25.2.2005   

NL

Publicatieblad van de Europese Unie

L 52/51

AANBEVELING VAN DE COMMISSIE

van 15 februari 2005

betreffende de taak van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen van beursgenoteerde ondernemingen en betreffende de comités van de raad van bestuur of van de raad van commissarissen

(Voor de EER relevante tekst)

(2005/162/EG)

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 211, tweede streepje,

Overwegende hetgeen volgt:

(1)

In een 21 mei 2003 vastgestelde mededeling presenteerde de Commissie haar actieplan „Modernisering van het vennootschapsrecht en verbetering van de corporate governance in de Europese Unie” (1). De voornaamste doelstellingen van dit actieplan zijn de versterking van de rechten van aandeelhouders en een betere bescherming van werknemers, schuldeisers en de overige partijen waarmee ondernemingen te maken hebben, waarbij het vennootschapsrecht en de regelgeving op het gebied van corporate governance moeten worden afgestemd op verschillende categorieën ondernemingen, alsmede de bevordering van de efficiëntie en het concurrentievermogen van het bedrijfsleven, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan een aantal specifieke grensoverschrijdende problemen.

(2)

In zijn resolutie van 21 april 2004 verwelkomde het Europees Parlement het actieplan en verklaarde het de meeste aangekondigde initiatieven krachtig te steunen. Het Europees Parlement verzocht de Commissie regelgeving voor te stellen om belangenconflicten uit de weg te ruimen en te voorkomen, en onderstreepte met name dat beursgenoteerde ondernemingen over een auditcomité moeten beschikken, dat onder meer zou moeten toezien op de onafhankelijkheid, objectiviteit en doeltreffendheid van de externe accountant.

(3)

Niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen worden door ondernemingen om verschillende redenen aangetrokken. Van bijzonder groot belang is hun rol bij het toezicht op met het dagelijks bestuur belaste bestuurders en directeuren en bij het aanpakken van situaties waarin sprake is van belangenconflicten. Het stimuleren van deze taak is bijzonder belangrijk om het vertrouwen in de financiële markten te herstellen. Daarom zou de lidstaten moeten worden verzocht maatregelen vast te stellen die van toepassing zijn op beursgenoteerde ondernemingen, dat wil zeggen ondernemingen waarvan de effecten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt in de Gemeenschap. Bij de tenuitvoerlegging van deze aanbeveling zouden de lidstaten rekening moeten houden met de bijzondere kenmerken van instellingen voor collectieve belegging (ICBE's) die als onderneming zijn opgezet, en zouden zij moeten voorkomen dat onnodig onderscheid wordt gemaakt tussen de verschillende soorten ICBE's. Voor ICBE's in de zin van Richtlijn 85/611/EEG van de Raad van 20 december 1985 tot coördinatie van de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende bepaalde instellingen voor collectieve belegging in effecten (ICBE's) (2) voorziet die richtlijn reeds in een specifieke governance-regeling. Om evenwel te voorkomen dat de als onderneming opgezette ICBE's die niet aan harmonisatie in communautair verband onderworpen zijn ongelijk worden behandeld, zouden de lidstaten in aanmerking moeten nemen of, en in hoeverre voor deze niet-geharmoniseerde ICBE's een gelijkwaardige governance-regeling geldt.

(4)

Gezien de complexiteit van veel van de vraagstukken die zich in dit verband voordoen is de vaststelling van uitvoerige bindende regels niet noodzakelijk de meest wenselijke en efficiënte manier om de gestelde doelen te bereiken. Veel van de in de lidstaten vastgestelde corporate governance-codes trachten naleving te bevorderen op basis van openbaarmaking, overeenkomstig het beginsel „naleven of motiveren” (comply or explain): ondernemingen wordt verzocht bekend te maken of zij aan de code voldoen en om eventuele concrete afwijkingen te motiveren. Deze benadering stelt ondernemingen in staat om aan sector- en bedrijfsspecifieke eisen te voldoen, en de markten om de verstrekte verklaringen en motiveringen te beoordelen. Om de rol van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen te versterken verdient het derhalve aanbeveling dat alle lidstaten wordt verzocht de nodige stappen te nemen om op nationaal niveau, hetzij op grond van het beginsel „naleven of motiveren”, hetzij door middel van wetgeving, op basis van de in deze aanbeveling besproken beginselen een aantal regels vast te stellen waaraan beursgenoteerde ondernemingen zich moeten houden.

(5)

Wanneer lidstaten besluiten de „naleven of motiveren”-benadering toe te passen (waarbij ondernemingen hun gedragingen moeten motiveren door verwijzing naar een geheel van specifieke „beste praktijk”-aanbevelingen), zouden zij naar aanbevelingen moeten kunnen verwijzen die door de marktdeelnemers zijn ontwikkeld.

(6)

De maatregelen die ingevolge deze aanbeveling door de lidstaten worden vastgesteld zouden vooral moeten zijn gericht op verbetering van de corporate governance van beursgenoteerde ondernemingen. Aangezien deze doelstelling ook van belang lijkt voor de bescherming van zowel daadwerkelijke als potentiële beleggers in alle beursgenoteerde ondernemingen in de Gemeenschap, ongeacht of deze ondernemingen in een van de lidstaten zijn gevestigd, verdient het aanbeveling deze maatregelen tevens van toepassing te doen zijn op in derde landen opgerichte ondernemingen die aan een effectenbeurs van de Gemeenschap genoteerd staan.

(7)

De aanwezigheid van onafhankelijke vertegenwoordigers in de raad van bestuur/raad van commissarissen die de besluiten van het ondernemingsbestuur kunnen aanvechten wordt alom beschouwd als een manier om de belangen van aandeelhouders en derden te beschermen. In ondernemingen met een sterk verdeelde eigendom gaat het er vooral om hoe ervoor kan worden gezorgd dat het ondernemingsbestuur verantwoording verschuldigd is aan zwakke aandeelhouders. In ondernemingen met aandeelhouders met overheersende invloed dient het doel veeleer te zijn dat de onderneming op zodanige wijze wordt geleid dat voldoende rekening wordt gehouden met de belangen van minderheidsaandeelhouders. In beide gevallen dient een voldoende bescherming van derden te worden gewaarborgd. Ongeacht de formele „raden”-structuur binnen een onderneming, zou de bestuursfunctie aan een doeltreffende en voldoende onafhankelijke toezichtfunctie moeten zijn onderworpen. Onafhankelijkheid moet worden opgevat als de afwezigheid van wezenlijke belangenconflicten; met name zou naar behoren aandacht moeten worden besteed aan de risico's die ontstaan wanneer een lid van de raad van bestuur/raad van commissarissen nauwe banden heeft met een concurrerende onderneming.

(8)

Om ervoor te zorgen dat de bestuursfunctie van een onderneming aan een doeltreffend en voldoende onafhankelijk toezicht wordt onderworpen zouden de raad van bestuur en de raad van commissarissen een toereikend aantal toegewijde, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen moeten bevatten die niet alleen geen bestuurstaken in de onderneming of de groep van ondernemingen uitoefenen maar die bovendien in die zin onafhankelijk zijn, dat zij vrij zijn van wezenlijke belangenverstrengeling. Aangezien de rechtsstelsels in de lidstaten uiteenlopen zou het percentage onafhankelijke bestuurders in de raad van bestuur of de raad van commissarissen als geheel op communautair niveau niet precies moeten worden vastgelegd.

