tot vaststelling van het reglement voor de procesvoering van de kamer(s) van beroep van het Spoorwegbureau van de Europese Unie

Gezien Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 betreffende het Spoorwegbureau van de Europese Unie en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 881/2004 (1), en met name artikel 55, lid 5,

1. De in deze verordening vastgestelde regels voor de kamer van beroep zijn van toepassing op elke kamer van beroep die bij beslissing van de raad van bestuur van het Bureau wordt ingesteld. Alle kamers worden hierna gezamenlijk aangeduid als „de kamer van beroep”.

2. Om te waarborgen dat de overwegingen kenbaar worden gemaakt binnen de gestelde termijnen en om de kwaliteit en consistentie van de beslissingen te verzekeren, moet één kamer van beroep worden ingesteld als permanent orgaan overeenkomstig artikel 55 van Verordening (EU) 2016/796.

1. De voorzitter, de andere leden en de plaatsvervangers die samen een kamer van beroep vormen, worden hierna aangeduid als de „leden” van die kamer, tenzij anders bepaald.

2. De ambtstermijn van elk lid begint en eindigt op de data die zijn vastgesteld in het benoemingsbesluit. Bij de vaststelling van de datum kan rekening worden gehouden met een functie of met de einddatum van een procedure. Overeenkomstig artikel 56, lid 1, van Verordening (EU) 2016/796 bedraagt de ambtstermijn van een lid van de kamer van beroep ten hoogste vier jaar en kan deze eenmaal worden verlengd.

3. In elke ingestelde kamer van beroep moet technische, juridische en procedurele expertise en/of ervaring worden gewaarborgd.

1. Elk lid van een kamer van beroep dat niet beschikbaar is om zijn functie uit te oefenen, of dat dreigt te worden, moet de voorzitter daarvan zo snel mogelijk in kennis stellen.

2. Ingeval de voorzitter niet beschikbaar is, beslist de kamer van beroep wie van de overblijvende leden als voorzitter zal fungeren.

4. De in de leden 2 en 3 bedoelde benoeming van een vervanger duurt zolang het vervangen lid of de vervangen voorzitter verhinderd is, en ten minste tot de desbetreffende beroeps- of arbitrageprocedure is afgerond.

5. Wanneer de onbeschikbaarheid permanent wordt of langer duurt dan twaalf maanden, stelt de raad van bestuur van het Bureau een nieuw lid of nieuwe voorzitter aan en, in voorkomend geval, een plaatsvervanger.

1. De voorzitter van een kamer van beroep zit de beroeps- en arbitrageprocedures voor.

2. De voorzitter ziet toe op de kwaliteit en de samenhang van de beslissingen die een kamer van beroep neemt.

3. Voor elke procedure wijst de voorzitter een van de leden van de kamer van beroep aan als rapporteur.

4. De voorzitter en de griffier zien erop toe dat het in deze verordening vastgelegde reglement voor de procesvoering correct wordt toegepast.

5. Indien de raad van bestuur van het Bureau meer dan één kamer van beroep heeft ingesteld, stellen de voorzitters samen een methodiek op voor de verdeling van de procedures over de kamers en delen zij die mee aan de griffier.

1. De rapporteur onderwerpt het beroep aan een voorafgaand onderzoek en presenteert de resultaten daarvan aan de andere leden van de kamer van beroep.

2. De rapporteur stelt een ontwerpversie op van de overwegingen van de kamer van beroep.

1. De kamer van beroep wordt bij de uitoefening van haar taken bijgestaan door een griffier.

1. De griffier wordt door de kamer van beroep, op voordracht van het Bureau, benoemd uit de personeelsleden van het Bureau. Indien er meerdere kamers van beroep zijn, benoemen deze een griffier bij consensus.

2. De griffier mag niet deelnemen aan taken of procedures van het Bureau betreffende beslissingen waartegen beroep kan worden ingesteld overeenkomstig artikel 60 van Verordening (EU) 2016/796.

