15.12.2012   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 388/226

VERSLAG

over de jaarrekening van het Uitvoerend Agentschap onderzoek betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Agentschap

2012/C 388/38

INLEIDING

1.

Het Uitvoerend Agentschap onderzoek (hierna: „Agentschap”), gevestigd te Brussel, werd opgericht bij Besluit 2008/46/EG van de Commissie (1). Het werd ingesteld voor een beperkte periode die begon op 1 januari 2008 en eindigt op 31 december 2017, met het oog op het beheer van specifieke acties van de Unie op het gebied van onderzoek (2). Op 15 juni 2009 verleende de Commissie het Agentschap officieel zijn administratieve en operationele autonomie.

TOELICHTING BIJ DE BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

2.

De door de Rekenkamer gehanteerde controleaanpak omvat analytische controleprocedures, rechtstreekse toetsing van verrichtingen en een beoordeling van de essentiële controles van de toezicht- en controlesystemen van het Agentschap. Hierbij komt nog controle-informatie die voortkomt uit het werk van andere controleurs (indien relevant) en een analyse van de „management representations”.

BETROUWBAARHEIDSVERKLARING

3.

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 287 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie controleerde de Rekenkamer de jaarrekening (3) van het Agentschap, die bestaat uit de „financiële staten” (4) en de „verslagen over de uitvoering van de begroting” (5) betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar, alsmede de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

De verantwoordelijkheid van de leiding

4.

Als ordonnateur voert de directeur de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het Agentschap, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten (6). De directeur is verantwoordelijk voor het opzetten (7) van de organisatorische structuur en van de interne beheers- en controlesystemen en -procedures die van belang zijn om definitieve rekeningen (8) te kunnen opstellen die geen afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten bevatten en om te verzekeren dat de onderliggende verrichtingen bij deze rekeningen wettig en regelmatig zijn.

De verantwoordelijkheid van de controleur

5.

De Rekenkamer heeft de verantwoordelijkheid om op basis van haar controle aan het Europees Parlement en de Raad (9) een verklaring voor te leggen over de betrouwbaarheid van de jaarrekening van het Agentschap en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij die rekening.

6.

De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig de internationale controlestandaarden en de regels inzake beroepsethiek van IFAC en de internationale standaarden van hoge controle-instanties van INTOSAI. Volgens die standaarden moet de Rekenkamer de controle zodanig plannen en uitvoeren dat redelijke zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening van het Agentschap geen afwijkingen van materieel belang bevat en de onderliggende verrichtingen bij die rekening wettig en regelmatig zijn.

7.

Een controle houdt in dat procedures worden uitgevoerd om controle-informatie te verkrijgen over de bedragen en mededelingen in de rekeningen en over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen daarbij. De selectie van de procedures is afhankelijk van het oordeel van de controleur, dat een beoordeling omvat van de risico's op afwijkingen van materieel belang in de rekeningen en op niet-conformiteit van materieel belang van de onderliggende verrichtingen met de EU-regelgeving, hetzij door fraude, hetzij door fouten. Bij deze risicobeoordeling kijkt de controleur naar de interne controles met betrekking tot de opstelling en getrouwe weergave van de rekeningen en naar de toezicht- en controlesystemen die worden gehanteerd ter waarborging van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, om controleprocedures op te zetten die onder de gegeven omstandigheden adequaat zijn. Een controle houdt tevens een beoordeling in van de geschiktheid van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaglegging en van de redelijkheid van de gemaakte boekhoudkundige schattingen, evenals een beoordeling van de algehele presentatie van de rekeningen.

8.

De Rekenkamer is van oordeel dat de verkregen controle-informatie toereikend is en geschikt als grondslag voor de navolgende oordelen.

Oordeel over de betrouwbaarheid van de rekeningen

9.

Naar het oordeel van de Rekenkamer geeft de jaarrekening van het Agentschap (10) op alle materiële punten een getrouw beeld van zijn financiële situatie per 31 december 2011 en van de resultaten van zijn verrichtingen en kasstromen in het op die datum afgesloten jaar, overeenkomstig de bepalingen van zijn financieel reglement en de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels (11).

Oordeel over de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen bij de rekeningen

10.

Naar het oordeel van de Rekenkamer zijn de onderliggende verrichtingen bij de jaarrekening van het Agentschap betreffende het per 31 december 2011 afgesloten begrotingsjaar op alle materiële punten wettig en regelmatig.

11.

De hiernavolgende opmerkingen doen niets af aan de oordelen van de Rekenkamer.

