over het transparantieregister voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid

HET EUROPEES PARLEMENT EN DE EUROPESE COMMISSIE (hierna „partijen” genoemd),

Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie, met name artikel 11, leden 1 en 2, het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met name artikel 295, en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (hierna samen „de Verdragen” genoemd),

Overwegende dat de Europese beleidsmakers niet geïsoleerd van de maatschappij functioneren, maar een open, transparante en regelmatige dialoog voeren met vertegenwoordigende organisaties en met het maatschappelijk middenveld;

Overwegende dat partijen het Transparantieregister (hierna „het register” genoemd) dat is ingevoerd bij het akkoord van 23 juni 2011 tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie over de invoering van een Transparantieregister voor organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid (1) overeenkomstig paragraaf 30 van dat akkoord hebben herbezien,

1. De invoering en het beheer van het register hebben geen gevolgen voor en doen geen afbreuk aan de doelstellingen van het Europees Parlement die zijn uiteengezet in zijn resolutie van 8 mei 2008 over de ontwikkeling van het kader voor de activiteiten van belangenvertegenwoordigers (lobbyisten) bij de instellingen van de Europese Unie (2) en in zijn besluit van 11 mei 2011 over de sluiting van een interinstitutioneel akkoord tussen het Europees Parlement en de Commissie over een gemeenschappelijk transparantieregister (3).

2. Bij het beheer van het register worden de algemene beginselen van het Unierecht, waaronder het evenredigheidsbeginsel en het non-discriminatiebeginsel, in acht genomen.

3. Het beheer van het register eerbiedigt het recht van de leden van het Europees Parlement om hun parlementaire mandaat zonder beperkingen uit te oefenen.

4. Het beheer van het register doet geen afbreuk aan de bevoegdheden of prerogatieven van partijen en heeft geen invloed op hun organisatorische bevoegdheden.

5. Partijen streven ernaar alle actoren die gelijksoortige activiteiten verrichten op dezelfde manier te behandelen, en voor de registratie van organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid, gelijke voorwaarden te scheppen.

7. Het toepassingsgebied van het register omvat alle activiteiten die erop gericht zijn de beleidsvorming, uitvoering van het beleid of de besluitvorming van de EU-instellingen direct of indirect te beïnvloeden, ongeacht het gebruikte communicatiekanaal of communicatiemiddel, zoals uitbesteding, media, overeenkomsten met professionele tussenpersonen, denktanks, platformen, fora, campagnes of burgerinitiatieven, en ongeacht de plaats waar zij worden ondernomen, met uitzondering van de in de paragrafen 10, 11 en 12 genoemde activiteiten.

Voor de toepassing van dit akkoord wordt onder „directe beïnvloeding” verstaan: rechtstreeks contact of rechtstreekse communicatie met de EU-instellingen of overig handelen in vervolg op een dergelijke activiteit, en wordt onder „indirecte beïnvloeding” verstaan: het langs andere weg, zoals de media, de publieke opinie, conferenties of sociale evenementen, beïnvloeden van de EU-instellingen.

8. Van alle organisaties en als zelfstandige werkzame personen, ongeacht hun juridische status, die deelnemen aan activiteiten die onder het register vallen, ongeacht of het hierbij gaat om lopende activiteiten of activiteiten in voorbereiding, wordt verwacht dat zij zich in het register inschrijven.

Alle onder het register vallende activiteiten die krachtens een overeenkomst worden verricht door een tussenpersoon die juridisch en ander professioneel advies geeft, brengen mee dat zowel de tussenpersoon als zijn cliënten voor inschrijving in het register in aanmerking komen. Deze tussenpersonen zijn gehouden alle cliënten met wie zij een dergelijke overeenkomst hebben gesloten aan te melden en informatie te verstrekken over hun inkomsten uit representatiewerkzaamheden, als bedoeld in bijlage 2, onderdeel II.C.2.b). Dit vereiste ontslaat hun cliënten niet van de verplichting de kosten in verband met de aan een tussenpersoon uitbestede activiteiten ook in hun eigen kostenraming op te nemen.

9. Een organisatie komt slechts voor inschrijving in het register in aanmerking als zij onder het register vallende activiteiten verricht die leiden tot directe of indirecte communicatie met EU-instellingen. Een organisatie die wordt geacht niet voor inschrijving in het register in aanmerking te komen kan uit het register worden geschrapt.

10. Activiteiten op het gebied van juridisch en ander professioneel advies vallen niet onder het register voor zover:

Indien een onderneming en haar adviseurs als partij bij een specifieke juridische of administratieve zaak of procedure zijn betrokken, vallen alle daarmee rechtstreeks verband houdende activiteiten die als zodanig niet gericht zijn op wijziging van het bestaande juridische kader, niet onder het register. Deze alinea is van toepassing op alle bedrijfssectoren in de Europese Unie.

