betreffende een gemeenschappelijke veiligheidsmethode ter beoordeling van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van veiligheidscertificaten voor spoorwegen

Gezien Richtlijn 2004/49/EG van het Europees Parlement en de Raad van 29 april 2004 inzake de veiligheid op de communautaire spoorwegen en tot wijziging van Richtlijn 95/18/EG van de Raad betreffende de verlening van vergunningen aan spoorwegondernemingen en van Richtlijn 2001/14/EG van de Raad inzake de toewijzing van spoorweginfrastructuurcapaciteit en de heffing van rechten voor het gebruik van spoorweginfrastructuur alsmede inzake veiligheidscertificering (Spoorwegveiligheidsrichtlijn) (1), en met name artikel 6, lid 1,

Gezien aanbeveling ERA/REC/SAF/09-2009 van het Europees Spoorwegbureau, ingediend bij de Commissie op 18 september 2009, met betrekking tot een gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor conformiteitsbeoordeling,

Bij deze verordening wordt een gemeenschappelijke veiligheidsmethode (GVM) vastgesteld ter beoordeling van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van veiligheidscertificaten als bedoeld in artikel 6, lid 3, onder b), van Richtlijn 2004/49/EG.

Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: „toezicht”: de door de nationale veiligheidsinstantie getroffen regelingen om op de veiligheidsprestaties toe te zien nadat zij een veiligheidscertificaat heeft verleend.

1. Bij het onderzoek van na de inwerkingtreding van deze verordening ingediende aanvragen voor A- en B-veiligheidscertificaten passen de nationale veiligheidsinstanties de in bijlage I bij deze verordening vastgestelde procedure toe om de conformiteit met de vereisten van Richtlijn 2004/49/EG te beoordelen. De nationale veiligheidsinstanties passen de in bijlage II bij deze verordening vervatte beoordelingscriteria toe op overeenkomstig artikel 10, lid 3, van Richtlijn 2004/49/EG verleende veiligheidscertificaten en de in bijlage III bij deze verordening vervatte beoordelingscriteria op overeenkomstig artikel 10, lid 4, van Richtlijn 2004/49/EG verleende veiligheidscertificaten. Deze criteria worden ook toegepast bij de vernieuwing van de veiligheidscertificaten overeenkomstig artikel 10, lid 5, van Richtlijn 2004/49/EG.

2. Bij de beoordeling kunnen de nationale veiligheidsinstanties rekening houden met verbintenissen van aanvragers dat zij de risico’s zullen beheren door middel van contracten met derden. In de contracten moet ook worden vermeld welke informatie moet worden uitgewisseld om de veilige exploitatie van voertuigen te garanderen, met name op het gebied van onderhoudsbeheer.

3. De door aannemers of leveranciers aan spoorwegondernemingen geleverde producten of diensten worden geacht aan de veiligheidsvereisten te voldoen indien de aannemers, leveranciers of producten overeenkomstig de krachtens de wetgeving van de Unie vastgestelde toepasselijke certificeringsregelingen voor de levering van dergelijke producten en diensten zijn gecertificeerd.

Na de verlening van een veiligheidscertificaat zien de nationale veiligheidsinstanties voor zowel A- als B-veiligheidscertificaten erop toe dat de spoorwegondernemingen hun veiligheidsbeheersysteem blijven toepassen, onder toepassing van de in bijlage IV vermelde toezichtprincipes.

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(3) http://ec.europa.eu/transport/rail/interoperability/doc/signed_mou_on_ecm.pdf

BIJLAGE I

Procedure voor het beoordelen van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a) en b), van Richtlijn 2004/49/EG te verlenen veiligheidscertificaten

1. De procedures die een nationale veiligheidsinstantie implementeert om aanvragen in ontvangst te nemen en te beoordelen en om veiligheidscertificaten te verlenen, moeten gebaseerd zijn op de volgende kaderprincipes.

a) Het beoordelingsproces opzetten en herzien

De nationale veiligheidsinstanties moeten gestructureerde en auditeerbare processen ontwikkelen die moeten worden uitgevoerd door daartoe gekwalificeerde personen. Zij dienen de aanvragen kritisch te toetsen aan de in de bijlagen II en III vermelde beoordelingscriteria voor veiligheidsbeheersystemen. Zij dienen al hun beslissingen te registreren en te motiveren. Het algemene beoordelingsproces van de nationale veiligheidsinstantie moet periodiek worden onderworpen aan interne evaluaties en voortdurend worden verbeterd om de doeltreffendheid en efficiëntie op lange termijn te garanderen.

