BIJLAGE

Richtsnoeren voor kennisgeving aan accreditatie- en vergunningsinstanties door milieuverificateurs die werkzaamheden verrichten in een andere lidstaat dan die waar zij zijn geaccrediteerd of een vergunning hebben in het kader van Verordening (EG) nr. 1221/2009

INLEIDING

Deze richtsnoeren harmoniseren de procedures voor kennisgeving door milieuverificateurs die werkzaamheden verrichten in een andere lidstaat dan die waar zij zijn geaccrediteerd of een vergunning hebben.

1.   Na te leven verplichtingen voorafgaand aan de kennisgeving

1.1.   De accreditatie- of vergunningsinstantie maakt haar procedures voor kennisgeving door milieuverificateurs die in een andere lidstaat zijn geaccrediteerd openbaar en gemakkelijk toegankelijk. In de openbaar toegankelijke informatie met betrekking tot die procedures worden tevens alle vergoedingen (exclusief reiskosten) vermeld die de accreditatie- en vergunningsinstantie voor de kennisgeving en het toezicht in rekening brengt.

1.2.   De accreditatie- of vergunningsinstantie die de accreditatie of vergunning heeft verleend, eist van haar geaccrediteerde of over een vergunning beschikkende milieuverificateurs dat zij de in artikel 24, lid 1, vastgestelde kennisgevingsprocedure volgen alvorens verificatie- of valideringswerkzaamheden te verrichten in een andere lidstaat dan die waar zij zijn geaccrediteerd of een vergunning hebben. Wanneer de milieuverificateur in een andere lidstaat werkzaam is geweest, verifieert de accreditatie- of vergunningsinstantie tevens, in het kader van het toezicht op haar geaccrediteerde of over een vergunning beschikkende milieuverificateurs, of aan de kennisgevingseisen overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1221/2009 is voldaan.

1.3.   De accreditatie- of vergunningsinstantie beveelt haar geaccrediteerde of over een vergunning beschikkende milieuverificateurs aan om de organisaties die klant bij hen zijn ervan in kennis te stellen dat zij overeenkomstig artikel 23, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1221/2009 verplicht zijn toezicht toe te staan en dat weigering om dergelijk toezicht toe te staan ertoe kan leiden dat de organisaties worden uitgesloten van registratie.

2.   Inhoud van de kennisgeving

2.1.   De in artikel 24, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1221/2009 vastgestelde kennisgevingseisen worden geacht te zijn vervuld wanneer alle volgende informatie is verstrekt:

a)	gegevens met betrekking tot de accreditatie of vergunning waaruit blijkt dat de accreditatie of vergunning nog steeds geldig is en niet is geschorst of ingetrokken en dat ze passend is voor de specifieke activiteiten van de organisatie waarop de verificatie of validering betrekking heeft;

b)	de samenstelling en de deskundigheid van het team, in het bijzonder kennis van de wettelijke milieuvoorschriften en kennis van de officiële taal van de lidstaat waar de verificatie- of valideringswerkzaamheden moeten plaatsvinden;

c)	indien nodig personeelsgegevens, zoals relevante kwalificaties en opleidingen evenals specifieke ervaring voor de economische sector waarop de verificatie betrekking heeft;

d)	het tijdstip en de plaats van de verificatie en de validering, met inbegrip van het bezoek van de milieuverificateur aan de organisatie en van alle fasen voorafgaand aan en volgend op dat bezoek, zoals vastgesteld in artikel 25 van Verordening (EG) nr. 1221/2009;

e)	het adres en de contactgegevens van de organisatie waarop de verificatie of validering betrekking heeft, met inbegrip van alle vestigingen en activiteiten die binnen de reikwijdte van de verificatie of validering vallen, evenals het aantal personeelsleden.

De onder c) bedoelde verzoeken om aanvullende gegevens moeten worden gerechtvaardigd naar gelang de specifieke situatie en mogen geen afbreuk doen aan het recht van de milieuverificateur om zijn diensten aan te bieden in een andere lidstaat dan die waar de accreditatie of vergunning is verleend.

