TOELICHTING

Het Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten van de Europese Unie, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering van de steun van de Europese Unie binnen het meerjarig financieel kader voor de periode 2014-2020, overeenkomstig de ACS-EU-partnerschapsovereenkomst, en betreffende de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van toepassing zijn (hierna het "Intern Akkoord" genoemd), werd op 24 en 26 juni 2013 ondertekend.

Het Intern Akkoord trad in werking op XX[1] na voltooiing van het ratificatieproces, dat wil zeggen op de eerste dag van de tweede maand volgende op de datum waarop de laatste lidstaat kennis heeft gegeven van goedkeuring.

Overeenkomstig artikel 8, lid 5, van het Intern Akkoord stelt de Raad, met eenparigheid van stemmen, het reglement van orde van het Comité van het EOF vast, op voorstel van de Commissie.

In het ontwerpreglement van orde van het Comité van het EOF (zie bijlage bij het voorstel voor een besluit van de Raad) is rekening gehouden met de uitvoeringsverordening van het elfde EOF, en met name met artikel 14 daarvan, alsmede met de resultaten van de door de Commissie doorgevoerde vereenvoudiging en harmonisatie van de comitologieprocedure, waaronder het in dit verband vastgestelde standaardreglement van orde[2].

Daarom stelt de Commissie voor dat de Raad het bijgevoegde besluit goedkeurt.

2014/0310 (NLE)

Voorstel voor een

BESLUIT VAN DE RAAD

tot vaststelling van het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gezien het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien het Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten van de Europese Unie, in het kader van de Raad bijeen, betreffende de financiering van de steun van de Europese Unie binnen het meerjarig financieel kader voor de periode 2014-2020, overeenkomstig de ACS-EU-partnerschapsovereenkomst, en betreffende de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie van toepassing zijn[3] (hierna het "Intern Akkoord" genoemd),

Gezien Verordening (EU) nr. XX van de Raad inzake de uitvoering van het elfde Europees Ontwikkelingsfonds[4] (hierna de "uitvoeringsverordening van het elfde EOF" genoemd),

Gezien Besluit 2013/755/EG van de Raad van 25 november 2013 betreffende de associatie van de landen en gebieden overzee met de Europese Unie[5] (hierna het "LGO-besluit" genoemd),

Gezien het voorstel van de Europese Commissie,

HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:

Artikel 1

Het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds in de bijlage wordt aangenomen.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking op de dag van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Gedaan te Brussel,

                                                                       Voor de Raad

                                                                       De voorzitter

[1]               Voeg datum in.

[2]               Verordening (EG) nr. 182/2011 van 16 februari 2011 (PB L 55 van 28.2.2011, blz. 13); standaardreglement van orde (PB C 206 van 12.7.2011, blz. 11).

[3]               PB L 210 van 6.8.2013, blz. 1.

[4]               Voeg referentie in.

[5]               PB L 344 van 19.12.2013, blz. 1.

BIJLAGEN

bij het

Voorstel voor een BESLUIT VAN DE RAAD

tot vaststelling van het reglement van orde van het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds (EOF)

REGLEMENT VAN ORDE VAN HET COMITÉ VAN HET EUROPEES ONTWIKKELINGSFONDS

Artikel 1

Samenstelling

Het Comité van het Europees Ontwikkelingsfonds (hierna het „comité” genoemd) bestaat uit de delegaties van de lidstaten (hierna de „delegaties” genoemd) en wordt voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie.

Een waarnemer van de Europese Investeringsbank (EIB) neemt deel aan de werkzaamheden van het comité voor wat betreft kwesties die betrekking hebben op de EIB.

Een vertegenwoordiger van het secretariaat-generaal van de Raad woont als waarnemer de vergaderingen van het comité bij.

Artikel 2

Raadpleging van het comité

Het comité wordt geraadpleegd in de gevallen en volgens de procedures waarin is voorzien bij de uitvoeringsverordening van het elfde EOF[1] en, in voorkomend geval, bij het LGO-besluit. Voor de taken die krachtens het LGO-besluit[2] bij het comité berusten, wordt het comité het „EOF-LGO-comité” genoemd.

