29.11.2005

Publicatieblad van de Europese Unie

L 312/55

AANBEVELING VAN DE RAAD

van 14 november 2005

over prioritaire acties ter verbetering van de samenwerking op het gebied van archieven in Europa

(2005/835/EG)

DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 151, lid 5, tweede streepje,

Gezien het voorstel van de Commissie,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

Naar aanleiding van de Resolutie van de Raad en de ministers van Cultuur, in het kader van de Raad bijeen, van 14 november 1991, inzake regelingen betreffende archieven (1) en de conclusies van de Raad van 17 juni 1994 betreffende grotere samenwerking op archiefgebied (2), zijn de eerste schreden gezet op weg naar meer samenwerking tussen de lidstaten op het gebied van archieven.

(2)	In de Resolutie van de Raad van 6 mei 2003 over archieven in de lidstaten (3) wordt benadrukt dat archieven belangrijk zijn voor het begrip van de Europese geschiedenis en cultuur en voor de democratische werking van de samenleving binnen het kader van de uitbreiding van de Unie op 1 mei 2004.

(3)

Er zijn in een communautair kader multidisciplinaire fora belegd over de problemen bij het beheer, de opslag, het bewaren en het opvragen van machineleesbare gegevens, waaraan overheden en nationale archiefdiensten hebben deelgenomen, evenals vertegenwoordigers van het bedrijfsleven en de onderzoekssector.

(4)	In de resolutie van de Raad van 6 mei 2003 wordt benadrukt dat de ICT-toepassingen en -oplossingen op het gebied van archieven verder moeten worden ontwikkeld.

(5)

De Commissie wijst op het werk dat de instellingen van de Unie op het specifieke gebied van filmarchieven in Europa hebben verricht, zoals de Resolutie van de Raad van 24 november 2003 betreffende het depot van cinematografische werken in de Europese Unie (4) en de aanbeveling van het Europees Parlement en de Raad over cinematografisch erfgoed en het concurrentievermogen van verwante industriële activiteiten die vóór eind 2005 zal worden aangenomen.

(6)

In de resolutie van 6 mei 2003 verzoekt de Raad de Commissie eveneens een verslag in te dienen over de huidige situatie en over de toekomstige ontwikkeling van archieven in de uitgebreide Unie. Het in februari 2005 aangenomen „Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie” (5), dat was opgesteld door een groep deskundigen van de lidstaten, vormt een goede basis voor de verdere ontwikkeling van archieven in Europa. Het verslag bevat, op verzoek van de Raad, voorstellen voor praktische acties en richtsnoeren die moeten leiden tot meer samenwerking op Europees niveau op het gebied van archieven,

BEVEELT HET VOLGENDE AAN:

Een Europese Archiefgroep, bestaande uit door de lidstaten en de instellingen van de Unie aangewezen deskundigen, moet zorgen voor samenwerking en coördinatie met betrekking tot algemene aangelegenheden betreffende archieven, en moet een vervolg geven aan het werk dat wordt beschreven in het „Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie” van februari 2005 en in het bijzonder aan de prioritaire maatregelen die onder punt B van deze aanbeveling worden genoemd. Waar en wanneer nodig moet de Europese Archiefgroep ook samenwerken met andere Europese netwerken op dit gebied, zoals de Groep van nationale vertegenwoordigers voor Digitalisering en het Europees Bureau voor bibliotheek, informatie en documentatie (Eblida).

Onderstaande maatregelen op het gebied van archieven:

Behoud van archieven in Europa en het voorkomen van beschadiging ervan:

—	ontwikkeling van een model-actieplan door de Europese Archiefgroep ter stimulering van maatregelen die moeten voorkomen dat documenten en archieven bij natuurrampen en andere schadelijke gebeurtenissen worden aangetast;

—	stimulering door de Europese Archiefgroep van acties in de gehele Gemeenschap voor het behoud en het herstellen van beschadigde documenten en archieven;

—	opstelling en verspreiding, door de nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie, van normen en specificaties voor de bouw van nieuwe, speciaal voor archieven bedoelde gebouwen.

