Dit document vormt slechts een documentatiehulpmiddel en verschĳnt buiten de verantwoordelĳkheid van de instellingen

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, inzonderheid op artikel 235,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Gezien het advies van het Europees Parlement,

Overwegende dat ingevolge het besluit, in onderlinge overeenstemming genomen door de Vertegenwoordigers van de Regeringen der Lid-Staten, op het niveau van de Staatshoofden en Regeringsleiders bijeen, inzake de vaststelling van de zetels van bepaalde organisaties en diensten van de Europese Gemeenschappen en Europol van 29 oktober 1993 ( 1 ), door de Vertegenwoordigers van de Regeringen van de Lid-Staten in onderlinge overeenstemming een verklaring is aangenomen betreffende de oprichting bij de in Luxemburg gevestigde vertaaldiensten van de Commissie van een Vertaalbureau voor de organen van de Unie, dat de vertalingen zal verzorgen die nodig zijn voor de werking van de organen waarvan de zetels bij bovenstaand besluit van 29 oktober 1993 zijn vastgesteld, met uitzondering van het Europees Monetair Instituut;

Overwegende dat de oprichting van één enkel gespecialiseerd bureau dat de behoeften op vertaalgebied moet dekken van een aanzienlijk aantal over het grondgebied van de Unie verspreide organisaties, beantwoordt aan een streven naar rationaliteit;

Overwegende dat het wenselijk is dat aan het Vertaalbureau een statuut wordt verleend waardoor het zijn diensten kan verrichten voor organisaties die rechtspersoonlijkheid bezitten en over een autonoom beheer en een eigen begroting beschikken, terwijl een functionele band tussen dit Bureau en de Commissie wordt gehandhaafd;

Overwegende dat het Verdrag afgezien van artikel 235, niet in de voor de vaststelling van deze verordening vereiste specifieke bevoegdheden voorziet,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Er wordt een Vertaalbureau opgericht voor de organen van de Unie, hierna „Bureau” genoemd.

1. Het Bureau zal de nodige vertaaldiensten verrichten ten behoeve van de hierna genoemde organisaties:

Het Bureau en elk van de bovengenoemde organisaties treffen voorzieningen voor de wijze van samenwerking.

2. Andere dan de in lid 1 genoemde organisaties die door de Raad zijn opgericht, kunnen gebruik maken van de diensten van het Bureau volgens met het Bureau overeen te komen regelingen.

3. De Instellingen en organen van de Unie die reeds hun eigen vertaaldienst hebben, kunnen op vrijwillige basis een beroep doen op de diensten van het Bureau, nader vast te stellen volgens tussen de partijen overeen te komen regelingen.

4. Het Bureau neemt ten volle deel aan de werkzaamheden van het Interinstitutioneel Vertaalcomité.

2. Voor het vervullen van zijn taken beschikt het Bureau in alle Lid-Staten over de ruimste bevoegdheden waarin de nationale wetgevingen voor rechtspersonen voorzien.

2. Er worden plaatsvervangers aangewezen voor de in artikel 4, lid 1, genoemde vertegenwoordigers om deze bij afwezigheid te vervangen.

3. De raad van bestuur wordt voorgezeten door een van de vertegenwoordigers van de Commissie.

2. Het mandaat van de leden van de raad van bestuur kan telkens met drie jaar worden verlengd.

1. De voorzitter roept de raad van bestuur ten minste twee keer per jaar bijeen en indien een derde van de in artikel 4, lid 1, onder a), genoemde leden daarom verzoekt.

2. De besluiten van de raad van bestuur worden bij een meerderheid van twee derde van zijn leden genomen.

1. De raad van bestuur stelt op grond van een door de directeur voorbereid voorstel het jaarlijkse werkprogramma van het Bureau vast.

2. Het programma kan in de loop van het jaar volgens de in lid 1 bedoelde procedure worden aangepast.

3. De raad van bestuur stelt het jaarverslag over de activiteiten van het Bureau vast en dient dit uiterlijk op 15 juni in bij het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, de Rekenkamer en de in artikel 2 genoemde organisaties.

4. Het Bureau doet de begrotingsautoriteit jaarlijks alle relevante informatie over de resultaten van de evaluatieprocedures toekomen.

1. Het Bureau staat onder leiding van een directeur, die door de raad van bestuur op voordracht van de Commissie wordt benoemd voor een periode van vijf jaar, welke periode telkens met vijf jaar kan worden verlengd.

2. De directeur vertegenwoordigt het Bureau. Hij of zij is verantwoordelijk voor:

1. Voor alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau worden ramingen gemaakt voor elk begrotingsjaar, dat samenvalt met het kalenderjaar; deze ontvangsten en uitgaven worden opgenomen in de begroting van het Bureau.

3. De uitgaven van het Bureau omvatten de bezoldiging van het personeel, de uitgaven voor administratie en infrastructuur, alsmede de huishoudelijke kosten.

1. Vóór het nieuwe onderzoek als bedoeld in artikel 19 kan iedere organisatie als bedoeld in artikel 2, lid 1, die te kampen heeft met bijzondere moeilijkheden in verband met de door het Vertaalbureau verleende diensten, zich tot het Bureau wenden om de meest geschikte oplossingen voor deze moeilijkheden te zoeken.