De volgende activiteiten op het gebied van juridisch en ander professioneel advies vallen onder het register als zij bedoeld zijn om de EU-instellingen, de leden of hun medewerkers, of ambtenaren of andere personeelsleden te beïnvloeden:

11. Activiteiten van de sociale partners als deelnemers aan de sociale dialoog (vakbonden, werkgeversverenigingen, enz.) vallen niet onder het register als het gaat om activiteiten, verricht door de sociale partners in het kader van de vervulling van de hun bij de Verdragen toegewezen taken. Deze paragraaf is van overeenkomstige toepassing op iedere entiteit die krachtens de Verdragen een institutionele rol heeft;

12. Activiteiten als antwoord op directe en individuele verzoeken van een EU-instelling of lid van het Europees Parlement, zoals incidentele of regelmatige verzoeken om feitelijke informatie, gegevens of deskundigheid, vallen niet onder het register.

13. Het register is niet van toepassing op kerken en religieuze gemeenschappen. Van de vertegenwoordigende instanties of juridische lichamen, kantoren en netwerken die zijn opgericht om kerken en religieuze gemeenschappen bij hun contacten met de EU-instellingen te vertegenwoordigen, alsmede hun verenigingen, wordt evenwel verwacht dat zij zich in het register inschrijven.

14. Het register is niet van toepassing op politieke partijen. Van door politieke partijen opgerichte of ondersteunde organisaties die zich bezighouden met activiteiten die onder het register vallen, wordt evenwel verwacht dat zij zich in register inschrijven.

15. Het register is niet van toepassing op overheidsdiensten van de lidstaten, regeringen van derde landen, internationale intergouvernementele organisaties of hun diplomatieke diensten.

16. Van regionale overheden en hun vertegenwoordigende instanties wordt niet verwacht dat zij zich in het register inschrijven, maar zij kunnen zich desgewenst laten inschrijven. Van verenigingen of netwerken die zijn opgericht om regio's gezamenlijk te vertegenwoordigen wordt verwacht dat zij zich inschrijven.

17. Van alle andere dan de in paragraaf 16 bedoelde overheden op subnationaal niveau, zoals plaatselijke en gemeentelijke autoriteiten of steden, of hun vertegenwoordigingen, verenigingen of netwerken, wordt verwacht dat zij zich in het register inschrijven.

18. Van netwerken, platformen of andere vormen van collectieve activiteit zonder juridische status of rechtspersoonlijkheid die de facto een georganiseerde invloed uitoefenen en die zich bezighouden met activiteiten die onder het register vallen, wordt verwacht dat zij zich in het register inschrijven. De leden van dergelijke vormen van collectieve activiteit wijzen een vertegenwoordiger aan die als hun contactpersoon verantwoordelijk is voor de contacten met het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister.

19. Bij de beoordeling van de vraag of een entiteit voor inschrijving in het register in aanmerking komt, moeten de activiteiten in aanmerking worden genomen die (direct dan wel indirect) gericht zijn op alle EU-instellingen, -agentschappen en -organen, en de leden en hun medewerkers, ambtenaren en andere personeelsleden. Deze activiteiten omvatten niet activiteiten die gericht zijn op lidstaten, en omvatten met name niet activiteiten die gericht zijn op hun permanente vertegenwoordigingen bij de Europese Unie.

20. De Europese netwerken, federaties van organisaties, verenigingen of platformen worden aangemoedigd gemeenschappelijke, transparante richtsnoeren voor hun leden op te stellen, waarin de activiteiten worden vastgesteld die onder het register vallen. Van hen wordt verwacht dat zij deze richtsnoeren openbaar maken.

21. Door de inschrijving geldt voor de betrokken organisaties en personen het volgende:

22. De secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie dragen zorg voor het toezicht op het systeem en de belangrijkste operationele aspecten en nemen in onderlinge overeenstemming de nodige maatregelen voor de uitvoering van dit akkoord.

23. Hoewel het systeem gezamenlijk wordt beheerd, blijven partijen vrij het register onafhankelijk voor hun eigen doeleinden te gebruiken.

24. Voor de uitvoering van het systeem beheren de diensten van het Europees Parlement en de Europese Commissie een onderlinge operationele structuur, genaamd „Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister”. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister is overeenkomstig een regeling tussen de bevoegde diensten samengesteld uit ambtenaren van het Europees Parlement en de Europese Commissie. Het wordt gecoördineerd door een afdelingshoofd binnen het secretariaat-generaal van de Europese Commissie. Het heeft onder meer tot taak om binnen de grenzen van dit akkoord uitvoeringsrichtsnoeren op te stellen ter bevordering van een consistente interpretatie van de regels door inschrijvers, en de kwaliteit van de inhoud van het register te bewaken. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister maakt gebruik van de beschikbare administratieve middelen om de kwaliteit van de inhoud van het register te controleren, echter met dien verstande dat inschrijvers de uiteindelijke verantwoordelijkheid dragen voor de informatie die zij hebben verstrekt.

25. Partijen organiseren passende projecten voor opleiding en interne communicatie om het register en de meldings- en de klachtenprocedure bij hun leden en personeel onder de aandacht te brengen.

26. Partijen nemen passende maatregelen om het register ook buiten de instellingen onder de aandacht te brengen en het gebruik ervan te bevorderen.

27. Een aantal uit de databank van het register afkomstige basisstatistieken wordt regelmatig op de Europa-website onder „Transparantieregister” gepubliceerd en via een gebruikersvriendelijke zoekmachine toegankelijk gemaakt. De openbare inhoud van deze databank is toegankelijk in elektronische machineleesbare vorm.

