28.2.2007   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

C 46/1

1-3

4-9

10-19

20-27

1.

Het voorstel bevat een actualisering van de uitvoeringsvoorschriften van het bestaande Financieel Reglement die aansluit bij de wijzigingen van het Financieel Reglement. Zowel het nieuwe Financieel Reglement als de nieuwe uitvoeringsvoorschriften moeten in 2007 in werking treden, zodat ze van toepassing zijn op de nieuwe generatie van uitgavenprogramma's.

2.

De Rekenkamer heeft het voorstel van de Commissie getoetst aan de volgende beginselen:

3.

De Rekenkamer is van oordeel dat de voorgestelde wijzigingen in de meeste gevallen aan deze eisen voldoen. Zij is echter bezorgd over een aantal kwesties waarbij

4.

De uitvoeringsvoorschriften zijn bedoeld als een onmisbaar complement bij het Financieel Reglement, want ze bevatten de gedetailleerde en meer technische regels die van essentieel belang zijn voor de toepassing van het Financieel Reglement. Daarom moeten ze alle bepalingen van het Financieel Reglement dekken die anders misschien onjuist of incoherent zouden worden toegepast. De Rekenkamer meent dat dit in de onderstaande gevallen niet zo is.

5.

Artikel 23 bis omschrijft de kenmerken van een effectieve en efficiënte interne controle. De Rekenkamer keurt dit initiatief goed, maar acht de verwijzing naar „beproefde internationale methoden” onvoldoende omdat er voor sommige essentiële onderdelen — zoals het verifiëren van de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen — geen formeel vastgestelde beproefde methoden bestaan. De Rekenkamer geeft in overweging, in de uitvoeringsverordeningen de voornaamste beginselen van doeltreffende controle op te nemen, zoals opgesomd in Advies nr. 2/2004 van de Rekenkamer: gemeenschappelijke controlebeginselen en -normen, de basiselementen van systemen en controleprocedures, omschrijvingen van verantwoordelijkheden en procedures om de kwaliteit van elk controleniveau te garanderen, alsmede het algemene toezicht op de systemen.

6.

De artikelen 35, lid 4, en 43, lid 6, sub a), verwijzen in verband met het plaatsen van opdrachten respectievelijk naar „internationaal aanvaarde normen” en „internationale normen”. Aangezien zulke normen formeel niet bestaan, kan die formulering leiden tot onzekerheid en inconsistentie. Daarom beveelt de Rekenkamer aan, de voornaamste met die verwijzing bedoelde normen naast die welke zijn genoemd in artikel 43, lid 6, sub a), op te sommen in de uitvoeringsvoorschriften.

7.

Artikel 42 ter erkent dat de Commissie geen bevoegdheden heeft inzake de efficiëntie van internecontrolesystemen wanneer de controlekosten niet ten laste van de communautaire begroting komen. De basiselementen voor een efficiënt systeem, opgesomd in artikel 23 bis, lid 2, zijn echter ook relevant voor de doeltreffendheid, en op dat gebied heeft de Commissie wel bevoegdheden. Daarom beveelt de Rekenkamer aan, duidelijk te onderscheiden tussen de bevoegdheden van de lidstaten en die van de Commissie, zoals neergelegd in het Verdrag.

8.

In artikel 43, lid 4, sub g), wordt voorgeschreven dat overeenkomsten met internationale organisaties „de wijze waarop de Commissie toezicht en controle uitoefent” moeten bevatten. Dit zou ook moeten inhouden dat de Rekenkamer toegang heeft tot voldoende informatie om haar in staat te stellen, af te gaan op de audit van de organisatie of, indien nodig, de activiteit rechtstreeks te controleren overeenkomstig de internationale controlenormen.

9.

Artikel 43, lid 6, sub b), bepaalt dat subsidies medefinanciering moeten omvatten. Ter wille van de consistentie zou in dit artikel moeten worden verwezen naar de afwijkingen van de medefinancieringsverplichting die zijn genoemd in artikel 253.

10.

