Begrotings- en financieel beheer

neemt er nota van dat de Autoriteit op 17 oktober 2019 met haar werkzaamheden is begonnen en op 26 mei 2021 financiële autonomie heeft verworven, en dat zij na de afronding van de zetelovereenkomst met de Slowaakse Republiek in september 2021 haar activiteiten in haar gebouwen in Bratislava is begonnen; is ingenomen met het begin van de werkzaamheden en benadrukt dat dit de eerste kwijtingsprocedure is;

merkt op dat de inspanningen op het gebied van begrotingstoezicht gedurende het begrotingsjaar 2021 hebben geresulteerd in een begrotingsuitvoeringspercentage van de vastleggingskredieten voor het lopende jaar van 95,80 % en dat het uitvoeringspercentage van de betalingskredieten in het lopende jaar 30,38 % bedroeg;

benadrukt dat de werkzaamheden van de Autoriteit zich in de opstartfase bevinden; is zich ervan bewust dat de verdere ontwikkeling en integratie van interne processen in de komende periode nodig is totdat deze in 2024 volledig operationeel zijn;

wijst erop dat het belangrijk is de beheer- en controlesystemen te versterken om de goede werking van de Autoriteit te waarborgen; dringt sterk aan op het vereiste van doeltreffende beheer- en controlesystemen om mogelijke gevallen van belangenconflicten te voorkomen, evenals ontbrekende controles vooraf of achteraf, ontoereikend beheer van begrotingsvastleggingen en juridische verbintenissen, en verzuim om kwesties in het register van uitzonderingen te melden;

Prestaties

merkt op dat het project voor de ontwikkeling van een gestructureerd prestatiebeheersysteem dat de ontwikkeling van coherente kernprestatie-indicatoren zal ondersteunen, dat oorspronkelijk gepland was voor 2021, vertraging heeft opgelopen en momenteel in uitvoering is; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

onderstreept de resultaten van de Autoriteit met betrekking tot het eerste sectorspecifieke initiatief dat gericht is op de rechten van mobiele werknemers en hun werkgevers op het gebied van seizoenwerk, haar actieplan en bijbehorende campagne, uitgevoerd in samenwerking met de lidstaten, de sociale partners en andere belanghebbenden, en waarin alle operationele taken van de Autoriteit zijn samengebracht;

stelt met voldoening vast dat de Autoriteit in 2021 de eerste tien onderling afgestemde en gezamenlijke inspecties met deelname van elf lidstaten heeft gesteund; merkt voorts op dat het Europees platform tegen zwartwerk in 2021 vlot in de Autoriteit is geïntegreerd, en dat de Autoriteit overeenkomstig Verordening (EU) 2019/1149 van het Europees Parlement en de Raad (2) een aantal specifieke verantwoordelijkheden van het Europees netwerk van diensten voor arbeidsvoorziening (Eures) van de Commissie heeft overgenomen, met name het beheer van het Eures-netwerk en de opleidings- en communicatieactiviteiten, en de eigendom van het Eures-portaal;

stelt met tevredenheid vast dat de Autoriteit de laatste hand heeft gelegd aan het kader dat nodig was om begin 2022 met haar bemiddelingstaak te beginnen, en dat de raad van bestuur van de Autoriteit in december 2021 regels voor de bemiddelingsprocedure heeft aangenomen en een oproep heeft gedaan om kandidaten voor de verschillende bemiddelingsfuncties te vinden;

stelt met voldoening vast dat de Autoriteit haar samenwerking met andere organen en -organisaties van de Unie heeft geïntensiveerd; is ingenomen met de eerste overeenkomsten met het Solvit-netwerk en de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels, die in 2021 zijn afgerond; merkt voorts op dat de Autoriteit onderhandelingen is begonnen over andere samenwerkingsregelingen, onder meer met de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Eurofound) en het Europees Agentschap voor de veiligheid en de gezondheid op het werk (EU-OSHA); merkt bovendien op dat de Autoriteit en het Agentschap van de Europese Unie voor samenwerking op het gebied van rechtshandhaving (Europol) in september 2021 de inspanningen van de lidstaten ter bestrijding van arbeidsuitbuiting bij seizoenwerk hebben gesteund; dringt er bij de Autoriteit op aan te bekijken hoe haar werkregelingen verder kunnen worden uitgebreid en meer middelen voor elkaar overlappende taken met andere EU-organen kunnen worden gedeeld;

