BESLUIT VAN HET EUROPEES PARLEMENT van 9 maart 1994 inzake het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt (94/262/EGKS, EG, Euratom)

HET EUROPEES PARLEMENT,

Gelet op de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, inzonderheid artikel 138 E, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, artikel 20 D, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en artikel 107 D, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,

Gezien het advies van de Commissie,

Gezien de goedkeuring van de Raad,

Overwegende dat het statuut van de Europese ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt moeten worden vastgesteld, een en ander met inachtneming van de bepalingen van de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen;

Overwegende dat de voorwaarden moeten worden vastgesteld waaronder bij de Europese ombudsman een klacht kan worden ingediend en dat tevens moet worden vastgesteld welk verband er bestaat tussen de uitoefening van het ambt van ombudsman en de gerechtelijke of administratieve procedures;

Overwegende dat de ombudsman, die ook op eigen initiatief kan optreden, moet kunnen beschikken over alle elementen die voor de uitoefening van zijn ambt nodig zijn; dat de communautaire Instellingen en organen de ombudsman daartoe desgewenst de door hem verlangde inlichtingen dienen te verstrekken, tenzij dat om met redenen omklede motieven van geheimhouding niet mogelijk is en onverminderd de plicht die op de ombudsman rust om die gegevens niet te verspreiden; dat de autoriteiten van de Lid-Staten de ombudsman alle nodige inlichtingen dienen te verstrekken, tenzij die inlichtingen onder wettelijke bepalingen of andere voorschriften op het gebied van de geheimhouding vallen of onder andere voorschriften waardoor zij niet doorgegeven mogen worden; dat wanneer de ombudsman de gevraagde bijstand niet wordt verleend, hij hiervan melding maakt aan het Europees Parlement, dat passende stappen dient te ondernemen;

Overwegende dat moet worden vastgesteld welke procedures moeten worden gevolgd wanneer uit het onderzoek van de ombudsman blijkt dat er sprake is van wanbeheer; dat tevens moet worden voorgeschreven dat de ombudsman aan het einde van iedere jaarlijkse zitting van het Europees Parlement een algemeen verslag indient;

Overwegende dat de ombudsman en zijn personeel verplicht zijn de informatie waarvan zij bij de uitoefening van hun taak kennis hebben genomen, geheim te houden; dat, indien de ombudsman in het kader van een onderzoek kennis heeft genomen van feiten die zijns inziens onder het strafrecht vallen, hij de bevoegde autoriteiten hier evenwel van op de hoogte dient te brengen;

Overwegende dat moet worden voorzien in de mogelijkheid dat de ombudsman, met eerbiediging van de nationale wetgeving die van toepassing is, samenwerkt met soortgelijke autoriteiten die in bepaalde Lid-Staten functioneren;

Overwegende dat de ombudsman door het Europees Parlement aan het begin van elke zittingsduur voor de gehele periode moet worden benoemd; dat hij moet worden gekozen uit vooraanstaande persoonlijkheden die burgers zijn van de Unie en alle vereiste waarborgen van onafhankelijkheid en bekwaamheid bieden;

Overwegende dat moet worden vastgesteld onder welke voorwaarden de ambtsvervulling van de ombudsman eindigt;

Overwegende dat de ombudsman zijn ambt volkomen onafhankelijk dient uit te oefenen, waartoe hij zich bij zijn ambtsaanvaarding ten overstaan van het Hof van Justitie plechtig verbindt; dat moet worden bepaald welke werkzaamheden met het ambt van ombudsman onverenigbaar zijn, terwijl tevens zijn bezoldiging en de voor hem geldende voorrechten en immuniteiten moeten worden vastgesteld;

Overwegende dat er regelingen moeten worden vastgesteld voor de ambtenaren en personeelsleden van het secretariaat dat de ombudsman terzijde zal staan, en voor de begroting daarvoor; dat de ombudsman zijn zetel heeft in dezelfde plaats als het Europees Parlement;

Overwegende dat de ombudsman de uitvoeringsbepalingen van dit besluit dient vast te stellen; dat er voorts een aantal overgangsbepalingen moet worden vastgesteld voor de eerste ombudsman die na de inwerkingtreding van het Verdrag betreffende de Europese Unie wordt benoemd,

BESLUIT:

Artikel 1

1. Het statuut van de ombudsman en de algemene voorwaarden voor de uitoefening van zijn ambt worden overeenkomstig artikel 138 E, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, artikel 20 D, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en artikel 107 D, lid 4, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie vastgesteld in het onderhavige besluit.

