FINANCIEEL REGLEMENT VAN EUROPOL

2010/C 281/01

HOUDSOPGAVE

Overwegingen

DE RAAD VAN BESTUUR,

Gelet op Besluit van de Raad 2009/371/JBZ van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese politiedienst (Europol) teneinde de strijd tegen ernstige vormen van criminaliteit te versterken (8706/3/08) (1), met name artikel 37, lid 3 en lid 9, onder e), alsmede artikel 44.

Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 (2) van de Commissie van 23 december 2002 over de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (3) van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, Euratom) nr. 652/2008 (4) van de Commissie.

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT HET VOLGENDE REGLEMENT VASTGESTELD:

TITEL I

VOORWERP

Artikel 1

In onderhavig reglement worden de voornaamste beginselen en regels vastgesteld voor de opstelling en uitvoering van de begroting van de Europese Politiedienst.

Artikel 2

In dit reglement wordt verstaan onder:

TITEL II

BEGROTINGSBEGINSELEN

Artikel 3

Onder de in dit reglement bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting de beginselen van eenheid, begrotingswaarachtigheid, jaarperiodiciteit, evenwicht, rekeneenheid, universaliteit en specialiteit, goed financieel beheer, dat een effectieve en efficiënte interne controle vergt, en transparantie in acht genomen.

HOOFDSTUK 1

Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel

Artikel 4

De begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven voor Europol worden geraamd en goedgekeurd.

Artikel 5

De begroting omvat:

Artikel 6

1.   Uitsluitend door aanwijzing op een begrotingsonderdeel kunnen ontvangsten geïnd en uitgaven verricht worden.

2.   In de begroting hoeft slechts een krediet te worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.

3.   Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting goedgekeurde kredieten.

HOOFDSTUK 2

Jaarperiodiciteitsbeginsel

Artikel 7

De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.

Artikel 8

1.   De begroting bevat niet-gesplitste kredieten en, indien naar behoren gemotiveerd vanuit operationeel oogpunt, gesplitste kredieten. Deze laatste bestaan uit vastleggings- en betalingskredieten.

2.   Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.

3.   Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.

4.   Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het jaar waarin zij worden gedaan.

Artikel 9

1.   De in artikel 5 bedoelde ontvangsten van Europol worden in de rekening van een begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.

2.   De ontvangsten van Europol stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.

3.   De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.

4.   De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot 31 december zijn aangegaan.

5.   De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.

Artikel 10

1.   Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.

Zij mogen evenwel worden overgedragen, doch uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar, bij een uiterlijk op 15 februari door de raad van bestuur overeenkomstig de leden 2 tot en met 7 genomen besluit

2.   Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.

3.   Bij vastleggingskredieten en bij niet-gesplitste kredieten die bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kunnen de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste, in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Europol te bepalen voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd, worden overgedragen; deze bedragen kunnen tot en met 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.

4.   Bij de betalingskredieten kan de overdracht betrekking hebben op de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende begrotingsjaar ontoereikend zijn. Europol gebruikt bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.

5.   Niet-gesplitste kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.

6.   De overgedragen kredieten die op 31 maart van het begrotingsjaar n+1 niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd. In de boekhouding worden de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten onderscheiden.

7.   Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 19 bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen. Beschikbare kredieten die overeenstemmen met overgedragen bestemmingsontvangsten moeten bij voorrang worden gebruikt.

Uiterlijk op 1 juni van het volgende jaar stelt Europol de Commissie op de hoogte van het gebruik van de overgedragen bestemmingsontvangsten.

Artikel 11

Vrijmakingen van kredieten naar aanleiding van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de acties waarvoor deze kredieten bestemd waren, die plaatsvinden in de jaren na het begrotingsjaar waarin zij zijn vastgelegd, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.

Artikel 12

De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief wordt.

Artikel 13

1.   Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen echter niet meer bedragen dan een vierde van de kredieten die de raad van bestuur heeft vastgesteld, van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.

2.   De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. In dat geval is de in lid 1 genoemde limiet niet van toepassing.

Artikel 14

1.   Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, zijn de volgende regels van toepassing op de vastleggingen en betalingen met betrekking tot de uitgaven die uit hoofde van de uitvoering van de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting op een specifiek begrotingsonderdeel aangewezen hadden kunnen worden.

2.   Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van de totale kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde per verstreken maand. Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan. Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.

3.   Indien de continuïteit van het optreden van Europol en de eisen van beheer dat noodzakelijk maken kan de raad van bestuur, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, op verzoek van de directeur twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, boven die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge de leden 1 en 2. De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.

HOOFDSTUK 3

Evenwichtsbeginsel

Artikel 15

1.   De begroting moet wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht zijn.

2.   De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de communautaire subsidie, vermeerderd met de in artikel 5 bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.

3.   Europol mag geen leningen aangaan.

4.   De aan Europol betaalde communautaire middelen vormen in de begroting van dit orgaan een evenwichtssubsidie, die een voorfinanciering is in de zin van artikel 81, lid 1, onder b), i), van het algemeen Financieel Reglement

5.   Europol beheert de liquide middelen zorgvuldig, waarbij het rekening houdt met bestemmingsontvangsten, om ervoor te zorgen dat zijn beschikbare middelen beperkt blijven tot naar behoren gemotiveerde behoeften. In de betalingsverzoeken neemt Europol gedetailleerde en bijgewerkte prognoses op van de reële kasbehoeften in de loop van het gehele jaar, met inbegrip van gegevens over bestemmingsontvangsten.

Artikel 16

1.   Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie. Het deel van het saldo dat het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie overstijgt, wordt opgenomen bij de ontvangsten van het volgende begrotingsjaar.

Uiterlijk op 31 maart van het jaar n verstrekt Europol een raming van het exploitatieoverschot over het jaar n-1, dat later in het jaar n teruggestort moet worden in de communautaire begroting, zulks ter aanvulling van de gegevens die reeds beschikbaar zijn over het exploitatieoverschot over het jaar n–2. De Commissie zal deze informatie vervolgens in aanmerking nemen bij het bepalen van de financiële behoeften van Europol voor het jaar n+1.

Het verschil tussen de in de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen, hierna „de algemene begroting” genoemd, opgenomen en de effectief aan het orgaan betaalde communautaire subsidie wordt afgeschaft.

2.   Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening negatief is, wordt het opgenomen in de begroting van het volgende jaar.

