TOEGANG VAN HET PUBLIEK TOT DOCUMENTEN VAN HET EUROPEES PARLEMENT

Besluit van het Bureau van 28 november 2001 (1)  (2)  (3)

(2005/C 289/06)

HET BUREAU,

Gelet op artikel 255, leden 2 en 3 van het EG-Verdrag;

Gelet op Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, met name de artikelen 11, 12 en 18;

Gelet op de artikelen 22, leden 2 en 11, 96, lid 1, 97 en bijlage VII van het Reglement van het Parlement;

Overwegende dat de algemene beginselen voor de toegang tot documenten overeenkomstig artikel 255, lid 3 van het EG-Verdrag zijn vastgesteld bij Verordening (EG) nr. 1049/2001 van 30 mei 2001 van het Europees Parlement en de Raad;

Overwegende dat het Europees Parlement overeenkomstig artikel 255, lid 3 van het EG-Verdrag en artikel 18, lid 1 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn Reglement heeft aangepast bij besluit van 13 november 2001;

Overwegende dat het Bureau overeenkomstig artikel 97, leden 2, 3 en 4 van het Reglement van het Europees Parlement is belast met de vaststelling van de regels voor invoering van het documentenregister, de vaststelling van de wijze van toegang en de aanwijzing van de instanties die verantwoordelijk zijn voor de behandeling van deze documenten;

Overwegende dat de besluiten van het Bureau van 10 juli 1997 over de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement en van 17 april 1998 over de vergoeding voor de afgifte van documenten bij besluit van het Europees Parlement van 13 november 2001 zijn ingetrokken;

Overwegende dat de maatregelen met betrekking tot de vergoeding voor de afgifte van documenten moeten worden aangepast aan de bepalingen van artikel 10 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 teneinde de aanvullende kosten aan te geven die door de aanvrager moeten worden betaald voor de afgifte van omvangrijke documenten;

Overwegende dat het wenselijk is de maatregelen inzake de werking van het documentenregister van het Europees Parlement in één enkel besluit op te nemen teneinde de transparantie ten opzichte van de burger te vergemakkelijken;

BESLUIT:

TITEL I

DOCUMENTENREGISTER

Artikel 1

Invoering

1.   Ter toepassing van artikel 11, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en artikel 97, lid 3 van het Reglement wordt binnen de instelling een documentenregister ingevoerd.

2.   Dit documentenregister bevat de referenties van de documenten die door de instelling zijn opgesteld of ontvangen vanaf de datum van toepassing van Verordening (EG) nr. 1049/2001 (4).

3.   Deze referenties vormen het „documentaire identiteitsbewijs” dat niet alleen de bij artikel 11, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vereiste gegevens bevat, maar ook en voor zover mogelijk de gegevens waarmee kan worden geïdentificeerd wie de verstrekker van elk document is, in welke talen het beschikbaar is, wat de status van het document is, om welke categorie document het gaat en waar het document is opgeslagen.

Artikel 2

Doelstellingen

Het documentenregister wordt als volgt opgezet:

Artikel 3

Werking

De met het beheer van het documentenregister belaste eenheid is verantwoordelijk voor:

Artikel 4

Registratie van documenten

1.   Alle door de instelling opgestelde documenten worden zo spoedig mogelijk in het documentenregister opgenomen. De secretaris-generaal stelt de vereiste interne uitvoeringsmaatregelen vast om de registratie van alle door het Europees Parlement opgestelde documenten te waarborgen.

2.   Hiertoe worden de documenten van het Europees Parlement als omschreven in artikel 97, lid 2 van zijn Reglement in het documentenregister opgenomen onder verantwoordelijkheid van het orgaan of de dienst waardoor het document is opgesteld.

3.   De in het kader van de wetgevingsprocedure of de parlementaire arbeid opgestelde documenten worden in het register opgenomen zodra zij zijn gedeponeerd of openbaar gemaakt.

4.   De andere documenten die onder de bevoegdheid van de administratieve diensten van het secretariaat-generaal van het Europees Parlement vallen, worden in het documentenregister opgenomen zodra de dienst die het document heeft opgesteld hiervoor toestemming verleent.

5.   Alle door de instelling ontvangen documenten die afkomstig zijn van een derde in de zin van artikel 3 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 worden door de Postdienst doorgezonden naar het documentenregister waar registratie plaatsvindt, tenzij het gaat om een gevoelig document in de zin van artikel 9 van bovengenoemde verordening waarvoor de naleving van de in dat artikel vastgestelde beperkingen vereist is.

