Besluit 2004/197/GBVB van de Raad

van 23 februari 2004

tot instelling van een mechanisme voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag betreffende de Europese Unie, en met name op artikel 13, lid 3, en artikel 28, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) De Europese Raad, te Helsinki bijeen op 10 en 11 december 1999, heeft met name besloten dat de lidstaten, in het kader van vrijwillige samenwerking, bij door de Europese Unie geleide operaties, uiterlijk in 2003 in staat moeten zijn binnen 60 dagen strijdkrachten ten belope van maximaal 50000-60000 manschappen die alle Petersbergtaken kunnen uitvoeren, in te zetten en gedurende ten minste 1 jaar operationeel te houden.

(2) De Europese Raad, te Thessaloniki bijeen op 19 en 20 juni 2003, was ingenomen met de conclusies van de Raad van 19 mei 2003, waarin met name de noodzaak van een militair snelle-reactievermogen van de Europese Unie wordt bevestigd.

(3) De Raad heeft op 22 september 2003 besloten dat de Europese Unie de beschikking moet krijgen over een flexibele capaciteit voor het beheer van de financiering van gemeenschappelijke kosten van militaire operaties van elke mogelijke omvang, complexiteit en urgentie, met name door de instelling, uiterlijk op 1 maart 2004, van een permanent financieringsmechanisme dat zal worden belast met de financiering van de gemeenschappelijke kosten van alle toekomstige militaire operaties van de Europese Unie.

(4) De Raad heeft op 17 juni 2002 zijn goedkeuring gehecht aan document 10155/02 betreffende de financiering van operaties die gevolgen hebben op militair of defensiegebied.

(5) In artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie is bepaald dat lidstaten waarvan de vertegenwoordiger in de Raad een formele verklaring krachtens artikel 23, lid 1, tweede alinea, heeft afgelegd, niet verplicht zijn bij te dragen in de financiering van de betrokken operatie die gevolgen heeft op militair of defensiegebied.

(6) Overeenkomstig artikel 6 van het aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehechte Protocol betreffende de positie van Denemarken, neemt Denemarken niet deel aan de uitwerking en de uitvoering van besluiten en acties van de Europese Unie die gevolgen hebben op defensiegebied, en neemt Denemarken niet deel in de financiering van het mechanisme,

BESLUIT:

Artikel 1

Definities

Voor de toepassing van dit besluit wordt verstaan onder:

a) "deelnemende lidstaten": de lidstaten van de Europese Unie, met uitzondering van Denemarken;

b) "bijdragende staten": de lidstaten die bijdragen in de financiering van de betrokken militaire operatie krachtens artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie, en de derde staten die bijdragen in de financiering van de gemeenschappelijke kosten van deze operatie krachtens overeenkomsten tussen hen en de Europese Unie.

HOOFDSTUK 1 MECHANISME

Artikel 2

Vaststelling van het mechanisme

1. Er wordt een mechanisme ingesteld voor het beheer van de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied.

2. Het mechanisme wordt ATHENA genoemd.

3. ATHENA treedt op namens de deelnemende lidstaten of, wat betreft de specifieke operaties, de bijdragende staten als omschreven in artikel 1.

Artikel 3

Handelingsbekwaamheid

Met het oog op het administratieve beheer van de financiering van de operaties van de Europese Unie die gevolgen hebben op militair of defensiegebied beschikt ATHENA over de nodige handelingsbekwaamheid, met name om een bankrekening te bezitten, goederen te verkrijgen, te bezitten of te vervreemden, contracten of administratieve regelingen af te sluiten en in rechte op te treden. ATHENA heeft geen winstoogmerk.

Artikel 4

Coördinatie met derden

Voorzover nodig voor de uitvoering van zijn missies en met inachtneming van de doelstellingen en het beleid van de Europese Unie, coördineert ATHENA zijn activiteiten met de lidstaten, de communautaire instellingen en de internationale organisaties.

HOOFDSTUK 2 ORGANISATIESTRUCTUUR

Artikel 5

Beheersorganen en terbeschikkingstelling van personeel

1. ATHENA wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd door:

a) de beheerder;

b) de commandant van elke operatie voor wat betreft de operatie waarover hij het bevel voert (hierna "operationeel commandant" genoemd);

c) de rekenplichtige.

2. ATHENA maakt zoveel mogelijk gebruik van de bestaande administratieve structuren van de Europese Unie. ATHENA doet een beroep op personeel dat, voorzover nodig, door de EU-instellingen ter beschikking wordt gesteld of door de lidstaten wordt gedetacheerd.

3. De secretaris-generaal van de Raad kan aan de beheerder of aan de rekenplichtige het personeel ter beschikking stellen dat voor de uitoefening van hun functie noodzakelijk is, zulks eventueel op voorstel van een deelnemende lidstaat.

4. De organen en het personeel van ATHENA zullen worden ingezet op basis van de operationele behoeften.

Artikel 6

Het speciaal comité

1. Er wordt een speciaal comité opgericht dat is samengesteld uit één vertegenwoordiger van elke deelnemende lidstaat ("speciaal comité"). De Commissie woont de vergaderingen van het speciaal comité bij, zonder aan de stemmingen deel te nemen.

2. ATHENA wordt onder het gezag van het speciaal comité beheerd.

3. Wanneer het comité beraadslaagt over de financiering van de gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie,

a) bestaat het speciaal comité uit één vertegenwoordiger van elke bijdragende lidstaat;

b) nemen de vertegenwoordigers van de bijdragende derde staten deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité. Zij nemen geen deel aan de stemmingen, en zijn er evenmin bij aanwezig;

c) nemen de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité, zonder dat zij aan de stemmingen deelnemen.

4. Het voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie roept de vergaderingen van het speciaal comité bijeen en zit deze voor. De beheerder neemt het secretariaat van het comité waar. Hij stelt het proces-verbaal op van het resultaat van de beraadslagingen van het comité. Hij neemt geen deel aan de stemmingen.

5. De rekenplichtige neemt, voorzover nodig, deel aan de werkzaamheden van het speciaal comité zonder dat hij deelneemt aan de stemmingen.

6. Indien een deelnemende lidstaat, de beheerder of de operationeel commandant het voorzitterschap hierom verzoekt, roept het voorzitterschap het speciaal comité uiterlijk binnen veertien dagen samen.

7. De beheerder stelt het speciaal comité naar behoren in kennis van elke aan ATHENA gerichte vordering of betwisting.

8. Het comité beslist met éénparigheid van stemmen van de leden waaruit het bestaat, met inachtneming van zijn samenstelling zoals omschreven in de leden 1 en 3. De beslissingen van het comité zijn bindend.

9. Het speciaal comité keurt alle begrotingen goed, met inachtneming van de toepasselijke referentiebedragen, en oefent in het algemeen de bevoegdheden uit waarin de artikelen 18, 19, 20, 21, 22, 24, 25, 27, 29, 31, 32, 36, 37, 38, 39 en 41 voorzien.

10. Het speciaal comité wordt geïnformeerd door de beheerder, de operationeel commandant en de rekenplichtige zoals in dit besluit is bepaald.

11. De tekst van de besluiten die door het speciaal comité worden goedgekeurd krachtens de artikelen 18, 19, 20, 21, 22, 24, 27, 29, 31, 32, 37, 38, 39 en 41, wordt ondertekend door de voorzitter van het speciaal comité die ten tijde van de goedkeuring in functie is, alsmede door de beheerder.

Artikel 7

De beheerder

1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt de beheerder en ten minste één adjunct-beheerder voor een periode van drie jaar.

