32001D0681

2001/681/EG: Beschikking van de Commissie van 7 september 2001 betreffende leidraden bij de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 761/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) (Kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 2504) (Voor de EER relevante tekst.)

Publicatieblad Nr. L 247 van 17/09/2001 blz. 0024 - 0047


Beschikking van de Commissie

van 7 september 2001

betreffende leidraden bij de tenuitvoerlegging van Verordening (EG) nr. 761/2001 van het Europees Parlement en de Raad inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS)

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2001) 2504)

(Voor de EER relevante tekst)

(2001/681/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op Verordening (EG) nr. 761/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 19 maart 2001 inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS)(1), inzonderheid op artikel 2, onder s), tweede alinea, artikel 3, lid 3, onder b), en artikel 8,

Overwegende hetgeen volgt:

(1) Bij Verordening (EG) nr. 761/2001 worden de eisen vastgelegd waaraan organisaties moeten voldoen om aan EMAS te kunnen deelnemen.

(2) Er moeten leidraden worden vastgesteld om te verzekeren dat Verordening (EG) nr. 761/2001 door alle lidstaten op uniforme wijze wordt toegepast.

(3) Het is juist specifieke gevallen aan te geven waarin het moeilijk kan zijn de als EMAS-organisatie te registreren eenheid correct te definiëren, alsmede te voorzien in een geharmoniseerde aanpak in deze situatie, en in uitzonderingsgevallen waarin een eenheid die kleiner is dan een locatie toch geregistreerd mag worden.

(4) Er zouden richtsnoeren moeten worden gegeven voor de vaststelling van de verificatieprogramma's voor onder EMAS vallende organisaties, voor de validering van milieuverklaringen en de latere jaarlijkse bijwerkingen, alsmede voor afwijkingen van het beginsel van de jaarlijks uit te voeren validering van bijgewerkte milieuverklaringen.

(5) Tevens is het juist het gebruik van het EMAS-logo in de praktijk te harmoniseren en te verzekeren dat de volledige lijst van uitzonderingen voor het gebruik van het logo in bepaalde omstandigheden aan duidelijkheid niets te wensen overlaat.

(6) De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het overeenkomstig artikel 14 van Verordening (EG) nr. 761/2001 ingestelde comité,

HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:

Artikel 1

De in artikel 2, onder s), tweede alinea, van Verordening (EG) nr. 761/2001 bedoelde eenheden worden als organisatie geregistreerd in overeenstemming met de in bijlage I gegeven leidraad.

Artikel 2

Een organisatie laat haar bijgewerkte milieuverklaring valideren, zoals bedoeld in artikel 3, lid 3, onder b), van Verordening (EG) nr. 761/2001, zulks in overeenstemming met de in bijlage II gegeven leidraad.

Artikel 3

Het in artikel 8 van Verordening (EG) nr. 761/2001 bedoelde EMAS-logo wordt gebruikt in overeenstemming met de in bijlage III gegeven leidraad.

Artikel 4

Deze beschikking is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 7 september 2001.

Voor de Commissie

Margot Wallström

Lid van de Commissie

(1) PB L 114 van 24.4.2001, blz. 1.

BIJLAGE I

LEIDRAAD INZAKE VOOR EMAS-REGISTRATIE GESCHIKTE EENHEDEN

(Alle verwijzingen naar bijlagen gelden de bijlagen bij Verordening (EG) nr. 761/2001, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven)

Doelstelling van de leidraad

De uitbreiding van EMAS van de traditionele groep van industriële/verwerkingssectoren tot alle organisaties met milieueffecten betekent dat eenheden met veel uiteenlopende organisatiestructuren in EMAS zullen kunnen worden geregistreerd. Deze leidraad met richtsnoeren is opgesteld op basis van artikel 2, onder s), tweede en vierde zin, en onder t), van Verordening (EG) nr. 761/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 19 maart 2001 inzake de vrijwillige deelneming van organisaties aan een communautair milieubeheer- en milieuauditsysteem (EMAS) (hierna "de verordening" genoemd), teneinde organisaties, milieuverificateurs en bevoegde instanties bij te staan bij het bepalen van de geschikte eenheid voor registratie als organisatie in EMAS.

Bij de keuze van de te registreren eenheid moet worden uitgegaan van een combinatie van beheerscontrole en geografische locatie.

De eenheid die als een organisatie in EMAS wordt geregistreerd, mag de grenzen van een lidstaat niet overschrijden. Indien de organisatie één of meer locaties omvat, moet elke locatie waarop EMAS van toepassing is, aan alle voorschriften van EMAS voldoen, waaronder ook de gestage verbetering van de prestaties op milieugebied, zoals omschreven in artikel 2, onder b.

Voor eenheden zijn de volgende organisatiestructuren mogelijk, die verder in de tekst nader worden verklaard:

1. Organisatie die op slechts één locatie actief is.

2. Organisaties die, onder buitengewone omstandigheden, een eenheid kunnen registreren die kleiner is dan één locatie.

3. Organisatie die op verschillende locaties actief is:

a) met dezelfde of soortgelijke producten of diensten;

b) met verschillende producten of diensten.

4. Organisatie waarvoor eigenlijk geen specifieke locatie kan worden bepaald.

5. Organisatie die tijdelijke locaties beheert.

6. Onafhankelijke organisaties die als één gemeenschappelijke organisatie worden geregistreerd.

7. Kleine bedrijven die op een bepaald groot grondgebied actief zijn en dezelfde of soortgelijke producten of diensten produceren.

8. Plaatselijke instanties en overheidsinstellingen.

Deelnemers aan EMAS moeten zich er om te beginnen van bewust zijn dat milieuverificateurs en, in voorkomend geval, de bevoegde instanties invloed kunnen uitoefenen op de goedkeuring van de te registreren eenheid (zie artikel 2, onder s en t), van de verordening). Alle deelnemers zijn eveneens verplicht een milieuverklaring over te leggen die onder meer een duidelijke en ondubbelzinnige beschrijving van de organisatie die in EMAS wordt geregistreerd, bevat met een overzicht van haar activiteiten, producten en diensten en, in voorkomend geval, haar relatie tot eventuele overkoepelende organisaties (zie bijlage III, punt 3.2, onder a)). Deze eisen hangen samen met andere eisen inzake de beheerscontrole en de invloed op de milieuaspecten van de organisatie (zie bijlage I, deel A, met name punt 4.3.1, en deel B).

Het doel van deze eisen is ervoor te zorgen dat de organisatie beheerscontrole en invloed heeft op de milieuaspecten die op alle locaties belangrijke milieueffecten hebben. Deelnemers wordt derhalve aangeraden een duidelijke en gemotiveerde rechtvaardiging te hebben voor de selectie van de te registreren locaties of delen van locaties van de organisatie. Zodoende voldoen ze meteen aan de eisen van de milieuverklaring en zijn ze goed geplaatst om mogelijke vragen te beantwoorden met name van verificateurs en bevoegde instanties, maar eventueel ook van andere belanghebbende partijen. De bevoegde instantie moet registratie weigeren indien de gekozen te registreren eenheid niet overeenstemt met de definities in artikel 2, onder s) en t), van de verordening, zoals in deze leidraad uitgelegd. In geval van twijfel moet een organisatie dan ook reeds in de startfase van de implementatie van een milieubeheersysteem (EMS) het advies van de bevoegde instantie inwinnen.

Beginselen

- Transparantie

- Beheerscontrole

- Geen selectie van uitsluitend gunstige gebieden

- Openbare verantwoordingsplicht

- Lokale verantwoordingsplicht.

Definities

"Organisatie": daaronder wordt volgens artikel 2, onder s), van de verordening verstaan, een maatschappij, vennootschap, firma, onderneming, autoriteit of instelling, dan wel een deel of een combinatie daarvan, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, privaat- of publiekrechtelijk, met een eigen structuur en administratie.

"Locatie": daaronder wordt volgens artikel 2, onder t), van de verordening verstaan, elk terrein op een specifieke geografische locatie onder de beheerscontrole van een organisatie, met inbegrip van activiteiten, producten en diensten. Hieronder vallen tevens alle infrastructuur, uitrusting en materialen.

"Eenheid": locatie of sub- of onderafdeling, organisatie, deel of groep van organisaties, die onder één registratienummer wenst te worden geregistreerd.

