TOELICHTING

1.ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

•Motivering en doel van het voorstel

Het waarborgen van daadwerkelijke toegang tot de rechter voor burgers en bedrijven en het vergemakkelijken van de justitiële samenwerking tussen de lidstaten behoren tot de hoofddoelstellingen van de EU-ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, zoals verankerd in het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie 1 .

De afgelopen tien jaar heeft de Unie aanzienlijke inspanningen geleverd om grensoverschrijdende juridische procedures te coördineren en te harmoniseren met het oog op nauwere justitiële samenwerking in civiele en strafzaken. De Unie heeft een groot aantal handelingen vastgesteld om te zorgen voor betere coördinatie tussen de regels van de lidstaten op het gebied van i) internationale bevoegdheid, ii) erkenning en tenuitvoerlegging van gerechtelijke beslissingen en bevelen, iii) grensoverschrijdende betekening van gerechtelijke stukken en iv) bewĳsverkrĳging. Ook zijn een groot aantal handelingen vastgesteld om gerechtelijke procedures op Unieniveau te creëren, zoals het Europees betalingsbevel 2 , de Europese procedure voor geringe vorderingen 3 , het Europees bevel tot conservatoir beslag 4 enz. De concrete uitvoering van deze maatregelen is een prioriteit voor de Unie. Voor het welslagen van grensoverschrijdende gerechtelijke procedures is het essentieel e‑justitie verder te ontwikkelen, om het functioneren van de rechtsstelsels van de lidstaten te verbeteren, procedures te helpen stroomlijnen, kosten te verlagen en de toegankelijkheid te vergroten.

Informatietechnologie-instrumenten zijn cruciaal voor doeltreffende middelen voor de communicatie tussen partijen en rechtbanken, alsmede tussen de autoriteiten in verschillende lidstaten. De Commissie spant zich derhalve voortdurend in om de onlinetoegang tot informatie over procedures te verbeteren en stimuleert het gebruik van dynamische formulieren via het Europese e-justitieportaal.

e‑Codex (e-Justice Communication through On-line Data EXchange) werd gelanceerd in het kader van het meerjarenactieplan voor e-justitie 2009-2013, voornamelijk om de digitalisering van grensoverschrijdende gerechtelijke procedures te bevorderen en de communicatie tussen de justitiële autoriteiten van de lidstaten te vergemakkelijken.

e‑Codex vergemakkelijkt veilige communicatie in civiel- en strafrechtelijke procedures door middel van een maatwerkoplossing voor de grensoverschrijdende uitwisseling van elektronische berichten op het gebied van justitiële samenwerking. Het e‑Codex-systeem bestaat uit een pakket softwareproducten die kunnen worden gebruikt om een toegangspunt voor beveiligde communicatie op te zetten. Toegangspunten die gebruikmaken van e‑Codex, kunnen via internet 5 met andere toegangspunten communiceren door middel van een reeks gemeenschappelijke protocollen, waarbij geen centraal systeem betrokken is. Elk toegangspunt kan bijvoorbeeld worden gekoppeld aan een nationaal casemanagementsysteem om veilig documenten te kunnen uitwisselen met andere soortgelijke systemen. Voor de uitwisseling van documenten in specifieke procedures maakt e‑Codex gebruik van gestandaardiseerde digitale formulieren (die niet gekoppeld zijn aan de te verzenden inhoud, maar alleen de communicatie mogelijk maken) waarmee informatie tussen nationale systemen kan worden uitgewisseld 6 .

e‑Codex werd tussen 2010 en 2016 ontwikkeld door 21 lidstaten 7 , met deelname van andere derde landen/gebieden en organisaties 8 . De totale ontwikkelingskosten bedroegen ongeveer 24 miljoen EUR, waarvan 50 % werd gefinancierd door de EU in de vorm van subsidies 9 en 50 % door de deelnemende lidstaten.

Momenteel wordt het systeem beheerd door een consortium van lidstaten en andere organisaties, met een EU-subsidie. Tussen het einde van het huidige consortium en de overname van het systeem door een EU-agentschap zal een andere entiteit de duurzaamheid van het systeem moeten waarborgen.

e‑Codex faciliteert momenteel de elektronische communicatie tussen burgers en rechtbanken en tussen instanties van de lidstaten in bepaalde grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures. Tot dusver hebben 10 lidstaten deelgenomen aan proefprojecten voor het gebruik van e‑Codex in verschillende gerechtelijke procedures 10 .

Het Europese e-justitie-portaal 11 zal e‑Codex gebruiken om burgers in staat te stellen aanvragen voor Europese betalingsbevelen 12 en geringe vorderingen 13 elektronisch te ondertekenen en te verzenden aan de bevoegde rechtbanken in de lidstaten. Daarnaast heeft de Commissie in 2018 wetgeving voorgesteld inzake een verplicht digitaal kanaal voor de betekening van stukken en voor bewijsverkrijging 14 , door middel van een gedecentraliseerd IT-systeem voor de digitale doorgifte dat zou kunnen worden gebaseerd op een interoperabele oplossing, zoals e‑Codex. Beide verordeningen zijn op 25 november 2020 goedgekeurd.

e‑Codex bouwt voort op de steun en de ervaring van de lidstaten met het gebruik van het systeem in verschillende civiel- en strafrechtelijke procedures en kan uitgroeien tot de belangrijkste digitale oplossing voor een veilige overdracht van elektronische gegevens in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures in de Unie. In haar beoordeling van de projectsubsidie voor e‑Codex concludeerde de Commissie dat het e‑justitie-proefproject de belangrijkste bouwstenen heeft opgeleverd voor veilige en betrouwbare uitwisselingen in het kader van justitiële samenwerking 15 . In haar mededeling over de digitalisering van justitie in de Europese Unie en de instrumenten daarvoor 16 , die samen met dit voorstel wordt aangenomen, beschouwt de Commissie e‑Codex als het belangrijkste instrument en het referentiepunt voor de opzet van een interoperabel, veilig en gedecentraliseerd communicatienetwerk tussen nationale IT-systemen in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures.

De duurzaamheid op lange termijn, de toename van het gebruik en het operationele beheer van e‑Codex zijn een prioriteit voor de Unie. e‑Codex zou kunnen worden ingezet voor efficiëntere justitiële samenwerking tussen de justitiële autoriteiten in strafzaken, waardoor grensoverschrijdende misdaad, terrorisme en cybercriminaliteit beter kunnen worden bestreden. Dit omvat procedures voor wederzijdse erkenning in het kader van verschillende instrumenten 17 , evenals andere procedures voor justitiële samenwerking, bijvoorbeeld in het kader van de Overeenkomst betreffende de wederzijdse rechtshulp in strafzaken tussen de lidstaten van de Europese Unie, waarvan de desbetreffende bepalingen zijn vervangen door het Europees onderzoeksbevel 18 .

Tijdelijke financiering voor het beheer van het e‑Codex-systeem kon worden verstrekt uit de Connecting Europe Facility (CEF) en het programma Justitie, of de opvolgers daarvan in het volgende meerjarig financieel kader. Het consortium van lidstaten en andere organisaties 19 dat momenteel zorgt voor de IT-ontwikkeling en het onderhoud van de e‑Codex-software zal echter niet het operationele beheer op lange termijn verzorgen. Het gebruik van tijdelijke actiesubsidies voor het beheer van het systeem is geen duurzame oplossing en ook geen oplossing die het mogelijk maakt om van e‑Codex in de toekomst het standaardsysteem voor grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures te maken. Meest recentelijk op 13 oktober 2020 20 heeft de Raad de Commissie verzocht met een wetgevingsvoorstel te komen dat ertoe strekt e‑Codex een permanent karakter te geven door middel van een passende, met eu‑LISA verenigbare bestuurs- en beheersstructuur die de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht en de grondwettelijke voorschriften van de lidstaten eerbiedigt en tegelijkertijd zorgt voor een adequate vertegenwoordiging van de justitiële autoriteiten van de EU en de lidstaten, en van de voornaamste belanghebbenden. Met het oog op duurzaam operationeel beheer op lange termijn van het e‑Codex-systeem beoogt dit voorstel een stabiele bestuursoplossing voor het systeem tot stand te brengen, met een transparant besluitvormingsproces waarin de betrokkenheid van de lidstaten en andere belanghebbenden gewaarborgd is.

Daarnaast moet het e‑Codex-systeem zodanig worden beheerd dat geen afbreuk wordt gedaan aan de onafhankelijkheid van de nationale rechterlijke instanties. Dit kan worden bereikt door te voorzien in een bestuursmodel waarin de rechterlijke instanties van de lidstaten naar behoren zijn vertegenwoordigd en door een afzonderlijke begroting toe te wijzen voor de entiteit die het systeem beheert.

Uit de effectbeoordeling is gebleken dat een stabiele toekomst voor e‑Codex het beste kan worden gewaarborgd door het systeem over te dragen aan het Europees Agentschap voor het operationele beheer van andere grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu‑LISA) en het operationele beheer van het systeem toe te vertrouwen aan dit agentschap. Met een stabiel bestuursmodel kan e‑Codex uitgroeien tot het standaardsysteem voor de uitwisseling van elektronische berichten voor justitiële samenwerking op EU-niveau.

eu‑LISA zal e‑Codex niet vóór juli 2023 overnemen. De overdracht kan niet eerder plaatsvinden vanwege de aanzienlijke taken die nu reeds zijn toevertrouwd aan eu‑LISA, namelijk de ontwikkeling en het toekomstige beheer van een aantal grootschalige gecentraliseerde EU-informatiesystemen op het gebied van veiligheids-, grens- en migratiebeheer: het inreis-uitreissysteem (EES), het Europees systeem voor reisinformatie en ‑autorisatie (Etias) en het Europees Strafregisterinformatiesysteem voor onderdanen van derde landen (Ecris-TCN). Daarnaast is het agentschap ook belast met de modernisering van het Schengeninformatiesysteem (SIS) en het Visuminformatiesysteem (VIS). Overeenkomstig de Verordeningen (EU) 2019/817 en (EU) 2019/818 tot vaststelling van een kader voor interoperabiliteit tussen de Unie-informatiesystemen 21 moet eu‑LISA daarnaast de technische interoperabiliteit tussen die systemen waarborgen.

Het tijdschema voor de overname van het e‑Codex-systeem door eu‑LISA is een centraal element van dit voorstel om het permanente beheer van e‑Codex te waarborgen. Het zou niet haalbaar zijn het systeem eerder dan in juli 2023 over te nemen.

Als agentschap dat verantwoordelijk is voor het operationele beheer van het e‑Codex-systeem, moet eu‑LISA beschikken over het personeel en de technische omgeving die nodig zijn voor die taken. Op 31 december 2022 zal de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, bij eu‑LISA een gemeenschappelijk overdrachtsdocument indienen met de regelingen voor de overdracht van het e‑Codex-systeem (met inbegrip van de criteria voor een succesvolle overdracht en voltooiing daarvan, zoals goedgekeurd door de Commissie). De entiteit moet ook de bijbehorende documentatie indienen, met inbegrip van bepalingen inzake intellectuele-eigendomsrechten en de over te dragen softwareproducten.

Gedurende een overgangsperiode van zes maanden voordat het e‑Codex-systeem wordt overgedragen aan eu‑LISA, vindt een overdrachtsproces plaats tussen de entiteit die het systeem beheert – een consortium van lidstaten en juridische beroepsorganisaties, met financiering van de EU – en eu‑LISA. Dit omvat de overdracht van een stabiele versie van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van de relevante knowhow, software en bijbehorende documentatie en digitale sjablonen. De over te dragen software omvat de “Domibus-connector” en de ondersteunende software; de “Domibus-gateway”, die ook deel uitmaakt van het e‑Codex-systeem, zal door de Commissie blijven worden beheerd. De entiteit die het systeem beheert, blijft verantwoordelijk voor het beheer van het e‑Codex-systeem, maar zal alleen corrigerende onderhoudswerkzaamheden uitvoeren. De entiteit helpt eu‑LISA ook bij het opzetten van de technische omgeving die nodig is om goed beheer van het e‑Codex-systeem te waarborgen.

De Commissie ziet toe op het overdrachts-/overnameproces om ervoor te zorgen dat de entiteit die het systeem beheert, de procedures op de juiste wijze volgt, op basis van het door de entiteit ingediende overdrachtsdocument. eu‑LISA neemt de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem pas over op het moment dat de Commissie heeft verklaard dat het overdrachts-/overnameproces met succes is voltooid.

Zodra eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het systeem heeft overgenomen, ten vroegste op 1 juli 2023, moet het agentschap ervoor zorgen, op basis van de in uitvoeringshandelingen vastgestelde technische specificaties en vereisten inzake het dienstverleningsniveau, dat de bestaande software blijft functioneren in een veranderende technische omgeving en wordt aangepast aan de ontwikkelingen in gebruikersbehoeften. eu‑LISA moet daarnaast de digitale sjablonen voor de verschillende procedures waarvoor e‑Codex wordt gebruikt, onderhouden of actualiseren om rekening te houden met juridische of organisatorische veranderingen, en nieuwe sjablonen creëren voor de instrumenten die vallen binnen het toepassingsgebied van de verordening inzake e‑Codex. De Commissie zal er vervolgens voor zorgen dat deze sjablonen worden opgenomen in een uitvoeringshandeling tot vaststelling van gedetailleerde specificaties voor het gebruik van e‑Codex voor dergelijke procedures.

•Verenigbaarheid met bestaande bepalingen op het beleidsterrein

Er bestaat een duidelijk behoefte aan meer inspanningen op zowel Europees als nationaal niveau om ervoor te zorgen dat rechtsstelsels ten volle gebruikmaken van digitale technologieën voor de communicatie tussen autoriteiten en met burgers en bedrijven. Aanzienlijke inspanningen zijn nog nodig op een aantal gebieden, zoals: de ontwikkeling van veilige elektronische transmissiekanalen binnen en tussen justitiële en andere bevoegde autoriteiten, beoefenaars van juridische beroepen en de betrokken EU-agentschappen en ‑organen; verdere digitalisering en koppeling van nationale databanken en registers; digitalisering van de aan het publiek verleende justitiële diensten; digitalisering van justitiële samenwerking en het gebruik van veilige en hoogwaardige technologie voor communicatie op afstand.

Een belangrijk onderdeel van de beleidsinitiatieven op het gebied van e‑justitie is de invoering van interoperabele instrumenten voor de communicatie tussen de IT-systemen van de justitiële autoriteiten in de lidstaten. e‑Codex is het belangrijkste instrument daarvoor dat tot op heden is ontwikkeld.

Met de ontwikkeling van een IT-platform voor justitiële samenwerking in strafzaken (het digitale systeem voor de uitwisseling van elektronisch bewijsmateriaal eEDES (e-Evidence Digital Exchange System), dat e‑Codex gebruikt als communicatie-infrastructuur, en de recente afronding van de onderhandelingen over de verordeningen inzake de betekening en kennisgeving van stukken en bewĳsverkrĳging neemt de noodzaak toe om het beheer van e‑Codex op lange termijn te waarborgen.

Met dit voorstel wordt gevolg gegeven aan het verzoek van de Raad, die de Commissie in zijn conclusies van juni 2016 over de verbetering van de strafrechtpleging in de cyberruimte vroeg om een platform te ontwikkelen met een beveiligd communicatiekanaal voor de digitale uitwisseling tussen bevoegde autoriteiten van verzoeken om elektronisch bewijsmateriaal en antwoorden daarop. Na verschillende opties te hebben overwogen, kwamen deskundigen van de lidstaten die aan de ontwikkeling van het platform deelnamen, tot de conclusie dat e‑Codex het meest geschikte systeem is voor de uitwisseling van elektronisch bewijsmateriaal. Het voorstel voorziet in een langetermijnoplossing voor het operationele beheer van e‑Codex en zou er aldus voor zorgen dat de voor het uitwisselingsplatform gekozen oplossing behouden blijft.

Met het voorstel wordt het mandaat van eu‑LISA uitgebreid tot e‑Codex. Om ervoor te zorgen dat eu‑LISA binnen dat mandaat e‑Codex kan beheren, bevat dit voorstel ook wijzigingen van de oprichtingsverordening van eu‑LISA 22 .