2. De beheerder oefent zijn bevoegdheden uit namens ATHENA.

3. De beheerder:

a) stelt alle ontwerp-begrotingen op en legt deze voor aan het speciaal comité. In elke ontwerp-begroting wordt het gedeelte "uitgaven" voor een operatie opgesteld op voorstel van de operationeel commandant;

b) stelt de begrotingen vast nadat deze zijn goedgekeurd door het speciaal comité;

c) is de ordonnateur voor de "inkomsten", de "gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop" en de "operationele gemeenschappelijke kosten" die worden gemaakt buiten de actieve fase van de operatie;

d) geeft uitvoering, voor wat betreft de inkomsten, aan de financiële regelingen die met derden zijn gesloten inzake de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de militaire operaties van de Unie.

4. De beheerder ziet erop toe dat de in dit besluit vastgestelde regels worden geëerbiedigd en dat de besluiten van het speciaal comité worden toegepast.

5. De beheerder is gemachtigd de maatregelen tot uitvoering van de middels ATHENA gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt het speciaal comité daarvan in kennis.

6. De beheerder coördineert de werkzaamheden betreffende financiële aangelegenheden in het kader van de militaire operaties van de Unie. De beheerder is voor deze aangelegenheden het contactpunt met de nationale overheden en, voorzover nodig, de internationale organisaties.

7. De beheerder legt verantwoording af aan het speciaal comité.

Artikel 8

De operationeel commandant

1. De commandant van de operatie oefent namens ATHENA zijn bevoegdheden uit met betrekking tot de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.

2. De operationeel commandant verricht met betrekking tot de operatie waarover hij het bevel voert, de volgende taken:

a) hij stuurt zijn voorstellen voor het gedeelte " uitgaven - operationele gemeenschappelijke kosten" van de ontwerp-begrotingen toe aan de beheerder;

b) hij besteedt in de hoedanigheid van ordonnateur de kredieten betreffende de operationele gemeenschappelijke kosten; hij oefent gezag uit over eenieder die deelneemt aan de besteding van de kredieten, ook uit hoofde van voorfinanciering; hij kan namens ATHENA opdrachten plaatsen en contracten sluiten; hij opent namens ATHENA een bankrekening voor de operatie waarover hij het bevel voert.

3. De operationeel commandant is gemachtigd om, met betrekking tot de operatie waarover hij het bevel voert, de maatregelen tot uitvoering van de middels ATHENA gefinancierde uitgaven te nemen die hij nuttig acht. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.

Artikel 9

De rekenplichtige

1. De secretaris-generaal van de Raad benoemt de rekenplichtige en ten minste één adjunct-rekenplichtige voor een periode van twee jaar.

2. De rekenplichtige oefent zijn bevoegdheden uit namens ATHENA.

3. De rekenplichtige is belast met:

a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;

b) de jaarlijkse opstelling van de rekeningen van ATHENA en, na de voltooiing van elke operatie, van de rekeningen van de operatie;

c) het verlenen van medewerking aan de beheerder wanneer deze de jaarrekeningen of de rekeningen van een operatie ter goedkeuring voorlegt aan het speciaal comité;

d) het voeren van de boekhouding van ATHENA;

e) het vaststellen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel;

f) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen voor de ontvangsten, alsmede, waar van toepassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;

g) het bewaren van de bewijsstukken;

h) het beheer van de kasmiddelen, samen met de beheerder.

4. De beheerder en de operationeel commandant verstrekken de rekenplichtige alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van ATHENA en van de door ATHENA beheerde uitvoering van de uitgaven. Zij garanderen de betrouwbaarheid ervan.

5. De rekenplichtige legt verantwoording af aan het speciaal comité.

Artikel 10

Algemene bepalingen die van toepassing zijn op de beheerder, de rekenplichtige en het personeel van ATHENA

1. De functie van beheerder of adjunct-beheerder is onverenigbaar met die van rekenplichtige of adjunct-rekenplichtige.

2. De adjunct-beheerder handelt onder het gezag van de beheerder. De adjunct-rekenplichtige handelt onder het gezag van de rekenplichtige.

3. Wanneer de beheerder afwezig of verhinderd is wordt hij vervangen door een adjunct-beheerder. Wanneer de rekenplichtige afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door een adjunct-rekenplichtige.

4. Bij de uitoefening van taken namens ATHENA blijven de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen onderworpen aan de op hen toepasselijke verordeningen en regelingen.

5. Het personeel dat door de lidstaten aan ATHENA ter beschikking is gesteld, is onderworpen aan dezelfde voorschriften als die welke zijn vervat in het besluit van de Raad betreffende de regeling die van toepassing is op nationale gedetacheerde deskundigen, en aan de voorschriften die zijn overeengekomen door hun nationale overheid en de communautaire instelling of ATHENA. In ieder geval neemt de detacherende lidstaat echter de rechten van de deskundigen op zich die zijn omschreven in zo'n besluit van de Raad betreffende de regeling die van toepassing is op nationale gedetacheerde deskundigen.

6. De personeelsleden van ATHENA moeten vóór hun aanstelling gemachtigd worden om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau "SECRET UE", of zij moeten in het bezit zijn gesteld van een soortgelijke machtiging van een lidstaat.

7. De beheerder kan met de lidstaten of de communautaire instellingen onderhandelen en regelingen sluiten teneinde van tevoren de personeelsleden aan te wijzen die in voorkomend geval onverwijld ter beschikking van ATHENA kunnen worden gesteld.

HOOFDSTUK 3 BIJDRAGENDE DERDE STATEN

Artikel 11

Permanente en ad hoc administratieve regelingen betreffende de praktische voorwaarden voor de betaling van de bijdragen van derde staten

1. In het kader van de overeenkomsten die zijn gesloten tussen de Europese Unie en derde staten die door de Raad zijn aangewezen als potentiële contribuanten aan EU-operaties dan wel als contribuanten aan een specifieke EU-operatie, onderhandelt de beheerder met deze derde staten over permanente, respectievelijk ad hoc administratieve regelingen. Deze regelingen nemen de vorm aan van een briefwisseling tussen ATHENA en de bevoegde administratieve diensten van de betrokken derde staten en voorzien in de praktische voorwaarden die nodig zijn om de vlotte betaling van bijdragen aan toekomstige militaire operaties van de Unie te faciliteren.

2. In afwachting van de sluiting van de in lid 1 bedoelde overeenkomsten, kan de beheerder de nodige maatregelen nemen om betalingen door bijdragende derde staten te faciliteren.

3. De beheerder stelt het speciaal comité in kennis van de voorgenomen regelingen voordat hij deze namens ATHENA ondertekent.

4. Wanneer de Unie een militaire operatie opzet, voert de beheerder de regelingen met de aan die operatie bijdragende derde landen uit met betrekking tot de door Raad vastgestelde bijdragen.

HOOFDSTUK 4 BANKREKENINGEN

Artikel 12

Opening en bestemming

1. De beheerder opent een of meer bankrekeningen namens ATHENA.

2. De bankrekeningen worden geopend in een eersteklas kredietinstelling die in een lidstaat van de Europese Unie gevestigd is.

3. Op deze rekeningen worden de bijdragen van de bijdragende staten overgemaakt. Met deze rekeningen kunnen de door ATHENA beheerde uitgaven worden betaald en kunnen aan de operationeel commandant de kasvoorschotten worden verstrekt die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven in het kader van de gemeenschappelijke kosten van een militaire operatie. Geen enkele bankrekening mag een nadelig saldo vertonen.

Artikel 13

Beheer van de middelen

1. Voor elke betaling voor rekening van ATHENA is zowel de handtekening van de beheerder of van een adjunct-beheerder als die van de rekenplichtige of van een adjunct-rekenplichtige vereist.

2. Door ATHENA beheerde middelen, waaronder die welke aan de operationeel commandant worden toevertrouwd, kunnen enkel in euro op een rekening-courant of op een kortlopende depositorekening bij een eersteklas kredietinstelling gedeponeerd worden.

