8.1.2015

Publicatieblad van de Europese Unie

CA 3/1

AANKONDIGING VAN EEN ALGEMEEN VERGELIJKEND ONDERZOEK

EPSO/AST-SC/03/15

Secretariaatsmedewerkers/Kantoormedewerkers (SC1 en SC2) op de volgende vakgebieden:

1.	Administratieve ondersteuning;

2.	Financiële ondersteuning;

3.	Secretariaat

(2015/C 003 A/01)

Het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) organiseert een algemeen vergelijkend onderzoek aan de hand van een examen voor de vorming van reservelijsten voor de aanwerving van ambtenaren van het niveau „secretariaatsmedewerkers” en „kantoormedewerkers” (1) binnen de instellingen van de Europese Unie.

Lees voordat u uw sollicitatie indient aandachtig de algemene bepalingen betreffende algemene vergelijkende onderzoeken die in Publicatieblad van de Europese Unie C 60 A van 1 maart 2014 en op de website van EPSO bekendgemaakt zijn. Deze bepalingen vormen een integrerend onderdeel van de aankondiging van het algemeen vergelijkend onderzoek.

INHOUD

ALGEMENE INFORMATIE

II.

FUNCTIEOMSCHRIJVING

III.

TOELATINGSVOORWAARDEN

IV.

TOEGANGSTOETSEN

ASSESSMENT

VI.

CONTROLE VAN DE VERKLARINGEN VAN DE KANDIDATEN

VII.

RESERVELIJSTEN

BIJLAGE I:

VAKGEBIED 1: ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING

BIJLAGE II:

VAKGEBIED 2: FINANCIËLE ONDERSTEUNING

BIJLAGE III:

VAKGEBIED 3: SECRETARIAAT

I. ALGEMENE INFORMATIE

1.	Aantal op de reservelijsten te plaatsen kandidaten per vakgebied en per rang

	Rang SC 1	Rang SC 2
Vakgebied 1	104	35
Vakgebied 2	80	30
Vakgebied 3	147	99

Deze cijfers geven het totaal aantal kandidaten aan dat op de reservelijst zal worden geplaatst voor alle instellingen samen. Het zullen voornamelijk de in Luxemburg gevestigde instellingen zijn die ambtenaren in rang SC 2 zullen aanwerven.

2.	Opmerkingen

Deze aankondiging van vergelijkend onderzoek heeft betrekking op drie vakgebieden, met voor elk vakgebied twee rangen.

Om budgettaire en administratieve redenen en omdat de diensten zouden kunnen putten uit een reservelijst met kandidaten die gespecialiseerd en onmiddellijk inzetbaar zijn, kunt u zich maar voor één vakgebied en één rang inschrijven.

Bij uw elektronische inschrijving moet u een keuze maken. Deze keuze kan niet meer gewijzigd worden nadat u uw sollicitatie elektronisch hebt bevestigd en gevalideerd.

Als u echter op het door u gekozen vakgebied

—	zich hebt ingeschreven voor rang SC 2, en

—	behoort tot de kandidaten die de hoogste scores hebben behaald voor de toegangstoetsen (zie punt IV) en zal worden uitgenodigd voor de volgende fase van het vergelijkend onderzoek, en

—	niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden voor het vergelijkend onderzoek voor rang SC 2, maar wel aan die voor rang SC 1,

kan de jury uw inschrijving overplaatsen naar het vergelijkend onderzoek voor rang SC 1, mits u hiermee akkoord gaat (2).

In dat geval worden uw resultaten vergeleken met de resultaten van de kandidaten voor rang SC 1 en wordt u, als u behoort tot de kandidaten die de hoogste scores hebben gehaald voor die rang, toegevoegd aan de lijst met kandidaten voor rang SC 1 die voor het assessment worden uitgenodigd.

Als u wordt overgeplaatst, gebeurt dat voordat de uitnodigingen voor het assessment worden verstuurd en op basis van de informatie die u bij uw elektronische inschrijving hebt verstrekt. Kandidaten die de drempel voor de hoogste scores per vakgebied voor rang SC 2 niet hebben behaald, komen niet in aanmerking voor overplaatsing naar rang SC 1.