(9)

De toezichttaak van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen wordt doorgaans van cruciaal belang geacht op drie gebieden, waar de kans dat zich tegenstrijdige belangen voordoen bijzonder groot is, met name omdat zij niet onder de directe verantwoordelijkheid van de aandeelhouders vallen: de benoeming van bestuurders, de beloning van bestuurders en audit. Het is daarom zinvol de rol van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen op deze gebieden te versterken en binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen de oprichting te bevorderen van comités die respectievelijk met benoemingen, de beloning en audit zijn belast.

(10)

De bevoegdheden van de algemene aandeelhoudersvergadering buiten beschouwing gelaten is alleen de raad van bestuur/raad van commissarissen als geheel wettelijk bevoegd om besluiten te nemen, en is deze raad als college collectief verantwoording verschuldigd voor de uitoefening van zijn taken. De raad van bestuur/raad van commissarissen bezit de bevoegdheid om het aantal en de structuur van de comités die hij geschikt acht om zijn eigen werkzaamheden te vergemakkelijken zelf te bepalen, maar deze comités mogen in beginsel de raad van bestuur/raad van commissarissen niet vervangen. De benoemings-, belonings- en auditcomités zouden derhalve doorgaans aanbevelingen moeten opstellen ter voorbereiding van de door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf te nemen besluiten. De raad van bestuur/raad van commissarissen zou er evenwel niet van moeten worden weerhouden een deel van zijn besluitvormingsbevoegdheden aan comités te delegeren wanneer hij dit passend acht en zulks ingevolge het nationaal recht is toegestaan, zij het dat de raad van bestuur/raad van commissarissen volledig verantwoordelijk blijft voor de besluiten die op zijn bevoegdheidsgebied worden genomen.

(11)

Aangezien de selectie van kandidaten voor het vervullen van vacatures in een monistische of dualistische bestuursstructuur vragen oproept in verband met de selectie van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders die met het toezicht worden belast dan wel in verband met de herbenoeming, zou het benoemingscomité voornamelijk uit onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders moeten bestaan; dit zou ruimte laten voor niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders die niet aan de onafhankelijkheidscriteria voldoen alsook voor directeuren of bestuurders die met het dagelijks bestuur zijn belast (indien het benoemingscomité binnen een monistische structuur wordt opgericht en deze met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren in het benoemingscomité niet de meerderheid vormen).

(12)

Aangezien de situatie in de lidstaten met betrekking tot de organen die verantwoordelijk zijn voor de benoeming en het ontslag van bestuurders verschilt, zou de taak van een benoemingscomité dat binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen wordt opgericht er hoofdzakelijk in moeten bestaan dat het comité ervoor zorgt dat de raad van bestuur/raad van commissarissen, wanneer hij betrokken is bij de benoemings- en ontslagprocedure (of overeenkomstig het nationaal recht de bevoegdheid bezit om voordrachten te doen of besluiten te nemen), zich zo objectief en professioneel mogelijk van deze taak kwijt. Het benoemingscomité zou zich derhalve met name moeten bezighouden met het doen van aanbevelingen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen met betrekking tot de benoeming en het ontslag van bestuurders door het orgaan dat hiertoe overeenkomstig het nationale vennootschapsrecht bevoegd is.

(13)

Op het gebied van beloning hebben de corporate governance-codes van de lidstaten voornamelijk betrekking op de beloning van met het dagelijks bestuur belaste leden van de raad van bestuur of directeuren, omdat de kans op belangenconflicten en misbruik daar het grootst is. In veel gedragscodes wordt erkend dat op het niveau van de raad van bestuur/raad van commissarissen aandacht zou moeten worden besteed aan het beloningsbeleid ten aanzien van het hoger kaderpersoneel. Ten slotte komt het vraagstuk van de aandelenopties aan de orde. Aangezien in de lidstaten een verschillende benadering wordt gevolgd met betrekking tot de organen die verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van de beloning van bestuurders, zou een binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen opgericht beloningscomité met name tot taak moeten hebben ervoor te zorgen dat, wanneer de raad van bestuur/raad van commissarissen betrokken is bij het vaststellen van beloning (dat wil zeggen dat hij volgens het nationaal recht bevoegd is voorstellen in te dienen of besluiten te nemen), hij hierbij zo objectief en professioneel mogelijk te werk gaat. De taak van het beloningscomité zou er derhalve voornamelijk in moeten bestaan aanbevelingen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen te doen met betrekking tot deze beloningskwesties, zodat het ingevolge het nationale vennootschapsrecht bevoegde orgaan vervolgens een besluit kan nemen.

(14)

De raad van bestuur/raad van commissarissen dient ervoor te zorgen dat de financiële verslagen en aanverwante informatie die door de onderneming wordt verspreid een accuraat en volledig beeld geven van de positie van de onderneming, en moet daarnaast toezicht houden op de met het oog op de risicobeoordeling en het risicomanagement vastgestelde procedures; deze taken worden doorgaans als twee van de belangrijkste verantwoordelijkheden van de raad van bestuur en de raad van commissarissen beschouwd. Volgens de meeste corporate governance-codes is één van de belangrijkste taken van het auditcomité om de raad van bestuur/raad van commissarissen te helpen aan deze verplichtingen te voldoen. In sommige lidstaten zijn deze verantwoordelijkheden geheel of gedeeltelijk toegewezen aan andere ondernemingsorganen dan de raad van bestuur/raad van commissarissen. Daarom dient te worden bepaald dat een auditcomité dat binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen wordt opgericht in de regel aanbevelingen aan deze raad doet met betrekking tot genoemde auditvraagstukken, maar dat deze functies ook door andere organen dan de raad van bestuur/raad van commissarissen kunnen worden verricht die even doeltreffend zijn.

(15)

Niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen kunnen hun taak slechts op efficiënte wijze uitoefenen indien zij over de juiste achtergrond en over voldoende tijd beschikken. Bovendien zou een voldoende aantal onder hen aan passende onafhankelijkheidscriteria moeten voldoen. Voor de benoeming van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen zou adequate informatie over deze aspecten voorhanden moeten zijn, welke informatie regelmatig zou moet worden bijgewerkt.

(16)

In de meeste corporate governance-codes wordt de noodzaak onderstreept dat het bestuur uit gekwalificeerde personen moet bestaan; tegelijkertijd erkennen zij echter dat wat onder passende kwalificaties moet worden verstaan aan de onderneming zelf moet worden overgelaten, omdat deze kwalificaties onder meer afhangen van de activiteiten en de omvang van de onderneming en de omgeving waarin zij opereert, en omdat de raad als geheel aan deze kwalificaties moet voldoen. Er is evenwel een aspect waaraan gewoonlijk bijzonder veel belang wordt gehecht, en dat is de noodzaak dat in het auditcomité voldoende deskundigheid aanwezig is; immers, een zekere mate van specifieke kennis wordt in dit forum als onontbeerlijk beschouwd. De raad van bestuur/raad van commissarissen zou derhalve de ideale samenstelling van het auditcomité moeten bepalen en deze periodiek moeten evalueren, en bijzondere aandacht moeten besteden aan de ervaring waarover de leden van het auditcomité moeten beschikken.

