13.12.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/29

VERSLAG

over de jaarrekening van de Europese Politieacademie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van de Academie

2013/C 365/05

INLEIDING

1.

De Europese Politieacademie (hierna: „de Academie” ofwel „Cepol”), gevestigd te Bramshill, werd opgericht bij Besluit 2000/820/JBZ van de Raad, zoals ingetrokken in 2005 en vervangen bij Besluit 2005/681/JBZ van de Raad (1). De taak van de Academie bestaat erin, te functioneren als een netwerk en de nationale politieopleidingsinstituten in de lidstaten samen te brengen om op gemeenschappelijke normen gebaseerde opleidingen ten behoeve van hoge leidinggevende politiefunctionarissen te verzorgen (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van de Academie. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van de Academie, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar;

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van de Academie, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van de Academie omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van de Academie goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld, waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de Academie.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig systeem voor interne beheersing, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van de Academie geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van de Academie op alle materiële punten een getrouw beeld van haar financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van haar verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van haar financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER DE WETTIGHEID EN REGELMATIGHEID VAN DE VERRICHTINGEN

11.

De Academie heeft vastgelegde kredieten ten belope van 355 500 euro overgedragen naar 2013 ten behoeve van het uitwisselingsprogramma 2013 dat plaats zal vinden tussen maart en november 2013. Aangezien het uitwisselingsprogramma 2013 niet wordt genoemd in het jaarlijks werkprogramma 2012 van de Academie en er in 2012 ter zake geen financieringsbesluit is genomen, is de overdracht onregelmatig.

OPMERKINGEN OVER HET BEGROTINGSBEHEER

12.

Van de 1,7 miljoen euro uit 2011 overgedragen vastgelegde kredieten werd 0,7 miljoen euro (41,2 %) in 2012 geannuleerd. Dit was hoofdzakelijk het gevolg van het feit dat de in het kader van de subsidieovereenkomsten 2011 te vergoeden kosten lager waren dan geraamd (0,44 miljoen euro ofwel 62 % van de geannuleerde overdrachten).

13.

Het niveau van de vastgelegde kredieten voor 2012 varieerde voor de verschillende titels tussen 90 % en 99 % van de totale kredieten, hetgeen erop wijst dat de juridische verbintenissen tijdig werden aangegaan. Het niveau naar 2013 overgedragen vastgelegde kredieten was hoog voor titel III (beleidsuitgaven) aangezien het 1,5 miljoen euro (36 %). beliep. Dit was echter niet te wijten aan vertragingen bij de uitvoering van het jaarlijks werkprogramma 2012 van de Academie, maar het was hoofdzakelijk het gevolg van de in paragraaf 11 genoemde overdacht en van het feit dat de kosten in verband met de cursussen die in de laatste maanden van 2012 in het kader van de subsidieovereenkomsten 2012 werden georganiseerd, pas begin 2013 vergoed hoefden te worden (1 miljoen euro).

14.

In 2012 verrichtte de Academie 37 begrotingsoverschijvingen ten belope van 1 miljoen euro, waarvan 36 binnen hun respectieve titels.

15.

De in de paragrafen 11, 12 en 14 vermelde feiten zijn in strijd met de begrotingsbeginselen van jaarperiodiciteit en specialiteit.

OVERIGE OPMERKINGEN

16.

De reeds meerdere jaren lopende discussie over de toekomst van de Academie heeft geleid tot onzekerheid die de bedrijfsplanning en —uitvoering blijf belemmeren.

17.

De Academie moet waarborgen dat de Gids voor aanwerving door Cepol volledig wordt nageleefd en zij moet de doorzichtigheid van de wervingsprocedures verder verbeteren: vacatures werden niet altijd minimaal zes weken vóór het verstrijken van de sollicitatietermijn bekendgemaakt; er was geen bewijs dat de beoordelaars nagingen of de regels voor de indiening van sollicitaties in acht waren genomen; de toegepaste selectiecriteria waren niet altijd gelijk aan de in de kennisgeving van vacature opgenomen selectiecriteria; in een aantal gevallen trad er grote vertraging op bij de beoordeling van de sollicitaties.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR

18.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 9 juli 2013.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 256 van 1.10.2005, blz. 63.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van de Academie.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Status van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2011

Het hoge niveau van overdrachten alsmede van annuleringen wijst op gebreken in de planning en/of uitvoering van de begroting en is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

Nog af te handelen

2011

Het hoge niveau van begrotingsoverschrijvingen wijst op tekortkomingen in de planning van de begroting en is in strijd met het specialiteitsbeginsel.

