9.12.2015   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 409/168

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van het Instituut

(2015/C 409/19)

INLEIDING

1.

Het Europees Instituut voor gendergelijkheid (hierna „het Instituut” ofwel „EIGE” genoemd), gevestigd te Vilnius, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Instituut heeft tot taak het verzamelen, analyseren en verspreiden van informatie betreffende gendergelijkheid en het ontwikkelen, analyseren, evalueren en verspreiden van methodologische hulpmiddelen om de integratie van gendergelijkheid in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid te ondersteunen (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Instituut. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Instituut, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Instituut, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (5):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Instituut omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Instituut goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Instituut.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Instituut geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van het Instituut, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van het Financieel Reglement van de EU (8).

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Instituut op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

11.

Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten voor titel III (beleidsuitgaven) was met 1,8 miljoen euro ofwel 54 % hoog (2013: 2,0 miljoen euro ofwel 56 %). De voornaamste redenen waren vertraging bij de aanbesteding van enquêtes en studies en lopende studies die naar verwachting overeenkomstig de planning zullen worden afgerond in 2015.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

12.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 september 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 403 van 30.12.2006, blz. 9.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Instituut.

(3)  Deze omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  Artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

De dienst Interne Audit van de Europese Commissie verrichtte in december 2011 een beperkte beoordeling van de tenuitvoerlegging van internecontrolenormen bij het Instituut. Het Instituut aanvaardde de aanbevelingen om de procedure voor de tenuitvoerlegging van de internecontrolenormen af te ronden en de leiding stelde een actieplan vast dat in 2012 dient te worden uitgevoerd.

Afgerond

2012

De Rekenkamer constateerde tekortkomingen in de documentatie van aanwervingsprocedures. Er is geen bewijs dat de vragen voor schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken, alsmede de respectieve weging ervan werden opgesteld voordat de sollicitaties werden onderzocht.

Afgerond

2013

In 2013 was het algemene niveau van vastgelegde kredieten 99 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen tijdig werden gedaan. Het Instituut heeft het totale niveau van de overdrachten van vastgelegde kredieten verder teruggebracht van 2,5 miljoen euro (32 %) in 2012 tot 2,2 miljoen euro (29 %) in 2013. Deze overdrachten hebben vooral betrekking op titel III (beleidsuitgaven) met 2,0 miljoen euro ofwel 56 % van de betrokken vastgelegde kredieten. Ze betreffen voornamelijk aanbestedingsprocedures die laat in het jaar werden afgesloten om grotendeels buiten de controle van het Instituut vallende redenen zoals een laattijdige mededeling van het voorzitterschap van de Raad van de EU over een te verrichten studie (1,1 miljoen euro) en complexe IT-gerelateerde projecten waarvoor de aanbesteding tijdrovend was (0,6 miljoen euro).

N.v.t.

BIJLAGE II

Europees Instituut voor gendergelijkheid (Vilnius)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikelen 2 en 3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie)

De waarden waarop de Unie berust, zijn eerbied voor de menselijke waardigheid, vrijheid, democratie, gelijkheid, de rechtsstaat en eerbiediging van de mensenrechten, waaronder de rechten van personen die tot minderheden behoren. Deze waarden hebben de lidstaten gemeen in een samenleving die gekenmerkt wordt door pluralisme, non-discriminatie, verdraagzaamheid, rechtvaardigheid, solidariteit en gelijkheid van vrouwen en mannen.

De Unie bestrijdt sociale uitsluiting en discriminatie, en bevordert sociale rechtvaardigheid en bescherming, de gelijkheid van vrouwen en mannen, de solidariteit tussen generaties en de bescherming van de rechten van het kind.

Bevoegdheden van het Instituut

(Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad)

Doelstellingen

Bijdragen tot en versterken van de bevordering van gendergelijkheid, waaronder de integratie van de genderdimensie in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid, en tot de bestrijding van discriminatie op basis van geslacht, alsmede een grotere bewustwording van gendergelijkheid onder de burgers van de Unie bewerkstelligen.

Taken

—

verzamelen, analyseren en verspreiden van relevante, onderling vergelijkbare en betrouwbare informatie over gendergelijkheid;

—

ontwikkelen van methoden ter verbetering van de objectiviteit, onderlinge vergelijkbaarheid en betrouwbaarheid van de gegevens op Europees niveau;

—

ontwikkelen, analyseren, evalueren en verspreiden van methodologische hulpmiddelen om de integratie van gendergelijkheid in het gehele beleid van de Unie en het daaruit voortvloeiende nationale beleid te ondersteunen en om gendermainstreaming in alle instellingen en organen van de Unie te ondersteunen;

—

verrichten van enquêtes over de situatie met betrekking tot gendergelijkheid in Europa;

—

zorgen voor de oprichting en de coördinatie van een Europees Netwerk voor Gendergelijkheid;

—

organiseren van ad-hocbijeenkomsten van deskundigen ter ondersteuning van de onderzoekswerkzaamheden van het Instituut;

—

samen met de belanghebbenden conferenties, campagnes en bijeenkomsten op Europees niveau organiseren teneinde de bewustwording met betrekking tot gendergelijkheid onder de burgers van de Unie te vergroten, en voorleggen van zijn bevindingen en conclusies aan de Commissie;

