31.7.2015   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 250/1


Aanbevelingen van de Raad

„Bevordering van het gebruik en de uitwisseling van beste praktijken op het gebied van grensoverschrijdende videoconferenties binnen het justitieel apparaat op lidstaat- en EU-niveau”

(2015/C 250/01)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

HERINNEREND AAN:

1.

De op 6 december 2013 door de Raad (Justitie en Binnenlandse Zaken) aangenomen strategie inzake Europese e-justitie 2014-2018 (1);

2.

Punt 59 van de strategie inzake Europese e-justitie 2014-2018, waarin is bepaald dat „indien nodig de informele werkgroepen van de lidstaten die bij specifieke projecten zijn betrokken bijeen kunnen komen voor verdere werkzaamheden op hun terrein […]”;

3.

Het op 6 juni 2014 door de Raad (Justitie en Binnenlandse Zaken) aangenomen meerjarenactieplan 2014-2018 voor Europese e-justitie (2);

4.

De richtsnoeren voor de uitvoering van het op 4 december 2014 door de Raad (Justitie en Binnenlandse Zaken) goedgekeurde meerjarenactieplan 2014-2018 voor Europese e-justitie (3), met daarin de concrete stappen voor de follow-up van het actieplan door de Groep e-recht (e-justitie), met inbegrip van de oprichting van de informele werkgroep grensoverschrijdende videoconferenties;

5.

De resultaten van de informele werkgroep grensoverschrijdende videoconferenties zoals beschreven in het eindverslag (4) aan de Groep e-recht (e-justitie);

CONSTATEERT het volgende:

6.

Videoconferenties zijn een nuttig instrument met verregaande mogelijkheden, niet alleen binnen lidstaten, maar vooral ook in grensoverschrijdende situaties waarbij verschillende lidstaten en zelfs derde landen betrokken zijn. Bij grensoverschrijdende gevallen is een soepele communicatie tussen de justitiële autoriteiten van de lidstaten van cruciaal belang. Videoconferenties zijn een manier om dergelijke communicatie te vereenvoudigen en aan te moedigen. Het recht van de Unie onderkent de voordelen van videoconferenties en moedigt het gebruik ervan aan, onder meer bij grensoverschrijdende bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (5) alsmede bij de Europese procedure voor geringe vorderingen (6), en reguleert daarnaast de procedures voor het gebruik ervan in strafzaken (7);

7.

Videoconferenties kunnen gebruikt worden bij alle soorten gerechtelijke procedures (zowel bij straf- als civiele en handelszaken). Deze technologie biedt rechtbanken en parketten meer flexibiliteit om getuigenissen van slachtoffers en getuigen af te nemen, om deskundigen te horen en om verklaringen van verdachten en verweerders af te nemen. Bij kwetsbare getuigen, zoals kinderen, kunnen videoconferenties de stress helpen verminderen. Slachtoffers, getuigen of deskundigen uit andere lidstaten die getuigen moeten, hoeven dan niet meer te reizen. Daarnaast kunnen bij videoconferenties procedurele waarborgen als het recht op vertolking, het recht op informatie en het recht op toegang tot een advocaat ingeval van arrestatie van een verdachte op een afgelegen plaats (bijvoorbeeld op volle zee) onmiddellijk en doeltreffend worden verzekerd. Ook drukt het gebruik van videoconferenties de kosten van hoorzittingen voor nationale overheden. Tot slot hoeven met videoconferenties personen die in hechtenis zitten niet te worden vervoerd, met alle financiële en veiligheidsvoordelen van dien;

8.

De lidstaten van de EU zijn reeds in het kader van Europese e-justitie begonnen samen te werken om het gebruik van videoconferenties te propageren en ervaringen en beste praktijken uit te wisselen. Dat gebeurt op EU-niveau onder meer binnen de Groep e-recht (e-justitie);

9.

De tot dusver verrichte werkzaamheden op het gebied van videoconferenties op nationaal en Europees niveau in het kader van het eerste Europese actieplan e-justitie 2009-2013, hebben reeds aanzienlijke resultaten opgeleverd. Het e-justitieportaal biedt in alle officiële talen informatie over het gebruik van videoconferenties in gerechtelijke procedures in grensoverschrijdende situaties, alsmede een handleiding en — voor de meeste lidstaten — relevante contactgegevens;

10.