3.   Ontvangsten of betalingskredieten worden in de loop van de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen door middel van een nota van wijzigingen en, tijdens de uitvoering van de begroting, door middel van een gewijzigde begroting.

HOOFDSTUK 4

Rekeneenheidsbeginsel

Artikel 17

De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording. De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in nationale valuta's te verrichten onder de in de financiële regelingen van Europol genoemde voorwaarden.

HOOFDSTUK 5

Universaliteitsbeginsel

Artikel 18

De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten, behoudens het bepaalde in artikel 19. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 21.

Artikel 19

1.   De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van specifieke uitgaven:

1 bis.   Het basisbesluit kan eveneens een specifieke bestemming vastleggen voor de verwachte ontvangsten.

2.   Alle ontvangsten in de zin van lid 1, onder a) tot en met d), moeten alle rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken.

3.   De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in lid 1 en lid 1 bis vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voor zover mogelijk, in een raming.

Artikel 20

De directeur kan alle schenkingen ten gunste van Europol, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden, op voorwaarde van voorafgaande goedkeuring van de raad van bestuur, die zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien de raad van bestuur binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking aanvaard geacht.

Artikel 21

1.   De volgende bedragen mogen in mindering worden gebracht op het bedrag van de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, die dan als een betalingsopdracht voor het nettobedrag worden beschouwd:

2.   De prijzen van aan Europol geleverde goederen en diensten worden exclusief belastingen in de begroting opgenomen indien er belastingen in zijn begrepen die worden terugbetaald:

3.   Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave opgenomen in de begroting.

4.   De tijdens de uitvoering van de begroting geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.

HOOFDSTUK 6

Specialiteitsbeginsel

Artikel 22

Alle kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.

Artikel 23

1.   De directeur kan onbeperkt overschrijvingen verrichten van het ene hoofdstuk naar het andere, van het ene artikel naar het andere en van de ene titel naar de andere tot een maximum van 10 % van de kredieten van het begrotingsjaar dat staat vermeld op het begrotingsonderdeel waarvan kredieten worden overgeschreven.

2.   Bij overschrijding van het in het eerste lid bedoelde maximum kan de directeur aan de raad van bestuur overschrijvingen voorstellen van een titel naar een andere. De raad van bestuur heeft drie weken de tijd om zich te verzetten tegen deze overschrijvingen. Na deze termijn worden zij aanvaard geacht.

3.   Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en in overeenstemming met de leden 1 en 2 uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als voor die welke worden verlaagd.

4.   De directeur stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk in kennis van alle verrichte overschrijvingen. De directeur stelt de begrotingsautoriteit in kennis van alle krachtens lid 2 verrichte overschrijvingen.

Artikel 24

1.   Enkel begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting een krediet is toegestaan of die de vermelding pro memorie (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.

2.   Kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover zij hun bestemming behouden.

HOOFDSTUK 7

Beginsel van goed financieel beheer

Artikel 25

1.   De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.

2.   Zuinigheid betekent dat de door Europol voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld. Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd. Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.

3.   Er worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een datum voorziene doelstellingen vastgelegd voor alle werkgebieden die door de begroting worden bestreken. De verwezenlijking van deze doelstellingen wordt vastgesteld door middel van prestatie-indicatoren, die per activiteit worden bepaald; de directeur verstrekt de raad van bestuur elk jaar zo snel mogelijk informatie ter zake, die uiterlijk in de begeleidende documenten van het voorontwerp van begroting wordt opgenomen.

4.   Om de besluitvorming te verbeteren, evalueert Europol regelmatig zijn programma's of activiteiten, zowel vooraf als achteraf. Deze evaluatie is van toepassing op alle programma's en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich brengen, en de resultaten hiervan worden medegedeeld aan de raad van bestuur.

5.   Wanneer krachtens dit artikel sprake is van de vaststelling en verslaggeving van „operationele, strategische en gerubriceerde informatie van Europol” kan de directeur bepalen dat deze informatie afzonderlijk wordt gemeten en gerapporteerd aan de raad van bestuur, die definitief kan beslissen of deze informatie al dan niet dient te worden opgenomen in te publiceren documenten.

Artikel 25 bis

1.   De begroting wordt uitgevoerd met een effectieve en efficiënte interne controle.

2.   Voor de uitvoering van de begroting wordt interne controle gedefinieerd als een proces dat op alle niveaus van het beheer van toepassing is en redelijke zekerheid moet verschaffen over de verwezenlijking van de volgende doelstellingen:

HOOFDSTUK 8

Transparantiebeginsel

Artikel 26

1.   De begroting wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.

2.   Een samenvatting van de definitief vastgestelde begrotingen en gewijzigde begrotingen wordt binnen drie maanden na hun vaststelling bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

In de samenvatting dienen de vijf voornaamste ontvangstenrubrieken en de voornaamste uitgavenrubrieken voor de huishoudelijke en operationele begroting, de personeelsformatie en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen te worden opgenomen. Ook worden de cijfers van het voorgaande jaar vermeld.

3.   De begroting met inbegrip van de personeelsformatie en de definitief vastgestelde gewijzigde begrotingen, alsook een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor in de begroting kredieten zijn opgenomen, en gedetacheerde nationale deskundigen worden ter kennisgeving doorgestuurd naar de begrotingsautoriteit, de Rekenkamer en de Commissie en worden binnen een termijn van vier weken na hun vaststelling op de website van Europol bekendgemaakt.

4.   Europol stelt op zijn website informatie ter beschikking over de begunstigden van begrotingsmiddelen, met inbegrip van deskundigen die op grond van artikel 74 ter zijn aangeworven. De gepubliceerde informatie moet gemakkelijk te vinden, overzichtelijk en uitvoerig zijn. De informatie wordt ter beschikking gesteld met inachtneming van de vereisten inzake vertrouwelijkheid en veiligheid, met name de bescherming van persoonsgegevens als vastgesteld in Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (5).

Wanneer informatie uitsluitend in anonieme vorm wordt gepubliceerd, zal Europol, op verzoek en op gepaste wijze aan het Europees Parlement gegevens verstrekken over de betrokken begunstigden.

TITEL III

OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Opstelling van de begroting

Artikel 27

1.   De begroting wordt opgesteld overeenkomstig het bepaalde in het Europol-besluit

2.   Overeenkomstig het Europol-besluit verstrekt Europol aan de Commissie uiterlijk op 10 februari van elk jaar een voorlopige ontwerpraming van de uitgaven en ontvangsten, alsmede een algemene motivering hiervan, en de definitieve ontwerpraming uiterlijk op 31 maart.

