13.12.2013 |
NL |
Publicatieblad van de Europese Unie |
C 365/120 |
VERSLAG
over de jaarrekening van de Europese Autoriteit voor voedselveiligheid betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van de Autoriteit
2013/C 365/17
INLEIDING
1. |
De Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (hierna: „Autoriteit” ofwel „EFSA”), gevestigd te Parma, is opgericht bij Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad (1). De voornaamste taken van de Autoriteit zijn het verschaffen van de nodige wetenschappelijke gegevens voor de opstelling van wetgeving inzake voedsel en voedselveiligheid voor de Unie en het verzamelen en analyseren van gegevens met het oog op karakterisering en controle van de risico's en onafhankelijke informatievoorziening daarover (2). |
TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
2. |
De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Autoriteit. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”. |
BETROUWBAARHEIDSVERKLARING
3. |
Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:
|
De verantwoordelijkheid van de leiding
4. |
Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de Autoriteit, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:
|
De verantwoordelijkheid van de controleur
5. |
De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de Autoriteit geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn. |
6. |
De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen. |
7. |
De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring. |
Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen
8. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Autoriteit op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels. |
Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen
9. |
Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig. |
10. |
De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer. |
OPMERKINGEN OVER DE BETROUWBAARHEID VAN DE REKENINGEN
11. |
De validering van de boekhoudsystemen door de rekenplichtige van de Autoriteit betreft de centrale systemen ABAC en SAP, maar niet de lokale systemen, noch de betrouwbaarheid van de gegevensuitwisseling tussen de centrale en lokale systemen. Dit houdt een risico in voor de betrouwbaarheid van de boekhoudgegevens. |
OPMERKINGEN OVER INTERNEBEHEERSINGSMAATREGELEN
12. |
Bij twee risicobeoordelingen op hoog niveau, één door een externe consultant in 2012 en de andere door de dienst Interne Audit van de Commissie in februari 2013, werd een aantal mogelijke kritieke risico’s vastgesteld in het functioneren van de interne beheersing van de Autoriteit, met name wat betreft het gegevensbeheer, de bedrijfscontinuïteit en de IT-veiligheid. In 2012 ondernam de Autoriteit een alomvattende zelfbeoordeling van haar internebeheersingssysteem, die momenteel nog loopt. De uitvoering van corrigerende maatregelen is gepland voor 2013. |
OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER
13. |
Het globale niveau van vastgelegde kredieten was 99 %. Het niveau van overgedragen vastgelegde kredieten was echter hoog voor titel II (administratieve uitgaven) met 2,3 miljoen euro (22 % van de kredieten voor titel II) en voor titel III (beleidsuitgaven) met 5,6 miljoen euro (30 % van de kredieten voor titel III). Voor titel II werd 1,1 miljoen euro overgedragen overeenkomstig het beheersplan van EFSA of in verband met betalingen die waren opgeschort door omstandigheden buiten de controle van de Autoriteit. Wat betreft titel III werd 2,1 miljoen euro overgedragen overeenkomstig het beheersplan van EFSA en 0,83 miljoen euro door omstandigheden buiten de controle van de Autoriteit. |
FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR
14. |
Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar. |
Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 17 september 2013.
Voor de Rekenkamer
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
President
(1) PB L 31 van 1.2.2002, blz. 1.
(2) Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de Autoriteit.
(3) Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.
(4) Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.
(5) PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.
(6) De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.
(7) Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).