Artikel 3

Bijeenroeping

1.           Het comité wordt bijeengeroepen door zijn voorzitter, hetzij op diens initiatief, hetzij op verzoek van een gewone meerderheid van de leden van het comité.

2.           Voor vraagstukken die tevens onder de bevoegdheid van andere comités vallen, kunnen gezamenlijke vergaderingen met die comités worden bijeengeroepen.

Artikel 4

Agenda

1.           De voorzitter stelt de ontwerpagenda op en legt deze aan het comité voor.

2.           In de agenda wordt een onderscheid gemaakt tussen:

(a) door de Commissie aan te nemen ontwerpmaatregelen waarover volgens de onderzoeksprocedure bedoeld in artikel 14 van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF een advies van het comité wordt gevraagd;

(b) andere vraagstukken die ter informatie of met het oog op een gedachtewisseling aan het comité worden voorgelegd, hetzij op initiatief van de voorzitter, hetzij op schriftelijk verzoek van een lid van het comité.

3.           Elke delegatie kan verzoeken om een bepaald punt op de agenda van de vergadering van het comité te plaatsen. Dit verzoek kan mondeling worden toegelicht.

4.           De goedkeuring van de notulen van de vorige vergadering staat op de agenda.

Artikel 5

Toezending van stukken aan de leden van het comité

1.           De voorzitter zendt geruime tijd vóór de vergadering, rekening houdend met de urgentie en de complexiteit van het onderwerp, doch uiterlijk 21 kalenderdagen vóór de datum van de vergadering, de convocatie, de ontwerpagenda en de ontwerpmaatregelen waarover het advies van het comité wordt gevraagd, aan de leden van het comité toe. Andere vergaderstukken, meer bepaald stukken bij de ontwerpmaatregelen, worden voor zover mogelijk binnen dezelfde termijn toegezonden.

De stukken worden toegezonden met inachtneming van artikel 15, leden 2 en 3.

2.           In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van een lid van het comité de in lid 1 bedoelde termijn voor toezending van stukken verkorten. Behalve in uiterst urgente gevallen mag die termijn niet korter zijn dan zeven kalenderdagen.

3.           In naar behoren gemotiveerde uiterst urgente gevallen (bijvoorbeeld ernstige economische, sociale en politieke omstandigheden, natuurrampen in het ontvangende land, humanitaire crises of andere externe omstandigheden die een zeer snelle reactie vereisen) kan de voorzitter bij wijze van uitzondering, op verzoek van een lid van het comité of op eigen initiatief, afwijken van de in de leden 1 en 2 gestelde termijnen.

4.           De leden 2 en 3 zijn niet van toepassing op strategiedocumenten en indicatieve meerjarenprogramma’s en op de aanpassing daarvan die plaatsvindt naar aanleiding van de tussentijdse en eindevaluaties, bedoeld in artikel 7, lid 2, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF.

5.           Wat de ontwerpmaatregelen betreft die het comité volgens een mondelinge procedure voor advies worden voorgelegd, laten de delegaties het secretariaat van het comité ten minste drie werkdagen vóór de vergaderdatum schriftelijk weten welke maatregelen zonder verdere bespreking kunnen worden goedgekeurd en welke maatregelen naar hun mening op de vergadering moeten worden besproken.

De delegaties formuleren eveneens binnen dezelfde termijn schriftelijk hun opmerkingen en hun verzoeken om nadere inlichtingen.

Nadere inlichtingen en reacties op de opmerkingen worden, voor zover mogelijk, vóór de vergadering van het comité schriftelijk door de Commissie verstrekt.

6.           In naar behoren gemotiveerde urgente gevallen kan de Commissie ook gebruik maken van de procedure van artikel 14, lid 4, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF. In dergelijke gevallen legt de voorzitter de maatregelen uiterlijk veertien dagen na vaststelling ter advies aan het comité voor.

Artikel 6

Doorzending van strategiedocumenten naar de paritaire parlementaire vergadering

Overeenkomstig artikel 7, lid 1, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF zendt het secretariaat van het comité de strategiedocumenten ter informatie tegelijkertijd naar de paritaire parlementaire vergadering en de delegaties in het comité.

