10.12.2014   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 442/275

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van de Stichting

(2014/C 442/32)

INLEIDING

1.

De Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (hierna: „de Stichting” ofwel „Eurofound”), gevestigd te Dublin, werd opgericht bij Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad (1). Zij heeft ten doel bij te dragen aan het uitwerken en verwezenlijken van betere levens- en arbeidsomstandigheden in de Unie door de ontwikkeling en verspreiding van kennis op dit gebied (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Stichting. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van de Stichting, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar, en

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de Stichting, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (5):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de Stichting omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van de Stichting goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de Stichting.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels betreffende beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de Stichting geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Stichting op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2013 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN

11.

De Stichting verricht een uitgebreide materiële inventarisopname aan het einde van 2013 en begin 2014. Ten tijde van de controle van de Rekenkamer in februari 2014 was er nog geen verslag van de fysieke inventaris afgerond. Door de Rekenkamer verrichte tests brachten aan het licht dat niet alle vaste activa van een barcode waren voorzien en ingeschreven in het register en de rekeningen. Apparatuur ter waarde van 2 09  843 euro (8) was bij de uitgaven geboekt, in plaats van te worden gekapitaliseerd; de fout werd gecorrigeerd naar aanleiding van de controle van de Rekenkamer. Voor sommige activa kon geen verband worden gelegd met de pakbonnen van de leveranciers teneinde met zekerheid de juiste uitgangsdatum te kennen voor de berekening van de afschrijvingskosten.

OPMERKINGEN OVER DE INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

12.

De in paragraaf 11 vermelde feiten wijzen op ernstige gebreken in de interne beheersing op het gebied van de registratie en boeking van de vaste activa.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

13.

In 2013 was het algemene niveau van vastgelegde kredieten 99 %, hetgeen erop wijst dat vastleggingen tijdig werden gedaan. Het niveau van naar 2014 overgedragen vastgelegde kredieten was echter hoog: ongeveer 6 62  831 euro (35,6 %) voor titel II (administratieve uitgaven) en ongeveer 3 3 75  781 euro (48,6 %) voor titel III (beleidsuitgaven).

14.

De overdrachten van vastgelegde kredieten voor titel II hadden vooral betrekking op IT-aankopen (hardware en software ten belope van 2 81  934 euro, waarvan 1 89  934 euro voor aankopen die oorspronkelijk voor 2014 waren gepland), dringende en onvoorziene reparatiewerken (69  000 euro) en renovatiewerken die moeten worden aangenomen en gepland voor begin 2014 (2 30  718 euro).

15.

Voor titel III betroffen de overgedragen vastgelegde kredieten ten belope van 2 6 25  543 euro meerjarige projecten waarvoor de activiteiten waren uitgevoerd en de betalingen waren uitgevoerd volgens plan. Niet-geplande overdrachten ten belope van 7 50  238 euro betroffen voornamelijk een toename van de begroting voor verscheidene projecten ter verbetering van hun reikwijdte en kwaliteit (65 %), in december 2013 bestelde vertaaldiensten die oorspronkelijk waren gepland voor 2014 (14 %), vertragingen bij aanbestedingsprocedures (7 %), laattijdige facturering door contractanten (14 %) en andere gebeurtenissen waarop de Stichting geen vat heeft.

OVERIGE OPMERKINGEN

16.

De Stichting werd in 1975 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel, tussen de Stichting en die lidstaat, geen alomvattende zetelovereenkomst afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie nog bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder de Stichting en haar personeel opereren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 8 juli 2014.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 139 van 30.5.1975, blz. 1.

(2)  Ter informatie bevat bijlage I een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de Stichting.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  Zie de artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(8)  Een airconditioningsysteem en andere uitrusting in het conferentiecentrum van de Stichting.

BIJLAGE I

Europese Stichting tot verbetering van de levens- en arbeidsomstandigheden (Dublin)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(artikel 151 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

De Unie en de lidstaten stellen zich, indachtig sociale grondrechten zoals vastgelegd in het op 18 oktober 1961 te Turijn ondertekend Europees Sociaal Handvest en in het Gemeenschapshandvest van de sociale grondrechten van de werkenden van 1989, ten doel de bevordering van de werkgelegenheid, de gestage verbetering van de levensomstandigheden en de arbeidsvoorwaarden, zodat de onderlinge aanpassing daarvan op de weg van de vooruitgang wordt mogelijk gemaakt, alsmede een adequate sociale bescherming, de sociale dialoog, de ontwikkeling van de menselijke hulpbronnen om een duurzaam hoog werkgelegenheidsniveau mogelijk te maken, en de bestrijding van uitsluiting. [...]