b) Kwaliteit van het beoordelingproces

De nationale veiligheidsinstanties moeten de kwaliteit van hun eigen prestaties bij belangrijke fasen in de verwerking van aanvragen voor veiligheidscertificaten monitoren.

c) Draagwijdte van de beoordeling

De beoordeling moet gebeuren op het niveau van het beheersysteem en moet gebaseerd zijn op processen. Indien het onderzoek tekortkomingen aan het licht brengt, kan de nationale veiligheidsinstantie naar eigen goeddunken en afhankelijk van de aard en de ernst van de afwijking, de punten vermelden die moeten worden verbeterd. De nationale veiligheidsinstantie beschikt ook over de bevoegdheid om een aanvraag te weigeren.

De beoordeling moet:

—	aangepast zijn aan de risico’s, de aard en de omvang van de activiteiten van de aanvrager;

—	gebaseerd zijn op een oordeel over de algemene bekwaamheid van de spoorwegonderneming om veilig te werken zoals beschreven in haar veiligheidsbeheersysteem.

d) Beoordelingstermijn

De nationale veiligheidsinstanties moeten de beoordeling uitvoeren binnen de in artikel 12 van Richtlijn 2004/49/EG voorgeschreven termijn en tegelijkertijd waarborgen dat de door de aanvrager overgelegde bewijsstukken grondig worden onderzocht. De nationale veiligheidsinstantie stelt de spoorwegondernemingen zo snel mogelijk als praktisch uitvoerbaar tijdens de beoordelingsfase in kennis van belangrijke problemen.

e) Besluitvorming tijdens de beoordeling

Een besluit om een aanvraag voor een veiligheidscertificaat goed te keuren of af te wijzen, moet gebaseerd zijn op de door de aanvrager overgelegde bewijsstukken en op het feit of de toepasselijke vereisten al dan niet werden nageleefd.

2. De nationale veiligheidsinstantie moet beoordelen of de aanvraag voor een veiligheidscertificaat voldoet aan de bepalingen van Verordening (EG) nr. 653/2007 van de Commissie (1).

3. De nationale veiligheidsinstantie moet in het bijzonder beoordelen of de bijgevoegde samenvatting van de handleiding van het veiligheidsbeheersysteem volstaat om een eerste oordeel te vellen over de kwaliteit en de geschiktheid van het veiligheidsbeheersysteem en moet beslissen over welke aspecten extra informatie noodzakelijk is. De nationale veiligheidsinstantie kan, in het kader van een verzoek om aanvullende informatie, alle gedetailleerde informatie vragen die zij billijkerwijze nodig acht om haar te helpen bij de beoordeling van de aanvraag.

4. Bij het verlenen van een veiligheidscertificaat moet voor elk beoordelingscriterium gedocumenteerd worden of en hoe het veiligheidsbeheersysteem van de aanvrager voldoet aan het beoordelingscriterium.

5. Wanneer de nationale veiligheidsinstantie meent dat er sprake is van een twijfelgeval of een mogelijke afwijking, dient zij dit duidelijk te omschrijven en de aanvrager duidelijk te maken welke mate van gedetailleerdheid wordt verwacht in het antwoord. Hiervoor moet de nationale veiligheidsinstantie:

a)	duidelijk verwijzen naar de toepasselijke criteria en garanderen dat de ervoor zorgen de geconstateerde afwijkingen duidelijk begrepen heeft;

b)	het desbetreffende deel van de gerelateerde verordeningen, voorschriften en normen mededelen;

c)	aangeven waarom niet aan het beoordelingscriterium is voldaan;

afspraken maken over bijkomende verbintenissen, te verstrekken informatie en eventuele bewijsstukken, zoals vereist door de mate van gedetailleerdheid van het criterium, en de acties vermelden die de aanvrager moet ondernemen om de tekortkoming recht te zetten, evenals het tijdschema voor de naleving;

e)	de gebieden vermelden die aan nader onderzoek kunnen worden onderworpen door middel van toezicht na de verlening van het certificaat.

