Verslag

over de jaarrekening van het Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt betreffende het begrotingsjaar 2002, vergezeld van de antwoorden van het Bureau

(2003/C 319/13)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is krachtens artikel 137, lid 2, van Verordening (EG) nr. 40/94 van de Raad(1) aan het begrotingscomité van het Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt (hierna te noemen "het Bureau") gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Bureau voor het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 119, lid 2, sub c), van Verordening (EG) nr. 40/94 is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(2) overeenkomstig de in artikel 138 van Verordening (EG) nr. 40/94 voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hiernavolgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2002 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

OPMERKINGEN

Inleiding

5. Het Bureau werd opgericht bij Verordening (EG) nr. 40/94 om ondernemingen de beschikking te geven over merken waarmee zij hun producten of diensten op het hele grondgebied van de Europese Unie op gelijke wijze kunnen beschermen. De taak van het Bureau werd uitgebreid ingevolge artikel 2 van Verordening (EG) nr. 6/2002 van de Raad(3) betreffende tekeningen of modellen om deze op communautair niveau dezelfde bescherming te bieden. Het Bureau werkt nauw samen met de nationale bureaus, waaraan het vergoedingen betaalt voor de inschrijving van merken. Het Bureau heeft tevens een rechtsprekende functie en treedt als arbiter op in eventuele geschillen betreffende merken.

Begrotingsuitvoering

6. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2002 en van de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1.

7. Het meest opvallende feit is de vermindering van de door het Bureau ontvangen retributies van 105,1 miljoen euro in 2001 tot 96,2 miljoen euro in 2002, een vermindering met 8,9 miljoen euro.

8. Op het begrotingsjaar 2001 aangewezen ontvangsten ad 1,8 miljoen euro hadden betrekking op door de rekenplichtige in 2002 geregistreerde ontvangsten en hadden op dat begrotingsjaar moeten worden aangewezen, zoals het financieel reglement van het Bureau voorschrijft(4).

9. De opbrengst van de verkoop van de publicaties in het vierde kwartaal van 2000 en de eerste drie kwartalen van 2001 bedroeg 0,8 miljoen euro. Het Bureau heeft niet tijdig maatregelen genomen om dit bedrag van het Publicatiebureau in te vorderen.

10. In 2002 ontving het Bureau van de Commissie 0,6 miljoen euro voor de uitvoering van projecten waarvoor met de Commissie contracten ten belope van in totaal 1,7 miljoen euro waren gesloten. De uitvoering van die projecten wordt buiten de begroting om geboekt, hetgeen niet overeenstemt met het beginsel van budgettaire eenheid.

Jaarrekening

11. De tabellen 2 en 3 geven een samenvatting van de winst-en-verliesrekening en de balans die het Bureau in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2002 heeft gepubliceerd.

12. De toevoeging aan de voorziening voor proceskosten is in 2002 17 % hoger dan in 2001, hoewel het totale aantal bij het Bureau ingediende dossiers met 11 % is verminderd van 135822 tot 121212 eenheden. Een dergelijke uiteenlopende ontwikkeling wijst erop dat de behandeling van de dossiers meer tijd is gaan kosten(5).

13. De inventarislijst van het Bureau bevat goederen die niet meer worden gebruikt en sinds november 2000 werden geen afschrijvingen meer verricht. Het Bureau zou aan dit probleem aandacht moeten besteden tijdens de fysieke inventarisatie die het verricht op eerdere aanbeveling van de Rekenkamer(6).

Werving van personeel

14. In haar verslag over het begrotingsjaar 2000(7) had de Rekenkamer opgemerkt dat het wervingsbeleid van het Bureau lokaal georiënteerd was en ertoe leidde dat personen die waren geworven via procedures die interne sollicitaties bevorderen, als vaste ambtenaren werden aangesteld. Tijdens het begrotingsjaar 2002 kregen er van de 77 aankondigingen van vacatures slechts vier ruime publiciteit naar buiten toe. Een analyse van het verloop van alle personeelscategorieën in 2002 (zie tabel 4) bevestigt het interne karakter van de personeelswerving.