3.   De raming van de uitgaven en ontvangsten van Europol omvat:

De resultaten van deze evaluatie worden geraadpleegd en gebruikt om aan te tonen welke voordelen een verhoging of verlaging van de voorgestelde begroting van Europol kan bieden in vergelijking met de begroting voor het jaar n.

4.   Europol doet de Commissie en de begrotingsautoriteit uiterlijk op 31 maart van elk jaar de volgende documenten toekomen:

5.   In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting zendt de Commissie deze raming van Europol toe aan de begrotingsautoriteit en doet zij een voorstel voor het subsidiebedrag voor Europol en het aantal medewerkers dat Europol volgens haar nodig heeft. De Commissie stelt de ontwerppersoneelsformatie van Europol op en een raming van het aantal arbeidscontractanten, uitgedrukt in voltijdequivalenten, waarvoor kredieten worden voorgesteld.

6.   De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van Europol en iedere latere wijziging hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1. De personeelsformatie wordt gepubliceerd in een bijlage bij Afdeling III — Commissie — van de algemene begroting.

7.   De begroting en de personeelsformatie worden vastgesteld door de raad van bestuur. Zij worden definitief na de definitieve vaststelling van de algemene begroting, waarin het bedrag van de subsidie en het personeelsbestand zijn vastgesteld, en worden eventueel hieraan aangepast.

Artikel 28

Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting, overeenkomstig het Europol-besluit en artikel 27.

HOOFDSTUK 2

Structuur en inrichting van de begroting

Artikel 29

De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.

Artikel 30

Voor zover de aard van de werkzaamheden van Europol dit toelaat, moet de staat van uitgaven worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar bestemming. In deze nomenclatuur, die wordt bepaald door Europol, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen administratieve en operationele kredieten.

Artikel 31

In de begroting worden opgenomen:

Artikel 32

1.   De in artikel 27 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het voorgaande begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten. Voor Europol is dit een strikt maximum: boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht. Toch kan de raad van bestuur wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de rangen AD16, AD15, AD14 en AD13, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:

2.   In afwijking van lid 1, tweede zin, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het Europees statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd. Wanneer een personeelslid verzoekt om de intrekking van de toekenning voor het einde van de toegekende periode, neemt Europol de passende maatregelen om zo snel mogelijk het in lid 1, onder b), vermelde maximum in acht te nemen.

TITEL IV

UITVOERING VAN DE BEGROTING

HOOFDSTUK 1

Algemene bepalingen

Artikel 33

De directeur oefent de taken van ordonnateur uit. Hij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regelingen van Europol, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten.

Zonder afbreuk te doen aan de verantwoordelijkheden van de ordonnateur met betrekking tot preventie en opsporing van fraude en onregelmatigheden, neemt Europol deel aan de fraudepreventieactiviteiten van het Europees Bureau voor fraudebestrijding.

Artikel 34

1.   De directeur kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan ambtenaren van Europol die onder het Europees statuut vallen, onder voorwaarden die zijn bepaald in de door de raad van bestuur goedgekeurde financiële regelingen van Europol. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.

2.   Delegatieverkrijgers kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren onder de voorwaarden die zijn bepaald in de in artikel 99 bedoelde financiële uitvoeringsvoorschriften van Europol. De directeur moet uitdrukkelijk instemmen met een subdelegatie.

Artikel 35

1.   Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel en elke andere persoon die bij de uitvoering, het beheer, de audit of de controle van de begroting betrokken is, verboden enige handeling te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van Europol. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken persoon van deze handeling af te zien en zich tot de bevoegde autoriteit te wenden.

2.   Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een in lid 1 bedoeld persoon in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.

3.   De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische overste van de betrokken ambtenaar. Indien deze laatste de directeur is, is de raad van bestuur de bevoegde autoriteit.

Artikel 36

1.   De directeur voert de begroting uit binnen de onder zijn gezag geplaatste diensten.

2.   Voor zover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke eenheden of organen.

HOOFDSTUK 2

Financiële actoren

Afdeling 1

Beginsel van scheiding van functies

Artikel 37

De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en onderling onverenigbaar.

Afdeling 2

Ordonnateur

Artikel 38

1.   De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven in overeenstemming met het beginsel van goed financieel beheer, en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.

2.   Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.

3.   De inning van ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de afgifte van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.

4.   De ordonnateur voert, overeenkomstig de minimumnormen die door de raad van bestuur zijn vastgesteld op grond van de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgelegde normen, en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde transacties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, inclusief, in voorkomend geval, verificaties achteraf. De ordonnateur zorgt ervoor dat binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs worden aangesteld die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.

5.   Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.

6.   De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde acties gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting.

De persoonsgegevens in de bewijsstukken worden, voor zover mogelijk, geschrapt wanneer zij niet noodzakelijk zijn voor de kwijting, controle en audit van de begroting. In ieder geval wordt, wat de bewaring van verkeersgegevens betreft, artikel 37, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 in acht genomen.

Artikel 39

1.   Onder inleiding van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting door de in de artikelen 33 en 34 bedoelde ordonnateurs.

2.   Onder verificatie van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van de controles vooraf die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten van de verrichting te verifiëren.

3.   Iedere verrichting wordt ten minste eenmaal van tevoren geverifieerd. Met deze verificatie wordt beoogd vast te stellen:

Ten behoeve van verificatie vooraf mag een serie soortgelijke afzonderlijke verrichtingen in verband met lopende uitgaven voor salarissen, pensioenen, vergoeding van kosten van dienstreizen en ziektekosten door de bevoegde ordonnateur als één verrichting worden beschouwd.

In het in de tweede alinea bedoelde geval verricht de bevoegde ordonnateur, afhankelijk van zijn risicoanalyse, een passende verificatie achteraf, overeenkomstig lid 4.

4.   Met de verificaties achteraf op basis van bewijsstukken en, indien nodig, ter plaatse wordt beoogd na te gaan of de ten laste van de begroting gefinancierde verrichtingen goed zijn uitgevoerd en of de in lid 3 bedoelde criteria zijn nageleefd. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs worden gehouden op basis van een risicoanalyse.

5.   De ambtenaren of andere functionarissen die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties, zijn niet dezelfden als die de in lid 1 bedoelde opdrachten uitvoeren, en zijn niet ondergeschikt aan dezen.

