13.12.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/165

VERSLAG

over de jaarrekening van het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2013/C 365/23

INLEIDING

1.

Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (hierna:„het Agentschap” ofwel „EMSA”), gevestigd te Lissabon, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De taken van het Agentschap omvatten het waarborgen van een hoog niveau van veiligheid op zee en het voorkomen van verontreiniging door schepen, de verlening van technische bijstand aan de Commissie en de lidstaten, alsmede de controle op de uitvoering van de wetgeving van de Unie en de beoordeling van de doeltreffendheid hiervan (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Agentschap, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar, alsmede

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Agentschap alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Agentschap omvat het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6); en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Agentschap goed nadat de rekenplichtige van het Agentschap deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Agentschap.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

11.

Een begrotingsvastlegging ten bedrage van 0,8 miljoen euro hield geen verband met een bestaande juridische verbintenis en was dus onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN

12.

De boekhoudprocedures en — informatie met betrekking tot de kosten voor intern gegenereerde immateriële activa zijn niet volledig betrouwbaar.

OVERIGE OPMERKINGEN

13.

De Rekenkamer ontdekte tekortkomingen in de doorzichtigheid van twee wervingsprocedures tijdens de eerste helft van 2012. De vragen voor schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken en de bijbehorende wegingsfactoren werden niet voorafgaand aan de beoordeling van de sollicitaties vastgesteld. Bovendien werden voorafgaand aan de beoordeling van de sollicitaties geen minimaal vereiste scores vastgesteld voor opname in de lijst van geschikte kandidaten. Na de opmerkingen van de Rekenkamer van vorig jaar heeft het Agentschap echter corrigerende maatregelen getroffen en soortgelijke gebreken werden niet meer aangetroffen in de twee gecontroleerde wervingsprocedures tijdens de tweede helft van 2012.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR

14.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, vastgesteld te Luxemburg op haar vergadering van 9 juli 2013.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 208 van 5.8.2002, blz. 1.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Status van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2011

De begroting 2011 van het Agentschap (1) beliep 56 miljoen euro, tegen 51 miljoen euro het voorgaande jaar. Een bedrag van 0,9 miljoen euro aan begrotingsvastleggingen hield geen verband met bestaande juridische verbintenissen; het Agentschap had over moeten gaan tot vrijmaking en het bedrag begin 2012 moeten terugbetalen aan de Commissie. Het Agentschap startte dit proces echter te laat. Als gevolg daarvan, en vanwege door het IT-systeem optredende beperkingen, worden de middelen gedurende een jaar geblokkeerd en worden ze pas eind 2012 vrijgemaakt en terugbetaald.

Loopt nog

2011

De Rekenkamer stelde vast dat het Agentschap het beheer van zijn activa moet verbeteren. Er zijn onverklaarde verschillen tussen de geboekte jaarlijkse en de gecumuleerde afschrijvingen. De boekhoudprocedures en de kosteninformatie zijn niet betrouwbaar voor intern gecreëerde immateriële activa. Er ontbreken bewijsstukken voor een fysieke inventarisatie van administratieve uitrusting binnen de voorgeschreven periode.

Fysieke inventarisatie afgerond

Nog af te handelen wat betreft intern gecreeerde immateriële activa

2011

In december 2011 verkocht het Agentschap twee veegarmsystemen voor de opruiming van olieverontreiniging op zee. Het Agentschap streefde ernaar ten minste de nettoboekwaarde ad 319 050 euro te ontvangen. Omdat de minimumprijs echter ten onrechte lager werd vastgesteld dan de nettoboekwaarde, werd de uitrusting verkocht met een verlies van 93 950 euro.

N.v.t.

2011

Er is ruimte om de doorzichtigheid van de wervingsprocedures te verbeteren. De minimumvoorwaarden waaraan kandidaten moesten voldoen om te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, de vragen voor schriftelijke toetsen en sollicitatiegesprekken en de bijbehorende wegingsfactoren om kandidaten te beoordelen, werden niet voorafgaand aan de beoordeling van de sollicitaties vastgesteld.