3.	Instructies voor het indienen van een sollicitatie

U moet zich elektronisch inschrijven volgens de procedure die op de website van EPSO wordt beschreven (in het onderdeel „Online application manual/mode d'emploi de l'inscription en ligne/Online-Bewerbungsleitfaden”).

Uiterste datum (validering inbegrepen): 10 februari 2015 om 12 uur 's middags, (Belgische tijd).

II. FUNCTIEOMSCHRIJVING

De secretariaatsmedewerkers en administratief medewerkers (functiegroep AST SC) voeren kantoor- en secretariaatstaken, taken van kantoorbeheer en aanverwante werkzaamheden uit die een zekere mate van autonomie vereisen.

In de bijlagen worden de specifieke taken per vakgebied beschreven.

III. TOELATINGSVOORWAARDEN

Op de uiterste datum voor de elektronische inschrijving moet u voldoen aan de volgende algemene en specifieke voorwaarden:

1.	Algemene voorwaarden

a)	Onderdaan zijn van een van de lidstaten van de Europese Unie.

b)	Uw rechten als staatsburger bezitten.

c)	Voldaan hebben aan de verplichtingen die voortvloeien uit de wettelijke voorschriften inzake de militaire dienstplicht.

d)	In zedelijk opzicht de waarborgen bieden die voor de uitoefening van de beoogde functie vereist zijn.

2.	Bijzondere voorwaarden

2.1.

Kwalificaties (3)

Zie bijlagen.

2.2.

Werkervaring

Zie bijlagen.

2.3.

Talenkennis (4)

Taal 1

Hoofdtaal (minimaal vereist niveau: C1)

Grondige kennis van een van de officiële talen van de Europese Unie

Taal 2

Tweede taal (andere taal dan taal 1, minimaal vereist niveau: B2)

Behoorlijke kennis van het Duits, het Engels of het Frans.

Overeenkomstig de uitspraak van het Hof van Justitie (Grote kamer) in zaak C-566/10P, Italiaanse Republiek/Commissie zijn de Europese instellingen verplicht redenen op te geven voor de beperking van het aantal officiële EU-talen dat als tweede taal kan worden gekozen voor dit vergelijkend onderzoek.

De selectie van de tweede talen is gebaseerd op het belang van de dienst, wat betekent dat nieuwe personeelsleden onmiddellijk operationeel moeten zijn en in hun dagelijks werk doeltreffend moeten kunnen communiceren, anders zou het functioneren van de instellingen ernstig worden belemmerd.

Binnen de EU-instellingen worden reeds geruime tijd voor de interne communicatie voornamelijk het Engels, het Frans en het Duits gebruikt. Dat zijn ook de talen waaraan het meeste behoefte is voor de externe communicatie en de behandeling van dossiers. Daarnaast zijn het Engels, het Frans en het Duits de talen die het vaakst als tweede taal worden geleerd en gebruikt in de EU. Dit bevestigt de huidige praktijk in het onderwijs en de gangbare normen op de arbeidsmarkt en verwacht mag worden dat kandidaten voor functies bij de Europese Unie ten minste een van deze talen beheersen. Rekening houdend met het belang van de dienst en met de behoeften en capaciteiten van de kandidaten, ook gezien het specifieke vakgebied van deze vergelijkende onderzoeken, is het gewettigd om tests te organiseren in deze drie talen, om ervoor te zorgen dat de kandidaten, ongeacht hun hoofdtaal, in ieder geval in een van deze drie officiële talen kunnen werken. Door de specifieke vaardigheden op deze manier te toetsen, kunnen de instellingen nagaan of kandidaten in staat zijn onmiddellijk te functioneren in een omgeving die nauw aansluit bij de dagelijkse werksituatie in de EU-instellingen.

Om dezelfde redenen moeten ook de talen voor de communicatie tussen de kandidaten en de instellingen worden beperkt en dus ook de talen waarin de sollicitatiedossiers kunnen worden opgesteld. Dit biedt ook een betere garantie voor uniformiteit bij het vergelijken en controleren van de sollicitatiedossiers.