Bevoegdheden van de Stichting

(Verordening (EEG) nr. 1365/75 van de Raad, zoals gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1111/2005)

Doelstellingen

De Stichting heeft als opdracht betere levens- en arbeidsomstandigheden tot stand te brengen door de ontwikkeling en verspreiding van relevante kennis op dit gebied. Zij dient zich in het bijzonder bezig te houden met:

—

de arbeidsomstandigheden van de mens;

—

de organisatie van het werk en met name de wijze waarop gestalte wordt gegeven aan de arbeidstaak;

—

de specifieke problemen van bepaalde categorieën werknemers;

—

de aspecten op lange termijn van de milieuverbetering;

—

de spreiding van de menselijke activiteiten in de tijd en in de ruimte.

Taken

—

De uitwisseling van informatie en ervaring op deze gebieden bevorderen;

—

de contacten tussen universiteiten, studie- en onderzoeksinstellingen, overheidsinstellingen en organisaties uit het sociaaleconomische leven vergemakkelijken;

—

studies (laten) verrichten en bijdragen tot de verwezenlijking van proefprojecten;

—

zo nauw mogelijk samenwerken met de in de lidstaten en op internationaal niveau bestaande gespecialiseerde instellingen.

Organisatie

Raad van Bestuur (RvB)

—

Per lidstaat één vertegenwoordiger van de regering, één vertegenwoordiger van de werkgeversorganisaties en één vertegenwoordiger van de werknemers;

—

drie vertegenwoordigers van de Commissie;

—

één gewone vergadering per jaar.

Het presidium van de RvB

—

Bestaat uit elf leden; drie leden van elk van de sociale partners en de regeringen, twee van de Commissie;

—

houdt toezicht op de uitvoering van de besluiten van de RvB en neemt in de tijd tussen twee vergaderingen van de RvB alle voor een behoorlijk beheer noodzakelijke maatregelen;

—

zes gewone vergaderingen per jaar.

De directeur en de adjunct-directeur worden benoemd door de Commissie op basis van een door de RvB ingediende kandidatenlijst. De directeur voert de beslissingen van de RvB en zijn presidium uit en leidt de Stichting.

Interne audit

Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA).

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2013 (2012) ter beschikking van de Stichting gestelde middelen

Begroting

20,6(21,4) miljoen euro

Personeelsbestand per 31 december 2013

Ambtenaren en tijdelijke functionarissen:

101 posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 99 (98) bezet per 31 december 2013

Andere personeelsleden:

Gedetacheerde nationale deskundigen: 0 (0)

Arbeidscontractanten: 13 (12)

Totaalaantal personeelsleden: 112 (110)

Toegewezen aan:

Uitvoerende activiteiten: 78 (77)

Administratieve taken: 29 (28)

Gemengd: 5 (5)

In 2013 geleverde producten en diensten

Het verhogen van de deelname aan de arbeidsmarkt en het bestrijden van werkloosheid door het creëren van banen, het verbeteren van het functioneren van de arbeidsmarkt en het bevorderen van integratie

—

European Restructuring Monitor (ERM): 1  489 informatiebladen inzake herstructurering toegevoegd; twee vergelijkende analytische verslagen.

—

European Restructuring Monitor: ERM-jaarverslag 2013 — Monitoring en beheer van herstructurering in de 21e eeuw.

—

Andere verslagen: „Restructuring in SMEs in Europe; Born global: The potential of job creation in new international businesses; Employment polarisation and job quality in the crisis: European Jobs Monitor 2013”. (Herstructurering van het mkb in Europa; Vanaf de wieg een wereldspeler: de mogelijkheden voor het scheppen van banen in nieuwe internationale ondernemingen; Polarisatie van werkgelegenheid en kwaliteit van arbeidsplaatsen in tijden van crisis: Europese banenmonitor 2013).

—

Databank „Wetgeving inzake herstructurering” en databank „Instrumenten voor herstructureringssteun”: gecontroleerd en bijgewerkt.

Het verbeteren van de arbeidsomstandigheden en het verduurzamen van arbeid gedurende de levensloop

—

Europees waarnemingscentrum voor arbeidsomstandigheden (EWCO): honderd maal informatie bijgewerkt; vier vergelijkende analytische verslagen; jaarverslag: ontwikkelingen inzake arbeidsverhoudingen en arbeidsomstandigheden in Europa in 2012; zes onderzoeksverslagen.

—

Vijfde Europees onderzoek naar arbeidsomstandigheden — vijf secundaire analyseverslagen uitgebracht: Arbeidstijd en evenwicht tussen werk en privéleven in een levensloopbenadering; Gezondheid en welzijn op het werk; Arbeidsorganisatie en betrokkenheid van werknemers in Europa; Vrouwen, mannen en arbeidsomstandigheden in Europa; De kwaliteit van de arbeidsomstandigheden en de arbeidsverhoudingen in Europa.

—

Derde Europees bedrijvenonderzoek: veldwerk in 32 landen voltooid; samenvatting van de eerste bevindingen gepubliceerd.

—

Verslag „Impact of the crisis on working conditions in Europe” (Gevolgen van de crisis voor de arbeidsomstandigheden in Europa).

