—

gezien de definitieve jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid voor het begrotingsjaar 2011,

—

gezien het verslag van de Rekenkamer over de jaarrekening van het Europees Instituut voor gendergelijkheid betreffende het begrotingsjaar 2011 vergezeld van de antwoorden van het Instituut (1),

—

gezien de aanbeveling van de Raad van 12 februari 2013 (05753/2013 — C7-0041/2013),

—

gezien artikel 319 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (2), en met name artikel 185,

—

gezien Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (3), en met name artikel 208,

—

gezien Verordening (EG) nr. 1922/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 20 december 2006 tot oprichting van een Europees Instituut voor gendergelijkheid (4), en met name artikel 14,

—

gezien Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie van 19 november 2002 houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad (5), en met name artikel 94,

—

gezien artikel 77 van en bijlage VI bij zijn Reglement,

—

gezien het verslag van de Commissie begrotingscontrole en het advies van de Commissie rechten van de vrouw en gendergelijkheid (A7-0081/2013),

A.

overwegende dat het Europees Instituut voor gendergelijkheid („het Instituut”) is opgericht op grond van Verordening (EG) nr. 1922/2006 en op 15 juni 2010 onafhankelijk is geworden;

B.

overwegende dat de Rekenkamer verklaard heeft redelijke zekerheid te hebben verkregen dat de jaarrekening van het Instituut voor het begrotingsjaar 2011 betrouwbaar is en dat de onderliggende verrichtingen wettig en regelmatig zijn;

C.

overwegende dat 2011 het eerste volle jaar was waarin het Instituut zijn werkzaamheden verrichtte sinds zijn financiële en administratieve onafhankelijkheid in juni 2010;

D.

overwegende dat de structuur van het Instituut gebaseerd is op het mandaat en de taken die zijn vastgesteld in de basisverordening tot oprichting van het agentschap en op de doelstellingen die de raad van bestuur van het Instituut heeft goedgekeurd in het tussentijds werkprogramma 2010-2012 en in het jaarlijks werkprogramma;

E.

overwegende dat de totale begroting van het Instituut voor het begrotingsjaar 2011 7 530 000 EUR bedroeg, ten opzichte van een totale begroting van 5 678 123,09 EUR in 2010, wat neerkomt op een stijging van 32,6 %; overwegende dat de begroting van het Instituut volledig wordt gefinancierd door de bijdrage van de Unie;

F.

overwegende dat het Instituut eind 2011 een positief begrotingsresultaat van 1 156 400,29 EUR (6) vertoonde, na aftrek van de wisselkoersverschillen voor een bedrag van 2 650,64 EUR, dat vervolgens in de rekeningen als passivum ten opzichte van de Commissie werd geboekt;

1.

herinnert eraan dat het Instituut op 15 juni 2010 administratieve en financiële autonomie heeft gekregen; wijst erop dat als gevolg hiervan alle aanbestedingsprocedures voor 2010 hoofdzakelijk in het laatste kwartaal van 2010 op gang werden gebracht;

2.

merkt op dat de uitvoering van de begroting volgens het gewijzigde kasbeginsel wordt voorbereid, wat betekent dat de overgedragen betalingskredieten samen met de gedane betalingen en de ontvangen inkomsten worden geboekt;

3.

neemt kennis van de jaarrekening waaruit blijkt dat de uitvoering van de betalingen in 2011 efficiënter was dan in 2010 en bij alle titels sprake was van een aanzienlijke verbetering; leert uit de jaarrekening dat het Instituut eind 2011 een uitvoeringspercentage van 44,19 % voor de betalingskredieten en van 88,54 % voor de vastleggingskredieten noteerde;

4.

leert uit de jaarrekening (7) dat het betalingspercentage onder titel I „Uitgaven voor personeel” gestegen is tot 88,49 % in 2011, ten opzichte van 49,19 % in 2010; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke verdere maatregelen zijn genomen om het percentage te verbeteren;

5.