•Verenigbaarheid met andere beleidsterreinen van de Unie

Het e‑Codex-systeem is een van de belangrijkste onderdelen van het e‑justitiebeleid van de Commissie om de toegang tot en de efficiëntie van justitie in de lidstaten te verbeteren en is opgenomen in het actieplan Europese e‑justitie voor 2019-2023 23 . In de mededeling van de Commissie over de digitalisering van justitie in de Europese Unie en de instrumenten daarvoor is ook bevestigd dat e‑Codex het belangrijkste instrument is voor veilige digitale communicatie in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures. In het kader van een digitale eengemaakte markt die gericht is op snelle, veilige en betrouwbare infrastructuur en diensten, maakten oplossingen voor de bevordering van e‑justitie deel uit van het actieplan inzake e‑overheid van 2016 24 . Het Europese e‑justitie-portaal biedt één centraal loket voor justitiële informatie in de EU en biedt burgers de mogelijkheid om via e‑Codex geringe vorderingen en aanvragen voor Europese betalingsbevelen elektronisch in te dienen in lidstaten waar elektronische doorgifte toegestaan is.

Het e‑Codex-systeem maakt deel uit van de infrastructuur voor digitale e‑justitiediensten binnen de Connecting Europe Facility (CEF) 25 .

Daarnaast wordt een van de onderdelen van e‑Codex door de Commissie overgenomen en onderhouden in het kader van de eDelivery-bouwsteen binnen de CEF, wat aantoont dat het systeem niet alleen bruikbaar is voor justitie, maar ook op andere terreinen.

2.RECHTSGRONDSLAG, SUBSIDIARITEIT EN EVENREDIGHEID

•Rechtsgrondslag

Aangezien het e‑Codex-systeem bedoeld is om de justitiële samenwerking in zowel civiele als strafzaken te vergemakkelijken, is de rechtsgrondslag een combinatie van de artikelen 81 en 82 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Meer specifiek bevordert het e‑Codex-systeem de toegang tot de rechter in civiele zaken, overeenkomstig artikel 81, lid 2. In strafzaken is artikel 82, lid 1, de rechtsgrondslag voor het recht van de EU om op te treden op het gebied van justitiële samenwerking om de samenwerking tussen de justitiële of gelijkwaardige autoriteiten van de lidstaten te bevorderen met betrekking tot strafprocedures en de tenuitvoerlegging van beslissingen.

•Subsidiariteit

Een mechanisme voor de veilige uitwisseling van informatie in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures kan het best op EU-niveau tot stand worden gebracht. Als de EU niet optreedt, zullen de lidstaten waarschijnlijk eigen systemen ontwikkelen zonder rekening te houden met de interoperabiliteit. Operationeel beheer op EU-niveau brengt kosten met zich mee, maar het is de beste manier om een interoperabel systeem voor grensoverschrijdende communicatie tussen bevoegde autoriteiten tot stand te brengen, en daarmee de algemene doelstelling te verwezenlijken: een gemeenschappelijke ruimte van veiligheid en justitie die nog efficiënter werkt.

Het opzetten van een gemeenschappelijk systeem voor digitale grensoverschrijdende uitwisseling op EU-niveau zal een kant-en-klare oplossing bieden die kan worden gebruikt voor verschillende juridische procedures en tegelijkertijd de interoperabiliteit tussen de nationale systemen waarborgt. Een dergelijk systeem is doeltreffender dan uiteenlopende systemen op nationaal niveau, waarmee grensoverschrijdende communicatie tussen de lidstaten niet noodzakelijkerwijs mogelijk is. Een gemeenschappelijk systeem op EU-niveau levert bovendien schaalvoordelen op, doordat de EU maar één IT-oplossing voor veilige grensoverschrijdende communicatie in de justitiële ruimte zal moeten beheren. Dit levert ook meerwaarde op voor de lidstaten, want de kosten van de digitalisering van hun grensoverschrijdende procedures zullen naar verwachting afnemen en een minder groot obstakel voor samenwerking vormen.

•Evenredigheid

Het waarborgen van het permanente operationele beheer van het e‑Codex-systeem op EU-niveau is een evenredige maatregel om grensoverschrijdende communicatie in de justitiële ruimte te bevorderen. Door het operationele beheer van het systeem toe te vertrouwen aan eu‑LISA kan een redelijk rendement worden behaald op de 24 miljoen EUR die in de ontwikkeling van het systeem is geïnvesteerd. Het behouden van dit systeem is een minder dure en minder ingewikkelde oplossing dan de ontwikkeling van een nieuw systeem of het gebruik van andere systemen die niet specifiek voor de justitiële ruimte zijn ontwikkeld.

Er zijn verschillende redenen waarom de taken in verband met e‑Codex specifiek aan eu‑LISA zouden moeten worden overgedragen. Een agentschap dat gespecialiseerd is in het beheer van IT-systemen, zal over de nodige knowhow beschikken om e‑Codex te beheren. Aangezien de lidstaten vertegenwoordigd zijn in de raden van bestuur van agentschappen, kan rekening worden gehouden met hun belangen, alsmede met de belangen van de nationale rechterlijke instanties. De lidstaten zijn sterk voorstander van de eu‑LISA-optie, dus als het operationele beheer wordt toevertrouwd aan eu‑LISA, is de kans groter dat het systeem door hen zal worden gebruikt.

Een gedecentraliseerd EU-agentschap zou ook kunnen inspelen op de evoluerende technische behoeften vanuit de lidstaten die e‑Codex gebruiken. Een dergelijk agentschap zou dus een flexibele oplossing bieden en in staat zijn de nodige technische aanpassingen aan e‑Codex te doen.

Gezien de omvangrijke nieuwe taken die onlangs aan eu‑LISA zijn toegewezen in verband met het EES, het Etias en het Ecris-TCN, en gezien de recente voorstellen inzake de interoperabiliteit tussen de EU-informatiesystemen moet het e‑Codex-systeem niet vóór juli 2023 aan eu‑LISA worden overgedragen.

•Keuze van het instrument

De Commissie doet een voorstel voor een verordening als het voorgestelde rechtsinstrument voor de invoering van het e‑Codex-systeem op EU-niveau en vertrouwt het operationele beheer toe aan het agentschap eu‑LISA. Het voorstel bevat daarom wijzigingen van Verordening (EU) 2018/1726 tot oprichting van eu‑LISA 26 . Deze verordening is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat en verbindend in al haar onderdelen. Zij waarborgt derhalve uniforme toepassing van de regels in de hele EU en gelijktijdige inwerkingtreding ervan. Zij garandeert rechtszekerheid doordat zij uiteenlopende interpretaties in de lidstaten en zo juridische versnippering voorkomt.

Goedkeuring van de verordening inzake e‑Codex zal ertoe bijdragen dat meer lidstaten e‑Codex zullen gaan gebruiken voor procedures waarin het systeem reeds wordt gebruikt en nieuwe procedures in de toekomst.

3.EVALUATIE, RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDEN EN EFFECTBEOORDELING

•Evaluatie van bestaande wetgeving en controle van de resultaatgerichtheid ervan

Het verslag over de toepassing van Verordening (EG) 1896/2006 van het Europees Parlement en de Raad tot invoering van een Europese betalingsbevelprocedure 27 bevat gegevens over het aantal betalingsbevelen in de EU en de lengte van de procedures. Deze gegevens zijn in de effectbeoordeling gebruikt om een schatting te maken van de besparingen die het gebruik van e‑Codex voor de indiening van Europese betalingsbevelen zou kunnen opleveren.

•Raadpleging van belanghebbenden

Alle belangrijke juridische beroepsgroepen zijn door het e‑Codex-consortium geraadpleegd over de mogelijkheid om het operationele beheer van e‑Codex over te dragen aan een permanente entiteit. In het kader van de voorbereidende besprekingen in de Raad sinds 2014 is specifieke feedback verzameld van de Raad van de balies van Europa (CCBE), de Raad van notarissen van de Europese Unie (CNUE), de Europese kamer van gerechtsdeurwaarders (CEHJ) en het Europees Rechtsinstituut (ELI). Daarnaast evalueerde het e‑Codex-consortium het gebruik van e‑Codex in verschillende proefprocedures door vragenlijsten te sturen naar belanghebbenden, waaronder rechtbanken, consumentenorganisaties en beoefenaars van juridische beroepen. De resultaten van deze evaluatie waren over het algemeen positief.

Het consortium dat het e‑Codex-systeem beheert, onderhield een regelmatige dialoog met alle belanghebbenden en alle lidstaten via de deskundigengroep over e‑Codex-vraagstukken, die deel uitmaakt van de Groep e‑justitie van de Raad en vier tot zesmaal per jaar bijeenkomt.

De Groep e‑justitie van de Raad hield daarnaast in 2016 en 2017 vergaderingen in het kader van haar samenwerkingsmechanisme, waarbij belanghebbenden werden uitgenodigd om thema’s in verband met e‑justitie te bespreken. e‑Codex stond op de agenda tijdens twee van deze vergaderingen. De Groep e‑justitie van de Raad besprak in 2018 en 2019 het thema e‑Codex opnieuw.

Naar aanleiding van de publicatie van de aanvangseffectbeoordeling op 17 juli 2017 vond een nadere raadpleging plaats. De respondenten toonden zich voorstander van het behoud van e‑Codex en gaven er de voorkeur aan de verantwoordelijkheid voor het beheer ervan toe te vertrouwen aan een EU-agentschap. Onder de respondenten waren beoefenaars van juridische beroepen, autoriteiten van de lidstaten en een internationale organisatie (de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht).

•Bijeenbrengen en gebruik van expertise

Voor de effectbeoordeling van dit wetgevingsvoorstel is gebruikgemaakt van studies die zijn uitgevoerd door het huidige e‑Codex-consortium 28 – met name naar de ervaring die is opgedaan met het gebruik van e‑Codex in proefprojecten zoals de Europese procedure voor geringe vorderingen of de Europese betalingsbevelprocedure.

Daarnaast gaf de Commissie opdracht tot een studie over de duurzaamheid op lange termijn van digitale-diensteninfrastructuren, die in 2016-2017 werd uitgevoerd 29 . Deze studie had betrekking op de digitale-diensteninfrastructuren op het gebied van e‑justitie, met inbegrip van e‑Codex. Overdracht aan een regelgevend agentschap van de EU werd aanbevolen als de beste optie om de duurzaamheid van dergelijke infrastructuur te waarborgen.

Daarnaast bevestigde ook een recente studie van PricewaterhouseCoopers in opdracht van de Estse regering 30 dat het meest realistische scenario op korte tot middellange termijn erin bestaat e‑Codex binnen de huidige beheersstructuur van eu‑LISA onder te brengen.

•Effectbeoordeling

Dit voorstel wordt ondersteund door de effectbeoordeling die is opgenomen in het begeleidende werkdocument van de diensten van de Commissie SWD(2020) 541.

De raad voor regelgevingstoetsing heeft op zijn vergadering van 13 december 2017 de ontwerp-effectbeoordeling bestudeerd en op 15 december 2017 haar oordeel gegeven (gunstig, met punten van voorbehoud). Opgemerkt werd dat de effectbeoordeling op bepaalde punten diende te worden aangepast overeenkomstig de door de raad geformuleerde aanbevelingen. Deze hadden in de eerste plaats betrekking op de toekomst van het e‑Codex-systeem. De raad voor regelgevingstoetsing vond het niet voldoende duidelijk of de Raad en de Commissie al overeenstemming hadden bereikt over de keuze van het gastagentschap. Ten tweede was de raad van oordeel dat in het verslag beter moest worden uitgelegd waarom e‑Codex maar door weinig lidstaten wordt gebruikt en hoe de voorgestelde verordening de bestaande knelpunten zou verhelpen. Ten derde vond de raad dat de vergelijking tussen de twee opties voor het beheer van e‑Codex evenwichtiger en minder partijdig moest zijn. De Commissie werkte haar effectbeoordeling bij om gevolg te geven aan deze belangrijke overwegingen en een aantal andere opmerkingen van de raad.

In de effectbeoordeling werden diverse wetgevende en niet-wetgevende opties geëvalueerd. Sommige opties werden al in een vroeg stadium terzijde geschoven. De mogelijkheid om een afzonderlijke rechtspersoon op te richten werd bijvoorbeeld afgewezen omdat een dergelijke maatregel niet in verhouding zou staan tot de taken die aan de entiteit zouden worden toevertrouwd. De optie om een alternatief systeem te gebruiken of te ontwikkelen werd ook verworpen, vooral omdat de huidige e‑Codex-oplossing zeer doeltreffend en efficiënt is gebleken in de procedures waarvoor zij al wordt gebruikt en redelijkerwijs kan worden verwacht dat de 24 miljoen EUR die in de opzet van e‑Codex zijn geïnvesteerd, vruchten zullen afwerpen. Een commerciële oplossing zou bovendien vragen doen rijzen over de duurzaamheid op lange termijn en de integriteit van de gegevens, aangezien de eigenaar van het alternatieve systeem in theorie toegang zou kunnen hebben tot de via dat systeem doorgegeven gegevens. e‑Codex kan ook niet worden overgedragen aan een lidstaat of een consortium van lidstaten, aangezien de lidstaten deze optie duidelijk hebben verworpen. Hun voorkeur, zoals verwoord in conclusies van de Raad, gaat ernaar uit om de verantwoordelijkheid voor het operationele beheer van e‑Codex over te dragen aan eu‑LISA.

In het licht van het voorgaande zijn twee opties afgezet tegen het basisscenario (geen permanent operationeel beheer, wat zou leiden tot het uitdoven van e‑Codex). Van deze twee werd de optie om e‑Codex over te dragen aan een agentschap het meest geschikt geacht. Het alternatief – het operationele beheer van e‑Codex toevertrouwen aan de Commissie – werd minder geschikt geacht omdat het moeilijker zou zijn om de lidstaten bij het bestuur van het systeem te betrekken. De lidstaten vinden het belangrijk dat bij het beheer van het systeem de onafhankelijkheid van de nationale rechterlijke macht ten volle wordt geëerbiedigd. Een agentschap zou ook een flexibelere oplossing zijn doordat beter rekening kan worden gehouden met de inbreng van belanghebbenden. Van de bestaande agentschappen heeft alleen eu‑LISA relevante ervaring met het beheer van IT-systemen op het gebied van justitie en binnenlandse zaken en daarom zou het beheer van e‑Codex aan dit agentschap moeten worden gegeven.

De conclusie van de effectbeoordeling luidde dat het gebruik van e‑Codex voordelen zou opleveren voor de justitiële digitalisering, doordat het grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures en justitiële samenwerking zou vergemakkelijken en versnellen. Het zou helpen de eengemaakte digitale markt beter te doen functioneren doordat de efficiëntie van grensoverschrijdende procedures toeneemt en het zou een positief effect hebben op de bestrijding van grensoverschrijdende criminaliteit door de samenwerking tussen de bevoegde autoriteiten te vergemakkelijken. Het gebruik van e‑Codex in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures zou ook de nationale rechtbanken efficiënter kunnen maken.

Wat betreft de opties om het operationele beheer van e‑Codex te waarborgen concludeerde de effectbeoordeling dat een regelgevend agentschap van de EU zoals eu‑LISA over de juiste capaciteit zou beschikken. Het agentschap zal het e‑Codex-systeem kunnen aanpassen aan de evoluerende technische behoeften vanuit de lidstaten die e‑Codex gebruiken. Hiermee wordt voorkomen dat asymmetrische ontwikkelingen op nationaal niveau plaatsvinden die de interoperabiliteit tussen de nationale systemen van de lidstaten zouden kunnen aantasten.

Kleine, middelgrote en micro-ondernemingen zouden profiteren van de digitalisering van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures die door e‑Codex worden vergemakkelijkt. De mogelijkheid om aanvragen online in te dienen – bijvoorbeeld verzoeken om Europese betalingsbevelen of een verzoek in het kader van de Europese procedure voor geringe vorderingen (indien het nationale recht dit toestaat) – zou besparingen opleveren in de vorm van minder portokosten en efficiëntere en kortere procedures. Het gebruik van e‑Codex in een specifieke juridische procedure zou voor kleine en middelgrote ondernemingen (of andere operatoren) geen extra kosten met zich meebrengen.

•Grondrechten

Het e‑Codex-systeem zou het voor mensen gemakkelijker maken om hun recht op een doeltreffende voorziening in rechte uit te oefenen, overeenkomstig artikel 47 van het Handvest van de grondrechten (inzake het recht op een doeltreffende voorziening in rechte en op een onpartijdig gerecht), aangezien elektronische communicatie en doorgifte van documenten de gerechtelijke procedures vergemakkelijkt en versnelt. Belanghebbenden hebben erop gewezen dat artikel 47 ook het recht op een onpartijdig en onafhankelijk gerecht waarborgt en dat het toekomstige bestuur en de toekomstige coördinatie van e‑Codex en daaraan gerelateerde activiteiten dat recht moeten eerbiedigen om in overeenstemming te zijn met dat artikel.