Artikel 7

Advies van het comité

1.           Een voor advies aan het comité voorgelegde zaak wordt besproken onder de voorwaarden en volgens de procedure, bepaald in respectievelijk artikel 14, leden 3 en 4, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF en artikel 8, leden 2 en 3, van het Intern Akkoord.

2.           Tenzij een lid van het comité daartegen bezwaar maakt, kan de voorzitter, zonder tot een formele stemming over te gaan, vaststellen dat het comité bij consensus een positief advies heeft uitgebracht over een ontwerpmaatregel.

3.           Indien gebruikgemaakt wordt van de mondelinge procedure en er tijdens de vergadering fundamentele wijzigingen worden aangebracht of nieuwe feitelijke elementen worden toegevoegd aan de ontwerpmaatregelen, kan de voorzitter op eigen initiatief of op verzoek van een lidstaat de stemming over een bepaald punt van de agenda naar het einde van de vergadering of naar een volgende vergadering verschuiven.

4.           Indien in het in lid 3 bedoelde geval de voorzitter niet besluit tot uitstel van de stemming ondanks het verzoek van een of meer delegaties, kunnen deze delegaties een voorbehoud indienen dat binnen drie werkdagen, te rekenen vanaf de dag die volgt op de vergadering, kan worden ingetrokken. Na afloop van deze termijn wordt het advies van het comité als definitief beschouwd. De Commissie stelt de lidstaten in kennis van het definitieve standpunt van de lidstaten waarvan de delegatie een voorbehoud bij het comité heeft ingediend.

5.           Op verzoek van een delegatie kan de stemming over een agendapunt worden uitgesteld, indien de documenten met betrekking tot een specifiek agendapunt niet binnen de in artikel 5, leden 1 en 2, gestelde termijnen zijn toegezonden. In dat geval kan het voorzitterschap besluiten de overlegperiode te verlengen, tot uiterlijk het einde van de volgende vergadering. Zo nodig kan de schriftelijke procedure uit artikel 11 worden toegepast.

Op voorstel van de voorzitter of op verzoek van een lid van het comité, kan het comité niettemin, gelet op de urgentie van het onderwerp, met gewone meerderheid van stemmen besluiten dit punt op de agenda te laten staan.

6.           In het kader van de evaluatie van een jaarlijks of meerjarig actieprogramma kan elke delegatie om intrekking van een project of programma uit het actieprogramma verzoeken. Indien dit verzoek wordt gesteund door een blokkerende minderheid van de delegaties, in de zin van artikel 8, lid 3, in samenhang met artikel 8, lid 2, van het Intern Akkoord, wordt het actieprogramma door de Commissie zonder het betwiste project of programma aangenomen. Indien de Commissie, overeenkomstig de zienswijze van de delegaties in het comité, het ingetrokken project of programma toch wenst voort te zetten, wordt het buiten het actieprogramma om opnieuw bij het comité ingediend in de vorm van een individuele maatregel, die door de Commissie wordt aangenomen volgens de procedures van artikel 14, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF.

Artikel 8

Gedachtewisseling

1.           Elke delegatie kan te allen tijde de Commissie verzoeken het comité informatie te verstrekken en van gedachten te wisselen over aangelegenheden die verband houden met de taken bedoeld in artikel 14, lid 2, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF. Evaluaties, inclusief aanbevelingen en vervolgacties, kunnen ook in het EOF-comité worden besproken op verzoek van een lidstaat, overeenkomstig artikel 18, lid 2, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF.

2            Na de gedachtewisseling kunnen de delegaties aanbevelingen doen, waarmee de Commissie rekening dient te houden. De besprekingen worden in de notulen van het comité weergegeven. Opvattingen en standpunten die worden gesteund door een gekwalificeerde meerderheid van delegaties in de zin van artikel 8, lid 3, in samenhang met lid 2, van het Intern Akkoord, worden als aanbeveling genoteerd.

Artikel 9

Vertegenwoordiging en quorum

1.           Elke delegatie wordt als één lid van het comité aangemerkt. Elke lidstaat beslist zelf over de samenstelling van zijn delegatie en stelt de voorzitter hiervan in kennis.

2.           Met toestemming van de voorzitter kunnen de delegaties zich op kosten van de betrokken lidstaat door niet-gouvernementele deskundigen laten vergezellen.

