9.12.2015   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 409/238

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Spoorwegbureau betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van het Bureau

(2015/C 409/27)

INLEIDING

1.

Het Europees Spoorwegbureau (hierna: „Bureau”, of „ESB”), gevestigd te Lille en Valenciennes, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als taak het interoperabiliteitsniveau van de spoorwegsystemen te vergroten en een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid te ontwikkelen, teneinde bij te dragen aan de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte met een verbeterd concurrentievermogen en een hoog niveau van veiligheid (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (5):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Bureau omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Bureau goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Bureau.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Bureau, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (8).

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn Financieel Reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

11.

Het globale niveau van vastgelegde kredieten was hoog met 97 %. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor de operationele begroting (titel III) was echter ook hoog met 2,2 miljoen euro ofwel 37,7 % (1,6 miljoen euro of 25 % in 2013) vanwege vertraging bij operationele projecten (veiligheid, het European Railways Traffic Management System (Europees verkeersbeheersysteem voor het spoor — ERTMS)) en IT-projecten. Deze situatie is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OVERIGE OPMERKINGEN

12.

Bij de uitvoering van een meervoudige kaderovereenkomst inzake de follow-up van ERTMS-projecten heeft het Bureau voor de gunning van een specifiek contract een mededingingsprocedure heropend. Zowel de overmatige weging van kwaliteit en de hoge maximale contractwaarde in de heropende procedure hebben echter geresulteerd in financiële offertes die de maximale contractwaarde benaderden. Dit is in tegenspraak met de doelstelling van het heropenen van een mededingingsprocedure, namelijk waarborgen dat wordt geconcurreerd op prijs.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

13.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 september 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 220 van 21.6.2004, blz. 3.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.

(3)  Deze omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  Artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

In de oprichtingsverordening van het Bureau wordt een maximale contractduur bepaald voor tijdelijk personeel dat door het Bureau wordt aangeworven onder beroepsbeoefenaren uit de spoorwegsector. Volgens deze bepalingen moet het Bureau in de periode 2013-2015 de helft van zijn uitvoerend personeel vervangen, hetgeen de operationele activiteiten van het Bureau ernstig kan verstoren (1).

Loopt nog

2011

Er is ruimte om de wervingsprocedures van het Bureau te verbeteren teneinde de transparantie en een gelijke behandeling van kandidaten ten volle te waarborgen. De vacatures bevatten bijvoorbeeld geen informatie over het minimumaantal jaren hoger onderwijs of universitaire studies dat moest zijn genoten, een criterium dat wel voor de selectie werd gebruikt. Het minimumcijfer dat wordt gehanteerd voor sollicitatiegesprekken en reservelijsten, de toekenning van punten aan selectiecriteria, de vragen voor mondelinge en schriftelijke toetsen en de wegingsfactoren tussen schriftelijke en mondelinge toetsen werden niet vastgesteld voordat de sollicitaties werden beoordeeld.

Loopt nog

2012

Het Bureau neemt zijn internecontrolenorm met betrekking tot bedrijfscontinuïteit niet in acht; goedgekeurde plannen voor IT-bedrijfscontinuïteit en rampherstelplannen ontbreken.

Afgerond

2013

De nauwkeurigheid en documentatie van de informatie die het Bureau gebruikt bij de procedures voor het plaatsen van zijn overheidsopdrachten, zijn voor verbetering vatbaar.

Afgerond

2013

Volgens de oprichtingsverordening van het Bureau (1) dient het personeel te bestaan uit:

—

tijdelijke medewerkers die voor ten hoogste vijf jaar op basis van hun kwalificaties en hun ervaring op het gebied van spoorwegveiligheid en -interoperabiliteit door het Bureau worden aangeworven onder beroepsbeoefenaren uit de sector;

—

ambtenaren die voor ten hoogste vijf jaar door de Commissie of de lidstaten tijdelijk worden toegewezen of gedetacheerd, en

—

overige personeelsleden voor uitvoerende of secretariaatstaken.