Nog af te handelen

2011

De Academie is gevestigd in Bramshill, in het gebouw van het Britse National Policing Improvement Agency (NPIA). Het NPIA zal eind 2012 zijn deuren sluiten en het is niet duidelijk tot wanneer de Academie haar huidige kantoorruimte kan blijven gebruiken.

Nog af te handelen

2011

De Academie moet de doorzichtigheid van de wervingsprocedures verbeteren. In de vacatures werd niet vermeld dat het mogelijk was in beroep te gaan; de wegingsfactoren voor de selectiecriteria waren niet vastgesteld voordat de sollicitaties waren bestudeerd, en er werden niet altijd verslagen met een samenvatting van de onderzoeksprocedures en besluiten over de reservelijsten opgesteld.

Loopt nog

BIJLAGE II

Europese Politieacademie (Bramshill)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikel 87 VWEU)

Harmonisatie van de wetgevingen

„1.

De Unie ontwikkelt een vorm van politiële samenwerking waarbij alle bevoegde autoriteiten van de lidstaten betrokken zijn, met inbegrip van de politie, de douane en andere gespecialiseerde wetshandhavingsdiensten die belast zijn met het voorkomen, opsporen en onderzoeken van strafbare feiten.

2.

Voor de toepassing van lid 1 stellen het Europees Parlement en de Raad volgens de gewone wetgevingsprocedure maatregelen vast voor: […]

b)

steun voor de opleiding van personeel, alsmede samenwerking betreffende de uitwisseling van personeel, apparatuur en onderzoek op het gebied van criminalistiek; […]”

Bevoegdheden van de Academie

(Besluit 2005/681/JBZ van de Raad)

Doelstellingen

De Academie heeft ten doel om, door optimalisering van de samenwerking tussen de diverse instituten waaruit zij bestaat, bij te dragen aan de opleiding van hoge leidinggevende politiefunctionarissen in de lidstaten. Zij ondersteunt en ontwikkelt een Europese aanpak van de belangrijkste problemen die zich in de lidstaten voordoen op het gebied van criminaliteitsbestrijding, misdaadpreventie en handhaving van de openbare orde en veiligheid, met name vanuit een grensoverschrijdend perspectief.

Taken

—

Het verdiepen van de kennis van de nationale politiestelsels en -structuren van de andere lidstaten, en de grensoverschrijdende politiële samenwerking in de Europese Unie;

—

het verruimen van de kennis van het internationale instrumentarium en dat van de Europese Unie, met name op de volgende gebieden:

a)

de instellingen van de Europese Unie, hun werking en hun rol, alsook de besluitvormingsprocedures en de rechtsinstrumenten van de Europese Unie, in het bijzonder wat hun implicaties voor de samenwerking op het gebied van de rechtshandhaving betreft;

b)

de doelstellingen, structuur en werking van Europol, alsook de mogelijkheden om de samenwerking tussen Europol en de betrokken rechtshandhavingsdiensten in de lidstaten bij de strijd tegen de georganiseerde criminaliteit te maximaliseren;

c)

de doelstellingen, structuur en werking van Eurojust;

—

het zorg dragen voor een adequate opleiding betreffende de naleving van de democratische waarborgen, in het bijzonder de rechten van de verdediging.

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

Eén delegatie uit elke lidstaat.

Elke delegatie beschikt over één stem. Vertegenwoordigers van de Europese Commissie en van het secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie en Europol worden uitgenodigd, vergaderingen bij te wonen als niet-stemgerechtigde waarnemers.

Directeur

Bestuurt de Academie; wordt aangesteld en van zijn functie ontheven door de raad van bestuur.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

Dienst Interne Audit (DIA) van de Europese Commissie.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2012 (2011) ter beschikking van de Academie gestelde middelen

Begroting

8,4 (8,3) miljoen euro

Personeelsbestand

Posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten 2012: 28 (26) tijdelijke functionarissen.

Daarnaast waren 10 (8) arbeidscontractanten begroot.

