10.12.2014   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 442/93

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart betreffende het begrotingsjaar 2013, vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

(2014/C 442/11)

INLEIDING

1.

Het Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (hierna: „Agentschap” ofwel „EASA”), gevestigd te Keulen, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1592/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1) zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1108/2009 (2). Aan het Agentschap zijn specifieke regelgevende en uitvoerende taken toevertrouwd op het gebied van veiligheid van de luchtvaart (3).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (4) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (5) betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar,

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

De leiding is verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Agentschap, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen (6):

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Agentschap omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (7) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Agentschap goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Agentschap.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (8) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2013 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2013 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

11.

In 2012 heeft EASA door middel van aanbestedingsprocedures 14 nationale luchtvaartautoriteiten (NAA's) en 10 „gekwalificeerde instanties” (QE's) geselecteerd waaraan het delen van zijn certificeringsactiviteiten uitbesteedt (9). De uitgaven voor zulke uitbestede certificeringsactiviteiten bedroegen in 2013 ongeveer 22 miljoen euro. Het proces van de toewijzing van specifieke certificeringstaken aan NAA's en QE's en de te hanteren criteria worden beschreven in specifieke richtsnoeren die door het Agentschap zijn opgesteld (10). De transparantie van uitbestedingen zou echter verbeterd kunnen worden door een betere documentatie van de toewijzingsprocessen, waaronder de beoordelingen die zijn verricht op basis van de criteria die in de richtsnoeren zijn opgenomen. Dit is ook het geval voor de toewijzing van vele andere contracten met een lage waarde aan inschrijvers.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

12.

Het globale niveau van vastgelegde kredieten was hoog met 98 %. Hoewel het Agentschap de overdracht van vastgelegde kredieten terugbracht van 10,1 miljoen euro (11 %) in 2012 naar 7,2 miljoen euro (8 %) in 2013, was de overdracht van vastgelegde kredieten voor titel III hoog met 3,4 miljoen euro (42 %). Hoewel dit gedeeltelijk te rechtvaardigen is door het meerjarige karakter van de verrichtingen van het Agentschap en de overdrachten in de steekproef van de Rekenkamer naar behoren gemotiveerd waren, is een dergelijk hoog niveau in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

OVERIGE OPMERKINGEN

13.

Het Agentschap werd in 2004 operationeel en heeft tot op heden gewerkt op basis van briefwisseling en uitwisselingen met de gastlidstaat. Er is evenwel, tussen het Agentschap en die lidstaat, geen alomvattende overeenkomst inzake de hoofdzetel afgesloten. Een dergelijke overeenkomst zou de transparantie bevorderen ten aanzien van de omstandigheden waaronder het Agentschap en zijn personeel opereren.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN VOORGAANDE JAREN

14.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van voorgaande jaren.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Milan Martin CVIKL, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 1 juli 2014.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 240 van 7.9.2002, blz. 1.

(2)  PB L 309 van 24.11.2009, blz. 51)

(3)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.

(4)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van de belangrijkste grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(5)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(6)  Zie de artikelen 39 en 50 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 1271/2013 van de Commissie (PB L 328 van 7.12.2013, blz. 42).

(7)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, waar van toepassing, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(8)  Artikel 107 van Verordening (EU) nr. 1271/2013.

(9)  Eind mei 2014 waren 3 contracten met QE’s beëindigd; bijgevolg waren er 14 actieve contracten met NAA's en 7 met QE's.

(10)  „Richtsnoeren voor de toewijzing van certificeringstaken aan nationale luchtvaartautoriteiten en gekwalificeerde instanties”, Besluit 01-2011 van de raad van beheer van EASA.

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van voorgaande jaren

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Stand van de corrigerende maatregel

(Afgerond/Loopt nog/Nog af te handelen/N.v.t.)

2011

Eind 2011 beschikte het Agentschap over banksaldi ten bedrage van 55 miljoen euro (2010: 49 miljoen euro) bij slechts één bank. Er was echter geen beleid inzake kasmiddelenbeheer opgesteld om deze risico’s te beperken en daarnaast behoorlijke rendementen op investeringen te realiseren.

Afgerond

2012

Het Agentschap voerde een standaardprocedure voor verificaties vooraf in. De betreffende checklists waren echter niet ingevuld en er waren niet altijd bewijsstukken beschikbaar ter onderbouwing van de betaalbaarstelling (1).

