7.1.2012

Publicatieblad van de Europese Unie

C 5/5

RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL

REGLEMENT VAN ORDE

2012/C 5/03

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op het besluit van de Raad van 6 april 2009 (1) tot oprichting van de Europese politiedienst (hierna het „Europol-besluit” genoemd), inzonderheid op artikel 37, lid 9,

Overwegende dat:

(1)	het bestuur van Europol moet worden verbeterd door middel van een vereenvoudiging van de procedures, een meer algemene beschrijving van de taken van de raad van bestuur en de vaststelling van een algemene regel dat alle beslissingen moeten worden genomen met een tweederdemeerderheid (2);

(2)	de raad van bestuur verantwoordelijk is voor de uitvoering van de taken die de Raad hem opdraagt, met name in het kader van de bepalingen ter uitvoering van het Europol-besluit (3);

(3)	het aan de raad van bestuur is om zijn reglement van orde vast te stellen (4).

STELT HET VOLGENDE REGLEMENT VAN ORDE VAST:

Artikel 1

Samenstelling raad van bestuur

1. De raad van bestuur bestaat uit één vertegenwoordiger per lidstaat en één vertegenwoordiger van de Commissie. Elk lid van de raad van bestuur kan zich laten vertegenwoordigen door een plaatsvervanger. De directeur neemt deel aan de bijeenkomsten van de raad van bestuur, maar heeft geen stemrecht.

2. In overeenstemming met artikel 37, lid 1, van het Europol-besluit genieten de leden of plaatsvervangende leden van de raad van bestuur (hierna „leden” genoemd) het nodige gezag op de gebieden die tot de bevoegdheid van de raad van bestuur behoren.

3. Tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur kunnen diens leden en de directeur van Europol zich laten vergezellen door deskundigen die hen bijstaan; de voorzitter van de raad van bestuur kan het aantal van deze deskundigen aan een maximum binden.

4. De lidstaten en de Commissie stellen de secretaris van de raad van bestuur in kennis van de benoeming of het ontslag van een lid. De secretaris is verantwoordelijk voor het bijhouden van de lijst van leden en stelt deze beschikbaar aan de raad van bestuur en aan Europol.

Artikel 2

Voorzitterschap raad van bestuur

1. De voorzitter van de raad van bestuur, of de vicevoorzitter wanneer de voorzitter zijn taken niet kan vervullen, draagt zorg voor de toepassing van artikel 37, lid 3, van het Europol-besluit.

2. Elke nieuwe voorzitter neemt kennis van de bescheiden van de raad van bestuur en stelt daartoe een akte op die in de eerste gewone vergadering ter goedkeuring aan de raad van bestuur wordt voorgelegd.

Artikel 3

Secretariaat raad van bestuur

De voorzitter en de raad van bestuur worden bijgestaan door een secretariaat. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor het beheer van het secretariaat en het personeel van het secretariaat. Om de onafhankelijkheid van het secretariaat te garanderen legt het secretariaat uitsluitend verantwoording af aan de raad van bestuur.

Artikel 4

Werking van de raad van bestuur

1. De raad van bestuur komt ten minste tweemaal per jaar bijeen en beslist met een tweederdemeerderheid van zijn leden, tenzij in het Europol-besluit anders is bepaald.

2. Wanneer de voorzitter van oordeel is dat omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan hij de vergadering van de raad van bestuur op eigen initiatief of op verzoek van een derde van de leden van de raad van bestuur bijeenroepen. Indien een lid of de directeur om de vergadering verzoekt, raadpleegt de voorzitter de overige leden en indien een derde van deze leden daarmee akkoord gaat, roept hij de vergadering bijeen.

In de in de vorige alinea bedoelde gevallen belegt de voorzitter de vergadering binnen dertig dagen na ontvangst van het verzoek.

3. De raad van bestuur kan personen uitnodigen die bijzonder deskundig zijn op gebieden die besproken zullen worden, teneinde hen te horen over bepaalde agendapunten.

4. De raad van bestuur kan werkgroepen instellen op alle gebieden die tot zijn bevoegdheid behoren. Op deze werkgroepen zijn de volgende bepalingen van toepassing:

a)	de raad van bestuur stelt de werkingssfeer en taken van de werkgroepen duidelijk vast;

b)	de leden van de raad van bestuur kunnen worden vertegenwoordigd in de werkgroepen. Deze vertegenwoordigers verbinden zich ertoe om actief deel te nemen aan de werkzaamheden van de werkgroepen;

c)	Europol wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen van de werkgroepen;

d)	de werkgroepen kunnen deskundigen uitnodigen om de vergaderingen bij te wonen;

e)	Europol vergoedt de reiskosten van één lid per delegatie. Iedere delegatie draagt de verblijfskosten van haar leden en deskundigen.

