2008D0457 — NL — 09.03.2011 — 003.001

Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschijnt buiten de verantwoordelijkheid van de instellingen

Gewijzigd bij:

▼B

BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE

van 5 maart 2008

tot vaststelling van regels voor de uitvoering van Beschikking 2007/435/EG van de Raad tot oprichting van het Europees Fonds voor de integratie van onderdanen van derde landen voor de periode 2007-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen” wat betreft de beheers- en controlesystemen van de lidstaten, de regels voor administratief en financieel beheer en de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door het Fonds medegefinancierde projecten

(Kennisgeving geschied onder nummer C(2008) 795)

(Slechts de teksten in de Bulgaarse, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal zijn authentiek)

(2008/457/EG)

DEEL I

INLEIDING

HOOFDSTUK I

Onderwerp en definities

Artikel 1

Onderwerp

1.  Deze beschikking bevat regels voor de uitvoering van het Fonds op het gebied van:

2.  De volgende bepalingen gelden onverminderd Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden ( 4 ).

Artikel 2

Definities

In deze beschikking wordt verstaan onder:

DEEL II

GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR DE VIER FONDSEN

HOOFDSTUK 1

Aangewezen instanties

Artikel 3

Gemeenschappelijke instanties

De lidstaten kunnen dezelfde verantwoordelijke instantie, auditinstantie of certificeringsinstantie aanwijzen voor twee of meer van de vier Fondsen.

Artikel 4

Instantie waaraan taken zijn gedelegeerd

1.  Bij elke delegatie van taken wordt het beginsel van goed financieel beheer dat effectieve en efficiënte interne controle vereist, in acht genomen en wordt de naleving van het non-discriminatiebeginsel en de zichtbaarheid van financiering door de Gemeenschap gewaarborgd. Gedelegeerde uitvoeringstaken mogen geen aanleiding geven tot belangenconflicten.

2.  De door de verantwoordelijke instantie gedelegeerde taken en de gedetailleerde procedures voor de uitvoering van de gedelegeerde taken worden officieel schriftelijk vastgesteld.

In het delegatiebesluit wordt ten minste vermeld:

3.  De in artikel 23, lid 1, onder a), van de basisbeschikking bedoelde communicatie met de Commissie wordt niet gedelegeerd. De instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, communiceert met de Commissie via de verantwoordelijke instantie.

4.  Wanneer de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, geen overheidsinstantie of een onder het recht van een lidstaat vallende privaatrechtelijke organisatie met openbaredienstverleningstaak is, kan de verantwoordelijke instantie daaraan geen uitvoeringsbevoegdheden delegeren die een ruime beoordelingsmarge inhouden die door politieke keuzen kan worden bepaald.

5.  Delegatie van taken aan instanties heeft geen invloed op de aansprakelijkheid van de verantwoordelijke instantie, die aansprakelijk blijft voor de taken die zij heeft gedelegeerd.

6.  Wanneer de verantwoordelijke instantie taken heeft gedelegeerd, zijn alle bepalingen van deze beschikking betreffende de verantwoordelijke instantie van overeenkomstige toepassing op de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd.

Artikel 5

Uitbesteding van taken

Aangewezen instanties kunnen een deel van hun taken uitbesteden maar zij blijven aansprakelijk voor de uitbestede taken overeenkomstig de in de artikelen 25, 27 en 28 van de basisbeschikking vastgestelde verantwoordelijkheden.

HOOFDSTUK 2

Beheers- en controlesystemen

Artikel 6

Procedurehandleidingen

Overeenkomstig artikel 29, lid 2, van de basisbeschikking en rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, stellen de lidstaten een handleiding vast met procedures en praktische regelingen betreffende:

Artikel 7

Uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie

1.  Voor de uitvoering van het Fonds kan de verantwoordelijke instantie optreden als gunningsorgaan en/of als uitvoerend orgaan.

2.  De verantwoordelijke instantie treedt op als gunningsorgaan in gevallen waarin zij de projecten uitvoert, in de regel op basis van jaarlijkse openbare oproepen tot het indienen van voorstellen.

Noch de verantwoordelijke instantie, noch een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, kan inschrijven op deze oproepen tot het indienen van voorstellen.

In gerechtvaardigde gevallen, zoals de voortzetting van meerjarenprojecten overeenkomstig artikel 13, lid 6, van de basisbeschikking, die geselecteerd waren na een vorige oproep tot het indienen van voorstellen, kunnen subsidies worden toegekend zonder een oproep tot het indienen van voorstellen.

3.  De verantwoordelijke instantie treedt op als uitvoerend orgaan in gevallen waarin zij beslist de projecten direct uit te voeren omdat de kenmerken van de projecten geen andere keuze inzake uitvoering mogelijk maken, zoals de jure monopolieposities of veiligheidsredenen. In deze gevallen zijn de regels betreffende de eindbegunstigde van overeenkomstige toepassing op de verantwoordelijke instantie.

Artikel 8

Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan

1.  De redenen waarom de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan voor uitvoering van projecten, worden vastgesteld en aan de Commissie meegedeeld in het kader van het betrokken jaarprogramma.

2.  Bij de uitvoering van de projecten waarborgt de verantwoordelijke instantie de naleving van het beginsel van een goede prijs-kwaliteitverhouding en voorkomt zij belangenconflicten.

3.  De verantwoordelijke instantie kan de in artikel 7, lid 3, bedoelde projecten direct uitvoeren en/of in samenwerking met een nationale instantie die competent is wegens haar technische deskundigheid, haar hoge mate van specialisatie of haar administratieve bevoegdheden. De belangrijkste bij de uitvoering betrokken nationale instanties worden ook in het betrokken jaarprogramma vermeld.

4.  De administratieve beslissing om een project in het kader van het Fonds mede te financieren bevat de informatie die nodig is om de medegefinancierde producten en diensten en de gemaakte uitgaven te controleren. Alle in artikel 10, lid 2, vastgestelde relevante bepalingen voor een subsidieovereenkomst worden opgenomen in een gelijkwaardig rechtsinstrument.

5.  Het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat informatie over de toegepaste procedures en praktijken om de adequate scheiding van functies, effectieve controle en voldoende bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen te waarborgen en bevat verklaringen over hoe belangenconflicten werden vermeden.

6.  Wanneer kan worden aangenomen dat de verantwoordelijke instantie op regelmatige basis het uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds medegefinancierde projecten:

7.  Wanneer wordt aangenomen dat een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds medegefinancierde projecten, mag deze instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, niet de enige eindbegunstigde zijn van de kredieten waarvan het beheer aan haar werd gedelegeerd.