HOOFDSTUK 5 DE GEMEENSCHAPPELIJKE KOSTEN

Artikel 14

Omschrijving van de gemeenschappelijke kosten en de perioden die in aanmerking worden genomen

1. De in bijlage I opgesomde gemeenschappelijke kosten komen systematisch voor rekening van ATHENA. Wanneer zij worden opgenomen in een begrotingsartikel dat de operatie aangeeft waarop deze kosten het meest betrekking hebben, worden zij beschouwd als "operationele kosten" van deze operatie. In andere gevallen worden deze kosten beschouwd als "gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop".

2. Voorts draagt ATHENA de in bijlage II opgesomde operationele gemeenschappelijke kosten tijdens de voorbereidende fase van de operatie die loopt vanaf de datum waarop de Raad besluit dat de Unie de militaire operatie zal ondernemen, tenzij de Raad een vroegere datum vaststelt, tot de datum waarop de operationeel commandant wordt benoemd.

3. Tijdens de actieve fase van een operatie, die loopt vanaf de datum waarop de operationeel commandant benoemd wordt tot de dag waarop het operationeel hoofdkwartier zijn activiteiten staakt, draagt ATHENA de onderstaande kosten als operationele gemeenschappelijke kosten:

a) de in bijlage III-A opgesomde gemeenschappelijke kosten;

b) de in bijlage III-B opgesomde gemeenschappelijke kosten, indien de Raad daartoe besluit.

4. De operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie omvatten tevens de uitgaven die nodig zijn om deze operatie af te wikkelen, zoals opgesomd in bijlage IV.

Een operatie is afgewikkeld wanneer de uitrusting en de infrastructuur die gemeenschappelijk zijn gefinancierd ten behoeve van de operatie, hun eindbestemming hebben gekregen en de rekeningen voor de operatie zijn afgesloten.

5. Uitgaven ter dekking van kosten die één of meer bijdragende lidstaten, een communautaire instelling of een internationale organisatie in ieder geval voor hun rekening zouden hebben genomen, onafhankelijk van de organisatie van de operatie, kunnen niet als gemeenschappelijke kosten worden aangemerkt.

Artikel 15

Oefenoperaties

1. De gemeenschappelijke kosten voor de operaties van de Europese Unie worden door ATHENA gefinancierd volgens soortgelijke voorschriften en procedures als die welke gelden voor operaties waartoe alle deelnemende lidstaten bijdragen.

2. De gemeenschappelijke kosten van de operaties bestaan uit, in de eerste plaats, bijkomende kosten voor mobiele of vaste hoofdkwartieren, en, in de tweede plaats, bijkomende kosten voor de gebruikmaking, door de Europese Unie, van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld voor een operatie.

3. De hiernavolgende kosten behoren niet tot de gemeenschappelijke kosten voor operaties:

a) kosten in verband met de verwerving van kapitaalgoederen, inclusief kosten met betrekking tot gebouwen, infrastructuur en uitrusting;

b) kosten in verband met de planningfase en de voorbereidende fase van operaties;

c) kosten voor transport, kazernes en logies voor de troepenmacht.

Artikel 16

Referentiebedrag

Voor elk gemeenschappelijk optreden waarbij de Raad besluit dat de Unie een militaire operatie zal uitvoeren en voor elk gemeenschappelijk optreden of besluit waarbij de Raad besluit een operatie van de Unie te verlengen, wordt voorzien in een referentiebedrag voor de gemeenschappelijke kosten van deze operatie. De beheerder raamt met de medewerking van met name de Militaire Staf van de Unie en de operationeel commandant, indien deze in functie is, het bedrag dat nodig is om de gemeenschappelijke kosten van de operatie tijdens de voorgenomen periode te dekken. De beheerder stelt dit bedrag via het voorzitterschap voor aan de Raadsinstanties waarin dit ontwerp van gemeenschappelijk optreden of van besluit moet worden besproken.

HOOFDSTUK 6 DE BEGROTING

Artikel 17

Begrotingsbeginselen

1. De in euro opgestelde begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar wordt voorzien in en machtiging gegeven tot alle ontvangsten en uitgaven die door ATHENA worden beheerd.

2. Alle uitgaven worden gekoppeld aan een specifieke operatie, behalve, in voorkomend geval, de in bijlage I opgesomde kosten.

3. De in de begroting opgenomen kredieten zijn goedgekeurd voor de periode van een begrotingsjaar dat begint op 1 januari en eindigt op 31 december van datzelfde jaar.

4. De ontvangsten en uitgaven van de begroting moeten in evenwicht zijn.

5. Slechts door aanwijzing op een begrotingsonderdeel en binnen de grenzen van de in de begroting opgenomen kredieten kunnen ontvangsten worden geïnd en uitgaven worden verricht.

Artikel 18

Opstelling en aanneming van de jaarlijkse begroting

1. Elk jaar stelt de beheerder, in samenwerking met elke operationeel commandant voor het gedeelte "operationele gemeenschappelijke kosten", een ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar op. De beheerder legt uiterlijk op 31 oktober de ontwerp-begroting aan het speciaal comité voor.

2. Dit ontwerp omvat:

a) de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop;

b) de kredieten die noodzakelijk worden geacht ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten voor lopende of geplande operaties, waaronder in voorkomend geval kredieten om de door een staat of derde partij voorgefinancierde gemeenschappelijke kosten terug te betalen;

c) een raming van de ontvangsten die nodig zijn om de uitgaven te dekken.

3. De kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk waarin de uitgaven volgens hun aard of bestemming worden gegroepeerd en worden, voorzover nodig, onderverdeeld in artikelen. Een gedetailleerde toelichting per hoofdstuk of artikel is opgenomen in het ontwerp van begroting. Voor elke operatie wordt voorzien in één specifieke titel. Eén specifieke titel is het "algemeen gedeelte" van de begroting en omvat de "gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop".

4. Elke titel kan een hoofdstuk "voorzieningen" omvatten. De kredieten worden in dit hoofdstuk opgenomen bij op ernstige gronden berustende onzekerheid over het nodige bedrag van de kredieten of over de mogelijkheid om de opgevoerde kredieten te besteden.

5. De ontvangsten bestaan uit:

a) bijdragen die verschuldigd zijn door de deelnemende en de bijdragende lidstaten en, in voorkomend geval, de bijdragende derde staten;

b) diverse ontvangsten, onderverdeeld per titel, waaronder de financiële producten, de verkoopopbrengsten en de uitvoering van het vorige begrotingsjaar na vaststelling door het speciaal comité.

6. Het speciaal comité keurt het ontwerp van begroting vóór 31 december goed. De beheerder stelt de goedgekeurde begroting vast en stelt de deelnemende en bijdragende lidstaten ervan in kennis.

Artikel 19

Gewijzigde begrotingen

1. In geval van niet te vermijden, uitzonderlijke of onvoorziene omstandigheden, met name wanneer een operatie in de loop van het begrotingsjaar wordt voorgenomen, stelt de beheerder een ontwerp van gewijzigde begroting voor. Indien het ontwerp van gewijzigde begroting het referentiebedrag voor de betrokken operatie in aanzienlijke mate overschrijdt, kan het comité de Raad verzoeken dit goed te keuren.

2. Het ontwerp van gewijzigde begroting wordt opgesteld, voorgelegd, goedgekeurd, vastgesteld en bekendgemaakt volgens dezelfde procedure als de jaarlijkse begroting. Indien de gewijzigde begroting echter verband houdt met het opzetten van een militaire operatie van de Unie, gaat zij vergezeld van een gedetailleerd financieel memorandum inzake de geplande gemeenschappelijke kosten voor de gehele operatie. Het speciaal comité beraadslaagt, en houdt daarbij rekening met de vereiste spoed.