1. ORGANISATIE DIE OP SLECHTS ÉÉN LOCATIE ACTIEF IS

Een organisatie die op een enkele locatie werkzaam is, vormt het eenvoudigste geval omdat het te beheren gebied en de geografische locatie samenvallen. Locaties die in EMAS I zijn geregistreerd, vallen in deze categorie overeenkomstig artikel 17, lid 4, van de verordening.

Positieve voorbeelden

- Een bedrijf, dat op één locatie werkt waar het zowel pijpen als radio's produceert, kan slechts een van deze takken registreren.

- Een cafetaria van een locatie van een kledingfabrikant kan afzonderlijk worden geregistreerd.

Negatief voorbeeld

Een farmaceutisch bedrijf mag niet slechts het gedeelte van de installatie dat het voor de consument bestemde eindproduct produceert, afzonderlijk registreren, terwijl het basisproductieproces voor de tussenproducten op dezelfde locatie buiten beschouwing wordt gelaten.

2. UITZONDERLIJKE OMSTANDIGHEDEN VOOR HET REGISTREREN VAN EEN EENHEID KLEINER DAN ÉÉN LOCATIE

Indien een organisatie overweegt een eenheid te registreren die kleiner is dan een locatie, moet het besluit op grond van de volgende beginselen worden genomen. Ten eerste mag de uitzondering niet worden gebruikt on de best presterende onderdelen eruit te pikken ("cherry picking"). Het is dan ook niet toegestaan delen van een productieproces dat één geheel vormt, te registreren met de bedoeling delen van de locatie uit te sluiten die volgens EMAS niet kunnen worden geregistreerd. Een organisatie moet kunnen aantonen dat zij in staat is alle belangrijke milieuaspecten te controleren en te beheren, en bewijzen dat de te registreren eenheid niet speciaal is gescheiden van andere slecht presterende delen van het grotere geheel.

Ten tweede moeten de beginselen van "lokale verantwoordingsplicht" en "openbare verantwoordingsplicht", zoals bedoeld in bijlage III, punt 3.7, en bijlage I, deel B, punten 2 en 3, in acht worden genomen. Communicatie met het publiek is een essentiële factor van EMAS. In haar eigen belang moet een organisatie het publiek op een transparante en begrijpelijke manier inlichten over de milieuprestaties van een bepaalde locatie. Indien een subafdeling een eigen markt heeft, kan het belangrijk zijn het logo voor de eigen communicatie te kunnen gebruiken. Indien echter een eenheid die kleiner is dan de respectieve locatie, in EMAS wil worden geregistreerd, moet duidelijk aan het publiek worden meegedeeld dat slechts delen van de activiteiten van de organisatie op de betrokken locatie onder EMAS worden beheerd, omdat de activiteiten op één locatie door het publiek gewoonlijk als één onscheidbaar geheel worden beschouwd. Een organisatie is verantwoordelijk voor duidelijke communicatie met de omgeving en er moeten geëigende maatregelen worden genomen om te vermijden dat het publiek wordt misleid.

Op basis van deze beginselen kan een eenheid kleiner dan een locatie afzonderlijk worden geregistreerd indien:

- de subafdeling duidelijk omschreven eigen producten, diensten of activiteiten heeft en de milieuaspecten en -effecten van de subafdeling duidelijk kunnen worden bepaald en onderscheiden van die van andere niet-geregistreerde delen van de locatie;

- de subafdeling een eigen beheer en administratieve taken heeft met de bevoegdheden die de subafdeling in staat stellen het EMS en de milieueffecten te organiseren en te beheren en corrigerende maatregelen te nemen met betrekking tot haar verantwoordelijkheden. Bewijzen daarvan kunnen worden gevonden in het juridische statuut, eigen registratie bij de kamer van koophandel, organisatieschema's, verslagen van de moederorganisatie, eigen schrijfpapier;

- de subafdeling met duidelijke verantwoordelijkheden is belast voor naleving van de voorschriften in milieuvergunningen die aan de subafdeling zijn verleend.

De locatie kan niet worden onderverdeeld indien:

- de afzonderlijke eenheid slechts delen van de activiteiten op de locatie omvat die niet representatief zijn voor de milieuaspecten en -effecten van alle activiteiten op de locatie;

- het voor buitenstaanders niet begrijpelijk is welk deel van de activiteiten op de locatie door het EMS wordt beheerd en waarom juist dit deel van de activiteiten op de locatie is gescheiden.

Met name in dit geval is het van essentieel belang duidelijk de grenzen af te bakenen van de verantwoordelijkheden voor inputs en outputs naar en van de organisatie. In het EMS moet de organisatie tevens rekening houden met interfaces met diensten en activiteiten die niet volledig binnen de werkingssfeer van het EMS vallen. Zij moet bijvoorbeeld de milieuaspecten en -effecten van gemeenschappelijke infrastructuur op de locatie beoordelen, zoals een gemeenschappelijke installatie voor afvalbeheer of afvalwaterbehandeling, en deze opnemen in het milieuprogramma en het gestage verbeteringsproces.

3. ORGANISATIE DIE OP VERSCHILLENDE LOCATIES ACTIEF IS

Uit hoofde van de verordening kunnen deelnemers nog steeds afzonderlijke locaties registreren dan wel al hun locaties of een combinatie daarvan als een organisatie (zoals omschreven in artikel 2, onder s)) registreren. Alle deelnemers moeten in elk geval gestage verbetering in de prestaties van hun belangrijke aspecten en effecten aantonen overeenkomstig hun beleid, programma en taakstellingen. Degenen die verschillende locaties als één organisatie registreren, moeten tevens de voorschriften van artikel 2, onder b), bijlage I, deel B, punt 2, en bijlage III, punt 3.7, in acht nemen en kunnen rechtvaardigen waarom eventueel niet op elk van hun locaties verbetering in de prestaties merkbaar is.

Organisaties die in EMAS wensen te worden geregistreerd, zowel uit de particuliere als de openbare sector, moeten, buiten het verklaren en rechtvaardigen van hun selectie van een locatie of combinatie van locaties, tevens bereid zijn tegenover hun aandeelhouders te verklaren en te rechtvaardigen wat hun plannen zijn met de nog niet geregistreerde locaties.

3.1. Met dezelfde of soortgelijke producten of diensten

Teneinde één "registratienummer" te verkrijgen, moet de organisatie de verificateur kunnen aantonen dat haar procedures en beleid inzake milieubeheer op alle locaties op consistente wijze worden toegepast. Organisaties die in deze categorie vallen, worden vaak gekenmerkt door gemeenschappelijke beheersprocedures voor hun activiteiten op verschillende locaties, bijvoorbeeld een gemeenschappelijk handboek voor milieubeheer. Daarom kan het mogelijk zijn de grondigheid van de verificatie op de afzonderlijke locaties te beperken, indien de organisatie volledige beheerscontrole over al haar locaties kan aantonen.

Indien de activiteiten op de locatie vergelijkbare milieuaspecten en -effecten vertonen, waarvoor hetzelfde milieubeheersysteem geldt, en binnen dezelfde structuur plaatsvinden, zoals filialen, administratiekantoren of bedrijfs- en werkplaatsinstallaties, kan voor de verificatie eventueel worden volstaan met een selectie van de verschillende locaties. De selectie moet zodanig zijn dat de verificateur een representatief en algemeen beeld heeft van de milieuprestaties van de organisatie en dat hij de betrouwbaarheid van de gegevens en de lokale verantwoordingsplicht kan controleren.

Bij de keuze van monsternemingstechnieken(1) moeten goede praktijken worden toegepast. Verificateurs moeten voorts rekening houden met de volgende factoren bij het kiezen van de locaties die in het verificatieprogramma moeten worden opgenomen:

- het milieubeleid en -programma;

- de complexiteit van het EMS, het belang van directe en indirecte milieuaspecten en -effecten en de mogelijke interactie met kwetsbare omgevingen;

- de ontwikkelingsgraad van het EMS op de locatie;

- meningen van belanghebbende partijen (klachten, algemene interesse voor een locatie);

- de spreiding van het personeel van de organisatie over de locaties;

- eventuele ploegenarbeid;

- de historische ontwikkeling van milieuproblemen;

- resultaten van vroegere verificaties en interne audits.

Over een periode van een verificatiecyclus moeten alle locaties aan bod zijn gekomen. Bij de eerste verificatie en bij elke volgende verificatiecyclus moet de hoofdzetel in het verificatieprogramma zijn opgenomen.