Om ervoor te zorgen dat alle kandidaten gelijk worden behandeld, moet iedereen, ook degenen wier eerste taal een van deze drie talen is, de test afleggen in zijn tweede taal, waarbij uit deze drie talen kan worden gekozen.

Dit doet geen afbreuk aan de mogelijkheid later een taalopleiding te volgen om in een derde taal te kunnen werken, zoals bedoeld in artikel 45, lid 2, van het Statuut.

IV. TOEGANGSTOETSEN

EPSO organiseert de toegangstoetsen per computer. De jury bepaalt de moeilijkheidsgraad van de toetsen die hieronder (in punt 2) worden beschreven, en keurt de inhoud goed op basis van de voorstellen van EPSO.

1.	Uitnodiging

U wordt voor de toegangstoetsen uitgenodigd als u uw inschrijving tijdig hebt gevalideerd (zie punt I.3).

Opgelet:

1.	door uw inschrijving te valideren, verklaart u te voldoen aan de algemene en specifieke voorwaarden van punt III;

2.	om aan de toegangstoetsen deel te nemen, bent u verplicht een datum te reserveren binnen de termijn die u via uw EPSO-account wordt medegedeeld.

2.	Aard van de toetsen en scores

Reeks toetsen met meerkeuzevragen ter beoordeling van uw algemene geschiktheid en vaardigheden wat betreft:

Toets a)

verbaal redeneervermogen

0-20 punten

Toets b)

numeriek redeneervermogen

0-10 punten

vereist minimum per vakgebied:

vakgebied 1: 4

vakgebied 2: 5

vakgebied 3: 4

Toets c)

abstract redeneervermogen

0-10 punten

vereist minimum voor

de toetsen a) en c) samen: 15

Toets d)

vakbekwaamheid:

nauwkeurigheid en precisie

0-40 punten

Toets e)

vakbekwaamheid:

prioriteiten stellen en organiseren

0-40 punten

vereist minimum voor de toetsen d) en e) samen: 40

3.	Taal van de toetsen

Taal 1 voor toetsen a), b) en c)

Taal 2 voor de toetsen d) en e)

V. ASSESSMENT

1.	Uitnodiging

Het examen vindt in beginsel in Brussel plaats en duurt één dag. U wordt hiervoor uitgenodigd als:

—	u de vereiste minimumscore voor de toegangstoetsen hebt behaald,

—	u behoort tot de kandidaten die de hoogste scores voor de toetsen a), c), d) en e) samen hebben behaald, en

—	na onderzoek van de door u op het elektronische sollicitatieformulier verstrekte informatie blijkt dat u voldoet aan de algemene en specifieke voorwaarden van punt III (5).

Als u niet slaagt voor toegangstoets b), wordt u uitgesloten, maar de punten van deze toets worden niet opgeteld bij de punten van de andere toetsen om te bepalen wie wordt uitgenodigd voor het assessment.

Er worden per vakgebied en per rang ongeveer 2 maal zoveel kandidaten (6) tot het assessment toegelaten als er op de reservelijst kunnen worden geplaatst (en ten hoogste 2,5 maal dat aantal). Het precieze aantal zal op de website van EPSO worden bekendgemaakt (http://blogs.ec.europa.eu/eu-careers.info/).

Als u behoort tot de kandidaten die tot het assessment worden toegelaten, dient u bij het assessment het volledige sollicitatiedossier met alle bewijsstukken van uw vaardigheden en werkervaring mee te brengen (7).

Details: zie punt 2.1.7 van de algemene bepalingen betreffende algemene vergelijkende onderzoeken.

2.	Assessment, scores en gewicht

Tijdens het assessment worden twee vaardigheden getoetst, telkens in taal 2. De inhoud van de toetsen wordt gevalideerd door de jury. De volgende vaardigheden worden getoetst:

—	specifieke vaardigheden, en

—	algemene vaardigheden.