6. Indien een spoorwegonderneming tegelijkertijd A- en B-veiligheidscertificaten aanvraagt, moet de nationale veiligheidsinstantie ervoor zorgen dat het A-certificaat eerst wordt verleend of dat beide certificaten gelijktijdig worden verleend zoals bepaald in Verordening (EG) nr. 653/2007. De nationale veiligheidsinstanties moeten echter een procedure vaststellen voor het gebruik van het aanvraagformulier (vooral de voorpagina van de bijlagen) wanneer gelijktijdig voor beide certificaten een nieuwe aanvraag wordt ingediend.

7. De bestaande algemene kaderprocedures voor de beoordeling van veiligheidscertificaten gelden ook voor aanvragen voor veiligheidscertificaten als bedoeld in artikel 10, lid 2, onder b), van Richtlijn 2004/49/EG.

8. De beoordeling door een nationale veiligheidsinstantie van een aanvraag voor een veiligheidscertificaat als bedoeld in artikel 10, lid 2, onder b), van Richtlijn 2004/49/EG heeft alleen betrekking op het vermogen van de spoorwegonderneming om de vereisten voor de exploitatie op het specifieke net waarvoor zij een certificaat aanvraagt, na te leven door gebruik te maken van de procedures die zij heeft vastgesteld om een A-certificaat te verkrijgen.

9. Deze beoordelingscriteria zijn erop gebaseerd dat wordt aangetoond dat de resultaten van de toepassing van de procedures of processen om de exploitatie van een specifiek net te beheren, werden gedocumenteerd en dat de verbintenis is aangegaan om deze te implementeren. Om na te gaan of aan de criteria is voldaan, kan de nationale veiligheidsinstantie dan ook vragen om een voorbeeld over te leggen van de documentatie die de spoorwegonderneming voornemens is te gebruiken.

10. De nationale veiligheidsinstanties moeten samenwerken om alle aangelegenheden met betrekking tot de niet-naleving van de beoordelingscriteria voor B-certificaten aan te pakken of om vragen over de aanvraag voor B-certificaten te behandelen. Een nationale veiligheidsinstantie die een aanvraag voor B-certificaten beoordeelt, moet overleg plegen met de nationale veiligheidsinstantie die het A-certificaat heeft verleend en met deze instantie afspreken welke eventuele acties ieder van hen zal ondernemen om de naleving van de beoordelingscriteria voor het B-certificaat te garanderen.

(1) PB L 153 van 14.6.2007, blz. 9.

BIJLAGE II

Criteria voor het beoordelen van de conformiteit met de vereisten voor de verkrijging van overeenkomstig artikel 10, lid 2, onder a), van Richtlijn 2004/49/EG te verlenen veiligheidscertificaten met betrekking tot het in artikel 9 en bijlage III van die richtlijn beschreven veiligheidsbeheersysteem van de spoorwegonderneming

A. RISICOBEHEERSINGSMAATREGELEN VOOR ALLE AAN DE ACTIVITEIT VAN DE SPOORWEGONDERNEMING VERBONDEN RISICO'S (1)

A.1	Er bestaan procedures om de aan spoorwegactiviteiten verbonden risico’s te bepalen, inclusief de risico’s die rechtstreeks het gevolg zijn van de arbeidsactiviteiten, de taakinvulling of de werklast en de activiteiten van andere organisaties/personen.

A.2	Er bestaan procedures voor het ontwikkelen en implementeren van risicobeheersingsmaatregelen.

A.3	Er bestaan procedures om de doeltreffendheid van de afspraken over de risicobeheersing te monitoren en indien nodig wijzigingen door te voeren.

A.4

Er bestaan procedures om te bepalen in welke gevallen moet worden samengewerkt met andere entiteiten (zoals de infrastructuurbeheerder, spoorwegondernemingen, de producent, het onderhoudsbedrijf, de met het onderhoud belaste entiteit, de houder van spoorwegvoertuigen, de dienstverlener en de inkoopentiteit) in gevallen waarin zij raakvlakken hebben die van invloed kunnen zijn op de implementatie van gepaste risicobeheersingsmaatregelen overeenkomstig artikel 4, lid 3, van Richtlijn 2004/49/EG.

A.5	Er bestaan procedures voor de overeengekomen documentatie en communicatie met de relevante entiteiten, inclusief de beschrijving van de functies en verantwoordelijkheden van alle deelnemende organisaties en de specificaties voor de uitwisseling van informatie.

A.6	Er bestaan procedures om de doeltreffendheid van deze afspraken te monitoren en waar nodig wijzigingen door te voeren.