10.

neemt er nota van dat alle in het werkprogramma 2021 geplande activiteiten zijn uitgevoerd, met uitzondering van de projecten voor de uitwisseling van personeel en wederzijdse bijstand in het kader van het Europees platform tegen zwartwerk; wijst erop dat het gebrek aan aanvragen voor deze vraaggestuurde activiteiten aan de COVID-19-pandemie kan worden toegeschreven; stelt vast dat de raad van bestuur van mening is dat de resultaten die de Autoriteit in het tweede jaar van haar activiteiten heeft geboekt de basis leggen voor de opbouw van een volledig operationele en gedigitaliseerde Autoriteit vóór 2024;

Personeelsbeleid

11.

stelt met bezorgdheid vast dat de personeelsformatie op 31 december 2021 voor 84,21 % was ingevuld, aangezien er 32 tijdelijke functionarissen waren aangesteld van de 38 die in het kader van de begroting van de Unie waren toegestaan; merkt op dat daarnaast in 2021 11 arbeidscontractanten en 41 gedetacheerde nationale deskundigen (onder wie 27 nationale verbindingsfunctionarissen) voor de Autoriteit werkten; merkt op dat de Autoriteit na intensieve aanwervingsinspanningen in 2021 een aanzienlijke groei van haar personeelsbestand heeft gerealiseerd overeenkomstig een van de kernprioriteiten van de Autoriteit;

12.

wijst er evenwel op dat de Autoriteit van alle gedecentraliseerde agentschappen van de Unie het hoogste aandeel posten voor gedetacheerde nationale deskundigen heeft (60 van de 144 personeelsleden in de personeelsformatie voor 2023); pleit ervoor 15 posten voor gedetacheerde nationale deskundigen om te zetten in posten voor tijdelijke functionarissen zodat de Autoriteit over een passende personeelsbezetting beschikt om haar taken verder uit te voeren;

13.

neemt kennis van het gebrek aan genderevenwicht onder het hoger management van de Autoriteit, waar 4 van de 6 managers (67 %) mannen zijn; neemt kennis van het gebrek aan genderevenwicht onder de leden van de raad van bestuur van de Autoriteit, waar 20 van de 33 leden (61 %) mannen zijn; neemt voorts kennis van het gebrek aan genderevenwicht binnen het totale personeelsbestand van de Autoriteit, waar 23 van de 43 personeelsleden (53 %) vrouwen zijn; neemt kennis van de gendervertegenwoordiging onder de gedetacheerde nationale deskundigen (met inbegrip van de nationale verbindingsfunctionarissen) (49 % vrouwen en 51 % mannen); merkt voorts op dat de Autoriteit op basis van haar personeelsformatie eind 2021 14 nationaliteiten telde (statutair personeel) en dat zij voornemens was het aantal vertegenwoordigde nationaliteiten in 2022 verder te verhogen tot 18; dringt er bij de Autoriteit op aan in haar aanwervingsprocedures absolute prioriteit te geven aan het geografisch evenwicht en de kwijtingsautoriteit verslag uit te brengen over alle ontwikkelingen in dat verband; wijst erop dat het belangrijk is te zorgen voor genderevenwicht bij het personeel en verzoekt de Autoriteit met dit aspect rekening te houden bij toekomstige benoemingen in haar hoger management; verzoekt tevens de lidstaten hiermee rekening te houden bij de benoeming van de leden van de raad van bestuur of gedetacheerde nationale deskundigen;

14.

merkt op dat de Autoriteit in 2021 haar eerste organisatiestructuur heeft aangenomen, de organisatie heeft opgezet en verder is gegaan met het vaststellen en ontwikkelen van interne regels en procedures, en dat zij samen met al haar personeel haar missie en waardenverklaring heeft opgesteld die de diversiteit en cultuur van alle werknemers weerspiegelt; merkt voorts op dat de Autoriteit ernaar streeft om in 2024 volledig operationeel te zijn;

15.

merkt op dat de Autoriteit in maart 2022 beleidsmaatregelen heeft vastgesteld ter bescherming van de persoonlijke waardigheid en ter voorkoming van psychologische en seksuele intimidatie, waarna zij is begonnen met het organiseren van verplichte workshops tegen intimidatie voor alle personeelsleden, met inbegrip van externe contractanten, alsmede speciale sessies voor leidinggevenden; merkt voorts op dat de Autoriteit in juni 2022 een oproep heeft uitgeschreven tot het indienen van blijken van belangstelling voor vertrouwenspersonen; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