OPMERKINGEN OVER HET BUDGETTAIR EN FINANCIEEL BEHEER

12.

Overdrachten ten bedrage van 1,2 miljoen euro (ofwel 35 % van alle naar 2011 overgedragen kredieten) werden in 2011 geannuleerd. Dit betrof meer bepaald titel I (Personeelsuitgaven) en titel II (Infrastructuur- en beleidsuitgaven), waarbij respectievelijk 0,3 miljoen euro (52 % van de kredieten) en 0,7 miljoen euro (41 % van de kredieten) werden geannuleerd. Deze situatie is in strijd met het begrotingsbeginsel van jaarperiodiciteit.

13.

Vele begrotingsoverschrijvingen vonden plaats aan het einde van het jaar. De kredieten voor IT- en beleidsuitgaven stegen aanzienlijk (12). Deze situatie wijst op tekortkomingen in de begrotingsplanning en -programmering en is in strijd met het specialiteitsbeginsel.

OVERIGE OPMERKINGEN

14.

De doorzichtigheid van de wervingsprocedures is voor verbetering vatbaar. De vragen voor de schriftelijke tests en sollicitatiegesprekken werden bepaald nadat de jury de sollicitaties had onderzocht; de minimaal vereiste score voor opname in de lijst van geslaagde kandidaten waren niet vooraf vastgesteld en de jury heeft niet al zijn vergaderingen en besluiten behoorlijk gedocumenteerd.

Dit verslag werd door kamer IV onder voorzitterschap van de heer Louis GALEA, lid van de Rekenkamer, te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 18 september 2012.

Voor de Rekenkamer

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

President

(1)  PB L 11 van 15.1.2008, blz. 9.

(2)  Ter informatie geeft de bijlage een overzicht van de bevoegdheden en activiteiten van het Agentschap.

(3)  Bij deze rekening is een verslag gevoegd over het budgettair en financieel beheer tijdens het jaar, dat nadere informatie verschaft over de uitvoering en het beheer van de begroting.

(4)  De financiële staten omvatten de balans en de economische resultatenrekening, de tabel van de kasstromen, de staat van de veranderingen van de nettoactiva en een overzicht van belangrijke grondslagen voor financiële verslaglegging en andere toelichtingen.

(5)  De verslagen over de begrotingsuitvoering omvatten ook de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering en de bijlage daarbij.

(6)  Artikel 25 van Verordening (EG) nr. 1653/2004 van de Commissie (PB L 297 van 22.9.2004, blz. 10).

(7)  Artikel 29 van Verordening (EG) nr. 1653/2004.

(8)  De regels inzake de rekening en verantwoording en de boekhouding van de agentschappen zijn vastgelegd in de hoofdstukken 1 en 2 van titel VI van Verordening (EG) nr. 1653/2004, zoals laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 651/2008 (PB L 181 van 10.7.2008, blz. 15).

(9)  Artikel 185, lid 2, van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

(10)  De definitieve jaarrekening is op 20 juni 2012 opgesteld en op 4 juli 2012 bij de Rekenkamer ingekomen. De definitieve jaarrekening wordt geconsolideerd met die van de Commissie en vervolgens voor 15 november van het volgende jaar in het Publicatieblad van de Europese Unie bekendgemaakt. Ze is te vinden op de website http://eca.europa.eu of op http://www.ec.europa.eu/rea.

(11)  De door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde boekhoudregels zijn afgeleid van de International Public Sector Accounting Standards (IPSAS), uitgebracht door de Internationale Federatie van Accountants of, bij gebreke daarvan, de International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS), uitgebracht door de International Accounting Standards Board.

(12)  De kredieten voor IT-uitgaven (begrotingsonderdeel 2103) stegen met 80 % van 1,9 tot 3,4 miljoen euro. De kredieten voor het gemeenschappelijke KP7-beoordelingsplatform (begrotingsonderdeel 3303) stegen met 194 % van 0,7 tot 2,1 miljoen euro.

BIJLAGE

Uitvoerend Agentschap onderzoek (Brussel)

Bevoegdheden en activiteiten

Bevoegdheden van de Unie volgens het Verdrag

(Artikelen 179 en 180 van het VWEU)

Verzamelen van informatie

De Unie heeft tot doel haar wetenschappelijke en technologische grondslagen te versterken door de totstandbrenging van een Europese onderzoeksruimte waarbinnen onderzoekers, wetenschappelijke kennis en technologieën vrij circuleren, en tot de ontwikkeling van het concurrentievermogen van de Unie en van haar industrie bij te dragen.