B. RISICOBEHEERSING MET BETREKKING TOT HET ONDERHOUD EN MATERIAALVOORZIENING (2)

B.1	Er bestaan procedures om onderhoudsvereisten, -normen en -processen af te leiden uit veiligheidsinformatie en uit de toewijzing van rollend materieel.

B.2	Er bestaan procedures om de onderhoudstermijnen aan te passen aan het type en de omvang van de verleende diensten en/of informatie over het rollend materieel.

B.3	Er bestaan procedures om te garanderen dat de verantwoordelijkheid voor het onderhoud duidelijk gedefinieerd is, om de vereiste kwalificaties voor onderhoudsfuncties te bepalen en om de gepaste verantwoordelijkheden toe te wijzen.

B.4	Er bestaan procedures om informatie te verzamelen over storingen en defecten die het gevolg zijn van de dagelijkse exploitatie en om die te rapporteren aan de voor het onderhoud verantwoordelijke personen.

B.5	Er bestaan procedures om risico’s die het gevolg zijn van defecten en constructieafwijkingen of storingen tijdens de gehele levensduur te detecteren en te rapporteren aan de betrokkenen.

B.6	Er bestaan procedures om de uitvoering en de resultaten van het onderhoud te onderzoeken en te controleren om na te gaan of deze voldoen aan de bedrijfsnormen.

C. RISICOBEHEERSING MET BETREKKING TOT HET GEBRUIK VAN AANNEMERS EN DE CONTROLE OP LEVERANCIERS (3)

C.1	Er bestaan procedures om de bekwaamheid van aannemers (inclusief onderaannemers) en leveranciers te controleren.

C.2	Er bestaan procedures om de veiligheidsprestaties en de resultaten van alle uitbestede diensten en door de aannemer of leverancier geleverde producten te onderzoeken en te controleren om te garanderen dat zij voldoen aan de in het contract gedefinieerde vereisten.

C.3	De verantwoordelijkheden en taken met betrekking tot de spoorwegveiligheid zijn duidelijk gedefinieerd, bekend en toegewezen aan de contractsluitende partijen en alle andere betrokkenen.

C.4	Er bestaan procedures om de traceerbaarheid van documenten en contracten met betrekking tot veiligheid te garanderen.

C.5	Er bestaan procedures om te garanderen dat veiligheidstaken, inclusief de uitwisseling van informatie met betrekking tot de veiligheid, door de aannemers of de leveranciers worden uitgevoerd overeenkomstig de in het contract vermelde toepasselijke vereisten.

D. RISICO’S DIE VOORTVLOEIEN UIT DE ACTIVITEITEN VAN ANDERE PARTIJEN BUITEN HET SPOORWEGSYSTEEM (4)

D.1	Er bestaan procedures om waar nodig en billijk potentiële risico’s van andere partijen buiten het spoorwegsysteem te bepalen.

D.2	Er bestaan procedures om beheersingsmaatregelen op te stellen om de in D.1 genoemde risico’s te beperken in zoverre het de verantwoordelijkheden van de aanvrager betreft.

D.3	Er bestaan procedures om de doeltreffendheid van de in D.2 genoemde maatregelen te monitoren en waar nodig wijzigingen door te voeren.

E. DOCUMENTATIE VAN HET VEILIGHEIDSBEHEERSYSTEEM

E.1	Er bestaat een beschrijving van de activiteit met duidelijke vermelding van het type, de omvang en het exploitatierisico.

E.2	Er bestaat een beschrijving van de structuur van het veiligheidsbeheersysteem, inclusief de toewijzing van functies en verantwoordelijkheden.

E.3	Er bestaat een beschrijving van de procedures van het veiligheidsbeheersysteem zoals vereist krachtens artikel 9 en bijlage III van Richtlijn 2004/49/EG, in overeenstemming met het type en de omvang van de geëxploiteerde diensten.

E.4	De processen die cruciaal zijn voor de veiligheid en de taken die relevant zijn voor het type activiteit/dienst worden opgesomd en beknopt beschreven.

F. VERDELING VAN DE VERANTWOORDELIJKHEDEN (5)

F.1	Er bestaat een beschrijving van de manier waarop de coördinatie van de activiteiten van het veiligheidsbeheersysteem binnen de organisatie wordt gewaarborgd, op basis van de bewezen kennis en de belangrijkste verantwoordelijkheden op managementniveau.

