Verslag

over de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding betreffende het begrotingsjaar 2001, vergezeld van de antwoorden van het Centrum

(2002/C 326/06)

INHOUD

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

OORDEEL VAN DE REKENKAMER

1. Dit verslag is overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 337/75 van de Raad(1), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1946/93 van de Raad(2), aan de Raad en het Europees Parlement gericht.

2. De Rekenkamer heeft de jaarrekening van het Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding voor het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar onderzocht. Overeenkomstig artikel 18, lid 1, van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad(3), zoals gewijzigd bij Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad(4), is de begroting onder de verantwoordelijkheid van de raad van bestuur uitgevoerd. Tot diens verantwoordelijkheid behoren de opstelling en indiening van de jaarrekening(5) overeenkomstig de in de artikelen 65, 67 en 68 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad voorgeschreven interne financiële bepalingen. De Rekenkamer is krachtens artikel 248 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap gehouden, deze rekeningen te onderzoeken.

3. De Rekenkamer heeft haar controle uitgevoerd overeenkomstig haar controlebeleidslijnen en -normen. Deze zijn op basis van de algemeen aanvaarde internationale controlenormen afgestemd op het specifieke karakter van de communautaire context. Zij heeft de administratie gecontroleerd en de in dit kader noodzakelijk geachte controleprocedures toegepast. De Rekenkamer heeft met deze controle een redelijke basis gelegd ter onderbouwing van het hierna volgende oordeel.

4. Aan de hand van deze controle heeft de Rekenkamer redelijke zekerheid verkregen dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

BELANGRIJKSTE OPMERKINGEN

Uitvoering van de begroting

5. De uitvoering van de kredieten van het begrotingsjaar 2001 en de uit het voorgaande begrotingsjaar overgedragen kredieten is weergegeven in tabel 1(6).

6. De definitieve kredieten van het begrotingsjaar bedroegen 13,5 miljoen euro; voor vrijwel het gehele bedrag zijn betalingsverplichtingen aangegaan. De betalingen ten laste van kredieten van het begrotingsjaar beliepen 10,6 miljoen euro. Een bedrag van 2,8 miljoen euro is overgedragen naar het volgende begrotingsjaar. De kredietoverdrachten naar 2002 betroffen voornamelijk de beleidskredieten (titel III), waarmee 2,2 miljoen euro ofwel meer dan 40 % van de vastleggingskredieten gemoeid was. Het Centrum dient zich te blijven inspannen om de programmering van zijn activiteiten en de follow-up daarvan te verbeteren.

7. De van het begrotingsjaar 2000 naar 2001 overgedragen kredieten bedroegen 2,5 miljoen euro, waarvan 2,3 miljoen betaalbaar is gesteld.

8. Er dient volop gebruik te worden gemaakt van de mogelijkheden van het boekhoudsysteem ten aanzien van elektronische ondertekening (het elektronisch visum moet niet alleen door de rekenplichtige en administratief personeel, maar ook door de ordonnateurs worden aangebracht), teneinde het beginsel van functiescheiding te eerbiedigen.

Jaarrekening

9. De tabellen 2 en 3 geven een overzicht van de winst- en verliesrekening en de balans die het Centrum heeft gepubliceerd in zijn jaarverslag over het begrotingsjaar 2001.

10. Het Centrum schrijft zijn vaste activa niet af. Het zou de waarderings- en afschrijvingsregels die de Commissie heeft vastgesteld(7) zodanig moeten toepassen dat de in de balans opgenomen waarden een getrouw beeld geven van de goederen die deel uitmaken van zijn vermogen.

Toepassing van de financiële bepalingen

11. Het Centrum beschikt over een voorschotkas waarvan het maximumbedrag ad 2000000 euro nog te hoog is. Bovendien is er geen limiet gesteld aan het bedrag van de afzonderlijke stortingen die kunnen worden gedaan.

12. Het Centrum moet blijven trachten, strenger de hand te houden aan de procedures voor de aankoop van goederen, zoals dat in eerdere verslagen reeds herhaaldelijk benadrukt is(8). Zo zijn twee contracten(9), voor een totaalbedrag van 64600 euro, rechtstreeks gesloten met dienstverleners, zonder dat de voorschriften ter zake in acht zijn genomen.

