BESLUIT VAN HET ECONOMISCH EN SOCIAAL COMITÉ inzake de toegang van het publiek tot de documenten van het Economisch en Sociaal Comité

HET BUREAU,

Gelet op de verklaring betreffende het recht op toegang tot informatie, gehecht aan de Slotakte van het Verdrag betreffende de Europese Unie, waarin wordt onderstreept dat de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces het democratisch karakter van de instellingen en het vertrouwen van het publiek in het bestuur versterkt,

Gelet op de conclusies van de Europese Raad van Birmingham, Edinburgh en Kopenhagen waarin een aantal beginselen is overeengekomen ter bevordering van een Gemeenschap die dichter bij de burgers staat,

Gelet op het verzoek van de Europese ombudsman van 5 juni 1996 en het antwoord daarop van de voorzitter van het Economisch en Sociaal Comité van 5 juli 1996,

Gelet op het verzoek van de Europese ombudsman van 9 september 1996,

Gelet op het reglement van orde van het Economisch en Sociaal Comité, en met name op artikel 8, lid 4,

Overwegende dat het Economisch en Sociaal Comité belang heeft bij het vaststellen van algemene bepalingen ten aanzien van de toegang van het publiek tot documenten van het Comité,

BESLUIT:

1. Het publiek zal zo ruim mogelijk toegang krijgen tot documenten die door het Economisch en Sociaal Comité of door een van zijn afdelingen (1) zijn goedgekeurd.

2. Het verzoek om toegang tot een document moet worden ingediend bij het secretariaat-generaal van het Economisch en Sociaal Comité en moet voldoende duidelijk geformuleerd zijn en met name elementen bevatten die het mogelijk maken te achterhalen om welk document of welke documenten het gaat. Waar nodig zal het Comité de aanvrager verzoeken zijn verzoek te verduidelijken.

3. Toegang tot documenten betekent inzage ter plaatse of het verstrekken van één enige kopie. Het Economisch en Sociaal Comité kan de aanvrager zo nodig verzoeken een bijdrage in de kosten te leveren naar gelang van de hoeveelheid te kopiëren documenten.

4. De aanvrager mag het document niet zonder voorafgaande toestemming van het Economisch en Sociaal Comité voor commerciële doeleinden vermenigvuldigen of verspreiden.

5. Gezien de verkoopovereenkomst tussen het Economisch en Sociaal Comité en het Bureau voor officiële publicaties der Europese Gemeenschappen mag het Comité geen integrale kopieën verstrekken van documenten die onder deze overeenkomst vallen.

Gedaan te Brussel, 27 mei 1997.

De voorzitter

Tom JENKINS

(1) Ten aanzien van de werkzaamheden ter voorbereiding van de adviezen van het Economisch en Sociaal Comité geldt echter dat het verzoek om toegang tot een document schriftelijk aan de secretaris-generaal moet worden gericht en alleen met diens toestemming kan worden ingewilligd.