Artikel 20

Overschrijvingen

1. De beheerder kan, in voorkomend geval op voorstel van de operationeel commandant, kredieten overschrijven. De beheerder stelt het speciaal comité van zijn voornemen in kennis, zulks drie weken van tevoren voorzover het dringende karakter dit toelaat.

De voorafgaande goedkeuring van het speciaal comité is echter vereist wanneer:

a) de voorgenomen overschrijving het totaal van de voor een operatie geplande kredieten zal wijzigen;

of

b) de tijdens het begrotingsjaar voorgenomen overschrijvingen van het ene hoofdstuk naar het andere meer dan 10 % bedragen van de kredieten die zijn opgevoerd in het hoofdstuk waaruit de overgeschreven kredieten afkomstig zijn; dit percentage wordt gebaseerd op de kredieten die zijn opgenomen in de begroting zoals die is vastgesteld op de datum waarop het desbetreffende voorstel voor een overschrijving wordt gedaan.

2. De operationeel commandant kan, indien hij dit voor het goede verloop van de operatie nodig acht, binnen drie maanden na de datum waarop de operatie van start is gegaan, ten behoeve van de operatie toegekende kredieten overschrijven van het ene artikel naar het andere en van het ene hoofdstuk naar het andere binnen het deel "operationele gemeenschappelijke kosten" van de begroting. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan in kennis.

Artikel 21

Overdracht van kredieten

1. Niet vastgelegde kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, komen in beginsel aan het einde van het begrotingsjaar te vervallen.

2. Kredieten ter dekking van de opslagkosten voor door ATHENA beheerd materieel en uitrusting kunnen echter naar het volgende begrotingsjaar worden overgedragen indien de vastlegging daartoe vóór 31 december van het lopende begrotingsjaar is geschied. De kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten kunnen worden overgedragen indien deze noodzakelijk zijn voor een operatie die niet is afgewikkeld.

3. De beheerder legt vóór 15 februari de voorstellen voor de overdracht van kredieten van het vorige begrotingsjaar ter goedkeuring voor aan het speciaal comité.

Artikel 22

Vervroegde uitvoering

Zodra de jaarlijkse begroting is vastgesteld:

a) mogen de in deze begroting opgevoerde kredieten met ingang van 1 januari daaropvolgend worden vastgelegd;

b) mogen, na goedkeuring door het speciaal comité, de uitgaven die op grond van wettelijke of contractuele bepalingen vooruit betaald moeten worden, betaald worden ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar.

HOOFDSTUK 7 BIJDRAGEN EN TERUGBETALINGEN

Artikel 23

Vaststelling van de bijdragen

1. De kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, die niet worden gedekt door de diverse ontvangsten, worden gefinancierd uit de bijdragen van de deelnemende lidstaten.

2. De kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een operatie worden gedekt door de bijdragen van de lidstaten en van de aan de operatie bijdragende derde staten.

3. De bijdragen voor een operatie die zijn verschuldigd door de bijdragende lidstaten, zijn gelijk aan het bedrag van de in de begroting opgevoerde kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van deze operatie, verminderd met het bedrag van de bijdragen die uit hoofde van artikel 11 door de bijdragende derde landen zijn verschuldigd voor dezelfde operatie.

4. De verdeling van de bijdragen tussen de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen, wordt bepaald volgens de bruto nationaal product-verdeelsleutel als omschreven in artikel 28, lid 3, van het Verdrag betreffende de Europese Unie en ingevolge Besluit 2000/597/EG, Euratom van de Raad van 29 september 2000 betreffende het stelsel van eigen middelen van de Europese Gemeenschappen(1), dan wel elk ander besluit van de Raad dat ervoor in de plaats komt.

5. Voor de berekening van de bijdragen worden de gegevens gebruikt die staan in de kolom "eigen middelen BNI" van de tabel "Overzicht van de financiering van de algemene begroting per soort eigen middelen en per lidstaat", die aan de laatste goedgekeurde begroting van de Europese Gemeenschappen is gehecht, waarbij de bijdrage van elke lidstaat die wordt gevraagd bij te dragen, proportioneel is aan het aandeel van het bruto nationaal inkomen (BNI) van die lidstaat in het totale BNI van de lidstaten die wordt gevraagd bij te dragen.

Artikel 24

Schema voor de betaling van de bijdragen

1. De bijdragen van de deelnemende lidstaten die bestemd zijn ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, worden betaald vóór 1 maart van het betrokken begrotingsjaar.

2. Wanneer de Raad een referentiebedrag voor een militaire operatie van de Unie heeft vastgesteld, storten de bijdragende lidstaten hun bijdragen ten belope van 30 % van het referentiebedrag, tenzij de Raad een hoger percentage vaststelt.

3. Op voorstel van de beheerder kan het speciaal comité besluiten aanvullende bijdragen te vragen voordat een gewijzigde begroting voor de operatie wordt vastgesteld. Het speciaal comité kan besluiten de kwestie te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende instanties van de Raad.

4. Wanneer de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie zijn opgenomen in de begroting, storten de lidstaten het saldo van de bijdragen die zij voor deze operatie uit hoofde van artikel 23 van dit besluit verschuldigd zijn, na aftrek van de bijdragen die zij reeds hebben betaald voor dezelfde operatie en hetzelfde begrotingsjaar.

5. Zodra een referentiebedrag of een begroting is vastgesteld, stuurt de beheerder de desbetreffende verzoeken om een bijdrage per brief aan de nationale overheidsdiensten waarvan de gegevens hem zijn medegedeeld.

6. Onverminderd lid 1 van dit artikel worden de bijdragen binnen 30 dagen na het versturen van het desbetreffende verzoek betaald.

7. De bankkosten voor de betaling van de bijdragen zijn voor rekening van de bijdragende staten, elk voor zich.

Artikel 25

Vervroegde financiering van uitgaven

1. Indien uitgaven in verband met de gemeenschappelijke kosten van een militaire operatie van de Europese Unie moeten worden betaald voordat de bijdragen aan ATHENA kunnen worden ontvangen, handelt de Raad bij de aanneming van een gemeenschappelijk optreden of een uitvoeringsbesluit betreffende die operatie, als volgt:

a) hij duidt de lidstaten aan die verantwoordelijk zijn voor de voorfinanciering van dergelijke uitgaven:

b) indien de noodzakelijke voorfinanciering niet beschikbaar is, bepaalt hij een alternatieve wijze om dergelijke uitgaven vooraf te financieren en stelt hij de nodige praktische regelingen vast.

2. Het speciaal comité ziet toe op de uitvoering van dit artikel en handelt met de vereiste spoed.

3. Elke financiering vooraf als bedoeld in lid 1, onder b), wordt terugbetaald zodra de betaalde bijdragen dat mogelijk maken.

Artikel 26

Terugbetaling van voorfinancieringen

1. Een lidstaat, een derde staat of, in voorkomend geval, een internationale organisatie die door de Raad gemachtigd is een deel van de gemeenschappelijke kosten van een operatie voor te financieren, kan hiervan terugbetaling door ATHENA verkrijgen. Daartoe wordt uiterlijk twee maanden na de einddatum van de betrokken operatie een van de nodige bewijsstukken vergezeld verzoek aan de beheerder gericht.

2. Op een verzoek om terugbetaling kan uitsluitend worden ingegaan als het goedgekeurd wordt door de operationeel commandant en de beheerder.

3. Als een door een bijdragende lidstaat ingediend verzoek om terugbetaling wordt goedgekeurd, mag het bedrag in mindering worden gebracht op het eerstvolgende verzoek om een bijdrage dat de beheerder aan die lidstaat richt.