Binnen een redelijke termijn, doch uiterlijk vijf kalenderdagen vóór de datum van een vergadering van het comité worden de volgende gegevens aan de voorzitter meegedeeld:

(a) de samenstelling van elke delegatie, behalve wanneer de voorzitter daarvan al op de hoogte is;

(b) de namen en functies van eventuele deskundigen die de delegaties vergezellen en de redenen waarom hun aanwezigheid vereist is.

Indien de voorzitter vóór het begin van de betrokken vergadering van het comité geen bezwaar maakt tegen de deelname van een deskundige, wordt de toestemming geacht te zijn verleend.

3.           De delegatie van een lidstaat kan, in voorkomend geval, één andere lidstaat vertegenwoordigen. De delegatie die zich laat vertegenwoordigen, stelt de voorzitter van het comité hiervan vóór het begin van de vergadering schriftelijk in kennis.

4.           Het quorum in het comité wordt gevormd door het aantal leden dat op grond van artikel 14, leden 3 en 4, van de uitvoeringsverordening van het elfde EOF nodig is voor het uitbrengen van een advies met gekwalificeerde meerderheid.

Artikel 10

Derde partijen en deskundigen

1.           De vertegenwoordigers van toetredingslanden worden uitgenodigd de vergaderingen van het comité bij te wonen vanaf de datum van de ondertekening van het desbetreffende toetredingsverdrag.

2.           De voorzitter kan op eigen initiatief of op verzoek van een lid van het comité beslissen vertegenwoordigers van andere derde partijen of andere deskundigen te horen over bijzondere punten. Een gewone meerderheid van de lidstaten kan zich echter verzetten tegen hun deelname aan de vergadering.

3.           De in de leden 1 en 2 en in artikel 9, lid 2, bedoelde vertegenwoordigers van derde partijen en deskundigen zijn niet aanwezig bij en nemen niet deel aan de stemmingen van het comité.

Artikel 11

Schriftelijke procedure

1.           In naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voorzitter het advies van het comité via een schriftelijke procedure verkrijgen. De voorzitter stuurt de ontwerpmaatregelen toe aan de leden van het comité en legt naargelang van de urgentie van de aangelegenheid een termijn vast voor het uitbrengen van een advies.

In beginsel kunnen de delegaties binnen 21 kalenderdagen na verzending van de ontwerpmaatregelen een standpunt innemen. Elke delegatie in het comité die niet binnen de in de brief gestelde termijn heeft laten weten bezwaar te hebben tegen of geen standpunt te willen innemen inzake de ontwerpmaatregelen, wordt geacht ermee in te stemmen.

In urgente of uiterst urgente gevallen gelden de in artikel 5, leden 2 en 3, gestelde termijnen. Het urgente of uiterst urgente karakter wordt door de Commissie naar behoren schriftelijk gemotiveerd.

2.           Indien een lid van het comité echter verzoekt om bespreking van de ontwerpmaatregelen tijdens een vergadering van het comité, wordt de schriftelijke procedure beëindigd en wordt de bespreking van de ontwerpmaatregelen naar de volgende vergadering van het comité verschoven.

3.           De Commissie stelt de leden van het comité onverwijld, doch uiterlijk 14 kalenderdagen na het verstrijken van de termijn, in kennis van het resultaat van een schriftelijke procedure.

Artikel 12

Secretariaat

Het secretariaat van het comité wordt door de Commissie waargenomen.

Artikel 13

Notulen en beknopt verslag van de vergaderingen

Van elke vergadering worden onder toezicht van de voorzitter notulen opgesteld, waarin de tijdens de vergadering uitgesproken opvattingen over de ontwerpmaatregelen en standpunten worden weergegeven. De voorzitter zendt de notulen onverwijld, doch uiterlijk een maand na de vergadering, toe aan de leden van het comité.

De delegaties stellen de voorzitter schriftelijk in kennis van hun opmerkingen over de notulen. Deze worden aan het comité medegedeeld; indien er verschil van mening bestaat, wordt de voorgestelde wijziging door het comité besproken. Wordt dan nog geen overeenstemming bereikt, dan wordt de voorgestelde wijziging als bijlage bij de notulen gevoegd.