2. De ombudsman vervult zijn taak met inachtneming van de bij de Verdragen aan de communautaire Instellingen en organen verleende bevoegdheden.

3. De ombudsman mag niet interveniëren in een procedure voor de rechter en evenmin de gegrondheid van een rechterlijke beslissing in twijfel trekken.

Artikel 2

1. De ombudsman draagt er conform de in de genoemde Verdragen vastgestelde voorwaarden en beperkingen toe bij gevallen van wanbeheer bij het optreden van de communautaire Instellingen en organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak, aan het licht te brengen en aanbevelingen te doen om dit te verhelpen. Over het optreden van enige andere autoriteit of persoon kan bij de ombudsman geen klacht worden ingediend.

2. Elke burger van de Unie of elke natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een Lid-Staat van de Unie, heeft het recht zich rechtstreeks of via een lid van het Europees Parlement tot de ombudsman te wenden met een klacht over een geval van wanbeheer bij het optreden van de communautaire Instellingen of organen, met uitzondering van het Hof van Justitie en het Gerecht van eerste aanleg bij de uitoefening van hun gerechtelijke taak. De ombudsman stelt de betrokken instelling of het betrokken orgaan onmiddellijk na ontvangst van een klacht op de hoogte.

3. Uit de klacht moet het onderwerp blijken alsmede de identiteit van de persoon van wie zij uitgaat. Deze persoon kan verzoeken om een vertrouwelijke behandeling.

4. De klacht moet zijn ingediend binnen twee jaar na de datum waarop degene die de klacht indient, in kennis is gesteld van de feiten die aan de klacht ten grondslag liggen. Voorafgaand aan de klacht moeten de passende administratieve stappen bij de betrokken Instellingen of organen zijn ondernomen.

5. De ombudsman kan de indiener van de klacht adviseren zich tot een andere instantie te wenden.

6. De bij de ombudsman ingediende klachten schorsen niet de voor een beroep op de rechter of een administratief beroep vastgestelde termijnen.

7. Wanneer de ombudsman vanwege een lopende of afgeronde gerechtelijke procedure over de vermeende feiten, een klacht niet ontvankelijk moet verklaren of een eind moet maken aan de behandeling ervan, worden de resultaten van het onderzoek dat hij eventueel reeds heeft verricht ter zijde gelegd.

8. Bij de ombudsman kunnen slechts klachten worden ingediend over de arbeidsbetrekkingen tussen de communautaire Instellingen of organen en hun ambtenaren of andere personeelsleden indien de betrokkene de o.a. in artikel 90, lid 1 en lid 2, van het Statuut van de ambtenaren vastgelegde mogelijkheden tot het indienen van een verzoek of een klacht heeft uitgeput, en nadat de termijnen voor het antwoord van de autoriteit tot welke hij zich heeft gericht, zijn verstreken.

9. De ombudsman stelt de indiener van de klacht zo spoedig mogelijk in kennis van het gevolg dat aan de klacht is gegeven.

Artikel 3

1. De ombudsman gaat op eigen initiatief of ingevolge een klacht over tot alle onderzoeken die hij nodig acht om een vermoed geval van wanbeheer bij het optreden van de communautaire Instellingen en organen op te lossen. Hij brengt de betrokken Instelling of het betrokken orgaan hiervan op de hoogte. Deze kunnen hem alle dienstige opmerkingen doen toekomen.

2. De communautaire Instellingen en organen zijn gehouden de gevraagde inlichtingen aan de ombudsman te verstrekken en hem inzage te verlenen van de desbetreffende stukken. Zij kunnen dit alleen weigeren om met redenen omklede motieven van geheimhouding.

Zij geven alleen na voorafgaande toestemming van de betrokken Lid-Staat inzage van documenten van een Lid-Staat die op grond van een wettelijke bepaling of enig ander voorschrift geheim zijn.

Zij geven geen inzage van andere documenten van een Lid-Staat dan nadat zij de betrokken Lid-Staat daarvan in kennis hebben gesteld. In geen van beide gevallen mag de ombudsman, overeenkomstig artikel 4, de inhoud van deze documenten bekendmaken.

De ambtenaren en andere personeelsleden van de communautaire Instellingen en organen dienen te getuigen als de ombudsman hun daarom verzoekt; zij spreken in naam van en in opdracht van hun diensten en blijven gebonden door hun verplichting inzake beroepsgeheim.

