Gewijzigd voorstel voor een VERORDENING VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (door de Commissie overeenkomstig artikel 250, lid 2 van het EG-verdrag ingediend)

1. Voorgeschiedenis

Artikel 255 van het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, zoals gewijzigd door het Verdrag van Amsterdam, voert een recht op toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie in voor iedere Europese burger en voor iedere natuurlijke of rechtspersoon die op het grondgebied van een lidstaat gevestigd is. Daarbij wordt de Raad ermee belast om binnen twee jaar na de inwerkingtreding van het Verdrag van Amsterdam, volgens de medebeslissingsprocedure, de algemene beginselen en de beperkingen betreffende dit recht op toegang te bepalen.

Met het oog op de verwezenlijking van het door het Verdrag verleende recht op toegang heeft de Commissie op 28 januari 2000 een voorstel voor een verordening ingediend bij het Europees Parlement en bij de Raad. Het Europees Parlement heeft op 16 november 2000 amendementen op dit voorstel aangenomen, die de Commissie voor het merendeel niet kon aanvaarden. Door de stemming over zijn wetgevingsresolutie uit te stellen heeft het Europees Parlement de mogelijkheid geopend om tussen de instellingen te onderhandelen voordat de eerste lezing formeel werd afgesloten. Die onderhandelingen hebben sinds 24 januari 2001 plaatsgevonden in het kader van een "informeel driehoeksoverleg" en hebben geleid tot een compromistekst, die op 25 april 2001 is goedgekeurd door de Commissie vrijheden en rechten van de burger, justitie en binnenlandse zaken van het Europees Parlement, door het Comité van Permanente vertegenwoordigers van de lidstaten (tweede deel) en door de Europese Commissie.

In de plenaire vergadering van 2 en 3 mei 2001 heeft het Europees Parlement amendementen aangenomen die het voorstel van de Commissie wijzigen conform het tussen de drie instellingen bereikte compromis. De Commissie heeft ter zitting verklaard dat zij al die amendementen aanvaardde.

2. Bespreking van de amendementen

De Commissie gaat ermee akkoord om in haar gewijzigd voorstel de compromisamendementen nrs. 81 tot en met 119, die door het Europees Parlement in zijn vergadering van 3 mei 2001 zijn aangenomen, zonder meer over te nemen. De strekking van de amendementen 81 tot en met 118 wordt hieronder toegelicht; amendement 119 is een technisch amendement, waarmee de intrekking van bepaalde amendementen die op 16 november 2000 waren aangenomen, wordt bevestigd.

2.1. Overwegingen (amendementen 81 tot en met 97)

In het algemeen omschrijft de tekst van de overwegingen, zoals gewijzigd krachtens de amendementen, nauwkeuriger de doelstellingen van de verordening. Sommige overwegingen zijn gewijzigd om rekening te houden met wijzigingen in de corresponderende artikelen.

2.2. Doel, begunstigden en toepassingsgebied (artikelen 1 en 2 - amendementen 98 en 99)

In het nieuwe artikel 1 worden de doelstellingen van de verordening vermeld. De mogelijkheid die aan de instellingen wordt gelaten om ook personen die niet in een lidstaat verblijven of die er niet hun zetel hebben toegang te verlenen tot hun documenten, bevestigt de bestaande praktijk.

2.3. Definities (artikel 3 - amendement 100)

Om de vrije ontwikkeling van ideeën bij de instellingen te beschermen, had de Commissie voorgesteld teksten voor intern gebruik, zoals overdenkings- en discussiestukken en adviezen van diensten, alsmede informele boodschappen, van het toepassingsgebied uit te sluiten. Deze beperking is niet behouden en dus blijft de thans geldende definitie van documenten van toepassing. Documenten voor intern gebruik worden echter beschermd door middel van specifieke uitzonderingen, zoals opgenomen in artikel 4, lid 3 (zie hieronder).

2.4. Beperkingen van het recht op toegang (artikel 4 - amendement 101)

Aard van de uitzonderingen

Met het oog op een grotere transparantie wordt een document, behalve in het geval van de uitzonderingen betreffende de bescherming van het openbaar belang of van de persoonlijke levenssfeer, vrijgegeven wanneer het belang van het publiek om er kennis van te nemen primeert op het te beschermen belang. Wanneer de schade die kan worden veroorzaakt door het vrijgeven echter zwaarder weegt dan het belang van de openbaarmaking, is de instelling ertoe gehouden de toegang tot het document te weigeren.

Lijst van de uitzonderingen

In haar ontwerp-verordening had de Commissie uitdrukkelijk het lopen van inbreukprocedures, met inbegrip van de voorbereidende fasen, vermeld als een van de verplichte uitzonderingen.

Bij wijze van compromis is de Commissie bereid te aanvaarden dat inbreukprocedures niet uitdrukkelijk onder de uitzonderingen van artikel 4, lid 2, van de verordening worden opgenomen, omdat zij van oordeel is dat de overeengekomen tekst impliceert dat de huidige praktijk in verband met de uitoefening van haar bevoegdheid inzake toezicht op de naleving van het Gemeenschapsrecht wordt voortgezet. Deze praktijk is gebaseerd op de uitlegging die door het Hof van Justitie aan diezelfde bepalingen is gegeven. Zij heeft besloten naar deze praktijk te verwijzen in een verklaring in de notulen van de Raad.