28. De secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie dienen een jaarverslag over de werking van het register in bij de desbetreffende ondervoorzitter van het Europees Parlement, respectievelijk de desbetreffende vicevoorzitter van de Europese Commissie. Het jaarverslag bevat feitelijke informatie over het register en de inhoud en de ontwikkeling ervan en wordt jaarlijks gepubliceerd met betrekking tot het voorgaande kalenderjaar.

29. Toegangspasjes voor de gebouwen van het Europees Parlement worden slechts afgegeven aan personen die optreden namens of werken voor organisaties die onder het toepassingsgebied van het register vallen wanneer deze organisaties of personen zich in het register hebben ingeschreven. De inschrijving geeft echter geen automatisch recht op een toegangspasje. De afgifte van en de controle op toegangspasjes voor de gebouwen van het Europees Parlement met een lange geldigheidsduur blijft verlopen via een interne procedure onder de eigen verantwoordelijkheid van het Parlement.

30. Partijen stellen binnen hun administratieve bevoegdheden maatregelen vast ter bevordering van inschrijving in het register overeenkomstig het door dit akkoord gecreëerde kader.

Bij het Europees Parlement kunnen stimuleringsmaatregelen gericht op inschrijvers bijvoorbeeld bestaan uit:

Bij de Europese Commissie kunnen stimuleringsmaatregelen gericht op inschrijvers bijvoorbeeld bestaan uit:

Partijen informeren inschrijvers over de op hen gerichte specifieke stimuleringsmaatregelen.

31. Eenieder kan via het standaardformulier op de website van het register een melding doen of een klacht indienen inzake mogelijke niet-naleving van de in bijlage III opgenomen gedragscode. Meldingen en klachten worden behandeld overeenkomstig de in bijlage IV neergelegde procedures.

32. Het meldingsmechanisme dient ter aanvulling van de door het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister overeenkomstig paragraaf 24 uitgevoerde kwaliteitscontrole. Eenieder kan een melding doen inzake feitelijke onjuistheden in de door een inschrijver verstrekte informatie. Ook kan een melding worden gedaan in geval van niet in aanmerking komende registraties.

33. Eenieder kan een formele klacht indienen bij een vermoeden van niet-naleving van de gedragscode door een inschrijver, waarbij het niet gaat om een feitelijke onjuistheid. Klachten moeten worden onderbouwd met concrete feiten met betrekking tot het vermoeden van niet-naleving van de gedragscode.

Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister onderzoekt het vermoeden van niet-naleving en neemt daarbij het evenredigheidsbeginsel en het beginsel van behoorlijk bestuur naar behoren in acht. Opzettelijke niet-naleving van de gedragscode door inschrijvers of hun vertegenwoordigers leidt tot toepassing van de in bijlage IV neergelegde maatregelen.

34. Indien het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister in het kader van de in de paragrafen 31, 32 en 33 bedoelde procedures heeft vastgesteld dat er sprake is van herhaalde niet-medewerking, herhaald ongepast gedrag of ernstige niet-naleving van de gedragscode, wordt de betrokken inschrijver gedurende een jaar dan wel twee jaar uit het register geschrapt en wordt deze maatregel overeenkomstig bijlage IV in het register vermeld.

35. De Europese Raad en de Raad worden uitgenodigd zich bij het register aan te sluiten. De andere EU-instellingen, -organen en -agentschappen worden aangemoedigd het door dit akkoord gecreëerde kader te gebruiken als referentie-instrument voor hun eigen interactie met organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid.

36. Dit akkoord vervangt het akkoord tussen het Europees Parlement en de Europese Commissie van 23 juni 2011, dat buiten werking treedt op de datum waarop dit akkoord van toepassing wordt.

38. Dit akkoord treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het is van toepassing met ingang van 1 januari 2015.

Entiteiten die op de datum waarop dit akkoord van toepassing wordt reeds in het register zijn ingeschreven, wijzigen binnen drie maanden na die datum hun inschrijving aldus dat deze aan de nieuwe voorschriften voldoet.

(4) De beroepsgedragscode waaraan een inschrijver gebonden is mag verplichtingen opleggen die strenger zijn dan de eisen van de in bijlage III opgenomen gedragscode.

(5) Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

BIJLAGE 1

„Transparantieregister”

Organisaties en als zelfstandige werkzame personen die betrokken zijn bij het maken en het uitvoeren van het EU-beleid

Afdelingen

Bijzonderheden/opmerkingen

I —	Professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers

Onderafdeling

Professionele adviesbureaus

Ondernemingen die namens een cliënt lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, promotieactiviteiten, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

Onderafdeling

Advocatenkantoren

Advocatenkantoren die namens een cliënt lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, promotieactiviteiten, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

Onderafdeling

Als zelfstandige werkzame raadgevers

Als zelfstandige werkzame raadgevers of advocaten die namens een cliënt lobbyen of zich bezighouden met belangenbehartiging, promotieactiviteiten, overheidszaken of betrekkingen met de overheid. In deze onderafdeling kunnen zich uitsluitend entiteiten bestaande uit één persoon inschrijven.

