BESLUIT Nr. H8

van 17 december 2015 (bijgewerkt met kleine technische verduidelijkingen op 9 maart 2016)

betreffende de werkmethoden en de samenstelling van de Technische Commissie voor de gegevensverwerking van de Administratieve Commissie voor de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels

(2016/C 263/04)

DE ADMINISTRATIEVE COMMISSIE VOOR DE COÖRDINATIE VAN DE SOCIALEZEKERHEIDSSTELSELS,

Gezien artikel 72 van Verordening (EG) nr. 883/2004 van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels (1), op grond waarvan de Administratieve Commissie tot taak heeft de samenwerking tussen de lidstaten te bevorderen en verder te ontwikkelen door de procedures voor de gegevensuitwisseling te moderniseren, met name door de informatiestroom tussen de organen geschikt te maken voor elektronische uitwisseling, rekening houdend met de stand van de ontwikkeling van de gegevensverwerking in elke lidstaat; en de gemeenschappelijke structurele voorschriften voor de infrastructuur van de elektronische gegevensverwerking vast te stellen, in het bijzonder de voorschriften in verband met de beveiliging en het gebruik van de standaarden, en de voorschriften vast te stellen voor de werking van het gemeenschappelijke gedeelte van die voorzieningen;

Gezien artikel 73 van Verordening (EG) nr. 883/2004, op grond waarvan de Administratieve Commissie de samenstelling en de regels voor de werkwijze vaststelt van een Technische Commissie voor de gegevensverwerking, die verslagen opstelt en een met redenen omkleed advies uitbrengt voordat de Administratieve Commissie de in artikel 72, onder d), bedoelde beslissingen neemt,

BESLUIT:

Artikel 1

1.   De Administratieve Commissie richt de in artikel 73, lid 1, van Verordening (EG) nr. 883/2004 bedoelde Technische Commissie voor de gegevensverwerking op. Deze wordt „Technische Commissie” genoemd.

2.   De taken van de Technische Commissie zijn vastgesteld in artikel 73, lid 2, van Verordening (EG) nr. 883/2004.

3.   Het mandaat voor de specifieke taken van de Technische Commissie wordt vastgesteld door de Administratieve Commissie, die deze taken naar behoefte kan wijzigen.

Artikel 2

1.   De Technische Commissie bestaat uit twee leden uit elke lidstaat, waarvan het ene is benoemd als gewoon lid en het andere is aangewezen als plaatsvervanger.

2.   De benoemingen worden door iedere regeringsvertegenwoordiger in de Administratieve Commissie voor zijn land aan het secretariaat van de Administratieve Commissie doorgegeven.

3.   De leden mogen zich op de vergaderingen van de Technische Commissie door één of meer aanvullende deskundigen laten vergezellen indien de te behandelen zaken dat vereisen.

4.   Elke delegatie mag normaal uit niet meer dan vier personen bestaan.

5.   De vertegenwoordiger van de Europese Commissie in de Administratieve Commissie of een door hem aangewezen persoon heeft een raadgevende stem in de vergaderingen van de Technische Commissie.

6.   De vertegenwoordiger van de Europese Commissie, zijn plaatsvervanger of enige andere door het secretariaat van de Administratieve Commissie aangewezen persoon mag alle vergaderingen van de Technische Commissie en van de ad-hocwerkgroepen daarvan bijwonen. De vergaderingen mogen eveneens worden bijgewoond door een of meer vertegenwoordigers van de relevante diensten van de Europese Commissie, indien dit in het belang is van een te behandelen vraagstuk.

7.   Een lid van het secretariaat van de Administratieve Commissie woont alle vergaderingen van de Administratieve Commissie en de ad-hocwerkgroepen daarvan bij.

Artikel 3

1.   Het voorzitterschap van de Technische Commissie wordt gedurende een half jaar uitgeoefend door het gewone lid of een andere aangewezen ambtenaar die behoort tot de staat waarvan de vertegenwoordiger in de Administratieve Commissie gedurende dezelfde periode het voorzitterschap van die commissie bekleedt.

2.   Wanneer de voorzitter een vergadering van de Technische Commissie niet kan bijwonen, wordt de vergadering voorgezeten door zijn plaatsvervanger.