3. De griffier oefent zijn taken uit onder toezicht van de voorzitter van de kamer van beroep en volgt diens instructies op.

4. De griffier kan worden bijgestaan door personeel, waarop dit artikel eveneens van toepassing is.

1. Een beroep wordt via de griffier in het daartoe bestemde elektronisch formaat ingediend bij de kamer van beroep binnen twee maanden na de in artikel 59, lid 2, van Verordening (EU) 2016/796 genoemde data.

3. Indien het beroep niet de in lid 2 opgesomde informatie bevat, bepaalt de griffier een termijn van maximaal tien werkdagen waarbinnen de appellant deze informatie moet verstrekken. De griffier kan een dergelijke termijn slechts eenmaal vaststellen. Gedurende deze termijn wordt de in de artikelen 58 en 62 van Verordening (EU) 2016/796 bepaalde termijn opgeschort.

4. De griffier stelt de kamer van beroep, het Bureau, en elke andere betrokken identificeerbare partij in kennis van het beroep binnen één werkdag na ontvangst van het beroep.

1. In elk verzoek om vertrouwelijke behandeling worden de woorden, gegevens, cijfers of passages vermeld waarvan de vertrouwelijkheid wordt ingeroepen, evenals de precieze redenen daarvoor. Het niet vermelden hiervan kan resulteren in een afwijzing van het verzoek door de kamer van beroep.

2. De voorzitter beslist of de in een aanvraag vermelde gegevens overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder h), als vertrouwelijk moeten worden beschouwd en ziet erop toe dat de als vertrouwelijk beschouwde gegevens niet worden bekendgemaakt.

De kamer van beroep kan een beroep onontvankelijk verklaren op basis van een of meer van de volgende gronden:

1. Nadat een beroep is ingediend bij de kamer van beroep moet elk lid dat een mogelijk belangenconflict vaststelt een met redenen omklede verklaring opstellen overeenkomstig artikel 57, lid 2, van Verordening (EU) 2016/796, en die aan de voorzitter verstrekken.

2. De partijen bij het beroep worden van elke verklaring zo snel mogelijk in kennis gesteld.

3. Een wraking door een partij bij het beroep is ontvankelijk indien deze is ingediend binnen tien werkdagen na de datum waarop de partij die om de wraking heeft verzocht kennis heeft gekregen van de feiten die aanleiding hebben gegeven tot de wraking.

4. Het betrokken lid wordt in kennis gesteld van de wraking en verzocht om binnen vijf werkdagen volgend op de ontvangst van de kennisgeving zijn antwoord mee te delen aan de voorzitter.

5. De kamer van beroep neemt zonder verwijl een beslissing over de uitsluiting van het betrokken lid uit de procedure overeenkomstig artikel 57, lid 2, van Verordening (EU) 2016/796. Het betrokken lid zal niet worden betrokken bij het nemen van deze beslissing.

6. De uitsluiting van het betrokken lid is van tijdelijke aard en is van toepassing op de beroeps- of arbitrageprocedure waarin om wraking werd verzocht. Het uitgesloten lid of de uitgesloten voorzitter wordt vervangen overeenkomstig artikel 3.

1. Overeenkomstig artikel 60 van Verordening (EU) 2016/796 wordt elk beroep dat wordt ingesteld tegen een beslissing van het Bureau op grond van de artikelen 14, 20, 21 en 22 van die verordening, of omdat het Bureau nalaat te handelen binnen de gestelde termijnen, onderworpen aan een prejudiciële herziening alvorens het voor onderzoek aan de kamer van beroep wordt voorgelegd.

3. In alle hierboven genoemde gevallen informeert het Bureau de griffier over zijn actie en verstrekt het de nodige ondersteunende documenten, naargelang het geval.

4. In het in lid 2, onder a), bedoelde geval deelt het Bureau zijn beslissing mee, beëindigt de griffier de beroepsprocedure en stelt hij alle partijen bij de procedure daarvan in kennis.