16.

wijst er nog eens op dat het belangrijk is een personeelsbeleid voor de lange termijn te ontwikkelen inzake het evenwicht tussen werk en privéleven en levenslange begeleiding, en herinnert aan het belang van een aanbod aan specifieke opleidingsmogelijkheden voor loopbaanontwikkeling, genderevenwicht op alle personeelsniveaus, telewerken, het recht om onbereikbaar te zijn, een beter geografisch evenwicht zodat alle lidstaten voldoende vertegenwoordigd zijn, en de aanwerving, integratie, waarborging van gelijke behandeling en bevordering van gelijke kansen voor personen met een handicap;

Aanbesteding

17.

merkt op dat de Autoriteit in 2021 voor haar administratieve en operationele activiteiten zo goed mogelijk gebruik heeft gemaakt van bestaande interinstitutionele raamovereenkomsten, en waar nodig (onderhandse, openbare) aanbestedingen heeft uitgeschreven; merkt voorts op dat de Autoriteit in totaal 106 aanbestedingsprocedures heeft afgesloten en 6 dienstenniveauovereenkomsten heeft ondertekend;

18.

merkt op dat de Autoriteit in 2021 de e-aanbestedingsmodules ABAC-activa, e-tendering, e-indiening en het PPMT-instrument (Public Procurement Management Tool) in gebruik heeft genomen; merkt op dat de Autoriteit in 2022 is begonnen met het gebruik van PPMT;

Preventie van en omgang met belangenconflicten, en transparantie

19.

merkt op dat de Autoriteit bezig is met de ontwikkeling van een alomvattend beleid inzake belangenconflicten en dat het reglement van orde van de organen van de Autoriteit (raad van bestuur, groep van belanghebbenden, werkgroepen van de Autoriteit) bepalingen inzake belangenconflicten bevat; merkt voorts op dat er verklaringen inzake belangenconflicten voor leden van de raad van bestuur bestaan en dat deze openbaar zijn;

20.

merkt op dat de Autoriteit het cv van haar uitvoerend directeur openbaar maakt en werkt aan de publicatie van andere relevante cv’s in 2023; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

21.

merkt op dat de Autoriteit in 2021 bijeenkomsten heeft gehad met externe belanghebbenden zoals vakbondsvertegenwoordigers, vertegenwoordigers van werkgeversorganisaties en bedrijven, alsmede met nationale autoriteiten en nationale instellingen; stelt met bezorgdheid vast dat de Autoriteit niet beschikt over een gecentraliseerd register van relevante vergaderingen met externe belanghebbenden en dat zij pas in 2023 een dergelijk register wil invoeren; verzoekt de Autoriteit een dergelijk register zo spoedig mogelijk in te voeren en de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

22.

stelt tevreden vast dat de Autoriteit op 25 mei 2021 naar analogie de richtsnoeren van de Commissie inzake klokkenluiden heeft aangenomen;

23.

dringt aan op de invoering van systematische regels inzake transparantie, onverenigbaarheden, belangenconflicten, illegaal lobbyen en draaideuren; roept de Autoriteit op haar interne controlemechanismen te versterken, met inbegrip van de instelling van een intern corruptiebestrijdingsmechanisme;

Interne controle

24.

merkt met bezorgdheid op dat, volgens het verslag van de Rekenkamer, de raad van bestuur van de Autoriteit de taakomschrijving van de dienst Interne Audit van de Commissie (in 2021) en het internecontrolekader (ICF) van de Autoriteit (in 2020) heeft goedgekeurd, maar dat de Autoriteit nog geen deugdelijke strategie voor risicobeheer en controle heeft vastgesteld, noch het handvest van de ordonnateur, het handvest van de gesubdelegeerde ordonnateurs of het handvest van de accountant, en dat die lacunes de uitvoering van het internecontrolekader van de Autoriteit belemmeren; maakt uit het antwoord van de Autoriteit op dat zij het risicobeoordelingsproces heeft afgerond en diverse beleidslijnen en procedures heeft ingevoerd om het ICF ten uitvoer te leggen en dat zij voortdurend werkt aan de verdere verbetering van haar ICF en voornemens is de desbetreffende handvesten goed te keuren; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkeling van haar internecontrolesysteem en risicobeheer;