Afgerond

(1)  Volgens de derde begrotingswijziging van 3 december 2011, nog niet bekendgemaakt in het Publicatieblad, uitsluitend kredieten van het huidige jaar.

BIJLAGE II

Europees Agentschap voor maritieme veiligheid (Lissabon)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 100 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie)

Gemeenschappelijk vervoerbeleid

„Het Europees Parlement en de Raad kunnen, volgens de gewone wetgevingsprocedure, passende bepalingen vaststellen voor de zeevaart en luchtvaart”.

Bevoegdheden van het Agentschap

(Verordening (EG) nr. 1406/2002 van het Europees Parlement en de Raad, zoals gewijzigd bij Verordeningen (EG) nrs. 1644/2003 en 724/2004)

Doelstellingen

Het Europees Agentschap voor maritieme veiligheid is opgericht om een hoog uniform en efficiënt niveau van veiligheid op zee, maritieme beveiliging en voorkoming en bestrijding van verontreiniging door schepen binnen de Unie te waarborgen.

Het Agentschap verstrekt de lidstaten en de Commissie de nodige technische en wetenschappelijke bijstand en deskundigheid van hoog niveau, teneinde hen te helpen bij:

—

de correcte toepassing van de wetgeving van de Unie op het gebied van veiligheid op zee, maritieme beveiliging en de voorkoming van verontreiniging door schepen;

—

de controle op de uitvoering daarvan;

—

de beoordeling van de doeltreffendheid van de ingevoerde maatregelen.

Er zijn operationele diensten ontwikkeld en aangeboden aan de lidstaten en de Commissie teneinde van schepen afkomstige verontreiniging binnen de Unie aan te pakken, en tevens op het gebied van toezicht op het zeeverkeer en maritieme inspecties. Er zijn systemen ontwikkeld ter ondersteuning van de tenuitvoerlegging van de desbetreffende wetgeving (THETIS op het gebied van havenstaatcontrole, EMCIP op het gebied van ongevallenonderzoek, STCW-IS op het gebied van opleiding en certificering van zeevaarders enz.).

Taken

De taken van het Agentschap zijn grofweg verdeeld in vier kernterreinen, overeenkomstig de oprichtingsverordening en de relevante EU-wetgeving. In de eerste plaats heeft het Agentschap de taak de Commissie bij te staan bij het toezicht op de uitvoering van EU-wetgeving met betrekking tot onder andere scheepsinspectie en — certificering, de certificering van scheepsuitrusting, de veiligheid van schepen, het opleiden van zeevaarders en havenstaatcontrole.

Ten tweede ontwikkelt en beheert het Agentschap de maritieme informatievoorzieningen op EU-niveau. Belangrijke voorbeelden zijn het systeem SafeSeaNet (SSN) voor toezicht op het scheepvaartverkeer, om het in de gehele EU volgen van schepen en hun ladingen en incidenten aan boord mogelijk te maken, en het LRIT-datacentrum van de EU, om schepen onder EU-vlag wereldwijd te identificeren en volgen.

Daarnaast is er een systeem voor paraatheid, opsporing en reactie inzake zeeverontreiniging, dat een Europees netwerk van oproepbare schepen voor de bestrijding van olielekkages alsmede een Europese dienst voor satelliettoezicht op olielekkages (CleanSeaNet) omvat, om bij te dragen tot een doeltreffende keten ter bescherming van de kusten en wateren van de EU tegen verontreiniging door schepen.

Ten slotte verstrekt het Agentschap technisch en wetenschappelijk advies aan de Commissie op het gebied van maritieme veiligheid en voorkoming van verontreiniging door schepen aan de hand van een voortdurend proces van evaluatie van de doeltreffendheid van de ingevoerde maatregelen, en door het bijwerken en ontwikkelen van nieuwe wetgeving. Het verleent tevens steun aan, en bevordert samenwerking tussen de lidstaten en verspreidt beste praktijken.