Tevens detacheerden de lidstaten tijdens het jaar in totaal 5 (7) nationale deskundigen.

Producten en diensten in 2012 (2011)

Cursussen, seminars en conferenties

De Academie voerde in totaal 82 (88) klassikale activiteiten (cursussen, seminars en conferenties) uit. De beoordeling van de evaluaties van de activiteiten toont aan dat de algehele tevredenheid over de activiteiten van de Academie en haar opleidingsresultaten groot blijft met 93 % (93 %). Cepol bracht 2 098(2 043) deelnemers uit rechtshandhavingsinstanties en 772 (784) opleiders samen uit 33 (37) landen (EU-lidstaten en derde landen) en 27 EU- en internationale organen. De bezettingsgraad (aantal deelnemers/beschikbare plaatsen) is aanzienlijk toegenomen van 80 % tot 96 %, waaruit een toenemende vraag naar Cepol-opleidingen blijkt. De Academie zelf organiseerde 15 (17) activiteiten ter ondersteuning van het netwerk en startte een procedure voor het aanvragen van subsidieovereenkomsten voor 2013. Er werden geen activiteiten uitgesteld tot het volgende kalenderjaar.

Externe betrekkingen

Extern beleid: Cepol zet haar vruchtbare samenwerking met strategische partners, partnerinstanties en EU instellingen, waaronder de EDEO, voort en wordt duidelijk beschouwd als een van de belangrijkste aanbieders van opleidingen voor politiefunctionarissen die aan politiemissies van de EU deelnemen. In 2012 heeft Cepol met succes onderhandeld over twee overeenkomsten met Moldavië en Albanië.

Ontwikkeling van opleidingshandboeken en (gemeenschappelijke) leerprogramma’s

In 2012 werd het handboek voor SIRENE-opleiders uitgegeven door Bureau voor publicaties van de Europese Unie en verstrekt aan het SIRENE-opleidingscomité en het Secretariaat-generaal van de Raad van de Europese Unie. Het handboek voor SIRENE-opleiders werd gebruikt in het kader van een SIRENE-opleidings- en —opleidersactiviteit.

Er werden vier gemeenschappelijke leerprogramma’s bijgewerkt en één werd er voltooid op basis van een subsidieovereenkomst: Huiselijk geweld, Het witwassen van geld, Politie-ethiek en preventie van corruptie, Mensenhandel (bijgewerkt) en Civiele crisisbeheersing (voltooid). Het gemeenschappelijke leerprogramma over Europol werd overeenkomstig het memorandum van overeenstemming (1/2007/GB, Artikel 4) door Europol bijgewerkt met ondersteuning van Cepol. (0 gemeenschappelijke leerprogramma’s, 1 opleidingshandboek in 2011).

Onderzoek en wetenschap

De Europese politieonderzoek- en wetenschapsconferentie 2012 van Cepol, een evenement met de naam „Police Science in Europe: Project, Progress and Projections” dat na een intensieve voorbereiding tot stand kwam en 120 deelnemers uit de lidstaten en daarbuiten trok, kon een succes worden genoemd.

Op de website verscheen een nieuw nummer van het „Europees onderzoeks- en wetenschapsbulletin”.

De groeiende e-bibliotheek wordt regelmatig benut als kennisentrepot voor geregistreerde gebruikers van e-Net.

Het Europese politie-uitwisselingsprogramma

Het Europese politie-uitwisselingsprogramma 2012 van Cepol omvatte de volgende elementen:

—

hoge leidinggevende politiefunctionarissen en opleiders;

—

politiehoofden;

—

studiebezoeken aan Europol, Frontex, EMCDDA en OLAF;

—

een gemeenschappelijk studiebezoek aan Europol en Eurojust voor oostelijke ENP-landen, Turkije en landen van de Westelijke Balkan.

Het programma omvatte onderwerpen die waren afgeleid van de prioriteiten van het programma van Stockholm, de EU-beleidscyclus en verzoeken van de lidstaten. Uitwisselingsbezoeken vinden op bilaterale basis plaats en duren minimaal 5 werkdagen en maximaal 12 kalenderdagen. Er werden studiebezoeken van 3-5 dagen aan bovengenoemde organisaties georganiseerd. Het gemeenschappelijk studiebezoek stond uitsluitend open voor landen van de Westelijke Balkan, Turkije en landen van het oostelijk partnerschap binnen het Europese nabuurschapsbeleid. De landen die hiernaar vertegenwoordigers afvaardigden waren: Albanië, Armenië, FYROM, Moldavië, Montenegro, Servië en Turkije. In totaal deden 293 (292) deelnemers uit 25 lidstaten en bovengenoemde landen mee. De begroting van het programma beliep ongeveer 800 000 euro en werd door Cepol gefinancierd.