2. In geval er binnen drie maanden geen oplossingen kunnen worden gevonden, kan de betrokken organisatie een met redenen omschreven mededeling naar de Commissie zenden zodat deze de nodige maatregelen kan treffen en er, indien nodig, onder auspiciën en met de hulp van het Bureau voor kan zorgen dat er meer systematisch op derden een beroep wordt gedaan voor de vertaling van de betrokken documenten.

De Commissie zal het Bureau, op basis van met het Bureau te sluiten regelingen, de volgende bijstand tegen terugbetaling en kosten verlenen:

1. Voor elk begrotingsjaar, dat samenvalt met het kalenderjaar, worden alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau geraamd en vervolgens opgenomen in de begroting van het Bureau, dat tevens een personeelsformatie bevat.

2. De ontvangsten en uitgaven van de begroting van het Bureau zijn in evenwicht.

3. De raad van bestuur stelt jaarlijks, op basis van een ontwerp van de directeur, de raming van de ontvangsten en uitgaven van het Bureau voor het volgende begrotingsjaar vast. Deze raming, die tevens een ontwerp-personeelsformatie bevat, wordt uiterlijk op 31 maart door de raad van bestuur bij de Commissie ingediend.

4. De raming wordt samen met het voorontwerp van begroting door de Commissie ingediend bij het Europees Parlement en de Raad („de begrotingsautoriteit”).

5. Op basis van deze raming neemt de Commissie de geraamde bedragen die zij nodig acht met betrekking tot de personeelsformatie en het bedrag van de subsidie ten laste van de algemene begroting, op in het voorontwerp van algemene begroting van de Europese Unie, dat zij overeenkomstig artikel 272 van het Verdrag voorlegt aan de begrotingsautoriteit.

6. De begrotingsautoriteit keurt de kredieten voor de subsidie aan het Bureau goed.

7. De begroting wordt vastgesteld door de raad van bestuur. De begroting wordt definitief na de definitieve vaststelling van de algemene begroting van de Europese Unie. De begroting wordt zo nodig dienovereenkomstig aangepast.

8. De raad van bestuur stelt de begrotingsautoriteit zo spoedig mogelijk in kennis van de projecten die hij voornemens is te realiseren en die aanzienlijke financiële gevolgen voor de financiering van zijn begroting kunnen hebben, met name onroerendgoedprojecten zoals de huur of aankoop van gebouwen. Hij brengt de Commissie daarvan op de hoogte.

Wanneer een tak van de begrotingsautoriteit kennis heeft gegeven van zijn voornemen om een advies te verstrekken, doet hij dit advies aan de raad van bestuur toekomen binnen een termijn van zes weken te rekenen vanaf de kennisgeving van het project.

2. Uiterlijk op 1 maart van het jaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar dient de rekenplichtige van het Bureau de voorlopige rekeningen met het verslag over het budgettair en financieel beheer van het begrotingsjaar in bij de rekenplichtige van de Commissie. De rekenplichtige van de Commissie consolideert de voorlopige rekeningen van de instellingen en de gedecentraliseerde organen overeenkomstig artikel 128 van het algemeen Financieel Reglement.

3. Uiterlijk op 31 maart van het jaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar dient de rekenplichtige van de Commissie de voorlopige rekeningen van het Bureau met het verslag over het budgettair en financieel beheer van het begrotingsjaar in bij de Rekenkamer. Het verslag over het budgettair en financieel beheer van het begrotingsjaar wordt ook toegezonden aan het Europees Parlement en de Raad.

4. Na ontvangst van de opmerkingen van de Rekenkamer over de voorlopige rekeningen van het Bureau overeenkomstig artikel 129 van het algemeen Financieel Reglement maakt de directeur onder zijn eigen verantwoordelijkheid de definitieve rekeningen van het Bureau op en legt deze voor advies voor aan de raad van bestuur.

5. De raad van bestuur van het Bureau brengt een advies uit over de definitieve rekeningen van het Bureau.

6. Uiterlijk op 1 juli van het jaar dat volgt op het afgesloten begrotingsjaar dient de directeur de definitieve rekeningen met het advies van de raad van bestuur in bij het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer.

8. De directeur dient uiterlijk op 30 september een antwoord op de opmerkingen van de Rekenkamer in bij deze instelling. Hij dient dit antwoord ook in bij de raad van bestuur.

9. De directeur verstrekt het Europees Parlement op verzoek, overeenkomstig het bepaalde in artikel 146, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement, alle inlichtingen die nodig zijn voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure voor het betrokken begrotingsjaar.

10. Vóór 30 april van het jaar n + 2 verleent het Europees Parlement op aanbeveling van de Raad, die met gekwalificeerde meerderheid van stemmen besluit, de directeur kwijting voor de uitvoering van de begroting van het begrotingsjaar n.

De financiële regeling die van toepassing is op het Bureau, wordt vastgesteld door de raad van bestuur, na raadpleging van de Commissie. Deze financiële regeling mag slechts van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen ( 2 ) afwijken indien de specifieke vereisten van de taakverrichting van het Bureau dit noodzakelijk maken, en met voorafgaande instemming van de Commissie.