Artikel 9

Selectie- en gunningsprocedure wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

1.  De in artikel 7, lid 2, bedoelde oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op een manier die een maximaal bereik onder de potentiële begunstigden oplevert. ►M3  Alle belangrijke wijzigingen van de inhoud van oproepen tot het indienen van voorstellen worden op dezelfde wijze bekendgemaakt. ◄

In de oproepen tot het indienen van voorstellen wordt het volgende vermeld:

2.  Voor de selectie van projecten en de toekenning van subsidies waarborgt de verantwoordelijke instantie dat potentiële begunstigden worden ingelicht over de volgende specifieke voorwaarden betreffende de uit te voeren projecten:

Voordat het gunningsbesluit wordt genomen, vergewist de verantwoordelijke instantie zich ervan dat de eindbegunstigde en/of de partners bij het project aan deze voorwaarden kunnen voldoen.

3.  De verantwoordelijke instantie waarborgt dat projecten waaraan subsidies worden toegekend het voorwerp hebben uitgemaakt van een formele, technische en begrotingsanalyse en van een kwalitatieve beoordeling waarbij de criteria van de oproep tot het indienen van voorstellen worden toegepast. De redenen waarom andere projecten worden verworpen, worden opgetekend.

4.  De lidstaten bepalen wie bevoegd is om projecten te gunnen en waarborgen dat in alle gevallen belangenconflicten worden vermeden en met name wanneer de indieners nationale organen zijn.

5.  In het gunningsbesluit wordt ten minste de naam van de eindbegunstigde en/of van de partners bij het project vermeld, de belangrijkste gegevens over het project en de operationele doelstellingen ervan, het maximumbedrag van de medefinanciering van het Fonds en het maximale percentage van medefinanciering van de totale subsidiabele kosten.

6.  Aan iedere aanvrager wordt schriftelijk kennis gegeven van de resultaten van het selectieproces, met inbegrip van een toelichting van de selectiebesluiten. Wanneer de nationale wetgeving daarin voorziet, wordt de relevante beroepsprocedure vermeld.

Artikel 10

Subsidieovereenkomsten met eindbegunstigden wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan

1.  De verantwoordelijke instantie stelt gedetailleerde procedures voor projectbeheer vast, onder meer over:

2.  In de subsidieovereenkomst wordt onder meer vermeld:

3.  In voorkomend geval waarborgen de eindbegunstigden dat alle partners bij het project aan dezelfde verplichtingen als zij onderworpen zijn. De partners dragen verantwoordelijkheid via de eindbegunstigde, die in laatste instantie aansprakelijk blijft voor het naleven van de contractuele voorwaarden, door hemzelf en door alle partners bij het project.

De eindbegunstigden bewaren gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.

4.  In de subsidieovereenkomsten wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bevoegd zijn bij alle eindbegunstigden, partners bij het project en onderaannemers, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.

▼M3

Artikel 11

Uitvoeringsopdrachten

Bij het gunnen van opdrachten voor de uitvoering van de projecten handelen de staat, de territoriale lichamen, publiekrechtelijke instellingen en verenigingen gevormd door één of meer van deze lichamen of meerdere van deze publiekrechtelijke instellingen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en beginselen van de Unie en de lidstaten inzake openbare aanbestedingen.

Andere entiteiten dan de in de eerste alinea genoemde, gunnen opdrachten voor de uitvoering van de projecten na voldoende publiciteit, teneinde de beginselen van transparantie, non-discriminatie en gelijke behandeling na te leven. Opdrachten van een waarde van minder dan 100 000 EUR kunnen worden gegund mits de betrokken entiteit ten minste drie offertes aanvraagt. Zonder afbreuk te doen aan nationale voorschriften gelden voor opdrachten van een waarde van minder dan 5 000 EUR geen procedureverplichtingen.

▼B

Artikel 12

Vaststellen van de definitieve communautaire bijdrage

Voor de berekening van de eindbetaling aan de eindbegunstigde is de totale bijdrage van de Gemeenschap aan elk project het laagste van de volgende drie bedragen:

Artikel 13

Technische bijstand

1.  Technische bijstand op initiatief van de Commissie, zoals omschreven in artikel 14 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.

2.  Technische bijstand op initiatief van de lidstaten, zoals omschreven in artikel 15 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.

3.  Technische bijstand op initiatief van de Commissie of van de lidstaten kan de vorm aannemen van overheidsopdrachten, expertisekosten en/of administratieve uitgaven, afhankelijk van de in deel III, hoofdstuk 1, gedefinieerde subsidiabiliteitsregels.

Artikel 14

Uitgaven voor technische bijstand in het geval van een gemeenschappelijke instantie

1.  Wanneer een of meer aangewezen instanties gemeenschappelijk zijn aan twee of meer van de vier Fondsen, kunnen de kredieten voor technische bijstand voor elk van de betrokken jaarprogramma's geheel of gedeeltelijk worden samengevoegd.

2.  De uitgaven voor technische bijstand zullen worden toegewezen aan de betrokken Fondsen, bij voorkeur op basis van eenvoudige formules van representatieve verdeling. De toepassing van de formules mag niet leiden tot een toename van het maximumbedrag van uitgaven voor technische bijstand in elk betrokken jaarprogramma.

Artikel 15

Verificaties door de verantwoordelijke instantie

1.  De door of onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke instantie uit hoofde van artikel 25, lid 1, onder h), van de basisbeschikking te verrichten verificaties, hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van projecten, voor zover van toepassing.

Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of zij gerechtvaardigd zijn in het kader van het doel van het project, of de gesubsidieerde projecten zijn uitgevoerd conform de subsidieovereenkomsten, of de bijdrage van de Gemeenschap overeenstemt met de regels, in het bijzonder wat de in artikel 13 van de basisbeschikking bedoelde financieringsstructuur betreft, of de terugbetalingsverzoeken van de eindbegunstigde correct zijn, of de uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften en of dubbele financiering van uitgaven, waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden financiering wordt verkregen, wordt voorkomen.

Voorts omvatten de verificaties:

De onder a) en b) bedoelde verificaties hoeven niet te worden uitgevoerd wanneer de eindbegunstigde verplicht is een auditcertificaat van een onafhankelijke auditeur voor te leggen dat alle onder a) en b) vermelde aspecten bevat.

2.  Voor elke verificatie worden gegevens bewaard, waarin de verrichte werkzaamheden, de datum, de resultaten en de als antwoord op de vastgestelde fouten getroffen maatregelen worden opgenomen. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat alle bewijsstukken betreffende de verrichte verificaties ter beschikking van de Commissie en de Rekenkamer worden gehouden gedurende een periode van vijf jaar volgende op de afsluiting van het project. In het geval van gerechtelijke vervolging of na een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.

3.  Wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan in het kader van het jaarprogramma, zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, worden de in lid 1 vermelde verificaties verricht in overeenstemming met het beginsel van adequate functiescheiding.

Artikel 16

Auditspoor

1.  Voor de toepassing van artikel 25, lid 1, onder l), van de basisbeschikking wordt een auditspoor toereikend geacht wanneer het aan de volgende voorwaarden voldoet:

2.  De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de plaats waar alle documenten die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Fonds worden bewaard, wordt geregistreerd.