Artikel 60, lid 7, van het Financieel Reglement verplicht de gedelegeerde ordonnateur een jaarlijks activiteitenverslag uit te brengen. Dit wordt onvoldoende uitgewerkt in de uitvoeringsvoorschriften. Enkele voorbeelden: de samenvatting van de jaarlijkse activiteitenverslagen is alleen verplicht voor de Commissie, maar zou ook passend kunnen zijn wat betreft de andere instellingen die meer dan één jaarlijks activiteitenverslag opstellen (zoals het Parlement en de Raad); er is geen termijn gesteld voor het uitbrengen van de verslagen, maar de samenvatting van de Commissie moet uiterlijk 15 juni van het jaar n + 1 zijn opgesteld; niet is bepaald tot wie de verslagen gericht zijn, noch aan welke eisen de publicatie ervan moet voldoen. Verder zijn er wel meer jaarlijkse verslagen voorgeschreven, zoals het verslag over de naleving van de gestelde termijnen, voorgeschreven in artikel 106, lid 6, en de in de artikelen 54 en 87, lid 5, voorgeschreven verslagen, die zouden kunnen worden opgenomen in het jaarlijkse activiteitenverslag. Momenteel is dat alleen voor de Commissie geregeld. Naar het oordeel van de Rekenkamer druist de daaruit voortvloeiende veelheid van jaarlijkse activiteitenverslagen en andere verslagen met uiteenlopende vorm, inhoud, timing en publicatie in tegen het beginsel van vereenvoudiging.

11.

Om te zorgen voor consistentie en vereenvoudiging, beveelt de Rekenkamer aan, in de uitvoeringsvoorschriften de vereisten op te nemen inzake inhoud en publicatie van jaarlijkse activiteitenverslagen, zodat die door alle instellingen gelijkelijk worden toegepast, en daarin de in de vorige paragraaf genoemde vereisten inzake jaarlijkse verslaglegging op te nemen.

12.

Artikel 117, lid 1, vierde alinea, bepaalt: „In sectoren waar de prijzen en de technologie snel evolueren, dient te worden bepaald dat kadercontracten waarvoor niet opnieuw tot mededinging is opgeroepen, halverwege hun looptijd worden geëvalueerd. Indien de oorspronkelijke condities niet langer overeenstemmen met het op dat moment geldende prijspeil en de stand van de technologie, dient de aanbestedende dienst passende maatregelen te nemen om het lopende kadercontract op te zeggen.” Deze bepaling mag alleen gelden voor raamovereenkomsten waarbij de specifieke contracten worden gegund zonder nieuwe oproep tot mededinging. In de raamovereenkomst moet ook worden vermeld wat er gebeurt met de lopende specifieke contracten bij opzegging van de raamovereenkomst. Deze bepaling kan leiden tot geschillen door de vage formulering ervan. In plaats van een tussentijdse evaluatie voor te schrijven, moet in de uitvoeringsvoorschriften worden benadrukt dat de looptijd van de kadercontracten moet zijn afgestemd op technologisch of economisch snel evoluerende sectoren en dat ze een prijsherzieningsclausule moeten bevatten. Bovendien moeten contracten met verscheidene economische subjecten bepalen dat de specifieke contracten zullen worden gegund met nieuwe oproepen tot mededinging.

13.

Artikel 118, lid 4, tweede alinea, sub ii), is overbodig omdat artikel 158 bis een wachttijd van tien dagen voorschrijft vanaf de dag volgend op die van de publicatie van het gunningsbericht in het Publicatieblad van de Europese Unie.

14.

Artikel 130, lid 4, sub c), dat een wijziging in de modelovereenkomst inhoudt inzake het toe te passen recht, is overbodig omdat de overeenkomstsluitende partijen automatisch onderworpen zijn aan de Verdragen en de toepasselijke besluiten en verordeningen, zonder dat dit nog eens moet worden vermeld. En omdat deze wijziging alleen geldt voor de Commissie, zijn de andere instellingen niet langer verplicht in hun contracten het toepasselijke recht te vermelden. Daarom beveelt de Rekenkamer aan, de bestaande formulering van het artikel te handhaven.

15.