Afgerond

2012

In 2009 werd een methode voor verificaties achteraf goedgekeurd. Hoewel het Agentschap de uitvoering ervan verder ontwikkelde, is er nog verbetering mogelijk op de volgende punten: de verificaties worden nog steeds niet jaarlijks gepland, de steekproef van te controleren verrichtingen is niet op risico gebaseerd en de methode heeft geen betrekking op procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten.

Afgerond

2012

De globale vastleggingsgraad was 95 %, en varieerde van 96 % voor titel I (personeelsuitgaven) en 95 % voor titel II (administratieve uitgaven) tot 89 % voor titel III (beleidsuitgaven). De overdracht van vastgelegde kredieten was echter hoog voor titel III (46 %). Hoewel dit gedeeltelijk te rechtvaardigen is door het meerjarige karakter van de verrichtingen van het Agentschap en de overdrachten in de steekproef van de Rekenkamer naar behoren gemotiveerd waren, is een dergelijk hoog niveau in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

N.v.t.

2012

In een van de gecontroleerde wervingsprocedures voldeed de geselecteerde kandidaat niet aan de vereisten uit het Statuut wat betreft het universitair diploma of de gelijkwaardige beroepsopleiding.

N.v.t.

(1)  Er waren geen tijdsregistratieformulieren ter onderbouwing van diensten die in rekening werden gebracht op basis van het aantal gewerkte mandagen.

BIJLAGE II

Europees Agentschap voor de veiligheid van de luchtvaart (Keulen)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 100 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

Het Europees Parlement en de Raad kunnen, volgens de gewone wetgevingsprocedure, passende bepalingen vaststellen voor de zeevaart en de luchtvaart. Zij besluiten na raadpleging van het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s.

Bevoegdheden van het Agentschap

(Bevoegdheden van het Agentschap zoals omschreven in Verordening (EG) nr. 216/2008 van het Parlement en de Raad (de „basisverordening”))

Doelstellingen

—

In stand houden van een hoog uniform veiligheidsniveau in de burgerluchtvaart in Europa, en ervoor zorgen dat deze naar behoren functioneert en nog verder wordt ontwikkeld.

Taken

—

Het uitbrengen van adviezen en doen van aanbevelingen aan de Commissie,

—

het vaststellen van certificeringsspecificaties, met inbegrip van luchtwaardigheidscodes, en aanvaardbare methoden van goedkeuring, alsmede richtsnoeren voor de uitvoering van de basisverordening en de daartoe vastgestelde voorschriften,

—

het nemen van besluiten over luchtwaardigheids- en milieucertificering, certificering van piloten, certificering van vluchtuitvoeringen, exploitanten uit derde landen, inspecties bij lidstaten en onderzoek bij ondernemingen,

—

het uitvoeren van normalisatie-inspecties bij de bevoegde autoriteiten van de lidstaten, bij aangesloten staten en lidstaten van de voormalige Organisatie van gezamenlijke luchtvaartautoriteiten (JAA) (in dat geval overeenkomstig de werkafspraken).

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling: één vertegenwoordiger per lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie.

Taken

De taken van de raad van bestuur worden beschreven in de basisverordening en zijn bijvoorbeeld:

—

de benoeming van de uitvoerend directeur, alsmede, op voorstel van de uitvoerend directeur, de directeuren,

—

goedkeuring van het algemene jaarverslag over de activiteiten van het Agentschap,

—

goedkeuring van het werkprogramma van het Agentschap voor het komende jaar,

—

benoeming van de leden van de kamer van beroep, overeenkomstig artikel 41,

—

vaststelling van zijn reglement van orde,

—

instelling van andere werkorganen om hem bij te staan bij de uitoefening van zijn functies, waaronder de voorbereiding van zijn besluiten en het toezicht op de uitvoering ervan.

Uitvoerend directeur

Heeft de leiding over het Agentschap en wordt benoemd door de raad van bestuur op voorstel van de Commissie.