Het tweede Europees meerjarenactieplan voor e-justitie 2014-2018 beoogt op het reeds verrichte werk voort te bouwen en deze positieve ontwikkeling op nationaal en Europees niveau voort te zetten. Dit werk moet bovendien gezien worden als onderdeel van een bredere moderniseringsslag van justitie in de EU, waarbij rekening wordt gehouden met het huidige juridische kader op dit specifieke vlak en met de noodzaak tot inachtneming van de procedurele waarborgen op lidstaat- en EU-niveau;

BENADRUKT het volgende:

11.

Zoals uiteengezet in het meerjarenactieplan 2014-2018 voor Europese e-justitie moet de gang naar de rechter en het instellen van buitengerechtelijke procedures in grensoverschrijdende situaties worden gefaciliteerd met behulp van uitgebreidere voorzieningen voor elektronische communicatie tussen justitie enerzijds en partijen bij gerechtelijke procedures, getuigen, slachtoffers, deskundigen en andere deelnemers anderzijds;

12.

In voorkomend geval moet het gebruik van videoconferenties, teleconferenties of andere passende vormen van langeafstandscommunicatie voor hoorzittingen worden uitgebreid, zodat mensen — vooral in grensoverschrijdende zaken — niet meer naar de rechtbank hoeven en mede daardoor dankzij lagere kosten en verminderde inspanningen een betere toegang tot de rechter krijgen;

13.

Zoals aangegeven in het meerjarenactieplan 2014-2018 voor Europese e-justitie moeten de werkzaamheden op dit gebied worden opgevoerd, zodat verder geholpen kan worden bij het in alle lidstaten organiseren en houden van grensoverschrijdende videoconferenties, en wel door het gebruik van IT-instrumenten als drager van en organisatiehulpmiddel voor videoconferenties te ondersteunen en door de interoperabiliteit voor videoconferenties te verbeteren. In het kader van deze werkzaamheden zou ook een gemeenschappelijk formulier voor de aanvraag/bevestiging van grensoverschrijdende videoconferenties moeten worden ontworpen. Ook zou moeten worden overwogen een netwerk tot stand te brengen voor de uitwisseling van ervaringen en beste praktijken op het gebied van videoconferenties, met inbegrip van opleidingen. Bij dit alles moet rekening worden gehouden met de deelname van rechtsbeoefenaren als rechters, openbare aanklagers, advocaten, bemiddelaars en gerechtstolken;

IS INGENOMEN MET:

14.

De inspanningen van de deskundigengroep grensoverschrijdende videoconferenties om het algehele functioneren van e-justitiesystemen in de lidstaten en op Europees niveau te helpen verbeteren. De deskundigengroep werd onder Oostenrijkse leiding in januari 2014 opgericht met als doel het praktische gebruik van grensoverschrijdende videoconferenties te bevorderen en beste praktijken en expertise over de organisatorische, technische en juridische aspecten uit te wisselen;

15.

Het in maart 2015 gepresenteerde eindrapport van de deskundigengroep, dat specifieke aanbevelingen bevat voor toekomstige werkzaamheden op dit gebied;

NEEMT NOTA VAN het volgende:

a)   Deskundigengroep

16.

In het eindverslag van de deskundigengroep wordt een aantal technische, organisatorische en juridische obstakels voor het gebruik van videoconferenties door de lidstaten in grensoverschrijdende situaties uiteengezet. Bestaande wet- en regelgeving moet worden nageleefd, maar voor de rest blijken de meeste dringendere problemen bij grensoverschrijdende situaties meer van organisatorische en technische aard te zijn. Vooral deze kwesties moeten op korte of middellange termijn bij voorrang worden aangepakt;

b)   Portaal voor e-justitie

17.

Daarnaast moet de reeds beschikbare informatie op het e-justitieportaal worden bijgewerkt en aangevuld. Daartoe zou bij de planvorming in het bijzonder gedacht moeten worden aan toevoeging van: links naar de wetgeving van de EU en de lidstaten aangaande het gebruik van videoconferenties; geconsolideerde informatie over alle rechtbanken in de lidstaten met voorzieningen voor videoconferenties; instrumenten voor de praktische uitvoering van videoconferenties (elektronische formulieren, mogelijk een boekingssysteem op de lange termijn); links naar eventuele nationale instructies en handleidingen; een rubriek met voorbeelden van videoconferenties in grensoverschrijdende procedures en een overzicht van de beste praktijken; informatie over opleidingen en online-opleidingsmodules en voor zover beschikbaar een link naar de onderling gekoppelde tolkendatabanken;

c)   Synergieën met andere projecten

18.

