1)

Het Europees Economisch en Sociaal Comité (hierna “het EESC”) is bevoegd om administratieve onderzoeken, inleidende tuchtprocedures, en tucht- en schorsingsprocedures uit te voeren overeenkomstig het Statuut van de ambtenaren van de Europese Unie (hierna “het Statuut”) en de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Unie (hierna “de RAP”), vastgelegd in Verordening (EEG, Euratom, EGKS) nr. 259/68 van de Raad (2), en overeenkomstig Besluit nr. 635/05 A van het EESC van 7 december 2005 houdende algemene uitvoeringsbepalingen voor tuchtprocedures en administratieve onderzoeken.

2)

Conform Verordening (EU, Euratom) nr. 883/2013 van het Europees Parlement en de Raad (3), verricht het Europees Bureau voor fraudebestrijding (hierna “OLAF”) interne onderzoeken in alle instellingen, organen en instanties van de EU. Op 13 januari 2016 hebben het EESC en OLAF gezamenlijke administratieve regelingen ondertekend om een gestructureerd kader voor samenwerking te bieden en de tijdige uitwisseling van informatie te vergemakkelijken.

3)

Overeenkomstig de artikelen 22 bis en 22 ter van het Statuut en de artikelen 11 en 81 van de RAP zijn de personeelsleden van het EESC verplicht om melding te maken van mogelijk illegale activiteiten, met inbegrip van fraude en corruptie, die de belangen van de Unie schaden. Ook zijn de personeelsleden verplicht gedragingen bij de uitvoering van de werkzaamheden in dienstverband te melden die een aanwijzing vormen voor ernstig plichtsverzuim door ambtenaren van de Unie. Een en ander is intern geregeld bij Besluit nr. 053/16 A van het EESC van 2 maart 2016 tot vaststelling van voorschriften inzake klokkenluiders.

4)

Het EESC heeft een beleid opgezet om feitelijke of potentiële gevallen van psychologische of seksuele intimidatie op de werkplek te voorkomen en doeltreffend aan te pakken overeenkomstig Besluit nr. 200/14 A van het EESC van 26 september 2014 betreffende de procedures voor het voorkomen en aanpakken van psychologische en seksuele intimidatie op het werk binnen het secretariaat van het EESC. In het besluit worden een informele en een formele procedure vastgelegd. Op grond van de informele procedure kunnen personen die van mening zijn dat zij het slachtoffer zijn van intimidatie, contact opnemen met de vertrouwenspersonen van het EESC en kan het tot aanstelling bevoegde gezag maatregelen nemen alvorens indien nodig een formeel administratief onderzoek in te stellen.

5)

Overeenkomstig artikel 24 van het Statuut en de artikelen 11 en 81 van de RAP hebben de personeelsleden van het EESC recht op bijstand bij rechtsvervolgingen van personen die zich schuldig hebben gemaakt aan bedreigingen, grove beledigingen, beschimpingen, smaad of vergrijpen tegen persoon of goed, waaraan zijzelf of de leden van hun gezin uit hoofde van hun hoedanigheid en hun functie blootstaan. Personeelsleden van het EESC kunnen verzoeken richten tot het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig artikel 25 van het Statuut en de artikelen 11 en 81 van de RAP, of artikel 90, lid 1, van het Statuut en de artikelen 46 en 124 van de RAP. Overeenkomstig artikel 90, lid 2, van het Statuut en de artikelen 46 en 124 van de RAP hebben personeelsleden van het EESC ook het recht om een klacht in te dienen tegen besluiten waardoor zij zich bezwaard achten.

6)

Het EESC organiseert selectieprocedures voor de selectie, aanwerving, benoeming en beoordeling van zijn personeel, overeenkomstig de artikelen 29 en 43 van het Statuut en de artikelen 12 en 82 van de RAP.

7)

De personeelsleden van het EESC hebben het recht kennis te nemen van hun medische dossier, overeenkomstig artikel 26 bis van het Statuut en de artikelen 11 en 81 van de RAP.

