1.12.2015   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 314/36

—

gezien zijn besluit over het verlenen van kwijting voor de uitvoering van de begroting van het Europees Instituut voor innovatie en technologie voor het begrotingsjaar 2013,

—

gezien artikel 94 van en bijlage V bij zijn Reglement,

—

gezien het tweede verslag van de Commissie begrotingscontrole (A8-0282/2015),

1.

herinnert eraan dat de Rekenkamer in haar verslag over de jaarrekening van het Europees Instituut voor technologie en innovatie („het Instituut”) voor het begrotingsjaar 2013 voor het tweede opeenvolgende jaar verklaard heeft geen redelijke zekerheid te hebben over de wettigheid en de regelmatigheid van de subsidieverrichtingen; merkt op dat de Rekenkamer bedenkingen heeft bij de kwaliteit van de certificaten omdat ze zijn afgegeven door onafhankelijke auditkantoren die werden ingehuurd door de begunstigden van de subsidies en dat dit geldt voor ongeveer 87 % van de subsidie-uitgaven; herinnert er voorts aan dat het Instituut om iets te doen aan de tekortkomingen die verband houden met de kwaliteit van de auditcertificaten, verbeterde instructies heeft gegeven aan de certificerende auditeurs en in juni 2013 de aangepaste instructies heeft medegedeeld aan de „kennis- en innovatiegemeenschappen” (KIG's) die steun ontvangen van het Instituut;

2.

verneemt van het Instituut dat de verbeterde instructies geresulteerd hebben in een verbetering van de kwaliteit van de auditcertificaten die zijn ontvangen met betrekking tot de subsidieverrichtingen voor 2013 waarvoor de laatste betalingen werden gedaan in 2014;

3.

erkent dat het Instituut, vanaf de subsidieovereenkomsten voor 2014, dezelfde certificeringsmethodologie gebruikt als alle overige programma's in het kader van het Horizon 2020-kaderprogramma; merkt op dat door het gebruik van een meer gedetailleerde en consistente certificeringsmethodologie de zekerheid die wordt verkregen bij verificaties vooraf, verder is toegenomen;

4.

herinnert eraan dat het Instituut extra verificaties achteraf heeft ingevoerd om aanvullende zekerheid te verkrijgen over de wettigheid en regelmatigheid van subsidieverrichtingen; erkent dat het Instituut „ter plekke” controles heeft uitgevoerd die betrekking hebben op ca. 40 % van de subsidies die betaald zijn in het kader van de subsidieovereenkomsten voor 2013; merkt op dat deze controles geresulteerd hebben in de terugbetaling van 263 239 EUR van het totale gecontroleerde bedrag van 29 163 272 EUR; erkent dat het opgespoorde foutenpercentage van de gecontroleerde steekproef 0,90 % is en het restfoutenpercentage 0,69 %, wat onder de materialiteitsdrempel van 2 % ligt; merkt op dat de preliminaire opmerkingen van de Rekenkamer voor het begrotingsjaar 2014 geen opmerkingen of bevindingen bevatten met betrekking tot controles vooraf of achteraf;

5.

verneemt van het Instituut dat het zijn aanbestedingsprocedures sinds 2013 heeft verbeterd en een proactieve benadering heeft gekozen na de fouten die waren opgespoord door de Rekenkamer; merkt met name op dat het Instituut twee kadercontracten heeft geannuleerd die in 2010 en 2012 waren gesloten omdat geconstateerd was dat de gebruikmaking van de procedure van gunning via onderhandelingen onregelmatig was; merkt voorts op dat het Instituut de interne procedures, circuits en templates heeft getoetst om volledig te voldoen aan de respectieve regels voor openbare aanbestedingen, met bijzondere aandacht voor een gedegen planning en raming van de behoeften; erkent dat het Instituut in 2015 een extra aanbestedingsfunctionaris heeft aangeworven en dat het een reeks trainingssessies over aanbestedingen heeft georganiseerd voor zijn personeel;

6.

erkent dat naast de raadpleging die werd verricht door de dienst Interne Audit (DIA) van het Instituut, de volgende acties zijn uitgevoerd door het Instituut:

7.

verneemt van het Instituut dat er geen aanbestedingsfouten zijn opgespoord met betrekking tot het jaar 2014; verneemt verder dat, aangezien het restfoutenpercentage bij de subsidie-uitgaven 0,69 % is, het gecombineerde foutenpercentage voor administratieve en operationele uitgaven ca. 0,5 % van de totale betalingen in 2014 is; is benieuwd naar het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekeningen van het Instituut voor het jaar 2014 om deze bevindingen te bevestigen;

8.

stelt vast dat het Instituut de auditcertificaten heeft verkregen over de kosten van de aanvullende activiteiten van de KIG's in de periode 2010-2014; merkt op dat het Instituut een evaluatie heeft uitgevoerd van het portfolio van de aanvullende activiteiten van de KIG's om ervoor te zorgen dat alleen de activiteiten met een duidelijke link met de activiteiten van de KIG's die zorgen voor een toegevoegde waarde en die door het Instituut worden gefinancierd, worden geaccepteerd;