F.2	Er bestaan procedures om te waarborgen dat de personeelsleden aan wie verantwoordelijkheden zijn toegewezen binnen de organisatie beschikken over het gezag, de bekwaamheid en de nodige middelen om hun taak te vervullen.

F.3	Veiligheidsgerelateerde verantwoordelijkheidsgebieden en de toewijzing van verantwoordelijkheden aan specifieke daarmee samenhangende functies, samen met hun raakvlakken, zijn duidelijk gedefinieerd.

F.4	Er bestaat een procedure om te garanderen dat de veiligheidstaken duidelijk zijn gedefinieerd en worden gedelegeerd aan personeelsleden die over de nodige bekwaamheid beschikken.

G. GARANDEREN VAN CONTROLE DOOR HET MANAGEMENT OP VERSCHILLENDE NIVEAUS (6)

G.1	Er bestaat een beschrijving van de manier waarop verantwoordelijkheden worden toegewezen voor alle veiligheidsgerelateerde processen binnen de hele organisatie.

G.2	Er bestaat een procedure voor de regelmatige monitoring van de uitvoering van de taken. Deze monitoring wordt uitgevoerd door het lijnmanagement, dat moet ingrijpen wanneer de taken niet naar behoren worden uitgevoerd.

G.3	Er bestaan procedures om de impact van andere beheersactiviteiten op het veiligheidsbeheersysteem te bepalen en te beheren.

G.4	Er bestaan procedures om personen met een functie binnen het veiligheidsbeheer verantwoording te doen afleggen voor hun prestaties.

G.5	Er bestaan procedures om middelen toe te wijzen voor het uitvoeren van taken in het kader van het veiligheidsbeheersysteem.

H. PERSONEELSLEDEN EN HUN VERTEGENWOORDIGERS OP ALLE NIVEAUS BETREKKEN (7)

H.1

Er bestaan procedures om te waarborgen dat personeelsleden en hun vertegenwoordigers naar behoren zijn vertegenwoordigd en worden geraadpleegd bij het definiëren, voorstellen, herzien en ontwikkelen van de veiligheidsaspecten van de operationele procedures waarbij de personeelsleden betrokken kunnen worden.

H.2	De betrokkenheid van het personeel en de raadplegingsregeling worden in documenten vastgelegd.

I. VOORTDURENDE VERBETERING WAARBORGEN (8)

Er bestaan procedures om de voortdurende verbetering van het veiligheidsbeheersysteem te waarborgen waar dit redelijkerwijs praktisch uitvoerbaar is. Deze procedures moeten bestaan uit:

a)	procedures voor periodieke evaluaties van het veiligheidsbeheersysteem indien dit nodig wordt geacht;

b)	procedures voor het beschrijven van afspraken om relevante veiligheidsgegevens te monitoren en te analyseren;

c)	procedures om te beschrijven hoe geconstateerde tekortkomingen worden rechtgezet;

d)	procedures om de implementatie van nieuwe veiligheidsbeheerregels te beschrijven op basis van de ontwikkelingen en opgedane ervaring;

e)	procedures om te beschrijven hoe de resultaten van de interne audits gebruikt worden om het veiligheidsbeheersysteem te verbeteren.

J. GOEDKEURING VAN HET VEILIGHEIDSBELEID DOOR HET HOOFD VAN DE ORGANISATIE EN COMMUNICATIE AAN ALLE PERSONEELSLEDEN (9)

Er bestaat een document dat het veiligheidsbeleid van de organisatie beschrijft. Dit document:

a)	wordt gecommuniceerd aan en ter beschikking gesteld van alle personeelsleden, bijvoorbeeld via het intranet van de organisatie;

b)	is aangepast aan het type en de omvang van de dienstverlening;

c)	wordt goedgekeurd door het hoofd van de organisatie.

K. KWALITATIEVE EN KWANTITATIEVE DOELSTELLINGEN VAN DE ORGANISATIE VOOR DE HANDHAVING EN VERGROTING VAN DE VEILIGHEID EN PLANNEN EN PROCEDURES OM DIE DOELSTELLINGEN TE VERWEZENLIJKEN (10)

K.1	Er bestaan procedures om overeenkomstig het wettelijk kader relevante veiligheidsdoelstellingen te definiëren en er bestaat een document waarin deze doelstellingen zijn vermeld.