Uw specifieke vaardigheden worden beoordeeld aan de hand van de volgende onderdelen (8):

Vakgebied 1: administratieve ondersteuning

f)	een opdracht om uw kantoorvaardigheden te beoordelen;

g)	een praktijkopdracht om uw schrijfvaardigheid te beoordelen (met name spelling, zinsbouw en grammatica).

toets f) 0-25 punten

vereist minimum: 15

toets g) 0-10 punten

vereist minimum: 6

Gecombineerd gewicht: 30 % van de totaalscore

Vakgebied 2: financiële ondersteuning

f)	een opdracht om uw financiële vaardigheden te beoordelen;

g)	een praktijkopdracht om uw schrijfvaardigheid te beoordelen (met name spelling, zinsbouw en grammatica).

toets f) 0-30 punten

vereist minimum: 15

toets g) 0-10 punten

vereist minimum: 6

Gecombineerd gewicht: 30 % van de totaalscore

Vakgebied 3: secretariaat

f)	een praktijkopdracht bestaande uit het maken en/of bewerken van een Word — en een Excel-document;

g)	een praktijkopdracht om uw schrijfvaardigheid te beoordelen (met name spelling, zinsbouw en grammatica).

toets f) 0-20 punten

vereist minimum: 12

toets g) 0-10 punten

vereist minimum: 6

Gecombineerd gewicht: 30 % van de totaalscore

Uw algemene vaardigheden (9) worden beoordeeld aan de hand van de volgende onderdelen:

Voor de drie vakgebieden:

h)	een elektronische postbakoefening;

i)	een gestructureerd interview.

0-10 punten voor elk van de algemene vaardigheden

vereist minimum:

35 punten op 70 voor de 7 algemene vaardigheden samen

Gecombineerd gewicht: 70 % van de totaalscore

Elk van deze algemene vaardigheden wordt getoetst volgens het volgende schema:

	Elektronische postbakoefening	Gestructureerd interview
Problemen analyseren en oplossen	x
Communiceren		x
Kwaliteits- en resultaatgericht werken	x
Leren en zich blijven ontwikkelen		x
Pioriteiten stellen en organiseren	x
Stressbestendigheid		x
Samenwerken		x

VI. CONTROLE VAN DE VERKLARINGEN VAN DE KANDIDATEN

Na afloop van het assessment worden de verklaringen van de kandidaten in hun elektronische sollicitatieformulier op basis van de door hen verstrekte bewijsstukken gecontroleerd. De controle geschiedt door EPSO wat betreft de algemene voorwaarden en door de jury wat betreft de specifieke voorwaarden.

Deze controle wordt uitgevoerd voor de kandidaten die de vereiste minimumscores en de hoogste totaalscores hebben behaald voor de onderdelen f), g), h), en i), in aflopende volgorde, te beginnen met de kandidaat met de hoogste score. Deze controle wordt uitgevoerd in aflopende volgorde van de scores totdat het aantal voor ieder vakgebied en voor elke rang op de reservelijst te plaatsen kandidaten die daadwerkelijk voldoen aan alle toelatingsvoorwaarden, is bereikt. De bewijsstukken van de kandidaten die buiten dit quotum vallen, worden niet onderzocht.

Als blijkt dat de verklaringen op het sollicitatieformulier niet kunnen worden gestaafd met passende bewijsstukken, wordt de sollicitatie nietig verklaard.

VII. RESERVELIJSTEN

1.	Plaatsing op de reservelijst

De jury plaatst u op de reservelijst:

—	als u behoort tot de kandidaten die de vereiste minimumscores hebben behaald en de hoogste scores voor alle onderdelen van het assessment samen (zie punt I.1 voor het aantal op de reservelijst te plaatsen kandidaten) (10),

—	en als uit de bewijsstukken blijkt dat u voldoet aan alle toelatingsvoorwaarden (zie punt III).

Indeling

Per vakgebied en per rang wordt een reservelijst in alfabetische volgorde opgesteld.

(1) Elke verwijzing in deze aankondiging naar een persoon van het mannelijke geslacht slaat tevens op personen van het vrouwelijke geslacht.

(2) Tijdens de elektronische inschrijvingsprocedure zal u om toestemming worden gevraagd.

(3) Alle diploma's moeten zijn uitgereikt door een erkende instelling/universiteit in een van de 28 lidstaten van de Europese Unie. Kandidaten met een diploma dat is uitgereikt in niet-EU-lidstaten zullen het bewijs moeten leveren dat hun diploma door een EU-lidstaat is erkend.