Aangezien het e‑Codex-systeem een gedecentraliseerd systeem is, gaat het opslaan of verwerken van gegevens door de entiteit die het operationele beheer van de systeemcomponenten verzorgt, niet verder dan wat nodig is om contacten te onderhouden met de entiteiten die e‑Codex-toegangspunten beheren. Deze entiteiten zijn verantwoordelijk voor het opzetten en beheren van de verschillende e‑Codex-netwerken en zijn dus als enige verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via de respectieve toegangspunten worden doorgegeven. Afhankelijk van of het toegangspunt wordt beheerd door een EU‑instelling, ‑orgaan of ‑agentschap of op nationaal niveau, en afhankelijk van welke nationale autoriteiten persoonsgegevens verwerken en voor welke doeleinden, is ofwel Verordening (EU) 2018/1725 31 , ofwel de algemene verordening gegevensbescherming, ofwel Richtlijn (EU) 2016/680 32 van toepassing.

eu‑LISA moet bij de verwerking van persoonsgegevens voldoen aan Verordening (EU) 2018/1725, zoals ook nu reeds het geval is. Wat met name de taak van verdere technische ontwikkelingen van het systeem betreft, betekent dit dat er ook voor moet worden gezorgd dat eventuele verbeteringen of nieuwe versies van de aan eu‑LISA toevertrouwde softwarecomponenten voldoen aan de vereisten inzake beveiliging en gegevensbescherming, door ontwerp en door standaardinstellingen. Artikel 10 van dit voorstel wijst eu‑LISA aan als verantwoordelijke voor deze taak, en voor de gegevensbeveiliging in het algemeen.

4.GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

De totale kosten voor 2022-2027 bedragen 9,667 miljoen EUR (per jaar gemiddeld 1,611 miljoen EUR). Daarvan wordt voor dezelfde periode 8,723 miljoen EUR toegewezen aan eu‑LISA.

De kosten omvatten de extra personele middelen die nodig zijn voor de door eu‑LISA en de Commissie uit te voeren activiteiten. De aanwerving van intern personeel bij eu‑LISA zal van start gaan op 1 september 2022, met twee arbeidscontractanten die moeten zorgen voor een soepele overdracht. Van 1 januari 2023 moet eu‑LISA beschikken over in totaal 2 tijdelijke functionarissen en 3 arbeidscontractanten om de kerntaken met betrekking tot e‑Codex te vervullen. Daarnaast zal de Commissie (directoraat-generaal Justitie en consumentenzaken) betrokken zijn bij het aansturen van de werkzaamheden van eu‑LISA, het toezicht op het agentschap en het opstellen van de uitvoeringshandelingen waarin de verordening voorziet. Daarvoor is vanaf 2022 één extra statutaire post begroot.

Het financieel memorandum bij dit voorstel bevat een gedetailleerde toelichting op de kosten.

5.OVERIGE ELEMENTEN

•Uitvoeringsplanning en regelingen betreffende controle, evaluatie en rapportage

De entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, blijft ervoor verantwoordelijk totdat het overdrachts-/overnameproces met succes is afgerond. De overdracht van het systeem aan eu‑LISA zal volgens planning beginnen op 1 januari 2023 en niet langer dan 6 maanden duren. Gedurende die periode blijft de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, volledig verantwoordelijk voor het systeem. Deze periode stelt eu‑LISA in staat de noodzakelijke voorbereidingen treffen voor de overname van het systeem. Het agentschap moet het nodige personeel aanwerven en aanbestedingsactiviteiten dienovereenkomstig plannen.

Twee jaar nadat eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem heeft overgenomen, en vervolgens om de twee jaar, dient eu‑LISA bij de Commissie een uitgebreid verslag in over de technische ontwikkeling en werking van het e‑Codex-systeem gedurende de verslagperiode, met inbegrip van de beveiliging. Deze verslagen worden gebaseerd op de informatie die jaarlijks door de lidstaten en de Commissie wordt verstrekt. Dit omvat de lijst van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten; een overzicht van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures die gebruikmaken van het e‑Codex-systeem; de mate van digitalisering van elke grensoverschrijdende civiel- of strafrechtelijke procedure; het aantal berichten dat is verzonden aan en ontvangen van elk van de andere lidstaten die betrokken zijn bij elke grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedure; het aantal en de aard van incidenten die gevolgen hebben voor de veiligheid van het e‑Codex-systeem.

Drie jaar nadat eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem heeft overgenomen, en vervolgens om de vier jaar, voert de Commissie een algemene evaluatie uit van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van een beoordeling van de toepassing van de verordening en een toetsing van de bereikte resultaten aan de doelstellingen. De eerste evaluatie moet ook een beoordeling omvatten van het functioneren van de programmabestuursraad en van de vraag of deze moet worden gehandhaafd. Op basis van die evaluatie kan de Commissie alle nodige verdere maatregelen nemen.

•Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 stelt het onderwerp van de verordening vast. Bij de verordening wordt het e‑Codex-systeem ingesteld en wordt het operationele beheer ervan toevertrouwd aan eu‑LISA. De verordening stelt de taken vast van de Commissie, de lidstaten en de entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren.

In artikel 2 wordt het toepassingsgebied van de verordening bepaald. De verordening is van toepassing op de elektronische doorgifte van informatie in het kader van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures door middel van het e‑Codex-systeem, overeenkomstig de rechtshandelingen die zijn vastgesteld op het gebied van justitiële samenwerking. Bijlage I bevat een lijst van deze instrumenten.

Artikel 3 bevat de definities van de termen die in de verordening worden gebruikt.

Artikel 4 omschrijft het e‑Codex-systeem en de samenstelling ervan, bestaande uit toegangspuntsoftware (met inbegrip van een gateway en een connector). Daarnaast omvat het e‑Codex-systeem de digitale procesnormen die interconnectie tussen de toegangspunten mogelijk maken.

Artikel 5 draagt de Commissie op om uiterlijk op 31 december 2022 de vereisten inzake het dienstverleningsniveau voor de door eu‑LISA uit te voeren activiteiten vast te stellen. Ook moet de Commissie door middel van uitvoeringshandelingen de minimale technische specificaties en normen vaststellen, onder andere inzake beveiliging, die ten grondslag liggen aan de softwareproducten die deel uitmaken van het e‑Codex-systeem, alsmede de vereisten inzake het dienstverleningsniveau en andere noodzakelijke technische specificaties voor de door eu‑LISA overeenkomstig artikel 6 uit te voeren activiteiten, alsmede de voorwaarden van het overdrachts-/overnameproces. Daarnaast kan de Commissie ook uitvoeringshandelingen vaststellen inzake technische regelingen voor het gebruik van het e‑Codex-systeem in de verschillende grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures die worden vermeld in bijlage I. De Commissie krijgt ook de taak om een lijst bij te houden van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten die worden beheerd door EU-instellingen, ‑organen of ‑agentschappen, om eu‑LISA in kennis te stellen van wijzigingen in deze lijst en om contactpersonen aan te wijzen die recht hebben op ondersteuning bij het gebruik van het e‑Codex-systeem.

Artikel 6 beschrijft de taken van eu‑LISA met betrekking tot het operationele beheer van het e‑Codex-systeem. eu‑LISA wordt ook belast met bepaalde extra taken met betrekking tot het e‑Codex-systeem en de bijbehorende technische werkzaamheden voor de in artikel 4 genoemde componenten waarvoor eu‑LISA verantwoordelijk is.

Artikel 7 geeft de lidstaten de taak om een lijst bij te houden van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op hun grondgebied, om eu‑LISA in kennis te stellen van wijzigingen in die lijst en om contactpersonen aan te wijzen die recht hebben op ondersteuning bij het gebruik van het e‑Codex-systeem.

Artikel 8 beschrijft de taken van entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren. Deze omvatten het opzetten en beheren van een beveiligd toegangspunt en de verantwoordelijkheid voor eventuele schade aan het toegangspunt en voor de beveiliging van de via dat toegangspunt doorgegeven gegevens. Deze entiteiten moeten ook statistische informatie over hun werkzaamheden verzamelen.

Artikel 9 beschrijft de procedure voor de overdracht van het e‑Codex-systeem van de entiteit die het systeem nu beheert aan eu‑LISA, waarbij de Commissie een toezichthoudende rol zal vervullen. De vroegste voorgestelde datum voor de overname is 1 juli 2023, zodat eu‑LISA de tijd heeft om de taken uit te voeren die reeds aan het agentschap zijn toevertrouwd voor het EES, het Etias en het Ecris-TCN, de modernisering van het SIS en het VIS en het waarborgen van de interoperabiliteit tussen de EU-informatiesystemen. De overdracht zal pas plaatsvinden wanneer de Commissie verklaart dat het overdrachts-/overnameproces met succes is voltooid. Uiterlijk op 31 december 2022 moet de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, een overdrachtsdocument indienen met de regelingen voor de overdracht van het systeem aan eu‑LISA. Gedurende de overdrachtsperiode blijft de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, volledig verantwoordelijk voor het e‑Codex-systeem en zorgt zij ervoor dat alleen correctieve onderhoudswerkzaamheden in het systeem worden verricht. De overdracht heeft betrekking op de in artikel 4 gedefinieerde onderdelen van het e‑Codex-systeem, dat wil zeggen de connector en de digitale procesnormen, evenals de in bijlage II vermelde ondersteunende producten. In artikel 9 wordt verder verduidelijkt dat ook eventuele intellectuele-eigendomsrechten of gebruiksrechten in verband met het e‑Codex-systeem en de in bijlage II vermelde ondersteunende producten moeten worden overgedragen, zodat eu‑LISA zijn taken kan vervullen. Voor de belangrijkste softwarecomponenten van het systeem is een contractuele overdracht echter niet nodig, aangezien de Domibus-software open source is en onder een publieke EU-licentie (EUPL) valt.

Artikel 10 betreft de beveiliging en bepaalt dat eu‑LISA de algemene verantwoordelijkheid voor de beveiliging draagt bij de uitvoering van zijn taken op het gebied van operationeel beheer. eu‑LISA moet ervoor zorgen dat in het e‑Codex-systeem de beginselen van ingebouwde beveiliging en gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen worden toegepast. De verantwoordelijkheid voor de beveiliging van gegevens die worden doorgegeven via een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt, berust bij de entiteit die het toegangspunt beheert.

Artikel 11 bepaalt dat een adviesgroep e‑Codex wordt opgericht door eu‑LISA, om bijstand te verlenen bij de werkzaamheden in verband met het e‑Codex-systeem. De adviesgroep zal de nodige deskundigheid met betrekking tot het e‑Codex-systeem ter beschikking stellen van eu‑LISA en zal onder meer toezien op de stand van de uitvoering in de lidstaten.

Bij artikel 12 wordt een programmabestuursraad opgericht die de raad van bestuur van eu‑LISA zal helpen waarborgen dat het e‑Codex-systeem adequaat wordt beheerd. De programmabestuursraad fungeert als intermediair orgaan tussen de adviesgroepen en de raad van bestuur van eu‑LISA. De programmabestuursraad ziet met name toe op de overdrachtactiviteiten om ervoor te zorgen dat het systeem tijdig wordt overgenomen door eu‑LISA. De programmabestuursraad zorgt er ook voor dat de werkzaamheden in verband met het e‑Codex-systeem op passende wijze worden geprioriteerd en bemiddelt bij potentiële onenigheid.

Overeenkomstig artikel 13 heeft eu‑LISA tot taak opleiding te verstrekken over het technische gebruik van het e‑Codex-systeem.

Artikel 14 bepaalt welke informatie de lidstaten en de Commissie aan eu‑LISA moeten verstrekken: een lijst van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures waarvoor zij gebruikmaken van het e‑Codex-systeem; de mate waarin het e‑Codex-systeem kan worden gebruikt voor elke grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedure; het aantal berichten dat is verzonden en ontvangen door elk geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt op hun grondgebied; en het aantal en de aard van incidenten die zijn ondervonden door entiteiten die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt op het grondgebied van de lidstaat beheren en die gevolgen hebben voor de veiligheid van het e‑Codex-systeem.

Artikel 15 bevat voorschriften inzake toezicht en verslaglegging. Om de twee jaar moet eu‑LISA bij de Commissie een verslag indienen over het e‑Codex-systeem, op basis van de door de lidstaten verstrekte informatie. Daarnaast moet de Commissie drie jaar na de overname, en vervolgens om de vier jaar, een verslag indienen over het e‑Codex-systeem.

Artikel 16 bevat de wijzigingen die moeten worden aangebracht in Verordening (EU) 2018/1726 in verband met de nieuwe taken en verantwoordelijkheden van eu‑LISA met betrekking tot het e‑Codex-systeem.

Artikel 17 betreft de te gebruiken comitéprocedure en is gebaseerd op een standaardbepaling.

Artikel 18 bepaalt dat de kosten voor het operationele beheer van het e‑Codex-systeem ten laste komen van de algemene begroting van de Europese Unie. De lidstaten dragen daarentegen de kosten voor het bijhouden van de lijst van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op nationaal niveau en de kosten in verband met de aanwijzing van e‑Codex-contactpersonen overeenkomstig artikel 7. De kosten voor het opzetten en beheren van het e‑Codex-systeem op nationaal niveau overeenkomstig artikel 8 komen ten laste van de entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren.

Artikel 19 bepaalt dat de verordening in werking treedt op de dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Bijlage I bevat een lijst van de rechtshandelingen die binnen het toepassingsgebied van deze verordening vallen.

Bijlage II bevat een lijst van ondersteunende softwareproducten die aan eu‑LISA moeten worden overgedragen overeenkomstig artikel 9.

2020/0345 (COD)

Voorstel voor een

VERORDENING VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD

betreffende een geautomatiseerd systeem voor communicatie in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures (e‑Codex), en tot wijziging van Verordening (EU) 2018/1726

(Voor de EER relevante tekst)

HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en met name artikel 81, lid 2, en artikel 82, lid 1,

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

Na toezending van het ontwerp van wetgevingshandeling aan de nationale parlementen,

Handelend volgens de gewone wetgevingsprocedure,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)Het waarborgen van daadwerkelijke toegang tot de rechter voor burgers en bedrijven en het vergemakkelijken van de justitiële samenwerking tussen de lidstaten behoren tot de hoofddoelstellingen van de EU-ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, zoals verankerd in titel V van het Verdrag.

(2)Het is dan ook belangrijk dat er passende kanalen worden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat rechtsstelsels efficiënt digitaal kunnen samenwerken. Daartoe moet op Unieniveau een IT-instrument tot stand worden gebracht dat snelle, directe, interoperabele, betrouwbare en veilige grensoverschrijdende elektronische uitwisseling van gegevens over zaken mogelijk maakt. Een dergelijk systeem, waarbij burgers en bedrijven documenten en bewijsstukken in digitale vorm kunnen uitwisselen met justitiële of andere bevoegde autoriteiten, wanneer het nationale recht of het Unierecht daarin voorziet, moet bijdragen tot een betere toegang tot de rechter.

(3)Er bestaan instrumenten die zijn ontwikkeld voor de digitale uitwisseling van gegevens waarbij vervanging van de bestaande back-endsystemen die reeds in de lidstaten worden gebruikt, niet nodig is en die geen dure aanpassingen vergen. Het e‑Codex-systeem (e‑Justice Communication via Online Data EXchange) is het belangrijkste instrument dat tot dusver is ontwikkeld.

(4)e‑Codex is specifiek ontworpen om de grensoverschrijdende elektronische uitwisseling van berichten op justitieel gebied te vergemakkelijken. Gezien de toenemende digitalisering van de procedures in civiele en strafzaken is het doel van e‑Codex de grensoverschrijdende communicatie tussen de bevoegde autoriteiten efficiënter te maken en de toegang tot de rechter voor burgers en bedrijven te vergemakkelijken. Tot nu toe wordt het systeem beheerd door een consortium van lidstaten en organisaties, met financiering uit programma’s van de Unie.

(5)Het e‑Codex-systeem bestaat uit twee softwareonderdelen: de Domibus-gateway voor de uitwisseling van berichten met andere gateways en de Domibus-connector, die een aantal functies biedt voor de verzending van berichten tussen nationale systemen. De gateway is gebaseerd op de door de Commissie onderhouden eDelivery-bouwsteen. Het operationele beheer van de connector wordt uitgevoerd door een consortium van lidstaten en organisaties met financiering uit programma’s van de Unie (de entiteit die e‑Codex beheert). De connector biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om elektronische handtekeningen via een veiligheidsbibliotheek te controleren of ontvangstbevestigingen te genereren. Daarnaast heeft de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, modellen ontwikkeld voor digitale formulieren voor de specifieke civiel- en strafrechtelijke procedures waarvoor e‑Codex bij wijze van proef is gebruikt.