Er moet worden gekeken naar mogelijke synergieën met andere projecten als e-CODEX, de Avidicus-projecten (vertolking tijdens videoconferenties) en het Europees netwerk voor justitiële opleiding. Er moet naast de reeds op het e-justitieportaal beschikbare informatie zoveel mogelijk gebruik worden gemaakt van bestaand materiaal uit andere bronnen zoals de lidstaten of Eurojust;

d)   Juridische aspecten

19.

Het fenomeen videoconferentie heeft wettelijke erkenning verkregen via internationale verdragen en verscheidene rechtshandelingen van de EU, zoals de verordening betreffende bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, de verordening tot vaststelling van een Europese procedure voor geringe vorderingen, alsook meest recentelijk de richtlijn betreffende het Europees onderzoeksbevel in strafzaken;

20.

Hoewel het gebruik van videoconferenties verdachten, slachtoffers, getuigen en kwetsbare personen weliswaar extra bescherming biedt, moet ervoor worden gezorgd dat dit niet ten koste gaat van de rechten van de verdediging, en moet zorgvuldig gewaakt worden over de naleving van de beginselen onmiddellijkheid, processuele gelijkheid en tegenspraak. Dat betekent dat er gewerkt moet worden met apparatuur volgens de laatste stand der techniek — voor een afdoende beeld- en geluidskwaliteit — en beveiligd in een mate die in verhouding staat tot de gevoeligheid van de zaak;

21.

Onderzocht moet worden wat de gevolgen zijn van ontwikkelingen op wetgevingsvlak — met name van het Europees onderzoeksbevel, dat een gedetailleerde procedure voor het gebruik van videoconferenties in strafzaken bevat — voor de uiteenlopende procedurele voorschriften en waarborgen in de verzoekende en de uitvoerende lidstaat. Ook moet in verband met videoconferenties de aanduiding van bevoegde autoriteiten nog juridisch worden uitgeklaard;

VERZOEKT DE LIDSTATEN:

22.

Te overwegen om op nationaal niveau de volgende maatregelen uit te voeren ter verbetering van de interoperabiliteit tussen lidstaten.

a)   Organisatorische aspecten

a)

In elke lidstaat één, en in voorkomend geval meer dan één, nationaal videoconferentiecontactpunt in te richten. Bijgevolg de informatie op het portaal voor e-justitie over nationale videoconferentievoorzieningen, nationale videoconferentiecontactpunten en bevoegde rechterlijke instanties, waar nodig in nauwe samenwerking met de Commissie (via de Europese databank van rechtbanken) te verbeteren en bij te werken. De organisatie van de contactpunten op nationaal en rechtbankniveau te verbeteren;

b)

Voor afzonderlijke videoconferenties in voorkomend geval een door passende vertaal- en vertolkingsdiensten geflankeerde gemeenschappelijke taal, alsmede de te hanteren tijdzone voor de planning van de aanvangstijd van de videoconferentie, overeen te komen. Indien er vertolking nodig is bij een videoconferentie dienen de lidstaten zich bewust te zijn van en voor zo ver mogelijk te werk te gaan volgens het uit de Avidicus-projecten voortvloeiende advies;

c)

Onverminderd de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht en de verschillen in de organisatie van de rechtsstelsels in de Unie, doeltreffende opleiding te bieden voor potentiële gebruikers, waaronder rechters en aanklagers, teneinde hun vertrouwen en hun vermogen om een grensoverschrijdende videoconferentie te houden te vergroten;

b)   Technische aspecten

d)

Effectieve mechanismen op te zetten, waaronder een op het Europese e-justitieportaal te publiceren verbeterd formulier voor een doeltreffende uitwisseling van variabele en/of vertrouwelijke videoconferentieparameters, in combinatie met aldaar te publiceren openbare en statische informatie over videoconferentievoorzieningen in alle lidstaten;

e)

Praktische richtsnoeren over de aanbevolen technische parameters op te stellen ten behoeve van gebruikers en personeel in de technische planning en ondersteunende diensten;

f)

De interoperabiliteit tussen lidstaten te verbeteren door verbindingen tussen telkens twee lidstaten systematisch te testen en zo de operationele criteria vast te leggen. Videoconferenties tussen de lidstaten kunnen aan de hand van deze tests betrouwbaarder worden gemaakt en met een afdoende geluids- en beeldkwaliteit uitgerust;

g)

Om ten minste van de volgende technische parameters uit te gaan en zo de kwaliteit van videoconferenties te verbeteren:

gebruik een videoconferentiesysteem met eigen hardware (H.323-/SIP-videoconferentiesystemen);

zorg ervoor dat videoconferentiesessies met het internetprotocol (IP) werken;

gebruik videoconferentie-infrastructuur die verbindingen door firewalls heen kan leggen;

gebruik versleutelde communicatie (AES-128);

ontvang presentaties als duo-video (H.239) (8);

c)   Juridische aspecten

h)

De gevolgen van vastgestelde EU-instrumenten, zoals het Europees onderzoeksbevel, voor de huidige procedurele voorschriften in kaart te brengen;

VERZOEKT DE GROEP E-RECHT (E-JUSTITIE):

23.

