13.12.2013   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 365/15

VERSLAG

over de jaarrekening van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie betreffende het begrotingsjaar 2012 vergezeld van de antwoorden van het Bureau

2013/C 365/03

INLEIDING

1.

Het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna: „Bureau” ofwel „CdT”), gevestigd te Luxemburg, werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad (1). Het Bureau heeft tot taak, voor de instellingen en organen van de Europese Unie desgewenst de vertalingen te verzorgen die nodig zijn voor hun activiteiten (2).

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat cijferanalyses, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële beheersingsmaatregelen van de toezicht- en controlesystemen van het Bureau. Hierbij komt nog controle-informatie afkomstig uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) controleerde de Rekenkamer:

a)

de jaarrekening van het Bureau, die bestaat uit de financiële staten (3) en de verslagen over de uitvoering van de begroting (4) betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar;

b)

de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

Overeenkomstig de artikelen 33 en 43 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie (5) is de leiding verantwoordelijk voor het opstellen en de getrouwe weergave van de jaarrekening van het Bureau, alsmede voor de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen:

a)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de jaarrekening van het Bureau omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een internebeheersingssysteem met betrekking tot de opstelling en de getrouwe weergave van financiële staten die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten, het kiezen en toepassen van adequate grondslagen voor financiële verslaglegging op basis van de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (6) en het maken van boekhoudkundige schattingen die onder de gegeven omstandigheden redelijk zijn. De directeur keurt de jaarrekening van het Bureau goed nadat de rekenplichtige deze heeft voorbereid op basis van alle beschikbare gegevens en een toelichting bij de jaarrekening heeft opgesteld, waarin hij onder meer verklaart dat hij redelijke zekerheid heeft dat deze op alle materiële punten een getrouw beeld geeft van de financiële positie van het Bureau.

b)

De verantwoordelijkheden van de leiding inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen en de inachtneming van het beginsel van goed financieel beheer omvatten het opzetten, invoeren en in stand houden van een doeltreffend en doelmatig internebeheersingssysteem, waarbij ook naar behoren toezicht wordt uitgeoefend en passende maatregelen worden getroffen ter voorkoming van onregelmatigheden en fraude en, indien nodig, rechtsvervolging wordt ingesteld om onverschuldigd betaalde of verkeerd gebruikte middelen terug te vorderen.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (7) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De Rekenkamer verricht haar controle overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Bureau geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

6.

De controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat is gebaseerd op de inschatting van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met vereisten uit de regelgeving van de Europese Unie, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risico-inschatting kijkt de controleur naar de internebeheersingsmaatregelen met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, en zet hij controleprocedures op die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Bij de controle worden tevens de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en de redelijkheid van de boekhoudkundige schattingen beoordeeld, evenals de algehele presentatie van de rekeningen.

7.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor haar betrouwbaarheidsverklaring.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

8.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Bureau op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2012 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels.

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening betreffende het per 31 december 2012 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

10.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OVERIGE OPMERKINGEN

11.

Eind 2012 bezat het Bureau kasmiddelen en kortetermijndeposito’s ter waarde van 35 miljoen euro (het begrotingsoverschot en de reserves beliepen 30,9 miljoen euro). Het Bureau kan de prijzen niet gedurende het jaar aanpassen om de inkomsten en uitgaven in evenwicht te brengen, hoewel het wel eens zijn klanten heeft terugbetaald om het overschot te verkleinen.

12.

Krachtens hun oprichtingsverordening zijn 20 regelgevende agentschappen die de Rekenkamer in 2012 controleerde, gehouden voor al hun vertalingsbehoeften gebruik te maken van het Bureau (hetzelfde geldt krachtens de oprichtingsverordening van het Bureau voor vier andere agentschappen). Andere agentschappen zijn niet verplicht gebruik te maken van het Bureau. Ze zouden hun kosten kunnen verlagen door lokale dienstverleners in te schakelen voor niet-technische documenten. Naar het oordeel van de Rekenkamer zou de wetgever moeten overwegen om dit alle agentschappen toe te staan.

FOLLOW-UP VAN DE OPMERKINGEN VAN HET VOORGAANDE JAAR

13.

Bijlage I bevat een overzicht van de corrigerende maatregelen die zijn getroffen naar aanleiding van de opmerkingen van de Rekenkamer van het voorgaande jaar.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, vastgesteld te Luxemburg op haar vergadering van 10 september 2013.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.

(2)  Ter informatie geeft bijlage II een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Bureau.

(3)  Deze omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(4)  Deze omvatten de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(5)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(6)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, indien relevant, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(7)  Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

BIJLAGE I

Follow-up van de opmerkingen van het voorgaande jaar

Jaar

Opmerking van de Rekenkamer

Status van de corrigerende maatregel

(Afgerond / Loopt nog / Nog af te handelen / N.v.t.)

2011

De begroting 2011 van het Bureau beliep 51,3 miljoen euro (1), tegen 55,9 miljoen euro het voorgaande jaar. Het begrotingsresultaat in 2011 nam af tot 1,2 miljoen euro in vergelijking met 8,3 miljoen euro in 2010. Dit wordt met name veroorzaakt door een daling van de inkomsten met 15 %, die het nieuwe prijsbeleid van het Bureau weerspiegelt dat erop is gericht de prijzen van de producten af te stemmen op de kosten ervan.