Te dien einde stimuleert zij in de gehele Unie de ondernemingen, met inbegrip van kleine en middelgrote ondernemingen, de onderzoekcentra en de universiteiten bij hun inspanningen op het gebied van hoogwaardig onderzoek en hoogwaardige technologische ontwikkeling; zij ondersteunt hun streven naar onderlinge samenwerking, waarbij het beleid er vooral op gericht is onderzoekers in staat te stellen vrijelijk samen te werken over de grenzen heen, en ondernemingen in staat te stellen de mogelijkheden van de interne markt ten volle te benutten, in het bijzonder door […] vaststelling van gemeenschappelijke normen en opheffing van de wettelijke en fiscale belemmeringen welke die samenwerking in de weg staan.

Voor de verwezenlijking van deze doelstellingen onderneemt de Unie de volgende activiteiten, die de activiteiten van de lidstaten aanvullen:

a)

tenuitvoerlegging van programma’s voor onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie, waarbij de samenwerking met en tussen ondernemingen, onderzoekcentra en universiteiten wordt bevorderd;

b)

bevordering van de samenwerking met derde landen en internationale organisaties inzake onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie in de Unie;

c)

verspreiding en exploitatie van de resultaten van de activiteiten inzake onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie in de Unie;

d)

stimulering van de opleiding en de mobiliteit van onderzoekers in de Unie.

Bevoegdheden van het Agentschap

(Besluit 2008/46/EG van de Commissie)

Doelstellingen

Het Agentschap heeft tot doel de in het kader van het zevende kaderprogramma van de Unie voor activiteiten op het gebied van onderzoek, technologische ontwikkeling en demonstratie (2007-2013) (hierna: KP7) aan het Agentschap toevertrouwde programma’s doelmatig en doeltreffend te beheren (het programma Mensen, de kmo-acties van het programma Capaciteiten en de thema’s Ruimte en Veiligheid van het programma Samenwerking), om de onderzoeksgemeenschap doelmatige en doeltreffende diensten te verlenen en de betrokken diensten van de Commissie gecentraliseerde KP7-ondersteunende diensten te bieden op alle gebieden van de specifieke programma’s Samenwerking, Capaciteiten en Mensen.

In het kader van een doelmatige en doeltreffende uitvoering van de programma’s wil het Agentschap ter bevordering van de Europese Onderzoeksruimte het projectbeheer verbeteren, nauwe contacten leggen met de eindbegunstigden en de Europese Unie grote zichtbaarheid geven.

Taken

In verband met het projectbeheer sluit en beheert het Agentschap de subsidieovereenkomsten, waarbij het de volgende werkzaamheden verricht:

—

opstelling en publicatie van de oproepen tot het indienen van voorstellen;

—

evaluatie van de voorstellen;

—

opstelling en ondertekening van de subsidieovereenkomsten;

—

houden van toezicht op de uitvoering van de projecten, inclusief aanvaarding van verslagen en andere producten;

—

betalingen, invorderingen en toepassing van sancties in de zin van artikel 114, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement, met name wanneer bij controles achteraf op het niveau van de eindbegunstigden fouten zijn ontdekt in de opgegeven kosten;

—

bekendmaking achteraf en verspreiding van de resultaten.

Wat betreft KP7-ondersteunende diensten verricht het Agentschap de volgende taken:

—

administratieve steun bij de publicatie van oproepen;

—

beheer van de elektronische ontvangst van de voorstellen;

—

steun voor evaluaties op afstand en ter plaatse;

—

steun voor de opstelling van aanstellingsbrieven en betalingen voor deskundigen;

—

beheer van de centrale databank voor KP7-deelnemers (algemene registratiefaciliteit — URF), inclusief steun voor controles van de financiële capaciteit van geselecteerde begunstigden;

—

beheer van de „Research Enquiry Service”.

Organisatie

Directiecomité

Bestaat uit vijf door de Europese Commissie benoemde leden. Stelt na goedkeuring van de Commissie het organisatieschema en het jaarlijks werkprogramma van het Agentschap vast. Het stelt bovendien de administratieve begroting en het jaarlijks activiteitenverslag van het Agentschap vast.

Directeur

Benoemd door de Commissie; beheert het Agentschap samen met het directiecomité, voert de administratieve begroting uit, zet systemen voor beheer en interne controle op die zijn afgestemd op de aan het Agentschap toevertrouwde taken en stelt de aan de Commissie voor te leggen verslagen op.

Externe controle

De Europese Rekenkamer.

