10.12.2014   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 442/326

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu-LISA) betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2014/C 442/38)

INLEIDING

1.

Het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (hierna: „het Agentschap” ofwel „eu-LISA”), gevestigd te Tallinn, Straatsburg en St. Johann im Pongau (zie paragraaf 18), werd opgericht bij Verordening (EU) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad (1). De kerntaak van het Agentschap is het operationeel beheer van het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac (2).

2.

De Commissie verleende het Agentschap op 22 mei 2013 financiële autonomie. Derhalve loopt de gecontroleerde periode voor het begrotingsjaar 2013 van 22 mei 2013 tot en met 31 december 2013.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

4.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar,

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen.

De verantwoordelijkheid van de leiding

5.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Agentschap, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (5):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Agentschap omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De administratief directeur keurt de jaarrekening van het Agentschap goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Agentschap.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

6.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

7.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

8.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2013 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

10.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

Toelichtende paragraaf betreffende de betrouwbaarheid van de rekeningen

11.

Zonder iets af te doen aan het in paragraaf 9 gegeven oordeel, vestigt de Rekenkamer de aandacht op de waardering van het Schengeninformatiesysteem (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en Eurodac (systemen) in de rekeningen van het Agentschap. Het operationeel beheer van deze systemen werd in mei 2013 overgeheveld van de Commissie naar het Agentschap door middel van een niet-wisseltransactie en vormt de kerntaak van het Agentschap. Bij gebrek aan betrouwbare en volledige informatie over de totale ontwikkelingskosten ervan worden zij in de rekeningen van het Agentschap geboekt tegen de nettoboekwaarde volgens de boekhouding van de Commissie, en aan het eind van het jaar geactualiseerd. Deze waarden hebben hoofdzakelijk betrekking op hardware en kant-en-klare softwarecomponenten, en de kosten van ontwikkeling van software zijn daarin niet meegerekend (zie toelichting 6.3.1 bij de jaarrekening van het Agentschap).

12.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer over de betrouwbaarheid van de rekeningen of aan haar oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekeningen. Het dient te worden opgemerkt dat 2013 het eerste jaar was waarin het Agentschap financieel autonoom was en dat de vaststelling van zijn procedures nog gaande is.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

13.

De ontwikkeling van de internecontrolenormen van het Agentschap was aan het einde van het jaar nog gaande. Zij werden in juni 2014 door de raad van bestuur goedgekeurd.

14.

De materiële vaste activa zijn niet verzekerd, met uitzondering van een brandverzekering met uitgebreide dekking voor het kantoorgebouw in Tallinn.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

15.

Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap (8) was de Commissie verantwoordelijk voor de oprichting en het voorlopige functioneren van het Agentschap totdat het financieel autonoom werd op 22 mei 2013. De migratie van gegevens over de vastleggings- en betalingskredieten van de Commissie naar het Agentschap was een complex proces en de aansluiting van de cijfers tussen de boekhoudsystemen van de Commissie en het Agentschap werd uiteindelijk in juni 2014 afgerond. Dit was van invloed op de planning van de betalingen door het Agentschap en de voorbereiding van zijn voorlopige jaarrekening.

16.

Volgens de definitieve jaarrekening van het Agentschap bedroegen de begrotingsuitvoeringspercentages 96 % voor de vastleggingskredieten en 67 % voor de betalingskredieten. Doordat een gedeelte van de totale jaarbegroting van het Agentschap werd uitgevoerd door de Commissie en vanwege de verschillen tussen de structuur van de begroting van de Commissie en die van het Agentschap, kon er geen gedetailleerder analyse per begrotingstitel worden verricht voor 2013.

17.

Krachtens de oprichtingsverordening van het Agentschap (9) moeten de landen die zijn betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen een bijdrage leveren aan de begroting van het Agentschap. Hoewel geassocieerde Schengenlanden de door het Agentschap beheerde systemen in 2013 gebruikten, waren de onderhandelingen bij de Commissie nog steeds gaande.

OVERIGE OPMERKINGEN

18.

Hoewel het Agentschap is gevestigd in Tallinn (met 46 bezette posten), worden de operationele activiteiten verricht in Straatsburg (met 79 bezette posten) (10). Waarschijnlijk zou het mogelijk zijn de doeltreffendheid van het beheer te verbeteren en de administratieve kosten te verminderen indien alle personeelsleden op één plaats zouden worden samengebracht.

19.

Met het gastland Estland is er nog geen zetelovereenkomst gesloten die de voorwaarden zou verduidelijken waaronder het Agentschap en zijn personeel actief zijn; ten tijde van de controle werden er nog steeds onderhandelingen gevoerd.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Pietro RUSSO, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 16 september 2014.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 286 van 1.11.2011, blz. 1.