Taak en middelen van het Centrum

13. Er is een analyse verricht van de samenhang tussen de aan het Centrum toegewezen taken en de organisatie van zijn financiële en personele middelen, alsmede van zijn activiteiten, zoals deze blijkt uit de begroting, het activiteitenprogramma en het organigram van zijn personeel, teneinde na te gaan of deze organisatie toereikend en transparant is. Artikel 2 van Verordening (EEG) nr. 337/75 wijst het Centrum vijf taken toe: het samenstellen van een documentatie over de systemen en ontwikkelingen op het gebied van de beroepsopleiding, het bijdragen tot de ontwikkeling en de coördinatie van het onderzoek op deze gebieden, het zorg dragen voor de verspreiding van alle hiertoe nuttige informatie, het bevorderen van een gecoördineerde aanpak van de problemen met betrekking tot de beroepsopleiding, teneinde met name te komen tot onderlinge erkenning van diploma's die ter afsluiting van de beroepsopleiding worden uitgereikt, en het vormen van een ontmoetingsplaats voor de betrokken partijen. Tabel 4 geeft een overzicht van de resultaten van deze analyse.

14. Voor het vervullen van zijn taken ontvangt het Centrum een subsidie van de Commissie - die het grootste deel van zijn begrotingsontvangsten vormt - ter dekking van zijn huishoudelijke uitgaven en de beleidsuitgaven die met zijn activiteitenprogramma gemoeid zijn. De omschrijving van de begrotingsposten met betrekking tot de beleidsuitgaven komt echter niet overeen met die van de aan het Centrum toegewezen taken. Bovendien blijkt uit het jaarverslag niet duidelijk het verband tussen de omschreven beleidsactiviteiten en de taken van het Centrum. Het verband met de taken ontbreekt ook in het organigram van het personeel dat aan beleidsactiviteiten is toegewezen.

15. Door dit gebrek aan samenhang tussen enerzijds de in de verordening betreffende het Centrum vastgelegde taken en anderzijds de verdeling van de financiële middelen, de organisatie van activiteiten en de toewijzing van de personele middelen kan aan de hand van het systeem FIBUS geen verband worden gelegd tussen de taken van het Centrum en de verwezenlijking van zijn activiteitenprogramma, zoals die blijkt uit de uitvoering van de begroting.

16. Het Centrum dient te zorgen voor een betere samenhang tussen de taken die hem in de basisverordening zijn toegewezen enerzijds, en de verdeling van de hem toegekende financiële en personele middelen anderzijds. De doelstellingen van het Centrum zouden ook beter tot uitdrukking moeten komen in de concrete organisatie van zijn activiteiten. Om zijn activiteiten transparanter te maken en de doelmatigheid van zijn beheer te kunnen controleren, dient een onmiddellijk te herkennen verband te worden gelegd tussen de doelstellingen van het Centrum en de organisatie van de uitvoering van zijn activiteiten.

Dit verslag werd door de Rekenkamer te Luxemburg vastgesteld op haar vergadering van 10 oktober 2002.

Voor de Rekenkamer

Juan Manuel Fabra Vallés

President

(1) PB L 39 van 13.2.1975, blz. 1.

(2) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 11.

(3) PB L 164 van 24.6.1976, blz. 1.

(4) PB L 181 van 23.7.1993, blz. 15.

(5) Zoals voorgeschreven in artikel 1 van Verordening (EEG) nr. 1948/93 van de Raad tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 1416/76 van de Raad zijn de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het Centrum over het begrotingsjaar 2001 opgesteld op 29 maart 2002, waarna ze zijn toegezonden aan de Commissie en de Rekenkamer. Deze rekeningen zijn op 4 april 2002 bij de Rekenkamer ingekomen. De jaarrekening is verkort weergegeven in de tabellen bij dit verslag.

(6) Voor alle tabellen van dit verslag zijn de cijfers berekend op basis van zo exact mogelijke waarden van de gebruikte gegevens. De cijfers zijn afgerond weergegeven, hetgeen tot minieme verschillen in de totalen kan leiden. Een liggend streepje duidt erop dat een waarde niet bestaat of nihil is, en 0,0 staat voor een waarde onder de afrondingsdrempel.

(7) Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie van 29 december 2000 (PB L 336 van 30.12.2000, blz. 75).

(8) Zie paragraaf 11 van het verslag over het begrotingsjaar 2000 (PB C 372 van 28.12.2001).

(9) Contracten 2001/055 (43000 euro) en 2000/300 (21600 euro).

Tabel 1

Begrotingsuitvoering voor het begrotingsjaar 2001N. B.:

De totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 2

Winst- en verliesrekening over de begrotingsjaren 2001 en 2000

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Europees Centrum voor de ontwikkeling van de beroepsopleiding.