(4) Zie het Gemeenschappelijk Europees referentiekader voor talen:

(http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/CEF/LanguageSelfAssessmentGrid.csp).

(5) Deze informatie wordt aan de hand van bewijsstukken gecontroleerd voordat de reservelijst wordt vastgesteld (zie de punten VI en VII.1).

(6) Wanneer de laatste plaats door verschillende kandidaten met dezelfde score wordt gedeeld, worden al deze kandidaten voor het assessment uitgenodigd.

(7) De datum van het assessment wordt u te zijner tijd meegedeeld via uw EPSO-account.

(8) De oproep voor het assessment zal nadere informatie bevatten over de beschikbare toetsenborden. Er worden Europese standaardtoetsenborden ter beschikking gesteld.

(9) In punt 1.2 van de algemene bepalingen betreffende algemene vergelijkende onderzoeken worden deze vaardigheden nader beschreven.

(10) Wanneer de laatste plaats door verschillende kandidaten met dezelfde score wordt gedeeld, worden al deze kandidaten op de reservelijst geplaatst.

BIJLAGE I

VAKGEBIED 1: ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING

1. Functieomschrijving

De instellingen zoeken personeel om binnen hun afdelingen, ook de taalafdelingen, administratieve taken uit te voeren.

Administratieve medewerkers bieden hulp en ondersteuning, daarbij gebruik maken van IT-instrumenten, in het bijzonder op het vlak van technische/operationele en administratieve ondersteuning.

Deze taken kunnen onder meer inhouden:

—

behandelen en opvolgen van technische en administratieve dossiers overeenkomstig het geldende kader, zoals:

—	opstellen van technische rapporten en/of specificaties, opvolging van de prestaties van contractanten en aanvaarden van werkzaamheden,

—	administratie met betrekking tot de aankoop van producten (uitrusting en goederen),

—	behandelen van personeelsdossiers, met name inzake aanwerving, loopbaan, opleiding en gelijke kansen,

—	behandelen en opvolgen van dossiers: dossiers openen en registreren, zorgen voor follow-up van de procedures, toezien op de termijnen, bijwerken van casemanagementdatabanken,

—	opstellen van briefwisseling, nota's, notulen en/of verslagen,

—

beheren en archiveren van documenten. Dit houdt onder meer in inkomende en uitgaande documenten of post registreren, invoeren, toewijzen en distribueren; documenten of dossiers archiveren en beveiligen in overeenstemming met de regelgeving inzake archiveren, gegevensbescherming en vertrouwelijkheid,

—	ondersteuning bieden bij de coördinatie en planning van de werkzaamheden van de afdeling.

Voor deze taken moet u een grondige kennis hebben van IT-instrumenten als tekstverwerking, spreadsheets en databanken.

2. Kwalificaties

Rang SC1 en rang SC2

U moet een diploma van ten minste één jaar hoger onderwijs hebben behaald op een gebied dat verband houdt met de aard van de taken,

een diploma van middelbaar onderwijs dat toegang geeft tot hoger onderwijs, gevolgd door minimaal drie jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken,

een beroepsopleiding (evenwaardig aan het Europees kwalificatiekader niveau 4 (1) van ten minste één jaar hebben gevolgd, aangevuld met ten minste drie jaar werkervaring. Zowel de opleiding als de werkervaring moet vooral verband houden met de aard van de taken.

Opgelet :

deze werkervaring van drie jaar telt niet mee voor het aantal jaren werkervaring zoals hieronder is vereist.

3. Werkervaring

Uitsluitend voor rang SC2

Minimaal vier jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken.

Deze werkervaring moet u hebben opgedaan na het behalen van de hierboven vermelde kwalificatie die toegang geeft tot het vergelijkend onderzoek.

(1) Zie het Europees kwalificatiekader http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97

BIJLAGE II

VAKGEBIED 2: FINANCIËLE ONDERSTEUNING

1. Functieomschrijving

De instellingen zoeken personeel om ondersteunende taken uit te voeren op het vlak van begroting en financieel beheer.