(6)Gezien het belang van het e‑Codex-systeem voor grensoverschrijdende uitwisselingen in de justitiële ruimte in de Unie is er behoefte aan een duurzaam rechtskader van de Unie inzake het e‑Codex-systeem en aan regels voor de werking en de ontwikkeling ervan. In een dergelijk rechtskader moeten de verschillende onderdelen van het e‑Codex-systeem duidelijk worden gedefinieerd en uitgewerkt, om de technische duurzaamheid te waarborgen. Het systeem moet de IT-componenten van een toegangspunt bepalen, die moeten bestaan uit een toegangspoort voor veilige communicatie met andere geïdentificeerde gateways en een connector ter ondersteuning van de uitwisseling van berichten. Het systeem moet ook digitale procesnormen omvatten, bestaande uit de bedrijfsprocesmodellen en sjablonen voor het elektronische formaat van de documenten die in het kader van die procedures worden gebruikt, om de e‑Codex-toegangspunten voor juridische procedures te ondersteunen, overeenkomstig de rechtshandelingen op het gebied van justitiële samenwerking, en om de uitwisseling van informatie tussen de toegangspunten mogelijk te maken.

(7)Aangezien de duurzaamheid op lange termijn van het e‑Codex-systeem en het goede bestuur ervan moeten worden gewaarborgd, rekening houdend met de onafhankelijkheid van de nationale rechterlijke macht, moet een geschikte entiteit voor het operationele beheer van het systeem worden aangewezen.

(8)De meest geschikte entiteit voor het operationele beheer van het systeem is een agentschap, aangezien de bestuursstructuur van een agentschap betrokkenheid van de lidstaten bij het operationele beheer mogelijk maakt via deelname aan de raad van bestuur van het agentschap, adviesgroepen en programmabestuursraden. Het bij Verordening (EU) 2018/1726 van het Europees Parlement en de Raad 33 opgerichte Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige informatietechnologiesystemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu‑LISA) beschikt over relevante ervaring met het beheer van grootschalige IT-systemen. Daarom moet het operationele beheer van het e‑Codex-systeem worden toevertrouwd aan eu‑LISA. De bestaande bestuursstructuur van eu‑LISA moet ook worden gewijzigd door de taken van de raad van bestuur aan te passen en een adviesgroep e‑Codex in te stellen. Verordening (EU) 2018/1726 moet daarom dienovereenkomstig worden gewijzigd. Er moet ook een specifieke programmabestuursraad worden ingesteld.

(9)Overeenkomstig artikel 19 van Verordening (EU) 2018/1726 heeft de raad van bestuur van eu‑LISA tot taak ervoor te zorgen dat alle beslissingen en maatregelen van het Agentschap die gevolgen hebben voor grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, in overeenstemming zijn met het beginsel van onafhankelijkheid van de rechterlijke macht. De bestuursstructuur van het Agentschap en de financieringsregeling vormen eveneens waarborgen voor de eerbiediging van dat beginsel. Het is ook van belang dat de beoefenaars van juridische beroepen en andere belanghebbenden worden betrokken bij het bestuur van het e‑Codex-systeem via de programmabestuursraad.

(10)Gezien de prioritaire taken van eu‑LISA met betrekking tot de ontwikkeling en het beheer van het inreis-uitreissysteem (EES), het Europees systeem voor reisinformatie en -autorisatie (Etias), het Europees Strafregisterinformatiesysteem voor onderdanen van derde landen (Ecris-TCN), het nieuwe Schengeninformatiesysteem (SIS), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac, alsmede zijn strategische taak om een kader voor interoperabiliteit tussen de EU-informatiesystemen tot stand te brengen, zou eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem niet vóór 1 juli 2023 moeten overnemen.

(11)Het e‑Codex-systeem kan worden gebruikt voor grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures. Gezien zijn opensourcekarakter kan het echter ook in andere situaties worden gebruikt. Deze verordening mag niet van toepassing zijn op gebruik van het e‑Codex-systeem dat niet is gebaseerd op de in bijlage I vermelde rechtshandelingen.

(12)eu‑LISA moet verantwoordelijk zijn voor de onderdelen van het e‑Codex-systeem, met uitzondering van het operationele beheer van de Domibus-gatewaysoftware, omdat deze momenteel sectoroverschrijdend door de Commissie wordt aangeboden binnen de eDelivery-bouwsteen. eu‑LISA moet de volledige verantwoordelijkheid voor het operationele beheer van de Domibus-connectorsoftware en de digitale procesnormen overnemen van de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert. Aangezien de Domibus-gateway en de Domibus-connector integraal deel uitmaken van e‑Codex, moet eu‑LISA ervoor zorgen dat de connector compatibel is met de meest recente versie van de gateway. Daartoe moet de Commissie eu‑LISA vanaf de inwerkingtreding van deze verordening betrekken bij het desbetreffende bestuursorgaan van de eDelivery-bouwsteen.

(13)Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van deze verordening moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend in overeenstemming met Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad 34 . In de in dat verband vastgestelde uitvoeringshandelingen moeten de minimale technische specificaties en normen worden vastgesteld, onder andere inzake beveiliging, die ten grondslag liggen aan de onderdelen van het e‑Codex-systeem; alsmede de vereisten inzake het dienstverleningsniveau voor de door eu‑LISA uit te voeren activiteiten, en andere noodzakelijke technische specificaties voor die activiteiten, alsmede de voorwaarden van het overdrachts-/overnameproces. De technische regelingen ter ondersteuning van het gebruik van het e‑Codex-systeem voor procedures op het gebied van justitiële samenwerking kunnen ook in uitvoeringshandelingen worden vastgesteld.

(14)De specifieke verantwoordelijkheden van eu‑LISA met betrekking tot het operationele beheer van het e‑Codex-systeem moeten worden vastgesteld.

(15)De lidstaten moeten een lijst bijhouden van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op hun grondgebied en deze meedelen aan eu‑LISA om interactie in het kader van de desbetreffende procedures mogelijk te maken. De Commissie moet op haar beurt een soortgelijke lijst bijhouden van door de instellingen, organen en agentschappen van de Unie beheerde e‑Codex-toegangspunten. De entiteiten die de toegangspunten op nationaal niveau beheren, kunnen overheidsinstanties, organisaties die beoefenaars van juridische beroepen vertegenwoordigen, of particuliere ondernemingen zijn. Gezien het gedecentraliseerde karakter van het e‑Codex-systeem moet eu‑LISA weliswaar zorgen voor het operationele beheer van het systeem, maar de verantwoordelijkheid voor het opzetten en beheren van de geautoriseerde toegangspunten moet uitsluitend berusten bij de entiteiten die de desbetreffende toegangspunten beheren. De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, moet aansprakelijk zijn voor eventuele schade als gevolg van het gebruik van dat toegangspunt.

(16)De nationale systemen die via het e‑Codex-systeem met elkaar verbonden zijn, moeten toezicht op de efficiëntie en doeltreffendheid mogelijk maken door te voorzien in een mechanisme voor het monitoren van outputs, resultaten en effecten van instrumenten die het mogelijk maken elektronische gegevens te verzenden in het kader van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures in de Unie. De systemen die verbonden zijn met de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten, moeten daarom in staat zijn systematisch uitgebreide gegevens te verzamelen en bij te houden over het gebruik van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de in bijlage I vermelde rechtshandelingen. Dit moet niet alleen de taak van de lidstaten verlichten wat betreft het verzamelen van de relevante gegevens en de wederzijdse verantwoordingsplicht en transparantie waarborgen, maar ook de monitoring achteraf van de door de Commissie vastgestelde rechtshandelingen op het gebied van civiel- en strafrechtelijke samenwerking aanzienlijk vergemakkelijken. De verzamelde informatie mag alleen geaggregeerde gegevens omvatten en geen persoonsgegevens.

(17)eu‑LISA moet zorgen voor een hoog veiligheidsniveau bij de uitvoering van zijn taken. In geval van verdere technische ontwikkelingen van software moet eu‑LISA de beginselen van ingebouwde beveiliging (security by design) en gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (data protection by design and by default) toepassen, overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725. De entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren, moeten verantwoordelijk zijn voor de beveiliging van de gegevens die via hun toegangspunten worden doorgegeven.

(18)Indien gerubriceerde informatie moet worden verwerkt door het e‑Codex-systeem, moet het systeem worden geaccrediteerd overeenkomstig de informatiebeveiligingsvoorschriften van eu‑LISA.

(19)Om eu‑LISA in staat te stellen de overname naar behoren voor te bereiden, moet de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, uiterlijk op 31 december 2022 een overdrachtsdocument indienen met gedetailleerde regelingen voor de overdracht van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van de criteria voor een succesvol overdrachtsproces en de voltooiing daarvan, overeenkomstig de door de Commissie op grond van deze verordening vastgestelde uitvoeringshandelingen. Het overdrachtsdocument moet betrekking hebben op de onderdelen van het e‑Codex-systeem, dat wil zeggen de gateway, de connector en de digitale procesnormen, alsmede de ondersteunende producten. De Commissie moet toezien op het overdrachts-/overnameproces om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan de uitvoeringshandelingen en het overdrachtsdocument en overname mag pas plaatsvinden nadat de Commissie heeft verklaard dat het overdrachts-/overnameproces met succes is voltooid. Na de indiening van het overdrachtsdocument en totdat het e‑Codex-systeem met succes is overgedragen aan eu‑LISA, moet de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert geen nieuwe versies van het systeem uitbrengen, maar alleen correctieve onderhoudswerkzaamheden verrichten.

(20)Ook eventuele intellectuele-eigendomsrechten of gebruiksrechten in verband met het e‑Codex-systeem en de ondersteunende producten moeten worden overgedragen, zodat eu‑LISA zijn taken overeenkomstig de verordening kan vervullen. Voor de belangrijkste softwarecomponenten van het systeem is een contractuele overdracht echter niet nodig, aangezien de Domibus-software open source is en onder een publieke EU-licentie (EUPL) valt.

(21)Om de Commissie in staat te stellen het e‑Codex-systeem regelmatig te evalueren, moet eu‑LISA om de twee jaar aan de Commissie verslag uitbrengen over de technische ontwikkeling en de technische werking van het systeem. De lidstaten moeten aan eu‑LISA gegevens verstrekken over de toegangspunten op hun grondgebied en de Commissie moet soortgelijke informatie verstrekken over de toegangspunten die door instellingen, organen en agentschappen van de Unie worden beheerd, zodat deze in dat verslag kunnen worden verwerkt.

(22)Deze verordening mag geen specifieke rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens bevatten. Indien in het kader van deze verordening persoonsgegevens worden verwerkt, moeten daarbij de geldende gegevensbeschermingsregels in acht worden genomen. Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad 35 en Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad 36 zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door e‑Codex-toegangspunten die worden beheerd door geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten die zijn gevestigd binnen het grondgebied van de lidstaten zoals bedoeld in deze verordening.

(23)Wanneer de instellingen, organen en agentschappen van de Unie bij het uitvoeren van hun taken in het kader van deze verordening persoonsgegevens verwerken, is Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad 37 van toepassing.

(24)Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van Protocol nr. 22 betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, neemt Denemarken niet deel aan de vaststelling van deze verordening en is deze niet bindend voor, noch van toepassing op deze lidstaat.

(25)Overeenkomstig de artikelen 1, 2 en 4 bis, punt 1, van Protocol nr. 21 betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland ten aanzien van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en onverminderd artikel 4 van dat protocol, neemt Ierland niet deel aan de vaststelling van deze verordening en is deze niet bindend voor, noch van toepassing op deze lidstaat.

[of]

(26)Overeenkomstig artikel 3 en artikel 4 bis, lid 1, van Protocol nr. 21 betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland ten aanzien van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, heeft Ierland te kennen gegeven dat het aan de vaststelling en toepassing van deze verordening wenst deel te nemen.

(27)De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is geraadpleegd en heeft advies uitgebracht op [...] 38 ,

HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

HOOFDSTUK 1
Algemene bepalingen

Artikel 1
Voorwerp

Deze verordening betreft een gedecentraliseerd IT-systeem voor grensoverschrijdende communicatie om de elektronische uitwisseling van documenten, verzoeken, juridische formulieren, bewijsmateriaal of andere informatie, op veilige en betrouwbare wijze, in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures te vergemakkelijken (e‑Justice Communication via Online Data EXchange – e‑Codex).

Er worden regels vastgesteld met betrekking tot:

(a)de definitie en samenstelling van het e‑Codex-systeem;

(b)het operationele beheer van het e‑Codex-systeem door het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige informatietechnologiesystemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht, (eu‑LISA);

(c)de verantwoordelijkheid van de Commissie, de lidstaten en de entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren.

Artikel 2
Toepassingsgebied

Deze verordening is van toepassing op de elektronische doorgifte van informatie in het kader van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures door middel van het e‑Codex-systeem, overeenkomstig de in bijlage I vermelde rechtshandelingen op het gebied van justitiële samenwerking.

Artikel 3
Definities

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:

(a)“e‑Codex-toegangspunt”: de op een hardware-infrastructuur geïnstalleerde software die op betrouwbare wijze informatie kan verzenden naar en ontvangen van andere e‑Codex-toegangspunten;

(b)“geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt”: e‑Codex-toegangspunt dat is aangemeld bij eu‑LISA overeenkomstig artikel 5, lid 4, en artikel 7, lid 1, en dat een digitale procesnorm als bedoeld in artikel 4, lid 3, gebruikt;

(c)“entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert”: een instelling, lichaam of agentschap van de Unie, een overheidsinstantie van een lidstaat of een rechtspersoon die bevoegd is om een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt te beheren;

(d)“geconnecteerd systeem”: IT-systeem dat is gekoppeld aan een e‑Codex-toegangspunt om te communiceren met andere e‑Codex-toegangspunten;

(e)“centraal testplatform”: een e‑Codex-toegangspunt dat uitsluitend voor testen worden gebruikt, met een reeks functies die kunnen worden gebruikt door entiteiten die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheren, om te controleren of hun toegangspunt goed werkt en of de digitale procesnormen correct worden toegepast in de geconnecteerde systemen;

(f)“bedrijfsprocesmodel”: een grafische en tekstuele weergave van een conceptueel model van verscheidene verwante, gestructureerde activiteiten of taken, samen met de relevante datamodellen, en de volgorde waarin de activiteiten of taken moeten worden uitgevoerd om zinvolle interactie tussen twee of meer partijen te bewerkstelligen;

(g)“operationeel beheer”: alle taken die nodig zijn om het e‑Codex-systeem te laten werken overeenkomstig deze verordening.

HOOFDSTUK 2
Samenstelling, functies en taken met betrekking tot e‑Codex

Artikel 4
Samenstelling van het e‑Codex-systeem

1.Het e‑Codex-systeem bestaat uit een e‑Codex-toegangspunt en digitale procesnormen.

2.Het e‑Codex-toegangspunt bestaat uit:

(a)een gateway bestaande uit software op basis van een gemeenschappelijke reeks protocollen waarmee informatie via een telecommunicatienetwerk veilig kan worden uitgewisseld met andere gateways die dezelfde gemeenschappelijke reeks protocollen gebruiken;

(b)een connector waarmee geconnecteerde systemen kunnen worden gekoppeld aan de onder a) bedoelde gateway, bestaande uit software op basis van een gemeenschappelijke reeks open protocollen, die het volgende mogelijk maakt:

(i)structureren, registreren en koppelen van berichten;

(ii)controleren van de integriteit en authenticiteit van berichten;

(iii)creëren van tijdgebonden bewijzen van ontvangst van de uitgewisselde berichten.

3.Een digitale procesnorm bestaat uit de bedrijfsprocesmodellen en sjablonen waarin wordt bepaald welk elektronisch formaat wordt gebruikt voor de documenten in het kader van de procedures van de in bijlage I vermelde rechtshandelingen.

Artikel 5
Taken van de Commissie

1.Vóór 31 december 2022 stelt de Commissie door middel van uitvoeringshandelingen het volgende vast:

(a)de minimale technische specificaties en normen, onder andere inzake beveiliging, die ten grondslag liggen aan de in artikel 4 bedoelde onderdelen van het e‑Codex-systeem;

(b)de vereisten inzake het dienstverleningsniveau voor de door eu‑LISA overeenkomstig artikel 6 uit te voeren activiteiten, alsmede andere noodzakelijke technische specificaties voor die activiteiten;

(c)de specifieke regelingen voor het in artikel 9 bedoelde proces van overdracht/overname.

2.De Commissie kan uitvoeringshandelingen vaststellen met gedetailleerde technische specificaties betreffende de in artikel 4, lid 3, bedoelde digitale procesnormen.