Eind 2013 had het Bureau 136 tijdelijke medewerkers in dienst. In de oprichtingsverordening is tevens bepaald dat die periode van vijf jaar gedurende de eerste tien jaar dat het Bureau operationeel is, zo nodig kan worden verlengd met maximaal nog eens drie jaar teneinde de continuïteit van de activiteiten te verzekeren. Het Bureau gebruikte die optie als gangbare praktijk tot medio 2013. In de periode van september 2013 tot maart 2014 nam het Bureau bovendien vier tijdelijke personeelsleden opnieuw (voor een periode van acht jaar) in dienst van wie de arbeidsovereenkomsten met het ESB in 2013 waren beëindigd na afloop van de maximale periode van acht jaar.

Het Bureau heeft in 2013 een nieuw besluit aangenomen in overleg met zijn raad van bestuur en de Commissie, op grond waarvan tijdelijke personeelsleden een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur kunnen krijgen. Het voorstel voor een herziene oprichtingsverordening voor het ESB omvat soortgelijke bepalingen, maar het is onduidelijk of en wanneer deze zal worden vastgesteld door het Parlement en de Raad.

Loopt nog

2013

Het Bureau is gevestigd in Lille en Valenciennes. Zoals de Rekenkamer in haar specifieke jaarverslag voor het begrotingsjaar 2006 vermeldde, is een kostenverlaging waarschijnlijk mogelijk indien alle werkzaamheden op één locatie zouden worden gecentraliseerd. Dit kan ook een alomvattende vestigingsovereenkomst met het gastland gemakkelijker maken, met een verduidelijking van de voorwaarden waaronder het Bureau en zijn personeel actief zijn.

Loopt nog

(1)  Artikel 24, lid 3, van Verordening (EG) nr. 881/2004.

BIJLAGE II

Europees Spoorwegbureau (Lille en Valenciennes)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 91, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

„Ter uitvoering van artikel 90 stellen het Europees Parlement en de Raad, met inachtneming van de bijzondere aspecten van het vervoer, volgens de gewone wetgevingsprocedure en na raadpleging van het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's, vast:

a)

gemeenschappelijke regels voor internationaal vervoer vanuit of naar het grondgebied van een lidstaat of over het grondgebied van een of meer lidstaten;

b)

de voorwaarden waaronder vervoerondernemers worden toegelaten tot nationaal vervoer in een lidstaat waarin zij niet woonachtig zijn;

c)

maatregelen die de veiligheid van het vervoer kunnen verbeteren;

d)

alle overige dienstige bepalingen.”

Bevoegdheden van het Bureau

(Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad)

Doelstellingen

Het leveren van een bijdrage op technisch gebied aan de uitvoering van de wetgeving van de Unie die gericht is op:

—

de verbetering van het concurrentievermogen van de spoorwegsystemen;

—

de ontwikkeling van een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid van het Europese spoorwegsysteem,

teneinde bij te dragen tot de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte zonder grenzen, onder waarborging van een hoog niveau van veiligheid.

Taken

1.

Aanbevelingen doen aan de Commissie betreffende:

—

de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden (CSM's) en de gemeenschappelijke veiligheidsdoelen (CST's), bedoeld in de Spoorwegveiligheidsrichtlijn (2004/49/EG);

—

veiligheidscertificaten en maatregelen op het gebied van veiligheid,

—

de ontwikkeling van technische specificaties voor de interoperabiliteit,

—

beroepsbekwaamheden,

—

de registratie van rollend materieel.

2.

Het uitbrengen van advies met betrekking tot:

—

nationale veiligheidsvoorschriften,

—

het toezicht op de kwaliteit van het werk van de aangemelde instanties,

—

de interoperabiliteit van het trans-Europese netwerk.

3.

De coördinatie van nationale instanties:

coördinatie van nationale veiligheidsinstanties en nationale onderzoeksorganen (zoals omschreven in Richtlijn 2004/49/EG, artikelen 17 en 21).