Organisaties en verificateurs moeten eraan denken dat, indien aan bepaalde geografische locaties belangrijke milieueffecten zijn verbonden, al deze locaties afzonderlijk moeten worden geverifieerd en de milieugegevens in verband met de belangrijke milieueffecten in de milieuverklaring moeten worden vermeld overeenkomstig de beginselen van de "lokale verantwoordingsplicht".

Een locatie moet afzonderlijk worden geverifieerd indien:

- de omvang, schaal en aard van de activiteiten/operaties op de locatie als belangrijk zijn erkend;

- uit de interne audits en de beoordeling van het beheer is gebleken dat bijsturingsmaatregelen moeten worden genomen;

- zich sinds de laatste verificatie ingrijpende wijzigingen in het milieubeheersysteem of in de activiteiten op de locatie hebben voorgedaan;

- of indien de locatie sterk afwijkt van de overige locaties van de organisatie qua:

- omvang en werkmethoden;

- directe en indirecte milieuaspecten/-effecten (type en betekenis);

- de kwetsbaarheid van de omgevingen;

- de geldende wettelijke voorschriften;

- de structuur van het plaatselijke EMS en/of het plaatselijke beheersysteem;

- de omvang, schaal en aard van de activiteiten/operaties op de locatie.

Organisaties moeten rekening houden met het risico dat zij de gemeenschappelijke registratie voor alle locaties kunnen verliezen in geval van overtreding van de regelgeving op slechts één locatie. Gezien dat risico kunnen de organisaties deze specifieke locaties nog eens afzonderlijk registreren. Bij interne audits overeenkomstig bijlage II mogen, in tegenstelling tot verificaties, in de regel geen monsternemingstechnieken worden toegepast.

Voorbeelden

- Banken

- Reisbureaus

- Winkelketens

- Consultants.

3.2. Met verschillende producten of diensten

In deze gevallen kan de verificateur geen monsternemingstechnieken toepassen, aangezien de werkmethoden en effecten op elke locatie verschillend zijn. De organisatie bepaalt zelf of zij elke locatie apart wenst te registreren dan wel alle locaties onder één gemeenschappelijk registratienummer.

Ongeacht of een organisatie één registratie dan wel aparte registraties voor elke afzonderlijke locatie wenst, moeten verschillende punten in aanmerking worden genomen, waaronder:

- de noodzaak van een analyse van de milieuaspecten en -effecten in verband met al de verschillende locaties;

- de beheerscontrole daarvan;

- bestaan van milieubeleid en -programma's waarin rekening wordt gehouden met het beginsel van lokale verantwoordingsplicht.

In dit geval moeten alle locaties afzonderlijk worden geverifieerd, terwijl de desbetreffende milieugegevens apart moeten worden vermeld in de milieuverklaring (zie bijlage III, punt 3.7, en de leidraad inzake rapportage (bijlage II van deze beschikking)).

Ook in dit geval moet een organisatie die sommige of al haar locaties onder een gemeenschappelijk registratienummer wenst te registreren, zich bewust zijn van het risico van verlies van de gemeenschappelijke registratie bij overtreding op een enkele locatie (vestiging).

Het is mogelijk dat een bedrijf aanvankelijk haar afzonderlijke locaties registreert en later deze onder één registratienummer als één organisatie verenigt.

Voorbeelden

- Stroomopwekking

- Fabricage van mechanische componenten

- Chemische bedrijven

- Afvalverwijdering.

HINTS

- Verenigbaarheid van het bedrijfsbeleid en het milieubeleid op de locatie

- Belangrijke lokale effecten moeten in de milieuverklaring worden vermeld

- Interactie van milieuaspecten tussen verschillende locaties

- Bedrijfscontrole van het lokale EMS

- Elke locatie kan apart worden geregistreerd

- Verlies van gemeenschappelijke registratie bij overtreding op één locatie.

4. ORGANISATIE WAARVOOR EIGENLIJK GEEN SPECIFIEKE LOCATIE KAN WORDEN BEPAALD

Voor organisaties waarvoor niet gemakkelijk een locatie kan worden bepaald, is het in geval van twijfel bijzonder belangrijk dat zowel de organisatie als de verificateurs het advies van de bevoegde instantie inwinnen of de gekozen eenheid geschikt is voor registratie overeenkomstig de beginselen van EMAS.

In dit geval moeten het activiteitsgebied en de infrastructuur duidelijk zijn omschreven, volledig zijn geïntegreerd in het beheersysteem en nauwkeurig zijn beschreven in de milieuverklaring. Met name in deze organisaties is het belangrijk dat de verantwoordelijkheden voor belangrijke milieuaspecten duidelijk zijn bepaald en dat voor de verificateur is aangetoond dat de organisatie een geschikte procedure heeft om die aspecten te beheren. Gezien het feit dat deze organisaties gewoonlijk in grote gebieden werken, zoals steden of agglomeraties, moet de organisatie, in voorkomend geval, aantonen dat zij:

- rekening heeft gehouden met de risico's voor milieu en bevolking;

- passende plannen heeft ontworpen om de bevolking mee te delen hoe in noodgevallen moet worden opgetreden;

- systematische informatie over het verontreinigingsniveau heeft opgesteld;

- de door haar beheerde infrastructuur heeft onderzocht.

Er zijn gevallen waarin een organisatie, ondanks het feit dat zij verschillende locaties binnen een bepaald gebied controleert, niet elke locatie afzonderlijk kan beheren en de milieueffecten van de verschillende locaties onderling samenhangen. In dat geval moeten de afzonderlijke locaties voor registratie in EMAS als een enkele organisatie worden beschouwd.

Voorbeelden

- Nutsvoorziening (warmte, water, gas, elektriciteit, enz.)

- Telecommunicatie

- Transport

- Vuilophaling.

5. ORGANISATIE DIE TIJDELIJKE LOCATIES BEHEERT

Ingeval organisaties gedurende bepaalde perioden activiteiten verrichten op locaties die niet hun eigendom zijn, moet de verificateur het beheersysteem van de organisatie en de milieuprestaties op geselecteerde tijdelijke locaties die representatief zijn voor de milieubeheerscapaciteit van de organisatie, controleren. De verificateur moet goede praktijken voor auditing en monsternemingstechnieken toepassen om de doeltreffendheid van de procedures op de gekozen locaties te verifiëren.

De organisatie moet aantonen dat de gekozen procedures en technologieën, die geschikt zijn voor de locaties waarop zij tijdelijk actief is, daadwerkelijk worden toegepast.

Voorzover van toepassing, moeten deze procedures ten minste de volgende aspecten omvatten:

- geschikte technologie en opleiding;

- deugdelijke milieuanalyse van de locaties voordat de activiteit van start gaat;

- analyse van de milieugevolgen van toekomstige geplande activiteiten;

- communicatie naar de bewoners van het gebied en naar de plaatselijke overheid met betrekking tot de relevante milieuaspecten van het werkplan en de oplossingen die in verband daarmee zijn gekozen;

- formulering van herstelplannen of oplossingen voor het verbeteren van de milieuomstandigheden in het betrokken gebied aan het eind van de activiteiten.

Tijdelijke locaties moeten in het kader van het verificatieproces aan steekproeven worden onderworpen. Het zijn de activiteiten die worden geregistreerd, niet juist de locatie.

Voorbeelden

- Bouwbedrijven

- Schoonmaakbedrijven

- Serviceverleners

- Saneringsbedrijven

- Circussen.

6. ONAFHANKELIJKE ORGANISATIES DIE OP EEN BEPERKT GEBIED ACTIEF ZIJN EN ALS ÉÉN GEMEENSCHAPPELIJKE ORGANISATIE WORDEN GEREGISTREERD

Er moet rekening mee worden gehouden dat de buurtbewoners van een grote locatie, plaatselijke autoriteiten en milieu-instanties er duidelijk de voorkeur aan geven tegenover gemeenschappelijke verantwoordelijkheden en één milieuprogramma voor het hele gebied te staan. Onafhankelijke bedrijven kunnen ernaar streven de middelen te bundelen om een gemeenschappelijke registratie in EMAS te verkrijgen. Volgens de verordening is dit toegestaan aangezien daarin onder "organisatie" wordt verstaan een maatschappij, vennootschap, firma, onderneming, autoriteit of instelling, dan wel een deel of een combinatie daarvan, al dan niet met rechtspersoonlijkheid, privaat- of publiekrechtelijk, met een eigen structuur en administratie.