4. Indien er op het ogenblik van de goedkeuring van het verzoek om terugbetaling geen verzoek om een bijdrage is gepland, of indien het goedgekeurde verzoek om terugbetaling de geplande bijdrage zou overschrijden, gaat de beheerder binnen dertig dagen over tot terugbetaling van het bedrag, rekening houdend met de kasmiddelen van ATHENA en de behoeften voor de financiering van de gemeenschappelijke kosten van de betrokken operatie.

5. Terugbetaling is verschuldigd overeenkomstig dit besluit, zelfs als de operatie wordt geannuleerd.

Artikel 27

Beheer door ATHENA van uitgaven die niet in de gemeenschappelijke kosten zijn opgenomen

1. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, besluiten dat het administratieve beheer van bepaalde uitgaven voor een operatie, met name op het gebied van menselijke ondersteuning/maaltijden en wasserij, worden toevertrouwd aan ATHENA, hoewel de desbetreffende lidstaten hiervoor verantwoordelijk blijven.

2. Het speciaal comité kan in zijn besluit de operationeel commandant machtigen namens de aan een operatie deelnemende lidstaten contracten af te sluiten voor de aankoop van de benodigde goederen. Het comité kan de ATHENA-begroting machtigen de uitgaven van de lidstaten voor te financieren, of besluiten dat ATHENA de middelen die nodig zijn om de afgesloten contracten na te komen, vooraf van de lidstaten int.

3. ATHENA houdt een boekhouding van de uitgaven die voor rekening van de afzonderlijke lidstaten komen maar door het mechanisme worden beheerd. ATHENA stuurt elke lidstaat maandelijks een overzicht van uitgaven te zijner laste die door hem of door zijn personeel de afgelopen maand zijn verricht, en het verzoekt om de nodige middelen om deze uitgaven te dekken. Binnen 30 dagen na het versturen van het verzoek om middelen maken de lidstaten de gevraagde middelen over aan ATHENA.

Artikel 28

Achterstandsrente

Indien een staat zijn financiële verplichtingen niet nakomt, zijn de communautaire regels inzake achterstandsrente van artikel 71 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(2) met betrekking tot de betaling van de bijdragen aan de Gemeenschapsbegroting van overeenkomstige toepassing op die staat.

HOOFDSTUK 8 UITVOERING VAN DE UITGAVEN

Artikel 29

Beginselen

1. De kredieten van ATHENA worden besteed overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

2. Ordonnateurs zijn belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven van ATHENA overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer, en staan in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan. De ordonnateurs gaan vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stellen de uitgaven betaalbaar, geven betalingsopdrachten en verrichten de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen. Een ordonnateur kan zijn functies delegeren door middel van een besluit dat voorziet in:

a) de delegatieverkrijgers van het gepaste niveau,

b) de omvang van de toegekende bevoegdheden, en

c) de mogelijkheid voor de delegatieverkrijgers om hun bevoegdheden te subdelegeren.

3. De besteding van de kredieten geschiedt volgens het beginsel van de scheiding van ordonnateur en rekenplichtige. De ambten van ordonnateur en van rekenplichtige zijn onderling niet verenigbaar. Voor elke betaling die wordt verricht uit de door ATHENA beheerde middelen is zowel de handtekening van een ordonnateur als die van een rekenplichtige vereist.

4. Onverminderd dit besluit passen een lidstaat, een communautaire instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie bij het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven de regels toe die gelden voor het verrichten van de eigen uitgaven. Wanneer de beheerder de uitgaven rechtstreeks verricht, past hij de regels toe die gelden voor de uitvoering van de afdeling "Raad" van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

5. De beheerder kan aan het voorzitterschap echter elementen voorleggen voor een voorstel aan de Raad of het comité betreffende regels voor het verrichten van gemeenschappelijke uitgaven.

Artikel 30

Gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop

De beheerder oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop.

Artikel 31

Operationele gemeenschappelijke kosten

1. De operationeel commandant oefent de functie uit van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert. Het is echter de beheerder die de functie uitoefent van ordonnateur van de uitgaven ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten die tijdens de voorbereidende fase van een specifieke operatie worden gemaakt en rechtstreeks door ATHENA worden betaald, of betrekking hebben op de operatie nadat de actieve fase ervan is beëindigd.

2. De bedragen die nodig zijn voor het verrichten van de uitgaven van een operatie worden door de beheerder aan de operationeel commandant, op diens verzoek, overgemaakt van de bankrekening van ATHENA op de namens ATHENA geopende bankrekening waarvan de gegevens hem door de operationeel commandant zijn medegedeeld.

3. In afwijking van artikel 17, lid 5, geeft de aanneming van een referentiebedrag de beheerder en de operationeel commandant het recht om, elk op hun bevoegdheidsgebied, voor de betrokken operatie uitgaven vast te leggen en te betalen ten belope van 30 % van dit referentiebedrag, tenzij de Raad een hoger percentage vaststelt. Het speciaal comité kan op voorstel van de beheerder besluiten dat bijkomende uitgaven kunnen worden vastgelegd en betaald. Het speciaal comité kan besluiten de zaak via het voorzitterschap te verwijzen naar de bevoegde voorbereidende organen van de Raad. Deze afwijking is niet meer van toepassing vanaf de datum waarop een begroting voor de betrokken operatie is aangenomen.

4. Tijdens de periode voorafgaand aan de aanneming van een begroting voor een operatie, leggen de beheerder en de operationeel commandant of zijn vertegenwoordiger elk voor zich om de veertien dagen aan het speciaal comité rekening en verantwoording af over de uitvoering van de uitgaven die in aanmerking komen als gemeenschappelijke kosten voor deze operatie. Het speciaal comité kan, op voorstel van de beheerder, de operationeel commandant of een lidstaat, richtsnoeren uitvaardigen over de uitvoering van uitgaven tijdens deze periode.

5. In afwijking van artikel 17, lid 5, kan de commandant van een operatie, ingeval van dreigend gevaar voor het leven van personeelsleden die aan deze militaire operatie van de Unie deelnemen, boven de in de begroting opgevoerde kredieten de uitgaven verrichten die nodig zijn om het leven van deze personeelsleden te vrijwaren. Hij stelt de beheerder en het speciaal comité daarvan zo spoedig mogelijk in kennis. In dergelijk geval stelt de beheerder, in samenspraak met de operationeel commandant, de overschrijvingen voor die nodig zijn voor deze onvoorziene uitgaven. Indien het onmogelijk is om door middel van overschrijvingen te voorzien in voldoende financiering voor deze uitgaven, stelt de beheerder een gewijzigde begroting voor.

HOOFDSTUK 9 EINDBESTEMMING VAN DE GEMEENSCHAPPELIJK GEFINANCIERDE UITRUSTING EN INFRASTRUCTUUR

Artikel 32

1. Met het oog op de afwikkeling van de operatie onder zijn bevel, doet de operationeel commandant het nodige om aan de voor deze operatie gemeenschappelijk verworven uitrusting en infrastructuur een eindbestemming te geven. Hij stelt in voorkomend geval het toepasselijke waardeverminderingspercentage aan het speciaal comité voor.

2. De beheerder beheert de uitrusting en infrastructuur die na het einde van de actieve fase van de operatie overblijft, teneinde hieraan eventueel een eindbestemming te geven. Hij stelt in voorkomend geval het toepasselijke waardeverminderingspercentage aan het speciaal comité voor.

3. Het waardeverminderingspercentage voor uitrusting, infrastructuur en andere goederen wordt zo spoedig mogelijk door het speciaal comité goedgekeurd.

4. De eindbestemming van gemeenschappelijk gefinancierde uitrusting en infrastructuur wordt door het speciaal comité goedgekeurd, met inachtneming van de operationele behoeften en financiële criteria. Wat de eindbestemming betreft:

a) kan infrastructuur, via ATHENA worden verkocht of afgestaan aan het gastland, een lidstaat of een derde;

b) kan uitrusting, via ATHENA worden verkocht aan een lidstaat, het gastland of een derde, dan wel door ATHENA, een lidstaat of een derde opgeslagen en onderhouden worden.