8)

Het EESC is bevoegd om interne onderzoeken uit te voeren overeenkomstig artikel 74, lid 8, van Verordening (EU, Euratom) 2018/1046 van het Europees Parlement en de Raad (4) (hierna “het financieel reglement”), alsook verificaties in de zin van artikel 116, lid 4, van het financieel reglement.

9)

De activiteiten van het EESC zijn onderworpen aan interne audits, die worden uitgevoerd door de intern controleur overeenkomstig artikel 118 van het financieel reglement.

10)

De aanbestedingsprocedures van het EESC verlopen volgens de bepalingen van Titel VII van het financieel reglement.

11)

In het kader van voornoemde administratieve onderzoeken, audits en verificaties werkt het EESC samen met andere instellingen, organen en instanties van de Unie.

12)

Het EESC kan op verzoek of op eigen initiatief samenwerken met nationale autoriteiten van derde landen en internationale organisaties.

13)

Het EESC kan op verzoek of op eigen initiatief ook samenwerken met de overheidsinstanties van de EU-lidstaten. Deze samenwerking kan ook de uitwisseling van informatie in het kader van een strafrechtelijk of financieel onderzoek omvatten.

14)

Het EESC is betrokken bij zaken die aanhangig zijn bij het Hof van Justitie van de Europese Unie wanneer het een zaak aan het Hof voorlegt, een beslissing verdedigt die het heeft genomen en waartegen bij het Hof is opgekomen, of wanneer het intervenieert in voor zijn taken relevante gevallen. Het EESC zou in dit verband wellicht de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in documenten die zijn verkregen van de partijen of de interveniënten moeten bewaren.

15)

Het EESC neemt de nodige maatregelen om de veiligheid van personen, goederen en informatie te waarborgen. Deze maatregelen, zoals een onderzoek om vast te stellen of er sprake is van een inbreuk op Besluit 222/19 A (5), kunnen intern of met externe betrokkenheid worden afgehandeld.

16)

Overeenkomstig artikel 45, lid 2, tweede zin, van de Verordening kan de functionaris voor gegevensbescherming (hierna “de DPO”) op eigen initiatief of op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker, van het betrokken personeelscomité of van elke natuurlijke persoon, onderzoek uitvoeren naar zaken en gebeurtenissen die rechtstreeks verband houden met zijn taken en waarvan hij of zij kennis heeft gekregen.

17)

Ter uitvoering van zijn taken verzamelt en verwerkt het EESC informatie en verscheidene categorieën persoonsgegevens, waaronder identificatiegegevens van natuurlijke personen, contactinformatie, informatie over professionele rollen en taken, informatie over gedragingen en prestaties in functie en in de persoonlijke levenssfeer, en financiële gegevens. Het EESC, vertegenwoordigd door zijn voorzitter, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke.

18)

Krachtens de Verordening is het EESC derhalve verplicht de betrokkenen informatie over deze verwerkingsactiviteiten te verstrekken en hun rechten als betrokkene te eerbiedigen.

19)

Het EESC kan worden verplicht deze rechten te verzoenen met de doelstellingen van administratieve onderzoeken, audits, verificaties en gerechtelijke procedures. Ook kan het worden verplicht om de rechten van de betrokkene in evenwicht te brengen met de fundamentele rechten en vrijheden van andere betrokkenen. Hiertoe voorziet artikel 25 van de Verordening onder strikte voorwaarden in de mogelijkheid voor het EESC om de toepassing te beperken van de artikelen 4, 14 tot en met 22, 35 en, in buitengewone omstandigheden, van artikel 36 van de Verordening, voor zover de bepalingen daarvan overeenkomen met de rechten en verplichtingen in de artikelen 14 tot en met 22. Tenzij in een op grond van de Verdragen vastgestelde rechtshandeling beperkingen zijn opgelegd, is het noodzakelijk interne regels vast te stellen volgens welke het EESC die rechten mag beperken.