leert uit de jaarrekening dat de uitvoering van de betalingen onder titel II „Administratieve uitgaven” gestegen is tot 34,71 % in 2011, ten opzichte van 28,99 % in 2010; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen zijn genomen om de percentages te verbeteren, daar de lage uitvoeringspercentages wijzen op problemen bij de planning en de uitvoering van de begroting;

6.

leert uit de jaarrekening dat de uitvoering van de betalingen onder titel III „Beleidsuitgaven” bijzonder laag is, namelijk 18,36 %; merkt op dat dit het gevolg is van het feit dat een groot aantal aanbestedingen pas in de tweede helft van 2010 op gang werd gebracht, nadat het Instituut in juni van dat jaar administratief autonoom was geworden; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen sindsdien zijn genomen om de percentages te verbeteren, daar de lage uitvoeringspercentages wijzen op problemen bij de planning en de uitvoering van de begroting;

7.

leert uit de jaarrekening dat 3 339 551,93 EUR van de vastleggingskredieten waarvoor eind 2011 verplichtingen waren aangegaan, maar die nog niet waren betaald, overgedragen is naar 2012, wat neerkomt op 50 % van de totale vastleggingen; merkt bovendien op dat de overgedragen kredieten die geannuleerd werden (d.w.z. kredieten overgedragen van 2010 en niet betaald in 2011) een totaal bedrag van 295 741,61 EUR vertegenwoordigen, wat toe te schrijven is aan het feit dat 2011 het eerste volle operationele jaar van het Instituut was waarin de medewerkers voor het eerst verschillende soorten aanbestedingsprocedures organiseerden en acties opzetten, onder meer een laattijdig verzoek voor een evenement van het voorzitterschap en nog andere acties in de tweede helft van het jaar; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen zijn genomen om in de toekomst een bevredigend uitvoeringspercentage van de begroting te waarborgen;

8.

leert uit de jaarrekening dat het Instituut eind 2010 de vereiste vrijgevingsexercitie niet heeft verricht en dat alle automatische overdrachten hebben plaatsgevonden;

9.

constateert dat het Instituut in 2010 de verantwoordelijkheden van financiële actoren voor personeelsleden heeft vastgesteld en financiële circuits voor vastleggingen heeft uitgewerkt; merkt bovendien op dat het Instituut eind 2010 alle financiële actoren had aangesteld en hun rol en verantwoordelijkheden had vastgesteld;

10.

neemt ter kennis dat het Instituut drie kredietoverschrijvingen van de Commissie heeft ontvangen voor een totaal bedrag van 7 530 000 EUR (respectievelijk 3 390 000 EUR bij de eerste overschrijving, 2 070 000 EUR bij de tweede overschrijving en 2 070 000 EUR bij de derde overschrijving);

11.

leert uit het jaarverslag dat in 2011 bij het Instituut zes uitzonderingen voor financiële transacties zijn geregistreerd, die met het management, de teamleiders en het betrokken personeel werden besproken teneinde in de toekomst fouten te voorkomen; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen zijn genomen om deze tekortkoming te verhelpen;

12.

constateert dat in 2011 123 aanbestedingsprocedures op beleids- en administratief gebied werden afgerond en dat het totale bedrag aan aanbestedingen ongeveer 50 % van de totale begroting van het Instituut vertegenwoordigde; constateert tevens dat de aanbestedingsactiviteiten van 2011 overeenkomstig het werkprogramma 2011 zijn verricht;

13.

maakt uit de jaarrekening op dat het Instituut in 2011 drie tijdelijke functionarissen en drie arbeidscontractanten heeft aangeworven (in 2010 werden door het Instituut 23 tijdelijke functionarissen aangeworven) en een bezettingsgraad van 94 % van zijn organigram heeft bereikt, in vergelijking met 92,3 % in 2010; is verheugd over deze verbetering van het bezettingspercentage van zijn personeelsformatie, hetgeen zal bijdragen tot een doeltreffende werking van het Instituut;

14.