(17)

De meeste corporate governance-codes bevatten bepalingen die ervoor moeten zorgen dat bestuurders voldoende tijd aan hun verplichtingen besteden. Sommige codes stellen beperkingen aan het aantal bestuursfuncties die in andere ondernemingen mogen worden uitgeoefend: de functies van voorzitter of met het dagelijks bestuur belast bestuurder of directeur worden doorgaans als veeleisender beschouwd dan de functie van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris, maar het precieze aantal andere bestuursfuncties dat aanvaardbaar wordt geacht, loopt sterk uiteen. De toewijding die van een bestuurder wordt gevraagd kan evenwel sterk verschillen naargelang van de onderneming en de omgeving waarin zij opereert; daarom wordt het passend geacht indien elke bestuurder zich ertoe zou verbinden het juiste evenwicht te vinden tussen de verschillende verplichtingen.

(18)

Over het algemeen schrijven de in de lidstaten vastgestelde codes op het gebied van corporate governance voor dat een aanzienlijk deel van de niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen onafhankelijk moet zijn, d.w.z. vrij van eventuele tegengestelde belangen. Onder onafhankelijkheid wordt meestal verstaan de afwezigheid van nauwe banden met het bestuur, met aandeelhouders met een overheersende invloed en met de onderneming zelf. Aangezien er geen eenduidige opvatting is van wat onafhankelijkheid precies inhoudt, verdient het aanbeveling een algemene verklaring op te nemen waarin de algemene doelstelling wordt beschreven, evenals een (niet-limitatieve) opsomming van de relaties of omstandigheden die gewoonlijk als een potentiële bron van wezenlijke belangenconflicten kan worden beschouwd, en welke door de lidstaten naar behoren in aanmerking moeten worden genomen wanneer zij op nationaal niveau passende criteria vaststellen waaraan de raad van bestuur/raad van commissarissen moet voldoen. Wat onafhankelijkheid precies inhoudt zou in de eerste plaats door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf moeten worden bepaald. Bij de toepassing van de onafhankelijkheidscriteria zou de raad van bestuur/raad van commissarissen inhoudelijke aspecten zwaarder moeten laten wegen dan formele.

(19)

Gezien de belangrijke rol die niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen spelen met betrekking tot het herstel van het vertrouwen en de ontwikkeling van gezonde corporate governance-praktijken in het algemeen, zouden de maatregelen ter uitvoering van deze aanbeveling in de lidstaten nauwgezet moeten worden gevolgd,

BEVEELT AAN:

AFDELING I

TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES

1.   Toepassingsgebied

1.1.   De lidstaten nemen alle nodige maatregelen om hetzij door middel van het beginsel „naleven of motiveren”, hetzij door middel van wetgeving en de instrumenten die het best bij hun juridische omgeving passen, op nationaal niveau een geheel van bepalingen vast te stellen met betrekking tot de taken van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen en van de comités van de raad van bestuur/raad van commissarissen, welke bepalingen door beursgenoteerde ondernemingen ten uitvoer moeten worden gelegd.

Zij dienen daarbij echter wel naar behoren rekening te houden met de bijzondere kenmerken van instellingen voor collectieve belegging (ICBE's) die zijn opgezet als onderneming en onder Richtlijn 85/611/EEG vallen. Tevens dienen de lidstaten rekening te houden met de bijzondere kenmerken van als onderneming opgezette ICBE's waarop deze richtlijnen niet van toepassing zijn en die alleen tot doel hebben bij beleggers aangetrokken gelden te beleggen in een breed scala aan activa, en die geen juridische of bestuurlijke zeggenschap nastreven over enigerlei uitgevende instelling van de betrokken effecten.

1.2.   Wanneer de lidstaten besluiten gebruik te maken van het beginsel „naleven of motiveren”, op grond waarvan ondernemingen hun handelwijze moeten rechtvaardigen onder verwijzing naar een reeks aanbevelingen inzake de beste praktijk, moeten de desbetreffende ondernemingen worden verplicht eenmaal per jaar mee te delen aan welke aanbevelingen zij zich niet hebben gehouden (en bij aanbevelingen die voortdurend moeten worden nageleefd, in welk gedeelte van de verslagleggingsperiode zij niet werden nageleefd), en dienen zij op deugdelijke en concrete wijze de omvang en de reden van dit verzuim uiteen te zetten.

1.3.   Bij de bestudering van de in deze aanbeveling uiteengezette beginselen nemen de lidstaten met name het volgende in aanmerking:

1.3.1.   Bij het bepalen van de taken en kenmerken van de comités binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen waarvan de oprichting in deze aanbeveling wordt voorgesteld, houden de lidstaten naar behoren rekening met de rechten en plichten van de relevante ondernemingsorganen overeenkomstig het nationaal recht.

1.3.2.   De lidstaten moeten in plaats van de binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen in te stellen comités zoals in deze aanbeveling bepleit, gebruik kunnen maken van andere organen dan de raad van bestuur/raad van commissarissen of van andere procedures, die hetzij bij nationaal recht voor ondernemingen zijn voorgeschreven, hetzij op nationaal niveau als beste praktijk worden aanbevolen op basis van het beginsel „naleven of motiveren”, en die functioneel gelijkwaardig en even doeltreffend worden geacht.

1.4.   Ten aanzien van beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel in een van de lidstaten is gelegen, dient het geheel van door de lidstaten vast te stellen bepalingen ten minste betrekking te hebben op de beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel op hun grondgebied is gelegen.

Ten aanzien van beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel niet in een van de lidstaten is gelegen, dient het geheel van door de lidstaten vast te stellen bepalingen ten minste betrekking te hebben op de beursgenoteerde ondernemingen die hun hoofdnotering op een gereglementeerde markt op hun grondgebied hebben.

2.   Voor de toepassing van deze aanbeveling wordt verstaan onder:

2.1.   „Beursgenoteerde onderneming”: een onderneming waarvan de effecten in één of meer lidstaten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt in de zin van Richtlijn 2004/39/EG.

2.2.   „Bestuurder”: een lid van een bestuursorgaan, een leidinggevend orgaan of een toezichthoudend orgaan van een onderneming.

2.3.   „Met het dagelijks bestuur belast bestuurder”: een lid van het leidinggevend orgaan (monistische structuur) van een onderneming dat zich bezighoudt met het dagelijks bestuur van de onderneming.

2.4.   „Niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder”: een lid van het leidinggevend orgaan (monistische structuur) van een onderneming dat niet met het dagelijks bestuur is belast.

2.5.   „Directeur”: een lid van het bestuursorgaan (dualistische structuur) van een onderneming.

2.6.   „Commissaris”: een lid van het toezichthoudend orgaan (dualistische structuur) van een onderneming.