BIJLAGE I
Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar
Jaar |
Opmerking van de Rekenkamer |
Status van de corrigerende maatregel (Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.) |
2011 |
Dit grote aantal begrotingsoverschrijvingen wijst op tekortkomingen in de planning en uitvoering van de begroting en is in strijd met het specialiteitsbeginsel. |
Loopt nog |
2011 |
De Autoriteit kocht in december 2011 een nieuw hoofdgebouw tegen de prijs van 36,8 miljoen euro, die zal worden betaald in kwartaaltermijnen over 25 jaar, hetgeen rentebetalingen ad 18,5 miljoen euro met zich brengt. De Rekenkamer vraagt zich af of er geen zuiniger alternatieve oplossing te vinden was bij de begrotingsautoriteiten overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en in volledige overeenstemming met het Financieel Reglement. |
Loopt nog (de Commissie weigerde aanvullende middelen te verstrekken om de lening volledig terug te betalen) |
2011 |
De doorzichtigheid van de wervingsprocedure is voor verbetering vatbaar. De vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden bepaald nadat de jury de sollicitaties had onderzocht en de juryleden ondertekenden de verklaringen over de vertrouwelijkheid en omtrent de afwezigheid van belangenconflicten pas tijdens, en niet vóór de beoordeling van de sollicitaties. |
Loopt nog (in maart 2012 werden nieuwe richtsnoeren voor wervingsprocedures ingevoerd om deze gebreken in de toekomst te vermijden) |
BIJLAGE II
Europese Autoriteit voor voedselveiligheid (Parma)
Bevoegdheden en activiteiten
Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag |
Verzamelen van informatie
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Bevoegdheden van de Autoriteit (Verordening (EG) nr. 178/2002 van het Europees Parlement en de Raad) |
Doelstellingen
Taken
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Organisatie |
Raad van bestuur Samenstelling 14 door de Raad (in samenwerking met het Europees Parlement en de Commissie) benoemde leden en één vertegenwoordiger van de Commissie. Taak Werkprogramma en begroting opstellen en toezien op de uitvoering ervan. Uitvoerend directeur Benoemd door de raad van bestuur op basis van een door de Commissie voorgestelde lijst van kandidaten en na een hoorzitting in het Europees Parlement. Adviserend lichaam Samenstelling Eén vertegenwoordiger per lidstaat. Taak De uitvoerend directeur adviseren. Wetenschappelijk Comité en wetenschappelijke panels Opstellen van de wetenschappelijke adviezen van de Autoriteit. Externe controle Europese Rekenkamer Interne controle Eenheid Interne Audit van EFSA Dienst Interne Audit van de Europese Commissie (DIA) Kwijtingverlenende autoriteit Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad. |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
In 2012 (2011) ter beschikking van de Autoriteit gestelde middelen |
Begroting 78,3 (78,8) miljoen euro waarvan 100 % (100 %) subsidie van de Europese Unie. Personeelsbestand per 31 december 2012 Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten: 355 (355), waarvan bezet:
Totaalaantal personeelsleden (inclusief negen aanstellingsbrieven verzonden per 31.12.2012): 466 (443), waarvan er:
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Producten en diensten 2012 (2011) |
Wetenschappelijke output en ondersteunende publicaties in 2012 (2011) Activiteit 1: Verstrekken van wetenschappelijke adviezen en verklaringen & richtsnoeren voor risicobeoordeling
Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 1 = 65 (57) Activiteit 2: Beoordeling van producten, substanties en te autoriseren aanvragen
Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 2 = 320 (384) Activiteit 3: Gegevensverzameling, wetenschappelijke samenwerking en netwerken
Totaal wetenschappelijke output voor activiteit 3 = 131 (107) Ondersteunende publicaties
Totaal ondersteunende publicaties = 162 (110) Totaal output = 678 (658)
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Bron: Door de Autoriteit verstrekte gegevens. |
ANTWOORD VAN DE AUTORITEIT
11. |
Het door de Rekenkamer genoemde risico heeft niet geleid tot het gebruik van onjuiste gegevens door de rekenplichtige van EFSA. Desalniettemin zal de Autoriteit voortaan ook haar lokale systemen door de rekenplichtige laten valideren. |
12. |
De Autoriteit voert in het kader van haar procedures voor beheer en interne controle op regelmatige basis hoogrisicobeoordelingen uit om potentiële risico’s te identificeren en adequate beperkingsmaatregelen hiertegen te treffen. Deze exercitie is een sleutelelement binnen de interne controle en is ingevoerd om de kansen van de Autoriteit te vergroten om haar doelstellingen te bereiken. De Autoriteit zal niet van deze preventieve houding ten aanzien van risicobeheer afwijken. |
13. |
De Autoriteit vervolgt haar inspanningen ter verbetering van de controle van de begrotingsuitvoering teneinde de overdrachten in overeenstemming te houden met de doelstellingen die zij zich voor de uitvoering van de operationele activiteiten gesteld heeft. |