Artikel 17

Systeemaudits en projectaudits

1.  De in artikel 28, lid 1, onder a) en b), van de basisbeschikking bedoelde audits worden uitgevoerd op de door de lidstaten vastgestelde beheers- en controlesystemen en aan de hand van een steekproef op projecten die worden geselecteerd via een door de auditinstantie goedgekeurde methode.

De steekproefmethode moet:

De steekproef moet ook, ten minste op evenredige basis, projecten omvatten die door de als uitvoerend orgaan optredende verantwoordelijke instantie worden uitgevoerd.

Er wordt documentatie verstrekt omtrent de methode voor de selectie van de steekproef.

2.  De audit van de beheers- en controlesystemen omvat vóór 2013 tenminste één keer elk van de volgende procedures: programmering, delegatie van taken, selectie en gunning, toezicht op de projecten, betaling, certificering van uitgaven, verslaglegging aan de Commissie, detectie en behandeling van mogelijke onregelmatigheden en evaluatie van de programma's.

3.  De projectaudits worden ter plaatse verricht aan de hand van documenten en gegevens van de eindbegunstigde en/of de partners bij het project. Bij de audits wordt nagegaan of:

4.  Voor de toepassing van artikel 28, lid 1, onder b), van de basisbeschikking worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van de audit overeenkomstig lid 3 vallen. Wanneer de audit voor het einde van het project wordt uitgevoerd, wordt alleen rekening gehouden met de werkelijk gecontroleerde uitgaven om het dekkingspercentage te berekenen.

5.  Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere projecten kunnen inhouden, zorgt de auditinstantie ervoor dat er nader onderzoek wordt verricht, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen. Door de bevoegde instanties worden de nodige preventieve en corrigerende maatregelen genomen.

6.  De auditinstantie trekt conclusies op basis van de resultaten van de audits betreffende de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven en deelt die de Commissie mee in het jaarlijkse auditverslag. Bij jaarprogramma’s waarbij het foutenpercentage boven de drempel van materiële fouten van 2 % van de bijdrage van de Gemeenschap ligt, analyseert de auditinstantie de significantie daarvan en neemt zij de nodige maatregelen en doet zij passende aanbevelingen, die in het jaarlijkse auditverslag worden meegedeeld.

Artikel 18

Verificaties door de certificeringsinstantie

1.  In gevallen waarin de auditinstantie een advies met beperking of een afkeurend advies over de werking van het beheers- en controlesysteem geeft, gaat de certificeringsinstantie na of deze informatie aan de Commissie werd meegedeeld. Tevens garandeert zij ook dat de verantwoordelijke instantie een adequaat actieplan heeft uitgevoerd om de beheers- en controlesystemen opnieuw effectief te laten werken en om de gevolgen van de slechte werking op de declaratie van uitgaven te onderzoeken.

2.  Wanneer het betalingsverzoek of de terugbetalingsverklaring niet door de auditinstantie is gevalideerd voor het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, waarborgt de certificeringsinstantie dat onverwijld een correct betalingsverzoek of een correcte terugbetalingsverklaring wordt opgesteld.

HOOFDSTUK 3

Te verstrekken informatie over het gebruik van het Fonds

Artikel 19

Evenredigheidsbeginsel

1.  Overeenkomstig artikel 8, lid 2, van de basisbeschikking kan de mate waarin de voor een lidstaat beschikbare informatie over het gebruik van het Fonds aan de Commissie wordt verstrekt in de in dit hoofdstuk bedoelde documenten, evenredig zijn met het bedrag van de aan de betrokken lidstaat toegekende bijdrage van de Gemeenschap, en, in voorkomend geval, kan deze informatie samengevat worden verstrekt.

2.  Op verzoek van de Commissie verstrekt de lidstaat echter toch nadere informatie. De Commissie kan om deze informatie verzoeken wanneer dit voor haar nodig lijkt om haar verplichtingen op grond van de basisbeschikking en het Financieel Reglement na te komen.

Artikel 20

Beschrijving van de beheers- en controlesystemen

1.  De in artikel 29, lid 4, en artikel 30, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde beschrijving van de beheers- en controlesystemen wordt ingediend volgens het model in bijlage 1.

2.  De verantwoordelijke instantie valideert de beschrijving van de systemen die worden toegepast door instanties waaraan taken zijn gedelegeerd. Elke aangewezen instantie bevestigt de juistheid van de beschrijving van de beheers- en controlesystemen die op haar betrekking hebben. Voorts bevestigt de auditinstantie ook de volledigheid van de beschrijving.

3.  Bij het onderzoek van de beschrijving kan de Commissie om verheldering verzoeken en maatregelen voorstellen om de bepalingen van de basisbeschikking na te leven. Zo nodig kunnen ambtenaren van de Commissie of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie bezoeken ter plaatse afleggen.

4.  Wanneer de verantwoordelijke instantie dezelfde is voor twee of meer van de vier Fondsen of wanneer gemeenschappelijke systemen worden toegepast op twee of meer van de Fondsen, kan een beschrijving van de gemeenschappelijke beheers- en controlesystemen worden ingediend waarin, in voorkomend geval, specifieke kenmerken worden beklemtoond.

Artikel 21

Herziening van de beschrijving van beheers- en controlesystemen

▼M3

1.  De verantwoordelijke instantie stelt de Commissie bij formeel schrijven in kennis van elke belangrijke wijziging in het beheers- en controlesysteem en zendt zo spoedig mogelijk een herziene beschrijving van het beheers- en controlesysteem naar de Commissie, uiterlijk tegen de datum waarop de wijzigingen van kracht worden.

▼B

2.  Belangrijke wijzigingen zijn wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de functiescheiding, de doeltreffendheid van de selectie, de gunnings-, controle- en betalingsmechanismen en de communicatie met de Commissie. Deze omvatten met name wijzigingen in een van de aangewezen instanties, in het boekhoudsysteem en in de betalings- en certificeringsprocedures.

3.  Een herziening van de beheers- en controlesystemen gebeurt volgens dezelfde procedure als in artikel 20.

Artikel 22

Programmeringsdocumenten

1.  De lidstaten zenden de Commissie een in artikel 17 van de basisbeschikking bedoeld meerjarenprogramma volgens het model in bijlage II.

2.  De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 19 van de basisbeschikking bedoelde jaarprogramma's volgens het model in bijlage III.

3.  De met het meerjarenprogramma verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per prioriteit, zoals vastgesteld in de strategische richtsnoeren.

De met de jaarprogramma's verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per in artikel 4 van de basisbeschikking bedoelde categorie van actie, met een verwijzing naar de prioriteiten.

Artikel 23

Herziening van de financiële verdeling in de jaarprogramma's

▼M1

1.  Om het overeenkomstig artikel 19, lid 4, van de basisbeschikking door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma te herzien, dient de betrokken lidstaat uiterlijk drie maanden voor het verstrijken van de subsidiabiliteitsperiode bij de Commissie een herzien jaarprogramma in. De Commissie onderzoekt en keurt het herziene programma zo snel mogelijk goed overeenkomstig de in artikel 19, lid 4, van de basisbeschikking vastgestelde procedure.