Artikel 5

Rechtstreeks toegankelijke documenten

1.   Behoudens de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 moeten alle door het Europees Parlement in het kader van de wetgevingsprocedure opgestelde of ontvangen documenten in elektronische vorm voor de burger toegankelijk zijn.

2.   In dit verband maakt het Europees Parlement alle wetgevingsdocumenten via het register toegankelijk, zodat de burger toegang krijgt tot de integrale tekst van de documenten.

3.   Het Europees Parlement maakt dit register op de internetsite Europarl elektronisch toegankelijk en zorgt voor „on line” hulp voor de burger met betrekking tot de wijze van indiening van de verzoeken om toegang tot documenten.

4.   Andere documenten, met name documenten die verband houden met de ontwikkeling van beleid of strategie, worden zoveel mogelijk rechtstreeks toegankelijk gemaakt.

5.   De categorieën rechtstreeks toegankelijke documenten worden vermeld in een door het Parlement goedgekeurde lijst die als bijlage bij het Reglement wordt gevoegd. De niet in deze lijst opgenomen documenten zijn op schriftelijk verzoek toegankelijk.

Artikel 6

Op verzoek toegankelijke documenten

1.   Behoudens de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn de door het Europees Parlement buiten het kader van de wetgevingsprocedure opgestelde of ontvangen documenten via het register voor de burger rechtstreeks toegankelijk.

2.   Wanneer de opneming van een document in het documentenregister geen rechtstreekse toegang tot de integrale tekst mogelijk maakt, hetzij omdat het document niet in elektronische vorm beschikbaar is, hetzij ter toepassing van de uitzonderingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, kan de verzoeker schriftelijk om toegang tot het document verzoeken of met gebruikmaking van het op de internetsite Europarl beschikbare elektronische formulier. Het Parlement kan toegang tot een document verlenen of schriftelijk de reden voor volledige of gedeeltelijke afwijzing meedelen.

3.   De documenten die door het Parlement vóór de inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn opgesteld of ontvangen en derhalve niet in het documentenregister beschikbaar zijn, zijn op schriftelijk verzoek toegankelijk, onder voorbehoud van de beperkingen als bedoeld in de artikelen 4 en 9 van bovengenoemde verordening.

Artikel 7

Opslag van documenten

1.   Alle documenten worden opgeslagen in de archieven van de databank van het documentenregister. Deze databank bevat alle door het Parlement opgestelde documenten. Van deze gegevens en documenten wordt een kopie naar de historische archieven van het Europees Parlement (ARCDOC) gestuurd.

2.   Zolang de databank voor de archivering van de in het register op te nemen documenten niet operationeel is, maakt de met het register belaste dienst gebruik van de reeds bij het Parlement bestaande systemen en databanken en beperkt zich ertoe hiermee koppelingen tot stand te brengen om de nodige gegevens op te vragen en de integrale tekst van de documenten toegankelijk te maken.

TITEL II

INITIËLE VERZOEKEN

Artikel 8

Indiening van initiële verzoeken

1.   Verzoeken om toegang tot een document van het Europees Parlement kunnen in schriftelijke of elektronische vorm in een van de in artikel 314 van het EG-Verdrag genoemde talen worden ingediend.

2.   Het verzoek moet voldoende nauwkeurig zijn geformuleerd en met name die gegevens bevatten die het mogelijk maken het (de) gevraagde document(en) te identificeren, alsmede de naam en het adres van de aanvrager.

3.   Indien een verzoek niet nauwkeurig genoeg is, vraagt de instelling de verzoeker om nadere precisering en is zij hem hierbij behulpzaam.

4.   De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.

Artikel 9

Behandeling van schriftelijke verzoeken

1.   Alle verzoeken om toegang tot een bij het Parlement berustend document worden op de dag van hun registratie door de Dienst officiële post doorgestuurd naar de met het beheer van het documentenregister belaste dienst die de ontvangst bevestigt, het antwoord opstelt en het document binnen de gestelde termijn toegankelijk maakt.

2.   Wanneer het verzoek betrekking heeft op een door het Parlement opgesteld document waarvoor een van de uitzonderingen als bedoeld in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 geldt, richt de met het documentenregister belaste dienst zich tot de dienst of het orgaan die (dat) het document heeft opgesteld en die (dat) binnen vijf werkdagen voorstelt welk gevolg hieraan moet worden gegeven.