5. In de in lid 2, onder b), c), en d), bedoelde gevallen stelt de griffier de appellant in kennis en verwijst hij de zaak door naar de kamer van beroep voor onderzoek.

6. De appellant kan zijn beroep intrekken binnen tien werkdagen na de dag van kennisgeving van de doorverwijzing.

7. Voor de berekening van de in de artikelen 58 en 62 van Verordening (EU) 2016/796 bepaalde termijn wordt de datum van de doorverwijzing naar de kamer van beroep voor onderzoek beschouwd als de datum van indiening.

8. In geval van doorverwijzing kan het Bureau beslissen de toepassing van de beslissing waartegen het beroep is ingesteld, te schorsen.

1. Het Bureau dient een verweerschrift in binnen één maand na de datum van kennisgeving van het beroep.

2. Indien de in artikel 13 vermelde prejudiciële herziening van toepassing is, kan een verweerschrift worden ingediend voor de in lid 2, onder c) en d), vermelde gevallen. De onder b) bedoelde redenen fungeren als verweerschrift.

3. Dit verweerschrift vermeldt de redenen en omvat alle ondersteunende documenten.

4. Indien het Bureau nalaat een verweerschrift in te dienen, wordt de procedure zonder verweerschrift voortgezet.

1. De kamer van beroep kan elke persoon die aantoont een legitiem belang te hebben bij de uitkomst van de procedure, het recht verlenen op tussenkomst in de procedure voor de kamer.

2. Een verzoek tot tussenkomst wordt ingediend binnen tien werkdagen na de bekendmaking van de aankondiging over het beroep op de website van het Bureau.

3. Het verzoek tot tussenkomst wordt ter kennis gebracht van de partijen om hen de gelegenheid te geven noodzakelijk geachte opmerkingen in te dienen vóór de kamer van beroep haar beslissing over de tussenkomst kenbaar maakt.

4. De tussenkomst moet het middel van een van de partijen geheel of ten dele ondersteunen of verwerpen. De tussenkomst kent niet dezelfde procedurele rechten toe als die welke reeds aan de partijen zijn toegekend.

2. Na de indiening van het verzoek tot de tussenkomst bepaalt de voorzitter een termijn van maximaal tien werkdagen waarbinnen de partijen kunnen reageren op de tussenkomst.

1. De kamer van beroep kan de bestreden beslissing laten opschorten indien de appellant heeft aangetoond dat er een dringende reden is voor het verlenen van een opschorting ter vrijwaring van zijn rechten en belangen die ernstig en onherstelbaar dreigen te worden geschaad.

2. De voorzitter kan de tegenpartij verzoeken schriftelijke opmerkingen over het verzoek in te dienen.

1. De kamer van beroep kan een schorsing van de procedure opleggen van ten hoogste tien werkdagen wanneer alle bij het beroep betrokken partijen daarmee instemmen.

2. In de schorsingsbeslissing worden de termijn en de redenen voor de schorsing aangegeven.

1. De betrokken nationale veiligheidsinstantie(s) kan/kunnen een verzoek tot arbitrage indienen overeenkomstig artikel 61 van Verordening (EU) 2016/796.

2. Het verzoek wordt bij de griffier ingediend, die het Bureau en de kamer van beroep binnen één werkdag hiervan in kennis stelt.

1. Het Bureau stelt de griffier overeenkomstig artikel 30, lid 2, van Verordening (EU) 2016/796 in kennis van de samenwerkingsprocedure, en van de betrokken partijen en van toepassing zijnde termijnen.

2. Indien na één maand na het begin van de coördinatieprocedure geen wederzijds aanvaardbare oplossing wordt gevonden, verwijst de griffier de procedure door naar de kamer van beroep voor arbitrage en stelt hij de betrokken partijen daarvan in kennis.