5. De uitrusting en infrastructuur worden aan een bijdragende staat, het gastland of een derde verkocht tegen verkoopwaarde of, wanneer de verkoopwaarde niet kan worden vastgesteld, rekening houdend met het toepasselijke waardeverminderingspercentage.

6. De verkoop of de overdracht aan het gastland of aan een derde geschiedt overeenkomstig de geldende veiligheidsvoorschriften, met name, in voorkomend geval, die van de Raad, de bijdragende staten of de NAVO.

7. Wanneer wordt besloten dat ATHENA de naar aanleiding van een operatie verworven uitrusting behoudt, kunnen de bijdragende lidstaten een financiële compensatie vragen aan de andere bijdragende lidstaten. Het speciaal comité, in zijn samenstelling van de vertegenwoordigers van alle bijdragende lidstaten, neemt de toepasselijke besluiten op voorstel van de beheerder.

HOOFDSTUK 10 BOEKHOUDING EN INVENTARIS

Artikel 33

Beginselen

Wanneer de uitvoering van de uitgaven van ATHENA wordt toevertrouwd aan een lidstaat, een communautaire instelling of, in voorkomend geval, een internationale organisatie, dan past deze staat, deze instelling of deze organisatie de regels toe die gelden voor de boekhouding van de eigen uitgaven en voor de eigen inventaris.

Artikel 34

Boekhouding van de operationele gemeenschappelijke kosten

De operationeel commandant houdt een boekhouding van de stortingen die hij ontvangt van ATHENA, van de uitgaven die hij vastlegt en de betalingen die hij verricht, en hij houdt tevens een inventaris bij van de uit de ATHENA-begroting gefinancierde roerende goederen die gebruikt worden voor de operatie waarover hij het bevel voert.

Artikel 35

Geconsolideerde boekhouding

1. De rekenplichtige houdt een boekhouding van de opgevraagde bijdragen en de verrichte stortingen. Voorts stelt hij de boekhouding op van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, alsook van de operationele uitgaven die zijn verricht onder de directe verantwoordelijkheid van de beheerder.

2. De rekenplichtige stelt de geconsolideerde boekhouding op van de ontvangsten en uitgaven van ATHENA. Elke operationeel commandant doet hem daartoe de boekhouding toekomen van de uitgaven die hij heeft vastgelegd, de betalingen die hij heeft verricht, alsook van de voorfinancieringen die hij heeft goedgekeurd, teneinde de operationele gemeenschappelijke kosten te dekken van de operatie waarover hij het bevel voert.

HOOFDSTUK 11 CONTROLE EN AFLEGGEN VAN REKENING EN VERANTWOORDING

Artikel 36

Geregelde verslaglegging aan het comité

De beheerder legt aan het speciaal comité om de drie maanden een staat voor van de uitvoering van de ontvangsten en uitgaven van de laatste drie maanden en sedert het begin van het begrotingsjaar. Elke operationeel commandant bezorgt daartoe de beheerder tijdig een staat van de uitgaven met betrekking tot de operationele gemeenschappelijke kosten van de operatie waarover hij het bevel voert.

Artikel 37

Controle van de rekeningen

1. Indien de uitvoering van de uitgaven van ATHENA wordt toevertrouwd aan een lidstaat, een communautaire instelling of een internationale organisatie, dan past deze staat, deze instelling of deze organisatie de regels toe die gelden voor de controle van de eigen uitgaven.

2. De beheerder of de door hem aangewezen personen kunnen echter te allen tijde overgaan tot een controle van de gemeenschappelijke kosten van ATHENA ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, of de gemeenschappelijke operationele kosten van een operatie. Voorts kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of van een lidstaat, op elk tijdstip externe controleurs aanstellen wier opdracht en arbeidsvoorwaarden door het comité worden bepaald.

3. Een controle van de uitgaven betreffende gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop, en operationele kosten die nog niet zijn gecontroleerd door externe controleurs die namens ATHENA handelen, wordt uitgevoerd binnen twee maanden na het einde van elk begrotingsjaar.

4. Met het oog op externe controles wordt een accountantscollege van zes leden ingesteld. Het speciaal comité benoemt elk jaar uit de door de lidstaten voorgestelde kandidaten twee leden voor een niet-hernieuwbare periode van drie jaar. De kandidaten moeten lid zijn van een nationaal controleorgaan van een lidstaat en voldoende waarborgen bieden inzake veiligheid en onafhankelijkheid. Zij moeten beschikbaar zijn om in voorkomend geval opdrachten namens ATHENA uit te voeren. Tijdens de uitoefening van die opdrachten:

a) blijven de leden van het college bezoldigd door hun controleorgaan van oorsprong en krijgen zij van ATHENA enkel hun dienstreiskosten terugbetaald overeenkomstig de regels die van toepassing zijn op ambtenaren van de Europese Gemeenschappen met een gelijkwaardige graad;

b) mogen zij uitsluitend van het speciaal comité instructies vragen of ontvangen; binnen het controlemandaat zijn het accountantscollege en zijn leden volledig onafhankelijk en als enige verantwoordelijk voor het verloop van de externe controle;

c) rapporteren zij over hun opdracht enkel aan het speciaal comité;

d) gaan zij na of de door ATHENA gefinancierde uitgaven zijn uitgevoerd overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de beginselen van goed financieel beheer, namelijk overeenkomstig de beginselen van zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid.

Het accountantscollege kiest elk jaar zijn voorzitter voor het komende begrotingsjaar. Het neemt voor de door zijn leden uitgevoerde controles regels aan die met de strengste internationale normen overeenstemmen. Het college keurt de door zijn leden opgestelde verslagen goed alvorens ze aan de beheerder en het speciaal comité te doen toekomen.

5. Het speciaal comité kan per geval en op specifieke gronden besluiten om een beroep te doen op andere externe organen.

6. De personen die belast zijn met de controle van uitgaven van ATHENA moeten voorafgaand aan de uitvoering van hun opdracht gemachtigd worden om toegang te krijgen tot gerubriceerde gegevens van de Raad van ten minste het niveau "SECRET UE", of zij moeten, in voorkomend geval, in het bezit zijn gesteld van een soortgelijke machtiging van een lidstaat of van de NAVO. Deze personen zorgen ervoor dat de vertrouwelijkheid van de gegevens geëerbiedigd wordt, en dat de gegevens waarvan zij tijdens hun controleopdracht kennis nemen, beschermd worden overeenkomstig de op deze gegevens toepasselijke voorschriften.

7. De beheerder en de personen die zijn belast met de controle van uitgaven van ATHENA krijgen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving toegang tot de documenten en de inhoud van elke informatiedrager in verband met deze uitgaven, alsook tot de ruimten waar deze documenten en informatiedragers worden bewaard. Zij kunnen hiervan kopieën nemen. De personen die betrokken zijn bij de uitvoering van de uitgaven van ATHENA verlenen de beheerder en de personen belast met de controle van de uitgaven de medewerking die nodig is voor de uitvoering van hun opdracht.

8. De kosten voor de controles die de namens ATHENA handelende controleurs maken, worden beschouwd als gemeenschappelijke kosten ten laste van ATHENA.