3.   Wanneer de twijfel over de verspreiding betrekking heeft op documenten afkomstig van derden, raadpleegt het Europees Parlement deze en geeft hen vijf werkdagen de tijd om te reageren om vervolgens te beoordelen of een uitzondering als bedoeld in de artikelen 4 of 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 van toepassing is.

4.   Wanneer het aan het Parlement gerichte verzoek om toegang tot een document betrekking heeft op een document dat nog niet openbaar is gemaakt door de instelling die het document heeft opgesteld, geeft het Parlement de voor het document verantwoordelijke instelling vijf werkdagen de tijd om haar eventuele voorbehoud met betrekking tot de verspreiding van het document kenbaar te maken.

5.   Bij uitblijven van een antwoord binnen vijf werkdagen als bedoeld in de leden 3 en 4 zet het Parlement de procedure voort.

Artikel 10

Behandeling van verzoeken in elektronische vorm

1.   Alle langs elektronische weg ingediende verzoeken worden doorgestuurd naar de pagina die is geopend op de internetsite van het Europees Parlement, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van het daartoe bedoelde elektronische formulier en het „on line” hulpsysteem dat is opgezet om de indiening van dergelijke verzoeken te vergemakkelijken.

2.   Het aan de internetsite Europarl van het Europees Parlement gerichte verzoek in elektronische vorm wordt met het oog op de registratie en het te geven gevolg automatisch doorgegeven aan de met het documentenregister belaste dienst.

3.   Een in elektronische vorm ontvangen verzoek dat alle noodzakelijke gegevens als bedoeld in artikel 8 van dit besluit bevat, activeert automatisch de verzending van de ontvangstbevestiging aan de verzoeker.

4.   De procedures vervat in artikel 9, lid 2 e.v. van dit besluit met betrekking tot de behandeling van schriftelijk ingediende initiële verzoeken zijn eveneens van toepassing voor langs elektronische weg ingediende verzoeken.

Artikel 11

Beantwoordingstermijn

1.   Binnen een termijn van vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent de met het documentenregister belaste dienst toegang tot het gevraagde document en maakt hij het toegankelijk binnen dezelfde termijn.

2.   Indien het Parlement geen toegang tot het gevraagde document kan verlenen, deelt het de verzoeker schriftelijk de redenen voor volledige of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek mede, waarbij het hem attendeert op zijn recht om een confirmatief verzoek in te dienen.

3.   In dat geval kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek indienen.

4.   In uitzonderlijke gevallen, wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

5.   Bij uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

6.   Op de datum van registratie van het initiële verzoek gaat de in artikel 7 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 bedoelde termijn van vijftien werkdagen in.

Artikel 12

Bevoegd gezag

1.   Overeenkomstig artikel 97, lid 6 van het Reglement worden aan het Europees Parlement gerichte initiële verzoeken behandeld door de secretaris-generaal, die optreedt op gezag van de Voorzitter en de ondervoorzitter die is belast met het toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten.

2.   Positieve antwoorden op initiële verzoeken worden door de secretaris-generaal zelf of diens gemachtigde aan de verzoeker toegezonden.

3.   Elke afwijzing van een initieel verzoek moet naar behoren met redenen zijn omkleed. Het besluit tot afwijzing wordt genomen door de secretaris-generaal op voorstel van de Dienst register en na raadpleging van de opsteller van het document. Besluiten tot afwijzing worden ter informatie toegezonden aan de ondervoorzitter die belast is met de transparantie.

4.   Op elk moment kan de secretaris-generaal of diens gemachtigde de Juridische Dienst en/of de functionaris voor de gegevensbescherming inschakelen.

TITEL III

CONFIRMATIEVE VERZOEKEN

Artikel 13

Indiening

1.   Confirmatieve verzoeken kunnen in schriftelijke of elektronische vorm aan het Parlement worden gericht binnen vijftien werkdagen, hetzij na ontvangst van het antwoord waarbij het verzoek om toegang tot het gevraagde document volledig of gedeeltelijk wordt afgewezen, hetzij bij uitblijven van antwoord op het initiële verzoek.

2.   Het confirmatieve verzoek moet overeenkomstig de formele eisen als bedoeld in artikel 8 van het onderhavige besluit worden geformuleerd.

Artikel 14

Behandeling

1.   De confirmatieve verzoeken worden geregistreerd overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 9, lid 1 en 10, lid 2 van dit besluit betreffende verzoeken in schriftelijke of elektronische vorm.