AFDELING II

AANWEZIGHEID EN TAAK VAN NIET BIJ HET DAGELIJKS BESTUUR BETROKKEN BESTUURDERS OF COMMISSARISSEN IN DE RAAD VAN BESTUUR/RAAD VAN COMMISSARISSEN

3.   Aanwezigheid van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen

3.1.   In de bestuursorganen, leidinggevende organen of toezichthoudende organen dienen de met het dagelijks bestuur belaste bestuurders/directeuren en niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders/commissarissen evenwichtig te zijn vertegenwoordigd om te voorkomen dat een persoon of een kleine groep personen de besluitvorming van deze organen kan overheersen.

3.2.   De bestuurlijke taken waarmee de voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen is belast of in het verleden was belast mogen het uitoefenen van objectief toezicht niet in de weg staan. In een monistische bestuursstructuur kan dit worden bereikt door ervoor te zorgen dat de functies van voorzitter en algemeen directeur gescheiden zijn; in zowel monistische als dualistische structuren zou ervoor kunnen worden gekozen dat de algemeen directeur niet onmiddellijk de functie van voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen krijgt. Indien een onderneming ervoor kiest de functie van voorzitter en algemeen directeur te combineren of de voormalige algemeen directeur onmiddellijk tot voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen te benoemen, dient onverwijld informatie te worden verstrekt over de genomen voorzorgsmaatregelen.

4.   Aantal onafhankelijke bestuurders

Er dient een voldoende aantal onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen in de raad van bestuur/raad van commissarissen van ondernemingen te worden opgenomen om te waarborgen dat een belangenconflict waarbij bestuurders zijn betrokken, naar behoren wordt opgelost.

5.   Oprichting van comités binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen

De raad van bestuur/raad van commissarissen dient op zodanige wijze te worden georganiseerd dat een voldoende aantal onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen een effectieve rol spelen op belangrijke gebieden waar de kans op belangenconflicten bijzonder groot is. Hiertoe dienen, met inachtneming van punt 7, binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen benoemings-, belonings- en auditcomités te worden opgericht in gevallen waarin de raad van bestuur/raad van commissarissen zich overeenkomstig het nationaal recht bezighoudt met benoemings-, belonings- en auditkwesties, rekening houdende met bijlage I.

6.   Taak van de comités ten opzichte van de raad van bestuur/raad van commissarissen

6.1.   Het benoemings-, belonings- en auditcomité dient aanbevelingen te doen om de door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf te nemen besluiten voor te bereiden. Het voornaamste doel van de comités moet zijn om de efficiëntie van de werkzaamheden van de raad van bestuur/raad van commissarissen te verhogen door ervoor te zorgen dat besluiten met kennis van zaken worden genomen, en om de raad van bestuur/raad van commissarissen te helpen hun werkzaamheden op zodanige wijze te organiseren dat de besluiten die zij nemen niet tot belangenconflicten leiden. De oprichting van de comités is in principe niet bedoeld om taken van de raad van bestuur/raad van commissarissen over te nemen; de raad van bestuur/raad van commissarissen blijft volledig verantwoordelijk voor de besluiten die op zijn bevoegdheidsgebied worden genomen.

6.2.   De taakomschrijving van elk comité dat wordt opgericht moet door de raad van bestuur/raad van commissarissen worden opgesteld. Iedere delegatie van besluitvormingsbevoegdheid, indien deze volgens het nationaal recht geoorloofd is, dient expliciet te worden aangekondigd, naar behoren te worden beschreven en op volledig transparante wijze openbaar te worden gemaakt.

7.   Handelingsvrijheid bij de oprichting van de comités

7.1.   Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat de aan het benoemings-, belonings- en auditcomité toegewezen taken inderdaad worden uitgevoerd. Ondernemingen mogen deze taken evenwel naar eigen goeddunken samenvoegen en mogen ook minder dan drie comités oprichten. In dat geval dienen zij duidelijk te motiveren waarom zij voor een alternatieve benadering hebben gekozen en hoe zij de doelstellingen waarvoor de drie afzonderlijke comités oorspronkelijk bedoeld waren, denken te bereiken.

7.2.   In ondernemingen met een kleine raad van bestuur/raad van commissarissen kunnen de aan de drie comités toegewezen taken door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf worden uitgeoefend, mits de betrokken raad voldoet aan de samenstellingsvereisten die voor de comités zijn aanbevolen en ter zake adequate informatie wordt verstrekt. In een dergelijk geval dienen de nationale bepalingen betreffende de binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen opgerichte comités (met name ten aanzien van hun taak, functioneren en transparantie) van toepassing te zijn, en wel, in voorkomend geval, op de raad van bestuur/raad van commissarissen als geheel.

8.   Zelfevaluatie van de raad van bestuur/raad van commissarissen

Eens per jaar dient de raad van bestuur/raad van commissarissen zijn prestaties te evalueren. Deze evaluatie omvat een beoordeling van de leden, de organisatie en het functioneren als groep; zij dient een beoordeling te bevatten van de deskundigheid en efficiëntie van elk lid van de betrokken raad en van de comités en dient de prestaties van de raad te toetsen aan de gestelde doelen.

9.   Transparantie en communicatie

9.1.   De raad van bestuur/raad van commissarissen dient ten minste eenmaal per jaar (als onderdeel van de informatie die jaarlijks door de onderneming bekend wordt gemaakt betreffende haar corporate-governancestructuren en -praktijken) toereikende informatie te verstrekken over de interne organisatie en de procedures die op haar activiteiten van toepassing zijn, en geeft daarbij tevens aan in hoeverre de door de raad van bestuur/raad van commissarissen verrichte zelfevaluatie tot concrete veranderingen heeft geleid.

9.2.   De raad van bestuur/raad van commissarissen draagt er zorg voor dat de aandeelhouders naar behoren worden ingelicht over de zakelijke activiteiten van de onderneming, haar strategie en de wijze waarop zij met risico's en belangenconflicten omgaat. De taken van bestuurders inzake de communicatie met en de voorlichting van aandeelhouders moeten duidelijk worden beschreven.

AFDELING III

PROFIEL VAN NIET BIJ HET DAGELIJKS BESTUUR BETROKKEN BESTUURDERS OF COMMISSARISSEN

10.   Benoeming en ontslag

Niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen moeten voor een welbepaalde termijn worden benoemd met de mogelijkheid tot individuele herbenoeming; de op nationaal niveau vast te stellen maximale duur van de benoeming dient op zodanige wijze te worden bepaald dat enerzijds de noodzakelijke ervaring kan worden opgedaan en anderzijds een voldoende regelmatige herbevestiging van de benoeming gewaarborgd wordt. Ontslag dient eveneens mogelijk te zijn, maar mag niet gemakkelijker worden verleend dan aan een met het dagelijks bestuur belaste bestuurder of directeur.

11.   Kwalificaties

11.1.   De raad van bestuur/raad van commissarissen dient in het licht van de structuur en de activiteiten van de onderneming zijn ideale samenstelling te bepalen en deze regelmatig te evalueren om een evenwichtige verdeling van kwalificaties te waarborgen. De raad van bestuur/raad van commissarissen moet ervoor zorgen dat zijn leden als geheel over de noodzakelijke kennisdiversiteit, oordeelsvermogen en ervaring beschikken om hun taken naar behoren te kunnen uitoefenen.