6.   Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Hij respecteert een specifieke beroepscode die door Europol wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.

Artikel 40

1.   De ordonnateur legt verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan de raad van bestuur door middel van een jaarlijks activiteitenverslag, dat vergezeld gaat van gegevens over de financiën en het beheer, zulks ter bevestiging dat de in dit verslag opgenomen gegevens een getrouw beeld geven, tenzij anders staat vermeld in voorbehouden betreffende bepaalde gebieden van ontvangsten en uitgaven.

Het jaarlijks activiteitenverslag vermeldt de resultaten van zijn verrichtingen in het licht van de hem gestelde doelstellingen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de hem ter beschikking gestelde middelen en de efficiëntie en de effectiviteit van het interne controlesysteem. De interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie, in de zin van artikel 71, nemen kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.

2.   De raad van bestuur zendt ieder jaar ten laatste op 15 juni de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer een analyse en beoordeling van het jaarverslag van de ordonnateur over het voorgaande begrotingsjaar. Deze analyse en beoordeling wordt opgenomen in het jaarverslag van Europol overeenkomstig het bepaalde in het Europol-besluit. Wanneer krachtens dit artikel sprake is van verslaggeving van „operationele, strategische en gerubriceerde informatie van Europol” kan de ordonnateur bepalen dat deze informatie afzonderlijk wordt gerapporteerd aan de raad van bestuur, die definitief kan beslissen of deze informatie al dan niet dient te worden opgenomen in te publiceren documenten.

Artikel 41

Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepsregels die hij moet naleven, deelt dit schriftelijk aan de directeur mede en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de in artikel 47, lid 4, bedoelde instantie alsmede aan de raad van bestuur. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, waarschuwt hij de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Artikel 42

In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 34 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, is artikel 38, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.

Afdeling 3

Rekenplichtige

Artikel 43

1.   De raad van bestuur stelt een onder het EUropees statuut vallende rekenplichtige aan, die functioneel onafhankelijk is bij de uitvoering van zijn taken. De rekenplichtige is binnen Europol belast met:

2.   De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van Europol en de uitvoering van de begroting.

2 bis.   Voordat de rekeningen door de directeur worden goedgekeurd, tekent de rekenplichtige ze af, waarmee hij verklaart dat hij een redelijke zekerheid heeft dat de rekeningen een getrouw beeld van de financiële situatie van Europol geven.

Daartoe vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de rekeningen zijn opgesteld in overeenstemming met de boekhoudregels, -methoden en -systemen en dat alle ontvangsten en uitgaven in de rekeningen zijn geboekt.

De ordonnateur verstrekt alle informatie die de rekenplichtige voor de uitoefening van zijn functie nodig heeft.

De ordonnateur blijft volledig verantwoordelijk voor het juiste gebruik van de door hem beheerde middelen en de wettigheid en regelmatigheid van de door hem beheerde uitgaven.

2 ter.   De rekenplichtige is bevoegd de ontvangen informatie te controleren en alle verdere controles uit te voeren die hij noodzakelijk acht om de rekeningen te kunnen aftekenen.

Zo nodig maakt de rekenplichtige voorbehoud, waarbij hij de aard en de draagwijdte van het voorbehoud precies omschrijft.

2 quater.   De rekenplichtige van Europol tekent de jaarrekeningen af en zendt deze toe aan de rekenplichtige van de Commissie.

3.   Behoudens lid 4 van dit artikel en artikel 44, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de geldmiddelen en kasequivalenten. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.

4.   Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn functie, kan de rekenplichtige bij de uitvoering van zijn functie een aantal van zijn taken delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het Europees statuut.

5.   In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.

Afdeling 4

Beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 44

Indien dit noodzakelijk blijkt voor de betaling van uitgaven van een gering bedrag en voor de inning van andere, in artikel 5 bedoelde ontvangsten, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, waarvoor de middelen worden verstrekt door de rekenplichtige en dat onder de verantwoordelijkheid valt van door hem aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening.

Het maximale bedrag dat de beheerder van gelden ter goede rekening aan een derde kan betalen wordt voor alle uitgaven en ontvangsten vastgesteld door Europol.

De betalingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening kunnen geschieden door overschrijving, met inbegrip van het in artikel 66, lid 1 bis, genoemde systeem van automatische incasso's, door een cheque of op andere wijze, overeenkomstig de instructies van rekenplichtige.

HOOFDSTUK 3

Verantwoordelijkheid van de financiële actoren

Afdeling 1

Algemene bepalingen

Artikel 45

1.   Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kunnen de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd, tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen. De ordonnateur kan te allen tijde zijn akkoord over een specifieke subdelegatie intrekken.

2.   Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd, tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven door de raad van bestuur. Laatstbedoelde stelt dan een tijdelijk rekenplichtige aan.

3.   Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening te allen tijde tijdelijk of definitief uit hun functies worden ontheven door de rekenplichtige.

Artikel 46

1.   De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 45 bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.

2.   Onverminderd het bepaalde in de artikelen 47, 48 en 49, is elke ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de in het Europees statuut vastgestelde voorwaarden. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.

Afdeling 2

Regels betreffende de ordonnateur en de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs

Artikel 47

1.   De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het Europees statuut bepaalde voorwaarden.

1 bis.   De verplichting tot schadevergoeding bestaat in het bijzonder wanneer:

2.   Wanneer een gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit, onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien het delegatieverlenend gezag vervolgens schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft aan de gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur het genoemde besluit ten uitvoer te leggen, moet deze laatste dit besluit ten uitvoer leggen en is hij van zijn aansprakelijkheid ontslagen.

3.   In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de efficiëntie en de effectiviteit van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerd ordonnateur.

4.   De door de Commissie overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement opgerichte gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden kan ten aanzien van Europol dezelfde bevoegdheden uitoefenen als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie. Als alternatief voor een dergelijke instantie als opgericht overeenkomstig het algemeen Financieel Reglement (de „algemene instantie”), kan de raad van bestuur ad hoc besluiten om een functioneel onafhankelijke instantie op te richten om bepaalde financiële onregelmatigheden te onderzoeken of om deel te nemen aan een gezamenlijke instantie die door verscheidene communautaire organen is opgericht. Voor zaken die door communautaire organen worden ingediend, maakt een personeelslid van het communautair orgaan deel uit van de door de Commissie ingestelde gespecialiseerde instantie voor financiële onregelmatigheden.