II —	In-huis-lobbyisten en handels-, bedrijfs- en beroepsverenigingen.

Onderafdeling

Ondernemingen en groepen ondernemingen

Ondernemingen of groepen ondernemingen (met of zonder rechtspersoonlijkheid) die zich, voor eigen rekening, bezighouden met in-huis-activiteiten als belangenbehartiging, lobbyen, promotieactiviteiten, overheidszaken of betrekkingen met de overheid.

Onderafdeling

Handels- en bedrijfsverenigingen

Organisaties (met of zonder winstoogmerk) die ondernemingen met winstoogmerk of gemengde groepen of platformen vertegenwoordigen.

Onderafdeling

Vakbonden en beroepsverenigingen

Belangenbehartiging van arbeiders, werknemers, bedrijfstakken of beroepsgroepen.

Onderafdeling

Andere organisaties, waaronder:

—	entiteiten (met of zonder winstoogmerk) die evenementen organiseren;

—	media die bepaalde belangen behartigen of op onderzoek gerichte entiteiten, verbonden aan particuliere belangen met winstoogmerk;

—	ad hoc-coalities en tijdelijke structuren (met leden met winstoogmerk).

III —

Niet-gouvernementele organisaties

Onderafdeling

Niet-gouvernementele organisaties, platformen, netwerken, ad hoc-coalities, tijdelijke structuren en overige soortgelijke organisaties.

Organisaties zonder winstoogmerk, met of zonder rechtspersoonlijkheid, die onafhankelijk zijn van de overheid of commerciële organisaties. Met inbegrip van stichtingen, liefdadigheidsorganisaties, enz.

Dergelijke entiteiten met leden met winstoogmerk dienen zich onder afdeling II in te schrijven.

IV —	Denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen

Onderafdeling

Denktanks en onderzoeksinstellingen

Gespecialiseerde denktanks en onderzoeksinstellingen op het gebied van de activiteiten en het beleid van de Europese Unie.

Onderafdeling

Universitaire instellingen

Instellingen met als hoofddoel onderwijs, die zich tevens bezighouden met de activiteiten en het beleid van de Europese Unie.

V —	Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen

Onderafdeling

Organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen

Rechtspersonen, kantoren, netwerken of verenigingen die zijn opgezet met het oog op representatiewerkzaamheden

VI —	Vertegenwoordigende organisaties van plaatselijke, gewestelijke en gemeentelijke autoriteiten, andere openbare of gemengde entiteiten, enz.

Onderafdeling

Regionale structuren

Van regio's en hun vertegenwoordigende instanties wordt niet verwacht dat zij zich inschrijven. Zij kunnen zich echter desgewenst laten inschrijven. Van verenigingen of netwerken die zijn opgericht om gezamenlijk regio's te vertegenwoordigen wordt verwacht dat zij zich inschrijven.

Onderafdeling

Overige overheden op subnationaal niveau

Van alle overige overheden op subnationaal niveau, zoals steden, plaatselijke en gemeentelijke autoriteiten, of hun vertegenwoordigingen, en nationale verenigingen of netwerken, wordt verwacht dat zij zich inschrijven.

Onderafdeling

Transnationale verenigingen en netwerken van overheden op regionaal of overig subnationaal niveau

Onderafdeling

Andere bij wet ingestelde openbare of publiek/private entiteiten die ten doel hebben in het algemeen belang te handelen.

Omvat andere organisaties met een openbare of gemengde (publiek/private) status.

BIJLAGE II

DOOR DE INSCHRIJVERS TE VERSTREKKEN INFORMATIE

I. ALGEMENE EN BASISGEGEVENS

a)	naam/namen, adres van het hoofdkantoor en, indien van toepassing, het adres in Brussel, Luxemburg of Staatsburg, telefoon, e-mailadres, website van de organisatie;

de namen van de voor de organisatie juridisch verantwoordelijke persoon en de directeur of leidinggevende vennoot van de organisatie, of, indien van toepassing, het belangrijkste aanspreekpunt voor de activiteiten die onder het register vallen (d.w.z. het hoofd EU-zaken); namen van de personen aan wie toegangsrechten tot de gebouwen van het Europees Parlement zijn verleend (1);

het aantal personen (leden, personeelsleden, enz.) dat zich bezighoudt met activiteiten die onder het register vallen en het aantal personen met een toegangspasje voor de gebouwen van het Europees Parlement, alsmede de hoeveelheid tijd die elk van hen aan deze activiteiten besteedt, uitgedrukt in één van de volgende percentages van een voltijdse activiteit: 25 %, 50 %, 75 % of 100 %;

d)	doelstellingen/taken — interessegebied — activiteiten — landen waarin men actief is — lidmaatschap van netwerken — algemene informatie die onder het register valt;

e)	of de organisatie leden heeft en zo ja, het aantal leden (personen of organisaties).

II. SPECIFIEKE INFORMATIE

A. Onder het register vallende activiteiten

Specifieke details moeten worden verstrekt over de belangrijkste wetgevings- of beleidsvoorstellen waarop de onder het register vallende activiteiten van de inschrijver zich richten. Daarbij kan worden verwezen naar andere specifieke activiteiten, zoals evenementen of publicaties.

B. Banden met EU-instellingen

a)	Lidmaatschap van of deelname aan groepen op hoog niveau, raadgevende commissies, deskundigengroepen, andere door de EU ondersteunde structuren en platformen e.d.

b)	Lidmaatschap van of deelname aan intergroepen van het Europees Parlement, industriële fora, enz.

C. Financiële informatie met betrekking tot de onder het register vallende activiteiten

Alle inschrijvers verstrekken:

een raming van de jaarlijkse kosten die verband houden met de onder het register vallende activiteiten. De financiële gegevens omvatten een volledig jaar en hebben betrekking op het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving, dan wel de jaarlijkse actualisering van de in het register opgenomen gegevens;

het bedrag en de bronnen van de financiële middelen afkomstig van de EU-instellingen in het meest recente afgesloten boekjaar, gerekend vanaf de datum van inschrijving, dan wel de jaarlijkse actualisering van de in het register opgenomen gegevens. Deze gegevens moeten overeenstemmen met de gegevens die worden aangeleverd door het Europees systeem voor financiële transparantie (2).

Professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers (bijlage I, afdeling I) verstrekken tevens de volgende informatie:

de omzet die kan worden toegerekend aan de onder het register vallende activiteiten, overeenkomstig onderstaand schema:

Jaarlijkse omzet in verband met representatiewerkzaamheden in euro

0 – 99 999

100 000 – 499 999

500 000 – 1 000 000

> 1 000 000

een lijst van alle cliënten namens wie onder het register vallende activiteiten worden verricht. Ontvangsten, afkomstig van cliënten, voor verrichte representatiewerkzaamheden, vermeld overeenkomstig onderstaand schema:

Omvang van de schijf voor representatiewerkzaamheden per cliënt per jaar in euro

0 – 9 999

10 000 – 24 999

25 000 – 49 999

50 000 – 99 999

100 000 – 199 999

200 000 – 299 999

300 000 – 399 999

400 000 – 499 999

500 000 – 599 999

600 000 – 699 999

700 000 – 799 999

800 000 – 899 999

900 000 – 1 000 000

> 1 000 000

van cliënten wordt eveneens verwacht dat zij zich inschrijven. Het feit dat professionele adviesbureaus/advocatenkantoren/als zelfstandige werkzame raadgevers ten aanzien van hun cliënten een financiële verklaring opstellen (lijst en schema) ontslaat deze cliënten niet van de verplichting deze uitbestede activiteiten ook zelf in hun eigen verklaring op te nemen. Dit voorkomt onderschatting van hun aangegeven financiële inspanningen.

In-huis-lobbyisten en handels-, bedrijfs- en beroepsverenigingen (bijlage I, afdeling II) verstrekken tevens de volgende informatie:

de omzet die kan worden toegerekend aan de onder het register vallende activiteiten, inclusief bedragen lager dan 10 000 EUR.

Niet-gouvernementele organisaties, denktanks, universitaire en onderzoeksinstellingen — organisaties die kerken of religieuze gemeenschappen vertegenwoordigen — vertegenwoordigende organisaties van lokale, regionale en gemeentelijke autoriteiten, andere publieke of gemengde entiteiten, enz. (bijlage I, afdelingen III, IV, V en VI) verstrekken tevens de volgende informatie:

a)	de totale begroting van de organisatie

b)	een verdeling over de belangrijkste bedragen en financieringsbronnen.

(1) Inschrijvers kunnen aan het einde van de inschrijvingsprocedure een toegangspasje voor de gebouwen van het Europees Parlement aanvragen. De namen van de personen die een toegangspasje voor de gebouwen van het Europees Parlement ontvangen, worden in het register opgenomen. Inschrijving in het register geeft geen automatisch recht op een toegangspasje.

(2) http://ec.europa.eu/budget/fts/index_en.htm

BIJLAGE III

GEDRAGSCODE

Partijen stellen zich op het standpunt dat alle belangenvertegenwoordigers die eenmalig of vaker met hen in contact treden, ongeacht of zij in het register zijn ingeschreven, dienen te handelen overeenkomstig deze gedragscode.

In het kader van hun betrekkingen met EU-instellingen en hun leden, ambtenaren en andere personeelsleden nemen belangenvertegenwoordigers de volgende regels in acht:

zij identificeren zich te allen tijde door middel van het vermelden van hun naam en, indien van toepassing, hun registratienummer en de entiteit of entiteiten waarvoor zij werken of die zij vertegenwoordigen; zij geven op welke belangen zij behartigen en welke doelen of doelstellingen zij nastreven en, indien van toepassing, welke cliënten of leden zij vertegenwoordigen;

b)	zij onthouden zich van oneerlijke handelingen, van het uitoefenen van ongepaste druk of ongepast gedrag om informatie of een beslissing te verkrijgen of pogingen daartoe;

zij beroepen zich in hun betrekkingen met derden niet op enigerlei officiële relatie met de Europese Unie of een van haar instellingen, geven geen verkeerd beeld van de gevolgen van inschrijving om zo derden of ambtenaren of andere personeelsleden van de Europese Unie te misleiden en gebruiken de logo's van de EU-instellingen niet zonder uitdrukkelijke toestemming daartoe;

zij zorgen ervoor dat, naar hun beste weten, de gegevens die zij bij de inschrijving en vervolgens in het kader van de onder het register vallende activiteiten verstrekken, volledig, actueel en niet misleidend zijn; zij aanvaarden dat alle verstrekte informatie wordt gecontroleerd en stemmen ermee in hun medewerking te verlenen aan administratieve verzoeken om aanvullende of bijgewerkte informatie;

e)	zij verkopen geen kopieën van documenten aan derden die zijn verkregen van EU-instellingen;

f)	zij eerbiedigen in het algemeen de uitvoering en toepassing van alle door de EU-instellingen vastgelegde regelingen, gedragscodes en goede bestuurspraktijken en waarborgen dat deze niet worden belemmerd;

g)	zij zetten leden van de instellingen van de Europese Unie, ambtenaren of andere personeelsleden van de Europese Unie, dan wel medewerkers of stagiairs van die leden er niet toe aan inbreuk te plegen op de voor hen geldende gedragsregels en -normen;

h)	wanneer zij voormalige ambtenaren of andere personeelsleden van de Europese Unie, of medewerkers of stagiairs van leden van EU-instellingen in dienst hebben, respecteren zij de verplichting van deze werknemers om zich te houden aan de voor hen geldende regels en vertrouwelijkheidsvereisten;

i)	zij zorgen voor voorafgaande toestemming van het betrokken lid of de betrokken leden van het Europees Parlement voor elke contractuele verbintenis met of indienstneming van een persoon die behoort tot de entourage van dat lid of die leden;

j)	zij leven alle regels met betrekking tot de rechten en verantwoordelijkheden van oud-leden van het Europees Parlement en de Europese Commissie na;

k)	zij informeren iedere partij die zij vertegenwoordigen over hun verplichtingen jegens de EU-instellingen;

Personen die zich bij het Europees Parlement hebben ingeschreven om een persoonlijk, niet-overdraagbaar toegangspasje voor de gebouwen van het Europees Parlement te verkrijgen, nemen de volgende regels in acht:

l)	zij zorgen ervoor dat zij het toegangspasje in de gebouwen van het Europees Parlement te allen tijde zichtbaar dragen;

m)	zij houden zich strikt aan de relevante artikelen van het Reglement van het Europees Parlement;

n)	zij aanvaarden dat alleen het Europees Parlement bevoegd is om te beslissen op een verzoek om toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement en dat inschrijving in het register geen automatisch recht geeft op een toegangspasje.

BIJLAGE IV

DE PROCEDURE VOOR MELDINGEN EN DE PROCEDURE VOOR HET ONDERZOEK EN DE BEHANDELING VAN KLACHTEN

I. Meldingen

Eenieder kan bij het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister een melding doen ter zake van in het register opgenomen gegevens of niet in aanmerking komende inschrijvingen door het standaardformulier op de website van het register in te vullen.

Meldingen met betrekking tot in het register opgenomen informatie worden behandeld als gestelde niet-naleving van punt d) van de in bijlage III opgenomen gedragscode (1). De betrokken inschrijver wordt verzocht de gegevens te actualiseren dan wel aan het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantie uit te leggen waarom actualisering van de gegevens niet nodig is. Indien de betrokken inschrijver geen medewerking verleent, kunnen de maatregelen zoals uiteengezet in het schema van maatregelen (de rijen 2, 3 en 4) worden toegepast.

II. Klachten

Fase 1: Indiening van een klacht

1. Eenieder kan bij het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister een klacht indienen door op de website van het register een standaardformulier in te vullen. De op dit formulier in te vullen informatie omvat:

a)	de inschrijver op wie de klacht betrekking heeft;

b)	de naam en contactgegevens van de klager;

bijzonderheden over de gestelde niet-naleving van de gedragscode, inclusief, indien mogelijk, documenten of ander bewijsmateriaal ter ondersteuning van de klacht, informatie over eventuele schade die de klager is berokkend en de aan het vermoeden van opzettelijke niet-naleving ten grondslag liggende redenen.

Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

2. De klager geeft aan welke bepalingen van de gedragscode naar zijn mening niet zijn nageleefd. Indien het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister reeds bij de aanvang van de behandeling vaststelt dat een klacht betrekking heeft op niet-opzettelijke niet-naleving, kan deze klacht verder als „melding” worden behandeld.

3. De gedragscode betreft uitsluitend de betrekkingen tussen belangenbehartigers en de EU-instellingen en kan niet worden gebruikt om de betrekkingen tussen derden of tussen inschrijvers onderling te reguleren.

Fase 2: Ontvankelijkheid

4. Na ontvangst van de klacht voert het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister de volgende taken uit:

a)	het bevestigt binnen vijf werkdagen de ontvangst van de klacht aan de klager;

b)	het bepaalt of de klacht onder het toepassingsgebied van het register valt, als uiteengezet in de in bijlage 3 opgenomen gedragscode en de hierboven vermelde fase 1.

het onderzoekt het bewijsmateriaal dat ter ondersteuning van de klacht is ingediend, ongeacht of dit in de vorm is van documenten, ander materiaal of persoonlijke verklaringen; in beginsel is dit bewijsmateriaal afkomstig van de betrokken inschrijver, van een document dat is afgegeven door een derde of van openbaar toegankelijke bronnen. Door de klager geuite waardeoordelen volstaan op zich niet als bewijs;

d)	het beslist op basis van het onder b) en c) bedoelde onderzoek over de ontvankelijkheid van de klacht.

5. Wanneer de klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard, stelt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister de klager hiervan schriftelijk in kennis, met opgave van de redenen die tot dit besluit hebben geleid.

6. Wanneer de klacht ontvankelijk wordt verklaard, worden zowel de klager als de betrokken inschrijver door het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister van dit besluit in kennis gesteld en geïnformeerd over de te volgen procedure, als hieronder uiteengezet.

Fase 3: Behandeling van een ontvankelijke klacht — onderzoek en voorlopige maatregelen

7. De inschrijver tegen wie een klacht is ingediend wordt door het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister geïnformeerd over de inhoud van de klacht en over welke bepalingen niet zouden zijn nageleefd, waarbij hem tegelijkertijd de mogelijkheid wordt geboden om binnen twintig werkdagen op de klacht te reageren. Ter ondersteuning van zijn standpunt kan hij binnen dezelfde termijn tevens een memorandum van een representatieve beroepsorganisatie overleggen, met name als het gaat om een gereglementeerd beroep of een organisatie die gebonden is aan een beroepsgedragscode.

8. Niet-naleving van de in paragraaf 7 genoemde termijn leidt tot tijdelijke opschorting van de inschrijving van de betrokken inschrijver in het register, totdat deze zijn medewerking hervat.

9. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister bestudeert alle tijdens het onderzoek verzamelde informatie en kan besluiten om de betrokken inschrijver en/of de klager te horen.

10. Als uit bestudering van het overgelegde materiaal blijkt dat de klacht ongegrond is, stelt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister zowel de betrokken inschrijver als de klager van dat besluit in kennis, met opgave van de redenen die tot dat besluit hebben geleid.

11. Wanneer de klacht gegrond wordt verklaard, wordt de inschrijving van de betrokken inschrijver in het register tijdelijk opgeschort totdat stappen zijn genomen om de kwestie te verhelpen (zie fase 4 hieronder) en kunnen de inschrijver aanvullende maatregelen worden opgelegd, waaronder schrapping uit het register en, in voorkomend geval, intrekking van het recht op toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement, overeenkomstig de interne procedures van deze instelling (zie fase 5 en de rijen 2, 3 en 4 in het schema van maatregelen hieronder), met name in gevallen waarin de inschrijver geen medewerking verleent.

Fase 4: Behandeling van een ontvankelijke klacht — oplossing

12. Wanneer een klacht gegrond is en is vastgesteld wat de problemen zijn, neemt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister in samenwerking met de betrokken inschrijver alle stappen die nodig zijn om de kwestie aan te pakken en op te lossen.

13. Als de betrokken inschrijver zijn medewerking verleent, stelt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister per geval een redelijke termijn vast om tot een oplossing te komen.

14. Als is vastgesteld op welke wijze de kwestie kan worden opgelost en de betrokken inschrijver medewerking verleent door uitvoering te geven aan de gekozen oplossing, wordt de opschorting van de inschrijving van de betrokken inschrijver beëindigd en de klacht als afgehandeld beschouwd. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister stelt zowel de betrokken inschrijver als de klager van dat besluit in kennis, met opgave van de redenen die tot dat besluit hebben geleid.

15. Als is vastgesteld op welke wijze de kwestie kan worden opgelost, maar de betrokken inschrijver geen medewerking verleent door uitvoering te geven aan de gekozen oplossing, wordt de inschrijving van de betrokken inschrijver geschrapt (zie de rijen 2 en 3 in het schema van maatregelen hieronder). Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister stelt zowel de betrokken inschrijver als de klager van dat besluit in kennis, met opgave van de redenen die tot dat besluit hebben geleid.

16. Indien voor een mogelijke oplossing van de kwestie een besluit van een derde, bijvoorbeeld een autoriteit in een lidstaat, vereist is, stelt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister zijn eindbesluit uit totdat het desbetreffende besluit is genomen.

17. Als de inschrijver geen medewerking verleent binnen 40 werkdagen na de kennisgeving van de klacht overeenkomstig paragraaf 7, worden maatregelen toegepast wegens niet-naleving (zie fase 5, paragrafen 19 t/m 22, en de rijen 2, 3 en 4 in het schema van maatregelen hieronder).

Fase 5: Behandeling van een ontvankelijke klacht — maatregelen die moeten worden toegepast in geval van niet-naleving van de gedragscode

18. Indien de betrokken inschrijver onmiddellijk correcties aanbrengt, doet het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister zowel de klager als de betrokken inschrijver een schriftelijke bevestiging toekomen van de feiten en de aangebrachte correcties (zie rij 1 in het schema van maatregelen hieronder).

19. Indien de betrokken inschrijver niet reageert binnen de in paragraaf 17 bepaalde termijn van 40 dagen, leidt dit tot schrapping uit het register (zie rij 2 in het schema van maatregelen hieronder) en tot verlies van aanspraak op de aan de inschrijving verbonden stimuleringsmaatregelen.

20. Indien is vastgesteld dat er sprake is van ongepast gedrag, wordt de betrokken inschrijver uit het register geschrapt (zie rij 3 in het schema van maatregelen hieronder) en verliest de inschrijver zijn aanspraak op de aan de inschrijving verbonden stimuleringsmaatregelen.

21. In de in de paragrafen 19 en 20 genoemde gevallen kan de betrokken inschrijver zich opnieuw in het register inschrijven indien de aan de schrapping ten grondslag liggende omstandigheden zijn verholpen.

22. Indien wordt geoordeeld dat er sprake is van herhaald en opzettelijk niet verlenen van medewerking of herhaald en opzettelijk vertonen van ongepast gedrag, of indien ernstige niet-naleving wordt vastgesteld (zie rij 4 in het schema van maatregelen hieronder), neemt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister een besluit waarbij herinschrijving gedurende een dan wel twee jaar (afhankelijk van de ernst van het geval) wordt verboden.

23. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister stelt de betrokken inschrijver en de klager in kennis van alle maatregelen die worden genomen overeenkomstig de paragrafen 18 t/m 22 of de rijen 1 t/m 4 in het schema van maatregelen hieronder.

24. In gevallen waarin een door het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister genomen maatregel leidt tot langdurige schrapping uit het register (zie rij 4 in het schema van maatregelen hieronder) kan de betrokken inschrijver binnen 20 werkdagen na kennisgeving van die maatregel bij de secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie een met redenen omkleed verzoek indienen om de maatregel te heroverwegen.

25. Na deze termijn van 20 dagen of nadat de secretarissen-generaal een definitief besluit hebben genomen worden de desbetreffende ondervoorzitter van het Europees Parlement en de desbetreffende vicevoorzitter van de Europese Commissie geïnformeerd en wordt de maatregel in het register vermeld.

26. In gevallen waarin een besluit waarbij herinschrijving gedurende een bepaalde periode wordt verboden inhoudt dat geen toestemming kan worden gevraagd om de gebouwen van het Europees Parlement als belangenbehartiger te betreden, dient de secretaris-generaal van het Europees Parlement bij het College van quaestoren een voorstel in waarin dit college wordt verzocht haar goedkeuring te hechten aan de intrekking van het recht op toegang van de betrokken persoon of personen gedurende die periode.

27. Bij het nemen van besluiten inzake maatregelen uit hoofde van deze bijlage houdt het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister naar behoren rekening met het evenredigheidsbeginsel en het beginsel van behoorlijk bestuur. Het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister wordt gecoördineerd door een afdelingshoofd binnen het secretariaat-generaal van de Europese Commissie en staat onder het gezag van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie, die naar behoren op de hoogte worden gehouden.

Schema van mogelijke maatregelen in geval van niet-naleving van de gedragscode

Aard van de niet-naleving (nummers tussen haakjes verwijzen naar de paragrafen hierboven)

Maatregel

Vermelding van de maatregel in het register

Formeel besluit tot intrekking van het recht op toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement

Niet-naleving die onverwijld wordt hersteld (18)

Schriftelijke kennisgeving waarin de feiten en de correcties worden bevestigd

Neen

Het niet verlenen van medewerking aan het Gezamenlijk secretariaat van het Transparantieregister (19 en 21)

Schrapping uit het register, ontzegging van automatische toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement en verlies van aanspraak op andere stimuleringsmaatregelen

Neen

Ongepast gedrag (20 en 21)

Schrapping uit het register, ontzegging van automatische toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement en verlies van aanspraak op andere stimuleringsmaatregelen

Neen

Herhaalde en opzettelijke niet-medewerking of herhaald ongepast gedrag (22) en/of ernstige niet-naleving

a)	Schrapping uit het register gedurende één jaar en formele intrekking van het recht op toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement (als geaccrediteerd vertegenwoordiger van een belangengroep);

b)	Schrapping uit het register gedurende twee jaar en formele intrekking van het recht op toegang tot de gebouwen van het Europees Parlement (als geaccrediteerd vertegenwoordiger van een belangengroep);

Ja, bij besluit van de secretarissen-generaal van het Europees Parlement en de Europese Commissie.

Ja, bij besluit van het College van quaestoren

(1) Punt d) bepaalt dat belangenvertegenwoordigers in hun betrekkingen met de EU-instellingen en hun leden, ambtenaren en andere personeelsleden de volgende regels in acht nemen: „zij zorgen ervoor dat, naar hun beste weten, de gegevens die zij bij de inschrijving en vervolgens in het kader van de onder het register vallende activiteiten verstrekken, volledig, actueel en niet misleidend zijn” en „zij aanvaarden dat alle verstrekte informatie gecontroleerd wordt en stemmen ermee in hun medewerking te verlenen aan administratieve verzoeken om aanvullende of bijgewerkte informatie”.