Het betreft hier de functie van ambtenaar financiële ondersteuning. Deze ambtenaren bieden financiële ondersteuning binnen de afdelingen of eenheden in de instellingen.

Hun taken kunnen onder meer inhouden:

—	beheren van de dossiers met betrekking tot de uitvoering van de begroting in overeenstemming met de geldende financiële regels (administratief toezicht op aanbestedingen, voorbereiding van contracten, follow-up van daarmee verband houdende transacties enz.);

—	boekhouding;

—	controleren van facturen;

—	registreren en controleren van de validering van de verrichtingen (voorstellen tot vastlegging, betalingsopdrachten, invorderingsopdrachten, gegevens betreffende de contracten en contractanten enz.);

—	beheren van de termijnkalender facturering en invordering;

—	administratief beheren van de financiële dossiers, met inbegrip van briefwisseling, klassement en archivering.

Voor deze taken moet u een grondige kennis hebben van IT-instrumenten als tekstverwerking, spreadsheets en het gebruik van boekhoudsoftware.

2. Kwalificaties

Rang SC1 en rang SC2

U moet een diploma van ten minste één jaar hoger onderwijs hebben behaald op een gebied dat verband houdt met de aard van de taken,

een diploma van middelbaar onderwijs dat toegang geeft tot hoger onderwijs, gevolgd door minimaal drie jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken,

Opgelet :

deze werkervaring van drie jaar telt niet mee voor het aantal jaren werkervaring zoals hieronder is vereist.

3. Werkervaring

Uitsluitend voor rang SC2

Minimaal vier jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken.

Deze werkervaring moet u hebben opgedaan na het behalen van de hierboven vermelde kwalificatie die toegang geeft tot het vergelijkend onderzoek.

(1) Zie het Europees kwalificatiekader http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97

BIJLAGE III

VAKGEBIED 3: SECRETARIAAT

1. Functieomschrijving

De instellingen zoeken personeel om binnen hun afdelingen, ook de taalafdelingen, secretariaatstaken uit te voeren.

Deze taken houden vaak administratief of kantoorbeheer in, maar kunnen erg uiteenlopend zijn afhankelijk van de plaats. Over het algemeen biedt een secretariaatsmedewerker ondersteuning aan een of meerdere mensen in een afdeling of eenheid binnen de instellingen.

Deze taken kunnen onder meer inhouden:

—	organiseren van de administratieve en ondersteunende activiteiten van de afdeling (vergaderingen, dienstreizen enz.);

—	behandelen, beheren, archiveren van documenten en verzoeken om actie (ontvangst, verwerking, follow-up en klasseren van documenten, verslagen en briefwisseling);

—	voorbereiden, verwerken, finaliseren en controleren van documenten (redactie/ontwerp, opmaak, formattering, tabellen) met specifiek daarvoor bestemde software;

—	opzoeken, bundelen en verspreiden van informatie (databanken bijwerken, dossiers);

—	behandelen van administratieve en technische kwesties voor de afdeling/eenheid, en de follow-up ervan;

—	bijhouden en bijwerken van de agenda van de afdeling/eenheid, telefoons beantwoorden, boodschappen noteren.

Voor deze taken moet u een grondige kennis hebben van IT-instrumenten als tekstverwerking, spreadsheets en databanken.

2. Kwalificaties

Rang SC1 en rang SC2

U moet een diploma van ten minste één jaar hoger onderwijs hebben behaald op een gebied dat verband houdt met secretariaatswerkzaamheden,

een diploma van middelbaar onderwijs dat toegang geeft tot hoger onderwijs, gevolgd door minimaal drie jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken,

Opgelet:

deze werkervaring van drie jaar telt niet mee voor het aantal jaren werkervaring zoals hieronder is vereist.

3. Werkervaring

Uitsluitend voor rang SC2

Minimaal vier jaar werkervaring die vooral verband houdt met de aard van de taken.

Deze werkervaring moet u hebben opgedaan na het behalen van de hierboven vermelde kwalificatie die toegang geeft tot het vergelijkend onderzoek.

(1) Zie het Europees kwalificatiekader http://ec.europa.eu/ploteus/search/site?f%5B0%5D=im_field_entity_type%3A97