10.12.2014 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 442/123 |
VERSLAG
over de jaarrekening van het Europees Centrum voor ziektepreventie en –bestrijding betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Centrum
(2014/C 442/14)
INLEIDING
1. |
Het Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (hierna: „Centrum” of „ECDC”), gevestigd te Stockholm, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 851/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Hoofdtaak van het Centrum is informatie te verzamelen en te verspreiden betreffende de preventie en bestrijding van ziekten bij de mens en daarover wetenschappelijke adviezen te verstrekken. Het Centrum moet ook het Europese netwerk van op dit gebied werkzame organen coördineren (2). |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Centrum. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
De verantwoordelijkheid van de leiding
De verantwoordelijkheid van de controleur
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
|
10. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN
11. |
Het Centrum verbeterde weliswaar het beheer van zijn aanbestedingsprocedures, maar voor één in 2013 gestarte procedure was er tegenstrijdige informatie in de aankondiging van de opdracht enerzijds en het bestek anderzijds, wat het concurrentieproces kan hebben beïnvloed, alsook de uitkomst van de procedure. In 2013 zijn uit hoofde van het kadercontract en de twee specifieke contracten in kwestie betalingen verricht ten belope van 1 08 000 euro. Na de controle van de Rekenkamer heeft het Centrum onmiddellijk corrigerende maatregelen genomen en het kadercontract werd geannuleerd. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
12. |
Het algemene uitvoeringspercentage van de begroting lag relatief laag (92 %). Alle begrotingstitels bevatten annuleringen van kredieten voor 2013. |
13. |
Het niveau van de overgedragen vastgelegde kredieten lag vrij hoog, met 1 7 14 484 euro (26 %) voor titel II (administratieve uitgaven) en 7 9 07 139 euro (44 %) voor titel III (beleidsuitgaven). |
14. |
Voor titel II hield dat voornamelijk verband met de aanschaf van IT-hardware en -software (1 0 86 203 euro) en met de lopende externe evaluatie van het Centrum (2 10 000 euro). |
15. |
Voor titel III betroffen die overgedragen vastgelegde kredieten hoofdzakelijk meerjarige projecten (4 6 20 605 euro) en een aantal IT-uitgaven ter ondersteuning van operationele activiteiten (1 9 62 443 euro) waarvoor activiteiten werden uitgevoerd en betalingen werden verricht overeenkomstig de operationele behoeften. Er zijn evenwel tekortkomingen geconstateerd met betrekking tot de planning en uitvoering van de begroting voor operationele vergaderingen, voornamelijk doordat het aantal deelnemers was overschat, evenals de hotel- en vluchtkosten. Voor die betreffende begrotingslijn werd 29 % van de kredieten voor 2013 (6 55 142 euro) en 59 % van de overdrachten van 2012 (4 55 820 euro) geannuleerd. Bovendien werd 38 % van de vastgelegde kredieten van 2013 voor operationele vergaderingen (ten bedrage van 5 94 758 euro) overgedragen naar 2014. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR
16. |
Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Pietro RUSSO, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 16 september 2014.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 142 van 30.4.2004, blz. 1.
(2) Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Centrum.
(3) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(4) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(5) Zie de artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).
(6) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(7) Artikel 107 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013.