11.2.   Het auditcomité moet zijn samengesteld uit personen die gezamenlijk op grond van hun persoonlijke achtergrond en ervaring over actuele en relevante kennis op het gebied van financieel beheer en verslaglegging van beursgenoteerde ondernemingen beschikken welke voor de activiteiten van de onderneming van belang is.

11.3.   Aan alle nieuwe leden van de raad van bestuur/raad van commissarissen dient een op maat gesneden introductieprogramma te worden aangeboden waarin zij in de mate waarin dit noodzakelijk is worden voorgelicht over hun verantwoordelijkheden en over de organisatie en activiteiten van de onderneming. De raad van bestuur/raad van commissarissen dient eenmaal per jaar te onderzoeken op welke gebieden bestuurders hun vaardigheden en kennis moeten bijwerken.

11.4.   Wanneer een bestuurder voor benoeming wordt voorgedragen, moeten de bijzondere bekwaamheden die van belang zijn voor zijn werkzaamheden in de raad van bestuur/raad van commissarissen openbaar worden gemaakt. Om de markten en het grote publiek in staat te stellen te beoordelen of deze bekwaamheden na verloop van tijd nog toereikend zijn, dient de raad van bestuur/raad van commissarissen eenmaal per jaar een korte beschrijving te geven van de samenstelling van de betrokken raad en informatie te verstrekken over de bijzondere bekwaamheden van individuele bestuurders die voor hun functioneren in de raad van belang zijn.

12.   Toewijding

12.1.   Een bestuurder dient de nodige tijd en aandacht aan zijn taken te besteden, en dient het aantal andere professionele verplichtingen (met name bestuursfuncties in andere ondernemingen) zodanig te beperken dat een behoorlijke uitoefening van zijn taken gewaarborgd is.

12.2.   Wanneer een bestuurder voor benoeming wordt voorgedragen dienen zijn overige belangrijke professionele verplichtingen, openbaar te worden gemaakt. De betrokken raad dient van eventuele latere wijzigingen op de hoogte te worden gebracht. De raad moet eenmaal per jaar gegevens over deze verplichtingen verzamelen en deze informatie in zijn jaarverslag opnemen.

13.   Onafhankelijkheid

13.1.   Een bestuurder dient als onafhankelijk te worden beschouwd wanneer hij geen zakelijke, familie- of andere relatie - met de onderneming, haar grootaandeelhouder of het bestuur van één van beide - heeft die tot een belangenconflict leidt waardoor zijn oordeelsvermogen kan worden beïnvloed.

13.2.   Er dienen op nationaal niveau een aantal criteria te worden vastgesteld voor de beoordeling van de onafhankelijkheid van bestuurders, waarbij rekening wordt gehouden met de in bijlage II vervatte richtsnoeren die verwijzen naar een aantal relaties of omstandigheden die algemeen als een potentiële bron van belangenconflicten worden beschouwd. Wat onder onafhankelijkheid moet worden verstaan, moet uiteindelijk door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf worden bepaald. De betrokken raad kan bijvoorbeeld van mening zijn dat een bepaalde bestuurder, hoewel hij aan alle criteria voldoet die op nationaal niveau zijn vastgesteld om de onafhankelijkheid van bestuurders te beoordelen, gezien de specifieke omstandigheden van de betrokken persoon of de onderneming niet als onafhankelijk kan worden beschouwd; ook het omgekeerde is mogelijk.

13.3.   De door de raad van bestuur/raad van commissarissen op grond van een onderzoek naar de onafhankelijkheid van een specifieke bestuurder vastgestelde conclusie dient naar behoren openbaar te worden gemaakt.

13.3.1.   Wanneer een niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris voor benoeming wordt voorgedragen dient de desbetreffende onderneming bekend te maken of zij hem als onafhankelijk beschouwt. Wanneer aan een of meer van de op nationaal niveau vastgestelde criteria voor de beoordeling van de onafhankelijkheid van bestuurders niet is voldaan, dient de onderneming bekend te maken waarom zij deze bestuurder desondanks als onafhankelijk beschouwt. Ondernemingen dienen tevens eenmaal per jaar bekend te maken welke bestuurders zij als onafhankelijk beschouwen.

13.3.2.   Wanneer gedurende het gehele jaar niet is voldaan aan een of meer criteria die op nationaal niveau voor de beoordeling van de onafhankelijkheid van bestuurders zijn vastgesteld, dient de onderneming bekend te maken waarom zij deze bestuurder als onafhankelijk beschouwt. Om te waarborgen dat de over de onafhankelijkheid van bestuurders verstrekte informatie accuraat is, dient de onderneming haar onafhankelijke bestuurders te verplichten hun onafhankelijkheid regelmatig opnieuw te bevestigen.

AFDELING IV

SLOTBEPALINGEN

14.   Follow-up

De lidstaten wordt verzocht de nodige maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat de in deze aanbeveling vervatte beginselen uiterlijk vanaf 30 juni 2006 worden toegepast, en de Commissie in kennis te stellen van de maatregelen die overeenkomstig deze aanbeveling zijn getroffen, zodat de Commissie de situatie nauwgezet kan volgen en op grond daarvan kan bepalen of verdere maatregelen noodzakelijk zijn.

15.   Adressaten

Deze aanbeveling is gericht tot de lidstaten.

Gedaan te Brussel, 15 februari 2005.

Voor de Commissie

Charlie McCREEVY

Lid van de Commissie

(1)  COM(2003) 284 definitief.

(2)  PB L 375 van 31.12.1985, blz. 3. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2004/39/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 145 van 30.4.2004, blz. 1).

De volgende bijlagen bevatten aanvullende richtsnoeren voor de interpretatie van de in de aanbeveling neergelegde beginselen.

BIJLAGE I

Comités van de raad van bestuur/raad van commissarissen

1.   GEMEENSCHAPPELIJKE KENMERKEN

1.1.   Omvang

Wanneer binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen comités worden opgericht dienen deze gewoonlijk uit ten minste drie leden te bestaan. In ondernemingen met een kleine raad van bestuur/raad van commissarissen kunnen zij evenwel bij wijze van uitzondering slechts uit twee leden bestaan.

1.2.   Samenstelling

Bij de keuze van de voorzitters en de leden van de comités dient naar behoren rekening te worden gehouden met de noodzaak om de leden van het comité regelmatig te vervangen en te voorkomen dat te veel vertrouwen in een bepaalde persoon wordt gesteld.

1.3.   Taakomschrijving

Het precieze mandaat van elk comité dat wordt opgericht moet in een door de raad van bestuur/raad van commissarissen opgestelde taakomschrijving worden vastgelegd.

1.4.   Beschikbare middelen

Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat de comités over voldoende middelen beschikken om hun taken uit te voeren; hiertoe behoort ook het recht om, met name van de leidinggevende functionarissen, alle noodzakelijke informatie te verkrijgen of om onafhankelijk professioneel advies in te winnen met betrekking tot vraagstukken die onder hun bevoegdheid vallen.

1.5.   Deelname aan bijeenkomsten van het comité

Om de autonomie en objectiviteit van de comités te waarborgen dienen bestuurders die geen lid van een comité zijn slechts op uitnodiging van het comité aan zijn bijeenkomsten deel te nemen. Het comité kan verzoeken of eisen dat bepaalde leidinggevende functionarissen of deskundigen een bijeenkomst bijwonen.