Versterking van de Europese interdisciplinaire samenwerking inzake elektronische documenten en archieven die verder moet worden ontwikkeld, onder meer in het kader van het werkplan cultuur van de Raad, in het bijzonder met betrekking tot de coördinatie van de digitalisering (6):

—

meer samenwerking bij het beschermen van de authenticiteit, behoud en beschikbaarheid op de lange termijn van elektronische documenten en archieven, in het bijzonder middels het moderniseren en uitbreiden van de huidige eisen voor het opzetten van elektronische document- en archiefbeheersystemen zoals MoReq (Model Requirements for electronic documents and archives management systems (modeleisen voor elektronische document- en archiefbeheersystemen)), ter verbetering van overheidsdiensten, en door DLM-fora (7) over elektronische documenten en archieven te blijven organiseren.

Ontwikkeling en beheer — als prioritaire maatregel — van een internetportaal voor documenten en archieven in Europa:

—

de nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie moeten zorgen voor een internetportaal dat een eenvoudigere en grensoverschrijdende toegang biedt tot documenten en archieven van de lidstaten en de instellingen van de Unie. Dat internetportaal kan of op één van de computerservers van de Europese Unie of bij de nationale archiefdienst van een lidstaat worden ondergebracht.

Bevordering van de beste handelwijze met betrekking tot nationale en Europese wetgeving inzake het beheer van en de toegang tot documenten en archieven. De nationale archiefdiensten van de lidstaten en de archiefdiensten van de instellingen van de Unie moeten:

—	volgen welke nieuwe ontwerp-wetgeving op dat gebied in de lidstaten wordt aangenomen, teneinde daaruit de beste handelwijze te distilleren, in het bijzonder ten aanzien van de eisen voor het beheer van en de toegang tot documenten en archieven;

—

gegevens over wetgeving inzake archivering en andere aanverwante wetgeving op nationaal en communautair niveau koppelen en de raadpleging van deze gegevens faciliteren middels het opzetten van een gegevensbank die bekendheid moet geven aan die wetgeving. Die gegevensbank kan of op één van de computerservers van de Europese Unie of bij de nationale archiefdienst van een lidstaat worden ondergebracht. Het is aan te raden om daarbij rekening te houden met het werk dat is verricht in het kader van het Europese project voor juridische gegevens, dat door de Europese tak van de internationale archiefraad, Eurbica, wordt gesteund, zoals vermeld in het „Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie” (prioritaire actie 4.2).

Aanneming van maatregelen ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten:

—

ontwikkeling van een actieplan en van gemeenschappelijke richtsnoeren door de nationale archiefdiensten van de lidstaten, waarmee informatie en beste praktijken kunnen worden uitgewisseld ter voorkoming van diefstal van archiefdocumenten en waarmee kan worden bereikt dat er meer gestolen documenten worden teruggevonden.

De lidstaten en de instellingen van de Unie moeten gezamenlijk de uitvoering stimuleren van de prioritaire maatregelen die genoemd worden in het „Verslag over archieven in de uitgebreide Europese Unie” van februari 2005, en waarnaar onder punt B in deze aanbeveling wordt verwezen. Bij de uitvoering van deze prioritaire maatregelen wordt rekening gehouden met het werk van de groepen die zijn ingesteld in het kader van de EBNA (European Board of National Archivists (Europees Orgaan van nationale archivarissen)), in het bijzonder wat betreft samenwerking op het gebied van beveiliging en behoud van archieven en het opzetten van een Europees internetportaal voor toegang tot informatie. De aanneming van deze aanbeveling en de uitvoering van deze maatregelen betekenen op zich niet dat de Europese Unie of de lidstaten nieuwe begrotingsmiddelen vastleggen. Waar mogelijk zet de Europese Unie zich in om, conform de desbetreffende procedures, in het kader van bestaande programma’s projecten te steunen ter uitvoering van de genoemde maatregelen.

D.	Binnen drie jaar na de datum van bekendmaking van deze aanbeveling moet de Europese Archiefgroep een voortgangsverslag indienen over de uitvoering van de onder B bedoelde prioritaire maatregelen.

Gedaan te Brussel, 14 november 2005.

Voor de Raad

De voorzitster

T. JOWELL

(1) PB C 314 van 5.12.1991, blz. 2.

(2) PB C 235 van 23.8.1994, blz. 3.

(3) PB C 113 van 13.5.2003, blz. 2.

(4) PB C 295 van 5.12.2003, blz. 5.

(5) COM(2005) 52 def.

(6) Conclusies van de Raad over het werkplan voor cultuur 2005-2006 (doc. 13839/04).

(7) DLM = Document Lifecycle Management (beheer van de levenscyclus van documenten).