Op grond van het advies van de instantie (de algemene instantie dan wel de bovengenoemde ad-hocinstantie) neemt de directeur een beslissing omtrent het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien de directeur door dit verslag in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan de raad van bestuur, de interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie. In zijn jaarlijks activiteitenverslag verwijst de directeur anoniem naar het advies van de instantie en geeft hij aan welke follow-upmaatregelen zijn genomen.

5.   Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die Europol door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden.

Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het Europees statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.

Afdeling 3

Regels betreffende de rekenplichtige en de beheerder van gelden ter goede rekening

Artikel 48

Een rekenplichtige kan, onder de in het Europees statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

Artikel 49

Een beheerder van gelden ter goede rekening kan, onder de in het Europees statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:

HOOFDSTUK 4

Ontvangsten

Afdeling 1

Algemene bepalingen

Artikel 50

Overeenkomstig artikel 15, lid 5, dient Europol verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap in bij de Commissie binnen de door de Commissie vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met de Commissie overeengekomen periodiciteit.

Artikel 51

De aan Europol door de Commissie betaalde middelen uit hoofde van de subsidie brengen interesten op ten bate van de algemene begroting.

Afdeling 2

Raming van schuldvorderingen

Artikel 52

Voor elke maatregel of situatie die kan leiden tot het ontstaan van of het wijzigen van een schuldvordering van Europol maakt de bevoegde ordonnateur vooraf een schuldvorderingsraming.

Afdeling 3

Vaststelling van schuldvorderingen

Artikel 53

1.   De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur:

2.   Elke schuldvordering die als zeker, liquide en opeisbaar wordt vastgesteld, moet worden geconstateerd door een aan de rekenplichtige opgedragen invorderingsopdracht, die vergezeld moet gaan van een debetnota die aan de debiteur moet worden toegezonden. Beide handelingen worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.

3.   In de contracten en subsidieovereenkomsten die door Europol worden afgesloten, wordt bepaald dat elke schuldvordering die op de in de debetnota vermelde vervaldag niet is voldaan, rentedragend is overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van de Commissie (6). De voorwaarde waaronder achterstandsrente aan Europol is verschuldigd, inclusief het percentage van moratoire rente, wordt uitdrukkelijk in de contracten en subsidieovereenkomsten vermeld.

4.   In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen. Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling. Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.

Afdeling 4

Invorderingsopdracht

Artikel 54

De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij heeft vastgesteld.

Afdeling 5

Invordering

Artikel 55

1.   Onterecht betaalde bedragen worden ingevorderd.

2.   De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van Europol en toe te zien op het behoud van de rechten van de Gemeenschappen.

3.   Wanneer de bevoegde ordonnateur overweegt geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien, verifieert hij of dit regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer en het evenredigheidsbeginsel.

Het afzien van de invordering van een vastgestelde schuldvordering geschiedt door middel van een naar behoren gemotiveerd besluit van de ordonnateur. De ordonnateur kan dit besluit slechts delegeren voor schuldvorderingen waarmee minder dan 5 000 EUR is gemoeid.

Het afwijzingsbesluit bevat de redenen voor de inning alsook de juridische en feitelijke elementen waarop een en ander gebaseerd is.

4.   De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien het ontdekken van een juridische of feitelijke vergissing aangeeft dat een schuldvordering niet correct werd vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.

5.   De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voor zover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van Europol vastgestelde recht. Bedoelde aanpassing wordt uitgevoerd op grond van een besluit van de bevoegde ordonnateur, waarbij een en ander met redenen moet worden omkleed.

Artikel 56

1.   De door de rekenplichtige uitgevoerde inning leidt ertoe dat de rekenplichtige in de rekeningen een en ander registreert, waarbij de bevoegde ordonnateur op de hoogte moet worden gesteld.

2.   Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.

Artikel 57

1.   Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de bevoegde rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis, en tracht hij onverwijld de inning alsnog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.

2.   De rekenplichtige gaat over tot de inning bij wijze van compensatie en eventueel van de schuldvorderingen van Europol ten aanzien van elke schuldenaar zelf die een zekere, liquide en opeisbare schuld heeft ten aanzien van Europol voor zover de compensatie juridisch mogelijk is.

Artikel 58

Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat:

Artikel 58 bis

De rekenplichtige houdt een lijst van te innen bedragen bij, waarop de vorderingen van Europol zijn samengebracht overeenkomstig de datum van uitgifte van de invorderingsopdracht. Hij maakt ook melding van besluiten om geheel of gedeeltelijk van het invorderen van een vastgestelde schuldvordering af te zien. De lijst wordt toegevoegd aan het verslag over het begrotings- en financieel beheer van Europol.

Europol stelt een lijst op van vorderingen van Europol, met vermelding van de namen van de debiteuren en het bedrag van de schuld, voor de gevallen waarbij de debiteur op grond van een in kracht van gewijsde gegane rechterlijke beslissing is verplicht te betalen en waarbij één jaar na de uitspraak nog geen of geen significante betaling heeft plaatsgevonden. Deze lijst wordt bekendgemaakt, waarbij rekening wordt gehouden met de desbetreffende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Artikel 58 ter

Voor vorderingen van Europol op derden en vorderingen van derden op Europol geldt een verjaringstermijn van vijf jaar, die wordt vastgelegd in de contracten en subsidieovereenkomsten die door Europol worden afgesloten.

Afdeling 6

Specifieke bepalingen die gelden voor heffingen en belastingen

Artikel 59

Voor zover heffingen of belastingen in de zin van artikel 5, onder a), worden geheven door Europol, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopige algemene raming.

Wanneer de heffingen en belastingen volledig door de wetgeving of besluiten van de raad van bestuur zijn vastgesteld, kan de ordonnateur afzien van de verstrekking van invorderingsopdrachten en onmiddellijk debetnota's opstellen nadat hij de schuldvordering heeft vastgesteld. In dit geval worden alle gegevens van het ten gunste van Europol vastgestelde recht geregistreerd. De rekenplichtige houdt een lijst van alle debetnota's bij en deelt in het verslag over het financieel en begrotingsbeheer van Europol het aantal debetnota's en het totale bedrag mee.

Wanneer Europol gebruikmaakt van een afzonderlijk factureringssysteem, dan neemt de rekenplichtige regelmatig en ten minste eenmaal per maand de totale som van de ontvangen heffingen en belastingen in de rekeningen op.

