9.12.2015   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 409/160

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2014 vergezeld van het antwoord van de Autoriteit

(2015/C 409/18)

INLEIDING

1.

De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna „de Autoriteit” ofwel „EFSA” genoemd), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van wetgeving inzake voedsel en voedselveiligheid voor de Unie en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico's en onafhankelijke informatievoorziening daarover (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van de Autoriteit, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar, en

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de Autoriteit, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (5):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de Autoriteit omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen materiële afwijkingen als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De uitvoerend directeur keurt de jaarrekening van de Autoriteit goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de Autoriteit.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de Autoriteit geen materiële afwijkingen bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op materiële afwijkingen in de rekeningen en op materiële niet-conformiteit van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. Bij de voorbereiding van dit verslag en de betrouwbaarheidsverklaring heeft de Rekenkamer rekening gehouden met de controlewerkzaamheden die de onafhankelijke extern controleur heeft verricht ten aanzien van de rekeningen van de Autoriteit, zoals bepaald in artikel 208, lid 4, van de Financiële Regels van de EU (8).

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Autoriteit op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2014 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2014 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OVERIGE OPMERKINGEN

11.

In 2005 werd het nieuwe EU-Statuut van kracht, met inbegrip van bepalingen dat de toekomstige bezoldiging van vóór 1 mei 2004 aangeworven ambtenaren niet minder mag bedragen dan krachtens het eerdere EU-Statuut. Uit de controle van de Rekenkamer bleek dat hier niet aan werd voldaan en dat dit bij 8 van de 71 toenmalige werknemers leidde tot onderbetaling van in totaal 87  000 euro voor de periode 2005-2014. De Autoriteit zal te zijner tijd aanvullende salarisbetalingen doen.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

12.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 september 2015.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit.

(3)  Deze omvatten de balans en de staat van de financiële resultaten, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  Artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2012

Bij risicobeoordelingen op hoog niveau die werden verricht door middel van een externe raadpleging in 2012 en door de dienst Interne Audit van de Commissie in februari 2013 werd een aantal mogelijke kritieke risico’s vastgesteld in het functioneren van de interne beheersing van de Autoriteit, met name wat betreft het gegevensbeheer, de bedrijfscontinuïteit en de IT-veiligheid. In 2012 ondernam de Autoriteit een alomvattende zelfbeoordeling van haar internebeheersingssysteem, die momenteel nog loopt. De uitvoering van corrigerende maatregelen is gepland voor 2013.

Loopt nog

2013

Volgens de in 2012 en 2013 door de Autoriteit verrichte zelfbeoordeling van haar internebeheersingssysteem is er voldaan aan de meerderheid van de internecontrolenormen (ICN). Dit geldt nog niet voor ICN 4 (Personeelsbeoordeling en -ontwikkeling) en ICN 11 (Documentenbeheer), waarvoor ten tijde van de controle nog corrigerende maatregelen liepen.

Afgerond

2013

De jaarlijkse werkprogramma's van de Autoriteit bevatten onvoldoende details over geplande aanbestedingen en subsidies om financieringsbesluiten in de zin van artikel 64 van de uitvoeringsvoorschriften van haar financiële regeling te onderbouwen. Het opnemen van dergelijke details in het jaarlijks werkprogramma zou het toezicht op aanbestedingen en subsidies doeltreffender maken.

Afgerond

BIJLAGE II

Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

Verzamelen van informatie

—

Gemeenschappelijk landbouwbeleid (artikel 38 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU)).

—

Werking van de interne markt (artikel 114 VWEU).

—

Volksgezondheid (artikel 168 VWEU).

—

Gemeenschappelijke handelspolitiek (artikel 206 VWEU).

Bevoegdheden van de Autoriteit

(Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad)

Doelstellingen

—

verstrekken van wetenschappelijk advies en wetenschappelijke en technische ondersteuning voor de wetgeving en het beleid die direct of indirect invloed hebben op het voedsel en de voedselveiligheid;

—

verstrekken van onafhankelijke informatie over risico's op het gebied van voedselveiligheid;

—

bijdragen tot een hoog niveau van bescherming van het leven en de gezondheid van de mens;

—

verzamelen en analyseren van gegevens opdat de risico's kunnen worden gekarakteriseerd en gemonitord

Taken

—

verstrekking van wetenschappelijke adviezen en studies;

—

bevordering van uniforme risicobeoordelingsmethoden;

—

ondersteuning van de Commissie;

—

onderzoek, analyse en samenvatting van de nodige wetenschappelijke en technische gegevens;

—

opsporing en karakterisering van nieuwe risico's;

—

instelling van een netwerk van organisaties die op soortgelijk gebied actief zijn;

—

verlening van wetenschappelijke en technische bijstand bij crisismanagement;

—

verbetering van internationale samenwerking;

—

verstrekking van betrouwbare, objectieve en begrijpelijke informatie aan het publiek en de belanghebbenden;

—

deelnemen aan het systeem voor snelle waarschuwingen van de Commissie

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

14 door de Raad (in samenwerking met het Europees Parlement en de Commissie) benoemde leden en één vertegenwoordiger van de Commissie.