3.   De voorzitter van de Technische Commissie kan het secretariaat aanwijzingen geven voor het houden van vergaderingen en de uitvoering van de tot de taken van de Technische Commissie behorende werkzaamheden.

Artikel 4

De Technische Commissie wordt in overleg met de voorzitter van de Technische Commissie bijeengeroepen door het secretariaat, dat hiertoe ten minste tien werkdagen vóór de vergadering een uitnodiging toezendt aan de leden en aan de vertegenwoordiger van de Europese Commissie.

Artikel 5

De Technische Commissie neemt haar verslagen en met redenen omklede adviezen indien nodig aan op basis van technische documentatie en studies. Bij de nationale overheidsdiensten kan zij alle inlichtingen opvragen die zij nodig acht voor de correcte uitvoering van haar taken.

Artikel 6

1.   De Technische Commissie kan ad-hocwerkgroepen oprichten, bestaande uit een beperkt aantal personen, die zich over specifieke kwesties buigen en voorstellen doen aan de Technische Commissie.

De Technische Commissie beschrijft dan in een schriftelijk mandaat de door de werkgroep uit te voeren taken en het tijdschema voor de uitvoering van die taken.

2.   De leiding van de ad-hocwerkgroepen berust bij een door de voorzitter van de Technische Commissie in overleg met de vertegenwoordiger van de Europese Commissie aangewezen persoon, of bij gebreke daarvan, een deskundige die dezelfde staat vertegenwoordigt als de voorzitter van de Administratieve Commissie.

3.   De voorzitter van de ad-hocwerkgroep wordt opgeroepen om de vergadering van de Technische Commissie waarin het verslag van die ad-hocwerkgroep wordt behandeld, bij te wonen.

Artikel 7

Een aangewezen lid van het secretariaat van de Administratieve Commissie staat in voor de voorbereiding en organisatie van de vergaderingen van de Technische Commissie.

Artikel 8

1.   De verslagen en met redenen omklede adviezen worden bij eenvoudige meerderheid van alle leden van de Technische Commissie aangenomen, waarbij elke lidstaat slechts één stem heeft die wordt uitgebracht door het gewone lid, of bij zijn afwezigheid, door zijn vervanger. In de verslagen of met redenen omklede adviezen van de Technische Commissie moet worden vermeld of zij unaniem dan wel bij eenvoudige meerderheid van stemmen zijn aangenomen. Ook de conclusies of voorbehouden van de eventuele minderheid moeten worden vermeld.

2.   Wanneer een gewoon lid van de Technische Commissie het voorzitterschap uitoefent, stemt zijn plaatsvervanger in zijn plaats.

3.   Elk lid dat bij de stemming aanwezig is en zich van stemming onthoudt, wordt door de voorzitter verzocht de redenen voor zijn onthouding mee te delen.

4.   Wanneer de meerderheid van de aanwezige leden zich van stemming heeft onthouden, wordt het in stemming gebrachte voorstel geacht niet in overweging te zijn genomen.

5.   De Technische Commissie kan besluiten verslagen en met redenen omklede adviezen aan te nemen door middel van een schriftelijke procedure, als tijdens een voorafgaande vergadering van de Technische Commissie een dergelijke procedure is overeengekomen.

Daartoe zendt de voorzitter de leden van de Technische Commissie de aan te nemen tekst toe. De leden beschikken over een termijn van ten minste tien werkdagen om aan te geven of zij de voorgestelde tekst verwerpen of zich van stemming onthouden. Geen reactie binnen de vastgestelde termijn wordt beschouwd als een stem van aanvaarding.

De voorzitter kan ook besluiten een schriftelijke procedure te starten als eerder op een vergadering van de Technische Commissie geen overeenstemming is bereikt. In dat geval tellen alleen schriftelijke instemmingen met de voorgestelde tekst als een stem van aanvaarding en krijgen de leden ten minste 15 werkdagen de tijd om te reageren.

De voorzitter stelt na afloop van de gestelde termijn de leden op de hoogte van het resultaat van de stemming. Wanneer een besluit het vereiste aantal positieve stemmen heeft verkregen, wordt het geacht te zijn goedgekeurd op de laatste dag van de periode waarbinnen de leden was verzocht te reageren.