Bescherming van de vrije ontwikkeling van ideeën

Het nieuwe lid 3 van artikel 4 maakt het mogelijk vóór het nemen van het besluit bescherming te bieden aan documenten voor intern gebruik alsmede - in bepaalde omstandigheden zelfs na het nemen van het besluit - aan documenten die meningen bevatten die geuit zijn in het kader van beraadslagingen en inleidende raadplegingen binnen de instelling.

Documenten van derden

Bepaald wordt dat de instelling de derde partij raadpleegt om te beoordelen of het vrijgeven moet worden geweigerd op grond van een van de uitzonderingen (lid 4). Lid 5 neemt de tekst over van verklaring nr. 35 die aan het Verdrag van Amsterdam is gehecht.

Verstrijking van de geldigheidsduur van de uitzonderingen

De uitzonderingen zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming gerechtvaardigd is. Onder verwijzing naar de teksten inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Gemeenschappen [1], wordt bepaald dat de meeste uitzonderingen niet meer van toepassing zijn na het verstrijken van een termijn van dertig jaar na de datum van totstandkoming van het document.

[1] Beschikking nr. 359/83/EGKS van de Commissie van 8 februari 1983 Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983.

2.5. Toepassing door de lidstaten (artikel 5 - amendement 102)

In het nieuwe artikel 5 krijgt het beginsel van loyale samenwerking, dat in de overwegingen (voorheen overweging 12, thans 15) is neergelegd, concreet gestalte. Het bepaalt dat de lidstaten, wanneer zij een verzoek ontvangen om toegang te krijgen tot een document dat van een instelling afkomstig is, overleg plegen met de betrokken instelling om de verwezenlijking van de doelstellingen van deze verordening niet in gevaar te brengen.

2.6. Behandeling van de verzoeken (artikelen 6 tot en met 8 en 10 - amendementen 103 tot en met 105 en 107)

De verkorting van de antwoordtermijn tot 15 werkdagen is in overeenstemming met de termijn waarin de gedragscode voor de ambtenaren van de Commissie voorziet.

2.7. Regeling voor gevoelige documenten (artikel 9 - amendement 106)

Alle bijzondere maatregelen betreffende de toegang tot gevoelige documenten zijn thans bijeengebracht in een specifiek artikel. De verzoeken worden uitsluitend behandeld door personen die het recht hebben van deze documenten kennis te nemen (lid 2). Gevoelige documenten worden uitsluitend in het register opgenomen of vrijgegeven met instemming van de oorspronkelijke verstrekker ervan (lid 3).

2.8. Registers, rechtstreekse toegang en bekendmaking (artikelen 11 tot en met 13 - amendementen 109 tot en met 111)

De bepalingen betreffende de registers zijn gedetailleerder dan in het oorspronkelijke voorstel van de Commissie. De bepalingen betreffende de rechtstreekse toegang tot documenten en de bekendmaking van bepaalde soorten documenten in het Publicatieblad gaan strikt genomen verder dan artikel 255 voorschrijft, maar komen in grote lijnen overeen met de huidige praktijk. De drie instellingen hebben trouwens het voornemen kenbaar gemaakt de verspreiding van hun documenten via elektronische weg verder te ontwikkelen.

2.9. Begeleidende maatregelen en follow-up (artikelen 14 tot en met 17 - amendementen 108 en 112 tot en met 115)

De geamendeerde tekst bevat preciezere bepalingen betreffende de coördinatie tussen instellingen, inzonderheid door het instellen van een comité, enerzijds en de evaluatie van de tenuitvoerlegging van de verordening anderzijds.

2.10. Inwerkingtreding - verenigbaarheid van de bestaande bepalingen met de verordening (artikelen 18 en 19 - amendementen 116 en 117)

De specifieke regels inzake toegang tot documenten, die in de bestaande wetgeving voorkomen, zullen aan de verordening worden getoetst. In dezelfde context dient te worden geverifieerd dat de teksten betreffende het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Gemeenschappen (zie ook punt 2.4) geen bepalingen bevatten die strijdig zijn met de verordening inzake de toegang van het publiek tot documenten.

2.11. Toepasselijkheid op agentschappen - oproep tot instellingen en organen die niet onder de toepassing van de verordening vallen (gemeenschappelijke verklaring - amendement 118)

De regels inzake de toegang van het publiek tot documenten worden van toepassing verklaard op agentschappen die door de in de verordening bedoelde instellingen in het leven zijn geroepen. De gemeenschappelijke verklaring bepaalt dat daartoe passende maatregelen zullen worden genomen.

De drie instellingen doen een oproep tot communautaire instellingen en organen die niet onder de verordening vallen, om inzake toegang van het publiek tot hun documenten interne regels vast te stellen die verenigbaar zijn met de verordening.

3. Conclusie

Overeenkomstig artikel 250, lid 2, van het EG-Verdrag wijzigt de Commissie haar voorstel voor een verordening in de hierboven aangegeven zin.