Kamer van beroep

Beslist overeenkomstig artikel 44 van Verordening (EG) nr. 216/2008 op beroepen tegen besluiten van het Agentschap op bepaalde gebieden zoals certificering, tarieven & vergoedingen en controles bij ondernemingen.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2013 (2012) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Definitieve begroting

Totale begroting: 151,2(150,2) miljoen euro waarvan:

—

eigen inkomsten: 83,8(83,0) miljoen euro (55,4 %),

—

subsidie van de Unie: 34,9(34,9) miljoen euro (23,1 %),

—

bijdrage van niet-EU-landen: 1,7(1,7) miljoen euro (1,1 %),

—

bestemmingsontvangsten uit vergoedingen en heffingen: 24,2(25,2) miljoen euro (16,0 %),

—

andere ontvangsten: 0,9(0,9) miljoen euro (0,6 %),

—

andere subsidies: 5,7(4,4) miljoen euro (3,8 %).

Personeelsbestand per 31 december 2013

692 (634) tijdelijke posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten

Bezette posten: 647 (612)

Door ander personeel bezette posten:

Totaal: 100 (74,6), waarvan tijdelijk personeel: 85 (63,3), gedetacheerde nationale deskundigen: 15 (11,3), speciale adviseurs: 0 (0)

Totaalaantal tijdelijke functionarissen: 648 (1) (613)

Uit subsidies bekostigde posten: 219 (2) (216)

Uit vergoedingen bekostigde posten: 429 (2) (396)

Producten en diensten in 2013 (2012)

Adviezen

12 Adviezen

Regelgevingsbesluiten

28 besluiten hebben betrekking op: certificeringsspecificaties (8); aanvaardbare middelen om de naleving te garanderen en richtsnoeren (20)

Bijkomende producten in 2013 (waaruit de komende jaren regels zullen voortvloeien)

32 opdrachtbeschrijvingen (ToR’s), 26 voorstellen tot wijziging (NPA’s), 24 antwoorddocumenten (CRD’s).

Internationale samenwerking

12 werkafspraken;

2 wijzigingen van aanhangsels van werkafspraken;

2 regelgevende samenwerkingsregelingen met bilaterale partners van EASA;

ondersteuning van de onderhandelingen over de overeenkomst voor een gemeenschappelijke luchtvaartruimte tussen de EU en Oekraïne (de overeenkomst werd in 2013 geparafeerd);

10 aanbevelingen voor brieven aan staten van de Internationale Burgerluchtvaartorganisatie (ICAO).

BASA (Bilaterale overeenkomst over de luchtvaartveiligheid);

Ondersteuning van het ratificatieproces van de BASA EU-Brazilië en het proces voor de ontwikkeling van relevante instrumenten die nodig zijn voor de praktische uitvoering van de overeenkomst

Ondersteuning van de tenuitvoerlegging van de bilaterale overeenkomst over de luchtvaartveiligheid (BASA) tussen de EU en de VS, waaronder die van de voorbereiding van bestuursvergaderingen en de jaarlijkse vergadering over vluchtnormen met het bureau van de Amerikaanse luchtvaartadministratie (Federal Aviation Administration, FAA)

Ondersteuning van de Europese Commissie bij het ontwikkelen van nieuwe bijlagen bij de BASA tussen de EU en de VS (het verlenen van vergunningen voor cockpitpersoneel, vluchtsimulatietoestellen en organisaties voor de opleiding van piloten)

Certificeringsbesluiten per 31 december 2013

Typecertificaten/beperkte typecertificaten (TC's/RTC’s):11 (3)

Aanvullende typecertificaten (STC's): 688

Luchtwaardigheidsrichtlijnen (AD's): 382

Alternatieve conformiteitsmethoden (AMOC): 82

ETSO-autorisaties (European Technical Standard Order): 214

Grote wijzigingen/grote reparaties/nieuwe TC-derivaten: 1  017

Kleine wijzigingen/kleine reparaties: 643

Vluchthandboek (AFM): 318

Goedkeuring van de vluchtomstandigheden (vliegvergunning, PTF): 457

Vluchtsimulatietoestellen (FSTD): 311

Erkenning van ontwerporganisaties (AP en alternatieve procedures voor DOA (AP-DOA): 550