Artikel 38

Jaarlijkse rekening en verantwoording

1. Met medewerking van de rekenplichtige en van alle operationele commandanten stelt de beheerder de jaarrekening, de jaarbalans van ATHENA en een activiteitenverslag op en hij dient deze vóór het einde van de maand april die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar in bij het speciaal comité. In de jaarrekening wordt een onderscheid gemaakt tussen de gemeenschappelijke kosten van ATHENA ter voorbereiding van operaties of in aansluiting daarop en de operationele gemeenschappelijke kosten van alle tijdens dat begrotingsjaar uitgevoerde operaties, alsook tussen de diverse ontvangsten en de ontvangsten van lidstaten en derde staten. In de balans staan aan de actiefzijde alle tegoeden en activa van ATHENA, rekening houdend met hun waardevermindering en eventuele verliezen en buitengebruikstellingen, en aan de passiefzijde de reserves. De beheerder dient vóór het einde van de maand februari die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar de jaarrekeningen voor onderzoek en advies in bij het accountantscollege.

2. Het speciaal comité keurt de jaarrekening en de jaarbalans goed. Het verleent kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en elke operationeel commandant voor het betrokken begrotingsjaar.

3. De rekenplichtige en elke operationeel commandant bewaren alle rekeningen en inventarissen, elk op hun niveau, gedurende een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de datum waarop de desbetreffende kwijting is verleend.

4. Het speciaal comité besluit om het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar waarvan de rekeningen zijn goedgekeurd, door middel van een gewijzigde begroting in de begroting van het volgende begrotingsjaar op te nemen, naar omstandigheid onder de ontvangsten of onder de uitgaven.

5. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de gemeenschappelijke kosten ter voorbereiding van of in aansluiting op operaties, wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de deelnemende lidstaten.

6. Het deel van het saldo van de uitvoering van een begrotingsjaar dat afkomstig is van de besteding van de kredieten ter dekking van de operationele gemeenschappelijke kosten van een bepaalde operatie wordt toegerekend op de eerstkomende bijdragen van de lidstaten die aan deze operatie hebben deelgenomen.

7. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan ATHENA verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald.

Artikel 39

Rekening en verantwoording van een operatie

1. Wanneer een operatie is afgerond, kan het speciaal comité, op voorstel van de beheerder of een lidstaat, besluiten dat de beheerder met de medewerking van de rekenplichtige en de operationeel commandant bij het speciaal comité de jaarrekening en de balans van deze operatie indient tot ten minste de datum van voltooiing en, indien mogelijk, de datum van afwikkeling ervan. De aan de beheerder toegekende termijn mag niet korter zijn dan vier maanden te rekenen vanaf de datum van voltooiing van de operatie.

2. Indien de ontvangsten en uitgaven in verband met de afwikkeling van een operatie niet binnen de toegekende termijn in de jaarrekening en de balans van deze operatie kunnen worden opgenomen, dan komen deze te staan in de jaarrekening en de jaarbalans van ATHENA en worden zij in het kader van de jaarlijkse rekening en verantwoording door het speciaal comité nagezien.

3. Het speciaal comité keurt de bij hem ingediende jaarrekening en balans goed. Hij geeft kwijting aan de beheerder, de rekenplichtige en aan elke operationeel commandant voor de desbetreffende operatie.

4. Indien terugbetaling niet kan geschieden door aftrek van de aan ATHENA verschuldigde bijdragen, wordt het saldo van de uitvoering van het begrotingsjaar aan de betrokken lidstaten terugbetaald.

HOOFDSTUK 12 JURIDISCHE AANSPRAKELIJKHEID

Artikel 40

1. De voorwaarden waaronder de operationeel commandant, de beheerder en het andere personeel dat met name door de communautaire instellingen of de lidstaten ter beschikking is gesteld, tucht- en strafrechtelijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor fouten of nalatigheid bij de uitvoering van de begroting, worden geregeld door het statuut of de regelingen die op hen van respectieve toepassing zijn. Bovendien kan ATHENA op eigen initiatief of op verzoek van een bijdragende staat het bedoelde personeel burgerrechtelijk aansprakelijk stellen.

2. In geen geval kunnen de Europese Gemeenschappen of de secretaris-generaal van de Raad door een bijdragende lidstaat aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop de beheerder, de rekenplichtige of het te hunner beschikking gestelde personeel hun functie vervullen.

3. De contractuele aansprakelijkheid die kan ontstaan naar aanleiding van overeenkomsten die bij de uitvoering van de begroting worden gesloten, wordt via ATHENA door de bijdragende staten gedragen. Zij wordt geregeld door de wetgeving die op de betrokken overeenkomsten van toepassing is.

4. Wat de niet-contractuele aansprakelijkheid betreft, wordt de schade die is veroorzaakt door de operationele hoofdkwartieren, de hoofdkwartieren van de troepenmacht en de deelhoofdkwartieren van de troepenmacht welke deel uitmaken van de crisisstructuur waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie, via ATHENA door de lidstaten gedekt, in overeenstemming met de algemene beginselen die het recht van de lidstaten gemeen heeft, en met de bepalingen van het statuut van de strijdkrachten die van toepassing zijn op het terrein waar deze strijdkrachten worden ingezet.

5. In geen geval kunnen de Europese Gemeenschappen of de lidstaten door een bijdragende lidstaat aansprakelijk worden gesteld naar aanleiding van overeenkomsten gesloten in het kader van de uitvoering van de begroting of voor schade veroorzaakt door de eenheden en diensten die deel uitmaken van de crisisstructuur waarvan de samenstelling wordt vastgesteld door de operationeel commandant, dan wel door het daaraan toegewezen personeel in de uitoefening van zijn functie.

Artikel 41

Overgangsbepalingen

1. De eerste begroting wordt uiterlijk op 1 juni 2004 vastgesteld. Het eerste begrotingsjaar begint op de datum van vaststelling van de eerste begroting en eindigt op 31 december daaropvolgend.

2. Uiterlijk op 1 juni 2004 benoemt het speciaal comité de eerste zes leden van het in artikel 37, lid 4, bedoelde accountantscollege. Door middel van loting worden twee leden aangewezen wier mandaat één jaar loopt, en twee leden wier mandaat twee jaar loopt. Het mandaat van de twee andere leden loopt drie jaar.

Artikel 42

Evaluatie

Dit besluit en zijn bijlagen zullen na elke operatie en ten minste om de achttien maanden opnieuw worden bezien. De eerste evaluatie vindt uiterlijk vóór eind 2004 plaats. De beheersorganen van ATHENA zullen aan deze evaluaties meewerken.

Artikel 43

Slotbepalingen

Dit besluit wordt van kracht op 1 maart 2004. Het wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Brussel, 23 februari 2004.

Voor de Raad

De voorzitter

B. Cowen

(1) PB L 253 van 7.10.2000, blz. 42.

(2) PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

BIJLAGE I

Omschrijving van gemeenschappelijke kosten die systematisch voor rekening van ATHENA komen

Ingeval de onderstaande gemeenschappelijke kosten niet rechtstreeks kunnen worden gekoppeld aan een specifieke operatie, kan het speciaal comité besluiten de overeenkomstige kredieten op te nemen in het "algemene gedeelte" van de jaarlijkse begroting. Deze kredieten moeten zoveel mogelijk worden opgenomen in begrotingsartikelen die de operatie aangeven waarop zij het meest betrekking hebben.

1. Kosten voor controle van de rekeningen.

2. Missie-uitgaven die zijn gemaakt door de operationeel commandant en zijn personeel om de rekeningen van een operatie in te dienen bij het speciaal comité.

3. Via ATHENA te betalen vergoedingen voor schade en kosten die voortvloeien uit vorderingen en acties.

4. Bankkosten (gemeenschappelijke kosten worden altijd opgenomen in het "algemene gedeelte" van de jaarlijkse begroting).

5. Kosten ingevolge een besluit om materiaal op te slaan dat ten behoeve van een operatie gemeenschappelijk is verworven. (Wanneer deze kosten worden opgenomen in het "algemene gedeelte" van de jaarlijkse begroting, moet een verband met een specifieke operatie worden vermeld).