Artikel 93, lid 2, sub b), van het Financieel Reglement onderwerpt subcontractanten aan dezelfde voorwaarden als hoofdcontractanten wat betreft de uitsluiting van deelname aan aanbestedingsprocedures. Maar artikel 130, lid 5, biedt onvoldoende bescherming voor de financiële belangen van de Gemeenschappen. Ten eerste hoeft de gegadigde of inschrijver alleen informatie te verstrekken over „het financiële en operationele vermogen” van de subcontractant, niet over de „financiële, economische, technische en beroepsmatige geschiktheid”, als vereist in artikel 135, lid 2, voor de beoordeling van de contractant of inschrijver. Ten tweede eist artikel 130, lid 5, niet de informatie die nodig is om vast te stellen of een subcontractant al dan niet van deelname aan de inschrijving zou worden uitgesloten krachtens artikel 93, lid 1, van het Financieel Reglement. Door het ontbreken van voldoende informatie bestaat het risico dat een gegadigde die zou worden uitgesloten van rechtstreekse deelname, indirect toch als subcontractant wordt geaccepteerd.

16.

De artikelen 145 en 146 zetten de verplichtingen uiteen in verband met interinstitutionele aanbestedingsprocedures. Volgens de bestaande formulering is elke deelnemende instelling verplicht een openingscommissie en een evaluatiecomité aan te stellen. Dat is onnodig dubbel werk en daarom beveelt de Rekenkamer aan, de aanbestedende dienst die bevoegd is inzake de interinstitutionele aanbestedingsprocedure ook te machtigen tot aanstelling van één interinstitutionele openingscommissie en evaluatiecomité.

17.

Artikel 158 bis, lid 1, bepaalt dat verzoeken of opmerkingen van afgewezen of benadeelde inschrijvers of gegadigden „moeten zijn ontvangen gedurende de periode van tien kalenderdagen na de kennisgeving van de gunningsbesluiten en afwijzingsbesluiten […]”. Dat is dan tien dagen na ontvangst van de kennisgeving door de inschrijver, welke periode niet per se samen hoeft te vallen met de tien dagen wachttijd voordat een contract kan worden ondertekend, die loopt „vanaf de dag volgende op de datum van gelijktijdige kennisgeving van de gunningsbesluiten”. De Rekenkamer beveelt aan, beide vereisten te harmoniseren zodat doorzichtigheid verzekerd is en rechtsonzekerheid wordt voorkomen.

18.

Artikel 169 bis noemt een aantal maatregelen die de Commissie moet nemen om de aanvragers van subsidies informatie en advies te verstrekken. Sommige daarvan, zoals het toezicht op „de omvang en leesbaarheid van de aanvraagformulieren” en het organiseren van seminars voor aanvragers, kunnen een bron van protesten van afgewezen aanvragers worden, waardoor het beheer wordt bemoeilijkt en het proces vertraagd. De Rekenkamer beveelt aan, zulke details alleen in de praktische instructies op te nemen.

19.

Artikel 172 bis stelt de subsidiabiliteitscriteria vast. Die van lid 1 bevatten herhalingen, bijvoorbeeld a) en c), alsmede d) en e). Die van lid 2 zijn onnodig gedetailleerd, want ze zijn niet-bindend en zullen worden aangegeven in het basisbesluit. De Rekenkamer beveelt aan, de regels te rationaliseren en te vereenvoudigen in de zin van de tekst in de bijlage.

20.

Artikel 3, lid 2, bepaalt drempelwaarden voor de inning van rente op de voorfinanciering voor externe maatregelen (10) (250 000 euro) en humanitaire operaties (750 000 euro), die veel hoger liggen dan volgens de algemene regel (50 000 euro). Bij bedragen onder die waarden zijn aanzienlijke inkomsten uit rente mogelijk, hetgeen indruist tegen het non-profitbeginsel van artikel 109, lid 2, van het Financieel Reglement. Om naleving van dit beginsel mogelijk te maken maar toch complexe rentevorderingen te vermijden, beveelt de Rekenkamer aan, alle rente op de ontvangen voorfinancieringsbedragen door de begunstigde te laten besteden aan het betrokken programma of de betrokken actie.

21.