2.   Het documentenregister stuurt de verzoeker een ontvangstbevestiging en activeert de mechanismen als omschreven in de artikelen 9 en 10 van dit besluit met het oog op de voorbereiding van het antwoord van de instelling.

3.   Binnen vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent het Parlement toegang tot het document of deelt het schriftelijk de redenen mee voor volledige of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek.

4.   In uitzonderlijke gevallen, wanneer het verzoek betrekking heeft op een zeer lang document of op een zeer groot aantal documenten, kan de in het vorige lid bedoelde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.

Artikel 15

Bevoegd gezag

1.   Het Bureau van het Parlement is belast met de beantwoording van confirmatieve verzoeken. De ondervoorzitter die is belast met de transparantie beslist over confirmatieve verzoeken namens en op gezag van het Bureau.

2.   De ondervoorzitter is gehouden het Bureau van zijn besluit in kennis te stellen op de eerste vergadering van het Bureau na het nemen van het besluit en de kennisgeving aan de aanvrager. Indien hij dit nodig oordeelt, kan de ondervoorzitter het Bureau binnen de gestelde termijn een ontwerpbesluit voorleggen, met name indien het antwoord principiële vragen opwerpt over het transparantiebeleid van het Europees Parlement. Het besluit van het Bureau is bepalend voor het antwoord dat de ondervoorzitter de aanvrager geeft.

3.   De ondervoorzitter en het Bureau besluiten op basis van een voorstel dat is opgesteld door de Dienst register op last van de secretaris-generaal. De Dienst register kan het advies inwinnen van de Juridische Dienst en/of de functionaris voor de gegevensbescherming, die binnen drie werkdagen advies moeten uitbrengen.

Artikel 16

Beroepsmogelijkheden

1.   Indien het Europees Parlement een verzoek om toegang volledig of gedeeltelijk afwijst, attendeert de instelling de verzoeker op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep op de rechter tegen de instelling en/of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden als bedoeld in de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.

2.   Uitblijven van een antwoord binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht beroep in te stellen of een klacht in te dienen onder de in het vorige lid gestelde voorwaarden.

TITEL IV

REGISTRATIE VAN EN TOEGANG TOT GEVOELIGE DOCUMENTEN

Artikel 17

Registratie van gevoelige documenten

1.   De registratie van krachtens artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 als gevoelig gerubriceerde documenten die afkomstig zijn van de instellingen, agentschappen, lidstaten, derde landen of internationale organisaties, geschiedt na toestemming van de oorspronkelijke verstrekker.

2.   In dit geval zendt de oorspronkelijke verstrekker van het als gevoelig gerubriceerde document het document rechtstreeks toe aan de Voorzitter van het Parlement langs de meest geschikte weg, teneinde de vertrouwelijkheid van de inhoud van het document te waarborgen.

3.   Toezending van gevoelige documenten dient vergezeld te gaan van de standpuntbepaling van de oorspronkelijke verstrekker voor wat betreft de toestemming voor registratie en verspreiding van het document.

4.   Indien de oorspronkelijke verstrekker instemt met de opneming van een dergelijk document in het documentenregister van het Europees Parlement, is het de taak van de Voorzitter om aan te geven welke referenties in het documentenregister kunnen worden opgenomen. De Voorzitter laat zich adviseren door de ondervoorzitter die is belast met het toezicht op de behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten, de secretaris-generaal of, eventueel, de voorzitter van de betrokken commissie.

5.   Alle door het Parlement opgestelde documenten die betrekking hebben op een krachtens artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 als gevoelig gerubriceerd document worden slechts na toestemming van de Voorzitter geregistreerd en afgegeven. De aan een dergelijk document toegekende referenties worden op dezelfde voorwaarden vastgesteld als de in het vorige lid bedoelde referenties.

6.   Wanneer de vertrouwelijke aard van door het Parlement ontvangen documenten door een van de instellingen wordt betwijfeld, wordt de kwestie voorgelegd aan het interinstitutioneel comité dat is opgericht bij artikel 15, lid 2 van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

Artikel 18

Behandeling van verzoeken om toegang

1.   Schriftelijke of langs elektronische weg ingediende verzoeken om toegang tot een gevoelig document als bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 worden geregistreerd volgens de bepalingen van artikel 9, lid 1 of artikel 10, lid 2 van dit besluit.