3.De in de leden 1 en 2 bedoelde uitvoeringshandelingen worden volgens de in artikel 17, lid 2, bedoelde onderzoeksprocedure vastgesteld.

4.De Commissie houdt een lijst bij van de door de instellingen, organen en agentschappen van de Unie beheerde geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten en van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures en de formulieren die elk toegangspunt mag beheren. Zij stelt eu‑LISA onverwijld in kennis van de wijzigingen, hetgeen de in artikel 14 bedoelde jaarlijkse kennisgeving onverlet laat.

5.De Commissie wijst maximaal vijf e‑Codex-contactpersonen aan. Alleen deze contactpersonen mogen de in artikel 6, lid 2, punt f), bedoelde technische ondersteuning van eu‑LISA ontvangen voor het door instellingen, organen en agentschappen van de Unie beheerde e‑Codex-systeem.

Artikel 6
Taken van eu-LISA

1.eu‑LISA is verantwoordelijk voor het operationele beheer van de in artikel 4, lid 2, punt b), en in artikel 4, lid 3, genoemde onderdelen van het e‑Codex-systeem en van de in bijlage II vermelde ondersteunende software.

2.Het operationele beheer van het e‑Codex-systeem omvat:

(a)ontwikkeling, onderhoud, het verhelpen van bugs en verspreiding ten behoeve van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten van de in lid 1 bedoelde softwareproducten;

(b)ontwikkeling, onderhoud, verspreiding en updates van alle documentatie over de in lid 1 bedoelde onderdelen van het e‑Codex-systeem en de ondersteunende software, ten behoeve van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten;

(c)ontwikkeling, onderhoud, verspreiding en updates ten behoeve van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten van een configuratiebestand met een uitputtende lijst van e‑Codex-toegangspunten, met inbegrip van de procedures en formulieren die elk van deze toegangspunten mag beheren;

(d)technische wijzigingen in e‑Codex en toevoeging van nieuwe functies, die worden gepubliceerd als nieuwe versies van e‑Codex, in verband met nieuwe eisen die worden vastgesteld in de in artikel 5, lid 2, bedoelde uitvoeringshandelingen of door de e‑Codex-adviesgroep;

(e)ondersteuning en coördinatie van testactiviteiten, met inbegrip van connectiviteit, waarbij de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten worden betrokken;

(f)technische ondersteuning van de e‑Codex-contactpersonen met betrekking tot het e‑Codex-systeem;

(g)onderhoud en verspreiding ten behoeve van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten van de in artikel 4, lid 3, bedoelde bedrijfsprocesmodellen en sjablonen voor het elektronische formaat van de documenten en van de onderliggende vooraf gedefinieerde verzameling van datamodellen;

(h)publicatie op de website van eu‑LISA van een lijst van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten die zijn aangemeld bij eu-LISA, en van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures die elk toegangspunt mag beheren;

(i)voldoen aan verzoeken om technisch advies en ondersteuning van diensten van de Commissie in het kader van de voorbereiding van de in artikel 5, lid 2, bedoelde uitvoeringshandelingen;

(j)voorbereiding en verspreiding ten behoeve van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten van nieuwe bedrijfsprocesmodellen en sjablonen voor het elektronische formaat van de documenten, als bedoeld in artikel 4, lid 3, onder andere door workshops met de e‑Codex-contactpersonen te organiseren en te faciliteren.

3.eu‑LISA is daarnaast verantwoordelijk voor:

(a)de levering, de werking en het onderhoud op de technische locaties van eu‑LISA van de hardware en software van de IT-infrastructuur die nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken;

(b)de levering, de werking en het onderhoud van een centraal testplatform;

(c)de informatie aan het grote publiek over e‑Codex via grootschalige informatiekanalen zoals websites of socialemediaplatforms;

(d)de voorbereiding, actualisering en onlineverspreiding van niet-technische informatie over het e‑Codex-systeem en de door eu‑LISA uitgevoerde activiteiten.

4.eu‑LISA stelt tijdens kantooruren op oproepbasis middelen beschikbaar zodat er één centraal contactpunt is waar geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beveiligingskwesties kunnen melden. eu‑LISA analyseert vervolgens de beveiligingskwestie en informeert indien nodig de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten waarvoor die kwestie relevant is.

Artikel 7
Taken van de lidstaten

1.De lidstaten houden een lijst bij van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op hun grondgebied en van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures en de formulieren die elk toegangspunt mag beheren. Zij stellen eu‑LISA onverwijld in kennis van wijzigingen, hetgeen de in artikel 14 bedoelde jaarlijkse kennisgeving onverlet laat.

2.Elke lidstaat wijst maximaal vijf e‑Codex-contactpersonen aan. Alleen deze contactpersonen mogen de in artikel 6, lid 2, punt f), bedoelde technische ondersteuning ontvangen.

Artikel 8
Taken van entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren

1.De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, is verantwoordelijk voor de veilige opzet en werking daarvan. Deze taken omvatten de aanpassingen die nodig zijn om de in artikel 4, lid 2, punt b), genoemde connector compatibel te maken met alle geconnecteerde systemen en eventuele andere technische aanpassingen van de geconnecteerde systemen.

2.De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, voorziet in haar geconnecteerde systeem/systemen in een mechanisme waarmee gegevens over het gebruik van grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van de rechtshandelingen in bijlage I kunnen worden opgevraagd.

3.De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het gebruik van een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt en eventuele geconnecteerde systemen.

Artikel 9
Overdracht en overname

1.De entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, dient uiterlijk op 31 december 2022 bij eu‑LISA een gemeenschappelijk overdrachtsdocument in met gedetailleerde regelingen voor de overdracht van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van de criteria voor een succesvol overdrachtsproces en de voltooiing daarvan, en de bijbehorende documentatie, zoals bepaald in de uitvoeringshandelingen overeenkomstig artikel 5, lid 1, punt c), met inbegrip van bepalingen inzake intellectuele-eigendomsrechten of gebruiksrechten met betrekking tot het e‑Codex-systeem en de in bijlage II vermelde ondersteunende software die eu‑LISA gebruikt om haar taken overeenkomstig artikel 6 uit te voeren.

2.Gedurende ten hoogste zes maanden na de indiening van het in lid 1 bedoelde overdrachtsdocument vindt een overdrachts-/overnameproces plaats tussen de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert en eu‑LISA. Gedurende die periode blijft de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, volledig verantwoordelijk voor het e‑Codex-systeem en zorgt zij ervoor dat alleen correctieve onderhoudswerkzaamheden in het systeem worden verricht, en geen andere soorten wijzigingen in het systeem worden aangebracht. Er wordt dan met name geen nieuwe versie van het e‑Codex-systeem gelanceerd.

3.De Commissie ziet toe op het overdrachts-/overnameproces om ervoor te zorgen dat de gedetailleerde regelingen op de juiste wijze worden uitgevoerd door de entiteit die het e‑Codex-systeem beheert, en door eu‑LISA, op basis van de in lid 1 bedoelde criteria.

4.Op het moment dat de Commissie heeft verklaard dat het in lid 2 bedoelde overdrachts-/overnameproces met succes is voltooid, hetgeen niet eerder dan 1 juli 2023 mag zijn, neemt eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem over.

Artikel 10
Beveiliging

1.Na de succesvolle overname van het e‑Codex-systeem is eu‑LISA verantwoordelijk voor het handhaven van een hoog veiligheidsniveau bij de uitvoering van zijn taken, met inbegrip van de beveiliging van de in artikel 6, lid 3, bedoelde hardware en software van de IT-infrastructuur. eu‑LISA zorgt er met name voor dat een veiligheidsplan voor e‑Codex wordt opgesteld en bijgehouden en dat het e‑Codex-systeem wordt beheerd volgens dit plan, waarbij rekening wordt gehouden met de rubricering van de informatie die in e‑Codex wordt verwerkt, en met de informatiebeveiligingsvoorschriften van eu‑LISA. Een dergelijk plan voorziet in regelmatige veiligheidsinspecties en ‑audits, met inbegrip van beoordelingen van de softwarebeveiliging van het e‑Codex-systeem, waaraan wordt deelgenomen door de entiteiten die een e‑Codex-toegangspunt beheren.

2.Bij de uitvoering van zijn taken past eu‑LISA de beginselen toe van ingebouwde beveiliging (security by design) en gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen (data protection by design and by default). Gerubriceerde informatie wordt niet verzonden via e‑Codex, tenzij eu‑LISA het systeem accrediteert en de bevoegde nationale veiligheidsautoriteiten van de lidstaten de toegangspunten accrediteren.

3.De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, is als enige verantwoordelijk voor de beveiliging van dat toegangspunt, met inbegrip van de beveiliging van de via dat toegangspunt doorgegeven gegevens.

Zij stelt eu‑LISA en de lidstaat waar het toegangspunt is gevestigd, of in geval van een toegangspunt dat wordt beheerd door een instelling, lichaam of agentschap van de Unie, de Commissie, onverwijld in kennis van beveiligingskwesties.

eu‑LISA ontwikkelt beveiligingsvoorschriften en ‑richtsnoeren voor e‑Codex-toegangspunten. De entiteit die een geautoriseerd e‑Codex-toegangspunt beheert, verstrekt aan eu‑LISA verklaringen waaruit blijkt dat zij voldoet aan de beveiligingsvoorschriften voor e‑Codex-toegangspunten. Die verklaringen worden jaarlijks geactualiseerd, of op enig moment dat een wijziging nodig is.

Artikel 11
Adviesgroep e‑Codex

1.Met ingang van 1 januari 2023 verstrekt de bij artikel 27, lid d quater, van Verordening (EU) 2018/1726 opgerichte adviesgroep e‑Codex eu‑LISA de noodzakelijke deskundigheid met betrekking tot het e‑Codex-systeem, met name in het kader van de voorbereiding van haar jaarlijkse werkprogramma en haar jaarlijkse activiteitenverslag. De adviesgroep volgt ook de voortgang van de uitvoering in de lidstaten. De adviesgroep wordt in kennis gesteld van alle beveiligingskwesties.

2.Gedurende het overdrachts-/overnameproces komt de adviesgroep e‑Codex regelmatig bijeen, ten minste om de twee maanden, totdat het overnameproces met succes is afgerond.

3.Na elke vergadering brengt de adviesgroep e‑Codex verslag uit aan de programmabestuursraad. De groep levert de technische deskundigheid ter ondersteuning van de taken van de programmabestuursraad en volgt de voorbereidingen van de lidstaten.

4.De adviesgroep e‑Codex betrekt bij haar werkzaamheden de beroepsorganisaties en andere belanghebbenden die op het moment van de overdracht deelnamen aan het beheer van het e‑Codex-systeem.

Artikel 12
Programmabestuursraad

1.Uiterlijk op 1 januari 2023 richt de raad van bestuur van eu‑LISA een programmabestuursraad voor e‑Codex op, die uit tien leden zal bestaan.

2.De programmabestuursraad bestaat uit acht leden die door de raad van bestuur worden aangewezen, de voorzitter van de in artikel 11 bedoelde adviesgroep en één door de Commissie aangewezen lid. De raad van bestuur zorgt ervoor dat de leden die hij in de programmabestuursraad benoemt, over de nodige ervaring en deskundigheid beschikken met betrekking tot het e‑Codex-systeem.

3.eu‑LISA neemt deel aan de werkzaamheden van de programmabestuursraad. De vertegenwoordigers van eu‑LISA wonen daartoe de vergaderingen van de programmabestuursraad bij om verslag uit te brengen over de werkzaamheden in verband met het e‑Codex-systeem en over andere daarmee verband houdende werkzaamheden en activiteiten.

4.De programmabestuursraad komt ten minste eenmaal per kwartaal bijeen, en vaker indien nodig. De raad ziet erop toe dat het e‑Codex-systeem adequaat wordt beheerd, met name tijdens het overdrachts-/overnameproces en met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomstig artikel 5, lid 2, vastgestelde handelingen. De programmabestuursraad brengt over de voortgang van het project regelmatig, indien mogelijk tweemaandelijks, schriftelijk verslag uit aan de raad van bestuur van eu‑LISA. De programmabestuursraad heeft geen beslissingsbevoegdheid, noch een mandaat om de leden van de raad van bestuur te vertegenwoordigen.

5.De programmabestuursraad stelt zijn reglement van orde op, met daarin met name regels inzake:

(a)de verkiezing van de voorzitter;

(b)de plaats van vergadering;

(c)de voorbereiding van vergaderingen;

(d)de toelating van deskundigen tot de vergaderingen, waaronder beroepsorganisaties en andere belanghebbenden die op het moment van de overdracht deelnemen aan het beheer van het e‑Codex-systeem;

(e)communicatieplannen die ervoor zorgen dat de niet-deelnemende leden van de raad van bestuur volledig op de hoogte worden gehouden.

6.Het voorzitterschap van de programmabestuursraad wordt bekleed door een lidstaat die volledig gebonden is door de in bijlage I vermelde rechtshandelingen en e‑Codex binnen hun toepassingsgebied gebruikt, en die ook volledig gebonden is door de rechtshandelingen betreffende de ontwikkeling, de werking en het gebruik van alle door eu‑LISA beheerde grootschalige IT-systemen.

7.Alle door de leden van de programmabestuursraad gemaakte reis- en verblijfkosten worden betaald door eu‑LISA. Artikel 10 van het reglement van orde van eu‑LISA is van overeenkomstige toepassing.

8.Het secretariaat van de programmabestuursraad wordt verzorgd door eu‑LISA.

Artikel 13
Opleiding

eu‑LISA verricht taken in verband met het verstrekken van opleidingen in het technische gebruik van het e‑Codex-systeem, overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1726, met inbegrip van het verstrekken van online opleidingsmateriaal.

Artikel 14
Kennisgevingen

1.Uiterlijk op 31 januari van elk jaar na de succesvolle overname van het e‑Codex-systeem door eu‑LISA delen de lidstaten aan eu‑LISA de volgende informatie mee:

(a)de lijst van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op hun grondgebied en van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures en de formulieren die elk toegangspunt mag beheren, zoals bedoeld in artikel 7, lid 1;

(b)een lijst van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures waarvoor zij het e‑Codex-systeem gebruiken en de mate waarin het e‑Codex-systeem voor elk van deze procedures kan worden gebruikt;

(c)het aantal berichten dat is verzonden en ontvangen door geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op hun grondgebied, gegroepeerd per toegangspunt en per grensoverschrijdende civiel- of strafrechtelijke procedure;

(d)het aantal en de aard van incidenten die zijn ondervonden door entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten op het grondgebied van de lidstaat beheren, en die gevolgen hebben voor de veiligheid van het e‑Codex-systeem.

2.Uiterlijk op 31 januari van elk jaar na de succesvolle overname van het e‑Codex-systeem door eu‑LISA deelt de Commissie aan eu‑LISA de volgende informatie mee:

(a)de lijst van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten die worden beheerd door instellingen, organen en agentschappen van de Unie en van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures en de formulieren die elk toegangspunt mag beheren, zoals bedoeld in artikel 5, lid 4;

(c)het aantal berichten dat is verzonden en ontvangen door geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten die worden beheerd door instellingen, organen en agentschappen van de Unie, gegroepeerd per toegangspunt en per grensoverschrijdende civiel- of strafrechtelijke procedure;

(d)het aantal en de aard van incidenten die zijn ondervonden door entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren die worden beheerd door instellingen, organen en agentschappen van de Unie, en die gevolgen hebben voor de veiligheid van het e‑Codex-systeem.

Artikel 15
Regels inzake toezicht en verslaglegging

1.Twee jaar nadat eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem heeft overgenomen, dient eu‑LISA voor de eerste keer, en daarna om de twee jaar, bij de Commissie een verslag in over de technische werking en het gebruik van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van de beveiliging van het systeem.

2.eu‑LISA consolideert de overeenkomstig artikel 14 van de Commissie en de lidstaten ontvangen gegevens en verstrekt de volgende indicatoren als onderdeel van het in lid 1 bedoelde verslag:

(a)de lijst van en het aantal grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures waarvoor het e‑Codex-systeem tijdens de verslagperiode is gebruikt;

(b)het aantal geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten, per lidstaat en per civiel- en strafrechtelijke procedure;

(c)de stappen van de grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures waarvoor het e‑Codex-systeem kan worden gebruikt, per lidstaat;

(d)het aantal berichten dat voor elke civiel- en strafrechtelijke procedure via het systeem is verzonden tussen elk van de geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten;

(e)het aantal en de aard van incidenten die gevolgen hebben voor de veiligheid van het e‑Codex-systeem en informatie over de naleving van het veiligheidsplan voor e‑Codex.