15. Om gelijke toegang tot de communautaire overheidsdienst beter te waarborgen zou het Bureau zich moeten inspannen om zijn arbeidsaanbiedingen maximale bekendheid te geven en bij zijn personeelswerving zo mogelijk moeten samenwerken met de instellingen en andere organen.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 15 en 16 oktober 2003.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 11 van 14.1.1994, blz. 1.

(2) Zoals voorgeschreven in artikel 137, lid 1, van Verordening (EG) nr. 40/94 zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Bureau over het begrotingsjaar 2002 opgesteld op 28 februari 2003, waarna ze zijn toegezonden aan de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 2 april 2003 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(3) PB L 3 van 5.1.2002, blz. 1.

(4) Artikel 5, lid 3, en artikel 23 van het financieel reglement van het Bureau.

(5) Deze aanwijzing wordt bevestigd door het feit dat het aantal aanvragen tot inschrijving van merken van 2001 op 2002 met 5000 eenheden is gedaald, maar dat de overeenkomstige verzoeken om onderzoek bij de nationale bureaus in die tijd met 8000 eenheden is gedaald.

(6) PB C 326 van 27.12.2002, blz. 87 (paragrafen 10 en 11).

(7) PB C 372 van 28.12.2001, blz. 88 (paragraaf 13 en volgende).

Tabel 1

Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2002NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau. Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - Winst-en-verliesrekening over de begrotingsjaren 2002 en 2001

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau. Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

Tabel 3

Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - Balans per 31 december 2002 en 31 december 2001NB:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Bureau. Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Bureau in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Europees Bureau voor harmonisatie binnen de interne markt - Ontwikkeling van het personeelsbestand gedurende het jaar 2002

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Bron:

Gegevens van het Bureau.

Antwoorden van het Bureau

Begrotingsuitvoering

Ontvangsten

De ordonnateur heeft de inningsopdracht in 2001 getekend; de financieel controleur en de rekenplichtige hebben dit pas in 2002 gedaan, waardoor dus een kleine incoherentie met de voorgeschreven formaliteiten is ontstaan. Het Bureau zal trachten dergelijke problemen in de toekomst te vermijden.

Verkoop van publicaties

Het Bureau neemt goede nota van deze opmerking van de Rekenkamer. De inning van publicatieopbrengsten is afhankelijk van de informatie die het Publicatiebureau ons verstrekt. Mededelingen aan het Bureau over verkopen van zijn publicaties hebben grote vertragingen opgelopen. In de toekomst zal het Bureau de overeenkomstige lijst van betaalbaarstellingen opvragen.

Bestemmingsontvangsten

Het Bureau neemt goede nota van deze opmerking en zal onderzoeken of het mogelijk is deze activiteiten in zijn begroting 2004 onder "Bestemmingsontvangsten" te boeken.

Jaarrekening

Inventaris

Aangezien de fysieke inventarisatie nog niet was afgerond, was er nog geen besluit over de afschrijving van goederen genomen. Het Bureau is zich hiervan bewust en zal proberen deze informatie up-to-date te houden.

Werving van personeel

Door de verslechterende economische conjunctuur is aan de externe werving nagenoeg een halt toegeroepen. Het Bureau heeft het beleid van interne vergelijkende onderzoeken met het oog op aanstellingen tot vaste ambtenaren definitief stopgezet en heeft tegelijkertijd een aanzienlijk aantal posten bij het Bureau intern gepubliceerd teneinde bepaalde vacatures te vervullen en de mobiliteit van zijn personeel te bevorderen.

Het Bureau heeft al contact opgenomen met het Europees Bureau voor personeelsselectie (EPSO) om zoveel mogelijk gebruik te maken van de wervingsdiensten die dit bureau de agentschappen aanbiedt. Het heeft echter begin 2003 het initiatief genomen voor een wervingsprocedure om aan de specifieke personeelsbehoeften in verband met de uitbreiding van de Europese Unie te kunnen voldoen.