Artikel 35, lid 6, bepaalt dat de „onafhankelijke externe controle wordt uitgevoerd door een controledienst die minstens functioneel onafhankelijk is van de entiteit” die wordt gecontroleerd. Het gebruik van de term „functioneel” zou aldus kunnen worden geïnterpreteerd dat interne controlediensten deze controles mogen verrichten, hetgeen strijdig is met het beginsel van het Financieel Reglement dat de controleur extern moet zijn. Tevens stelt de Rekenkamer voor, in de uitvoeringsvoorschriften te verwijzen naar de normen die de controleur geacht wordt te volgen — zoals internationale controlenormen — en met name te bepalen dat de Commissie en de Rekenkamer toegang hebben tot de werkdocumenten van de controleur.

22.

Artikel 43, lid 2, sub d), beschrijft de Europese Investeringsbank en het Europees Investeringsfonds als internationale organisaties overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement. Dit is echter in strijd met artikel 54, lid 2, sub b), van het Financieel Reglement, dat deze organisaties betitelt als „gespecialiseerde communautaire organen” en dat de grondslag voor alle bevoegdheidsdelegaties moet zijn.

23.

Artikel 118, lid 4, derde alinea, betreft de situatie waarin de waarde van raamovereenkomsten onder de in artikel 158 genoemde drempels voor bekendmaking ligt, terwijl de daarop gebaseerde specifieke contracten die drempelwaarden overschrijden. Maar ter naleving van artikel 90 van het Financieel Reglement — en om oneigenlijk gebruik van de raamovereenkomst te helpen voorkomen — moet de aanbestedende dienst, alvorens een raamovereenkomst te sluiten, de waarde hebben geraamd van de op basis daarvan te ondertekenen contracten. De voorgestelde regels zijn dus in strijd met het Financieel Reglement of op zijn minst overbodig.

24.

Artikel 125 quater geeft de instellingen de mogelijkheid te besluiten dat „de voor de aanbestedende dienst van een lidstaat geldende procedurele bepalingen van toepassing zijn op voorwaarde dat deze laatste als gelijkwaardig met die van de instelling kunnen worden beschouwd”. Dit is in strijd met artikel 91 van het Financieel Reglement, dat geen ruimte laat voor andere procedures dan die welke in het Financieel Reglement zijn neergelegd. Verder bevat het voorgestelde artikel geen toereikende bepalingen ter uitvoering van artikel 91 van het Financieel Reglement:„de aanbestedingsprocedure [kan] gezamenlijk door de instelling en deze aanbestedende dienst worden uitgevoerd, overeenkomstig het bepaalde in de uitvoeringsvoorschriften”. Zo wordt niet aangegeven wie het uiteindelijke gunningsbesluit neemt of welk rechtsstelsel voorrang heeft bij geschillen.

25.

Luidens artikel 160 sexies, lid 1, „wordt in het jaarlijkse werkprogramma bepaald of voor subsidies slechts een besluit wordt genomen dan wel tevens een schriftelijke overeenkomst wordt gesloten”. Het gebruik van het woord „tevens” lijkt in strijd met artikel 108 van het Financieel Reglement volgens hetwelk subsidies „het voorwerp [zijn] van een schriftelijke overeenkomst of van een besluit van de Commissie waarvan kennisgeving wordt gedaan aan de succesvolle aanvrager.” De Rekenkamer beveelt aan, deze dubbelzinnigheid weg te nemen.

26.

Het herziene artikel 122 van het Financieel Reglement bepaalt dat het verslag over het begrotings- en financieel beheer informatie moet bevatten over het kredietbestedingspercentage en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen. Artikel 185 van de uitvoeringsvoorschriften omschrijft echter niet welke informatie moet worden verstrekt, maar stelt andere eisen — de verwezenlijking van doelstellingen en gebeurtenissen die van invloed zijn geweest op de activiteiten. De Rekenkamer beveelt aan, ervoor te zorgen dat de uitvoeringsvoorschriften alle aspecten van verslaglegging behandelen.

27.

Naast de bovenstaande punten zijn er in het voorgestelde Financieel Reglement wijzigingen in de artikelen 28 bis, 30 bis, 33, 72, 73 bis, 96 en 166, lid 3, sub a), die tot uitdrukking moeten komen in de desbetreffende uitvoeringsvoorschriften, de artikelen 23 bis, 23 ter, 78, 84, 85 ter, 134 ter en 233 bis, lid 1, sub i).