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren
Jaar |
Opmerking van de Rekenkamer |
Stand van de corrigerende maatregel (Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.) |
2012 |
Het oordeel met beperking over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen van het Centrum voor het jaar 2011 werd afgegeven omdat het Centrum zich niet hield aan het maximumbedrag van een kadercontract uit 2009. Volgens dit kadercontract kon het Centrum specifieke contracten sluiten met geselecteerde leveranciers tot een maximumbedrag van 9 miljoen euro. Aan het einde van 2011 waren echter betalingen ad 12,2 miljoen euro gedaan. In 2012 sloot het Centrum bijkomende contracten voor een bedrag van 2,5 miljoen euro, zodat diensten ingekocht konden worden die essentieel waren voor de voortzetting van het betreffende project. Samen met de 2,7 miljoen euro die in 2012 was betaald in het kader van contracten die al in 2011 waren gesloten, bedroeg het totaal aan betalingen ultimo 2012 17,4 miljoen euro. Hoewel betalingen die het in het kadercontract bepaalde maximum van 9 miljoen euro overstijgen onregelmatig zijn, heeft het Centrum in 2012 corrigerende maatregelen getroffen door in juni 2012 een vervangend kadercontract af te sluiten (er worden geen betalingen meer gedaan in het kader van het oude contract), en door het toezicht te verscherpen op de gebruikmaking van kadercontracten in het algemeen. |
N.v.t. |
|
De betalingen van 5,2 miljoen euro in 2012 zijn terug te voeren op tekortkomingen uit voorgaande jaren, toen het maximumbedrag van het kadercontract niet in acht werd genomen. Zij hebben betrekking op de contractuele verplichtingen uit voorgaande jaren (2,7 miljoen euro) of op die welke in 2012 zijn aangegaan met het oog op de bedrijfscontinuïteit (2,5 miljoen euro) in afwachting van de afronding van de aanbestedingsprocedure voor het nieuwe kadercontract. Gezien de corrigerende maatregelen die het Centrum in 2012 heeft genomen, geeft de Rekenkamer dit jaar geen oordeel met beperking af over de wettigheid en regelmatigheid van de verrichtingen. |
|
2012 |
Het Centrum kende in 2012 beurzen toe aan onderzoeksinstituten en individuen. Het totaalbedrag van deze beurzen, 7 52 000 euro, vertegenwoordigt 1,4 % van de operationele uitgaven in 2012. De voorafgaande toetsing van het Centrum, die plaatsvindt voordat de door de begunstigden gedeclareerde kosten worden vergoed, bestaat uit een controle op stukken van de declaraties en deels ook van accountantsverklaringen die door onafhankelijke, door de begunstigden gecontracteerde accountantskantoren zijn afgegeven. Het Centrum verlangt normaliter niet dat de begunstigden documenten aanleveren ter onderbouwing van de subsidiabiliteit en juistheid van de declaraties. Om de controles te verbeteren, heeft het Centrum een strategie ontwikkeld voor een verificatie achteraf, waarvan de doorvoering gepland stond voor 2012. Doordat er bij het verkrijgen van toegang tot een interinstitutioneel auditcontract echter tien maanden vertraging is opgelopen, waren de subsidie-uitgaven voor 2012 ten tijde van de controle nog niet achteraf geverifieerd. Namens de Rekenkamer is er ondersteunende documentatie verzameld door het Centrum waarmee redelijke zekerheid kon worden verkregen over de wettigheid en regelmatigheid van de door de Rekenkamer gecontroleerde verrichtingen. |
Loopt nog |
2012 |
De begrotingsuitvoeringsgraad was toereikend voor titel I (personeelsuitgaven) en titel II (administratieve uitgaven), met respectievelijk 97 % en 80 % voor de vastgelegde kredieten. Met 8,3 miljoen euro is het niveau aan overdrachten voor titel III weliswaar hoog (41 % van de voor titel III vastgelegde kredieten); dit komt echter niet door vertragingen in de uitvoering van het jaarlijkse werkprogramma van het Centrum, maar is terug te voeren op het meerjarige karakter van de activiteiten. Het Centrum heeft een module voor begrotingsplanning ingevoerd die rechtstreeks is gekoppeld aan zijn jaarlijkse werkprogramma, en de betalingen werden gepland en gedaan overeenkomstig de operationele behoeften. |