Het ontwikkelen van arbeidsverhoudingen om te zorgen voor billijke en productieve oplossingen in een veranderende beleidscontext

—

Europese Waarnemingspost voor arbeidsverhoudingen (EIRO): 247 maal informatie bijgewerkt; vier representativiteitsonderzoeken, twee jaarlijkse actualiseringen van gegevens over loon en werktijd; Jaarverslag: „Industrial relations and working conditions developments in Europe 2012” (Ontwikkelingen inzake arbeidsverhoudingen en arbeidsomstandigheden in Europa in 2012); vier vergelijkende analytische verslagen; twee onderzoeksverslagen.

—

Andere verslagen: „Social partners’ involvement in pension reform in the EU” (De betrokkenheid van de sociale partners bij de pensioenhervorming in de EU); „National practices of information and consultation in Europe” (De nationale praktijken inzake voorlichting en raadpleging in Europa); „Role of governments and social partners in keeping older workers in the labour market” (De rol van regeringen en sociale partners in het houden van oudere werknemers op de arbeidsmarkt).

Het verbeteren van de levensomstandigheden en het bevorderen van de sociale samenhang in het licht van de economische verschillen en sociale ongelijkheden

—

Derde Europees onderzoek inzake levenskwaliteit;

—

drie secundaire analyseverslagen uitgebracht: „Quality of life in Europe — Quality of society and public services” (Levenskwaliteit in Europa — Kwaliteit van de samenleving en de openbare dienstverlening); „Third European Quality of Life Survey — Quality of life in Europe: Social inequalities” (Derde Europees onderzoek inzake levenskwaliteit — Levenskwaliteit in Europa: sociale ongelijkheden); „Third European Quality of Life Survey — Quality of life in Europe: Subjective well-being” (Derde Europees onderzoek inzake levenskwaliteit — Levenskwaliteit in Europa: het subjectieve welzijn);

—

twee beleidsdocumenten uitgebracht: „Household over-indebtedness in the EU: The role of informal debts” (Huishoudens met overmatige schuldenlast in de EU: de rol van informele schulden); „Political trust and civic engagement during the crisis” (Vertrouwen in het beleid en participatie van burgers in tijden van crisis);

—

verslagen over de levenskwaliteit in de uitbreidingslanden gepubliceerd.

—

Verslag en landenspecifieke gevalstudies: „More and better jobs in home-care services” (Meer en betere banen in de thuiszorg).

—

Verslag: „Mobility and migration of healthcare workers in central and eastern Europe” (Mobiliteit en migratie van personeel in de gezondheidszorg in Midden- en Oost-Europa).

Communicatie en uitwisseling van ideeën en ervaring

—

1 13  760 downloads van verslagen van de Eurofound-internetsite. 2 0 60  195 bezoeken van gebruikers.

—

172 PDF-publicaties (671 taalversies).

—

220 EU-beleidsdocumenten met verwijzingen naar de bevindingen en deskundigheid van Eurofound.

—

202 bijdragen tot evenementen op verzoek.

Bron: Door de Stichting verstrekte bijlage.

ANTWOORDEN VAN DE STICHTING

11.

De materiële inventarisopname werd intussen afgerond en gepubliceerd. Fouten op het gebied van barcodes en inschrijvingen zijn gecorrigeerd. Op grond van de lage waarde van de betrokken voorwerpen worden deze niet beschouwd als activa en is de impact van de fouten op de financiële rekeningen daarom nul.

In elk geval is er nu een kopie van de pakbon bijgevoegd aan de facturen waardoor daadwerkelijke tracering van de juiste aanvangsdatum voor berekening van de afschrijving gewaarborgd is.

12.

De gebreken op het gebied van registratie en boeking van vaste activa waren voornamelijk te wijten aan de overgangsperiode naar een nieuw boekhoudkundig systeem. Dankzij de invoering van „ABAC Assets” en aanzienlijke wijzigingen in de interne werkprocedures is een einde gekomen aan deze situatie.

13-15.

De cijfers en analyses worden aanvaard en bevestigd. Het hoge percentage aan overdrachten op het gebied van oorspronkelijk voor 2014 geplande diensten (43 % van alle onvoorziene overdrachten) is het gevolg van de besluiten betreffende de personeelssalarissen voor 2011 en 2012, die pas eind 2013 genomen werden en zodoende in een bepaalde mate geleid hebben tot ongebruikte begrotingsmiddelen. Om een hoge begrotingsuitvoering te waarborgen, is overeenkomstig het advies van de Commissie, besloten om de beschikbare middelen aan te wenden. De overdrachten (uitgezonderd de middelen voor activiteiten die gepland waren voor 2014 en die tot een later tijdstip uitgesteld werden) laten zien dat minder dan 20 % onvoorzien waren en deels buiten de controle van Eurofound vielen.

16.

Al meer dan 30 jaar bestaan er gedetailleerde regelingen tussen Eurofound en de Ierse regering over de toepassing van het Protocol op het gebied van voorrechten en immuniteiten.

Toch is Eurofound begin februari onderhandelingen begonnen over dit onderwerp om voor het einde van 2014 een overeenkomst met de Ierse regering te bereiken.