In deze gevallen moeten de deelnemende organisaties, om een gemeenschappelijke registratie als één organisatie te verkrijgen, een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid (beleid, procedures, enz.) voor het beheer van belangrijke milieuaspecten en -effecten, waaronder met name de vaststelling van doelstellingen en taakstellingen en bijsturingsmaatregelen, kunnen aantonen. Degene die hun EMS gezamenlijk organiseren en een gemeenschappelijke registratie verkrijgen, zijn alle verplicht gestage verbetering in de prestaties van hun belangrijke aspecten en effecten overeenkomstig hun beleid, taakstellingen en programma aan te tonen. Indien verschillende locaties als één organisatie worden geregistreerd, is het eveneens noodzakelijk de voorschriften van artikel 2, onder b), bijlage I, deel B, punt 2, en bijlage III, punt 3.7, in aanmerking te nemen en te kunnen rechtvaardigen waarom een verbetering van de prestaties misschien niet op alle locaties merkbaar is.

Onpgemerkt moet worden dat het logo alleen kan worden gebruikt door de organisatie die in EMAS is geregistreerd, zodat in het geval van een bedrijfspark het logo ALLEEN kan worden gebruikt in combinatie met de naam van het bedrijfspark. Een organisatie kan in elk geval apart worden geregistreerd, naast de registratie van het bedrijfspark.

Voorbeelden

- Klein industrieterrein

- Vakantiecomplex

- Bedrijfsparken.

HINTS

- Gemeenschappelijk milieubeleid en -programma

- Gemeenschappelijke beheerstaken

- Verlies van gemeenschappelijke registratie voor overtreding op één locatie.

7. KLEINE BEDRIJVEN DIE OP EEN BEPAALD GROOT GRONDGEBIED ACTIEF ZIJN EN DEZELFDE OF SOORTGELIJKE PRODUCTEN OF DIENSTEN PRODUCEREN, MAAR AFZONDERLIJKE REGISTRATIE WENSEN

Artikel 11, lid 1, van de verordening luidt als volgt: "... Teneinde deelneming van het MKB, waaronder ondernemingen die vooral voorkomen in bepaalde geografische gebieden, te bevorderen, kunnen plaatselijke instanties, in samenwerking met beroepsverenigingen, kamers van koophandel en belanghebbenden, bijstand verlenen bij de identificatie van belangrijke milieueffecten. Ondernemingen uit het MKB kunnen op basis daarvan hun milieuprogramma opstellen en de milieudoelstellingen en -taakstellingen van hun EMAS-beheersysteem vaststellen ...".

In deze geografische gebieden is het voor ondernemingen uit het MKB (die zeer vaak ongeveer hetzelfde technologische niveau, dezelfde productiemethoden en vergelijkbare organisatie- en beheersystemen hebben) enerzijds noodzakelijk:

- rekening te houden met de cumulatieve effecten van hun productieprocessen;

- te interageren met dezelfde gemeenschap, dezelfde instellingen, dezelfde milieucontrole-instanties op lokaal niveau, met betrekking tot hun milieuproblemen; zij worden immers met dezelfde eisen op het stuk van de kwaliteit van het milieu geconfronteerd;

- rekening te houden met de interactie tussen hun milieueffecten en die van andere industriële ondernemingen in hetzelfde geografische gebied alsmede van openbare nutsbedrijven en woongebieden.

Anderzijds hebben zij de mogelijkheid om:

- gemeenschappelijke oplossingen te zoeken voor hun milieuproblemen (om de efficiency van installaties te verhogen ter beperking van verontreinigingen, hun culturele beperkingen of hun ontoereikend milieubeheer te verhelpen, enz.);

- elkaar te steunen, bijvoorbeeld

- door uitwisseling van ervaringen met de identificatie van milieuaspecten en -effecten;

- door gezamenlijk een milieubeleid en -programma op te stellen;

- door het verrichten van interne audits in de organisatie van de partner, op basis van wederkerigheid, om gemakkelijker milieuaspecten en -effecten te identificeren;

- door het inhuren van een gemeenschappelijke milieuconsultant;

- door gebruik te maken van dezelfde infrastructuur voor het beheer van verschillende milieueffecten, zoals installaties voor afvalwaterbehandeling, afvalverbranding, stortplaatsen, enz. en het oprichten van specifieke organisaties, zoals consortia daarvoor;

- en, op basis van hun gemeenschappelijke inspanningen om EMS te implementeren, door het inhuren van dezelfde verificateur, hetgeen dankzij de overeenstemming tussen de EMS'en het verificatie- en validatieproces kan vergemakkelijken en de daaraan verbonden kosten kan verlagen;

- deel te nemen aan lokale milieuprojecten, zoals Agenda 21-processen (plaatselijke of regionale instanties of beroepsverenigingen kunnen dergelijke activiteiten steunen door hulp te verlenen bij het tot stand brengen van netwerken).

Gezien bovenstaande overwegingen vormt de vaststelling van een algemeen programma, dat door plaatselijke instanties, beroepsverenigingen en kamers van koophandel wordt geïmplementeerd op basis van een eerste milieuanalyse van het gehele grondgebied, een zeer nuttige voorbereidende stap voor het MKB bij het benaderen van de EMAS-verordeningen.

Het territoriale milieuprogramma moet dan duidelijk worden vastgesteld, gepubliceerd en aanvaard door alle betrokken partijen, terwijl wordt gestreefd naar aanzienlijke verbetering van het milieu in het hele gebied.

Zodra milieudoelstellingen en -taakstellingen zijn aangenomen en erkend, kan elke organisatie (MKB, openbare diensten, plaatselijke instanties, enz.) dan, op vrijwillige basis volgens de EMAS-procedure, de noodzakelijke stappen bepalen om individueel te voldoen aan de verordening, en afzonderlijke registratie aanvragen.

De verificateur moet in dat geval nagaan of het milieubeheersysteem in staat is de specifieke doel- en taakstellingen van elke organisatie afzonderlijk overeenkomstig het algemene programma en de doel- en taakstellingen voor het gehele gebied te bereiken. De milieuverklaring moet dan, buiten de door het EMAS vereiste inhoud, duidelijk de specifieke bijdrage van de organisatie aan de taakstellingen van het milieuprogramma in zijn geheel bepalen.

Voorbeelden

- Industriegebieden

- Toeristische gebieden

- Winkelgalerijen.

HINTS

- Oprichting van een promotiedienst

- Goedkeuring van haalbaarheidsstudie

- Onafhankelijke beoordeling van alle milieudoelstellingen en -taakstellingen

- Betrokkenheid bij het plaatselijke Agenda 21-programma.

8. PLAATSELIJKE INSTANTIES EN OVERHEIDSINSTELLINGEN

Wanneer de organisatie die een EMAS-registratie wenst, een overheidsinstelling is, is het belangrijk te vermelden dat de indirecte milieuaspecten, zoals die welke uit het beleid van de overheid voortvloeien, de belangrijkste kunnen zijn en de te behandelen problemen bijgevolg niet uitsluitend kunnen worden beperkt tot de organisatiestructuur van het beheer en tot de daarmee samenhangende directe milieuaspecten.

De politieke verantwoordelijkheden van een overheidsdienst hangen namelijk samen met het beheer van het grondgebied en de kwaliteit van het huidige en toekomstige bestaan van de burgers die onder zijn verantwoordelijkheid vallen.

Voor sommige plaatselijke instanties of overheidsinstellingen kan het, gezien de complexiteit van het beheer en van de in aanmerking te nemen aspecten, mogelijk zijn een afzonderlijke registratie van delen van dergelijke organisaties te aanvaarden. In dat geval moeten de communicatie naar het publiek en het gebruik van het logo ondubbelzinnig zijn en duidelijk uitsluitend naar de specifieke geregistreerde tak of eenheid verwijzen.

Deze organisaties wordt aangeraden een referentiemilieubeleid vast te stellen waaraan elk deel van de organisatie kan voldoen.

Voorbeelden

- Plaatselijke instanties

- Ministeries

- Regeringsdiensten

- Lokale Agenda 21.

HINTS

- Raadpleging en consensus van de burgers

- Economische ontwikkeling en compatibiliteit met het milieu

- Evaluatie van alternatieve strategische keuzen en daarmee samenhangende prioriteiten

- Territoriale plannen en meetbare doelstellingen en verantwoordelijkheden in verband daarmee

- Voordurende verificatie en controle van het milieuplan

- Juist evenwicht tussen vrije particuliere initiatieven en sociale behoeften

- Educatie van burgers en economische actoren.