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

Eén vertegenwoordiger van iedere lidstaat, vier vertegenwoordigers van de Commissie en vier niet-stemgerechtigde vertegenwoordigers van de betrokken beroepssectoren.

Taken

—

Vaststellen van het meerjarenplan voor personeelsbeleid, de jaarlijkse begroting, het werkprogramma, het jaarverslag en een gedetailleerd plan voor de activiteiten van het Agentschap betreffende de paraatheid en reactie inzake verontreiniging.

—

Toezien op de werkzaamheden van de uitvoerend directeur.

Uitvoerend directeur

Benoemd door de raad van bestuur. De Commissie kan één of meer kandidaten voordragen.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

—

Dienst Interne Audit (DIA) van de Europese Commissie.

—

Interne-auditfunctie van het Agentschap.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2012 (2011) ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Definitieve begroting

Vastleggingskredieten (C1)

55,1 (56,4) miljoen euro

Betalingskredieten (C1)

57,5 (56,4) miljoen euro

De in het Publicatieblad van de Europese Unie gepubliceerde gewijzigde begrotingen bestrijken een veelheid aan financieringsbronnen, waarbij C1 welhaast de enige financieringsbron is. Omwille van de duidelijkheid en transparantie worden alleen de voornaamste en dus relevante C1-begrotingskredieten genoemd.

Personeelsbestand per 31 december 2012

Statutair personeel

213 (208) posten toegestaan in de lijst van het aantal ambten, waarvan: 204 (197) bezet

Arbeidscontractanten

29 (29)posten opgenomen in de begroting, waarvan 25 (25) bezet

Gedetacheerde nationale deskundigen

15 (15) posten opgenomen in de begroting, waarvan 12 (15) bezet

Producten en diensten 2012

—

53 workshops en andere evenementen (met 1 300 deelnemers bij de workshops);

—

28 verschillende trainingssessies waarbij 734 nationale experts zijn opgeleid;

—

109 inspecties en bezoeken;

—

SSN was 99,33 % van de tijd beschikbaar gedurende het jaar;

—

2 234 satellietbeelden besteld en geanalyseerd via CleanSeaNet;

—

EU LRIT Datacentrum was 99,26 % van de tijd beschikbaar gedurende het jaar;

—

16 contracten voor antivervuilingsschepen;

—

65 trainingen en 33 oefeningen met de antivervuilingsschepen (16 operationele oefeningen en 17 waarschuwingsoefeningen);

—

de Diensten voor maritieme bijstand van EMSA waren op 24/7-basis actief;

—

THETIS was 99,23 % van de tijd beschikbaar gedurende het jaar.

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

11.

Het Agentschap heeft aan het einde van het jaar procedures uitgevoerd voor de analyse van uitstaande begrotingsvastleggingen teneinde onregelmatige overdrachten te vermijden. Het door de Rekenkamer vermelde bedrag van 0,8 miljoen euro betreft één contract op 327 overdrachten. Dit contract, dat betrekking heeft op continue LRIT-diensten, zou naar verwachting vóór het einde van het jaar door alle partijen worden ondertekend. Daarom werd het vastgelegde bedrag niet geannuleerd maar overgedragen. De opdrachtnemer ondertekende het contract op 26 december maar EMSA ontving het ondertekende contract op 31 december waardoor het Agentschap het contract pas begin 2013 kon contrasigneren.

12.

Ingevolge de opmerkingen van de Rekenkamer en gezien het feit dat het Agentschap meer immateriële activa zal ontwikkelen, zal de rekenplichtige van het Agentschap interne richtsnoeren voor de waardering van immateriële vaste activa opstellen en invoeren, die vanaf 2013 moeten worden toegepast.

13.

Het Agentschap bevestigt dat correctiemaatregelen zijn getroffen.