Als algemene regel wordt de verrichting van diensten uit hoofde van de opgedragen opdrachten door Europol slechts uitgevoerd na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige heffing of belasting. Indien, bij wijze van uitzondering, dienstverlening heeft plaatsgevonden zonder voorafgaande betaling van de overeenkomstige belasting of heffing, zijn de afdelingen 3, 4 en 5 van dit hoofdstuk van toepassing.

HOOFDSTUK 5

Uitgaven

Artikel 60

1.   Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.

2.   Elke uitgavenvaststelling moet voorafgegaan worden door een financieringsbesluit.

3.   Het werkprogramma van Europol staat gelijk met een financieringsbesluit voor de activiteiten waarop het betrekking heeft, voor zover deze duidelijk zijn vastgesteld en in overeenstemming zijn met duidelijk vastgestelde raamcriteria. Het werkprogramma omvat gedetailleerde doelstellingen en prestatie-indicatoren. In deze doelstellingen en prestatie-indicatoren wordt geen operationele, strategische en gerubriceerde informatie van Europol opgenomen.

4.   De huishoudelijke kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaande financieringsbeslissing.

Afdeling 1

Vastlegging van uitgaven

Artikel 61

1.   De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis.

2.   Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden.

3.   Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald.

4.   Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is.

5.   Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op de lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangewezen. De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, door rechtstreekse betalingen.

Artikel 62

1.   Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.

2.   De globale vastleggingen hebben betrekking op de totale kosten van de betrokken individuele juridische verbintenissen gesloten tot 31 december van het jaar n+1.

De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het jaar n.

Bij het verstrijken van de in de eerste en de tweede alinea bedoelde perioden wordt het niet-gebruikte saldo van deze vastleggingen door de bevoegde ordonnateur vrijgemaakt.

3.   Voor juridische verbintenissen die worden aangegaan voor acties waarvan de tenuitvoerlegging zich over meer dan één begrotingsjaar uitstrekt, alsook de desbetreffende vastleggingen, behalve wanneer het personeelskosten betreft, geldt een uiterste uitvoeringsdatum die overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer wordt bepaald.

De delen van deze betalingsverplichtingen die zes maanden na de uitvoeringsdatum niet zijn uitgevoerd, maken deel uit van een niet-vastlegging overeenkomstig artikel 11.

De vastlegging wordt vrijgemaakt voor het bedrag van een juridische verbintenis waarvoor gedurende een periode van drie jaar, te rekenen vanaf de ondertekening van deze juridische verbintenis, geen enkele betaling in de zin van artikel 67 is verricht.

Artikel 63

Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:

Afdeling 2

Betaalbaarstelling

Artikel 64

De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:

Artikel 65

1.   Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken waarbij de rechten van de schuldvorderaar zijn gebaseerd, zulks op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere bewijzen die de betaling rechtvaardigen.

2.   Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring „betaalbaar” door de bevoegde ordonnateur.

3.   In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijke wachtwoord gebruikt.

Afdeling 3

Betalingsopdracht

Artikel 66

1.   De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.

1 bis.   Wanneer periodieke betalingen worden gedaan met betrekking tot verleende diensten, met inbegrip van verhuurdiensten, of geleverde goederen, kan de ordonnateur, afhankelijk van zijn risicoanalyse, opdracht geven tot de uitvoering van een automatische incasso.

2.   De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 38, lid 6, door de bevoegde ordonnateur bewaard.

3.   In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 90, lid 1, bedoelde inventarissen.

Afdeling 4

Betaling

Artikel 67

1.   De betaling wordt uitgevoerd indien is aangetoond dat het betrokken optreden werd verricht overeenkomstig het bepaalde in het Europol-besluit in de zin van artikel 49 van het algemeen Financieel Reglement en het contract of de overeenkomst tot subsidieverlening, alsook een van de volgende operaties bestrijkt:

Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend.

2.   In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij zijn verricht.

Artikel 68

De betalingen worden door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen verricht.

Afdeling 5

Termijnen voor de uitgavenverrichtingen

Artikel 69

De verrichtingen inzake de vereffening, de opdracht en de betaling van de uitgaven moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen van, en het bepaalde in de financiële uitvoeringsvoorschriften van Europol.

HOOFDSTUK 6

Computersystemen

Artikel 70

Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.

HOOFDSTUK 7

Interne controleur

Artikel 71

1.   Europol beschikt over een interne controlefunctie die wordt uitgeoefend met inachtneming van de van toepassing zijnde internationale normen.

2.   De instelling door de raad van bestuur van een interne controlefunctie van Europol is niet van invloed op de rechten van de interne controleur van de Commissie, die ten aanzien van Europol dezelfde bevoegdheden kan uitoefenen als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie, met dien verstande dat de raad van bestuur, op basis van artikel 5 van het Europol-besluit, het door de interne controleur van de Commissie ingediende auditprogramma kan herzien. Met betrekking tot de uitvoering van het auditprogramma kan de directeur de reikwijdte van de audit beperken door de toegang te weigeren tot de in artikel 2, lid 14, van het Financieel Reglement bedoelde operationele, strategische en gerubriceerde informatie. Wanneer de directeur besluit de reikwijdte van een audit op deze gronden te beperken, doet hij de interne controleur van de Commissie een schriftelijke motivering toekomen.

3.   De interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie oefenen hun taken uit onverminderd het bepaalde in artikel 38, lid 4.

Artikel 72

1.   De interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie adviseren Europol bij het beheersen van de risico's door adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheer- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.

De interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie zijn belast met:

2.   De interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie oefenen hun taken uit met betrekking tot alle activiteiten en dienstverlening van Europol. De interne controlefunctie van Europol heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die voor de uitoefening van deze taken nodig is. Onverminderd artikel 71, lid 2, heeft ook de interne controleur van de Commissie een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die voor de uitoefening van zijn taken nodig is.

3.   Het hoofd van de interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie brengen verslag uit aan de raad van bestuur en aan de directeur met betrekking tot hun bevindingen en aanbevelingen. Hierbij wordt gezorgd voor de follow-up van de aanbevelingen die aansluiten bij de controles.

4.   Het hoofd van de interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie leggen de raad van bestuur en de directeur van Europol een jaarverslag voor waarin onder meer het aantal en de soort uitgeoefende interne controles worden vermeld, alsmede hun aanbevelingen. Dit jaarverslag bevat bovendien de systemische problemen die door de gespecialiseerde instantie zijn vastgesteld, die werd ingesteld overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het algemeen Financieel Reglement.