Taak

Werkprogramma en begroting vaststellen en toezien op de uitvoering ervan.

Uitvoerend directeur

Benoemd door de raad van bestuur op basis van een door de Commissie voorgestelde lijst van kandidaten en na een hoorzitting in het Europees Parlement.

Adviserend lichaam

Samenstelling

Eén vertegenwoordiger per lidstaat.

Taak

De uitvoerend directeur adviseren.

Wetenschappelijk Comité en wetenschappelijke panels

Opstellen van de wetenschappelijke adviezen van de Autoriteit.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

Interne-auditcapaciteit van EFSA.

Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA).

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2014 (2013) ter beschikking van de Autoriteit gestelde middelen

Begroting

79,8(78,1) miljoen euro waarvan 100 % (100 %) subsidie van de Europese Unie.

Personeelsbestand per 31 december 2014

Posten in de lijst van het aantal ambten: 344 (351), waarvan bezet:

—

personeelsleden (tijdelijke functionarissen en ambtenaren): 330 (328),

—

andere dienstverbanden (arbeidscontractanten, gedetacheerde nationale deskundigen): 119 (120).

Totaalaantal personeelsleden (inclusief zeven aanstellingsbrieven verzonden per 31.12.2014): 449 (448), waarvan er

—

333 (332) uitvoerende taken en

—

116 (116) administratieve taken verrichten.

Producten en diensten 2014 (2013)

Wetenschappelijke output en ondersteunende publicaties in 2014

Activiteit 1: Verstrekken van wetenschappelijke adviezen en verklaringen en richtsnoeren voor risicobeoordeling

—

Richtsnoeren van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 1 (2)

—

Advies van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 88 (44)

—

Wetenschappelijk verslag van EFSA: 11 (12)

—

Verklaring van EFSA: 1 (2)

—

Verklaring van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 3 (2)

Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 1 = 104 (62)

Activiteit 2: Beoordeling van producten, substanties en te autoriseren aanvragen

—

Conclusies van de peer review inzake pesticiden: 40 (45)

—

Richtsnoeren van EFSA: 4 (2)

—

Richtsnoeren van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 0 (3)

—

Advies van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 197 (203)

—

Wetenschappelijk verslag van EFSA: 3 (0)

—

Verklaring van het Wetenschappelijk Comité/Wetenschappelijk Panel: 3 (8)

—

Verklaring van EFSA: 9 (6)

—

Met redenen omklede adviezen = 84 (0)

Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 2 = 340 (267)  (1)

Activiteit 3: Gegevensverzameling, wetenschappelijke samenwerking en netwerken

—

Richtsnoeren van EFSA: 4 (2)

—

Verklaring van EFSA: 0 (0)

—

Met redenen omklede adviezen: 0 (113)

—

Wetenschappelijk verslag van EFSA: 9 (7)

Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 3 = 13 (122)  (2)

Ondersteunende publicaties

—

Evenementenverslagen: 10 (11)

—

Externe wetenschappelijke verslagen: 79 (74)

—

Technische rapporten: 105 (70)

Totaal ondersteunende publicaties = 194 (155)

Totale output = 651 (606)

—

Wetenschappelijke output die gepaard ging met communicatieactiviteiten: 14 % (7 %)

—

Openbare raadplegingen: 49 (56)

—

Bezoeken aan de website: 2,8(4,7) miljoen

—

Abonnees op „EFSA Highlights”: 33  947(31  912)

—

Media-aandacht: 14  913(11  820)

—

Vragen van de media: 564 (625)

—

Persberichten: 10 (16)

—

Webnieuwsverhalen: 32 (54)

—

Interviews: 65 (95)

(1)  De met redenen omklede adviezen waren in 2013 ingedeeld bij activiteit 3.

(2)  De met redenen omklede adviezen staan nu bij activiteit 2.

Bron: Door de Autoriteit verstrekte bijlage.

ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT

11.

In antwoord op de opmerking van de Rekenkamer over de te lage salarisbetalingen in 2005 voor functionarissen die al vóór de inwerkingtreding van het personeelsstatuut in 2004 in dienst waren, wil EFSA graag erop wijzen dat de behandeling en berekening van de loonkosten op dezelfde wijze geschieden als voor andere EU-agentschappen die deze taak hebben toevertrouwd aan het PMO (Bureau voor het beheer en de afwikkeling van de individuele rechten bij de Europese Commissie).