2.2.   Wanneer de kennisgeving voldoet aan de in artikel 24, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1221/2009 vastgestelde kennisgevingseisen, stelt de accreditatie- of vergunningsinstantie de milieuverificateur hiervan vóór het begin van de verificatie- of valideringswerkzaamheden in kennis zoals beschreven in artikel 25 van Verordening (EG) nr. 1221/2009. Indien mogelijk wordt dergelijke mededeling twee weken vóór het begin van de verificatie- of valideringswerkzaamheden gegeven. Tegelijk stelt de accreditatie- of vergunningsinstantie de milieuverificateur in kennis van de reikwijdte en inhoud van het toezicht dat zij voornemens is uit te voeren, evenals van de bijbehorende kosten.

2.3.   Wanneer een accreditatie- of vergunningsinstantie verneemt dat verificatie- of valideringswerkzaamheden zullen worden verricht of reeds zijn verricht, zonder dat zij hiervan kennisgeving heeft ontvangen, herinnert zij de milieuverificateur aan de eisen van Verordening (EG) nr. 1221/2009 betreffende de kennisgeving in het desbetreffende land (zie punt 2.1).

Wanneer de in artikel 24, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1221/2009 bedoelde gegevens niet tijdig worden verstrekt of wanneer de kennisgeving niet aan de in dat artikel vastgestelde kennisgevingseisen voldoet, is punt 3.1 van deze richtsnoeren van toepassing.

2.4.   Aangezien het resultaat van de kennisgeving de verificatie- en valideringsprocessen zou kunnen beïnvloeden, beveelt de accreditatie- en vergunningsinstantie de verificateur aan om het resultaat van de kennisgeving aan zijn klant mee te delen.

3.   Gevolgen van niet-naleving van de kennisgevingsprocedure

3.1.   Wanneer de kennisgeving niet voldoet aan de in artikel 24, lid 1, van Verordening (EG) nr. 1221/2009 vastgestelde kennisgevingseisen, volgt de accreditatie- of vergunningsinstantie de in de punten 3.1.1 tot en met 3.1.4 vastgestelde procedure.

3.1.1.   Indien informatie met betrekking tot accreditatie- of vergunningsgegevens, de deskundigheid, het tijdstip en de plaats van de verificatie of validering, het adres en de contactgegevens van de organisatie, kennis van de wettelijke milieuvoorschriften en kennis van de officiële taal van de lidstaat waar de verificatie of validering moet plaatsvinden, of, in voorkomend geval, de samenstelling van het team niet of laattijdig is verstrekt, wordt de milieuverificateur zo snel mogelijk in kennis gesteld van de ontbrekende informatie en de niet-naleving van de kennisgevingstermijn.

3.1.2.   Indien de accreditatie- of vergunningsinstantie meent dat het ontbreken van die informatie geen beletsel vormt voor een toereikend toezicht op de milieuverificateur, beschouwt zij de kennisgeving als toereikend om het toezicht te kunnen uitvoeren en verzoekt zij de milieuverificateur de ontbrekende informatie in een latere fase te verstrekken. De milieuverificateur wordt tijdig en vóór de verificatie of validering in kennis gesteld van deze beslissing.

3.1.3.   Indien de accreditatie- of vergunningsinstantie meent dat zij bepaalde informatie die essentieel is om een toereikend toezicht te kunnen uitvoeren op de verificatie- of valideringswerkzaamheden (zoals het tijdstip en de plaats van de verificatie- of valideringswerkzaamheden, het adres en de contactgegevens van de organisatie, de accreditatie- of vergunningsgegevens van de milieuverificateur, de samenstelling of de deskundigheid van het team, in het bijzonder kennis van de wettelijke milieuvoorschriften en kennis van de officiële taal van de lidstaat waar de verificatie of validering moet plaatsvinden), niet heeft ontvangen, stelt zij de milieuverificateur ervan in kennis dat zij de kennisgeving als ontoereikend beschouwt, dat zij bijgevolg geen toereikend toezicht kan uitvoeren en dat, indien de verificatie of validering plaatsvindt voordat de ontbrekende informatie wordt aangevuld, zij de bevoegde instantie zal aanbevelen de organisatie niet te registreren.

3.1.4.   Wanneer de accreditatie- of vergunningsinstantie besluit de bevoegde instantie aan te bevelen de organisatie niet te registreren, worden de milieuverificateur, de accreditatie- of vergunningsinstantie die de accreditatie of vergunning heeft verleend, zo mogelijk de organisatie, evenals de bevoegde instantie hiervan in kennis gesteld.