N.v.t. |
BIJLAGE II
Europees Centrum voor ziektepreventie en -bestrijding (Stockholm)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag (artikel 168 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie) |
„Bij de bepaling en de uitvoering van elk beleid en elk optreden van de Unie wordt een hoog niveau van bescherming van de menselijke gezondheid verzekerd.” „Het optreden van de Unie, dat een aanvulling vormt op het nationale beleid, is gericht op verbetering van de volksgezondheid, preventie van ziekten en aandoeningen bij de mens en het wegnemen van bronnen van gevaar voor de lichamelijke en geestelijke gezondheid. Dit optreden omvat de bestrijding van grote bedreigingen van de gezondheid, door het bevorderen van onderzoek naar de oorzaken, de overdracht en de preventie daarvan, alsmede door het bevorderen van gezondheidsvoorlichting en gezondheidsonderwijs, en de controle van, de alarmering bij en de bestrijding van ernstige grensoverschrijdende bedreigingen van de gezondheid”. |
||||||||||||||
Bevoegdheden van het Centrum (Verordening (EG) nr. 851/2004 van het Europees Parlement en de Raad) |
Doelstellingen
Taken
|
||||||||||||||
Organisatie |
Raad van bestuur Samenstelling Eén door elke lidstaat benoemd lid, twee door het Europees Parlement aangewezen leden en drie leden die de Commissie vertegenwoordigen. Taken De raad stelt het jaarprogramma en de jaarbegroting van het Centrum vast en ziet toe op de uitvoering ervan. Directeur Benoemd door de raad van bestuur op basis van een lijst van door de Commissie voorgedragen kandidaten. Adviesforum Samenstelling Eén vertegenwoordiger van elke lidstaat en drie vertegenwoordigers van de Commissie zonder stemrecht. Taken Het forum heeft tot taak het hoge wetenschappelijke niveau en de onafhankelijkheid van de werkzaamheden en adviezen van het Centrum te waarborgen. Externe controle Europese Rekenkamer. Interne controle Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA). Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. |
||||||||||||||
In 2013 (2012) ter beschikking van het Centrum gestelde middelen |
Definitieve begroting 58,3(58,2) miljoen euro Personeelsbestand per 31 december 2013 Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten: 198 (200), waarvan 190 (187) bezet. Andere dienstverbanden: 95 (91) Totaalaantal personeelsleden: 285 (278), waarvan er:
|
||||||||||||||
Producten en diensten in 2013 (2012) |
Opsporing van en toezicht op 42 (69) gezondheidsbedreigingen met behulp van de Threat Tracking Tool (TTT). 52 (52) aan 400 (334) ontvangers verzonden wekelijkse verslagen over bedreigingen door overdraagbare ziekten. Bovendien verschijnt het verslag sinds 2012 ook wekelijks op de ECDC-internetsite; het is uitgegroeid tot een van de meest bezochte webpagina’s binnen de ECDC-internetsite (8 000 bezoeken in 2013). Ondersteuning bij epidemiologische informatieverzameling voor 2 (3) grote massale evenementen. Daarnaast werd ook toezicht gehouden bij 4 (3) evenementen van uitzonderlijke aard of van uitzonderlijk openbaar belang. Voorbereiding van 3 (6) risicobeoordelingen, 12 (16) eerste beoordelingen en 9 (16) actualiseringen van bedreigingen. Organisatie van 1 (1) simulatieworkshop om de voorbereiding en reactie op overdraagbare ziekten te testen en te verbeteren. 117 (104) onderzoeksassistenten kregen coaching via het European Programme for Intervention Epidemiology Training (Epiet) en de European Public Health Microbiology Training (Euphem). 112 (114) deskundigen op het gebied van volksgezondheid uit 30 EU/EER-landen namen deel aan de korte opleidingsmodules van het Centrum. 