Artikel 14

Presentielijst

1.           Bij elke vergadering stelt de voorzitter een presentielijst op waarop wordt vermeld onder welke autoriteiten of organen de deelnemers ressorteren. De presentielijst wordt tijdens de vergadering aan de deelnemers uitgedeeld.

2.           Aan het begin van elke vergadering stelt iedere delegatie van wie de deelname aan de werkzaamheden voor een bepaald agendapunt een belangenconflict doet ontstaan, de voorzitter hiervan in kennis, en stellen alle door de lidstaten aangewezen personen alsmede de deskundigen die door de voorzitter overeenkomstig artikel 9, lid 2, en artikel 10, lid 2, zijn gemachtigd om aan de vergadering deel te nemen en de vertegenwoordigers van derde partijen die overeenkomstig artikel 10 zijn uitgenodigd om aan de vergadering deel te nemen, de voorzitter in kennis van elk belangenconflict met betrekking tot een bepaald agendapunt.

Bij een eventueel belangenconflict trekt de betrokken persoon, wanneer de voorzitter daarom verzoekt, zich terug uit de vergadering wanneer de desbetreffende agendapunten worden besproken.

Artikel 15

Correspondentie

1.           De correspondentie betreffende het comité wordt aan de Commissie gericht, ter attentie van het secretariaat van het comité.

2.           De door het secretariaat aan de delegaties gerichte correspondentie wordt langs de snelste en betrouwbaarste elektronische weg ook aan de permanente vertegenwoordiging van de betrokken lidstaat toegezonden. Wanneer een permanente vertegenwoordiging een specifiek centraal elektronisch adres opgeeft voor de correspondentie in verband met de werkzaamheden van de comités, wordt dit adres daarvoor gebruikt. Bovendien kan correspondentie rechtstreeks worden toegezonden aan de personen die door de lidstaten zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen in het comité.

3.           Behoudens uitzonderingsgevallen verloopt de correspondentie tussen de Commissie en de delegaties via het daartoe aangewezen computersysteem.

Artikel 16

Toegang tot documenten en vertrouwelijkheid

1.           Verzoeken om toegang tot documenten van het comité worden behandeld overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad[3]. De Commissie beslist over verzoeken om toegang tot deze documenten overeenkomstig haar reglement van orde, zoals gewijzigd bij Besluit 2001/937/EG, EGKS, Euratom[4]. Indien het verzoek tot een lidstaat is gericht, past die lidstaat artikel 5 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 toe.

2.           De beraadslagingen van het comité zijn vertrouwelijk.

3.           Documenten die zijn toegezonden aan de leden van het comité, de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen, zijn vertrouwelijk, tenzij overeenkomstig lid 1 toegang is verleend tot deze documenten of deze documenten op andere wijze door de Commissie zijn bekendgemaakt.

4.           De leden van het comité alsmede de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen zijn verplicht de in dit artikel vastgestelde vertrouwelijkheidseisen in acht te nemen. De voorzitter zorgt ervoor dat de deskundigen en de vertegenwoordigers van derde partijen in kennis worden gesteld van de op hen rustende vertrouwelijkheidseisen.

Artikel 17

Bescherming van persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens door het comité en zijn werkgroepen geschiedt in overeenstemming met Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens[5], onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter die de verantwoordelijke voor de verwerking is in de zin van artikel 2, onder d), van die verordening.

Artikel 18

Huishoudelijke uitgaven

1.           De huishoudelijke uitgaven van het comité, met inbegrip van de reiskosten voor één deelnemer per lidstaat, zijn voor rekening van de Commissie.

Indien de financiële toewijzing het toelaat, draagt de Commissie, binnen de grenzen van de financiële toewijzing, de reiskosten van twee leden van de delegaties die daarom verzoeken.

2.           De Commissie stelt het comité de voor zijn werkzaamheden benodigde ruimten en materiële middelen ter beschikking.

[1]               Voeg referentie uitvoeringsverordening toe: PB (…)

[2]               Besluit 2013/755/EU van de Raad van 25 november 2013 betreffende de associatie van de LGO met de Europese Economische Unie („LGO-besluit”) ( PB L 344 van 19.12.2013).

[3]               Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (PB L 145 van 31.5.2001, blz. 43).

[4]               PB L 345 van 29.12.2001, blz. 94.

[5]               PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.