25.

merkt op dat de Autoriteit volgens het verslag van de Rekenkamer activa heeft geregistreerd met een totale waarde van 73 118 EUR in ABAC-activa en in het inventarisregister, dat deze activa voornamelijk uit kantoormeubilair bestonden, en dat de Autoriteit aan elk meubel een inventarisidentificatie en een toekomstige locatie heeft toegewezen; merkt echter op dat de activa als gevolg van de COVID-19-pandemie ten tijde van de controle niet waren gemerkt en nog niet op de hun toegewezen locaties waren geplaatst; merkt voorts op dat het ontbreken van volledige en bijgewerkte inventarissen waarin de locatie van de materiële activa van de Autoriteit wordt gespecificeerd, in strijd is met artikel 87 van het Financieel Reglement en een negatieve invloed heeft op het vermogen van de Autoriteit om de bescherming van haar activa te waarborgen; neemt kennis van het antwoord van de Autoriteit waarin staat dat wegens de beperkende maatregelen in verband met de COVID-19-pandemie de materiële activa na hun levering onlangs op de aangewezen plekken zijn geplaatst overeenkomstig het locatieplan en het aantal personeelsleden, en dat het merken en de fysieke voltooiing van de inventarissen zijn afgerond;

26.

maakt uit het verslag van de Rekenkamer op dat de Autoriteit op 11 december 2020 een specifieke overeenkomst voor de opleidingsactiviteiten in het kader van Eures voor het eerste kwartaal van 2021 heeft ondertekend, voor een bedrag van 299 437 EUR, en dat op 9 november 2021 een nieuwe kaderovereenkomst ter waarde van 12 miljoen EUR en een maximumduur van 48 maanden is ondertekend voor opleidingsactiviteiten in het kader van Eures, en dat in 2021 geen betalingen in verband met deze kaderovereenkomst zijn verricht; merkt voorts op dat uit het verslag van de Rekenkamer blijkt dat de Autoriteit geen controles vooraf en achteraf heeft ingesteld met betrekking tot de operationele en financiële aspecten van de opleidingsactiviteiten op basis van rechtstreeks bewijs uit de uitgevoerde opleidingsactiviteiten en zich in plaats daarvan heeft gebaseerd op verslagen van opleiders, en dat dit gebrek aan geformaliseerde procedures op basis van rechtstreeks bewijs risico’s kan inhouden voor de uitvoering van de richtlijnen inzake het beheer en voor de verwezenlijking van de doelstellingen van de Autoriteit;

27.

merkt op dat de Autoriteit in antwoord op de opmerking van de Rekenkamer heeft erkend dat intern een passende structuur moet worden opgezet, en dat er geformaliseerde procedures moeten worden ingesteld op basis van direct bewijs; merkt op dat de Autoriteit voor opleidingsactiviteiten gebruik maakt van directe controles, en vanaf 2023 een mechanisme voor directe controles zal invoeren, waarbij het personeel van de Autoriteit deelneemt aan 10 % van de aangeboden Eures-opleidingen, waarbij voorbeelden van alle soorten opleidingen en opleidingsvormen aan bod komen, de uitvoering van de opleiding wordt geobserveerd en de beoordeelde opleidingen worden gevolgd door een tevredenheidsonderzoek onder de deelnemers;

28.

merkt op dat de Autoriteit haar fraudebestrijdingsstrategie 2021-2023 heeft aangenomen en uitgevoerd, en dat via een specifiek actieplan toezicht wordt gehouden op de uitvoering ervan;

Digitalisering en de groene transitie

29.

merkt op dat de Autoriteit ICT-oplossingen heeft ontwikkeld rond een Microsoft 365-aanbieding en de systemen van de Commissie die door verschillende instellingen worden gedeeld en toegankelijk zijn via een beveiligde VPN-oplossing, die werden beoordeeld door onafhankelijke consultants en CERT-EU; merkt voorts op dat de Autoriteit een ICT security monitoring solution heeft geconfigureerd die monitoring door CERT-EU op basis van een dienstenniveauovereenkomst mogelijk maakt;

30.

neemt kennis van het feit dat het cyberbeveiligingsbeleid van de Autoriteit in 2023 zal worden ontwikkeld met input van de ICT-strategie en de respons van de agentschappen op de nieuwe verordening inzake cyberbeveiliging; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