N.v.t.

2011

De tendens van vorig jaar zet door en het gecumuleerde begrotingsoverschot daalde van 9,2 miljoen euro in 2010 naar 3,0 miljoen euro in 2011. Deze daling is het netto-effect van het begrotingsoverschot uit 2011 en van de toewijzingen aan reserves voor prijsstabiliteit en uitzonderlijke investeringen.

N.v.t.

(1)  Gewijzigde begroting (PB C 375 van 22.12.2011, blz. 5); inclusief begrotingsoverschrijvingen.

BIJLAGE II

Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (Luxemburg)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

De vertegenwoordigers van de regeringen der lidstaten hebben in onderlinge overeenstemming een verklaring aangenomen betreffende de oprichting bij de in Luxemburg gevestigde vertaaldiensten van de Commissie van een vertaalbureau voor de organen van de Unie dat de vertalingen zal verzorgen die nodig zijn voor de werking van de organen en diensten waarvan de zetels zijn vastgesteld bij besluit van 29 oktober 1993.

Bevoegdheden van het Bureau

(Verordening (EG) nr. 2965/94 van de Raad, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 1645/2003)

Doelstellingen

De vertalingen verzorgen die nodig zijn voor de werking van de volgende organen:

—

het Europees Milieuagentschap;

—

de Europese Stichting voor Opleiding;

—

het Europees Waarnemingscentrum voor drugs en drugsverslaving;

—

het Europees Geneesmiddelenbureau;

—

het Europees Agentschap voor veiligheid en gezondheid op het werk;

—

het Harmonisatiebureau voor de interne markt (merken, tekeningen en modellen);

—

de Europese Politiedienst (Europol) en de Europol-Drugseenheid.

Andere dan de hierboven genoemde, door de Raad opgerichte organisaties kunnen gebruik maken van de diensten van het Bureau. De instellingen en de organen van de Europese Unie die over een eigen vertaaldienst beschikken, mogen zo nodig vrijwillig een beroep doen op het Bureau.

Het Bureau neemt volledig deel aan de werkzaamheden van het Interinstitutioneel Vertaalcomité.

Taken

—

Treffen van voorzieningen voor samenwerking met organen, organisaties en instellingen;

—

deelnemen aan de werkzaamheden van het Interinstitutioneel Vertaalcomité.

Organisatie

Raad van bestuur

Samenstelling

—

één vertegenwoordiger per lidstaat;

—

twee vertegenwoordigers van de Commissie;

—

één vertegenwoordiger van elke organisatie, elk orgaan of elke instelling die een beroep doet op de diensten van het Bureau.

Taken

Het vaststellen van de jaarlijkse begroting en het werkprogramma van het Bureau, de lijst van het aantal ambten en het jaarverslag.

Directeur

Door de raad van bestuur op voordracht van de Commissie benoemd.

Externe controle

Europese Rekenkamer.

Interne controle

De dienst Interne Audit (DIA) van de Europese Commissie.

Kwijtingverlenende autoriteit

Europees Parlement, op aanbeveling van de Raad.

In 2012 (2011) ter beschikking van het Bureau gestelde middelen

Definitieve begroting:

48,293 (51,299) miljoen euro

Personeelsbestand:

225 (225) posten opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 199 (205) bezet.

+ 17 (14) arbeidscontractanten

Totaalaantal personeelsleden: 216 (219), waarvan er

 

114 (107) uitvoerende, en

 

102 (112) administratieve taken verrichten.

Producten en diensten in 2012 (2011)

Aantal vertaalde pagina's:

735 007(712 813)

Aantal pagina's per taal:

—

officiële talen: 722 505(704 613)

—

overige talen: 12 502(8 200)

Aantal pagina's per cliënt:

—

organen: 707 888(676 925)

—

instellingen: 27 119(3 888)

Aantal door freelancers vertaalde pagina's:

480 695(436 445)

Bron: Door het Bureau verstrekte gegevens.

ANTWOORD VAN HET BUREAU

11.

Het gecumuleerde begrotingsoverschot, dat aan de klanten kan worden teruggestort, bedraagt 3,9 miljoen euro, terwijl de rest van het begrotingsoverschot geblokkeerd is voor de statutaire reserve en voor andere reserves die het Bureau voor specifieke doeleinden aanlegt. Op lange termijn moet het Bureau aan de hand van zijn prijsbeleid zijn kosten in evenwicht brengen met zijn ontvangsten. De prijzen van de producten van het Bureau worden jaarlijks bepaald door de raad van bestuur. Het overschot van 3,9 miljoen euro zal dus met het oog op het evenwicht op lange termijn worden meegenomen in de prijsaanpassing voor 2014.

12.

Het Bureau neemt nota van de opmerking van de Rekenkamer. Het Bureau benadrukt evenwel dat het standpunt van de Rekenkamer afwijkt van het kader dat de wetgever in de oprichtingsverordening van de agentschappen heeft uitgezet.