(2)  Ter informatie geeft bijlage I een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  Zie de artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Artikel 32 van Verordening (EU) nr. 1077/2011.

(9)  Artikel 32 van Verordening (EU) nr. 1077/2011.

(10)  In Sankt Johann im Pongau zijn de back-upsystemen van het Agentschap gevestigd, maar geen personeelsleden.

BIJLAGE

Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige IT-systemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (Tallinn)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(artikel 74, artikel 77, lid 2, onder a) en b), artikel 78, lid 2, onder e), artikel 79, lid 2, onder c), artikel 82, lid 1, onder d), artikel 85, lid 1, artikel 87, lid 2, onder a), en artikel 88, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

Bijdragen aan de totstandbrenging van een gebied waarin vrij verkeer van personen plaatsvindt, door de samenwerking te versterken bij grensoverschrijdende zaken, zoals asiel, immigratie, grenscontrole, alsook de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken.

Bevoegdheden van het Agentschap

(Verordening (EU) nr. 1077/2011 van het Europees Parlement en de Raad)

Onder verwijzing naar zijn oprichtingsverordening (EU) nr. 1077/2011 en onverminderd de opdracht die bij de wetgevingsinstrumenten betreffende grootschalige IT-systemen respectievelijk aan de Commissie en aan de lidstaten is toebedeeld, zijn de doelstellingen van het Agentschap:

a)

de effectieve, veilige en continue werking van grootschalige IT-systemen (momenteel het Schengeninformatiesysteem van de tweede generatie (SIS II), het Visuminformatiesysteem (VIS) en een grootschalige database voor de vergelijking van vingerafdrukken ten behoeve van een doeltreffende toepassing van de Overeenkomst van Dublin (Eurodac));

b)

het efficiënt en financieel controleerbaar beheer van grootschalige IT-systemen;

c)

dienstverlening aan de gebruikers van grootschalige IT-systemen van voldoende hoge kwaliteit;

d)

een continue, ononderbroken dienstverlening;

e)

een hoog niveau van gegevensbescherming in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften, met inbegrip van specifieke voorschriften voor elk van de grootschalige IT-systemen;

f)

een passende mate van gegevensbeveiliging en materiële beveiliging in overeenstemming met de toepasselijke voorschriften, met inbegrip van die welke elk van de grootschalige IT-systemen in het bijzonder betreffen, en

g)

de toepassing van een adequate structuur voor projectbeheer, om grootschalige IT-systemen efficiënt te kunnen ontwikkelen.

Organisatie

1.

 Raad van bestuur

De raad van bestuur van eu-LISA bestaat uit één lid per lidstaat, twee vertegenwoordigers van de Commissie en één lid per land dat is betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen. De raad van bestuur ziet erop toe dat het Agentschap zijn taken vervult en is er in dat kader ook mee belast de uitvoerend directeur te benoemen en in voorkomend geval te ontslaan.

2.

 Uitvoerend directeur

De uitvoerend directeur wordt benoemd door de raad van bestuur op basis van een lijst van kandidaten die na een door de Commissie georganiseerd algemeen vergelijkend onderzoek in aanmerking komen. Zijn/haar taak is het Agentschap te leiden en te vertegenwoordigen. Daartoe draagt hij/zij de volledige verantwoordelijkheid voor de taken waarmee het Agentschap is belast en is hij/zij onderworpen aan de jaarlijkse kwijtingsprocedure van het Europees Parlement voor de uitvoering van de begroting.

3.

 Adviesgroepen: de adviesgroep-SIS II, de adviesgroep-VIS en de adviesgroep-Eurodac

De adviesgroepen bestaan uit één vertegenwoordiger per lidstaat, één vertegenwoordiger van de Commissie en één lid per land dat is betrokken bij de uitvoering, de toepassing en de ontwikkeling van het Schengenacquis en de Eurodac-maatregelen. Hun taak is om de raad van bestuur expertise te verstrekken inzake de grootschalige IT-systemen, in het bijzonder bij de opstelling van het jaarlijkse werkprogramma en van het jaarlijkse activiteitenverslag.