31.

herinnert eraan dat er bij de Autoriteit verdere stappen moeten worden gezet op het gebied van de digitalisering van interne processen en management, en dat tevens meer vaart gemaakt moet worden met het digitaliseren van procedures; benadrukt dat de Autoriteit op dit gebied proactief moet blijven, teneinde een digitale kloof tussen de agentschappen te voorkomen; wijst er evenwel op dat alle noodzakelijke beveiligingsmaatregelen moeten worden genomen om risico’s voor de onlineveiligheid van de verwerkte informatie uit te sluiten;

32.

moedigt de Autoriteit aan nauw samen te werken met Enisa (het Agentschap van de Europese Unie voor cyberbeveiliging); stelt voor regelmatig geactualiseerde opleidingsprogramma’s op het gebied van cyberbeveiliging aan te bieden voor alle personeelsleden van de Autoriteit; verzoekt de Autoriteit haar beleid inzake cyberveiligheid sneller te ontwikkelen, dit vóór 31 december 2023 te presenteren en verslag uit te brengen aan de kwijtingsautoriteit;

33.

stelt met voldoening vast dat het hoofdkantoor van de Autoriteit in Slowakije (het gebouw Landererova 12 of L12) het “Leadership in Energy and Environmental Design Gold”-certificaat heeft gekregen;

Bedrijfscontinuïteit tijdens de COVID-19-crisis

34.

verneemt met bezorgdheid uit het verslag van de Rekenkamer dat de Autoriteit nog geen bedrijfscontinuïteitsplan heeft vastgesteld en dat het ontbreken van een vastgesteld en uitgebreid bedrijfscontinuïteitsplan een grote interne tekortkoming vormt; neemt nota van het antwoord van de Autoriteit waaruit blijkt dat wegens de COVID-19-pandemie er dagelijks is gewerkt met een bedrijfscontinuïteitsoplossing voor thuiswerken en dat de Autoriteit het belang erkent van een alomvattend document met een beschrijving van het bedrijfscontinuïteitsplan, dat volgens de planning in 2023 zal worden voltooid; verzoekt de Autoriteit de kwijtingsautoriteit op de hoogte te houden van de ontwikkelingen in dit verband;

35.

neemt met waardering nota van het verslag over de gevolgen van telewerken tijdens de COVID-19-pandemie voor de toepasselijke sociale zekerheid en van een interne evaluatie van de gevolgen van de COVID-19-pandemie voor de werkterreinen van de Autoriteit;

Overige opmerkingen

36.

merkt op dat de Autoriteit in 2021 haar communicatieactiviteiten verder heeft ontwikkeld, met een toenemend aantal volgers op sociale media, de creatie van nieuwe pagina’s op andere socialemediaplatforms en een toename van interactieve en meer boeiende inhoud, zoals video’s, en haar website, visuele identiteit, logo en andere artefacten die de zichtbaarheid en de herkenbaarheid van de Autoriteit zullen vergroten, verder heeft ontwikkeld; roept de Autoriteit op haar inspanningen op te voeren en de burgers van de Unie en het publiek in duidelijke en toegankelijke taal te informeren over haar relevante prestaties; dringt er bij de Autoriteit op aan transparanter te zijn en meer openbare verantwoording af te leggen door beter gebruik te maken van media- en socialemediakanalen;

37.

is ingenomen met de betrokkenheid van de Autoriteit op bestuursniveau met Eurofound, EU-OSHA en het Europees Instituut voor gendergelijkheid (EIGE) en de uitwisselingen van ontwerp-werkprogramma’s met Eurofound, het Europees Agentschap voor chemische stoffen (ECHA) en EIGE om synergie in de respectieve werkprogramma’s te waarborgen;

38.

verwijst voor andere opmerkingen van horizontale aard bij het kwijtingsbesluit naar zijn resolutie van 10 mei 2023 (3) over het functioneren en het financiële beheer van en de controle op de agentschappen.

(2) Verordening (EU) 2019/1149 van het Europees Parlement en de Raad van 20 juni 2019 tot oprichting van een Europese Arbeidsautoriteit, tot wijziging van de Verordeningen (EG) nr. 883/2004, (EU) nr. 492/2011 en (EU) 2016/589, en tot intrekking van Besluit (EU) 2016/344 (PB L 186 van 11.7.2019, blz. 21).