(1) ISO/IEC-gids 66.

- EA - 7/02.

- Andere internationale en nationale wetgeving en leidraden.

BIJLAGE II

EMAS-LEIDRAAD VOOR DE FREQUENTIE VAN VERIFICATIE, VALIDERING EN AUDIT

(Alle verwijzingen naar bijlagen gelden de bijlagen bij Verordening (EG) nr. 761/2001, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven)

1. INLEIDING

Na het eerste verificatieonderzoek verlangt EMAS van de verificateur dat hij samen met de organisatie een verificatieprogramma opzet en afspreekt voor een periode van maximaal 36 maanden. Na de eerste validering van de milieuverklaring verlangt EMAS ook dat de informatie jaarlijks wordt bijgewerkt en dat elke verandering jaarlijks wordt gevalideerd, behalve in bepaalde omstandigheden. Deze leidraad stelt een aantal punten vast die van belang zijn voor het ontwerp van het verificatieprogramma, ook wanneer er om gegronde redenen mag worden afgeweken van de jaarlijkse frequentie voor het bijwerken van de informatie in de milieuverklaring. Tevens worden er richtsnoeren gegeven voor de frequentie van interne audits.

Voor de duidelijkheid volgt hier een definitie van de termen die in deze leidraad worden gebruikt:

"Verificatie": de door de milieuverificateur uitgevoerde evaluatie (audit) teneinde vast te stellen of het milieubeleid, het beheersysteem en de auditprocedure(s) van een organisatie conform de eisen van de verordening zijn. Deze omvat bezoeken aan de organisatie, onderzoek van documenten/archieven en gesprekken met het personeel.

"Validatie": de door de milieuverificateur uitgevoerde evaluatie om te controleren of de informatie en de gegevens in de milieuverklaring van de organisatie betrouwbaar, geloofwaardig en correct zijn en voldoen aan de eisen van bijlage III, punt 3.2.

2. VERIFICATIEPROGRAMMA

2.1. Voorschrift

In overleg met de organisatie zet de milieuverificateur een programma op om ervoor te zorgen dat alle voor EMAS-registratie vereiste elementen binnen een periode van maximaal 36 maanden worden geverifieerd (bijlage V, punt 5.6).

2.2. Oogmerk

Dit voorschrift is bedoeld om de leiding van het bedrijf en belanghebbende partijen ervan te verzekeren dat het milieubeleid, het beheersysteem, de procedures, de informatie, de meting van gegevens en de monitoring voldoen aan de eisen van de verordening. Door regelmatig contact tussen de verificateur en de onderneming neemt de geloofwaardigheid van en het vertrouwen in EMAS-gebruikers en het systeem zelf toe. Om verzekerd te zijn van voortdurend toezicht op het milieubeheersysteem en de milieuprestaties van de organisatie zou het goed zijn om de verificatie zodanig te structureren dat elk jaar één derde van de bedrijfsactiviteiten aan verificatie wordt onderworpen, zodat gedurende de maximumperiode van 36 maanden alle activiteiten worden geverifieerd. Dit zal er ook toe bijdragen dat de verificateur vertrouwen krijgt in de nauwkeurigheid, geloofwaardigheid en betrouwbaarheid van de informatie in de milieuverklaring.

Bij kleine organisaties en kleine bedrijven (zie de definitie) kan de verificatie echter met een frequentie die tussen de verificateur en de organisatie wordt overeengekomen, maar ten minste eens in de 36 maanden, tijdens één bezoek voor het hele systeem plaatsvinden.Definitie van een kleine organisatie of onderneming

Een "kleine onderneming" wordt omschreven als een onderneming:

- met minder dan 50 werknemers,

- en waarvan

- ofwel de jaaromzet niet hoger is dan 7 miljoen EUR,

- ofwel het jaarlijkse balanstotaal niet hoger is dan 5 miljoen EUR,

- en die niet voor 25 % of meer van het kapitaal of van de stemrechten in handen is van één onderneming of van verscheidene ondernemingen gezamenlijk.

2.3. Leidraad

De verificateur begint pas met het opzetten en afspreken van het verificatieprogramma wanneer de eerste volledige verificatie en validering van de milieuverklaring is afgerond. Bij het opzetten van het verificatieprogramma houdt de verificateur rekening met:

- de kracht van en het vertrouwen in het interneauditprogramma, met inbegrip van de frequentie van de interne audits;

- de complexiteit van het milieubeheersysteem;

- het milieubeleid;

- de omvang, schaal en aard van de activiteiten, producten en diensten van de organisatie;

- de significantie van directe en indirecte milieuaspecten waarover de organisatie zeggenschap heeft of waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij daarop invloed kan uitoefenen;

- de mogelijkheden van het informatiebeheer- en retrievalsysteem in relatie tot de informatie en gegevens in de milieuverklaring;

- de voorgeschiedenis van milieuproblemen;

- de omvang van de activiteiten die zijn onderworpen aan milieuregels;

- resultaten van eerder uitgevoerde verificaties;

- de ervaring van de organisatie bij de naleving van EMAS-eisen.

De verificateur kan bij de beoordeling van de conformiteit met de voorschriften van de verordening uitgaan van de functies, activiteiten, producten en diensten van de onderneming of van de milieuaspecten waarover de organisatie direct en/of indirect zeggenschap heeft en waarop zij invloed kan uitoefenen.

De verificatie voor organisaties met een erkende certificering volgens ISO 14001 (of een andere norm), erkend volgens de procedures zoals vermeld in artikel 9, lid 1, van de verordening hoeft zich enkel te richten op die aspecten die niet onder de erkende normen vallen. In dergelijke gevallen wordt de verificateur geacht het ISO 14001-controleprogramma te betrekken bij het ontwerpen van het verificatieprogramma en, indien dat uitvoerbaar is, de beoordelingsbezoeken zoveel mogelijk te combineren, om onnodige doublures, kosten en tijdverlies voor de organisatie te voorkomen. De verificatieactiviteiten zullen echter verschillen van die van de beoordelingsbezoeken die worden ondernomen als onderdeel van de certificering voor ISO 14001. De verificatie zal voornamelijk de aanvullende punten betreffen, zoals vermeld in bijlage I.

3. BIJWERKING VAN MILIEU-INFORMATIE

3.1. Voorschrift

In artikel 3, lid 3, onder b), van de verordening wordt bepaald dat een organisatie, om de EMAS-registratie te continueren, verplicht is de jaarlijks bijgewerkte en gevalideerde versies van haar milieuverklaring bij de bevoegde instantie in te dienen en openbaar te maken. "Van de frequentie van bijwerking kan worden afgeweken onder omstandigheden die worden omschreven in richtsnoeren die de Commissie vaststelt volgens de procedure van artikel 14, lid 2, met name voor kleine organisaties en kleine ondernemingen overeenkomstig Aanbeveling 96/280/EG van de Commissie(1) en wanneer er geen operationele wijzigingen in het milieubeheersysteem zijn."

In bijlage III, punt 3.4, over het bijwerken van openbare informatie, wordt gesteld: "De organisatie werkt de in punt 3.2 bedoelde informatie bij en laat eventuele wijzigingen jaarlijks door een milieuverificateur valideren. Van de frequentie waarmee bijwerkingen worden verricht, kan worden afgeweken onder omstandigheden die worden beschreven in de door de Commissie ... vastgelegde richtsnoeren.".

Dit wordt herhaald in bijlage V, punt 5.6, waar wordt gesteld: "Daarnaast wordt bijgewerkte informatie in de milieuverklaring met tussenpozen van maximaal twaalf maanden door de verificateur gevalideerd. Van de frequentie waarmee bijwerkingen worden verricht, kan worden afgeweken onder omstandigheden die worden beschreven in de door de Commissie ... vastgelegde richtsnoeren.".

3.2. Leidraad

Normaal gesproken wordt verwacht dat de informatie in de milieuverklaring ieder jaar wordt bijgewerkt en dat de veranderingen worden gevalideerd. Het is echter kostenbesparend en beter om de validering van de milieuverklaring te combineren met het continue verificatieprogramma. Tijd, moeite en kosten van de validering zijn afhankelijk van de kwaliteit van het informatiebeheer- en retrievalsysteem dat wordt gebruikt om de milieuverklaring op te stellen.