3. De autoriteiten van de Lid-Staten zijn gehouden op verzoek van de ombudsman via de Permanente Vertegenwoordigingen van de Lid-Staten bij de Europese Gemeenschappen alle informatie te verstrekken die licht kan werpen op gevallen van wanbeheer door de communautaire Instellingen of organen, tenzij die informatie onder wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen op het gebied van de geheimhouding valt of onder andere voorschriften waardoor zij niet doorgegeven mag worden. In het laatste geval kan de betrokken Lid-Staat de ombudsman echter toestaan van die informatie kennis te nemen op voorwaarde dat hij zich ertoe verbindt de inhoud niet te verspreiden.

4. Wanneer de gevraagde bijstand niet wordt verleend, wordt het Europees Parlement hiervan door de ombudsman op de hoogte gebracht en moet het de nodige stappen ondernemen.

5. De ombudsman tracht zoveel mogelijk met de betrokken Instellingen of organen tot een oplossing te komen om een eind te maken aan de gevallen van wanbeheer en met betrekking tot de ingediende klacht genoegdoening te verschaffen.

6. Indien de ombudsman een geval van wanbeheer ontdekt, wendt hij zich tot de betrokken Instelling of het betrokken orgaan en doet eventueel ontwerp-aanbevelingen. De Instelling of het orgaan in kwestie stuurt de ombudsman binnen een termijn van drie maanden een omstandig advies.

7. De ombudsman dient vervolgens bij het Europees Parlement en de betrokken Instelling of het betrokken orgaan een verslag in. Hij kan daarin aanbevelingen doen. De indiener van de klacht wordt door de ombudsman op de hoogte gebracht van het resultaat van het onderzoek, van het advies van de betrokken Instelling of het betrokken orgaan en van de eventuele aanbevelingen van de ombudsman.

8. Aan het einde van elke jaarlijkse zitting legt de ombudsman het Europees Parlement een verslag voor met het resultaat van zijn onderzoeken.

Artikel 4

1. De ombudsman en zijn personeel - op wie artikel 214 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap, artikel 47, lid 2, van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal en artikel 194 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie van toepassing zijn - mogen de gegevens en documenten waarvan zij bij hun onderzoek kennis hebben genomen niet verspreiden. Zij zijn tevens gehouden geheimhouding te betrachten ten aanzien van gegevens die de indiener van de klacht of andere betrokken personen schade zouden kunnen berokkenen, zulks onverminderd lid 2.

2. Indien hij in het kader van een onderzoek kennis heeft genomen van feiten die zijns inziens onder het strafrecht vallen, brengt de ombudsman via de Permanente Vertegenwoordigingen van de Lid-Staten bij de Europese Gemeenschappen de ter zake bevoegde nationale autoriteiten, alsmede, in voorkomend geval, de communautaire Instelling waartoe de betrokken ambtenaar of het betrokken personeelslid behoort hiervan onverwijld op de hoogte. Deze Instelling kan dan eventueel artikel 18, tweede alinea, van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen toepassen. De ombudsman kan ook de betrokken communautaire Instellingen of organen op de hoogte brengen van feiten die ongeoorloofd gedrag van een van hun ambtenaren of personeelsleden aan het licht brengen.

Artikel 5

Indien zulks de doeltreffendheid van zijn onderzoek kan vergroten en de rechten en belangen van degenen die klachten bij hem indienen beter kan beschermen, kan de ombudsman, met eerbiediging van de nationale wetgeving die van toepassing is, samenwerken met soortgelijke autoriteiten die in bepaalde Lid-Staten fungeren. De ombudsman kan langs die weg geen documenten opeisen die op grond van artikel 3 niet voor hem toegankelijk zijn.

Artikel 6

1. Na elke verkiezing voor het Europees Parlement wordt de ombudsman voor de zittingsduur van deze Instelling benoemd. Hij is herbenoembaar.

2. De ombudsman wordt gekozen uit vooraanstaande persoonlijkheden die burgers zijn van de Unie, politieke en burgerrechten bezitten, alle waarborgen van onafhankelijkheid bieden en in hun land voldoen aan alle voorwaarden voor de uitoefening van de hoogste rechterlijke functies of wier ervaring en bekwaamheid voor de uitoefening van de functies van de ombudsman algemeen bekend zijn.