Tevens geldt dat de werkgroepen van de raad van bestuur:

f)	worden voorgezeten door een lid van de raad van bestuur of een door de raad van bestuur benoemde senior deskundige;

g)	voorstellen bespreken en uitwerken met het oog op voorlegging daarvan aan de raad van bestuur;

h)	hun werkzaamheden uitvoeren op basis van mondelinge informatie of documenten die uiterlijk twee weken voor de datum van de vergaderingen dienen te worden ingediend, tenzij de voorzitter om dringende redenen anders bepaalt;

i)	hun vergaderingen houden met inachtneming van de door de bestaande praktijk bepaalde taalregelingen;

j)	in de persoon van hun voorzitters verslag uitbrengen aan de raad van bestuur wanneer de raad van bestuur dit van hen verlangt;

k)	worden bijgestaan door het secretariaat van de raad van bestuur;

l)	worden ontbonden zodra de taken waarvoor zij zijn ingesteld zijn voltooid. Wanneer een werkgroep een langlopend mandaat heeft, beoordeelt de raad van bestuur elk jaar of deze werkgroep moet blijven bestaan.

5. Wanneer de voorzitter van de raad van bestuur van oordeel is dat de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan hij de raad van bestuur verzoeken om door middel van schriftelijke procedures een besluit te nemen of zijn mening kenbaar te maken over een bepaalde kwestie. Deze procedures hebben een standaardduur van veertien dagen, tenzij de voorzitter om dringende redenen anders bepaalt.

Artikel 5

Agenda

1. De voorzitter van de raad van bestuur stelt voor iedere vergadering de ontwerpagenda op. Deze wordt minstens veertien dagen voor de aanvang van de vergadering door de secretaris van de raad van bestuur aan de leden en de directeur toegestuurd. Wanneer een buitengewone vergadering wordt bijeengeroepen, wordt de ontwerpagenda in de week voorafgaand aan de vergadering meegedeeld.

2. De ontwerpagenda bevat de punten waarvoor om plaatsing op de agenda is verzocht door een lid of door de directeur, op voorwaarde dat de voorzitter ten minste zestien dagen voor de aanvang van de vergadering over de betreffende documentatie kan beschikken.

3. Op de ontwerpagenda worden alleen die punten geplaatst waarvoor de documentatie uiterlijk op de verzenddatum van die agenda aan de leden en de directeur is toegezonden, tenzij de voorzitter om dringende redenen anders bepaalt.

4. De agenda wordt bij de aanvang van iedere vergadering goedgekeurd.

Artikel 6

Beraadslagingen raad van bestuur

1. Als ten minste drie kwart van de leden van de raad van bestuur aanwezig is, is het quorum bereikt. Als het quorum niet wordt bereikt, sluit de voorzitter de vergadering en roept hij zo snel mogelijk een nieuwe vergadering bijeen. In deze tweede vergadering is het quorum bereikt als twee derde van de leden van de raad van bestuur aanwezig is.

2. De voorzitter leidt de vergadering, en laat eerst diegenen aan het woord die een procedurekwestie of een inleidend punt aan de orde willen stellen.

3. De raad van bestuur neemt besluiten op basis van in overeenstemming met artikel 2 van het „Besluit van de raad van bestuur inzake het interne gebruik van talen” opgestelde documenten.

Artikel 7

Stemmingen in de vergaderingen van de raad van bestuur

1. Elk lid heeft één stem. Wanneer een gewoon lid verhinderd is, heeft het plaatsvervangend lid stemrecht.

2. De raad van bestuur stemt op initiatief van zijn voorzitter, die voorts laat stemmen op initiatief van een lid van de raad van bestuur, voor zover een tweederdemeerderheid van de leden zich in die zin uitspreekt.

3. Voor elk door de raad van bestuur aangenomen besluit wordt de stemverdeling vermeld. Indien de minderheid daarom verzoekt, gaat het besluit vergezeld van een nota waarin de standpunten van de minderheid zijn weergegeven. De stemming gebeurt bij handopsteking dan wel bij hoofdelijke stemming indien het resultaat van de stemming bij handopsteking wordt betwist.