K.2	Er bestaan procedures om relevante veiligheidsdoelstellingen te definiëren die stroken met het type en de omvang van de betrokken spoorwegactiviteiten en de relevante risico’s.

K.3	Er bestaan procedures om de algemene veiligheidsprestaties op regelmatige wijze te beoordelen ten opzichte van de veiligheidsdoelstellingen van de organisatie en van de door de lidstaat vastgestelde doelstellingen.

K.4

Er bestaan procedures om de operationele afspraken op regelmatige wijze te monitoren en te evalueren door:

a)	relevante veiligheidsinformatie in te zamelen om trends op het vlak van veiligheidsprestaties af te leiden en de naleving van de doelstellingen te beoordelen;

b)	de relevante gegevens te interpreteren en de noodzakelijke wijzigingen door te voeren.

K.5	De spoorwegonderneming beschikt over procedures om plannen en procedures te ontwikkelen om zijn doelstellingen te verwezenlijken.

L. PROCEDURES OM TE VOLDOEN AAN BESTAANDE, NIEUWE EN GEWIJZIGDE TECHNISCHE EN OPERATIONELE NORMEN EN ANDERE BINDENDE VOORWAARDEN (11)

L.1

Voor veiligheidsgerelateerde vereisten met betrekking tot het type en de omvang van de activiteiten bestaan er procedures:

a)	om deze vereisten te bepalen en relevante procedures bij te werken om aangebrachte wijzigingen te weerspiegelen (wijzigingsbeheer);

b)	deze te implementeren;

c)	de naleving ervan te monitoren;

d)	acties te ondernemen wanneer afwijkingen worden geconstateerd.

L.2	Er bestaan procedures om te garanderen dat de juiste personeelsleden, procedures, specifieke documenten, apparatuur en rollend materieel worden ingezet voor het beoogde resultaat.

L.3	Het veiligheidsbeheersysteem beschikt over procedures om te garanderen dat het onderhoud wordt uitgevoerd in overeenstemming met de relevante vereisten.

M. PROCEDURES EN METHODEN OM RISICO-EVALUATIES UIT TE VOEREN EN RISICOBEHEERSMAATREGELEN TE IMPLEMENTEREN WANNEER EEN AANPASSING VAN DE BEDRIJFSOMSTANDIGHEDEN OF NIEUW MATERIAAL LEIDT TOT NIEUWE RISICO’S VOOR DE INFRASTRUCTUUR OF VOOR DE EXPLOITATIE (12)

M.1	Er bestaan beheersprocedures voor wijzigingen aan apparatuur, procedures, organisatie, personeelsbestand of raakvlakken.

M.2	Er bestaan risicobeoordelingsprocedures om wijzigingen te beheren en de gemeenschappelijke veiligheidsmethode indien nodig toe te passen op de risico-evaluatie en -beoordeling als vermeld in Verordening (EG) nr. 352/2009 van de Commissie (13).

M.3	De spoorwegonderneming beschikt over procedures om de resultaten van de risicobeoordeling te gebruiken in andere processen binnen de organisatie en deze bekend te maken aan de relevante personeelsleden.

N. PROGRAMMA'S VOOR DE OPLEIDING VAN PERSONEEL EN SYSTEMEN OM ERVOOR TE ZORGEN DAT HET PERSONEEL TER ZAKE KUNDIG BLIJFT EN DE TAKEN DIENOVEREENKOMSTIG WORDEN UITGEVOERD (14)

N.1

Er bestaat een competentiebeheersysteem dat ten minste bestaat uit:

a)	een beschrijving van de kennis en de vaardigheden die vereist zijn voor veiligheidsgerelateerde taken;

b)	de selectieprincipes (vereiste basisopleiding, mentale vaardigheden en fysieke conditie);

c)	aanvankelijke opleiding en certificering van verworven competenties en vaardigheden;

d)	voortgezette opleidingen en periodieke updates van bestaande kennis en vaardigheden;

e)	periodieke controles van de competenties indien nodig;

f)	indien nodig speciale maatregelen in geval van ongevallen, incidenten of lange afwezigheid van het werk;

g)	specifieke opleidingen over het veiligheidsbeheersysteem voor personeel dat direct betrokken is bij het garanderen dat het veiligheidsbeheersysteem functioneert.