Erkenning van onderhoudsorganisaties (bilateraal) (4): 1  544

Erkenning van onderhoudsorganisaties (buitenlands) (4): 328

Erkenning van organisaties voor onderhoudsopleiding (4): 52

Erkenning van productieorganisaties (4): 23

Toestemming voor het verlenen van vergunningen voor cockpitpersoneel (4): 15

Erkenning van ATM/ANS-organisaties (4): 3

Normalisatie-inspecties (aantal inspecties per type) per 31 december 2013

Op het gebied van luchtwaardigheid (AIR): 22

Op het gebied van activiteiten (OPS): 16

Op het gebied van de bewijzen van bevoegdheid van cockpitpersoneel (FCL): 16

Op het gebied van de bewijzen van bevoegdheid van medisch cabinepersoneel (MED): 12

Op het gebied van vluchtsimulatietoestellen (FSTD): 9

Op het gebied van luchtverkeersbeheer/luchtvaartnavigatiediensten (ANS): 14

Op het gebied van de veiligheidsevaluatie van buitenlandse vliegtuigen (SAFA): 13

(1)  Twee piloten die in deeltijd werken, bezetten één post.

(2)  De splitsing tussen posten bekostigd met vergoedingen en posten bekostigd met subsidie verandert mogelijk naar aanleiding van een herziening van de verdeelsleutels voor de kostprijsadministratie per 31 december 2013.

(3)  Alleen de TC’s/RTS’s die werden afgegeven voor een nieuw ontwerptype, worden meegeteld. TC’s die werden afgegeven in het kader van het behoud van verkregen rechten, overdrachten of een hernieuwde administratieve uitgifte worden niet meegeteld.

(4)  De activiteit van de erkenning van organisaties is onderverdeeld in een hoofdactiviteit van toezicht op reeds erkende organisaties (met elke 2/3 jaar een verlenging) en een activiteit in verband met nieuwe erkenningen. De verstrekte gegevens hebben betrekking op het totale aantal erkenningen per 31 december 2013.

Bron: Door het Agentschap verstrekte bijlage.

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

11.

In 2014 voert het directoraat Certificering (C) samen met het directoraat Financiën (F), in het kader van een beter toezicht op de aan de nationale luchtvaartautoriteiten (NAA’s) en eventuele gekwalificeerde instanties (QE’s) uitbestede certificeringsactiviteiten, een eenvoudige methode in om vast te leggen dat de selectie van de aanbieder van elke uitbestede aankooporder heeft plaatsgevonden en is geoptimaliseerd overeenkomstig de criteria van bijlage 1 bij ED-besluit 2011/056/F.

Ten aanzien van de voorselectie van kandidaten voor contracten met een lage waarde zal het Agentschap bij het uitnodigen van gegadigden de opmerking van de Rekenkamer systematisch in ogenschouw nemen en de procedure dienovereenkomstig vastleggen.

12.

Het Agentschap zou willen benadrukken dat al grote inspanningen zijn verricht om de overdracht van vastgelegde kredieten voor titel III terug te brengen. Dit vindt reeds zijn weerslag in een aanzienlijke daling in vergelijking met het voorgaande jaar, te weten 6,2 miljoen euro in 2012 tegen 3,4 miljoen euro in 2013.

Voor 2013 moesten sommige toekenningen worden aangehouden voor salarisaanpassingen over 2011; deze werden gedurende het jaar opnieuw verdeeld ten gunste van projecten met hoge prioriteit (regelgeving en veiligheidsonderzoek). Dit had invloed op de verplichtingen van het begin van het jaar, met een substantieel effect op het niveau van overdrachten aan het einde van het jaar als gevolg.

13.

Aangezien EASA vanwege het ontbreken van een echte overeenkomst inzake de hoofdzetel reeds te maken heeft gehad met onduidelijkheden aangaande onze betrekkingen met de gastlidstaat, is EASA erkentelijk voor de aanbeveling en zullen we nauw samenwerken met de Raad, het Parlement en de Commissie, teneinde een echte overeenkomst inzake de hoofdzetel tot stand te brengen.

Een dergelijke overeenkomst zou, afgezien van het bevorderen van transparantie inzake de betrekkingen met de gastlidstaat, waarborgen dat de gastlidstaat alle benodigde maatregelen neemt om ervoor te zorgen dat het Agentschap zijn wettelijk mandaat ongehinderd kan uitoefenen, alsmede de betrekkingen tussen de nationale gerechtelijke autoriteiten en het Agentschap verduidelijken.