▼B

2.  Wijzigingen van de financiële verdeling zonder herziening van het jaarprogramma overeenkomstig lid 1, mogen niet meer bedragen dan 10 % van de totale bijdrage van het Fonds en worden alleen toegestaan in omstandigheden die gerechtvaardigd zijn door oorzaken die buiten de controle van de verantwoordelijke instantie liggen. In het voortgangsverslag en/of het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, wordt een adequate uitleg gegeven over deze wijzigingen.

Artikel 24

►M2  Voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma’s en betalingsverzoeken ◄

1.  De lidstaten zenden de Commissie het voortgangsverslag over de uitvoering van het jaarprogramma en de in artikel 37, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde betalingsverzoeken volgens het model in bijlage IV.

2.  De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 38, lid 1, onder b), van de basisbeschikking bedoelde eindverslagen over de uitvoering van het jaarprogramma en betalingsverzoeken volgens het model in bijlage V.

▼M3

3.  De met de voortgangsverslagen en eindverslagen verband houdende financiële tabellen bevatten een verdeling van de bedragen per prioriteit en per specifieke prioriteit, zoals vastgesteld in de strategische richtsnoeren.

▼M2

4.  Ten aanzien van artikel 37, leden 3 en 4, van het basisbesluit geldt dat het cumulatieve totaal van de voorfinancieringsbedragen die aan een lidstaat worden uitbetaald, maximaal 90 % bedraagt van het totaalbedrag dat aan die lidstaat is toegewezen in het financieringsbesluit waarbij het jaarprogramma wordt goedgekeurd.

Wanneer een lidstaat op nationaal niveau een kleiner bedrag uittrekt dan het totaalbedrag dat is vermeld in het financieringsbesluit waarbij het jaarprogramma wordt goedgekeurd, bedraagt het cumulatieve totaal van de voorfinancieringsbedragen maximaal 90 % van het op nationaal niveau uitgetrokken bedrag.

▼B

Artikel 25

Door de auditinstantie opgestelde documenten

1.  De in artikel 28, lid 1, onder c), van de basisbeschikking bedoelde auditstrategie wordt opgesteld volgens het model in bijlage VI. ►M3   Elke wijziging aan de auditstrategie die wordt ingediend overeenkomstig artikel 28, lid 1, onder c), van de basisbeschikking en door de Commissie wordt aanvaard, wordt zo spoedig mogelijk naar de Commissie gezonden. De herziene auditstrategie wordt opgesteld volgens het model van bijlage VI, waarbij de ingevoerde wijzigingen worden aangegeven. ◄

▼M3

2.  Behalve wanneer elk van de laatste twee door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma's overeenstemmen met een jaarlijkse bijdrage van de Gemeenschap van minder dan 1 miljoen EUR, dient de auditinstantie vanaf 2010 vóór 15 februari van elk jaar een jaarlijks auditplan in. Het auditplan wordt vastgesteld volgens het model van bijlage VI. De lidstaten zijn niet verplicht de auditstrategie opnieuw in te dienen bij de indiening van de jaarlijkse auditplannen. In het geval van een in artikel 28, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde gecombineerde auditstrategie, kan een gecombineerd auditplan worden ingediend.

▼B

3.  Het auditverslag en het oordeel bedoeld in artikel 28, lid 3, onder a) en b), van de basisbeschikking worden gebaseerd op de in overeenstemming met de auditstrategie uitgevoerde systeem- en projectaudits en worden vastgesteld volgens de modellen in bijlage VII, deel A en deel B.

4.  De in artikel 28, lid 3, onder c), van de basisbeschikking bedoelde geldigheidsverklaring wordt gebaseerd op alle door de auditinstantie uitgevoerde auditwerkzaamheden en zo nodig op aanvullende controles. De geldigheidsverklaring wordt vastgesteld volgens het model in bijlage VII, deel C.

5.  Als de reikwijdte van het onderzoek beperkt is of als de omvang van de geconstateerde onregelmatige uitgaven voor het in artikel 28, lid 3, onder b), van de basisbeschikking bedoelde jaarlijkse oordeel of de onder c) van die bepaling bedoelde verklaring geen verklaring zonder beperking toelaat, geeft de auditinstantie de redenen daarvoor en raamt zij de omvang van het probleem en de financiële gevolgen daarvan.

▼M3

Artikel 26

Door de certificeringsinstantie opgestelde documenten

1.  De certificatie met betrekking tot het verzoek om een tweede voorschot bedoeld in artikel 37, lid 4, van de basisbeschikking, wordt door de certificeringsinstantie vastgesteld en door de verantwoordelijke instantie aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage VIII.

2.  De certificatie met betrekking tot het verzoek om een saldobetaling bedoeld in artikel 38, lid 1, onder a), van de basisbeschikking, wordt door de certificeringsinstantie vastgesteld en door de verantwoordelijke instantie aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage IX.

▼B

HOOFDSTUK 4

Verslaglegging over onregelmatigheden

Artikel 27

Eerste melding — Afwijkingen

1.  Volgens de modellen in bijlagen IV en V doen de lidstaten de Commissie verslag van de onregelmatigheden waarvoor een eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling is opgemaakt in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's.

In het verslag wordt het volgende vermeld:

Van de volgende gevallen moet echter geen verslag worden gedaan, behalve in gevallen van vermoeden van fraude:

2.  Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:

3.  Ingeval sommige van de in lid 2 bedoelde gegevens, met name die omtrent de bij de onregelmatigheid toegepaste praktijken en de wijze waarop de onregelmatigheid werd ontdekt, niet beschikbaar zijn, vullen de lidstaten die gegevens in de mate van het mogelijke aan wanneer zij de Commissie de volgende lijsten van onregelmatigheden toezenden.

Artikel 28

Melding van vervolgmaatregelen — Niet-terugvordering

1.  De lidstaten stellen de Commissie, onder verwijzing naar eerder gedane mededelingen uit hoofde van artikel 27, in kennis van de procedures die naar aanleiding van de meegedeelde onregelmatigheden zijn ingeleid, alsmede van belangrijke wijzigingen die zich tijdens deze procedures hebben voorgedaan. Deze informatie wordt vermeld in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van de jaarprogramma's volgens de modellen in bijlagen IV en V.

In het verslag worden de bedragen van de verrichte of verwachte terugvorderingen vermeld.

2.  Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:

De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de administratieve of gerechtelijke besluiten met betrekking tot de beëindiging van deze procedures of van de wezenlijke elementen van die besluiten, en vermelden in het bijzonder of die elementen al dan niet een vermoeden van fraude hebben doen rijzen.

Artikel 29

Contacten met de lidstaten

1.  De Commissie onderhoudt met de belanghebbende lidstaten de geëigende contacten teneinde de verstrekte gegevens omtrent de in artikel 27 bedoelde onregelmatigheden en de in artikel 28 bedoelde procedures over de mogelijkheden tot terugvordering, aan te vullen.