4 bis.   De directeur brengt de raad van bestuur schriftelijk op de hoogte van de aan de aanbevelingen van de interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie gegeven gevolgtrekkingen.

5.   De raad van bestuur stelt jaarlijks aan de kwijtingsautoriteit en de Commissie het verslag ter beschikking dat is opgesteld door de interne controlefunctie van Europol en de interne controleur van de Commissie, samen met het in lid 4 bis bedoelde commentaar van de directeur.

Artikel 73

1.   De verantwoordelijkheid van de interne controledienst voor de bij de uitoefening van de interne controletaken getroffen maatregelen komt mutatis mutandis overeen met de speciale voorschriften van de interne controleur van de Commissie. De speciale voorschriften garanderen de volledige onafhankelijkheid van de interne controledienst bij de uitoefening van de interne controletaken en stellen diens verantwoordelijkheid duidelijk vast. Bovendien worden de bepalingen in acht genomen van de overeenkomstig artikel 37, lid 9, onder f) van het Europol-besluit door de raad van bestuur vastgestelde regels.

2.   De verantwoordelijkheid van de interne controleur van de Commissie wordt bepaald overeenkomtig artikel 87 van het algemeen Financieel Reglement.

TITEL V

PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN

Artikel 74

1.   Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten, zijn de desbetreffende bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van toepassing, behoudens het bepaalde in de leden 4 tot en met 7 van dit artikel.

2.   Europol kan verzoeken als aanbestedende dienst te worden betrokken bij de toekenning van opdrachten van de Commissie of van interinstitutionele opdrachten alsook bij de toekenning van opdrachten van andere communautaire organen.

3.   Europol zal deelnemen aan de gemeenschappelijke centrale gegevensbank die door de Commissie overeenkomstig artikel 95 van het algemeen Financieel Reglement wordt opgericht en beheerd.

4.   Zonder een beroep te doen op een procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten kan Europol een contract sluiten met de Commissie, de interinstitutionele bureaus en het bij Verordening (EG) nr. 2965/94 (7) van de Raad opgerichte Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie voor het leveren van goederen, het verstrekken van diensten of het uitvoeren van werken.

5.   Europol mag gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met de aanbestedende diensten van de lidstaat die als gastheer voor het orgaan optreedt, om zijn administratieve behoeften te dekken. In dit geval is artikel 125 quater van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 op dienovereenkomstige wijze van toepassing.

5 bis.   Europol mag gebruikmaken van gezamenlijke aanbestedingsprocedures met internationale organisaties, mits hun aanbestedingsprocedures voldoen aan normen die eenzelfde garantie bieden als internationaal aanvaarde normen op met name de gebieden van transparantie, non-discriminatie en voorkoming van belangenconflicten. De directeur is als enige bevoegd de gelijkwaardigheid van de garanties met de internationaal aanvaarde normen te aanvaarden.

6.   Voor de toepassing van artikel 101 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de aanbesteding bepaald dat Europol tot op het ogenblik van de ondertekening van het contract van de opdracht kan afzien of de procedure voor het plaatsen van de opdracht kan annuleren, zonder dat de gegadigden of inschrijvers aanspraak kunnen maken op enige schadeloosstelling.

7.   Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door Europol uitgeschreven aanbestedingen bepaald dat het de procedure kan opschorten en alle maatregelen kan nemen die nodig zijn, waaronder beëindiging van de procedure, overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

Voor de toepassing van artikel 103 van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door Europol met economische subjecten afgesloten overeenkomsten bepaald dat Europol de in dat artikel vermelde maatregelen kan nemen overeenkomstig de in dat artikel opgenomen voorwaarden.

TITEL V BIS

PROJECTEN MET AANZIENLIJKE BUDGETTAIRE GEVOLGEN

Artikel 74 bis

De raad van bestuur stelt de begrotingsautoriteit zo spoedig mogelijk in kennis van de projecten die hij voornemens is te realiseren en die aanzienlijke financiële gevolgen voor de financiering van de huishoudelijke begroting kunnen hebben, met name onroerendgoedprojecten zoals de huur of aankoop van gebouwen. Hij brengt de Commissie daarvan op de hoogte.

Indien een van de takken van de begrotingsautoriteit advies wil uitbrengen, stelt deze binnen twee weken na ontvangst van de gegevens over het onroerendgoedproject Europol in kennis van zijn voornemen om zulks te doen. Indien Europol geen antwoord ontvangt, kan het doorgaan met zijn plannen.

Dit advies wordt toegezonden aan Europol binnen vier weken vanaf de in de tweede alinea bedoelde kennisgeving.

TITEL V TER

DESKUNDIGEN

Artikel 74 ter

Artikel 265 bis van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 is mutatis mutandis van toepassing op de selectie van deskundigen. Deze deskundigen worden betaald op basis van een vaste vergoeding om Europol bij te staan, met name bij de beoordeling van voorstellen en subsidieaanvragen of van offertes, en om technische bijstand te verstrekken bij de follow-up en de eindbeoordeling van projecten. Europol kan gebruikmaken van lijsten die door de Commissie of andere communautaire organen zijn opgesteld.

TITEL VI

DOOR EUROPOL TOEGEKENDE SUBSIDIES

Artikel 75

1.   Wanneer Europol subsidies kan verlenen in overeenstemming met het bepaalde in het Europol-besluit of op grond van delegatie door de Commissie, in overeenstemming met artikel 54, lid 2, onder b), van het algemeen Financieel Reglement, zijn de relevante bepalingen van het algemeen Financieel Reglement en Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 van toepassing, behoudens het bepaalde in de leden 2 en 3 van dit artikel.

2.   Subsidies zijn het voorwerp van schriftelijke overeenkomsten tussen Europol en de begunstigde.

3.   Voor de toepassing van artikel 119, lid 2, van het algemeen Financieel Reglement wordt in de door Europol afgesloten subsidieovereenkomsten bepaald dat het orgaan de subsidie kan opschorten, verminderen of beëindigen in de gevallen die in artikel 183 van Verordening (EG, Euratom) nr. 2342/2002 worden omschreven nadat de begunstigde in de gelegenheid is gesteld zijn opmerkingen kenbaar te maken.

