13.12.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/184

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Spoorwegbureau betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2013/C 365/26

INLEIDING

1.

Het Europees Spoorwegbureau (hierna: „Bureau”, of „ESB”), gevestigd te Lille en Valenciennes, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad (1). Het Bureau heeft als taak het interoperabiliteitsniveau van de spoorwegsystemen te vergroten en een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid te ontwikkelen, teneinde bij te dragen aan de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte met een verbeterd concurrentievermogen en een hoog niveau van veiligheid (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar, en

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Bureau omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Bureau goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Bureau.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Bureau en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer voert haar controle uit overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met de EU-regelgeving, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan het oordeel van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

11.

Het Bureau heeft de interne-auditcapaciteit afgeschaft en deze vervangen door een coördinator interne controle (CIC). De interne controleur heeft het Bureau verlaten en het is onzeker hoe de interne-auditfunctie, die het financieel reglement van het Bureau voorschrijft, in de nieuwe structuur zal worden vervuld.

12.

Het Bureau dient de huidige controles te versterken om te garanderen dat gezinstoelagen correct worden berekend en uitgekeerd op basis van volledige en actuele informatie.

13.

Het Bureau neemt zijn internecontrolenorm met betrekking tot bedrijfscontinuïteit niet in acht; goedgekeurde plannen voor IT-bedrijfscontinuïteit en rampherstelplannen ontbreken.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 9 juli 2013.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 220 van 21.6.2004, blz. 3.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze bevatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Status van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2011

Het niveau van de betalingen ten laste van de begrotingskredieten verbeterde voor alle titels, maar bleef laag voor titel III (beleidsuitgaven): 47 % (39 % in 2010). Deze situatie is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

Loopt nog

2011

In de oprichtingsverordening van het Bureau wordt een maximale contractduur bepaald voor tijdelijk personeel dat door het Bureau wordt aangeworven onder beroepsbeoefenaren uit de spoorwegsector. Volgens deze bepalingen moet het Bureau in de periode 2013-2015 de helft van zijn uitvoerend personeel vervangen, hetgeen de operationele activiteiten van het Bureau ernstig kan verstoren (1).

Loopt nog

2011

Er is ruimte om de wervingsprocedures van het Bureau te verbeteren teneinde de transparantie en een gelijke behandeling van kandidaten ten volle te waarborgen. De vacatures bevatten bijvoorbeeld geen informatie over het minimumaantal jaren hoger onderwijs of universitaire studies dat moest zijn genoten, een criterium dat wel voor de selectie werd gebruikt. Het minimumcijfer dat wordt gehanteerd voor sollicitatiegesprekken en reservelijsten, de toekenning van punten aan selectiecriteria, de vragen voor mondelinge en schriftelijke toetsen en de wegingsfactoren tussen schriftelijke en mondelinge toetsen werden niet vastgesteld voordat de sollicitaties werden beoordeeld.

Loopt nog

(1)  Verordening (EG) nr. 881/2004, artikel 24.

BIJLAGE II

Europees Spoorwegbureau (Lille/Valenciennes)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 91, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

„Ter uitvoering van artikel 90 stellen het Europees Parlement en de Raad, met inachtneming van de bijzondere aspecten van het vervoer, volgens de gewone wetgevingsprocedure en na raadpleging van het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio's, vast:

a)

gemeenschappelijke regels voor internationaal vervoer vanuit of naar het grondgebied van een lidstaat of over het grondgebied van een of meer lidstaten;

b)

de voorwaarden waaronder vervoerondernemers worden toegelaten tot nationaal vervoer in een lidstaat waarin zij niet woonachtig zijn;

c)

maatregelen die de veiligheid van het vervoer kunnen verbeteren;

d)

alle overige dienstige bepalingen.”

Bevoegdheden van het Bureau

(Verordening (EG) nr. 881/2004 van het Europees Parlement en de Raad)

Doelstellingen

Het leveren van een bijdrage op technisch gebied aan de uitvoering van de wetgeving van de Unie die gericht is op:

—

de verbetering van het concurrentievermogen van de spoorwegsystemen,

—

de ontwikkeling van een gemeenschappelijke benadering van de veiligheid van het Europese spoorwegsysteem.

teneinde bij te dragen tot de totstandkoming van een Europese spoorwegruimte zonder grenzen, onder waarborging van een hoog niveau van veiligheid.

Taken

1.

Aanbevelingen doen aan de Commissie betreffende:

—

de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden (CSM's) en de gemeenschappelijke veiligheidsdoelen (CST's), bedoeld in de Spoorwegveiligheidsrichtlijn (2004/49/EG),

—

veiligheidscertificaten en maatregelen op het gebied van veiligheid,

—

de ontwikkeling van technische specificaties voor de interoperabiliteit,

—

beroepsbekwaamheden,

—

de registratie van rollend materieel.

2.

Het uitbrengen van advies met betrekking tot:

—

nationale veiligheidsvoorschriften,

—

het toezicht op de kwaliteit van het werk van de aangemelde instanties,

—

de interoperabiliteit van het trans-Europese netwerk.