2.  Afgezien van de in lid 1 bedoelde contacten, licht de Commissie de lidstaten in wanneer de aard van de onregelmatigheid doet vermoeden dat identieke of soortgelijke praktijken in andere lidstaten zouden kunnen voorkomen.

Artikel 30

Gebruik van informatie

1.  Alle gegevens van algemene of operationele aard die de lidstaten krachtens deze beschikking verstrekken, kunnen door de Commissie worden gebruikt voor het maken van risicoanalysen, het opstellen van rapporten en het ontwikkelen van waarschuwingssystemen die ertoe dienen de risico's beter te identificeren.

2.  De Commissie stelt de betrokken lidstaten regelmatig op de hoogte van het gebruik dat van de in lid 1 bedoelde informatie wordt gemaakt.

HOOFDSTUK 5

Voorlichting en publiciteit

Artikel 31

Voorlichting van potentiële eindbegunstigden

1.  De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de belangrijkste informatie betreffende de meerjaren- en jaarprogramma's op grote schaal wordt verspreid, met vermelding van bijzonderheden over de betrokken financiële bijdragen, en dat deze ter beschikking wordt gesteld van alle belanghebbenden.

De verantwoordelijke instantie kan echter beslissen om de in het meerjarenprogramma of in de jaarprogramma's vastgestelde interne beheersregels en alle andere informatie betreffende de uitvoering van het Fonds vertrouwelijk te houden om redenen van openbare veiligheid.

2.  De verantwoordelijke instantie verstrekt potentiële eindbegunstigden ten minste de volgende informatie:

Voorts informeert de verantwoordelijke instantie potentiële eindbegunstigden over de in artikel 33, lid 2, onder b), bedoelde publicatie.

Artikel 32

Voorlichting van eindbegunstigden

De verantwoordelijke instantie deelt de eindbegunstigden mee dat aanvaarding van de financiering impliceert dat zij ermee akkoord gaan dat hun naam wordt opgenomen in de overeenkomstig artikel 33, lid 2, onder b), gepubliceerde lijst van eindbegunstigden.

Artikel 33

Taken van de verantwoordelijke instantie in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

1.  De verantwoordelijke instantie draagt er zorg voor dat de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen worden uitgevoerd, waarbij naar een zo groot mogelijke mediadekking wordt gestreefd met gebruikmaking van geschikte communicatievormen en -methoden op het passende territoriale niveau.

2.  De verantwoordelijke instantie neemt ten minste de volgende voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen:

Artikel 34

Taken van de eindbegunstigden in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek

1.  De eindbegunstigde is verantwoordelijk voor de voorlichting van het publiek over de uit het Fonds verkregen bijstand, door middel van de in de leden 2, 3 en 4 genoemde maatregelen.

2.  De eindbegunstigde brengt op zichtbare wijze een permanente plaquette van voldoende grote afmetingen aan, en wel uiterlijk drie maanden na voltooiing van een project dat aan de volgende voorwaarden voldoet:

Op de plaquette worden het type en de naam van het project vermeld. Voorts beslaat de in artikel 35 bedoelde informatie ten minste 25 % van de plaquette.

3.  Wanneer een project gefinancierd wordt in het kader van een door het Fonds medegefinancierd jaarprogramma, waarborgt de eindbegunstigde dat de deelnemers aan het project ingelicht worden over die financiering.

4.  In alle documenten, inclusief bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, betreffende dergelijke projecten wordt vermeld dat het project wordt medegefinancierd uit het Fonds.

Artikel 35

Technische kenmerken van de voorlichting en publiciteit voor de activiteit

Alle op eindbegunstigden, potentiële eindbegunstigden en het grote publiek gerichte voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen omvatten het volgende:

Voor klein promotiemateriaal of voor promotiemateriaal dat op twee of meer van de vier Fondsen betrekking heeft, zijn de punten 1 en 3 niet van toepassing.

HOOFDSTUK 6

Persoonsgegevens

Artikel 36

Bescherming van persoonsgegevens

1.  De lidstaten en de Commissie nemen alle nodige maatregelen ter voorkoming van de ongeoorloofde bekendmaking van en onrechtmatige toegang tot de in artikel 25, lid 1, onder i), van de basisbeschikking bedoelde gegevens, de door de Commissie in de loop van haar controles ter plaatse verzamelde gegevens en de in hoofdstuk 4 bedoelde informatie.

2.  De in hoofdstuk 4 bedoelde informatie mag niet worden doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Gemeenschap, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, tenzij de lidstaat die die informatie verstrekt daar uitdrukkelijk in heeft toegestemd.

HOOFDSTUK 7

Elektronische uitwisseling van documenten

▼M3

Artikel 37

Elektronische uitwisseling van documenten

Naast de te ondertekenen papieren versies van de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten, wordt de informatie ook langs elektronische weg verstuurd.

▼B

Artikel 38

Computersysteem voor de uitwisseling van documenten

1.  Wanneer de Commissie voor de uitvoering van het Fonds een computersysteem ontwikkelt voor veilige gegevensuitwisseling tussen de Commissie en elke lidstaat, worden de lidstaten geïnformeerd over en op hun verzoek betrokken bij de ontwikkeling van een dergelijk computersysteem.

2.  De Commissie en de aangewezen instanties, samen met de organen waaraan de taken zijn gedelegeerd, voeren de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten in het in lid 1 bedoelde computersysteem in.

3.  Voorts kan de lidstaten worden verzocht om vrijwillig de in de artikelen 27 en 28 bedoelde informatie te verstrekken met gebruikmaking van het bestaande door de Commissie beheerde specifieke systeem voor het verzamelen van in het kader van de structuurfondsen ontdekte onregelmatigheden.

4.  De kosten van een interface tussen het gemeenschappelijke computersysteem en nationale, regionale en lokale computersystemen en de kosten van de aanpassing van laatstgenoemde systemen aan de technische eisen van het gemeenschappelijke systeem komen krachtens artikel 15 van de basisbeschikking voor subsidie in aanmerking.

DEEL III

SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR HET INTEGRATIEFONDS

HOOFDSTUK 1

Subsidiabiliteitsregels

Artikel 39

Subsidiabiliteitsregels

1.  Om de in artikel 33, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde subsidiabiliteit van de uitgaven voor acties die worden gefinancierd uit hoofde van de jaarprogramma's te bepalen, gelden de in bijlage XI bij deze beschikking vervatte regels.

2.  De regels zijn van toepassing op uitgaven van de eindbegunstigden en zijn van overeenkomstige toepassing op uitgaven van de partners bij het project.

3.  Het staat de lidstaten vrij striktere nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.

De Commissie evalueert of de toepasselijke nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit aan deze voorwaarde voldoen.

DEEL IV

SLOTBEPALINGEN

Artikel 40

Adressaten

Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Republiek Bulgarije, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, Ierland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, Roemenië, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.