9.

erkent dat de financiering die het Instituut aan de KIG's heeft verschaft in de periode 2010-2014, het 25 %-plafond niet heeft overschreden zoals vastgelegd in de kaderpartnerschapsovereenkomsten (KPO's) tussen de KIG's en het Instituut;

10.

merkt op dat het Instituut de plannings- en toezichtsprocedures in verband met de uitvoering van de begroting heeft verbeterd; neemt er kennis van dat deze procedures nu een strengere beoordeling bevatten van alle voorgestelde activiteiten met een budgettaire impact van meer dan 50 000 EUR, alsmede van de invoering van aanvullende planningsdocumenten die ervoor zorgen dat de behoeften aan menselijk potentieel en financiële middelen duidelijk in kaart zijn gebracht en beschikbaar zijn om alle geplande activiteiten uit te voeren; merkt bovendien op dat de link tussen de geplande activiteiten en de toewijzing van de middelen is versterkt door het jaarlijkse werkprogramma te koppelen aan de jaarlijkse begroting;

11.

merkt op dat het Instituut, samen met de KIG's, de absorptiecapaciteit van de eerstegolf-KIG's voor de periode 2010-2014 aanzienlijk heeft verbeterd, met een gemiddeld jaarlijks groeipercentage van de geabsorbeerde leningen van het Instituut van 85 %; merkt verder op dat de raad van bestuur van het Instituut twee partnerschappen heeft geselecteerd en aangewezen als tweedegolf-KIG's, wat de absorptiecapaciteit vanaf 2015 verder zal doen stijgen en het uitvoeringspercentage van de begroting van het Instituut zal doen stijgen;

12.

herinnert eraan dat de lage uitvoeringsgraad van de begroting voor titel I (personeelskosten) grotendeels te wijten is aan het grote personeelsverloop en de uitblijvende vaststelling van de regelingen aangaande salarisaanpassingen; neemt kennis van de analyse van de gesprekken met de mensen die vertrokken zijn, waaruit blijkt dat het ontbreken van een duidelijk carrièreperspectief, de moeilijke werkomgeving en het onaantrekkelijke salarispakket in verband met de correctie-coëfficiënt voor Hongarije, de belangrijkste redenen zijn voor het grote personeelsverloop;

13.

neemt kennis van de acties die het Instituut heeft ondernomen om iets te doen aan het grote personeelsverloop; neemt met name kennis van de verbeteringen in het beheer van de vacatures, de invoering van een beoordelings- en herklasseringssysteem, waardoor een beter carrièreperspectief wordt geboden en het middle management wordt versterkt; is verheugd dat het personeelsverlooppercentage is afgenomen van 20-25 % in de periode 2012-2013 naar 12 % in 2014; neemt er kennis van dat de vier resterende vacatures in 2015 geleidelijk moeten worden ingevuld;

14.

erkent dat de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie in 2014 een follow-upauditverslag heeft opgesteld over de stand van de tenuitvoerlegging van het actieplan naar aanleiding van de „Beperkte controle van het subsidiebeheer — voorbereiding van jaarlijkse subsidieovereenkomsten”; neemt er kennis van dat de IAS twee aanbevelingen van de oorspronkelijke zes heeft afgehandeld en dat een andere aanbeveling van „kritiek” is afgewaardeerd naar „zeer belangrijk”;

15.

erkent dat de IAS in december 2014 een werkbezoek heeft gebracht aan het Instituut om na te gaan welke vooruitgang er geboekt is bij het gevolg geven aan de aanbevelingen; erkent bovendien dat het werkbezoek erin heeft geresulteerd dat de IAS heeft erkend dat er verdere verbeteringen zijn aangebracht in het proces van de jaarlijkse toewijzing van de subsidies en dat alle gedetailleerde acties die aan de IAS zijn gepresenteerd, hetzij afgerond, in uitvoering of gepland, op adequate wijze de risico's verkleinen die vermeld worden in de beperkte controle van de IAS;

16.

merkt op dat er van de 25 acties van het actieplan, 18 zijn uitgevoerd en dat aan de uitvoering van de resterende zeven wordt gewerkt; merkt bovendien op dat drie van die zeven acties moeten worden uitgevoerd vóór eind 2015, nadat de geamendeerde kaderpartnerschapsovereenkomst tussen het Instituut en de KIG's is getekend; verneemt van het Instituut dat de uitvoering van de resterende acties volgens plan vordert;

17.

merkt op dat de DIA in 2014 zeven audit- en consultancyopdrachten heeft uitgevoerd en erkent de acties die het Instituut heeft ondernomen om gevolg te geven aan de aanbevelingen van de DIA.