2.   De secretaris-generaal doet het verzoek om toegang tot een gevoelig document toekomen aan de Voorzitter. De beantwoording van een verzoek, hetzij in het stadium van het initiële verzoek, hetzij in het stadium van het confirmatieve verzoek, berust bij het Bureau, dat deze taak overeenkomstig artikel 22, lid 10 van het Reglement van het Parlement kan delegeren aan de Voorzitter. In deze gevallen laat de Voorzitter zich adviseren door de ondervoorzitter die is belast met het toezicht op de behandeling van de verzoeken om toegang tot documenten, de secretaris-generaal of eventueel de voorzitter van de betrokken commissie.

3.   Op de datum van registratie van het initiële of het confirmatieve verzoek gaat de in de artikelen 7 en 8 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vastgestelde termijn van vijftien werkdagen in.

Artikel 19

Bevoegde personen

De personen die bevoegd zijn om kennis te nemen van gevoelige documenten zijn: de Voorzitter van het Parlement, de ondervoorzitter die belast is met het toezicht op de behandeling van verzoeken om toegang tot documenten, de voorzitter van de direct betrokken commissie en de secretaris-generaal, tenzij met de andere instellingen gesloten overeenkomsten voorzien in een speciale machtiging.

Artikel 20

Bescherming van gevoelige documenten

1.   Voor gevoelige documenten als bedoeld in artikel 9 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 gelden strenge veiligheidsregels teneinde de vertrouwelijke behandeling binnen de instelling te waarborgen.

2.   In dit verband legt de secretaris-generaal een ontwerpregeling voor aan het Bureau dat rekening houdt met de contacten en overeenkomsten met de Commissie en de Raad.

3.   Het door het Bureau aangenomen voorstel wordt ter goedkeuring aan de plenaire vergadering voorgelegd en de aldus goedgekeurde tekst wordt als bijlage bij het Reglement van het Europees Parlement gevoegd.

TITEL V

AFGIFTE VAN DOCUMENTEN

Artikel 21

Afgifte

1.   De documenten worden geleverd door afgifte van een kopie of in elektronische vorm, waarbij terdege rekening wordt gehouden met de voorkeur van de aanvrager.

2.   Indien een document reeds door het Europees Parlement of een andere instelling is vrijgegeven en gemakkelijk toegankelijk is, kan het Europees Parlement toegang tot het gevraagde document verschaffen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.

Artikel 22

Kosten

1.   De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van kopieën niet overschrijden.

2.   Inzage ter plekke of kopieën van minder dan 20 bladzijden A4 en de rechtstreekse toegang langs elektronische weg of via het register zijn kosteloos.

Artikel 23

Aanvraag van omvangrijke documenten

1.   Voor de afgifte van documenten van meer dan 20 bladzijden A4 moet een vergoeding van 10 EUR plus 0,03 EUR per bladzijde worden betaald.

2.   Het bedrag van deze vergoeding kan op voorstel van de secretaris-generaal bij besluit van het Bureau van het Parlement worden herzien.

3.   De kosten voor verzending met andere middelen worden vastgesteld door de secretaris-generaal, met dien verstande dat deze kosten de werkelijke kosten van verzending niet mogen overschrijden.

4.   In geval van herhaaldelijke of achtereenvolgende verzoeken om zeer lange documenten of een zeer groot aantal documenten kan de instelling in informeel overleg met de aanvrager naar een oplossing zoeken.

5.   Reeds gepubliceerde documenten vallen niet onder het onderhavige besluit. Voor deze documenten blijft het eigen tariefstelsel van kracht.

Artikel 24

Aanvullende kosten van vertaling

Ingeval door de aanvrager wordt verzocht om een vertaling in een andere taal dan de beschikbare talen, geldt het tarief dat binnen de instelling voor freelance-vertalingen wordt gehanteerd.

TITEL VI

TOEPASSING

Artikel 25

Toepassing

Dit besluit is van toepassing met inachtneming van en onverminderd de bepalingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en van het Reglement van het Parlement.

Artikel 26

Herziening

Dit besluit wordt twee jaar na inwerkingtreding opnieuw geëvalueerd. Met het oog hierop dient de secretaris-generaal van het Parlement een verslag in over de tenuitvoerlegging van dit besluit.

Artikel 27

Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking op de dag van bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie  (5). Het bij dit besluit ingevoerde documentenregister wordt op 3 juni 2002 van kracht.

(1)  Gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie C 374 van 29 december 2001, blz. 1-6.

(2)  Geconsolideerd door het Bureau op 3 mei 2004.

(3)  Door het Bureau gewijzigd op 26 september 2005.

(4)  D.w.z. 3 december 2001.

(5)  D.w.z. 29 december 2001.