1. De kamer van beroep heeft één maand de tijd om te beslissen of zij met het standpunt van het Bureau instemt.

2. Alle overeenkomstige bepalingen in hoofdstuk II zijn mutatis mutandis van toepassing.

1. Indien de appellant de geadresseerde is van de beslissing waartegen beroep wordt ingesteld, wordt het beroep ingediend in de taal van de procedure die heeft geleid tot de beslissing waartegen het beroep wordt ingesteld.

2. Indien de appellant niet de geadresseerde van de bestreden beslissing is, mag het beroep worden ingediend in een van de officiële talen van de Unie.

3. Het verzoek tot arbitrage mag worden ingediend in een van de officiële talen van de Unie. De arbitrageprocedure wordt uitgevoerd in de taal van de betrokken nationale veiligheidsinstantie.

4. De in de leden 1, 2, en 3 bedoelde taal is de taal van de beroeps- of arbitrageprocedure. Deze wordt gebruikt bij de schriftelijke en mondelinge procesvoering en bij alle communicaties met de partijen.

5. Alle technische en ondersteunende documenten, gevoegd bij het beroep, het arbitrageverzoek en het verweerschrift, worden ingediend in de taal van de procedure.

6. De overwegingen van de kamer van beroep worden gedaan in de taal van de procedure.

8. Met het oog op de efficiëntie en om kosten te besparen, kan de kamer van beroep van de bovengenoemde leden afwijken tijdens de schriftelijke en mondelinge procesvoering of gedeelten ervan, met inbegrip van individuele documenten en/of mondelinge tussenkomsten, op voorwaarde dat alle partijen daarover een andersluidend akkoord bereiken. Op verzoek akteert de kamer van beroep een dergelijk akkoord en de voorwaarden waarop dit zou zijn gebaseerd.

1. Alle kosten voor de vertaling van bijgevoegde technische en andere ondersteunende documenten in de taal van de procedure worden gedragen door de partij die het document indient.

2. Vertalingen en het inschakelen van tolken op verzoek van de kamer van beroep worden tot een minimum beperkt en zijn ten laste van het Bureau.

3. In geval van vertaling moet de betrokken partij een gecertificeerde vertaling verstrekken.

1. De voorzitter kan in elk stadium van de procedure procedurele maatregelen opleggen, al dan niet op verzoek van de partijen.

In uitzonderlijke omstandigheden, waarbij de betrokken partij het bestaan kan aantonen van abnormale en onvoorzienbare omstandigheden die buiten haar invloed lagen en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet konden worden vermeden, kan de kamer van beroep een op grond van deze verordening voorgeschreven termijn aanpassen, teneinde de belangen van alle bij de procedure betrokken partijen op evenwichtige wijze te kunnen waarborgen.

1. Voor de berekening van de termijnen wordt een document pas geacht te zijn ingediend wanneer het door de griffier is ontvangen, die de ontvangst ervan moet bevestigen.

2. Op de documenten wordt het nummer van de beroeps- of arbitrageprocedure vermeld dat door de griffier werd toegewezen op het moment dat de beroeps- of arbitragezaak oorspronkelijk werd ingediend.

De maximumaantallen pagina's zijn niet van toepassing op de bijlagen bij de procedurele documenten.

4. Alleen in procedures met bijzonder complexe feitenkwesties kan de griffier, in overleg met de voorzitter, een overschrijding van het in lid 3 genoemde maximumaantal pagina's toestaan.

De beraadslagingen van de kamer van beroep zijn vertrouwelijk en onderworpen aan artikel 4, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad (2).

Beraadslagingen kunnen gehouden worden in eender welke passend geachte vorm en zijn niet beperkt tot fysieke bijeenkomsten.

1. Op verzoek van een partij kan de kamer van beroep getuigen horen over doorslaggevende feiten die een effect kunnen hebben op het resultaat van de procedure. In een verzoek van een partij om een getuige te horen, moeten de doorslaggevende feiten worden vermeld waarover de getuige wordt gehoord en de relevante gronden op basis waarvan de getuige wordt opgeroepen.