Normaal gesproken zullen de gegevens en de informatie over de milieuprestaties van een organisatie (bijlage III, punt 3.2, onder e)) elk jaar veranderen en moeten zij bijgewerkt worden in de milieuverklaring, hoewel uitsluitend de veranderingen behoeven te worden gevalideerd. Het bijwerken van de informatie in de milieuverklaring betekent niet dat er elk jaar een nieuwe milieuverklaring moet worden gepubliceerd; deze moet alleen openbaar worden gemaakt. EMAS is bedoeld om te bevorderen dat geloofwaardige informatie over verbeteringen in de milieuprestaties publiekelijk toegankelijk is. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren door een aparte op zichzelf staande milieuverklaring samen te stellen of door deze informatie op te nemen in de accountantsverklaring, hetzij in gedrukte vorm, hetzij op een website. Hiervoor wordt verwezen naar de aparte leidraad van de Commissie voor milieurapportage (bijlage I bij Aanbeveling 2001/680/EG van de Commissie(2)).

Hoewel de bijgewerkte informatie voor kleine bedrijven en kleine organisaties niet de vorm hoeft aan te nemen van een groot, duur en luxe uitgevoerd document, biedt de verordening deze organisaties de mogelijkheid hun informatie frequenter bij te werken en deze te laten valideren. Daarom worden alleen deze bedrijven vrijgesteld van de jaarlijkse validering van bijgewerkte informatie, tenzij zij te maken hebben met:

- belangrijke milieurisico's die samenhangen met hun activiteiten, producten en diensten of

- operationele wijzigingen in hun milieubeheersysteem of

- significante wettelijke eisen in verband met hun activiteiten, producten en diensten of

- significante lokale milieukwesties.

In dat geval zal de verificateur een gevalideerde jaarlijkse bijwerking van de informatie in de milieuverklaring verplicht stellen.

Indien dit niet jaarlijks hoeft te gebeuren, wordt verwacht dat de milieuverklaring binnen een periode van niet meer dan 36 maanden wordt bijgewerkt.

Voorbeelden

- Kleine bakkerijen

- Kleuterscholen

- Zelfstandige winkeliers.

3.3. Validering van passages uit de milieuverklaring

Het kan zijn dat organisaties passages uit hun milieuverklaring in samenhang met het EMAS-logo willen gebruiken. Voorbeelden hiervan zijn:

- de indiening van gevalideerde emissiegegevens bij milieu-instanties;

- informatie over de koolstofemissie in het kader van nationale programma's ter beperking van de klimaatverandering;

- naleving van wettelijke voorschriften voor de bekendmaking van milieu-informatie aan aandeelhouders en pensioenregelingen.

Wanneer de organisatie het logo samen met uittreksels gebruikt, mag zij alleen passages gebruiken van de meest recent gevalideerde milieuverklaring. Ook dienen de passages relevant en significant te zijn en geen onjuist of misleidend beeld te geven, zodat ze aan de eisen in bijlage III, punt 3.5, onder a) tot en met f), voldoen.

Passages uit de milieuverklaring die gebruikt worden in combinatie met het EMAS-logo, moeten worden gevalideerd. Tijd, geld en moeite kunnen worden bespaard door nauwkeurig vast te stellen welke passages men wil gebruiken, zodat deze gelijktijdig met de milieuverklaring gevalideerd kunnen worden.

Voor inlichtingen over het gebruik van het logo wordt verwezen naar de leidraad van de Commissie in bijlage III van deze beschikking.

4. FREQUENTIE VAN DE AUDITS

4.1. Voorschrift

In bijlage II, punt 2.9, over de frequentie van de audits wordt bepaald: "De frequentie waarmee activiteiten aan een audit worden onderworpen, varieert naar gelang van:

- de aard, omvang en complexiteit van de activiteiten;

- de ernst van de daarmee samenhangende milieueffecten;

- de omvang en urgentie van de problemen die bij eerdere audits zijn geconstateerd;

- de voorgeschiedenis van de milieuproblemen.

Organisaties stellen hun eigen auditprogramma en auditfrequentie vast op basis van de door de Commissie ... vastgestelde richtsnoeren.".

4.2. Oogmerk

Het is de bedoeling dat er een auditprogramma wordt opgesteld waardoor het management de informatie krijgt die het nodig heeft om de milieuprestaties van de organisatie en de effectiviteit van het milieubeheersysteem te kunnen beoordelen en om aan te kunnen tonen dat het de zaken onder controle heeft. Tevens heeft de verificateur op deze manier een basis om samen met de organisatie het verificatieprogramma te ontwikkelen en af te spreken en om de frequentie te bepalen van de aan de organisatie te brengen bezoeken.

4.3. Leidraad

Bij het opzetten van een auditprogramma zou het een goede zaak zijn als de activiteiten, producten of diensten die de meest significante milieueffecten veroorzaken of kunnen veroorzaken, vaker aan een audit worden onderworpen dan die welke een minder belangrijke rol spelen. De organisatie zou ook minimaal één keer per jaar audits moeten uitvoeren, aangezien mede hierdoor aan de leiding van de organisatie en de verificateur kan worden aangetoond dat de significante milieuaspecten onder controle zijn.

(1) PB L 107 van 30.4.1996, blz. 4.

(2) Zie bladzijde 3 van dit Publicatieblad.

BIJLAGE III

LEIDRAAD VOOR HET GEBRUIK VAN HET EMAS-LOGO

(Alle verwijzingen naar bijlagen gelden de bijlagen bij Verordening (EG) nr. 761/2001, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven)

1. UITGANGSPUNTEN

Referentieverordening

Deze leidraad is niet van invloed op het communautair recht of op het nationaal recht of op niet onder het communautair recht vallende technische normen betreffende milieucontrole, in het bijzonder Richtlijn 84/450/EEG van de Raad van 10 september 1984 betreffende het nader tot elkaar brengen van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen der lidstaten inzake misleidende reclame(1) of op de verplichtingen van organisaties uit hoofde van dat recht of die normen.

1.1. Doelstellingen van het EMAS-logo

Een van de kernelementen van Verordening (EG) nr. 761/2001 is de introductie van verschillende opties voor de communicatie van milieu-informatie aan belanghebbende partijen. Organisaties moeten worden gestimuleerd om verantwoording af te leggen over hun milieuprestaties tegenover het publiek, hun klanten en afnemers door gebruik te maken van deze aanvullende communicatiemogelijkheden.

Het EMAS-logo is een handelsmerk van de verordening. Het doel van het EMAS-logo is om het publiek en andere belanghebbende partijen erop te wijzen dat de organisatie zorgdraagt voor:

- het vaststellen en toepassen van een milieubeheersysteem;

- de stelselmatige, objectieve en periodieke evaluatie van de werking van dit soort systemen;

- het verschaffen van informatie betreffende de milieuprestatie en een open dialoog met het publiek en andere belanghebbende partijen;

- de actieve betrokkenheid van werknemers, inclusief een goede opleiding,

en er tevens op toeziet dat het milieubeheersysteem in overeenstemming is met de relevante wettelijke milieuvoorschriften. Het logo duidt in het bijzonder op het feit dat de onderneming periodieke milieuverklaringen verstrekt die openbaar zijn en die zijn gevalideerd door een onafhankelijke verificateur.

In dit verband heeft het nieuwe EMAS-logo een drievoudige functie:

- het aangeven van de betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de door de onderneming verstrekte informatie over haar milieuprestatie;

- het aangeven van de zorg van de organisatie voor verbetering van de milieuprestatie en het voeren van een gezond beleid voor de milieuaspecten;

- het onder de aandacht brengen van het programma bij het publiek, belanghebbende partijen en organisaties die streven naar verbetering van hun milieuprestatie.

Het is derhalve de bedoeling van de Europese Gemeenschap om de waarde van EMAS te verhogen door nieuwe en geloofwaardige opties te creëren voor EMAS-geregistreerde organisaties teneinde hun milieuprestatie en hun inzet voor de bescherming van het milieu te demonstreren door communicatie met belanghebbende partijen met behulp van een grote verscheidenheid aan middelen.

1.2. De relatie tussen het EMAS-logo en milieukeursystemen (artikel 8, lid 2 van de verordening)

Het EMAS-logo staat voor:

- vrijwillige proactieve inspanningen van de deelnemende organisaties om voortdurend hun milieuprestatie te verbeteren naast alle eisen die in regelgeving zijn vastgelegd,

- een functionerend milieubeheersysteem ter verwezenlijking van de doelstellingen van de organisatie en

- het feit dat de informatie die wordt verstrekt in bijvoorbeeld de milieuverklaring, geloofwaardig is en is gevalideerd door een officieel erkend verificateur.