N.2

Binnen het competentiebeheersysteem bestaan er procedures:

a)	voor het identificeren van functies die veiligheidstaken uitvoeren;

b)	voor het identificeren van functies die verantwoordelijkheden inhouden voor het nemen van operationele beslissingen binnen het veiligheidsbeheersysteem;

c)	om te garanderen dat het personeel beschikt over de nodige kennis, vaardigheden en geschiktheid (medisch en psychologisch) voor de taken en dat het regelmatig wordt bijgeschoold;

d)	om personeel met de geschikte competenties voor de relevante taken in te zetten;

e)	om te monitoren hoe de taken worden uitgevoerd en om waar nodig corrigerende maatregelen te treffen.

O. REGELINGEN VOOR EEN VOLDOENDE INFORMATIEVOORZIENING BINNEN DE ORGANISATIE EN, WAAR NODIG, VOOR EEN VOLDOENDE UITWISSELING VAN INFORMATIE TUSSEN ORGANISATIES DIE OP DEZELFDE INFRASTRUCTUUR OPEREREN (15)

O.1

Er bestaan procedures om te garanderen dat:

a)	het personeel beschikt over voldoende kennis van en inzicht in het veiligheidsbeheersysteem en dat de informatie gemakkelijk toegankelijk is; en

b)	geschikte documentatie over het veiligheidsbeheersysteem verstrekt wordt aan de relevante veiligheidsmedewerkers.

O.2

Er bestaan procedures om te garanderen dat:

a)	de belangrijke informatie voor de exploitatie relevant en geldig is;

b)	de werknemers zich bewust zijn van het bestaan ervan voordat deze informatie wordt toegepast;

c)	de informatie beschikbaar is voor het personeel en dat de werknemers indien nodig formeel een exemplaar hiervan ontvangen.

O.3	Er bestaan regelingen voor de uitwisseling van informatie tussen spoorwegorganisaties.

P. PROCEDURES VOOR DE WIJZE WAAROP, ALSMEDE DE VORM WAARIN INFORMATIE OVER VEILIGHEID WORDT GEDOCUMENTEERD, EN DE PROCEDURE VOOR CONFIGURATIECONTROLE VAN VITALE INFORMATIE OP VEILIGHEIDSGEBIED (16)

P.1	Er bestaan procedures om te garanderen dat alle relevante veiligheidsinformatie accuraat, volledig, consistent, begrijpelijk, goed bijgewerkt en naar behoren gedocumenteerd is.

P.2

Er bestaan procedures om:

a)	wijzigingen aan alle relevante veiligheidsdocumentatie te formatteren, te genereren, te verspreiden en de controle erop te beheren;

b)	alle relevante documentatie/informatie op papier of door middel van andere registratiesystemen te ontvangen, te verzamelen en op te slaan.

P.3	Er bestaat een procedure om de controle op de vitale informatie op veiligheidsgebied te configureren.

Q. PROCEDURES TE GARANDEREN DAT ONGEVALLEN, INCIDENTEN, BIJNA-ONGEVALLEN EN ANDERE GEVAARLIJKE VOORVALLEN WORDEN GEMELD, ONDERZOCHT EN GEANALYSEERD EN DAT DE NODIGE PREVENTIEVE MAATREGELEN WORDEN GETROFFEN (17)

Q.1

Er bestaan procedures om te garanderen dat ongevallen, incidenten, bijna-ongevallen en andere gevaarlijke voorvallen:

a)	worden gerapporteerd, gelogd, onderzocht en geanalyseerd;

b)	worden gerapporteerd aan de nationale instanties zoals vereist in de toepasselijke wetgeving.

Q.2

Er bestaan procedures om te garanderen dat:

a)	aanbevelingen van de nationale veiligheidsinstantie, van de nationale onderzoeksinstantie en van de sectorale/interne onderzoeken indien nodig worden geëvalueerd en geïmplementeerd of gelast;

b)	er rekening wordt gehouden met relevante rapporten/informatie van andere spoorwegondernemingen, infrastructuurbeheerders, met het onderhoud belaste entiteiten en houders van spoorwegvoertuigen.

Q.3	Er bestaan procedures voor relevante informatie met betrekking tot het onderzoek en de oorzaken van ongevallen, incidenten, bijna-ongevallen en andere gevaarlijke voorvallen. Uit deze informatie moeten lessen worden getrokken en waar nodig preventieve maatregelen worden afgeleid.