BIJLAGEN

BIJLAGE I

MODEL BESCHRIJVING VAN BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

1.   IDENTIFICATIE VAN DE AANGEWEZEN INSTANTIES

2.   WERKING VAN DE AANGEWEZEN INSTANTIES

3.   OPERATIONELE EN FINANCIËLE PROCEDURES

4.   INFORMATIEBEHEER

5.   GOEDKEURING VAN DE BESCHRIJVING VAN DE BEHEERS- EN CONTROLESYSTEMEN

BIJLAGE II

MODEL MEERJARENPROGRAMMA

1.   SITUATIE IN DE LIDSTAAT

Beschrijving van de uitgangssituatie in de lidstaat op het beleidsgebied dat onder de doelstellingen van het Fonds valt

2.   ANALYSE VAN DE BEHOEFTEN IN DE LIDSTAAT

3.   STRATEGIE OM DE DOELSTELLINGEN TE BEREIKEN

Beschrijving van hoe het Fonds bijdraagt aan de behoeftevoorziening, welke prioriteiten zijn gekozen en waarom

4.   VERENIGBAARHEID MET ANDERE INSTRUMENTEN

Waaruit blijkt dat deze strategie strookt met andere regionale, nationale en communautaire instrumenten?

5.   KADER VOOR DE UITVOERING VAN DE STRATEGIE

6.   INDICATIEF FINANCIERINGSPLAN

BIJLAGE III

MODEL JAARPROGRAMMA

▼M3 —————

▼B

3.   ACTIES DIE DOOR HET PROGRAMMA ONDER DE GEKOZEN PRIORITEITEN WORDEN GESTEUND

Aspecten van de voorgestelde actie bij de beschrijving van elke actie onder punt 3.1 tot enz.

4.   TECHNISCHE BIJSTAND

▼M3 —————

▼B

5.   ONTWERPFINANCIERINGSPLAN

(handtekening van de verantwoordelijke persoon)

BIJLAGE IV

MODEL VOORTGANGSVERSLAG OVER DE UITVOERING VAN HET JAARPROGRAMMA

A.   Technisch verslag

1.   OPERATIONELE UITVOERING

▼M3

▼B

2.   FINANCIËLE UITVOERING

3.   VERSLAGLEGGING OVER ONREGELMATIGHEDEN

B.   Verzoek om betaling van het tweede voorschot

Ik, ondergetekende [naam van de bevoegde persoon in hoofdletters],

die de verantwoordelijke instantie voor het beheer en de uitvoering van het [naam van het Fonds] vertegenwoordig, verzoek om de betaling van het volgende bedrag als tweede voorschot.

[exact bedrag tot op twee decimalen nauwkeurig]

Dit betalingsverzoek is ontvankelijk omdat:

De betaling moet door de Commissie worden overgemaakt aan:

BIJLAGE V

MODEL EINDVERSLAG OVER DE UITVOERING VAN HET JAARPROGRAMMA

A.   Technisch verslag

1.   OPERATIONELE UITVOERING

▼M3

▼B

▼M3

▼B

3.   GETROFFEN MAATREGELEN BETREFFENDE VOORLICHTING OVER HET PROGRAMMA

▼M3

4.   FINANCIËLE UITVOERING

▼B

5.   VERSLAGLEGGING OVER ONREGELMATIGHEDEN

▼M3

6.   BIJLAGEN

Subsidiabele uitgaven voor het project, naleving van de regel dat inkomsten geen winst mogen opleveren, summiere projectbeschrijving.

▼B

B.   Verzoek om betaling van het saldo/Terugbetalingsverklaring

Ik, ondergetekende [naam van de bevoegde persoon in hoofdletters],

die de verantwoordelijke instantie voor het [naam van het Fonds] vertegenwoordig

Dit bedrag is het saldo tussen het totale bedrag van de voor dit jaarprogramma ontvangen voorschotten en de werkelijk gedeclareerde uitgaven.

Dit betalingsverzoek is ontvankelijk omdat:

De betaling moet door de Commissie worden overgemaakt aan:

BIJLAGE VI

MODEL AUDITSTRATEGIE

1.   BESCHRIJVING VAN DE AUDITOMGEVING

2.   BEOORDELING VAN HET RISICO

3.   DOELSTELLINGEN EN PRIORITEITEN

4.   AANPAK VAN DE AUDIT

4.1.   Systeemaudits

4.2.   Projectaudits

5.   AUDITPLANNEN DIE DE JAREN 2007 EN 2008 BESTRIJKEN

5.1.   Jaar 2007 ( 11 )

5.2.   Jaar 2008

Voer de gegevens in met gebruikmaking van de voor het jaar 2007 vastgestelde modeltabel.

Bijlage(n) bij de auditstrategie ( 12 ): Jaarplannen

Voer de gegevens in met gebruikmaking van de voor het jaar 2007 vastgestelde modeltabel.

BIJLAGE VII

MODEL VERSLAG VAN DE AUDITINSTANTIE

A.   Jaarlijks auditverslag

1.   ALGEMENE INFORMATIE

2.   SYSTEEMAUDITS

3.   PROJECTAUDITS

4.   IN VOORKOMEND GEVAL, FOLLOW-UP VAN DOOR VORIGE VERSLAGEN BESTREKEN AUDITACTIVITEITEN

B.   Advies over de werking van de beheers- en controlesystemen

Aan de Europese Commissie

1.   INLEIDING

Ik ondergetekende, vertegenwoordiger van [naam van de door de lidstaat aangewezen auditinstantie], heb de werking van de beheers- en controlesystemen in het [naam van het Fonds] onderzocht wat betreft de onder het jaarprogramma voor het jaar [20XX] uitgevoerde acties, om een advies te geven over de vraag of de systemen voldoende efficiënt functioneerden om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de juistheid van de uitgavenstaten die bij de Commissie zijn ingediend, alsmede om, bij wijze van gevolgtrekking, een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

2.   REIKWIJDTE VAN HET ONDERZOEK

Het onderzoek werd uitgevoerd in overeenstemming met de auditstrategie voor dit Fonds tijdens de periode van [dd/mm/jaar] tot [dd/mm/jaar] en daarvan werd verslag gegeven in het jaarlijkse auditverslag onder afdeling A.

Hetzij

er geen beperkingen op de reikwijdte van het onderzoek waren,

hetzij

de reikwijdte van het onderzoek werd beperkt door de volgende factoren:

(Vermeld eventuele beperkingen op de reikwijdte van het onderzoek, bijvoorbeeld systemische problemen, tekortkomingen van het beheers- en controlesysteem, ontbreken van bewijsstukken, lopende rechtszaken, enz., en geef een raming van de daarmee gemoeide uitgaven en de communautaire bijdrage. Indien de auditinstantie van mening is dat de beperkingen geen gevolgen hebben voor de in de declaratie vermelde uitgaven, dient dat te worden vermeld.)

