beoordelen om vast te stellen welke in een officieel elektronische depot moet worden “opgenomen”.
- In de opgenomen stukken mogen geen wijzigingen worden aangebracht, maar zij mogen worden verwijderd of vervangen door volgende versies totdat het dossier waartoe zij behoren wordt gesloten.
- Documenten moeten worden geregistreerd als zij belangrijke informatie bevatten die niet alleen voor de korte termijn van belang is of indien ze actie of follow-up met zich mee kunnen brengen.
Rechtsgevolgen van elektronische handtekeningen, zegels, tijdstempels en diensten voor aangetekende bezorging
- Een elektronische handtekening wordt wettelijk gelijkgesteld aan een handgeschreven handtekening.
- Bij een elektronisch zegel geldt het vermoeden van de integriteit en de juistheid van de oorsprong van de gegevens.
- Bij een elektronisch tijdstempel geldt het vermoeden van nauwkeurigheid en integriteit van de gegevens.
- Bij het overbrengen van gegevens met behulp van een dienst voor elektronisch aangetekende bezorging geldt het vermoeden van integriteit van de gegevens, de geadresseerde en de datum en tijd van verzending en ontvangst.
Geldigheid van documenten en toelaatbaarheid
Een document voldoet aan de geldigheids- en toelaatbaarheidscriteria indien:
- de persoon van wie het document afkomstig is, is geïdentificeerd;
- de context waarin het document is geproduceerd betrouwbaar is en het document voldoet aan de voorwaarden die de integriteit ervan waarborgen;
- het document voldoet aan de formele vereisten van het toepasselijke EU- of nationale recht;
- het document, in het geval van een elektronisch document, is aangemaakt op een wijze die de integriteit, betrouwbaarheid en bruikbaarheid van de inhoud en de bijbehorende metadata* waarborgt.
Delen van informatie
- Gegevens en informatie moeten binnen de Commissie zo breed mogelijk beschikbaar worden gemaakt en worden gedeeld, tenzij de toegang op wettelijke gronden beperkt is.
- Directoraten-generaal (DG’s) en gelijkgestelde diensten moeten dossiers zo breed toegankelijk maken als de gevoeligheid van de inhoud ervan toelaat.
Opslag en bewaring
Voor opslag en bewaring geldt het volgende:
- de stukken worden opgeslagen in de vorm waarin zij zijn aangemaakt, verzonden of ontvangen of waarin de authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van hun inhoud wordt bewaard;
- de inhoud is gedurende de gehele opslagperiode leesbaar voor alle personen die een machtiging tot toegang hebben;
- de oorsprong of bestemming van het stuk en de datum en tijd van opname of registratie van elektronische documenten moet duidelijk blijken uit de bijbehorende metadata.
Bewaring, overbrenging en vernietiging
- Hoelang verschillende categorieën dossiers worden bewaard, wordt voor de hele Commissie bepaald door middel van wet- en regelgeving.
- DG’s moeten beoordelen welke categorieën dossiers naar de historische archieven van de Commissie moeten worden overgebracht of moeten worden vernietigd.
- Metadata wordt bewaard als bewijs van het bestaan, de overbrenging of de vernietiging van stukken en dossiers.
- Als “CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” of hoger gerubriceerde informatie wordt niet overgebracht naar de dienst Historische Archieven.
De dienst Historische Archieven van de Commissie
De dienst:
- waarborgt de authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit en toegankelijkheid van de stukken, dossiers en archieven;
- ziet toe op de materiële bescherming en de integriteit van de metadata;
- stelt stukken en dossiers op verzoek beschikbaar aan DG’s en gelijkgestelde diensten;
- verricht in samenwerking met DG’s waar nodig een tweede waardering van alle overgebrachte stukken, dossiers en archieven;
- neemt het initiatief tot de rubricering van gerubriceerde documenten;
- maakt de historische archieven van de Commissie na een periode van dertig jaar met beperkende bepalingen toegankelijk voor het publiek, behalve bij uitzonderingen met betrekking tot privacy, commerciële belangen en intellectueel eigendom;
- deponeert de archieven van de Commissie die toegankelijk zijn voor het publiek bij de historische archieven van de EU bij het EUI.
De historische archieven van de Commissie bij het EUI
- Het EUI is het belangrijkste toegangspunt voor de voor het publiek toegankelijke historische archieven.
- De Commissie geeft het EUI toegang tot gedigitaliseerde kopieën van stukken die in analoge vorm worden bewaard indien dat mogelijk is, en beschrijvingen van alle gedeponeerde archieven. Zij bevordert de interoperabiliteit tussen haar eigen archiefsystemen en die van het EUI.
Uitvoeringsbepalingen
Elke directeur-generaal en elk hoofd van dienst zet de benodigde organisatorische, administratieve en fysieke structuur op en zorgt voor personeel dat de diensten nodig hebben voor de uitvoering van dit besluit en de uitvoeringsbesluiten, die regelmatig worden geactualiseerd, waarbij met name rekening wordt gehouden met:
- ontwikkelingen op het gebied van het beheer van stukken en archieven, academisch en wetenschappelijk onderzoek en academische en wetenschappelijke normen;
- ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologieën;
- transparantie, toegang van het publiek tot documenten en openstelling van archieven voor het publiek;
- harmonisatie van stukken.
VANAF WANNEER IS HET BESLUIT VAN TOEPASSING?
Het besluit is sinds 6 juli 2020 van toepassing.
ACHTERGROND
Zie voor meer informatie:
KERNBEGRIPPEN
Metadata. Informatie die een beschrijving geeft van de context, inhoud en structuur van stukken en het beheer ervan in de loop van de tijd met het oog op onder meer terugvindbaarheid, toegankelijkheid en hergebruik.
BELANGRIJKSTE DOCUMENT
Besluit (EU) 2021/2121 van de Commissie van 6 juli 2020 over het beheer van stukken en archieven (PB L 430 van 2.12.2021, blz. 30-41)
GERELATEERDE DOCUMENTEN
Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39-98)
Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43-48)
Reglement van orde van de Commissie (C(2000) 3614) (PB L 308 van 8.12.2000, blz. 26-34).
Achtereenvolgende wijzigingen in het reglement werden in de basistekst opgenomen. Deze geconsolideerde versie is enkel van documentaire waarde.
Uitvoeringsbepalingen voor Besluit C(2020) 4482 over het beheer van stukken en archieven.
Laatste bijwerking 17.05.2022