9 45 000(7 80 000) bezoekers op het internetportaal van het Centrum. 216 (204) wetenschappelijke publicaties uitgebracht. Vijfjaarse impactfactor qua citaten: 5,46(4,55). Organisatie van de zesde Europese dag ter bewustmaking van antibiotica met deelname van 40 (43) landen. De datum van 18 november wordt steeds vaker erkend en wordt een mijlpaal voor de bewustmaking omtrent het verstandig gebruik van antibiotica, niet alleen in Europa, maar ook in de Verenigde Staten, Canada en Australië, en elders. 16,3(12,9) miljoen unieke hits op de databases TESSy, 1 492(1 324) actieve gebruikers uit 57 (56) landen. Versterkte bewaking: eind 2013 waren 15 (15) van de 17 specifieke bewakingsnetwerken in het ECDC geïntegreerd (één is beëindigd en het laatste is uitbesteed). Jaarlijks epidemiologisch verslag gepubliceerd. 18 bewakingsverslagen gepubliceerd over onderwerpen, inclusief jaarlijkse verslagen over tuberculose, HIV/AIDS en antimicrobiële resistentie. 41 (40) wekelijkse griepbulletins/wekelijkse griepbewakingsoverzichten voor 2013. 89 (34) wetenschappelijke adviezen uitgebracht op basis van verzoeken van belanghebbenden; ruim 80 % van de verzoeken om wetenschappelijk advies werden tijdig beantwoord. Organisatie van de zevende Europese wetenschappelijke conferentie over toegepaste epidemiologie voor besmettelijke ziekten (Escaide) van 5 t/m 7 november 2013 in Stockholm, met 550 (511) deelnemers. Wekelijkse publicatie van het wetenschappelijke tijdschrift Eurosurveillance, met 11 600(14 000) online abonnees. In 2013 ontving Eurosurveillance voor het tweede jaar op rij een impactfactor; deze lag met 5,49 iets lager dan in 2012 (6,15). Hiermee neemt Eurosurveillance wereldwijd de zesde plaats in op de ranglijst van 70 wetenschappelijke tijdschriften in de categorie infectieziekten. |
||||||||||||||
Bron: Door het Centrum verstrekte bijlage. |
ANTWOORDEN VAN HET CENTRUM
11. |
Het ECDC heeft onmiddellijk corrigerende maatregelen genomen om de situatie aan de contractanten mee te delen en het contract te annuleren. De dienst Aanbestedingen van het Centrum werd in maart 2014 gereorganiseerd. Bij de reorganisatie werden de taken, functies en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren en partijen duidelijk vastgesteld en in de herziene interne procedures opgenomen. In de loop van maart en april 2014 kregen personeelsleden van het ECDC intensieve opleiding in de vorm van speciaal daarvoor georganiseerde opleidingssessies. |
12-13-14 en 15. |
Het Centrum had in de begroting 2013 middelen gereserveerd om te kunnen voldoen aan zijn verplichtingen tegenover het personeel in verband met de salarisaanpassingen van 2011, 2012 en 2013. De gereserveerde middelen bedroegen 3,3 miljoen euro. Doordat de uitspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie pas in het laatste kwartaal van het jaar was gekomen, kon het Centrum deze middelen niet meer voor andere doeleinden aanwenden. Aangezien de middelen uit alle begrotingstitels afkomstig waren, werden alle begrotingstitels door deze annuleringen getroffen. Was de uitspraak er in 2013 gekomen, had het uitvoeringspercentage van de begroting 97,8 % bedragen. Wat de operationele vergaderingen betreft, is 4 00 000 euro van de geannuleerde 6 55 142 euro te verklaren door voornoemde salarisaanpassingen en aanpassingen van de wegingscoëfficiënt; daarom bedroeg het werkelijke annuleringspercentage 11 %. Van de 5 94 758 euro die naar 2014 werden overgedragen, is 3 84 938 euro overgedragen om te voldoen aan financiële verplichtingen voor vergaderingen in 2014 waarvoor de uitnodigingen in 2013 zijn verstuurd, terwijl 2 09 820 euro is overgedragen om te voldoen aan uitstaande financiële verplichtingen voor in 2013 gehouden vergaderingen. Het Centrum zal nauwlettender op de uitgaven voor operationele vergaderingen toezien teneinde onnodige overdrachten of annuleringen te voorkomen. |