Het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen is op het Bureau van toepassing.

1. Het personeel van het Bureau is onderworpen aan de verordeningen en regelingen die van toepassing zijn op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen.

2. Het Bureau oefent ten aanzien van zijn personeel de bevoegdheden uit die aan het tot aanstelling bevoegde gezag zijn verleend.

3. De raad van bestuur stelt in overeenstemming met de Commissie de nodige uitvoeringsbepalingen vast, met name om de vertrouwelijkheid van sommige werkzaamheden te waarborgen.

1. De contractuele aansprakelijkheid van het Bureau wordt beheerst door het op het betrokken contract van toepassing zijnde recht.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is bevoegd uitspraak te doen wanneer een door het Bureau gesloten overeenkomst een arbitragebeding bevat.

2. In geval van niet-contractuele aansprakelijkheid vergoedt het Bureau, overeenkomstig de algemene beginselen die de rechtssystemen van de Lid-Staten gemeen hebben, alle schade die door het Bureau zelf of door ambtenaren of andere personeelsleden daarvan in de uitoefening van hun functie is veroorzaakt.

Het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen is bevoegd uitspraak te doen ter zake van alle geschillen over de vergoeding van dergelijke schade.

3. De persoonlijke aansprakelijkheid van de ambtenaren en andere personeelsleden van het Bureau wordt beheerst door de voor hen geldende bijlagen.

1. Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie ( 3 ) is van toepassing op de documenten die bij het Bureau berusten.

2. Binnen zes maanden na de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 1645/2003 van de Raad van 18 juni 2003 tot wijziging van Verordening (EG) nr. 2965/94 houdende oprichting van een Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie ( 4 ) stelt de raad van bestuur de toepassingsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vast.

3. Tegen de beslissingen van het Bureau uit hoofde van artikel 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 kan beroep worden ingesteld, door middel van een klacht bij de Ombudsman of door middel van een beroep bij het Hof van Justitie, volgens de voorwaarden van respectievelijk artikel 195 en artikel 230 van het Verdrag.

De wijze van functioneren van het Bureau zoals omschreven in deze verordening, kan uiterlijk drie jaar na het einde van de aanvangsperiode van het Bureau, die niet langer dan drie begrotingsjaren zal duren, door de Raad opnieuw worden onderzocht op basis van een verslag van de Commissie en nadat het Europees Parlement advies heeft uitgebracht.

Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

De Raad hecht het grootste belang aan de correcte toepassing van de beginselen van efficiëntie en een goede verhouding tussen kosten en baten.

In dit verband herinnert hij eraan dat het Financieel Reglement de volgende bepalingen bevat:

„De begrotingskredieten moeten worden aangewend volgens de beginselen van goed financieel beheer, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit. Er moeten gekwantificeerde doelstellingen worden bepaald en de uitvoering daarvan moet worden gevolgd.

Voor beleidsactiviteiten omvat het financieel memorandum met name de geëigende verantwoording van het bedrag van de Gemeenschapsmiddelen, in voorkomend geval gestaafd met de relevante statistische gegevens.”

Bij de oprichting van het Vertaalbureau bevestigen de Raad en de Commissie dat het Bureau zodanig moet worden georganiseerd dat de officiële talen van de Europese Gemeenschappen op voet van gelijkheid kunnen worden behandeld, onverminderd de specifieke bepalingen betreffende de talenregeling van de verschillende organisaties waaraan het Bureau zijn diensten verleent.

De Raad en de Commissie zijn van oordeel dat het Vertaalbureau, gezien zijn taken en de structuur van zijn begroting, een zo soepel mogelijk personeelsbeheer dient te voeren, zonder de vervulling van zijn opdracht in gevaar te brengen.

Ondanks haar ernstige bezwaren stemt de Bondsrepubliek Duitsland in met het compromis betreffende artikel 17, ten einde de consensus van de Lid-Staten en het begin van de werkzaamheden van het Bureau niet in gevaar te brengen. Zij is van mening dat een herziening van de betwiste bepaling dringend noodzakelijk blijft. Zij geeft haar instemming in de verwachting dat het verzoek waartoe vandaag is besloten, uiteindelijk leidt tot overeenkomstige voorstellen van de Commissie.

De Commissie zal op grond van haar bevoegdheid in de Groep Hoofden van administratieve diensten voorstellen dat er onder auspiciën van deze Groep met spoed een Interinstitutioneel Vertaalcomité wordt opgericht met als opdracht de coördinatie tussen de vertaaldiensten van de afzonderlijke Instellingen, inclusief het Vertaalbureau voor de organen van de Unie, te bevorderen.

( 2 ) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72, met rectificatie in PB L 2 van 7.1.2003, blz. 39.

		Publicatieblad
		No	page	date
►M1	Verordening (EG) nr. 2610/95 van de Raad van 30 oktober 1995	L 268	1	10.11.1995
►M2	Verordening (EG) nr. 1645/2003 van de Raad van 18 juni 2003	L 245	13	29.9.2003