BIJLAGE II

Operationele gemeenschappelijke kosten van de voorbereidende fase van een operatie die voor rekening van ATHENA komen

Bijkomende kosten voor vervoer en logies die nodig zijn voor de verkennende missies en de voorbereidingen van de strijdkrachten, ten behoeve van een specifieke militaire operatie van de Unie.

Medische diensten: de kosten van dringende medische evacuatie (Medevac) van personen die deelnemen aan de verkennende missies en de voorbereidingen van de strijdkrachten ten behoeve van een specifieke militaire operatie van de Unie, wanneer op het terrein geen medische behandeling kan worden verstrekt.

BIJLAGE III

III-A Gemeenschappelijke kosten van de actieve fase van operaties die altijd voor rekening van ATHENA komen

Voor elke militaire operatie van de Unie neemt ATHENA de hieronder omschreven bijkomende kosten die nodig zijn voor de operatie als operationele gemeenschappelijke kosten voor zijn rekening.

1. Bijkomende kosten voor (mobiele of vaste) hoofdkwartieren van door de Europese Unie geleide operaties of oefenoperaties

a) Hoofdkwartier (HQ): Hoofdkwartier van de operatie, van de troepenmacht of deelhoofdkwartier.

b) Operationeel hoofdkwartier (OHQ): Het vaste hoofdkwartier buiten het inzetgebied van de operationeel commandant, dat verantwoordelijk is voor het opbouwen, inzetten, ondersteunen en terugtrekken van een EU-troepenmacht.

De omschrijving van de op een operationeel hoofdkwartier toepasselijke gemeenschappelijke kosten geldt tevens voor het secretariaat-generaal van de Raad en ATHENA voorzover deze rechtstreeks voor deze operatie handelen.

c) Hoofdkwartier van de troepenmacht (FHQ): Het hoofdkwartier van een in het operatiegebied ontplooide EU-troepenmacht.

d) Deelhoofdkwartier (CCHQ): Het hoofdkwartier van een bevelhebber van een EU-troepenmachtcomponent die voor de operatie is ingezet (bv. luchtmacht-, landmacht-, zeemacht- en andere specifieke commandanten wier aanwijzing naar gelang van de aard van de operatie nodig wordt geacht).

e) Transportkosten: Transport naar en vanuit het inzetgebied om het hoofdkwartier van de troepenmacht en de deelhoofdkwartieren te ontplooien, te ondersteunen en te hergroeperen; voor de operatie noodzakelijke transportkosten die door het operationeel hoofdkwartier worden gemaakt.

f) Administratie: Aanvullende benodigdheden voor kantoor en logies, contractuele diensten en voorzieningen, onderhoudskosten van de gebouwen.

g) Plaatselijk aangeworven personeel: Voor het uitvoeren van de operatie vereist civiel personeel, internationale adviseurs en plaatselijk aangeworven (nationaal en buitenlands) personeel bovenop de normale operationele vereisten (met inbegrip van betalingen als vergoeding voor overwerk).

h) Communicatiemiddelen: Kapitaaluitgaven voor de aankoop en het gebruik van aanvullende communicatie- en IT-uitrusting en kosten in verband met geleverde diensten (huur en onderhoud van modems, telefoonlijnen, satelliettelefoons, cryptofax, beveiligde lijnen, internetaanbieders, datalijnen, lokale netwerken).

i) Transport/vervoer (met uitzondering van dagvergoedingen) binnen het operatiegebied van het hoofdkwartier: Uitgaven in verband met het voertuigtransport alsmede overig vervoer met andere middelen en vrachtkosten, met inbegrip van reizen van versterkingen en bezoekers; bijkomende brandstofkosten bovenop wat normale operaties zouden hebben gekost; huur van extra voertuigen; kosten van officiële reizen tussen de plaats van de operatie en Brussel en/of door de Europese Unie georganiseerde vergaderingen; kosten van de aansprakelijkheidsverzekeringen die door sommige landen worden opgelegd aan internationale organisaties die op hun grondgebied operaties uitvoeren.

j) Kazernes en logies/infrastructuur: Uitgaven voor het aankopen, huren of opknappen van eventueel benodigde hoofdkwartierfaciliteiten in het inzetgebied (gebouwen, schuilplaatsen, tenten).

k) Voorlichting van het publiek: Kosten in verband met voorlichtingscampagnes en het informeren van de media op het operationele hoofdkwartier en het hoofdkwartier van de strijdkrachten, overeenkomstig de door het operationele hoofdkwartier uitgewerkte informatiestrategie.

l) Representatie en het onderhouden van goede relaties: Representatiekosten; kosten op het niveau van het hoofdkwartier, die nodig zijn om een operatie uit te voeren.

2. Bijkomende kosten voor de ondersteuning van de strijdmacht in haar geheel

De hieronder gedefinieerde kosten zijn die welke worden gemaakt wanneer de strijdkrachten zich op de plaats van de operatie bevinden.

a) Infrastructuur: Uitgaven die voor de gehele strijdmacht noodzakelijk zijn om haar opdracht te kunnen vervullen (gemeenschappelijk gebruikte luchthaven, spoorwegen, havens, wegen, elektriciteits- en watervoorziening).

b) Noodzakelijke aanvullende uitrusting: Huur of aankoop, tijdens de operatie, van niet voorziene specifieke uitrusting noodzakelijk voor het uitvoeren van de operatie, waartoe de operationeel commandant besloten heeft en die door het speciaal comité zijn goedgekeurd, voorzover de aangekochte uitrusting aan het eind van de missie niet wordt gerepatrieerd.

c) Identificatiemiddelen: Specifieke identificatiemiddelen zoals identiteitskaarten van de "Europese Unie", badges, penningen, vlaggen met de kleuren van de Europese Unie of andere tekens ter identificatie van de troepenmacht of het hoofdkwartier (uitgezonderd kleding, hoofddeksels of uniformen).

d) Medische diensten: De kosten van dringende medische evacuatie (Medevac) wanneer in het inzetgebied geen medische behandeling kan worden verstrekt.

3. Bijkomende kosten voor de gebruikmaking, door de Europese Unie, van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld aan een door de Europese Unie geleide operatie

De kosten voor de Europese Unie die voortvloeien uit de toepassing voor een van haar militaire operaties van de regelingen tussen de Europese Unie en NAVO betreffende het vrijgeven, monitoren, teruggeven of terugroepen van gemeenschappelijke middelen en vermogens van de NAVO die ter beschikking worden gesteld aan een door de Europese Unie geleide operatie.

III-B Operationele gemeenschappelijke kosten van de actieve fase van een specifieke operatie die voor rekening van ATHENA komen indien de Raad hiertoe besluit

Transportkosten: Transport van en naar het inzetgebied om de voor de operatie noodzakelijke strijdkrachten te ontplooien, te ondersteunen en te hergroeperen.

Kazernes en logies/infrastructuur: Uitgaven voor het aankopen, huren of opknappen van faciliteiten in het inzetgebied (huur van gebouwen, schuilplaatsen en tenten), voorzover dit noodzakelijk is voor de strijdkrachten die voor de operatie worden ingezet.

BIJLAGE IV

Operationele gemeenschappelijke kosten van de afwikkeling van een operatie die voor rekening van ATHENA komen

Kosten voor het bepalen van de eindbestemming van de uitrusting en infrastructuur die ten behoeve van de operatie gemeenschappelijk zijn gefinancierd.

Bijkomende kosten voor het opstellen van de rekeningen van de operatie. De gemeenschappelijke kosten die uit hoofde hiervan in aanmerking komen, worden bepaald overeenkomstig bijlage III, waarbij er rekening mee wordt gehouden dat het personeel dat nodig is voor de opstelling van de rekeningen deel uitmaakt van het operationeel hoofdkwartier, zelfs wanneer dit hoofdkwartier zijn activiteiten heeft gestaakt.