3.   ADVIES

(Advies zonder beperking)

Op grond van bovenbedoeld onderzoek ben ik van mening dat voor het bovengenoemde jaarprogramma de beheers- en controlesystemen die zijn vastgesteld voor het [naam van het Fonds], in overeenstemming waren met de geldende voorschriften van de basisbeschikking 2007/435/EG [en van Beschikking 2008/457/EG van de Commissie], en voldoende efficiënt hebben gefunctioneerd om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de juistheid van de uitgavenstaten die bij de Commissie zijn ingediend, alsmede om, bij wijze van gevolgtrekking, een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

(Advies met beperking)

Op grond van bovenbedoeld onderzoek ben ik van mening dat voor het bovengenoemde jaarprogramma de beheers- en controlesystemen die zijn vastgesteld voor het [naam van het Fonds], in overeenstemming waren met de geldende voorschriften van de basisbeschikking 2007/435/EG en [met Beschikking 2008/457/EG van de Commissie], en voldoende efficiënt hebben gefunctioneerd om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de juistheid van de uitgavenstaten die bij de Commissie zijn ingediend, alsmede om, bij wijze van gevolgtrekking, een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, behalve voor de volgende aspecten:

Ik ben van oordeel dat dit (deze) aspect(en) van de systemen niet aan de voorschriften volde(e)d(en) en/of niet afdoende functioneerde(n) om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de juistheid van de bij de Commissie ingediende uitgavendeclaraties, en wel om de volgende redenen:

Ik schat de gevolgen van de beperking(en) op […] % van het totaalbedrag aan gedeclareerde uitgaven. De daarmee gemoeide communautaire bijdrage is dus […]

(Afkeurend advies)

Op grond van bovenbedoeld onderzoek ben ik van mening dat voor het bovengenoemde jaarprogramma het beheers- en controlesysteem dat is vastgesteld voor het [naam van het Fonds], niet in overeenstemming was met de voorschriften van de artikelen […] van de basisbeschikking 2007/435/EG [en met Beschikking 2008/457/EG van de Commissie], en niet voldoende efficiënt heeft gefunctioneerd om een redelijke mate van zekerheid te kunnen bieden omtrent de juistheid van de uitgavenstaten die bij de Commissie zijn ingediend, en, bij wijze van gevolgtrekking, niet een redelijke mate van zekerheid kan bieden omtrent de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

Dit afkeurende advies is gebaseerd op:

Datum

Handtekening

(handtekening van de verantwoordelijke persoon)

C.   Geldigverklaring van het betalingsverzoek

Aan de Europese Commissie

1.   INLEIDING

Ik ondergetekende, vertegenwoordiger van (naam van de door de lidstaat aangewezen auditinstantie), heb voor het jaarprogramma [20xx] van het [naam van het Fonds] de resultaten van de audits die op dit jaarprogramma zijn verricht, onderzocht [en heb de aanvullende werkzaamheden verricht die ik noodzakelijk achtte, zoals uiteengezet in het verslag].

Ik heb deze werkzaamheden gepland en uitgevoerd om na te gaan of het verzoek tot betaling van het saldo van de communautaire bijdrage in het jaarprogramma [20xx] geldig is en of de in de uitgavendeclaraties vermelde onderliggende verrichtingen betreffende dit jaarprogramma wettig en regelmatig zijn.

2.   REIKWIJDTE VAN HET ONDERZOEK

Hetzij

er geen beperkingen op de reikwijdte van het onderzoek waren,

hetzij

de reikwijdte van het onderzoek werd beperkt door de volgende factoren:

3.   ADVIES

(Advies zonder beperking)

Op grond van het bovengenoemde onderzoek ben ik van mening dat de uitgavendeclaraties in alle materiële opzichten een getrouw beeld geven van de in het kader van het jaarprogramma gedane uitgaven en dat het verzoek tot betaling van het saldo van de communautaire bijdrage aan dit jaarprogramma geldig is.

(Advies met beperking)

Op grond van het bovengenoemde onderzoek ben ik van mening dat de uitgavendeclaraties in alle materiële opzichten een getrouw beeld geven van de in het kader van het jaarprogramma gedane uitgaven en dat het verzoek tot betaling van het saldo van de communautaire bijdrage aan dit jaarprogramma geldig is, behalve wat de volgende punten betreft:

Ik schat de gevolgen van deze beperkingen op … van het totaalbedrag aan gedeclareerde uitgaven. De daarmee gemoeide communautaire bijdrage is dus ….

(Afkeurend advies)

Op grond van het bovengenoemde onderzoek ben ik van mening dat de uitgavendeclaraties in alle materiële opzichten geen getrouw beeld geven van de in het kader van het jaarprogramma gedane uitgaven en dat het verzoek tot betaling van het saldo van de communautaire bijdrage aan dit jaarprogramma derhalve niet geldig is.

Datum

Handtekening

(handtekening van de verantwoordelijke persoon)

BIJLAGE VIII

▼M3

MODEL CERTIFICERING VOOR HET TWEEDE VOORSCHOT

▼B

Ik ondergetekende [naam van de bevoegde persoon],

die de voor het [naam van het Fonds] aangewezen certificeringsinstantie vertegenwoordig,

bevestig hierbij dat alle uitgaven in het voortgangsverslag over de uitvoering van het jaarprogramma oplopen tot:

[exact bedrag tot op twee decimalen nauwkeurig]

Ik bevestig eveneens dat de acties worden uitgevoerd overeenkomstig de doelstellingen die zijn vastgesteld in het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het jaarprogramma en de basisbeschikking en de uitvoeringsbepalingen ervan, en met name dat:

▼M3

▼B

Deze uitgavendeclaratie is gebaseerd op rekeningen die voorlopig zijn afgesloten op [dd/mm/20xx].

Overeenkomstig artikel 41 van de basisbeschikking worden de bewijsstukken ter beschikking gehouden en blijft dat zo gedurende een periode van vijf jaar volgend op de afsluiting van het programma door de Commissie.

BIJLAGE IX

▼M3

MODEL CERTIFICERING VOOR DE BETALING VAN HET SALDO

▼B

Ik ondergetekende [naam van de bevoegde persoon],

die de voor het [naam van het Fonds] aangewezen certificeringsinstantie vertegenwoordig,

bevestig hierbij dat alle uitgaven in het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma oplopen tot:

[exact bedrag tot op twee decimalen nauwkeurig]

Ik bevestig eveneens dat de acties worden uitgevoerd overeenkomstig de doelstellingen die zijn vastgesteld in het besluit van de Commissie tot goedkeuring van het jaarprogramma en de basisbeschikking, en met name dat:

Deze uitgavendeclaratie is gebaseerd op rekeningen die zijn afgesloten op [dd/mm/20yy].

Overeenkomstig artikel 41 van de basisbeschikking worden de bewijsstukken ter beschikking gehouden en blijft dat zo gedurende een periode van vijf jaar volgend op de afsluiting van het programma door de Commissie.

BIJLAGE X

GRONDREGELS VOOR HET EMBLEEM EN AANWIJZINGEN VOOR DE GENORMALISEERDE KLEUREN

Symboolbeschrijving

Tegen een azuurblauwe achtergrond vormen twaalf gouden sterren een cirkel, die de eenheid van de Europese volkeren voorstelt. Het aantal sterren is onveranderlijk vastgesteld op twaalf, omdat dit getal het symbool is van volmaaktheid en volledigheid.