verneemt van de dienst Interne Audit dat met een reeks beleidsvormen, strategieën, procedures en richtsnoeren de toepassing van de bepalingen van het personeelsstatuut in het Instituut wordt ondersteund; merkt op dat sommige punten momenteel nog verder moeten worden uitgewerkt en in een later stadium moeten worden voltooid, in het bijzonder door de invoering van IT-instrumenten voor personeelsbeheer (zoals de opstelling van taakomschrijvingen, de vaststelling van persoonlijke doelstellingen en de uitwerking van individuele opleidingsplannen); verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen zijn genomen om deze kwesties aan te pakken;

15.

is ingenomen met het tweede verslag van het Instituut over de ex-ante evaluatie van 8 september 2011 waarin de nadruk wordt gelegd op de specifieke doelstellingen en activiteiten van het Instituut en dat voor het management van het Instituut als leidraad kan dienen bij zijn activiteiten en de verwezenlijking van zijn doelstellingen; wijst erop dat het in een tijd van economische crisis en bezuinigingen van cruciaal belang is dat het Instituut instaat voor kostenefficiëntie/kostenefficiënt werkt/zijn middelen optimaal benut zonder een succesvolle vervulling van zijn belangrijke taken in gevaar te brengen;

16.

is verheugd over de instelling door het Instituut van het resource- en documentatiecentrum als een eenmalige Europese bron van institutionele en methodologische kennis over gendergelijkheid;

17.

onderstreept dat de doelstellingen en de taken van het Instituut het noodzakelijk maken dat binnen het institutionele kader een aparte specifieke eenheid wordt gehandhaafd;

18.

leert uit het jaarverslag dat het personeel van het Instituut op 1 maart 2010 van de tijdelijke locatie in Brussel naar de vaste vestigingsplaats in Vilnius, Litouwen is overgeplaatst;

19.

leert uit het jaarverslag dat de regering van de Republiek Litouwen voor een periode van twee jaar en wel tot 15 december 2011 voor de huur van de kantoren van het Instituut instond;

20.

is verheugd over het opmerkelijke initiatief om, in overleg met de andere vertegenwoordigingen van de instellingen van de Unie in Vilnius (de vertegenwoordiging van de Commissie en het voorlichtingsbureau van het Europees Parlement) gezamenlijke kantoorruimten te zoeken en te selecteren; stelt vast dat het onlangs ingestelde „EU Huis” noodzakelijk is gebleken en aan de synergieën ten goede zal komen, de zichtbaarheid van de Unie zal vergroten en het besparen op en delen van kosten zal bevorderen;

21.

is ingenomen met de eerste controleactiviteiten die de dienst Interne Audit (IAS) in 2011 in het Instituut heeft verricht; maakt uit het IAS-verslag (8) op dat de verslagen van de dienst Interne Audit van 31 december 2011 geen openstaande „kritieke” noch openstaande „zeer belangrijke” aanbevelingen bevatten;

22.

merkt op dat de dienst Interne Audit in december 2011 een beperkte beoordeling van de tenuitvoerlegging van internecontrolenormen bij het Instituut heeft verricht; merkt op dat het Instituut de aanbevelingen om de procedure voor de tenuitvoerlegging van de internecontrolenormen af te ronden heeft aanvaard en dat het management een actieplan heeft vastgesteld dat in 2012 moet worden uitgevoerd; verzoekt het Instituut de kwijtingsautoriteit mede te delen welke maatregelen ten aanzien van deze aanbevelingen zijn genomen;

23.

erkent dat de dienst Interne Audit in zijn risicoanalyse een aantal processen heeft geïdentificeerd (9) dat niet binnen het auditplan van de dienst Interne Audit kon worden behandeld, omdat controles ontbraken dan wel ontoereikend waren;

24.

leert uit de opmerkingen van de Rekenkamer dat het Instituut de documentatie over de fysieke inventarisatie voor vaste activa en de schatting van transitorische passiva moet verbeteren;

25.

verwijst wat de andere opmerkingen betreft die deel uitmaken van het besluit over het verlenen van kwijting, die horizontaal van aard zijn, naar zijn resolutie van 17 april 2013 (10) over de prestaties, het financieel beheer en de controle van de agentschappen.