2. De kamer van beroep kan deskundigen horen om bepaalde aspecten van de procedure te verduidelijken of een deskundige aanstellen om een rapport op te stellen.

3. Bij de aanstelling van deskundigen bepaalt de kamer van beroep hun opdrachten en termijnen waarbinnen het rapport moet worden ingediend.

4. Alvorens te getuigen, verklaart de deskundige of hij/zij directe of indirecte persoonlijke belangen bij de zaak heeft, met name wanneer hij/zij eerder als vertegenwoordiger van een partij heeft opgetreden, of indien hij/zij een rol heeft gespeeld bij de beslissing waartegen het beroep is ingesteld of in verwante arbitrageprocedures.

5. Indien een van de partijen bezwaar maakt tegen een deskundige vanwege een mogelijk belangenconflict, oordeelt de kamer van beroep over de zaak, door artikel 12 mutatis mutandis toe te passen.

6. Indien de kamer van beroep oordeelt dat er sprake is van een belangenconflict of een risico daarop, kan zij beslissen om de deskundige als getuige te horen.

7. De kamer van beroep kan een mondelinge hoorzitting houden indien zij dit noodzakelijk acht om bewijsmateriaal te staven met betrekking tot doorslaggevende feiten die een effect kunnen hebben op het resultaat van de procedure. Daarbij wordt rekening gehouden met efficiëntieoverwegingen.

1. De kamer van beroep bepaalt de termijn waarbinnen nieuwe argumenten of bewijzen mogen worden voorgedragen.

2. Indien nodig verzoekt de kamer van beroep de partijen opmerkingen of bijkomende informatie in te dienen binnen een door haar te bepalen termijn.

3. Indien nieuwe argumenten of bewijzen ontvankelijk worden geacht, mogen de andere partijen hun opmerkingen indienen.

De kamer van beroep neemt beslissingen bij meerderheid van stemmen. In geval van een gelijk aantal stemmen brengt de voorzitter de beslissende stem uit.

1. De met redenen omklede overwegingen van de kamer van beroep worden schriftelijk opgesteld. De overwegingen bevatten ten minste de volgende elementen:

2. De overwegingen worden ondertekend door de stemgerechtigde leden van de kamer van beroep en door de griffier.

1. Indien de kamer van beroep het beroep geheel of gedeeltelijk gegrond verklaart, verzendt het Bureau overeenkomstig de overwegingen van de kamer een definitieve beslissing aan de betrokken partijen binnen één maand na de uitspraak van de beslissing door de kamer van beroep.

3. Indien de kamer van beroep de beslissing van het Bureau heeft bevestigd, reikt het Bureau een factuur uit voor het beroep overeenkomstig Uitvoeringsverordening (EU) 2018/764 van de Commissie (3).

4. Een samenvatting van de overwegingen van de kamer van beroep wordt bekendgemaakt op de website van het Bureau.

1. De kosten voor een beroep worden vastgesteld overeenkomstig Uitvoeringsverordening (EU) 2018/764 van de Commissie.

2. In het gelijk gestelde appellanten hebben bij de deelname aan hoorzittingen recht op een terugbetaling van hun reis- en verblijfskosten en op een door de kamer van beroep passend geachte vergoeding voor de derving van inkomsten.

3. Getuigen hebben bij de deelname aan hoorzittingen recht op een terugbetaling van hun reis- en verblijfskosten en op een door de kamer van beroep passend geachte vergoeding voor de derving van inkomsten.

4. Deskundigen hebben recht op een vergoeding voor hun diensten op basis van het tarief voor deskundigen die het Bureau bijstaan, evenals op een terugbetaling van hun reis- en verblijfskosten.

5. De raad van bestuur van het Bureau stelt gedetailleerde regels vast die van toepassing zijn op deze vergoedingen en terugbetalingen.