1.6.   Transparantie

1.

De comités dienen hun taken binnen de vastgestelde termijn ten uitvoer te leggen, en regelmatig over hun activiteiten en resultaten aan de raad van bestuur/raad van commissarissen verslag uit te brengen.

2.

De taakomschrijving van elk comité dat wordt opgericht, en waarin de taak van het comité evenals de bevoegdheden worden uiteengezet die door de raad van bestuur/raad van commissarissen aan hem worden gedelegeerd voorzover dit ingevolge het nationaal recht geoorloofd is, dient ten minste éénmaal per jaar openbaar te worden gemaakt (als onderdeel van de informatie die éénmaal per jaar door de onderneming openbaar moet worden gemaakt met betrekking tot haar corporate governancestructuren en –praktijken). Ondernemingen dienen tevens eenmaal per jaar een verklaring van hun comités bekend te maken waarin de identiteit van hun leden, het aantal in het desbetreffende jaar gehouden bijeenkomsten en de deelnemers, evenals de voornaamste activiteiten worden meegedeeld. Het auditcomité met name dient te verklaren dat het overtuigd is van de onafhankelijkheid van de auditprocedure en moet kort aangeven hoe het tot deze conclusie is gekomen.

3.

De voorzitter van elk comité moet rechtstreeks in contact kunnen treden met de aandeelhouders. De nadere regels ter zake moeten in de taakomschrijving van het comité worden vastgelegd.

2.   HET BENOEMINGSCOMITÉ

2.1.   Oprichting en samenstelling

1.

Wanneer de raad van bestuur/raad van commissarissen ingevolge het nationaal recht betrokken is bij de benoemings- en/of de ontslagprocedure van bestuurders, hetzij door zelf besluiten te nemen hetzij door aan een ander ondernemingsorgaan kandidaten voor benoeming voor te dragen, dient binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen een benoemingscomité te worden ingesteld.

2.

Het benoemingscomité moet merendeels uit onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen bestaan. Wanneer een onderneming het passend acht dat het benoemingscomité een minderheid van niet-onafhankelijke leden bevat, kan de voorzitter van de raad van bestuur/algemeen directeur deel uitmaken van dit comité.

2.2.   Taak

1.

Het benoemingscomité dient ten minste met de volgende taken te worden belast:

—

het dient kandidaten te selecteren en aan de raad van bestuur/raad van commissarissen voor te dragen wanneer zich in een van de betrokken raden vacatures voordoen. Hierbij dient het benoemingscomité na te gaan hoe de vaardigheden, kennis en ervaring in de raad zijn verdeeld, een beschrijving te geven van de taken en bekwaamheden die voor een bepaalde benoeming vereist zijn, en te beoordelen hoeveel tijd er in de functie moet worden gestoken;

—

het moet periodiek de structuur, omvang, samenstelling en prestaties van de raad van bestuur/raad van commissarissen, zowel in een monistische als in een dualistische structuur, onderzoeken en de raad van bestuur/raad van commissarissen aanbevelingen doen met betrekking tot wijzigingen;

—

het dient regelmatig de vaardigheden, kennis en ervaring van de individuele bestuurders te toetsen en hierover aan de raad van bestuur/raad van commissarissen verslag uit te brengen;

—

het dient zich bezig te houden met opvolgingsplanning.

2.

Daarenboven moet het benoemingscomité toezicht houden op het beleid van de directie, de raad van bestuur of de raad van commissarissen met betrekking tot de selectie en benoeming van hoger kaderpersoneel.

2.3.   Werking

1.

Het benoemingscomité dient de voorstellen te behandelen die door de relevante partijen, zoals het bestuur en de aandeelhouders, worden ingediend (1). Met name de algemeen directeur/voorzitter van de raad van bestuur van een onderneming dient naar behoren door het benoemingscomité te worden geraadpleegd en moet voorstellen kunnen indienen, vooral in verband met vraagstukken betreffende met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of hoger kaderpersoneel.

2.

Bij de uitvoering van zijn taken dient het benoemingscomité gebruik te kunnen maken van alle soorten hulpmiddelen die het geschikt acht, zoals het inwinnen van extern advies of het plaatsen van advertenties, en dient hiertoe van de onderneming toereikende middelen te ontvangen.

3.   HET BELONINGSCOMITÉ

3.1.   Oprichting en samenstelling

1.

Wanneer de raad van bestuur/raad van commissarissen ingevolge het nationaal recht betrokken is bij de procedure inzake het vaststellen van de beloning van bestuurders, dan dient binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen een beloningscomité te worden ingesteld.

2.

Het beloningscomité moet uitsluitend uit niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen bestaan. Het merendeel van zijn leden moet onafhankelijk zijn.

3.2.   Taak

1.

Met betrekking tot de met het dagelijks bestuur belaste bestuurders dient het comité ten minste met de volgende taken te worden belast:

—

het moet voorstellen doen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen betreffende het te voeren beloningsbeleid. In deze voorstellen moeten alle soorten vergoedingen aan de orde komen, met name vaste beloning, prestatiegerelateerde beloningsregelingen, pensioenvoorzieningen en ontslagregelingen. Voorstellen op het gebied van prestatiegerelateerde beloningsregelingen dienen vergezeld te gaan van aanbevelingen over de daarmee samenhangende doelstellingen en beoordelingscriteria, ten einde de beloning van met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren naar behoren in overeenstemming te brengen met de belangen van de aandeelhouders op lange termijn en de door de raad van bestuur/raad van commissarissen voor de onderneming vastgestelde streefdoelen;

—

het moet voorstellen doen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen met betrekking tot de individuele beloning van de met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren, waarbij zij erop toezien dat deze stroken met het door de onderneming vastgestelde beloningsbeleid en met de beoordeling van de prestaties van de betrokkenen. Hierbij dient het comité naar behoren te zijn ingelicht over de totale vergoeding die de bestuurders van andere met de groep gelieerde ondernemingen ontvangen;

—

het moet voorstellen doen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen over het geschikte soort contract voor met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren;

—

het moet de raad van bestuur/raad van commissarissen bijstaan bij het toezicht op de naleving door de onderneming van de vigerende voorschriften inzake de openbaarmaking van informatie over beloning (met name het toegepaste beloningsbeleid en de individuele beloning van bestuurders).

2.

Met betrekking tot het hoger kaderpersoneel (zoals door de raad van bestuur/raad van commissarissen omschreven), dient het comité ten minste met de volgende taken te worden belast:

—

het moet algemene aanbevelingen doen aan de met het dagelijkse bestuur belaste bestuurders of directeuren over de hoogte en de structuur van de beloning van het hoger kaderpersoneel;

—

het moet de hoogte en de structuur van de beloning voor hoger kaderpersoneel controleren op basis van adequate informatie welke door met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren wordt verstrekt.

3.