Ter onderscheiding van het EMAS-logo, hebben milieukeursystemen voor producten en diensten andere kenmerken:

- Zij zijn van nature selectief en vormen derhalve een vergelijkende bewering over producten, activiteiten en diensten die wel of niet voorzien zijn van dit keurmerk.

- Zij tonen aan dat voldaan wordt aan milieucriteria die door derden zijn vastgesteld en waaraan slechts enkele producten op de markt voldoen.

- De vaststelling van de relevante criteria verloopt volgens een (meestal officieel) goedgekeurde adviesprocedure.

Milieukeursystemen kunnen relevante informatie verstrekken met betrekking tot milieuaspecten die verband houden met producten en diensten.

Het EMAS-logo heeft geen van deze kenmerken en dient ook niet gebruikt te worden op een manier die kan leiden tot verwarring met deze kenmerken.

Het behoort tot de verantwoordelijkheid van organisaties, verificateurs en bevoegde instanties om elke verwarring met milieu-productkeurmerken te voorkomen. Daartoe dient de organisatie de informatie zorgvuldig te selecteren en te zorgen voor een zodanige wijze van communicatie dat geen verwarring kan ontstaan. Het is de verantwoordelijkheid van de verificateur om de validiteit en de betrouwbaarheid van de boodschap die aan de klant moeten worden doorgegeven, te toetsen overeenkomstig de criteria zoals gedefinieerd in bijlage III, punten 3.2 en 3.5, en overeenkomstig zijn plichten zoals die zijn vermeld in bijlage V.

2. VEREISTEN ZOALS GENOEMD IN VERORDENING (EG) Nr. 761/2001

2.1. Relevante wettelijke voorwaarden

a) Artikel 8 ("Logo") van de verordening bepaalt:

- de voorwaarden waaronder het EMAS-logo mag worden gebruikt, namelijk de vereiste actuele EMAS-registratie (lid 1),

- de vijf verschillende mogelijkheden tot gebruik (lid 2) en

- de gevallen waarin het niet gebruikt mag worden, namelijk op producten of productverpakkingen en in combinatie met vergelijkende beweringen (lid 3).

b) Bijlage III, punt 3.5 "Publicatie van informatie", biedt mogelijkheden voor openbare informatie als aanvulling op de milieuverklaring; in de punten a) tot en met f) worden de eisen uiteengezet waaraan moet worden voldaan als de geselecteerde informatie voorzien van het EMAS-logo, wordt gegenereerd en gebruikt. Bijlage III, punt 3.5, bepaalt dat de informatie aan de volgende eisen moet voldoen:

- nauwkeurig en niet misleidend;

- onderbouwd en controleerbaar;

- relevant en in de juiste context of in het juiste verband gebruikt;

- representatief voor de algehele milieuprestatie van de organisatie;

- niet voor verkeerde uitleg vatbaar;

- significant in relatie tot het algehele milieueffect.

Organisaties dienen rekening te houden met de eisen van bijlage III, punt 3.5, onder a) tot en met f), ook wanneer het EMAS-logo wordt gebruikt in advertenties voor producten, activiteiten en diensten zoals die zijn uiteengezet in hoofdstuk 5 van deze leidraad.

c) Bijlage IV "Minimumeisen voor het logo" bepaalt de twee vormen van het logo: een die "geverifieerd milieubeheer" (versie 1) aangeeft en de ander die "gevalideerde milieu-informatie" (versie 2) aangeeft. In beide gevallen moet het registratienummer van de organisatie worden vermeld.

Het formaat van het logo mag volgens bijlage IV slechts onder de in punt 2.2 van deze leidraad genoemde voorwaarden worden gewijzigd.

2.2. Gebruik van het logo voor de promotie van het EMAS-systeem

Het kan nodig zijn het logo te gebruiken voor promotie van het EMAS-systeem. In dit verband zouden de termen "GEVALIDEERDE INFORMATIE" of "GEVERIFIEERD MILIEUBEHEER" ten onrechte worden gebruikt, evenals het registratienummer. Daarom kan het logo in de volgende uitvoering voor de promotie van EMAS worden gebruikt:

>PIC FILE= "L_2001247NL.004001.TIF">

en voor bijvoorbeeld de volgende doeleinden:

- promotiemateriaal (speldjes, enz.);

- persberichten;

- Commissieleidraad;

- boeken en publicaties over EMAS,

op voorwaarde dat:

- het niet in verband wordt gebracht met de naam van een organisatie en

- het gebruik niet inhoudt of de indruk wekt dat men als gebruiker van het systeem is geregistreerd en de gebruiker van het logo in deze vorm op geen enkele wijze beweert te voldoen aan milieueisen voor activiteiten, producten en diensten.

2.3. De functies van het logo in verschillende soorten informatie (artikel 8 en bijlage IV)

Terwijl versie 1 van het logo aangeeft dat een organisatie werkt volgens een milieubeheersysteem overeenkomstig de EMAS-eisen, geeft versie 2 aan dat specifieke informatie waaraan het logo is toegekend, op basis van EMAS-eisen is gevalideerd.

In artikel 8, lid 2, van de verordening worden de vijf verschillende gevallen genoemd waarin het logo gebruikt mag worden:

a) Op gevalideerde informatie zoals omschreven in bijlage III, punt 3.5, onder de voorwaarden zoals genoemd in deze leidraad. In dit geval duidt het logo erop dat de informatie is gebaseerd op een gevalideerde milieuverklaring en voldoet aan de eisen van bijlage III, punt 3.5 (versie 2).

b) Op gevalideerde milieuverklaringen. Benadrukt de deelname aan het systeem en toont aan dat de inhoud van de verklaring is gevalideerd (versie 2).

c) In het briefhoofd van geregistreerde organisaties (versie 1).

d) In publicitaire informatie over deelname van een organisatie aan EMAS. Duidt op het feit dat de organisatie deelneemt aan EMAS. Versie 1 van het logo kan bijvoorbeeld gebruikt worden op borden, gebouwen, websites, uitnodigingen, enz.

e) In advertenties voor producten, activiteiten en diensten uitsluitend onder de voorwaarden vermeld in deze leidraad die garanderen dat er geen verwarring mogelijk is met milieukeurmerken (versie 2).

In al deze gevallen moet er een duidelijk verband zijn met de naam van de organisatie.

Gebruikers van het logo - EMAS-geregistreerde organisaties - moeten in gedachten houden dat gebruik van het logo niet tot misverstanden mag leiden bij het publiek. Geen enkele organisatie mag bijvoorbeeld het logo gebruiken op een manier die misleidend is voor het publiek door te verklaren dat zij "iets soortgelijks" heeft gedaan als de EMAS-verordening of op haar manier gehandeld heeft "volgens" de verordening.

Terwijl het gebruik van het logo in de verklaring en in briefhoofden in Verordening (EEG) nr. 1836/93 van de Raad(2) is geregeld, is in Verordening (EG) nr. 761/2001 een aantal nieuwe manieren om het logo te gebruiken, toegestaan. Deze gevallen worden hieronder besproken.

3. LEIDRAAD VOOR HET GEBRUIK VAN HET LOGO VOOR GESELECTEERDE INFORMATIE UIT DE MILIEUVERKLARING (ARTIKEL 8, LID 2, ONDER a) EN BIJLAGE III, PUNT 3.5)

3.1. Algemene eisen

Het gebruik van het logo (versie 2) in verband met geselecteerde informatie dient in overeenstemming te zijn met de eisen genoemd in bijlage III, punt 3.5.

Er zijn tal van mogelijkheden tot publicatie, zoals:

- informatiebrochures,

- lijsten met gegevens,

- folders,

- krantenadvertenties,

- milieurubrieken in andere dan milieupublicaties,

- websites, enz.,

- tv-reclame.

Een juist gebruik van het logo is niet afhankelijk van de technische middelen waarmee informatie wordt gepresenteerd. De algemene eis waaraan moet worden voldaan bij elk gebruik van het logo in deze gevallen is:

Maak zichtbaar op welke gevalideerde informatie het logo betrekking heeft!

Indien de gehele inhoud van een publicatie is gebaseerd op de milieuverklaring en is gevalideerd door de verificateur, mag het logo worden gebruikt op elke wijze die adequaat wordt geacht (bijvoorbeeld op de voorpagina, in de kop van een advertentie, als grafische achtergrond van een tekst, enz.).