Elektronisch netwerk (e-Net)

Het elektronisch netwerk van de Academie (e-Net) had eind 2012 263 450(109 000) unieke bezoekers en 13 189(9 283) geregistreerde bezoekers (een toename van 42 % ten opzichte van eind 2011). In december vond een bijeenkomst plaats voor nationale beheerders van e-Net. Het systeem van Cepol voor het beheren van de opleidingen (Learning Management System, LMS) bleek erg succesvol, zowel bij het ondersteunen van traditionele Cepol-activiteiten als bij het bieden van een platform voor informatiedeling binnen het Cepol-netwerk. Er zijn ook open platforms beschikbaar gesteld, waarop praktijkgemeenschappen in een netwerkleeromgeving eenvoudig van en met elkaar kunnen leren met gebruikmaking van onlinetechnologie.

E-Learning

In 2012 ontwikkelde de Academie vier (vijf) modules voor e-learning met als onderwerpen gemeenschappelijke onderzoekteams, het Verdrag van Lissabon, SIRENE en mensenhandel. Rechtshandhavers kunnen de modules altijd en overal gebruiken om zich te professionaliseren ter bevordering van een leven lang leren en zelfstudie. Tussen 1 januari 2012 en 6 januari 2013 registreerden zich in totaal 1 961(1 765) unieke gebruikers voor de onlineleermodules. Per 31 december 2012 waren 21 (18) geplande onlineseminars (webinars) van Cepol georganiseerd over zowel onderwerpen in verband met politieoptreden als politie-onderwijs en -opleiding) met 1 310 deelnemers. Daarnaast zijn negen webinars georganiseerd op basis van ad-hocbehoeften van Cepol en de lidstaten met nog eens 357 deelnemers, waarmee het totale aantal deelnemers aan Cepol-webinars in 2012 uitkomt op 1 667(398).

Bron: Door de Academie verstrekte gegevens.

ANTWOORD VAN HET AGENTSCHAP

11.

De Academie is het met de opmerking van de Rekenkamer eens en verbindt zich ertoe soortgelijke gevallen in de toekomst met een formeel financieringsbesluit te onderbouwen. De Academie wijst erop dat, hoewel er geen formeel financieringsbesluit was genomen, de verrichting op transparante wijze is verlopen voor de raad van bestuur, die regelmatig wordt geïnformeerd en via de overgelegde verslagen de uitvoering van de begroting volgt.

12.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer.

13.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer.

14.

In 2012 verrichtte Cepol 37 begrotingsoverschrijvingen, waarvan 23 binnen begrotingshoofdstukken, 13 tussen begrotingshoofdstukken en slechts 1 tussen begrotingstitels. Deze overdrachten waren noodzakelijk om de aan het Agentschap ter beschikking gestelde financiële middelen maximaal te kunnen benutten. Alle overdrachten werden verricht conform de toepasselijke artikelen van het Financieel Reglement en de uitvoeringsvoorschriften.

15.

De Academie is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. Om de begrotingsbeginselen van jaarperiodiciteit en specialiteit nauwgezetter te bewaken, heeft Cepol een wekelijks begrotingstoezichtverslag ingevoerd. Het dynamisme in het verbruik van de begroting, inclusief overdrachten, wordt nu op de voet gevolgd, en in geval van aanzienlijke achterstand worden de redenen geanalyseerd met het oog op een constante verbetering van de planning en uitvoering van de begroting.

16.

Het Agentschap heeft kennis genomen van de opmerkingen van de Rekenkamer.

17.

De Academie is het met de opmerkingen van de Rekenkamer eens. Om de naleving van de regels en het transparantiebeginsel verder aan te scherpen, gaat Cepol door met het verbeteren van de documentatie van de werkzaamheden inzake personeelszaken door procedures en sjablonen uit te werken overeenkomstig het vastgestelde kwaliteitssysteem voor documentenbeheer.