3.Drie jaar nadat eu‑LISA de verantwoordelijkheid voor het e‑Codex-systeem heeft overgenomen publiceert de Commissie voor de eerste keer, en daarna om de vier jaar, een algemene evaluatie van het e‑Codex-systeem. Die algemene evaluatie omvat een beoordeling van de toepassing van deze verordening en een toetsing van de bereikte resultaten aan de doelstellingen, en kan voorstellen voor eventuele toekomstige maatregelen bevatten. Ten tijde van de eerste evaluatie herbekijkt de Commissie ook de rol van de programmabestuursraad en de voortzetting ervan. De Commissie legt het evaluatieverslag voor aan het Europees Parlement en de Raad.

Artikel 16
Wijzigingen van Verordening (EU) 2018/1726

Verordening (EU) 2018/1726 wordt als volgt gewijzigd:

(1)in artikel 1 wordt het volgende lid 4 bis ingevoegd:

‑“4 bis. Het Agentschap is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het operationele beheer, met inbegrip van technische ontwikkelingen, van het geautomatiseerde systeem voor grensoverschrijdende communicatie in civiel- en strafrechtelijke procedures (het eCodex-systeem)”;

(2)het volgende artikel 8 ter wordt ingevoegd:

“Artikel 8 ter

‑Taken in verband met het eCodex-systeem

Het Agentschap verricht met betrekking tot het e‑Codex-systeem:

(a)de taken die krachtens Verordening (EU) 20XX/XXX van het Europees Parlement en de Raad aan het Agentschap zijn opgedragen*;

(b)taken in verband met opleiding in het technische gebruik van het e‑Codex-systeem, met inbegrip van het verstrekken van online opleidingsmateriaal.

__________

* betreffende een geautomatiseerd systeem voor communicatie in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures (e‑Codex), en tot wijziging van Verordening (EU) 2018/1726 (PB L ...).”;

(3)in artikel 14 wordt lid 1 vervangen door:

“1.Het Agentschap volgt de ontwikkelingen op onderzoeksgebied die van belang zijn voor het operationele beheer van SIS II, VIS, Eurodac, EES, Etias, DubliNet, Ecris-TCN, e‑Codex en andere grootschalige IT-systemen als bedoeld in artikel 1, lid 5.”;

(4)in artikel 19 wordt lid 1 als volgt gewijzigd:

(a)punt ff) wordt vervangen door:

“ff)verslagen vast te stellen over de technische werking van:

(i)SIS II overeenkomstig artikel 60, lid 7, van Verordening (EU) 2018/1861 van het Europees Parlement en de Raad* en artikel 74, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1862 van het Europees Parlement en de Raad**;

(ii)VIS overeenkomstig artikel 50, lid 3, van Verordening (EG) nr. 767/2008 en artikel 17, lid 3, van Besluit 2008/633/JBZ;

(iii)EES overeenkomstig artikel 72, lid 4, van Verordening (EU) 2017/2226;

(iv)Etias overeenkomstig artikel 92, lid 4, van Verordening (EU) 2018/1240;

(v)Ecris-TCN en de Ecris-referentie-implementatie krachtens artikel 36, lid 8, van Verordening (EU) 2019/816 van het Europees Parlement en de Raad***;

(vi)de interoperabiliteitscomponenten overeenkomstig artikel 78, lid 3, van Verordening (EU) 2019/817 en artikel 74, lid 3, van Verordening (EU) 2019/818;

(vii)het e‑Codex-systeem overeenkomstig artikel 14, lid 1, van Verordening (EU) 20XX/XXX [deze verordening]

__________

* Verordening (EU) 2018/1861 van het Europees Parlement en de Raad van 28 november 2018 betreffende de instelling, de werking en het gebruik van het Schengeninformatiesysteem (SIS) op het gebied van grenscontroles, tot wijziging van de Overeenkomst ter uitvoering van het Akkoord van Schengen en tot wijziging en intrekking van Verordening (EG) nr. 1987/2006 (PB L 312 van 7.12.2018, blz. 14).

** Verordening (EU) 2018/1862 van het Europees Parlement en de Raad van 28 november 2018 betreffende de instelling, de werking en het gebruik van het Schengeninformatiesysteem (SIS) op het gebied van politiële en justitiële samenwerking in strafzaken, tot wijziging en intrekking van Besluit 2007/533/JBZ van de Raad en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1986/2006 van het Europees Parlement en de Raad en Besluit 2010/261/EU van de Commissie (PB L 312 van 7.12.2018, blz. 56).

*** Verordening (EU) 2019/816 van het Europees Parlement en de Raad van 17 april 2019 tot invoering van een gecentraliseerd systeem voor de vaststelling welke lidstaten over informatie beschikken inzake veroordelingen van onderdanen van derde landen en staatlozen (Ecris-TCN) ter aanvulling van het Europees Strafregisterinformatiesysteem en tot wijziging van Verordening (EU) 2018/1726 (PB L 135 van 22.5.2019, blz. 1).”;

(b)punt mm) wordt vervangen door:

“mm) toe te zien op jaarlijkse publicatie van:

(i)de lijst van bevoegde autoriteiten die gemachtigd zijn tot directe bevraging van de in SIS II opgenomen gegevens, overeenkomstig artikel 41, lid 8, van Verordening (EU) 2018/1861 en artikel 56, lid 7, van Verordening (EU) 2018/1862, alsmede de lijst van autoriteiten van de nationale systemen van SIS (N.SIS) en Sirene-bureaus overeenkomstig respectievelijk artikel 7, lid 3, van Verordening (EU) 2018/1861 en artikel 7, lid 3, van Verordening (EU) 2018/1862;

(ii)de lijst van bevoegde autoriteiten overeenkomstig artikel 65, lid 2, van Verordening (EU) 2017/2226;

(iii)de lijst van bevoegde autoriteiten overeenkomstig artikel 87, lid 2, van Verordening (EU) 2018/1240;

(iv)de lijst van centrale autoriteiten overeenkomstig artikel 34, lid 2, van Verordening (EU) 2019/816;

(v)de lijst van autoriteiten overeenkomstig artikel 71, lid 1, van Verordening (EU) 2019/817 en artikel 67, lid 1, van Verordening (EU) 2019/818;

(vi)de lijst van geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten overeenkomstig artikel 6, lid 2, punt h), van Verordening (EU) 20XX/XXX [betreffende het e‑Codex-systeem – deze verordening];”;

(5)In artikel 27, lid 1, wordt het volgende punt d quater ingevoegd:

“d quater)de adviesgroep e‑Codex;”.

HOOFDSTUK 3
Slotbepalingen

Artikel 17
Comitéprocedure

1.De Commissie wordt bijgestaan door een comité. Dat comité is een comité in de zin van Verordening (EU) nr. 182/2011.

2.Wanneer naar dit lid wordt verwezen, is artikel 5 van Verordening (EU) nr. 182/2011 van toepassing.

Artikel 18
Kosten

1.De kosten voor de in artikel 6 bedoelde taken komen ten laste van de algemene begroting van de Europese Unie.

2.De kosten voor de in de artikel 7 en 8 bedoelde taken komen ten laste van respectievelijk de lidstaten en de entiteiten die geautoriseerde e‑Codex-toegangspunten beheren.

Artikel 19
Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat overeenkomstig de Verdragen.

Gedaan te Brussel,

Voor het Europees Parlement Voor de Raad

De voorzitter De voorzitter

FINANCIEEL MEMORANDUM

1.KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

1.1.Benaming van het voorstel/initiatief

1.2.Betrokken beleidsterrein(en) in de ABM/ABB-structuur

1.3.Aard van het voorstel/initiatief

1.4.Doelstelling(en)

1.5.Motivering van het voorstel/initiatief

1.6.Duur en financiële gevolgen

1.7.Beheersvorm(en)

2.BEHEERSMAATREGELEN

2.1.Regels inzake het toezicht en de verslagen

2.2.Beheers- en controlesysteem

2.3.Maatregelen ter voorkoming van fraude en onregelmatigheden

3.GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

3.1.Rubriek(en) van het meerjarig financieel kader en betrokken begrotingsonderde(e)l(en) voor uitgaven

3.2.Geraamde gevolgen voor de uitgaven

3.2.1.Samenvatting van de geraamde gevolgen voor de uitgaven

3.2.2.Geraamde gevolgen voor de beleidskredieten

3.2.3.Geraamde gevolgen voor de administratieve kredieten

3.2.4.Verenigbaarheid met het huidige meerjarig financieel kader

3.2.5.Bijdragen van derden

3.3.Geraamde gevolgen voor de ontvangsten

FINANCIEEL MEMORANDUM

1.KADER VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

1.1.Benaming van het voorstel/initiatief

Voorstel van het Europees Parlement en de Raad betreffende een geautomatiseerd systeem voor communicatie in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures (e‑Codex), en tot wijziging van Verordening (EU) 2018/1726

1.2.Betrokken beleidsterrein(en) (programmacluster)

Investeren in mensen, sociale cohesie en waarden; Justitie, rechten en waarden

1.3.Het voorstel/initiatief betreft:

◻ een nieuwe actie

◻ een nieuwe actie na een proefproject / voorbereidende actie 39

⌧ de verlenging van een bestaande actie

◻ de samenvoeging of ombuiging van een of meer acties naar een andere/een nieuwe actie

1.4.Motivering van het voorstel/initiatief

1.4.1.Behoefte(n) waarin op korte of lange termijn moet worden voorzien, met een gedetailleerd tijdschema voor de uitrol van het initiatief

Dit wetgevingsvoorstel heeft tot doel het e‑Codex-systeem in te voeren en het operationele beheer en de verdere technische ontwikkelingen ervan toe te vertrouwen aan eu‑LISA (“het Agentschap”), binnen de in artikel 6 vastgestelde verantwoordelijkheden van het Agentschap.

e‑Codex is tussen 2010 en 2016 ontwikkeld door 21 EU-lidstaten, met deelname van andere landen/gebieden en organisaties. De totale ontwikkelingskosten bedroegen ongeveer 24 miljoen EUR, waarvan 50 % werd gefinancierd door de EU in de vorm van subsidies en 50 % door de deelnemende lidstaten. Er werd 2 miljoen EUR extra toegekend om e‑Codex tussen 2016 en 2018 te onderhouden (Me‑Codex-project) en nog eens een subsidie van 3 miljoen EUR voor het onderhoud van het systeem tussen 2019 en 2021 (Me-Codex II). Het is de bedoeling e‑Codex in de eerste helft van 2023 over te dragen aan eu‑LISA. Daarom is er een nieuw project nodig voor het onderhoud in de periode 2021-2023.

Het systeem wordt nog altijd decentraal beheerd door de gebruikers (de lidstaten), waarbij elke lidstaat één of meer e‑Codex-toegangspunten beheert, en dat blijft zo. Voor het opzetten van een toegangspunt moet een lidstaat de door eu‑LISA onderhouden softwareproducten gebruiken. eu‑LISA biedt technische ondersteuning tijdens de installatie en configuratie van het toegangspunt en helpt ook bij de operationele uitrol van toegangspunten.

De Commissie behoudt haar beleidsgerelateerde rol bij het toezicht en de aansturing van de werkzaamheden die worden uitgevoerd door eu‑LISA. Zij bepaalt de kernelementen van het e‑Codex-systemen door middel van uitvoeringshandelingen en streeft ernaar e‑Codex in te voeren als veilig communicatiekanaal voor justitiële samenwerking in het kader van een reeks grensoverschrijdende gerechtelijke procedures in de EU.

Behoefte op korte termijn: eu‑LISA moet uiterlijk op 30 juni 2023 operationeel zijn met betrekking tot de uitvoering van de in artikel 6 beschreven taken.

Behoefte op lange termijn: Geleidelijke invoering van het e‑Codex-systeem als belangrijkste digitale oplossing voor grensoverschrijdende samenwerking tussen justitiële autoriteiten en grensoverschrijdende gerechtelijke procedures in de Europese Unie.

1.4.2.Toegevoegde waarde van de deelname van de Unie (deze kan het resultaat zijn van verschillende factoren, bijvoorbeeld coördinatiewinst, rechtszekerheid, grotere doeltreffendheid of complementariteit). Voor de toepassing van dit punt wordt onder “toegevoegde waarde van de deelname van de Unie” verstaan de waarde die een optreden van de Unie oplevert bovenop de waarde die door een optreden van alleen de lidstaat zou zijn gecreëerd.

Redenen voor maatregelen op Europees niveau (ex ante): Als de EU niet optreedt, bestaat het risico dat de lidstaten los van elkaar nationale IT-systemen ontwikkelen, wat kan leiden tot een gebrek aan interoperabiliteit. Operationeel beheer en verdere technische ontwikkelingen op EU-niveau zijn de enige manier om een interoperabel systeem voor grensoverschrijdende communicatie tussen justitiële autoriteiten tot stand te brengen.

Verwachte toegevoegde waarde EU (ex-post): Uit de door de lidstaten uitgevoerde e‑Codex-proefprojecten blijkt het potentieel van het systeem voor de digitalisering van procedures zoals Europees geringe vorderingen of Europese betalingsbevelen op civielrechtelijk gebied of de uitwisseling van verzoeken om wederzijdse rechtshulp en Europese onderzoeksbevelen op strafrechtelijk gebied.

Als e‑Codex wordt beheerd door eu‑LISA, worden deze beperkende factoren weggenomen door een kant-en-klare oplossing te bieden die schaalvoordelen oplevert doordat de EU maar één IT-oplossing voor veilige grensoverschrijdende communicatie in de justitiële ruimte zal moeten beheren. Voor de lidstaten zullen de kosten van de digitalisering van hun grensoverschrijdende procedures naar verwachting afnemen en een minder groot obstakel voor samenwerking vormen. Als de lidstaten niet over de instrumenten beschikken om aan de systeemvereisten te voldoen, zou de EU referentie-implementaties op basis van e‑Codex kunnen verstrekken.

Door e‑Codex als een stabiele duurzame oplossing te vestigen zal bij de lidstaten het vertrouwen worden gewekt dat investeringen in lokale systemen die op e‑Codex worden aangesloten, geen weggegooid geld zijn en het verwachte rendement kunnen opleveren.

In nieuwe EU-wetgevingsvoorstellen voor de digitalisering van gerechtelijke procedures zou e‑Codex al kunnen worden aangewezen als het IT-systeem dat de voorkeur geniet voor grensoverschrijdende communicatie, wat het latere uitvoeringsproces zou vergemakkelijken.

1.4.3.Nuttige ervaring die bij soortgelijke activiteiten in het verleden is opgedaan

Zonder een stabiele en duidelijk omschreven bestuursstructuur en operationele opzet komen systemen zoals e‑Codex, ook al worden ze door alle deelnemers zeer nuttig bevonden, nooit verder dan een proefproject en kunnen ze geen reële meerwaarde voor de EU opleveren.

1.4.4.Verenigbaarheid en eventuele synergie met andere passende instrumenten

Het initiatief beoogt de digitalisering te ondersteunen van de procedures in verband met een reeks rechtshandelingen op het gebied van justitiële samenwerking door een beveiligd communicatiekanaal tot stand te brengen tussen de bevoegde autoriteiten die bij de toepassing ervan betrokken zijn.

Het e‑Codex-systeem is een van de belangrijkste onderdelen van het e‑justitiebeleid van de Commissie om de toegang tot en de efficiëntie van justitie in en tussen de lidstaten te verbeteren en is opgenomen in het actieplan Europese e‑justitie voor 2019-2023 40 . In het kader van een digitale eengemaakte markt die gericht is op snelle, veilige en betrouwbare infrastructuur en diensten, maakten oplossingen voor de bevordering van e‑justitie deel uit van het actieplan inzake e-overheid van 2016 41 . Het Europese e‑justitie-portaal biedt één centraal loket voor justitiële informatie in de EU en biedt burgers de mogelijkheid om via e‑Codex geringe vorderingen en aanvragen voor Europese betalingsbevelen elektronisch in te dienen in lidstaten waar elektronische doorgifte toegestaan is.

Het e‑Codex-systeem maakt deel uit van de infrastructuur voor digitale e‑justitiediensten binnen de Connecting Europe Facility (CEF) 42 .

Tot nu toe is e‑Codex ontwikkeld en onderhouden met EU-financiering of cofinanciering. Als dit voorstel wordt aangenomen, is verdere financiering door middel van subsidies niet langer nodig, wat besparingen oplevert voor de EU-begroting.

In termen van synergie zal dit voorstel ervoor zorgen dat de EU-lidstaten kunnen profiteren van de investeringen die reeds gedaan zijn om het e‑Codex-systeem op te zetten en voorkomen dat verdere kosten worden gemaakt voor de ontwikkeling van een ander systeem voor dezelfde doeleinden op justitieel gebied.