3.

De coördinatie van nationale instanties:

Coördinatie van nationale veiligheidsinstanties en nationale onderzoeksorganen (zoals omschreven in Richtlijn 2004/49/EG, artikelen 17 en 21).

4.

Publicaties en gegevensbestanden:

—

verslag over de prestaties inzake de veiligheid (tweejaarlijks),

—

verslag over de vorderingen met de interoperabiliteit (tweejaarlijks),

—

openbaar gegevensbestand met documenten aangaande veiligheid,

—

openbaar register met documenten inzake interoperabiliteit.

Bestuur

Raad van bestuur

Eén vertegenwoordiger van elke lidstaat, vier vertegenwoordigers van de Commissie en zes niet-stemgerechtigde vertegenwoordigers van de betrokken bedrijfssectoren.

Directeur

Benoemd door de raad van bestuur op voorstel van de Commissie

Externe controle

Europese Rekenkamer

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2012 (2011) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen

Begroting

25,8 (26) miljoen euro

Personeelsbestand per 31 december 2012

Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten: 144 (144)

Posten bezet per 31 december 2012: 139 (140)

Overig personeel: 14 (14)

Totaalaantal personeelsleden: 153 (154), waarvan er:

—

operationele taken verrichten: 119 (107)

—

administratieve taken verrichten. 34 (47)

Producten en diensten in 2012 (2011)

Aanbevelingen over veiligheidscertificering, inclusief de migratie naar een enkelvoudig EU-veiligheidscertificaat.

Follow-up-activiteiten inzake de certificering van entiteiten belast met onderhoudswerkzaamheden.

Aanbevelingen over veiligheidsregelgeving, inclusief evaluatie van de wijze waarop nationale veiligheidsvoorschriften beschikbaar worden gesteld en onderzoek van de omzetting van de Richtlijn Spoorwegveiligheid in de lidstaten.

Aanbevelingen over veiligheidsrapportage, inclusief gemeenschappelijke veiligheidsindicatoren, coördinatie van veiligheidsinstanties en onderzoeksorganen, rapportage over veiligheidsprestaties in de lidstaten.

Aanbevelingen over veiligheidsbeoordeling, inclusief gemeenschappelijke veiligheidsmethoden.

Aanbevelingen over technische specificaties voor interoperabiliteit en herziening daarvan. Evaluatie van uitbreiding van bereik en foutencorrectie.

Rapporten over de gemeenschappelijke benadering met betrekking tot beroepsvaardigheden en de beoordeling van spoorwegpersoneel dat betrokken is bij exploitatie en onderhoud.

Definitie en opstelling van het referentiedocument van nationale regels inzake voertuigautorisatie en classificatie van de equivalentie ervan voor wederzijdse acceptatie.

Technische adviezen over nationale regels en toezicht op het werk van de aangemelde instanties.

Verslagen over spoorwegveiligheid en interoperabiliteit.

Het opzetten en bijhouden van een reeks registers voor veiligheid en interoperabiliteit.

Optreden als systeeminstantie en wisselcontrolebeheerder voor het ERTMS (Europees systeem voor het beheer van de spoorwegveiligheid), het uitbrengen van ETCS-baseline 3-specificatie en de Commissie helpen bij de evaluatie van ERTMS-projecten.

Alle aanbevelingen voorzien van een impactbeoordeling.

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

ANTWOORD VAN HET BUREAU

11.

Het Bureau is voornemens vóór de herfst van 2013 een CIC aan te werven. Dit betreft een aparte post en als zodanig is de onafhankelijkheid van de persoon die deze functie zal vervullen, gewaarborgd. Bovendien is de onafhankelijkheid van de interne-auditfunctie van het Bureau via het financieel reglement al volledig gewaarborgd. Artikel 71, lid 2, hiervan stelt:„… oefent de interne controleur van de Commissie dezelfde bevoegdheden uit als die welke hem zijn toegekend met betrekking tot de diensten van de Commissie”. De dienst Interne Audit van de Europese Commissie (IAS) blijft de interne controleur van het Bureau in het heden en in de toekomst en voert regelmatig interne audits uit binnen het Bureau.

12.

De opmerking van de Rekenkamer is gebaseerd op één specifiek en zeer complex individueel geval waarvoor het Bureau advies zal vragen aan de diensten van de Commissie om te verifiëren wat gedaan moet worden. Voorts zal het Bureau, waar nodig, de bestaande controles analyseren en verbeteren teneinde te waarborgen dat gezinstoelagen juist worden berekend en uitbetaald op grond van volledige en actuele informatie.

13.

Het Bureau heeft zich als prioriteit gesteld adequate maatregelen te nemen om de continuïteit van de IT-diensten en van de horizontale systemen ten behoeve van de kerntaken van het Bureau te garanderen. Hiertoe is in de loop van 2013 reeds voorzien om de desbetreffende maatregelen in te voeren. De invoering van goedgekeurde plannen voor IT-bedrijfscontinuïteit en een rampenherstelprocedure is voorzien vóór het einde van het jaar.