Met betrekking tot aandelenopties en andere prestatieprikkels op basis van aandelen voor bestuurders, kaderpersoneel of andere medewerkers dient het comité ten minste met de volgende taken te worden belast:

—

het dient het algemeen beleid inzake dergelijke regelingen, en met name op het gebied van aandelenopties te bespreken, en voorstellen terzake aan de raad van bestuur/raad van commissarissen te doen;

—

het moet in voorkomend geval de informatie onderzoeken die ter zake in het jaarverslag en aan de aandeelhoudersvergadering wordt verstrekt;

—

het moet voorstellen doen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen met betrekking tot de keuze tussen de toekenning van opties tot inschrijving op aandelen enerzijds en de toekenning van opties tot verwerving van aandelen anderzijds, waarbij de redenen voor deze keuze evenals de consequenties ervan nader worden aangegeven.

3.3.   Werking

1.

Het beloningscomité dient tenminste de voorzitter van de raad van bestuur en/of de algemeen directeur te raadplegen over de beloning van andere met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren.

2.

Het beloningscomité dient over adviseurs te kunnen beschikken om de nodige informatie te kunnen inwinnen over de marktstandaarden voor beloningssystemen. Het comité dient verantwoordelijk te zijn voor de vaststelling van de selectiecriteria evenals voor de selectie, benoeming en functieomschrijving van eventuele beloningsdeskundigen die als adviseur worden aangetrokken, en dient hiervoor de nodige middelen van de onderneming te ontvangen.

4.   HET AUDITCOMITÉ

4.1.   Samenstelling

Het auditcomité moet uitsluitend uit niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen bestaan. Het merendeel van de leden moet onafhankelijk zijn.

4.2.   Taak

1.

Met betrekking tot de interne strategie en procedures van de onderneming dient het auditcomité de raad van bestuur/raad van commissarissen ten minste bij te staan bij de uitoefening van de volgende taken:

—

de controle van de betrouwbaarheid van de financiële informatie die door de onderneming is verstrekt, in het bijzonder door de relevantie en continuïteit van de verslagleggingsmethoden te onderzoeken die door de onderneming en de groep waartoe zij behoort, worden toegepast (inclusief de criteria voor de consolidatie van de jaarrekeningen van de ondernemingen die deel uitmaken van de groep);

—

de beoordeling, ten minste éénmaal per jaar, van de interne controle- en risicobeheersystemen om ervoor te zorgen dat de voornaamste risico's (waaronder risico's in verband met de naleving van de vigerende wetgeving en voorschriften) naar behoren worden onderkend, beheerd en openbaar gemaakt;

—

het waarborgen van de efficiëntie van de interne auditfunctie, met name door aanbevelingen te doen betreffende de selectie, benoeming, herbenoeming en het ontslag van het hoofd van de interne-auditafdeling en betreffende het budget van deze afdeling, en door de reactie van het bestuur op zijn bevindingen en aanbevelingen te toetsen. Wanneer de onderneming geen interne auditfunctie heeft, moet ten minste éénmaal per jaar worden nagegaan in hoeverre er behoefte aan een dergelijke functie bestaat.

2.

Met betrekking tot de door de onderneming aangetrokken externe accountant dient het auditcomité tenminste met de volgende taken te worden belast:

—

het moet aanbevelingen doen aan de raad van bestuur/raad van commissarissen betreffende de selectie, benoeming, herbenoeming en het ontslag van de externe accountant door het orgaan dat hiertoe overeenkomstig het nationale vennootschapsrecht bevoegd is, en betreffende de voorwaarden van zijn opdracht;

—

het dient de onafhankelijkheid en objectiviteit van de externe accountant te toetsen, met name door de naleving door het accountantskantoor van de toepasselijke richtsnoeren betreffende de rotatie van de partners, de hoogte van de door de onderneming betaalde vergoedingen en andere daarmee verband houdende wettelijke vereisten te onderzoeken;

—

het dient de aard en de omvang van niet–controlediensten van de externe accountant voortdurend te evalueren, onder meer door de openbaarmaking van alle door de onderneming en de groep waartoe zij behoort aan het accountantskantoor en zijn relaties betaalde vergoedingen, om eventuele belangenverstrengeling te voorkomen. Het comité dient een formeel beleid vast te stellen en toe te passen waarin, overeenkomstig de beginselen en richtsnoeren van Aanbeveling 2002/590/EG van de Commissie (2), wordt aangegeven welke soorten niet-controlewerkzaamheden a) verboden zijn, b) toelaatbaar zijn na beoordeling door het comité, en c) toelaatbaar zijn zonder aan het comité te worden voorgelegd;

—

het dient de efficiëntie van de externe-auditprocedure en de reactie van het bestuur op de aanbevelingen in de organisatiebrief van de externe accountant te beoordelen;

—

het moet in voorkomend geval onderzoek instellen naar de omstandigheden die aanleiding hebben gegeven tot de ontslagneming van een externe accountant, en maatregelen aanbevelen.

4.3.   Werking

1.

De onderneming dient een introductieprogramma op te stellen voor nieuwe leden van het auditcomité, en vervolgens regelmatig bijscholing te organiseren. Alle leden van het comité dienen met name volledige informatie te ontvangen over de specifieke kenmerken van de onderneming op het gebied van de verslaglegging evenals over haar financiële en operationele aspecten.

2.

Het bestuur moet het auditcomité meedelen op welke wijze omvangrijke en ongebruikelijke transacties worden verantwoord wanneer verschillende benaderingen mogelijk zijn. In dit verband dient bijzondere aandacht te worden besteed aan eventuele activiteiten van de onderneming in offshore-centra en/of door middel van „special purpose vehicles”, en de motieven die aan deze activiteiten ten grondslag liggen.

3.

Het auditcomité dient te beslissen of, en zo ja wanneer, de voorzitter van de raad van bestuur of de directeur, de voor financiële zaken verantwoordelijke bestuurder (of hoger kaderpersoneel dat verantwoordelijk is voor financiële zaken, financiële verslaglegging en financieel beheer), de interne of de externe accountant aan zijn bijeenkomsten moeten deelnemen. Het comité mag, indien het zulks wenst, alle relevante personen ontmoeten buiten aanwezigheid van de met het dagelijks bestuur belaste bestuurders of directeuren.

4.

De interne en externe accountants dienen, naast het aanhouden van een doeltreffende werkrelatie met het bestuur, vrije toegang tot de raad van bestuur/raad van commissarissen te krijgen. Hiertoe treedt het auditcomité als voornaamste contactpunt voor de interne en externe accountants op.

5.

Het auditcomité dient in kennis te worden gesteld van het werkprogramma van de interne accountant, en interne-auditverslagen of een periodieke samenvatting te ontvangen.

6.

Het auditcomité dient in kennis te worden gesteld van het werkprogramma van de externe accountant, en dient van deze externe accountant een verslag te ontvangen waarin alle relaties tussen de onafhankelijke accountant enerzijds en de onderneming en de groep waartoe zij behoort anderzijds worden beschreven. Het comité dient tijdig informatie te ontvangen over eventuele problemen die bij de accountantscontrole aan het licht zijn gekomen.

7.

Het auditcomité moet advies en bijstand kunnen ontvangen over juridische, verslagleggings- of andere vraagstukken indien het zulks nodig acht om zijn taken te verrichten, en de onderneming dient hiertoe de nodige middelen ter beschikking te stellen.