1.5.Duur en financiële gevolgen

◻ beperkte geldigheidsduur

–◻ van kracht vanaf [DD/MM]JJJJ tot en met [DD/MM]JJJJ

–◻ financiële gevolgen vanaf JJJJ tot en met JJJJ voor vastleggingskredieten en vanaf JJJJ tot en met JJJJ voor betalingskredieten

⌧ onbeperkte geldigheidsduur

–Uitvoering met een opstartperiode vanaf 2022 tot en met 2023,

–gevolgd door een volledige uitvoering.

1.6.Beheersvorm(en) 43

◻ Direct beheer door de Commissie

–◻ door haar diensten, waaronder het personeel in de delegaties van de Unie;

–◻ door de uitvoerende agentschappen

◻ Gedeeld beheer met lidstaten

⌧ Indirect beheer door begrotingsuitvoeringstaken te delegeren aan:

–◻ derde landen of de door hen aangewezen organen;

–◻ internationale organisaties en hun agentschappen (geef aan welke);

–◻ de EIB en het Europees Investeringsfonds;

–⌧ de in de artikelen 70 en 71 van het Financieel Reglement bedoelde organen;

–◻ publiekrechtelijke organen;

–◻ privaatrechtelijke organen met een openbare dienstverleningstaak, voor zover zij voldoende financiële garanties bieden;

–◻ privaatrechtelijke organen van een lidstaat, waaraan de uitvoering van een publiek-privaat partnerschap is toevertrouwd en die voldoende financiële garanties bieden;

–◻ personen aan wie de uitvoering van specifieke maatregelen op het gebied van het GBVB in het kader van titel V van het VEU is toevertrouwd en die worden genoemd in de betrokken basishandeling.

–Verstrek, indien meer dan een beheersvorm is aangekruist, extra informatie onder “Opmerkingen”.

Opmerkingen

eu‑LISA zorgt voor het operationele beheer van het e‑Codex-systeem in de zin van artikel 6 van deze verordening.

2.BEHEERSMAATREGELEN

2.1.Regels inzake het toezicht en de verslagen

Vermeld frequentie en voorwaarden.

Op grond van artikel 15 van de verordening – Toezicht en verslaglegging – is het Agentschap verplicht aan de Commissie verslag uit te brengen over zijn activiteiten in verband met het e‑Codex-systeem.

Dit specifieke instrument vormt een aanvulling op de bestaande mechanismen van artikel 39 van Verordening (EU) 2018/1726 tot oprichting van het Agentschap.

2.2.Beheers- en controlesyste(e)m(en)

2.2.1.Rechtvaardiging van de voorgestelde beheersvorm(en), uitvoeringsmechanisme(n) voor financiering, betalingsvoorwaarden en controlestrategie

Deze verordening laat de bestaande beheersvorm(en) voor het Agentschap onverlet.

2.2.2.Informatie over de geïdentificeerde risico’s en het (de) systeem (systemen) voor interne controle dat is (die zijn) opgezet om die risico’s te beperken

Het grootste risico op korte termijn is of eu‑LISA de capaciteit heeft om de uit deze verordening voortvloeiende aanvullende taken tijdig uit te voeren, gezien zijn huidige prioritaire taken met betrekking tot de ontwikkeling en het beheer van het inreis-uitreissysteem (EES), het Europees systeem voor reisinformatie en -autorisatie (Etias), het Europees Strafregisterinformatiesysteem voor onderdanen van derde landen (Ecris-TCN), het nieuwe Schengeninformatiesysteem (SIS), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac.

Dit risico wordt beperkt door het einde van de overdrachtsfase van e‑Codex aan eu‑LISA uit te stellen tot 1 juli 2023, door de omvang van de in deze verordening voorgestelde overdracht relatief klein te houden en doordat de middelen niet worden gedeeld met en onafhankelijk zijn van die voor andere lopende wetgevingsvoorstellen.

2.2.3.Controlemiddel(en)

Als agentschap van de Unie past eu‑LISA adequate horizontale controlemethoden van gedecentraliseerde agentschappen toe.

Het financieel reglement van eu‑LISA, dat gebaseerd is op de financiële kaderregeling voor de agentschappen, voorziet in de benoeming van een interne auditor en de vaststelling van interne auditeisen.

Uitvoeringshandelingen waarbij de onder e‑Codex vallende gerechtelijke procedures worden uitgebreid, moeten een herzien financieel memorandum omvatten om ervoor te zorgen dat passende financiële en personele middelen worden toegewezen aan eu‑LISA.

eu‑LISA maakt gebruik van een internecontrolekader dat is gebaseerd op dat van de Europese Commissie en op het integrale internecontrolekader van het oorspronkelijke Committee of Sponsoring Organisations. Het enkelvoudige programmeringsdocument moet informatie bevatten over de internecontrolesystemen, en het geconsolideerde jaarlijkse activiteitenverslag moet informatie bevatten over de efficiëntie en doeltreffendheid van de internecontrolesystemen, onder andere wat betreft risicobeoordeling.

Interne toezicht wordt ook verzorgd door de interne-auditcapaciteit van eu‑LISA, op basis van een jaarlijks auditplan waarin met name rekening wordt gehouden met de beoordeling van risico’s binnen eu‑LISA.

2.2.4.Raming en motivering van de kosteneffectiviteit van de controles (verhouding van de controlekosten tot de waarde van de desbetreffende financiële middelen) en evaluatie van het verwachte foutenrisico (bij betaling en bij afsluiting).

Deze verordening laat de bestaande controles voor het Agentschap onverlet.

2.3.Maatregelen ter voorkoming van fraude en onregelmatigheden

Vermeld de bestaande en geplande preventie- en beschermingsmaatregelen, bijvoorbeeld in het kader van de fraudebestrijdingsstrategie.

Als agentschap van de Unie past eu‑LISA adequate horizontale maatregelen toe om fraude, corruptie en andere onwettige activiteiten te voorkomen, overeenkomstig artikel 50 van Verordening (EU) 2018/1726.

3.GERAAMDE FINANCIËLE GEVOLGEN VAN HET VOORSTEL/INITIATIEF

3.1.Rubriek van het meerjarig financieel kader en voorgesteld(e) nieuw(e) begrotingsonderde(e)l(en) voor uitgaven

Rubriek van het meerjarig financieel kader	Begrotingsonderdeel	Soort uitgave	Bijdrage
	Nummer […] [Rubriek……………………...……………]	GK/ NGK 44 .	van EVA-landen 45	van kandidaat-lidstaten 46	van derde landen	in de zin van artikel 21, lid 2, punt b), van het Financieel Reglement
2	07 07 Justitie	NGK	NEE	NEE	NEE	NEE
7	20 01 Administratieve uitgaven van de Commissie	NGK	NEE	NEE	NEE	NEE

3.2.Geraamde gevolgen voor de uitgaven

3.2.1.Samenvatting van de geraamde gevolgen voor de uitgaven

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Rubriek van het meerjarige financiële
kader

Cohesie & waarden

eu-LISA

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

Na 2027

TOTAAL

SPECIFIEKE DOELSTELLING NR. 1: Onderhoud en verdere ontwikkeling van het e‑Codex-systeem

Vastleggingen

(1)

0

0,053

1,430

1,831

1,831

1,789

1,789

1,789

8,723

Betalingen

(2)

0

0,053

1,430

1,831

1,831

1,789

1,789

1,789

8,723

TOTAAL kredieten voor RUBRIEK 2 van het meerjarig financieel kader

Vastleggingen

=1+1a+3a

0

0,053

1,430

1,831

1,831

1,789

1,789

1,789

8,723

Betalingen

=2+2 a+3a

0

0,053

1,430

1,831

1,831

1,789

1,789

1,789

8,723

Rubriek van het meerjarige financiële
kader

7

Administratieve uitgaven van de Commissie

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

DG Justitie en Consumentenzaken		2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027	Na 2027	TOTAAL
Personele middelen		0	0,075	0,150	0,150	0,150	0,150	0,150	0,150	0,825
Andere administratieve uitgaven		0	0,084	0,007	0,007	0,007	0,007	0,007	0,007	0,119
TOTAAL kredieten voor RUBRIEK 7 van het meerjarig financieel kader	(totaal vastleggingen = totaal betalingen)	0	0,159	0,157	0,157	0,157	0,157	0,157	0,157	0,944

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

		2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027	Na 2027	TOTAAL
TOTAAL kredieten voor alle RUBRIEKEN van het meerjarig financieel kader	Vastleggingen	0	0,212	1,587	1,988	1,988	1,946	1,946	1,946	9,667
	Betalingen	0	0,212	1,587	1,988	1,988	1,946	1,946	1,946	9,667

3.2.2.Geraamde gevolgen voor de kredieten van eu-LISA

–◻ Voor het voorstel/initiatief zijn geen administratieve kredieten nodig

–⌧ Voor het voorstel/initiatief zijn administratieve kredieten nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Vermeld doelstellingen en outputs eu-LISA ⇩			2021		2022		2023		2024		2025		2026		2027		TOTAAL
	OUTPUTS
	Soort 47	Gem. kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Aantal	Kosten	Totaal aantal	Totale kosten
SPECIFIEKE DOELSTELLING NR. 1: Onderhoud en verdere ontwikkeling van het e‑Codex-systeem
Intern personeel — Tijdelijke functionarissen	Tijdelijke functionaris van 0,150/jaar						2	0,300	2	0,300	2	0,300	2	0,300	2	0,300	10	1,500
Intern personeel — Arbeidscontractanten	Arbeidscontractant van 0,08/jaar				2	0,053	3	0,240	3	0,240	3	0,240	3	0,240	3	0,240	15	1,253
Aanbestedingen — uitbestede diensten	8 externe dienstverleners van 0,120/jaar						4	0,480	8	0,960	8	0,960	8	0,960	8	0,960	36	4,320
Vergaderingen van de adviesgroep	0,021 per vergadering						6	0,126	4	0,084	4	0,084	4	0,084	4	0,084	22	0,462
Vergaderingen van de programmabestuursraad	0,021 per vergadering						6	0,126	4	0,084	4	0,084	4	0,084	4	0,084	22	0,462
Vergaderingen over het voortgangsverslag	0,021 per vergadering						2	0,042	4	0,084	4	0,084	2	0,042	2	0,042	14	0,294
Workshops over bedrijfsmodellering	0,021 per workshop						3	0,063	3	0,063	3	0,063	3	0,063	3	0,063	15	0,315
Dienstreizen	0,007 per dienstreis						4	0,003	8	0,006	8	0,006	8	0,006	8	0,006	36	0,027
Hardware- & softwareproducten								0,05		0,01		0,01		0,01		0,01		0,09
Subtotaal voor specifieke doelstelling nr. 1						0,053		1,430		1,831		1,831		1,789		1,789		8,723
SPECIFIEKE DOELSTELLING NR. 2:
Subtotaal voor specifieke doelstelling nr. 2

In totaal is 5 VTE aan intern personeel nodig,

·in de vorm van nieuw aan te werven personeelsleden: – 2 tijdelijke functionarissen (AD 5-7) en 3 arbeidscontractanten (FG IV);

·2 VTE (2 arbeidscontracten) zullen al per 1 september 2022 worden aangeworven om het aanwervingsproces op gang te brengen en ervoor te zorgen dat het volledige team aan het begin van het overnameproces (1 januari 2023) aanwezig is.

Technische diensten zullen worden gewaarborgd door aanbestedingsprocedures voor externe dienstverleners (in totaal 8 na de voltooiing van de overdracht aan eu-LISA).

Aanvullende kosten worden berekend voor de reis- en verblijfkosten van één vertegenwoordiger per lidstaat voor het bijwonen van:

·4 vergaderingen van de adviesgroep per jaar 48 ;

·4 vergaderingen van de programmabestuursraad per jaar;

·4 vergaderingen over het voortgangsverslag tijdens de eerste 3 jaar, daarna 2 per jaar;

·3 workshops over bedrijfsmodellering per jaar.

De kosten van dienstreizen zijn inbegrepen om het personeel van eu‑LISA in staat te stellen de comitévergaderingen bij te wonen die worden georganiseerd in verband met de goedkeuring van de in artikel 5 bedoelde uitvoeringshandelingen.

De kosten voor de hardware- en softwareproducten dienen ter dekking van de operationele behoeften en de aanvulling van de bestaande hardware-infrastructuur binnen eu‑LISA met betrekking tot artikel 6, lid 3, punt a). Na de initiële investering werd een percentage van 20 % gerekend voor onderhoudskosten (vervanging van hardware, softwarelicenties enz.). Het gebruik van vloeroppervlakte in datacentra is verwaarloosbaar, aangezien de nieuwe hardware (indien nodig) beperkt is tot vier bladeservers op een hoofdlocatie en hetzelfde aantal op een back-uplocatie.

3.2.3.Samenvatting van de geraamde gevolgen voor de administratieve kredieten

–◻ Voor het voorstel/initiatief zijn geen administratieve kredieten nodig

–⌧ Voor het voorstel/initiatief zijn administratieve kredieten nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Jaren

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

TOTAAL

RUBRIEK 7
van het meerjarig financieel kader

Personele middelen

0,075

0,150

0,150

0,150

0,150

0,150

0,825

Andere administratieve uitgaven

0,084

0,007

0,007

0,007

0,007

0,007

0,119

Subtotaal RUBRIEK 7
van het meerjarige financiële kader

0,159

0,157

0,157

0,157

0,157

0,157

0,944

Buiten RUBRIEK 7 49
of the multiannual financial framework

Personele middelen

Andere administratieve
uitgaven

Subtotaal
buiten RUBRIEK 7
van het meerjarige financiële kader

TOTAAL

0

0,159

0,157

0,157

0,157

0,157

0,157

0,944

De benodigde kredieten voor personeel en andere administratieve uitgaven zullen worden gefinancierd uit de kredieten van het DG die reeds voor het beheer van deze actie zijn toegewezen en/of binnen het DG zijn herverdeeld, eventueel aangevuld met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met inachtneming van de budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden toegewezen.

De administratieve uitgaven omvatten 1 AD-ambtenaar bij DG Justitie en Consumentenzaken van de Commissie. Diens belangrijkste taken (zie verder) zijn:

–toezien op de vooruitgang met betrekking tot de in artikel 5 bedoelde uitvoeringshandelingen, organiseren van het overdrachtsproces en vervolgens optreden als beleidsverbindingsfunctionaris ten aanzien van het Agentschap;

–kosten voor dienstreizen voor personeelsleden van de Commissie om de door eu‑LISA georganiseerde vergaderingen bij te wonen (10 per jaar – vergaderingen van de raad van bestuur, de programmabestuursraad en de adviesgroep);

–reis- en verblijfkosten van één vertegenwoordiger per lidstaat om deel te nemen aan comitévergaderingen in verband met de goedkeuring van de in artikel 5 bedoelde uitvoeringshandelingen (gepland voor 2022).

3.2.3.1.Geraamde personeelsbehoeften

Agentschap eu‑LISA

–◻ Voor het voorstel/initiatief zijn geen personele middelen nodig

–⌧ Voor het voorstel/initiatief zijn personele middelen nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Jaren

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

TOTAAL

Ambtenaren (AD)

Ambtenaren (AST)

Arbeids-contractanten

0,053

0,240

0,240

0,240

0,240

0,240

1,253

Tijdelijke functionarissen

0,300

0,300

0,300

0,300

0,300

1,500

Gedetacheerde nationale deskundigen

TOTAAL

0,053

0,540

0,540

0,540

0,540

0,540

2,753

Voorgesteld wordt 5 interne personeelsleden (2 tijdelijke functionarissen en 3 arbeidscontractanten) aan te stellen om essentiële taken te vervullen. Er moet een specifieke pool van middelen voor het e‑Codex-systeem zijn om te voorkomen dat om middelen moet worden geconcurreerd met activiteiten op het gebied van binnenlandse zaken. De lidstaten vinden het bijzonder belangrijk dat specifieke middelen worden toegewezen aan het e‑Codex-systeem.

Met de hulp van externe dienstverleners zal met deze middelen het onderhoud van het bestaande systeem kunnen worden verzorgd. Daarnaast kan het e‑Codex-systeem verder worden ontwikkeld en kan de e‑Codex-ondersteuning van juridische procedures op het gebied van justitiële samenwerking geleidelijk worden uitgebreid met een of twee per jaar, afhankelijk van de complexiteit.

