1.   Iedere natuurlijke of rechtspersoon heeft recht op toegang tot documenten van het Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie (hierna „het Vertaalbureau” genoemd) volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen van Verordening (EG) nr. 1049/2001 en overeenkomstig de bepalingen van dit besluit.

2.   De documenten die het Vertaalbureau enkel ter vertaling in handen heeft, berusten niet bij het Vertaalbureau in de zin van artikel 2, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1049/2001.

1.   Ieder verzoek om toegang tot een document wordt het Vertaalbureau toegezonden via zijn internet-adres (www.cdt.eu.int) of zijn e-mailadres (cdt@cdt.eu.int), per post (Vertaalbureau voor de organen van de Europese Unie, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luxemburg) of per fax ((352) 421 71 12 20). Het Vertaalbureau beantwoordt de initiële en confirmatieve verzoeken om toegang binnen een termijn van 15 werkdagen vanaf de datum waarop het verzoek is geregistreerd. Wanneer het om complexe of omvangrijke documenten gaat, kan deze termijn met 15 werkdagen worden verlengd. Iedere verlenging van de termijn moet met redenen worden omkleed en vooraf aan de verzoeker worden meegedeeld.

2.   Ingeval een verzoek niet nauwkeurig is, zoals bedoeld in artikel 6, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1049/2001, vraagt het Vertaalbureau de verzoeker de nodige aanvullende gegevens te verstrekken om de gevraagde documenten te kunnen identificeren; de antwoordtermijn loopt vanaf het ogenblik waarop het Vertaalbureau over deze gegevens beschikt.

3.   Elke, zelfs gedeeltelijk afwijzende beslissing, geeft de op één van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 genoemde uitzonderingen gegronde reden voor de weigering en deelt de verzoeker de beroepsmogelijkheden mede waarover deze beschikt.

1.   Direct bij de registratie van het verzoek wordt een ontvangstbevestiging toegezonden, behalve wanneer het antwoord per omgaande wordt verzonden. De ontvangstbevestiging en het antwoord worden schriftelijk of eventueel langs elektronische weg toegezonden.

2.   Onverminderd artikel 9 van onderhavig besluit, is de afdeling Administratie bevoegd te beslissen over het aan de initiële verzoeken te geven gevolg. Daartoe wordt een functionaris aangewezen die de verzoeken om toegang behandelt en de standpunten coördineert.

De verzoeker wordt in kennis gesteld van het gevolg dat aan zijn verzoek is gegeven.

Elk, zelfs gedeeltelijk afwijzend antwoord, moet de verzoeker informeren over zijn recht binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord een confirmatief verzoek bij het Vertaalbureau in te dienen.

3.   In geval van een volledige of gedeeltelijke weigering kan de verzoeker binnen een termijn van vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van het Vertaalbureau een confirmatief verzoek indienen om het ingenomen standpunt te herzien.

4.   Indien het Vertaalbureau niet binnen de vereiste termijn heeft geantwoord, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.

1.   De directeur van het Vertaalbureau besluit over de confirmatieve verzoeken. Hij stelt de raad van bestuur van het Vertaalbureau hiervan in kennis.

2.   De beslissing wordt de verzoeker schriftelijk of eventueel langs elektronische weg meegedeeld, waarbij hij wordt gewezen op zijn recht beroep in te stellen bij het Gerecht van eerste aanleg of een klacht in te dienen bij de Europese Ombudsman.

1.   Wanneer bij het Vertaalbureau een verzoek wordt ingediend om toegang tot een document dat het in zijn bezit heeft, maar dat afkomstig is van een derde, gaat het Vertaalbureau de toepasselijkheid na van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen.

2.   Wanneer het Vertaalbureau na dit onderzoek van oordeel is dat de toegang tot het gevraagde document moet worden geweigerd overeenkomstig één van de in artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001 vermelde uitzonderingen, wordt het afwijzende oordeel de verzoeker zonder raadpleging van de derde-auteur toegezonden.

3.   Het Vertaalbureau geeft een positief gevolg aan het verzoek zonder de derde-auteur te raadplegen, wanneer:

In alle andere gevallen, wordt de derde-auteur geraadpleegd.

4.   In het geval dat het verzoek om toegang betrekking heeft op een document dat van een lidstaat uitgaat, raadpleegt het Vertaalbureau de autoriteit waarvan het afkomstig is, behoudens in de situatie als genoemd in lid 3, onder a).

5.   De geraadpleegde derde-auteur beschikt over een antwoordtermijn die ten minste vijf werkdagen bedraagt, maar die het het Vertaalbureau mogelijk moet maken zijn eigen antwoordtermijnen in acht te nemen. Bij het ontbreken van een antwoord binnen de vastgestelde termijn, of wanneer de derde-auteur onvindbaar of niet identificeerbaar is, beslist het Vertaalbureau overeenkomstig de uitzonderingen van artikel 4 van Verordening (EG) nr. 1049/2001, waarbij het op grond van de elementen waarover het beschikt, rekening houdt met de gewettigde belangen van de derde-auteur.

6.   In het geval dat het Vertaalbureau overweegt, tegen de uitdrukkelijke wens van de auteur in, toegang tot een document te verstrekken, stelt het de auteur ervan in kennis dat het voornemens is het document na een termijn van tien werkdagen openbaar te maken en maakt het hem opmerkzaam op de beroepsmogelijkheden waarover hij beschikt om zich tegen deze openbaarmaking te verzetten.

1.   De documenten worden per post, fax of langs elektronische weg, indien zij in deze vorm beschikbaar zijn, verzonden. Bij omvangrijke of moeilijk te hanteren documenten kan de verzoeker worden gevraagd de documenten ter plaatse te raadplegen. Deze raadpleging is kosteloos.

2.   Wanneer het document is gepubliceerd, worden als antwoord de publicatiereferenties en/of informatie over de plaats waar het document kan worden gevonden en eventueel het adres van het document op de website www.cdt.eu.int gegeven.

3.   Wanneer het document meer dan 20 bladzijden omvat, kan de verzoeker een bijdrage van 0,10 EUR per bladzijde worden gevraagd, vermeerderd met de frankeerkosten. De kosten in verband met andere dragers worden per geval afzonderlijk vastgesteld, maar mogen een redelijk bedrag niet overschrijden.

1.   Het Vertaalbureau stelt een documentenregister open teneinde de burgers in staat te stellen hun rechten voortvloeiend uit Verordening (EG) nr. 1049/2001 concreet uit te oefenen. Het register zal in elektronische vorm toegankelijk zijn.

2.   Het register bevat de titel van het document (in alle talen waarin het document beschikbaar is), met in voorkomend geval andere nuttige referenties, alsmede gegevens over de auteur en de datum waarop het document is opgesteld of aangenomen.

3.   Een hulppagina (in alle officiële talen) licht het publiek in over de wijze waarop het document kan worden verkregen. Indien het document is gepubliceerd, is er een verwijzing naar de oorspronkelijke tekst.

1.   Dit artikel is enkel van toepassing op documenten die na de toepassingsdatum van Verordening (EG) nr. 1049/2001 zijn opgesteld of ontvangen.

2.   De volgende documenten worden automatisch op verzoek toegezonden en worden, voorzover mogelijk, rechtstreeks in elektronische vorm toegankelijk gemaakt: