„De Commissie is voornemens het FTI op passende wijze zichtbaar te maken binnen de onderzoeks- en innovatiegemeenschap door middel van bewustmakings- en communicatieactiviteiten voorafgaand aan de oproep voor het proefproject in 2015.

De Commissie is niet voornemens de duur van de FTI-acties vooraf te beperken. Bij de evaluatie van de „impact” van een voorstel wordt voldoende rekening gehouden met factoren als tijdsgevoeligheid en de internationale concurrentiesituatie, teneinde te komen tot flexibiliteit naargelang de diverse specifieke kenmerken binnen de verschillende gebieden van de toegepaste wetenschap.

In aanvulling op de grondige beoordeling die in het kader van de tussentijdse evaluatie van Horizon 2020 wordt uitgevoerd, zal het proefproject FTI worden onderworpen aan doorlopend toezicht op alle praktische aspecten met betrekking tot de indiening, evaluatie, selectie en budgettering van voorstellen in het kader van de FTI-oproep, te beginnen met de eerste sluitingsdatum in 2015.

Om ervoor te zorgen dat het proefproject doeltreffend kan zijn en er een behoorlijke evaluatie kan worden uitgevoerd, kan het aantal projecten waarvoor ondersteuning geboden moet worden, oplopen tot 100.”

„Voor wat aanvullende vergoedingen betreft, is de Commissie voornemens onverwijld richtsnoeren te verstrekken inzake de criteria voor de invoering hiervan, na de goedkeuring van de regels van Horizon 2020 voor deelneming en verspreiding.”

„De Commissie is voornemens termijnen voor de bescherming van de resultaten vast te leggen in de modelsubsidieovereenkomst, met inachtneming van de KP7-termijnen.”

„Als reactie op de verzoeken van belanghebbenden streeft de Commissie ernaar duidelijkheid te verschaffen over de directekostenmethode (direct costing) voor grote onderzoeksinfrastructuren, op de in deze verklaring beschreven wijze.

De richtsnoeren inzake direct costing voor grote onderzoeksinfrastructuren in Horizon 2020 zullen van toepassing zijn op de kosten van grote onderzoeksinfrastructuren met een totale waarde van ten minste 20 miljoen euro voor een bepaalde begunstigde, berekend als de som van de historische waarden van de activa van de afzonderlijke onderzoeksinfrastructuren zoals opgenomen in de laatste afgesloten balans van die begunstigde vóór de datum van ondertekening van de subsidieovereenkomst, of zoals bepaald op basis van de huur- en leasekosten van de onderzoeksinfrastructuren.

Onder deze drempel zullen de richtsnoeren inzake direct costing voor grote onderzoeksinfrastructuren in Horizon 2020 niet van toepassing zijn. Afzonderlijke kostenposten kunnen als subsidiabele directe kosten worden gedeclareerd in overeenstemming met de toepasselijke bepalingen van de subsidieovereenkomst.

Over het algemeen zullen alle kosten die zowel aan de algemene subsidiabiliteitscriteria voldoen als direct verband houden met de uitvoering van de actie en derhalve direct aan de actie kunnen worden toegeschreven, als directe kosten kunnen worden gedeclareerd.

Voor een grote onderzoeksinfrastructuur die voor een project wordt gebruikt, zal dit gewoonlijk het geval zijn voor de geactiveerde kosten en voor de operationele kosten.

„Geactiveerde kosten” zijn kosten die worden gemaakt om de grote onderzoeksinfrastructuur op te zetten en/of te vernieuwen, evenals bepaalde kosten van specifieke reparaties en onderhoud van de grote onderzoeksinfrastructuur, tezamen met onderdelen of essentiële geïntegreerde componenten.

„Operationele kosten” zijn de specifieke kosten die de begunstigde maakt om de grote onderzoeksinfrastructuur te exploiteren.

Bepaalde kosten kunnen echter niet als directe kosten worden gedeclareerd, maar worden geacht te zijn terugbetaald middels het forfaitaire tarief voor indirecte kosten, bijvoorbeeld huur, lease of kosten wegens waardevermindering van administratieve gebouwen en zetels.

Indien de kosten slechts gedeeltelijk zijn voortgevloeid uit de activiteiten van het project, kan uitsluitend het gedeelte dat direct met het project in verband kan worden gebracht als een directe kostenpost worden gedeclareerd.

Hiertoe moet de werkelijke waarde van de projectkosten op accurate wijze worden bepaald met behulp van het meetsysteem van de begunstigde (d.w.z. dat het werkelijke verbruik en/of gebruik voor het project moet worden getoond). Dit zal het geval zijn als hiervoor de factuur van de leverancier wordt gebruikt.

In het algemeen wordt de meting van de kosten in verband gebracht met de tijd die aan het project is besteed, die overeen moet komen met het werkelijke aantal uren/dagen/maanden dat aan het gebruik van de onderzoeksinfrastructuur voor het project is besteed. Het totale aantal productieve uren/dagen/maanden moet overeenkomen met het volledige potentieel van het gebruik (volledige capaciteit) van de onderzoeksinfrastructuur. De berekening van de volledige capaciteit zal de gehele periode omvatten tijdens welke de onderzoeksinfrastructuur wel bruikbaar is, maar niet wordt gebruikt. Bij de berekening van de volledige capaciteit zal echter terdege rekening worden gehouden met daadwerkelijke belemmeringen, zoals de openingsuren van de entiteit, reparatie- en onderhoudstijd (inclusief kalibratie en tests).

Indien een kostenpost direct in verband kan worden gebracht met de onderzoeksinfrastructuur, maar vanwege technische beperkingen niet direct met het project, kan de meting van deze kosten door middel van eenheden van werkelijk gebruik voor het project, ondersteund door accurate technische specificaties en actuele gegevens en vastgesteld op basis van het analytische systeem voor kostenberekening van de begunstigde, een aanvaardbaar alternatief vormen.

De kosten en het directe verband tussen de kosten en het project moeten worden gestaafd met passende bewijsstukken om een toereikend controlespoor mogelijk te maken.

De begunstigde kan het directe verband aantonen met overtuigend alternatief bewijs.

De diensten van de Commissie zullen aanbevelingen doen met betrekking tot de beste praktijken voor het leggen van direct verband en bewijsstukken (bijvoorbeeld: voor geactiveerde kosten: boekhoudkundige overzichten die vergezeld gaan van het afschrijvingsbeleid van de begunstigde, als onderdeel van zijn gebruikelijke boekhoudkundige beginselen, waarin de berekening wordt getoond van het potentiële gebruik en de economische levensduur van het activum, alsmede bewijs van het werkelijke gebruik ervan voor het project; voor operationele kosten: specifieke, duidelijk uitgesplitste factuur met betrekking tot de grote onderzoeksinfrastructuur, het contract, de projectperiode, enz.).

Op verzoek van een begunstigde met grote onderzoeksinfrastructuren, en met inachtneming van de beschikbare middelen en het kosteneffectiviteitsbeginsel, is de Commissie bereid op eenvoudige en transparante wijze een ex-antebeoordeling van de directekostenmethode van de begunstigde uit te voeren, teneinde de rechtszekerheid te garanderen. Deze ex-antebeoordelingen zullen tijdens controles achteraf volledig in aanmerking worden genomen.

Daarnaast zal de Commissie een groep oprichten, bestaande uit vertegenwoordigers van relevante belanghebbendenorganisaties, die het gebruik van de richtsnoeren zal evalueren.

De Commissie bevestigt dat zij de richtsnoeren inzake direct costing voor grote onderzoeksinfrastructuren onmiddellijk zal vaststellen zodra de Horizon 2020-regelgeving is goedgekeurd.”

„Met het oog op een passend evenwicht tussen de verschillende belangen is de Commissie voornemens in de subsidieovereenkomst te verwijzen naar bepalingen van nationaal recht inzake toegang van het publiek tot documenten en inzake vertrouwelijkheid.”

„De Commissie wijst erop dat zelfs entiteiten zonder winstoogmerk economische activiteiten kunnen uitvoeren die dicht bij de markt staan en waarvan de subsidiëring kan leiden tot verstoringen van de interne markt. De Commissie zal derhalve vooraf beoordelen of subsidiabele activiteiten een economische aard hebben, of dubbele subsidiëring van economische activiteiten op doeltreffende wijze wordt voorkomen, en of het financieringspercentage voor economische subsidiabele activiteiten negatieve gevolgen heeft voor de concurrentie op de interne markt waartegen de positieve gevolgen niet opwegen.”