Kwijtingverlenende autoriteit

Het Europees Parlement, op aanbeveling van de Europese Raad. Wat betreft de uitvoering van zijn administratieve begroting door het Agentschap is het kwijtingsbesluit gericht aan de directeur. De Commissie blijft verantwoordelijk voor de door haar aan het Agentschap gedelegeerde uitvoering van de operationele begroting.

In (2010) 2011 ter beschikking van het Agentschap gestelde middelen

Operationele begroting 2011 (2010)

1 340,6(962,6) miljoen euro vastleggingskredieten en 1 059(1 709) miljoen euro betalingskredieten. Het Agentschap voert de operationele begroting van de Commissie uit krachtens een delegatiebesluit van de Commissie.

Administratieve begroting 2011 (2010)

39,2 (33,6) miljoen euro. Het Agentschap voert de administratieve begroting autonoom uit.

Personeelsbestand per 31 december 2011 (2010)

Tijdelijke ambten: 117 (106) opgenomen in de lijst van het aantal ambten, waarvan 103 (99) bezet.

Arbeidscontractanten: 349 (318) gepland, waarvan 351 (309) in dienst op 31 december 2011.

Totaalaantal personeelsleden: 454 (408) voor de vervulling van de volgende taken:

—

programmabeheer: 287 (254);

—

ondersteunende diensten voor KP7: 88 (81);

—

beheers- en administratieve taken: 79 (73).

Producten en diensten 2011 (2010)

Voor het programma Mensen werden in 2011 tien oproepen afgewikkeld en tien evaluaties voltooid. 1 615 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 2676 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 5 159 (4 125) projecten van dit programma.

Voor de kmo-acties van het programma Capaciteiten werden drie oproepen afgewikkeld en drie evaluaties voltooid. 162 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 385 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 522 (408) projecten in het kader van deze regeling.

Voor de thema’s Ruimte en Veiligheid van het programma Samenwerking werden in 2011 twee oproepen afgewikkeld en twee evaluaties voltooid. 118 nieuwe subsidieovereenkomsten werden ondertekend en 183 betalingen verricht (exclusief betalingen voor deskundige beoordelaars). Het Agentschap beheert nu in totaal 271 (153) projecten voor deze thema’s.

Wat betreft de KP7-ondersteunende diensten zijn de behaalde resultaten voor 2011 als volgt:

—

64 (88) publicaties van oproepen gesteund;

—

26 838 (21 766) voorstellen ontvangen via het elektronisch systeem voor indiening;

—

3 897 (3 847) deskundige beoordelaars gecontracteerd en 3 620 (2 615) betalingen aan deskundigen verricht (alleen voor de door het Agentschap beheerde programma’s);

—

6 252 (5 896) selecties van deelnemers voltooid;

—

7 123 (7 171) antwoorden verzonden op vragen aan de Research Enquiry Service.

Bron: Door het Agentschap verstrekte gegevens.

ANTWOORDEN VAN HET AGENTSCHAP

12.

Annuleringen van overdrachten — uitgedrukt in een percentage van de begroting van het voorgaande jaar — zijn verminderd van 7 % van de overdracht van 2009 naar 2010 naar slechts 3 % van de overdracht van 2010 naar 2011; naar verwachting zal het aantal naar 2012 overgedragen en vervolgens te annuleren kredieten verder afnemen, aangezien het Agentschap er extra aandacht aan heeft besteed dat het saldo van de voorlopige verplichtingen aan het einde van het jaar een betrouwbare raming van de daadwerkelijk uitstaande betalingsverplichtingen weergeeft.

13.

De aanzienlijke begrotingsoverschrijdingen hebben te maken met de onverwacht hoge afdrachten aan de Commissie voor het gebruik van IT-hulpmiddelen en met de faciliteiten voor voorstelevaluatie voor alle diensten gezamenlijk bij het beheer van KP7. Het Agentschap heeft met de Commissie een nieuwe procedure afgesproken om voor het volgende financiële jaar in betrouwbaardere begrotingsramingen te voorzien.

14.

Het Agentschap wijst erop dat zijn sollicitatieprocedures volledig in overeenstemming waren met de uitvoeringsbepalingen voor het personeelsbeleid, die zijn vastgesteld in lijn met het door de Commissie ontwikkelde model dat door alle uitvoerende agentschappen wordt gebruikt, alsmede dat de onpartijdigheid van de aanwervingen niet in gevaar is geweest. In de zomer van 2012 is evenwel met de Commissie een aanpassing van deze uitvoeringsbepalingen overeengekomen, en de opmerkingen van de Rekenkamer zullen bij de komende herziening van de wervingsprocedures van het Agentschap in aanmerking worden genomen.