4.

Publicaties en gegevensbestanden:

—

verslag over de prestaties inzake de veiligheid (tweejaarlijks);

—

verslag over de vorderingen met de interoperabiliteit (tweejaarlijks);

—

openbaar gegevensbestand met documenten aangaande veiligheid;

—

openbaar register met documenten inzake interoperabiliteit.

Organisatie

Raad van bestuur

Één vertegenwoordiger van elke lidstaat, vier vertegenwoordigers van de Commissie en zes niet-stemgerechtigde vertegenwoordigers van de betrokken bedrijfssectoren.

Directeur

Benoemd door de raad van bestuur op voordracht van de Commissie.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2014 (2013) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen

Begroting

25,7(25,8) miljoen euro

Personeelsbestand per 31 december 2014

Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten: 140 (143)

waarvan er op 31 december 2014 132 (135) bezet waren.

Andere personeelsleden: 19 (15)

Totaalaantal personeelsleden: 151 (150), waarvan er:

—

117 (116) beleidstaken, en

—

34 (34) administratieve taken verrichten.

Producten en diensten in 2014

Ontwikkeling van een programmaplan waarin de mijlpalen worden vastgesteld om tot een Europees veiligheidscertificaat te komen.

Toezicht op en tweejaarlijkse verslaglegging over veiligheidsprestaties.

Evaluatie van de omzetting van de veiligheidsrichtlijn.

Controles van nationale veiligheidsautoriteiten.

NIB-beoordelingen.

Ontwerp van een aanbeveling over een herziene gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor de beoordeling van gemeenschappelijke veiligheidsdoelen (CST's) en nationale referentiewaarden (NRW’s).

Jaarlijkse verslaglegging over CST's.

Uitvoering van een proefproject met betrekking tot een nieuwe reglementaire monitoringmatrix.

Herziening van het huidige kader voor beoordeling en toezicht door de nationale veiligheidsautoriteiten.

Tenuitvoerlegging van TSI's met een uitgebreid geografisch toepassingsgebied en begeleiding en ondersteuning van en adviesverlening aan de spoorwegsector en de lidstaten bij de uitvoering van de TSI's betreffende telematica.

Herziening van de TSI inzake personen met beperkte mobiliteit.

Afsluiting van de resterende vraagstukken.

Ontwikkeling van de databank met referentiedocumenten.

Vergemakkelijken van een proef met een één-loket-systeem voor het verlenen van vergunningen.

Vergemakkelijken van de overgang naar het 4e spoorwegpakket.

Follow-up van de ontwikkeling, het testen en de tenuitvoerlegging van het ERTMS.

Ontwikkeling van een stappenplan om voor pakketgeschakelde radiotechnologieën ETCS-communicatie mogelijk te maken.

Ontwikkeling en publicatie van richtsnoerdocumenten ter vereenvoudiging en normering van de techniek met betrekking tot het ERTMS.

Ondersteuning van geharmoniseerde operaties met het ERTMS.

Samenwerking met het Uitvoerend Agentschap INEA bij de evaluatie van specifieke ERTMS-projecten.

Doorlopende toepassing van passende instrumenten en middelen om een moderne organisatie te worden die snel op veranderingen kan inspringen.

Bron: Door het Bureau verstrekte bijlage.

ANTWOORD VAN HET BUREAU

11.

Het Bureau heeft nota genomen van de opmerking van de Rekenkamer en heeft het toezicht op de uitvoering van de begroting verder verbeterd, met name wat betreft titel III. Dit zou ertoe moeten bijdragen in de toekomst tot een aanvaardbaar niveau van over te dragen begrotingskredieten te komen.

12.

Het Bureau heeft nota genomen van de opmerking van de Rekenkamer en stelt interne richtsnoeren op over het gebruik van een hernieuwde oproep tot mededinging om betere prijsconcurrentie te waarborgen.