Te beginnen verkennen welke praktische mogelijkheden en oplossingen er zijn voor een gecoördineerde benadering ten behoeve van het opstarten van de samenwerking met derde landen op videoconferentiegebied, dit bovenop de reeds bestaande bilaterale contacten van de lidstaten op dit vlak;

24.

De werkzaamheden in het kader van de werkgroep van deskundigen inzake grensoverschrijdende videoconferenties voort te zetten door een netwerk in te richten voor de samenwerking tussen lidstaten onder auspiciën van binnen de Groep e-recht (e-justitie), teneinde op basis van een voorstel van de deskundigengroep ervaringen en beste praktijken op het gebied van videoconferenties uit te wisselen, met inbegrip van opleidingen. Dit netwerk moet:

a)

bekijken hoe het gebruik van videoconferenties op Europees niveau kan worden verbeterd door het opzetten van beveiligde „virtuele videoconferentiezalen” waarnaar de deelnemende lidstaten kunnen inbellen;

b)

een duidelijke stapsgewijze beschrijving („protocol”) opstellen voor het voorbereiden en houden van grensoverschrijdende videoconferenties. Dit protocol moet aansluiten op de gerechtelijke gebruikssituaties die zich bij uitstek voor grensoverschrijdende videoconferenties lenen en moet alle voor dergelijke videoconferenties benodigde organisatorische, technische en juridische elementen bevatten;

c)

gebruikers instrueren over gerechtelijke gebruikssituaties die zich bij uitstek voor frequenter en beter gebruik van grensoverschrijdende videoconferenties lenen;

d)

de elektronische verzending van formulieren voor grensoverschrijdende wederzijdse rechtshulpverzoeken verbeteren door dynamische formulierfuncties van het Europese e-justitieportaalsite te combineren met e-Codex. Men denke daarbij aan formulieren voor „rechtstreekse bewijsverkrijging” en „(niet-rechtstreekse) bewijsverkrijging”;

e)

instrumenten uitwerken waarmee gerechtelijke autoriteiten kunnen uitzoeken wat het toepasselijke rechtsinstrument voor het organiseren van videoconferenties is;

f)

instrumenten uitwerken waarmee gerechtelijke autoriteiten kunnen uitzoeken wat de bevoegde instantie voor het organiseren van videoconferenties is;

g)

uitzoeken welke regelingen er getroffen moeten worden om inachtneming van de procedurele waarborgen voor de uitoefening van de rechten van de verdediging te verzekeren; en

h)

zorgen dat de resultaten van de werkzaamheden blijvend zijn door:

de uitvoering van de verbeteringsacties en -projecten van nabij te volgen,

zich op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen op het gebied van videoconferentietechnologieën,

nieuwe acties en projecten voor te stellen voor verdere verbeteringen;

VERZOEKT DE EUROPESE COMMISSIE:

25.

Het eindverslag van de deskundigengroep inzake grensoverschrijdende videoconferenties op het e-justitieportaal te plaatsen om een grotere groep rechtsbeoefenaren en andere belanghebbenden te kunnen bereiken;

26.

Financiële steun te verlenen aan de uitvoering op nationaal niveau van de in punt 22 vermelde maatregelen ter waarborging van de grensoverschrijdende interoperabiliteit van videoconferentievoorzieningen voor zover deze Europese toegevoegde waarde produceert in overeenstemming met de toepasselijke financieringsinstrumenten.


(1)  PB C 376 van 21.12.2013, blz. 7.

(2)  PB C 182 van 14.6.2014, blz. 2.

(3)  Doc. 15771/14.

(4)  Doc. 8364/15 + ADD.

(5)  Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken (PB L 174 van 27.6.2001, blz. 1).

(6)  Verordening (EG) nr. 861/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007 tot vaststelling van een Europese procedure voor geringe vorderingen (PB L 199 van 31.7.2007, blz. 1).

(7)  Overeenkomst van 29 mei 2000 betreffende de wederzijdse rechtshulp in strafzaken tussen de lidstaten van de Europese Unie.

(8)  

Opmerking: indien een videoconferentiepartner het IP nog niet ondersteunt, kan het als vervangende oplossing noodzakelijk zijn ISDN te gebruiken.