Artikel 7

1. De ambtsvervulling van de ombudsman eindigt bij het verstrijken van zijn ambtsperiode of bij vrijwillig ontslag of ontslag ambtshalve.

2. Behoudens bij ontslag ambtshalve blijft de ombudsman in functie totdat in zijn vervanging is voorzien.

3. Wanneer de ombudsman zijn ambt voortijdig neerlegt, wordt binnen drie maanden na het vacant komen van de post een opvolger benoemd die tot het eind van de zittingsduur in functie blijft.

Artikel 8

Een ombudsman die niet langer voldoet aan de eisen voor de uitoefening van zijn ambt of op ernstige wijze is tekortgeschoten, kan op verzoek van het Europees Parlement door het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen van zijn ambt worden ontheven.

Artikel 9

1. De ombudsman oefent zijn ambt vokomen onafhankelijk uit in het algemene belang van de Gemeenschappen en van de burgers van de Unie. Bij de vervulling van zijn taken vraagt noch aanvaardt hij instructies van enige regering of enig lichaam. Hij onthoudt zich van handelingen die onverenigbaar zijn met de aard van zijn werkzaamheden.

2. Bij zijn ambtsaanvaarding verbindt de ombudsman zich er ten overstaan van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen plechtig toe zijn functie geheel onafhankelijk en onpartijdig te zullen uitoefenen en tijdens de hele duur van zijn functie en na beëindiging ervan de verplichtingen die uit zijn taak voortvloeien te zullen naleven, en met name eerlijkheid en kiesheid bij het aanvaarden van bepaalde functies of voordelen na de beëindiging van zijn ambtsperiode te zullen betrachten.

Artikel 10

1. Gedurende zijn ambtsperiode mag de ombudsman geen andere politieke, administratieve of beroepswerkzaamheden, al dan niet tegen beloning, verrichten.

2. De ombudsman wordt wat zijn bezoldiging, vergoedingen en pensioenen betreft, gelijkgesteld aan een rechter bij het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen.

3. De artikelen 12 tot en met 15 en 18 van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen zijn van toepassing op de ombudsman en de ambtenaren en personeelsleden van zijn secretariaat.

Artikel 11

1. De ombudsman wordt terzijde gestaan door een secretariaat. Hij benoemt het hoofd daarvan.

2. De ambtenaren en personeelsleden van het secretariaat van de ombudsman zijn onderworpen aan de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen. Hun aantal wordt jaarlijks vastgesteld in het kader van de begrotingsprocedure (1).

3. De bij het secretariaat van de ombudsman aangestelde ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en van de Lid-Staten worden gedetacheerd in het belang van de dienst met de garantie dat zij bij terugkeer in hun instelling van oorsprong volledige rechten kunnen doen gelden.

4. Voor vraagstukken betreffende zijn personeel wordt de ombudsman gelijkgesteld aan de Instellingen in de zin van artikel 1 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 12

De begroting voor de ombudsman staat in een bijlage bij afdeling 1 (Parlement) van de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen.

Artikel 13

De ombudsman heeft zijn zetel in dezelfde plaats als het Europees Parlement (2).

Artikel 14

De ombudsman stelt de uitvoeringsbepalingen van dit besluit vast.

Artikel 15

De eerste na de inwerkingtreding van het Verdrag betreffende de Europese Unie benoemde ombudsman wordt benoemd voor de resterende termijn van de zittingsduur van het Europees Parlement.

Artikel 16

Het Europees Parlement maakt op zijn begroting ruimte voor de personele en materiële middelen die de eerste benoemde ombudsman in staat moeten stellen om vanaf het ogenblik van zijn benoeming de hem toevertrouwde taken uit de oefenen.

Artikel 17

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen en treedt in werking op de datum van bekendmaking.

Gedaan te Straatsburg, 9 maart 1994.

Voor het Europees Parlement

De Voorzitter

Egon KLEPSCH

(1) In een gemeenschappelijke verklaring van de drie Instellingen zullen de hoofdbeginselen worden omschreven betreffende het aantal personeelsleden in dienst van de ombudsman alsmede de hoedanigheid van tijdelijk of contractueel functionaris van de personen die belast worden met het verrichten van onderzoek.

(2) Zie het besluit in onderlinge overeenstemming genomen door de Vertegenwoordigers van de Regeringen der Lid-Staten inzake de vaststelling van de zetels van de Instellingen en van bepaalde organisaties en diensten van de Europese Gemeenschappen (PB nr. C 341 van 23. 12. 1992, blz. 1).