De gevalideerde informatie moet duidelijk worden onderscheiden van de rest van de tekst (bv. door het gebruik van een kader of verschillen in opmaak, kleur, grootte en lettertype), indien deze

- slechts een deel is van een grotere publicatie (bv. met een technische of zakelijke inhoud) of

- wordt gepresenteerd samen met andere niet-gevalideerde milieu-informatie (bv. een blok binnen een groter tekstgeheel of een deel van een verslag van een onderneming, enz.).

Het logo moet zodanig geplaatst worden dat het duidelijk verwijst naar de gevalideerde informatie.

3.2. Voorbeelden

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

4. LEIDRAAD VOOR HET GEBRUIK VAN HET LOGO ALS AANKONDIGING VAN DE DEELNAME VAN DE ORGANISATIE AAN HET EMAS-SYSTEEM (ARTIKEL 8, LID 2, ONDER d), VAN DE VERORDENING)

4.1. Algemene eisen

Het gebruik van het logo (versie 1) in overeenstemming met artikel 8, lid 2, onder d), is bedoeld om het publiek en andere belanghebbenden duidelijk te maken dat een organisatie is geregistreerd. Het is daarom noodzakelijk dat het logo duidelijk en exclusief aan de geregistreerde organisatie wordt toegekend. Verwarring met organisaties die niet EMAS-geregistreerd zijn, dient voorkomen te worden.

Geregistreerde organisaties en aanbieders van communicatiediensten die namens hen werken, mogen niet de indruk wekken dat de laatstgenoemden zelf hebben voldaan aan de EMAS-eisen als dat niet het geval is.

4.2. Voorbeelden

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

5. LEIDRAAD VOOR HET GEBRUIK VAN HET LOGO IN ADVERTENTIES VOOR PRODUCTEN, ACTIVITEITEN EN DIENSTEN (ARTIKEL 8, LID 2, ONDER e), ARTIKEL 8, LID 2, ONDER a) EN b), EN BIJLAGE III, PUNT 3.5)

5.1. Algemene eisen

Met Verordening (EG) nr. 761/2001 wordt meer nadruk gelegd op de indirecte milieuaspecten dan het geval was met Verordening (EEG) nr. 1836/93. Daarbij spelen de kenmerken van producten, activiteiten en diensten een centrale rol. Het is de bedoeling organisaties te stimuleren om bij hun producten informatie te leveren over hun milieuprestatie in verband met hun producten en om hun marketingmiddelen in te zetten om de doelstellingen van EMAS te promoten. Dit omvat zowel milieuaspecten die indirect verband houden met het product als directe kenmerken van dat product - vooropgesteld dat die door de verificateur gevalideerd zijn.

In geen geval mag alleen het logo gebruikt worden voor producten, activiteiten en diensten (zoals een milieukeur). Een duidelijk zichtbaar verband met de gevalideerde informatie is noodzakelijk. De gevalideerde informatie moet apart staan van andere informatie die wordt verstrekt.

De informatie waarop het logo betrekking heeft, moet conform de in bijlage III, punt 3.5, onder a) tot en met f), genoemde uitgangspunten geselecteerd worden.

Volgens artikel 8, lid 2, onder e), in combinatie met artikel 8, lid 2, onder a) en d), is het toegestaan om het EMAS-logo te gebruiken om

- deelname van de organisatie aan EMAS aan te geven (versie 1),

- aan te geven dat een product, activiteit of dienst is geproduceerd door een EMAS-geregistreerde organisatie (versie 1) en

- om de geloofwaardigheid van gevalideerde informatie die direct of indirect verband houdt met producten, activiteiten en diensten te verhogen (versie 2).

Een duidelijk zichtbaar verband met de gevalideerde informatie is noodzakelijk. Alle activiteiten die te maken hebben met de bij het logo verstrekte informatie dienen onderworpen te zijn aan de beheercontrole van een geregistreerde organisatie.

Het log kan worden gebruikt op verschillende manieren zoals:

- in advertenties voor producten (bv. in kranten of catalogi),

- in handleidingen,

- in andere media (bv. televisie en websites),

- op schappen en rekken waarop producten, activiteiten en diensten worden gepresenteerd aan de klanten,

- op tentoonstellingsstands, enz.

De organisatie die het logo gebruikt dient controle te hebben over en verantwoordelijkheid te dragen voor de wijze waarop het logo wordt gepresenteerd. Er moet een duidelijk aanwijsbare relatie bestaan tussen het logo en de activiteit, het product of de dienst waarmee het in verband wordt gebracht.

Ook hier is het niet zozeer de technische wijze waarop het logo wordt gepresenteerd die bepaalt of het gebruik is toegestaan of niet, maar de inhoud van de verstrekte informatie. De organisatie moet in ieder apart geval duidelijk maken over welke informatie het gaat:

a) Informatie die indirect het product, de activiteit of de dienst betreft

Indien het logo (versie 2) is bedoeld om bijvoorbeeld

- prestatiekenmerken van de relevante productieprocessen,

- kenmerken van het milieubeheer van de organisatie,

- milieubeleid, milieudoelstellingen en milieutaakstellingen,

- algemene gegevens betreffende de milieuprestatie

aan te geven, dient relevante gevalideerde informatie te worden verstrekt in de advertentie die herkenbaar moet zijn als informatie die verband houdt met specifieke gevalideerde kenmerken van het milieubeheer van de organisatie.

Beweringen over milieuaspecten die niet voldoende worden gedekt door het milieubeheer van de organisatie, zijn niet toegestaan.

b) Informatie die direct het product, de activiteit of de dienst betreft

Indien het logo (versie 2) is bedoeld om bijvoorbeeld

- milieurelevante kenmerken van het product, de activiteit of de dienst zelf,

- kenmerken van het product in de gebruiksfase of na gebruik,

- verbetering van de milieuprestatie voor de producten of diensten,

- doelstellingen of taakstellingen van het milieubeleid voor producten en diensten,

- gegevens over de milieuprestatie voor het product, de activiteit of de dienst

aan te geven, moet in de advertentie relevante gevalideerde informatie worden verstrekt die herkenbaar moet zijn als verband houdend met specifieke gevalideerde kenmerken van het product.

Ook hiervoor geldt dat beweringen over milieuaspecten die onvoldoende door het milieubeheer van de organisatie worden bestreken, niet zijn toegestaan.

Drie fundamentele beperkingen bij het gebruik van het logo dienen gerespecteerd te worden. Het is niet geoorloofd het logo te gebruiken:

- op producten en productverpakkingen,

- in combinatie met vergelijkende beweringen die betrekking hebben op concurrerende producten, activiteiten en diensten, en

- in advertenties voor producten zonder duidelijke informatie/aanwijzing over de kenmerken van de organisatie of van het product waarvoor het logo wordt gebruikt.

Derhalve geeft het EMAS-logo als zodanig geen informatie aan de consument (zoals bij een milieukeur wel het geval is), maar duidt het op de gevalideerde status van de verstrekte informatie. Met andere woorden het is een "stempel voor de betrouwbaarheid van de informatie" maar geen "stempel voor een topproduct".

Daarnaast zijn in alle gevallen waarin een systeem voor een milieukeur voor een product, een activiteit of een dienst bestaat (d.w.z. waar bepaalde eisen bestaan voor de EU-milieukeur of voor nationale milieukeuren), de volgende eisen van toepassing:

- De organisatie en de verificateur zijn verplicht, zoals hierboven in de algemene uitgangspunten wordt aangegeven en in de voorbeelden wordt geïllustreerd, om de nodige speciale maatregelen te nemen ter voorkoming van verwarring met een bestaande milieukeur.

- Organisaties en verificateurs moeten rekening houden met criteria voor de milieukeur voor het product bij de controle op de te verstrekken informatie aan de hand van de eisen die zijn genoemd in bijlage III, punt 3.5, onder a) tot en met f).

- Er wordt rekening gehouden met alle milieukeursystemen die relevant zijn voor de markt waarin het logo wordt gebruikt.

- Het is in geen enkel geval toegestaan om te verwijzen naar criteria die zijn vastgelegd voor relevante milieukeuren.

5.2. Voorbeelden

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

(1) PB L 250 van 19.9.1984, blz. 17.

(2) PB L 168 van 10.7.1993, blz. 1. Verordening ingetrokken bij Verordening (EG) nr. 761/2001.