1. De leden van de kamer van beroep hebben recht op een vergoeding voor de uitvoering van hun taken als leden van de kamer van beroep, op basis van de vergoedingsregeling in de bijlage.

2. De leden van de kamer van beroep hebben recht op de terugbetaling van hun reis- en verblijfskosten en op een dagvergoeding. De raad van bestuur van het Bureau stelt gedetailleerde regels vast die van toepassing zijn op de berekening van deze bedragen.

Betrokken partijen hebben toegang tot documenten die de kamer van beroep heeft opgesteld of ontvangen krachtens de desbetreffende bepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en overeenkomstig het beleid van het Bureau inzake toegang van het publiek tot documenten.

1. De kamer van beroep stelt richtsnoeren betreffende de procedures vast bij meerderheid van stemmen.

2. De richtsnoeren worden, samen met alle andere informatie die van belang is voor appellanten, bekendgemaakt op de website van het Bureau.

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1) Verordening (EU) 2016/796 van het Europees Parlement en de Raad van 11 mei 2016 betreffende het Spoorwegbureau van de Europese Unie en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 881/2004 (PB L 138 van 26.5.2016, blz. 1).

(2) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

(3) Uitvoeringsverordening (EU) 2018/764 van de Commissie van 2 mei 2018 inzake de aan het Spoorwegbureau van de Europese Unie te betalen vergoedingen en kosten en de betalingsvoorwaarden (PB L 129 van 25.5.2018, blz. 68).

BIJLAGE

VERGOEDING

1. VERGOEDING VOOR BEROEPS-/ARBITRAGEPROCEDURES (TARIEVEN):

(1)

Leden en plaatsvervangers van de kamer(s) van beroep hebben recht op een vergoeding als zij worden aangewezen voor een beroeps-/arbitrageprocedure. De vergoeding van leden en plaatsvervangers die aan de procedures deelnemen, bedraagt voor een beroeps-/arbitrageprocedure 600 EUR per werkdag of, als geen volledige werkdag wordt gepresteerd, 75 EUR per uur, met een maximum van 9 000 EUR per procedure per persoon.

(2)

Voor de voorzitter van de kamer(s) van beroep en de rapporteur van de procedures bedraagt de vergoeding voor een beroeps-/arbitrageprocedure 700 EUR per werkdag of, als geen volledige werkdag wordt gepresteerd, 87,5 EUR per uur, met een maximum van 18 000 EUR per procedure per persoon.

	Vergoeding per dag die een persoon aan de procedure besteedt	Maximale vergoeding per persoon per procedure
Leden en plaatsvervangers in functie	600 EUR	9 000 EUR
Voorzitter en rapporteur van de aangewezen procedures	700 EUR	18 000 EUR

2. VERGOEDING VOOR DEELNAME AAN VERGADERINGEN VAN DE KAMER(S) VAN BEROEP DIE GEEN VERBAND HOUDEN MET BEROEPS-/ARBITRAGEPROCEDURES

De kamer van beroep of de leden daarvan kunnen om organisatorische of administratieve redenen bijeenkomen. De vergoeding voor deelname aan dergelijke vergaderingen bedraagt 600 EUR per vergadering. Per kalenderjaar mogen niet meer dan zes vergaderingen worden georganiseerd. Het Bureau helpt dergelijke vergaderingen organiseren.

	Vergoeding per vergadering per persoon	Maximaal aantal vergaderingen per jaar per persoon
Leden en plaatsvervangers van de kamer van beroep	600 EUR	Zes vergaderingen

3. VERGOEDING VOOR DEELNAME AAN ANDERE VERGADERINGEN

Leden en plaatsvervangers van de kamer(s) van beroep hebben ook recht op een terugbetaling van reis- en verblijfskosten voor ad-hocvergaderingen die niet in de punten 1 en 2 beschreven categorieën vallen en die op uitnodiging van het Bureau plaatsvinden.