TITEL VII

REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING

HOOFDSTUK 1

Rekening en verantwoording

Artikel 76

De jaarverslagen van Europol omvatten:

De rekeningen van Europol gaan vergezeld van een verslag over het beheer op begrotings- en financieel gebied van het begrotingsjaar, met onder meer informatie over het kredietbestedingspercentage en beknopte informatie over kredietoverschrijvingen tussen begrotingsonderdelen.

Artikel 77

De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn alsook een getrouw beeld geven van:

Artikel 78

De financiële staten worden opgemaakt op basis van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen als neergelegd in de voorwaarden voor de tenuitvoerlegging van het algemeen Financieel Reglement, te weten:

Artikel 79

1.   Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.

2.   De waarde van de activa en passiva wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 132 van het algemeen Financieel Reglement bedoelde boekhoudmethoden.

Artikel 80

1.   De financiële staten worden uitgedrukt in euro en omvatten:

2.   De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de boekhoudpraktijk is voorgeschreven die op internationaal vlak aanvaard is, wanneer bedoelde informatie pertinent is met betrekking tot de activiteiten van Europol.

Artikel 81

De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:

Artikel 82

De rekenplichtige deelt uiterlijk op 1 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar zijn voorlopige rekeningen, die vergezeld gaan van het in artikel 76 bedoelde verslag over het financieel en begrotingsbeheer tijdens het begrotingsjaar, mede aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, om de rekenplichtige van de Commissie ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 128 van het algemeen Financieel Reglement.

De rekenplichtige zendt ook, uiterlijk op 31 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar, het verslag over het financieel en begrotingsbeheer naar het Europees Parlement en de Raad.

Artikel 83

1.   Overeenkomstig het bepaalde in artikel 129, lid 1, van het algemeen Financieel Reglement formuleert de Rekenkamer uiterlijk op 15 juni volgende op het afgesloten begrotingsjaar haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van Europol.

2.   Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van Europol, stelt de directeur onder zijn eigen verantwoordelijkheid overeenkomstig artikel 43 de definitieve rekeningen van Europol op en stuurt die toe aan de raad van bestuur, die over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.

3.   De directeur zendt bedoelde definitieve rekeningen vergezeld van het advies van de raad van bestuur uiterlijk op 1 juli volgende op het afgesloten begrotingsjaar toe aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, alsook aan het Europees Parlement en aan de Raad.

4.   De definitieve rekeningen van Europol, geconsolideerd met die van de Commissie, worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie uiterlijk op 15 november volgende op het afgesloten begrotingsjaar.

5.   De directeur stuurt uiterlijk op 30 september volgende op het afgesloten begrotingsjaar een antwoord aan de Rekenkamer toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag. De antwoorden van Europol worden tegelijkertijd naar de Commissie gezonden.

HOOFDSTUK 2

Boekhouding

Afdeling 1

Gemeenschappelijke bepalingen

Artikel 84

1.   De boekhouding van Europol is het systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.

2.   De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.

3.   Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.

4.   De leden 2 en 3 vormen geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.

Artikel 85

De boekhoudkundige regels en methoden alsook het geharmoniseerd boekhoudplan dat door Europol moet worden toegepast, worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van het algemeen Financieel Reglement.

Afdeling 2

Algemene boekhouding

Artikel 86

De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de dubbele methode, de evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van Europol.

Artikel 87

1.   Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.

2.   Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, worden gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.

3.   Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.

Artikel 88

Na de afsluiting van het begrotingsjaar en tot de datum van overmaking van de definitieve rekeningen gaat de rekenplichtige van Europol over tot de correcties die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.

Afdeling 3

Begrotingsboekhouding

Artikel 89

1.   De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen.

2.   Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV van dit reglement, geregistreerd.

HOOFDSTUK 3

Inventaris van de vaste activa

Artikel 90

1.   Europol houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van Europol behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model. Europol verifieert de overeenstemming tussen de boekhoudbescheiden en de reële gebeurtenissen.

2.   Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.

TITEL VIII

EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING

HOOFDSTUK 1

Externe controle

Artikel 91

De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van Europol overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag.

Artikel 92

1.   Europol deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mede. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.

2.   Europol zendt de Rekenkamer de financiële regeling toe die het voor zichzelf vaststelt.

3.   De Rekenkamer wordt in kennis gesteld van de aanwijzing van ordonnateurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening alsmede van de delegatiebesluiten krachtens artikel 34, artikel 43, leden 1 en 4, en artikel 44.

Artikel 93

De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van het algemeen Financieel Reglement. Deze controle wordt zo uitgevoerd dat de bescherming van „operationele, strategische en gerubriceerde informatie van Europol” wordt gewaarborgd.

HOOFDSTUK 2

Kwijting

Artikel 94

1.   Het Europees Parlement verleent op aanbeveling van de Raad vóór 30 april van het jaar n+2 aan de directeur kwijting inzake de uitvoering van de begroting van het jaar n. De directeur stelt de raad van bestuur in kennis van de opmerkingen van het Europees Parlement die zijn opgenomen in de resolutie die het kwijtingsbesluit vergezelt.

2.   Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur de redenen mede waarom het besluit moest worden uitgesteld.

3.   Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur in overleg met de raad van bestuur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.

Artikel 95

1.   Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van Europol, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van Europol.

2.   Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van Europol. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur, alsmede pertinente speciale verslagen van de Rekenkamer, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.

3.   De directeur legt aan het Europees Parlement op diens verzoek en op dezelfde wijze als bepaald in artikel 146, lid 3, van het algemeen Financieel Reglement, alle informatie voor die nodig is voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure van het betrokken begrotingsjaar.

Artikel 96

1.   De directeur stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de op- en aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling.

2.   Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in aansluiting op deze op- en aanmerkingen. Hij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.

TITEL IX

OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 97

Wat betreft de begrotingsaangelegenheden die tot hun respectieve bevoegdheden behoren, zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie gemachtigd om alle nodige gegevens en rechtvaardigingen te verkrijgen.

Artikel 98

Op voorstel van de directeur stelt de raad van bestuur zo nodig en met de voorafgaande toestemming van de Commissie, de financiële uitvoeringsvoorschriften van Europol vast.

Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie. Dit reglement wordt vóór de inwerkingtreding ervan bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie.

(1)  PB L 121 van 15.5.2009, blz. 37.

(2)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 72.

(3)  PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1.

(4)  PB L 181 van 10.7.2008, blz. 23.

(5)  PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1.

(6)  PB L 357 van 31.12.2002, blz. 1.

(7)  PB L 314 van 7.12.1994, blz. 1.