Tabel 3

Balans per 31 december 2001 en 31 december 2000N. B.:

de totalen kunnen afwijkingen vertonen door afrondingen.

Bron:

Gegevens van het Centrum - Deze tabellen vormen een samenvatting van de gegevens van het Centrum in zijn eigen jaarrekening.

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Tabel 4

Doelstellingen

>RUIMTE VOOR DE TABEL>

Antwoorden van het Centrum

4. Wij nemen kennis van het oordeel van de Rekenkamer dat de jaarrekening van het per 31 december 2001 afgesloten begrotingsjaar betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen over het geheel genomen wettig en regelmatig zijn.

6. Het Centrum zal gehoor geven aan de suggestie van de Rekenkamer, de programmering van de activiteiten en de follow-up daarvan te verbeteren.

8. De afdeling Informatietechnologie van het Cedefop verzorgt momenteel de opleiding inzake elektronische ondertekening aan de betrokken medewerkers.

Scheiding van functies wordt tegenwoordig gewaarborgd, omdat uiteindelijk alleen de papierversie van het document rechtsgeldig is. In 2001 ondertekenden nog niet alle opdrachtgevers in FIBUS. Nu is dit wel gebruikelijk.

10. Het Centrum zal zijn regels aanpassen met de invoering van de nieuwe financiële kaderregeling voor de gedecentraliseerde organen die zich momenteel in het stadium van goedkeuring bevindt.

11. Het Centrum zal de raad van bestuur tijdens diens vergadering op 14 en 15 november 2002 een nieuw ontwerp-besluit voorleggen over de instelling van een voorschotrekening met een plafond van 100000 EUR dat overeenkomt met de uitgaven in het jaar 2001.

12. Voor contract nr. 2001/0055 (een bedrag van 43000 EUR) heeft inderdaad een onderhandse aanbestedingsprocedure plaatsgevonden, zij het langs elektronische weg (e-mail). Er is contact opgenomen met vijf potentiële inschrijvers, maar het Centrum heeft slechts één aanbieding ontvangen en deze vervolgens aanvaard.

De afdeling Contractbeheer van het Cedefop heeft de betrokken eenheid reeds meegedeeld dat dergelijke praktijken (marktverkenning uitsluitend per e-mail) in strijd zijn met de bestaande regels en dat dit niet meer mag voorkomen. Het Centrum zal bestuderen in hoeverre van elektronische instrumenten voor aanbestedingsprocedures gebruik kan worden gemaakt met volledige inachtneming van de financiële bepalingen op dit terrein.

De Rekenkamer heeft gelijk dat voor contract nr. 2001/0063 (21600 EUR) geen marktverkenning heeft plaatsgevonden.

Dit feit, en de redenen daarvoor, werden expliciet uiteengezet in de eerste ad-hocnota aan de dienst Financiële controle, waarin werd verzocht om goedkeuring voor het aangaan van een betalingsverplichting en om instemming met het ontwerp-contract. Toen om verduidelijking werd gevraagd, heeft het Centrum een nadere toelichting gegeven. Het Cedefop is tot de slotsom gekomen dat een betere programmering van de werkzaamheden ertoe bijdraagt dat dringende zaken kunnen worden voorkomen en dat de voorschriften beter in acht kunnen worden genomen.

13 t/m 16. Uit de analyse van de Rekenkamer blijkt dat de activiteiten grotendeels overeenkomen met de activiteiten die in het jaarverslag van het Cedefop worden genoemd.

In de lijn van het door de raad van bestuur goedgekeurde actieplan dat is opgesteld in aansluiting op de externe evaluatie, heeft het Cedefop begin 2002 een nieuwe organisatiestructuur op basis van zijn hoofdactiviteiten ingevoerd. Het heeft ook een werkgroep ingesteld die zijn begroting voor 2003, ingedeeld naar activiteiten, verder zal uitwerken en verbeteren.

Het werkprogramma voor 2003 zal het eerste programma zijn binnen het kader van de nieuwe prioriteiten op middellange termijn (2003-2006). Dit werkprogramma zal de activiteiten duidelijk aangeven, evenals de output op de verschillende werkterreinen die zijn gebaseerd op zijn kerntaken.

Het Centrum zal in 2003 ook met behulp van een activiteitenvolgsysteem zorgen voor een zo groot mogelijke duidelijkheid wat betreft de aan specifieke activiteiten gespendeerde tijd.

Het Cedefop is de Rekenkamer zeer erkentelijk voor haar actieve steun in dezen.