20)

Zo kan het bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat het EESC de informatie die het aan een betrokkene over de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens verstrekt, beperkt in het kader van activiteiten die voorafgaan aan het besluit om een administratief onderzoek te openen of tijdens het onderzoek zelf, voorafgaand aan de eventuele seponering van de zaak of in de fase voorafgaand aan de tuchtprocedure. In bepaalde omstandigheden kan het verstrekken van dergelijke informatie het EESC ernstig belemmeren om een doeltreffend onderzoek te verrichten, bijvoorbeeld wanneer er een risico bestaat dat de betrokkene bewijsmateriaal vernietigt of mogelijke getuigen beïnvloedt voordat zij worden gehoord. Het EESC moet ook de rechten en vrijheden van getuigen en andere betrokkenen kunnen beschermen.

21)

Ook kan het noodzakelijk zijn een getuige of een klokkenluider te beschermen die heeft gevraagd om anonimiteit. In een dergelijk geval kan het EESC besluiten de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van die betrokkenen te beperken, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen.

22)

Het kan nodig zijn vertrouwelijke informatie over een personeelslid dat in het kader van de informele procedure contact heeft opgenomen met de vertrouwenspersonen van het EESC, te beschermen. In dergelijke gevallen moet het EESC kunnen besluiten de toegang tot de identiteit, verklaringen en andere persoonsgegevens van het vermeende slachtoffer van intimidatie, de vermeende dader en andere betrokkenen, te beperken, teneinde hun rechten en vrijheden te beschermen. Dezelfde beperking kan ook in het kader van de formele procedure noodzakelijk zijn.

23)

Met betrekking tot de procedures voor de selectie, aanwerving, benoeming en beoordeling van personeelsleden, alsook met betrekking tot aanbestedingsprocedures, kan het recht op toegang, rectificatie, verwijdering en beperking slechts op bepaalde momenten en onder de voorwaarden zoals bepaald in de relevante procedures worden uitgeoefend om de rechten van andere betrokkenen te waarborgen en de beginselen van gelijke behandeling en geheimhouding van beraadslagingen in acht te nemen.

24)

Het EESC mag enkel beperkingen opleggen wanneer deze de essentie van de grondrechten en fundamentele vrijheden eerbiedigen, strikt noodzakelijk zijn en een evenredige maatregel vormen in een democratische samenleving. Het besluit van het EESC om dergelijke beperkingen op te leggen moet worden gemotiveerd.

25)

Overeenkomstig het verantwoordingsbeginsel dient het EESC een register van de toepassing van de beperkingen bij te houden.

26)

Bij de verwerking van persoonsgegevens die met andere organisaties in het kader van zijn taken worden uitgewisseld, dienen het EESC en die organisaties overleg te plegen over mogelijke redenen voor het opleggen van beperkingen en de noodzaak en evenredigheid van deze beperkingen, tenzij dit de activiteiten van het EESC in gevaar zou brengen.

27)

Artikel 25, lid 6, van de Verordening verplicht de verwerkingsverantwoordelijke ertoe betrokkenen op de hoogte te brengen van de hoofdredenen voor de toepassing van de beperking en van hun recht om een klacht in te dienen bij de EDPS.

28)

Ingevolge artikel 25, lid 8, van de Verordening heeft het EESC het recht om het verstrekken van informatie over de redenen voor de toepassing van een beperking aan de betrokkene op te schorten, achterwege te laten of te weigeren, indien dit het effect van de beperking op enigerlei wijze teniet zou doen. Het EESC dient per geval te beoordelen of kennisgeving van de beperking aan de betrokkene het effect ervan tenietdoet.

29)

Het EESC dient de beperking op te heffen zodra de desbetreffende voorwaarden niet langer van toepassing zijn, en deze voorwaarden regelmatig te beoordelen.

30)

Teneinde de maximale bescherming van de rechten en vrijheden van betrokkenen te waarborgen en in overeenstemming met artikel 44, lid 1, van de Verordening, wordt de DPO tijdig geraadpleegd over enigerlei beperkingen die kunnen worden toegepast en zal hij of zij controleren of deze in overeenstemming zijn met dit besluit.

31)

In de artikelen 15, lid 4, en 16, lid 5, van de Verordening is voorzien in uitzonderingen op het recht van betrokkenen op informatie. Indien uitzonderingen gelden, hoeft het EESC geen beperking in het kader van dit besluit toe te passen,