4. Op verzoek van een lid of indien de voorzitter zulks nodig acht, worden de besluiten en de benoemingen bij geheime stemming vastgesteld. In geval van geheime stemming neemt de voorzitter, bijgestaan door twee andere leden van de raad van bestuur, de stemmen op. De voorzitter geeft onverwijld kennis van de uitslag van de stemming. De voorzitter kan een lid toestemming verlenen om zijn stemmotivering kort uiteen te zetten.

Artikel 8

Akkoorden

1. In de besluiten of akkoorden van de raad van bestuur wordt de verdeling van de uitgebrachte stemmen vermeld, tenzij overeenkomstig artikel 7, lid 4, van dit reglement van orde een geheime stemming heeft plaatsgevonden.

2. Over moties om een vraagstuk ter goedkeuring aan de raad van bestuur voor te leggen wordt gestemd voordat er inhoudelijk op de zaak wordt ingegaan.

3. Als een motie uit verschillende punten bestaat, moet, indien daarom wordt verzocht, van elk van deze punten een aparte motie worden gemaakt.

4. Wanneer verschillende moties eenzelfde kwestie betreffen, wordt eerst gestemd over de verst strekkende motie. In het geval van amendementen wordt eerst gestemd over het amendement dat het meest afwijkt van de aanvankelijke tekst. In het geval van een amendement op een amendement wordt eerst gestemd over de verst strekkende tekst. De eindstemming gaat over de versie van de tekst die uit de vorige stemmingen is geresulteerd.

Artikel 9

Notulen

1. Van iedere vergadering van de raad van bestuur worden door het secretariaat, onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter, ontwerpnotulen gemaakt, die het volgende omvatten:

—	een verslag van de besprekingen;

—	de door de raad van bestuur aangenomen besluiten met vermelding van de stemverdeling voor iedere stemming;

—	de lijst van aanwezigen.

2. De raad van bestuur keurt de ontwerpnotulen in zijn volgende vergadering goed. De ontwerpnotulen worden alleen ter goedkeuring aan de raad van bestuur voorgelegd indien het ontwerp ten minste vier weken vóór de volgende vergadering aan de leden is toegestuurd. De ontwerpnotulen worden ook aan de directeur toegezonden.

3. Indien de notulen niet tijdig zijn verstuurd, wordt de goedkeuring ervan uitgesteld tot de volgende vergadering van de raad van bestuur. Indien er te veel tijd tussen twee vergaderingen van de raad van bestuur ligt, kunnen de leden van de raad van bestuur hun opmerkingen of hun instemming via de schriftelijke procedure meedelen.

4. Voorstellen tot wijziging van de ontwerpnotulen dienen vóór de opening van de vergadering waarin deze notulen moeten worden goedgekeurd schriftelijk bij het secretariaat te zijn ingediend.

5. De goedgekeurde notulen worden ondertekend door de voorzitter en door de secretaris van de raad van bestuur.

Artikel 10

Correspondentie

De voor de raad van bestuur bestemde correspondentie wordt aan de zetel van Europol gezonden, ter attentie van de voorzitter van de raad van bestuur, en wordt beheerd door de secretaris.

Artikel 11

Kosten deelnemers raad van bestuur

1. Europol betaalt de reiskosten van de leden van de raad van bestuur die een lidstaat vertegenwoordigen en van de deskundigen die aan de vergaderingen deelnemen, dit voor ten hoogste twee deskundigen per delegatie. Elke delegatie betaalt de verblijfskosten van haar leden en haar deskundigen. De kosten van de overige deskundigen komen ten laste van de desbetreffende delegatie.

2. Europol betaalt de kosten van de deskundigen die overeenkomstig artikel 4, lid 3, van dit reglement van orde door de raad van bestuur worden uitgenodigd om hem van advies te dienen.

Artikel 12

Inwerkingtreding van het reglement van orde

Dit reglement van orde treedt in werking op de dag dat het Europol-besluit van toepassing wordt.

Artikel 13

Herziening van het reglement van orde

In geval van herziening van dit reglement van orde stuurt de secretaris de bijgewerkte versie aan alle leden en aan de directeur. Het nieuwe reglement van orde treedt in werking op de dag volgend op de goedkeuring ervan.

Gedaan te Bukowina Tatrzańska, 30 november 2011.

Voor de raad van bestuur

Rafał ŁYSAKOWSKI

Voorzitter

(1) PB L 121 van 15.5.2009, blz. 56.

(2) Overweging 19 van het Europol-besluit.

(3) Artikel 37, lid 9, onder h), van het Europol-besluit.

(4) Artikel 37, lid 9, onder i), van het Europol-besluit.