R. PLANNEN VOOR ACTIE, ALARMERING EN VOORLICHTING IN NOODGEVALLEN, DIE SAMEN MET DE BEVOEGDE OVERHEIDSINSTANTIES WORDEN VASTGESTELD (18)

R.1	Er is een document dat alle soorten noodgevallen beschrijft, inclusief verslechterde exploitatie, en er bestaan procedures om nieuwe noodgevallen te beschrijven.

R.2

Er bestaan procedures om te garanderen dat voor elk beschreven type noodgeval:

a)	de hulpdiensten onmiddellijk kunnen worden ingeschakeld;

b)	de hulpdiensten alle relevante informatie krijgen, zowel vooraf zodat zij hun noodinterventies kunnen voorbereiden, als ten tijde van een noodgeval.

R.3	De functies en verantwoordelijkheden van alle partijen worden geïdentificeerd en vermeld in een document.

R.4

Er bestaan plannen voor actie, alarm en informatie en deze omvatten:

a)	procedures om alle personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor het beheer van noodgevallen te alarmeren;

b)	afspraken om deze te communiceren aan alle partijen, inclusief noodinstructies voor de passagiers;

c)	afspraken om zich onmiddellijk in verbinding te stellen met de bevoegde personeelsleden zodat zij de nodige beslissingen kunnen nemen.

R.5	Er bestaat een document waarin wordt beschreven hoe de personeelsleden en middelen zijn toegewezen en hoe de opleidingsvereisten zijn bepaald.

R.6	Er bestaan procedures om de normale bedrijfsomstandigheden zo snel mogelijk te herstellen.

R.7	Er bestaan procedures om in samenwerking met andere partijen de noodplannen te testen om het personeel op te leiden, procedures te testen, zwakke plekken te detecteren en te controleren hoe potentiële noodsituaties worden beheerd.

R.8	Er bestaan procedures om te garanderen dat de infrastructuurbeheerder gemakkelijk en onmiddellijk contact kan opnemen met de bevoegde verantwoordelijke personeelsleden (vooral met betrekking tot diensten waarbij gevaarlijke goederen betrokken zijn), die beschikken over de gepaste talenkennis.

R.9	Er bestaat een procedure om in noodgevallen contact op te nemen met de met het onderhoud belaste entiteit of de houder van spoorwegvoertuigen.

S. VOORZIENINGEN VOOR PERIODIEKE INTERNE AUDITS VAN HET VEILIGHEIDSBEHEERSYSTEEM (19)

S.1	Er bestaat een onafhankelijk en neutraal intern auditsysteem dat op een transparante manier functioneert.

S.2	Er bestaat een schema van geplande interne audits dat kan worden herzien afhankelijk van de resultaten van vorige audits en van de monitoring van de prestaties.

S.3	Er bestaan procedures om geschikte bevoegde auditors te vinden en te selecteren.

S.4

Er bestaan procedures om:

a)	de resultaten van de audits te analyseren en te beoordelen;

b)	vervolgmaatregelen aan te bevelen;

c)	de doeltreffendheid van de maatregelen te volgen;

d)	de uitvoering van audits en de resultaten van audits te documenteren.

S.5	Er bestaan procedures om ervoor te zorgen dat de hogere managementniveaus op de hoogte zijn van de auditresultaten en de algemene verantwoordelijkheid nemen voor het doorvoeren van wijzigingen aan het veiligheidsbeheersysteem.

S.6	Er bestaat een document dat beschrijft hoe audits worden gepland in het kader van regelingen voor routinematige monitoring om ervoor te zorgen dat de interne procedures en normen worden nageleefd.

(1) Artikel 9, lid 2, van Richtlijn 2004/49/EG.

(2) Artikel 9, lid 2, van Richtlijn 2004/49/EG.

(3) Artikel 9, lid 2, van Richtlijn 2004/49/EG.

(4) Artikel 9, lid 2, van Richtlijn 2004/49/EG.

(5) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 1.

(6) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 1.

(7) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 1.

(8) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 1.

(9) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder a).

(10) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder b).

(11) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder c).

(12) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder d).

(13) PB L 108 van 29.4.2009, blz. 4.

(14) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder e).

(15) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder f).

(16) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder g).

(17) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder h).

(18) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder i).

(19) Bijlage III bij Richtlijn 2004/49/EG, punt 2, onder j).