—

verspreiden van informatie over positieve voorbeelden van niet-stereotiepe rollen van vrouwen en mannen in alle facetten van het leven, zijn bevindingen bekendmaken evenals zijn initiatieven om deze succesverhalen in de openbaarheid te brengen en erop voort te bouwen;

—

zorgen voor dialoog en samenwerking met niet-gouvernementele organisaties, organisaties voor gelijke kansen, universiteiten en deskundigen, onderzoekscentra, sociale partners;

—

opzetten van een voor het publiek toegankelijk bestand aan documentatie;

—

informatie over gendermainstreaming ter beschikking van overheids- en particuliere organisaties stellen;

—

verstrekken van informatie aan de instellingen van de Unie over gendergelijkheid en gendermainstreaming in de toetredingslanden en kandidaat-lidstaten.

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

18 vertegenwoordigers die door de Raad op voordracht van elke betrokken lidstaat worden benoemd en één lid dat de Commissie vertegenwoordigt en door de Commissie wordt benoemd. De leden worden benoemd op basis van de hoogste graad van bekwaamheid en een uitgebreide en relevante en transdisciplinaire deskundigheid op het gebied van gendergelijkheid. De Raad en de Commissie streven naar een evenwichtige deelname van mannen en vrouwen in de raad van bestuur. De door de Raad benoemde leden vertegenwoordigen 18 lidstaten en rouleren mee met de voorzitterschappen.

Taken

—

Het jaarlijks werkprogramma en het werkprogramma op middellange termijn, de begroting en het jaarverslag vaststellen.

—

Het huishoudelijk reglement van het Instituut en het reglement van orde van de raad van bestuur vaststellen.

Deskundigenforum

Samenstelling

Leden van bevoegde instanties die gespecialiseerd zijn in gendergelijkheidszaken, waarbij elke lidstaat één vertegenwoordiger aanwijst, twee door het Europees Parlement aan te wijzen leden van andere relevante organisaties die gespecialiseerd zijn in gendergelijkheidszaken, alsmede drie leden die door de Commissie worden aangewezen.

Taken

De directeur helpen het hoge niveau en de onafhankelijkheid van de werkzaamheden van het Instituut te waarborgen, een instantie vormen voor de uitwisseling van informatie over gendergelijkheidszaken, kennis bundelen en zorgen voor nauwe samenwerking tussen het Instituut en de bevoegde organen in de lidstaten.

De directeur wordt door de raad van bestuur benoemd uit een lijst van kandidaten die door de Commissie is opgesteld na een vergelijkend examen.

Taken

Verantwoordelijk voor de uitvoering van de in Verordening (EG) nr. 1922/2006 omschreven taken, de opstelling en uitvoering van het jaarlijks werkprogramma en het werkprogramma op middellange termijn van het Instituut, de voorbereiding van de vergaderingen van de raad van bestuur en het deskundigenforum, de opstelling en publicatie van het jaarverslag, alle personeelszaken, alle aangelegenheden die verband houden met het dagelijks beheer, en de uitvoering van doeltreffende toezicht- en evaluatieprocedures met betrekking tot de prestaties van het Instituut.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA).

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2014 (2013) ter beschikking van het Instituut gestelde middelen

Definitieve begroting

7,4(7,5) miljoen euro waarvan 98,5 % (100 %) subsidie van de Unie.

Personeelsbestand per 31 december 2014

29 (30) posten in de lijst van het aantal ambten, waarvan 29 (30) bezet;

11 (16) andere dienstverbanden (arbeidscontractanten, gedetacheerde nationale deskundigen).

Totaalaantal personeelsleden per 31 december 2014

40 (46), ingezet voor het verrichten van:

—

uitvoerende taken: 28 (32)

—

administratieve taken: 9 (11)

—

gemengde taken 3 (3)

Producten en diensten in 2014 (2013)

Prioritaire gebieden

Vergelijkbare en betrouwbare gegevens en indicatoren inzake gendergelijkheid; totstandbrenging van gendergelijkheid en gendermainstreaming; resource- en documentatiecentrum (RDC); bewustmaking, netwerken en communicatie.

Aantal gestarte onderzoeken: 8 (14)

Aantal bijdragen voor landen die het voorzitterschap bekleden: 2 (2)

Aantal vergaderingen van deskundigen en werkgroepen: 26 (13)

Internationale conferenties: 1 (2)

Aantal onderzoeksverslagen: 2 (2)

Jaarverslagen: 1 (1)

Bron: Door het Instituut verstrekte bijlage.

ANTWOORD VAN HET INSTITUUT

11.

Dit is juist. Sinds zijn oprichting heeft EIGE zich tot het uiterste ingespannen om overdrachten in de exploitatiebegroting tot een minimum te beperken. EIGE volgt, zoals aanbevolen, de aanvaardbare bovengrenzen per titel (titel I: max. 10 %, titel II: max. 20 %, titel III: max. 30 %). Vertragingen inzake beleidskredieten zijn echter vaak het gevolg van omstandigheden waarop EIGE geen vat heeft, namelijk een verlate beslissing van het voorzitterschap van de Raad van de EU met betrekking tot het onderwerp van een studie.