In 2013 ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Definitieve begroting  (1)

61,35 miljoen euro (vastleggingskredieten)

34,38 miljoen euro (betalingskredieten)

Personeelsbestand per 31 december 2013

Toegestane posten:

—

120 tijdelijke functionarissen

—

6 arbeidscontractanten

—

6 gedetacheerde nationale deskundigen

Bezette posten:

—

120 tijdelijke functionarissen

—

5 arbeidscontractanten

—

3 gedetacheerde nationale deskundigen

Producten en diensten in 2013

De producten en diensten in 2013 omvatten:

—

operationeel beheer en ontwikkeling van SIS II, VIS en Eurodac;

—

helpdesk: verleende eerstelijnsondersteuningsdiensten aan gebruikers van alle systemen die door eu-LISA worden beheerd;

—

monitoring en ontwikkeling van geschikte overeenkomsten inzake het niveau van de dienstverlening voor dergelijke systemen onder het beheer van het Agentschap;

—

coördinatie en beveiliging van en toezicht op de betrekkingen tussen de lidstaten en de netwerkprovider met betrekking tot de communicatie-infrastructuur voor SIS II, Eurodac en VIS (sTESTA-netwerk);

—

deelname aan het voorbereidende proces van ontwerp, ontwikkeling en toepassing van nieuwe systemen;

—

statistieken: tijdige aanlevering van juiste statistieken en informatie over de prestaties van de systemen, zoals bepaald in de desbetreffende rechtsgrondslagen;

—

verslaglegging: naleving van alle rapportageverplichtingen die zijn vastgelegd in de oprichtingsverordening en in de rechtsgrondslagen voor de IT-systemen onder het beheer van het Agentschap;

—

het volgen van nieuwe technologieën en oplossingen die van belang zijn voor het operationeel beheer en de ontwikkeling van SIS II, het VIS, Eurodac en andere grootschalige IT-systemen;

—

opleiding: verschaffing van systeemopleidingsplannen op maat voor nationale autoriteiten inzake door het Agentschap beheerde IT-systemen.

(1)  Voor de periode van 22 mei 2013, toen het Agentschap financieel autonoom werd, tot 31 december 2013.

Bron: Door het Agentschap verstrekte bijlage.

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

11.

Het Agentschap erkent de opmerking van de Rekenkamer en vermeldt dit punt in de voetnoten bij de balans, onder 6.3.1 „Niet-vlottende activa”, rubriek „Materiële overdracht van materiële en immateriële vaste activa ontvangen van andere geconsolideerde entiteiten”.

13.

Het Agentschap erkent de opmerking van de Rekenkamer en zal zijn reeds bestaande solide processen en procedures verder ontwikkelen om volledig aan de vereisten inzake internecontrolenormen te voldoen.

14.

Het bestek wordt momenteel opgesteld en de aanbesteding is gepland voor de tweede helft van het jaar, zodat de uitvoering van het contract naar verwachting in het vierde kwartaal van 2014 van start kan gaan.

15.

Tijdens de overdracht van de verantwoordelijkheden inzake het operationeel beheer van de systemen van de Europese Commissie naar het Agentschap was er een intense uitwisseling van informatie op werkgroepniveau. De Commissie stelde het Agentschap ervan in kennis dat:

—

de migratie verliep volgens een standaardproces dat reeds voor de onafhankelijkheid van andere agentschappen was gebruikt;

—

door een onafhankelijke derde partij coherentiecontroles werden uitgevoerd om een veilige en volledige overdracht te garanderen.

Een uitgebreid pakket documenten met betrekking tot technische documentatie of ondertekende contracten werd in elektronisch formaat of op papier aan eu-LISA overgedragen ter ondersteuning van de migratie; sommige originelen behield de Commissie voor controle- en auditdoeleinden.

Het Agentschap erkent dat de afstemming van de begrotingsgegevens van DG HOME en eu-LISA ingewikkeld was en lang heeft geduurd, maar uiteindelijk zijn de gegevens volledig op elkaar afgestemd en is een volledig overzicht van de begroting 2013 overgelegd (waarin de begrotingsuitvoering van DG HOME en eu-LISA worden gecombineerd). Aangezien de migratie van kredieten na financiële onafhankelijkheid een eenmalige gebeurtenis is, zal in de toekomst de rapportage over begrotingsuitvoering naar verwachting de basis bieden voor een volledig gedetailleerde analyse.

17.

De procedure voor goedkeuring door de Raad zal worden gestart zodra de door de Commissie geleide onderhandelingen zijn afgerond. Volgens het besluit van de Raad zullen de geassocieerde landen het akkoord overeenkomstig hun nationale wetgeving moeten ratificeren. Er zij op gewezen dat de huidige tekst van de akkoorden een bepaling bevat voor de betaling van bijdragen aan het Agentschap met terugwerkende kracht tot december 2012.

18.

De organisatiestructuur van eu-LISA is geregeld in de oprichtingsverordening van het Agentschap. Derhalve kan het Agentschap niet over deze opmerking uitweiden.

19.

Het Agentschap erkent de opmerking. Het enige nog niet besliste punt waarover met de Estse regering wordt onderhandeld, is het btw-stelsel voor het personeel van het Agentschap.