6.   Indien een lid van de Technische Commissie tijdens de schriftelijke procedure voorstelt de tekst te wijzigen, kan de voorzitter:

al naargelang welke procedure hij het meest geschikt acht voor de desbetreffende kwestie.

7.   Indien een lid van de Technische Commissie vóór het verstrijken van de termijn om te reageren verzoekt om behandeling van de voorgestelde tekst in een vergadering van de Technische Commissie, wordt de schriftelijke procedure geannuleerd.

De kwestie wordt in dat geval besproken op de eerstvolgende vergadering van de Technische Commissie.

Artikel 9

1.   Het secretariaat stelt in overleg met de voorzitter van de Technische Commissie de voorlopige agenda van elke vergadering van de Technische Commissie vast.

Zo nodig kan het secretariaat, alvorens een punt op de agenda te plaatsen, de betrokken delegaties verzoeken hun standpunt schriftelijk mee te delen.

De voorlopige agenda bevat in principe de punten waarvan de aanvraag tot opneming is ingediend door een lid of door de vertegenwoordiger van de Europese Commissie.

2.   De voorlopige agenda wordt ten minste 15 werkdagen vóór de aanvang van de vergadering aan de leden van de Technische Commissie en aan de in artikel 2, lid 6, vermelde personen toegezonden. Een herziene versie van de agenda kan vijf werkdagen vóór de vergadering worden verzonden.

De documenten met betrekking tot de agendapunten waarover in de respectieve vergadering besluiten moeten worden genomen of adviezen moeten worden uitgebracht, moeten in principe uiterlijk tien werkdagen vóór de vergadering ter beschikking worden gesteld. Dit geldt niet voor documenten die algemene informatie verstrekken en die niet hoeven te worden goedgekeurd, uitzonderlijke omstandigheden en andere gevallen waarover de Technische Commissie overeenkomstig artikel 14 hieronder overeenstemming kan bereiken.

3.   Bij aanvang van elke vergadering keurt de Technische Commissie de agenda goed.

De Technische Commissie moet unaniem beslissen over het opnemen van andere punten die niet in de voorlopige agenda staan vermeld.

Artikel 10

1.   Het secretariaat van de Administratieve Commissie stelt de notulen van de vergaderingen van de Technische Commissie op. De notulen worden goedgekeurd door de Technische Commissie.

2.   De Engelse versie van de notulen wordt uiterlijk één maand vóór de volgende vergadering van de Technische Commissie ter nalezing aan de delegaties toegezonden.

De taalversies van de notulen worden zo snel mogelijk beschikbaar gemaakt zodra alle wijzigingen in de Engelse versie zijn aangebracht.

3.   De leden die geen notulen in hun eigen taal hebben ontvangen, mogen hun definitieve goedkeuring opschorten tot ontvangst van de notulen in hun taal.

Artikel 11

1.   De Technische Commissie brengt na elke vergadering schriftelijk verslag uit aan de Administratieve Commissie over haar werkzaamheden en resultaten.

2.   De voorzitter van de Technische Commissie brengt op verzoek van de voorzitter van de Administratieve Commissie in de vergaderingen van de Administratieve Commissie verslag uit over de werkzaamheden van de Technische Commissie.

Artikel 12

Elke door de Technische Commissie voorgestelde actie die uitgaven ten laste van de Europese Commissie meebrengt, moet ter goedkeuring aan de vertegenwoordiger van die instelling worden voorgelegd.

Artikel 13

De verslagen, de met redenen omklede adviezen, de agenda en alle andere documenten ter ondersteuning van de werkzaamheden van de Technische Commissie worden opgesteld in het Engels.

Artikel 14

Voor zover nodig kan de Technische Commissie met unanimiteit instemmen om de huidige procedureregels verder te specificeren en uit te werken.

Artikel 15

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het is van toepassing vanaf de dag van de bekendmaking ervan.

Artikel 16

Dit besluit vervangt Besluit nr. H2 van 12 juni 2009.

(1)  PB L 166 van 30.4.2004, blz. 1.