8.

Het auditcomité dient te onderzoeken hoe de onderneming de wettelijke verplichting naleeft om haar werknemers de mogelijkheid te bieden vermeende onregelmatigheden binnen de onderneming te melden door middel van het indienen van een klacht of het afleggen van een anonieme schriftelijke verklaring die gewoonlijk aan een onafhankelijke bestuurder worden gericht, en dient ervoor te zorgen dat er regelingen voorhanden zijn om een eerlijk en onafhankelijk onderzoek naar dergelijke aangelegenheden te kunnen instellen en passende vervolgmaatregelen te kunnen nemen.

9.

Het auditcomité dient de raad van bestuur/raad van commissarissen ten minste éénmaal per zes maanden, bij het verschijnen van de jaarlijkse en halfjaarlijkse financiële berichten, verslag over zijn activiteiten uit te brengen.

(1)  Wanneer aandeelhouders kandidaten bij het benoemingscomité voordragen en het comité besluit deze kandidaten niet bij de raad van bestuur/raad van commissarissen aan te bevelen, belet dit de aandeelhouders niet om dezelfde personen rechtstreeks kandidaat te stellen bij de algemene aandeelhoudersvergadering indien zij op grond van het nationaal recht bevoegd zijn om ontwerp-besluiten terzake in te dienen.

(2)  PB L 191 van 19.7.2002, blz. 22.

BIJLAGE II

Profiel van onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen

1.

Het is niet mogelijk om een volledige opsomming te geven van alle situaties die de onafhankelijkheid van een bestuurder in gevaar kunnen brengen; de relaties of omstandigheden die bepalend lijken voor deze onafhankelijkheid kunnen per lidstaat en per onderneming enigszins uiteenlopen, en de beste praktijk op dit gebied kan in de loop van de tijd veranderen. Er zijn evenwel een aantal situaties die in de regel relevant worden geacht om te beoordelen of een niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris als onafhankelijk kan worden beschouwd, ook al wordt over het algemeen het standpunt gehuldigd dat de beoordeling van de onafhankelijkheid van een individuele bestuurder veeleer op inhoudelijke dan op formele overwegingen moet zijn gebaseerd. In dit verband dienen op nationaal niveau een aantal criteria te worden vastgesteld waarop de raad van bestuur/raad van commissarissen zijn oordeel moet baseren. Deze criteria moeten op de nationale context zijn toegesneden en dienen te berusten op een zorgvuldige evaluatie van ten minste de volgende situaties:

a)

de betrokken persoon mag geen bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of directeur van de onderneming of een aan haar gelieerde onderneming zijn en mag deze functies in de vijf jaar voorafgaande aan de benoeming niet hebben bekleed;

b)

de betrokken persoon mag geen werknemer van de onderneming of van een aan haar gelieerde onderneming zijn of in de drie jaar voorafgaande aan de benoeming zijn geweest, behalve wanneer hij niet tot het hogere kaderpersoneel behoort en hij in de raad van bestuur/raad van commissarissen is gekozen op basis van een regeling inzake werknemersvertegenwoordiging die wettelijk is erkend en die voorziet in toereikende bescherming tegen ontslag op ondeugdelijke gronden en tegen andere vormen van oneerlijke behandeling;

c)

de betrokken persoon mag geen significante aanvullende beloning ontvangen of hebben ontvangen van de onderneming of van een aan haar gelieerde onderneming, anders dan de vergoeding die hij als niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris ontvangt. Deze aanvullende beloning betreft met name de deelname aan een aandelenoptieregeling of aan een andere prestatiegerelateerde beloningsregeling; zij heeft geen betrekking op de ontvangst van een vaste vergoeding uit hoofde van een pensioenregeling (inclusief uitgesteld pensioen) voor vroeger dienstverband in de onderneming (mits deze vergoeding op generlei wijze afhankelijk is van de voortzetting van het dienstverband);

d)

de betrokken persoon mag in geen geval de aandeelhouder(s) met overheersende invloed zijn of vertegenwoordigen (voor een omschrijving van het begrip overheersende invloed zij verwezen naar de situaties als bedoeld in artikel 1, lid 1, van Richtlijn 83/349/EEG van de Raad (1));

e)

de betrokken persoon mag geen belangrijke zakelijke relatie hebben, of in het jaar voorafgaande aan de benoeming hebben gehad, met de onderneming of een aan haar gelieerde onderneming, noch rechtstreeks, noch als partner, aandeelhouder, bestuurder of hooggeplaatste werknemer van een orgaan dat een dergelijke relatie onderhoudt. Onder zakelijke relatie wordt tevens verstaan de situatie waarbij een belangrijke leverancier van goederen of verrichter van diensten (zoals financiële, juridische of adviesdiensten), een belangrijke klant of een organisatie aanzienlijke bijdragen ontvangt van de onderneming of van de groep waartoe zij behoort;

f)

de betrokken persoon mag geen partner of werknemer van de huidige of van de voormalige externe accountant van de onderneming of van een aan haar gelieerde onderneming zijn of in de drie jaar voorafgaand aan de benoeming zijn geweest;

g)

de betrokken persoon mag geen met het dagelijks bestuur belaste bestuurder of directeur van een andere onderneming zijn waarvan een met het dagelijks bestuur belaste bestuurder of directeur van de onderneming een niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris is, en hij mag geen andere significante relaties onderhouden met met het dagelijks bestuur belaste bestuurders van de onderneming uit hoofde van zijn functies bij andere ondernemingen of organen;

h)

de betrokken persoon mag niet langer dan gedurende drie ambtstermijnen als niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris in de raad van bestuur/raad van commissarissen zitting hebben (dan wel meer dan twaalf jaar wanneer de normale ambtstermijn volgens het nationaal recht zeer kort is);

i)

de betrokken persoon mag geen nauwe familiebanden hebben met een met het dagelijks bestuur belaste bestuurder of directeur, of met personen die in de in de punten a) tot en met h) beschreven positie verkeren.

2.

De onafhankelijke bestuurder verplicht zich ertoe om a) in zijn oordeel, besluitvorming en optreden onder alle omstandigheden zijn onafhankelijkheid te bewaren, b) geen onredelijke voordelen trachten te behalen of te aanvaarden die als een aantasting van zijn onafhankelijkheid zouden kunnen worden beschouwd, en c) duidelijk zijn bezwaren naar voren te brengen wanneer hij van mening is dat een besluit van de raad van bestuur/raad van commissarissen schadelijk zou kunnen zijn voor de onderneming. Wanneer een onafhankelijke, niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder of commissaris ernstige bedenkingen heeft tegen een door de raad van bestuur/raad van commissarissen genomen besluit, dient hij hieruit de passende consequenties te trekken. Indien hij aftreedt, dient hij de redenen hiervoor uiteen te zetten in een brief aan de raad van bestuur/raad van commissarissen of aan het auditcomité en, in voorkomend geval, aan een relevant orgaan buiten de onderneming.

(1)  PB L 193 van 18.7.1983, blz. 1. Richtlijn laatstelijk gewijzigd bij Richtlijn 2003/51/EG van het Europees Parlement en de Raad (PB L 178 van 17.7.2003, blz. 16).