Geraamde gevolgen voor het personeel (aanvullende VTE) — lijst van het aantal ambten

Functiegroep en rang	2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027
AD (Tijdelijke functionarissen)	0	0	2	2	2	2	2
TOTAAL-GENERAAL	0	0	2	2	2	2	2

Geraamde gevolgen voor het personeel (extra) – extern personeel

Arbeidscontractanten	2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027
Functiegroep IV	0	2 50	3	3	3	3	3
Totaal	0	2	3	3	3	3	3

Na de verwachte goedkeuring van de verordening op 1 januari 2022 moet de aanwerving van het essentiële personeel uiterlijk op 1 juli 2023 voltooid zijn en die van het resterende personeel uiterlijk op 1 juli 2023. Het essentiële personeel zal er van 1 januari tot en met 1 juli 2023 voor zorgen dat het e‑Codex-systeem met succes wordt overgenomen van het consortium van lidstaten. Vanaf 1 juli 2023 wordt het Agentschap als enige verantwoordelijk voor alle in artikel 6 van de verordening beschreven activiteiten.

DG Justitie en Consumentenzaken

–◻ Voor het voorstel/initiatief zijn geen personele middelen nodig

–⌧ Voor het voorstel/initiatief zijn personele middelen nodig, zoals hieronder nader wordt beschreven:

Raming in voltijdequivalenten

Jaren		2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027
• Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten (ambtenaren en tijdelijke functionarissen)
Zetel en vertegenwoordigingen van de Commissie			1	1	1	1	1	1
Delegaties
Onderzoek
• Extern personeel (in voltijdequivalenten - VTE) — AC, AL, END, INT en JED 51 Rubriek 7
Gefinancierd uit RUBRIEK 7 van het meerjarig financieel kader	- zetel
	- delegaties
Gefinancierd uit het budget van het programma 52	- zetel
	- delegaties
Onderzoek
Andere (specificeren)
TOTAAL			1	1	1	1	1	1

Voor de benodigde personele middelen zal een beroep worden gedaan op het personeel van het DG dat reeds voor het beheer van deze actie is toegewezen en/of binnen het DG is herverdeeld, eventueel aangevuld met middelen die in het kader van de jaarlijkse toewijzingsprocedure met inachtneming van de budgettaire beperkingen aan het beherende DG kunnen worden toegewezen.

Beschrijving van de uit te voeren taken:

Ambtenaren en tijdelijk personeel

Medewerkers van DG Justitie en Consumentenzaken zullen betrokken zijn bij het aansturen van de werkzaamheden van eu‑LISA, het toezicht en het opstellen van de uitvoeringshandelingen waarin de verordening voorziet (2022).

Specifiek met betrekking tot het e‑Codex-systeem:

- definiëren, implementeren en coördineren van de operationele en beleidsaspecten van de activiteiten van het Agentschap;

- analyseren en becommentariëren van alle documenten die zijn ingediend bij de adviesgroep e‑Codex, de programmabestuursraad en eventueel de raad van bestuur van eu‑LISA;

- voorbereiding van, deelname aan en follow-up van vergaderingen over het voortgangsverslag en vergaderingen van de adviesgroep en de raad van bestuur;

- opstellen van rechtshandelingen (uitvoeringshandelingen), controleren en corrigeren van door het Agentschap opgestelde documenten met betrekking tot wettelijke, technische en budgettaire beperkingen;

- bijdragen aan de planningsactiviteiten van het Agentschap (programmeringsdocument) door te zorgen voor consistentie met de beleidsprioriteiten en het mandaat van het Agentschap;

- indien relevant volgen van en deelnemen aan verschillende fora (bestuur of technisch) van het Agentschap en het standpunt van de Commissie presenteren.

Extern personeel

3.2.4.Bijdragen van derden

Het voorstel/initiatief:

–⌧ voorziet niet in medefinanciering door derden

–◻ voorziet in medefinanciering door derden, zoals hieronder wordt geraamd:

Kredieten in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Jaren	2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027	TOTAAL
Medefinancieringsbron
TOTAAL medegefinancierde kredieten

3.3.Geraamde gevolgen voor de ontvangsten

–⌧ Het voorstel/initiatief heeft geen financiële gevolgen voor de ontvangsten

–◻ Het voorstel/initiatief heeft de hieronder beschreven financiële gevolgen:

–◻ voor de eigen middelen

–◻ voor overige ontvangsten

Geef aan of de ontvangsten worden toegewezen aan de begrotingsonderdelen voor uitgaven ◻

in miljoenen euro’s (tot op drie decimalen)

Begrotingsonderdeel voor ontvangsten:	Gevolgen van het voorstel/initiatief 53
	2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027
Artikel ….

Vermeld voor de toegewezen ontvangsten het (de) betrokken begrotingsonderde(e)l(en) voor uitgaven.

Andere opmerkingen (bijv. over de methode/formule voor de berekening van de gevolgen voor de ontvangsten of andere informatie).

(1) Titel V van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.

(2) Verordening (EG) nr. 1896/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 tot invoering van een Europese betalingsbevelprocedure (PB L 399 van 30.12.2006, blz. 1).

(3) Verordening (EG) nr. 861/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007 tot vaststelling van een Europese procedure voor geringe vorderingen (PB L 199 van 31.7.2007, blz. 1).

(4) Verordening (EU) nr. 655/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 15 mei 2014 tot vaststelling van een procedure betreffende het Europees bevel tot conservatoir beslag op bankrekeningen om de grensoverschrijdende inning van schuldvorderingen in burgerlijke en handelszaken te vergemakkelijken (PB L 189 van 27.6.2014, blz. 59).

(5) Technisch gezien kan ook het TESTA NG-netwerk worden gebruikt in plaats van internet, maar dit is niet verplicht.

(6) Om veilige en interoperabele communicatie te vergemakkelijken omvatte het oorspronkelijke e‑Codex-project drie bouwstenen: bezorging van berichten in twee richtingen (nu “CEF eDelivery”); creëren en traceren van berichten (de e‑Codex-“Connector”); en standaarden/sjablonen voor digitale formulieren (e‑Codex-XML-schema’s).

(7) België, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Spanje, Tsjechië en het Verenigd Koninkrijk.

(8) Jersey, Noorwegen, Turkije, de Raad van de balies van Europa (CCBE) en de Raad van notarissen van de Europese Unie (CNUE).

(9) Uit het ICT-beleidsondersteuningsprogramma van het kaderprogramma voor concurrentievermogen en innovatie (CIP) (DG CNECT) en uit het programma Justitie (DG JUST).

(10) De effectbeoordeling bevat een lijst van de grensoverschrijdende procedures waarvoor e‑Codex in proefprojecten is gebruikt.

(11) https://e-justice.europa.eu/home.do

(12) Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1896/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 12 december 2006 tot invoering van een Europese betalingsbevelprocedure (PB L 399 van 30.12.2006, blz. 1).

(13) Overeenkomstig Verordening (EG) nr. 861/2007 van het Europees Parlement en de Raad van 11 juli 2007 tot vaststelling van een Europese procedure voor geringe vorderingen (PB L 199 van 31.7.2007, blz. 1).

(14) Voorstel voor een verordening tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad inzake de betekening en de kennisgeving in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of in handelszaken (betekening en kennisgeving van stukken) (COM(2018) 379 final) en voorstel voor een verordening tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1206/2001 van de Raad van 28 mei 2001 betreffende de samenwerking tussen de gerechten van de lidstaten op het gebied van bewĳsverkrĳging in burgerlĳke en handelszaken (COM (2018) 378 final).

(15) Evaluatie door de Commissie (drie externe deskundigen) in 2016 van het e‑Codex-project, ingediend in het kader van subsidieovereenkomst nr. 270968 van het ICT-beleidsondersteuningsprogramma van het kaderprogramma voor concurrentievermogen en innovatie (CIP).

(16) COM(2020) 710 final.

(17) De EU heeft verschillende wetgevingsinstrumenten aangenomen in verband met het beginsel van wederzijdse erkenning: Europees aanhoudingsbevel – Kaderbesluit 2002/584 (PB L 190 van 18.7.2002, blz. 1); bevriezing van voorwerpen of bewĳsstukken – Kaderbesluit 2003/577 (PB L 196 van 2.8.2003, blz. 45); geldelijke sancties – Kaderbesluit 2005/214 (PB L 76 van 22.3.2005, blz. 16); beslissingen tot confiscatie – Kaderbesluit 2006/783 (PB L 328 van 24.11.2006, blz. 59); vrijheidsstraffen en overbrenging van gevonniste personen – Kaderbesluit 2008/909 (PB L 327 van 5.12.2008, blz. 27); proeftijdbeslissingen en alternatieve straffen – Kaderbesluit 2008/947 (PB L 337 van 16.12.2008, blz. 102); toezichtmaatregelen als alternatief voor voorlopige hechtenis – Kaderbesluit 2009/829 (PB L 294 van 11.11.2009, blz. 20); voorkomen en beslechten van geschillen over de uitoefening van rechtsmacht – Kaderbesluit 2009/948 (PB L 328 van 15.12.2009, blz. 42); Europees onderzoeksbevel — Richtlijn 2014/41 (PB L 130 van 1.5.2014, blz. 1); Europees beschermingsbevel – Richtlijn 2011/99 (PB L 338 van 21.12.2011, blz. 2). Daarnaast heeft de Commissie in 2016 een voorstel aangenomen voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad inzake de wederzijdse erkenning van bevelen tot bevriezing en confiscatie (COM(2016) 819 final) en in 2018 een voorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Europees bevel tot verstrekking en het Europees bevel tot bewaring van elektronisch bewijsmateriaal in strafzaken (COM(2018) 225 final).

(18) Richtlijn 2014/41/EU van het Europees Parlement en de Raad van 3 april 2014 betreffende het Europees onderzoeksbevel in strafzaken (PB L 130 van 1.5.2014, blz. 1).

(19) Duitsland (Noordrijn-Westfalen), Frankrijk, Nederland, Oostenrijk, de Europese vereniging van deurwaarders, de Europese vereniging van advocaten en de Aristoteles-Universiteit van Thessaloniki.

(20) Conclusies van de Raad over toegang tot justitie – de kansen van digitalisering benutten (PB C 342 I van 14.10.2020, blz. 1).

(21) Verordening (EU) 2019/817 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2019 tot vaststelling van een kader voor interoperabiliteit tussen de Unie-informatiesystemen op het gebied van grenzen en visa (PB L 138, van 22.5.2019, blz. 27 ) en Verordening (EU) 2019/818 van het Europees Parlement en de Raad van 20 mei 2019 tot vaststelling van een kader voor interoperabiliteit tussen de Unie-informatiesystemen op het gebied van politiële en justitiële samenwerking, asiel en migratie (PB L 135 van 22.5.2019, blz. 85).

(22) Verordening (EU) 2018/1726 van het Europees Parlement en de Raad van 14 november 2018 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA), tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en Besluit 2007/533/JBZ van de Raad en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1077/2011 (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 99).

(23) Actieplan Europese e‑justitie 2019-2023 (PB C 96 van 13.3.2019, blz. 9).

(24) Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s — EU-actieplan inzake e-overheid 2016-2020 — Voor een snellere digitalisering van overheidsdiensten (COM(2016) 179 final).

(25) Verordening (EU) nr. 1316/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013, tot vaststelling van de Connecting Europe Facility, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 913/2010 en tot intrekking van de Verordeningen (EG) nr. 680/2007 en (EG) nr. 67/2010 (PB L 348 van 20.12.2013, blz. 129).

(26) Verordening (EU) 2018/1726 van het Europees Parlement en de Raad van 14 november 2018 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA), tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en Besluit 2007/533/JBZ van de Raad en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1077/2011 (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 99).

(27) https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/HTML/?uri=CELEX:52015DC0495&qid=1607269221881&from=NL

(28) Studie in het kader van werkpakket 3 van het e‑Codex-project (e-CODEX D3.5/D3.7/D3.8 WP3 Final Report).

(29) Europese Commissie (2017). Long Term Sustainability of Digital Service Infrastructures, Luxemburg: Bureau voor publicaties van de Europese Unie http://publications.europa.eu/resource/cellar/4374d088-c8ee-11e7-9b01-01aa75ed71a1.0001.01/DOC_1

(30) Toekomstanalyse “Governance model for the European Union IT Agency (eu-LISA)” - https://www.riigikantselei.ee/sites/default/files/content-editors/uuringud/governance_mode_for_the_european_union_it_agency_eu-lisa_final_report.pdf

(31) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

(32) Verordening (EU) 2016/679 het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1) en Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 89).

(33) Verordening (EU) 2018/1726 van het Europees Parlement en de Raad van 14 november 2018 betreffende het Agentschap van de Europese Unie voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA), tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1987/2006 en Besluit 2007/533/JBZ van de Raad en tot intrekking van Verordening (EU) nr. 1077/2011 (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 99).

(34) Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 tot vaststelling van de algemene voorschriften en beginselen die van toepassing zijn op de wijze waarop de lidstaten de uitoefening van de uitvoeringsbevoegdheden door de Commissie controleren (PB L 55 van 28.2.2011, blz. 13).

(35) Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 1).

(36) Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door bevoegde autoriteiten met het oog op de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Kaderbesluit 2008/977/JBZ van de Raad (PB L 119 van 4.5.2016, blz. 89).

(37) Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens, en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001 en Besluit nr. 1247/2002/EG. (PB L 295 van 21.11.2018, blz. 39).

(38) PB ...

(39) In de zin van artikel 58, lid 2, punt a) of b), van het Financieel Reglement.

(40) Actieplan Europese e-justitie 2019-2023 (PB C 96 van 13.3.2019, blz. 9).

(41) Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s — EU-actieplan inzake e-overheid 2016-2020 — Voor een snellere digitalisering van overheidsdiensten (COM (2016) 179 final).

(42) Verordening (EU) nr. 1316/2013 van het Europees Parlement en de Raad van 11 december 2013, tot vaststelling van de Connecting Europe Facility, tot wijziging van Verordening (EU) nr. 913/2010 en tot intrekking van de Verordeningen (EG) nr. 680/2007 en (EG) nr. 67/2010 (PB L 348 van 20.12.2013, blz. 129).

(43) Nadere gegevens over de beheersvormen en verwijzingen naar het Financieel Reglement zijn beschikbaar op BudgWeb: https://myintracomm.ec.europa.eu/budgweb/EN/man/budgmanag/Pages/budgmanag.aspx

(44) GK = gesplitste kredieten/NGK = niet-gesplitste kredieten.

(45) EVA: Europese Vrijhandelsassociatie.

(46) Kandidaat-lidstaten en, in voorkomend geval, aspirant-kandidaten van de Westelijke Balkan.

(47) Outputs zijn de te verstrekken producten en diensten (bv. aantal gefinancierde studentenuitwisselingen, aantal km aangelegde wegen enz.).

(48) Meer in 2023 vanwege de noodzaak van meer samenwerking tijdens de overdrachtsperiode.

(49) Technische en/of administratieve bijstand en uitgaven ter ondersteuning van de uitvoering van programma’s en/of acties van de EU (vroegere “BA”-onderdelen), onderzoek door derden, eigen onderzoek.

(50) Vanaf 1 september 2022.

(51) AC = Agent Contractuel (arbeidscontractant); AL = Agent Local (plaatselijk functionaris); END = Expert National Détaché (gedetacheerd nationaal deskundige); INT = Intérimaire (uitzendkracht); JPD = Junior Professionals in Delegations (jonge deskundige in delegaties).

(52) Subplafond voor extern personeel uit beleidskredieten (vroegere “BA”-onderdelen).

(53) Voor traditionele eigen middelen (douanerechten en suikerheffingen) moeten nettobedragen worden vermeld, d.w.z. na aftrek van 20 % aan inningskosten.

eu-LISA			2021	2022	2023	2024	2025	2026	2027	Na 2027	TOTAAL
SPECIFIEKE DOELSTELLING NR. 1: Onderhoud en verdere ontwikkeling van het e‑Codex-systeem	Vastleggingen	(1)	0	0,053	1,430	1,831	1,831	1,789	1,789	1,789	8,723
	Betalingen	(2)	0	0,053	1,430	1,831	1,831	1,789	1,789	1,789	8,723
TOTAAL kredieten voor RUBRIEK 2 van het meerjarig financieel kader	Vastleggingen	=1+1a+3a	0	0,053	1,430	1,831	1,831	1,789	1,789	1,789	8,723
	Betalingen	=2+2 a+3a	0	0,053	1,430	1,831	1,831	1,789	1,789	1,789	8,723

Buiten RUBRIEK 7 49 of the multiannual financial framework
Personele middelen
Andere administratieve uitgaven
Subtotaal buiten RUBRIEK 7 van het meerjarige financiële kader

Ambtenaren (AD)
Ambtenaren (AST)
Arbeids-contractanten	0,053	0,240	0,240	0,240	0,240	0,240	1,253
Tijdelijke functionarissen		0,300	0,300	0,300	0,300	0,300	1,500
Gedetacheerde nationale deskundigen