Heraldische beschrijving

Een cirkel van twaalf vijfpuntige gouden sterren, waarvan de punten elkaar niet raken, tegen een azuurblauwe achtergrond.

Geometrische beschrijving

Het embleem heeft de vorm van een rechthoek waarvan de lange zijde gelijk is aan anderhalve keer de korte zijde. Twaalf gouden sterren, op regelmatige afstanden geplaatst, vormen een onzichtbare cirkel waarvan het middelpunt op het snijpunt van de diagonalen van de rechthoek ligt. De straal van de cirkel is gelijk aan een derde van de korte zijde van de rechthoek. Elk van de vijfpuntige sterren is in een onzichtbare cirkel gevat, waarvan de straal gelijk is aan 1/18e van de korte zijde van de rechthoek. Alle sterren zijn verticaal geplaatst, d.w.z. dat één punt naar boven is gericht en de twee onderste punten op een onzichtbare lijn rusten die loodrecht op de korte zijde van de rechthoek staat. De sterren bevinden zich op de cirkel zoals de cijfers op de wijzerplaat van een klok. Het aantal sterren blijft onveranderlijk.

Kleurenregel

Het embleem is samengesteld uit de volgende kleuren: PANTONE REFLEX BLUE voor het oppervlak van de rechthoek; PANTONE YELLOW voor de sterren.

Vierkleurendruk

Bij vierkleurendruk moeten de twee standaardkleuren op basis van de vier beschikbare kleuren worden aangemaakt.

Voor het PANTONE YELLOW kan 100 % „Process Yellow” worden gebruikt.

PANTONE REFLEX BLUE wordt verkregen door 100 % „Process Cyan” te mengen met 80 % „Process Magenta”.

Internet

PANTONE REFLEX BLUE komt in het webpalet overeen met de kleur RGB:0/0/153 (hexadecimaal: 000099) en PANTONE YELLOW met de kleur RGB:255/204/0 (hexadecimaal: FFCC00).

Afdruk in één kleur

Wanneer alleen met zwart kan worden gewerkt, worden zwarte sterren tegen een witte achtergrond in een zwart omlijnde rechthoek gezet.

Wanneer geen geel beschikbaar is, maar wel blauw (Reflex Blue), worden de sterren in negatief wit op een achtergrond van 100 % Reflex Blue geplaatst.

Afdruk op gekleurde achtergrond

Wanneer een gekleurde achtergrond onvermijdelijk is, moet de rechthoek met een wit kader worden omgeven waarvan de breedte gelijk is aan 1/25e van de korte zijde van de rechthoek.

▼M3

BIJLAGE XI

VOORSCHRIFTEN VOOR DE SUBSIDIABILITEIT VAN DE UITGAVEN — INTEGRATIEFONDS

I.    Algemene beginselen

I.1.    Grondbeginselen

I.2.    Begroting van een project

De begroting van een project wordt als volgt voorgesteld:

De begroting moet in evenwicht zijn: de totale subsidiabele kosten moeten gelijk zijn aan de totale ontvangsten.

I.3.    Ontvangsten en non-profitbeginsel

I.4.    Periode waarin de uitgaven subsidiabel zijn

I.5.    Uitgavenstaat

I.6.    Territoriaal toepassingsgebied

II.    Categorieën van subsidiabele kosten (op projectniveau)

II.1.    Subsidiabele directe kosten

De subsidiabele directe kosten van het project zijn kosten die, gelet op de in deel I vermelde algemene subsidiabiliteitsvoorwaarden, identificeerbaar zijn als specifieke kosten die direct verband houden met de uitvoering van het project. Directe kosten worden opgenomen in de geraamde totale begroting van het project.

De volgende directe kosten zijn subsidiabel.

II.1.1.    Personeelsuitgaven

II.1.2.    Reis- en verblijfkosten

II.1.3.    Benodigdheden

II.1.3.1.   Algemene voorschriften

II.1.3.2.   Huur en leasing

Uitgaven in verband met huur- en leasingverrichtingen komen voor medefinanciering in aanmerking afhankelijk van de in de lidstaat vastgestelde voorschriften, de nationale wetgeving en praktijken en de duur van de huur of de leasing voor het project.

II.1.3.3.   Aankopen

II.1.4.    Onroerend goed

II.1.4.1.   Algemene voorschriften

De technische eigenschappen van het onroerend goed moeten in overeenstemming zijn met de eisen van het project en met de geldende normen en standaarden.

II.1.4.2.   Huur

De huur van onroerend goed komt voor medefinanciering in aanmerking wanneer er een duidelijk verband bestaat tussen de huur en de doelstellingen van het betrokken project, en wel onder de hieronder uiteengezette voorwaarden, en zonder dat afbreuk mag worden gedaan aan de toepassing van strengere nationale voorschriften:

II.1.5.    Verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten

De kosten van verbruiksgoederen, benodigdheden en algemene diensten zijn subsidiabel op voorwaarde dat zij identificeerbaar en direct noodzakelijk zijn voor de tenuitvoerlegging van het project.

II.1.6.    Uitbesteding

II.1.7.    Kosten die rechtstreeks voortkomen uit de vereisten in verband met EU-medefinanciering

Kosten die nodig zijn om aan de vereisten in verband met EU-medefinanciering te voldoen, zoals publiciteit, transparantie, evaluatie van het project, externe audit, bankgaranties, vertaalkosten enz., zijn subsidiabel als directe kosten.

II.1.8.    Expertisekosten

Kosten van juridisch advies, notariskosten, kosten voor technische of financiële expertise zijn subsidiabel.

II.1.9.    Specifieke uitgaven in verband met onderdanen van derde landen die onder de reikwijdte van het Fonds vallen

II.2.    Subsidiabele indirecte kosten

III.    Niet-subsidiabele uitgaven

Uitgesloten zijn uitgaven voor:

IV.    Technische bijstand op initiatief van de lidstaten

( 1 ) PB L 168 van 28.6.2007, blz. 18.

( 2 ) PB L 281 van 23.11.1995. Richtlijn gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1882/2003 (PB L 284 van 31.10.2003, blz. 1).

( 3 ) PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

( 4 ) PB L 292 van 15.11.1996, blz. 2.

( 5 ) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 1.

( 6 ) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 22.

( 7 ) PB L 144 van 6.6.2007, blz. 45.

( 8 ) PB C 316 van 27.11.1995, blz. 49.

( 9 ) PB L 160 van 30.6.2000, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 681/2007 (PB L 159 van 20.6.2007, blz. 1).

( 10 ) Alleen van toepassing voor het eindverslag over de uitvoering van het eerste jaarprogramma.

( 11 ) Indien van toepassing.

( 12 ) Na de auditstrategie voor te leggen overeenkomstig artikel 25, lid 2.

( 13 ) „N” is het jaar waarop het financieringsbesluit, waarbij de jaarprogramma's van de lidstaten worden goedgekeurd, betrekking heeft.